Taller de

“Administración Efectiva

del Tiempo ”

BRAIN Co. & Co. “Coaching -- Inteligencias múltiples” Y

Lic. Mario S. Bravo Orozco

La importancia de la Comunicación

¿ Quien soy yo ?

¿ Que hago yo aqui ?

¿ Que papel esperan que juegue yo aqui ?

“No existe nada mas difícil de planear,

mas incierto en lograr el éxito, o mas

peligroso de administrar que la creación

de un nuevo sistema. Los iniciadores

tendrán por enemigos a todos aquellos

que se benefician con la preservación

de las viejas instituciones y muy poco

apoyo en aquellos que resultaran

beneficiados por el cambio’’.

Ahora bien…

• ¿Dónde y cómo empezar a potenciar a

nuestro favor estas oportunidades? Quizá

aquí pueda encontrar algunas pautas.

ADMINISTRACIÓN

ESTRATÉGICA

• La administración estratégica se define

como: "Proceso de administración que

entraña que la organización prepare planes

estratégicos y, después, actúe conforme a

ellos

El Tiempo

• La "Administración del tiempo" como a una

aplicación administrativa de producción,

• Administrar el tiempo realmente significa

administrarse uno mismo, de tal manera que

se pueda optimizar el rendimiento del

tiempo de que se dispone.

• El tiempo es una simple medida..

Calidad del Tiempo • En vista de que no podemos

incrementar la cantidad de

tiempo que recibimos, la

calidad del tiempo se

convierte en la única

variable.

• Tu tiempo es tuyo y no

pertenece a nadie más.

• Sólo tú puedes mejorar la

calidad de tu tiempo.

• En última instancia, usas tu

tiempo como lo deseas.

• La forma como usas tu

tiempo define quién eres,

más aún que lo que dices, lo

que vistes, los amigos que

eliges, lo que piensas.

• Mucha gente dice algo y

hace lo contrario, por

ejemplo:

Por ejemplo…

• Mucha gente dice darle

importancia a ser productivo

y sin embargo invierte muy

poco tiempo en organizarse

y en encontrar maneras de

ser más enfocado y eficiente.

Tu compromiso para

administrar tu tiempo es

realmente un compromiso

contigo mismo y con lo que

es importante.

Un aprovechamiento

adecuado del tiempo

permite disfrutar del

trabajo y su descanso.

La autodisciplina

significa fuerza de

voluntad para hacer las

cosas que deben hacerse

antes que las que

queremos hacer porque

nos son más fáciles o

agradables.

Enfrentarnos a los

asuntos en vez de

posponerlos, nos dará

más tiempo para hacer

las cosas.

• El uso de nuestro tiempo es el

resultado de cientos de pequeñas

y grandes elecciones cada día,

cada hora y aún cada minuto.

• Cada semana, contamos con

cientos de horas.

• ¿Cómo utilizamos dichas horas?

Todos podemos beneficiarnos

del uso del tiempo.

• Debemos analizar objetivamente

el uso que le damos a nuestro

tiempo.

DDT’S • Desperdiciador De Tiempo (DDT):

Es cualquier cosa que impida que

una persona alcance sus objetivos de

la manera más efectiva posible.

• DDT Externos vs. Internos. Los

DDT se dividen en externos, si son

provocados por otras personas, o

internos si son provocados por

nosotros mismos.

Hay un elefante en la sala…

La Personalidad

Conjunto de rasgos que persisten a lo

largo del tiempo y las situaciones:

Físicos

Psíquicos

Culturales

¿Cuáles son las caracteristicas de un equipo con I.E.?

Y Caracteristicas Psiquicas

Tolerante

Protector

Innovador

Intuitivo

Asertivo

Humilde

Justo

Emprendedor

Honrado

Soñador Intrepido

Leal

Sensible

Disciplinado

Fiable

Colaborador

Constructivo

Servicial

Paciente

Perceptible

Analitico

Empatia

Y Caracteristicas Psiquicas

Sociable

Compartido

Autodidacta

Perseverante

Visionario

Comprensivo

Creativo

Persistente

Admirable

kinestesico?/sensitivo

Equitativo

Inteligente

Maravillosa

Negociador

Auditivo y visual

Habil

Detallista

Comprometido

Cariñoso

Seguridad y confianza en si mismo Apasionarse

Tipos de Personalidad:

Extrovertido

Proactivo

Team builder

Visionario

Clasificacion de Inteligencia

Rangos

120 a 129 Superior

• 110 a 119 Normal Superior

• 90 a 109 Normal

• 80 a 89 Normal torpe

• 70 a 79 Limitrofe

• 60 a 69 Def. Mental

Clasificacion de Inteligencia

Rangos

140 y mas Brillante

130 a 139 Muy Superior

120 a 129 Superior

110 a 119 Normal Superior

90 a 109 Normal

80 a 89 Normal torpe

70 a 79 Limitrofe

50 a 69 Def. Mental

25 a 49 Imbecil

0 a 24 Idiota

Identificacion habitos personales

• Problemas:

• Identifica tus propios

“enemigos del

tiempo”,

• 5 principales.

