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Manual - Administrador de Negocios Total Pag. 1

CONTABLIDAD

CONFIGURACION

1. Analíticas : Para crear analíticas debe escoger el tipo de analítica que desea crear, ingresar el

código, donde el primer dígito debe ser la inicial creada en el tipo de analítica. Las analíticas de Proveedores, Clientes, Productos, Empleados, Obreros y Bancos se crean en su respectivo


modulo y se actualiza automáticamente en las tablas de configuración de Contabilidad. (Bancos en configuración del sistema).

2. Centros de Costo: Se crean para obtener un mayor análisis de la contabilidad, pueden ser

creados y asignados a un Tipo de Centro de Costo, que se creara previamente. Se podrán generar reportes por tipos de centros de costo o por el centro de costo especifico.

3. Concepto de Gastos : En esta opción se podrán crear conceptos, relacionándolos a cuentas contables para que el usuario en el ingreso de información no necesariamente accese al plan de cuentas, accediendo a los conceptos asignados para su uso. Estos conceptos se pueden consultar en las opciones de Registro de Documentos, Movimientos de Caja Chica Y Movimiento de Entregas a Rendir.


4. Líneas de los Estados Financieros: En esta opción se crean las líneas de los Estados

Financieros, se deben seleccionar el Estado Financiero, el Rubro y crear la línea, adicionando las cuentas contables que se deseen que se agrupen en esta línea.

5. Plan de Cuentas : los datos a ingresar son los siguientes:

• Código: Ingrese él numero de la cuenta • Activo: Coloque el aspa para que este active, de lo contrario no aparecerá cuando llame

al plan de cuentas.


• Descripción: Ingrese el nombre de la cuenta (tiene 60 caracteres)

• Movimiento: Si es una cuenta titulo no coloque el aspa, solo colóquela en los casos de cuentas de ingreso de datos.

• Monetaria: indica si la cuenta va a ser sujeta al ajuste por diferencia de cambio

automático del sistema, si coloca que es monetaria tiene que ingresar a que tipo de cambio desea que se actualice (compra o venta), además debe de ingresar las cuentas de ajuste de cambio, tanto para perdida y ganancia, se deberá activar el check de documento, si se desea que el ajuste se realice por cada documento (cuentas de Clientes y Proveedores), si no se activa el check de documento el sistema generara la diferencia de cambio por el saldo en dólares de la cuenta, ajustándolo al tipo de cambio indicado.

• Centro de Costo: indica si la cuenta adicionalmente acezará a la tabla de centros de

costos.

• Tipo de Contabilidad Oficial-Patrimonial: En este rubro se puede definir una cuenta sola para un tipo de contabilidad o para ambas (Oficial: datos de acuerdo a la Legislación Local, Patrimonial: datos propios de cada compañía, como una diferente tasa de depreciación)

• Tipo de Analítica: cuenta con la ayuda de escoger la que necesita si existiera alguna

cuenta que no necesitara analítica debe de escoger “No Definido”

• Cuentas Autogeneradas : colocar las cuentas de destino, el sistema permite trabajar con la clase 6 o con la clase 9, indistintamente.

• Documento : Para las cuentas que manejan auxiliar como proveedores y clientes, donde

se manejan documentos se debe marcar el aspa para indicar que la diferencia de cambio se realizara por cada documento.

• Cuentas de Ajuste por diferencia de cambio: colocar las cuentas de ajuste de cambio y

se debe asegurar que estén creadas en el plan de cuentas y apliquen movimiento.

6. Rubros de los Estados Financieros: Este concepto agrupa varias líneas de los Estados

financieros y es necesario indicar a que tipo de total de rubro corresponde, adicionalmente se le debe indicar a que Estado Financiero pertenece y la posición de ubicación. Ejemplos:


Balance General: • Activo Corriente (posición 1) • Activo No Corriente (posición 2) • Pasivo Corriente (posición 3) • Pasivo No Corriente (posición 4) • Patrimonio (posición 5)

Estado de Ganancias y Perdidas por Función:

• Utilidad Bruta (posición 1, descripción y footer igual, total rubro: utilidad operativa) • Total Gastos Operativos (posición 2,descripción y footer igual, total rubro: utilidad

operativa) • Total Ingresos y Egresos (posición 5, descripción y footer igual, total rubro: utilidad y

participaciones antes de impuestos). Este ítem es para ambos estados de resultados. • Impuesto a la Renta (posición 6, descripción y footer igual, total rubro: utilidad o perdida

del ejercicio). Este ítem es para ambos estados de resultados. Estado de Ganancias y Perdidas por Naturaleza:

