ADRION 2° call in a nutshell

INFO DAY

VENEZIA-MESTRE, 14 May 2018

NATALINO BARBIZZI ADRION ITALIAN NCP

ADRION funded projects in the 1° call

14 Priority Axis 1 Innovative and smart region

10

Priority Axis 2 Sustainable region

10

Priority Axis 3 Connected region

EU funds allocated: MEUR 14,39

EU funds allocated: MEUR 11,12

EU funds allocated: MEUR 11,41

ADRION current EU funds allocation

Current overall financial allocation amounts to ca. 50% EU co-financing

19,69

45,47

17,71

9,77

14,39

11,12 11,41 9,77

Priority Axis 1 Priority Axis 2 Priority Axis 3 Priority Axis 4

as in the CP budget (in MEUR)

allocated (in MEUR)

ADRION future calls for proposals

• ADRION Monitoring Committee decided to launch calls addressed to different

Priority Axes in different moments and according to different modalities;

• Calls will allocate all available funds;

• Calls addressed to Priority Axis 1 and 3 shall be launched in the next future.

ADRION second call for proposals

• Open to Priority Axis 2 – Sustainable Region – only;

• Targeted call addressed to a limited number of topics which are the combination of ADRION topics currently not confronted by approved projects and selected EUSAIR topics;

• One-step call;

• Revised eligibility rules following the experience of the first call;

• Last ADRION call addressed to Priority Axis 2.

ADRION second call for proposals – Priority Axis 2 EU budget

allocated EU funds 1st call;

11,12

available EU funds 2nd call ;

34,35

Total EU budget of Priority Axis 2: MEUR 45,47

Second call for proposals – one step call

Call open

From 26 March to 26 June 2018 (h: 15:00 CET)

Max EU project budget

MEUR 2,5

EU co-financing rate 85%

Max project duration

30 months

Partnership Minimum 6 partners – Maximum 16 partners

• at least 4 partners from 4 different ERDF Partner States • at least 2 partners from 2 different IPA Partner States

Max 2 partners from the same Partner State

Second call for proposals – one step call

Eligible partners • Public bodies • Public equivalent bodies • International organizations acting under national

law • EGTCs • Private institutions

Eligible lead partners

• Public bodies • Public equivalent bodies • International organizations acting under national

law • EGTCs LOCATED IN A ERDF PARTNER STATE

Second call for proposals - topics

Specific Objective 2.1

Promote the sustainable valorization and

preservation of natural and cultural heritage as

growth assets in the ADRION area

Topic 1 - Preserve, capitalize and innovate

cultural and natural heritage

Topic 2 - Monitor, evaluate and mitigate

environmental and social pressure for and by

tourism

Topic 3 - Develop sustainable tourism by

reducing pollutant agents

Specific Objective 2.2

Enhance the capacity in transnationally tackling

environmental vulnerability, fragmentation and the

safeguarding of ecosystem services in the ADRION area

Topic 1 - Implement research and evaluation activities

to protect and manage terrestrial and maritime

landscapes and habitats including awareness raising

and environmental education

Topic 2 - Manage and prevent pollution diffusion

Topic 3 - Manage and prevent natural and manmade

hazards

Priority Axis 2 – Sustainable region

Limited number of compulsory topics – maximum two within the same Specific Objective can be chosen

Second call for proposals – revised administrative and eligibility rules

• Reduced administrative requirements;

• eMS alerts and warnings to reduce errors while drafting the project proposal.

• More project and partnership eligibility requirements to increase project quality and partners’ commitment (e.g.: limitation to the participation of partners in project proposals);

• If 2 partners are excluded from the project proposal, the project proposal shall be excluded.

Documentation to be submitted

1° call for proposals DOCUMENTATION 2° call for proposals

Application form

Lead partner and project partner declarations

Declaration of financial capacity (for private partners only) – 2 declarations for the last 2 fiscal years

Proof of signature

Copy of the identity card of the signatory

Submission of application form and related attachments via eMS

Second call for proposals – participation in projects

• It cannot be lead partner in more than 1 project proposal per Specific Objective;

• It cannot be project partner in more than 2 project proposals if it also applies as a lead partner in the same Specific Objective;

• It can be project partner in no more than 3 project proposals per Specific Objective if it does not apply as lead partner in the same Specific Objective.

