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ACTA DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA CONJUNTO RESIDENCIAL SIERRAS DEL ESTE P.H.
En Bogotá D.C., a los diez (10) días del mes de marzo de dos mil diez y ocho (2018), siendo las 9:15 a.m., en el salón social de la torre 1, se dio inicio a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL SIERRAS DEL ESTE P.H., previa convocatoria realizada por la Administración, con el siguiente orden del día: Orden del día:
1. Verificación del quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Elección del Presidente y secretario de la Asamblea. 4. Elección de la comisión verificadora del acta de la Asamblea. 5. Aprobación del orden día. 6. Presentación del informe de gestión del Consejo de Administración y
Administración. 7. Informe del Revisor Fiscal. 8. Presentación y aprobación de los Estados Financieros al 31-12-2017. 9. Presentación y aprobación del presupuesto vigencia año 2018. 10. Elección y/o ratificación:
a) Consejo de Administración. b) Comité de Convivencia. c) Revisor Fiscal.
11. Aprobación cuota extraordinaria para los siguientes proyectos: a) Proyecto mejoramiento sistema de producción de agua caliente. b) Proyecto remodelación y arreglos zonas comunes.
12. Proposiciones y varios. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del quórum: Toma la palabra el señor Germán López, Administrador del Conjunto Residencial Sierras del Este P. H. y manifiesta que siendo las 9:15 a.m. se da inicio a la Asamblea General de copropietarios con un quórum del 83.34%, el cual es certificado por la señora María Cristina Bernal, Revisoría Fiscal de la copropiedad.
2. Lectura y aprobación del orden del día: El señor Germán López procede a dar lectura al orden del día propuesto por la administración y este es aprobado por unanimidad de los presentes.
3. Elección del presidente y secretario de la asamblea: El señor Germán López
pregunta a los asistentes, quien se quiere postular como presidente de la asamblea. Se postulan la señora Susana Ricaurte del apartamento 1305, torre3 y el
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señor Carlos Escobar del apartamento 403, torre 2. Se abre la votación con un total de 254 votos (coeficiente 59.18%). Es elegida la señora Susana Ricaurte con 133 votos correspondientes al 31.5% del coeficiente y por unanimidad es elegido el señor Germán López, administrador, como secretario de la asamblea.
4. Elección de la comisión verificadora del acta de la Asamblea: La presidenta de la
asamblea abre la postulación para la comisión verificadora de la redacción del acta
y se postulan los siguientes propietarios:
Patricia Lozano, apartamento 1404, torre 2.
Juan José Ortega, apartamento 301, torre 1.
Juan Manuel rey, apartamento 302, torre 1.
La asamblea por unanimidad aprueba a los postulados.
5. Aprobación del orden día: La presidente de la asamblea pregunta si están de
acuerdo con el orden del día. Toma la palabra el señor Carlos Riberos,
apartamento 2206. Torre 3 y sugiere que el informe de la revisora fiscal este antes
de la aprobación de los estados financieros del 2017. La asamblea por unanimidad
aprueba la solicitud del señor Carlos Riberos.
6. Presentación del informe de Gestión del Consejo de Administración y
Administración:
Ver Anexo I: Informe de Gestión del Consejo de Administración y Administración.
Inicia la presentación la presidenta del consejo de administración, la señora Liliana Riveros
y el administrador, Germán López. Durante la presentación intervienen varios de los
consejeros reforzando la presentación de los hallazgos encontrados, los trabajos
realizados y los que están realizando en este momento. Finaliza el abogado Carlos
Mauricio Millán, comentándonos brevemente en que van los tres casos de la copropiedad
que tiene a cargo en este momento: Caso Admejores: Como se mencionó se descontaron
$32.000.000.oo a la copropiedad, todo indica que estos cobros que se hicieron no son
ajustados a la realidad, ya que este pago si se realizó, la situación fue que dentro del
proceso judicial no tenían la claridad de las pruebas para oponerse a ese cobro, así que un
juez ordenó la entrega de dineros a la empresa demandante (Admejores). El abogado que
tenía la copropiedad en ese momento no hizo la gestión de reclamar los remanentes, así
que hay un monto de $4.639.661.oo a favor de la copropiedad, se estima que en 15 días la
copropiedad contara con eso para hacerlo parte de su patrimonio y una vez tengamos la
claridad en los dineros sabremos que procesos se tomaran hacia la empresa que demando
a la copropiedad. Caso Nova Security SAS: En este momento estamos en la espera de que
la empresa de Seguridad Nápoles, termine de hacer todas esas correcciones e inversiones
que se debieron hacer para la implementación del sistema de circuito cerrado de
televisión y el sistema biométrico, una vez tengamos determinado cuánto dinero de más
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tuvo que pagar la copropiedad para resarcir esas malas acciones de ese proyecto,
podremos determinar el monto y la acción a seguir con la Aseguradora AIG para ver si sale
a responder enfrente de este caso. Caso Cartera Apto 202, Torre 2: Con respecto al caso
del apartamento 202 de la torre 2, llego a la oficina de la administración una notificación
el 7 de marzo del 2018, para la citación de conciliación, pero los demandantes que son
Miguel Enrique Berbeo y María Rodríguez no llegaron, así que se fijara una nueva fecha y
estaremos haciendo un estudio y análisis de este proceso, ya que tenemos que entrar a
mirar si efectivamente hubo un incumplimiento por parte de la copropiedad o del
demandante. Solicitamos copias de la solicitud de conciliación ante el centro de
conciliación. De igual manera se solicitó el expediente completo del proceso ejecutivo que
dio origen a la presente solicitud de conciliación. Una vez recaudados estos documentos
se podrá iniciar la gestión y se entregara un informe en el cual se detallara cuáles son los
pasos y la estrategia a seguir ante la reclamación.
