Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2011–2012...Adroddiad Blynyddol a gyflwynir i’r Senedd o dan Adran 60 Deddf Galluedd Meddyliol 2005 . Cyfrifon a gyflwynir i Dŷ’r Cyffredin o

Cyhoeddwyd gan y Llyfrfa. Mae ar gael oddi wrth:

Ar-lein www.tsoshop.co.uk

Drwy’r post, ffôn, ffacs ac e-bostTSO, PO Box 29, Norwich, NR3 1GNArchebion ffôn/ymholiadau cyffredinol: 0870 600 5522Gellir archebu drwy’r Llinell Lo-Call Seneddol: 0845 7 023474Archebion ffacs: 0870 600 5533E-bost: [email protected]ôn testun: 0870 240 3701

The Parliamentary Bookshop12 Bridge Street, Parliament Square, Llundain SW1A 2JXArchebion ffôn/ymholiadau cyffredinol: 020 7219 3890Archebion ffacs: 020 7219 3866E-bost: [email protected]: www.bookshop.parliament.uk

TSO@Blackwell ac asiantau achrededig eraill

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon2011–2012

Yn amddiffyn eich dewisiadau

Ebrill 2011 – Mawrth 2012

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus Adroddiad Blynyddol a gyflwynir i’r Senedd o dan Adran 60 Deddf Galluedd Meddyliol 2005 Cyfrifon a gyflwynir i Dŷ’r Cyffredin o dan Adran 7 Deddf Adnoddau a Chyfrifon y Llywodraeth 2000 Cyfrifon a gyflwynir i Dŷ’r Arglwyddi ar Orchymyn Ei Mawrhydi Gorchmynnwyd gan Dŷ'r Cyffredin i'w hargraffu ar 11 Gorffennaf 2012 HC 298 Llundain: Y Llyfrfa. £21.25

© Hawlfraint y Goron 2012 Gallwch ail-ddefnyddio’r wybodaeth hon (ac eithrio’r logos) yn ddi-dâl mewn unrhyw fformat neu gyfrwng, o dan delerau’r Drwydded Llywodraeth Agored. I weld y drwydded hon, ewch i http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/ neu e-bostiwch: [email protected]. Lle’r ydym wedi nodi deunydd gyda hawlfraint trydydd parti, bydd angen ichi ofyn am ganiatâd gan y rhai sy’n dal yr hawlfraint honno. Dylid anfon unrhyw ymholiad ynghylch y cyhoeddiad hwn atom yn [email protected] Mae’r cyhoeddiad hwn hefyd ar gael i'w lawrlwytho o www.official-documents.gov.uk ac oddi ar ein gwefan yn www.justice.gov.uk/about/opg.htm ISBN: 9780102979633 Argraffwyd yn y DU gan gwmni'r Llyfrfa ar ran Rheolwr Llyfrfa Ei Mawrhydi ID 2498641 07/12 Argraffwyd ar bapur yn cynnwys o leiaf 75% o ffibr wedi’i ailgylchu.

http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/mailto:[email protected]

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2011/12 Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus 3

Cynnwys

Rhagair 5 Rhagarweiniad 6 Ein Gweledigaeth, Cenhadaeth a’n Gwerthoedd 7 Darparu Gwasanaethau 8 Newid 10 Monitro’r OPG 13 Cwynion 15 Codi Ymwybyddiaeth 16 Amddiffyn pobl agored i niwed 17 Sylwebaeth gan y Tîm Rheoli 20 Cynaliadwyedd 23 Adroddiad ar gyflogau a thaliadau 28 Datganiad o Gyfrifoldebau’r Swyddog Cyfrifyddu 33 Y Datganiad Llywodraethu 34 Tystysgrif ac Adroddiad Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol Tŷ’r Cyffredin 42 Datganiadau Ariannol 44 Nodiadau i’r Cyfrifon 49 Atodiadau 69

Cofnod ariannol pum mlynedd 69 Dangosyddion effaith 71

Sut i gysylltu â ni 78

4 Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2011/12


Rhagair

Mae’r adroddiad blynyddol hwn yn cyflwyno perfformiad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (yr OPG) yn 2011/12 a gyflawnwyd yn erbyn cefndir o lwythi gwaith a fu’n cynyddu’n gyson ar draws holl feysydd y busnes. Ers fy mhenodi yn Brif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus ar 1 Ebrill 2012, rwyf wedi bod yn gweithio’n agos â chydweithwyr a phartneriaid i ddeall ym mhle mae’r OPG fel sefydliad ac i nodi blaenoriaethau allweddol ar gyfer y dyfodol. Mae’n amser anhygoel o gyffrous i ymuno â’r OPG, yn enwedig yng ngoleuni’r hyn a gyflawnodd y sefydliad dros y flwyddyn ddiwethaf a’r uchelgais sylweddol yn y rhaglen gweddnewid, yn enwedig yng nghyswllt digidoleiddio gwasanaethau. Mae llawer o waith i’w wneud ac rwyf yn edrych ymlaen yn eiddgar at adeiladu ar yr hyn a gyflawnodd fy rhagflaenydd, Martin John. Mae amseroedd prosesu ceisiadau LPA wedi gwella a rhoesom nifer o fesurau yn eu lle fel bod ein prosesau busnes yn gwella’n barhaus. Rydym wedi cyflwyno rhaglen sicrhau ansawdd i ddarparu gwybodaeth wrthrychol i helpu’r tîm i ddeall a chynnig atebion i wendidau prosesau a hefyd wedi sicrhau bod gan fwy o staff sgiliau i weithio mewn gwahanol feysydd gwaith, gan olygu ein bod yn fwy hyblyg ac yn gallu ymateb yn well i anghenion cwsmeriaid. Ar yr ochr ddirprwyon, mae nifer yr achosion lle mae angen goruchwyliaeth wedi parhau i gynyddu ac rydym wedi bod yn gweld sut allwn helpu a chefnogi dirprwyon yn eu rôl er enghraifft drwy sefydlu system cyswllt cyntaf i ddirprwyon sydd newydd eu penodi a thrwy wella’r ffurflen adrodd ar gyfer dirprwyon. Mae ein tîm cydymffurfio ac ymchwiliadau’n chwarae rôl hanfodol mewn cefnogi oedolion agored i niwed. Mae’r swyddogaeth yma wedi

parhau i dyfu yn 2011/12. Cyfeiriwyd 3,654 o achosion atom yn 2011/12 o’i gymharu â 2,566 yn 2010/11, cynnydd o 42%. Rydym hefyd wedi bod yn gweithio i weld sut allwn wella profiad y cwsmer ymhellach yn y maes hwn. Er enghraifft, mae uno’r swyddogaethau goruchwylio ac ymchwilio wedi arwain at ddull cyson o ddelio â phryderon a ffordd symlach o roi mwy o gymorth i ddirprwyon lle bo angen. Yn 2011/12, llwyddwyd hefyd i gwblhau’r broses o adleoli’r rhan fwyaf o’r staff oedd yn Llundain i Ganolbarth Lloegr ac mae’r holl staff gafodd eu dadleoli bellach wedi dod o hyd i waith arall, wedi dilyn eu swyddi i Firmingham neu wedi dewis gadael ar delerau gwirfoddol. Rwyf yn edrych ymlaen yn fawr iawn at barhau i drawsnewid y sefydliad drwy wella profiad y cwsmer ymhellach a pharhau’r bartneriaeth gyda Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth i symud ein gwasanaethau ar-lein. Bydd y dull hwn yn cynnig manteision aruthrol i gwsmeriaid oherwydd bydd prosesu ceisiadau LPA yn llawer symlach a bydd gwahanol sianeli i gael mynediad at ein gwasanaethau. Mae’n bwysig cydnabod na fyddai’r un o’r pethau hyn wedi bod yn bosibl oni bai am ein staff ymroddedig a hynod weithgar sydd i gyd wedi gwneud cyfraniad gwerthfawr at gyflawni ein hamcanion busnes craidd. Edrychaf ymlaen at weithio’n llawer agosach â nhw dros y flwyddyn i ddod ac at frasgamu ymlaen gyda gwella popeth a wnawn i ddarparu gwasanaeth o'r radd flaenaf i’n cwsmeriaid. Alan Eccles Prif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus 5 Gorffennaf 2012


Rhagarweiniad

Rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus Penodir y Gwarcheidwad Cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan Adran 57 o’r Ddeddf Galluedd Meddyliol (2005) (yr MCA). Fel y Prif Weithredwr a’r Swyddog Cyfrifyddu ar gyfer Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn bersonol atebol i'r Arglwydd Ganghellor a'r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder am redeg yr asiantaeth yn effeithiol, gan gynnwys am y ffordd y mae’r asiantaeth yn gwario arian cyhoeddus a rheoli ei hasedau. Cefnogir y Gwarcheidwad Cyhoeddus gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (yr OPG) i ddarparu ei swyddogaethau statudol o dan yr MCA. Mae cyfrifoldebau’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ymestyn dros Gymru a Lloegr (mae trefniadau ar wahân ar gyfer yr Alban a Gogledd Iwerddon). Beth mae’r OPG yn ei wneud? Sefydlwyd yr OPG ym mis Hydref 2007 ac mae’n un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Cyfiawnder (MoJ). Ei chylch gwaith yw cefnogi a helpu pobl i gynllunio ymlaen llaw i ofalu am eu hiechyd a'u materion ariannol os byddant yn colli’r galluedd i wneud hynny yn y dyfodol, a diogelu buddiannau pobl sydd efallai heb alluedd meddyliol i wneud rhai penderfyniadau drostynt eu hunain. Swyddogaethau craidd yr OPG yw: cofrestru Atwrneiaeth Arhosol (LPA) ac

Atwrneiaeth Barhaus (EPA). goruchwylio Dirprwyon a benodir gan y

Llys Gwarchod; cadw’r cofrestri o Ddirprwyon, Pwerau LPA

a Phwerau EPA ac ymateb i geisiadau i chwilio drwy’r cofrestri; ac

ymchwilio i gwynion neu i honiadau o gam-drin a wneir yn erbyn Dirprwyon neu Atwrneiod sy'n gweithredu o dan bwerau cofrestredig.

Mae nodau’r OPG fel un o asiantaethau gweithredol y MoJ, ynghyd â Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM a’r Gwasanaeth Cenedlaethol Rheoli Troseddwyr (NOMS), yn unol â nodau agenda Gweddnewid Cyfiawnder y MoJ: cynyddu cyfrifoldeb a phŵer y dinesydd; newid sut y darparwn wasanaethau i’r

cyhoedd; a gweithio’n wahanol, arbed arian a

chanolbwyntio ar y rheng flaen. Y Gweinidogion yn y Llywodraeth sy’n gyfrifol am yr OPG yw: Y Gwir Anrhydeddus Kenneth Clarke CF

AS, Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder; a

Jonathan Djanogly AS, Is-Ysgrifennydd Gwladol Seneddol yn y MoJ.

Ein Defnyddwyr Gwasanaeth Mae’r OPG yn gwasanaethu amryw o wahanol gwsmeriaid a rhanddeiliaid, gan gynnwys: Rhoddwyr – pobl a wnaeth LPA neu EPA i

warchod eu lles neu faterion ariannol rhag ofn iddynt golli eu galluedd yn y dyfodol;

Atwrneiod – pobl a benodwyd gan roddwyr i reoli eu lles neu faterion ariannol rhag ofn iddynt golli eu galluedd yn y dyfodol;

Cleientiaid - pobl sydd wedi colli galluedd a lle mae eu lles neu faterion ariannol yn destun achos gerbron y Llys Gwarchod;

Dirprwyon – unigolion lleyg neu broffesiynol neu awdurdodau (fel cynghorau neu gyfreithwyr) a benodwyd gan y llys i reoli lles neu faterion ariannol cleient; a

Rhanddeiliaid eraill – er enghraifft, perthnasau cleient neu roddwr, gweithwyr iechyd proffesiynol, elusennau fel Age UK a Headway, y sector ariannol, awdurdodau lleol; a’r proffesiwn cyfreithiol.

I weld ein dangosyddion perfformiad a'n canlyniadau, gweler tudalennau 70-76.


Ein Gweledigaeth, Cenhadaeth a’n Gwerthoedd

Ein Gweledigaeth Annog pawb i baratoi ar gyfer diffyg galluedd meddyliol posibl a grymuso a diogelu’r rheini sydd heb alluedd meddyliol yn awr. Ein Cenhadaeth Darparu gwasanaethau rhagorol i

atwrneiod a dirprwyon, ac i rai y mae'r bobl hyn yn eu cynrychioli, er mwyn gweithredu a gwneud penderfyniadau, er lles gorau ac yn gyflym.

Yn barhaus, ceisio datblygu ffyrdd arloesol o wella sut y darparwn wasanaethau i'n cwsmeriaid i gyd.

Creu gweithlu cwsmer-ganolog, medrus gyda chymhelliad sydd â’r sgiliau i gyflawni eu rolau’n effeithiol.

Gwella ein trefniadau i ddod i wybod mwy am ein cwsmeriaid a’u hanghenion, a datblygu trefniadau cadarn i ddefnyddio’r wybodaeth honno’n rhagweithiol i sicrhau canlyniadau gwell i’n cwsmeriaid.

Datblygu perthynas effeithiol gyda sefydliadau partner er mwyn helpu i ddarparu gwasanaethau’r OPG a chynyddu effaith yr MCA.

Ein Gwerthoedd Hygyrch – Sicrhawn fod ein

gwasanaethau ar gael i bawb sydd eu hangen arnynt gan ddarparu cymorth, cyngor a dewis mewn ffordd hyblyg.

Syml – Rydym yn cyflawni ein busnes mewn ffordd agored a gonest, ac yn parchu a diogelu cyfrinachedd.

Proffesiynol - Rydym yn trin ein cwsmeriaid a’n staff gyda pharch, gan weithio’n effeithiol mewn partneriaeth gan ddangos rhagoriaeth ar lefel bersonol ac fel sefydliad.

Blaengar – Rydym yn hyblyg ac esblygwn drwy ddysgu o brofiad er mwyn gwella’n barhaus ein gwasanaeth i gwsmeriaid ac amgylchedd gweithio ein staff.

Ffocws ar Bobl – Rydym yn meithrin amgylchedd dysgu i annog ein staff i ddatblygu a gwella eu sgiliau er lles y busnes ac fel y medrant gyrraedd eu hamcanion personol.

Amrywiol – Rydym yn cydnabod y gymdeithas amrywiol a wasanaethwn ac yn parchu a gwerthfawrogi’r amrywiaeth yma ym mhopeth a wnawn.


