ACUBIZ WORKSHOP · 2019-01-15 · // Telefoni, benzinkort & leasing. Elektroniske fakturafiler →Automatisk indlæsning →Præ-godkendelse hos central ansvarlig (telefoniansvarlig,

1 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ

ACUBIZ WORKSHOPServices og Finans Fast Track // Maj 2018


// Acubiz workshopHvem er vi?

Kim Lentz-GreveCustomer Relations

Alan LustüAccount Management


ACUBIZ SERVICES


// Acubiz Services

Typiske udgifter → Udgifter

→ Kilometergodtgørelse

→ Diæter

→ Kreditkort (80%)

Andre udgifter som Acubiz EMS håndterer→ Rejsekonto med faktura (TAC Plus)

→ Telefoni

→ Benzinkort

→ Billeasing

→ Udenlandske kreditkort (Mastercard CDF3)


// Rejsekonto med faktura

* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion

Få indlæst rejsekontotransaktionen automatisk i Acubiz EMS→ En rejsekonto er et virtuelt og fælles kreditkort til køb af rejser→ Automatisk indlæsning af rejsekonto→ Automatisk match af rejsebureauets kvittering/faktura (pdf) med rejsekontotransaktionen

Værdi+ Detaljer om rejsen samt rejsens pris (fx gebyrer) bliver tilgængelig i Acubiz EMS+ Nem og enkel kontrol samt godt overblik af denne afstemning+ Bilag bliver tilgængelig for senere revision+ Ingen belastning af medarbejderens kreditkort maksimum

(Tac Plus*)


// Rejsekonto og rejsebureau

Vores service understøttes af bl.a. følgende leverandører



// Telefoni, benzinkort & leasing

Elektroniske fakturafiler → Automatisk indlæsning→ Præ-godkendelse hos central ansvarlig (telefoniansvarlig, flådeansvarlig)→ Slutgodkendelse hos bruger, godkender og finans→ Nem og billig måde at håndtere fakturaer på (fast, lavt, årligt beløb)→ Udnyttelse af nuværende workflow i Acubiz

Værdi+ Sparret tid, fordi manuelle processer forsvinder+ Besparelse på IT budgettet, da der allerede betales for Acubiz platformen



// Leverandøroversigt


Der er mange muligheder inden for elektronisk fakturering med blandt andre

nedenstående leverandører samt mange andre, der kan fakturere i OIOUBL


// Udenlandske kreditkort

Datter- og søsterselskaber i udlandet

→ Kreditkort i udlandet via dansk kreditkortaftale

→ Udstedelse af kort i Danmark

→ Forbruget faktureres i det pågældende lands valuta

Værdi

+ Udenlandske selskaber kan håndteres i én og samme løsning



// Bonusoplysninger

Det er naturligvis muligt at afregne betalinger af

fx Easypark, MobilePay og Brobizz med kreditkort



// Acubiz workshopHvem er vi?

Dorthe G. NielsenSenior Consultant // TL

Kim PawrupSales Director


ACUBIZ FAST TRACK TIL FINANS


// Acubiz’ formål

+ Optimere manuelle processer og arbejdsgange

+ Frigive tid til de vigtige kerneopgaver

+ Gøre det komplekse enkelt og forståeligt

+ Råde og vejlede om ”best practices”

+ Fra glad køber til glad kunde!


Fast Track

// Processen vi arbejder med

FinansBrugere

Acubiz One Ledere

Automatisk integration

Opslag til kvitteringer

Kvitteringer i ERP

CPM

Automatisk udligning

Afstemninger

Dubletkontrol


// Automatisk integration*

Få automatiseret dataudvekslingen mellem Acubiz og dit ERP system1. Bogføring ved upload af fil2. Automatisk eksport via FTP / SFTP3. Automatisk ved API eller webservice

Fordele+ Mindsker fejl i forhold til manuel håndtering

af bogføringsfiler til ERP systemet+ Ingen dobbelte bogføringer+ Frigiver tid til vigtigere opgaver

* Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.

