Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos · Fuente de datos Informe Anual de Suscripciones de recursos electrónicos que emite el área de Gestión de Colecciones

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Actualizacin y mantenimiento de recursos electrnicos PRO-23-1-03-12

FECHA PUBLICACIN 22/11/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Preparacin y Mantenimiento de

Servicios Bibliogrficos

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................ 2

2. ALCANCE ............................................................................................ 2

3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................... 2

5. DEFINICIONES ....................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ........................................ 4

6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 4

6.2. Descripcin de actividades ...................................................................... 4

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 6

8. INDICADORES ....................................................................................... 6

9. RIESGOS ............................................................................................. 8

10. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 9

11. APROBACIN ..................................................................................... 9







1. OBJETIVO

Realizar la actualizacin y el mantenimiento de recursos electrnicos adquiridos por suscripcin o

compra por el Sistema de Bibliotecas.

2. ALCANCE

El proceso inicia con el reporte de un fallo o con una notificacin por parte de Gestin de

Colecciones sobre la adquisicin o suscripcin de un recurso electrnico. Finaliza con la realizacin

de las modificaciones en las plataformas correspondientes y/o su comprobacin de acceso. La

actualizacin y el mantenimiento aplican para los siguientes recursos electrnicos: publicaciones

seriadas, bases de datos, libros electrnicos para el descubridor y la plataforma AtoZ; la solucin

de fallas aplica para bases de datos, descubridor y AtoZ.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-2020 Integrar uso de TIC: Integrar el uso de las TIC como herramientas

facilitadoras para la prestacin de los servicios, la gestin de la informacin, el aprendizaje,

generacin de conocimiento, y los procesos de investigacin.

3.2. Lineamientos

Los recursos electrnicos se actualizan cada ao de acuerdo al Informe anual suscripcin y

renovacin de bases de datos y publicaciones seriadas suministrado por Gestin de

Colecciones.

Los recursos electrnicos se actualizarn cada vez que se reporte un fallo en el acceso, en la

informacin de cobertura o un cambio en la URL del recurso.

La actualizacin y mantenimiento de los recursos electrnicos incluye la configuracin del

recurso en el EZProxy.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

4.2. Responsabilidades

Coordinador Gestin de Colecciones:







Presentar anualmente el Informe anual suscripcin y renovacin de bases de datos y

publicaciones seriadas.

Gestor de Colecciones:

Mantener actualizado el tablero de control.

Informar la compra y/o suscripcin de libros electrnicos, publicaciones seriadas

electrnicas y bases de datos.

Validar el acceso de cada recurso electrnico.

Garantizar la comunicacin con el proveedor del recurso electrnico.

Gestor Servicios de Informacin:

Generar reportes de fallos desde el rea de Servicios.

Tcnico soporte:

Asegurar la actualizacin y el mantenimiento de los recursos electrnicos.

Comunicar la disponibilidad de los recursos electrnicos, una vez agregados, actualizados

y/o corregidos.

5. DEFINICIONES

AtoZ: Es una herramienta web que permite organizar, buscar y recuperar los enlaces a todos los

recursos electrnicos de la coleccin, en el que se incluyen publicaciones seriadas electrnicas,

libros electrnicos, proceedings y todos aquellos ttulos de material bibliogrfico que tengan

acceso a texto completo. Es una herramienta que se encuentra integrada al Servicio de

Descubrimiento.

Base de conocimiento (Knowledge Base): Es un componente que permite administrar las

colecciones electrnicas que el Sistema de Bibliotecas tiene disponible para su comunidad de

usuarios. Combina los datos sobre los recursos electrnicos de una biblioteca con las funciones de

enlace para que las colecciones sean fciles de encontrar, compartir, administrar y usar.

Descubridor: Es la herramienta a travs de la cual se realiza la bsqueda y recuperacin de

informacin a partir de un ndice global conformado por las colecciones impresas y electrnicas

que el Sistema de Bibliotecas tiene a disposicin de su comunidad de usuarios. El servicio est

diseado para que el usuario pueda recuperar informacin a partir de una nica caja de bsqueda.

EZProxy: Es un servidor web que sirve como intermediario entre los dispositivos de los usuarios y

los sitios web de los proveedores o editores de recursos electrnicos. En el Sistema de Bibliotecas,

es utilizado para validar a los usuarios y permitir el acceso a los diferentes recursos electrnicos

que hacen parte de nuestras colecciones.