Darparu Gwasanaethau

Mae nifer y ceisiadau i gofrestru Atwrneiaeth Arhosol (LPA) yn parhau i gynyddu, tra bod nifer y ceisiadau Atwrneiaeth Barhaus (EPA) yn llai o hyd, yn unol â’r duedd dros y blynyddoedd diwethaf. 10/11 11/12 % GwahaniaethEPA 19,000 18,000 -5%LPA 171,000 200,000 +17%Cyfanswm 190,000 218,000 +15%(ffigurau wedi eu cyfannu i’r fil agosaf) Felly hefyd, mae cyfanswm y dogfennau LPA / EPA a gofrestrwyd wedi cynyddu yn 2011/12, o 180,000 i 199,000: Cofrestrwyd 10/11 11/12 % GwahaniaethEPA 18,000 16,000 -11%LPA 162,000 183,000 +13%Cyfanswm 180,000 199,000 +11%(ffigurau wedi eu cyfannu i’r fil agosaf) I geisio ateb y galw cynyddol, rydym wedi parhau i redeg dwy sifft, gyda’r swyddfa ym Mirmingham yn cael ei staffio rhwng 07:00 tan 22:00. Mae symud busnes yr OPG i’r Axis Building ym Mirmingham yn ystod y flwyddyn wedi golygu y bu’n rhaid recriwtio staff newydd. Mae recriwtio’r staff hyn mewn pryd wedi bod yn her nid ansylweddol, ond yn raddol dros y flwyddyn mae ein hadnoddau wedi cynyddu ac rydym bellach gyda chyflenwad llawn. Gwelsom y gwelliannau mwyaf mewn perfformiad rhwng Ionawr a Mawrth 2012; cofrestrwyd ceisiadau llawn mewn 44 diwrnod ar gyfartaledd o'i gymharu â 64 diwrnod dros weddill y flwyddyn. Rydym yn rhagweld y bydd y perfformiad hwn yn parhau yn 2012/13. Ynghyd â’r gwelliannau i brydlondeb y gwaith o gofrestru Pwerau LPA ac EPA, ym mis Tachwedd treialwyd rhaglen sicrhau ansawdd i roi adborth i’r tîm i’w helpu i fynd i’r afael â gwendidau prosesu. Mae'r arwyddion cynnar

yn galonogol ac yn dangos pa mor effeithiol y bu'r hyfforddiant newydd a’r ethos o wella’n barhaus gyda darparu gwasanaeth gwell i’n cwsmeriaid. Cyflwynwyd y Gofrestr Sgiliau, Canllawiau Technegol a’r Rhestr Wirio Prosesu gan gyfrannu at welliant o 40% wrth ddiwygio. Mae gweithio'n galed i gynllunio llwythi gwaith ac adolygu ceisiadau wedi ein helpu i gynllunio ar gyfer adegau prysur, fel pan fydd yr OPG yn y cyfryngau cenedlaethol. Pan fydd hyn yn digwydd, gall nifer y cwsmeriaid sy'n lawrlwytho pecynnau cais am Bwerau LPA oddi ar wefan directgov.uk gynyddu o tua 300 y dydd i dros 2,000. Y Ganolfan Cyswllt Cwsmeriaid Gyda’n llwythi gwaith yn cynyddu, mae’r Ganolfan Cyswllt Cwsmeriaid yn Nottingham wedi parhau i weld cynnydd yn nifer y galwadau a dderbynnir. Roedd y mwyafrif yn


gofyn am gyngor am, neu ynghylch cynnydd eu ceisiadau LPA. Ym mis Ionawr, derbyniodd yr OPG y nifer fwyaf erioed o alwadau mewn mis, sef 23,395, ac ym mis Mawrth derbyniwyd 1,808 o alwadau mewn un diwrnod, y nifer fwyaf erioed mewn un diwrnod. Erbyn diwedd y flwyddyn, roedd y Ganolfan wedi derbyn 238,409 o alwadau. Yn 2010/11, derbyniodd y Ganolfan 230,707 o alwadau. Y ganran a atebwyd mewn 60 eiliad oedd 70%; atebwyd 96% o’r holl alwadau, ac ar gyfartaledd roedd pobl yn aros dim ond 42 eiliad. Dyrannu Gorchmynion Drwy gydol y flwyddyn amrywiodd nifer y Gorchmynion Dirprwyo a wnaed gan y Llys Gwarchod, fel ag yn 2010/11. Llwyddwyd i gyrraedd ein targed - sef hysbysu 95% o Ddirprwyon newydd o lefel eu goruchwyliaeth o fewn 20 diwrnod gwaith i’r OPG yn derbyn y Gorchymyn Llys - pob mis heblaw ym mis Mai a Mehefin (89.5% am y naill a 91.2% am y llall) yn erbyn y cefndir heriol o symud o Lundain i Firmingham. Mae’r flwyddyn adrodd hon hefyd wedi gweld newidiadau yn y ffordd y mae’r Llys yn cyflwyno’r gorchmynion i’r OPG, gan olygu bod y broses yn fwy effeithlon fyth. Goruchwylio Dirprwyon Mae nifer yr achosion sydd angen eu goruchwylio gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi parhau i dyfu. Ar ddechrau’r flwyddyn, treialwyd dull ‘cyswllt cyntaf’. Cysylltwyd â Dirprwyon Llys Gwarchod lleyg newydd eu penodi dros y ffôn yn yr wythnosau cyntaf i ddyfarnu gorchymyn Dirprwyo iddynt, i egluro pa mor bwysig oedd casglu gwybodaeth hanfodol am yr unigolyn (y cleient) yr oeddent yn gweithredu ar eu rhan, ac i ofyn sut orau y gallai’r OPG eu cefnogi a’u harwain. Roedd y cyswllt yma wedyn yn ffurfio sail ar gyfer cynlluniau gweithredu unigol, cwsmer-ganolog. Mae’r arwyddion cynnar yn dangos bod y broses ddiwygiedig hon wedi’i chroesawu gan ein Dirprwyon ac y caiff ei hymgorffori fel y dull arferol o wneud pethau o hyn ymlaen. Mae’r OPG hefyd wedi nodi bod Dirprwyon yn gofyn am gymorth gyda phynciau penodol; o ganlyniad, cyflwynwyd taflenni ffeithiau newydd i Ddirprwyon i roi mwy o wybodaeth iddynt.

Cynhaliwyd cynhadledd i Ddirprwyon wedi’i harwain gan yr OPG yn Nwyrain Canolbarth Lloegr ar ôl cael adborth gan Ddirprwyon y byddent yn croesawu sesiwn fyw, ryngweithiol i roi cymorth ac arweiniad iddynt. Mae digwyddiadau pellach wedi eu trefnu yn dilyn yr adborth gwych a llwyddiant y digwyddiad cyntaf hwn. Yn ystod y flwyddyn, aeth ffurflen Adroddiad Dirprwy newydd yn fyw ar ôl cael ei hail-ddylunio a’i gwella gan aelodau o’r tîm Goruchwylio, ynghyd ag adborth gan Ddirprwyon a mewnbwn gan randdeiliaid. Ar ddiwedd y flwyddyn, cyflawnodd y tîm Goruchwylio 16,908 o adolygiadau gan ragori ar y targed adolygu o 40% a nodir yng Nghynllun Busnes yr OPG am 2011/12. Profi ein Dygnwch Cyflwynwyd model gweithredu hyblyg i sicrhau bod mwy o staff yn gallu gweithio mewn gwahanol feysydd gwaith, gan olygu ein bod yn fwy hyblyg ac yn gallu ymateb yn well i anghenion ein cwsmeriaid. Llwyddwyd i ddibynnu llai ar staff dros dro ac i leihau ein trosiant staff o ganlyniad i gydbwyso rolau'n ofalus ac ymdrechion i gefnogi ymgysylltiad y staff. Cefnogwyd ein rheolwyr drwy ddarparu hyfforddiant arweinyddiaeth a datblygiad parhaus i staff ar bob graddfa reoli. Mae hyn wedi, a bydd yn parhau i fod yn hanfodol bwysig inni ddeall ac adeiladu ar y diwylliant cadarnhaol a chwsmer-ganolog yr ydym am ei weld ar draws yr OPG. Drwy ein bod yn ymwybodol o’r risg gynyddol i sefydlogrwydd ein Technoleg Gwybodaeth oherwydd y cynnydd yn ein llwyth gwaith, rydym wedi parhau i gynllunio parhad busnes yn fanwl, gyda ffocws ar barhau i gefnogi ein cwsmeriaid. Bydd y gwaith hwn yn parhau i fod yn flaenoriaeth wrth i’r Rhaglen Gweddnewid Digidol ddatblygu system TG newydd a mwy dibynadwy.


Newid

Gweddnewid yr OPG Fel yr adroddwyd yn flaenorol, dechreuwyd ar raglen weddnewid 4 blynedd yn 2011 i ddarparu lefel uchel o wasanaeth cwsmer ar adeg o lwythi gwaith trymach, drwy system TG sefydlog sy’n cynnig ystod o opsiynau i gwsmeriaid o ran darparu gwasanaethau’r OPG. I ddarparu elfennau o’r rhaglen, yn enwedig ar yr ochr TG a digidol, rydym wedi dechrau gweithio mewn partneriaeth â Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS) i edrych ar sut allwn ddarparu gwasanaethau’r OPG mewn amgylchedd digidol ac, o ganlyniad, ail-gyflwynwyd y rhaglen fel Rhaglen Gweddnewid Digidol yr OPG. Nid mater o ddim ond darparu ein gwasanaethau ar-lein i gwsmeriaid yw hyn. Byddwn hefyd yn sicrhau bod yr OPG drwyddi draw yn ceisio gweithio’n ddigidol. Mae hyn yn golygu y byddwn yn adolygu ein holl brosesau mewnol ac yn gwneud y rhain hefyd yn ddigidol lle bo hynny’n briodol. Bydd hyn yn gwella amseroedd cofrestru ar gyfer Pwerau LPA, yn cyflwyno gwasanaethau ar-lein i Ddirprwyon (fel ffeilio adroddiadau blynyddol) ac yn sicrhau bod gan yr OPG system rheoli achosion sy'n gallu ymdopi â'r llwythi gwaith cynyddol. I gwsmeriaid, bydd yn golygu y medrant, fel rhan o’r cam cyntaf, lenwi'r ffurflen Pwerau LPA a'r ffurflen gofrestru ar-lein, a dim ond unwaith y bydd angen iddynt gofnodi eu data. Bydd hyn yn lleihau’n sylweddol faint o ffurflenni sydd angen eu llenwi a’r dyblygu data sy’n digwydd ar hyn o bryd. Adleoli a Recriwtio Yn 2011/12, rhan allweddol o’r broses weddnewid oedd parhau i adleoli’r rhan fwyaf o swyddogaethau busnes yr OPG o Lundain i’r

Axis Building newydd ym Mirmingham, a gwblhawyd yn Chwefror 2012. Roedd hyn yn cynnwys ail-ffitio'r swyddfa gyllid yn Hagley Road ym Mirmingham ar gyfer swyddogaeth y Gwasanaethau Corfforaethol. Cyd-ymdrech ydoedd gyda Rhaglen Gweddnewid Ystadau’r Weinyddiaeth Cyfiawnder a’r tîm Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu (TGCh) yn darparu cefnogaeth amhrisiadwy. Fel rhan o’r broses adleoli yn Rhagfyr 2011, trosglwyddwyd nifer fach o’r swyddi craidd yn Llundain o Archway Tower i Bencadlys y MoJ yn Petty France yn Llundain. Roedd hyn yn rhagflaenu ein hymadawiad o Archway Tower, gan fanteisio ar doriad yn y les ym mis Mawrth 2012. Ar 26 Ionawr 2012, ymunodd ein Gweinidog, Jonathan Djanogly â ni i lansio’r swyddfa newydd ym Mirmingham yn ffurfiol lle cawsom ei gwmni ef a chwmni nifer o’n rhanddeiliaid i ddathlu llwyddiant y prosiect. Cyrhaeddodd y gwaith recriwtio oedd yn gysylltiedig â'r adleoli ei benllanw ym mis Chwefror eleni pan ymunodd y garfan olaf o staff newydd â'r sefydliad. I ddechrau, roedd sgôp y gwaith recriwtio wedi’i gyfyngu i 216 o swyddi gwag oedd yn cael eu trosglwyddo. Cynyddwyd y nifer hwn i gyfateb i’r llwyth gwaith cynyddol ac, yn y diwedd, recriwtiwyd 308 o staff. O ganlyniad i’r ymgyrch recriwtio, cynigiwyd rolau i tua 60 o staff y MoJ a staff eraill adrannau’r llywodraeth lle nodwyd bod eu swyddi blaenorol yn weddill i ofynion. O’r 127 staff yn Llundain gafodd eu dadleoli o ganlyniad i’r adleoli, maent i gyd bellach naill ai wedi adleoli i rywle arall o fewn y MoJ neu adran arall o’r llywodraeth, neu wedi dewis gadael yn wirfoddol neu wedi dilyn eu swyddi i Firmingham.


Ymgysylltiad Staff Er gorfod wynebu newid mawr yn 2011, a recriwtio nifer fawr o staff newydd, mae canlyniadau arolwg ymgysylltiad staff y MoJ yn 2011 wedi cadarnhau bod gan staff yr OPG ddealltwriaeth glir o’u rôl a sut y mae’n cyd-fynd ag amcanion y sefydliad. Mae’n dda gallu nodi bod ein canlyniadau ymgysylltiad staff, dros y cyfnod hwn o newid, wedi cynyddu o 53% i 58% a bod staff ar y cyfan yn llawer mwy cadarnhaol ynghylch gallu’r OPG i arwain a rheoli newid nag yn y blynyddoedd cyn hynny. Dangosodd ganlyniadau Arolwg Ymgysylltiad Staff 2011: fod 86% yn teimlo bod ganddynt y sgiliau

angenrheidiol i wneud eu gwaith yn dda bod gan 88% ddealltwriaeth glir o bwrpas

yr OPG bod 86% yn deall sut oedd eu gwaith yn

cyfrannu at amcanion yr OPG Systemau TG Yn 2011/12, roedd y gweithgareddau’n canolbwyntio ar symud holl systemau’r OPG o Lundain i Firmingham fel rhan o adleoliad ehangach yr OPG. Roedd hyn yn cynnwys y systemau cyllid (Meris Sage, eConnect, eCollect ac Albacs), y system Meris MCA sy’n helpu'r OPG i brosesu a chofrestru Pwerau LPA ac EPA, a Casrec / CaseWork Support a ddefnyddir i helpu gyda gwaith yr OPG yng nghyswllt dirprwyon a benodir gan y Llys. Cyflawnwyd hyn dros gyfnod o 6-10 mis a’i gwblhau’n llwyddiannus heb darfu fawr ar fusnes arferol oherwydd y cydweithrediad rhwng TGCh yr OPG a’r Weinyddiaeth Cyfiawnder a’u cyflenwyr. Ar gyfer 2012/13, mae gwaith ar droed i ystyried uwchraddio Meris MCA, Meris Sage a’r gwasanaeth sganio ceisiadau gyda golwg ar gael system fwy dygn sy’n perfformio’n well, gan helpu’r OPG i gwrdd â’i hymrwymiadau i ddarparu gwasanaethau.

