Upload
doannguyet
View
222
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
ii
Modul Siswa
PENGANTAR
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Nama :…………………………………………………………...........
No. Absen : ………………………………………………………………….
iii
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah
“Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran”
Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si
Penyusun:
Dian Kristiana
NIM. 120412423451
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN SI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG
Pengantar Administrasi Perkantoran
Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X
iv
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas
berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas modul yang
ditugaskan ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik
dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini
dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan Kompetensi Dasar
Administrasi Perkantoran yang telah berkurikulum 2013. Sebagai buku pegangan,
modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku
penunjang yang lainnya.
Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai
tes formatif yang berupa soal pilihan ganda dan soal esai. Dengan hal tersebut
diharapkan siswa akan mudah berlatih memahami materi dengan menjawab soal
latihan yang telah ada pada modul.
Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku
sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat
mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu hingga terselesaikannya modul ini . Semoga modul ini dapat
memberikan manfaat dalam pembelajaran materi mata pelajaran administrasi
perkantoran.
Malang, Desember 2014
Penulis
v
Halaman
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................ v
PETA KEDUDUKAN MODUL......................................................................... vii
GLOSARIUM ................................................................................................ viii
PENDAHULUAN
Petunjuk Belajar .......................................................................................... 1
Kompetensi Inti ............................................................................................ 2
Kompetensi Dasar ........................................................................................ 2
Indikator ....................................................................................................... 3
PEMBELAJARAN
Kegiatan Belajar I: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran
A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran …………………... 4
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ………………………………. 5
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ……………………………6
D. Tujuan Administrasi Perkantoran …………………………………….. 9
Uji Kompetensi I ..................................................................................... 10
Kunci Jawaban ........................................................................................ 14
Penilaian ................................................................................................... 17
Kegiatan Belajar II: Azas-azas Manajemen Perkantoran
A. Pengertian Azas-azas Manajemen Perkantoran …………………….. 19
B. Bagan Azas-azas Manajemen Perkantoran …………………………. 20
C. Kelebihan dan Kelemahan Azas-azas Manajemen Perkantoran …... 21
Uji Kompetensi II .................................................................................... 23
Kunci Jawaban ........................................................................................ 27
Penilaian ................................................................................................... 29
Daftar Isi
vi
Kegiatan Belajar III: Pekerjaan Kantor
A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ………………………………………….... 31
B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor ……………………………………………... 32
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor …………………………..... 33
Uji Kompetensi III .................................................................................. 37
Kunci Jawaban ........................................................................................ 40
Penilaian ................................................................................................... 42
RUBIK PENILAIAN ......................................................................................... 44
LEMBAR PENILAIAN AFEKTIF .................................................................. 45
LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTORIK ................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... ix
vii
PETA KEDUDUKAN MODUL
Pengantar Administrasi
Perkantoran
Menjelaskan
Paradigma
Administrasi
Perkantoran
Memahami Azas-azas
Manajemen
Perkantoran
Menjelaskan Filosofi
Administrasi
Perkantoran
Menguraikan
Pekerjaan Kantor
GLOSARIUM
Accounting: Pembukuan, Akuntansi
Auditing: pemeriksaan, pengecekan
Budgeting: Penganggaran belanja
Desentralisasi: pisah, pemisahan
Financing: pembiayaan
Management: mengatur, mengarahkan
Office actuating: pengarahan perkantoran
Office controlling: pengawasan perkantoran
Office furniture: perabotan kantor
Office organizing: pengorganisasian kantor
Office planning: perencanaan perkantoran
Office supplies: perbekalan kantor
Organizing: mengelompokan, menyusun
Procure-ment Inventory and Property Control: pengendalian harta benda
Sentralisasi: pusat, pemusatan
Supply Administration: perlengkapan administrasi
Working Force: Tenaga manusia
viii
viii
Dalam modul berjudul “Pengantar Administrasi Perkantoran” ini terdiri
dari tiga kegiatan belajar yaitu Kegiatan Belajar I tentang “Paradigma dan
Filosofi Administrasi Perkantoran”, Kegitan Belajar II tentang “Azas-azas
Manajemen Perkantoran”, dan Kegiatan Belajar III tentang “Pekerjaan
Kantor”. Agar kamu dapat memahami modul Pengantar Administrasi
Perkantoran, maka kamu harus mempelajari materi pokok tentang :
Kegiatan Belajar I, kamu akan belajar tentang paradigma dan filosofi
administrasi perkantoran yang mencakup pengertian, unsur-unsur,
ruang lingkup, dan tujuan dari administrasi perkantoran.
