Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] foreningenmomentum.dk

Arbejde med selvevaluering i praksis – Erfaringer med indførelse af KVIK i HTK

Annette HomiliusProjektleder Momentum

Specialkonsulent Gribskov Kommune

SCKK Læreuddannelsen ”Kvalitetsudvikling i den offentlige sektor”

den 22. januar 2008Avnø Kursuscenter

Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk

mailto:[email protected]

http://www.foreningenmomentum.dk/

Disposition for oplæget

• Forudsætninger for et godt selvevalueringsforløb

• Rammen og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK

• KVIK-forløbets fire fasero Forberedelse – iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK

o Dataindsamling

o Databehandling

o Valg af forbedringsprojekt

• Opmærksomhedspunkter og udfordringer




Grundlæggende forudsætninger

• Ledelsen vil det

• Intern tovholderfunktion

• Medarbejdere er med

Nødvendigt for at det virker!



Ramme og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK



Ramme og iscenesættelse

• Klar ledelsesmæssige udmelding om hvorfor vi gør det? – Fordi vi vil udvikle en systematisk evaluerings- og

læringskultur i Høje-Taastrup Kommune– Grundlaget for arbejdet er KVIK-modellen

• KVIK-selvevaluering skal rulles ud i hele organisationen i HTK – Alle centrale og decentrale afdelinger/enheder skal over en

periode på 2 år have gennemført en selvevaluering

• Arbejdet forankres i Hovedudvalget




Administrativ organisering HTK pr. 1. januar 2007

Børne- og kulturdirektør

Økonomidirektør

Arbejdsmarkeds- og socialdirektør

Teknisk direktør

KommunaldirektørByrådscenter

Løn og Personale

Institution og Skole Borgerservice

Teknik og MiljøFritid og Kultur Ældreservice

EjendomscenterPUC

Pæd. Udviklingscenter

Driftsbyen

Direktion

Social og handicap

JobcenterBørne- og Unge-

rådgivning

Sundhed

Økonomi og Analyse




Ramme og iscenesættelse

• Der udarbejdes en masterplan (kommissorium) der udstikker de overordnede retningsliner for arbejdet fra starten:– Organisering– Hvem deltager– Tidsforbrug– Tids- og handleplan– Opfølgning i statusrapportering

• Der udarbejdes diverse planer og værktøjer til at understøtte selvevalueringsforløbene:– Drejebog i form af tids- og handleplan– Informations- og uddannelsesplan – Plan for løbende opfølgning på om selvevalueringerne forløber

efter planen samt afrapportering




Organisering og rollefordeling

• Styregruppe – nedsat af Hovedudvalget– Komme med ideer og forslag til gennemførelse af aktiviteter

som led i udrulningen af KVIK-modellen– Sikre generelt ejerskab til projektet og at Med-organsiationen

inddrages

• Arbejdsgruppe - KVIK konsulenter– Yde processtøtte til selvevalueringer– Planlægge og forestå uddannelse– Andre aktiviteter omkring projektet

• Tovholdere– Tilrettelægge forløbet af selvevalueringen, deltage i

selvevaluringsgruppen, skrive konsensusrapporten m.v




KVIK-forløbets fire faser





Forberedelse af forløb

Introduktion af KVIK i center/afdeling

Udpege tovholder

Indsamling af materiale til selvevaluering

Deltageres forberedelse til individuel vurdering

Individuel vurdering og scoring af point

Færdiggøre udkast til konsensusrapport

Høring af konsensus-rapport

Tilretning af konsensusrapport

Prioritering af forbedrings-områder

Handlingsplan for mål og forbedringer

Organisereforbedrings-arbejdet

Fase 1

Forberedelse

Fase 2

Data - indsamling

Fase 3

Data- behandling

Fase 4 Valg af forbed-ringsprojekt

Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen

Den fælles vurdering og konsensus-rapport

Ensartet scoring af konsensusrapporten

Opfølgning på handlings-planer

KVIK forløbet



Fase 1: Forberedelse

• Forberedelsen sker med udgangspunkt i ”Tids- og handleplan for KVIK-selvevaluering”

• Lederen udpeger en tovholder

• Leder og tovholder tilrettelægger KVIK-selvevalueringsforløbet i afdelingen/enheden, herunder:– Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen (max. 8 personer)– Fastlægger proces for den efterfølgende prioritering af

forbedringsområder– Sørger for der er afsat tid til processen!

• Introduktion af KVIK-modellen i afdelingen/enheden




Fase 1: Forberedelse

• Praktisk forberedelse af konsensusseminar– Vigtigt at de fysiske rammer og praktiske ting er på plads på

selve dagen (mødelokale, PC, projektor)– Hvis selvevalueringen foretages elektronisk, da oprettes

afdelingen i et miljø hos SCKK

• Fordeling af roller på konsensus-seminaret:– Tovholder – leder seminaret og sørger for at alle bliver hørt

samt konkluderer dialogen om styrker, forbedringsområder og score

– Sekretær – skriver konsensuspunkter ind i rapporten– Tidsstyrer – fordeler tiden på de 28 emner og holder styr på

tiden




Fase 2: Dataindsamling

• Tovholderen indsamler relevant materiale/fakta inden for de 9 temaer– Det er nødvendigt at centrale dokumenter findes frem, så deltagerne

på konsensusseminaret kan vurdere status – hvor er vi?