Newidiadau Ffioedd Er mwyn sicrhau y gallwn barhau i gwrdd â chostau llawn ein busnes o'n refeniw ffioedd, bu’n rhaid inni wneud penderfyniadau eithaf anodd yn 2011/12 ynghylch ein model ariannu i’r dyfodol. Yn dilyn ymgynghori gyda’r cyhoedd a chyflwyno Offeryn Statudol gerbron y Senedd, daeth nifer o ddiwygiadau i Ffioedd yr OPG i rym ym mis Hydref 2011. Y prif newidiadau oedd: Codi’r ffi am Gofrestru Cais LPA/EPA o

£120 i £130. Cyflwyno Ffi Ail Gais is newydd o £65 yn

lle’r ffi lawn a fyddai fel arall i'w thalu pan fyddai LPA yn cael ei ailgyflwyno i'r OPG o fewn tri mis i ddychwelyd y Cais annilys gwreiddiol i'r Ceisydd.

Penderfynu y byddai’r OPG yn rhoi’r gorau i gynhyrchu copïau swyddfa o LPA, heblaw mewn amgylchiadau eithriadol, ac am ffi o £35.

Codi’r uchafswm trothwy cyfalaf ar gyfer yr achosion hynny sy’n gymwys am oruchwyliaeth Math 3 o £16,000 i £21,000 dros gyfnod o bedair blynedd.

Disodli’r hen fframwaith Dileu Ffioedd gyda pholisi newydd o 50% i rai sydd ag incwm blynyddol crynswth o hyd at £12,000.

Rydym hefyd wedi gwneud newidiadau sylweddol i’n ffioedd Goruchwylio oherwydd nad oedd y system pedair haen mwyach yn gost-effeithiol, gan olygu bod y Cleient yn cael ei gosbi’n ariannol (drwy ei ddyrchafu i’r haen uchaf) os oedd angen ymchwilio i'r Dirprwy. Roeddem yn meddwl mabwysiadu’r un rhesymeg ag Atwrneiaethau Arhosol a Pharhaus sy’n achosi dim ond un ffi, i’w thalu gan bawb, ond yn cynnwys elfen a fyddai’n cyfrannu at gost unrhyw ymchwiliad ac achos llys pe bai angen.


Llwyddwyd i wneud hyn drwy ddisodli’r ffioedd Math 1 (£800), 2A (£350) a 2 (£175) gyda Ffi Gyffredinol o £320 gan gyflwyno ffi newydd o £35 ar gyfer achosion ym Math 3 (sydd, oherwydd lefel yr asedau, angen lefel is o oruchwyliaeth arnynt). Cau Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus Ers gweithredu’r MCA yn 2007, mae Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus (PGB) wedi chwarae rôl hanfodol gyda goruchwylio ac arwain gwaith yr OPG. Mae eu hargymhellion wedi arwain at gyfres o welliannau ar draws yr OPG ac at godi ymwybyddiaeth o’r Ddeddf yn y sector galluedd meddyliol ehangach. Mae prosiect gweddnewid digidol yr OPG wedi cael ei arwain gan rai o’r argymhellion hyn ac mae’r PGB wedi parhau i gefnogi ymdrechion yr OPG i ddisodli ei hen system TG bresennol gyda system fodern, ffit i’r pwrpas fydd yn helpu’r asiantaeth i gyflwyno gwelliannau gwirioneddol i brofiad y cwsmer. Mae lansio strategaeth yr OPG ar gyfer Rheoli’r Berthynas â Rhanddeiliaid yn ddiweddar hefyd yn ymateb uniongyrchol i argymhellion y Bwrdd ynghylch sut y mae’n ymgysylltu â rhanddeiliaid sy’n gweithio ar draws y tirlun galluedd meddyliol. Mae cyswllt uniongyrchol y Bwrdd â rhanddeiliaid wedi bod yn gyfle gwerthfawr i’r OPG ddysgu o’u profiad ac mae’r PGB wedi bod yn gyfrwng allweddol i sicrhau bod llais y cwsmer yn cael ei glywed. Hoffem hefyd ddiolch i bob aelod o’r Bwrdd am eu hymroddiad, eu harbenigedd a’u gwybodaeth am y sector sydd i gyd wedi helpu i lunio’r sefydliad. Mae llawer o’r gwelliannau a wnaed o fewn yr asiantaeth a chyfeiriad y sefydliad i’r dyfodol wedi dod yn sgil argymhellion y Bwrdd a fu'n gwbl greiddiol i yrru'r agenda yn ei blaen. Diau y byddwn yn gweld y manteision i’r sefydliad ac i ddefnyddwyr gwasanaeth am amser maith i ddod.


Monitro’r OPG

Datganiad gan Rosie Varley, Cadeirydd Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus Sefydlwyd y PGB o dan Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 i fonitro perfformiad yr OPG, ac fel ffynhonnell annibynnol o gyngor i’r Arglwydd Ganghellor ar weithrediad y Ddeddf. Daeth i rym yn 2007, yr un pryd â’r OPG, ac ers hynny bu’n gweithio’n agos â’r Swyddfa, ei Phwyllgor Gweithredol, ei rhanddeiliaid allweddol, a hefyd gyda’r sector statudol a’r trydydd sector a sefydliadau proffesiynol eraill sydd, gyda’i gilydd, yn creu'r tirlun galluedd meddyliol. Mae’r Bwrdd wedi cynhyrchu tri adroddiad ffurfiol i’r Arglwydd Ganghellor, ac wedi bod yn falch o weld y rhan fwyaf o’i argymhellion yn cael eu gweithredu dros y blynyddoedd. Mae hefyd wedi cynnal cyfarfodydd cyhoeddus rheolaidd yng Nghymru a Lloegr. Daeth nifer dda i fynychu’r rhain gan gynnig fforwm defnyddiol i aelodau’r Bwrdd gael deialog ag ystod eang o bobl sy’n defnyddio neu sy’n darparu gwasanaethau’r OPG, ac y mae ei llwyddiant a’i pherfformiad yn dibynnu arnynt. Mae’r digwyddiadau cyhoeddus hyn, ynghyd â rhaglen o gyfarfodydd unigol a phresenoldeb yng nghyfarfodydd rhanddeiliaid yr OPG, wedi helpu'r Bwrdd i ddeall a dehongli'r data perfformiad a adroddir iddo'n rheolaidd yn ei gyfarfodydd Bwrdd chwarterol. Roedd Deddf Cyrff Cyhoeddus 2011 yn cynnwys darpariaethau i gau'r PGB ac ym mis Rhagfyr, ar ôl ymgynghori, cadarnhaodd y llywodraeth y byddai'n cyflwyno gorchymyn i weithredu'r penderfyniad hwn. Ni ddaeth hyn fel syndod i’r Bwrdd; i’r gwrthwyneb roeddem ninnau wedi dod i'r casgliad, yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni, nad oedd cyfiawnhad mwyach dros gael corff cynghori pur. Y cyngor a gawsom oedd bod diwygio cyrff cyhoeddus yn gyfle i sefydlu trefniadau llywodraethu cliriach, symlach a mwy trylwyr ar gyfer yr OPG. Bydd y Bwrdd yn parhau i weithredu'n llawn ac i gyflawni ei ddyletswyddau statudol hyd nes y bydd yn cau ac y cyflwynir

fframwaith llywodraethu newydd, ym mis Gorffennaf 2012 bellach. Bydd ein cyngor wrth gau’n cael ei drosglwyddo i’r Arglwydd Ganghellor ym mis Mehefin, i gyd-ddigwydd â chyfarfod cau gyda’r rhanddeiliaid lle bydd Jonathan Djanogly y Gweinidog sy’n gyfrifol am yr OPG yn bresennol, ynghyd ag Alan Eccles y Gwarcheidwad Cyhoeddus newydd. Fel hyn byddwn yn cwblhau ein gwaith drwy bwyso ar ein darganfyddiadau ac ar y dyfarniadau a wnaethom ers 2007 a’u bwydo i’r drafodaeth sy’n digwydd am y dyfodol. Rydym yn ymwybodol iawn ein bod yn gadael ar adeg greiddiol i’r OPG wrth iddi ddod o dan arweinyddiaeth weithredol newydd, wrth iddi gwblhau’r gwaith o drosglwyddo'r ochr weithredol i Firmingham a chychwyn ar raglen uchelgeisiol o weddnewid digidol. Mae’r gwasanaethau a ddarperir gan yr OPG yn hanfodol bwysig i hyrwyddo hawl pob dinesydd i ymarfer dewis dros eu bywydau, ac i roi trefniadau diogelu yn eu lle i rai sydd heb alluedd. Rydym yn croesawu'r ymdrechion i wneud yr OPG yn sefydliad modern mwy cwsmer-ganolog a dymunwn yn dda iddi yn y dyfodol. Dros y cyfnod a drafodir yn yr adroddiad hwn, mae’r Bwrdd wedi gweld sefydliad sydd dan bwysau oherwydd y galwadau trwm arno, seilwaith hen ffasiwn, yn enwedig mewn TG, a’r aflonyddwch o ganlyniad i symud swyddfa. Rydym wedi edmygu ymrwymiad a gwaith caled y staff o dan yr amgylchiadau anodd hyn, ac yn eu canmol am gynnal y lefel o wasanaeth a gofnodir yn y ddogfen hon. Yn anochel, oherwydd y ffocws ar weddnewid bu’n anoddach cynnal y lefelau busnes arferol, gan olygu bod yr OPG wedi methu cwrdd â rhai o’r targedau iddi eu gosod iddi ei hun, yn benodol o ran yr amser mae’n ei gymryd i gofrestru Pwerau LPA ac i ddechrau ymchwiliad, ac adlewyrchwyd y methiannau hyn yn nifer uchel y cwynion. Fodd bynnag, nodwn er i dargedau blynyddol gael eu colli, fod perfformiad ers mis


Ionawr wedi gwella’n amlwg, a bod y ffigurau diweddaraf ar gyfer mis Mawrth yn galonogol. I bob golwg, yn awr bod y swyddfa newydd ym Mirmingham yn llawn weithredol, mae ei manteision yn amlwg i’w gweld. Gobeithio y bydd hyn yn parhau. Yn ein hadroddiadau blaenorol, mae’r PGB wedi nodi bod model busnes yr OPG yn un cyfyngol, a bod ei system TG yn hynod o hen ffasiwn, gan olygu y bu’n amhosibl iddi ehangu’r busnes i gyd-fynd â’r cynnydd yn y galw, a chan amharu ar ei gallu i ymateb i'r adegau hynny pan brofwyd cynnydd annisgwyl yn nifer y ceisiadau. Mae’r Swyddfa wedi wynebu penbleth barhaus - ar y naill law mae’n ystyriol o’i dyletswydd i gymell mwy o bobl i wneud cais am Bwerau LPA, ond ar y llaw arall mae’n ymwybodol na all ymdopi â nifer gynyddol y ceisiadau. Yn erbyn y cefndir hwn, mae’r Bwrdd wedi’i galonogi’n fawr gan y Rhaglen Gweddnewid Digidol, prosiect sylfaenol a sylweddol a lansiwyd yn 2011, sydd â’r potensial i ddarparu gwasanaethau’r OPG yn electronig ac mewn fformat llawer symlach. Os caiff ei darparu’n llwyddiannus, bydd y rhaglen hon yn gwneud Pwerau LPA yn hygyrch i ystod eang o bobl ar-lein, yn lleihau biwrocratiaeth a chostau, ac yn rhoi cyfle i’r OPG ganolbwyntio ei adnoddau o’r newydd ar ei rôl hollbwysig o ddiogelu pobl agored i niwed yn hytrach nag ar brosesu dogfennau. Nodwn fod y ffi am wneud cais wedi'i chodi yn 2011 er mwyn ariannu’r buddsoddiad angenrheidiol mewn TG y mae’r rhaglen hon yn dibynnu arno. Rydym bob amser yn ystyriol o’r ffaith bod angen lleihau’r gost i gwsmeriaid, ond tybiwn fod y cynnydd diweddar yn dderbyniol yng ngoleuni’r ffaith bod angen buddsoddi ac yn y gobaith y darperir gwasanaethau llawer gwell am gost lawer is dros gyfnod cymharol fyr. Mae Adroddiad Terfynol Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus am 2011/12 ar gael yn: http://www.justice.gov.uk/downloads/publications/corporate-reports/MoJ/pgb-report-2012.pdf

http://www.justice.gov.uk/downloads/publications/corporate-reports/MoJ/pgb-report-2012.pdfhttp://www.justice.gov.uk/downloads/publications/corporate-reports/MoJ/pgb-report-2012.pdf


Cwynion

Oherwydd y rhaglen Gweddnewid a’r llwyth gwaith trymach na'r disgwyl ar draws y sefydliad, cawsom fwy o gwynion yn 2011/12. Derbyniwyd 14,814 o gwynion o'i gymharu â 9,227 yn 2010/11. Roedd y rhan fwyaf o'r cwynion yn ymwneud ag oedi gyda'r broses o gofrestru Pwerau LPA. Er bod y ffigurau hyn yn uchel, rhaid eu cymharu ym mhob un o feysydd ein busnes. Cynyddodd ein ceisiadau LPA/EPA yn unig o 190,000 i 218,000 rhwng 2010/11 a 2011/12. Oherwydd y nifer uchel a dderbyniwyd, effeithiwyd ar fedru ymateb yn brydlon ar adegau penodol yn ystod y flwyddyn. Yn gyffredinol, y perfformiad diwedd blwyddyn oedd yr ymatebwyd i 73% o fewn 10 diwrnod (yn erbyn targed o 90%). Fodd bynnag, oherwydd bod ein gwasanaeth LPA/EPA wedi gwella yn chwarter olaf 2011/12 ac yn parhau i wella yn 2012/13, mae nifer y cwynion wedi lleihau ac mae ein cyfradd ymateb wedi gwella. Mae mesurau yn awr yn eu lle i sicrhau y gallwn ymateb yn gynt i'r galw anwadal ac rydym wedi buddsoddi mewn hyfforddiant i wella ansawdd a phrydlondeb ein hymatebion i gwynion. O’r holl gwynion a dderbyniwyd, dyrchafwyd 166 (1.12%) fel cwynion lefel 2 i'r Prif Weithredwr yn unol â gweithdrefnau cwynion yr OPG a dim ond un achos a gyfeiriwyd at yr Ombwdsman Seneddol a’r Gwasanaeth Iechyd (PHSO). Mae’n dda gallu cymharu'r nifer hwn ag Adroddiad Blynyddol diwethaf y PHSO yn 2010/11, lle adroddwyd bod 7 o gwynion yn gysylltiedig â’r OPG. O’r 7 cwyn hwn, derbyniwyd 6 yn llawn ac 1 yn rhannol. Cydymffurfiwyd yn llawn bellach â’r achosion hyn i gyd.