Kegiatan Belajar II, kamu akan belajar tentang azas-azas manajemen
perkantoran yang terdiri dari Azas Sentralisasi, Asaz Desentralisasi,
dan Azas Gabungan.
Kegiatan Belajar III, kamu akan belajar tentang jenis-jenis pekerjaan
kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor, dan hasil jasa atau prodek dari
pekerjaan kantor.
Untuk memahami materi yang ada pada modul Pengantar Administrasi
Perkantoran, maka ikutilah petunjuk dan pelajarilah modul ini dengan
tekun dan sungguh-sungguh.
Perlu kamu ketahui bahwa modul ini digunakan untuk 2 kali pertemuan
dengan waktu 2 x 35 menit, termasuk untuk mengerjakan tes akhir modul.
Agar mengetahui seberapa besar kamu sudah memahaminya, kamu
harus mengerjakan tugas yang terdapat pada setiap akhir kegiatan.
Selamat Mengerjakan !
BIDANG KEAHLIAN
MANAJEMEN DAN BISNIS
BAB 1
A. Petunjuk Belajar
1
MODUL ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Bidang Keahlian : Manajemen dan Bisnis
Kelas/Semester : X/1
Pertemuan ke- : 1
Waktu : 1 x 30 Menit
A. Kompetensi Inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang
spesifik untuk memecahkan masalah
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung
B. Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran
2. Memahami Azas-Azas Manajemen Perkantoran
3. Menguraikan Pekerjaan Kantor
2
C. INDIKATOR
1. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran,
diharapkan siswa mampu menjelaskan pengertian kantor dan administrasi
perkantoran.
2. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran,
diharapkan siswa mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi
perkantoran.
3. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran,
diharapkan siswa mampu menguraikan ruang lingkup administrasi
perkantoran.
4. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran,
diharapkan siswa mampu memahami tujuan administrasi perkantoran.
5. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa
mampu untuk menyebutkan azas-azas manajemen perkantoran.
6. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa
mampu untuk menjelaskan pengertian masing-masing dari azas
manajemen perkantoran.
7. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa
mampu untuk mengambarkan azas-azas manajemen perkantoran dalam
bentuk bagan.
8. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa
mampu untuk menjelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing
azas manajemen perkantoran.
9. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa
mampu untuk menerapkan penggunaan azas-azas manajemen
perkantoran dalam kehidupan sehari-hari.
10. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk
mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor.
11. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk
menjelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor.
12. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk
menjelaskan hasil jasa atau produk dari pekerjaan kantor.
3
2. Materi Pokok
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi
tentang hakikat administrasi perkantoran.
3. Uraian Materi
Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman)
akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah
maupun perusahaan secara keseluruhan, karena kantor merupakan
pusat sistem administrasi.
A. PENGERTIAN KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
antor merupakan tempat untuk melakukan berbagai aktivitas
perkantoran. Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri
dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Sedangkan
administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi
secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata
lain disebut tata usaha.
Jadi kesimpulannya administrasi perkantoran adalah kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
K
1. Tujuan
Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu :
Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran
Kegiatan Belajar I
4
B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran
Modern”, unsur-unsur administrasi perkantoran terdiri dari delapan
yaitu:
ᴥ Pengorganisasian Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni
menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi
dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan
kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit
tersebut.
ᴥ Manajemen Management berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
ᴥ Tata hubungan Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan
berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik
(public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan
dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan
penelitian opini public di antara mereka.
ᴥ Kepegawaian Kepegawaian merupakan segi yang berkenaan dengan sumber
tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap
usaha kerjasama
ᴥ Keuangan Keuangan merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap
administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang
mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan
(accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan
lainnya dalam bidang keuangan.
ᴥ Perbekalan Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik,
dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi
kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang
juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini
berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan
5
(supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan,
pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat,
pengendalian harta benda (inventory and property control)
ᴥ Tata usaha Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan,
mengada-kan, mengirim, dan menyimpan perbagai keterangan
yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini
berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran
(office administration) atau manajemen perkan-toran (office
management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan
dokumentasi.
ᴥ Perwakilan Unsur perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan
berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat
sekitar tempat usaha/perusahaan.
C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN
Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor
dan sarana fasilitas kerja kantor, penjelasannya sebagai berikut:
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning):
Perencanaan gedung
Tata ruang kantor
Penerangan/cahaya
Ventilasi
Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Anggaran (budgeting) perkantoran
Standar kualitas kerja
Sistem informasi dan telekomunikasi
6
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
7
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan
keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci,
dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta
printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,
ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan
kebutuhan kantor
8
D. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan
administrasi atau manajemen perkantoran antara lain:
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna
pelaksaan tugas organisasi secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai
3. Membantu organisasi atau perusahaan memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan
secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat),
akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
9
A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar !
1. Sistem atau proses dan kegiatan
perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan
sumberdaya manusia untuk
mencapai tujuan adalah . . .
a. Admnistrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan
2. Administrasi perkantoran adalah
proses kerjasama di dalam kantor
untuk mencapai tujuan kantor
yang telah ditetapkan dengan
melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen adalah pengertian
administrasi perkantoran menurut
. . .
a. William Spriegel
b. Ernest Davies
c. Dr. SP. Siagian
d. George R. Terry
e. Dra. Suparjati
3. Menurut KBBI, adalah balai
(gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan
(perusahaan), tempat bekerja
merupakan definisi dari ....
a. Kantor
b. Gedung
c. Rumah
d. Kelas
e. Ruang
4. Kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan
keterangan yang diperlukan
adalah arti dari . . .
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
5. Tata usaha merupakan unsur
administrasi, kegiatan yang
dilakukan dalam bagian tata
usaha meliputi ....
a. Memelihara, mencatat
b. Menghimpun, memelihara
c. Menghimpun, mencatat
d. Mencatat, menyingkirkan
e. Mengadakan, mencatat
6. Salah satu sarana dan fasilitas
kerja perkantoran yang
merupakan bangunan dimana
harus memenuhi faktor
keamanan, kesehatan, fasilitas
memadai adalah . . .
Uji Kompetensi I
10
a. Lokasi
b. Kantor
c. Ruang
d. Gedung
e. Bangunan
7. Peralatan dibedakan menjadi dua,
perabot dan
perbekalan/perlengkapan.
Contoh perabot dan
perbekalan/perlengkapan yaitu …
a. Meja, kursi, lemari, brankas,
rak
b. Alat tulis, tinta, kertas
c. Komputer, mesin fotokopi,
printer
d. Meja, kursi, lemari, alat tulis,
tinta
e. Komputer, printer, meja, tinta
8. Proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau
kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor adalah pengertian
dari . . .
a. Perencanaan
b. Pengamanan
c. Pengorganisasian
d. Pengarahan
e. Pengawasan
9. Pembagian tugas dan pekerjaan
agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan merupakan
bagian dari . . .
a. Manajemen
b. Pengawasan
c. Pengorganisasi
d. Pengarahan
e. Pengamanan
10. Berikut ini adalah fungsi kerja
kantor, kecuali . . .
a. Menerima informasi
b. Memberikan informasi
c. Menyiapkan kegiatan
d. Mengatur informasi
e. Merekam dan menyimpan
data
11
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan
jelas !
1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas
dan arti sempit!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan.
Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
12
۞ Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar II. Nah untuk mengetahui
seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan
belajar II, kerjakanlah tugas berikut !
Kegiatanmu
1. Membentuk kelompok masing-masing 5 orang siswa .
2. Lalu carilah informasi melalui internet mengenai sarana dan
fasilitas kantor yang menunjang kerja di perusahaan.
3. Setelah itu buatlah kliping gambar tempelkan pada kertas manila
dan hias semenarik mungkin
4. Hasil akhir akan di presentasikan oleh masing-masing kelompok !
Mari Berlatih
******Selamat Mengerjakan*****
13
Pilihan Ganda !
1. C
2. E
3. A
4. A
5. C
6. D
7. D
8. A
9. C
10. C
Uraian !
1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.
Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat
ketatausahaan.
2. Ciri-ciri administrasi perkantoran:
Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)
Adanya kerjasama
Adanya proses/usaha/kegiatan
Adanya tujuan
Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)
3. Fungsi kerja kantor meliputi:
a. Menerima informasi (to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan,
faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record
information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera
mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti
Kunci Jawaban
14
anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau
disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian perusahaan.
c. Mengatur informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama
layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-
sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor
bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam
melayani manajemen.
d. Memberi informasi (to give infinmation)
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor
memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian
informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus.
Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.
e. Melindungi aset (to safeguard assets)
Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti
diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak
menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya
kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin
tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati
terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang
memerlukan tindakan manajemen.
4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar
pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan
tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi
sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai
keuntungan terbaik.
Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi,
tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.
15
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi
sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
5. Bersifat pelayanan : berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan
utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam
menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan
seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain
sebagainya.
16
Penilaian
A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
Nomor Soal Bobot Soal
1-10 1
Jumlah Skor
Maksimal 10
(1 soal benar bernilai 1)
Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10
Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka
mendapatkan skor 0
Penentuan Nilai:
Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice)
Rumus : S = ƩB –
Keterangan :
S = skor yang dicari
ƩB = jumlah jawaban benar
ƩS = jumlah jawaban salah
n = jumlah alternative jawaban yang disediakan
1 = bilangan tetap
Rumus :
17
B. Petunjuk Penilaian Soal Essay
Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk
uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya.