7. Informe del Revisor Fiscal: Toma la palabra la señora María Cristina Bernal,
Revisora Fiscal y presenta el dictamen de revisoría , el cual se transcribe a
continuación:
En mi calidad de Revisora Fiscal del Conjunto Residencial Sierras del Este, he practicado
una auditoría integral por el ejercicio terminado a diciembre 31 de 2017, para lo cual tuve
a mi alcance el Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados con sus respectivas
Revelaciones.
Realicé mi labor acorde a las Normas de Auditoría y de Aseguramiento de la Información
de General Aceptación, e igual dando cumplimiento a la Ley 43/90. Ley 675/01 y al
Reglamento de la Copropiedad. Una auditoría incluye el examen, sobre una base selectiva
de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los Estados Financieros.
La Administración es responsable de la preparación e integridad de los Estados
Financieros; de mantener una adecuada estructura del sistema de control interno para el
cumplimiento del objeto social del edificio y del cumplimiento de las normas y
regulaciones que le competen.
Las operaciones registradas en los libros y los actos del Administrador se ajustan al
Reglamento de Propiedad y a la ley; la correspondencia, los comprobantes y los libros de
actas se conservan debidamente.
Por lo anterior en mi opinión los Estados Financieros Comparativos 2017-2016,
debidamente Certificados por Representante Legal y Contador del Conjunto Residencial
Sierras del Este, presentan Razonablemente la Situación Financiera. Dichos Estados
Financieros se aplicaron de manera uniforme y de acuerdo a la Normas de Información
Financiera NIF- aplicables para el Grupo 3- Microempresas, y para la Propiedad Horizontal
según Dcto. 2706/12, 3019/13 y Orientación Profesional 015/15 emitida por el Consejo
Técnico de la Junta Central de Contadores.
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Además de mi opinión, durante el periodo 2017, ejercí los siguientes controles:
Control Administrativo
- Por término del Contrato de prestación de servicios de la Señora Administradora y
por renuncia de la Contadora, el Consejo de Administración, previo estudio de
hojas de vida nombró a partir del 1º de Octubre/17 como nuevo Representante
Legal al Señor German López Ortiga y a La Señora Luceni Vélez Cifuentes como
Contadora del Conjunto.
- La suscrita en mi calidad de Revisora Fiscal, el día 26 de Agosto/17 en
cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 74 del RPH en concordancia con el
numeral 4º. del Art. 97, cite a una Asamblea Extraordinaria con el fin de dar a
conocer la renuncia de cuatro de los siete Consejeros activos, situación que no
permitía dar cumplimiento al Art. 84 del RPH en cuanto al quórum requerido para
deliberar y decidir. En dicha Asamblea se nombró un nuevo Consejo, el cual viene
ejerciendo sus labores acordes con las funciones legalmente establecidas en el
RPH.
- En el transcurso del año 2017 presenté informes mensuales a la Administración y
al Consejo en forma escrita y verbal. Participe en las reuniones a las que fui
invitada impartiendo algunas recomendaciones derivadas de mi gestión como
Revisora Fiscal. Todas las decisiones tomadas por el anterior y actual Consejo, se
encuentran plasmadas en las respectivas Actas.
- Previo el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN, en el mes de
Agosto/17, se obtuvo la reversión sobre el cese de actividad económica del
Impuesto sobre las Ventas.
- El Conjunto Sierras del Este dio cumplimiento en el pago y presentación de las
declaraciones de retención en la fuente, cancelación del IVA por el segundo
cuatrimestre y presentación oportuna de la información exógena, e igual canceló
en las fechas establecidas los Aportes de Salud, Pensión, Parafiscales y
Prestaciones Sociales correspondientes a la Nómina de los empleados.
- Sobre demandas y demás asuntos Jurídicos adelantados por el actual Consejo y
Administrador del Conjunto, se darán a conocer en el respectivo Informe de
Gestión.
- Se dio cumplimiento en la Implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo, acorde a lo establecido en el Dcto. 1072/15 y a la Res. 1111/17. En cuanto
a la certificación de ascensores, este proceso se encuentra en etapa de
culminación.
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Control de recursos
- Mensualmente ejercí control a las cuentas bancarias que posee el Conjunto
mediante las respectivas conciliaciones bancarias, y realicé aleatoriamente
arqueos de Caja menor y sobre los dineros recaudados por venta de tiquetes.
- Se constató que el valor aprobado en la Asamblea Ordinaria del 11 de Marzo/17
para cubrir gastos normales de funcionamiento de la Copropiedad por
$50.000.000.oo, por recuperación de cartera, efectivamente ingresaron a la
cuenta bancaria respectiva.
- En cuanto a los recursos donados por la Empresa de Seguridad Nápoles por valor
de $53.000.000.oo para apoyo de seguridad, se verificó que dichos recursos se
ejecutaron para tal fin, previa aprobación por el anterior Consejo de
Administración tanto de los términos de referencia como de la selección del
proveedor. Las evidencias de éstas decisiones se encuentran plasmadas en las
Actas Nos. 64, 66, 69 y 71 de 2017.
La empresa seleccionada Nova-Security SAS, allego documentos que acreditan su
existencia legal mediante el respectivo Certificado de la Cámara de Comercio donde
certifica la vigencia, objeto social y la actividad económica; igual anexa el RUT actualizado
bajo el # 900385534-8 y la autorización de numeración de facturación según Res. No.0055
del 14 de Julio/16, expedida por la Dirección de Impuestos Nacionales.
