Embed Size (px)
Citation preview
EU-UDBUDTjenesteydelserOffentligt udbud
På levering afBoligadministration
August 2016
Boligadministration
1 INDLEDNING...................................................................................................................................................... 3
1.1 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBUDDET...........................................................................................................................31.2 UDBUDSMATERIALET................................................................................................................................................3
2 ORDREGIVER..................................................................................................................................................... 3
2.1 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED................................................................................................................................32.2 UDBUDSANSVARLIG..................................................................................................................................................3
3 TIDSPLAN.......................................................................................................................................................... 4
4 SPØRGSMÅL OG SVAR....................................................................................................................................... 4
5 UDBUDDETS OMFANG....................................................................................................................................... 4
6 UDELUKKELSE OG KRAV TIL EGNETHED.............................................................................................................. 5
6.1 OPLYSNINGER OM DEN ØKONOMISKE AKTØR.................................................................................................................56.2 TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD..........................................................................................................................56.3 ØKONOMISK OG FINANSIEL FORMÅEN..........................................................................................................................56.4 TEKNISK OG/ELLER FAGLIG FORMÅEN...........................................................................................................................66.5 VEJLEDNING TIL UDFYLDELSE AF ESPD I FORBINDELSE MED DETTE UDBUD...........................................................................66.6 KONSORTIER...........................................................................................................................................................76.7 TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRE ENHEDERS FORMÅEN.............................................................................................76.8 INDHENTELSE AF DOKUMENTATION..............................................................................................................................7
7 TILBUD.............................................................................................................................................................. 8
7.1 FLERE TILBUD..........................................................................................................................................................87.2 ALTERNATIVE TILBUD................................................................................................................................................8
8 AFGIVELSE AF TILBUD........................................................................................................................................ 8
8.1 TILBUDSFRIST..........................................................................................................................................................88.2 VEDSTÅELSESFRIST....................................................................................................................................................9
9 TILBUDDETS INDHOLD....................................................................................................................................... 9
9.1 TILBUDDETS INDHOLD...............................................................................................................................................99.2 SPROG...................................................................................................................................................................99.3 EJENDOMSRET OG BETALING FOR TILBUD......................................................................................................................99.4 FORBEHOLD............................................................................................................................................................9
10 TILBUDSEVALUERING..................................................................................................................................... 9
10.1 UDELUKKELSE OG EGNETHED..................................................................................................................................910.2 FORBEHOLD OG KONDITIONSMÆSSIGHED................................................................................................................1010.3 TILDELINGSKRITERIUM OG UNDERKRITERIER.............................................................................................................1010.4 KONTROLBUD....................................................................................................................................................10
11 ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDDET.............................................................................................10
12 AKTINDSIGT................................................................................................................................................. 10
13 UDBUDSBILAG A - ESPD................................................................................................................................ 11
14 UDBUDSBILAG B - ERKLÆRING OM SOLIDARISK HÆFTELSE FOR KONSORTIEDELTAGERE................................12
15 UDBUDSBILAG C – ERKLÆRING FRA ANDEN ENHED......................................................................................13
16 DEN UDBUDTE KONTRAKT............................................................................................................................ 14
Side 2/34
Boligadministration
1 Indledning
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører administration af ældreboliger mv. for Ikast-Brande Kommune, herefter benævnt ordregiver.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15. december 2015).
1.2 Udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag A-C Den udbudte kontrakt med bilag (herunder kravspecifikation)
Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af vedlagte kontrakt.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort på www.ikast-brande.dk/erhverv/udbud-og-indkoeb/eu-udbud.
2 Ordregiver
2.1 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er:
Ikast-Brande KommuneRådhusstrædet 67430 Ikast
2.2 Udbudsansvarlig
Ansvarlig for udbudsprocessen, herunder kommunikation i forbindelse med dens gennemførelse er:
UdbudskonsulentAnette Kattrup
Side 3/34
Boligadministration
E-mail: [email protected]
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 4.
3 Tidsplan
Offentliggørelse: 25.08.2016
Spørgemøde: 08.09.2016, kl. 13.00Spørgefrist: 16.09.2016
Svarfrist: 22.09.2016
Tilbudsfrist: 29.09.2016
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet:
Uge 42
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.Leveringsstart: 01.01.2017
4 Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til
Anette KattrupE-mail: [email protected]
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Side 4/34
Boligadministration
Der vil blive afholdt spørgemøde den 08.09.2016 kl. 13.00 i lokale 201 på rådhuset i Ikast-Brande Kommune, Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast.