No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor
Akhir 0 5 10 15 20 25
1
Jelaskan perbedaan
pengertian administrasi dalam
arti luas dan arti sempit!
25
2 Sebutkan ciri-ciri dari
administrasi perkantoran! 25
3
Sebutkan apa saja fungsi
kerja perkantoran? Jelaskan
secara singkat!
15
4 Jelaskan apa saja karakteristik
administrasi perkantoran! 20
5
Salah satu karakteristik
administrasi perkantoran
adalah bersifat pelayan.
Jelaskan apa maksudnya dan
berikan contohnya!
15
18
2. Materi Pokok
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi
tentang azas-azas manajemen perkantoran.
3. Uraian Materi
A. PENGERTIAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR
Azas Sentralisasi, adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata
usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu
satuan organisasi tersendiri yang khusus menangani pekerjaan kantor atau
menangani informasi.
Azas Desentralisasi, adalah pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam
bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-
masing unit bersangkutan.
Azas Gabungan, merupakan penggabungan dari azas sentralisasi dan
desntralisasi. Setiap satuan kerja yang menangani kegiatan teknis satuan kerjanya,
menangani informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerja. Disamping itu
dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi
untuk keperluan organisasi secara menyeluruh.
1. Tujuan
Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu :
Memahami azas-azas manajemen perkantoran
Dalam melakukan kegiatan perkantoran, sebelumnya kita harus
dapat mengidentifikasi azas-azaz manajemen perkantoran yang telah ada.
Supaya kita dapat menjalankan aktivitas kantor sesuai aturan yang ada.
Untuk itu, pada pembelajaran ini akan dipelajari secara menyeluruh
mengenai azas-azas manajmen perkatoran secara lengkap dan terperinci.
Kegiatan Belajar Ii
19
B. BAGAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR
Gambar 3.2.1 Pada asas ini manajer kantor memegang
peranan yang menentukan, artinya kepala kantor
bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor
kepada Top Manajer. Di atas dapat kita lihat bagan asas
pemusatan (Azas Sentralisasi) secara skematis
Gambar 3.2.2 Contoh Bagan Asas Desentralisasi
Coba bedakan
antara kedua
bagan tersebut
! Deskripsikan
20
C. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN AZAS-AZAS MANAJEMEN
PERKANTORAN
Pada setiap organisasi perkantoran biasanya memiliki azas-
azas manajemen perkantoran yang masing-masing berbeda antara
organisasi atau instansi perusahaan satu dengan lainnya.
Azas juga dipergunakan di dalam pelaksanaan aktivitas
kantor, berkaitan dengan hal itu pastinya azas yang digunakan
terdapat kelebihan dan kelemahan di dalam pelaksaannya di
perusahaan. Berikut kelebihan dan kelemahannya:
Kelebihan azas sentralisasi ialah:
1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua
pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalannya
2. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran
3. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
4. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan
5. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
7. Mudah menyeragamkan cara kerja
Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara
cepat dan seragam)
8. Mudah melakukan pengawasan
9. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat
Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
10. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
11. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel
12. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya
Kelemahan azas sentralisasi ialah:
1. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk
menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang
penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan
21
2. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai
hambatan
3. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian
4. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu)
5. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit
6. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh
7. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
8. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat
Kelebihan azas desentralisasi ialah:
1. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing
2. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang
bersangkutan
3. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan
syarat-syarat tertentu
4. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
5. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan azas desentralisasi ialah:
1. Pekerjaan akan terlalu bebas
2. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
3. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya).
22
A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar !
1. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu
adalah pengertian dari .....
a. Azas Gabungan
b. Azas Perkantoran
c. Azas Perorganisasian
d. Azas Sentralisasi
e. Azas Desentralisasi
2. Berikut ini adalah azas-azas manajemen perkantoran, kecuali . . .
a. Azas Sentralisasi
b. Azas Desentralisasi
c. Azas Tata Usaha
d. Azas Gabungan
e. Azas Pemusatan
3. Pada azas ini manajer kantor memegang peranan menentukan, azas yang
dimaksud adalah . . .
a. Azas Sentralisasi
b. Azas Gabungan
c. Azas Perkantoran
d. Azas Perorganisasian
e. Azas Desentralisasi
4. Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan . . .
a. Kelebihan sentralisasi
b. Kekurangan desentralisasi
c. Kelebihan dekonsentralisasi
d. Kelebihan desentralisasi
e. Kekurangan sentralisasi
5. Berikut ini bukan merupakan kekurangan dari azas sentralisasi yaitu . . .
a. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu)
b. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya)
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit
d. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat
e. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh
6. Kelebihan dari azas desentralisasi adalah . . .
a. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai
hambatan
b. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan
c. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
Uji Kompetensi II
23
d. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat
e. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing
7. Terjadi pemborosan pada pelaksanaan pekerjaan kantor adalah dampak dari
azas . . .
a. Gabungan
b. Desentralisasi
c. Sentralisasi
d. Gabungan
e. Pengorganisasian
8. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang
bersangkutan adalah . . .
a. Kelebihan azas Desentralisasi
b. Kelebihan azas Sentralisasi
c. Kelemahan azas
Desentralisasi
d. Kelemahan azas Sentralisasi
e. Kelebihan azas Gabungan
9. Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini!
(a) Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
(b) Pengawasan dilaksanakan secara efektif
(c) Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
(d) Dapat mencegah duplikasi fungsi
(e) Menghindari penumpukan pekerjaan
Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah ....
a. (a), (b), (c)
b. (c), (d), (e)
c. (a), (c), (e)
d. (b), (c), (e)
e. (a), (d), (e)
10. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi dalam bekerja
merupakan dampak . . .
a. Kelemahan azas Desentralisasi
b. Kelebihan azas Sentralisasi
c. Kelebihan Desentralisasi
d. Kelemahan azas sentralisasi
e. b,c jawaban benar
24
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Bagaimana penerapan pada masing-masing azas manajemen perkantoran?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3. Jelaskan perbedaan bagan azas desentralisasi dengan azas sentralisasi!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
4. Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi.
Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
5. Sebutkan masalah yang timbul dari azas sentralisasi?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
25
۞ Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar I. Nah untuk mengetahui
seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan
belajar I, kerjakanlah tugas 1 berikut !
Tugas I:
Buatlah karangan mengenai studi kasus masalah yang terjadi di lingkup
perusahaan lalu temukan solusi pemecah masalah dengan menggunakan
azas-azas manajemen perkantoran.
Sumber bacaan dapat kamu peroleh dari buku-buku perpustakaan atau
di internet.
Mari Berlatih
26
Pilihan Ganda !
1. D
2. C
3. A
4. A
5. B
6. E
7. B
8. A
9. D
10. D
Uraian !
1. Azas sentralisasi pemusatan dari kegiatan kegiatan kantor yang bersifat
pelayanan pada suatu bidang/unit yang ahli, misalnya tata usaha, sekretaris
Azas desentralisasi persebaran, pemencaran. Semua pelaksanaan kegiatan
yang bersifat pelayanan dibidang tata usaha diurus sendiri-sendiri oleh setiap
bidang/unit dalam organisasi.
Azas dekonsentralisasi penggabungan dari azas sentralisasi dan
desentralisasi.
2. Azas sentralisasi cocok diterapkan pada perusahaan yang bergerak dibidang
jasa karena tanggung jawab pekerjaan diserahkan langsung terhadap pimpinan
(top manajer) sehingga pimpinan akan mengetahui secara langsung keluhan
ataupun keinginan konsumen dengan begitu maka perusahaan akan segera
memperbaiki pelayanan.
Azas desentralisasi sesuai dengan perusahaan yang menjalakan usaha dagang
karena pada setiap unit manajer tanggung jawab berperan penting dalam setiap
masalah unitnya. Yang pada akhirnya akan dilaporkan kepada pimpinan
tertinggi secara detail dan jelas.
3. Pada bagan azas sentralisasi manajer kantor memegang peranan yang
menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan
pekerjaan kantor kepada top manajer. Sedangkan pada azas desentralisasi
pekerjaan tanggung jawab berada pada masing-masing unit manajernya.
4. Dapat mencegah duplikasi fungsi maksudnya yaitu karena azas sentralisasi
merupakan pemusatan yaitu kegiatan kantor ditangani oleh satu bidang ahli
Kunci Jawaban
27
maka adanya duplikasi fungsi/duplikasi pekerjaan dapat dihindarkan. Jadi satu
bidang ahli hanya fokus pada pekerjaannya saja..
5. Masalah yang timbul pada azas sentralisasi antara lain:
Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit
Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh
pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi pada karyawan,
sehingga akan menurunnya kinerja produktivitas pegawai.
Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu) karena
pegawai merasa frustasi.
Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai
hambatan
28
Penilaian
A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
Nomor Soal Bobot Soal
1-10 1
Jumlah Skor
Maksimal 10
(1 soal benar bernilai 1)
Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10
Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka
mendapatkan skor 0
Penentuan Nilai:
Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice)
Rumus : S = ƩB –
Keterangan :
S = skor yang dicari
ƩB = jumlah jawaban benar
ƩS = jumlah jawaban salah
n = jumlah alternative jawaban yang disediakan
2 = bilangan tetap
Rumus :
29
B. Petunjuk Penilaian Soal Essay
Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk
uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya.
No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor
Akhir 0 5 10 15 20 25
1 Sebutkan masalah yang
timbul dari azas sentralisasi? 20
2
Salah satu kelebihan azas
sentralisasi adalah dapat
mencegah duplikasi fungsi.
Jelaskan maksud dari
mencegah duplikasi fungsi!
15
3
Jelaskan perbedaan bagan
azas desentralisasi dengan
azas sentralisasi!
20
4
Bagaimana penerapan pada
masing-masing azas
manajemen perkantoran?
20
5
Jelaskan mengenai 3 azas
manajemen dengan bahasamu
sendiri!
25
30
2. Materi Pokok
Untuk mencapai tujuan tersebut maka, kamu harus mempelajari materi
tentang pekerjaan kantor secara keseluruhan.
3. Uraian Materi
Di dalam setiap organisasi atau perusahaan akan melakukan aktivitas
pekerjaan kantor sebagai langkah untuk mencapai suatu tujuan dari
organisasi itu sendiri. Hal itu akan dibahas secara terperinci dalam materi
ini.
A. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya adalah sebagai
berikut:
1) Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping,
serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
2) Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat
tulisan di berbagai media
3) Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau
risograph
1. Tujuan
Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu :
Menguraikan Pekerjaan Kantor
Kegiatan Belajar III
31
4) Mengirim
Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan
mendistribusikan informasi
5) Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke
komputer dan menyusun buku di perpustakaan
6) Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
7) Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana
dan prasarana
8) Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas
utama perusahaan adalah :
Typing : 24,6%
Calculating : 19,5%
Checking : 12,3%
Filling : 10,2%
Telephoning : 8,8%
Duplicating : 6,4%
Mailing : 5,5%
Other : 12,7%
Total : 100%
B. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan yang dilakukan dalam suatu instansi memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
¤ Bersifat pelayanan
¤ Terbuka dan luas
¤ Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
32
C. HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR
1. Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau
informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan
tanggapan.
a. Kegunaan surat:
” Sebagai alat komunikasi secara tertulis
” Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
” Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
” Dapat menjadi nilai historis
” Sebagai duta organisasi
” Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
b. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat:
‡ Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan
swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
‡ Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur
dan bentuk yang dipilih
‡ Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak
bertele-tele
‡ Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik
secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan
pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
a. Fungsi laporan:
” Sebagai bahan pertanggungjawaban
” Alat menyampaikan informasi
” Alat pengawasan
” Bahan penilaian
” Bahan pengambilan keputusan
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
‡ Harus jelas dan cermat
‡ Mengandung kebenaran dan objektifitas
‡ Lengkap
33
‡ Tegas dan konsisten
‡ Langsung mengenai sasaran
‡ Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
‡ Disertai dengan saran-saran
‡ Tepat waktu
c. Jenis-jenis laporan:
Laporan berdasarkan waktu
Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik atau rutin
dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan,
atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan
Laporan insidental laporan yang dibuat apabila diperlukan
Laporan berdasarkan bentuk
Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara tertulis
dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman.
Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam bentuk
naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan
kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat
Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis menggunakan
memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan
dilakukan antar pejabat/pimpinan.
Laporan berdasarkan penyampaian
Laporan lisan laporan yang disampaikan secara langsung
Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo
Laporan visual laporan yang disampaikan melalui penglihatan
Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)
Laporan berdasarkan sifat
Laporan biasa laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak
rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak
menimbulkan dampak negatif
34
Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting dan
rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh
mengetahuinya
Laporan berdasarkan isinya:
Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi informasi
saja
Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat penilaian
sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil analisa secara
mendalam
Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang hasil
penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan
yang memberi tugas tersebut.
d. Langkah-langkah membuat laporan
” Menentukan masalah yang akan dilaporkan
” Mengumpulkan bahan, data dan fakta
” Mengklasifikasi data
” Mengevaluasi dan mengolah data
” Membuat kerangka laporan
3. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada
beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.
a. Keuntungan membuat formulir:
” Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat
biaya dalam hal penggunaan kertas
” Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
” Adanya keseragaman
” Mengurangi kegiatan foto kopi
b. Fungsi formulir
‡ Mencari suatu keterangan
35
‡ Menghimpun data yang sama
‡ Menyampaikan informasi yang sama
‡ Sebagai bukti fisik
‡ Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
Dibuat secara sederhana
Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang
kosong yang cukup
Harus ada judul nama formulir
Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain seperti tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper.
