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UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO FACULTAD DE ECONOMIA
DR. SANTIAGO I. BARBERENA
DISEO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTURACION UTILIZANDO LA
METODOLOGIA DEL JUSTO A TIEMPO PARA EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE
PRODUCTOS ALIMENTICIOS
CASO PRACTICO: DISZASA DE C.V
PRESENTADO POR: RUBEN ALBERTO EVANGELISTA MARADIAGA
SALVADOR DE JESUS HERRERA BARILLAS
ASESOR: ING. CARLOS HUMBERTO VARGAS GARCIA
NUEVA SAN SALVADOR, 15 DE ENERO DEL 2003
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INTRODUCCION
Hoy en da la forma en que las empresas administran sus recursos
productivos,
representa un factor muy importante en la mejora de la
productividad y la competitividad, ya que nos encontramos en una
economa globalizada en donde
las empresas que estn preparadas y organizadas, podrn sobrevivir
y tener
mejores resultados financieros.
Por lo que el estudio de la Administracin, es muy importante
para conocer como
los componentes interactan entre si para concretizar los
objetivos de la empresa, y determinar fallas o desajustes en el
Sistema de Administracin que pueden ser corregidas a tiempo, para
que el sistema funcione de manera ptima.
En este documento, se disea un Sistema Administrativo de
Facturacin utilizando
la Estrategia Justo a Tiempo para empresas Distribuidoras de
productos
alimenticios, caso prctico, DISZASA, de C.V.
El documento consta de cinco captulos los cuales se detallan a
continuacin.
En el primero se expone las generalidades de la Estrategia Justo
a Tiempo y de
la empresa , la situacin actual, crditos a clientes, tiempo de
importacin de
productos hacia la bodega y la proyeccin de ventas de la
distribuidora.
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En el segundo captulo se describe el Marco terico conceptual, el
propsito del
Justo a Tiempo, los beneficios del Justo a Tiempo, los siete
principios del
Justo a Tiempo , las compras Justo a Tiempo, el Justo a Tiempo y
los
proveedores, la intervencin de los empleados, y los cinco pasos
para mejorar la calidad en el servicio.
En el tercer captulo se presenta la investigacin de campo, los
objetivos de la investigacin, hiptesis de la investigacin,
metodologa de la investigacin, y las
limitantes de la investigacin.
El cuarto captulo expone las conclusiones y recomendaciones de
la
investigacin.
En el captulo cinco se detalla el programa de implementacin, el
proceso de
iniciacin, modificacin del proceso de facturacin, disear el
sistema de
facturacin utilizando la estrategia Justo a Tiempo, las
relaciones con los
proveedores, capacitar al personal en la estrategia Justo a
Tiempo, capacitar al
resto de la organizacin, iniciar el proceso piloto y extender la
implementacin del
proceso en toda la empresa.
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INDICE
PAGINA
Introduccin
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL
1.0 Generalidades del Justo a Tiempo y de la empresa 1
1.1 Actividades a que se dedica la empresa 3
1.2 Canales y distribucin de productos 4
1.3 Organigrama de la empresa 5
1.4 Posicionamiento en el mercado 6
1.5 Productos importados 7
2.0 Situacin actual 10
2.1 Manejo de los productos 10 2.2 Proveedores de DISZASA de
C.V. 18
2.3 Rutas de transporte 19
2.4 Area de personal 19
2.5 Trmites administrativos para importaciones 23
3.0 Crditos a clientes 27
4.0 Tiempo de importacin de productos a la bodega 28
5.0 Proyeccin de ventas 29
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CAPITULO II: MARCO TEORICO
5.1 Concepto 32
5.2 Propsito del Justo a Tiempo 33
5.3 Beneficios del Justo a Tiempo 34
5.4 Siete principios del Justo a Tiempo 35
2.4.1 Igualar oferta y demanda 35
2.4.2 El peor enemigo el desperdicio 36
2.4.3 Contino no por bultos 37
2.4.4 Mejorar constantemente 38 2.4.5 Primero el ser humano
39
2.4.6 Sobreproteccin = Ineficiencia 39
2.4.7 No vender el futuro 40
5.5 Compras Justo a Tiempo 41
5.6 El Justo a Tiempo y los proveedores 42
5.7 Intervencin de los empleados 43
5.8 Cinco pasos para mejorar la calidad en el servicio 44
CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO
3.1 Objetivos de la investigacin 45 3.1.1 Objetivo general 45
3.1.2 Objetivos especficos 45
3.2 Hiptesis de la investigacin 46
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3.2.1 Hiptesis general 46
3.2.2 Hiptesis especficas 46
3.3 Metodologa de la investigacin 47
3.3.1 Poblacin a investigar 47
3.3.3 Diseo de la muestra 47
3.4.3 Resultados de la investigacin 50
3.4.5 Anlisis e interpretacin de resultados 65
3.4 Limitaciones de la investigacin 84
CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones 85
4.2 Recomendaciones 87
CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION 89
5.1 Proceso de iniciacin 91
5.1.1 Modificacin del proceso de facturacin 92
5.1.2 Disear el sistema de facturacin utilizando la
Metodologa de la Justo a Tiempo 94
5.1.3 Relaciones con los proveedores 101
5.1.4 Capacitar al personal en la Metodologa del
Justo a Tiempo 101
5.1.5 Capacitar al resto de la organizacin 108
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5.1.6 Iniciar el proceso piloto 114
5.1.7 Extender la implementacin del proceso
en toda la empresa 127
Anexos.
Bibliografa
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1
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL
1.0 GENERALIDADES DEL JUSTO A TIEMPO Y DE LA EMPRESA
El concepto de la estrategia Justo a Tiempo (J.A.T) comenz poco
despus de la Segunda Guerra Mundial como un sistema de produccin, y
hasta finales de
los aos setenta el sistema estuvo restringido a la Toyota y su
familia de
proveedores claves.
A raz de la segunda crisis mundial del petrleo en 1976 los
japoneses empezaron a ver que su curva de crecimiento econmico e
industrial, que vena
en ascenso desde haca 25 aos comenzaba a resquebrajarse, adems,
que en el futuro se iban a presentar altibajos en la industria
manufacturera tal como estaba ocurriendo en las naciones
occidentales. Los dirigentes del mundo de
los negocios comenzaron a buscar maneras de mejorar la
flexibilidad de los procesos fabriles y as comenzaron a adaptar el
sistema de la empresa Toyota.
La primera razn que est detrs de ste concepto, es que puede
reducir
inventarios, tiempos y costos de produccin, as como mejorar la
calidad de los productos y servicios.
El concepto de la estrategia "Justo a Tiempo" (J.A.T.), postula
que: las existencias mnimas y suficientes, que llegan en el momento
exacto para
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2
reponer las que acaban de utilizarse, constituyen todo el stock
que se necesita
en cualquier momento dado. El exceso de inventario absorbe
capital
innecesariamente, supone mayores costos de almacenaje, aumenta
los riesgos de daos y de obsolescencia y, ante todo, puede ocultar
oportunidades de
realizar mejoras operativas.
BENEFICIOS PRINCIPALES
o Reduccin del capital invertido en existencias
o Incremento de los ciclos de servicio a los clientes
o Mayor movimiento de las existencias
o Reduccin de los costos de almacenaje.
Con la utilizacin del la metodologa del Justo a Tiempo puede
reducir la
necesidad de inventarios lo bastante para disminuir las fuentes
de incertidumbre
o disear un sistema ms flexible para enfrentar las necesidades
de cambio. De
ah que la orientacin del Justo a Tiempo sea diferente de otros
modelos
tradicionales.
Para reducir inventarios y producir el artculo correcto en el
tiempo exacto, con
la cantidad adecuada, se requiere de informacin acerca del
tiempo y el
volumen de los requerimientos de produccin de todas las
estaciones de
trabajo.
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3
En distribuidora Zablah S.A de C.V nuestra empresa en estudio,
busca la
satisfaccin de las necesidades del consumidor, a travs de sus
prestigiosas
marcas. Trata de dar el mejor servicio a sus clientes
ofrecindoles alta calidad de sus productos y una entrega de
productos en cantidades correctas y tiempo
exacto.
Las empresas buscan ir a la vanguardia con respecto a la
competencia,
buscando encontrar un sistema de inventario eficiente que pueda
dar la
confianza al cliente y que el pedido que solicito le llegar
completo y de una
manera ms rpida; as tambin buscar mejorar el sistema de
facturacin. Por lo tanto la metodologa del Justo a Tiempo es una
herramienta que se puede
utilizar para dicho proceso, ya que sta enfatiza las mejoras a
los procesos, simplificacin de las operaciones y flexibilidad
basada en mejorar el tiempo de respuesta.
1.1 Actividades a que se dedica la empresa
DISZASA de C.V. cuenta con treinta aos de existencia, dentro del
sector de las
empresas distribuidoras de productos alimenticios, habindose
logrado a travs
de una definida y agresiva visin empresarial por parte de la
junta directiva una slida posicin dentro del sector de empresas
distribuidoras de productos de
consumo, llegando a ubicarse dentro de las tres primeras del
pas.
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4
A travs de las diferentes divisiones de comercializacin se
cubren los canales
de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e
institucionales,
contando con un 100% de cobertura del territorio nacional.
Entre algunas compaas que se representan estn: New Zealand
Milk
Products ( Anchor ), Caf Soluble (Musum ), S.C. Johson ( Raid ),
Mc Cormick ( Del Chef ) , Seagrams ( Vinos Franceses ) McCain,
Sardimar ( Atunes y Sardinas ), Calvet ( Vinos ), Sancela ( Saba ),
Agsa-Olmeca ( Margarina y Aceites ).