Bekræft venligst antallet af deltagere senest 06.09.2016 til Anette Kattrup på [email protected].
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via www.ikast-brande.dk/erhverv/udbud-og-indkoeb/eu-udbud.
5 Udbuddets omfang
Udbuddet omfatter boligadministration for 15 ældreboligafdelinger og lignende – administreret efter lejeloven/almen boligloven – som samlet set pt. udgør 284 boliger. Kontraktens bilag 4 indeholder en oversigt over de boliger, som er omfattet på tidspunktet for offentliggørelse af udbuddet. Efterfølgende tilgang og afgang til listen vil kunne forekomme inden for de udbudsretlige rammer.
Kontrakten vil ikke blive udbudt som særskilte delkontrakter, idet dette vil medføre øget kontraktadministration for Ordregiver. Kontrakten udbydes således som én samlet kontrakt.
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til bilag 3 - Tilbudsliste og bilag 2 - Kravspecifikation.
Den udbudte kontrakt har en løbetid på 3 år. Kontrakten kan forlænges i 1 år. Opsigelsesvilkår fremgår af kontraktens § 3.
6 Udelukkelse og krav til egnethedDen nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.4 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD’et og vedlægge dette dokument til tilbuddet.
6.1 Oplysninger om den økonomiske aktørTilbudsgiver skal udfylde oplysninger om denne i ESPD Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder:
A: Oplysninger om den økonomiske aktørB: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanterC: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
Side 5/34
Boligadministration
6.2 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, som er nævnt i udbudslovens §§ 135, stk. 1 til 3, 136 og 137, stk. 1.
Tilbudsgivere, der befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt.
Ovenstående bekræftes ved udfyldelse af ESPD Del III, pkt. A - C.
6.3 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
Soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste tilgængelige årsregnskab. Egenkapital på minimum kr. 100.000 i det seneste tilgængelige
årsregnskab. Erhvervsansvarsforsikring som dækker en samlet årlig forsikringssum
på 10 mio. kr.
Ovenstående erklæres ved at udfylde ESPD Del IV, pkt. B, nr. 4) og 5).
6.4 Teknisk og/eller faglig formåenTilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
Referencer med oplysning om tilbudsgivers betydeligste erfaring med tilsvarende arbejder/ydelser udført inden for de seneste tre år. Referencerne skal dække tilsvarende arbejder/ydelser.
Referencerne bør indeholde: beskrivelse af arbejdet/ydelsen (herunder antallet af ældreboliger efter almen boligloven, plejecentre mv.), beløb, tidspunkt for udførelsen (dato/periode) og modtager af arbejdet/ydelsen.
Minimumskrav for deltagelse er 2 sammenlignelige referencer.
Ovenstående dokumenteres ved at udfylde ESPD Del IV, pkt. C, nr. 1b).
6.5 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbudESPD’en skal downloades fra Ordregivers hjemmeside og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.
Herefter åbnes følgende hjemmeside: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome
Side 6/34
Boligadministration
På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD’en:
Dansk ”Jeg er økonomisk aktør” ”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse” Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben” Vælg land og tryk ”Næste”
Filen indlæses derefter i Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-system på internetadressen: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome
Når det ønskede sprog er valgt i systemet, vælger du ”Jeg er en økonomisk aktør” og ”Importere ESPD”. I en korrekt indlæst fil vil felterne under ”Indkøberens identitet” og ”Oplysninger om udbudsproceduren” være udfyldt af ordregiver.
Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.
Når alle informationer er afgivet, printes ESPD’et, hvorefter der trykkes på ”Exporter”, og bilaget gemmes som en fil på tilbudsgivers egen computer. Det printede dokument vedlægges det fysiske tilbud og filen anvendes til det elektroniske eksemplar, jf. krav til tilbudsafgivelse nedenfor i afsnit 8.1 Tilbudsfrist.
For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: http://bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/vejledning_til_eespd.pdf
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’en er udfyldt med de relevante oplysninger.