Drwy ddefnyddio cwynion fel ffordd o wella ein gwasanaeth, rydym wedi gwrando a gweithredu ar adborth lle bu’n bosibl inni wneud hynny. Mae ein cwsmeriaid wedi cwestiynu ein polisi ar ad-dalu ffioedd lle oedd y rhoddwr wedi marw cyn i’r broses gofrestru ddechrau. Yn yr achos hwn, roeddem yn gallu ymateb drwy gyflwyno polisi o ad-dalu’r ffi am wneud cais pan hysbysir yr OPG o farwolaeth y rhoddwr cyn i waith ar gofrestru LPA ddechrau. Ar ôl i’n cwsmeriaid roi gwybod inni am anghysondebau yn ein gohebiaeth ac wrth ddelio â cheisiadau, aethom ati i ddatblygu rhaglen newydd, gynhwysfawr o hyfforddiant ar gyfer ein gweithwyr achos. Cyflwynwyd hefyd dîm Sicrhau Ansawdd newydd sydd yn barod wedi ein helpu i adnabod a rhoi sylw i feysydd lle mae angen gwella. Fel rhan o’n proses o wella’n barhaus, mae ein Tîm Gwybodaeth Cwsmeriaid sydd newydd ei sefydlu wedi dechrau dadansoddi ac ymchwilio i gwynion er mwyn deall yn well sut allwn wella lefel y gwasanaeth a roddwn i’n cwsmeriaid. Bydd hyn yn helpu i wella profiad y cwsmer ac i wella’r ffordd y darparwn ein gwasanaethau.


Codi Ymwybyddiaeth

Drwy gydol y flwyddyn a aeth heibio, rydym wedi parhau gyda’n hymdrechion i godi ymwybyddiaeth mewn dau faes pwysig: cyfathrebu ac ymgysylltiad rhanddeiliaid. Mae hyn yn arbennig o bwysig wrth i’r galw am ein gwasanaethau barhau i dyfu. Mae’r Gymdeithas Alzheimer yn darogan y bydd dros filiwn o bobl yn dioddef o ddementia erbyn 2025 a bod y gyfran o bobl gyda dementia’n dyblu bob yn grŵp oed 5 mlynedd. Mae’r OPG yn asiantaeth allweddol o ran sicrhau bod pobl yn cynllunio ar gyfer rhywdro yn eu dyfodol os na fedrant mwyach wneud penderfyniadau drostynt eu hunain. Rydym yn parhau i godi ymwybyddiaeth ar draws y tirlun galluedd meddyliol ac rydym wedi datblygu dealltwriaeth ddyfnach o’n rhanddeiliaid, ac wedi adnabod rhanddeiliaid a chwsmeriaid posibl yn y dyfodol sy’n disgyn i ddemograffeg ac ystodau oed iau. Rydym wedi cyflawni hyn drwy lwyddiant ein grwpiau Rhanddeiliaid Gweithredol a Strategol a thrwy ein cyfraniad cynyddol at ddigwyddiadau o fewn tirlun yr MCA a’n cyfraniadau cyson at gylchgronau a chyfnodolion. Byddwn yn adeiladu ar y gwaith hwn yn 2012/13. Cyfathrebu Mae ein gwaith cyfathrebu’n parhau i gael ei anelu at hyrwyddo’r angen i bobl gynllunio ar gyfer amser yn eu dyfodol pryd na fyddant mwyach yn gallu gwneud penderfyniadau drostynt eu hunain. Mae gwasanaethau’r OPG, yn enwedig Pwerau LPA, yn parhau i ddenu sylw rheolaidd yn y cyfryngau, sy'n cadarnhau manteision cofrestru Pwerau LPA. Mae ein cylchlythyr i Ddirprwyon, ‘Intouch’ wedi cael ei ail-lansio ac mae bellach yn cynnwys erthyglau rheolaidd i helpu Dirprwyon yn eu rôl (fel colofn i Ymwelwyr y Llys Gwarchod). Rydym wedi dechrau nodi sut allwn weithio’n agosach mewn partneriaeth â’n rhanddeiliaid i godi ymwybyddiaeth o’n gwasanaethau. Rydym hefyd wedi sefydlu ffyrdd newydd o gyfathrebu â’n rhanddeiliaid allweddol drwy gyflwyno

ffurflen ar-lein newydd gan y GDS ac rydym wedi cydgysylltu’r holl ohebiaeth e-bost gan ein rhanddeiliaid allweddol i gyfrif e-bost a reolir yn ganolog. Ymgysylltiad Rhanddeiliaid – Rheoli’r Berthynas Rydym wedi parhau i adeiladu ar lwyddiant ein model o ymgysylltiad rhanddeiliaid drwy gydol 2011/12. Gwerthfawrogwn gefnogaeth ac ymrwymiad sefydliadau ac unigolion allweddol i gyflawni ein hamcanion o weld mwy o bobl yn ymgeisio am a chofrestru Pwerau LPA a chefnogi Dirprwyon yn effeithiol yn eu rôl. Mae’r Grwpiau Rhanddeiliaid Polisi Gweithredol a Strategol wedi parhau i gyfarfod i’n helpu i gwrdd â’r amcanion hyn. Mae’r grwpiau hyn wedi bod yn arbennig o ddefnyddiol wrth ein helpu i godi ymwybyddiaeth a chael pobl i gydnabod yr MCA ac wedi rhoi adborth gwerthfawr ar ein strwythur ffioedd newydd arfaethedig, gan gyfrannu at ei weithrediad llwyddiannus. Rydym hefyd wedi parhau i weithio gyda sefydliadau ariannol fel y medrant gefnogi cwsmeriaid yn effeithiol i weithredu fel Atwrneiod neu Ddirprwyon. Mae gweithgor bychan wedi drafftio dogfen yn amlinellu’r amrywiol fathau o awdurdodaethau trydydd parti. Bydd sefydliadau ariannol yna’n gallu defnyddio’r ddogfen hon i addasu eu prosesau mewnol a'u hyfforddiant. Cyhoeddir y ddogfen yn fuan yn 2012/13. Hoffem ddiolch i Age UK, y Gymdeithas Alzheimer, Cymdeithas Bancwyr Prydain, Cymdeithas y Cymdeithasau Adeiladu, Cymdeithas y Cyfreithwyr a Chyfreithwyr i’r Henoed am fod yn rhan o’r gweithgor a wthiodd y prosiect hwn yn ei flaen. Y flwyddyn nesaf byddwn yn lansio Tîm Rheoli Perthnasoedd yr OPG; ar ôl ad-drefnu adnoddau, mae’r tîm wedi tyfu ac mae strategaeth ymgysylltu newydd wedi’i datblygu. Bydd hyn yn golygu y gallwn ddarparu ymgysylltu mwy manwl i randdeiliaid yn y flwyddyn i ddod.


Amddiffyn pobl agored i niwed

Mae’r Uned Cydymffurfio’n delio ag achosion cymhleth ac, yn enwedig, ag ymchwiliadau i bryderon am Ddirprwyon ac Atwrneiod, sydd wedi parhau i gynyddu yn 2011/12. Cyfeiriwyd 3,653 o achosion atom yn 2011/12, o’i gymharu â 2,566 yn 2010/11, cynnydd o 42%. Yn ystod y flwyddyn, cwblhawyd 451 o achosion goruchwylio ac ymchwilio. Drwy uno’r timau ymchwilio a goruchwylio math 1, rydym wedi gallu ymateb yn fwy cyson a chanolbwyntio ar ddelio gyda, a symud ymlaen ar bryderon a darparu ffordd symlach o ddyrchafu achosion Dirprwyo yn fewnol, yn ogystal â sicrhau bod ffocws y swyddogaeth ymweliadau’n parhau ar waith rheng flaen. Roedd y rhan fwyaf o’r ymchwiliadau i unigolion oedd yn gweithredu o dan un gorchymyn dirprwyo neu atwrneiaeth. Fodd bynnag, eleni, cyflawnodd yr uned hefyd 32 o ymchwiliadau i ddirprwyon ac atwrneiod proffesiynol ac awdurdod cyhoeddus, yn ymwneud â thros fil o achosion. Mae cyfran o’r achosion sy’n cael eu cyfeirio yn disgyn y tu allan i awdurdod y Gwarcheidwad Cyhoeddus neu’n cael eu hailgyfeirio at faes arall o’r OPG i'w hôl-ddilyn. Yn ogystal â chael cyswllt â’r cyrff perthnasol i sicrhau bod yr holl bryderon yn cael eu hôl-ddilyn, rydym yn monitro’r achosion hyn i oleuo datblygiad polisi i’r dyfodol. Mae’r mwyafrif llethol o’r ymchwiliadau a gyflawnir yn parhau i fod i honiadau o gam-drin ariannol, gyda nifer gymharol fach o ymchwiliadau i faterion lles personol a gweithdrefn. O’r achosion a gyfeiriwyd at yr Uned, derbyniwyd 38% gan berthnasau neu ffrindiau pryderus, 24% gan Awdurdodau Lleol, 9% gan gyfreithwyr a 9% gan Atwrneiod a Dirprwyon (fel arfer i adrodd pryderon ynghylch cyd-Ddirprwy / Atwrnai neu am drydydd parti). Cyfeiriwyd llai o achosion gan fanciau,

meddygon, eiriolwyr, gofalwyr a’r heddlu (20% i gyd). Nid yw’r OPG yn datgelu hunaniaeth pobl sy’n chwythu’r chwiban oni bai y rhoddir eu caniatâd ysgrifenedig i wneud hynny a lle teimlir y byddai hynny’n helpu’r ymchwiliad. Mae canlyniadau’r ymchwiliadau’n cynnwys: 94 o geisiadau gan yr OPG i’r Llys

Gwarchod i ryddhau Dirprwyon neu i ddiddymu EPA/LPA.

5 math arall o gais i’r Llys, er enghraifft, i rewi cyfrifon banc neu i gael Gorchymyn yn cyfarwyddo’r Dirprwy / Atwrnai i roi eglurhad i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

74 o achosion lle na ddaeth yr ymchwiliad o hyd i dystiolaeth bod y Dirprwy / Atwrnai yn ymddwyn yn amhriodol.

34 o achosion lle cafodd lefel yr oruchwyliaeth o’r Dirprwy ei lleihau

2 achos lle ysgrifennodd y Gwarcheidwad Cyhoeddus at Ddirprwyon / Atwrneiod gyda chyfarwyddyd ffurfiol i gydymffurfio â gofynion eu rôl neu wynebu camau pellach.

Ymweliadau Yn 2010/11, cyflawnodd yr OPG 6,411 o ymweliadau â Dirprwyon ac Atwrneiod o dan bwerau a roddir yn adrannau 49 a 58 o’r MCA. Roedd y rhesymau am yr ymweliadau’n amrywio o ymweliad cefnogi ym mlwyddyn gyntaf gorchymyn dirprwyo, i adnodd sy’n ymchwilio i gamdriniaeth honedig o’r unigolyn a warchodir, neu ar gyfarwyddyd y Llys Gwarchod. Yn nhrydydd chwarter 2011/12, bu inni gynyddu ein capasiti i ymweld â’n cwsmeriaid drwy recriwtio 24 o ymwelwyr contract eraill. Rydym felly wedi gallu ymweld â 1,251 yn fwy o gwsmeriaid nag yn y flwyddyn flaenorol.


Ceisiadau gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i’r Llys Mae’r Uned Gydymffurfio yn gyfrifol am wneud ceisiadau i’r Llys ar ran y Gwarcheidwad Cyhoeddus. Mae ceisiadau o’r fath fel arfer yn codi o ganlyniad i ymchwiliad i ymddygiad Dirprwy neu Atwrnai, neu o ganlyniad i oruchwyliaeth yr OPG o Ddirprwy. Eleni, gwnaeth y Gwarcheidwad Cyhoeddus 99 o geisiadau i’r Llys. Ym mis Gorffennaf 2011 penodwyd gweithiwr achos dynodedig i fod yn gyfrifol am geisiadau a gwrandawiadau llys a, gyda chymorth ei gydweithwyr, i gynrychioli’r OPG mewn gwrandawiadau. Rydym wedi gallu parhau i wella ansawdd, creadigrwydd a thrylwyredd y ceisiadau a wneir gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus. O ganlyniad, mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi sicrhau canlyniadau llwyddiannus yn y mwyafrif llethol o geisiadau a wnaed i’r Llys Gwarchod eleni. Nid arweiniodd ceisiadau’r Gwarcheidwad Cyhoeddus at ddiswyddo dirprwy neu atwrnai bob tro. Mae eleni wedi gweld newid tuag at chwilio am ganlyniadau cytûn lle mae’r rhain yn gweithio er lles gorau’r unigolyn sydd heb alluedd meddyliol. Er enghraifft, mewn rhai achosion mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi gofyn am gyfarwyddyd gan y Llys i gyflwyno mwy o graffu ar gyfer yr atwrnai neu’r dirprwy heb orfod eu diswyddo o'r rôl, ac mewn achosion eraill, wedi ceisio cael cytundeb rhwng cyd-atwrneiod ar weithio gyda’i gilydd yn y dyfodol, neu ymrwymiad ynghylch lefel y treuliau ac unrhyw roddion yn y dyfodol. Mewn 7 achos (3 achos Dirprwyo a 4 achos Atwrnai) yn 2011/12, bu’n bosibl negodi Gorchymyn Cydsynio rhwng y Partïon, sydd yna wedi’i gyflwyno i’r Llys i'w ystyried a’i gymeradwyo gan y barnwr. Mae hyn yn aml wedi arwain at ganlyniadau gwell i gwsmeriaid o ran lleihau costau cyfreithiol a sicrhau bod aelodau o’r teulu’n dal i fod yn gyfrifol am faterion ar eu rhan. Nid oes raid i’r un parti wynebu’r straen o orfod teithio i fynychu gwrandawiad ac, wrth gwrs, nid yw amser y Llys yn cael ei wastraffu.