1.2 Canales y distribucin de productos
La venta se realiza a travs de un grupo de vendedores que estn
divididos en
las diferentes reas que son: Mayoristas, Supermercados, Ruteo,
Food
Services y Libreras. Contando as con una cobertura a nivel
nacional de todos
sus productos. Entre su cartera de clientes activos estn:
Mayoristas: 3,000 Clientes
Tiendas pequeas: 8,000
Supermercados: 213 salas
Tiendas de Conveniencia: 75
Libreras: 175
Farmacias: 120
Restaurantes y Hoteles: 192
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5
1.3 Organigrama de la empresa
AUDITORIAINTERNA
4
MAYOREO SUPERMERCADOS RUTEO FOODSERVICE INSTITUCIONAL
GERENCIA DE VENTAS79
MANEJODE CATEGORIAS
MERCADEO MERCHANDISING
GERENCIA DECOMERCIALIZACIN
86
PROCESAMIENTODATOS
CREDITOS BODEGA CONTABILIDAD IMPORTACIONES
GERENCIA DEOPERACIONES
109
GERENTEGENERAL
9
GERENTE DEIMPRESOS
6
VICEPRESIDENCIA
5
PRESIDENCIA3
JUNTADIRECTIVA
-
6
1.4 Posicionamiento en el mercado
DISZASA, se encuentra en tercer lugar en cuanto a ventas de
distribuidoras de
productos alimenticios, ya que el segundo lugar lo tiene UNISOLA
y el primer
lugar lo posee NESTLE.
DISZASA est facturando anualmente $ 40 millones, UNISOLA $ 60
millones y
NESTLE $ 80 millones.
En cuanto a distribucin DISZASA es N 1 ya que abarca todos los
canales
como los son supermercados, mayoristas, ruteros, food services,
tiendas de
conveniencia e institucionales. Teniendo la empresa oportunidad
de desarrollar
todo tipo de productos en los diferentes canales. Posee esa
ventaja competitiva con respecto a los dems distribuidores ya que
stas carecen de algunos
canales o se ven en el gasto de contratar distribuidores para
que le suplan a
dicho canal.
VENTAS ANUALES EN U$
40,000,00060,000,000
80,000,000
020,000,000
40,000,00060,000,000
80,000,000100,000,000
DISZASA UNISOLA NESTLE
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7
1.5 Productos Importados
Entre las lneas que importa DISZASA de C.V. en su divisin de
abarrotes se
encuentran las siguientes:
NOMBRE DEL PROVEEDOR
PRODUCTO PAS IMPORTACION
PRESENTACION DE COMPRA
S.C. Johson Glade Costa Rica Por unidad Guateplast Guateplast
Guatemala Por unidad
Eveready Co. Bateras Costa Rica Por Blister Sardimar Sardimar
Costa Rica Por unidad
S.C. Johson Ziploc Costa Rica Por unidad S.C. Johson Raid Costa
Rica Por unidad
Copamex Copamex Mxico Por unidad Sancela Saba Por unidad
Olmeca Por Botella, Galn Sardimar Verdemar Costa Rica Por
unidad
United Distillers Licores Francia, Finlandia Por Botella y
botella
Calvet Vinos Francia Por Botella Musun Caf Tostado Nicaragua Por
bolsa
New Zeland Products
Anchor Guatemala Por lata
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8
INFRAESTRUCTURA DE DISZASA
INFRAESTRUCTURA
Bodega
6,000 m2
Oficinas
1,200 m2
Montacargas: 4
Cuartos Congelados: 2 (-20 grados Centigrados) Cuartos
refrigerados: 2 (+3 grados centigrados) Reparto Congelados: 5
Camiones
Reparto Refrigerado; 5 pickups
7 camiones 8 Toneladas
20 unidades de ruteo
INFRAESTRUCTURA TECNICA
Servidores
AS400 (Un A-400 y Un 800) Netfinity 3500
4 Hubs IBM 8245-024 (Capacidad 24 conecciones cada
uno)10/100.
-
9
2 Switches Cisco Catalyst 2900 (Capacidad 24 conecciones cada
uno) 10/100 con capacidad hasta 1 Giga entre Servidores.
115 computadoras conectadas a red.
Software:
AS400 RPG 400 Propietario
Lotusnotes
Otros
Videoconferencia Picturetel .
Conectividad 384k via 3 lineas ISDN Pri.
Conectividad via Internet.
Instalada en sala de conferencias con pantalla gigante para
entrenamientos.
Planta telefonica Siemens Hicom 3000:
2 E-1 de 30 lineas digitales cada uno.
Ras de 8 lineas para coneccion remota a la red.
Seguridad de el sistema:
Firewall Cisco Pix 520.
Proxy server.
Comunicaciones remotas con VPN.
Norton Web Security System.
Faxes Digitalizados.
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10
2.0 SITUACION ACTUAL
2.1 Manejo de los Productos
DISZASA de C.V. Utiliza el mtodo de inventario de primeras
entradas,
primeras salidas ( PEPS ), y adems de acuerdo a las
especificaciones de cada fabricante, para conservar la calidad y el
buen estado del producto, para la
entrega de los mismos.
DISZASA DE C.V. Cuenta en su bodega con 5 zonas en donde
ingresan los
productos para su respectivo manejo y almacenaje, ah es ordenado
de tal manera que a la hora de su despacho est de la forma ms
accesible y a su
vez para facilitar el control interno de cada zona.
El inventario del los productos se hace cada mes con el fin de
verificar si hay
faltantes, las fechas de vencimiento y el estado del producto;
ste inventario lo
realizan los jefes de zona, auditores y contadores
simultneamente, para hacer un consolidado general, con el fin de
mantener siempre actualizado el sistema
de acuerdo a la realidad.
Con respecto al sistema de cmputo el producto es ingresado a
ste, despus
de que ha sido recibido y chequeado por parte de la bodega,
donde se ven si
han encontrado faltantes, mal estado del producto y
cantidades.
En dicho sistema se puede ver las existencias, las salidas, las
entradas de cada
uno de los productos, siendo de gran utilidad tanto para el
vendedor a la hora
de hacer su venta como para la empresa para su control.
-
11
La facturacin se realiza 3 veces en el da, una por la maana
haciendo el corte
a las 10:00 am, otra por la tarde haciendo el corte a las 3:00
pm y una ltima a
las 5:30 pm que es la facturacin de los supermercados.
El despacho se hace a travs de personas ajenas a la empresa
debidamente investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga
fletes para hacer llegar
al cliente la mercadera, el despachador se encarga de distribuir
las zonas de la
manera ms adecuada posible, para maximizar el espacio y la
distribucin del
producto a las distintas zonas.
El transportista se encarga de sacar los quedan o las firmas
para poder
procesar el pago de la factura.
DISZASA entiende como el proceso de facturacin desde el momento
que el
vendedor toma el pedido hasta que la mercadera es
despachada.
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12
RELACIONES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS QUE POSEE
DISZASA.
DEPARTAMENTOS RELACIONES
VENTAS
Contabilidad: Pago de comisiones y premio a vendedores,
supervisores y Gerente de Venta.
Mercadeo: Apoyo a ventas a travs de promociones, publicidad e
incentivos de las distintas marcas.
Crditos: Encargada de revisar cartera de clientes de los
vendedores as como tambin la encargada de autorizar los pedidos de
los diferentes clientes.
Sistemas: Digitacin de pedidos y actualizacin del sistema
utilizado para ver existencias e informacin de clientes para los
vendedores.
Despacho: Encargado de enviar el producto a los clientes.
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13
DEPARTAMENTOS RELACIONES
MERCADEO
Ventas: Encargados de vender el productos a los diferentes
canales.
Importaciones: Encargada de traer el producto a la
distribuidora.
Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca.
Bodega: Manejo de productos
Sistemas: Soporte tcnico e informacin de ventas y reportes
relacionados.
DEPARTAMENTOS RELACIONES
CREDITOS
Ventas: Cartera de clientes del vendedor y autorizacin de
pedidos
Contabilidad: Pago de planilla
Operaciones: Por cobro de clientes para obtener el dinero
necesario para pagos.
Sistemas: Soporte tcnico e informacin en el sistema
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14
DEPARTAMENTOS RELACIONES
CONTABILIDAD
Ventas: Pago de comisiones y premios a vendedores, supervisores
y Gerente de Ventas.
Importaciones: Pago de impuestos, Fletes y seguros.
Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca.
Bodega: Ingreso de productos
Sistemas: Soporte tcnico e informacin relacionada a ella.
Operaciones: Pagos a proveedores, Prestamos, etc.
DEPARTAMENTOS RELACIONES
SISTEMAS
Ventas: Informacin relacionada a ventas
Importaciones: Soporte tcnico
Contabilidad: Informacin relacionada a contabilidad.
Bodega: Ingreso de productos
Mercadeo: Soporte tcnico e informacin relacionada a ella.
Operaciones: Informacin relacionada con operaciones
-
15
El flujo del sistema de facturacin es el siguiente:
VENDEDOR TOMA PEDIDO
AL CLIENTE (A TRAVES DE
HOJA DE PEDIDO)
ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS
CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN
MORA SE CANCELA EL
PEDIDO
A
SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS
CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE
CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES
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16
A
DIGITACION DE PEDIDOS
EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE
FACTURAS A BODEGA
BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CLASIFICA PARA LAS
DIFERENTES
ZONAS
ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA
BODEGA
PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO
B
-
17
B
ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA
DE DESPACHO
REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER
DESPACHADA
DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES
SI ALGUN PRODUCTO QUE ESTE DENTRO DE LA FACTURA Y
NO HAY EN EXISTENCIA LA
FACTURA SE ANULA POR COMPLETO POR LO QUE SE TENDRIA QUE COMENZAR
EL
PROCESO DE FACTURACION DE LO
QUE ESTE EN EXISTENCIA
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18
2.2 Proveedores de DISZASA de C.V.
Entre los principales proveedores que representa DISZASA, se
encuentran:
NOMBRE DEL PROVEEDOR
PAIS IMPORTACION
PRODUCTO
S.C. Johson Costa Rica Plsticos Hermticos, insecticidas,
limpiadores.
Guateplast Guatemala Artculos Plsticos Eveready Co. Costa Rica
Bateras
Sardimar Costa Rica Atunes y Sardinas Copamex Mxico Papel
Higinico Sancela Mxico Toallas Sanitarias Olmeca Guatemala Aceites
y Margarinas
United Distillers Francia, Finlandia Licores Calvet Francia
Vinos Musun Nicaragua Caf
New Zeland Products
Guatemala Leche en polvo
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19
2.3 Rutas de Transporte
DISZASA no cuenta con transporte propio por lo que contrata el
servicio de
transporte a travs de personas ajenas a la empresa debidamente
investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para
hacer llegar al cliente la
mercadera, el despachador se encarga de distribuir las zonas de
la manera
ms adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribucin
del producto
a las distintas zonas.