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang
disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
36
A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar !
1. Mengumpulkan data, mencari
informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan
menyusunnya, merupakan jenis
pekerjaan kantor yaitu ....
a. Mencatat
b. Menghitung
c. Mengirim
d. Menyimpan
e. Menghimpun
2. Berikut ini yang merupakan hasil
jasa atau produk pekerjaan kantor
adalah . . .
a. Surat, kaset, laporan
b. Formulir, laporan, faktur
c. Surat, formulir, kaset
d. Arsip, formulir, faktur
e. Surat, laporan, formulir
3. Perhatikan data di bawah ini!
i. Laporan informatif
ii. Laporan berkala
iii. Laporan tertulis
iv. Laporan analisa
v. Laporan rekomendasi
Yang termasuk laporan
berdasarkan isinya adalah . . .
a. (i), (ii), (iii)
b. (i), (iv), (v)
c. (iii), (iv), (v)
d. (ii), (iii), (v)
e. (i), (iii), (v)
4. Kegiatan menaruh atau
meletakkan dengan berbagai cara
dengan alat tempat tertentu
sehingga sistematis dan aman
dinamakan . . .
a. Mencatat
b. Mengumpulkan
c. Menggandakan
d. Mengindeks
e. Menyimpan
5. Berikut ini yang merupakan
pekerjaan kantor yang bersifat
ketatausahaan antara lain . . .
a. tata keuangan
b. memelihara gedung
c. menerima telepon
d. pelayanan keamanan
e. menerima tamu
6. Penghematan yang diperoleh dari
penggunaan perlengkapan atau
mesin-mesin kantor dipengaruhi
oleh luasnya kesatuan yang dapat
digunakan untuk bermacam-
macam jenis pekerjaan dalam
kantor, hal ini terkait erat dengan
. . .
a. harga dan penanaman modal
b. fleksibilitas penggunaannya
c. nilai keindahan
Uji Kompetensi III
37
d. kualitas mesin
e. kualitas pekerjaan
7. Berikut ini adalah termasuk hasil
jasa atau produk pekerjaan
kantor, kecuali …
a. Arsip
b. Dokumen
c. Formulir
d. Piagam
e. Laporan
8. Menurut George R. Terry,
persentase pekerjaan kantor yang
paling tinggi dalam menunjang
tugas utama perusahaan adalah . .
.
a. Mailing
b. Duplicating
c. Typing
d. Telephoning
e. Checking
9. Contoh laporan dalam bentuk
visual adalah . . .
a. Memo
b. Naskah
c. Presentasi Power Point
d. Surat
e. Video
10. Ciri-ciri pekerjaan kantor terbuka
dan luas maksudnya adalah . . .
a. Pekerjaan dilakukan secara
bebas
b. Pekerjaan dapat dilakuan di
luar lingkungan kantor
c. Lingkup pekerjaan dilakukan
seluas-luasnya
d. Setiap divisi melakukan
pekerjaan secara bersamaan
e. Penangganan pekerjaan
kantor dilakukan secara
transparan
38
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan
jelas !
1. Jelaskan pekerjaan kantor berdasarkan jenisnya!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat
merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain.
Sebutkan apa saja kegunaan surat!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
4. Apa yang dimaksud dengan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
5. Bagaimana langkah dalam membuat formulir?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
39
Pilihan Ganda !
1. E
2. D
3. B
4. E
5. A
6. B
7. D
8. C
9. C
10. B
Uraian !
1. Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya antara lain :
a) Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b) Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di
berbagai media
c) Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d) Mengirim
Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan
informasi
e) Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer
dan menyusun buku di perpustakaan
f) Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g) Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan
prasarana
h) Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Kunci Jawaban
40
2. Kegunaan surat ialah:
ᴥ Sebagai alat komunikasi secara tertulis
ᴥ Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
ᴥ Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
ᴥ Dapat menjadi nilai historis
ᴥ Sebagai duta organisasi
ᴥ Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
3. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang
disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
4. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah hasil yang diperoleh dari
pekerjaan yang dilakukan di kantor baik berupa jasa maupun produk.
Misalnya hasil produk adalah pengembangan inovasi produk baru, sedangkan
hasil jasa berupa pelayanan yang semakin ditingkatkan untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan.