El control y seguimiento en el proceso de instalación y compra de los equipos facturados
por la empresa Nova- Security SAS, fue ejercido directamente por conducto del Director
Nacional de Medios Tecnológicos de Seguridad Nápoles, conjuntamente con la
Administración y el Consejo.
Según informes de auditoría suscritos por el Señor Hacid Burgos de la Empresa de
Seguridad, reportó falencias en la adquisición de éstos equipos en cuanto a que lo
facturado vs lo instalado no cumplía con lo requerido, razón por la que impartió algunas
recomendaciones entre estas, el cambio de cableado para estabilizar el CCTV,
alimentación de la base de datos para que funcione el control de acceso, y otras.
Con base en dicha Auditoria la Administración y el Consejo solicitaron al Director de la
Empresa Nápoles cotización de los equipos que permitieran fortalecer el esquema de
seguridad en el sistema de CCTV. En el Informe de Gestión de Administración, se dará a
conocer los procesos adelantados con la Empresa de Seguridad Nápoles.
- Del valor causado del Fondo de Imprevistos a 31 de Diciembre/17 por
$184.915.773.oo, se verificó que estos recursos se encuentra respaldado en la
Fiducia de Bancolombia.
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- Del valor aprobado por la Asamblea por cuota extraordinaria por $189.208.000.oo
para contratación del abogado y la compra de tuberías de agua caliente, al cierre
de la vigencia, se encuentra disponible un valor de $150.773.406.oo, el cual se
encuentra respaldado en la cuenta No. 7220 del Banco Caja Social.
- El valor del Patrimonio, no obstante haberse afectado en el Resultado del Ejercicio
actual un valor de $ -24.622.780.oo, ocasionado por un ajuste contable en la
cuenta por Deterioro de Cartera para respaldar ingresos que por concepto de
intereses de mora no han sido recibidos, al final del ejercicio contable registra unos
Excedentes Acumulados de $105.017.413.oo, valor que se encuentra respaldado
en las Cuentas por Cobrar.
Control Documental
No obstante la Administración haber adelantado gestión ante las anteriores Empresas que
representaron al Conjunto Residencial durante los años 2014 y comienzos del 2015 para
obtener las Actas de Asambleas que se llevaron a cabo en la vigencia del 2014 y en la
Asamblea General de Marzo/15, éstas aún no se han podido conseguir; razón por la cual
recomiendo a la actual Administración continuar con la gestión que corresponda, por
cuanto en dichas reuniones se tomaron decisiones importantes.
Por ultimo sugiero, elaborar Políticas y/o Procedimientos que permitan ejercer un mejor
control interno en los siguientes procesos:
- Para el manejo de los recursos obtenidos por cuotas ordinarias, extraordinarios y para el
funcionamiento de la caja menor.
-Una política para adelantar los procesos de contratación y pagos de obligaciones
contraídas con proveedores y/o contratistas por diferentes conceptos.
- Elaborar un Reglamento interno para el desarrollo de las funciones del Consejo de
Administración.
- Establecer procedimientos para el cobro de cartera en mora y fijar una política del
Deterioro de Cartera previa las diligencias administrativas y jurídicas respectivas.
Cordialmente,
MARIA CRISTINA BERNAL Revisora Fiscal TP No19.501-T
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8. Presentación y aprobación de los Estados Financieros al 31-12-2017: Toma la palabra la señora Luceni Vélez, Contadora y presenta su informe.
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Ejecución presupuesto 2017
Concepto Presupuesto 2017 Ejecutado
Anual Mensual 2017
Actividades De Servicios Cuotas Administración 2,244,578,460 187,048,205 2,243,083,977
Fondo De Imprevistos 25,917,540 2,159,795 25,897,973
Descuentos Por Pronto Pago -180,000,000 -15,000,000 -180,959,865
Interés Cta Extraord 0 0 1,099,400
Gas Caldera 161,339,292 13,444,941 155,298,211
Agua Caldera 134,008,788 11,167,399 155,738,566
Intereses De Mora 25,200,000 2,100,000 32,525,168
Uso Parqueadero Visitantes 19,196,604 1,599,717 14,068,900
Aporte Squash 1,004,880 83,740 0
Pasajes Ruta 31,048,464 2,587,372 60,591,125
Rendimientos Financ 0 41,896
Multas Y Recargos 9,780,000 815,000 9,915,000
Arriendo Minimarket 20,000,004 1,666,667 22,713,200
Uso Salón Social 11,484,000 957,000 9,300,000
Uso Bbq 572,400 47,700 790,000
Reintegro tarjetas 420,000
Reintegro De Otros Costos Y Gastos 5,814,804 484,567 5,644,248
Por daños ocasionados 207,230
Por Siniestro 0 0 6,502,283
Ajuste al peso 3,799
Apoyo Empresa De Vigilancia 53,000,000 4,416,667 53,000,000
Recuperación Cartera 50,000,000 4,166,667
Ingreso Actividades 2,904,000 242,000 6,054,025
Ingresos De Años Anteriores 0 0 5,276,000
TOTAL 2,615,849,236 217,987,436 2,627,211,136
Gastos De Personal Sueldos 91,475,160 7,622,930 48,798,803
Extras Diurnas Días No Festivos 1,863,516 155,293 606,819
Auxilio De Transporte 2,993,040 249,420 2,832,304
Cesantías 8,027,640 668,970 4,513,682
Intereses Sobre Cesantías 963,312 80,276 392,945
Prima De Servicios 8,027,640 668,970 4,512,552
Vacaciones 4,985,592 415,466 2,448,719