En del af

Fast Track

Et udvalg af Acubiz’ partnere på finansintegration:


// Integration 1 - bogføring

Acubiz pris

Standard

Bogføring

Indlæs fil i ERP*

Transport

Manuel

indlæsning

Acubiz

Når man vil

danne fil

Eksport

Semi-automatisk

Kunde

*) IT intern / ekstern (Acubiz partner)



Acubiz pris

2.500 - 5.000 kr.

Bogføring

Automatisk

indlæsning til

ERP*

Transport

(Rutine) Frekvens

Automatisk

FTP / SFTP

filhentning

Acubiz

Automatisk

eksport af fil

Eksport

Automatisk

Kunde




Acubiz pris

5.000 kr.

Bogføring

Automatisk data i

kassekladde*

AX / NAV

Automatisk

bogføring?

Transport

Web service

API

Eksport

Direkte integration

Kunde



// Opslag af kvitteringer*

Shortcut til billedkvittering samt detaljerede oplysninger af finanspost direkte fra dit ERP system**

→ Se kvittering(-erne)→ Se kontering og dimensionering→ Se revisionssporet→ Se brugers kommentarer→ Se oplysninger om tid og sted

* Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.** ERP systemet skal kunne tilpasses til at håndtere opslaget.

En del af

Fast Track


// Kvitteringer i ERP*

Alternativ til opslag af kvittering

Funktion til overførsel af kvitteringer direkte til dit ERP systemet**

Acubiz kan integreres med virksomhedens interne systemer, så alle kvitteringer (billed- og PDF-filer) kan overføres til FTP og derfra vises direkte i ERP systemet.

* Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.** ERP systemet skal kunne tilpasses til at håndtere visning af billed- og PDF-filer

En del af

Fast Track


// Company Policy Manager*Brug mindre tid i Acubiz og indfør CPM (Company Policy Manager)!

CPM er lavet til fordel for finansbrugere i Acubiz - Fast Track til Finans.

Hvornår skal udgifter godkendes i finans?→ Ved overskridelse af beløbsgrænser på omkostningstyper→ Ved overskridelse af beløb pr. deltager→ Altid/aldrig kontrol på udvalgte omkostningstyper→ Altid/aldrig kontrol på udvalgte medarbejdere→ Rapport til controlling / efterbehandling

* Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.

Til bogføring i økonomisystem

Medarbejder FinansGodkender

Kontrolleret frihed

En del af

Fast Track


// Afstemninger*

Få det fulde udbytte af Acubiz afstemninger på kreditkorttransaktioner!

På de fleste kreditkort kan der→ foretages dag-til-dag hensættelser af det faktiske forbrug,

uden brugeren har afregnet udgifterne→ foretages postering på kreditkortleverandørens kreditor med

levering af fakturadata direkte fra Acubiz til ERP systemet

Fordele+ Acubiz kan levere afstemningsværktøjer+ Få betalt faktura til kreditkortleverandøren til tiden

* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion, hvis man allerede har en kørende Acubiz løsning

En del af

Fast Track


// Automatisk udligning*

Få det fulde udbytte af Acubiz dataintegration!

De mange oplysninger, som Acubiz medsender i bogføringsfilerne, kan med fordel benyttes.

→ Automatisk udligning/clearing*Nøgle der leveres med kreditkorttransaktioner og kan udligne hensættelsesposter på transaktionsniveau.

→ Sporing af posteringer på hensættelseskonti→ Sporing af posteringer på driftskonti

* Der vil/kan være udgifter forbundet med at benytte disse faciliteter til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.Ikke alle ERP systemer kan benytte automatisk udligning/clearing.

En del af

Fast Track


// Dubletkontrol*Acubiz EMS foretager løbende dubletkontroller

Der kontrolleres:→ hver uge→ indenfor en periode på 30 dage→ mellem udlæg mod udlæg→ mellem udlæg og kreditkorttransaktioner

Fordele+ Få overblik over evt. snyd+ Få overblik over evt. fejlposteringer

Se følgende sider for aktivering af dubletkontrol!

En del af

Fast Track


1

2


3

4


6

5


Forandringer det eneste, som er sikkert!

Tak for jeres opmærksomhed

Documents

ACUBIZ WORKSHOP · 2019-01-15 · // Telefoni, benzinkort & leasing. Elektroniske fakturafiler →Automatisk indlæsning →Præ-godkendelse hos central ansvarlig (telefoniansvarlig,