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Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Regiona
l Cesar601201
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
No se evidencia la evaluación final de todos los funcionarios en la concertación de
objetivos; respecto de los logros alcanzados, situación que crea incertidumbre en la
concertación para la evaluación de desempeño . Pendiente los funcionarios en
provisionalidad: Dormelina Barrios Lara, Eduar Rafael León López, Eduardo Enrique
Perpiñan, Elvia Graciela Cuadro Pizarro, Fabio Jose Mendoza, Ingrid Ospino González,
Jorge Carlo Jiménez Paredes, Juan Carlos Gamboa, Juan Eduardo Murgas, Nasly Maria
Bolaño Idarraga, Sandra Rúa Monsalve, Yanitza Carrillo Maestre.
No presentaIncertidumbre en la concertación
para la evaluación de desempeñoN/A
Incertidumbre en la concertación para
la evaluación de desempeño
1. Descargar los formatos correspondientes y aplicar las evaluaciones a
los funcionarios 2. Utilizar la información contenida en el siguiente
enlace para la finalidad anterior:
http://paloma.Defensoría.gov.co/new/formatos-de-evaluacion-del-
desempeno-y-de-concertacion-de-objetivos/
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Realizar las
evaluaciones
pertinentes
Evaluación 19-oct-15 12-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601202
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
Se evidenció que los Siguientes servidores Públicos están pendientes por actualización de
SIGEP, con corte a diciembre 31 de 2014: Fabio José Mendoza Méndez, Nasly Maria
Bolaños Ibarraga, Karen Laritza Guerra Marulanda, Rafael Alonso Arrieta Luquez, Dignael
Manzano García, Juan Carlos Gamboa Martínez.
No presentaIncumplimiento compromiso con el
DAFPN/A
Incumplimiento compromiso con el
DAFP
Solicitar a RRHH a través de correo electrónico el listado de
funcionarios que deben actualizar el SIGEP y el listado con los
documentos pendientes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Ayuda en el acceso a
la plataforma SIGEP,
así como los formatos
de los archivos que
se deben subir a la
misma
Memorando 06-oct-15 30-oct-15Se recibe correo el 31 de octubre de 2017 por parte de
la Defensora Regional
Se cierra de forma ineficaz; porque quedaron pendientes de actualización
dos funcionarios que a pesar de los requerimiento de la Defensora no han
actualizado la información
100% Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l Cesar601203
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
Se evidenció que mediante resolución No. 829 de junio 16 de 2014, se nombró en
provisionalidad a la Dra. Diana Paola Serrano Martínez, como profesional universitario
grado 15; sin embargo no se encuentra laborando, porque nunca se posesionó, sin que se
libraran comunicaciones entre la Coordinación de la Subdirección de talento Humano y la
Regional Cesar evidenciando falta de comunicación, seguimiento, control y gestión en la
planta de personal.
No presentaNo posesión funcionaria Diana
Paola Serrano MartínezN/A
No posesión funcionaria Diana Paola
Serrano Martínez
Solicitar a la Subdirección de Talento Humano la comunicación de NO
posesión de dicha funcionaria
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Cumplir con las
directrices de la
Subdirección de
Talento Humano
Memorando 19-oct-15 30-nov-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601204
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
No se realizó seguimiento a los planes y metas que la regional debía cumplir para el 2014 lo
cual afecta significativamente el cumplimiento de la planeación estratégica de la entidad;
no se encontraron las actas de seguimiento respectivas.
No presenta
No se realizó el respectivo control
de las metas e indicadores de
gestión
N/ANo se realizó el respectivo control de
las metas e indicadores de gestión
Cumplir, a partir de la fecha con las indicaciones de la Resolución 1692
de 2.013
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Reunión mensual de
seguimiento
Memoria de
reunión01-oct-15 31-dic-15
Remitieron mediante correo copia de las actas
respectivas; se les insto a que las suban al Aplicativo
Strategos
Están realizando el seguimiento mensual a las metas; se definieron lideres de
procesos para que apoyen al Defensor Regional.100% Cerrado
Eficaz30-sep-17
Regiona
l Cesar601205
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No se realizó un análisis al mapa de riesgos de la regional así como tampoco se evidencio
seguimiento a las acciones dirigidas a la mitigación de los mismos.No presenta
Vulnerabilidad en la ocasión del
impacto del riesgoN/A
Vulnerabilidad en la ocasión del
impacto del riesgo
Construir el mapa de riesgo operativo y el mapa de riesgo de
corrupción de acuerdo a la realidad de la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Elaborar el mapa
de riesgos operativos
2. Elaborar el mapa
de riesgos de
corrupción
Mapa de
riesgos01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601206
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
EstratégicoNo se conoce la política ni la metodología impartida para la administración del riesgo. No presenta
Desconocimiento de las políticas
de administración del riesgoN/A
Desconocimiento de las políticas de
administración del riesgo
Impartir las políticas y definir una metodología para socializar las
directrices para la administración del riesgo
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano Reunión bimensual
Memoria de
reunión01-oct-15 31-dic-15
Se recibió un correo electrónico el 24 de oct-2017 con
la solicitud de capacitación ala Of. De Planeación.
Remitieron correo el 31 de oct donde evidencian que
se les agendó capacitación para principios de
noviembre.
De tres (3) acciones, quedan pendientes dos (2) por remitir evidencias.
Recibirán capacitación en los próximos días. Se cierra de forma ineficiente
porque la regional realizo la gestión y depende de planeación dictarle la
capacitación.
100% Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l Cesar601207
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
La herramienta Mapa de Riesgo no está construida de manera técnica de tal forma que el
objetivo para lo cual se creó la misma, no se cumple.No presenta
El mapa de riesgo no cumple su
objetivoN/A
El mapa de riesgo no cumple su
objetivo
Aplicar las técnicas y metodologías para la elaboración de mapas de
riesgo
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Mapa de
riesgos01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601208
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
No se evidenció un adecuado programa o cronograma anual que involucrara las actividades
de promoción y divulgación de una forma transversal facilitando su gestión y control para
el periodo 2014, situación que conllevo al incumplimiento del plan de acción – Sistema
strategos, por dicho periodo como se aprecia en el Plan de Acción Anual 2014. Para el
momento de la auditoría periodo 2015, se evidencia el cumplimiento en el plan Anual del
94% reportado en el sistema strategos
No presenta
8.incumplimiento plan de acción -
sistema strategos por dicho
periodo año 2014.
N/A
8.incumplimiento plan de acción -
sistema strategos por dicho periodo
año 2014.
verificación - seguimiento as la información registrada en strategos
mensualmente.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Adecuación del
cronograma de
actividades para
comunidades ,
victimas, FFMM,
colegios etc. . Para el
cumplimiento del
PAA.
Cronograma 01-ene-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601209
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
No se evidenció actualización sobre la temáticas previstas al profesional responsable de la
Promoción y divulgación de DDHH, DIH.No presenta
9. no encontrare acorde con las
nueva s dinámicas pedagógicas
sobre DDHH y DIH.
N/A
9. no encontrare acorde con las nueva
s dinámicas pedagógicas sobre DDHH y
DIH.
Actualizar a los profesionales en DDHH y DIHAcción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitar a la
dirección nacional
envíen las mas
recientes
publicaciones para el
acceso a la
información.
Memorando 02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601210
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
la Defensoría no cuenta con un espacio que sea el mas adecuado para acceder a las
distintas publicaciones sobre derechos humanos y derecho internacional humanitario, las
publicaciones se encuentran desactualizadas , no existe stand, biblioteca de consulta.
No presenta
10. El uso de la información se
limitado para usuarios y
funcionarios.
N/A10. El uso de la información se limitado
para usuarios y funcionarios.
Iniciar inventario de publicaciones enviadas por la direcciona nacional
de promoción y divulgación.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Habilitar espacio de
consulta.Fotograma 01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601211
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
DivulgaciónNo se evidenció inventario de publicaciones No presenta
11. es no contar con herramientas
de organización que impiden el
seguimiento de publicaciones.
N/A
11. es no contar con herramientas de
organización que impiden el
seguimiento de publicaciones.
iniciar inventario dotar de documentos recientes temas de DDHH y
DIH.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
relacionar los libro
y/0 publicaciones
enviados por la
Direcciona nacional
Inventario 01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601212
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
Se evidenció informe a la Sede Central de la Defensoría del pueblo “Unidad pública
Especializada en información en Derechos Humanos UPEIDH” por parte del Dr. Eduard
Rafael León López; de la situación en inventario de libros, actualizaciones de las
publicaciones, sitio apropiado adecuado acceso y acopio de las ediciones en septiembre
25 de 2014
No presenta
12. la falta de adecuación de un
lugar apto pata la consulta y la
lectura.
N/A12. la falta de adecuación de un lugar
apto pata la consulta y la lectura.mayor seguimiento a las solicitudes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
El envío de
publicaciones y un
stand adecuado.
Memorando 01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601213
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Aunque hay planeación en la atención al usuario, se evidenció sobrecarga de actividades
en los funcionarios asignados en sus diferentes casos.No presenta
Sobrecarga de actividades para los
funcionarios en mención y
demoras en la atención a las
solicitudes de los usuarios
N/A
Sobrecarga de actividades para los
funcionarios en mención y demoras en
la atención a las solicitudes de los
usuarios
Gestionar ante la DNDP y el Sr Defensor del Pueblo la contratación del
personal requerido por la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de
contratación de dos
PAG
Memorando 01-may-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601214
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Se evidenció, que los informes bimestrales no son conciliados con la información
reportada en el programa strategos y Planeación; se cumplió solo el 67.38%, según las
alertas.
No presentaEl sistema no refleja la realidad de
la planeaciónN/A
El sistema no refleja la realidad de la
planeación
Coordinar las fechas de entrega de los datos, previa revisión de los
mismos
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Consultar las alertas
rojas en el sistema
Certificación
del PAG sobre
el tema
01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601215
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Las visitas a las audiencias de los defensores públicos y de seguimiento a los procesos no
se cumplen al 100%, las solicitudes no siempre son autorizadas por la Dirección Nacional de
Defensoría Pública.
No presenta
No se supervisa de manera
adecuada el desempeño de los
Defensores Públicos en el
cumplimiento de sus obligaciones
contractuales
N/A
No se supervisa de manera adecuada el
desempeño de los Defensores Públicos
en el cumplimiento de sus obligaciones
contractuales
Gestionar ante la DNDP y el Sr Defensor del Pueblo la contratación del
personal requerido por la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de
contratación de dos
PAG
Memorando 01-may-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601216
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Se encontraron algunos informes mensuales que no tienen constancia de recibido, lo cual
afecta la trazabilidad de la información y posterior verificación del cumplimiento de los
términos de entrega, ausencia de punto de control.
No presentaAfectación en la trazabilidad de la
informaciónN/A
Afectación en la trazabilidad de la
información
Diseñar las estrategias pertinentes para obtener la constancia de recibo
de los informes mensuales
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Verificar la entrega y
dejar constancia de
ello
Certificación
del PAG sobre
el tema
01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz07-abr-17
Regiona
l Cesar601217
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se alimenta en su totalidad el sistema de información VisionWeb-DP pues existen
defensores Públicos que no cuentan con usuario ni clave de acceso.No presenta
No se cuentan con los datos y
estadísticas en el sistema de
información VisionWeb
N/A
No se cuentan con los datos y
estadísticas en el sistema de
información VisionWeb
Gestionar el acceso de los Defensores Públicos al sistema de
información VisionWeb, Solicitar la capacitación del manejo del sistema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Gestionar usuarios y
claves de acceso para
el sistema
VisionWeb, Capacitar
a los Defensores
Públicos y al PAG
Informe (de
cumplimiento)01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601218
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No existe un adecuado archivo (área específica), se encuentra disperso alrededor de cada
oficina, no hay numeración de folios de acuerdo a las directivas emitidas por el Archivo
General de la Nación. (Proceso de gestión documental y de gestión de la calidad).
No presentaNo organización del archivo de la
instituciónN/A
No organización del archivo de la
institución
Realizar una jornada de adecuación de los espacios para el archivo en
cumplimiento a las normas de gestión documental
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
aplicar las normas
que emanan del
Archivo General de la
nación
Memorando y
fotograma01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601219
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
El sistema Visión-Web DP, presento alertas en rojo por unidad; dificultando el
cumplimiento de las metas propuestas; adicionalmente se constató la lentitud del sistema
durante la auditoría in-situ.
No presentaAlertas en rojo, metas no
cumplidasN/A Alertas en rojo, metas no cumplidas Revisar de manera periódica las alertas del sistema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Mitigar las alertas en
rojo con los ajustes
pertinentes
Informe del
PAG01-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601220
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Tecnologías de la
InformaciónDeficiencia en la conectividad por cableado a internet (WiFi). No presenta
Retardos en el acceso y uso de los
sistemas de información y en
general a internet e intranet
N/A
Retardos en el acceso y uso de los
sistemas de información y en general a
internet e intranet
Gestionar ante el nivel central la implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Garantizar el acceso
oportuno a los
diferentes sistemas
de información
Memorando 02-oct-15 18-mar-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601221
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Presenta diferencias con los reportes – alertas rojo - presentados en el sistema strategos,
no cumpliendo con las metas propuestas; cumplió con el 67.37%. No presenta
Alertas en rojo, metas no
cumplidasN/A Alertas en rojo, metas no cumplidas
Reportar a tiempo los datos y realizar seguimiento a los mismo de
manera mensual
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Reportar la
información en los
tiempos
correspondientes,
verificar los
indicadores cada mes
Reporte
Mensual
Planeación
02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601222
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Tecnologías de la
Información
Deficiencia, obsolescencia de los equipos de cómputo de los funcionarios; los actuales
generan retrasos e inconvenientes en sus compromisos laborales.No presenta
Difícil acceso al sistema de
VisionWeb, así como la afectación
e la radicación y trámite de
quejas.
N/A
Difícil acceso al sistema de VisionWeb,
así como la afectación e la radicación
y trámite de quejas.
Solicitar cinco (05) equipos de cómputo nuevo, cinco impresoras y dos
escáner
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Requerir a la
subdirección
administrativa, la
solicitud para la
adquisición de los
Memorando 01-oct-15 01-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regiona
l Cesar601223
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
No existe un control estandarizado en la Regional Cesar, de las peticiones por el
funcionario que atiende al usuario, se utiliza un control (hoja de Excel, libro minutaNo presenta
puede ocurrir una posible perdida
de la información. N/A
puede ocurrir una posible perdida de la
información.
Todas las peticiones y actuaciones se registraran en la plataforma
VisionWeb.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Se llevará un registro
único en VisionWeb
Reporte
VisionWeb01-oct-15 01-dic-15 100% Cerrado
Eficaz06-abr-17
Regiona
l Cesar601224
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
La Defensoría del Pueblo Regional Cesar presenta solicitudes pendientes de registro en el
sistema Web – ATQ.No presenta
demora en el registro de las
actuaciones, peticiones y quejas
de los usuarios a la VisionWeb.
N/A
demora en el registro de las
actuaciones, peticiones y quejas de
los usuarios a la VisionWeb.
Realizar las jornadas de actualización a la VisionWeb los días sábados
10 y 17 de octubre
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Evacuar las quejas
pendientes de
registro
Reporte
VisionWeb01-oct-15 01-dic-15 100% Cerrado
Eficaz11-may-17
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 1 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regiona
l Cesar601225
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
Presento incumplimiento por el periodo 2014 en el Plan de Acción Anual 2014
evidenciando alertas rojas, incidiendo en el logro de los objetivos institucionales, en la
toma de decisiones de la entidad y seguimiento a la gestión de la misma.
No presenta Refleja falencias en la planeación N/A Refleja falencias en la planeaciónConciliar las metas acordes a la realidad, reportar los datos de manera
oportuna
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Ajustar los
indicadores para la
vigencia 2015
Reporte
STRATEGOS01-nov-15 01-dic-15
Se recibió correo electrónico el 24 de oct-2017 con dos
(2) anexos: acta y un memo para planeación
Si bien es cierto en junio 11 la regional le solicito a Planeación ajuste de las
metas; se requiere que esta ultima confirme que lo realizo; para proceder
analizar porque no se han cumplido las metas de dichos indicadores. Se
verifico que si bajaron las metas y que llevan el indicador de atención y
tramite en verde.
100% Cerrado
Eficaz24-oct-17
Regiona
l Cesar601226
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No existe archivo centralizado, ni control de archivo, el cual se encuentra disperso y sin
foliar de acuerdo a las directivas emitidas por el Archivo General de la Nación. (Proceso de
gestión documental)
No presentaDesorden en el manejo de los
documentosN/A
Desorden en el manejo de los
documentos
Solicitar apoyo al SENA. Para la organización y apoyo de gestión
documental.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
aplicar las normas
que emanan del
Archivo General de la
nación
Memoria de
reunión
Fotografías
01-oct-15 01-dic-15
El 24 de octubre remitieron correo electrónico
evidenciando el cumplimiento de la acción 1 y 3. -
Remiten correo el 31-10-2017 remitieron evidencias del
cumplimiento de las acciones solicitadas por la OCI
Pendiente las acciones: 2. Que el líder del Proceso Administrativo de la
Regional (P.G.15 - Ingeniero de sistemas) establezca una estrategia a
desarrollar durante el 2017 para organizar el archivo con el apoyo de todos los
servidores y la .4. Cada área debe remitir por correo electrónico a la
Ayudante de Oficina G. 4 (ARISTIZABAL SALAZAR LEYDI DAYANA) y al
Secretario G. 8 (GAITAN MATEUS FRANKLIN) el listado de las carpetas que está
manejando en un cuadro de Excel para que esta consolide y tengan la
información de la regional para consulta y seguimiento. Se recibe correo del
31-10-2017 con las evidencias solicitadas.
100% Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l Cesar601227
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
Se tienen riesgos de incumplimiento de las actividades y metas proyectadas debido a la
alta demanda de usuarios y la falta de funcionarios que apoyen el procedimiento de
orientación individual y asistencia legal, como el caso de la Dra. Ruddy Marbery Jaime
Miranda, que desempeña funciones en ATQ y administrativas.
No presenta Incumplimiento de las metas N/A Incumplimiento de las metasGestionar el nombramiento de la Dra. Ruddy Mabery Jaime Miranda,
por su perfil en Derecho en función al 100% en ATQ.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Gestionar ante el
defensor del pueblo
el respectivo
nombramiento de la
doctora Ruddy
Mabery Jaime
Miranda, por su perfil
en Derecho en
función al 100% en
Memorando 01-oct-15 01-dic-15 100% Cerrado
Ineficaz31-mar-17
Regiona
l Cesar601228
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
Deficiencia, obsolescencia de los equipos de cómputo de los funcionarios; los actuales
generan retrasos e inconvenientes en sus compromisos laborales.No presenta
Difícil acceso a los diversos
sistemas de información,
VisionWeb, SIIJIT
N/ADifícil acceso a los diversos sistemas
de información, VisionWeb, SIIJIT
Solicitar dos (02) equipos de cómputo nuevo, una impresora y un
escáner
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Requerir a la
subdirección
administrativa, la
solicitud para la
adquisición de los
respectivos equipos
Memorando 01-oct-15 31-mar-16 100% Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regiona
l Cesar601229
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
Instalaciones en pésimas condiciones, para atender a la población desplazada, no se
cuenta con la mínima privacidad, ni sitio de trabajo para cumplir su función dignamente
como lo merecen las personas desplazadas.
No presenta
Atención inadecuada a los
usuarios víctimas, filtración de
información, el usuario se
abstiene de contar la verdad del
N/A
Atención inadecuada a los usuarios
víctimas, filtración de información, el
usuario se abstiene de contar la
verdad del hecho ocurrido
Gestionar la adecuación de los espacios requeridos para atender a los
usuarios de manera digna, con privacidad y confidencialidad
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de recursos
para adecuación,
adecuación de
instalaciones
Memorando 01-oct-15 30-jun-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601230
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No se cuenta con el personal que se encargue de las actividades relacionadas con el
subproceso de Recursos y Acciones Judiciales.No presenta
Gestionar el nombramiento de un funcionario de nivel profesional que
se encargue de las actividades de RAJ solicitando de paso la creación
de usuario, asignación de clave.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Nombramiento
funcionario RAJ
2. Solicitud acceso
3. Capacitación
Memorando 01-oct-15 01-jun-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601231
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No existe Usuario Creado ni clave para acceder al sistema de información VisionWeb RAJ. No presenta Solicitando de paso la creación de usuarioAcción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano 2. Solicitud acceso Memorando 01-oct-15 01-jun-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601232
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No se efectúa el Registro de las Acciones en el Sistema de Información VisionWeb RAJ. No presenta Asignación de clave.Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano 3. Capacitación Memorando 01-oct-15 01-jun-16 100% Cerrado
Ineficaz31-mar-17
Regiona
l Cesar601233
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y
Asesoría
Aun es deficiente la conectividad en el Sistema de Información Interinstitucional de
Justicia transicional SIIJT.No presenta
No se llevan los registros del
sistema SIIJTN/A
No se llevan los registros del sistema
SIIJT
Solicitar la capacitación del sistema SIIJT, así como los accesos
respectivos a los funcionarios encargados del tema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Capacitación
2. Solicitud acceso
3. Implementación
Memorando
Memorando
Informe
02-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601234
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
Los Funcionarios auditados denotan desconocimiento de las , tablas de retención
documental; impartidas por el Archivo General de la Nación y en el Manual de Archivo
interno aprobado por Resolución 1036 de 2011 y en las Circulares 2030-005 de 2012, 2030-
013 de 2013.
No presentaManejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa una capacitación en
Gestión Documental
2. Realizar una jornada contingencia de archivo que involucre a todos
los funcionarios de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601235
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
AdministrativosDesconocimiento sobre la nueva TRD. No presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa una capacitación en
Gestión Documental
2. Realizar una jornada contingencia de archivo que involucre a todos
los funcionarios de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601236
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se utiliza el documento que registre información sobre préstamo de documentos del
archivo, ver formato código GAD-FTO-14.No presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa una capacitación en
Gestión Documental
2. Realizar una jornada contingencia de archivo que involucre a todos
los funcionarios de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz11-may-17
Regiona
l Cesar601237
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos El sistema de información documental LASERFICHE, no se encuentra funcionando. No presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa una capacitación en
Gestión Documental
2. Realizar una jornada contingencia de archivo que involucre a todos
los funcionarios de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601238
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se utiliza el formato de salida de bienes de la sede que la subdirección de Servicios
Administrativos ha diseñado para estos efectos.No presenta
Posible pérdida de elementos, no
control de inventarioN/A
Posible pérdida de elementos, no
control de inventario
Implementar el uso del formato GAD-FTO-07 denominado "Seguimiento
autorización de salida provisional de elementos" a los funcionarios de la
Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Actualizar el
inventario por
funcionario
Memorando 02-oct-15 31-mar-16Remitieron correo el 24 de octubre con algunos
formatos diligenciados.Deben continuar manejando el formato y archivando en una única carpeta. 100% Cerrado
Eficaz24-oct-17
Regiona
l Cesar601239
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se evidencia por parte del Nivel Central el establecimiento del Plan Estratégico de
seguridad vial del que habla la norma .No presenta
No cumplimiento de lo estipulado
en la normaN/A
No cumplimiento de lo estipulado en la
normaConstruir el PESV de acuerda a las normas vigentes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Definir encargado,
generar el PESV para
la vigencia 2.016-
2.017
PESV 02-oct-15 30-abr-16
Remitieron por correo electrónico los memorandos
tramitados ante la Subdirección Administrativa: 5020-03-
0487 y 6012-0514
A la fecha este Plan Vial para la entidad no ha sido implementado y es
responsabilidad del nivel central; razón por la cual la Regional no lo tiene.100% Cerrado
Ineficaz14-ago-17
Regiona
l Cesar601240
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
El material balístico con el que se confeccionado el chaleco antibalas que se encuentra
relacionado en el inventario de la Regional, ya no cumple con los requisitos para
protección teniéndose en cuenta que la fecha máxima de vencimiento ya expiró (vencido
el 18 de diciembre de 2014).
No presenta
No contar con un elemento de
seguridad para la integridad del
Defensor Regional
N/A
No contar con un elemento de
seguridad para la integridad del
Defensor Regional
1. Dar de baja del inventario el chaleco con serie 580932
2. Solicitar ante la Subdirección Administrativa el suministro de un
nuevo chaleco antibalas
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Dar de baja el
chaleco antibalas
Acta de baja
Memorando02-oct-15 31-dic-15 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601241
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Los equipos de cómputo de los funcionarios de la Regional Cesar, en su mayoría están
obsoletos y evidencian poco mantenimiento.No presenta
No se aprovechan las TICs como
apoyo para cumplir la misión de la
institución a cabalidad, no existe
productividad del funcionario ya
que existen prolongados retardos
de tiempos que deben esperar
tanto USUARIOS como
funcionarios para poder avanzar
en la atención de un
N/A
No se aprovechan las TICs como apoyo
para cumplir la misión de la institución
a cabalidad, no existe productividad
del funcionario ya que existen
prolongados retardos de tiempos que
deben esperar tanto USUARIOS como
funcionarios para poder avanzar en la
atención de un requerimiento
Solicitar a la Subdirección Administrativa la adquisición de los equipos
requeridos por la Regional Cesar y por los funcionarios de acuerdo a las
necesidades detectadas
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Capacitar a los
funcionarios en el
uso adecuado de las
herramientas
ofimáticas y las TICs
Formato de
solicitud de
necesidades
02-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601242
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Adecuación de los puntos de red sin el lleno de las especificaciones técnicas para ello de
hecho se conectan vía WiFi a través de un access point.No presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar, así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601243
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No se aplican políticas de seguridad de la información a los equipos de cómputo y el
Software asociado a los mismos, inexistencia de un Rack de comunicaciones telefónicas.No presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar, así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601244
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Las instalaciones de los equipos de cómputo y de comunicaciones no cumplen con las
normas de cableado estructurado, que permitan garantizar los requisitos de seguridad de
la información y seguridad física.
No presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar, así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Regiona
l Cesar601245
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
EstratégicoNo existe una UPS de respaldo de energía. No presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar, así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 31-dic-16 100% Cerrado
Eficaz31-oct-16
Atención
y Tramite304001
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría PúblicaNo aplicación de todas las directrices emanadas de la Resolución 1692 de 2013 No presenta
Desconocimiento de todas las
directrices de la Resolución 1692
de 2013
N/A
Desconocimiento de todas las
directrices de la Resolución 1692 de
2013
Aplicar todas las directrices emanadas de la Resolución 1692 de 2013Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Carpetas organizadas
en cada uno de los
Grupos de la DNDP
con los soportes
documentales de los
logros reportados
oportunamente en
Strategos de la
ejecución del POE y
del PAA de la
dependencia
Número de
reportes de
ejecución del
POE y PAA
registrados
oportunament
e en Strategos
que cuentan
con soportes
documentales/
9
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304002
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inadecuada planeación en algunas metas del PAA de la DNDP para el periodo enero –
agosto de 2015No presenta
Falta de vinculación de los
funcionarios de la DNDP en la
formulación del POE y del PAA
N/A
Falta de vinculación de los funcionarios
de la DNDP en la formulación del POE y
del PAA
Vincular a los funcionarios de la DNDP en la formulación del POE y del
PAA 2016
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
POE y PAA 2016
formulados con la
participación de los
funcionarios de la
DNDP
Número de
funcionarios
de la DNDP
vinculados en
la formulación
del POE y
PAA/Total
funcionarios
05-nov-15 15-ene-16 100%Cerrado
Ineficaz31-oct-16
Atención
y Tramite304003
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría PúblicaBaja ejecución del PAA de la DNDP durante la vigencia 2014 No presenta
Falta de seguimiento mensual a la
ejecución del POE y del PAA de la
DNDP con los Responsables de los
Grupos de la dependencia
N/A
Falta de seguimiento mensual a la
ejecución del POE y del PAA de la
DNDP con los Responsables de los
Grupos de la dependencia
Realizar reuniones mensuales de seguimiento a la ejecución del POE y
del PAA de la DNDP con los Responsables de los Grupos de la
dependencia, con las respectivas memorias de reunión que evidencien
esta labor
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Nivel sobresaliente
en la ejecución del
POE y PAA de la
dependencia
Número de
reuniones
mensuales de
seguimiento a
la ejecución
del POE y del
PAA
realizadas/9
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Atención
y Tramite304004
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se comunica el estado de la solicitud al aspirante con suficiente celeridad afectando
cuando menos la eficacia del procedimiento evaluadoNo presenta
Falta de Auxiliares
Administrativos en los periodos de
contratación masiva de
Defensores Públicos
N/A
Falta de Auxiliares Administrativos en
los periodos de contratación masiva de
Defensores Públicos
Solicitar a la Subdirección de Talento Humano que en los periodos de
contratación masiva de Defensores Públicos se asignen a la DNDP tres
(3) Auxiliares Administrativos adicionales
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Solicitudes de los
aspirantes a
operadores del SNDP
tramitadas
oportunamente
Número de
Auxiliares
Administrativo
s asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de
Auxiliares
Administrativo
01-jun-16 31-ago-16 100%Cerrado
Eficaz31-oct-16
Atención
y Tramite304005
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Información del SIGEP desactualizada para los Defensores Públicos revisados por la
auditoría No presenta
Solamente existe un funcionario
para actualizar la información del
SIGEP de los Defensores Públicos
contratados, lo que hace
imposible cumplir esta labor en los
plazos establecidos por el DAFP
para estos fines
N/A
Solamente existe un funcionario para
actualizar la información del SIGEP de
los Defensores Públicos contratados, lo
que hace imposible cumplir esta labor
en los plazos establecidos por el DAFP
para estos fines
Solicitar a la Subdirección de Talento Humano que en los periodos de
contratación masiva de Defensores Públicos se asigne el personal
necesario para realizar esta labor y tramitar ante el DAFP el respectivo
plan de contingencia
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información del
SIGEP actualizada
para los Defensores
Públicos contratados,
en los términos del
Plan de Contingencia
presentado al DAFP
Número de
servidores
públicos
asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de
servidores
públicos
01-jun-16 31-ago-16 100%Cerrado
Eficaz31-oct-16
Atención
y Tramite304006
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
la inspección de las hojas de vida de los contratistas de la muestra no se evidenció la
firma al final de su diligenciamiento, situación que podría tener un requerimiento por
parte de una visita de funcionarios de la Función Pública
No presenta
Falta un punto de control
específico para verificar que las
copias físicas de las hojas de vida
de los Defensores Públicos a
contratar se encuentren
debidamente suscritas por los
mismos
N/A
Falta un punto de control específico
para verificar que las copias físicas de
las hojas de vida de los Defensores
Públicos a contratar se encuentren
debidamente suscritas por los mismos
Implementar un punto de control específico en la actual lista de
chequeo de contratación para verificar que las copias físicas de las
hojas de vida de los Defensores Públicos a contratar se encuentren
debidamente suscritas por los mismos
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Copia física de las
hojas de vida de los
Defensores Públicos
contratados suscritas
Número de
hojas de vida
suscritas por
los Defensores
Públicos
contratados/N
úmero de
Defensores
Públicos
contratados
01-jun-16 31-ago-16 100%Cerrado
Eficaz31-oct-16
Retraso en el acceso a los sistemas
de información y por ende en la
atención al usuario, riesgo de
pérdida de datos e información en
caso de fallas eléctricas
N/A
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo
RAJ la información pertinente, por
lo cual no se tienen cifras ni
estadísticas respecto al tema
N/A
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo RAJ la
información pertinente, por lo cual no
se tienen cifras ni estadísticas
respecto al tema
Manejo inadecuado de los
documentos y del archivo de la
institución
N/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 2 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Atención
y Tramite304007
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Existencia del riesgo de la prestación del servicio por incumplimiento de citaciones en los
Programas 1098 y 1257No presenta
El sistema de información
VisionWeb no incluye los
programas de Representación
Judicial de Víctimas (RJV)
N/A
El sistema de información visione no
incluye los programas de
Representación Judicial de Víctimas
(RJV)
Hacer al Grupo de Sistemas los requerimientos funcionales para
desarrollar un módulo en el actual sistema de información del SNDP
para manejar los programas de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información oportuna
y confiable para el
manejo de los
Programas de RJV
Número de
requerimientos
funcionales
realizados al
Grupo de
Sistemas
01-mar-16 30-jun-16
Se adelantó la solicitud de los
requerimientos funcionales del
grupo de representación judicial de
victimas al grupo de sistemas, y de
esta manera lograr la
parametrización en el vision web,
tal y como se presenta en el acta
del día 22 de septiembre y el oficio
remitido el 8 de mayo de la
presente vigencia.
Adicionalmente a través del
convenio con USAID se adelanta un
diagnostico de los sistemas de
información de la Dirección
Nacional de Defensoría Pública.
1. memorando al grupo de sistemas para evaluar los
requerimientos y necesidades del grupo de victimas de
la DNDP en el visión web.
2. Solicitud de requerimientos para adelantar la
parametrización del sistema. (acta 22 de septiembre).
3. Resolución de incorporación de recursos para la
vigencia 2017 Ministerio de Hacienda.
4. Carta del Señor Defensor del pueblo a USAID de
inicio de actividades.
5. Contrato 156 para adelantar el diagnostico y los
requerimientos de información del Sistema Nacional de
Defensoría Pública
Se anexa carpeta en .rar y .zip 304007
Teniendo en cuenta las evidencias aportadas por la auditada y además
teniendo en cuenta las dificultades que para el inicio del proyecto en
convenio con la USAID se procederá a realizar el cierre de los hallazgos
advirtiendo que sobre los resultados de las acciones se podrá en cualquier
momento hacer una nueva evaluación.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Atención
y Tramite304008
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No existe herramienta o sistema de información para la tabulación de la información
correspondiente a los procedimientos de representación de víctimasNo presenta
El sistema de información
VisionWeb no incluye los
programas de Representación
Judicial de Víctimas (RJV)
N/A
El sistema de información VisionWeb
no incluye los programas de
Representación Judicial de Víctimas
(RJV)
Hacer al Grupo de Sistemas los requerimientos funcionales para
desarrollar un módulo en el actual sistema de información del SNDP
para manejar los programas de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información oportuna
y confiable para el
manejo de los
Programas de RJV
Número de
requerimientos
funcionales
realizados al
Grupo de
Sistemas
01-mar-16 30-jun-16
Se adelantó la solicitud de los
requerimientos funcionales del
grupo de representación judicial de
victimas al grupo de sistemas, y de
esta manera lograr la
parametrización en el vision web,
tal y como se presenta en el acta
del día 22 de septiembre y el oficio
remitido el 8 de mayo de la
presente vigencia.
Adicionalmente a través del
convenio con USAID se adelanta un
diagnostico de los sistemas de
información de la Dirección
Nacional de Defensoría Pública.
1. memorando al grupo de sistemas para evaluar los
requerimientos y necesidades del grupo de victimas de
la DNDP en el visión web.
2. Solicitud de requerimientos para adelantar la
parametrización del sistema. (acta 22 de septiembre).
3. Resolución de incorporación de recursos para la
vigencia 2017 Ministerio de Hacienda.
4. Carta del Señor Defensor del pueblo a USAID de
inicio de actividades.
5. Contrato 156 para adelantar el diagnostico y los
requerimientos de información del Sistema Nacional de
Defensoría Pública
Se anexa carpeta en .rar y .zip 304007
Teniendo en cuenta las evidencias aportadas por la auditada y además
teniendo en cuenta las dificultades que para el inicio del proyecto en
convenio con la USAID se procederá a realizar el cierre de los hallazgos
advirtiendo que sobre los resultados de las acciones se podrá en cualquier
momento hacer una nueva evaluación.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Atención
y Tramite304009
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inaplicabilidad del formato de estadísticas por delitos en la Representación Judicial de
VíctimasNo presenta
Falta de publicación en el listado
maestro de documentos del SGC
de los formatos ajustados de RJV
N/A
Falta de publicación en el listado
maestro de documentos del SGC de los
formatos ajustados de RJV
Implementar los formatos ajustados de estadísticas por delitos en la
RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Estadísticas
consolidadas por
delitos en la RJV
Número de
reportes
mensuales
allegados/Núm
ero total de
reportes que
deben realizar
las Regionales
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304010
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Insuficiencia de personal con el perfil de Psicólogo así como de Contador Público para la
prestación del servicio y la consecuente presentación de los dictámenes pericialesNo presenta Falta de peritos para la RJV N/A Falta de peritos para la RJV
Solicitar a la Subdirección de Talento Humano la vinculación de 4
Peritos Financieros (1 para la Regional Atlántico, 1 para Santander y 2
para el Nivel Central) y 3 Peritos Psicólogos (1 para la Regional
Antioquia y 2 para el Nivel Central)
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Sobrecarga laboral
de los peritos de la
RJV disminuida
Número de
Peritos
asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de Peritos
solicitados
01-mar-16 30-abr-16 100%Cerrado
Eficaz31-ene-17
Atención
y Tramite304011
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se rinde informe por separado ni de manera estructurada sobre lo acontecido en las
jornadas de acopio documental en la RJVNo presenta
Los informes de las actividades
realizadas en las jornadas de
acopio documental de RJV se
presentan en el mismo informe
que se remite a la Subdirección
Administrativa para la legalización
de viáticos
N/A
Los informes de las actividades
realizadas en las jornadas de acopio
documental de RJV se presentan en el
mismo informe que se remite a la
Subdirección Administrativa para la
legalización de viáticos
Elaborar e implementar un formato de informe de actividades
realizadas en las jornadas de acopio documental en la RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Informes de
actividades
realizadas en las
jornadas de acopio
documental en la RJV
presentados en
forma independiente
Número de
informes de
actividades
realizadas en
las jornadas de
acopio
documental en
la RJV
presentados/N
úmero de
jornadas de
acopio
documental en
la RJV
realizadas
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304012
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Falta de evidencia sobre la trazabilidad del ejercicio de acopio documental con miras a la
presentación del incidente de reparación dentro de los procesos de la Ley 975/2005No presenta
No se deja evidencia de la entrega
a los Defensores Públicos de los
documentos que se diligencian en
las jornadas de acopio documental
de RJV
N/A
No se deja evidencia de la entrega a
los Defensores Públicos de los
documentos que se diligencian en las
jornadas de acopio documental de RJV
Elaborar e implementar una planilla en la cual conste el
diligenciamiento y entrega por parte de los peritos a los Defensores
Públicos de los documentos que se diligencian en las jornadas de acopio
documental de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Evidencia sobre la
trazabilidad del
acopio documental
con miras a la
presentación del
incidente de
reparación dentro de
los procesos de la Ley
975/2005
Número de
planillas
diligenciadas
en las jornadas
de acopio
documental de
RJV/Número
de Defensores
Públicos - RJV
que participan
en esas
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304013
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inconsistencias en la utilización del número CUI del proceso en el formato de
participación en audiencia DEP-FTO-31No presenta
El número único de identificación
de los procesos judiciales no es el
que se coloca en el Formato de
participación en audiencia de los
peritos DEP-FTO-31
N/A
El número único de identificación de
los procesos judiciales no es el que se
coloca en el Formato de participación
en audiencia de los peritos DEP-FTO-31
Ajustar e implementar el Formato de Informe de Participación en
audiencia de los perito forenses
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información
coincidente entre la
citación de la
autoridad judicial y el
Informe de
participación en
audiencia del perito
forense
Número de
Informes de
participación
en audiencia
del perito
forense con
CUI
coincidente
con el de las
citaciones de
la autoridad
judicial/Númer
o de citaciones
de la autoridad
01-mar-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304014
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Falta de un espacio adecuado para la guarda, custodia y archivo de los documentos que
hacen parte tanto del procedimiento de Registro y Selección, así como de otros que
hacen parte de otras actividades de la DNDP, existiendo riesgo de pérdida de documentos
No presenta
Escasez de espacios adecuados
que se puedan destinar para este
fin en la actual sede de la DNDP
N/A
Escasez de espacios adecuados que se
puedan destinar para este fin en la
actual sede de la DNDP
Reiterar la solicitud a la Secretaría General de los espacios físicos y
mobiliario necesarios que permitan hacer una adecuado archivo de los
documentos de la DNDP
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Espacio adecuado
para la guarda,
custodia y archivo de
los documentos de la
DNDP
Solicitud
realizada a la
Secretaría
General de los
espacios
físicos y
mobiliario
necesarios
para el archivo
01-mar-16 30-abr-16 100%Cerrado
Eficaz31-ene-17
Regional
Caqueta6009-1
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 1: No se evidencia el envío en los tiempos establecidos de la concertación de
objetivos ni de la calificación de los servidores de carrera administrativa, situación que
crea incertidumbre en la concertación para la evaluación de desempeño .No presenta
por incumplimiento de algunos
funcionarios de carrera en la
entrega a tiempo de la
concertación de objetivos
por vacaciones del defensor
regional
Por falta de
coordinaciónN/A Por falta de coordinación
Elaboración de memorando estableciendo fechas de reunión entre el
regional y funcionarios de carrera para la concertación de objetivos en
la elaboración, entrega y posterior envío de la calificación al nivel
central.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano 1 memorando
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
24-ago-16 24-ago-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-2
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 2: Se evidenció que los Siguientes servidores Públicos están pendientes por
actualización de SIGEP, con corte a diciembre 31 de 2015:
Gerney Calderón Perdomo, Oscar Yesid Puentes Cortes, Maritza Escandón Téllez, Carolina
Murcia Rodriguez, Edu Ospino Quintero, Vianey Ramirez Rincón, Pedro Rojas Rojas,
Héctor William Suarez Moreno, Jorge Rolando Araujo Mulcue, Anderson Cuellar Pinzón,
Olga Maria Leyva González, John Fredy Malagón Muñoz, Carlos Adolfo Perdomo Hermida,
Leonardo Riveros Santos, León Edilberto Rodriguez, Diego Arturo SANCHEZ Pinzón, Juan
Leonardo Urrutia Tinjaca, Pedro Yepes Gallego.