Dotación Y Suministro A Trabajadores 1,500,000 125,000 1,469,198
10
Aportes A Riesgos Profesionales 477,504 39,792 259,000
Aportes Entidades Promotoras De Salud 7,933,788 661,149 4,309,822
Aportes A Fondo De Pensiones Y Cesantías 11,200,644 933,387 6,093,324
Aportes Caja De Compensación Familiar 3,932,976 327,748 2,189,139
Aportes ICBF 2,949,732 245,811 1,641,930
Sena 1,966,488 163,874 1,094,820
Total Gastos De Personal 148,297,032 12,358,086 81,163,057
Honorarios 0
Revisoría Fiscal 16,411,092 1,367,591 16,940,728
Asesoría Jurídica 26,400,000 2,200,000 13,733,834
Contabilidad 19,859,100 1,654,925 18,955,200
Interventoría Fachadas 21,000,000 1,750,000 26,250,000
Otros Honorarios 0 0 12,637,800
Honorarios Administrador 0 0 54,130,666
Total Honorarios, 83,670,192 6,972,516 142,648,228
Seguros 0
Póliza Copropiedad 103,210,488 8,600,874 103,210,486
Servicios 0
Aseo 184,152,336 15,346,028 184,152,336
Vigilancia 876,114,456 73,009,538 876,114,456
Todero 21,523,200 1,793,600 21,523,200
Temporales / Vacaciones 1,980,000 165,000 1,934,911
Acueducto Y Alcant Z Común 20,202,084 1,683,507 22,529,360
Acueducto Y Alcant Calderas 146,731,956 12,227,663 184,624,747
Energía Eléctrica 185,639,460 15,469,955 180,309,000
Teléfono E Internet Admon 1,955,628 162,969 1,899,407
Teléfono E Internet Ofc Control 1,019,340 84,945 1,561,759
Llamadas A Celular 956,568 79,714 863,473
Correo Portes Y Telegramas 148,608 12,384 45,300
Gas Calderas 172,720,356 14,393,363 167,930,690
Gas Piscina 43,648,200 3,637,350 42,741,760
Fumigación Y Control Roedores 3,753,708 312,809 2,077,700
Uso Software Intercloud 3,637,308 303,109 3,468,582
Página Web 2,829,444 235,787 3,049,448
Salvamento Seg Acuática Y Mtto Agua 40,256,652 3,354,721 34,010,787
Pse Hosting Ach 2,293,200 191,100 1,869,476
Serv Ruta 104,661,840 8,721,820 105,641,840
Total Servicios 1,814,224,344 151,185,362 1,836,348,232
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Gastos Legales 0
Notariales 360,000 30,000 425,802
Mantenimiento Y Reparaciones 0
Área Común 120,219,600 10,018,300 99,329,837
Lavado De Tanque Agua Potable 3,912,756 326,063 2,118,200
Ascensores mto preventivo 111,417,636 9,284,803 116,234,621
Equipo De Bombeo 2,772,288 231,024 3,534,078
Equipo Control. Sis Bombeo. Solar, Paneles, Calentador Bosch
24,520,440 2,043,370 21,672,875
Caldera 18,000,000 1,500,000 16,025,181
Elevador Montacargas 1,326,672 110,556 0
Recarga Y Mtto Extintores 2,023,200 168,600 1,691,000
Mq Gimnasio 4,277,568 356,464 5,334,100
Equipo De Computo E Impresoras 444,000 37,000 2,038,951
Circuito Cerrado De Tv 1,800,000 150,000 100,000
Citofonos 6,518,700 543,225 9,014,900
Planta Eléctrica 3,465,600 288,800 3,004,600
Total Mantenimiento Preventivo 316,200,900 26,350,075 280,098,343
Adecuación E Instalaciones 0
Arreglos Eléctricos 2,028,000 169,000 3,051,400
Elementos Eléctricos 3,000,000 250,000 7,294,515
Arreglos Ornamentales 5,000,004 416,667 7,847,400
SG-SST
Plan de Emergencia
Implementación y adecuación Plan Emergencia
Seguridad y Señalización Vial
Herramientas Y Activos Menores 1,000,000 83,333 2,771,703
Total Adecuación E Instalaciones 11,028,004 919,000 20,965,018
Mantenimiento Correctivo/Repuestos
Ascensores
Reparación Motobombas 12,927,000 1,077,250 8,455,456
Equipo Control.Sis Bombeo. Solar, Paneles, Calentador Bosch
Caldera
12
Maquinas Gimnasio
Piscina
Equipo De Computo E Impresoras
Circuito Cerrado De Tv
Citofonos
Planta Eléctrica
Equipos Zona Húmeda 2,575,440 214,620 6,575,762
Total Adecuación E Instalaciones 11,028,004 919,000 15,031,218
Diversos
Elementos De Aseo 10,551,600 879,300 9,437,300
Elementos Cafetería 504,000 42,000 1,128,078
Útiles Papelería Y Fotocopias 4,932,000 411,000 5,200,128
Tiquetes Ruta 1,692,000 141,000 1,836,200
Combustible Y Lubricantes 360,000 30,000 448,500
Taxis Y Buses 1,602,000 133,500 1,825,924
Gastos Asamblea 4,000,000 333,333 9,764,537
Celebraciones Especiales 5,316,912 443,076 5,982,200
Arreglos y Luces Navidad 1,000,000 83,333 616,140
Tarjetas Control De Acceso 0 0 1,170,000
Total Diversos 29,958,512 2,496,543 37,409,007
Provisiones 0
Deterioro de Cartera 23,120,250
Prov. Fondo Imprevistos Ley 675/2001 25,899,780 2,158,315 25,899,779
Nuevos Proyectos De Beneficio General 30,000,000 2,500,000 30,000,000
Proyecto Sistema Seguridad 53,000,000 4,416,667 51,607,748
Total Provisiones 108,899,780 9,074,982 130,627,777
Financieros
Gastos Bancarios 0 0 94,011
Gastos ejercicios anteriores 3,580,451
Comisiones 0 0 215,594
Intereses 16,000
692
Total Financieros 0 0 3,906,748
TOTAL 2,615,849,252 217,987,438 2,651,833,916
RESULTADO PRESUPUESTAL -24,622,780
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Después de presentados y debatidos los estados financieros, estos son aprobados por mayoría calificada, se tienen 254 votos totales con un coeficiente de 59,67%, 16 votos por la NO aprobación de los estados financieros con un coeficiente de 3,86% y 238 votos por la SI aprobación de los estados financieros con un coeficiente de 55,81%. SE APRUEBAN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