• Jerarquiza

• Enemigos externos

• Enemigos internos.

• Soluciones :

• Ahora, haz dos listas

más, escribiendo

soluciones de cada uno

de los problemas en la

lista anterior.

La morosidad • Es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen

en el momento preciso las cosas realmente importantes

que conducen a los resultados deseados. Sin embargo,

son esas cosas importantes las que usualmente

dejamos para después.

• Una de las razones que nos inducen a posponer las

cosas importantes es porque tendemos a confundir lo

importante con lo urgente, y nuestros días se ven

copados de demandas y presiones.

• Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de

presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El

responder a lo urgente y posponer lo importante, nos

garantiza un continuo número de crisis en nuestros

trabajos y en nuestras vidas.

• Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra

inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones.

Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla.

Lo difícil es comenzar.

• La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de

último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada,

fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes

insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se

traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra

efectividad.

• El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer

las cosas eficiente y efectivamente.

Las principales causas de

morosidad son :

• 1.Trabajos no

placenteros.

• 2.Trabajos difíciles.

• 3.Indecisión.

Planeacion de actividades

• El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en

oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por

la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.

• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y

se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.

Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin

de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

• Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por

ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada

mes), es fundamental para no perder la orientación y no

malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en

actividades innecesarias.

Es planificación eficaz si:

• Reviso mis metas y establezco tareas diarias

específicas.

• Determino el tiempo que tomará realizar

cada tarea.

• Anticipo los obstáculos a los que me

enfrentaré.

• Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Logro de Metas adecuadas es

necesario que:

• Estén en línea con mis valores.

• Sean de tiempo definido.

• Estén definidas clara y específicamente.

• Sean completamente mías.

• Sean realistas.

Eficiencia en la oficina

• En nuestra oficina regularmente

encontramos trabajando a otras personas,

las cuales es muy posible que no utilicen

su propio tiempo efectivamente.

• Peor aún, es posible que malgasten el

tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos

de diversas maneras.

• Es por esto que debemos de transformar

nuestra oficina en una plataforma para la

acción efectiva.

Arreglo de la oficina

• El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si

el área de trabajo no está bien organizada.

• Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las

funciones que desempeñas.

• El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia

deben estar cerca de ti.

• La comodidad física y la satisfacción estética son

factores importantes.

• Probablemente hayas caminado por tu oficina y te

hayas sentido deprimido por el desorden: grandes

pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y

basura, mala iluminación, etc

Interrupciones • Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de

ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con

miras a minimizar la cantidad de interrupciones

indeseables.

• Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados

que cuatro horas fragmentadas por visitas inesperadas.

• El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es

coherente en los períodos que constituyen su tiempo

óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden

pensar mejor de seis a nueve de la mañana.

• Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan

hasta la salida de la luna.

• No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo

importante es que cada uno proteja ese tiempo.

Como ocupar tiempos muertos

• En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno

realmente no está haciendo aquello para lo cual ha

comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de

ocio cuando se está esperando o no totalmente

ocupado.

• Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es

tiempo perdido.

• Sin embargo, con un poco de planeación y resolución,

uno puede realizar varias actividades dentro de los

minutos que gasta esperando al jefe o al médico.

• Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una

carta o buscar soluciones a algún problema que nos

inquiete.

• “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco

siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

• Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales

como cartas por contestar o informes por revisar.

• Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración,

como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el

plan de mercadeo, etc.

• Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el

futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta

azul.

Priorizando …

• Si el tiempo de espera es largo estudia las

carpetas azules para determinar cual de

todas las ideas se puede convertir en el

próximo proyecto y así transferirla a la

carpeta rosa.

• En cambio si la espera es breve se dedica a

procesar los aspectos más o menos

rutinarios que encuentra en la carpeta

beige”.

Mitos

• El mito del indispensable: “Los resultados son

directamente proporcionales al volumen de trabajo

invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se

centra el interés en trabajar más, en vez de

trabajar mejor.

• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo

a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se

regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos

difíciles, tratándolos de manera superficial, de

modo que se está condenando a repetir lo que

salió mal.

• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al

ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda

convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones

hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que

no se decide a tiempo, o no se decide.

• El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el

más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...

para no llegar a ninguna parte.

• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que

se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación,

y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:

invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando

motivaciones.

