Administrador de Contenidos2 (1) (1)

MANUAL ADMINISTRADOR LITISOFT PÁGINA 1

Tabla de contenido1. GENERALIDADES:...........................................................................................................................3

2. SEGURIDAD....................................................................................................................................3

2.1 Roles.........................................................................................................................................4

2.2 Administrador Usuarios............................................................................................................9

3. ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS..........................................................................................10

3.1 Manejo y Control del Administrador......................................................................................10

3.2 Administrador de Listas Simples:............................................................................................12

3.3 Administrador de Listas Especiales:........................................................................................17

3.4 Provisiones:............................................................................................................................23

MANUAL ADMINISTRADOR LITISOFT Página 2

1. GENERALIDADES:

Hace referencia a los iconos y herramientas presente para el administrador:

- Esta es la barra de herramientas presente en este rol o perfil de usuario

, agenda y reportes de los cuales hay un manual o

unidad que nos indica su funcionalidad , home icono que nos permite ir al

formulario de consulta de procesos , y el icono de puerta que nos permite salir de la

aplicación .- Todas las opciones de la lista del administrador de contenidos presentan un link en la

parte superior derecha de la pantalla denominado volver, su funcionalidad es cargar nuevamente la lista de del administrador de contenidos, así como lo ilustra la siguiente imagen.

2. SEGURIDAD- Otro icono, propio del administrador es el que representa la siguiente imagen

, denominado seguridad y permite administrar (actualizar, eliminar y crear), roles y usuarios. Esta ventana es la primera que se carga por defecto al ingresar con el rol administrador y se divide en dos (Roles y Usuarios)


2.1 Roles

o Roles: Son los perfiles que se definen por áreas, cargos o dependencias y el administrador permite que podamos consultar cada uno de estos y administrar los permisos que cada rol tendrá dentro de la aplicación.

Posterior a ingresar a la aplicación, en la ventana selección de roles Ingresamos con la opción Seguridad la cual nos permite administrar los roles y usuarios de la aplicación.

En la ventana principal de seguridad, podemos visualizar las pestañas Roles y Usuarios. Para la creación de un nuevo rol Ingresamos a la Opción <<Crear Nuevo Rol>>


En la ventana creación nuevo rol se encuentran los siguientes campos, los cuales son obligatorios para proceder en el proceso, Nombre: Nombre para el rol a crear, Descripción: Pequeña Observación para el Rol, Compañía: Tipo compañía a la cual se va a asociar el rol, al ingresar toda la información seleccionamos la opción Configurar Rol >> SIGUIENTE PASO.

Si la información ingresada es correcta aceptamos y continuamos con el proceso.


En el siguiente paso se encuentran las opciones de los permisos por Ventana para el Rol que se está creando, Para esto se puede seleccionar de forma individual Crear, Editar, Eliminar, Ver Ventana, o seleccionar todo el grupo de opciones con Seleccionar Todo. Cada una de estas opciones por Cada Ventana Administrable del Aplicativo.

Al determinar los permisos para el Rol, continuamos con el siguiente paso para guardar la información de esta ventana seleccionamos Grabar Permisos Rol >> SIGUIENTE, y Aceptar.

En el siguiente paso se determinan las clases de procesos, abogados externos e internos que podrán verse en las opciones del rol, al momento de ingresar con el rol que se está creando.


Posterior al ingresar las clases de procesos y abogados, grabamos la información para el rol en la opción <<Grabar Configuración De Este Campo>> y Finalizar y volver y aceptamos la configuración del campo.

Al terminar la creación del Rol en la grilla consolidada de roles se puede visualizar la creación.


En este punto se encuentran 3 opciones, Actualizar, Eliminar y Asignar Usuarios. Al actualizar retornamos a las opciones anteriores y modificamos la información, para eliminar Aceptamos en el cuadro de dialogo y el registro será eliminado.

Para Asignar usuarios al rol, se deben seleccionar Usuarios existentes en la ventana Asignación Usuarios y con la opción >> Asignamos los usuarios y se graba esta información con la opción << Grabar Configuración de Este Campo>>,

y aceptamos.

Con esto termina la creación de rol correspondiente y la asignación de los Usuarios a este nuevo Rol.