The respect of these requirements cannot be checked by eMS during the project submission and will be verified by the Joint Secretariat during administrative and eligibility checks. Partners must ensure coordination within their structures and fair approach towards their partners.

The same public institution cannot be involved in more than six project proposals:

The same private institution cannot be involved in more than one project proposal per Specific Objective.

ADRION first call for proposals – Projects contributions to Programme

Programme Priority Axis Project

Programme Priority /Specific Objective

Actions to be supported

Programme result indicator

Programme output indicator

Project overall

objective

Project results

Project specific

objective

Project main

outputs

Projects feeds Programme outputs and results

ADRION first call for proposals – Project intervention logic

ADRION first call for proposals – Project structure

Project proposal structured in Work Packages (WP)

Preparation

Management

Communication

Implementation

Compulsory WPs

2° call for proposals – selection process

Quality assessment 2

Steps: strategic and operational

criteria

2° call for proposals – quality assessment

Operational assessment

Strategic assessment

• Project context (relevance and strategy) • Cooperation character • Partnership relevance • Project’s contribution to programme’s objective

• Management • Communication • Work plan • Budget

Step 1

Step 2

2° call for proposals – in case of project approval:

• Advance payment (up to 10% of EU contribution) for IPA project partners;

• Verification of existence of relevant responsible persons within the involved institutions (proof of signature);

• No financial guarantee for private partners.

2° call for proposals – support to applicants

• Application package available on ADRION web site;

• ADRION transnational info days (Tirana, Zagreb);

• National Info days organized by National Contact Points;

• Dedicated LinkedIn page for exchange project ideas and partner search;

• FAQs on ADRION web site;

• Provision of information to specific questions sent to info@interregadrion.eu and to NCPs;

• Targeted meetings at JS premises or via video-conference/skype on project proposals.

ADRION 2° call - ELIGIBILITY OF PARTNERS -

INFO DAY VENEZIA-MESTRE, 14 May 2018

NATALINO BARBIZZI ADRION ITALIAN NCP

ADRION second call for proposals – Eligible partners

National, regional and local public bodies (including EGTCs) Bodies governed by public law (Article 2(4) of Directive 2014/24/EU) ) Private bodies (operational from at least 2 years) International organisations acting under the national law of a Partner State (operational from at least 2 years)

• Established under the national law of the Partner States participating to the Programme;

• Have their legal seat and their seat of operations in the partner state/part of the partner state included in the Programme area (*assimiliated partners);

• Be endowed with legal personality.

ADRION second call for proposals – Lead Partner

The following institutions can be Lead Partners: • Public bodies (national, regional or local level), including associations

formed by one or several regional or local authorities governed by public law;

• Bodies governed by public law, including associations formed by one or several bodies governed by public law;

• EGTC;

• International organizations acting under national law (operational from

at least 2 years);

• Assimilated partners.

Lead Partner must be located in an ADRION ERDF Partner State.

ADRION second call for proposals – Assimilated partners

Assimilated partners: • Italian public authorities/bodies governed by public law competent in

their scope of action for certain parts of the eligible area but are located outside of it (e.g. ministries located in Rome);

• Have equal rights and obligations as applicants located in the programme area;

• Attribution of the status of assimilated partner shall be duly justified and further assessed with the support of the National Contact Point.

ADRION second call for proposals – Project partnership

At least 6 financing partners from 6 Partner States • At least 4 partners from 4 different ERDF Partner States • At least 2 partners from 2 different IPA Partner States

Maximum 2 partners from the same Partner State Maximum 16 partners Each partner’s EU budget must not exceed 20% of EU co-financing of the overall project budget

ADRION second call for proposals – Involvement of public bodies in project proposals

Lead Partner

1 Proposal in SO 1

1 Proposal in SO 2

Total: 6 project proposals

Eligibility criterion: time of submission of the proposal to the eMS system

Project Partner

2 Proposal2

in SO 1

2 Proposals

in SO 2

ADRION second call for proposals – Involvement of public bodies in project proposals

Project Partner

3 Proposals

in SO 1

3 Proposals

in SO 2

Total: 6 project proposals

Eligibility criterion: time of submission of the proposal to the eMS system

ADRION second call for proposals – Involvement of private institutions in project proposals

