ACTA N° 1 TEMA: COMITÉ DE CONTROL INTERNO FACILITADOR ...esehospitalsangabriel.gov.co/wp-content/uploads/... · Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud, velando por que

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ACTA COMITÉ DE CONTROL INTERNO Página: 1 de 5

ACTA N° 1

AGENDA

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación de Quórum asistentes e invitados 2. Aprobación PLAN DE AUDITORÍAS oficina control interno y Auditoria de Calidad- vigencia 2020 3. Proposiciones y varios

DESARROLLO

Jorge E. Kuarán Cabrera, Jefe de la Oficina de Control Interno, da la bienvenida y da continuidad al desarrollo del orden del día, así:

1. VERIFICAIÓN DEL QUORUM

Siendo las 10:00 am de la mañana del día 03 de febrero de 2020 se reunieron en comité de Control Interno

los siguientes asistentes:

CARLOS GIOVANNI CORREA ARIAS

Coordinador Administrativo

RUBY ALEXANDRA JAJOY

Coordinadora Asistencial

JORGE E. KUARAN CABRERA

Jefe oficina de Control Interno

CARLOS JOSE RUBIO RUIZ

Gerente (con incapacidad medica)

2. APROBACIÓN PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS 2020

El jefe de la oficina de Control Interno, Jorge E. Kuaran Cabrera presenta al comité el PLAN DE AUDITORIAS

TEMA: COMITÉ DE CONTROL INTERNO

FECHA: 03 de febrero 2020

FACILITADOR: JORGE E. KUARAN CABRERA



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de esa oficina para la vigencia 2020 el cual consta de un documento donde detalla cada una de las

actividades a realizar en la vigencia así:

El Plan Anual de Auditorias es el instrumento de planificación para ejercer el seguimiento, evaluación y control de todos los aspectos de la gestión institucional, conforme al mandato legal y a las políticas y lineamientos del gobierno nacional en materia de prestación de servicios de salud. El jefe de la Oficina de Control Interno de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel presenta el siguiente Programa de Auditorías enfocado en el mejoramiento continuo de las operaciones de la entidad, efectuar seguimiento y evaluación al Modelo Estándar de Control Interno y al Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud, velando por que se cumpla con los objetivos institucionales, además de formular las mejoras en los procesos y procedimientos de gestión que presenten falencias o debilidades. Las auditorias se realizaran aplicando un enfoque sistemático y disciplinado, entendiendo que las auditorías internas son el mecanismo de planificación y control que nos permite realizar una vigilancia en la gestión de la entidad y los recursos públicos asignados, igualmente se resalta que las auditorias se llevan a cabo dentro de los principios de independiente y objetividad, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Entidad.

OBJETIVO GENERAL

Aportar desde el control y seguimiento a través de procesos de auditoria de los procesos, actividades y gestión institucional para el logro de los objetivos de la entidad, buscan igualmente formular recomendaciones oportunas de mejora continua y detectar los posibles actos de corrupción que afecten el adecuado manejo de los recursos públicos.

OBJETIVOS EPSECÍFICOS

Realizar acompañamiento y asesoría a la entidad a través del seguimiento, evaluación y control de los procesos y procedimientos objeto de las respectivas auditorias plasmadas en el presente plan y las que por necesidad del control se requieran a juicio profesional del jefe de la Oficina de Control Interno. Obtener información y evidencias para emitir recomendaciones de mejoramiento a los procesos y procedimientos en favor del cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la administración para la vigencia 2020. Aportar en el mejoramiento continua a través de las auditorías internas que permitan minimizar los hallazgos que puedan darse en las auditorías externas de órganos de control y demás.

ALCANCE

El alcance de auditoria plasmadas en el Plan 2020, corresponde a la vigencia comprendida entre el 01 de enero al 31 de diciembre 2020, en lo que respecta a todas las áreas, oficinas, programas y proyectos que conforman la actividad pública de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel.