6.6 KonsortierAfgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.3 og 6.4) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (Udbudsbilag B –Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de i fællesskab afgiver tilbud samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager,
Side 7/34
Boligadministration
ordregiver, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler.
6.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåenHvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet indsende en erklæring fra den anden enhed om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver (Udbudsbilag C – Erklæring fra anden enhed). Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.
Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.4 for den anden enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders tekniske/faglige formåen vedrørende udførelsen af tjenesteydelserne, skal tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, jf. § 144, stk. 3.
6.8 Indhentelse af dokumentationFør beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges inden for en passende tidsfrist.
Ordregiver vil derfor indhente: serviceattest fra vindende tilbudsgiver indeholdende oplysninger om
straffe og domme og som i øvrigt bekræfter at tilbudsgiver ikke er omfattet at udelukkelsesgrunde.
underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring. kopi af gældende forsikringspolice for den krævede erhvervs og
ansvarsforsikring.
Tilbudsgiver skal derfor være forberedt på, at kunne blive bedt om at fremlægge disse oplysninger.
Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Side 8/34
Boligadministration
7 Tilbud
7.1 Flere tilbudDer kan ikke afgives mere end et tilbud.
7.2 Alternative tilbudDer kan ikke afgives alternative tilbud.
8 Afgivelse af tilbud
8.1 Tilbudsfrist
Tilbuddet, skal fremsendes skriftligt i ét fysisk eksemplar samt ét elektronisk eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.
Tilbuddet sendes til:
Ikast-Brande KommuneAtt.: Anette KattrupRådhusstrædet 67430 Ikast
Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.
Ved tilbudsafgivelsen skal kontraktbilag 3 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte kontrakt.
Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.
Tilbuddet skal være modtaget af Ordregiver inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Tilbud skal mærkes ”Boligadministration” og ”Tilbuddet må kun åbnes af indkøbskontoret.” Forsendelsen skal være lukket.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Side 9/34
Boligadministration
8.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
9 Tilbuddets indhold
9.1 Tilbuddets indholdTilbuddet skal indeholde følgende:
Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 6.4 (Udbudsbilag B)
Udfyldt tilbudsliste (Kontraktens bilag 3) Beskrivelse af hvilken løsning Tilbudsgiver vil anvende for at sikre
Ordregiver adgang til tilbudsgivers finansbogholderi via web adgang.
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at indsende materiale ud over det ovenfor anførte.
9.2 SprogTilbuddet skal være på dansk.
9.3 Ejendomsret og betaling for tilbudTilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
9.4 ForbeholdTilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
Side 10/34
Boligadministration
10 TilbudsevalueringEfter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:
10.1 Udelukkelse og egnethedDen enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes foreløbigt på baggrund af den fremsendte ESPD. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
10.2 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 9.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 9.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale.
10.3 Tildelingskriterium og underkriterierKontrakten tildeles til den tilbudsgiver, som tilbyder den økonomisk mest fordelagtige pris.
Ved den økonomisk mest fordelagtige pris forstås den samlede tilbudte pris for den udbudte opgave, jf. bilag 3 Tilbudsliste.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.
10.4 KontrolbudOrdregiver har planlagt at afgive kontrolbud på ydelsen og forbeholder sig ret til at annullere udbuddet på baggrund af det afgivne kontrolbud, hvis kontrolbuddet står til at vinde udbuddet, jf. tildelingskriteriet som er anført ovenfor.
11 Orientering om resultatet af udbuddetAlle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
Side 11/34
Boligadministration
12 AktindsigtOrdregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Side 12/34
Boligadministration
13 Udbudsbilag A - ESPD
Udbudsbilag A – ESPD ligger i en særskilt fil, på ordregivers hjemmeside.
Se også vejledning ovenfor, afsnit 6.5 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud.
Side 13/34
Boligadministration
14 Udbudsbilag B - Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere
Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium.Konsortiet er benævnt ____________________________________:
Virksomhed 1Virksomhedens navn:CVR-nr.:Navn og titel på underskriver:Dato og underskrift:
Virksomhed 2Virksomhedens navn:CVR-nr.:Navn og titel på underskriver:Dato og underskrift:
Virksomhed 3Virksomhedens navn:CVR-nr.:Navn og titel på underskriver:Dato og underskrift:
(Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov).
Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed ___________________________ i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver.
Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af kontrakten.
Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 6.6 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive.
Side 14/34
Boligadministration
15 Udbudsbilag C – Erklæring fra anden enhed
Om at stille kapacitet til rådighed for tilbudsgiverVirksomhedens navn:CVR-nr.:Navn og titel på underskriver:
Ovennævnte virksomhed erklærer hermed, at tilbudsgiver ____________________ uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over følgende ressourcer, og som ovennævnte virksomhed herved forpligtiger sig til at stille til rådighed overfor ordregiver.
Beskrivelse af ressourcer:
Dato og underskrift:
Hvis ovennævnte virksomhed stiller økonomiske og finansielle ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, skal virksomheden under beskrivelsen af ressourcer erklære at hæfte direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af kontrakten, eventuelt for et begrænset beløb.
Side 15/34
Boligadministration
16 Den udbudte kontrakt
Kontrakt om levering af
Boligadministration
Side 16/34
Boligadministration
§1 ParterneMellem
Ikast-Brande KommuneRådhusstrædet 67430 Ikast
CVR-nr. 29 18 96 17
(i det følgende kaldet Ordregiver)
og
[Virksomhed][Adresse][Post nr.] [By]
[CVR. nr.]
(i det følgende kaldet Leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af administration af almenboliger mv. i Ikast-Brande Kommune til ordregiver.
§2 Aftalegrundlag
2.1 Kontraktens grundlagDenne kontrakt er indgået på baggrund af ordregivers udbud af august 2016.
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:1. Denne kontrakt2. Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet3. Bilag 2 – Kravspecifikation4. Bilag 3 – Tilbudsliste5. Bilag 4 – Oversigt over lokaliteter6. Bilag 5 – Oversigt over forbrugsregnskaber7. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene, går kontrakten forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
2.2 ÆndringerEnhver ændring eller tilføjelse til kontrakten skal aftales skriftligt mellem Ordregiver og Leverandøren og skal vedhæftes denne kontrakt som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
2.3 UnderleverandørerLeverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne kontrakt. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt Ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.
Side 17/34
Boligadministration
Ansvaret for opfyldelse af kontrakten påhviler Leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra Ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal Ordregiver oplyses herom.
§3 AftaleperiodeKontrakten er gældende fra den 01.01.2017 til den 31.12.2019 og er uopsigelig for begge parter.
Ordregiver har option på at forlænge kontrakten med 12 måneder på uændrede vilkår. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden.
Hvis Ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Ordregivers beslutning om at tildele Leverandøren kontrakten annulleres, kontrakten erklæres for ”uden virkning” eller Ordregiver i øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan kontrakten i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
§4 Kontraktens omfangDenne kontrakt omfatter administration af almenboliger mv. for Ordregiver. Boligerne omfattet af kontrakten er beliggende i Ikast-Brande Kommune. Ydelserne er nærmere beskrevet i Bilag 2 - Kravspecifikation, bilag 3 - Tilbudsliste og bilag 4 - Oversigt over lokaliteter.
Ordregiver giver Leverandøren bemyndigelse /fuldmagt til at underskrive lejekontrakter og almindelige aftaler vedrørende den daglige drift af boligafdelingerne. Leverandøren får endvidere fuldmagt til boligadministrationens oprettede konti.
Ordregiver kan til enhver tid indskrænke eller udvide de givne bemyndigelser/fuldmagter.
§5 SamarbejdeParterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.
Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed.Leverandøren og dennes medarbejdere skal udvise respektfuld, hjælpsom og serviceminded adfærd over for Ordregiver. Nærmere betingelser for adfærd i forbindelse med samarbejdet aftales i forbindelse med implementering af aftalen.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. § 11.
Side 18/34
Boligadministration
På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden.
5.1 SprogAl kontakt skal i aftaleperioden foregå på dansk.
5.2 Udskiftning af medarbejderLeverandøren skal på Ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvor denne ikke er egnet til opgaven.
§6 KvalitetDe af kontrakten omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af kontrakten samt i kontraktens løbetid.
Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med Leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid.
§7 Priser og prisregulering7.1 Pris
Priserne for de ydelser, der er omfattet af kontrakten, fremgår af bilag 3 - Tilbudsliste.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer.
Prisen er en driftsudgift for afdelingen.