• Margen Comercial (posición 1 descripción y footer igual, total rubro: valor agregado) • Valor Agregado (posición 2, descripción y footer igual, total rubro: valor agregado. • Excedente Bruto de Explotación (posición 3, descripción y footer igual, total rubro:

resultado bruto de explotación) • Excedente de Explotación (posición 4, descripción y footer igual, total rubro: Resultado

de explotación. • Total Ingresos y Egresos: creado para ambos reportes

7. Tipos de Analíticas: Estos tipos de analíticas son los maestros donde se van a agrupar diferentes

conceptos, tales como Proveedores, Clientes, Productos, Caja Chica, Bancos, Terceros, Empleados, etc. Se crean con el fin de tener un mayor nivel de análisis de una cuenta, ya que van relacionados a esta, es decir, se crea la cuenta de Cuentas Corrientes Bancarias y se anexa la analítica del Banco, esta es la que contiene el detalle de los movimientos, y no es necesario crear cuentas contables para cada Banco porque esto se simplifica con la analítica.


8. Tipos de Asiento: Son los códigos de subdiarios o vouchers, se pueden crear para todos los tipos

de operaciones que se desee distinguir, el código se mostrara en los reportes oficiales del sistema.

Ejemplo:

• Asiento de Registro de Ventas • Asiento de Registro de Cobranzas • Asiento de Provisiones Varias

9. Tipos de Centros de Costos: En esta opción se crean los tipos de centros de costos que agruparan a varios centros de costos.

10. Totales por Rubro: Este concepto totaliza varios rubros de los Estados Financieros y deben de ser creados para el Balance General, Estado de Ganancias y Perdidas por Función y Estado de Ganancias y Perdidas por Naturaleza. Ejemplos:


Balance General: • Total Activo • Total Pasivo y Patrimonio

Estado de Ganancias y Perdidas por Función

• Utilidad Operativa • Utilidad antes de Participaciones e Impuestos • Utilidad o Perdida del Ejercicio

Estado de Ganancias y Perdidas por Naturaleza

• Valor Agregado • Resultado Bruto de Explotación • Resultado de Explotación • Utilidad antes de Participaciones e Impuestos • Utilidad o Perdida del Ejercicio

INTERFASE CONTABLE Esta opción del sistema tiene los siguientes procesos: DEFINICIÓN DE CUENTAS En este modulo se define un asiento plantilla para las operaciones del sistema, se especifica la cuenta; si es un movimiento deudor o acreedor, el rango de analíticas que especifica una determinada cuenta, y en que tipo de asiento se desea que se contabilice. Esto significa que todas las transacciones comerciales de la Cía., durante un determinado tiempo van a contabilizarse bajo este asiento tipo.

Las operaciones comerciales que se contabilizaran automáticamente bajo esta parametrizacion son las siguientes:

- Cobranza de Documentos - Canje de Letras por Cobrar - Canje de Letras por Pagar


- Pagos Diversos Proveedores - Libro Bancos - Caja Chica - Registro de Compras - Registro de Ventas - Registro de Anticipos - Registro de Muestras de ventas - Registro de ventas de exportacion - Entregas a Rendir - Salidas Valorizadas - Planillas - Letras por cobrar Anuladas - Letras por pagar Anuladas - Ventas Bonificación - Activo Fijo

Ejemplo: Registro de Ventas

El valor neto de la factura puede repetirse tantas veces como cuentas diferentes se utilicen para su contabilización, la cuenta de ventas se define en base al código de los productos, es importante mencionar, que para obtener una correcta contabilización la codificación de los productos debe contemplar este aspecto. La contabilización debe definirse por tipo de documento Factura, Boleta, Nota de Débito, Nota de Crédito. GENERACIÓN DE PREDIARIO En esta opción se ejecuta el proceso de contabilización de todas las operaciones antes definidas con un asiento plantilla, se coloca el rango de fecha que se desea contabilizar y el sistema le asigna un numero de voucher.


Estas operaciones se contabilizan en él modulo de comprobantes en la opción de prediario, para ser revisados o actualizados, la contabilización se efectúa por cada documento.