Entre las técnicas de auditoría que se empleen para desarrollar el Plan de



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Auditorias, están la revisión selectiva de documentos, observación de actividades,

entrevistas, quejas y reclamos, inspección de procesos y/o procedimientos, otros.

Los resultados de las auditorías internas serán procesados documentalmente de tal forma

que puedan servir de prueba fehaciente ante los órganos de control y justicia en caso de

requerirlos.

RESPONSABLE

El proceso de auditoría interna será gestionado y coordinado por el Jefe de la Oficina de control Interno de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, la autoevaluación y supervisión de la información suministrada recae en el coordinador o responsable de cada proceso

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

La Auditoria como proceso sistemático obtiene y evalúa de manera objetiva las evidencias

relacionadas con las actividades de seguimiento y control realizadas a los procesos,

procedimientos o actividades institucionales.

El del proceso de auditoria determina el grado de correspondencia del contenido informativo

con las evidencias resultantes, igualmente determinar que la información auditada cumple

con las características, condiciones y exigencias de norma que se han elaborado para cada

caso en particular en la administración de los recursos públicos. En los procesos de auditoria se encuentran los siguientes elementos que la conforman:

a) Evidencia Documental: Son todos aquellos documentos que permiten evidenciar de

forma objetiva la realización, ejecución o existencia de un asunto auditado.

b) Hallazgos: Resultado de la evaluación de la evidencia verificada en el desarrollo de la

auditoria, confrontada contra los criterios de la auditoria. Se clasifican en observaciones de

auditoría o no conformidades.

c) No Conformidad: es un Hallazgo de auditoría que representa el incumplimiento de una

norma, una política, un manual o cualquier otro criterio establecido para la entidad.

d) Informe De Auditoría: Al finalizar las auditorias se presentara un informe

al comité coordinador para informar los resultados finales con el fin de levantar los planes

de mejoramiento si amerita de lo contrario de daría por cerrada la auditoria.

El proceso de la actividad de auditoria se da conforme la siguiente ruta:

- Formulación y aprobación del Plan de Auditorías Internas para los procesos, áreas, oficinas, programas o proyectos de la entidad.

- Preparación de las actividades propias de la auditoria. - Elaboración de los instrumentos de verificación. - Notificación y/o reunión de apertura y cierre de la auditoria. - Realizar reunión de cierre de auditoría y recoger firma del Auditado en el



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registro de los hallazgos o no conformidades. - Elaborar informe preliminar que consolida los hallazgos o no conformidades

Identificados en la auditoria del proceso. - Elaborar el informe final de auditoría, donde se incluyen las

recomendaciones correspondientes.

- Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no

conformidades de la auditoria. - Archivar la documentación producto de la auditoria - Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento

DEFINICIONES

AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de información

y evaluar de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de

auditoría.

AUDITADO: Área, Oficina, programa, o proceso al que se le realiza una auditoria.

AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el cual debe ser diferente del

personal que realiza el trabajo.

CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se

utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras

considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones

de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son

verificables.

Una vez presentado el plan de auditorías internas de la oficina de control interno para la vigencia 2020 este

queda aprobado para su implementación.

1. PROPOSICIONES Y VARIOS:

En la presente reunión no hubo proposiciones y varios, por lo que da por terminada la reunión

Continua cronograma auditorias:

VER: cuadro siguiente



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CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

VIGENCIA 2020 FECHA DE ELABORACIÓN ENERO DE 2020

ACTIVIDAD PROCESO RESPONSABLE AUDITOR PERIODO DE LA AUDITORIA 2020

En feb Marz Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

ESPECIALES

Rea lizar seguimiento a los planes de acción por dependencia

Todas las áreas Aplica sobre todos los procesos del plan de desarrolllo

Control interno

Arqueos de caja menor Tesoreria Responsable del fondo de caja menor

Control interno

Facturación y cartera Medir el comportamiento de la facturación y la cartera

Control interno

Evaluar el cumplimiento del proceso SIAU Subdirección operativa Control interno

Evaluar el cumplimiento de la entrega de informes ante las diferentes entidades

Cumplimiento de informes a entes de control externo

Control interno

Verificar la operatividad de los comités institucionales Seguimiento a la funcionalidad de los comités institucionales