Worldshare collection manager: Ese la plataforma de administracin de colecciones, conformada

por la base de conocimiento de WorldCat, que permite gestionar el mantenimiento de

existencias de WorldCat y proporciona registros MARC con actualizaciones constantes para

garantizar que las colecciones electrnicas sean precisas y estn actualizadas, lo que permite a los

usuarios encontrar sus materiales y tener acceso a su contenido.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo - Actualizacin y mantenimiento de recursos electrnicos

6.2. Descripcin de actividades - Actualizacin y mantenimiento de recursos electrnicos

ENTRADA

1. Reporte de falla

2. Informe anual suscripcin y renovacin de bases de datos y publicaciones seriadas

3. Notificacin de recursos electrnicos nuevos adquiridos

PROVEEDOR 1. rea de Servicios

2. Gestin de Colecciones

SALIDA Recursos electrnicos actualizados

CLIENTE Comunidad Uniandina

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Notificar falla

De acuerdo a la revisin semanal de

bases de datos, el rea de Servicios

reporta a Gestin de Colecciones los

fallos encontrados en las bases de

datos.

GESTOR SAI -

SBSER

FOR-23-1-03-25 Revisin

bases de datos

FOR-23-1-03-26 Reporte fallas

en bases de datos

FOR-23-1-03-27 Reporte fallas

WCD

2 Verificar falla

El Gestor de Colecciones en conjunto

con el Tcnico de Soporte, verifican el

tipo de falla remitida desde el rea de

Servicios para establecer de acuerdo a la

falla cual es la accin a seguir.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-03-12 Actualizacin y mantenimiento de recursos electrnicos.jpg







3 Escalar al proveedor

Se escala al proveedor en el caso de que

la falla sea por acceso a los recursos

suscritos, para lo cual se espera la

respuesta del proveedor.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

4 Notificar solucin al

rea de Servicios

Una vez el proveedor notifica o

confirma la solucin, el Gestor de

Colecciones y/o el Tcnico de Soporte

notifica al rea de Servicios el

restablecimiento del acceso al recurso.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

5 Escalar a rea

Administrativa

Se escala al rea Administrativa en el

caso de que la falla sea por actualizacin

del recurso en el Descubridor, AtoZ y/o

EZProxy, lo cual ser definido y validado

en el rea Administrativa.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

6 Crear configuracin en

EZProxy

Si la falla es del EZProxy se revisa,

modifica o crea la configuracin de

acuerdo con el instructivo

correspondiente.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

EZProxy

7 Remitir configuracin

a la DSIT

Se remite la configuracin a la DSIT

para que sea agregada al EZProxy.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

8 Ingresar configuracin

a EZProxy y notificar

Se realiza el procedimiento de

configuracin y se notifica al Sistema de

Bibliotecas de la actualizacin del

EZProxy.

DIRECCIN DE

SERVICIOS DE

INFORMACIN Y

TECNOLOGA

EZProxy

9 Verificar acceso a

contenidos suscritos

Se verifica el acceso al recurso

electrnico y la disponibilidad de los

contenidos. Esta actividad se realiza en

conjunto con el Tcnico de Soporte.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

10 Solicitar ajuste a DSIT

En dado caso de que se necesite realizar

un ajuste adicional sobre la

configuracin inicial, se remite el caso

nuevamente a la DSIT. Esta actividad se

realiza en conjunto con el Gestor de

Colecciones.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

11

Ingresar a las

herramientas

(Descubridor y AtoZ) y

verificar falla

Si la falla es del descubridor y/o AtoZ se

ingresa a la herramienta de bsqueda y

se verifica el fallo.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

AtoZDescubr

idor







12

Ingresar a la

plataforma y

actualizarla

Se ingresa a la plataforma de

configuracin para realizar la

actualizacin correspondiente.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