COMPROBANTES

En este modulo existe dos formas de ingreso: • Ingreso automático del sistema, proveniente de la opción de generación de prediario.

• Ingreso manual de asientos de operaciones no contempladas en los módulos del sistema. (asientos de depreciación, etc.)


Tipos de comprobantes:

Prediario : Recibe las operaciones de generación automática del sistema, se puede acceder manualmente y la información puede ser modificada o eliminada. Diario: Tiene también un ingreso manual, la información puede ser modificada o eliminada, pero cuando la información esta en este comprobante significa que ya se encuentra contabilizada y se pueden generar reportes financieros en base a ella, por el contrario en el prediario la información se encuentra en estado de pendiente para su revisión. Para poder pasar la información ingresada en un prediario a un diario se debe de oprimir el botón de “Transferir” y escoger que información desea transferir, la información desaparecerá del prediario y aparecerá en el diario, esta opción es reversible, es decir si existiera algún motivo para devolver la información al prediario, se puede hacer a través de la misma opción. Ingreso de Comprobantes: Para ingresar información al diario o prediario el procedimiento es el que se detalla a continuación: Teclear el botón de “Añadir”, y le aparecerá la siguiente pantalla

- Asiento : deberá escoger el tipo de asiento al que pertenece la operación que va a Registrar

- Fecha : ingrese la fecha de la operación a registrar.

- Tipo de Contabilidad: si desea accesar a un tipo de contabilidad en especial solo debe de

marcar a cual de ellas, si desea que la operación se registre en ambas contabilidades marque las dos.

- La información que se ingrese en un tipo de contabilidad especifico, solo aparecerá en

los Estados Financieros del mismo.

Existe una búsqueda rápida en esta pantalla, y puede ser por Numero de Registro o Cuenta contable. Los parámetros anteriores son la cabecera del registro de comprobantes, para acceder al ingreso del detalle (ingreso de cuentas) tiene que presionar el botón de “Nuevo” (Hoja) y le aparecerá la siguiente pantalla:


Ingreso de Detalle de Asiento Contable: Aquí se ingresan los datos de cuentas, analíticas, centros de costos documentos de referencia, fecha, importe y moneda y si la cuenta es deudora o acreedora, para grabar el detalle solo tiene que actualizar la información con el botón correspondiente. Anulación de Comprobantes: Para poder eliminar un comprobante, debe de estar dentro de la opción de prediario y escoger la opción de anular.

PROCESOS

En este modulo se ejecutan los siguientes procesos : CIERRE DE MES Al ejecutar este proceso el sistema va a trabajar con la información que se encuentra registrada en el DIARIO y generara 3 cálculos: - Diferencia de cambio: Este proceso genera la diferencia de cambio de todas las cuentas que fueron indicadas en el plan de cuentas con este atributo, existe dos tipos de diferencia de cambio:

- Diferencia de cambio de Saldos : solo generara diferencia de cambio del saldo en dólares de la cuenta.

- Diferencia de cambio por documento : Validara la información de código, tipo de documento, numero de documento y moneda, y generara la diferencia de cambio por cada documento registrado en la cuenta, por saldos, si se encuentra pendiente de meces anteriores y de movimientos del mes.


- Generación de Destinos: el proceso generara las cuentas autogeneradas que fueron indicadas en el plan de cuentas, cargo y abono, clase 6 o clase 9. - Saldos para el mes siguiente: este proceso creara los saldos iniciales para el mes siguiente, al mes que se encuentra procesando. El proceso de Cierre de Mes puede ejecutarse varias veces en un mes, la información generada por este proceso se actualizara cada vez que este se ejecute, por lo tanto no existe la posibilidad de una duplicidad de información.

CIERRE DE AÑO En este proceso se efectúan los siguientes pasos: • Establecer la secuencia de cierre por grupo : Se escoge un grupo de cuentas (a nivel de dos

dígitos) y se establece con que cuenta se debe cerrar, en este proceso el sistema cancelara los saldos del grupo de cuentas escogidas generando un asiento de cierre en el Prediario que deberá ser trasladado al Diario, este procedimiento se repite para todas las cuentas de Resultados, se revisa que las cuentas ya no muestren saldos y se procede con el siguiente paso.

• Establecer la secuencia de cierre por cuenta: en este nivel se crearan las secuencias de cierre por cada cuenta determinada (clase 8), generara un asiento de cierre en el Prediario.(Se traslada los saldos de la clase 8 a las cuentas de patrimonio). Este asiento también se deberá trasladar al Diario.