Private Institution

1 Proposal in SO 1

1 Proposal in SO 2

Total: 2 project proposals

Eligibility criterion: time of submission of the proposal to the eMS system

ADRION second call for proposals – Involvement in project proposals - Eligibility check

• Participation of the same institution in project proposals will be checked by the

JS/MA after submission of project proposals

ADRION second call for proposals – Eligibility of partner

In case, for whatever reason, two or more partners are declared ineligible, the entire project proposal will be declared ineligible

ADRION second call for proposals – Other forms of participation

• Associated partners • Do not financially contribute to the project; • Do not account for the partnership minimum requirements; • Must not act as service providers; • Can be located outside the Programme area;

• Non-EU partners located outside the Programme area

• Public institutions located in third countries outside Programme area

• Not supported with Programme funds • Do not count for the minimum eligible partnership size requirement

ADRION second call for proposals – Approaches

TRIPLE HELIX PARTNERSHIP

Business

(private sector)

Public/ governmental

institutions

Higher education

(university)

Government

Industry

Civil society

University

QUADRUPLE HELIX PARTNERSHIP

Strong partnerships based on shared understanding of the challenges and how to overcome them.

ADRION second call for proposals – Approaches

Decision making process shared by institutions representing

different administration levels (national, regional and local)

HORIZONTAL GOVERNANCE COOPERATION

MULTILEVEL GOVERNANCE COOPERATION

Decision making process shared by institutions covering same

institutional roles (e.g.: ministries)

ADRION second call for proposals – registration in eMS

Role of beneficiary in the 1st call

for proposals:

The beneficiary intends to be in the 2nd call for

proposals: Step s to be taken for registration:

Lead Partner 1st call

Lead Partner None

Same credentials are used

Project Partner

New credentials are necessary

New registration on eMS using a

different email from the one used in the

1st call

Project Partner 1st call

Lead Partner

New credentials

New registration on eMS using a

different email from the one used in the

1st call

Project Partner None

Same credentials are used

ADRION 2° call - ASPETTI FINANZIARI -

INFO DAY VENEZIA-MESTRE, 14 May 2018

NATALINO BARBIZZI ADRION ITALIAN NCP

FESR IPA Totale Contributo

Comunitario (EU)

Asse 2 29.197.521,05 5.156.505,45 34.354.026,50

Le risorse finanziarie disponibili:

Asse 2 – 2° Bando: risorse finanziarie disponibili e budget progettuale

• Cofinanziamento EU (FESR e IPA II): fino all’85% dei costi ammissibili del progetto;

• Cofinanziamento EU massimo per progetto: fino ad un massimo di EUR 2.500.000 (FESR + IPA II);

• Dimensione finanziaria massima per progetto (compreso il co-finanziamento dei partner): fino ad un massimo di EUR 2.941.176,50;

• Proporzione FESR / IPA 85:15; si raccomanda ai beneficiari di rispettare tale proporzione anche a livello di progetto!

• Il cofinanziamento EU di ogni Partner non deve superare il 20% del cofinanziamento EU complessivo del progetto (criterio di eleggibilità).

Asse 2 – 2° Bando: gerarchia delle regole in merito all’eleggibilità della spesa

Regole EU

Regole di Programma: • Definite congiuntamente dagli Stati partecipanti; • Applicabili a tutta l’area del Programma; • Non pregiudicano le regole Europee.

Regole Nazionali: • Applicabili per ogni aspetto non regolato dalle norme EU o di

Programma; • Applicabili qualora le regole nazionali siano più stringenti di quelle UE.

Reg. (EU) No 1303/2013

Reg. (EU) No 1301/2013

Reg. (EU) No 1299/2013

Del .Reg. (EU) No 481/2014

Asse 2 – 2° Bando: categorie ammissibili di spesa

Il budget dei progetti deve essere strutturato secondo le seguenti categorie di spesa: • Costi di personale; • Spese d’ufficio ed amministrazione; • Costi di viaggio e soggiorno; • Consulenze e servizi; • Spese per attrezzature.