• Deltagerne forbereder sig ved at læse KVIK-bogen

• Formøde for konsensusgruppen – gennemgang af KVIK-model, eksempler på hvad skrives hvor, der skrives i hele sætninger m.v.

• Den individuelle vurdering – Forventet tidsforbrug 1-2 dage– Alle selvevalueringsgruppens medlemmer beskriver individuelt

afdelingen/enheden inden for de 28 emner og scorer disse




Fase 2: Dataindsamling

• Den fælles konsensus– Forventet tidsforbrug 1 dag – 10-15 min. pr. emne

• Forudsætninger for en god konsensus-workshop:– Åben og ærlig debat– Alle deltager– Alle bidrager med det de ved - alle ved ikke alt– Overholdelse af tidsplan

• Fokus på konsensus-workshoppen:– Den måde vi gør tingene på– De resultater vi opnår– Sammenhæng, læring og forbedring

og ikke om:– Ledelsen er god eller dårlig– Strategi/planer er gode eller dårlige– Medarbejderne er gode eller dårlige– Arbejdsgangene er gode eller dårlige




Fase 3: Databehandling

• Tovholder skriver den foreløbige konsensusrapport i sin helhed og retter faktuelle fejl.

• Tovholder sender konsensusrapporten til høring i afdelingen/enheden og indarbejder forslag til yderligere styrker og forbedringsområder. Scoren justeres eventuelt.– Høringsperiode 14 dage– Alternativ – høring på møde, cafémøde o.l.– Særlig obs-punkt at få alle medarbejdere på banen her

• Tovholder vurderer, om evalueringsgruppen skal samles for at tage stilling til forslagene.

• Tovholder gør den endelige konsensusrapport tilgængelig for afdelingen/enheden.


Fase 4: Valg af forbedringsprojekter

Prioritering af forbedringsområder:

1. Hvilke af forbedringsområderne kan betragtes som ”Just do it”, og hvem skal være ansvarlig for implementeringen?

2. Hvilke af forbedringsområderne er indeholdt i aktiviteter, der allerede er sat i gang?

3. Hvilke af forbedringsområderne hænger sammen?4. Hvilke af disse forbedringsområder skal prioriteres og

beskrives i en handlingsplan?5. Kan vi magte at arbejde med de prioriterede

forbedringsområder?



Prioritering af forbedringsområder:

• Gruppering af forbedringsområder, der hænger sammen.• Prioritering af de forbedringsområder, der bidrager mest til

forbedring af indsatserne til at nå målene.• Udgangspunkt for prioritering kan være emner med lav

score.• Der kan være andre udgangspunkter som politisk

prioritering, krav om effektivisering m.v.



Handlingsplan for de prioriterede forbedringsområder:

• Hvad er formålet med forbedringen?• Hvad er målet med forbedringen?• Hvilken fremgangsmåde skal benyttes?• Tidsforbrug og økonomi.• Hvordan evalueres resultatet af handlingsplanen?• Organisering af forbedringsarbejdet



Implementering af forbedringer:

1. Hvem er ansvarlig for at implementere forbedringerne?2. Hvem er interessenterne – hvem bliver påvirket af

forbedringerne og hvem kan påvirke implementeringen?3. Hvor kan den største modstand mod forbedringerne komme fra

og hvordan kan den imødegås?4. Hvad er ledernes rolle i implementeringen?5. Hvordan skal forbedringerne og begrundelsen for disse

kommunikeres til medarbejdere, ledere, politikere og andre interessenter?

6. Er der en tids- og aktivitetsplan (rækkefølgeplan) for implementeringen?

7. Hvilken støtte (information, tid, værktøjer etc.) behøver medarbejderne for at kunne håndtere forbedringerne?

8. Hvordan bliver der fulgt op på, at forbedringerne giver de ønskede resultater?


Opmærksomhedspunkter ogudfordringer

• Ledelsen skal gå foran og prioritere KVIK-arbejdet

• Afsæt den nødvendige tid og medarbejderressourcer til at kunne gennemføre et selvevalueringsforløb

• Det er nødvendigt at afsætte tid til uddannelse og træning

• Vigtigt at de prioriterede områder og handlingsplaner indgår i afdelingens/enhedens samlede plan for året

• Vigtigt der løbende følges op og holdes fast

• Konsensusrapporten er et øjebliksbillede – det lange seje træk starter med forbedringsindsatsen!




Tak for opmærksomheden!




Documents

Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] foreningenmomentum.dk