• Generar los saldos iniciales : el sistema creara el asiento de saldos iniciales en el movimiento de apertura del sistema de todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, existirá una diferencia en el asiento, que es el resultado del ejercicio, el usuario deberá ingresar a modificar este asiento y colocar el resultado del ejercicio en la cuenta correspondiente (Resultados Acumulados)

Este proceso mostrara los saldos de cada cuenta y su respectiva analítica con cada documento pendiente al ejercicio anterior, si las cuentas se llevan en dólares mostrara los saldos en dólares y soles al tipo de cambio de cierre (para que los saldos se generen correctamente se debe haber llevado en el sistema el calculo de diferencia de cambio automática, si no es así el sistema mostrara los movimientos en dólares y los soles originales sin considerar ningún ajuste. El cierre de año es un proceso que se puede generar varias veces, solo se deberán trasladar los asientos de cierre al Prediario y eliminarlos y volver a generar el proceso.


Este proceso se debe generar después de efectuado el cierre definitivo del Cierre de Mes de Diciembre para que tome los saldos finales de las cuentas.

CIERRE DE MODULOS En esta opción se podrán aperturar y cerrar los diferentes Módulos del sistema, cuando la información de un mes se encuentre terminada y no se desee hacer modificaciones adicionales. Se pueden abrir y cerrar meces según el usuario lo necesite, no se necesita de ningún proceso adicional. GENERACIÓN DE DAOT CLIENTES Este Proceso recopilara la información de facturación de clientes, totalizada por el año que se le solicite y validando el importe mínimo colocado, generara un reporte con la información.


GENERACIÓN DE DAOT PROVEEDORES Este Proceso recopilara la información de facturación de proveedores, totalizada por el año que se le solicite y validando el importe mínimo colocado, generara un reporte con la información.

PROCESOS DE VALORIZACIÓN Esta opción calcula los costos unitarios de los productos y valoriza todas los movimientos de salida de almacenes, también valoriza todos los movimientos de ingreso a los que se les haya colocado un tipo de movimiento que “Valoriza Automáticamente” Este proceso necesita que la información de Inventarios este validada y que se revisen los siguientes procesos:

• Reporte de Saldos Negativos • Proceso de Kardex


REPORTES El Sistema cuenta con los siguientes reportes contables: SALDOS CONTABLES Este reporte puede solicitarse por un rango de meses especifico, por cuenta, por centro de costo, por tipo de contabilidad.

COMPROBANTE DE DIARIO Este reporte muestra las operaciones del mes que se solicita agrupadas por comprobante y tipo de asiento, indicando los movimientos autogenerados.

BALANCE DE COMPROBACIÓN


Este reporte puede ser solicitado de acuerdo a los niveles de agrupación con que se ha ingresado el plan de cuentas, si no se siguió una estructura igual para todas las cuentas, se puede generar hasta el máximo de 10 dígitos, y el reporte mostrara los saldos de todas las cuentas que tienen movimiento.

CONSULTA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN En esta consulta se mostraran los movimientos del mes seleccionado y se podrá consultar una cuenta dando doble clic en la línea y cuenta deseada, hasta el detalle del registro de la operación.


MAYOR AUXILIAR ANALÍTICO Este reporte muestra todas las cuentas que manejan un Auxiliar Analítico, indicando el movimiento del mes seleccionado y el total de la cuenta consolidada.

MAYOR AUXILIAR ESTRUCTURAL Este reporte muestra el movimiento de las cuentas que manejan centros de costos, indicando un total parcial por cada centro de costo y un total por cuenta.

MAYOR AUXILIAR ANALÍTICO ESTRUCTURAL Este reporte muestra todas las cuentas con analíticas, con centros de costo y cuentas individuales, además figuran los importes en dólares de aquellas operaciones registradas en esa moneda. El reporte puede ser solicitado en forma “Detallado” o “Resumido”, en el primer caso mostrara los movimientos por documento y analítica y en el segundo caso, no totalizara por analítica y agrupara los movimientos del Registro de Ventas y Registro de Compras.