• Costi di preparaziones: lump sum (massimo EUR 11.800) • Costi di preparazione: tutte le categorie di spesa ad accezione delle spese per

attrezzatura

Asse 2 – 2° Bando: costi di personale

Costi Reali (max 50% del budget) Costi di personale – 2 opzioni: Costi forfettari (20% dei costi diretti diversi da staff)

COSTI REALI

• Costi di personale più alti rispetto all’opzione flat rate;

• Budget valutato nel corso della valutazione di qualità;

• Maggiori dettagli richiesti nella AF;

• Previa validazione dei costi da controllori prima di ottenere il rimborso;

• Richiesta di adeguata pista di controllo;

• Possibilità di revisionare i costi durante l’implementazione.

COSTI FORFETTARI – FLAT RATE

• Tetto massimo fisso; • Valutazione solo della

percorribilità rispetto alle attività previste;

• Nessuna documentazione richiesta;

• Nessuna previa validazione da parte dei controllori per ottenere il rimborso;

• Nessuna informazione richiesta nella AF;

• Nessuna possibilità di modifica in fase di implementazione

Decisione da prendere a livello di singolo partner.

Tale decisione non può essere modificata in fase d’implementazione del progetto.

Asse 2 – 2° Bando: spese d’ufficio ed amministrazione

• Calcolate su base forfettaria (10% dei costi di personale);

• Devono fare riferimento alla lista delle spese indicate nel Manuale del Programma;

• Sono automaticamente calcolati in AF (nessun dettaglio richiesto);

• Nessuna documentazione richiesta.

Asse 2 – 2° Bando: spese di viaggio e soggiorno

Si riferiscono alle spese di viaggio e soggiorno del personale dell’ente partner e includono: • Spese di viaggio (es. biglietti, assicurazioni di viaggio e auto, pedaggi, spese di

parcheggio , rimborso chilometrico di auto); • Spese di vitto; • Costi di soggiorno; • Costi dei visti; • Indennità giornaliera.

• Si deve optare sempre per il mezzo di trasporto economicamente più

vantaggioso (eventuali eccezioni devono essere sempre giustificate); • Nel caso l’indennità giornaliera copra anche le spese di vitto e alloggio,

nessun’altra forma di rimborso aggiuntiva è ammissibile (no double funding); • Le spese di viaggio e soggiorno dei “esperti” e “partner associati” devono essere

rendicontate sotto la categoria “Consulenze e servizi”; • Si raccomanda di prevedere costi per la partecipazione ad incontri con il

Programma/le Autorità Nazionali; • Sono previste specifiche limitazioni delle spese di viaggio e soggiorno fuori

dall’area di Programma.

Asse 2 – 2° Bando: Consulenze e servizi

• Si riferisce ai costi per le consulenze e servizi esterni forniti da un ente pubblico/ privato o da una persona fisica in virtù di un contratto stipulato o accordo e sulla base di una fattura o richiesta di rimborso;

• I Partner non possono agire come fornitori di servizi; • Fate sempre riferimento alla lista esaustiva delle spese eleggibili inclusa nel Manuale del

Programma; • I costi per le consuelenze e servizi devono essere debitamente giustificati nel AF; • Si raccomanda che le spese per le “consuelenze e servizi” non superino il 50% del budget

totale del progetto; • I costi promozionali non devono superare l’1% del budget totale del progetto (eventuali

eccezioni devono essere chiaramente giustificate).

• Nell’assegnazione dei contratti, il beneficiario, a prescindere dal loro status giuridico, devono applicare le procedure di evidenza pubblica: regolamento FESR e direttive UE per i partners FESR; regole PRAG per i partner IPA;

• Eventuali costi di progetto sub-appaltati dal beneficiario a società in house sono eleggibili sotto la categoria di spesa “ consulenze e servizi” a condizione che: o I costi siano rendicontati sulla base dei costi reali senza margine di profitto; o Il sub-appalto sia consentito dalle norme nazionali ed istituzionali in materia di appalti

pubblici attualmente in vigore.

Asse 2 – 2° Bando: spese per attrezzature

Si riferisce alle spese per l’acquisto, locazione o leasing delle attrezzature da parte di un beneficiario di un progetto e può comprendere le seguenti voci: • Attrezzatura d’ufiicio; • IT Hardware and software; • Mobilio ed accessori d’ufficio; • Apparecchiatura di laboratorio; • Strumenti e macchinari; • Attrezzi e dispositivi; • Veicoli; • Altra attrezzatura specifica necessaria per le attività progettuali.