Fodd bynnag, ym mhen arall y sbectrwm, lle oedd asedau mewn perygl o gael eu camddefnyddio, nid fu’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyndyn o wneud ceisiadau brys ‘dirybudd’ o dan Reol 81 y Llys Gwarchod. Gwnaed 12 o’r ceisiadau hyn yn ystod y flwyddyn. Mewn sawl achos cafodd y Dirprwy / Atwrnai ei atal dros dro a / neu gyfrifon banc eu rhewi, hyd nes oedd ymchwiliad yr OPG, neu weithiau ymchwiliad yr heddlu, wedi’i gwblhau. Y Panel Dirprwyon Yn 2009/10, cyflawnodd yr OPG adolygiad o’r Panel o Ddirprwyon a weinyddir gan y Swyddfa ar ran y Llys ac y gellir galw arnynt i weithredu fel Dirprwyon mewn achosion lle nad oes neb arall yn fodlon na’n gallu gweithredu. Gwnaed penderfyniad i greu Panel newydd. Lansiodd yr OPG ymgyrch yn y wasg genedlaethol ac arbenigol i adnewyddu’r Panel. Derbyniwyd 600 o geisiadau ac ar ôl didol mewn tri cham, penodwyd 65 o ddirprwyon. Mae’r holl ddirprwyon a recriwtiwyd ar gyfer y panel wedi llofnodi Cytundeb Lefel Gwasanaeth newydd. Daeth y Panel newydd yn weithredol yn Ebrill 2011. Eleni, rydym wedi gwreiddio’r Panel newydd a’r broses o fewn ein gweithdrefnau. Dyma giplun o’r gwelliannau a wnaed: Mae’r Panel newydd gryn dipyn yn llai na’r

un blaenorol, gan olygu bod aelodau’r Panel yn cael mwy o waith.

Mae proses ddethol awtomataidd yn ei lle sydd, ar sail lleoliad daearyddol a gofynion penodol y cleient, yn cynnig y dirprwy "ffit gorau" i'r Llys ei aseinio.

Mae ymarfer hunanasesiad blynyddol yn ei le i sicrhau bod unrhyw newidiadau i broffil sgiliau aelodau'r Panel yn cael eu hysbysu i’r OPG, sydd yn ei dro’n diweddaru’r broses dethol awtomataidd gydag unrhyw newidiadau.

Bydd pob aelod o’r Panel yn cael ymweliad gan yr OPG o leiaf unwaith pob tair blynedd i ddarparu cymorth wyneb yn wyneb i’r Dirprwy ac fel bo’r OPG yn gallu


goruchwylio ymddygiad aelodau'r Panel yn fwy manwl.

Mae rheolwr Cytundeb yn ei le i sicrhau bod yr aelodau’n cydymffurfio â’r Cytundeb Lefel Gwasanaeth.

I gyd, cyfeiriwyd 352 o achosion at y Panel newydd o’r 1 Ebrill 2011 ymlaen. O’r rhain, gwrthodwyd dim ond 1 achos am reswm heb fod yn cydymffurfio â’r Cytundeb Lefel Gwasanaeth. Mae monitro parhaus a chysylltiadau agos ag ymchwiliadau wedi arwain at derfynu aelodaeth un aelod o’r Panel ac atal un arall dros dro tra bod ymchwiliad yn cael ei gyflawni. Ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus Pum mlynedd ers i Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 ddod i rym, mae'r OPG wedi casglu corff o ymarfer gweithredol ynghyd i ategu’r fframwaith deddfwriaethol a goleuo sut mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithio. Yn ogystal â datblygiadau gyda cheisiadau i’r llys fel y nodir uchod, rydym wedi cyhoeddi Nodiadau ar Ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus sy’n nodi gofynion yr OPG o ran hysbysu marwolaethau, sut ymdrinnir â chostau mewn achosion Llys Gwarchod, a'r angen i gyflwyno adroddiad terfynol mewn achosion dirprwyo. I gefnogi dull y Gwarcheidwad Cyhoeddus o ddatrys achosion lle mae gwrthdaro rhwng y partïon, ym mis Mawrth 2012 aeth y staff goruchwylio a’r tîm cydymffurfio ar gwrs hyfforddiant sgiliau cyfryngu, oedd yn cael ei redeg ar y cyd â Chyfreithiwr i’r Henoed.


Sylwebaeth gan y Tîm Rheoli

Mae’r OPG yn cael ei ariannu gan y Weinyddiaeth Cyfiawnder o'i Chyflenwad Seneddol, a chan incwm sy’n deillio o ffioedd a thaliadau gan gwsmeriaid allanol. Yn gyffredin ag asiantaethau eraill o’r Llywodraeth, rhaid i gyllid ar gyfer y dyfodol gael ei gymeradwyo gan ein hadran nawdd, y MoJ, a chan y Senedd. Rhoddwyd y gymeradwyaeth hon eisoes ar gyfer 2012/13 ac nid oes unrhyw reswm dros

gwestiynu ein cyllid ar gyfer y dyfodol. Felly paratowyd y datganiadau ariannol ar sail busnes hyfyw i bwrpas adroddiad ariannol a phrisio asedau. Crynodeb Ariannol Roedd gan yr OPG weddill gweithredu net o £1.5m, £5.3m yn well na'r flwyddyn flaenorol (yn 2010/11 roedd y Gost Weithredol Net yn £3.8m). Rhoddir dadansoddiad o’r incwm a'r gwariant fel a ganlyn:

2011/12 2010/11 Gwahaniaeth £M £M £M %Cyfanswm Incwm -37.3 -30.5 -6.8 22%

Gwariant Costau Staff 17.7 15.1 2.6 17%

Costau gweithredu eraill 6.7 6.1 0.6 10%

Taliadau nid-arian-parod 4.6 6.8 -2.2 -32%

Ffioedd wedi eu dileu a’u hesemptio 6.8 6.3 0.5 8%

Cyfanswm y Gwariant 35.8 34.3 1.5 4%

Costau gweithredol net -1.5 3.8 -5.3 -139% Cyflwynwyd newid i’r polisi ffioedd ganol y flwyddyn, ar 1 Hydref 2011. Y prif nodweddion oedd codi’r ffioedd am gofrestru Atwrneiaeth i ariannu’r buddsoddiad oedd ei angen i gynyddu capasiti a lefelau gwasanaeth er mwyn cwrdd â'r cynnydd cyson yn y galw, newid y ffioedd goruchwylio i ddileu dyblygu cymhorthdal, a chyfuno'r polisi dileu ffioedd i'w symleiddio ac i barhau i roi mynediad i rai ar incwm isel. Yn y flwyddyn ariannol hon, derbyniodd yr OPG £37M mewn refeniw crynswth o ffioedd o’i gymharu â £30M y llynedd, gan sicrhau cyfradd dwf o 17%. Gwelsom gynnydd pellach o 5% o ganlyniad i godi ffioedd.

Adennill Costau Llawn Mae’r amcan ariannol a gytunwyd gyda Thrysorlys EM i adennill costau llawn, ac eithrio ffioedd wedi eu hesemptio a’u dileu, wedi’i or-gyflawni ar 128%. Mae’r gor-adennill wedi digwydd o ganlyniad i incwm sy’n weddill yn erbyn costau, yn bennaf oherwydd darpariaethau untro’n unig a thanwariant ar gostau staff, ac wrth i’r ad-drefnu yn y flwyddyn a’r dadfeilio ystâd gostio llai na’r gyllideb ar eu cyfer. Hefyd, roedd tan-ddefnydd o ddibrisio yn y flwyddyn oherwydd na wariwyd cyfalaf (gweler Nodyn 6 Ffioedd a Thaliadau).


Edrych i’r Dyfodol Y rhagolygon ariannol ar gyfer yr OPG yn 2012/13 yw twf parhaus wrth inni ddisgwyl i’r galw am ein gwasanaethau barhau i dyfu. Crynodeb Elusennol Mae staff ar draws pob un o dri safle’r OPG wedi cynnal amryw o wahanol ddigwyddiadau i godi arian i elusennau lleol a chenedlaethol. Mae'r digwyddiadau hyn yn cael eu trefnu a’u cynnal gan staff a chasglwyd dros £1,575 i gyd. Roedd y digwyddiadau’n cynnwys Gwerthu Cacennau ar gyfer Cancer Research UK ac Avalon Animal Rescue Centre, diwrnod o wisgo’n anffurfiol ar gyfer Nottingham Victim Support, gwisgo ar thema Calan Gaeaf ar gyfer Mis Ymwybyddiaeth o Lupus, a gwerthu llyfrau ar gyfer Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol y Badau Achub. Cyfle Cyfartal Mae’r OPG yn gyflogwr cyfle cyfartal. Ein nod yw bod yn deg i bawb, a sicrhau nad oes yr un ymgeisydd cymwys am swydd, nac aelod o staff, yn cael eu trin yn llai ffafriol ar sail eu hil, lliw, cenedligrwydd, tarddiad ethnig neu genedlaethol, oed, rhyw, tueddiad rhywiol, statws priodasol, anabledd, crefydd neu ymlyniad crefyddol; nac ychwaith o dan anfantais oherwydd amodau neu ofynion na ellir profi bod cyfiawnhad drostynt. Bydd ein Strategaeth Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yn parhau i wreiddio gwerthoedd cadarnhaol o fewn y busnes, gan sicrhau bod Deddf Cydraddoldeb 2010 a’r ddyletswydd cydraddoldeb cyffredinol newydd ar gyrff cyhoeddus yn cael eu gwireddu’n llawn yn ein gwaith a’n gwasanaethau. Drwy wneud hyn, cefnogwn y MoJ drwy gyfrannu at Amcanion Cydraddoldeb, y Cynllun Gweithredu Cydraddoldeb, a thrwy gefnogi Strategaeth Amrywiaeth ehangach y Gwasanaeth Sifil. Ymgysylltiad Staff Mae’r OPG yn parhau i weithio gyda staff i sicrhau gwelliannau parhaus o ran ymgysylltiad ein staff gyda chynnydd da’n cael

ei wneud yn ein dull o gyfathrebu gyda staff. Y llynedd gwelsom welliannau i nifer o’n sianeli mewnol gan arwain at sefydlu cylchlythyr newydd rhyngweithiol i staff, bwletinau i staff a rheolwyr a digwyddiadau gwelededd ar gyfer y Prif Weithredwr. Yn ôl Arolwg Ymgysylltiad Staff 2011, roedd 85% o’r staff yn deall amcanion a phwrpas y sefydliad o'i gymharu â chyfradd ymateb o 81% ar draws y Gwasanaeth Sifil. Mae Hwyluswyr Troi Canlyniadau’n Weithredu (RIAF) yn arwain ar weithredu adrannol ac yn rheoli cynlluniau gweithredu i gefnogi’r gwaith hwn i gyd-fynd â hynny. Rydym yn parhau i wella’r diwylliant gweithio o fewn yr OPG gyda’r ffrwd waith pobl a diwylliant newydd a thrwy ein partneriaeth â GDS i gwblhau ein gwaith o ddarparu’r rhaglen ddigidol erbyn 2015. Mae’r gwaith hwn yn parhau i gysylltu i strategaeth ‘Gweddnewid Cyfiawnder’ ehangach y MoJ. Dysgu a Datblygu Rhwng Ebrill 2011 a Mawrth 2012, mae’r ffocws i’r Tîm Dysgu & Datblygu wedi bod ar ddarparu cynefino a hyfforddiant technegol i’n staff mwyaf newydd o ganlyniad i adleoli i Firmingham a Nottingham. Mae hyn wedi golygu darparu hyfforddiant o fewn pythefnos i ddechrau gyda’r OPG. Rhoddwyd cymorth parhaus i Nottingham i aml-sgilio staff i ddirprwyo yn y ganolfan cyswllt cwsmeriaid yn absenoldeb staff eraill. Wrth i nifer fawr o arweinwyr newydd gyrraedd y sefydliad, mae ffocws o'r newydd wedi bod ar ddarparu hyfforddiant Arweinyddiaeth ac, o ganlyniad, mae'r rhan fwyaf o'r arweinwyr wedi bod ar gwrs rhagarweiniol yn para wythnos. Mae’r Tîm Dysgu & Datblygu hefyd wedi cyfrannu at y gwaith gwelliannau parhaus cynnar sydd wedi’i wneud gan y busnes wrth i’r Hyfforddwyr Sgiliau Busnes eu hunain gael eu hyfforddi yn y fethodoleg berthnasol. Talu Credydwyr, Polisi a Pherfformiad Mae’r OPG yn talu ei holl anfonebau gan gyflenwyr yn unol â thargedau perfformiad y Llywodraeth ar dalu. Yn unol â’r rhain, rhaid


inni dalu pob anfoneb lle nad oes anghydfod yn ei chylch o fewn 30 diwrnod neu o dan y telerau cytundebol a gytunwyd arnynt. Mae’r targedau hefyd yn gofyn ein bod yn talu 100% o'n hanfonebau, gan gynnwys rhai mewn anghydfod unwaith y caiff y rhain eu datrys, ar amser o dan y telerau hyn. Rhwng 1 Ebrill 2011 a’r 31 Mawrth 2012, talodd yr OPG 100% o’i hanfonebau o fewn y rhychwant amser hwn. Gwneir taliadau unwaith yn unig ar ôl iddynt gael eu hawdurdodi o dan delerau ein cynllun dirprwyo ariannol. Ni thalwyd unrhyw log o dan Ddeddf Hwyr-daliad Dyledion Masnachol (Llog) 1998 Nod yr OPG, yn unol â chyrff cyhoeddus eraill, yw talu ei chyflenwyr o fewn 10 diwrnod, ac eleni llwyddwyd i dalu 99% o’n hanfonebau o fewn yr amser hwn. Iechyd a Diogelwch Mae’r OPG yn cydnabod ei chyfrifoldebau cyfreithiol o ran iechyd, diogelwch a lles ei gweithwyr a thros bawb sy’n defnyddio ei hadeiladau. Rydym yn cydymffurfio â Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 a’r holl ddeddfwriaeth arall fel y bo’n briodol. Wrth gynnal iechyd a diogelwch, mae Pwyllgor Iechyd a Diogelwch yn cwrdd pob chwarter i drafod materion perthnasol ac i sicrhau bod staff allweddol yn cael eu diweddaru ynghylch unrhyw newidiadau mewn deddfwriaeth, arferion a gweithdrefnau. Darperir hyfforddiant perthnasol i staff a rheolwyr i sicrhau cydymffurfio. Rydym yn ymrwymedig o hyd i barhau i wella yn y maes hwn, mewn ymgynghoriad â staff a chynrychiolwyr undebol sydd wedi chwarae rhan adeiladol ers y dechrau. Mae mesurau lles yn parhau wrth i ffrwythau wythnosol gael eu darparu i staff ym mhob un o adeiladau’r OPG dros y cyfnod ynghyd â jêl glanhau dwylo ym mhob adeilad ac wrth y fynedfa i bob llawr. Roedd salwch staff fel yr adroddwyd yn 2011/12 yn gyfartaledd o 6.5 diwrnod o