WorldShare

Colection

Manager

13

Elaborar y entregar

reporte de los recursos

actualizados

Se elabora el reporte o la notificacin de

la actualizacin y mantenimiento de los

recursos electrnicos y se registra la

informacin de la actualizacin o

mantenimiento en el formato

establecido.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

FOR-23-1-03-28 Formato de

actualizacin y

mantenimiento de recursos

electrnicos

14

Enviar Informe anual

suscripcin y

renovacin de bases

de datos y

publicaciones seriadas

Se enva el informe a las reas y

unidades interesadas, con el fin de que

sea suministro para la actualizacin de

la actividad 12.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

INF-23-1-02-02 Informe anual

suscripcin y renovacin de

bases de datos y publicaciones

seriadas

15

Notificar la adquisicin

de un nuevo recurso

electrnico

Si la adquisicin se realiza en un periodo

diferente al que se genera el informe, se

debe notificar al rea Administrativa

para realizar la actividad 12.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

FOR-23-1-03-25 Revisin bases de datos

FOR-23-1-03-26 Reporte fallas en bases de

datos

FOR-23-1-03-27 Reporte fallas WCD

FOR-23-1-03-28 Formato de actualizacin y

mantenimiento de recursos electrnicos

INF-23-1-02-02 Informe anual suscripcin y

renovacin de bases de datos y

publicaciones seriadas

MAN-23-1-03-16 Manual revisiones bases de

datos

Manual de Configuracin EZProxy

Manual WorldShare Collection Manager

EZProxy Reference Manual

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

IC

AD

OR

PORCENTAJE DE BASES DE DATOS RECUPERABLES POR EL DESCUBRIDOR







Cdigo del indicador IND-23-1-03-121

Responsable del

indicador Tcnico de Soporte - Jefatura Administrativa

Objetivo Establecer el porcentaje de recursos electrnicos vigentes suscritos que son

recuperables en el servicio de descubrimiento.

Mtodo de Medicin

Se realiza una comparacin de los contenidos suscritos vigentes y se determina

cules de ellos son recuperables a travs del servicio de descubrimiento. Finalizada

esta comparacin, se obtiene el porcentaje de recursos que si son recuperables del

total de recursos suscritos vigentes.

Unidad de Medida Porcentaje (%)

Frmula

100%

Variables

Numerador: corresponde al nmero de bases de datos que son efectivamente

recuperables a travs del servicio de descubrimiento

Denominador: corresponde al nmero de bases de datos suscritas vigentes para el

periodo que se est evaluando.

Limitaciones Ninguna

Fuente de datos

Informe Anual de Suscripciones de recursos electrnicos que emite el rea de

Gestin de Colecciones

La comparacin se obtiene luego de validar cada recurso vigente en la Base de

Conocimiento de la plataforma de descubrimiento.

Informacin registrada en el Tablero de Control para las suscripciones vigentes a

bases de datos.

Granularidad No aplica.

Periodicidad Anual

Meta

Podemos garantizar la comparacin del 100% de las bases de datos que estn

vigentes en el perodo a evaluar, pero no podemos establecer una meta especfica

para el indicador, debido a que no todas las bases de datos se encuentran

disponibles para ser indizadas por el Servicio de Descubrimiento.

Observaciones

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

PORCENTAJE DE REVISTAS INDEXADAS EN ATOZ

Cdigo del indicador IND-23-1-03-122







Responsable del

indicador Tcnico de soporte.

Objetivo Medir el porcentaje de revistas indexadas en ATOZ.

Mtodo de Medicin Se reportan las estadsticas de las revistas indexadas y se calcula el indicador.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula ( / ) 100

Variables

Nmero de revistas indexadas por ATOZ: corresponde al nmero de ttulos de

publicaciones seriadas que se indexan en ATOZ.

Nmero total de revistas suscritas: Nmero total de ttulos de publicaciones

seriadas suscritas en el ao vigente.

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos Mdulo administrador de ATOZ.

Tablero de control.

Granularidad No aplica

Periodicidad Anual

Meta 100%

Observaciones

9. RIESGOS

CALIDAD DE SERVICIO

- No comunicar la actualizacin y/o mantenimiento del recurso afectando el servicio al usurario.

ADMINISTRATIVO

- No revisar el reporte de fallos.







10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 14/08/2015

Publicacin 12/01/2016





11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR

Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394

16/01/2016 Eliana Arciniegas

AUXILIAR BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Leonardo Caldern TECNICO SOPORTE - SBADM

REVIS Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM

- 10001992 21/03/2017

APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 21/04/2017

Documents

Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos · Fuente de datos Informe Anual de Suscripciones de recursos electrónicos que emite el área de Gestión de Colecciones