Unidad1.Generalidades de la Planificación

Aprendiz: Jaime Enrique López Toledo

Actividad- Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Usted es delegado para implementación el Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento la compañía se encuentra organizando la planeación para implementarlo, por lo tanto, están gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.

Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar el SGC y finalmente obtener la certificación. Para realizarlo le proporcionan la siguiente información:

La empresa:

Cuenta con la misión, visión y objetivos organizacionales definidos en el año 2000.

No cuenta con manual de calidad, ni definición de procesos. Tiene 3 sedes institucionales. Están definidos procedimientos en los departamentos de compras y

recursos humanos. Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nómina y 45 contratistas. Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontología y consulta

médica general.

De acuerdo a lo anterior usted debe:

Realizar un análisis situacional de la empresa con base en la información suministrada.

Lo primero a considerar es la falta de actualización de la empresa conforme a su misión, visión y objetivos organizacionales que fueron definidos conforme a las necesidades y expectativas de los clientes de hace más de 10 años. Es indispensable para la implementación de un SGC un estudio del panorama actual de las actividades concernientes al hacer de la empresa y fijar sus objetivos, misión y visión conforme a ser competitivos con los requerimientos actuales y generar planes de mejora continúa.

Esta empresa no cuenta con manual de calidad ni definición de procesos motivo por el cual es indispensable ejecutar una buena planeación en la definición de los procesos y actividades que realiza la empresa y orientarlos a los requerimientos del cliente.

Cuenta con un número de trabajadores considerable y con sedes institucionales por lo cual es fundamental la implementación del SGC y crear la cultura de calidad en cada una de las sedes y con cada uno de los trabajadores.

A su vez ya existen unos procedimientos definidos para los departamentos de compras y recursos humanos, sin embargo se deben definir nuevos procedimientos para todos los departamentos de la empresa y fortalecer los ya existentes.

Es una empresa que hace parte del sector salud por tanto hay que tener en cuenta las leyes y normas que la regulan para la prestación de este servicio.

Definir qué actividades deberán plantearse para realizar un adecuado proceso de documentación, implementación, seguimiento y posterior certificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las actividades que deben plantearse son las siguientes:

Realizar un Diagnóstico del estado actual de la organización: En esta etapa se debe evaluar la necesidad y metas de la organización con respecto al SGC que se desea implementar. Además identificar los procesos que tiene definidos la empresa, los que necesita mejorar y los que necesita implementar conforme a sus actividades teniendo en cuenta los requerimientos del cliente.

Estudiar y entender la familia de normas ISO 9000 y otros requisitos legales aplicables para la empresa. Preparar todo lo concerniente a documentos legales que se debe definir en la empresa para la implementación del SGC de acuerdo a su actividad.

Planeación Estratégica de la calidad. Revisar los objetivos organizacionales ya definidos, enfocarlos conforme a las necesidades de competitividad y calidad actual, y encaminar la misión y visión de la empresa a la implementación del SGC. Definir la política de Calidad de la organización y toda la parte estratégica de la misma.

Nombrar un consultor para que apoye en la formación del personal y su sensibilización. Formación para todos los integrantes de la organización acerca del proceso de implementación y desarrollo del Sistema de Calidad que se establecerá en la empresa y generar así una cultura de calidad en sinergia para lograr los objetivos de la empresa.

Definir los procesos relacionados con la realización del producto y/o prestación del servicio y el personal adecuado para la realización de las actividades, determinando cuál de los puntos del capítulo 7 (Realización del producto) de la norma ISO 9001:2008 no aplican para la organización.

Definir el comité de Calidad, y representante de la Dirección.

Elaboración del cronograma de actividades conjunto con la redacción del manual de Calidad y procedimientos documentados exigidos en la Norma y programas del SGC.

Establecer los controles para la evaluación del desempeño, cumplimiento y eficacia del SGC y mejora continua del mismo mediante definición de medidas correctivas y preventivas.

Solicitud de la certificación.

Evaluaciones periódicas mediante realización de Auditorías Internas.

Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deberá incluir por cada actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecución, tiempo estimado de ejecución, costos ($) en los que se incurren para el desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecución y supervisión. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe consultar el documento que se encuentra en el botón Documentos de apoyo/ Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del menú del programa de formación.

Nota: Los costos están dados en Pesos. El símbolo € es dado automáticamente por Microsoft Project 2013.

Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro1 Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad después de su certificación.

A continuación se enuncia el presupuesto anual organizacional.

Recursos Concepto Valor Año Justificación

Humanos

Jefe de Aseguramiento de

Calidad$ 24 000 000 Responsable del SGC

Auditor de Calidad $ 36 000 000Planeación y Ejecución de

Auditorias Internas

Tecnológicos

Sistema de Información para

Gestión de Calidad$ 7 000 000

Software Empresarial para proyectos

Internet $ 780 000 Información, RedIntranet $ 1 800 000 Información, Red

Medios de Comunicación

$ 720 000Información, Fax,

Teléfono

FísicosPapelería $ 2 000 000

Hojas, carpetas, fotocopias.

Oficina $ 4 000 000Muebles y enseres de

oficina

Otros

Capacitación y entrenamiento de

empleados$ 3 500 000

Capacitaciones de entidades fuera de la

organización

Consultoría $ 2 500 000Soporte a la empresa en lo relacionado al

SGC

Viáticos $ 5 000 000

Concepto de gastos generados en

capacitaciones de empleados como

refrigerios, transporte, etc. y de auditores externos.

Total $ 87 300 000

Conclusiones:

1 Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, éste deberá dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros. Ej. desarrollo organizacional, motivación, metrología y calibración, entre otros.

Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Criterios de Evaluación

Analiza y propone mejoras ante una situación organizacional.

Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad.

Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a implantar un sistema de calidad.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.

El planear un SGC muestra la necesidad de la adecuación de las actividades de la empresa entorno a los objetivos de calidad que se plantean y una sinergia en la interiorización de la cultura de calidad.

Se debe emplear la mejora continua de los procesos y mantener actualizados los objetivos de la empresa conforme las necesidades de los clientes cambian, más aun cuando se trata de una empresa de prestación de servicios.

Dentro la planificación del SGC es clave contar con la realización de un presupuesto que permita vislumbrar los costos inherentes durante su implementación, a su vez como la realización del diagrama de Gantt para determinar rutas críticas que conlleven a retrasos en los procesos.

Aunque la implementación de un SGC no es económica, se debe ver como una inversión y tener claro los beneficios que se tendrán a corto, mediano y largo plazo para justificar su certificación.