2.2 Administrador UsuariosEn la ventana principal de seguridad, podemos visualizar las pestañas Roles y Usuarios. Para la creación de un nuevo Usuario Ingresamos a la Opción <<Crear Usuario>>

En la ventana creación nuevo Usuario se encuentran los siguientes campos, los cuales deben ingresarse para proceder en el proceso, Nombre: Usuario a crear, Identificación: Numero Identificación del Usuario, Usuario: Login para el ingreso del usuario, Contraseña: Password del usuario, Usuario Bloqueado: Esta opción nos permite bloquear el Usuario, Tipo Compañía: Establece a que compañía pertenece el usuario, Usuario Especial: Determina si el Usuario tiene algún permiso especial dentro de la aplicación, Abogado Interno/Externo: Configura los abogados que podrá utilizar este usuario, Correo: E-mail del Usuario para él envió de información, al ingresar toda la información seleccionamos la opción Grabar Usuario.


Al terminar el proceso el nuevo Usuario se visualiza en la grilla consolidada.

En este punto se encuentran 2 opciones, Actualizar, Eliminar. Al actualizar retornamos a las opciones anteriores y modificamos la información, para eliminar Aceptamos en el cuadro de dialogo y el registro será eliminado.

3. ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS

Representado por la siguiente imagen , permite actualizar la información, datos y tener acceso a los contenidos que alimentan la aplicación, con el propósito de que los usuarios o personal autorizados puedan complementar y/o corregir la información que usa la aplicación para la creación de los procesos.

En su primera pantalla mostrara el listado de cada una de las opciones en las cuales se puede ingresar, actualizar y crear información que permite alimentar y optimizar todos los recursos que brinda LITISOFT.

3.1 Manejo y Control del AdministradorAl ingresar al administrador se mostrara la siguiente pantalla la cual está dividida de la siguiente manera:


- Procesos Judiciales, sujetos procesales, actuaciones judiciales, medidas cautelares, gastos judiciales, conceptos apoderados, sentencias ejecutivos, amparos, Conciliaciones judiciales: contiene el listado de campos de seleccion e información que se encuentra en los formularios de cada uno de los modulos y permite acceder, actualizar, eliminar y adicionar información que debe estar en los campos de selección y ser usada en el formulario como una ayuda o complemento del mismo.

- Cada opción de la lista cargara la información que contiene dicho campo y muestra un pequeño formulario que puede estar compuesto de uno o más campos según la opción seleccionada y la información que la compone.


- Al ser tan larga la lista el aplicativo le brinda una herramienta de búsqueda rápida, en la cual se escribe una o más palabras relacionadas y el sistema le mostrara únicamente la opciones que contengan dicha palabra, con solo realizar clic en el botón buscar.

Nota: como el proceso de creación, actualización y eliminación para cada una de las opciones es el mismo, seleccionaremos algunas, de la opción más sencilla a la más compleja y explicaremos como consultar, actualizar, eliminar y crear dentro de cada una de estas opciones.

3.2 Administrador de Listas Simples:

Las ventanas del administrador de contenidos de una sola opción son aquellas en las cuales se modifica tan solo un dato de ellas para su creación, actualización o eliminación, siendo este dato el nombre correspondiente al tema de la ventana.

Por lo general son listas que no dependen de ninguna otra para su funcionamiento. Dentro del administrador se pueden encontrar las siguientes ventanas que cuentan con tan solo una opción:

CLASE PROCESOS NATURALEZA DEL PROCESO AREA ENCARGADA TIPO ESTADO PROCESO TIPO LITIGIO


TIPO SUJETO CLASE SUJETO TIPO IDENTIFICACION TIPO DE BIEN UBICACION FONDO EMBARGO TIPO AVALUO TIPO GASTO CLASE PAGO PROBABILIDAD TIPO SENTENCIA TIPO CONCILIACION

Dado que todas las ventanas mencionadas anteriormente funcionan de igual manera afectando diferente información, para efectos de este manual se explicara la ventana de ‘AREA ENCARGADA’, teniendo en cuenta que las opciones mencionadas en la lista anterior operan de igual manera.

Creación

Digitar el nombre de la opción que se requiere crear, a continuación realizar click en el botón CREAR.

Si la creación fue exitosa, el aplicativo indicara el estado de la acción realizada y limpiará el formulario para realizar otras acciones posteriormente.

Se puede verificar el registro recién creado dentro del grillado al final de la ventana.