7.2 PrisreguleringPriserne er faste de første 24 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra 01.01.2019. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 01.10.2017 til 01.10.2018. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisregulering.
Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 dage før reguleringstidspunktet. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.
Side 19/34
Boligadministration
Varsel om prisreguleringer skal sendes til [email protected].
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 30 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
7.3 AfgifterParterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser.
§8 Bonus og godtgørelseOmsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse.
Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Ordregiver i givet fald kræve udbetalte beløb returneret fra Leverandøren i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Ordregiver kan modregne det samlede krav i enhver fordring som Leverandøren har imod Ordregiver.
§9 FaktureringI henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0.
Fakturaer sendes elektronisk til det oplyste EAN-nummer med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Kontaktperson hos ordregiver Angivelse af hvilken afdeling fakturaen vedrører Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Side 20/34
Boligadministration
§10 BetalingsbetingelseBetalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. § 9.
Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
§11 Leverandørens misligholdelseSom misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis Leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2. Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra
Ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne kontrakt, jf. § 6. Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den
nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver forsinkelse. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et
forhold, der kan rejse tvivl om Leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen.
Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold.
Leverandørens ophør med den virksomhed, som kontrakten vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer kontraktens opfyldelse
i alvorlig fare. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bonus og godtgørelse, jf. §
8. Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf. § 14. Manglende overholdelse af bestemmelsen om overdragelse, jf. § 15. Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. § 16. Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af § 5.
Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover.
Væsentlig misligholdelse berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel.
Side 21/34
Boligadministration
Ved Ordregivers forsinkelse opkræver Ordregiver en bod på 10.000 kr. pr. forsinkede forhold. Dette gælder dog ikke ved forhold, som er omfattet af § 13 om force majeure.
I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder regler om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb og erstatningsansvar m.v. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidigt, således at betaling af bod, erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden.
§12 ForsikringLeverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år.
Leverandøren skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
§13 Force majeureLeverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf. ovenstående.
Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen.
Side 22/34
Boligadministration
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure.
§14 EtikOrdregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner:
Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og
omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er Ordregiver uvedkommende.
§15 Overdragelse15.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandørens rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver.
Leverandøren kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandøren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.
Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
15.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelserOrdregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
§16 TavshedspligtNærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan /skal offentliggøres.
Side 23/34
Boligadministration
Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt tredjemand får medhold i begæring om aktindsigt i hele eller dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattende, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.
Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for Ordregivers medarbejdere i Ordregivers indkøbssystem.
Leverandøren, dennes ansatte, underleverandører samt eventuelle rådgivere er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Tavshedspligten gælder tillige for Ordregivers øvrige forhold som måtte komme Leverandøren, dennes ansatte, underleverandør samt eventuelle rådgivere til kundskab i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, herunder også kundskab om vilkår i Ordregivers øvrige aftaler indgået med tredjemand.
Tavshedspligten gælder også efter kontraktens udløb.
§17 Lovvalg og værnetingAftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder ikke anvendelse på aftalen.
Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved Ordregivers værneting.
Side 24/34
Boligadministration
Bilag 1 - spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Eventuelle spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet i forbindelse med gennemførelse af udbudsprocessen vil fremgå af særskilt dokument, som kontraktens bilag 1.
Side 25/34
Boligadministration
Bilag 2 – Kravspecifikation
Leverandøren skal være opmærksom på, at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at Ordregiver kan påberåbe sig misligholdelse, jf. kontraktens § 11.
Leverandøren skal løse samtlige af de beskrevne opgaver og inkludere disse i sit tilbud.
GenereltLeverandøren er forpligtet til at varetage administrationen efter bestemmelserne i Lov om almene boliger med tilhørende bekendtgørelse, hvor særligt fremhæves bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. og bekendtgørelsen om vedligeholdelse og istandsættelse af almene boliger.
Desuden er Lov om leje af almene boliger forvaltningsgrundlag for så vidt angår retsforholdet til beboerne.
1. Primær ejendomsadministrationVisitering til ledige boliger varetages af Ordregiver.
Leverandøren skal udføre følgende løbende primære ejendomsadministrations opgaver:
Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v.1.1. Ajourføring af boligernes stamdata.