Control interno

Seguimiento al cumplimiento de las evaluaciones de desempeño laboral

Verificar la evaluación de desempeño de los funcionarios de carrera

Control interno

-Evaluar cumplimiento de la normatividad vigente frente a los procesos de contratación -Verificar los procesos en contra de la entidad y verificar el estado y/o avance de accoiones de repetición si los hay.

Juridica y contratación

Recursos fisicos Recursos Humanos

Control interno

-Verificar el funcionamiento del sistema de inoformación de la entidad, cumplimiento de requerimientos, actualizaciones de sotware, licencias.

Sistemas de información

Oficina de sistemas Control interno

Auditoria peoceso manejo activos fijos e inventario

Seguimiento cumplimiento planes estipulados en el decreto 612 del 2018



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PLAN DE AUDITORIAS DE CALIDAD VIGENCIA 2020

La auditoría interna ha sido un mecanismo utilizado como método de control, el cual se ve fortalecido dentro de los entes Nacionales, Departamentales, Municipales y todos los demás entes. El presente programa de Auditoría Interna permite que en cualquier momento el funcionario o los funcionarios que ejercen el Control Interno y/o que conforman el grupo de Auditoria, dentro de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel del Municipio de Villagarzón, cuenten con un instrumento guía para la aplicación de métodos de seguimiento, evaluación y medición del cumplimiento y aplicación de la normativa interna y externa vigente. Este manual a diferencia de los papeles de trabajo o formatos establecidos por el grupo auditor.

Es un documento que permite evaluar un área o labor especifica con o sin conocimiento de la misma por parte del equipo y del y el Gerente de la Empresa. El Control Interno como tal, debe ser parte de la cultura organizacional e individual de todas y cada una de las personas que desarrollan actividades en la Empresa Social del Estado (E.S.E) Hospital San Gabriel Arcángel, independientemente del tipo de vinculación, y debe estar expresada con medidas de autocontrol, autogestión y autoevaluación, ajustadas al Plan desarrollo institucional con su plataforma estratégica y la normativa vigente. La planeación estratégica como base fundamental para el desarrollo de la ESE, se engrana dentro del cumplimiento de los objetivos trazados en el plan de desarrollo y en los proceso rutinarios del día-día, basada en la aplicación del circulo PHVA dentro de la evaluación y seguimiento al desarrollo de los mismos.

El Programa de Auditoria interna permite que el funcionario encargado de ejercer el Control Interno en la empresa y el grupo auditor, apliquen los controles necesarios en el momento indicado y más aún, que sea un órgano asesor, más no decisorio, de las actuaciones cotidianas de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel.

1. OBJETIVO GENERAL: Definir la sistemática para la Planificación y Realización de las Auditorías Internas de los sistemas de Gestión del Hospital. Determinando éstos se encuentran implantados y son conformes con las disposiciones planificadas en los estándares de referencia de forma que se verifique si se han implementado adecuadamente y se mantienen proporcionando información a la dirección sobre los resultados de las Auditorías.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS:

1.1 Evaluar en el momento y lugar, el estado actual de las labores realizadas en cualquiera de las áreas de trabajo de la Entidad. 1.2 Exigir al responsable de los procedimientos, su aplicación y el recibir de igual forma las recomendaciones necesarias para los posibles ajustes a ellos. 1.3 Recomendar y asesorar a los responsable de las actividades desarrolladas dentro del cotidiano

funcionamiento de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel., con base en los resultados de la Auditoria.