No presenta por fallas del sistema N/A por fallas del sistema realizar jornadas periódicas de verificación de datos en el SIGEP.Acción
Correctiva
Ingeniero de
sistemasHumano
hacer dos jornadas
de verificación
semestrales de la
información subida al
SIGEP
Nº de jornadas
realizadas/2
*100
02-may-16 15-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-3
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No.03 : con base a la información recopilada, se evidenciaron fallas en la gestión
de los riesgos del proceso de la Regional, teniendo en cuenta la escasa participación del
equipo de trabajo en la construcción de los mapas de riesgo, la formulación de las
acciones para la administración del riesgo, y el no monitoreo y seguimiento de las
acciones para mitigar el riesgos que se identificaron, incumpliendo de esta forma, las
disposiciones contenidas en cuanto administración de riesgo en el Decreto 1599 de 2001
(por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano) y
las resoluciones internas 2006-2010 y 602 de 2013.
No presentafalta de comunicación entre los
diferentes actores implicados
desconocimiento de la
metodología N/A desconocimiento de la metodología
Realizar dos reuniones de monitoreo del mapa de riesgos con sus
respectivas actas, aplicando la metodología correspondiente.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
2 reuniones hacer
para monitorear al
mapa de riesgos
Nº de
reuniones
programadas/N
º Reuniones
realizadas
09-mar-16 31-oct-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-4
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 04: Deficiencias en los controles implementados en la Regional para prevenir
y reducir el impacto de las desviaciones de cada proceso, afectando el logro de los
objetivos institucionales, incumpliendo de esta forma, las disposiciones frente al control
interno contenidas en el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el Modelo Estándar de Control
Interno MECI- 1000:2005, en su elemento controles y el literal B del artículo 5 de la
Resolución interna 602 de 2013.
No presenta
por desconocimiento de los
procedimientos y controles
existentes
sobre carga de trabajo N/A
por desconocimiento de los
procedimientos y controles existentes
y sobre carga laboral
Realizar reuniones mensuales con el fin de superar las deficientes que
se presentan en los controles que previenen la desviación de los
procesos en los diferentes subsistemas del sistema de control interno a
saber: Subsistema de control estratégico, Subsistema de control de
gestión, Subsistema de control y evaluación.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
8 Reuniones de
control
Nº de
reuniones
realizadas/8*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-5
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No. 05: Debilidades en el diseño e implementación de lineamientos, directrices,
evaluaciones y controles para la atención al ciudadano por parte de los funcionarios que
realizan dicha responsabilidad (no control de los usuarios atendidos en el libro control
diseñados para dicho procedimiento) situación que impide tener retroalimentación con
los usuarios que acuden a la entidad y conocer el nivel de cumplimiento e incumplimiento
de sus expectativas.
De esta forma se afecta la función administrativa la cual, busca la satisfacción de las
necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios,
finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.
No presenta
Por sobre carga de trabajo se
registraba de manera incompleta
en el sistema de información
N/A
Por sobre carga de trabajo se
registraba de manera incompleta en el
sistema de información
Realizar el registro completo de los usuarios en el libro de control, usar
el sistema implementado por el nivel central RUP con el fin de
direccionar a los usuarios de acuerdo a cada caso que se presenta
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
Implementación del
sistema RUP y
retroalimentación
con los usuarios
100/100 01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-6
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo 06: Incumplimiento de las metas planeadas en el año 2015, respecto a la
realización de foros y actividades sobre el Derecho a la participación y el control social. No presenta
Las actividades planteadas en el
paa del año 2015 para esta meta
no fueron realizadas en los
tiempos propuestos en PAA por
razones presupuestales, dichas
actividades se realizaron entre los
meses de noviembre y diciembre e
2015 a saber: Taller o capacitación
en control social con la red
departamental de apoyo a las
veedurías ciudadana , Taller con
comités de veedurías ciudadanas,
redes de apoyo y organizaciones
sociales y comunitarias del
departamento y por ultimo el
Taller en control social y veedurías
ciudadanas con mesa
departamental y municipales de
victimas.
N/A
Las actividades planteadas en el paa
del año 2015 para esta meta no fueron
realizadas en los tiempos propuestos
en PAA por razones presupuestales,
dichas actividades se realizaron entre
los meses de noviembre y diciembre e
2015 a saber: Taller o capacita
Realización de las actividades faltantes con el fin de alcanzar las metas
del paa, antes de que termine la vigencia de mismo, Taller o
capacitación en control social con la red departamental de apoyo a las
veedurías ciudadana , Taller con comités de veedurías ciudadanas,
redes de apoyo y organizaciones sociales y comunitarias del
departamento y por ultimo el Taller en control social y veedurías
ciudadanas con mesa departamental y municipales de victimas. Al año
Acción
Correctiva
Funcionario de
promoción y
divulgación
Humano
Realización de los
talleres y/o
capacitaciones
Nº de talleres
y/o
capacitaciones
/ 7 *100
01-abr-16 31-dic-16
Se enviaron los soportes correspondientes a las
actividades realizadas por la auditada consistentes en
talleres y capacitaciones en temas como :Prosperidad y
control social; Mecanismos de participación ciudadana y
Taller en resolución de conflictos.
Se recibe los soportes, pero no se recibe la matriz con el registro en el
seguimiento.
Aunque los soportes se enviaron de manera tardía se valida el contenido de
los mismos así como el cumplimiento de la acción programada.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Caqueta6009-7
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo 07. La no distribución de publicaciones entre los usuarios, centros educativos o
instituciones del orden Departamental; se evidencia en la demasiada existencia de las
mismas publicaciones.No presenta
el centro de documentación se
empezó a implementar en la
regional Caqueta a partir de
finales de 2014 con la creación de
oficina de promoción y
divulgación, muchas publicaciones
represadas son de antes de la
creación de esta oficina
no se realizaban jornadas en los
centros educativos para la
entrega del material
N/A
no se realizaban jornadas en los
centros educativos para la entrega del
material
implementación por parte del funcionario de promoción y divulgación
del centro de documentación de la regional Caquetá con el fin de dar
destino final a las publicaciones represadas.
Acción
Correctiva
Funcionario de
promoción y
divulgación
Humano
implementar el
centro de
documentación para
entrega del material,
2 al año
Nº de entregas
realizadas/2*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-8
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo: 08: No se clasifican de manera correcta las peticiones en parte por falta de
direccionamiento y
capacitación desde el nivel central.No presenta
Inadecuada utilización del sistema
de información
por falta de capacitación a los
funcionariosN/A
por falta de capacitación a los
funcionarios
solicitar capacitaciones en el manejo de las peticiones así como del
manejo del sistema de información RUP que permite el
direccionamiento de las mismas
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
1 solicitud de
Capacitación para la
implementación del
sistema RUP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar
27-jul-16 29-jul-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-9
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 09: Incumplimiento de los términos para reiterar las solicitudes realizadas por la
Defensoría Regional en el marco de la gestión de las peticiones. No presentapor falta de capacitación a los
funcionariosN/A
por falta de capacitación a los
funcionarios
Solicitar constantemente capacitación para los funcionarios en la clase
de gestión que se le debe hacer a las peticiones de acuerdo a su
clasificación
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
2 Solicitudes de
capitación
permanente a los
funcionarios,
semestral
Nº de
capacitaciones
solicitadas/2*1
00
27-jul-16 31-dic-16
Se recibe los soportes, pero no se recibe la matriz con el registro en el
seguimiento.
No se contó con soporte para el 50% restante. La acción se cierra de manera
ineficaz.
50%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Caqueta6009-10
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite Hallazgo: 10: Carencia del listado de funcionarios renuentes No presentapor falta de capacitación a los
funcionariosgran cantidad de peticiones
poco personal para la
gran cantidad de
peticiones
N/Apor falta de capacitación a los
funcionarios
Llevar el listado de los funcionarios renuentes y hacer el respectivo
seguimiento a los casos en que se presentan funcionarios renuentes
Acción
CorrectivaFuncionarios ATQ Humano
realización de
peticiones en los
tiempos y de los
listados de los
funcionarios
renuentes
1 listado 27-jul-16 31-dic-16
Archivos PDF con documentos escaneados de varios
radicados de nuestro sistema Vision WEB - ATQ en las
que se evidencia la declaratoria de renuencia.
No enviaron la matriz con el seguimiento. Los funcionarios validan con base
en las evidencias de declaratoria de renuencia enviadas al correo del auditor
líder.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 3 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regional
Caqueta6009-11
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 11: Se evidenciaron alarmas en el sistema que no han sido resueltas afectando el
debido control de gestión de las peticiones. No presentaFalta de tiempo de los
funcionarios por carga laboral
disposición de los funcionarios
encargadosN/A
Falta de tiempo de los funcionarios por
carga laboral
Realizar la gestión en el sistema a las peticiones que presentan
alarmas, establecer mecanismos de control a estas alarmas,
implementar los mecanismos de control propuestos por parte del
defensor regional
Acción
Correctiva
Defensor regional
Funcionarios ATQHumano
control permanente
en la gestión de las
peticiones
Nº de
mecanismos de
control
implementados
/Nº de
mecanismos de
control a
implementar
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-12
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 12: No se diligencian los formatos del sistema de Gestión en su totalidad. No
se evidenciaron la totalidad de los formatos de barras solicitados así como tampoco las
justificaciones de los defensores insistentes de las cuales debería cuando menos dejarse
copia escaneada.
No presenta
No exigencia por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
N/ANo exigencia por parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
Diligenciar los formatos de asistencia de los defensores públicos a las
diferentes barras académicas, Exigir la debida justificación en caso de
presentarse ausencias a las barras académicas.
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
Humano 2 mensuales
Nº de barras
académicas
realizadas/16*1
00
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-13
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 13: Se encontraron 12 alarmas al momento de la auditoria, sobre la
aceptación del casoNo presenta
falta de control y gestión por
parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
N/A
falta de control y gestión por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
Realizar permanente control y gestión a los casos que maneja el
proceso defensoría pública
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
realización
permanente
de control y
gestión
Diario
Nº de controles
realizados/Nº
de controles a
realizar
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Caqueta6009-14
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 14: Se encontraron algunos informes mensuales que no tienen constancia de
recibido, lo cual afecta la trazabilidad de la información y posterior verificación del
cumplimiento de los términos de entrega, ausencia de punto de control.No presenta
falta de control y gestión por
parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
N/A
falta de control y gestión por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
Registrar la fecha de recibido y firma en los informes de ejecución
mensual que presentan los defensores públicos.
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
Humano Registro mensual
Nº de registros
realizados/12*1
00
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-15
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Hallazgo 15: El funcionario a cargo de este subproceso, no ha recibido capacitación
adecuada para el correcto desempeño de las actividades que corresponden a su cargo en
la regional auditada.
No presentaNo capacitación al funcionario de
RAJN/A No capacitación al funcionario de RAJ Solicitar capacitación para el funcionario de RAJ
Acción
Correctivafuncionario RAJ humano
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-16
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Hallazgo 16: El registro de la información correspondiente al período auditado se
encuentra atrasadoNo presenta
No capacitación al funcionario de
RAJN/A No capacitación al funcionario de RAJ Solicitar capacitación para el funcionario de RAJ
Acción
Correctivafuncionario RAJ humano
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-17
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 17: No hay claridad por falta de un direccionamiento específico del nivel central
en cuanto a la responsabilidad de registro de la información ya que los funcionarios de
ATQ también hacen uso del sistema y del módulo RAJ.No presenta
No capacitación a los funcionario
de RAJ y ATQN/A
No capacitación a los funcionario de
RAJ y ATQSolicitar capacitación para el funcionario de RAJ
Acción
Correctiva funcionario RAJ
humano y
tecnológico
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Regional
Caqueta6009-18
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No. 18 : No se aplican las Directrices del Archivo General de la Nación, en el
Manual de Archivo aprobado por Resolución 1036 de 2011 y en las Circulares 2030-005 de
2012,
2030-013 de 2013, expresadas en el desarrollo del presente numeral, en parte por la falta
de apoyo por parte del líder de este proceso.
No presenta
No capacitación de los
funcionarios, falta de elementos y
adecuación del archivo
N/A
No capacitación de los funcionarios,
falta de elementos y adecuación del
archivo
Solicitar capacitación al nivel central frente al manejo del archivo,
Solicitar al nivel central la estantería y demás elementos necesarios
para el correcto manejo del archivo físico de la regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
Capacitación de
funcionarios,
elementos de archivo
y adecuación del
sitio de disposición
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-19
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No 19: falencias en la organización y control de los inventarios de la Defensoría
Regional, de conformidad con las situaciones evidenciadas en el desarrollo del presente
numeral, las cuales se materializan en el incumplimiento de los instructivos relacionados
con inventarios por parte de la Subdirección Administrativa (Traslado de
responsabilidades)
No presenta
Falta de disponibilidad y por
conceptos técnicos sugeridos en
algunos bienes
N/AFalta de disponibilidad y por conceptos
técnicos sugeridos en algunos bienes
Iniciar el proceso de bajas de los bienes de la Defensoría del Pueblo que
así lo requieran con el fin de actualizar los inventarios, Actualizar el
registro del traslado interno entre funcionarios de equipos de computo
y elementos que están en funcionamiento.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
realización de
manera correcta el
proceso de baja de
elementos, traslados
de bienes entre
funcionarios y
actualización de
inventarios
Nº de bajas
realizadas/ Nº
de bienes para
baja *100
Nº trasladaos
registrados /
Nº de bienes
de la
Defensoría
regional * 100
01-abr-16 31-dic-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-20
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No 20: bajo una muestra selectiva se encontraron equipos de cómputo, los cuales
no están a cargo de los funcionarios y figuran en el inventario reportado por la
Subdirección administrativa en fecha febrero 16 de 2016.No presenta
Falta de disponibilidad y por
conceptos técnicos sugeridos en
algunos bienes
se formalizo proceso de baja de
algunos equipos de computo
que fue rechazado porque
figuraban otros
elementos(ventiladores, sillas,
fotocopiadoras) de los cuales
tiene que dar concepto técnico
un electricista
N/AFalta de disponibilidad y por conceptos
técnicos sugeridos en algunos bienes
Iniciar el proceso de bajas de los equipos de computo de la Defensoría
del Pueblo que así lo requieran con el fin de actualizar los inventarios.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
realización de
manera correcta el
proceso de baja de
equipos de computo,
traslados entre
funcionarios y
actualización de
inventarios
Nº de bajas
realizadas/ Nº
de bienes para
baja *100
Nº trasladaos
registrados /
Nº de bienes
de la
Defensoría
03-oct-16 07-oct-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-21
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Tecnologías de la
Información
Hallazgo N.21: No existe conectividad a internet por parte de la Defensoría del Pueblo
Regional Caquetá cuyo proveedor sea un contratista de la entidad ya que este servicio es
costeado por los funcionarios de la Regional, creando incertidumbre en el servicio
prestado y la comunicación transversal con el nivel central, adicionalmente podría estarse
pagando por un servicio que no se le presta a la Defensoría.
No presenta
Traslado de sede, el contratista no
contaba con la cobertura en redes
de comunicación en el sector
donde esta ubicada la nueva sede
de la regional
demoras en el traslado del
enlace de comunicación
terrestre por parte de la
empresa contratista
N/A
Traslado de sede, el contratista no
contaba con la cobertura en redes de
comunicación en el sector donde esta
ubicada la nueva sede de la regional
Trasladar e instalar el nuevo enlace terrestre de fibra óptica a la nueva
sede de la regional Caquetá .
Acción
Correctiva
Ingeniero de
sistemas, UNE
comunicaciones
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
1 instalación por
parte de la empresa
contratista la
instalación del canal
de comunicación
terrestre en la nueva
sede
Nº de
instalaciones
realizadas/1*
100
02-may-16 11-jul-16 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Cordoba601401
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
La Regional no cuenta con la infraestructura adecuada y necesaria para prestar de manera
óptima los servicios a los usuarios (NTCGP 1000:2009), máxime cuando la entidad ésta en
proceso de certificación de calidad
N/A
El crecimiento de la entidad ha
generado un aumento significativo
en la atención y en la planta de
personal encontrándonos en
hacinamiento
El inmueble donde se encuentra
ubicada la Regional es muy
antiguo y no se han realizado
mejoras
Por falta de asignación
de recursos no se ha
incluido a la regional
en el plan de
mantenimiento
N/A N/A
Por falta de asignación de recursos no
se ha incluido a la regional en el plan
de mantenimiento
Incluir en el plan de mantenimiento a 2017 las adecuaciones de la
regional Córdoba, para mejorar la prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
AdministrativaFinanciero
Mantenimiento de
sede
# de
actividades
realizadas / #
de actividades
programadas
en la regional
en el plan de
01/ago/2016 30/dic/2017file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA_PROCESO_17-
11-7029087_125002000_34535223.pdf
Se verificó el SECOP, ruta
file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA_PROCESO_17-11-
7029087_125002000_34525062.pdf y se observó el acta de manifestación del
interés de participar 93 candidatos (12/10/2017), siendo seleccionados el
13/10/2017 de ese grupo 10 participantes de posibles oferentes.
De acuerdo a la programación el contrato se firmaría el 01/11/2017
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba601402
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Las condiciones físicas-ambientales (excrementos de murciélagos en los cielos rasos,
goteras de agua, espacio reducido, entre otros), bajo las cuales se realiza el trabajo por
parte de los funcionarios no es la adecuada
N/A
no se ha realizado un adecuado
mantenimiento a las instalaciones
de la Regional
No se ha incluido en el plan de
mantenimiento desde nivel
central
Por falta de asignación
de recursos no se ha
incluido a la regional
en el plan de
mantenimiento
N/A N/A
Por falta de asignación de recursos no
se ha incluido a la regional en el plan
de mantenimiento
Incluir en el plan de mantenimiento a 2017 las adecuaciones de la
regional Córdoba, para mejorar la prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
AdministrativaFinanciero
Mantenimiento de
sede
numero de
actividades
realizadas
sobre numero
de actividades
programadas
en la regional
en el plan de
manteniendo
01/ago/2016 30/dic/2017file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA_PROCESO_17-
11-7029087_125002000_34535223.pdf
Se verificó el SECOP, ruta
file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA_PROCESO_17-11-
7029087_125002000_34525062.pdf y se observó el acta de manifestación del
interés de participar 93 candidatos (12/10/2017), siendo seleccionados el
13/10/2017 de ese grupo 10 participantes de posibles oferentes.
De acuerdo a la programación el contrato se firmaría el 01/11/2017
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba601403
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión del Talento
Humano
Desconocimiento Código de Ética, siendo el componente del Ambiente de Control
(sensibilizar, divulgar , interiorizar y aplicar) Resolución 931 de 2002N/A
No ha sido socializado el código de
ética
Falta de socialización e
incentivar a los funcionarios a
que conozcan el Código
N.A N/A N/AFalta de socialización e incentivar a los
funcionarios a que conozcan el Código
Coordinar junto con la Sub Gestión del Talento Humano la socialización
del Código de Ética a todos los servidores y contratistas de la Regional.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Funcionarios
capacitados con
conocimiento en el
código de ética
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
26/sep/2016 30/jul/2017 Mensaje electrónico del 27/10/2017Mensaje electrónico del 27/10/2017 realizaron socialización del código de
ética a Defensores Públicos y Funcionarios de la regional.100%
Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Cordoba
Coordinar de manera conjunta con la Subdirección Gestión del TH, una
capacitación en redacción de objetivos para evaluadores y evaluados.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Diligenciar los
formatos pertinentes
Nº de formatos
de
concertaciones
diligenciados /
Total de
servidores
26/sep/2016 30/jul/2017 Planilla de asistencia del 1/11/2017Realizaron videoconferencia de concertación de objetivos con la
Subdirección de Talento Humano -planilla asistencia 1/11/2017100%
Cerrado
Eficaz01-nov-17
Regional
Cordoba
Realizar la concertación de objetivos de desempeño para los
funcionarios de carrera del periodo 2016-2017Corrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Concertar objetivos
con los funcionarios
de carrera
Nº
concertaciones
realizadas / #
de
funcionarios
de carrera
26/sep/2016 31/jul/2017 N/A N/A 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601405
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión del Talento
Humano
Los funcionarios en provisionalidad carecen de acuerdos laborales y por ende falta de
mediación en el rendimiento laboral, ley 489 de 1998N/A
los funcionarios en provisionalidad
realizan sus acuerdos laborarles en
el PAA, en reunión celebrada en el
mes de diciembre anualmente,
donde cada uno se establece sus
metas haciéndole seguimiento al
cumplimento de las mismas de
manera mensual con el Strategos.