Actualización

Por medio del grillado que se encuentra al final de ventana, se debe consultar el registro sobre el cual se desea efectuar una actualización. Para seleccionarlo y habilitar la edición se debe realizar

click sobre la opción . Una vez realizada esta acción, el aplicativo cargara el registro en la parte superior, deshabilitara el botón crear y habilitara la opción de ACTUALZAR.

Una vez actualizado el registro, el aplicativo indicara que la acción realizada fue exitosa por medio del mensaje ‘EL REGISTRO SE CREO CORRECTAMENTE’ y limpiará el formulario para realizar otras acciones posteriormente.


Se puede verificar el registro actualizado dentro del grillado al final de la ventana.

Eliminación

Por medio del grillado que se encuentra al final de ventana, se debe consultar el registro que se desea eliminar.

Al realizar click sobre la opción del registro, el aplicativo confirmara la eliminación del mismo, de esta forma evitar eliminaciones no deseadas.


Una vez realizada la acción, el aplicativo informara que la eliminación se realizo correctamente.


3.3 Administrador de Listas Especiales:

1. Nombre : Nombre del abogado que desee crear2. Cédula: Identificación del abogado3. Departamento: 4. Ciudad:5. Especialidad: Únicamente Opción interno6. Vinculación: Especifica si es un abogado Interno o abogado externo7. Dirección oficina: Dirección del abogado a crear8. Teléfono Oficina: número telefónico fijo del abogado u oficina a la que represente9. Dirección Residencia: Campo que permite registrar la dirección del abogado10. Correo: Correo electrónico al cual se enviarán los correos programados, únicamente se

debe agregar un correo, se debe tener en cuenta que para el envío de correos electrónicos al abogado este debe estar previamente seleccionado en los procesos a los cuales corresponda.

11. Celular: Número de teléfono móvil del abogado12. Tarjeta Profesional: Número de la tarjeta profesional del abogado13. Fecha Contrato: Fecha en la cual se realiza la contratación del abogado14. Fecha Póliza: En caso de que el abogado cuente con una póliza de responsabilidad el

aplicativo le permitirá la fecha de vigencia de dicha póliza en este formulario15. Tipo Compañía: Indica a que área pertenece el abogado, se debe tener en cuente que si no

se encuentra seleccionada la opción correcta el Administrador de Seguridad no podrá asignarlo al listado requerido.


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16. Buscar Abogado: Botón que permite hacer búsqueda de los abogados existentes en el aplicativo

17. Observación: Campo que permite la inclusión de algún comentario alusivo al abogado18. Crear: Botón que permitirá la creación y guardado de información del abogado del cual se

está diligenciando el formulario19. Limpiar formulario: Reestablece las opciones del formulario a su valor inicial20. Volver: Permite retroceder a la página de opciones del administrador de contenidos21. Administrador de contenido: Permite regresar al administrador de contenidos22. Salida: Botón que permitirá cerrar sesión de manera segura del aplicativo

1. Actualización : Permite cargar la información en el formulario del abogado seleccionado2. Eliminar: Elimina del listado al abogado seleccionado3. Actualizar: Botón que almacena todas la modificaciones realizadas


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ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS: LISTA ETAPAS

1. Clase Proceso : Permite Seleccionar la clase de procesos a la cual pertenece la etapa2. Nombre: Campo que permite ingresar el nombre con el cual va a ser mostrado en la lista

de etapas3. Buscar Etapa: Permite la búsqueda de etapas con el fin de verificar si actualmente existen 4. Crear: Botón que permitirá la creación y guardado de información de la etapa 5. Limpiar formulario: Reestablece las opciones del formulario a su valor inicial6. Actualización : Permite cargar la información en el formulario de la etapa seleccionada7. Eliminar: Elimina del listado la etapa seleccionada8. Paginado: Permite desplazarse por las diferentes páginas del grillado


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1. Actualizar: Botón que almacena todas la modificaciones realizadas a la etapa cargada


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ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS: LISTA ACTUACIONES

1. Clase Proceso : Permite Seleccionar la clase de procesos a la cual pertenece la actuación 2. Etapa : Permite Seleccionar la etapa a la cual pertenece la actuación3. Nombre: Permite establecer un nombre para la actuación que se va a crear4. Correo (Alarma): Campo con estado de si o no que indica si la actuación va a tener

configurado alguna tipo de alarma, si se selecciona la opción si, habilita las siguientes opciones