5. Langkah dalam pembuatan formulir yaitu:
Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
Dibuat secara sederhana
Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong
yang cukup
Harus ada judul nama formulir
Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang
41
Penilaian
A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
Nomor Soal Bobot Soal
1-10 1
Jumlah Skor
Maksimal 10
(1 soal benar bernilai 1)
Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10
Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka
mendapatkan skor 0
Penentuan Nilai:
Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice)
Rumus : S = ƩB –
Keterangan :
S = skor yang dicari
ƩB = jumlah jawaban benar
ƩS = jumlah jawaban salah
n = jumlah alternative jawaban yang disediakan
3 = bilangan tetap
Rumus :
42
B. Petunjuk Penilaian Soal Essay
Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk
uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya.
No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor
Akhir 0 5 10 15 20 25
1 Jelaskan pekerjaan kantor
berdasarkan jenisnya! 25
2 Sebutkan apa saja kegunaan
surat! 20
3 Jelaskan apa yang dimaksud
dengan arsip! 15
4
Apa yang dimaksud dengan
hasil jasa atau produk
pekerjaan kantor?
20
5 Bagaimana langkah dalam
membuat formulir? 20
43
RUBIK PENILAIAN:
۞ Petunjuk Penyekoran Soal Uraian Non Objektif
a) Soal nomor 1-3
Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 15 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian
teori pada modul pembelajaran.
Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada
modul pembelajaran.
Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan.
b) Soal nomor 4
Skor 15 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 10 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian
teori pada modul pembelajaran.
Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan.
c) Soal nomor 5
Skor 25 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian
teori pada modul pembelajaran.
Skor 15 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada
modul pembelajaran.
Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan.
Keterangan:
A : 81-100 = Sangat Baik
B : 61-80 = Baik
C : 41-60 = Cukup
D : ≤ 40 = Kurang
44
Kriteria Pemberian Skor
2 = (Sangat Baik)
1 = (Baik)
0 = (Tidak Baik)
Tujuan “Lembar Penilaian Afektif” digunakan oleh guru untuk mengakses
(mendapatkan informasi tentang minat dan motivasi
siswa saat proses pembelajaran berlangsung).
Petunjuk:
1. Amati komponen afektif yang tampak dalam
proses pembelajaran
2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang
diamati.
3. Berilah tanda cek (√) pada jalur yang sesuai.
No. Aspek Yang Dinilai Skor Nama Siswa
A B C D ….
1. Memperhatikan penjelasan
guru
0
1
2
2. Mengikuti proses
pembelajaran dengan
serius.
0
1
2
3. Memperhatikan media
pembelajaran.
0
1
2
4. Menghargai pendapat
teman lain baik lisan
maupun tingkah laku.
0
1
2
5. Mengungkapkan
gagasan/pendapat dengan
baik.
0
1
2
6. Menjawab pertanyaan yang
diajukan oleh guru/teman.
0
1
2
Jumlah
45
Tujuan :
Lembar Penilaian Psikomotor digunakan oleh guru untuk mengakses
(mendapatkan informasi) tentang keterampilan psikomotor siswa saat proses
pembelajaran sedang berlangsung.
Petunjuk :
1. Amati komponen-komponen psikomotor yang tampak dalam proses
pembelajaran.
2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati.
3. Berilah tanda (√) pada skor yang sesuai.
Nama Siswa: ___________________
No Aspek Keterampilan Skor
1 2 3 4 5
1. Siswa mampu mandiri mengembangakan
imajinasi kreatif dalam membuat hasil
kliping
2. Melakukan kerja kelompok secara bersama-
sama dan saling membantu
3. Menyampaikan hasil dari kelompok dengan
menggunakan bahasa yang jelas dan
dipahami
…
Jumlah
46
ix
Buhari, Bustang. 2010. Four-D Model (Model Pengembangan Perangkat
Pembelajaran dari Thiagarajan, dkk). (online),
(http://bustangbuhari.wordpress.com/2011/08/25/four-d-model-model-
pengembangan-perangkat-pembelajaran-dari-thiagarajan-dkk/), diakses 3
Pebruari 2013.
Depdiknas. 2008. Panduan Pengembangan Bahan Pembelajaran. (online),
(http://www.Guru pembaharu.com), diakses 20 januari 2013.
Endang, Sri. 2008. Modul Kearsipan Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X. Jakarta:
Erlangga.
(http://insfire.htm.com), di akses 26 Agustus 2012
Kemendiknas. 2013. Sosialisasi Kurikulum 2013: Pengembangan bahan ajar.
Jakarta: Kemendiknas RI.
Sungkono. 2009. Pengembangan dan Pemanfaatan Bahan Ajar Modul dalam
Proses Pembelajaran. Majalah Ilmiah Pembelajaran, 5(1):49-62.
The Liang Gie. Pengantar Administrasi Perkantoran Modern untuk kelas X
SMK/MAK. Jakarta: Depdiknas.