9. Presentación y aprobación del presupuesto vigencia año 2018.
Concepto PROYECTO PPTO 2018 Participa
Mes Anual Variación % % Actividades De Servicios Cuotas Administración 197,952,161 2,375,425,931 132,341,954 5.90% 89.40% Fondo De Imprevistos 0 0 -25,897,973 -100.00% Descuentos Por Pronto Pago -16,825,934 -201,911,204 -20,951,339 11.58% -7.60% Interés Cta Extraord 0 0 0 0.00% Gas Caldera 14,855,417 178,265,000 22,966,789 14.79% 6.71% Agua Caldera 15,622,167 187,466,000 31,727,434 20.37% 7.06% Intereses De Mora 0 0 -32,525,168 -100.00% 0.00% Uso Parqueadero Visitantes 833,333 10,000,000 -4,068,900 -28.92% 0.38% Aporte Squash 0 0 0 0.00% Pasajes Ruta 5,000,000 60,000,000 0 0.00% 2.26% Rendimientos Financ 0 0 Multas Y Recargos 0 0 0.00% Arriendo Minimarket 3,088,667 37,064,000 14,350,800 63.18% 1.39% Uso Salón Social 750,000 9,000,000 -300,000 -3.23% 0.34% Uso Bbq 50,000 600,000 -190,000 -24.05% 0.02% Reintegro tarjetas 103,250 1,239,000 0 0.00% 0.05% Reintegro De Otros Costos Y Gastos 0 0 0 0.00% Por daños ocasionados 0 0 0 0.00% Por Siniestro 0 0 0 0.00% Ajuste al peso 0 0 0 0.00% Apoyo Empresa De Vigilancia 0 0 0 0.00% Recuperación Cartera 0 0 Ingreso Actividades 0 0 0 0.00% Ingresos De Años Anteriores 0 0 0 0.00%
TOTAL 221,429,061 2,657,148,727 29,937,591 1.14% 100.00%
Gastos De Personal Sueldos 3,151,417 37,817,000 -10,981,803 -22.50% Extras Diurnas Días No Festivos 0 Auxilio De Transporte 264,667 3,176,000 343,696 12.13%
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Cesantías 296,417 3,557,000 -956,682 -21.20% Intereses Sobre Cesantías 35,583 427,000 34,055 8.67% Prima De Servicios 296,417 3,557,000 -955,552 -21.18% Vacaciones 137,333 1,648,000 -800,719 -32.70% Dotación Y Suministro A Trabajadores 129,667 1,556,000 86,683 5.90% Aportes A Riesgos Profesionales
53,417 641,000 382,000 147.49% Aportes Entidades Promotoras De Salud 279,917 3,359,000 -950,822 -22.06% Aportes A Fondo De Pensiones Y Cesantías 395,250 4,743,000 -1,350,324 -22.16% Aportes Caja De Compensación Familiar 131,750 1,581,000 -608,139 -27.78% Aportes ICBF 98,833 1,186,000 -455,930 -27.77% Sena 65,833 790,000 -304,820 -27.84%
Total Gastos De Personal 5,336,500 64,038,000 -16,518,357 -20.35% 2.41%
Honorarios Revisoría Fiscal 1,350,000 16,200,000 -740,728 -4.37% Asesoría Jurídica 1,500,000 18,000,000 4,266,166 31.06% Contabilidad 1,461,950 17,543,400 -1,411,800 -7.45% Interventoría Fachadas 0 Otros Honorarios 0 Honorarios Administrador 5,000,000 60,000,000 5,869,334 10.84%
Total Honorarios, 9,311,950 111,743,400 7,982,972 5.60% 4.21%
Seguros
Póliza Copropiedad 9,264,523 111,174,274 7,963,788 7.72% 4.18%
Servicios Aseo 16,251,417 195,017,000 10,864,664 5.90% Vigilancia 77,317,000 927,804,000 51,689,544 5.90% Todero 1,899,417 22,793,000 1,269,800 5.90% Temporales / Vacaciones 297,750 3,573,000 1,638,089 84.66% Acueducto Y Alcant Z Común 1,906,333 22,876,000 346,640 1.54% Acueducto Y Alcant Calderas 15,622,167 187,466,000 2,841,253 1.54% Energía Eléctrica 15,256,917 183,083,000 2,774,000 1.54% Teléfono E Internet Admon 170,917 2,051,000 151,593 7.98% Teléfono E Internet Ofc Control 140,583 1,687,000 125,241 8.02% Llamadas A Celular 55,500 666,000 -197,473 -22.87% Correo Portes Y Telegramas 12,500 150,000 104,700 231.13% Gas Calderas 14,855,417 178,265,000 10,334,310 6.15% Gas Piscina 3,500,000 42,000,000 -741,760 -1.74% Fumigación Y Control Roedores 166,667 2,000,000 -77,700 -3.74% Uso Software Intercloud 278,833 3,346,000 -122,582 -3.53%
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Página Web 257,167 3,086,000 36,552 1.20% Salvamento Seg Acuática Y Mtto Agua 3,265,083 39,181,000 5,170,213 15.20% Pse Hosting Ach 190,083 2,281,000 411,524 22.01% Serv Ruta 9,236,417 110,837,000 5,195,160 4.92%
Total Servicios 160,680,167 1,928,162,000 91,813,768 5.00% 72.57%
Gastos Legales
Notariales 38,333 460,000 34,198 8.03% 0.02%
Mantenimiento Y Reparaciones Área Común 8,304,421 99,653,053 323,216 0.33% Lavado De Tanque Agua Potable 383,333 4,600,000 2,481,800 117.17% Ascensores mto preventivo 9,848,667 118,184,000 1,949,379 1.68% Equipo De Bombeo 485,083 5,821,000 2,286,922 1.97% Equipo Control.Sis Bombeo. Solar, Paneles, Calentador Bosch