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1.4 Fortalecer las actuaciones internas en los procesos, así como en las labores desarrolladas por cada uno de los funcionarios de la Empresa. 1.5 Velar por el cumplimiento de las leyes, decretos y demás normas que se deben aplicar en cada actividad

desarrollada, observando para ello los requerimientos hechos por las entidades de control tales como: Contraloría, Procuraduría, Veedurías, Junta Directiva y demás que por la ley participen en la vigilancia y

control de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel. 1.6 Recomendar, sugerir e informar al Gerente sobre el desarrollo y aplicación de los procesos establecidos.

2 ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a la Planificación y Realización de las Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión de la ESE Hospital San Gabriel Arcángel. 3 DEFINICIONES

Auditoria: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el Sistema certificado o acreditado, o en desarrollo, de una organización se ajusta a los criterios de Auditoría del Sistema marcados por la organización, y para la comunicación de los resultados de este proceso a la dirección.

Auditor: Persona cualificada para realizar Auditorías internas y designada para una en concreto. Auditado: Responsable de un área que va a ser auditado, ya sea por completo o parte de ella. No Conformidad): desviación o incumplimiento respecto a los requisitos especificados en el sistema documentado, reglamentación aplicable o bien, en la norma de referencia. 4 PROCEDIMIENTO – AUDITORÍA INTERNA

GESTION: En el presente documento se definen los requisitos exigibles para la gestión de las auditorías Internas de los Sistemas de Gestión del Hospital y que son gestionados a Nivel del Hospital por los responsables específicos (Responsable de Calidad de cada Unidad o Servicio a no ser que se haya definido otra persona en el Manual específico de la unidad).



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Las Auditorías serán coordinadas por el Auditor y los Coordinadores de Áreas. Las Auditorías Internas deben ser Planificadas por los Servicios de forma consecuente con el Coordinador de Área y con el Programa de Auditorías definido a Nivel Administrativo asegurándose de que se audite de forma interna la totalidad de Servicio al menos una vez al año.

5 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Los objetivos y procedimientos de auditoría detallados para las diferentes áreas de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel, no tienen el carácter de ser único y rígidos para el cumplimiento de los propósitos buscados, el fin del presente documento es proporcionar una guía de carácter general que oriente las actividades del funcionario encargado de cada Área que ejercerá el Control Interno, pero sin limitar sus acciones al simple diligenciamiento de formularios. El auditor es ante todo un profesional que aplica su conocimiento y criterio al mejor resultado de su trabajo, con disposición positiva y deseo de mejorar. En el desarrollo del trabajo de auditoría, los procedimientos, formularios y papeles de trabajo deben ser actualizados y modificados de acuerdo a nuevas circunstancias, observaciones, sugerencias y recomendaciones que de él resulten. Los planes y programas de auditoría deben ser flexibles. Las acciones sugeridas y los procedimientos recomendados representen las experiencias que resultan útiles para lograr los objetivos de verificación.

6 MODO DE USO

Su utilización será de uso obligatorio para todas las auditorías internas integrales que realice el auditor y/o grupo Auditor de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel. El cumplimiento de cada una de las actividades y tareas definidas en cada fase de la auditoría deberá ser controlada por quien ejerza la supervisión de las actividades.

Se recomienda la utilización de los papeles de trabajo y la confección de los legajos definidos en los procedimientos para “confección de legajos y papeles de trabajo”, con el objeto de facilitar el acceso a la información y propender a la unificación de criterios de trabajo. Este Manual debe ser actualizado por lo menos una vez cada dos años, para lo cual se someterá a ronda de consulta entre los integrantes del grupo Auditor de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, sin perjuicio de las propuestas permanentes que surjan.