5. Tipo de alarma: El tipo de alarma se divide de tres maneras Automática: Envía un correo al abogado interno y al abogado externo del proceso en

el cual se crea dicha actuación Días después: Habilita la casilla de días después de creación Días Antes: Habilita la casilla de días antes de vencimiento

6. Días después: Permite establecer la cantidad de días después, de la fecha de creación de la actuación, para que el aplicativo envíe de forma automática un correo electrónico tanto al abogado interno como externo del proceso en el cual se cree esta actuación


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7. Días Antes: Permite establecer la cantidad de días antes de la fecha de vencimiento en la cual se enviará un correo al abogado interno y externo del proceso

8. Crear: Botón que permitirá la creación y guardado de información de la actuación 9. Limpiar formulario: Reestablece las opciones del formulario a su valor inicial10. Actualización : Permite cargar la información en el formulario de la actuación seleccionada11. Eliminar: Elimina del listado al abogado seleccionado12. Paginado: Permite desplazarse por las diferentes páginas del grillado

1. Actualizar: Botón que almacena todas la modificaciones realizadas a la actuación cargada


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3.4 Provisiones:La siguiente información explica como configurar la ejecución automática de provisiones tanto en masa como en el formulario de procesos judiciales, basados en la formula general.

Administrador de Provisiones:

El administrador de provisiones funciona de manera masiva los 4 campos cargados aplican a la formulación de provisiones tanto en la ventana actual como en la ventana de procesos judiciales donde se calcula individualmente una provisión.

El formulario cuenta con cuatro campos el valor mesadas, que es un valor que se utiliza a la hora de formular cuando una causa afecta el valor de las mesadas es decir si esta aplica o no, este valor se calcula dentro de la formulación.

El Botón Actualizar Modifica una a una todas las provisiones, se debe esperar alrededor de 30 segundos que este ejecute su tarea aparecerá el mensaje de cargando las modifica según la fecha del servidor y calcula la fecha a calcular como la del día final del mes anterior. Es decir si se calcula


en abril sin importar el día la formula se ejecutara para el día 31 de marzo y sobre este se realizaran los cálculos.

La visualización inferior son todos los procesos judiciales que tienen una provisión AUTOMATICA o formulada, se excluyen los cerrados y los manuales. Y esta está hecha simplemente para observación, para información detallada, por favor referirse a los reportes de provisiones.

Administrador de Pretensiones:

El Administrador de la lista pretensiones esta organizado para crear pretensiones por Clase de proceso, simplemente se escoje una clase de proceso se escribe la pretension a crear y esta es añadida a la lista, para actualziar el nombre de alguna es necesario ubicarse en la pretension y hacer clic en el primer icono de la columna Acciones.


Administrador de Causas:

El Administrador de la lista de causas depende de la lista pretensiones, para facilitar el acceso a la actualizacion de registros de esta lista ya que son demasiados se habilito una busqueda dinamica de registros. Esta funciona cuando la pretension es seleccionada, la grilla inferior carga los registros pertenecientes a la misma para poder identificarlos facilmente y asi mismo crear o actualizar la causa sobre la pretension seleccionada.

Los campos correspondientes a costas, suma adiciona, indemnización perjuicios, auxilio funerario, incapacidades medicas, son valores enteros que afectaran a la ejecucion de la formula en aquellos procesos con la causa seleccionada o actualizada. Asi mismo las mesadas se habilitan para algunas causas para aplicar el valor de mesadas configurado en el primer formulario de administrador de provisiones.


Administrador de Ciudades:

El administrador de ciudades fue actualizado permitiendo añadir o actualizar duraciones asi mismo centros de costo, las duraciones se expresan en AÑOS, y esta se calcula en la formula de provisiones, para calcular tiempos estimados de finalizacion de procesos, al seleccionar un departamento en el formulario se cargaran en la grilla las ciudades pertenecientes a este para su facil ubicación y modificacion.


Primero se selecciona el departamento.

Luego al hacer clic en el primer icono de acciones podemos ver como se carga la informacion correspondiente al formulario para su actualizacion, el boton actualizar nos permite guardar los cambios sobre el registro seleccionado de la lista y refrescar la pagina.


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