No hay lineamientos del Nivel
Central respecto a los acuerdos
laborales de funcionarios en
provisionalidad
N.A N/A N/A
No hay lineamientos del Nivel Central
respecto a los acuerdos laborales de
funcionarios en provisionalidad
Coordinar de manera conjunta con SGTH la capacitación en el nuevo
sistema de evaluación del desempeño para provisionales
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Conocer los
lineamientos de la
Oficina de Talento
Humano referente a
los acuerdos laborales
de funcionarios en
provisionalidad
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
26/sep/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba601406
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Direccionamiento
Estratégico
No se hace uso generalizado de los formatos establecidos en el sistema de gestión de
calidad (control de horario, formato de comunicaciones internas y externas, control de
permisos, préstamo de documentos, devolución de correspondencia entre otros)
N/ANo se conocían los procedimientos
de Gestión Documental.
Desconocimiento de los
procedimientos y formatos que
conforman el Sistema Integrado
de Gestión
N.A N/A N/A
Desconocimiento de los
procedimientos y formatos que
conforman el Sistema Integrado de
Gestión
Socialización de los procedimientos y formatos del Sistema Integrado
de Gestión y aplicación de los formatos control de horario, formato de
comunicaciones internas y externas, control de permisos, préstamo de
documentos, devolución de correspondencia entre otros
Acción
Correctiva
Jefe de
PlaneaciónLogístico
1 Capacitación del
SGC
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
26/sep/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Solicitar a la SGTH el reporte de servidores pendientes de actualización
de SIGEP y Declaración de Bienes y Rentas.Corrección
Defensora
Regional Córdoba,
Subdirección de
Talento Humano
Logístico
Actualización de
hojas de vida en el
Sistema SIGEP
1 Reporte.
01/ago/2016 ##########
Por mensaje electrónico del 17/07/2017 Talento
Humano informó que envío listado del SIGEP a la
regional en donde se evidencia los funcionarios con la
Hoja de Vida desactualizada.
se verificó el mensaje electrónico enviado desde Talento Humano a la
Regional100%
Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de actualización de información de SIGEP y
posteriormente solicitar el reporte de cumplimiento a la SG THumanoCorrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
01/ago/2016 ########## No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba601408
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
No se tiene definido un horario de recepción de correspondencia en un lugar visible-
Acuerdo 060 de 2001N/A
No se tiene una cartelera en un
lugar visible
Desconocimiento de la
normatividadN.A N/A N/A Desconocimiento de la normatividad
Establecer la cartelera de horario de atención de la Regional en un
lugar visible
Acción
Correctiva
Gestión
Documental
Regional Córdoba
Logístico
Definir el horario de
recepción de
correspondencia
visible al público
1 cartelera con
horario de
atención
visible al
público
implementada
01/ago/2016 31/jul/2017
A través de mensaje electrónico del día 01/11/2017 se
evidenció la actualización del horario de recibo de
correspondencia
Circular 50-023 del 10/07/2017 -Directrices sobre el horario de recepción de
correspondencia en las regionales. 100%
Cerrado
Eficaz01-nov-17
Regional
Cordoba
Vincular un funcionario para apoyar la Regional en el tema de Gestión
Documental
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano -
Nivel Central
HumanoUn funcionario
vinculado
1 funcionario
vinculado/ 1
funcionario
solicitado
01/ago/2016 31/jul/2017 Anulado
La Oficina de Planeación aprobó como acción “Vincular un funcionario para
apoyar la regional en el tema de gestión documental”, esta acción tendrá
nulidad, porque la responsabilidad de la gestión documental recae en
absolutamente todos los funcionarios de la regional, indiferente al cargo y
grado que ostenten: los funcionarios son generadores de documentos y
conocen el contexto de cada tema que manejan, por ello les compete la
responsabilidad antes de archivar en carpetas, verificar que el tema o
subtema se encuentre en la Tabla de Retención Documental (TRD) a nivel
regional, si no aparece allí, debe reunirse el Subcomité de Archivo a nivel
regional y verificar si se incorpora o no e informar a la Coordinadora de
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de revisión y socialización del procedimiento AD-
P06 Recepción, Radicación y Trámite de Comunicaciones Oficiales y el
Instructivo AD - I02 - Instructivo de Correspondencia y Archivo de la
Defensoria del Pueblo
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Nivel Central
Humano
Una jornada de
socialización con
todos los
funcionarios
involucrados en el
Jornada
realizada/
Jornada
programa
02/may/2017 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Desconocimiento del nuevo
procedimiento y de los formatos
Falta de verificación por parte de
algunos funcionarios
N/A N/A
N/A
N/A N/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
Desde la SGT Humano se realiza
seguimiento y verificación de la
información y se envía el reporte
para que los Defensores
Regionales realicen seguimiento
La actualización de información
de contratistas corresponde a
Publica Y contratación, eso al
momento de firmar contrato.
Falta de verificación
por parte de algunos
funcionarios
601407
Se actualizaron los procedimientos
y no fueron socializados
Desconocimiento del nuevo
procedimiento y de los
formatos
Gestión del Talento
Humano
La Concertación de Objetivos del Auxiliar Administrativo G10 y otros, no cumple con los
parámetros establecidos en la resolución 320 de 2005, articulo 2- medible, cuantificable,
verificable, el cual esta relacionado con el sentido y la estructura de los instrumentos de
evaluación del Articulo 13: planeación, utilización de recursos, calidad, competencia
técnica y responsabilidad
N/A N.A601404Auditoria
Interna de
Gestión
##########
N/A
N.A
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
N/A
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión del Talento
Humano
No todos los funcionarios y contratistas de la regional cumplen con la ley 1712 de 2014,
información desactualizada de la hoja de vida en el sistema SIGEP y entrega de la
Declaración de Bienes y Servicios vigencia 2015.
601409
N/A
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
La correspondencia que recibe la Regional no se coloca el número consecutivo para
oficializar su trámiteN/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 4 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regional
Cordoba
Implementar los formatos asociados al procedimiento AD-P06
Recepción, Radicación y Trámite de Comunicaciones Oficiales y
presentar informe mensual al Grupo de Gestión Documental con el
registro fotográfico de la utilización de las planillas.
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
7 informes
presentados al Grupo
de Gestión
Documental
(# Informes
presentados/
7)*100
01/jun/2017 ##########
La meta de la acción no es concordante con la acción, aprobación inequívoca
por parte de la Oficina de Planeación.
Se verificó la utilización de los formatos del SGC, ejemplo: Código: GD-P01-
F02, donde se evidencia el uso del consecutivo de radicación de la
correspondencia recibida
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Vincular un funcionario para apoyar la Regional en el tema de Gestión
Documental
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano -
Nivel Central
HumanoUn funcionario
vinculado
1 funcionario
vinculado/ 1
funcionario
solicitado
01/ago/2016 31/jul/2017 Anulado
La oficina de planeación aprobó como acción la vinculación de un funcionario
para apoyar la gestión documental, sin contar con el visto bueno de la Alta
Dirección (Despacho del Señor Defensor) y además sin tener en cuenta el
numeral 13 “apoyar la gestión documental de la dependencia” Capitulo II,
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de revisión y socialización del procedimiento AD-
P08 Organización de Archivo y Transferencias Documentales,
AD - I02 - Instructivo de Correspondencia y Archivo de la Defensoria del
Pueblo
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Nivel Central
Humano
Una jornada de
socialización con
todos los
funcionarios
involucrados en el
Jornada
realizada/
Jornada
programa
02/may/2017 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Realizar jornadas de organización de archivos de gestión de 2017 y
2016
Acción
Correctiva
Defensora
Regional Córdoba
y áreas
funcionales de la
regional
Humano,
logístico
tecnológico
100% de archivos de
gestión de 2017 y
2016 organizados
Metros lineales
de archivos
organizados /
Metros de
archivos por
organizar
01/jun/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Realizar jornadas para la organización del archivos de 2015 hacia atrás
con la participación de todas las áreas funcionales de la Regional
Acción
Correctiva
Defensora
Regional Córdoba
y áreas
funcionales de la
regional
Humano,
logístico
tecnológico
100% de archivos de
gestión de 2015 hacia
atrás
Metros lineales
de archivos
organizados /
Metros de
archivos por
organizar
01/jun/2017 30/jun/2018 AnulaciónEsta acción se anulará por archivos traslados al nivel central, memorando
201700252225 del 02/10/2017100%
Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Implementar los formatos asociados al procedimiento AD-P08
Organización de Archivo y Transferencias Documentales, y presentar
informe mensual al Grupo de Gestión Documental con el registro
fotográfico de la utilización de las planillas.
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
7 informes
presentados al Grupo
de Gestión
Documental
(# Informes
presentados/
7)*100
01/jun/2017 ########## No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba601411
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
La TRD carece de las series y las subseries que den cuenta de los archivos relacionados
con la protección de los Derechos Humanos -victimas y desplazados -N/A
No hay lineamientos del Nivel
CentralNo hay validación de TRD N.A N/A N/A No hay validación de TRD
Sustentar ante Comité Evaluador del Archivo General de la Nación -
AGN las TRD en la fecha programadas por el AGN
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Secretaria General
Humano
Sustentación ante el
Comité Evaluador del
Archivo General de la
Nación
(Nº de
sustentaciones
realizadas / Nº
de
sustentaciones
requeridas)*10
0
01/may/2017 30/dic/2017 Mensaje electrónico del 19/10/2017
Por mensaje electrónico del día 19/10/2017, la Coordinadora de Gestión
Documental, expreso lo siguiente: En la propuesta de las TRD se incluyeron
series y subseries de DDHH y DIH (ver anexo); Precomite evaluador de
documentos de documentos fue el 05 de Abril; Se realizó reunión el
26/04/2017 con el AGN, para revisión de ajustes sugeridos en el pre comité;
La Defensoría del Pueblo remitió al AGN los ajustes de las TRD el 24 de Julio;
El 18/10/2017 se recibió la citación del AGN para el Comité Evaluador de
Documentos
100%Cerrado
Eficaz20-oct-17
Regional
Cordoba601412
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
AdministrativosOmisión en el cumplimiento de la Directiva Presidencial 06 de 2014 " cero papel" N/A
No se ha realizado un lineamiento
para incentivar a los funcionarios a
cumplir con la directiva
presidencial "cero papel" y el uso
del correo electrónico. De igual
forma para verificar los
documentos antes de ser impresos
N/A N.A N/A N/A
No se ha realizado un lineamiento para
incentivar a los funcionarios a cumplir
con la directiva presidencial "cero
papel" y el uso del correo electrónico.
De igual forma para verificar los
documentos antes de ser impresos
El Defensor Regional expondrá los lineamientos a seguir para incentivar
la política "cero papel"
Acción
Correctiva
Gestión
DocumentalLogístico
Disminución en el
uso del papel
1 Lineamiento
por parte del
Defensor
Regional
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba601413
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Silla Giratoria identificada con la plaza número 30859, la placa fue puesta a una silla fija y la
placa de la silla fija 29654 según listado, se situó en la silla giratoria.N/A
Error involuntario al momento de
colocar las placasN.A N.A N/A N/A
Error involuntario al momento de
colocar las placasCambio de las placas - seguimiento a los inventarios Corrección Regional Córdoba Humano
Revisión periódica de
los inventarios
Nº de
Revisiones
realizadas / Nº
Revisiones
programadas
01/ago/2016 31/jul/2017 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601414
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Elementos recibidos en la Regional en calidad de donación vigencia 2015, sin adelantar las
gestiones administrativas y legales para legalizar la propiedad de los bienes y su registro
en los estados contables de la Defensoría
N/A
No depende de la regional pues es
la OIM quien debe dejar por
sentado la donación
N.A N.A N/A N/A
No depende de la regional pues es la
OIM quien debe dejar por sentado la
donación
Realizar gestiones pertinentes con el fin de legalizar las donaciones de
la OIMCorrección
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Humano
Esta donación no es
competencia de la
entidad
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 Mensaje electrónico del 20/10/2017
A través de mensaje electrónico del 20/10/17 se solicitó a la Subdirección
Financiera informar si los inventarios donados por la OIM fueron incorporados
a los estados contables, manifestando la Contadora de la Defensoria del
Pueblo que efectivamente se incorporaron en los Estados Contables.
100%Cerrado
Eficaz29-oct-17
Regional
CordobaRealizar gestiones de inventarios el cambio requerido Corrección
Subdirección de
Servicios
Administrativos
LogísticoSubsanar los
inventarios
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
CordobaPresentar el inventarios actualizados de la Regional Córdoba
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
Inventarios de la
regional actualizados
1 Inventario
actualizado01/ago/2016 ########## 100%
Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601416
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Falta de controles para los bienes de consumo (tintas de impresora y tóner) vencidos y sin
averías, sin que se hubiese realizado trámite alguno para ser devueltos. N/A Falta de control en los inventarios
El arreglo de las impresoras con
el tramite al nivel central toma
un tiempo que supera la vida
útil de los tóner por esto el
vencimiento.
N.A N/A N/A
El arreglo de las impresoras con el
tramite al nivel central toma un tiempo
que supera la vida útil de los tóner por
esto el vencimiento.
Remitir los tóner al nivel central para disponer lo pertinente en aras
de remitir los que sirvan a otras regionales que los necesiten
Acción
Correctiva
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico
Revisión y
seguimiento de
inventarios
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba601417
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Bienes en desuso al interior de la regional (numeral 8,3,4 Manual Integrado para el Manejo
de los Bienes de la Defensoría del Pueblo)N/A Falta de control en los inventarios
Falta de tramite en al nivel
central para activar el comité de
bajas y proceder a devolver o
destruir los bienes en desuso.
N.A N/A N/A
Falta de tramite en al nivel central para
activar el comité de bajas y proceder a
devolver o destruir los bienes en
desuso.
Se dará de baja de los Bienes que no se estén usando en la RegionalAcción
Correctiva
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico
Dar de baja a todos
los bienes que no
estén en uso
Nª de bienes
dados de baja
/ Total de
bienes en
desuso
01/ago/2016 31/jul/2017 Resoluciones 823 y 824 de 2017
Resoluciones 823 y 824 año 2017 "Por la cual se dan de baja unos bienes de la
Defensoria del Pueblo, Regional Cordoba…". De igual manera se incluyeron en
la contabilidad de la entidad el 16/08/2017 a través del comprobante número
7-149
100%Cerrado
Eficaz25-oct-17
Regional
Cordoba601418
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
AdministrativosExistencia de una Multa ante el sistema SIMIT del vehículo OBG682 sin gestión. N/A Por violar una norma de transito
Falta de precaución respecto a
las normas de transitoN.A N/A N/A
Falta de precaución respecto a las
normas de transitoEl conductor asumirá el pago de la multa
Acción
Correctiva
Conductor de la
Regional-
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico Subsanar la multa
Nº de
comparendos
tramitados / Nº
de
comparendos
impuestos
01/ago/2016 31/jul/2017 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601419
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Tecnologías de la
Información
Falta de control a nivel de licenciamiento (donación) y software vencido a nombre del
señor regional. N/A Falta control a los inventarios
desconocimiento del tramite a
seguir para que las licencias se
descarguen del inventario del
Regional
N.A N/A N/A
desconocimiento del tramite a seguir
para que las licencias se descarguen
del inventario del Regional
Establecer control y monitoreo de software y comunicar al nivel central
cuando este vencidoCorrección Grupo de Sistemas Tecnológico
Mantener al día las
licencias de los
software
Nº de
comunicacione
s a nivel
central / Nº
total de
licencias de
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba601420
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Subproceso de
Defensoría Pública
Deficiencias en el uso del Sistema de Información Visión Web - DP, procesos sin teorías
del caso. N/A
Incumplimiento de los defensores
públicos
falta de control en las
obligaciones contractualesN.A N/A N/A
falta de control en las obligaciones
contractualesVerificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
Acción
Correctiva
Defensoría Pública
Regional CórdobaLogístico
Estar al día con las
teorías de casos
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
casos sin
actualizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 50%En
Ejecución
Regional
Cordoba601421
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Subproceso de
Defensoría Pública
Inasistencia de los judicantes a las barras académicas, articulo décimo cuarto, resolución
1003 de 2005N/A
Falta de controles sobre la
normatividad
Desconocimiento de la
normatividadN.A N/A N/A Desconocimiento de la normatividad
Socialización del equipo MECI calidad, donde orienten a los funcionarios
sobre el normograma
Acción
Correctiva
Equipo MECI
regional CórdobaLogístico
Asistencia semanal
de los judicantes a
las barras académicas
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 20%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Lineamiento de la Defensora Delegada de Mujer y Genero a las
defensorías Regionales, para el cumplimiento de la Ley de Cuotas
Acción
Correctiva
Delegada Mujer y
Asuntos de
Genero Regional
Córdoba
LogísticoSocialización del
normograma
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
CordobaRecolectar, consolidar a nivel departamental la Información Corrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Información ley de
cuotas1 Informe 01/may/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 50%
En
Ejecución
Regional
CordobaRemitir la Información a la Delegada al nivel central Corrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Información ley de
cuotas remitida
1 Informe
remitido01/may/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%
En
Ejecución
Regional
Cordoba
Asegurar los casos registrados y garantizar los seguimientos desde la
vigencia 2010, actualizado en el sistema visión web
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Culminar las
peticiones de
vigencias anteriores
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
peticiones sin
culminar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Solicitar los permisos del sistema para que el regional tenga acceso a
los controles que emite el sistema
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Revisión y
seguimiento del
sistema
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 50%En
Ejecución
fallas tecnológicas ocasionan atraso en
las labores
Desconocimiento de la actividad
N/A
Demoras en el tramite en el Nivel
central
El inventario paso a otra
funcionaria. El tramite del
cambio y aprobación depende
de la oficina de inventarios.
N.A
N/A
N/A
N/A
Falta de controles sobre la
normatividadDesconocimiento de la actividad
Quedo una vacante de ATQ por
ascenso
fallas tecnológicas ocasionan
atraso en las laboresN.A
N.A
N.A
N/A N/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
N/A
N.A
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
N/A
601410Auditoria
Interna de
Gestión
601409
Inobservancia de lo dispuesto en la ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y toda la
normatividad archivística vigente (integralidad de la información, transferencia, deterioro
de archivos, entre otros )
N/A
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Placas externas números 24715, 30359, 30859, 31675 a nombre de la exfuncionaria Lissana
Vargas Dávila con cedula de ciudadanía número 1067846767
Auditoria
Interna de
Gestión
##########
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Deficiencias en el uso del sistema de información Visión Web-ATQ (peticiones de la
vigencia 2010 en seguimiento, peticiones asignadas al Defensor regional sin culminar de
vigencias anteriores a las del año 2016, sub registro de información, información sin
ingresar), conllevando a que las estadísticas arrojadas por el sistema no sean consistentes
con la realidad.
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
La correspondencia que recibe la Regional no se coloca el número consecutivo para
oficializar su trámiteN/A
601422Auditoria
Interna de
Gestión
##########PROCESOS
MISIONALESFalta de gestión en la verificación de la Ley de Cuotas (articulo 16 ley 851 de 2000)
601415
601423
N/A
N/A
N/A
##########Gestión de Servicios
AdministrativosN/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
El inventario paso a otra funcionaria.
El tramite del cambio y aprobación
depende de la oficina de inventarios.