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ANEXO 1. PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS



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ANEXO 3. INFORME DE AUDITORIA INTERNA



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ANEXO 1. PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS

AUDITORIA No. 1 AÑO 2020 TEMA: HABILITACION SEGÚN 2003 /2014

ÁREA A AUDITAR

RESPONSABLES

AUDITADOS

AUDITOR

FECHA

DURACION

CRECIMIENTO Y

DESARROLLO

Jefe Paola Perenguez

Ruby Jajoy ENEROA

MARZO

2020

3 MESES

PROMOCION Y PREVENCION

Dra. Paola Patiño Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

ODONTOLOGÍA Dra. Angélica Toro Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

LABORATORIO Dra. Barreto Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

ATENCIÓN AL USUARIO Dra. Zulma Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

FARMACIA Gina Pantoja Ruby Jajoy ENEROA MARZO

2020

3 MESES

PAI Jefe Paola Perenguez

Ruby Jajoy ENEROA MARZO

2020

3 MESES

HOSPITALIZACION Jefe Betty Ruby Jajoy ENEROA MARZO

2020

3 MESES

GESTIÓN AMBIENTAL

Yesenia Meneses Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

PSICOLOGIA Saira Portilla Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES

FISIOTERAPIA -TERAPIA

OCUPACIONAL

_TEERPAIA

Dra. Meneses

Ruby Jajoy

ENEROA MARZO 2020

3 MESES

URGENCIAS

Jefe Betty

Ruby Jajoy ENEROA MARZO 2020

3 MESES



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AUDITORIA No. 2 AÑO 2020 TEMA: PROGRAMA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

ÁREA A AUDITAR

RESPONSABLES

AUDITADOS

AUDITOR

FECHA

DURACION

CRECIMIENTO Y

DESARROLLO


Ruby Jajoy ABRIL Y

MAYO 2020

8 horas


Dra. Paola Patiño Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

ODONTOLOGÍA Dra. Angélica Toro Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

LABORATORIO Dra. Constanza Yela Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

ATENCIÓN AL USUARIO Zulma Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

FARMACIA Gina Pantoja Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

PAI Jefe Paola Perenguez Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

HOSPITALIZACION Jefe Betty Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

GESTIÓN AMBIENTAL

Yesenia Meneses

Ruby Jajoy

ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

PSICOLOGIA

Saira Portilla

Ruby Jajoy

ABRIL Y MAYO 2020

8 horas


OCUPACIONAL

_TEERPAIA

Dra.Meneses

Ruby Jajoy

ABRIL Y MAYO 2020

8 horas

URGENCIAS

Jefe Betty Ruby Jajoy ABRIL Y MAYO 2020

8 horas



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ÁREA A AUDITAR

RESPONSABLES

AUDITADOS

AUDITOR

FECHA

DURACION

CRECIMIENTO Y DESARROLLO


Ruby Jajoy JUNIO-

AGOSTO

2020

8 horas


Dra. Paola patiño Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas

ODONTOLOGÍA Dra. Angélica Toro Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas

LABORATORIO Dra. Barreto Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO

2020

8 horas

ATENCIÓN AL USUARIO Zulma Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas

FARMACIA Gina Pantoja Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO

2020

8 horas

PAI Jefe Paola Perenguez Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO

2020

8 horas

HOSPITALIZACION Jefe Betty Ruby Jajoy JUNIO-AGOSTO

2020

8 horas

GESTIÓN AMBIENTAL

Yesenia Meneses

Ruby Jajoy

JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas

PSICOLOGIA

Saira Portilla

Ruby Jajoy

JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas


OCUPACIONAL

_TEERPAIA

Dra.Meneses

Ruby Jajoy

JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas

URGENCIAS

Jefe Betty

Ruby Jajoy

JUNIO-AGOSTO 2020

8 horas



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ÁREA A AUDITAR

RESPONSABLES AUDITADOS

AUDITOR

FECHA

DURACION

URGENCIAS

Jefe Betty

Ruby Jajoy

SEPTIEMBRE

2020

3 DIAS

Elaboro:

RUBY ALEXANDRA JAJOY

Firma:

REGISTRO DE ASISTENCIA

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