Es decir el despachador ve en el momento que ruta le sale mejor
para dejar la mercadera y pagar menos fletes, y no hay rutas de
transporte establecidas,
sino que dependen de la facturacin del da.
2.4 Area de Personal
Personal
Presidencia 8 personas
Gerencia 6 personas
Ventas Total 153 personas
Ventas crdito 94 personas
Ruteo 57 personas
Mercadeo 17 personas
Displays 72 personas
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20
Administrativo 111 personas
Bodega y transporte 67 personas
Mantenimiento 5 personas
Promocional 6 personas
Total 378 personas
Subcontratados
Seguridad 55 personas
Impulsadoras 147 personas
Total Subcontratadas 202 personas
Total Diszasa 580 personas
En el proceso de facturacin de DISZASA, las reas involucradas
son las
siguientes:
Ventas: 21 personas
Crditos: 1 personas
Sistemas: 4 personas
Bodega: 8 personas
Despacho: 2 personas
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21
Capacitaciones
La empresa implementa y desarrolla programas de capacitacin para
preparar
tcnica y profesionalmente al personal y cuyo beneficio especfico
sea de
inters para el mejor cumplimiento de sus funciones dentro de la
empresa y el desarrollo individual del empleado.
a) Anualmente se prepara un programa de capacitaciones de
acuerdo a los requerimientos, proyecciones y posibilidades de la
empresa.
b) El programa anual de capacitaciones debe ser presupuestado y
aprobado por la Gerencia General.
c) Se puede autorizar al personal para que asistan a cursos
especficos en instituciones locales o en el extranjero.
d) Los gastos de capacitacin no presupuestados deben ser
autorizados por escrito por la gerencia general.
e) Las dems disposiciones referentes a sta poltica estn
contenidas en el manual de recursos humanos.
Evaluacin de Personal
La evaluacin de personal en la empresa se realiza por lo menos
una vez al
ao
a) Se realiza una evaluacin anual sobre el desempeo del
personal. Y la evaluacin no implica una revisin de salarios.
b) Todos los empleados deben tener pleno conocimiento de que
existe un programa de evaluacin.
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22
c) Las evaluaciones son realizadas por todas las personas que
tengan personal a cargo y los resultados de la evaluacin deben ser
comunicados al
empleado y enviados a la unidad de personal para que sea
incorporado a su
archivo personal.
d) Toda evaluacin debe efectuarse de conformidad con el
procedimiento respectivo el cual procura obtener la mayor justicia
e equidad, dejndose de todo ello constancia por escrito.
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23
2.5 Trmites Administrativos Para Importaciones
INICIO
INFORMACIN DEL SISTEMA
DE EXISTENCIAS
DE PRODUCTO
ELABORACION PEDIDO DEL PRODUCTO
AUTORIZACION DE LA GERENCIA GENERAL
ENVIO DEL PEDIDO AUTORIAZADO
PREPARACION DEL PRODUCTO EN BODEGA
DEL PROVEEDOR
A
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24
FACTURACION POR PARTE DEL
PROVEEDOR PAS DE ORIGEN
ENVIO POR FAX DE LOS DOCUMENTOS PARA ELABORACION DE CHEQUE PARA
PAGO DE IMPUESTOS.
RECEPCION DE DOCUMENTOS POR
PARTE DE LA PERSONA ENCARGA DE IMPORTACIONES
DISZASA.
AUTORIZACION DE PAGO DE
IMPUESTOS
RECIBIMIENTO DE FACTURAS
ORIGINALES
A
SOLICITUD DE CHEQUE PARA
PAGO DE IMPUESTOS,
FLETES, GASTOS ADMINISTRATIVO
B
-
25
CERTIFICACION DE CHEQUES
ENVIO DE CHEQUES AL AGENTE ADUANAL PARA PAGO DE IMPUESTOS Y
DEMAS GASTOS, AS COMO LA FACTURAS
ORIGINALES.
TRASLADO A DISZASA DE LA MERCADERIA
RECIBIMIENTO DE LA MERCADERIA EN
DESPACHO, REVISION FISICA
B
C
PAGO DE IMPUESTOS Y GASTOS
ADMINISTRATIVOS QUE INCURRE LA
MERCADERIA
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26
TRASLADO DEL PRODUCTO A LA ZONA CORRESPONDIENTE DENTRO DE LA
BODEGA DE DISZASA.
TRASLADO DE DOCUMENTOS DE PAGOS DE IMPUESTOS, FLETES, SEGUROS,
GASTOS, INGRESOS FISICOS, ETC AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RETACEO DE COSTOS EN EL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD.
TRASLADO DE FORMULARIO DE INGRESO DE PRODUCTO DE CONTABILIDAD AL
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.
INGRESO AL SISTEMA DEL
PRODUCTO PARA SU VENTA.
C
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27
3.0 CREDITOS A CLIENTES
Las condiciones de crdito son establecidos por la Gerencia
General, segn la
naturaleza de stas.
a) Los lmites de crditos son autorizados por el comit
respectivo.
b) Los lmites de crditos son revisados 2 veces en el ao.
c) Los lmites de pago por ventas al crdito no excede los 30 das
calendario, salvo excepciones que determine la Gerencia General
(Supermercados y Clientes especiales).
d) Se debe notificar a los clientes que revisen el producto
contra factura al momento de recibirlo, ya que despus de aceptada
la mercadera por ste
no se aceptan devoluciones.
e) No se factura ningn pedido si el cliente posee mora por ms de
20 das
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28
4.0 TIEMPO DE IMPORTACION DE PRODUCTOS A LA BODEGA
NOMBRE DEL PROVEEDOR
PAIS IMPORTACION
TIEMPO
S.C. Johson Costa Rica 7 das Guateplast Guatemala 5 das
Eveready Co. Costa Rica 7 das Sardimar Costa Rica 7 das Copamex
Mexico 10-12 das Sancela Mxico 10-12 das Olmeca Guatemala 5 das
United Distillers Francia, Finlandia 1 mes Calvet Francia 1 mes
Musun Nicaragua 5-6 das
New Zeland Products Guatemala 5 das
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29
5.0 PROYECCION DE VENTAS
La tcnica que se utiliza para hacer las proyecciones en DISZASA
es el
promedio mvil simple por el tipo de productos que manejan y a
ste le ponen un porcentaje de crecimiento previamente hablado con
el respectivo proveedor. Cada Gerente de Marca hace sus
proyecciones del ao el cual pasa una copia
a la Gerencia de Ventas y el consolida todas las marcas y ste a
la vez lo
presenta a la Gerencia General para autorizacin.
-
28
-
28
-
1. www.elmundo.es/diccionarios/ 2. Idem 1. 3. Administracion.
Prentice Hall 4. Idem 1. 5. Idem 1.
32
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1 CONCEPTOS
DISEO:
Es la actividad creativa y tcnica encaminada a idear productos
tiles. (1)
SISTEMA:
Conjunto de elementos que ordenadamente relacionados entre si
contribuyen a un determinado objetivo. (2)
ADMINISTRACION:
Es el proceso de planificacin, organizacin, direccin y control
de trabajo de los miembros de la organizacin y de usar los recursos
disponibles de la organizacin
para alcanzar las metas establecidas. (3)
FACTURACION:
Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un
periodo
deducidos de impuestos. (4)
ESTRATEGIA:
Tcnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un
objetivo. (5)
-
6. www.eafit.edu.co/revista/117/sarache.pdf 7.
www.elmundo.es/diccionarios/ 8. Idem 7.
33
JUSTO A TIEMPO:
Es una estrategia que busca que los clientes sean servidos justo
en el momento preciso, exactamente en la cantidad requerida, con
productos de mxima calidad y
mediante un proceso de produccin que utilice el minino de
inventario posible y
que se encuentre libre de cualquier despilfarro o costo
innecesario.(6)
EMPRESA:
Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de
produccin y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de
prestaciones de servicio con
fines lucrativos. (7)
DISTRIBUIDORA:
Intermediario entre el productor y el detallista de un producto.
(8)
2.2 PROPOSITO DEL JUSTO A TIEMPO
El propsito de la estrategia Justo a Tiempo es reducir los
inventarios y mejorar los procesos, as tambin mejorar el servicio
que se le da al cliente. Con sta estrategia se logra la produccin o
entrega de los elementos necesarios,
en la cantidad necesaria y en el momento necesario. Es decir hay
que comprar o
producir lo que se necesita y cuando se necesita. El Justo a
tiempo tiene como
propsito:
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 34
Eliminar existencias innecesarias
Reducir costos de almacenamiento
Responder a la demanda de los clientes
2.3 BENEFICIOS DEL JUSTO A TIEMPO *
Enfatizar las mejoras a los procesos: Busca la eficiencia que
nos ayude a realizar de la mejor manera posible los procesos.
Simplificar operaciones:
Trata de eliminar aquellas operaciones que se pueden obviar,
para hacer los
procesos ms simples y eficientes.
Eliminar desperdicios:
Busca que cada parte de la organizacin tenga equilibrio y
sincronizacin con
los flujos internos de los procesos.
Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reaccin. Trata que
los procesos no sean rgidos y que se puedan cambiar de una
manera que ayuden al buen desarrollo del proceso dentro de una
situacin.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 35
Calidad Inventario ocioso
Productividad Tamao de lotes
Servicio Tipo de entrega
Flexibilidad Espacio
La estrategia Justo a Tiempo ayuda a la empresa a que tenga
mayores grados
de calidad, productividad, servicio y flexibilidad en sus
procesos y operaciones,
bajando as su inventario ocioso, tamao de lotes, tiempos de
entrega y espacios.
2.4 SIETE PRINCIPIOS DEL JUSTO A TIEMPO
1. Igualar oferta y demanda
2. El peor enemigo: el desperdicio
3. Continuo, no por bultos
4. Mejorar constantemente 5. Primero el ser humano
6. Sobreproteccin = Ineficiencia
7. No vender el futuro
2.4.1 IGUALAR OFERTA Y DEMANDA *
No importa de qu color o sabor lo pida el cliente, aprenderemos
a distribuirlo
como se requiera, con un tiempo de entrega cercano a cero.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 36
La demanda real, es la cantidad de artculos que el cliente
necesita, cuando
realmente los necesita y con la calidad que los necesita.