Factores criticos • El número limitado de áreas en las cuales

los resultados, si son satisfactorios,

asegurarán un funcionamiento competitivo

y exitoso para la organización

• La técnica implica, para su aplicación, los

siguientes puntos básicos:

• Definir los objetivos globales de la

organización.

• Definir una unidad de medida para evaluar

el funcionamiento de la Organización con

respecto a esos objetivos.

• Identificar los factores claves que

contribuyen a ese funcionamiento.

• Identificar las relaciones causa-efecto entre

objetos y factores clave

DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA

• Se trata en definitiva de identificar áreas y factores

cuyo funcionamiento permitirán la implantación

de una estrategia determinada.

• Deben considerarse factores internos y externos de

la Organización.

• Actividades dentro de la organización que se

deben realizar con especial atención.

• Sucesos externos sobre los cuales la organización

puede tener o no control

• Y áreas de la organización cuyo funcionamiento

debe situarse a un nivel competitivo.

Procedimiento de definiciones de FCE

• Determinar cuales van a ser los FCE corresponde,

por una parte al equipo del proyecto, que recogerá

información de los gestores de la misma.

• El procedimiento a seguir se basa en obtener una

lista de Factores inicial e ir refinando y depurando

esta lista hasta obtener una selección final de los

FCE, y por último se asignarán los recursos

necesarios.

Pasos a seguir :

• 1) Elaborar una lista de los objetivos de la

Organización.

• Determinar la misión, metas y objetivos. Es

conveniente ser explícitos.

• 2) Depurar la lista de los objetivos.

Revisar la lista de objetivos para asegurar que

dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y

no son medios para conseguir otros objetivos.

• 3) Identificar los Factores de Éxito. Para

cada objetivo se obtendrá una lista de

Factores de Éxito, contemplando factores

externos e internos.

• 4) Eliminar Factores de Éxito no relevantes.

• Si el FE está dentro del control de la

organización, se sigue el siguiente criterio:

• 5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos.

• Al analizar cada objetivo por separado puede que

los FE estén repetidos o sean sinónimos de un

objetivo.

• 6) Identificar los componentes de estos Factores

de Éxito.

• 7) Seleccionar los Factores Críticos de Éxito.

• 8) Asignación de Recursos.

• Para los FCE internos de la Organización, se

asignan los recursos para su realización.

Para los FCE externos …

• Que no controla la organización, se deben

establecer procedimientos que informen

sobre su estado.

• Para establecer planes alternativos en caso

de su no ocurrencia.

Informe de una sola pagina

• Descripcion

-Una presentación visual corta de un solo punto .

- Detallado en una o dos hojas

- Apoyado con diagramas o dibujos .

- Puede ser presentada en 10 minutos o menos.

• Se utiliza como herramienta efectiva por los equipos, lideres de equipo y

entrenadores.

• Dos tipos

-Leccion de informacion basica

Compartir la información básica que requieren los operadores (concientización, técnicas,

asuntos generales)

- Boletin de mejoras

Comenta como una mejora (en metodos de produccion o en el diseño de la maquina)

evita recurrencia o elimina el problema por completo.

Medicion de Actividades

• Numero de actividades

• Planeacion de actividades

• Capital humano involucrado

• Tiempo de realizacion

• Informe a la supervision

• Informe a la Gerencia

Valor Agregado y la

administracion efectiva

Valor Agregado

Aquellas actividades u operaciones que

transforman, convierten o cambian un

producto o informacion, las cuales son

apreciadas por el cliente y esta dispuesto a

pagar por ellas

No Valor Agregado Aquellas actividades u operaciones que

consumen tiempo y recursos pero que no

agregan valor al producto, las cuales el cliente

no esta dispuesto a pagar por ellas

Actividades Sin Valor Agregado

Tiempos muertos

Almuerzo

Retrabajos e

Inspección

Espera

Defectos

Materia Prima

Proceso

Producto

Terminado

5%

VA Otros

Transportacion y

manejo de

materiales

Permisos

Agregan valor?

Ventana del Valor Agregado

Mision De Clase Mundial

Ser competitivo, rentable y

orientado al cliente, atravez de la

mejora continua en

Productividad, Calidad, Servicio

al Cliente, con la ayuda creativa

de todos los empleados

¿Cuáles Son Las Condiciones del

STAFF?

• Estresado.

• Fatigado

• No trabajan en equipo.

• Desmotivado .

• ...

Estrategias individuales

• Que vas a hacer a partir del lunes…

Conclusiones

• Agendar las actividades diarias.

• Priorizar la informacion.

• Agendar las visitas.

• Reducir los tiempos muertos.

• Prepararte para el retiro.