N/A
N/A N/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 5 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regional
Cordoba
Realizar un plan de choque para la actualización del registro en el
sistema visión web
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Culminar las
peticiones de
vigencias anteriores
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
peticiones sin
culminar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba601424
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Tecnologías de la
Información
Inexistencia de una política en estándares de seguridad informática, (desactivar el usuario
y la clave en el momento del retiro del funcionario- Visión Web ATQ)N/A
La Regional no es competente
para desactivar usuarios
Es Talento Humano quien
reporta la eventualidad a la
Oficina de Sistemas para lo
pertinente
N.A N/A N/A
Es Talento Humano quien reporta la
eventualidad a la Oficina de Sistemas
para lo pertinente
Requerimientos del Ingeniero para desactivar claves de ex funcionariosAcción
CorrectivaGrupo de Sistemas Logístico
Gestión a la oficina
de talento humano
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Habilitar un espacio en la regional para organizar el centro de
documentación de las publicaciones
Acción
Correctiva
Profesional
Promoción y
Divulgación
Defensor Regional
Córdoba
Logístico
Gestión para contar
con un centro de
documentación
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 20%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Realizar la distribución de las publicaciones de los libros que se tienen
en inventarios
Acción
Correctiva
Profesional
Promoción y
Divulgación
Defensor Regional
Córdoba
LogísticoPublicaciones
distribuidas
Nº de
publicaciones
distribuidas/Nº
publicaciones
en inventario
01/ago/2017 31/jul/2017 No presenta seguimiento 50%En
Ejecución
Regional
CordobaEvidencias de cumplimiento a la observancia de la ley 1098/2006. Corrección
Promoción y
Divulgación
Regional Córdoba
Logístico
Continuar con las
gestiones frente a los
amonestados
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
CordobaSolicitar la información al ICBF de las personas amonestadas
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Control frente a las
personas
1 Solicitud
mensual01/may/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%
En
Ejecución
Regional
Cordoba
Constatar la situación a nivel local contra el numero de amonestados
que se reportan a la Defensoria del Pueblo sea consecuente con la
problemática
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Control frente a las
personas
amonestadas
1 revisión
mensual01/may/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%
En
Ejecución
Regional
CordobaLo ejecutado debe ser lo soportado en el sistema Strategos
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación Nivel
Central
LogísticoCumplimiento cabal
de las metas
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Realizar de forma justificada la Reformulación de las metas a la
Oficina de Planeación cuando se presente variaciones.
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Solicitudes de ajuste
cuando se presenten
variaciones
Nº de
solicitudes01/ago/2016 ########## No se envía seguimiento 100%
Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601428
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Promoción y
Divulgación
Desconocimiento del modelo pedagógico institucional y las rutas pedagógicas en las
diferentes unidades (victimas, desplazados)N/A
Desconocimiento de la
socialización
No se ha socializado el modelo
pedagógico institucional y las
rutas pedagógicas
N.A N/A N/A
No se ha socializado el modelo
pedagógico institucional y las rutas
pedagógicas
Socializar el modelo pedagógico institucional y las rutas pedagógicasAcción
Correctiva
Promoción y
Divulgación
Regional Córdoba
Logístico
Conocer el modelo
pedagógico
institucional y las
rutas pedagógicas en
las diferentes
unidades (victimas,
desplazados)
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01/ago/2016 31/jul/2017 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601429
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de Servicios
Administrativos
Falta de Registros para constatar la operación eficaz, eficiente y efectiva, en el tema de
entrega de los formularios a la UARIV.N/A Se entregan en planillas
Los documentos se envían por
el servicio postal 4-72, el hace
la entrega y queda registrada en
la planilla pero no devuelven el
oficio físico donde se plasme la
firma del receptor
N.A N/A N/A
Los documentos se envían por el
servicio postal 4-72, el hace la entrega
y queda registrada en la planilla pero
no devuelven el oficio físico donde se
plasme la firma del receptor
Solicitar lineamientos sobre procedimiento, instructivo o manual donde
se indique que se debe hacer con los FUD luego de tomar las
declaraciones
CorrecciónDelegada de
VictimasLogístico
Lineamientos sobre
en envío de los FUD
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Gestionar con la oficina de prensa de la entidad la viabilidad de tener
un espacio en la página web para mostrar la gestión de las Regionales.
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaLogístico
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01/ago/2016 31/jul/2017 No presenta seguimiento 50%En
Ejecución
Regional
CordobaPublicar en carteleras de la Regional de la Gestión de la Regional
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaHumano
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
1 Publicación al
mes01/jun/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%
En
Ejecución
Regional
Cordoba
Abrir un espacio en las pantallas habilitadas en la Regional, para
mostrar la gestión nacional y la regional
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaHumano
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
Publicaciones 01/jun/2017 31/dic/2017 No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Magdalena602001
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
La Regional Magdalena, para el periodo 2016 presentó incumplimiento en las metas
propuestas según reporte del sistema de información Strategos, respecto del plan de
acción anual 2016 con corte al mes de abril, incumpliendo con lo establecido en la
Resolución 1692 de 2013 incidiendo en el logro de los objetivos institucionales, en la
toma de decisiones de la entidad y el seguimiento a la gestión.
No presentaLos funcionarios no entregan las
cifras acorde a lo planeado.
Falta de estrategia de
seguimiento a las actividades
que permita cumplir las metas.
N/A
Falta de estrategia de seguimiento a
las actividades que permita cumplir las
metas.
Realizar un control mensual con el fin de que las metas del PAA
presenten un cumplimiento de por lo menos 98%
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Recurso
humano
Cumplir a las metas
propuestas en
Strategos.
No. de metas
sin cumplir /
No. total de
metas
01-oct-16 31-ene-17
Correo recibido el 25 de octubre de 2017 con un anexo. Aplica la misma observación de la acción N. 602009 - Se remitió correo el 31
de octubre informando que debían remitir para dar cumplimiento al 100% .
Realizarán la reunión entre el 1 y 2 de nov de seguimiento a Strategos. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Magdalena602002
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de reinducción en la vigencia 2015, así como tampoco en
el primer semestre de 2016 (Decreto Ley 1567 de 1998 - por el cual se crean el
sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del
Estado).
No presentaIncumplimiento en la realización
del proceso de re inducción.
se presentó desconocimiento
de la realización en los tiempos
establecidos por la norma
N/A
se presentó desconocimiento de la
realización en los tiempos establecidos
por la norma
Concientizar a los funcionarios de la importancia del proceso de re
inducción y realizar las mismas a los funcionarios vigencia 2015 y 2016.Corrección Defensor Regional
Recurso
humano
Cumplir las jornadas
de re inducción 2015
y primer semestre
2016
Un (1) Proceso
de re
inducción
01-oct-16 30-mar-17
Se recibió correo el 19 de octubre de 2017 con dos
archivos adjuntosLa Regional cumplió con solicitar los lineamientos la Subdirección de Talento
Humano; quien le respondió que al finalizar año le daría las correspondientes
indicaciones. Se cierra ineficaz porque no depende de la regional el
cumplimiento de la acción sino del nivel central. 100%Cerrado
Ineficaz19-oct-17
Regional
Magdalena602003
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
Fallas en la realización de las reuniones mensuales que se deben realizar del COPASST
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Resolución 208 de 2014, por
la cual se adopta el Reglamento Interno para la elección de los miembros del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo y se dictan
otras disposiciones.
No presenta
Se realizaron las reuniones
mensuales pero no se dejaron
registro de las mismas
Desconocimiento de la
realización de actas.
Falta de cultura en el
adecuado control de
registros (actas de
reunión)
N/AFalta de cultura en el adecuado control
de registros (actas de reunión)
Concientizar a los funcionarios de la importancia de realizar la
memoria de reunión mensuales del COPASST y efectuar la realización
de las mismas.
Acción
Correctiva
Funcionarios
comité COPASST
Recurso
humano
Totalidad de memoria
de reunión
mensuales realizadas
Siete (7)
memorias de
reunión / No.
total de
memorias de
reunión
01-oct-16 31-ene-17
Se recibió correo electrónico el 12 de octubre de 2017 Remitieron copias de las actas realizadas desde principios de 2017
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regional
Magdalena602004
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
No se han definido planes de emergencia de conformidad con lo establecido en el
Decreto 1443 de 2014, a través del cual el Ministerio del Trabajo dicta disposiciones
para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST).
No presenta
No aplicación de las directrices
contenidas en el Decreto 1443 de
2014.
Desconocimiento del Decreto. N/A Desconocimiento del Decreto.
Socializar las directrices del Decreto 1443 de 2014 e implementar
planes de emergencia dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Acción
Correctiva
Comité de
Emergencia
Recurso
humano
Implementación de
los planes de
emergencia
No. planes a
implementar /
No. planes de
emergencia
01-oct-16 31-ene-17
Se recibió correo el 18 de octubre de 2017. con todos
los soportesAcción cumplida a cabalidad
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Magdalena602005
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
Fallas en el registro de la información que debe registrarse de todos los servidores
públicos que conforman la Defensoría Regional Magdalena en el Sistema de
Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, a pesar de que la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, obliga a
divulgar la información de las personas que se encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en carrera o en provisionalidad.
No presentaFalta de armonización con el nivel
central.
Falta de socialización del
funcionamiento del SIGEP.N/A
Falta de socialización del
funcionamiento del SIGEP.
Requerir cumplimiento del registro de la información faltante en el
SIGEP.Corrección Funcionarios
Recurso
humano y
tecnológico
Totalidad de
información de los
servidores públicos
registrada en el
SIGEP
No. de
servidores
públicos con
Información
faltante por
registrar en el
SIGEP / No. de
servidores
públicos
01-oct-16 31-ene-17
Correo del 26 de octubre con un anexo La Oficina de Control Interno; cierra ineficaz porque Talento humano no genero
certificación que todos los servidores actualizaron datos en Sigep, pero los servidores
de la regional si enviaron evidencia que realizaron la actualización
100%Cerrado
Ineficaz26-oct-17
Regional
Magdalena602006
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Evaluación de la
Satisfacción de
Grupos de Interés
La Defensoría Regional no está aplicando todos los lineamientos para la atención de
sus Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF),
como lo son promover y orientar a los usuarios para la correcta utilización del buzón,
extraer y registrar semanalmente las PQRSDF del buzón y realizar el informe
estadístico de las PQRSDF. Criterios que fueron establecidos por la Secretaría General
y divulgados a todas las Defensorías Regionales mediante correos electrónicos de
octubre de 2014 y definidos en el procedimiento (EG-P01) vigente desde el 10 de
diciembre de 2015.
No presenta No empoderamiento del proceso.Incumplimiento de las
directrices del procedimiento.N/A
Incumplimiento de las directrices del
procedimiento.
Aplicar los lineamientos expedidos para la atención de Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF).
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Cumplimiento de los
lineamientos para
PQRSDF
No. de
lineamientos
faltantes por
cumplir / No.
total de
lineamientos
01-oct-16 31-ene-17
El 13 de octubre se recibió correo electrónico con
registro fotográfico de las actas levantadas cada día
martes, listado de asistencia a capacitación sobre
atención al ciudadano y el libro radicador de quejas.
Las actas a partir del 2018 deben estar enumeradas.
100%Cerrado
Eficaz13-oct-17
Regional
Magdalena602007
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
AdministrativosCarencia de aire acondicionado. No presenta
No existe en este momento el
contrato de mantenimiento para
los aires acondicionados, el cual
depende de la gestión de la
Subdirección Administrativa
N/A
No existe en este momento el
contrato de mantenimiento para los
aires acondicionados, el cual depende
de la gestión de la Subdirección
Administrativa
Gestión para la realización del mantenimiento de los aires
acondicionados de la RegionalCorrección
Subdirección
administrativaFinanciero
Funcionamiento de
los aires
acondicionados de la
regional
Nº de aires
acondicionado
s
funcionando/N
º de aires
acondicionado
s funcionando
01-oct-16 30-mar-17 100%Cerrado
Eficaz26-abr-17
Regional
Magdalena602008
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
AdministrativosGoteras y Humedad en algunas oficinas No presenta
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
No existe en este momento
contrato para la reparación de
los techos.
N/ANo existe en este momento contrato
para la reparación de los techos.
Gestionar recursos para la adecuación locativa de la sede que permita
la reparación del techo de la sede regional.Corrección
Subdirección
administrativaFinanciero
Reparación de daños
en la Regional
Magdalena
Nº de
reparaciones/N
º de daños
locativos
01-oct-16 30-mar-17 100%Cerrado
Eficaz08-may-17
Regional
Magdalena602009
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Se evidenció en el sistema Strategos alertas en Rojo por el no cumplimiento de las
metas propuestas a la fecha de la auditoria.No presenta
Los funcionarios no entregan las
cifras acorde a lo planeado.
Falta de estrategia de
seguimiento a las actividades
que permita cumplir las metas.
N/A
Falta de estrategia de seguimiento a
las actividades que permita cumplir las
metas.
Realizar un control mensual con el fin de que las metas del PAA
presenten un cumplimiento de por lo menos 98%
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Humano
Cumplir a las metas
propuestas en
Strategos.
No. de metas
sin cumplir /
No. total de
metas
01-oct-16 31-dic-16
Se recibió correo el 25 de octubre de 2017 con 7
anexos.Se recibieron actas de reunión de seguimiento, pero al revisarlas no hacían
alusión al cumplimiento de metas con corte a septiembre; así mismo se
identificaron inconsistencias en los reportes porque estaban trabajando con
cifras de agosto y no estaban contemplados todos los procesos. Se les solicito
evidencias claras y suficientes de un correcto seguimiento al cumplimiento de
metas. El 31 de octubre se les envio correo informado que debían remitir para
otorgar un cumplimiento del 100% - Realizarán la reunión entre el 1 y 2 de nov
de seguimiento a Strategos.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Magdalena602010
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
No hay una adecuada planeación en la atención al usuario, se evidencia sobrecarga -
concentración de actividades en los Coordinadores administrativos y de gestión en
sus diferentes casos creando desatención en actividades de seguimiento a los
reportes e informes de los Defensores Públicos a su cargo entre otros.
No presenta
No había una distribución de las
funciones de los auxiliares
administrativos, adscritos a
Defensoría Pública.
Hay tres Profesionales
Administrativos y de Gestión y
solo hay dos auxiliares
administrativos.
Falta de personal (1
auxiliar
administrativo) que
realice las funciones
N/A
Falta de personal (1 auxiliar
administrativo) que realice las
funciones
Las funciones de los auxiliares administrativos serán reasignadas para
desconcentrar las funciones. Además se gestionara con el nivel central
el ingreso de otro auxiliar administrativo.
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Humano
Asignación de
tiempos en la
atención a los
usuarios
No. de
solicitudes
realizadas /
No. de
solicitudes a
realizar
01-oct-16 30-mar-17
Se recibió correo el 26 de octubre de 2017 con 2
anexos.Se cumplió efectivamente con las 2 acciones propuestas.
100%Cerrado
Eficaz26-oct-17
Regional
Magdalena602011
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Inasistencia a las barras académicas por parte de la Dra. Claudia Helena Serje –
Coordinadora de Barra Académica - responsable según contrato No.3752, se
evidenció la delegación de dicha responsabilidad en terceros no propiamente con la
experiencia laboral y académica para las expectativas de los Defensores Públicos, no
presentación al supervisor los temas a tratar, metodología, no entrega de material
académico didáctico; creando incertidumbre en las siguientes reuniones requeridas.
Se evidencian correos electrónicos de llamados de atención por parte del Profesional
administrativo y de gestión (supervisor) Dr. Harlen Contreras Londoño.
No presenta
La contratista no atiende a las
obligaciones contractuales ni las
observaciones que le realiza el
supervisor del contrato.
Falta de compromiso por parte
de la Contratista en el
cumplimiento de sus funciones.
N/A
Falta de compromiso por parte de la
Contratista en el cumplimiento de sus
funciones.
Remisión de informes a la Dirección Nacional de Defensoría Pública
reportando esta situación, para tomar los correctivos.
Acción
Correctiva
Coordinadores de
Defensoría pública
Recurso
humano
Dirección Nacional de
Defensoría Pública
tome los correctivos
en cumplimiento al
No. de
comunicacione
s realizadas /
No. de
comunicacione
s a realizar
01-oct-16 31-dic-16
Se recibió correo del 31 de octubre, donde el Defensor
Regional le reporta al Director de Defensoria Pública el
incumplimiento de la contratista
Se recibió el soporte que faltaba
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Magdalena602012
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
El sistema Visión-Web DP, presento atrasos por unidad; dificultando el cumplimiento
de las metas propuestas; adicionalmente se constató la lentitud del sistema durante
la auditoría in-situ.
No presentaLa regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la adquisición de mas equipos de
computo.
Acción
Correctiva
Subdirección
Administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevos equipos de
computo
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17 100%
Cerrado
Ineficaz10-may-17
Regional
Magdalena602013
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
EstratégicoDeficiencia en la capacidad de los equipos de cómputo. No presenta
La regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la adquisición de mas equipos de
computo.
Acción
Correctiva
Subdirección
Administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevos equipos de
computo
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17 100%
Cerrado
Ineficaz10-jun-17
Regional
Magdalena602014
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se presentan quejas pendientes de cerrar por el año 2015, en el Sistema Visión Web
– ATQ, situación que genera desinformación en las estadísticas del consolidado a
nivel nacional.
No presentaNo se alimenta de forma oportuna
el sistema de Vision Web - ATQ.
No se esta aplicando
correctamente el procedimiento
AT– P01
Desconocimiento de
los funcionarios en la
aplicación de los
procedimientos del
proceso AT
N/A
Desconocimiento de los funcionarios
en la aplicación de los procedimientos
del proceso AT
Socializar a los funcionarios de la regional magdalena los procedimiento
y formatos del proceso AT y conclusión en Vision Web ATQ de las
quejas de 2015.
Acción
Correctiva
Funcionarios de
ATQ
Recurso
humano y
tecnológico
Total de quejas
cerradas 2015
No. de quejas
sin tramitar
año 2015 / No.
total de quejas
1 Socialización
01-oct-16 01-abr-17
Se recibió correo electrónico el 06 de octubre 2017;
adjuntando acta de reunión solicitada, listado de
asistencia y registro fotográfico.
La Regional debe continuar realizando capacitaciones y análisis sobre el
sistema Vision Web para identificar fortalezas y debilidades y proceder con el
análisis de información y generación de informes que deben estar a cargo de
los profesionales de Direcciones Nacionales y no del Ingeniero de Sistemas.
100%Cerrado
Eficaz06-oct-17
Los usuarios no tienen acceso a
paloma mensajera
Las actividades de la Regional
son remitidas a la dependencia
Grupo de Comunicaciones
donde se exponen en la revista
de la entidad "Paloma
Mensajera", pese a ello solo las
pueden observar los
funcionarios de la entidad y no
es visibilizada por usuarios y
demás. Se esta estudiando la
viabilidad de solicitar al nivel
central - que sea evidenciado el
trabajo de la regional en la
N.A601430Auditoria
Interna de
Gestión
##########Gestión de las
Comunicaciones
Fortalecimiento del control social a nivel Regional: Las actividades realizadas a Nivel
Regional se visibilizan a través de la revista Virtual " Paloma Mensajera", teniendo cero
incidencias sobre los usuarios por ser un medio de comunicación Interno.
N/A
La planeación es un
ejercicio dinámico
que requiere
actualización dada la
gestión que realiza la
regional y los hechos
coyunturales.
N/A N/A
La planeación es un ejercicio
dinámico que requiere actualización
dada la gestión que realiza la regional
y los hechos coyunturales.
N/A N/A
las actividades de la Regional son
remitidas a la dependencia Grupo de
Comunicaciones donde se exponen en
la revista de la entidad "Paloma
Mensajera", pese a ello solo las pueden
observar los funcionarios de la entidad
y no es visibilizada por usuarios y
demás. Se esta estudiando la viabilidad
de solicitar al nivel central - que sea
evidenciado el trabajo de la regional
en la pagina web haciéndola accesible
a los particulares.
N/A N/A
A la fecha de la auditoria, no se mostro
la carpeta correspondiente, sin
embargo se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de personas
amonestadas, existiendo
corresponsabilidad y exigibilidad de los
derechos a favor de los menores de
edad.
A la fecha de la auditoria, no se
mostro la carpeta
correspondiente, sin embargo
se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de
personas amonestadas,
existiendo corresponsabilidad y
exigibilidad de los derechos a
favor de los menores de edad.