En el mundo real, los clientes ya estn acostumbrados a que se
les surta en
cierta cantidad y cada X tiempo; pero sto no quiere decir que no
les podra
convenir ms reducir ambos, cantidad y tiempo. Inventarios ms
pequeos son
ms liquidez y mejor salud financiera. Si eficientaramos al grado
de reducir mucho nuestro tiempo de entrega,
podramos reducir inventarios en la misma proporcin ya que la
razn de ser
del inventario es estar preparado para distribuir, y si vamos a
producir slo lo
requerido por la demanda real, no necesitaramos tanto stock. En
la situacin
actual de la distribuidora est desequilibrada ya que la demanda
que tiene no
es igual a la oferta ya que hay circunstancia en que el producto
no es suficiente
para suplir la demanda por lo que se tiene descontento de parte
de los clientes.
2.4.2 EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO *
Concepto del Desperdicio*: Cualquier actividad que no agregue
valor al
producto o servicio.
CAUSAS DEL DESPERCIO:
Desbalanceo entre trabajadores procesos: Actualmente la empresa
no carece de falta de personal, pero hay procesos que se podran
mejorar con ste personal.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 37
Problemas de calidad: La distribuidora no posee problemas de
calidad, ya
que los productos que distribuye son de alta calidad aceptada
por los
clientes
Mantenimiento preventivo insuficiente: La distribuidora no
posee.
Gente de ms o de menos, etc.: La empresa posee el personal
suficiente
para sus labores diarias.
2.4.3 CONTINUO, NO POR BULTOS*
Distribuir slo las unidades necesarias, en las cantidades
necesarias, en el
tiempo necesario.
Las dos tcticas para lgralo son:
a) Tener tiempos de entrega muy cortos: Para esto, la estrategia
del Justo a Tiempo maneja la relacin entre tiempo de entrega y
tamao del lote.
Velocidad de produccin (inventario) = velocidad de consumo
Flexibilidad = poder cambiar de un modelo a otro, de un producto a
otro,
rpidamente.
En la distribuidora no se maneja un equilibrio con respecto a
esta tctica ya que tiene tiempos que los inventarios no son igual
al consumo.
b) Eliminar los inventarios innecesarios:
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 38
No se trata de quedarnos sin inventarios, el asunto es fijar
metas al respecto. La distribuidora no lo practica.
META DE REDUCCION DE INVENTARIOS
El material siempre estar
Movindose trabajndose en vez de agregndole valor ESTAR OCIOSO,
ESPERANDO,
ACUMULANDO COSTO
2.4.4 MEJORAR CONSTANTEMENTE*
La sabidura popular nos dice que a mayor calidad de un producto
ms alto
ser su costo. Esto es cierto pero solo hasta cierto punto, ya
que llega el
momento de que no se puede mejorar ms la calidad, sino los
procesos, y un mejor proceso, si es ms barato, porque habr menos
desperdicio, problemas y retrabajos. La bsqueda de la mejora debe
ser constante, tenaz y perseverante paso a paso.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 39
La distribuidora siempre est en constante movimiento y
crecimiento por lo que
siempre busca sta mejora a travs de cambios que puedan mejorar
sus procesos para alcanzar las metas propuestas ao con ao.
2.4.5 PRIMERO EL SER HUMANO*
La gente es nuestro activo ms importante, al saber sto nos ayuda
a:
Reducir el miedo a la productividad, practicando la apertura y
confianza
Gente multifuncional
Necesidad de empleos estables
Mayor soporte del personal.
La distribuidora actualmente cuenta con personal calificado, con
sueldos
competitivos y prestaciones laborales buenas para mantener la
estabilidad del
personal dentro de la empresa.
2.4.6 SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA*
La estrategia Justo a Tiempo saca a flote el lmite de nuestra
capacidad,
colocando a toda la gente, equipo y materiales en un estado de
atencin
uniforme.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 40
Eliminacin de los stocks en la estrategia Justo a Tiempo
adelgaza el
sistema, eliminando o reducindolo.
Inventario de seguridad Movimientos innecesarios
Factor de desperdicio Por si acaso
Tiempos de espera Retrabajos. La distribuidora actualmente no
aplica este principio.
2.4.7 NO VENDER EL FUTURO*
Las metas actuales tienden a ser a corto plazo. Hay que revaluar
los sistemas
de medicin del desempeo.
Sistema de planeacin Justo a Tiempo
Plan a largo plazo
Comienza con un pronstico
Largo alcance
Nuevos productos, mercados, plantas.
Plan de Inventarios
Por familias
A un ao
Niveles de inventario, mano de obra.
Programa maestro
3 6 meses
Para distribuir recursos.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 41
La distribuidora en stos momentos no posee un plan de trabajo
definido a largo plazo en el proceso de facturacin de la
empresa.
2.5 COMPRAS JUSTO A TIEMPO*
En la mayora de las empresas se considera que el mejor mtodo de
compras es poner a competir a los posibles proveedores en base a
los precios, plazos y
condiciones que cada uno ofrece por los bienes o servicios
solicitados.
La estrategia Justo a Tiempo considera que lo importante para la
empresa es
que los productos comprados cumplan exactamente con el objetivo
que se espera de ellos.
La estrategia ofrece el nuevo mtodo para compras basado en un
lote econmico
calculado para minimizar los costos de compra y almacenamiento
lo que implica
tener un almacn donde guardar los productos para un cierto
periodo y, cuando
ste llegue al punto de reorden, debe comprarse un nuevo lote
econmico para
reponer el inventario.
Actualmente la distribuidora hace sus compras de una manera poca
ordenada
porque no posee un modelo determinado para la compra de todos
los
proveedores, ya que para cada uno de ellos se tiene una
estructura de compra
diferente, no se tiene un formato nico para todos los
proveedores.
Justo a Tiempo identifica desperdicios en el proceso de compra
en una serie de
elementos que no generan valor al producto como son:
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 42
Una orden de compra
Una enmienda en la orden de compra
Las remisiones y los informes de recibos y las facturas
La inspeccin
Los recuentos
Ninguno de stos elementos agregan valor al producto y, sin
embargo, forman
parte de los mecanismos de control entre el comprador y el
vendedor.
El objetivo de las compras Justo a Tiempo es eliminar este tipo
de desperdicios. Justo a Tiempo establece relaciones duraderas y
beneficiosas entre el
comprador y proveedores.
Esta relacin contiene cuatro elementos:
Largo plazo
Mutuo beneficio
Menos proveedores
Mejores proveedores
2.6 EL JUSTO A TIEMPO Y LOS PROVEEDORES*
Un aspecto crtico del Justo a Tiempo, es el desarrollo de
estrechas relaciones
de trabajo con los proveedores, Justo a Tiempo esta hecho para
pocos proveedores quienes tenga capacidad de entregar productos de
alta calidad en
cantidades pequeas y a tiempo. Un proveedor trabajando en esta
tcnica demanda de buenas relaciones de trabajo, diferentes de las
tradicionales relaciones opuestas que son comunes en el mundo de
los negocios.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 43
Todo sto demanda esfuerzos adicionales que no regresan
inmediatamente; un
distribuidor debe demostrar a sus proveedores que en ste largo
camino ellos
tambin resultaran beneficiados con el Justo a Tiempo, los
proveedores podrn
hacerse ms competitivos y crear una clientela fiel.
La relacin que actualmente posee la distribuidora con sus
proveedores es muy
buena. Cada una de las partes ha buscado siempre el mejor camino
para que el producto que se distribuya tenga los objetivos deseados
por ambas partes.
2.7 INTERVENCION DE LOS EMPLEADOS*
La intervencin de los empleados es de suma importancia, ya que
stos
interactan directamente con el flujo y calidad de los procesos
de distribucin. Esta intervencin representa una fuente potencial
para poder solucionar los
problemas de distribucin y es unos de los requisitos previos
para la eliminacin
del desperdicio.
Cada miembro desde el personal obrero hasta los ms altos
ejecutivos, tienen una funcin que cumplir en la disminucin del
desperdicio. La nica manera de
resolver los mltiples problemas surgidos en un sistema de
distribucin es
asegurando la participacin de todos los empleados y miembros de
la
organizacin.
-
* Gutirrez Garza, Gustavo Justo a Tiempo y Calidad Total 4
edicin, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 44
2.8 CINCO PASOS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO *
1. Definir fronteras del proceso o procesos.
- Resolver primero el problema ms importante
- Procesos que involucren al problema a atacar
2. Definir detalladamente los pasos u operaciones
- Cmo y con qu caractersticas se debe proporcionar el
servicio
Requerido.
3. Definir los puntos crticos y de control
- En dnde y qu hay que verificar
- Promover el autocontrol y auto motivacin
4. Establecer acuerdos clientes proveedor
- En un papel plasmar los requerimientos que comprometen a
todas
las partes.
5. Auditar los procesos y mantener los procesos como lo
acordado
- Actitud positiva hacia las auditorias
- nfasis en la planeacin
-
45
CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO
3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
3.1.1 Objetivo General: Identificar los problemas que tiene
DISZASA en su sistema de facturacin
actual y, la disposicin que tendra para implementar la
metodologa del
Justo a Tiempo con el fin de optimizar los procesos para la
facturacin.
3.1.2 Objetivos Especficos:
Conocer s la Gerencia General de DISZASA estara dispuesto a
implementar la metodologa Justo a Tiempo en el sistema de
facturacin
de la empresa.
Conocer la opinin de los niveles gerenciales de DISZASA sobre
los
beneficios que se obtendran al implementar la metodologa Justo
a
Tiempo en el sistema de facturacin.
Identificar los principales problemas que tiene DISZASA que
dificultaran la
implementacin de la metodologa Justo a Tiempo en su sistema
de
facturacin.
-
46
3.2 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
3.2.1 Hiptesis General:
A mayor conocimiento de la metodologa Justo a Tiempo en
DISZASA,
habr mayor aceptacin de sta en el sistema de facturacin.