1,692,167 20,306,000 -1,366,875 -6.31% Caldera 833,333 10,000,000 -6,025,181 -37.60% Elevador Montacarga 108,333 1,300,000 1,300,000 Recarga Y Mtto Extintores 166,667 2,000,000 309,000 18.27% Mq Gimnasio 640,000 7,680,000 2,345,900 43.98% Equipo De Computo E Impresoras 100,000 1,200,000 -838,951 -41.15% Circuito Cerrado De Tv 783,333 9,400,000 9,300,000 9300.00% Citofonos 200,000 2,400,000 -6,614,900 -73.38% Planta Eléctrica 196,500 2,358,000 -646,600 -21.52%
Total Mantenimiento Preventivo 23,741,838 284,902,053 4,803,710 1.72% 10.72%
Adecuación E Instalaciones Arreglos Eléctricos 583,333 7,000,000 3,948,600 129.40% Elementos Eléctricos 166,667 2,000,000 -5,294,515 -72.58% Arreglos Ornamentales 166,667 2,000,000 -5,847,400 -74.51% SG-SST 200,000 2,400,000 2,400,000 Plan de Emergencia 750,000 9,000,000 9,000,000 Implementación y adecuación Plan Emergencia 350,000 4,200,000 4,200,000 Seguridad y Señalización Vial 150,000 1,800,000 1,800,000 Herramientas Y Activos Menores
133,333 1,600,000 -1,171,703 -42.27%
Total Adecuación E Instalaciones 2,500,000 30,000,000 9,034,982 43.10% 1.13%
Mantenimiento Correctivo/Repuestos Ascensores 416,667 5,000,000 5,000,000 100.00% Reparación Motobombas 416,667 5,000,000 -3,455,456 -40.87%
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Equipo Control.Sis Bombeo. Solar, Paneles, Calentador Bosch 250,000 3,000,000 3,000,000 100.00% Caldera 416,667 5,000,000 5,000,000 100.00% Maquinas Gimnasio 416,667 5,000,000 5,000,000 100.00% Piscina 291,667 3,500,000 3,500,000 100.00% Equipo De Computo E Impresoras 41,667 500,000 500,000 100.00% Circuito Cerrado De Tv 166,667 2,000,000 2,000,000 100.00% Citofonos 238,000 2,856,000 2,856,000 100.00% Planta Eléctrica 166,667 2,000,000 2,000,000 100.00% Equipos Zona Húmeda 243,583 2,923,000 -3,652,762 -55.55%
Total Adecuación E Instalaciones 3,064,917 36,779,000 21,747,782 144.68% 1.38%
Diversos Elementos De Aseo 500,000 6,000,000 -3,437,300 -36.42% Elementos Cafetería 60,000 720,000 -408,078 -36.17% Útiles Papelería Y Fotocopias 333,333 4,000,000 -1,200,128 -23.08% Tiquetes Ruta 133,333 1,600,000 -236,200 -12.86% Combustible Y Lubricantes 39,583 475,000 26,500 5.91% Taxis Y Buses 100,000 1,200,000 -625,924 -34.28% Gastos Asamblea 750,000 9,000,000 -764,537 -7.83% Celebraciones Especiales 527,917 6,335,000 352,800 5.90% Arreglos y Luces Navidad 54,333 652,000 35,860 5.82% Tarjetas Control De Acceso 103,250 1,239,000 69,000 5.90%
Total Diversos 2,601,750 31,221,000 -6,188,007 -16.54% 1.17%
Provisiones Deterioro de Cartera Prov Fondo Imprevistos Ley 675/2001 2,214,250 26,571,000 671,221 2.59% Nuevos Proyectos De Beneficio General 2,647,500 31,770,000 1,770,000 5.90% Proyecto Sistema Seguridad 0 0 0 0.00%
Total Provisiones 4,861,750 58,341,000 2,441,221 1.87% 2.20%
Financieros Gastos Bancarios 8,333 100,000 5,989 6.37% Gastos ejercicios anteriores Comisiones 19,000 228,000 12,406 5.75% Intereses 0
Total Financieros 27,333 328,000 18,395 0.00% 0.01%
TOTAL 221,429,061 2,657,148,727 123,134,452 4.64% 100.00%
RESULTADO PRESUPUESTAL
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Después de presentar el proyecto del presupuesto 2018 se aprueba con un incremento del 5.9%. El presupuesto 2018 es aprobado por mayoría calificada. Se tienen 237 votos totales con un coeficiente de 56,74%, 215 votos por la SI aprobación del presupuesto 2018 con aumento del 5.9% con un coeficiente de 51,46% y 22 votos por la NO aprobación del presupuesto 2018 con aumento del 5.9% con un coeficiente de 5,28%. SE APRUEBA EL PRESUPUESTO 2018 CON AUMENTO DEL 5.9%. *CERTIFICACIÓN DE LOS ASCENSORES Y ARREGLO DEL MALACATE DE LA COPROPIEDAD: Se aprueba el uso del fondo de imprevistos para la certificación de los ascensores y arreglo del malacate de la copropiedad, dinero que se recuperara para el fondo de imprevistos con el recaudo de la gestión cartera. Se tienen 233 votos totales con un coeficiente de 55,01%. 214 votos por la SI aprobación del uso de fondo de imprevistos con un coeficiente de 50,8% y 19 votos por la NO aprobación del uso de fondo de imprevistos con un coeficiente de 4,21%. QUEDA APROBADO EL USO DE FONDO DE IMPREVISTOS.