BALANCE GENERAL Este reporte se origina de la parametrizacion de los Estados Financieros en el Modulo de Configuración y muestra los resultados del mes actual y lo acumulado hasta el mes anterior.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS Existen dos tipos de Estados de Ganancias y Perdidas, por Función y por Naturaleza, ambos muestran las operaciones del mes actual y lo acumulado al mes anterior.


Para poder contar con la información correcta en cada reporte, debe asegurarse de correr el proceso de cierre de mes correspondiente, este proceso actualiza la autogeneración de cuentas, diferencia de cambio y saldos anteriores. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES En este reporte se muestran los totales por cuenta de Activos y Pasivos, se puede solicitar “Detallado o “Resumido”, al seleccionar Detallado y a diez dígitos el sistema mostrara los saldos de las analíticas de cada cuenta que maneje analíticas, si se solicita Resumido, solo mostrara los totales por cuenta.

LIBRO DE CAJA Y BANCOS Este reporte mostrara mostrara los movimientos de Caja y Bancos totalizando por cuenta y en moneda nacional, puede solicitarse por “Detallado” o “Resumido”, al seleccionar el primero le mostrara todas las operaciones de cada registro y al seleccionar el segundo mostrara los totales de las cuentas.


REPORTE DE ASIENTOS DESCUADRADOS Este reporte se solicita indicando el tipo y numero de voucher que se encuentra descuadrado y le mostrara el detalle del descuadre a nivel de cada documento.

CUADRO DE SALDOS MENSUALES Este reporte se generara a Excel y mostrara los movimientos de las cuentas mensuales de todo el año seleccionado, se puede solicitar hasta un máximo de diez dígitos.


CUADRO DE SALDOS MENSUALES POR CENTROS DE COSTOS Este reporte se generara a Excel y mostrara los movimientos de las cuentas mensuales de todo el año seleccionado, agrupado por centros de costos, se puede solicitar hasta un máximo de diez dígitos. Este reporte también se puede generar seleccionado por Tipo de Centro de Costo.

VALORIZACIÓN Este reporte muestra un kardex valorizado, mostrando todos los movimientos de los productos y calculando los costos unitarios y mostrando el total de la valorización por cada movimiento, puede solicitarse por “Detallado” mostrar al nivel de cada transacción los movimientos en el almacén, “Resumido” mostrara los totales de ingreso y salidas de los productos del almacén, puede ser agrupado por “Producto” y “Línea”.


NOTAS DE INGRESO VALORIZADAS El reporte mostrara las notas de ingreso del almacén , los productos ingresados en cantidad y costos.

NOTAS DE SALIDAS VALORIZADAS El reporte mostrara todos los movimientos de salidas del almacén y si se genero el “Proceso de Valorización” mostrara el costo asignado por el proceso a cada producto.


ANÁLISIS DE CUENTAS Este reporte muestra los movimientos de la cuenta solicitada, según los parámetros ingresados.

PRESUPUESTO

RUBROS DEL PRESUPUESTO En esta opción se definen los Rubros del presupuestos, indicándole la posición en la presentación del reporte, el footer indicara el nombre del campo donde se totalizara la información.


LINEAS DEL PRESUPUESTO Para crear las Líneas del presupuesto se debe seleccionar el Rubro a que pertenecerán e indicarle que cuentas contables se agruparan en esa línea. Se indicara la posición para que aparezca en el reporte.

MANTENIMIENTO DE CUENTAS En esta opción se ingresaran los datos para la elaboración del presupuesto Anual. La información que se debe registrar es la siguiente:

• Año del presupuesto. • Mes del presupuesto • Cuentas : donde se indicara la cuenta contable a presupuestarse, esta cuenta también puede

considerar productos y centros de costos.


• Presupuesto (Importe): se ingresara la cantidad presupuesta para esa cuenta, puede ser en moneda nacional o dólares.

• Aplicada : Solo se ingresara importes en esta opción si no existe una cuenta contable donde se refleje el movimiento a comparar con el importe presupuestado.

REPORTE DE PRESUPUESTOS MENSUAL El reporte mostrara la información presupuestada acumulada hasta la fecha presupuestada, comparada con los saldos de las cuentas contables, estableciendo una comparación y una variación de los importes.

REPORTE DE PRESUPUESTOS ANUAL El reporte mostrara la información mensual presupuestada, puede ser solicitado “Detallado” donde aparecerán las líneas y las cuentas contables que totalizan esta línea, y si se solicita “Por Líneas” solo se mostraran los totales por las líneas respectivas.


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