Administración de Recursos

Materiales

Lic. Grethel Gómez

Alvarenga

Administración de Recursos Materiales

Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos materiales así como la prestación de los servicios generales de la organización.

Definición:

Administración de Recursos Materiales

Proceso de:

Planeación, Programación, Adquisición,

Almacenamiento, distribución y control de los materiales y

equiposMejorar la

calidad en la prestación de un

servicio

¿Qué se requiere?

Elaborar el programa operativo anual y el presupuesto por departamento.

Determinar las necesidades de recursos materiales y servicios generales. (Ej. Datos históricos).

Coordinar : La operación de los procesos de almacenamiento,

inventarios y del control de bienes muebles.

Los procesos derivados de la adquisición y compra de bienes así como los relacionados a la prestación de los servicios.

La realización de investigaciones de nuevos métodos, técnicas y procedimientos relativos a la administración de recursos materiales y servicios, así como de los estudios de factibilidad para su aplicación.

¿Qué se requiere?

Coordinar las actividades del departamento con las demás áreas de servicio.

Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas para verificar el cumplimento.

¿Qué se requiere?

Fuentes de mala administración de Recursos

Materiales

Falta de materiales y suministros en el momento oportuno.

Inadecuada logística de llegada de materiales y suministros.

Mala calidad de los materiales.

Planeación de Recursos Materiales

1. Realizar un listado o catalogo de productos.

2. Establecer medidas o indicadores de consumo de los materiales.

3. Contar con información de proveedores de recursos.

Etapa de Planeación

Se establece el inventario del año de necesidades de materiales y suministros que son necesarios para el adecuado funcionamiento de las organizaciones, satisfaciendo las necesidades operativas.

Plan de SuministroDocumento por escrito en donde se

cuantifican los materiales o suministros requeridos.

Involucrados en el plan de suministro:

Enfermeras, médicos y responsables de suministros.

Ejemplo de un plan de suministro

Clave del material

Presentación

Nombre

Cantidad Precio Unitario

Precio total

Puede llevarse a cabo:• Hojas de cálculo de Excel• Software especializado

Adquisición

Son aquellas operaciones necesarias para poner a disposición de las instituciones de salud u organizaciones, en tiempo oportuno, en cantidad necesaria y calidad todos los materiales necesarios para el cumplimiento de sus objetivos considerando bajos costos.

Proceso de Adquisición

1. Elaborar el plan ( necesidades).2. Solicitar material al responsable del

área de suministro.3. El jefe de suministro evalúa la

solicitud.4. Se elabora el presupuesto.

5. Se solicitan cotizaciones y se reciben.6. Evaluación de las cotizaciones ( factores de calidad, tiempo de entrega, etc).7. Elaboración de la orden de pedidos o compras.

FIN

Proceso de Adquisición

Recepción

Comprobación de que llegaron los materiales solicitados, de acuerdo a lo indicado en las ordenes de compras y facturas

RECEPCION O RECIBO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

El almacenista recibe los elementos, la jefe del servicio de enfermería da el VB si los elementos que llegaron corresponde al pedido solicitado

Elaboración de un pedido de materiales de la enfermera al jefe de suministro

Aprobación del pedido Entrega del pedido solicitado para la prestación

del servicio Uso racional de los recursos por enfermería

Almacenamiento

Esta etapa se caracteriza por la guarda o custodia de los materiales y suministros en un sitio determinado en forma ordenada y científica.

NORMAS QUE DEBEN TENER EN CUENTA PARA EL ALMACENAMIENTO

El almacenamiento debe hacerse de tal manera que garantice una adecuada reservación, seguridad y ubicación de los equipos.

Debes existir un espacio físico destinado para el almacenamiento de los materiales y equipos el cual debe estar separado de locales con otras funciones.

El área de almacén debe ser suficiente en capacidad física, moviliarios y equipos a fin de facilitar el recibo y movilización.

El área de almacén debe contar con señalización que permita la fácil localización de los artículos.

Debe aplicarse las normas de seguridad e higiene, así como para la protección de materiales almacenados.

Los artículos almacenados se deben identificar con una etiqueta que contenga el nombre, código y otras características, se debe elaborar e implementar registros para los artículos que ingresan tales como kárdex, para poder contar con una información exacta de los equipos y materiales.

ETAPA DE DISTRIBUCION DE MATERIALES Se realiza en todos los niveles

institucionales para satisfacer las solicitudes de los diferentes servicios o dependencia, la cuál incluye acciones de embalaje, despacho y transportación.

Etapa de control

Corresponde a la función administrativa que evalúa el progreso o logro de objetivos y adopta las medidas necesarias.

Para establecer el control es necesario implementar normas, indicadores y estándares que sirvan de base para la detección oportuna de desviaciones

Inventario

Es la lista detallada de los equipos ymateriales propios de la empresa, necesarios para brindar un bien o un servicio.

Es un registro o esquema donde se consignan los equipos y materiales teniendo en cuenta la cantidad, el estado, las características y el costo de cada equipo

Objetivos de inventario Descartar los equipos y materiales en

mal estado, con finalidad de repararlos o llevarlos a mantenimiento

Controlar la existencia previa de equipos y materiales en los servicios.

Utilizar al máximo los recursos materiales existentes en la institución de salud o servicio de enfermería

Controlar el estado y el uso de los equipos y materiales

Importancia del inventario Permite determinar el diagnostico

situacional de materiales y suministros. Permite poder planificar o elaborar el

plan de suministros y dotación acorde con las necesidades.

Permite brindar una atención oportuna y rápida al usuario

Para elaborar el inventario se requiere: Planificar la elaboración o confrontación

de los inventario ( cuando, donde y quienes)

La Elaboración o confrontación debe realizarse en forma cuidadosa para evitar errores.

Debe ser supervisado, se debe verificar o constatar.

Errores comunes:

Contar dobleOmitir algunos equipos y

materialesNo constatar el estado o

funcionamiento de los equipos

Procedimiento sugerido para realizar el inventario:

Realizarse en equipo de dos o tres personas

Una persona realiza el conteo y descripción de los equipos y materiales

La otra registra los equipos sus características y estado

Otra que verifique y constate

Actividad en equipo

1) Integrarse en equipos de 4 personas, donde en cada equipo haya al menos 1 médico.

2) Cambiar de roles.

3)Enlistar al menos 30 materiales necesarios, equipo(s) más comúnmente utilizados.

4) Si cuentan con un presupuesto de $ 200 mil pesos. Ordena de acuerdo a prioridades ¿qué materiales y/o equipo comprarían? ¿En qué cantidades? Justifica en equipo la respuesta.

5) Realiza una presentación en power point y explícala al salón.