N.A
No hay espacio físico para albergar los
libros en una sola unidad
fallas tecnológicas ocasionan atraso en
las labores
601427Auditoria
Interna de
Gestión
##########Direccionamiento
Estratégico
Lo registrado en el sistema STRATEGOS no es coincidente con lo gestionado (Desplazados)-
Resolución 1692N/A Se mostraron listas de asistencias
Lo indicado obedece a las actas
de reunión, las mismas no son
entregadas los días del evento
por lo cual al momento de
solicitarla a los comunitarios no
mostraron lo pertinente sino las
listas de asistencia, sin embargo
esto no amerita considerar que
no es coincidente lo gestionado
con lo indicado en STRATEGOS
601426Auditoria
Interna de
Gestión
##########
Inobservancia a la ley 1098 de 2006, afluencia mínima de remisión de personas
amonestadas, a comparación de otras regionales, situación que se puede derivar por la
falta de corresponsabilidad de la regional y exigibilidad de los derechos a favor de los
menores de edad
N/ANo se mostro al momento de la
auditoria
No hay espacio físico para albergar
los libros en una sola unidadN.A N.A N/A N/A
N/AN/AQuedo una vacante de ATQ por
ascenso
fallas tecnológicas ocasionan
atraso en las laboresN.A
Auditoria
Interna de
Gestión
##########Promoción y
Divulgación
No se dispone del centro de documentación, encontrándose los libros dispersos en las
diferentes unidades
Auditoria
Interna de
Gestión
##########
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Deficiencias en el uso del sistema de información Visión Web-ATQ (peticiones de la
vigencia 2010 en seguimiento, peticiones asignadas al Defensor regional sin culminar de
vigencias anteriores a las del año 2016, sub registro de información, información sin
ingresar), conllevando a que las estadísticas arrojadas por el sistema no sean consistentes
con la realidad.
Promoción y
Divulgación
601425
601423
N/A
N/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 6 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regional
Magdalena602015
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
AdministrativosNo se evidenció un adecuado archivo de las peticiones realizadas por los Usuarios. No presenta
Falta de unidad de criterio en la
organización.
Falla en la aplicación de los
lineamientos de Gestión
Documental
N/AFalla en la aplicación de los
lineamientos de Gestión Documental
Realizar jornadas para organizar de forma adecuada los archivos,
siguiendo los lineamientos de Gestión Documental de la entidad
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Recurso
humano Archivo organizado
Nº de jornadas
realizadas/Nº
jornadas
planificadas
01-oct-16 01-oct-17
Se recibió correo el 19 de octubre con todos los
soportes solicitadoscumplido a cabalidad
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Magdalena602016
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Carencia de impresoras para el cumplimento de entrega de soporte de la solicitud de
la petición del usuario causando malestar y credibilidad del servicio de la Defensoría
Magdalena.No presenta
La regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la adquisición de impresoras, para
mejorar la prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevas impresoras
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17 100%
Cerrado
Ineficaz09-may-17
Regional
Magdalena602017
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
No existe un control estandarizado en la Regional Magdalena, de las peticiones por el
funcionario que atiende al usuario, cada uno utiliza su control, situación que causa
retrasos e inconvenientes en sus demás compromisos laborales.
No presenta
No se esta aplicando
correctamente el procedimiento
los procedimientos del proceso AT
Desconocimiento de los
funcionarios en la aplicación de
los procedimientos del proceso
AT
N/A
Desconocimiento de los funcionarios
en la aplicación de los procedimientos
del proceso AT
Socializar a los funcionarios de la regional magdalena los procedimiento
y formatos del proceso AT, para mejorar la atención a los usuarios
Acción
Correctiva
Funcionarios de
ATQ
Recurso
humano
Aplicación de los
registros para el
control de ATQ en la
regional
Nº de
socializaciones
realizadas/ Nº
Socializaciones
a realizar
01-oct-16 15-feb-17
Se recibió correo electrónico el 06 de octubre 2017;
adjuntando acta de reunión solicitada, listado de
asistencia y registro fotográfico.
La Regional debe continuar realizando capacitaciones y análisis sobre el
sistema Vision Web para identificar fortalezas y debilidades y proceder con el
análisis de información y generación de informes que deben estar a cargo de
los profesionales de Direcciones Nacionales y no del Ingeniero de Sistemas.
100%Cerrado
Eficaz06-oct-17
Regional
Magdalena602018
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de la Nación; Ley
594 de 2000/Ley General de Archivos y la Resolución 412 de 2015, mediante la cual
se aprueba la actualización del manual de archivo versión No. 2 de la Defensoría del
Pueblo.
No presentaFalta de empoderamiento de los
funcionarios.
Incumplimiento de la Ley 594 de
2000/Ley General de Archivos.N/A
Socializar y cumplir con las directrices del Archivo General de la Nación
implementándolas en la Regional y dejando las evidencias en acta y
registros fotográficos
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Cumplimiento de las
directrices del
Archivo General de la
Nación
No. de
directrices por
cumplir / No.
total de
directrices
01-oct-16 31-ene-17
Remitieron listado de asistencia y registro fotográfico
que recibieron capacitación en gestión documental;
por parte de un servidor del grupo de gestión
documental y posteriormente acta de reunión con
compromisos respecto ala gestión documental.
Falta que remitan evidencias que ya se esta aplicando la gestión documental
en la regional y cuales fueron los tiempos establecidos por el regional para
que adelanten dicha actividad., las remitieron mediante correo del 12 de
octubre de 2017 100%Cerrado
Eficaz
10/10/201
7 y 12-10-
2017
Regional
Magdalena602019
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron impresoras y aires acondicionados de propiedad personal de los
servidores públicos de la Defensoría Regional, creando incertidumbre en los bienes de
la Regional Magdalena.No presenta
Ingreso de elementos personales
tales como: abanicos, impresoras,
aires, etc.
Al no contar los servidores
públicos con los elementos
necesarios para el desarrollo de
sus funciones ingresan a la
Defensoría del Pueblo dichos
elementos.
Pese a que no se
cuente con los
elementos y se
ingresen bienes
propiedad de los
servidores públicos no
se esta dejando
registro para control
N/A
Pese a que no se cuente con los
elementos y se ingresen bienes
propiedad de los servidores públicos
no se esta dejando registro para
control de inventarios
Dejar establecido en acta los elementos personales que se van a
ingresar a la regional por parte de los servidores públicos, teniendo en
cuenta de que estos solo sean utilizados para el desempeño de las
funciones de los mismos, mientras se obtiene los elementos necesarios
para la regional
Corrección Defensor RegionalRecurso
humano
Registrar todos los
bienes propiedad de
los servidores
públicos
1 Registro de
todos los
elementos que
ingresan a la
Regional
01-oct-16 15-feb-17
Fotografías del Libro de registro de elementos
personalesSe recibió correo electrónico el 11 de julio con las evidencias de apertura del
libro de control
100%Cerrado
Eficaz11-jul-17
Regional
Magdalena602020
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron elementos de oficina inservibles en condiciones para dar de baja y
dados de baja en diferentes puntos de la Defensoría del Pueblo desmejorando la
imagen de la Defensoría.
No presenta
Se siguen utilizando Elementos o
bienes a pesar de que se han dado
de baja
Por necesidad del servicio se
mantuvieron en uso algunos
elementos dados de baja
N/A
Por necesidad del servicio se
mantuvieron en uso algunos elementos
dados de baja
Retirar de la sede regional los bienes inservibles dados de baja y
realizar las bajas del año 2016.
Acción
Correctiva
Funcionario del
área
Administrativa
Recurso
humano
Dar de baja a bienes
inservibles
Una (1)
Resolución de
bajas
01-oct-16 31-ene-17 100%Cerrado
Eficaz09-may-17
Regional
Magdalena602021
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
EstratégicoLa UPS de respaldo de energía y las baterías requieren de mantenimiento. No presenta
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de remisión del nivel
central de recursos para el
mantenimiento de la UPS.
N/A
Falta de remisión del nivel central de
recursos para el mantenimiento de la
UPS.
Realización del mantenimiento de la UPS.Acción
CorrectivaNivel central
recursos
financieros y
logísticos
Mantenimiento de la
UPS
No. de
mantenimiento
s realizados /
No. de
mantenimiento
s a realizar
01-oct-16 30-mar-17
Remitieron copia del correo enviado a la subdirección
Administrativa solicitando el mantenimiento el 18 de
mayo de 2017
La Regional debe seguir solicitando con regularidad el manteniendo de dichos
equipos; para que el responsable directo de está acción la realice.100%
Cerrado
Ineficaz10-oct-17
Regional
Magdalena602022
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
El Sistema Híbrido Avanzado marca PANASONIC KX-TES824 se encuentra ubicado en
el piso frente al Rack de Comunicaciones, representando un riesgo para el equipo.No presenta Falta de disposición de tiempo.
No ubicar correctamente el
sistema hibrido avanzado.N/A
No ubicar correctamente el sistema
hibrido avanzado.Realizar el correctivo de la posición de la planta telefónica. Corrección Despacho Regional
recursos
logísticos
Ubicación adecuada
del sistema hibrido
avanzado
1 reubicación 01-oct-16 30-oct-17
Fotografías de la debida ubicación del equipo Se recibió correo electrónico el 11 de julio con las evidencias 100%
Cerrado
Eficaz11-jul-17
Regional
Magdalena602023
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Fallas en la realización de reuniones bimestrales que se deben realizar del Subcomité
Regional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Resolución 1270 de
2013, por la cual se reestructura el Comité de Gestión Ambiental de la Defensoría del
Pueblo.
No presenta Falta de disposición de tiempo.Desconocimiento de la
Resolución 1270 de 2013.N/A
Desconocimiento de la Resolución 1270
de 2013.Realizar las actas de reuniones bimestrales.
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Totalidad de
reuniones
bimestrales
realizadas
Tres (3)
reuniones
bimestrales /
No. total de
reuniones
bimestrales
01-oct-16 31-ene-17
Se recibió correo el 17 de octubre con todos los
soportes.cumplieron con todas las acciones solicitadas.
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Guajira601701
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 1:La Regional Guajira, para el periodo 2016 presentó incumplimiento en las
metas propuestas según reporte del sistema de información Strategos, respecto del plan
de acción anual 2016 con corte al 30 junio del 2016, incumpliendo con lo establecido en la
Resolución 1692 de 2013 e incidiendo en el logro de los objetivos institucionales, en la
toma de decisiones de la entidad y el seguimiento a la gestión
No presenta
Pese a los problemas
presupuestales que incidió en la
puesta en marcha de las acciones
por falta de autorización de
comisiones no se realizaron los
ajustes a las metas
Falta de capacitación a los
funcionarios en el uso de la
herramienta tecnológica de
Strategos y planeación del
tiempo.
Carencia de
autogestión en el
seguimiento y
evaluación del Plan
Estratégico.
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del Plan
Estratégico.
Coordinar con todas las dependencias el análisis de la metas
programadas , determinar las variables que incidieron en el no
cumplimiento de las metas , e informar a planeación para el
correspondiente ajuste.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
EscobarHumanos
Cumplimiento del 100
metas
Nº de ajuste
realizados/Nº
total de metas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601702
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 2: No se realizaron jornadas de reinducción en la vigencia 2015, así como
tampoco en el primer semestre de 2016 (Decreto Ley 1567 de 1998 - por el cual se crean el
sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado).
No presenta
La funcionaria asignada a la
reinducción es de la dependencia
de Victimas y el trabajo en
terreno y atención a usuarios
retraso los procesos de
reinducción.
El cierre del termino para
declarar del la ley 1448/2011
(junio 10 del 2015) y cierre de
frontera colombo venezolana
(del 18 de agosto del 2015 al 6
diciembre del 2015) , obligo a
organizar grupos de apoyo y
relevo a los funcionarios debido
al incremento de mas de 400%
de los usuarios en la sede y al
desplazamiento de los
funcionarios a la frontera .
Por necesidades del
servicio de los
funcionarios frente a
acontecimientos
ocurridos en la
regional no fue
posible realizar el
proceso de
reinducción
Por necesidades del servicio de los
funcionarios frente a acontecimientos
ocurridos en la regional no fue posible
realizar el proceso de reinducción en
los tiempos establecidos.
Realizar la reinducción de la vigencia 2016Acción
CorrectivaOleyda Gomez Humanos
Realizar Reinducción
al 100% de los
funcionarios
Nº de
funcionarios
capacitados /
Nº total de
funcionarios
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601703
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 3: No se realizaron las reuniones mensuales del COPASST de conformidad con
lo dispuesto en el artículo 12 de la Resolución 208 de 2014, por la cual se adopta el
Reglamento Interno para la elección de los miembros del Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones.
No presenta
La funcionaria asignada es de la
dependencia de Defensoría
pública y la sobrecarga laboral
detectada por la auditoria, retraso
las reuniones del Copass.
La atención al usuario y
remisión de informes al nivel
central se prioriza ante las
gestiones internas
administrativas
N/A
La atención al usuario y remisión de
informes al nivel central se prioriza
ante las gestiones internas
administrativas
Realizar las reuniones del CopasstAcción
CorrectivaCelenia Gamez Logísticos
Realizar las reuniones
de Copasst
Nº de
reuniones
realizadas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601704
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 4: No se han definido planes de emergencia de conformidad con lo
establecido en el Decreto 1443 de 2014, a través del cual el Ministerio del Trabajo dicta
disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST).
No presenta
La funcionaria asignada es de la
dependencia de Defensoría
pública y la sobrecarga laboral
detectada por la auditoria, retraso
las reuniones del Copass.
La atención al usuario y
remisión de informes al nivel
central se prioriza ante las
gestiones internas
administrativas
N/A
La atención al usuario y remisión de
informes al nivel central se prioriza
ante las gestiones internas
administrativas
Se solicitara a ARL el estudio de la matriz de peligros y riesgos ,
además de el estudio para el Plan de emergencia-.
Acción
CorrectivaCelenia Gamez Logísticos Plan de emergencia
Nº de planes
de emergencia30-jul-16 31-may-17 100%
Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601705
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 5: Fallas en el registro de la información[1] que debe hacerse por parte de
todos los servidores públicos que conforman la Defensoría Regional Guajira en el Sistema
de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, a pesar de que la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional[2], obliga a
divulgar la información de las personas que se encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en carrera o en provisionalidad.
No presenta
Desconocimiento de la
importancia del ingreso de la
información al sistema Sigep
N/A
Desconocimiento de la importancia del
ingreso de la información al sistema
Sigep
Oficiar a los funcionarios con deficiencias en el ingreso de información
en el Sigep, para la actualización correspondiente.
Acción
Correctiva
Todos los
funcionariosHumanos
100% de los
funcionarios con la
información en el
Sigep
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
30-jul-16 31-may-17
En este momento se encuentra
actualizada la información de todos
los funcionarios de la regional.
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
Se anexa el cuadro de actualizaciones en el Sigep en la
carpeta HALLAZGO 601705
Al hacer la OCI la verificación el 20 de octubre de 2017 se constató con una
muestra de 11 defensores públicos que no aparecen en el SIGEP; por lo que se
procederá a cerrar ineficaz el hallazgo y para este caso el responsable es la
Dirección Nacional de Defensoría Pública.
85%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601706
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Evaluación de la
Satisfacción de
Grupos de Interés
Hallazgo No. 6: la Defensoría Regional no está aplicando todos los lineamientos para la
atención de sus Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones
(PQRSDF), como lo son promover y orientar a los usuarios para la correcta utilización del
buzón, extraer y registrar semanalmente las PQRSDF del buzón y realizar el informe
estadístico de las PQRSDF. Criterios que fueron establecidos por la Secretaría General y
divulgados a todas las Defensorías Regionales mediante correos electrónicos de octubre
de 2014 y definidos en el procedimiento (EG-P01) vigente desde el 10 de diciembre de
2015.
No presentaLos usuarios generalmente no les
gusta llenar los formatos .
La caracterización de la mayoría
de los usuarios que reciben los
servicios de la Defensoría ,
corresponden culturalmente al
orden de la oralidad y hay falla
de los funcionarios para que los
usuarios diligencien los formatos
No se cuenta con
personal que reciba a
los usuarios e instruya
en el manejo de las
PQRSDF
N/A
No se cuenta con personal que reciba
a los usuarios e instruya en el manejo
de las PQRSDF
Capacitar a los funcionarios de la Regional en los lineamientos para la
atención de sus Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias
y Felicitaciones (PQRSDF), como lo son promover y orientar a los
usuarios para la correcta utilización del buzón, extraer y registrar
semanalmente y realizar el informe estadístico de las PQRSDF
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humanos
Realización de los
informes conforme el
procedimiento
establecido
Nº de informes
presentados30-jul-16 31-may-17
Se adjuntan las actas levantadas en
el 2016 por PQRSDF, donde se
aprecia el poco interés por parte
de los usuarios por diligenciar los
formatos
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
Se anexa la carpeta HALLAZGO 601706 con las actas
levantadas por mes por PQRSDF, al igual que el
pantallazo del correo donde se envían las actas a
Secretaría General y el formato en excel donde se
tabuló la información
La defensoría regional remitió a la Secretaría General las memorias de
reunión de apertura del buzón de PQRSDF correspondientes al año 2016,
mediante mensaje electrónico del 24 de octubre de 2017. Dentro de las
evidencias aportadas, para lo que va corrido del año, la OCI no constató el
cumplimiento del procedimiento aprobado para el efecto, por lo que se le
recomienda a la defensoría regional observar las directrices establecidas en el
mismo.
90%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601707
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 7: Espacio Físico La Regional, no cuenta con los mejores espacios físicos para
la prestación del servicio ciudadano, como ejemplo; los baños al interior de la regional son
utilizados para guardar cajas que contienen documentos, computadores y televisores.
No presenta
La casa que ocupa la regional es
vetusta e inapropiada para la
función que desempeñamos
El crecimiento de la Planta de
personal en el 2015 de 11 se
paso a 23 funcionarios y el
espacio físico es reducido.
Falta de
infraestructura y
adecuación de
espacios físicos para
el funcionamiento y
atención
N/A
Falta de infraestructura y adecuación
de espacios físicos para el
funcionamiento y atención
Traslado urgente a la nueva sede que cuenta espacios suficiente para
usuarios y funcionarios
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financieros y
Logísticos
Traslado a la nueva
sede
1 sede nueva
en
funcionamient
o
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz31-may-17
Regional
Guajira601708
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 8: Carencia de aire acondicionado: Se evidenció que no existen los
suficientes aires acondicionados para los funcionarios, situación que ha obligado a llevar
ventiladores de su propiedad, con llevando a sobrestimar los inventarios cuando se envíe
información para la presentación en los estados financieros.
No presenta
Por que los puestos de trabajo no
contemplan el acondicionamiento
para contrarrestar las altas
temperaturas típicas de la región,
lo que debe tener en cuenta el
nivel central al momento de
realizar el diseño de un puesto de
Antes las altas temperaturas los
funcionarios buscaron la
estrategia de adaptar el espacio
laboral, comprando sus abanicos
propios.
La temperatura de
hasta 40 ° impide un
ambiente sano tanto
para los funcionarios
como para los
usuarios.
N/A
La temperatura de hasta 40 ° impide
un ambiente sano tanto para los
funcionarios como para los usuarios.
Solicitar al nivel central la adquisición de aires acondicionados Acción
Correctiva
Garibaldi Bandera,
Profesional 15°Financieros
Solicitar al Nivel
Central la instalación
de unidades de aires
acondicionados
1 solicitud 30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Ineficaz15-may-17
Regional
Guajira601709
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 9: Mala instalación de Cableado eléctrico, canaletas, y tejas de algunas
oficinas , poniendo en riesgo a los funcionarios y usuarios (Antigua Sede). No presenta
La sede en que se practico la
visita se encontraba en pesas
condiciones físicas. Nos
encontrábamos coordinando el
traslado a la nueva sede.
Falta de infraestructura y
adecuación técnico de cableado
estructurado.
N/AFalta de infraestructura y adecuación
técnico de cableado estructurado.
Traslado urgente a la nueva sede que contara con cableado
estructurado en la Regional Guajira
Acción
Correctiva
Garibaldi Bandera,
profesional 15°Financiero
Correcta instalación
de cableado
eléctrico, canaletas ,
etc.
1 sede nueva
en
funcionamient
o
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz31-may-17
Regional
Guajira601710
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo No. 10: No se evidencia capacitación a la profesional responsable de la Promoción
y Divulgación de DDHH, y DIH por parte de la Sede Central. No presenta
No se conoce un cronograma de
capacitación para la Funcionaria
de promoción y Divulgación.
Se desconoce la socialización de
procesos de capacitación para
esta funcionaria que depende
del Nivel Central
N/A
Se desconoce la socialización de
procesos de capacitación para esta
funcionaria que depende del Nivel
Central
Revisar las capacitaciones realizadas desde el nivel centralAcción
CorrectivaShirley Gonzalez Logísticos
Remitir a control
interno las
capacitaciones de la
profesional de
promoción y
divulgación realizadas
por el Nivel central
Nº de
capacitaciones
reportadas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz31-may-17
Regional
Guajira601711
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 11: Se evidenció en el sistema Strategos alertas en Rojo por el no
cumplimiento de las metas propuestas a la fecha de la auditoria[1] No presenta
Como quiera que la programación
de Strategos se realiza anual , no
se tuvo en cuenta la crisis
institucional que detuvo los
procesos de desplazamiento de los
funcionarios al cumplimiento de
las metas por falta de autorización
de comisiones.
