Administración del TiempoTensión, Tiempo,

Familia y Ministerio

Iglesias Bautistas de Puerto Rico

Administración del Tiempo

Tensión, Tiempo, Familia y Ministerio

Separa tiempo diariamente para revisar y asignar prioridades frente a las demandas

La forma en que usamos el tiempo se convierte en hábito.

Haz una inversión inicial de tu tiempo para evaluar y mejorar hábitos de trabajo.

La recompensa será tu habilidad de controlar tu tarea y gozar más tiempo para concentrarte en aquello que es importante.

Lidia con las tareas difíciles lo antes posible

Tú no ganas nada con realizar una tarea difícil para ti, por el mero hecho de que tiene que hacerse.

Si puedes delegar la tarea, hazlo. Si es algo que no puedes evitar

hacer, entonces trata de hacerlo cuando estés de buen humor y relajado.

Organiza tu día de trabajo Es muy fácil emplear mucho tiempo en

cosas rutinarias, a expensas de otras cosas de mayor importancia.

¿Cómo divides tu día de trabajo?

¿Cómo asignas prioridades a tu trabajo?

¿Te concentras en hacer aquellas tareas que disfrutas?

¿Tienes un sistema para lidiar con las tareas rutinarias?

Delega las tareas que impiden utilizar tu tiempo eficazmente

Es impresionante calcular cuánto exactamente te pagan por tu trabajo.

Multiplica 1.5 por tu salario anual y divídelo en horas de trabajo. El total será el costo por hora trabajada.

Por eso es tan importante aprender a delegar aquellas tareas que pueden ser realizadas por otros/as.

Divide tu agenda de trabajo en segmentos de 30 minutos

Es fundamental que mantengas una agenda diaria de trabajo y que anotes con exactitud el tiempo que tomaste en hacer determinada tarea.

La información que obtengas te va a ayudar a evaluar y mejorar la administración de tu tiempo.

Como recurso puedes utilizar calendarios, programas electrónicos, “palm pilots”, etc.

Revisa tu agenda para evaluar su efectividad Asigna categorías a cada uno de esos

segmentos de 30 minutos. Las categorías deben ser asignadas de

acuerdo con la naturaleza de tu trabajo: Reuniones, lectura, estudio, preparación de

sermones, visitación, tareas administrativas, proyectos en desarrollo, etc.

Este ejercicio te dará un cuadro más exacto de tu día de trabajo y te ayudará a dividir tu tiempo más efectivamente.

Separa tiempo en tu agenda para pensar, meditar y refexionar.

Tú necesitas tiempo para sosegarte, reposar y reponer energías.

Este tiempo especial no sucederá a menos que lo separes en tu agenda.

En cuanto a tu vida espiritual se refiere, recuerda que una cosa es tomar tiempo para reflexionar y meditar y cosa muy distinta es estudiar para el sermón.

Estima cuánto tiempo te consumirá el realizar una tarea en particular y luego evalúa cuán acertado fue el cálculo.

Para mayor efectividad necesitas utilizar alrededor de un 60% en planificación y desarrollo (grupo 3).

25% en proyectos en desarrollo (grupo 2). 15% en tareas rutinarias (grupo 1).

Revisa tu agenda cuantas veces sea necesario ¿Estás utilizando mucho tiempo en las

tareas del grupo 1 en vez de concentrarte en tareas del grupo 3?

¿Tienes segmentos donde estás sumamente ocupado/a y otros donde el tiempo te sobra?

¿Estás realizando una tarea que la puede hacer otra persona?

¿Tienes suficiente tiempo para ser creativo/a e inovador/a?

¿Cuánto me aproximo al ideal 60:25:15?

Analiza tus Metas

Escribe una lista identificando tus metas y luego divídelas en 4 categorías:

Metas a largo plazo Metas a corto plazo Metas profesionales Metas personales

Identifica las destrezas que vas a

necesitar para lograr tus metas

Comienza haciendo una lista de tus destrezas, experiencias y calificaciones.

Identifica las destrezas que vas a necesitar y si precisas entrenamiento adicional.

Asigna una fecha límite a cada meta.

Recuerda…. Tu vida personal es parte de tu

responsabilidad. El tiempo empleado en hacer un plan de

trabajo nunca será tiempo perdido. Evitarás la quemazón (“burnout”), si

con diligencia planificas para una vida de trabajo y no para un día de trabajo.

Administración del tiempo es hacer las cosas de una forma más efectiva, no de forma más rápida…

Se Realista…

Con relación a lo que puedes lograr en determinado momento.

Aprende a reconocer el límite de tus capacidades.

Sé realista con relación a lo que esperas de los/as demás.

Establece metas retadoras, pero que se puedan alcanzar.

Conoce tu cuerpo…

Identifica cuál es el tiempo en que estás más alerta.

Programa recesos durante el día de trabajo.

Realiza las tareas menos demandantes durante los ciclos de menor productividad.

Cuida de tu Salud Comienza el día con un buen desayuno. Al terminar el día, sal de la oficina en un

estado de ánimo positivo. No te sientas culpable por tomar tiempo

libre. Toma vacaciones. Haz algún ejercicio físico. Hazte un examen físico anual. No trates de atacar todos tus problemas

de una vez.

Cuida de tu salud

Aprende a aceptar que hay cosas que no puedes cambiar.

Deja tiempo libre para acomodar asuntos inesperados.

Escribe una lista de las cosas que te molestan o te causan ira.

Agendas de Trabajo Es de suma importancia mantener un

registro detallado de tus compromisos. Existen varios modelos de agenda. Evalúa y selecciona aquella que está

más de acuerdo con tus necesidades y personalidad.

Utilizar cualquiera de estos modelos requiere disciplina.

Si alguna otra persona es responsable de mantener tu agenda, considera utilizar un sistema de internet.

Organiza mejor tu oficina Opta por un arreglo de oficina que te

facilite la tarea. Remueve todo aquello que no utilizas. Resiste a la inclinación de anotar los

mensajes telefónicos en cualquier pedacito de papel.

Archiva los documentos y archivadores de forma vertical.

Mueve cada documento que llega a tu escritorio.

Organiza tu oficina Mantén el número de archivos al mínimo. Escoje un lugar específico para almacenar. Al terminar el día, archiva los papeles

sueltos. Los documentos que están esperando por

una decisión, debes colocarlos en una bandeja identificada como: “Asuntos Pendientes”.

Coloca un reloj en un lugar visible, donde pueda ser visto tanto por ti como por el visitante.

Usa la tecnología a tu disposición Utiliza el correo electrónico. “Navega” en el internet por

información. Archiva (“backup”), por lo menos una

vez por semana. Elimina toda información que no sea

útil, por lo menos una vez al mes. Utiliza una lista de: “Cosas para

hacer”.

Un Pensamiento Final…

¿Quién de ustedes, por mucho que se preocupe, puede añadir una sola hora al curso de su vida? (Lucas 12:25)

Enséñanos a contar bien nuestros días, para que nuestro corazón adquiera sabiduría. (Salmo 90:12)