1.2. Modtagelse af opsigelser samt underretning til Ordregiver om opsagte lejligheder.
1.3. Varetagelse af den nødvendige korrespondance i forbindelse med
genudlejning. Dog er det Ordregiver, der træffer beslutning om tildeling af lejligheder.
1.4. Udfærdigelse af lejekontrakter samt indkaldelse til indflytningssyn med nye beboere efter meddelelse fra Ordregiver.
1.5. Orientere lejere om boligsikring og boligydelse samt mulighederne for lån til boligindskud.
1.6. Modtagelse af opsigelse, indkaldelse til fraflytningssyn efter aftale med afdelingens ejendomsfunktionær og endelig afregning med fraflyttede beboere.
1.7. Opkrævning af husleje, forbrugsafgifter og antennebidrag fra beboerne.
Side 26/34
Boligadministration
1.8. Sikre at restancer inddrives (også ved dødsfald), f.eks. udsendelse af foreløbig afregning af forbrugsafgifter rettidigt i forhold til bobehandling. Opgørelse udsendes 1 måned efter fraflytning. Ved restancer på 2 måneders husleje skal tilbudsgiver orientere Ordregivers Økonomiafdeling.
1.9. Beregning, varsling og iværksættelse af lejeforhøjelser og afgiftsforhøjelse (herunder forhøjelse af forbrugsafgifter og antenneafgifter) på grundlag af godkendte budgetter eller godkendte forbedringslejeforhøjelser samt forbrugsregnskaber, der udarbejdes af leverandøren.
1.10. Forbruget aflæses af ejendomsfunktionæren.
1.11. Restance og debitorkontrol.
1.12. Godkendte gebyrer i forbindelse med ovenstående opgaver tilfalder Leverandøren.
1.13. Sikre at lejemålet er klargjort, så lejligheden kan udlejes hurtigst muligt. Lejlighederne udlejes fra den 1. eller 15. i måneden.
Driftsledelse og tilsyn1.14. Tilsyn med almindelig løbende vedligeholdelse af bygninger,
installationer og anlæg.
1.15. Tilsyn med vedligeholdelsesarbejder.
1.16. Budgetkontrol i overensstemmelse med Ordregivers budgetopfølgninger.
1.17. Årlig vedligeholdelsesgennemgang (udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner) med deltagelse af repræsentanter fra Ordregiver og tilstandsregistrering og efterfølgende ajourføring af budgetter for planlagt vedligeholdelse og fornyelse.
1.18. Afholdelse af årlige driftsmøder med den enkelte afdeling i forbindelse med udarbejdelse af budget herunder henlæggelsesplaner, samt fremlæggelse af regnskabet. Leverandøren skal fremsende en samlet oversigt over indkaldelse til driftsmøder med afdelingerne. Efter hvert afholdt driftsmøde fremsendes mødereferat.
Regnskab og budget1.19. Oversendelse af information fra Leverandørens regnskabssystem til
Ordregivers regnskabssystem, EG ØS Indsigt. Leverandøren skal oversende oplysningerne i en CVS fil (kommasepareret fil).
Side 27/34
Boligadministration
1.20. Opkrævning af andre indtægter, jf. kontrakten.
1.21. Udarbejdelse af driftsbudgetter og informationsmateriale til beboerne, samt forelæggelse af driftsbudgetterne for Ordregiver og afdelingerne. Forelæggelse for Ordregiver skal ske forud for at forelæggelse sker på afdelingsmøderne.
1.22. Årsregnskaberne udarbejdes efter reglerne i Bygge- og Boligstyrelsens driftsbekendtgørelse og sammenfattes derefter i samarbejde med Ordregivers økonomiafdeling, så hovedkonti kan indgå i Ordregivers regnskab.
1.23. Udarbejdelse og afregning af forbrugsregnskaber. Udregningerne foregår forskelligt i de forskellige afdelinger alt efter om der er målere eller ej, så dels fordeling efter måler og dels fordeling i forhold til fordelingsnøgler. Leverandøren skal fordele udgifterne mellem servicearealer (regning skal sendes til Ordregiver) og bolig/fælles boligareal (regningen sendes til beboerne eller indregnes i beboernes huslejeberegning). Fordelingsnøglerne bruges bl.a. til el, vand og varmeregninger, hvor der ikke er særskilt målere, regninger fra vej/park, grønne planter, håndværkerregninger m.v.