3.2.2 Hiptesis Especficas:
A mayor grado de conocimiento de la metodologa del Justo a
Tiempo en
DISZASA, mayor ser el grado de aceptacin para la implementacin
de
sta metodologa.
Los niveles gerenciales de DISZASA estaran dispuestos a
implementar la
metodologa del Justo a Tiempo como un aspecto beneficioso en
el
sistema de facturacin en donde no se encuentren faltantes ni
demoras en
el proceso.
El actual sistema de facturacin de DISZASA no generar
mayores
problemas que dificulten la implementacin de la metodologa del
Justo a
Tiempo.
-
47
3.3 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
El mtodo utilizado para realizar la investigacin fue la
entrevista usando
como herramienta un cuestionario que se paso a los empleados que
forman
parte del sistema de facturacin de DISZASA as como tambin
clientes y
proveedores con el propsito de lograr los resultados previstos
en los
objetivos del siguiente trabajo.
3.3.1 Poblacin a Investigar:
Nuestro universo estar conformado por todas las personas
involucradas en
el sistema de facturacin dentro de la distribuidora DISZASA y
los clientes y
proveedores que forman parte de esta.
3.3.2 Diseo de la Muestra:
La muestra de los empleados de DISZASA se obtuvo de las
siguientes
personas que estn involucradas en el sistema de facturacin:
1 Gerente de Operaciones
1 Gerente de Ventas
1 Gerente de Crditos
1 Gerente de Computo
7 Gerentes de marca
1 Jefe de Bodega
5 Jefes de Zona
-
48
2 Encargados de Despacho
17 Vendedores.
TOTAL 36 Personas.
Para obtener la muestra de los clientes se utiliz la frmula
siguiente:
Z2 * P * Q * N (N 1) * E2 + Z2 * P * Q
Donde:
P = Porcentaje de ocurrencia del evento, es decir, que
representa el valor porcentual de que el evento se est dando.
Q = Porcentaje de no ocurrencia del evento, es decir, que
representa el valor porcentual de que el evento no se est dando. El
porcentaje de no ocurrencia se calcula as: Q = 1- P
E = Error muestral, surge por lo posibles errores que lleve la
muestra entre ellos
estn encuestas borrosas, encuestas anuladas, errores por parte
del
encuestado y / o encuestador. Se consider el error muestral del
10%, para
que la muestra sea confiable.
Z = Valor crtico correspondiente a un coeficiente de confianza
con el cual se
desea hacer la investigacin de campo. Se obtiene a partir del
porcentaje de confianza que el grupo de investigacin estima
conveniente; este
porcentaje es dividido entre dos y luego se obtiene el valor
final a travs de la tabla de reas bajo la curva normal de 0 a
Z.
N = Es la poblacin total en estudio.
n =
-
49
n = Es la muestra de la poblacin total, es decir, que es el
total de personas a
cuestionar sobre la problemtica del sistema de facturacin de
DISZASA
DE C.V.
A continuacin se detallan los parmetros que se consideraron en
el clculo de la
muestra de la poblacin:
P = 0.50
Q = 0.50
E = 0.10
El coeficiente de confianza es del 95%,
entonces Z = 0.95 / 2
Z = 0.475
Posteriormente, se revisa en la tabla del rea bajo la curva
normal tipificada de 0 a Z, el valor de Z = 0.475 y el dato
obtenido fue de Z =
1.96 (ver Anexo)
La poblacin utilizada es la del mes de Enero del ao 2,003, la
que
corresponde a 1,065 clientes insatisfechos, por lo tanto:
N = 1,065 clientes
La muestra de clientes insatisfechos a encuestar es la
siguiente:
(1.96)2 * (0.50) * (0.50) * (1,065) [(1,065 1) * (0.10)2 ]
+[(1.96)2 * (0.50) * (0.50)]
n =
-
50
n =88
En la muestra de proveedores se tomaron a 6 por mayor
accesibilidad para
realizar la entrevista, pues la mayora tienen sus sedes fuera
del pas y son
difciles de contactarlos.
3.3.3 RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
Con el anlisis de los datos obtenidos se estableci la situacin
actual del Sistema
de Facturacin de DISZASA, as como la percepcin de los clientes y
proveedores
de dicho sistema.
Los datos son presentados de la siguiente manera:
Cada pregunta que se le formul a los empleados de DISZASA.
El objetivo de cada pregunta
Un cuadro donde se presentan las alternativas de la pregunta
formulada, el
nmero de empleados que escogieron esa alternativa y el
porcentaje que se obtuvo de cada alternativa.
Presentacin grfica
Conclusin
-
51
-
52
-
53
-
54
-
55
-
56
-
57
-
58
-
59
-
60
-
61
-
62
-
63
-
64
-
65
-
66
-
67
-
68
-
69
-
70
-
71
-
72
-
73
-
74
-
75
-
76
-
77
-
78
-
79
-
80
-
81
-
82
-
83
-
84
3.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
Para la realizacin de la presente investigacin se tuvieron las
limitaciones
siguientes:
CONTENIDO.
El tema comprender todos los aspectos relacionados con la
metodologa
del Justo a Tiempo y su adaptacin en DISZASA.
TEMPORAL.
Se ha considerado estudiar los efectos de la metodologa del
Justo a
Tiempo durante el ao 2002.
ESPACIAL.
La investigacin se realizar en DISZASA ubicada en la 17 Av. Sur
y 14
Calle Oriente, Santa Tecla, Depto. de la Libertad.
UNIDAD DE OBSERVACION.
La investigacin esta orientada a todos los involucrados en el
proceso de
facturacin de DISZASA. ( empleados, clientes y proveedores )
-
85
CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
El problema de facturacin que actualmente posee DISZASA de CV.
le est
ocasionando: 1) lentitud en el despacho, 2) insatisfaccin de
muchos clientes y 3) deficiencia de inventarios. As lo opina el 82%
de los encuestados. (Pregunta # 2 de la encuesta, ver anexo 1)
El 100% de los entrevistados consideran que al implementar la
metodologa
del Justo a Tiempo se mejorar el servicio al cliente, ya que ste
es fundamental para el xito de una compaa respecto a su
competencia, la
insatisfaccin por parte del cliente origina deterioro de la
imagen del
producto, devoluciones, quejas, reduccin de pedidos, que al
final se traducen en menos ingresos para la compaa. (Pregunta # 8
de la encuesta, ver anexo 1)
Es importante que la capacitacin y orientacin de la metodologa
del
Justo a Tiempo sea dirigida a todos los involucrados en el
proceso de
facturacin, as lo opin el 100% de los entrevistados; y deber
contener la
finalidad y los beneficios que se obtendrn al aplicar dicha
metodologa.
(Pregunta # 12 de la encuesta, ver anexo 1)
-
86
El 100% de los entrevistados consideran que DISZASA de C.V est
en la
disposicin de proporcionar todos los recursos necesarios para
implementar
la metodologa del Justo a Tiempo. (Pregunta # 6 de la encuesta,
ver anexo 1)
El 74% de los entrevistados consideran de que al implementar
la
metodologa del Justo a Tiempo se obtendrn los beneficios de
rapidez en
la facturacin mejor control de inventarios y entregas
inmediatas. (Pregunta # 14 de la encuesta, ver anexo 1)
El 81.81% de los clientes entrevistados consideran al servicio
de despacho
de DISZASA entre bueno y malo ( cuadro No. 26 ver anexo 2 )
El 83.33% de los proveedores entrevistados no han tenido
problemas de
abastecimiento a DISZASA ( Cuadro No. 33 ver anexo 3 )
El 60.78 % de los empleados entrevistados consideran que las
mayores
dificultades para implementar la metodologa del Justo a Tiempo
son la
resistencia al cambio y el sistema de despacho. ( Pregunta # 7
de la encuesta, ver anexo 1)
-
87
4.2 RECOMENDACIONES.
Es necesario mejorar el sistema de facturacin de DISZASA, para
ello se recomienda la implementacin de la metodologa del Justo a
Tiempo, de
sta forma se minimizarn los problemas de lentitud en el
despacho, la
insatisfaccin de los clientes y la deficiencia de
inventarios.
Para mejorar el servicio al cliente es urgente implementar la
metodologa del Justo a Tiempo, ya que sta enfatiza en mejorar los
procesos, simplificar operaciones, eliminar desperdicios y mejorar
el tiempo de reaccin.
Es necesaria la capacitacin sobre la metodologa del Justo a
Tiempo y
que est diseada bajo un programa que comprenda a todo el
personal involucrado en el sistema de facturacin, enfatizando el
cambio que los
empleados debern afrontar.
Para implantar la metodologa del Justo a Tiempo en DISZASA,
se
requiera que esta facilite el acceso a todos sus recursos tanto
humanos,
econmicos, materiales y tecnolgicos; con la finalidad de
maximizar los
recursos que actualmente posee la empresa y as ser ms
competitivos
dentro del mercado.
-
88
La implementacin de la metodologa del Justo a Tiempo en el
sistema de
facturacin, es necesaria para lograr una mejor coordinacin de
los diferentes departamentos que participan en dichos sistema, lo
cual
proporcionar una rapidez en la facturacin y ahorro en
recursos
econmicos, ya que se eliminan procesos, retrabajos, inventarios
ociosos y quejas de los clientes.
Para mejorar el servicio de despacho en DISZASA, es necesario la
implementacin de la Metodologa del Justo a Tiempo , ya que sta
no
permite demoras y busca la satisfaccin del cliente, efectuando
las entregas
en el momento y tiempo en que el cliente los necesita.
Al implementar la Metodologa del Justo a Tiempo , es de vital
importancia
mantener una relacin de trabajo ms cercana con los proveedores,
para evitar desabastecimientos y obtener mejores beneficios
mutuamente.
Para implementar la metodologa del Justo a Tiempo se
requerir
establecer con claridad polticas de capacitacin y personal, para
vencer la
resistencia a los cambios que muchos empleados podran tener a
las
mejoras que la distribuidora quiere llevar a cabo; esto
beneficiara a la distribuidora y en especial al sistema de despacho
ya que el personal
conocer cual es el rol del Justo a Tiempo y el empleado en
dicho
sistema.
-
89
CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
Proporcionar a DISZASA un programa de implementacin de la
metodologa del
Justo a Tiempo con todos los detalles y conocimientos
suficientes, para permitir
a la empresa evaluar rpidamente su sistema de facturacin y as
mejorar la competitividad en el mercado.