10. Elección y/o ratificación:
Consejo de Administración.
Yesenia Grito, apartamento 205 torre 3, pide la palabra a la presidente de la asamblea y agradece de antemano la disponibilidad de tiempo de los consejeros y las obras implementadas en el conjunto por la administración. Propone la reelección del consejo de administración. Se tienen 230 votos totales con un coeficiente de 54,81%, 288 votos por la SI ratificación del consejo de administración con un coeficiente de 54,2% y 2 votos por la NO ratificación del consejo de administración con un coeficiente de 0,6% ES APROBADA LA RATIFICACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2018
Torre-Apto CONSEJERO CARGOS
2-0301 LILIANA RIVEROS Presidenta
2-1701 DIEGO RODRIGUEZ Vicepresidente
3-0607 LINA CASTELLANOS Principal
2-0403 CARLOS ESCOBAR Principal
3-0501 MARGOT BOCANEGRA ORJUELA Principal
2-0804 YAZMIN PARDO suplente
3-1101 MARIA JOSE SALAS suplente
2-0507 JUAN SEBASTIAN suplente
3-1605 JULIO OCHOA suplente
3-1105 JACQUELINE GARCIA VARON suplente
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Comité de Convivencia.
La presidente de la asamblea pregunta quien quiere postularse para conformar el comité de convivencia. Se postulan los señores Juan Manuel Rey del apartamento 302 torre 1, Ernesto Ferreira del apartamento 1201 torre 3, Sandra García del apartamento 2104 torre 1 y Claudia Jaramillo del apartamento 1302 torre 1. Se tienen 222 votos totales con un coeficiente de 53,49%, 2 votos por la NO aprobación del comité de convivencia con un coeficiente de 0,61% y 220 votos por la SI aprobación del comité de convivencia con un coeficiente de 52,88% QUEDA APROBADO EL COMITÉ DE CONVIVENCIA.
COMITÉ DE CONVIVENCIA 2018
1-302 Juan Manuel Rey
3-1201 Ernesto Ferreira
1-2104 Sandra García
1-1302 Claudia Jaramillo
Revisor Fiscal.
La Revisora Fiscal, la señora María Cristina Bernal agradece la confianza depositada por los
copropietarios y manifiesta su deseo de no continuar con la revisoría fiscal del Conjunto
Residencial Sierras del Este P.H.
A continuación Lina Castellanos del apartamento 607 torre 3, lee a la asamblea las tres
hojas de vida de las personas que se postularon para el cargo de revisor fiscal.
1. Dayana Paola Peñaranda, contadora pública de la Universidad Santo Tomas con
experiencia como revisora fiscal, con una especialización de la Universidad
Santo Tomas y con conocimientos en propiedad horizontal.
2. Armando Rafael silva, contador público y administrador de empresas con
postgrado de la Universidad Sergio Arboleda con seminarios de
implementación financiera, con experiencia en bancos como auditor.
3. Guillermo Alexander Rodríguez, maestría en la Universidad Libre, maestría en
contabilidad y finanzas en la Universidad Nacional, especialización en derecho
tributario de la Universidad Javeriana y es contador público de la Universidad
Autónoma de Colombia y con experiencia en propiedad horizontal.
De los tres candidatos invitados a la asamblea, solo se presentó el señor Guillermo
Alexander Rodríguez quien presenta personalmente su hoja de vida a la asamblea.
Terminada su presentación se somete a votación la elección del revisor fiscal con las tres
opciones mencionadas.
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Se tienen 208 votos totales con un coeficiente de 50,21%, 8 votos por Armando Silva con un coeficiente de 1,98%, 183 votos por Guillermo Rodríguez con un coeficiente de 44,46% y 17 votos por Paola Peñaranda con un coeficiente de 3,77%. SE ELIGE COMO REVISOSR FISCAL AL SEÑOR GUILLERMO ALEXANDER RODRIGUEZ. *Guillermo Alexander Rodríguez acepta el cargo de revisor fiscal.
13. Aprobación cuota extraordinaria para los siguientes proyectos:
a) Proyecto mejoramiento sistema de producción de agua caliente.