absenoldeb salwch i bob gweithiwr, o’i gymharu â 4.29 diwrnod yn 2010/11. Eleni mae tri grŵp Iechyd a Diogelwch arbenigol wedi parhau (Cymorthyddion Cyntaf, Aseswyr Desg a Wardeniaid Tân). Mae pob grŵp wedi cyfarfod pedair o weithiau dros y flwyddyn, gan sicrhau bod pob maes arbenigol wedi'i ddiweddaru. Llwyddodd y grŵp cymorthyddion cyntaf i gwblhau’r dasg o gael mynediad at beiriant Diffibrilio Allanol Awtomatig a fydd ar gael ym mhob un o swyddfeydd yr OPG. Y Rhaglen Gweddnewid Digidol Mae’r OPG yn parhau i weithio gyda’r GDS ar ddarparu’r rhyngwyneb digidol ar gyfer yr LPA; ar hyn o bryd mae hwn yn y cam prototeip gyda’r gwaith ar alpha i ddechrau’n fuan yn y flwyddyn newydd. Mae’r achos busnes amlinellol wedi’i ddatblygu ac mae’r papur ymgynghori drafft i’w ddosbarthu cyn bo hir. Mae’r costau datblygu o £90k i lawr fel treuliau ac nid fel cyfalaf. Nid yw’r datblygiad yn cwrdd â’r meini prawf ar gyfer cyfalafu, yn enwedig y dichonoldeb technegol o gwblhau’r ased anniriaethol fel y bydd ar gael i’w ddefnyddio neu i’w werthu; ni chyrhaeddwyd y cam hwnnw yn y rhaglen eto. Hysbyswyd costau GDS o £174k i’r OPG ond nid yw’r rhain wedi eu cynnwys yn y costau gweithredu am y flwyddyn. Ni chodwyd anfonebau am y symiau hyn oherwydd eu bod o fewn y GDS ac felly ni chodir hwynt ar, ac nid ydynt yn daladwy gan yr OPG. Ystyrir y rhain i fod yn gostau cyfathrebu i bwrpas y cyfrifon hyn.


Cynaliadwyedd

Fel gyda phob un o asiantaethau ac adrannau’r llywodraeth, mae’n ofynnol i’r OPG adrodd ar gynaliadwyedd a chostau cysylltiedig yn unol â Llawlyfr Adroddiadau Ariannol y Llywodraeth (FReM). Fodd bynnag, oherwydd nad oes gan yr OPG unrhyw adeilad lle mae’n uniongyrchol gyfrifol am gyflenwi cyfleustodau, nid oes ganddi unrhyw gyfrifoldeb i adrodd o dan yr Ymrwymiad Lleihau Carbon (CRC). Mae’r OPG yn ceisio lleihau ei gollyngiadau carbon deuocsid a’i heffaith ar yr amgylchedd. Y prif adnoddau a ddefnyddir gan yr OPG yw’r cyfleustodau yn ei hadeiladau, teithio gan staff i’r adeiladau hyn (ar wahân i’w gweithle arferol) ac ymwelwyr y Llys Gwarchod i gyflawni eu rôl fonitro ar gyfer yr OPG.

Sgôp Mae’r tabl isod yn nodi ein lefel feddiannaeth bresennol. Mae’r OPG wedi gweithredu prosiect o adleoli’n ddiweddar. Daeth yr Axis Building yn weithredol ym Mehefin 2011 a chafwyd lleihad graddol yn y defnydd o Archway Tower a roddwyd yn ei ôl i’r Landlordiaid ym mis Mawrth 2012. Mae’r gofod a feddiannir gan yr OPG wedi cynyddu o tua 62% rhwng Mehefin 2011 a Mawrth 2012. Nid yw’r cynnydd hwn yn cynnwys Petty France oherwydd bod y gofod a feddiannir yno gan yr OPG yn fach iawn ac adroddir ar yr adeilad cyfan gan y MoJ.

Enw’r eiddo Deiliadaeth Arwynebedd

llawr y MoJArwynebedd llawr yr OPG Gwybodaeth Ariannol

Pearson Building

MOTO rhwng HMCTS a DWP

1,653 1,350 Drwy dâl gwasanaeth i HMCTS

Lloriau 1–4, 54 Hagley Road

Lesddaliad HMCTS

3,052 784 Drwy dâl gwasanaeth i HMCTS

Yr Axis Lesddaliad MoJ / OPG

3,744 3,744 Drwy dâl gwasanaeth drwy asiantau ar ran Bwrdd Rheilffyrdd Prydain

Archway Tower Lesddaliad MoJ / OPG

6,251 3,846 Gwybodaeth yn cael ei derbyn yn uniongyrchol gan y MoJ

Petty France Lesddaliad MoJ Amherthnasol Amherthnasol Amherthnasol Mae staffio o fewn yr OPG hefyd wedi cynyddu o 518 cyfwerth ag amser llawn i wastadedd o 661 yn Awst gan ddiweddu’r flwyddyn ar 586. Mae teithio’n gost allweddol arall o ran defnyddio carbon. Mae’r OPG wedi gwella’n sylweddol faint o’r data yma a gasglwyd ers 2010/11. Mae defnyddio data milltiroedd o hawliadau Teithio & Cynhaliaeth a chofnodion

archebu trenau yn casglu llawer mwy o ddata heb fod angen mwy o fewnbwn gan staff. Mae’r defnydd o bapur wedi’i gasglu’n ôl-weithredol am 2009/10. Mae’r defnydd o bapur wedi cynyddu ers 2009/10. Fodd bynnag, mae'r cynnydd yn llai na’r disgwyl ac yn ymddangos i fod wedi brigo yn 2010/11. Nid yw’n glir beth achosodd hyn er bod newid


proses wedi lleihau nifer y copïau o LPA a anfonir at y rhoddwr. Hefyd, mae gan bob un o swyddfeydd yr OPG yn awr beiriant argraffu / copïo Amlbwrpas sy’n argraffu a chopïo ar ddwy ochr i dudalen. Ymrwymiadau Gwyrddio’r Llywodraeth (GGC) Dechreuodd y GGC ar 1 Ebrill 2011 gan ddisodli’r Gweithredu Cynaliadwy ar dargedau Ystâd y Llywodraeth. Mae’r GGC yn gofyn bod adrannau’n gweithredu i leihau eu heffaith ar yr amgylchedd yn sylweddol erbyn 2015 (o’i gymharu â data sylfaenol 2009/10). Roedd yr OPG wedi darogan y byddai ei gollyngiadau’n cynyddu yn 2011/12 yn llwyr oherwydd y cynnydd yn ei hystâd ac, er bod hyn wedi digwydd, mae’r cynnydd o 21% mewn gollyngiadau yn llai na’r disgwyl - roedd cynnydd o 41% wedi’i ddarogan. Nid yw’n hollol glir pam fod hyn wedi digwydd. Mae’r Axis Building yn ymddangos i fod yn fwy effeithlon na’r Archway Tower a hyd yma nid yw lefel feddiannaeth yr OPG yn Petty France wedi’i hystyried. Fodd bynnag, bydd y gaeaf cynhesach wedi cael effaith uniongyrchol ar gostau gwresogi. Blaen-gynlluniau Yn awr y mae’r OPG wedi gweld ei hystad yn sefydlogi, bydd yn meddwl mwy am wella ei ffigurau cynaliadwyedd. Bydd tynnu’r Archway Tower allan o’r ystâd yn creu arbedion

sylweddol. Bydd yr OPG yn parhau i geisio gwella ei phroses casglu data, yn enwedig o ran hel gwastraff a faint y mae pob adeilad yn ei ddefnyddio ynghyd ag union raniadau'r taliadau gwasanaeth. Mae’r OPG, fel rhan o'i Rhaglen Gweddnewid barhaus, yn gobeithio symud at broses ddigidol ddiofyn a byddai'n disgwyl gweld hyn yn creu arbedion pellach ac yn lleihau'r angen am fwy o staff ac ystâd i reoli llwythi gwaith mwy. Amdan ein Data Y prif gyfyngiad ar ein data yw ei gymhariaeth gyda gwybodaeth ariannol. Mae cymhariaeth glir rhwng cost / cyfleustodau yn Archway Tower. Cyfrifir y costau ar gyfer gweddill yr ystâd drwy daliadau gwasanaeth ac nid yw'r manylder y byddai ei angen ar OPG i wneud cymhariaeth wirioneddol ar gael ar hyn o bryd. Lle'r ydym wedi gallu nodi gwariant y tu allan i Archway, mae’r gymhariaeth yn rhesymol e.e. dangosir £29,000 yn y cyfrifon, tra byddem wedi disgwyl £30,000 ar sail costau uned deilliedig ar gyfer data Archway (sydd â chydberthynas agos â Chaffael y MoJ) a’r amcangyfrif o’n defnydd. Dylid nodi bod y data a gasglwyd yn gyson â fo’i hun, ac felly gellir tybio’n eithaf sicr bod yr amrywiadau a ddangosir yn newidiadau gwirioneddol mewn defnydd.

Data perfformiad manwl o flwyddyn i flwyddyn Gollyngiadau carbon deuocsid 2009/10 2010/11 2011/12

Gollyngiadau crynswth ar gyfer sgopiau 1 a 2

940 856 1,034

Gollyngiadau crynswth sgôp 3 teithio busnes

45 65 73

Cyfanswm y gollyngiadau 985 921 1,117

Dangosyddion ân -ariannol (tCO2)

Gwariant trwydded a chofrestru CRC Amh. Amh. Amh.

Gwariant ar eitemau achrededig wedi eu gwrthbwyso (e.e. GCOF)

Amh. Amh. Amh.Dangosyddion ariannol (£k)

Gwariant ar deithio busnes swyddogol Amh. Amh. £426,000


Sylwebaeth ar berfformiad Mae gollyngiadau carbon deuocsid o’n hadeiladau yn cynyddu yn erbyn data sylfaenol 2009/10. Mae hyn oherwydd y rhaglen adleoli a’r ffaith na chafodd Archway Tower ei roi’n ôl i’r landlord tan fis Mawrth 2012. Oherwydd y rhaglen adleoli roedd cryn dipyn o waith recriwtio a hyfforddiant, gan olygu mwy o gostau teithio rhwng safleoedd. Fodd bynnag, yn awr y mae’r ehangu ar ben, y disgwyl yw y bydd hyn yn lleihau dros y 12 mis nesaf. Mae pob disgwyl y byddwn yn cyrraedd y targedau cyffredinol a nodir isod, er y dylid nodi bod hediadau domestig yn de minimus.

Targedau O'r 1 Ebrill 2011 ymlaen, mae Ymrwymiadau Gwyrddio’r Llywodraeth yn gofyn inni leihau gollyngiadau nwyon tŷ gwydr ar gyfer yr ystâd gyfan erbyn 2015 o ddata sylfaenol 09/10. Hefyd, ein bod yn torri ar drafnidiaeth ar fusnes domestig a hediadau teithio busnes o 20%.

Disgrifiad o dermau, sgôp ac ansawdd y data Adroddwn ar y defnydd o ynni yn ein hadeiladau i gyd ar wahân i Petty France sy’n cael ei adrodd yn ei gyfanrwydd gan y MoJ. Mae data teithio’n cynnwys teithio gan ein staff i gyd lle bynnag y lleolir hwynt. Mae dros 90% o’n gollyngiadau carbon deuocsid yn deillio o ddefnyddio trydan a nwy yn ein hadeiladau. Darlleniadau mesurydd uniongyrchol yw’r rhan fwyaf o’r darlleniadau; caiff ein defnydd yna ei amcangyfrif ar sail meddiannaeth. Cyflwynir gwybodaeth ariannol fel taliadau gwasanaeth neu rai y gellir ailgodi tâl amdanynt ar rannau eraill o’r MoJ; dylid trin unrhyw gymhariaeth yn bur ofalus.

Rheoli’r defnydd o ynni mewn adeiladau 2009/10 2010/11 2011/12

Trydan: di-adnewyddadwy

1,456,605 1,296,104 1,644,999

Trydan: adnewyddadwy

- - -

Nwy 803,240 819,136 932,960

Arall (olew) - - -

Dangosyddion anariannol

Defnydd o ynni (kWh)

Cyfanswm kWh 2,259,845 2,115,240 2,577,959

Dangosyddion ariannol (£)

Cyfanswm y gwariant ar ynni Amh. Amh. £214,000

Sylwebaeth ar berfformiad Mae’r ynni a ddefnyddir yn ein hadeiladau wedi cynyddu yn erbyn data sylfaenol 2009/10. Fodd bynnag mae’r cynnydd tua 14% ac roedd ein hystad 62% yn fwy am ddeg mis o’r flwyddyn. Roedd cynnydd wedi'i ddarogan am eleni ond mae’r cynnydd yn llai na’r disgwyl. Mae hyn yn rhannol oherwydd bod y lefel feddiannaeth o’r adeiladau wedi amrywio’n sylweddol ar dri o’n safleoedd. Roedd y cynnydd yn y defnydd o nwy yn llai fyth na’r disgwyl. Defnyddir nwy yn unig i wresogi; bydd y gaeaf llai garw wedi effeithio ar y gofynion am eleni.


Disgrifiad o dermau, sgôp ac ansawdd y data Cymerir y data’n uniongyrchol o’r mesuryddion yn yr adeiladau a chaiff ei rannu’n ôl faint o arwynebedd llawr a ddefnyddir. Ni chafwyd unrhyw ffigurau ar gyfer Petty France eto. Fodd bynnag, mae'r lefel feddiannaeth yn fach ac ni fyddai’n gwneud llawer o wahaniaeth. Mae’r gwariant yn seiliedig ar kWH wedi’i luosogi â chost yr uned oherwydd nid yw’r OPG yn cael ei bilio’n uniongyrchol am unrhyw gyfleustodau.