L’attrezzatura può essere classificata nelle seguenti 2 categorie: 1. Attrezzatura per uso d’ufficio, come computer, mobilio/ accessori d’ufficio,

stampanti, macchine fotografiche ecc., a condizione che sia ad uso esclusivo del progetto (altrimenti deve essere inclusa nella categoria “Costi d’ufficio ed amministrazione”). Sono qui applicabili le norme di ammortamento.

2. Attrezzatura tematica e funzionale (azioni pilota). L’intero costo eleggibile • L’attrezzatura deve essere chiaramente indicata e descritta in AF; • L’attrezzatura non può essere venduta (i.e. cambio di proprietario) e la destinazione d’uso

non può essere modificata per i 5 anni successivi alla data di chiusura del progetto; • La scelta dei fornitori deve essere fatta in conformità alle norme di evidenza pubblica a

livello EU e nazionali e, per i partner IPA, alle PRAG.

Asse 2 – 2° Bando: Spese non eleggibili

Regole EU : • I contributi in natura; • Gli interessi passivi; • L’acquisto di terreni; • L’IVA qualora sia recuperabile, in base alla normativa nazionale; • Le multe, le penali o la spesa inerente a controversie o contenziosi legali; • I costi inerenti a regali, qualora superino il 50 Euro per ogni singolo regalo e i 500 Euro

complessivi a livello di progetto (regola ADRION); • I costi inerenti alle fluttuazioni del tasso di cambio; • Le commissioni inerenti alle transazioni finanziarie nazionali.

Regole ADRION:

- I costi condivisi – “shared costs”; - Il costo del taxi è eleggibile solo in mancanza di un mezzo pubblico di trasporto; - I costi per le bevande alcoliche; - I costi per la predisposizione del sito del progetto; - I costi per corsi base di formazione come corsi di inglese o utilizzo di MS office; - Gli investimenti, i lavori e le infrastrutture; - Le spese di orchestra, a meno che quest’ultime siano ben descritte nell’AF ed approvate.

Asse 2 – 2° Bando: Budget del Progetto

Attività 1 Budget

Deliverable a) Deliverable b) Deliverable c)

Attività 2 Budget

Deliverable d) Deliverable e) Deliverable f)

Attività 3 Budget

Deliverable g) Deliverable h) Deliverable i)

WP

BUDGET

ECONOMIA, EFFICIENZA, EFFICACIA

Asse 2 – 2° Bando: Come costruire un buon budget di progetto

• Budget fasullo • Budget impreciso • Costi approssimativi • C’è tempo per rivedere e

correggere i costi

PERCHE ?

Il Bando prevede solo una fase - one-step-call, pertanto il progetto verrà valutato sulla base di quanto effettivamente indicato nell’AF

Budget non accurato /impreciso = basso punteggio

Sono ammessi solo piccoli aggiustamenti prima della sottoscrizione della contratto di finanziamento

• Budget bilanciato • Budget dettagliato • Chiaro e facilmente

comprensibile • Mettete in conto il tempo

necessario per costruire un budget realistico

Asse 2 – 2° Bando: Blocchi nel Budget - AF

BLOCCHI (non permettono la presentazione della candidatura tramite eMS, se:)

- Il co-finanziamento del progetto (ERDF + IPA II) è superiore ad EUR 2.500.000,00;

- Le attività dei partner FESR fuori l’area EU del programma sono superiori al 20% della quota FESR del progetto;

- La quota EU per partner è superiore al 20% del totale cofinanziamento EU del progetto;

- Il cofinanziamento dei partner non è in linea con il contributo comunitario richiesto;

- I costi di preparazione sono superiori al tetto stabilito di EUR 11.800,00; - I costi di personale sono superiori al 50% del budget totale progettuale; - Mancanza di dettagli, unità di misura e descrizione per i costi di personale,

viaggio e soggiorno, consulenze e servizi ed attrezzatura.

Asse 2 – 2° Bando: Avvisi nella sezione Budget in eMS

AVVISI (il sistema eMS vi avvisa se)

• I costi di consulenza e servizi superano il 50% del totale budget del progetto.

Controllati dai valutatori (nessun avviso in eMS):

• I costi promozionali non devono superare l’1% del budget totale del progetto;

• La somma dei costi per le singole attività previste all’interno di un WP deve corrispondere al totale budget del WP.