PLAN DE IMPLEMENTACIN
Para llevar a cabo la implementacin de la metodologa del Justo a
Tiempo, es
necesario establecer un plan de implementacin que defina las
actividades
bsicas a desarrollar, tiempo de ejecucin y el costo de cada
etapa de dicho plan, el cual se detalla a continuacin:
Actividades bsicas
Capacitacin del personal
Instalacin y compra del equipo
Elaboracin de formularios
Definicin de rea de planeacin
Definicin de rea de programacin
Definicin de rea de control
Prueba piloto
Monitoreo o seguimiento
Sistema en funcin
Monitoreo o seguimiento
-
90
-
91
5.1 PROCESO DE INICIACION
La metodologa del Justo a Tiempo es nueva en empresas
distribuidoras de
productos alimenticios de El Salvador. Actualmente, el proceso
experimenta un
cambio significativo, a medida que las presiones competitivas,
las innovaciones
tecnolgicas y los adelantos en las comunicaciones se combinan
para demostrar
el potencial comercial de la metodologa del Justo a Tiempo.
En primer lugar se seleccionara al grupo que forma parte de la
primera
capacitacin que en ste caso sern aquellas personas que estn
encargadas de
proceso de facturacin que son las siguientes:
Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de Comercializacin
Gerente de Venta
Gerentes de Marcas
Gerente de Sistemas
Gerente de Bodega
Se les invitar a travs de un memorando firmado por la Gerencia
General y que
ser entregada una copia a cada participante, indicando la fecha
y las horas
previstas de dicha capacitacin.
La persona encargada de la capacitacin tendr que cumplir con el
siguiente perfil:
Ser una persona con experiencia en la metodologa del Justo a
Tiempo
Con capacidad de enseanza
-
92
Con facilidad de habla
Que conozca el mercado Salvadoreo.
Para seleccionar el facilitador, ste ser buscado primeramente en
el sector
salvadoreo a travs de las instituciones que apoyan y fomentan la
capacitacin,
tales como INSAFORP, FEPADE, Cmara de comercio e Industria de El
Salvador,
ASI.
Una vez seleccionadas al menos tres personas, sern entrevistadas
por la
Gerencia General, ya que es sta la que tendr el poder de decisin
de contratar a
la persona ms idnea para dar la capacitacin a la empresa en la
metodologa
del Justo a Tiempo.
5.1.1 MODIFICACION DEL PROCESO DE FACTURACION
Normalmente la metodologa del Justo a Tiempo requiere un cambio
en la
estructura de algunos procesos, buscando as la optimizacin de
toda la
organizacin, que en ste caso sera el proceso de facturacin. Para
orientar el
cambio, el distribuidor debe basarse en la informacin obtenida
al evaluar su
organizacin.
Como se vio ya anteriormente el sistema de facturacin de DISZASA
tiene ciertos
vacos con los cuales se tiende a retrasar dicho proceso, los
cuales radican en
tener la certeza que el inventario que se venda exista realmente
y poder ver que
otra dificultad pueda encontrar en este camino como cuestiones
de crdito de los
clientes y tratar la manera de eliminar algunos pasos.
Para modificar el proceso de facturacin se proponen los
siguientes pasos:
-
93
PASO No. 1:
Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el mtodo
estadstico mvil simple con variante) y los inventarios existentes,
se determinarn las cantidades a pedir verificando los precios de
compra. El encargado ser
cada gerencia de marca, as como tambin el gerente de ventas
y
mercadeo.
PASO No. 2:
Se elaborar orden de compra para el proveedor, con su respectiva
firma
autorizada: (ver orden en anexo 4) Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones de DISZASA.
Se notifica del pedido a bodega. (A travs de E-mail interno y
copia de Pedido)
PASO No. 3:
Los pasos de importacin a partir de ste punto continuarn igual
ya que no se
encontraron mayores problemas para la distribuidora en esta rea.
(ver pginas 17-18-19)
PASO No. 4:
Para agilizar el sistema de facturacin los vendedores contarn
con
mquinas porttiles (handhelds ver anexo 5) para hacer sus pedidos
desde el almacn del cliente cuando sean pedidos de suma urgencia,
ya que
-
94
siempre se contar con las facturaciones normales, porque hay
clientes,
como los supermercados que entregan orden de compra y fecha en
los
cuales se tiene que despachar el producto.
Estas mquinas tambin buscarn ayudar al vendedor a estar
conectado
con el sistema de DISZASA para que puedan ver los inventarios
que posee
la empresa y as poder con mayor seguridad vender el producto al
cliente
ya que se podrn observar la existencias de los mismos; por otra
parte
tendrn la ventaja de ver la situacin del cliente con respecto a
su crdito.
5.1.2 DISEO DEL SISTEMA DE FACTURACION UTILIZANDO LA METODOLOGIA
DEL JUSTO A TIEMPO.
Con ste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de
facturacin y maximizar los recursos con que cuenta la
distribuidora, se buscar tambin tener
un mejor control de todos stos procesos para evitar en la medida
de lo posible errores que puedan afectar la venta y por ende
mejorar la atencin al cliente y tener una buena relacin con los
proveedores. Se definirn funciones en cada uno
de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de
facturacin.
A continuacin se presentan los procesos y funciones para la
mejora del sistema de facturacin de la distribuidora:
Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el mtodo
estadstico mvil simple con variante) y los inventarios existentes,
se determinarn las cantidades a pedir verificando los precios de
compra. El encargado ser
-
95
cada gerencia de marca, as como tambin el gerente de ventas
y
mercadeo.
Con ste paso se pretende tener un mejor control o panormica de
cada producto y la demanda que ste posee.
SISTEMA ACTUAL PROPUESTA No existe tal cuadro en el que reflejan
todos stos datos, cada quien lo hace como ms le conviene, no hay un
formato nico.
Formato nico para todas las marcas que posee DISZASA donde se
reflejan das de inventario y ventas presupuestadas y los promedios
de venta que han venido teniendo en los ltimos 3 meses.
MERCADEO
Cada Gerente de Marca analizar por medio de su presupuesto y
los
promedios que tiene de venta e inventarios; estructurar un
cuadro (ver cuadro Pg. 96) en el cual se reflejen todos stos datos
con el fin de verificar los das de inventario, as como la proyeccin
que se tiene para
se mes con el fin de hacer un pedido acorde con la expectativas
que se
poseen. A sto se anexarn las promociones o incentivos que se
tendrn
para alcanzar las metas propuestas.
-
96
CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO
BIC CENTROAMERICAPEDIDO AGOSTO DEL 2002PAIS: EL
SALVADORRESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTAPREPARADO: RUBEN
EVANGELISTAFECHA: 16 DE JULIO 2002EN UNIDADES
PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)
PEDIDO VENTA PROM. VENTACODIGO DESCRIPCION AGOSTO 2002 AGOSTO
2001 PM3 DIAS DE INV
11245 BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000
1,145,000 1,150,000 3111246 BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND +
DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3011247 BOLIGRAFO MEDIANO
ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE 864,000 860,000 859,000 3111248
BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE 72,000 70,000 71,000
3012942 BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE 60,000 58,000 58,620
2990825 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL 12,000 10,500 11,250
3090826 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO 7,250 6,500 6,600 27
PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:~ Descuento adicional
de un 3% al bolgrafo clsico + diamante, cargada a la provisin de
marca~ Por cada 100 docenas en venta de bolgrafo mediano de
cualquier color el vendedor recibir $10.00~ Publicacin del bolgrafo
bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos
FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA
-
97
VENTAS
El Gerente de Venta se encargar de verificar el cuadro con la
informacin
proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido
que se
pretende efectuar que est acorde con la realidad, as como tambin
revisar
las promociones e incentivos que se le proporcionarn para
realizar sa
venta. (Ver pagina 96) Ya cumplido ste paso se proceder a firmar
de autorizado el pedido por
ambas partes y se entregarn las copias respectivas al proveedor
y al
departamento de bodega e importaciones.
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de
Ventas y el
Gerente de Marca se proceder a presentarlo a la Gerencia General
para la
autorizacin o rechazo del pedido.
Se elaborar orden de compra para el proveedor, con su respectiva
firma
autorizada: (ver cuadro en anexo 4) Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones DISZASA
PROVEEDOR
El proveedor recibir su orden de pedido por parte del
distribuidor y
proceder a la produccin o a la preparacin del pedido. (Ver
pagina 96)
-
98
IMPORTACIONES
El encargado de importaciones recibir la copia del pedido
debidamente
autorizado como respaldo y comprobacin del pedido a la hora que
el
proveedor mande la copia de la factura para el costeo del
producto para
impuestos y fletes.
BODEGA
El encargado de bodega recibir su copia del pedido
autorizado.
Facturacin por medio del vendedor
VENTAS
Se proveern a los vendedores de mquinas porttiles, ya que no
poseen
en ste momento en la distribuidora ste tipo de mquinas, (PC de
bolsillo ver anexo 5) para que ellos puedan ver inventarios reales
y el tipo de crdito del cliente, para agilizar el proceso de
facturacin ya que hay
clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudar a
que el
vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un
mejor servicio al cliente.
Con sto se pretende: a) ser ms giles y responder de inmediato a
las expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del
sistema de facturacin actual.
-
99
Como se presenta en el siguiente grfico.
Eliminacin de
estos pasos
con propuesta
Justo a Tiempo
al sistema
actual de factura-
cin.
ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS
CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN
MORA SE CANCELA EL
PEDIDO
SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS
CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE
CLIENTES Y DESCUENTOS
ESPECILES
VENDEDOR TOMA PEDIDO
AL CLIENTE (A TRAVES DE
HOJA DE PEDIDO)
DIGITACION DE PEDIDOS
-
100
El sistema de facturacin con la utilizando la metodologa del
Justo A Tiempo
quedar de la siguiente manera:
EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE
FACTURAS A BODEGA
BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CALSIFICA PARA LAS
DIFERENTES
ZONAS
ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA
BODEGA
PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO
ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA
DE DESPACHO
REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER
DESPACHADA
DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES
VENDEDOR TOMA PEDIDO
AL CLIENTE (A TRAVES DE
PC DE BOLSILLO)
-
101
Despacho del producto
Con relacin a despacho se tendrn que contratar 10 camiones
para
entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones
para
reparticin.