Rheoli’r defnydd o ddŵr 2009/10 2010/11 2011/12Wedi’i gyflenwi

4,820 4,384 4,467Dangosyddion anariannol

Defnydd o ddŵr (m3)

Wedi'i dynnu

Amh. Amh. Amh.

Dangosyddion ariannol (£)

Costau cyflenwi dŵr a anfonebwyd Amh. Amh. £8,000

Sylwebaeth ar berfformiad Mae’r defnydd o ddŵr wedi cynyddu. Drwy fod staffio hefyd wedi cynyddu ac wedi amrywio rhwng 500 a 650 gydol y flwyddyn, mae perfformiad yn anodd ei fesur. Roedd Archway Tower yn defnyddio cryn dipyn o ddŵr, a'r flwyddyn nesaf byddwn yn disgwyl gweld y defnydd fesul unigolyn yn dod o fewn y meincnod ymarfer da.

Targedau O’r 1 Ebrill 2011 ymlaen, mae targedau newydd (GGC) yn gofyn inni ddefnyddio llai o ddŵr o’i gymharu â data sylfaenol 2009/10, ac adrodd ar ddefnydd dŵr y swyddfeydd yn erbyn meincnodau ymarfer gorau. a. ≥6m3 o ddefnydd dŵr am bob FTE - ymarfer gwael b. rhwng 4m3 a 6m3 am bob FTE – ymarfer da c. ≤4m3 am bob FTE – ymarfer gorau ch. % o swyddfeydd yn cwrdd â’r meincnod ymarfer gorau / da / gwael.

Disgrifiad o dermau, sgôp ac ansawdd y data Defnyddir dŵr yn llwyr bron i yfed ac ar gyfer yr ystafelloedd ymolchi. Daw’r ffigurau o fesuryddion yr adeiladau wedi eu rhannu â'r gofod llawr a feddiannir. Seiliwyd y costau ar gost uned o ddata adeilad yr Archway.

Rheoli gwastraff o swyddfeydd 2009/10 2010/11 2011/12

Cyfanswm gwastraff 72,650 87,673 125,824

Sy’n cael ei dirlenwi

34,134 30,563 32,158

Dangosyddion anariannol (t) Gwastraff nad

yw’n beryglus

Sy’n cael ei ailddefnyddio / ailgylchu

38,516 57,110 93,666

Dangosyddion ariannol (£) Cyfanswm cost gwaredu Amh. Amh. Amh.


Sylwebaeth ar berfformiad (gan gynnwys targedau) Mae gwastraff wedi cynyddu’n sylweddol, gyda datgomisiynu adeilad yr Archway yn rhannol gyfrifol wrth i wastraff gynyddu ym mis Hydref o 2,500kg i 100,000kg a pharhau ar yr un lefel tan fis Mawrth Ar wahân i hyn mae gwastraff yn deillio o staffio a llwythi gwaith, y ddau yn bethau sydd wedi cynyddu. Mae’r gwastraff a gynhyrchwyd yn cyfateb i lai na 1kg yr unigolyn y dydd.

Targedau O’r 1 Ebrill 2011 ymlaen, o dan dargedau newydd (GGC) rhaid inni gynhyrchu 25% yn llai o wastraff o ddata sylfaenol 2009/10, defnyddio 10% yn llai o bapur yn 2011/12 a sicrhau yr ailddefnyddir hen gyfarpar TGCh (gan lywodraeth, y sector cyhoeddus neu gymdeithas yn gyffredinol) neu y caiff ei ailgylchu’n gyfrifol.

Disgrifiad o dermau, sgôp ac ansawdd y data Mae’r data a gesglir ar wastraff yn faes sydd i’w wella yn 2012/13. Mae’r wybodaeth ariannol ar ffurf amrywiol daliadau ac nid yw’r OPG wedi gallu gwahanu’r costau gwaredu o’r taliadau hyn.


Adroddiad ar gyflogau a thaliadau

Polisi ar Gyflogau a Thaliadau Y Prif Weinidog sy’n gosod allan y polisi taliadau ar gyfer uwch weision sifil ar ôl derbyn cyngor annibynnol gan y Corff Adolygu Cyflogau Uwch. Pennir cyflogau aelodau o’r Bwrdd Gweithredol gan Ysgrifennydd Parhaol y MoJ yn unol â’r rheolau a nodir ym Mhennod 7.1 Atodiad A o’r Cod Rheoli ar gyfer y Gwasanaeth Sifil. Wrth wneud ei argymhellion, mae’r Corff Adolygu wedi ystyried y pethau canlynol: bod angen recriwtio, cadw ac ysgogi pobl

addas o ran cymhwyster a gallu i ymarfer eu gwahanol gyfrifoldebau;

yr amrywiadau rhanbarthol / lleol mewn marchnadoedd llafur a’u heffaith ar recriwtio a chadw staff;

polisïau’r llywodraeth ar wella gwasanaethau cyhoeddus, gan gynnwys bod angen i adrannau gwrdd â thargedau allbwn o ran darparu gwasanaethau adrannol;

yr arian sydd ar gael i adrannau fel y gosodir allan yn nherfynau gwariant adrannol y Llywodraeth; a

targed chwyddiant y Llywodraeth. Mae’r Corff Adolygu’n ystyried y dystiolaeth a roddir iddo o’r ystyriaethau economaidd ehangach a pha mor fforddiadwy yw ei argymhellion. Cyflog Mae ‘cyflog’ yn cynnwys: Cyflog crynswth; Tâl neu fonws perfformiad; Goramser; Hawliau wedi eu neilltuo i gael pwysoliad

Llundain neu lwfansau Llundain; Lwfansau recriwtio a chadw; Lwfansau swyddfa breifat; ac

Unrhyw lwfansau eraill sy’n agored i gael eu trethu yn y DU.

Mae’r adroddiad hwn yn seiliedig ar daliadau a wneir gan yr adran ar ran yr OPG ac a gofnodir felly yn y cyfrifon hyn. Mae’r tablau yn yr adroddiad taliadau hwn wedi cael eu harchwilio. Buddion mewn Nwyddau Mae gwerth ariannol buddion mewn nwyddau’n cynnwys unrhyw fuddion a roddwyd gan yr adran ac yn cael eu trin fel enillion trethadwy gan Gyllid a Thollau EM. Contractau Gwasanaeth Gwneir penodiadau i’r gwasanaeth sifil yn unol â Chod Recriwtio Comisiynwyr y Gwasanaeth Sifil. O dan y Cod hwn, rhaid gwneud penodiad ar sail haeddiant a chystadleuaeth deg ac agored ond mae hefyd yn cynnwys amgylchiadau lle gellir gwneud penodiadau fel arall. Oni nodir yn wahanol isod, mae’r swyddogion sy’n destun sylw’r adroddiad hwn yn dal penodiadau penagored. Byddai terfynu’n fuan, ac eithrio ar gyfer camymddwyn, yn golygu y byddai’r unigolyn yn derbyn iawndal fel y nodir yng Nghynllun Iawndal y Gwasanaeth Sifil. Penodwyd Cyfarwyddwyr anweithredol am gontract penodol o bedair blynedd. Am fwy o wybodaeth am waith Comisiynwyr y Gwasanaeth Sifil ewch i: www.civilservicecommissioners.gov.uk Hawliadau Cyflog a Phensiwn Mae’r adrannau canlynol yn rhoi manylion am fuddiannau pensiwn a chyflog aelodau Bwrdd yr Asiantaeth.

http://www.civilservicecommissioners.gov.uk/


Taliadau a Chyflogau

2011/12 2010/11

Aelodau Cyflog

£’000

Taliadau bonws

£’000

Buddion mewn

nwyddau (i’r £100 agosaf)

Cyflog£’000

Taliadau bonws

£’000

Buddion mewn

nwyddau (i’r £100 agosaf)

Martin John Prif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus

75–80 - - 75–80 5–10 -

Stephen Taylor Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol

65–70 0–5 - 65–70 0–5 -

Angela Johnson Pennaeth Ymarfer a Chydymffurfio

55–60 0–5 - 55–60 - -

Jo Weaver Pennaeth Gweithrediadau

50–55 0–5 - 50–55 0–5 -

Steve Wade Pennaeth Strategaeth a Datblygu Busnes

50–55 0–5 - 50–55 - -

Sandra Hodgson Pennaeth Newid a Datblygu (Hyd at 21 Tachwedd 2010)

- - - 30–35(45–50 full

year equivalent)

0–5 -

Sarah Wood 0–5 - - 5–10 - -Deep Sagar 0–5* - - 0–5* - -Rosie Varley 10–15* - - 15–20* - -Maurice Rumbold 5–10* - - 5–10* - -Lionel Joyce 5–10* - - 5–10* - -Suzanne McCarthy 0–5* - - 0–5* - -Sue Whittaker 0–5* - - 5–10* - -Cyfanswm Tâl y Cyfarwyddwr sy’n cael ei dalu fwyaf (£'000)

75–80 85–90

Cyfanswm Tâl Cyfartalog yr OPG (£)

18,534 20,869

Cymhareb 4.2 4.2 * Er mwyn gwneud Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus a’i Ysgrifenyddiaeth yn fwy annibynnol, ac i gynnig llwybr mynediad

arall i’r Bwrdd at yr uwch dîm rheoli yn y MoJ, symudodd swyddogaeth yr Ysgrifenyddiaeth o’r OPG i’r Uned Mynediad at

Gyfiawnder, Nawdd a Pherfformiad (fel yr oedd bryd hynny) am y flwyddyn ariannol 2010/11. Bellach, mae’r swyddogaeth

yma o roi cymorth i’r Bwrdd yn gorwedd gyda’r tîm nawdd yn Grŵp Perfformiad Corfforaethol y MoJ.


Mae’n ofynnol i gyrff adrodd ddatgelu’r berthynas rhwng tâl y cyfarwyddwr sy’n cael ei dalu fwyaf yn eu sefydliad a’r tâl cyfartalog o fewn gweithlu’r sefydliad. Cyfanswm tâl y cyfarwyddwr oedd yn cael ei dalu fwyaf yn yr OPG yn 2011/12 oedd £75-80k (2010/11: £85-90k). Roedd y tâl hwn yn 4.2 gwaith (2010/11; 4/2 gwaith) tâl cyfartalog y gweithlu, sef £18,534 (2010/11: £20,869). Yn 2011/12, derbyniodd 1 gweithiwr (2010/11: nil) dâl oedd yn fwy na thâl y cyfarwyddwr oedd yn cael ei dalu fwyaf. Roedd y tâl yn amrywio rhwng £80-85k (2010/11: am.) Mae’r cyfanswm tâl yn cynnwys cyflog, tâl perfformiad ar wahân, buddion mewn nwyddau yn ogystal â thaliadau diswyddo. (Rhoddir ffigurau am y sefydliad cyfan yng nghyswllt taliadau diswyddo yn nodyn 3.4). Nid yw’n cynnwys cyfraniadau pensiwn y cyflogwr a gwerth trosglwyddo cyfwerth ag arian parod y pensiynau. Mae’r wybodaeth a nodir yn y tabl taliadau’n cael ei harchwilio. Buddion Pensiwn

Pensiwn cronnus yn

60 oed ar 31/3/12 a

chyfandaliad cysylltiedig

Cynnydd gwirioneddol

mewn pensiwn a chyfandaliad cysylltiedig yn

60 oed

CETV ar

31/3/12

CETV ar

31/3/11*

Gwir gynnydd

mewn CETV

Cyfraniad y cyflogwr at y

cyfrif pensiwn partneriaeth

Aelodau £’000 £’000 £’000 £’000 £’000 I’r £100 agosaf

Martin John Prif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus

15-20 ynghyd â chyfandaliad

o 55-60

0-2.5 ynghyd â chyfandaliad o

0-2.5

260 240 (1) -

Stephen Taylor Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol

5-10 ynghyd â chyfandaliad o

25-30


0-2.5

118 103 6 -

Angela Johnson Pennaeth Ymarfer a Chydymffurfio


o


351 322 - -

Jo Weaver Pennaeth Gweithrediadau


o 40-45


0-2.5

180 163 2 -

Steve Wade Pennaeth Strategaeth a Datblygu Busnes

5-10 ynghyd â chyfandaliad o

15-20


0-2.5

87 75 5 -

* Cafodd y ffactorau actiwaraidd a ddefnyddiwyd i gyfrifo’r gwerthoedd CETV eu newid yn 2011/12. Mae’r gwerthoedd CETV

ar 31/3/11 a 31/3/12 wedi eu cyfrifo’n defnyddio’r ffactorau newydd, er cysondeb. Felly, mae’r CETV ar 31/3/11 yn wahanol

i’r ffigur cyfatebol yn adroddiad y llynedd a gyfrifwyd yn defnyddio’r ffactorau blaenorol.

Nid oes unrhyw drefniant pensiwn ar gyfer y cyfarwyddwyr anweithredol. Mae’r wybodaeth a nodir yn y tabl buddion pensiwn yn cael ei harchwilio.