1.24. Regnskab og balance som skal indgå i Ordregivers årsregnskab, fremsendes senest den 22-01. Møde med Ordregiver afholdes efter behov.
1.25. Afdelingsgodkendte forslag til driftsbudgetter for det kommende regnskabsår fremsendes senest 15-09.
1.26. I øvrigt afholdes møder efter gensidigt behov.
Sekretariatsvirksomhed, beboerdemokrati og beboerkontaktLeverandøren skal yde sekretariatsvirksomhed for afdelingerne omfattende følgende:
1.27. Betryggende varetagelse af afdelingernes arkivforhold i henseende til lejekontrakter, korrespondancer med beboerne, betryggende stamdata og vedligeholdelseshistorik samt hvad der er nødvendigt for den forsvarlige daglige forvaltning af boligafdelingerne og lejemålene.
1.28. Varetagelse af det løbende samarbejde med og bistand til eventuelle afdelingsbestyrelser, herunder tilrettelæggelse af og indkaldelse til det årlige ordinære afdelingsmøde samt deltagelse i afdelingsmødet. Desuden ydes generel bistand og rådgivning til eventuelle afdelingsbestyrelser.
Side 28/34
Boligadministration
1.29. Samvirke med afdelingsbestyrelser og/eller beboere eller pårørende i forbindelse med den daglige drift, beboerklager m.v.
1.30. Samarbejde med Ordregivers ledere om den daglige drift og forhold til beboerne.
1.31. Det skal gøres opmærksom på at beboermøder kan finde sted om aftenen.
2. Kapitalforhold2.1. Der skal foretages en særskilt kapitalforvaltning for afdelingerne, idet
alle midler indsættes på konti oprettet af Ordregiver i Ordregivers navn. Der udarbejdes samlet likviditetsbudget for opsparede midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse med henblik på Ordregivers vurdering af, hvor og hvordan disse midler skal placeres i henhold til Ordregivers finansielle politik.
2.2. Renteafkast fra afdelingens pengeanbringelse og mellemregningsrenter indgår i afdelingens driftsbudgetter og driftsregnskaber. Renter beregnes dag for dag af afdelingens mellemregningssaldo.
2.3. Der skal være mellemregningskonti for løbende mellemværende mellem Leverandørens kasseforretninger og afdelingerne. Mellemregningsmellemværender, der overstiger 25.000 kr. skal udlignes ugentligt. Mellemregningssaldi forrentes dag til dag mindst svarende til nationalbankens diskonto.
2.4. Ordregivers økonomiafdeling og revision er hver for sig til enhver tid berettiget til at indhente alle oplysninger og begære udlevering af kontoudskrifter og bilagsindsigt hos Leverandøren med henblik på at konstatere, at afdelingernes pengestrømme og midler er forsvarligt sikrede. Revisionen kan desuden begære indsigt i og afprøve Leverandørens forretningsgange for så vidt angår forvaltning afdelingerne, samt indhente erklæringer fra Leverandørens revisor.
2.5. Leverandøren skal desuden give Ordregiver adgang til finansbogholderiet via web adgang samt til Leverandørens database, jf. Leverandørens beskrivelse af den tilbudte løsning i Leverandørens tilbud.
3. Ved ophør af kontrakt og overgang til anden leverandør ved kontraktens udløb eller ved ophør som følge af misligholdelse
Ved kontraktens ophør skal Leverandøren sikre:
3.1. At et af Ordregiver godkendt driftsbudget for det kommende år foreligger.
Side 29/34
Boligadministration
3.2. At eventuelle huslejeændringer og ændringer i forbrugsafgift er varslet.
3.3. At regnskab for det sidste i kontraktperioden afsluttes og overgives til Ordregiver i forhold til de gældende tidsfrister.
3.4. At ajourførte vedligeholdelsesplaner overdrages til Ordregiver/ny Leverandør. Vedligeholdelsesplanerne skal overdrages til Ordregiver/ny Leverandør i Word format.
3.5. At huslejekontrakter, indflytningsrapporter, pårørendelister og andre oplysninger overdrages til Ordregiver/ ny Leverandør.
3.6. At ajourført register til huslejepåligning kan overdrages til Ordregiver / ny Leverandør 2 måneder inden kontraktens udløb.