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Amir Karimi, Gerente General de Hidrotemp SAS, empresa encargada del mantenimiento
del sistema de agua caliente de la copropiedad presenta su propuesta a la asamblea para
su consideración: Nos comenta que teniendo en cuenta la cantidad de usuarios del
sistema Vs. la potencia de las calderas actuales, es necesario incrementar la potencia del
sistema para poder cumplir los parámetros de la demanda en la temporada de baja
radiación solar. Nos dice que el sistema actual del edificio carece la potencia requerida
para calentamiento de caudal necesario en horas pico de consumo. Para evitar hacer
grandes inversiones y con el objetivo de aumentar significativamente la potencia de las
calderas, propone incrementar la potencia del sistema adquiriendo dos calentadores Bosh
Therm 8000S por torre.
Con estos trabajos se logra aproximar dos objetivos principales. En primera instancia se
mejora la temperatura de agua caliente y en segunda instancia, disminuye
significativamente el desgaste de los calentadores actuales.
Nos recuerda que los calentadores actualmente se encuentran sujetos a un trabajo
continuo sin interrupción durante 24 horas del día y 365 días al año por falta de potencia
necesaria. Esto ha causado alto nivel de desgaste en los componentes de los calentadores
siendo motivo de fallas frecuentes y requiriendo cambio de piezas continuamente. Si no
se corrija el problema desde la raíz, el sistema seguirá con deficiencia de potencia,
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frecuentes fallas, continuo cambio de repuesto y finalmente colapso de los equipos a
pesar de los trabajos del mantenimiento.
Para tener un mejor concepto del sistema actual el sistema de agua caliente del conjunto,
nos da un ejemplo: Se asemeja a un vehículo de carga con capacidad de una tonelada el
cual está sometido a cargar 5 a 6 toneladas durante las 24 horas del día. Está claro que si
no se hace alguna acción al respecto, a pesar de contar con una buena labor de
mantenimiento, el sistema estaría sujeto a daños mayores a mediano o corto plazo.
*Después de un profundo análisis de la propuesta se llega a la conclusión que la mejor
opción nos son dos calentadores nuevos, si no cuatro calentadores nuevos por torre.
Aprobación hasta 100 millones de pesos de la cuota extraordinaria, para el
mejoramiento de sistema de agua caliente.
Se tienen 221 votos totales con un coeficiente de 52,99%, 32 votos por la NO aprobación
de hasta cien millones de pesos para el sistema de agua caliente con un coeficiente de
8,08%, 188 votos por la SI aprobación de hasta cien millones de pesos para el sistema de
agua caliente con un coeficiente de 44,91%.
QUEDA APROBADO HASTA CIEN MILLONES DE PESOS PARA EL SISTEMA DE AGUA
CALIENTE.
B) Proyecto remodelación y arreglos zonas comunes.
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Lina Castellanos, consejera, realiza la presentación de la propuesta que está dividida en
siete proyectos:
Proyecto 1: Mejoramiento sala del lobby.
Proyecto 2: Parque infantil plazoleta torre 1.
Proyecto 3: Ampliación gimnasio torre 3.
Proyecto 4: Salón infantil torre 3.
Proyecto 5: Corredor saludable gimnasio torre 2.
Proyecto 6: Construcción de la superficie de una cancha múltiple sobre concreto.
Proyecto 7: Adecuación business center torre 1.
Toma la palabra la presidente de la asamblea: La siguiente votación será la aprobación el
proyecto completo de renovación de zonas comunes por un total de S123.695.926.
Estos proyectos no se podrán votar puesto que como son zonas comunes se necesita el
coeficiente de 70 %, por lo cual, queda por fuera de la propuesta el proyecto 3.
La presidente de la asamblea nos recuerda que podemos votar por los proyectos que no
generan un cambio de uso de las zonas comunes de la copropiedad.
Los demás proyectos de mejoramiento zonas comunes quedarían en un valor de 104
millones lo que equivaldría a una cuota extraordinaria igual a una cuota de
administración, si sumamos lo autorizado para el proyecto de mejoramiento de
producción de agua caliente.
Aprobación de los proyectos de mejoramiento zonas comunes hasta por 104 millones de
pesos.
Se tienen 212 votos totales con un coeficiente de 50,68%, 180 votos por la SI aprobación
de cuota extraordinaria con un coeficiente de 43,58% y 32 votos por la NO aprobación de
cuota extraordinaria con un coeficiente de 7,1%.
Quedan aprobado los proyectos de mejoramiento de zonas comunes, posteriormente se
procede a votar el número de cuotas, se propone que la cuota extraordinaria sea
cancelada en 1, 2 o 3 cuotas. Se vota:
Se tienen 208 votos totales con un coeficiente de 50,14%,
31 votos por 2 cuotas con un coeficiente de 7,48%
17 votos por 1 cuota con un coeficiente de 3,65%
160 votos por 3 cuotas con un coeficiente de 39,01% QUEDAN APROBADAS 3 CUOTAS PARA LA CUOTA EXTRAORDINARIA.
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14. Proposiciones y varios: En este punto no se trata ningún tema. Siendo las 3:20
p.m., se da por terminada la asamblea del Conjunto Residencial Sierras del Este
P.H.
_____________________ _____________________ SUSANA RICAURTE GERMÁN LÓPEZ Presidenta de la Asamblea Secretario de la Asamblea
COMISION VERIFICADORA DEL ACTA
____________________ ____________________ PATRICIA LOZANO JUAN JOSÉ ORTEGA Apto 1404, Torre 2 Apto 301, Torre 1 ______________________
JUAN MANUEL REY Apto 302, Torre1
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ANEXO I
Informe de Gestión Consejo de Administración y Administración.