Pensiynau’r Gwasanaeth Sifil Darperir buddion pensiwn drwy drefniadau Prif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil. O’r 30 Gorffennaf 2007 ymlaen, gall gweision sifil fod mewn un o bedwar cynllun buddion diffiniedig; naill ai cynllun ‘cyflog terfynol’ (clasurol, premiwm neu glasurol a mwy); neu gynllun ‘gyrfa gyfan’ (nuvos). Nid yw’r trefniadau statudol hyn yn cael eu hariannu, gyda chost y buddion yn cael ei chwrdd gan gyllid a bleidleisir arno gan y Senedd bob blwyddyn. Mae pensiynau sy’n daladwy o dan glasurol, premiwm, clasurol a mwy a nuvos yn cynyddu’n flynyddol yn unol â newidiadau yn y Mynegai Prisiau Manwerthu (CPI). Gallai aelodau a ymunodd o fis Hydref 2002 ymlaen naill ai ddewis y trefniant buddion diffiniedig priodol neu bensiwn cyfranddeiliaid ‘prynu arian’ da, gyda chyfraniad sylweddol gan y cyflogwr (cyfrif pensiwn partneriaeth). Pennir cyfraniadau’r gweithiwr ar gyfradd o 1.5% o’r enillion pensiynadwy ar gyfer clasurol, a 3.5% ar gyfer premiwm, clasurol a mwy, a nuvos. Mae buddion yn y cynllun clasurol yn cronni ar gyfradd o 1/80fed o’r enillion pensiynadwy terfynol am bob blwyddyn o wasanaeth. Yn ogystal, telir cyfandaliad cyfwerth â phensiwn tair blynedd pan fydd yr unigolyn yn ymddeol. Mae buddion yn y cynllun premiwm yn cronni ar gyfradd o 1/60fed o’r enillion pensiynadwy terfynol am bob blwyddyn o wasanaeth. Yn wahanol i’r un clasurol, ni thelir cyfandaliad yn awtomatig. Yn ei hanfod, cynllun hybrid yw clasurol a mwy, gyda’r buddion am wasanaeth cyn 1 Hydref 2002 yn cael eu cyfrifo’n fras fel gyda’r cynllun clasurol a'r buddion am wasanaeth o fis Hydref 2002 ymlaen yn cael eu cyfrifo fel gyda’r cynllun premiwm. Gyda’r cynllun nuvos, mae aelod yn cronni ei bensiwn ar sail ei enillion pensiynadwy dros gyfnod ei aelodaeth o’r cynllun. Ar ddiwedd blwyddyn y cynllun (31 Mawrth), mae cyfrif pensiwn yr aelod yn cael ei gredydu gyda 2.3% o'i enillion pensiynadwy yn y flwyddyn honno, a chyfradd y pensiwn cronnus yn cael ei chodi’n unol â’r Mynegai Prisiau Adwerthu. Ym mhob achos gall aelodau ddewis ildio (cymudo) eu pensiwn am

gyfandaliad i fyny at y terfynau a nodir yn Neddf Cyllid 20004. Cynllun pensiwn cyfranddeiliaid yw’r cyfrif pensiwn partneriaeth. Mae’r gweithiwr yn gwneud cyfraniad sylfaenol o rhwng 3% a 12.5% (gan ddibynnu ar oed yr aelod) i bensiwn cyfranddeiliaid a ddewisir gan y gweithiwr o banel o dri darparwr. Nid oes raid i’r gweithiwr gyfrannu ond lle mae gweithwyr yn cyfrannu, bydd y cyflogwr yn talu swm cyfatebol o hyd at 3% o’r cyflog pensiynadwy (ar ben cyfraniad sylfaenol y cyflogwr). Mae cyflogwyr hefyd yn cyfrannu 0.8% arall o’r cyflog pensiynadwy i dalu am gost buddion risg a ddarperir yn ganolog (marw mewn gwasanaeth ac ymddeol ar sail iechyd). Y pensiwn cronnus a ddyfynnir yw'r pensiwn y mae gan yr aelod hawl i'w dderbyn ar ôl cyrraedd oed ymddeol, neu’n syth ar ôl iddynt beidio â bod yn aelod gweithredol o’r cynllun os ydynt eisoes wedi cyrraedd neu dros oed ymddeol. Yr oed pensiwn yw 60 ar gyfer aelodau o’r cynlluniau clasurol, premiwm a chlasurol a mwy, a 65 ar gyfer aelodau o nuvos. Mae mwy o fanylion am drefniadau pensiwn y Gwasanaeth Sifil ar gael ar y wefan yn www.civilservice.gov.uk/pensions Gwerthoedd Trosglwyddo Cyfwerth ag Arian Parod Gwerth Trosglwyddo Cyfwerth ag Arian Parod (CETV) yw gwerth buddion y cynllun pensiwn, sydd wedi’i gyfalafu a’i asesu'n actiwaraidd, a gronnwyd gan yr aelod ar adeg neilltuol. Mae’r buddion a brisiwyd yn cyfateb i fuddion cronnus yr aelod ac unrhyw bensiwn wrth gefn i bartner sy’n daladwy o’r cynllun. Taliad a wneir gan gynllun pensiwn yw CETV, neu drefniant i sicrhau buddion pensiwn mewn cynllun pensiwn arall, neu drefniant lle mae’r aelod yn gadael cynllun ac yn dewis trosglwyddo’r buddion a gronnwyd yn ei gynllun blaenorol. Mae’r ffigurau pensiwn a ddangosir yn ymwneud â’r buddion a gronnwyd gan yr unigolyn o ganlyniad i’w

http://www.civilservice.gov.uk/pensions


aelodaeth gyfan o’r cynllun pensiwn, nid ei wasanaeth mewn capasiti uwch yn unig, lle mae datgelu'n berthnasol. Mae’r ffigurau’n cynnwys gwerth unrhyw fuddion pensiwn mewn cynllun neu drefniant arall sydd wedi eu trosglwyddo gan yr unigolyn i drefniadau pensiwn y Gwasanaeth Sifil. Maent hefyd yn cynnwys unrhyw fuddion pensiwn ychwanegol a gronnwyd gan yr aelod o ganlyniad i brynu buddion pensiwn ychwanegol ar gost iddynt eu hunain. Cyfrifir Gwerthoedd Trosglwyddo Cyfwerth ag Arian Parod o dan Reoliadau Cynlluniau Pensiwn Galwedigaethol (Gwerthoedd Trosglwyddo) (Diwygio) 2008 ac nid yw’r rhain yn ystyried unrhyw leihad gwirioneddol neu bosibl mewn buddion o ganlyniad i’r Dreth Lwfans Oes a allai fod yn daladwy pan godir y buddion pensiwn. Gwir Gynnydd Mewn CETV Mae hwn yn adlewyrchu’r cynnydd yn y CETV sy'n cael ei ariannu gan y cyflogwr. Nid yw’n cynnwys y cynnydd mewn pensiwn cronnus oherwydd chwyddiant, cyfraniadau’r gweithiwr (gan gynnwys gwerth unrhyw fuddion a drosglwyddwyd o gynllun neu drefniant pensiwn arall), ac mae’n defnyddio ffactorau prisio’r farchnad gyffredin ar gyfer dechrau a diwedd y cyfnod. Alan Eccles Prif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus 5 Gorffennaf 2012


Datganiad o Gyfrifoldebau’r Swyddog Cyfrifyddu

O dan adran 7(2) Deddf Adnoddau a Chyfrifon y Llywodraeth 2000, mae Trysorlys EM wedi cyfarwyddo’r asiantaeth i baratoi datganiad cyfrifon am bob blwyddyn ariannol ar ffurf ac ar y sail a nodir yn eu Cyfarwyddyd Cyfrifon. Paratoir y cyfrifon ar sail croniadau a rhaid iddynt roi barn deg a gwir o gyflwr busnes yr asiantaeth ar ddiwedd y flwyddyn, ac o'i hincwm a’i gwariant, yr enillion a’r colledion sydd wedi eu cofnodi a’r llif arian am y flwyddyn ariannol. Mae Prif Swyddog Cyfrifyddu'r MoJ wedi dynodi Prif Weithredwr yr OPG yn Swyddog Cyfrifyddu ar gyfer yr asiantaeth, i fod yn gyfrifol am baratoi cyfrifon yr asiantaeth ac am eu cyflwyno i’r Rheolwr a’r Archwilydd Cyffredinol. Wrth baratoi’r cyfrifon, mae’n ofynnol i’r Swyddog Cyfrifyddu gydymffurfio â Llawlyfr Adroddiadau Ariannol y Llywodraeth 2011/12 (FReM) a gyhoeddir gan Drysorlys EM sy’n dilyn y Safonau Rhyngwladol ar Adrodd Ariannol (IFRS) i’r graddau eu bod yn ystyrlon a phriodol i’r sector cyhoeddus, ac yn benodol: i gadw at y gofynion perthnasol o ran

cyfrifyddu a datgelu, ac i gymhwyso polisïau cyfrifyddu mewn ffordd gyson;

i wneud dyfarniadau ac amcangyfrifon rhesymol;

i nodi a ydyw safonau cyfrifyddu perthnasol, fel y nodir yn FReM, wedi eu dilyn, ac i ddatgelu ac egluro unrhyw ymadawiad sylweddol o’r rhain yn y cyfrifon; ac

i baratoi’r cyfrifon ar sail busnes hyfyw. Mae cyfrifoldebau Swyddog Cyfrifyddu, gan gynnwys y cyfrifoldeb dros briodoldeb a rheoleidd-dra'r arian cyhoeddus y mae’r

Swyddog Cyfrifyddu’n atebol amdano, am gadw cofnodion priodol ac am ddiogelu asedau’r asiantaeth, wedi eu nodi yn y Memorandwm ar gyfer Swyddogion Cyfrifyddu a baratoir gan Drysorlys EM ac a gyhoeddir yn Managing Public Money.


Y Datganiad Llywodraethu

Mae’r Datganiad hwn yn nodi ar ba sail y sefydlwyd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG); sut y caiff ei llywodraethu a’i rheoli; a sut y mae'n atebol am yr hyn a wna ynghyd â’i fframwaith risg a rheoli risg. Rhoddir trosolwg ar y Fframwaith Llywodraethu yn Ffigwr 1 gyda’r Strwythur Llywodraethu a Sicrwydd yn Ffigwr 2. Y Fframwaith Llywodraethu Cyn belled ag y bo'n berthnasol a chymesur, mae’r OPG yn cydymffurfio â Corporate Governance in Central Government: Code of Good Practice 2011 Trysorlys EM fel y bo’n berthnasol iddi fel un o asiantaethau gweithredol y MoJ. Er bod ffocws y cod ar adrannau gweinidogol, lle bo hynny’n berthnasol mae’r OPG yn cymhwyso’r egwyddorion sydd yn ei barn hi’n gymesur i’w maint, statws a’i fframwaith cyfreithiol. Nid oes gan yr OPG bwyllgorau ar wahân ar gyfer enwebiadau a llywodraethu. Mae Pwyllgor Newid Gweithlu’n cael ei gadeirio gan y Pennaeth Ymarfer a Chydymffurfio'n unol â chanllawiau’r MoJ; rheolir y materion eraill gan y Bwrdd Gweithredol. Mae'r strwythur bwrdd yn un deuol, sef Bwrdd Gweithredol ac is-fyrddau; nid yw aelodau anweithredol yn eistedd ar y Bwrdd Gweithredol. Mae aelodau anweithredol yn eistedd ar yr is-fyrddau, ac eithrio’r Bwrdd Darparu TG. Bydd cylch gorchwyl Bwrdd y Gwarcheidwad Cyhoeddus a’r Bwrdd Gweithredol, a’r Ddogfen Fframwaith, yn cael eu hail-ysgrifennu pan ddaw fframwaith gweithredu’r Bwrdd Unedol newydd i rym ym mis Gorffennaf.

Mae Dogfen Fframwaith (ddiwygiedig) yr OPG a roddwyd gerbron y Senedd ar 1 Ebrill 2009 yn nodi’r fframwaith ariannol a sefydliadol y mae’r OPG yn gweithredu ar ei sail fel un o asiantaethau gweithredol y MoJ a chyfrifoldebau’r bobl berthnasol. Yr Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder a’r Arglwydd Ganghellor yw’r Gweinidog sy’n atebol i’r Senedd am weithgareddau a pherfformiad yr OPG. Penodir y Prif Weithredwr i reoli’r OPG ac mae’r cyfrifoldeb am ymarfer ei swyddogaethau fel y nodir yn y Ddogfen Fframwaith, a’i pherfformiad o ddydd i ddydd, wedi’i ddirprwyo i’r Prif Weithredwr. Ysgrifennydd Parhaol y MoJ yw Prif Swyddog Cyfrifyddu’r Adran ac ef hefyd yw'r prif gynghorwr i’r Ysgrifennydd Gwladol ar faterion sy’n effeithio ar y MoJ yn gyffredinol, gan gynnwys dyrannu adnoddau i’r OPG, gwariant a chyllid. Cafodd y Prif Weithredwr ei ddynodi gan yr Ysgrifennydd Parhaol yn Swyddog Cyfrifyddu’r OPG ar gyfer gwariant gweinyddol yr Asiantaeth drwy lythyr, ar ffurf a gymeradwyir gan Drysorlys EM, ac a oedd yn diffinio cyfrifoldebau’r Prif Weithredwr a’r berthynas rhwng rôl Swyddog Cyfrifyddu’r Asiantaeth a rôl y Prif Swyddog Cyfrifyddu.


Y Prif Weithredwr Y Prif Weithredwr a’r Swyddog Cyfrifyddu sy’n gyfrifol am arweinyddiaeth a rheolaeth o’r OPG. Ef sy’n uniongyrchol atebol i’r Ysgrifennydd Parhaol sydd, yn ei dro, yn atebol i’r Ysgrifennydd Gwladol am weithrediad effeithiol, effeithlon ac economaidd yr OPG. Ef hefyd sy’n gyfrifol am sicrhau y gwneir defnydd priodol ac economaidd o adnoddau ac o’r arian y pleidleisir arno gan y Senedd ac am sicrhau y dilynir y gweithdrefnau cywir i sicrhau priodoldeb a rheoleidd-dra arian cyhoeddus. Ar 31 Mawrth 2012, gadawodd Martin John ei swydd fel Prif Weithredwr yr OPG. Disodlwyd Martin gan Alan Eccles a ddechreuodd yn ei swydd fel Prif Weithredwr ar 1 Ebrill 2012. Er mwyn cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu hwn am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2011 a 31 Mawrth 2012, mae Alan: Wedi cyfarfod â’r Prif Weithredwr blaenorol

i drafod llywodraethu’r OPG, y model gweithredol ac unrhyw faterion a gododd yn 2011/12.

Wedi cyfarfod â chyfarwyddwyr anweithredol OPG a’r uwch dîm rheoli i drafod cyfnod gweithredol 2011/12.

Wedi cyfarfod â'r Pennaeth Archwilio Mewnol i drafod cyfnod gweithredol 2011/12.

Wedi cyfarfod â’r NAO i drafod cyfnod ariannol 2011/12.

Wedi adolygu dogfennau allweddol sy’n berthnasol i’r cyfnod hwn.

Ni chododd unrhyw faterion na digwyddiadau sy’n gwrth-ddweud y Datganiad Llywodraethu Blynyddol hwn, felly mae’r Prif Weithredwr a’r Swyddog Cyfrifyddu presennol wedi bodloni ei hun bod prosesau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol priodol yn eu lle yn ystod y flwyddyn i sicrhau bod yr OPG wedi gallu darparu ei gwasanaethau’n briodol, yn rheolaidd ac mewn amgylchedd a reolir yn dda. Mae strwythur llywodraethu’r OPG yn cynnwys Bwrdd Gwei

Documents

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2011–2012...Adroddiad Blynyddol a gyflwynir i’r Senedd o dan Adran 60 Deddf Galluedd Meddyliol 2005 . Cyfrifon a gyflwynir i Dŷ’r Cyffredin o