3.7. At der sker overdragelsesforretning til Ordregiver / ny Leverandør af ovennævnte materiale senest 1 måned før kontraktperiodens udløb.
3.8. At der foreligger ajourførte fordelingsnøgler for afdelinger, der anvender fordelingsnøgler ved fordeling af udgifterne.
3.9. Ordregiver udsender meddelelse til lejere om ændringer af administratorforhold. Der sker ikke særskilt honorering i forhold til overdragelsesforretningen.
3.10. Ved ophævelse af kontrakten som følge af Leverandørens misligholdelse, skal ovenstående materiale være fremsendt til Ordregiver senest 14 dage efter kontraktens ophør.
Side 30/34
Boligadministration
Bilag 3 – TilbudslisteBilag 3 – Tilbudsliste udgør et selvstændigt bilag.
Side 31/34
Boligadministration
Bilag 4 – Oversigt over lokaliteter
Navn Antal boliger Andet* AdressePlejeboliger Ældre:Engparken 47 2 Vejlevej 1-5, 7330 BrandeRolighedsparken 8 Rolighedsvej 3, 7430 IkastFrisenborgparken 24 Frisenborgparken 28-30, 7430
IkastDybdalsparken 13 13 Dybdalsvej 1, 7442 Engesvang
Ældreboliger:Brandlundparken 36 4 Brandlundparken 1, 7330
BrandeSøndervænget 4 Søndervænget 2 C-F, 7330
BrandeRolighedsparken 15 Rolighedsvej 1, 7430 IkastRolighedsparken 8 og 9 Rolighedsvej 1 og 4, 7430 IkastFrisenborgparken 15 Frisenborgparken 2-10, 7430
IkastDybdalsparken 6 Dybdalsvej 1A-1F, 7442
EngesvangBHI-Parken 24 Nørregade 41, 7430 Ikast
Plejeboliger Psykiatri & handicap:Bellisparken 8 Bellisvej 7-9, 8766 Nørre SnedeBøgehusene 6 Fasanvej, 7430 IkastMarienlund 29 1 Kirkegade 102, 7430 IkastBrande Åcenter 32 1 Ny Sandfeldvej 13-19, 7330
BrandeAntal lejemål i alt 284 21
Samlet er der 284 boliger, der er omfattet af konkurrenceudsættelsen.
*Andet består af ”Boliger til midlertidig ophold”, ”genoptræningsboliger”, administration og lignende.
Ændringer til listen vil kunne forekomme inden de udbudsretlige rammer. Ved til- og afgang tilpasses listen og kontraktsummen.
Side 32/34
Bilag 5 – Oversigt over forbrugsregnskaber
Almene boligerNavn
Antal boliger
Andet*
Adresse Forbrugsregnskaber
Plejeboliger ældre:
El Vand Varme Antenne
Måler firma
Engparken 47 2 Vejlevej 1-5, 7330 Brande x x x xRolighedsparken 8 Rolighedsvej 3, 7430 Ikast x x xFrisenborgparken
24 Frisenborgparken 28-30, 7430 Ikast
x x x
Dybdalsparken 13 13 Dybdalsvej 1, 7442 Engesvang
x x x
Ældreboliger:Brandlundparken
36 4 Brandlundparken 1, 7330 Brande
x x x
Søndervænget 4 Søndervænget 2 C-F, 7330 Brande
x x
Rolighedsparken 15 Rolighedsvej 1, 7430 Ikast x x xRolighedsparken 8 og 9 Rolighedsvej 1 og 4, 7430
Ikastx x
Frisenborgparken
15 Frisenborgparken 2-10, 7430 Ikast
- - - - -
Dybdalsparken 6 Dybdalsvej 1A-1F, 7442 Engesvang
- - - - -
BHI-Parken 24 Nørregade 41, 7430 Ikast x x
Plejeboliger psykiatri & handicap:
Boligadministration
Bellisparken 8 Bellisvej 7-9, 8766 Nørre Snede
x x x -
Bøgehusene 6 Fasanvej, 7430 Ikast x x x xMarienlund 29 1 Kirkegade 102, 7430 Ikast x xBrande Åcenter 32 1 Ny Sandfeldvej 13-19, 7330
Brandex x x
Antal lejemål i alt
284 21
Side 34/34