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del
Plan Estratégico.
N/A
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del Plan
Estratégico.
Coordinar con todas las dependencias el análisis de la metas
programadas , determinar las variables que incidieron en el no
cumplimiento de las metas , e informar a planeación para el
correspondiente ajuste.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
Escobar
Humanos y
Financieros
Cumplimiento del 100
metas
Nº de ajuste
realizados/Nº
total de metas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601712
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Hallazgo No. 12: No Hay una adecuada planeación en la atención al usuario, se evidencia
sobrecarga - concentración de actividades en los Coordinadores administrativos y de
gestión en sus diferentes casos creando desatención en actividades de seguimiento a los
reportes e informes de los Defensores Públicos a su cargo entre otros.
No presenta
Hace falta personal asistencial en
la Dependencias de los
coordinadores Administrativos y
de Gestión.
No depende del nivel Regional el
ingreso de personal.N/A
Falta de planeación estratégica en el
diseño del cargo.
1.-Informar a Dirección Nacional de Defensoría pública la situación
encontrada y solicitar personal de apoyo a la Gestión.
Acción
Correctiva
Defensoría Pública
- Dra. Nazly lubo e
Iván Bruges
HumanosRealización del
informe
Nº de
solicitudes30-jul-16 31-may-17
Se ha hecho seguimiento
permanente al plan de
mejoramiento mostrando avances
muy significativos como se aprecia
en los formatos anexos
Se anexa la carpeta HALLAZGO 601712 con los archivos
SEGUIMIENTOS GESTIÓN DEFENSORES.pdf, los
cronogramas de las barras y MATRIZ PLAN DE
MEJORAMIENTO DNDP 2017
La regional envió plan de mejoramiento de la dra. Nazly Lubo en donde se
determinaron las acciones de: modificar las metas e insistir en el
cumplimiento de las mismas; igualmente remitió el formato de Diagnóstico
mensual cuantitativo VisionWeb por Defensor Público. Mediante mensaje
electrónico del 26 de octubre de 2017, la regional aclaró que dentro del P.M.
adjunto no se incluyó al dr. Ivan Bruges teniendo en cuenta que la sobrecarga
laboral fue advertida solo en el área penal. La OCI recomienda hacer uso de
los actuales formatos para ejercer dicho control establecidos en el
procedimiento SD-P02 Prestación del servicio defensoría pública.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Guajira601713
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Hallazgo No.13: Inasistencia a las barras académicas por parte de Defensores Públicos, no
se evidencio un coordinador de las Barra Académicas, no presentación con antelación de
un cronograma de los temas a tratar, metodología, no entrega de material académico
didáctico; creando incertidumbre en las siguientes reuniones requeridas.
No presenta
Por la sobrecarga de los
coordinadores de gestión
evidenciada por la Auditoria.
falta de personal idóneo de los
temas técnicos y de
actualización que requieren la
barras Académicas.
No cuenta la Regional
con el cargo de
Coordinador
Académico que
asumiría el diseño de
N/A
No cuenta la Regional con el cargo de
Coordinador Académico que asumiría
el diseño de la Barra académica.
Solicitar a los coordinadores de Gestión el cumplimiento de las normas
de justificación de inasistencias a barras. 2.- Elaborar Memorando con
cronograma de los temas a tratar en las siguientes sesiones de barra.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
EscobarHumanos
Realizar el
Cronograma1 Cronograma 30-jul-16 31-may-17 100%
Cerrado
Ineficaz31-may-17
Regional
Guajira601714
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hallazgo No. 14: El sistema Visión-Web DP, presento atrasos por unidad; dificultando el
cumplimiento de las metas propuestas; adicionalmente se constató la lentitud del sistema
durante la auditoría in-situ.
No presentaDeficiencias en internet, falta de
personal que realice esta actividadN/A
Deficiencias en internet, falta de
personal que realice esta actividad
Distribuir el ingreso de la información del sistema de Visión-Web DP
entre los auxiliares para la actualización del sistema visión web
Acción
Correctiva
Nazly Lubo- Iván
BrugezTecnológico
El sistema Vision-
Web DP se encuentre
actualizado
No. de casos
por registrar /
No. total de
casos
registrados
30-jul-16 31-may-17
Se ha hecho seguimiento
permanente al plan de
mejoramiento mostrando avances
muy significativos como se aprecia
en los formatos anexos
Se anexa la carpeta HALLAZGO 601714 con los archivos
SEGUIMIENTOS GESTIÓN DEFENSORES.pdf, los
cronogramas de las barras y MATRIZ PLAN DE
MEJORAMIENTO DNDP 2017
La regional envió plan de mejoramiento de la dra. Nazly Lubo en donde se
determinó modificar las metas; así como insistir en el cumplimiento de las
mismas; igualmente remitió el formato de Diagnóstico mensual cuantitativo
VisionWeb por Defensor Público, en donde se evidenció que siete
correspondiente al 32% del total de defensores públicos (22) de esa unidad
operativa, actualizaron registro con un porcentaje de avance del 100%
correspondientes al profesional administrativo y de gestión Nasly Lubo. La
OCI recomienda hacer uso de los actuales formatos para ejercer dicho control
establecidos en el procedimiento SD-P02 Prestación del servicio defensoría
pública.
80%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601715
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
AdministrativosHallazgo No. 15: Deficiencia en la capacidad de los equipos de cómputo. No presenta
No contaba en el momento con
equipos de cómputos para
suministrarlos a los nuevos
funcionarios.
las adquisiciones de equipos
hacen parte de los puestos de
trabajo y estas las realiza el
nivel central.
No se realizo plan de
contingencia para la
dotación de equipos
ante el crecimiento
de la Planta de
Personal en el 2015
No se realizo plan de contingencia para
la dotación de equipos ante el
crecimiento de la Planta de Personal
en el 2015
Solicitar al nivel central la adquisición de equipos de cómputos Acción
CorrectivaJose Garibaldy Tecnológico
Solicitar al nivel
central nuevos
equipos e Iniciar
proceso de baja de
los equipos de
cómputos obsoletos
No. de
solicitudes
realizadas /
No. de
solicitudes a
realizar
30-jul-16 31-may-17
Se recibieron 2 equipos de
computo dotando de esta forma a
todos los funcionarios de ATQ que
recepcionan quejas, solicitudes y
asesorías.
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
se anexa la carpeta HALLAZGO 601715 con fotografía de
los equipos recibidos.
Teniendo en cuenta que de conformidad con lo anotado por la regional que
con el recibo de esos dos equipos mitigaron en un 50% la carencia de
computadores, la OCI determinó cerrarlo ineficaz y se le traslada al proceso
de Gestión de Servicios Administrativos
70%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 7 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regional
Guajira601716
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hallazgo No. 16: Se presentan quejas pendientes de cerrar por el año 2015 y años
anteriores, en el Sistema Visión Web – ATQ, situación que genera desinformación en las
estadísticas del consolidado a nivel nacional.
No presenta
Debido a que el Dpto. su red
hospitalaria cuenta solo con
segundo nivel de complejidad, las
remisiones a otros centros son
permanente lo que obliga a los
funcionarios de la Defensoría a
Realizar gestión directa
constantemente , lo que genera
un atraso en el ingreso de la
gestión en Vision Web
Falta de personal asistencial en
la Regional. Son 20 cargos de
funcionarios profesionales y solo
3 cargos asistenciales.
la demanda de
usuarios por el
sistema ineficiente de
salud, atención a
indígenas y quejas por
servicios públicos
colapsa la atención y
obliga a la gestión
Directa de los
funcionarios de la
regional , retrasando
los procesos de
N/A
la demanda de usuarios por el sistema
ineficiente de salud, atención a
indígenas y quejas por servicios
públicos colapsa la atención y obliga a
la gestión Directa de los funcionarios
de la regional , retrasando los procesos
de alimentación en el sistema de la
gestión en vision web.
Realizar el cierre de la peticiones vencidasAcción
CorrectivaTodos Humanos
Cerrar las peticiones
pendientes
No. de
peticiones por
cerrar / No.
total de
peticiones
cerradas
30-jul-16 31-may-17
Se solicitó nuevamente la
depuración de los registros del 2015
y años anteriores a los
funcionarios que aun no ha
cumplido
Se anexa la carpeta HALLAZGO 601716 con un pantallazo
del correo electrónico donde se solicita la depuración
Se anexó mensajes electrónicos de la defensoría regional a los funcionarios
renuentes en realizar la depuración en el Sistema Vision Web, con fechas del
19 y 20 de octubre de 2017. La OCI recomienda se elaboren los planes de
mejoramiento a cada uno de los funcionarios y en la concertación de
objetivos se incluya este aspecto, de conformidad con las funciones
establecidas tanto en el manual de funciones como en la Resolución 554 de
2017 en donde se determina que el profesional especializado G-17 y
profesionales universitarios grados 15 y 14 deben "Registrar y mantener
actualizados los sistemas de información misionales con el fin de tener una
lectura sobre las problemáticas de DDHH ".
80%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601717
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 17: No se evidenció un adecuado archivo de las peticiones realizadas por los
Usuarios.No presenta
No contar con sede apropiada para
el normal funcionamiento de la
Regional.
Al momento de la visita la
regional se encontraba en
proceso de traslado a una nueva
sede precisamente por no
contar con espacios suficientes
para su funcionamiento .
N/A
Al momento de la visita la regional se
encontraba en proceso de traslado a
una nueva sede precisamente por no
contar con espacios suficientes para
su funcionamiento .
Disponer de espacio en la nueva sede para la organización de los
archivos de la Regional
Acción
CorrectivaTodos
Financiero y
Logístico
100% organizados los
archivos de la
Regional.
Nº Total de
archivos
organizados
30-jul-16 31-may-17
Se solicitó el suministro de
estantería con memorando 0643 del
13-10-17
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
se anexa la carpeta HALLAZGO 601717 con memorando
enviado al nivel central, y pantallazo del mail enviado
Consultado el Grupo de Gestión Documental comunicó mediante mensaje
electrónico del 25 de octubre de 2017 que la regional no ha realizado el
diligenciamiento y envío del informe cuatrimestral de gestión documental,
cuya directriz se efectuó el 15 de febrero de 2016. Durante la visita que
realizó un funcionario del GGD los días 30, 31 de octubre y 1 de noviembre de
2017 se detectó que la mayoría de archivos de gestión están clasificados por
asuntos, no están foliados, no aplican lineamientos, no cuentan con procesos
archivísticos y utilizan versiones anteriores de los formularios y plantillas
60%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601718
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 18: Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de la
Nación; Ley 594 de 2000/Ley General de Archivos y la Resolución 412 de 2015, mediante la
cual se aprueba la actualización del manual de archivo versión No. 2 de la Defensoría del
Pueblo.
No presentaNo se contaba con la cultura de
realizar gestión documental.
Falta de capacitación in situ de
la normativa de gestión
documental y organización
manual de los archivos
N/A
Falta de capacitación in situ de la
normativa de gestión documental y
organización manual de los archivos
1.-Solicitar a los funcionarios la elaboración del F11 y la aplicación de
las normas de archivo.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humanos
100% organizados los
archivos de la
Regional.
Nº Total de
archivos
organizados
30-jul-16 31-may-17
Se viene aplicando la Ley 594 de
2000 y las tablas de retención
documental para la organización de
las carpetas de archivo central y de
trabajo igual que los formatos F11,
en esta regional no se ha realizado
préstamo de documentos por lo
que no se anexa el formato GD-P02-
F16.
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
Se adjunta carpeta HALLAZGO 601718, con los archivos
EJEMPLO F-11 Y CARPETAS
Formato de Consulta y Préstamo de Documentos
y el inventario documental de la regional Guajira
Consultado el Grupo de Gestión Documental comunicó mediante mensaje
electrónico del 25 de octubre de 2017 que la regional no ha realizado el
diligenciamiento y envío del informe cuatrimestral de gestión documental,
cuya directriz se efectuó el 15 de febrero de 2016. Durante la visita que
realizó un funcionario del GGD los días 30, 31 de octubre y 1 de noviembre de
2017 se detectó que la mayoría de archivos de gestión están clasificados por
asuntos, no están foliados, no aplican lineamientos, no cuentan con procesos
archivísticos y utilizan versiones anteriores de los formularios y plantillas
vigentes y no está actualizado el inventario documental. en las memorias de
reunión los compromisos quedaron para 30 de noviembre y 31 de diciembre
de 2017. De igual manera mediante mensaje electrónico del 2 de noviembre
de 2017 el GGD determinó que el avance en cuanto a la organización de los
documentos de conformidad con los lineamientos establecidos está en un
40%.
La OCI recomienda tener en cuenta, según el caso la actualización de los
formatos vigentes. En cuanto al formato GD-P02-F16 Consulta y Préstamo de
Documentos de Archivo tener en cuenta el numeral 2.2. Consultas de
Archivo de Gestión del Instructivo para la Gestión de Comunicaciones
Oficiales y Organización de Archivos en la Defensoría del Pueblo , pues este
40%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601719
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 19: Se evidenciaron impresoras y aires acondicionados de propiedad personal
de los servidores públicos de la Defensoría Regional, creando incertidumbre en los bienes
de la Regional Guajira.
No presenta
Son insuficientes los equipos de
impresión de la institución y la
temperatura en la Guajira en
algunas épocas llega a 40 grados
Antes las altas temperaturas los
funcionarios buscaron la
estrategia de adaptar el espacio
laboral, comprando sus abanicos
propios.
Los equipos de
trabajo son su
suministrados por el
nivel central
N/ALos equipos de trabajo son su
suministrados por el nivel centralSolicitar la dotación de impresoras y aires acondicionados
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicita al nivel
central la adquisición
de impresoras y aires
acondicionados
Número de
solicitudes30-jul-16 31-may-17
Formato consulta y préstamo de documentos e
inventario documental 100%
Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Regional
Guajira601720
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 20: Se evidenciaron elementos de oficina inservibles en condiciones para dar
de baja y dados de baja en diferentes puntos de la Defensoría del Pueblo desmejorando la
imagen de la Defensoría.
No presenta
Al momento de la visita, la
regional se encontraba en proceso
de traslado a una nueva sede
precisamente por no contar con
espacios suficientes para su
funcionamiento.
Debido a la adquisición de la
nueva sede al momento de la
visita nos encontrábamos en
proceso del traslado.
N/A
Debido a la adquisición de la nueva
sede al momento de la visita nos
encontrábamos en proceso del
traslado.
Traslado urgente a la nueva sede que contara espacios suficiente para
organizar los bienes inservibles y/o obsoletos en proceso de baja.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humano
Dar de baja los
elementos inservibles
.
Nº de
elementos
dados de baja
30-jul-16 31-may-17
Se realizó el inventario,
organización y toma de registro
fotográfico de los elementos a dar
de baja por parte del ingeniero, se
enviaron las actas de conformación
del comité de bajas, acta de bajas
realizada por el comité, y remisión
de las mismas al grupo de bienes
solicitando al nivel central se
genere la resolución de baja.
Se anexa carpeta HALLAZGO 601720 con los archivos:
acta de baja, relación de elementos a dar de baja y el
registro fotográfico de los mismos y oficio remisorio a la
doctora Sandra Conde
Revisadas las evidencias se observó que de conformidad con el procedimiento
establecido en el Manual Integrado para el Manejo de Bienes de la
Defensoría del Pueblo falta el concepto técnico de los elementos eléctricos
(máquinas, teléfonos, fotocopiadoras, etc.) cuya solicitud la realizaron al
Sena el 26 de octubre de 2017; sin embargo la regional envió los documentos
para el estudio y aval para dar de baja a los elementos devolutivos al Grupo
de Bienes el 19 de octubre de 2017.
90%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Guajira601721
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 21: Se evidencio siniestro en el vehículo TOYOTA PRADO TX-A/7 placas OJY
054 al momento de la auditoria estaba en proceso de reparaciónNo presenta
El accidente de transito que
genero el ingreso al taller del
vehículo lo ocasiono un
mototaxista y no el funcionario de
la Regional que conducía el
No existe control para un
accidente fortuito.N/A
No existe control para un accidente
fortuito.Agilizar el proceso de reparación del vehículo
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Logísticos
Hacer seguimiento al
tramite de
reparación del
vehículo
Nº de vehículos
a reparar / Nº
de vehículos
reparados
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz31-may-17
Regional
Guajira601722
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 22: Se evidenció que la regional de Riohacha no cuenta con una UPS que
proporciona una energía de respaldo con el fin de mitigar el riesgo a un funcionamiento
anormal,
No presenta
La infraestructura de la sede tiene
problemas de cableado de energía
eléctrica adecuado para la
instalación de una UPS
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que incluía una UPS.N/A Obsolescencia de la sede
Traslado urgente a la nueva sede que cuenta con instalación de una
UPS
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 UPS
funcionando30-jul-16 31-may-17 100%
Cerrado
Eficaz31-may-17
Regional
Guajira601723
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 23: Se evidenció que la Regional Guajira no cuenta con la debida instalación
de polo a tierra, No presenta
No depende de la Regional las
adecuaciones de instalaciones.
Corresponde al Nivel central
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que incluía polo a
tierra.
N/A Esta gestión depende del nivel centralTraslado urgente a la nueva sede que contara con instalación polo a
tierra .
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 sede con
condiciones
optimas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Guajira601724
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 24: Se evidenció que la Defensoría Regional no tiene instaladas canaletas que
proporcionan al cableado de red de datos (UTP Cat. 5) No presenta
La infraestructura de la sede tiene
problemas para la adecuación del
cableado estructurado, en una
sede arrendada que seria
entregada a corto plazo.
N/A
Esta gestión depende del nivel central
teniendo en cuenta que se avizoraba
la adquisición de la nueva sede que
incluía cableado estructurado .
El traslado urgente a la nueva sede que contara con canaletas de
seguridad para el cableado estructurado
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 sede con
condiciones
optimas
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Guajira601725
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 25: Se evidenció que los equipos de electrónicos y de comunicaciones se
encuentran en la oficina de la Directora, sin ninguna protección orientadas a prevenir la
presencia de personas ajenas a la Regional
No presenta
Al momento de la visita la regional
se encontraba en proceso de
traslado a una nueva sede
precisamente por no contar con
espacios suficientes para su
funcionamiento.
N/A
Sede inadecuada para el
funcionamiento y seguridad de los
equipos .
Solicitar al nivel central la adecuación con divisiones modulares en la
nueva sede del auditorio , en el que se instalaran los equipos de
videoconferencia y del centro de comunicaciones con la debida
seguridad .
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar al nivel
central la adecuación
del Auditorio con
seguridad para los
equipos electrónicos
y de comunicaciones
con que cuenta la
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Guajira601726
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 26: Se evidenció la falta de computadores e impresoras con el fin de
optimizar de forma eficiente y eficaz la atención de nuestros usuarios internos y externosNo presenta
Incremento de la planta de
personal sin plan de contingencia
para el diseño de los puestos de
trabajo.
No depende de la regional la
adquisición de equipos de
Oficina.
N/ANo depende de la regional la
adquisición de equipos de Oficina.
Solicitar al nivel central la adquisición de equipos de cómputos e
impresoras necesarias para la prestación del servicio.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar el 100% de la
dotación necesaria.
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 31-may-17
Se recibieron dos equipos de
computo y una impresora dotando
de esta forma a todos los
funcionarios de ATQ que
recepcionan quejas, solicitudes y
asesorías.
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
se anexa la carpeta HALLAZGO 601726 con fotografía de
los equipos recibidos.
Teniendo en cuenta que de conformidad con lo anotado por la regional que
con el recibo de esos dos equipos mitigaron en un 50% la carencia de
computadores, la OCI determinó cerrarlo ineficaz y se le traslada al proceso
de Gestión de Servicios Administrativos.
70%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regional
Guajira601727
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No 27: Se evidenció que los equipos de comunicaciones e informáticos, opera en
condiciones altas de temperatura ambiente (superiores a 45 °C), debido a la falta de
equipos de enfriamiento y aires acondicionados
No presentaNo depende de la regional la
adquisición de equipos de Oficina
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que contemplaría
sistema de enfriamiento
N/A
La infraestructura de la sede
inadecuada para la instalación de
equipos requerido para el sistema de
enfriamiento de los equipos, y se
tendría en cuenta en la adquisición de
la nueva sede.
Dotar de equipos de enfriamiento el área que contiene los equipos de
comunicaciones e informáticos.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar la dotación
de equipos de
enfriamiento del sitio
en que se
encuentran los
equipos de
comunicaciones.