5.1.3 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES
Mantener buenas relaciones con los fabricantes o proveedores es
de suma
importancia para aplicar la metodologa del Justo a Tiempo.
Se exigirn productos de alta calidad, en cantidades ms pequeas y
entregadas
de manera oportuna. Esto implicar que se tendrn compromisos a
largo plazo y
se deber proporcionar pronsticos precisos.
5.1.4 CAPACITAR AL PERSONAL EN LA METODOLOGIA DEL JUSTO A
TIEMPO
Para implementar la metodologa del Justo a Tiempo, la
capacitacin sobre sta
debe comenzar desde los ejecutivos de alto nivel: Gerente
General
Gerente de Operaciones
Gerente de Comercializacin
Gerente de Venta
-
102
Gerentes de Marcas
Gerente de Sistemas
Gerente de Bodega
Los cuales por la posicin dentro de la organizacin tienen la
capacidad de tomar
decisiones muy importantes que involucren a toda la empresa.
La capacitacin deber ser impartida por una persona conocedora
del medio que
ser contratada especficamente para sto, se impartir por mdulos
que se
detallan a continuacin.
MODULOS DE LA CAPACITACION
MODULO I: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL JUSTO A TIEMPO
VRS CALIDAD TOTAL Y LA REINGENIERIA.
OBJETIVOS GENERALES:
A) Conocer las caractersticas principales y los beneficios de la
metodologa del Justo a Tiempo.
B) Sensibilizar a la alta Gerencia con poder de decisin, acerca
de la necesidad de implementar la metodologa del Justo a Tiempo en
el
proceso de facturacin de DISZASA.
-
103
PROPSITO DE LA CAPACITACION
Al finalizar el presente mdulo, la alta Gerencia pueda
diferenciar las ventajas que ofrece la metodologa del Justo a
Tiempo con respecto a otros mtodos
de productividad y administracin existente
OBJETIVOS ESPECIFICOS
A) Capacitar a la Alta Gerencia en la metodologa del Justo a
Tiempo, La Calidad Total y la Reingeniera
B) Demostrar que el Justo a Tiempo es la metodologa ms adecuada
para implementarla en el proceso de facturacin.
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del Mdulo I: Dar a conocer las caractersticas
principales y los beneficios del Justo a Tiempo,
as como sensibilizar a la Alta Gerencia para implementar la
metodologa del
Justo a Tiempo en el proceso de facturacin.
-
104
Temas:
Los temas estn enfocados a capacitar a la Alta Gerencia en el
Justo a Tiempo,
La Calidad Total y la Reingeniera, para demostrar que es el
Justo a Tiempo la
metodologa ms adecuada.
Dirigido a:
Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de
Comercializacin, Gerente
de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas, y Gerente de
Bodega.
Contenido del mdulo:
Cul es el proceso de facturacin actual en DISZASA?
Qu es el Justo a Tiempo?
Qu es Calidad Total?
Qu es Reingeniera?
Propsito del Justo a Tiempo
Propsito de Calidad Total
Propsito de Reingeniera
Qu beneficios aporta el Justo a Tiempo?
Qu beneficios aporta la Calidad Total?
Qu beneficios aporta la Reingeniera?
Tiempo de Duracin: 20 horas
Dos horas continas de 8 a 10 A.M. das lunes, Mircoles y
Viernes
-
105
IMPARTICION:
Ser impartido por un especialista en la materia
Lugar: Sala de Conferencias de DISZASA
Se les proporcionar material de apoyo por escrito.
MODULO II: CARACTERISTICAS DE LA METODOLOGIA DEL JUSTO A
TIEMPO Y LA PROPUESTA DEL NUEVO PROCESO DE FACTURACION.
OBJETIVO GENERAL:
Demostrar que el Justo a Tiempo es la metodologa que va a
mejorar las relaciones de compra con los proveedores, mejorar la
calidad del servicio, as como la participacin de los empleados en
el marco del Justo a Tiempo.
PROPSITO DE LA CAPACITACION
Al finalizar el Mdulo II, la Alta Gerencia estar convencida que
la metodologa del
Justo a Tiempo es la adecuada para implementarla en el proceso
de facturacin
de DISZASA.
-
106
OBJETIVO ESPECIFICO:
Capacitar a la Alta Gerencia en el marco del Justo a Tiempo, de
cuales sern los
roles a desempear en las funciones de compras, los proveedores,
la Calidad del
Servicio y la intervencin de los empleados en el nuevo proceso
de facturacin.
PERFIL DEL MODULO:
Objetivo del Mdulo II: Proporcionar las herramientas necesarias,
para que la alta Gerencia de DISZASA
se convenza que la metodologa del Justo a Tiempo traer muchos
beneficios a
la organizacin.
Temas:
Los temas aqu desarrollados sern de gran ayuda a la Alta
Gerencia, ya que
podrn definir las funciones de compra, las relaciones con los
proveedores, la
mejora en la calidad del servicio y la intervencin de los
empleados.
Dirigido a:
Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de
Comercializacin, Gerente
de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas y Gerente de
Bodega.
Contenido del mdulo:
El Justo a Tiempo y los proveedores
Las compras Justo a Tiempo
-
107
Los pasos para mejorar la calidad del servicio La intervencin de
los empleados.
Propuesta del nuevo proceso de facturacin de DISZASA
Tiempo de duracin: 20 horas
Dos horas continas de 8 a 10 A.M.
Das: Lunes, Mircoles y viernes.
IMPARTICION
Ser impartido por un especialista en la materia
Lugar: sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionar material de apoyo por escrito.
PRESUPUESTO DE CAPACITACIONDE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"A
LOS EJECUTIVOS.
No CONCEPTOS COSTO/ UNT TOTAL
1 FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA $2,000.00 $2,000.00"JUSTO
A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIALIMPARTIR.
40 Horas DURACION DE LA CAPACITACION $100.00 $4,000.00
20 Dias ALQUILER DEL LOCAL $250.00 $5,000.00
26 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION $6.00 $156.00(
26 PERSONAS A CAPACITAR )
260 COFFE BREAKS $3.00 $780.00
IMPREVISTOS $1,000.00
TOTAL $12,936.00
-
108
5.1.5 CAPACITAR AL RESTO DE LA ORGANIZACIN
Una vez en la distribuidora se inicie la implementacin de la
metodologa del
Justo a Tiempo es necesario el apoyo de todos los niveles
(Gerenciales, administrativos y operativos). Tambin es necesario
tener el apoyo de todos los departamentos (Ventas, mercadeo,
importacin, bodega, sistemas). La capacitacin se efectuar de
acuerdo a los siguientes mdulos.
MODULO I: SITUACION ACTUAL DEL SISTEMA DE FACTURACION DE
DISZASA Y GENERALIDADES DEL JUSTO A TIEMPO.
OBJETIVO GENERAL:
Conocer la situacin actual del Sistema de facturacin en DISZASA,
las
generalidades de la metodologa del Justo a Tiempo, la mejora a
los procesos, e identificar cuales son las causas del desperdicio
para eliminarlos.
PROPSITO DE LA CAPACITACION
Qu el presente mdulo d a conocer al resto de la organizacin, la
situacin
actual del sistema de facturacin, generalidades del Justo a
Tiempo, las mejoras a los procesos que propone el Justo a Tiempo y
determinar las causas del
desperdicio; para crear una conciencia al cambio e
implementarlos en el sistema
de facturacin.
-
109
OBJETIVO ESPECIFICO
Capacitar a toda la organizacin en el marco del Justo a Tiempo,
sobre cmo
mejorar los procesos que se involucran con el sistema de
facturacin de DISZASA.
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del Mdulo: Dar a conocer al resto de la organizacin cul
es el problema actual del sistema
de facturacin que posee DISZASA, as como hablar de las
generalidades del
Justo a Tiempo, las mejoras que habrn a los procesos
involucrados con facturacin y definir cules son las principales
causas del desperdicio.
Temas:
Abarca desde el problema actual del sistema de facturacin de
DISZASA, las
generalidades del Justo a Tiempo, las mejoras a los procesos
involucrados e identificar las causas del desperdicio dentro de la
organizacin.
Dirigido a:
Encargados de facturacin, secretarias, contadores, bodegueros,
vendedores,
despachadores.
-
110
Contenido del Mdulo:
Situacin actual del sistema de facturacin en DISZASA
Generalidades del Justo a Tiempo
Eliminar desperdicios (Causas) Mejoras a los procesos
Tiempo de Duracin: 12 Horas
Dos horas continas de 8 a 10 A.M.
Das: Lunes- mircoles- y viernes
IMPARTICION:
Ser impartido por un especialista en el tema
Lugar: Sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionar material de apoyo por escrito.
-
111
MODULO II: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL JUSTO A TIEMPO Y
LA NUEVA PROPUESTA DEL SISTEMA DE FACTURACION.
OBJETIVO GENERAL:
Determinar las nuevas relaciones con los proveedores segn la
metodologa del
Justo a Tiempo, evitar los inventarios ociosos y establecer el
tamao de los lotes
de pedido, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, la
intervencin del resto del personal de la organizacin y la nueva
propuesta del sistema de facturacin.
PROPSITO DE LA CAPACITACION
El mdulo pretende instruir al resto de la organizacin sobre las
nuevas
exigencias a las cuales se sometern segn la metodologa del Justo
a Tiempo.
OBJETIVO ESPECIFICO
Capacitar a toda la organizacin sobre las exigencias que impone
el Justo a
Tiempo, y propiciar el cambio de actitud para poder implementar
el nuevo
sistema de facturacin en DISZASA.
-
112
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del mdulo: Propiciar un cambio de actitud del resto de
la organizacin en el marco del Justo
a Tiempo, sobre las nuevas relaciones con proveedores, las
compras Justo a
Tiempo, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, el nuevo
rol de los empleados, y la propuesta de cambio en el sistema de
facturacin.
Temas:
Hace nfasis en las exigencias que impone el Justo a Tiempo en:
las relaciones
con los proveedores, el inventario ocioso y tamao de lotes de
pedido, el servicio
y tiempo de entrega, el rol de los empleados y la nueva
propuesta del sistema de
facturacin de DISZASA.
Dirigido a:
Encargados de facturacin, secretarias, contadores, bodegueros,
vendedores,
despachadores.
Contenido del mdulo:
Relaciones con proveedores Justo a Tiempo
Inventarios Ociosos, tamao de lotes de pedido
Servicio, tiempo de entrega Justo a Tiempo
Rol de los empleados
-
113
La nueva propuesta del sistema de facturacin Justo a Tiempo
Tiempo de Duracin: 20 horas
Dos horas continas de 8 a 10 A.M.
Das: Lunes, Mircoles y Viernes
IMPARTICION
Ser impartido por un especialista en el tema
Lugar: sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionar material de apoyo por escrito.
PRESUPUESTO DE CAPACITACIONDE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"AL
RESTO DE EL PERSONAL
No CONCEPTOS COSTO/ UNT TOTAL
1 FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA"JUSTO A TIEMPO" QUE
PREPARE EL MATERIALIMPARTIR.
32 Horas DURACION DE LA CAPACITACION $50.00 $1,600.00
16 Dias ALQUILER DEL LOCAL $250.00 $4,000.00
96 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION $6.00 $576.00(
96 PERSONAS A CAPACITAR )
768 COFFE BREAKS $1.50 $1,152.00
IMPREVISTOS $800.00
TOTAL $8,128.00
-
114
5.1.6 INICIAR EL PROCESO PILOTO
El proceso piloto se iniciar en el departamento de ventas ya que
ste es la razn
de ser de la empresa, por lo que se considera el ms importante
de los
departamentos.
FORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO.
El primer paso para implementar el Justo a Tiempo es integrar un
equipo para
que haga las veces de fuerza motriz detrs de su
implementacin.
El equipo deber estar integrado por:
Alta Gerencia (Gerente General) Gerente de Marcas
Departamento de Operaciones (Gerente de Operaciones)
Departamento de Ventas (Gerente de Ventas) Departamento de Despacho
y Bodega (Gerente de Bodega) Departamento de Informtica (Gerente de
Sistemas) Departamento de Contabilidad (Contador General) La
primera prioridad ser asistir a los seminarios de la metodologa del
Justo a
Tiempo que se impartirn, en donde se presentarn los estudios
hechos y
experiencias con otras empresas mediante exposiciones audio
visuales.
La capacitacin ser impartida por una persona conocedora del
medio, y ser
contratada especficamente para esto.
De ah se presentarn las metas que la compaa desea en que se
involucren y
que todos estn de acuerdo y motivados para llevar a cabo.
-
115
METAS A ALCANZAR DESPUES DE RECIBIR LA CAPACITACION E
IMPLEMENTARLA.
Evitar prdidas en ventas, por falta de productos en plaza.
Disminuir reclamos de clientes.
Mejorar servicio al cliente, incrementando las ventas. Evitar
que los productos lleguen a niveles de obsolescencia.
Agilizar trmites administrativos reduciendo el tiempo de trmites
en un
60%.
Involucrar a todos empleados por medio de la motivacin para
realizar las
tareas con todo el entusiasmo, para que todo el sistema a
implantar sea un
xito.
Establecer un sistema de trabajo con los proveedores de manera
que existan compromisos de ellos en las entregas.
CAPACITACION A PROVEEDORES
No solamente los empleados de la distribuidora debern conocer de
los principios
bsicos del Justo a Tiempo, sino tambin los proveedores, stos
tendrn
sesiones o instrucciones precisas de las ventajas que tendr el
ocupar la metodologa del Justo a Tiempo y sus principios.
Como primer paso es informar al proveedor la intencin de la
distribuidora de
implementar la metodologa del Justo a Tiempo. Esto se har
mediante visitas a
-
116
los proveedores presentando a ellos los principios bsicos del
Justo a Tiempo y
los planes del programa para proveedores.
Para ello la Alta Gerencia se presentar ante los proveedores y
explicar como
funcionan y bajo que normas se regulan; para establecer un
compromiso entre ambos, detallando calidad del producto,
cantidades, fechas de salida del producto,
etc.
Teniendo todo lo anterior el proveedor o proveedores tendrn que
hacer la labor
de persuasin con sus empleados y slo as atender las exigencias
que el
comprador demanda. Despus se tendrn que hacer visitas y
revisiones
peridicas para evaluar los progresos del sistema Justo a Tiempo
y tener una
retroalimentacin ms certera.
DESARROLLAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Al establecer la metodologa del Justo a Tiempo se debern
desarrollar los
sistemas y procedimientos que determinen el funcionamiento del
sistema. Los
procedimientos definen los roles de operacin, las
responsabilidades y la
autoridad de cada grupo involucrado.
La metodologa del Justo a Tiempo no tendr sus efectos si no
define
claramente por escrito, se documenta debidamente pues por lo
contrario los
empleados tienden a desviarse de los procedimientos principales,
y los resultados
sern la desorganizacin.
Los procedimientos sern los siguientes para todo el proceso.
-
117
Para tener el inventario Justo a Tiempo se elaborar un cuadro
nico para todas
las marcas que posee DISZASA. El cual servir para elaborar una
orden de
compra y chequear as el inventario existente y das de inventario
que se tienen
del producto as como el promedio de ventas de los ltimos 3
meses.
Ejemplo: Se tomar para ste caso el producto lapiceros BIC
SISTEMA ACTUAL PROPUESTA No existe tal cuadro en el que se
reflejaren todo estos datos, cada quien lo hace como ms le
conviene, no hay un formato nico.
Formato nico para todas las marcas que posee DISZASA donde se
reflejan das de inventario y ventas presupuestadas y los promedios
de venta que han venido teniendo en los ltimos 3 meses.
MERCADEO
Cada Gerente de Marca analizar por medio de su presupuesto y
los
promedios que tiene de venta e inventarios; estructurar un
cuadro (ver cuadro en Pg. 118) en que el cual se reflejen todos
stos datos con el fin de verificar los das de inventario, as como
la proyeccin que se tiene para
se mes con el fin hacer un pedido acorde con las expectativas
que se
poseen. A sto se anexarn las promociones o incentivos que se
tendrn
para alcanzar las metas propuestas.
-
118
CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO
BIC CENTROAMERICAPEDIDO AGOSTO DEL 2002PAIS: EL
SALVADORRESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTAPREPARADO: RUBEN
EVANGELISTAFECHA: 16 DE JULIO 2002EN UNIDADES
PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)
PEDIDO VENTA PROM. VENTACODIGO DESCRIPCION AGOSTO 2002 AGOSTO
2001 PM3 DIAS DE INV11245 BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND +
DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3111246 BOLIGRAFO MEDIANO
NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3011247
BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE 864,000 860,000
859,000 3111248 BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE
72,000 70,000 71,000 3012942 BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE
60,000 58,000 58,620 2990825 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL
12,000 10,500 11,250 3090826 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO
7,250 6,500 6,600 27
PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:~ Descuento adicional
de un 3% al bolgrafo clsico + diamante, cargada a la provisin de
marca~ Por cada 100 docenas en venta de bolgrafo mediano de
cualquier color el vendedor recibir $10.00~ Publicacin del bolgrafo
bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos
FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA
-
119
VENTAS
El Gerente de Venta se encargar de verificar el cuadro con la
informacin
proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido
que se
pretende efectuar que est acorde con la realidad, as como tambin
revisar
las promociones e incentivos que se le proporcionarn para
realizar esa
venta. Ya cumplido este paso se proceder a firmar de autorizado
el pedido
por ambas partes y se entregarn las copias respectivas al
proveedor y al
departamento de bodega e importaciones.
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de
Ventas y el
Gerente de Marca se proceder a presentarlo a la Gerencia General
para la
autorizacin o rechazo del pedido.
Se elabora orden de compra para el proveedor, con su respectiva
firma
autorizada: (ver cuadro en anexo 4) Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones DISZASA
Se notifica del pedido a bodega, para que reserve espacio.
PROVEEDOR
El proveedor recibir su orden de pedido por parte del
distribuidor y
proceder a la produccin o a la preparacin del pedido. (Ver
pagina 118) IMPORTACIONES
El encargado de importaciones recibir la copia del pedido
debidamente
autorizado como respaldo y comprobacin del pedido a la hora que
el
-
120
proveedor mande la copia de la factura para el costeo del
producto para
impuestos y fletes.
BODEGA
El encargado de bodega recibir su copia del pedido
autorizado.
Facturacin por medio del vendedor
VENTAS
Se proveern a los vendedores PC de bolsillo, ya que no poseen en
ste
momento en la distribuidora ste tipo de mquinas, (Handhelds ver
anexo 3) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de
crdito del cliente para agilizar el proceso de facturacin ya que
hay clientes que
necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudar a que el
vendedor venda
productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio
al cliente. Con sto se pretende ser ms giles y responder de
inmediato a las
expectativas de los clientes; y se pretende recortar ciertos
pasos del
sistema de facturacin actual como se presenta en el siguiente
grfico.
-
121
MODIFICACION EN EL SISTEMA DE FACTURACION ACTUAL DE DISZASA
Recorte de
estos pasos
con propuesta
Justo a Tiempo
al sistema
actual
ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS
CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN
MORA SE CANCELA EL
PEDIDO
SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS
CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE
CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES
VENDEDOR TOMA PEDIDO
AL CLIENTE (A TRAVES DE
HOJA DE PEDIDO)
DIGITACION DE PEDIDOS
-
122
Despacho del producto
Con relacin a despacho se tendrn que contratar 10 camiones
para
entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones
para
reparticin.
RESPONSABILIDADES QUE TENDRAN CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS
APLICANDO LA METODOLOGIA DEL JUSTO A TIEMPO
Alta Gerencia:
Negociar precios con proveedores
Aprobar gastos para trmites
Autorizar prioridades de producto de pedidos
Revisar actividades de cada grupo de trabajo y modificarlas si
es necesaria.
Gerencias de Marca:
Revisin mensual de cantidades a pedir de acuerdo al
presupuesto
mensual de ventas
Revisin de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento
de
cada producto
Elaboracin del pedido a los proveedores
Comprobar mediante correo elect