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 31-may-17
En este momento se encuentra en
proceso de licitación la
contratación de la adecuación de la
sede y dotación de aires
acondicionado, con lo que se
supera este hallazgo
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
se adjunta la carpeta HALLAZGO 601727 con el archivo
DA_PROCESO_17-11-7086897_125002000_33682300,
donde se muestra la publicación en la pagina de
contratación
Se verificó en el link
https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=
17-11-7086897 el detalle del proceso SAB-012-2017 cuyo objeto es el de
llevar a cabo trabajos de mantenimiento y adecuación locativa en las sedes
Atlántico y Guajira, contemplándose el suministro e instalación de aire
acondicionado.
90%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regional
Guajira601728
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 28: fallas en la realización de reuniones bimestrales que se deben realizar del
Subcomité Regional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Resolución
1270 de 2013, por la cual se reestructura el Comité de Gestión Ambiental de la Defensoría
del Pueblo.[1]
No presenta
No se mostraron por que la
funcionaria líder se encontraba de
vacaciones
No se realiza acción de mejora
en este ítem debido a que las
actas están elaboradas , solo
que la funcionaria líder del
proceso Dra. Oleyda Gomez, se
encontraba de vacaciones al
momento de la visita
N/A Presentación de las actas de comité de Gestión AmbientalAcción
Correctiva
Ana Milena
DomínguezHumanos
100% de las reuniones
bimestrales del
Comité de Gestión
ambiental.
Nº de
reuniones
realizadas/Nº
de reuniones
programadas
30-jul-16 31-may-17
Estas reuniones se vienen
realizando según lo solicita la
resolución 1270de 2013
Gestión concluida por parte de la
Regional Guajira.
se adjunta carpeta Hallazgo 601728 con Actas
levantadas en reuniones
La regional volvió a remitir las actas del anterior seguimiento adicionando la
del 23/05/2017, 25/07/2017 y 26/09/2017. La OCI observó que se repiten los
números de las actas de marzo, mayo y julio de 2017 con el 002, por lo que se
solicita corregir la numeración.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar la concertación de objetivos de desempeño para los
funcionarios de carrera del periodo noviembre 2016 - enero 2017.Corrección DIME Humano
Concertar objetivos
con los funcionarios
de carrera
Nº
concertaciones
realizadas / #
de
funcionarios
15-ene-17 13-mar-17 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar la evaluación de desempeño para los funcionarios de carrera
del periodo noviembre 2016 - junio 30 de 2017 Corrección DIME Humano
Evaluar los
funcionarios de
carrera
administrativa
Nº de
evaluaciones
realizadas/ #
de
funcionarios
de carrera
01-feb-17 25-jul-17
La Delegada para Indígenas entregó
a la oficina de Talento Humano las
calificaciones realizadas a los dos
servidores de planta.
1. Evaluación de desempeño.
La delegada mediante memorando 40120-0615 del 18 de octubre de 2017
envió a SGTH las calificaciones de servicio. La OCI recomienda dar
cumplimiento con lo previsto Resolución 320 de 2005 Manual de Calificación
de Servicios de la Defensoría del Pueblo , en donde se establece que tanto
como la calificación como la concertación de objetivos debe realizarse
dentro de los 15 días hábiles contados a partir del 1 de julio de cada
anualidad, para este año el plazo máximo de entrega fue hasta el 25 de julio
60%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar capacitación de concertación de objetivos y de evaluación de
desempeño al Delegado para Indígenas y minorías étnicas.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
1 capacitación al
Delegado en el tema
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
15-ene-17 20-feb-17 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Informar a talento humano en el plan de capacitación 2017, que se
convoque a los servidores públicos, a inducción y reinducción para la
vigencia 2017
Corrección DIME Humano1 Plan de
capacitaciones
Nº de planes
realizados / Nº
de planes
notificados
09-feb-17 30-mar-17 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar inducción para servidores nuevos y reinducción para los
servidores de la DIME en la vigencia 2017
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Participación de los
servidores públicos
de la DIME en los
procesos de
inducción y de re-
inducción.
Número de
funcionarios/N
umero de
funcionarios
que asistieron
a la inducción
o re-inducción.
09-feb-17 31-dic-17
El 18 de octubre de 2017 se envió
los formatos "Solicitud de
Inscripción en actividades de
Capacitación / Formación" para que
asistieran a jornada de reinducción
institucional, la cual fue convocada
a través de mensaje electrónico del
11 de octubre de 2017 del Grupo de
Desarrollo del Talento Humano
Mensaje electrónico de la convocatoria
Agenda de Reinducción
Formatos de Inscripción
La actividad se encuentra en ejecución y se tiene proyectado que se
terminará el 23 de noviembre de 2017. De acuerdo con las evidencias la
delegada envió a dos funcionarios uno del nivel administrativo y otro del nivel
profesional.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar con el apoyo de Talento Humano una jornada de
sensibilización de SIGEP en la Delegada para Indígenas y Minorías
Étnicas del nivel nacional.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Sensibilización por
parte de Gestión
Documental a los
funcionarios de la
DIME
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 06-mar-17 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar actualización del SIGEP de los servidores públicos de la
delegada de las regionales y del nivel central. Corrección
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la DIME /
funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
24-feb-17 30-jun-17 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Solicitar mediante memorando a los funcionarios que se encuentran en
territorio que realicen las correcciones a las que haya lugar. Corrección DIME Humano
Funcionarios que
realicen adecuado
diligenciamiento del
aplicativo SIGEP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-mar-17 80%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012004Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión del Talento
Humano
No se registro información en la hoja de vida en el SIGEP del siguiente contratista: Udver
Arley Cañas Jamioy, Regional Amazonas. No presenta
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos.N/A
En el momento de formular las
acciones se evidencia que el
funcionario se encuentra registrado en
el SIGEP, sin embargo falta actualizar
información.
Solicitar mediante memorando al funcionario que se encuentra en
territorio que realice las correcciones a las que haya lugar en aplicativo
SIGEP dado que si tiene usuario activo.
Acción
Correctiva
DIME - Talento
HumanoHumano
Funcionarios
diligenciando
correctamente
aplicativo SIGEP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-mar-17 98%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012005Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión de Servicios
Administrativos
La DIME no cuenta con los mejores espacios físicos para la prestación de servicio al
ciudadano; incomodidad, privacidad; al interior de algunas áreas son utilizadas para
guardar elementos y bienes.
No presenta
Limitado espacio físico con el que
cuenta la DIME en el Bloque C de
Chapinero
N/A
Limitado espacio que se tiene a raíz
del trasteo del Bloque A al Bloque C,
en el cual la Delegada quedo con
menos espacio físico.
Solicitar mediante memorando a la Subdirección Administrativa para
que se revise la ubicación física y solicitar que brinde opciones para
mejorar la atención a los usuarios,
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Humano -
Físico
Solicitud para la
mejora del espacio
físico en el que se
encuentra la DIME
actualmente
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 31-may-17 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012006Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Promoción y
Divulgación
No se evidencia seguimiento a las actividades realizadas por los funcionarios y
contratistas de la Delegada para los Indígenas y Minorías Étnicas en temas específicos de
Comunidades Étnicas.
No presenta
No se tiene una plataforma para
llevar consecutivo de las acciones
que día a día se presentan.
Desconocimiento del
procedimientos para no perder
la memoria histórica de la
institución.
N/A
No existe los medios para que cada
asesor ingrese la asistencia técnica
que brinda continuamente a la
comunidad.
Crear un mecanismo de seguimiento que permita desde el nivel
nacional y desde el nivel regional alimentar el trabajo que diariamente
se realiza con las comunidades
Acción
Correctiva
DIME - Oficina de
SistemasHumano
Tener registrado las
acciones que
desarrolla la DIME en
todo el territorio
colombiano.
Un tablero de
control 06-feb-17 03-abr-17 100%
Cerrado
Eficaz15-may-17
No presenta
Desconocimiento del
procedimiento para realizar la
concertación de objetivos.
N/A
4012003Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión del Talento
Humano
4012002
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos.N/A
Fallas en el registro de la información que debe registrarse de todos los servidores
públicos que conforman la DIME en el SIGEP, a pesar de que la Ley de Transparencia y el
derecho al acceso de información pública nacional obliga a divulgar la información de las
personas que se encuentran vinculadas bien sea por contrato de prestación se servicios,
en carrera o en provisionalidad.
No presenta
No se evidencia asistencia de los
servidores públicos de la Delegada
a las jornadas de inducción y de re-
inducción.
N/A
No se evidencia asistencia de los
servidores públicos de la Delegada a las
jornadas de inducción y de re-
inducción.
Desconocimiento sobre los requisitos
que deben tener los funcionarios
públicos en el aplicativo SIGEP
Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de inducción en la vigencia 2015, así como tampoco en el primer
semestre 2016 (Decreto Ley 1567 de 1998 - Por el cual se crea el sistema nacional de
capacitación y sistema de estimulo para los empleados del Estado
No presenta
4012001Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión del Talento
Humano
No se evidenció la evaluación final ni la concertación de objetivos, respecto de los logros
alcanzados de: Dra. Alix Duarte, María Eva Villate, Héctor López Puin; funcionarios en
Carrera Administrativa. Situación que evidencia el incumplimiento en la concertación para
la evaluación de desempeño, que debía presentarse el 25 de julio de 2016. Subsanado el
hecho posterior por la doctora Nigeria Rentería Lozano.
Desconocimiento en el procedimiento
para concertar y evaluar objetivos con
los funcionarios.
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 8 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012007Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión del Talento
Humano
No hay capacitación y actualización a todos los funcionarios de la DIME; en temas
específicos de Comunidades Indígenas y Minorías Étnicas.No presenta
No se ha solicitado a Talento
Humano la necesidad de
actualizarnos.
Dado las múltiples tareas que se
tienen en la Delegada queda
muy poco tiempo para
capacitarse en los temas de
interés.
N/A
No se ha solicitado a Talento Humano
la importancia de actualizar una vez al
año al equipo de DIME en los asuntos
étnicos.
Actualización en temas étnicos y de interés y necesidad para la DIME Acción
Correctiva
DIME - Talento
HumanoHumano
Actualización de
temas étnicos y de
interés para la DIME
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 31-dic-17
Del 11 al 14 de Septiembre se llevo
a cabo en la ciudad de Girardot el
Encuentro DIME en el cual se
realizo re inducción a todos y todas
los funcionarios del nivel nacional y
regional.
Carpeta 2. Encuentro DIME
Del 11 al 14 de septiembre de 2017 se reunieron en la ciudad de Girardot
alrededor de 40 personas del nivel nacional y regional para compartir
experiencias y conocimientos con el fin de fortalecer la acción defensorial en
el tema que maneja la delegada.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012008Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión de Servicios
Administrativos
Deficiencia en la capacidad de los equipos de computo; no es el mas adecuado en
capacidad para cumplir en los tiempos estimados las actividades asignadas.No presenta
No hay equipos tecnológicos en la
entidad para satisfacer las
necesidades de la DIME.
N/A
No hay equipos tecnológicos en buen
estado para satisfacer las necesidades
de la DIME
Solicitar mediante memorando a la Subdirección Administrativa para
que por favor revise nuestras necesidades en computadores,
impresoras, escáner y cámara fotográfica.
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Tecnológico
Mejorar los equipos
de tecnológicos de la
DIME
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17 50%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Solicitar al grupo de Gestión Documental una capacitación de refuerzo
en el manejo de los formatos de Archivo y Correspondencia a la
funcionaria Laura Ramírez
Acción
Correctiva
DIME - Gestión
DocumentalHumano
Sensibilización a la
funcionaria
encargada del
archivo.
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17 100%Cerrado
Eficaz31-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Capacitación general a los funcionarios y contratista de la DIME sobre
archivo y la metodología con la que se hará entrega de los archivos que
cada uno de los funcionarios y/o contratistas tienen en su poder para
centralizarlos con la funcionaria Laura Ramírez
Acción
Correctiva
Gestión
documentalHumano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 30-mar-17 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Jornadas de trabajo con el grupo de Gestión Documental y la Delegada
de Indígenas para hacer la respectiva entrega de los libros que reposan
en cajas y estanterías a la Biblioteca de la entidad
Corrección DIME Humano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
AGN.
Número de
jornadas
realizadas /
Número de
jornadas
programadas *
100
06-feb-17 30-sep-17 El Archivo se encuentra en el 90% 3, Correo Seguimiento Planes de Mejoras.
Consultado el Grupo de Gestión Documental sobre el seguimiento que por
función este realiza, se comprobó mediante memoria de reunión del 17 de
octubre de 2017 que el estado de intervención del archivo se encontraba en
el 64%. Dentro del acta se plasmó el compromiso de continuar con la
organización del archivo de gestión 11/12/2017. Información enviada
mediante mensaje electrónico del 25/10/2017.
64%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Organizar el archivo de gestión del 2016 de la Delegada de acuerdo a
los criterios establecidos en la Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002,
Acuerdo 002 de 2014, Acuerdo 004 de 2015, Acuerdo 005 de 2015 y
Decreto 1080 de 2015 en concordancia con el Instructivo de
Correspondencia y Archivo de la Defensoría del Pueblo y la Circular 50-
023 de 2015
Corrección DIME Humano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
Nº de archivo
organizado /
Nº total de
archivo
06-feb-17 30-sep-17 El Archivo se encuentra en el 90% 3, Correo Seguimiento Planes de Mejoras.
Consultado el Grupo de Gestión Documental sobre el seguimiento que por
función este realiza, se comprobó mediante memoria de reunión del 17 de
octubre de 2017 que el estado de intervención del archivo se encontraba en
el 64%. Dentro del acta se plasmó el compromiso de continuar con la
organización del archivo de gestión 11/12/2017. Información enviada
mediante mensaje electrónico del 25/10/2017.
64%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012010Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidencio la falta de equipo de computadores e impresoras, presentan total
desactualización en los programas instalados, poca capacidad y lentitud; con el fin de
optimizar de forma eficiente y eficaz la atención de nuestros usuarios internos y
externos.
No presenta
No hay equipos tecnológicos en la
entidad para satisfacer las
necesidades de la DIME.
N/A
No hay equipos tecnológicos en buen
estado para satisfacer las necesidades
de la DIME
Solicitar mediante memorando a la Subdirección Administrativa para
revisar las necesidades en computadores, impresoras, escáner y
cámara fotográfica.
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Humano
Mejorar los equipos
de tecnológicos de la
DIME
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17 50%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
1
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Se realiza y pública un acta sobre el resultado del ejercicio de rendición de cuentas para
el defensor, pero no se presenta de la misma forma (acta) sobre la actividad realizada por
el Secretario General en temas administrativos.
No presenta
Porque las audiencias de rendición
de cuentas del defensor y del
secretario general son coordinadas
y organizadas desde distintas
dependencias.
Por disposición de la Alta
Dirección la Vicedefensoría es
responsable del componente de
Rendición de Cuentas del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
N/A
No se han definido de forma articulada
las acciones tendientes a estandarizar
la entrega de los productos.
Definir un producto estandarizado que evidencie el resultado de los
ejercicios de Rendición de Cuentas.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos
(Equipo de
trabajo que
actúe de
manera
coordinada y
articulada)
Producto
estandarizado que
resulte de los
espacios a través de
los cuales se realizan
los ejercicios de
rendición de
cuentas.
No. de
productos
entregados/
Total de
productos
Planeados
01-jun-17 30-jun-17 0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
2
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Ausencia de caracterización de los grupos de interés y de una estrategia de comunicación
sobre las que se prioricen las acciones para la Rendición de Cuentas.No presenta
Debido al cambio de
administración se adelantaron las
fechas de realización de las
actividades que comprende el
desarrollo del componente de
rendición de cuentas, lo que
modificó el cronograma y apresuró
su cumplimiento.
Implementación tardía del
Formato-instrumento de
consulta a la ciudadanía
diseñado con el fin de capturar
información sobre el usuario,
sus expectativas y necesidades.
N/A
Se dispone de los mecanismos
necesarios que permiten la
caracterización de los grupos de
interés, pero no se utilizan de la
manera adecuada.
Sacar un mejor provecho de los espacios de capacitación y de
comunicación generados con los grupos de interés, de tal forma que
sirvan como incentivo o acompañamiento y permitan una mejor
cualificación del Proceso de Rendición de Cuentas.
Esos espacios estarán motivados en las necesidades y expectativas de
los grupos de interés y harán parte de la estrategia de rendición de
cuentas.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos y
Logísticos
(necesidades
locales, de
trasporte;
tiempos de
grabación,
de edición y
de costos)
Caracterizar
adecuadamente los
grupos de interés e
incluir en la rendición
de cuentas sus
necesidades y
expectativas.
No de
dependencias
que tuvieron
en cuenta a los
grupos de
interés en los
espacios de
interlocución/
No. de
dependencias
que abrieron
espacios de
interlocución
01-abr-17 18-ago-17 Mensaje electrónico del 19/10/2017
"Los encuentros sociales realizados por parte de algunas dependencias, sus
grupos de interés y los instrumentos de recolección de información
diligenciados permiten entrever sus expectativas y necesidades, las cuales
son trabajadas desde la labor que adelantan Direcciones y Delegadas. Se
observa necesario fortalecer esta actividad institucionalmente "
Lo aportado no concluye con la caracterización de los grupos de interés. Para
el proceso de RdC y generación de espacios de participación, la
caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés es una acción
mediante la cual se definen las características que diferencian un actor de
otro.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servici
o%20al%20Ciudadano/Guia%20de%20Caracterizaci%C3%B3n%20de%20Ciudadan
os.pdf
0%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
3
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
La mayoría de informes del ejercicio realizado no cumplen con los lineamientos dados por
la VicedefensoríaNo presenta
Con la modificación de cronograma
y el adelanto de las fechas para el
desarrollo de las actividades las
dependencias apenas alcanzaron
el cumplimiento del 100% de los
requerido.
Cada año se busca ampliar el
desarrollo del conjunto de
acciones que configuran la
rendición de cuentas.
N/A
No se definen con antelación
suficiente las instrucciones y
lineamientos tanto en la realización de
los informes que presentan las
Defensorías Regionales, Direcciones y
Delegadas como de revisión para los
responsables de la Vicedefensoría.
Establecer instrucciones claras y oportunas en la realización de los
informes que presentan las Defensorías Regionales, Direcciones y
Delegadas; así como de lineamientos de revisión para los responsables
de la Vicedefensoría que participan dentro del Proceso.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos
(Equipo de
trabajo que
actúe de
manera
coordinada y
articulada)
Lineamientos e
instrucciones claras
tanto en la
realización de
informes como en la
revisión de los
mismos.
No. de
productos que
siguieron los
lineamientos
establecidos/
Total de
productos
generados
20-ene-17 30-jun-17 0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
4
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
16-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Los informes y actas publicados en la Web no indican claramente diferentes elementos
mínimos.No presenta
Cada año se busca ampliar el
desarrollo del conjunto de
acciones que configuran la
rendición de cuentas.
Las dependencias no advierten
los nuevos elementos a tener en
cuenta para el desarrollo
conjunto de la rendición.
N/A
No se han definido productos
estandarizados de las actividades
programadas.
Definir un producto estandarizado que incluya según el caso:
-Responsables de proyección (nombres y cargos)
-Responsables de aprobación (nombres y cargos)
-Periodo de evaluación
-Temas Generales a tratar/tratados
-Fecha de elaboración del documento
-Preguntas Realizadas
-Periodo de corte del informe
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos y
Logísticos
(necesidades
locales, de
trasporte;
tiempos de
grabación,
de edición y
de costos)
Productos
estandarizados para
las actividades
programadas.
No. de
productos que
siguieron los
lineamientos
establecidos/
Total de
productos
generados
20-ene-17 30-jun-17 0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502001Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 8: No se está utilizando el formato de memorando para el ingreso de bienes, se
evidencia que se tiene un documento no estandarizado en el SGC, se sugiere revisar el tipo de
documento óptimo para el registro de la actividad. Incumpliendo el numeral 4.2.4 NTCGP
1000:2009
NA
No se verificaba que el memorando
fuera enviado en la versión
actualizada.
No se socializó de manera reciente
el listado maestro de documento
como actividad de mejora
continua
N/A
No se socializó de manera reciente el
listado maestro de documento como
actividad de mejora continua
Socializar el uso del listado maestro de documentos para el recibo de la
documentación que se radica en el grupo de bienes.
Acción
CorrectivaSandra Conde Humano 1 socialización
N
socializaciones
realizadas/N
socializaciones
programadas.
24-abr-17 30-may-17 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502002Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 2: Se revisa la carpeta solicitudes administrativas, No se evidencia la realización de la
actividad en el formato, incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009 NA El formato esta desactualizado.El formato no responde a las
necesidades del procedimiento.N/A
El formato no responde a las necesidades
del procedimiento.Ajustar el formato para que se evidencie el registro de la actividad
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano formato actualizado
formatos
actualizados/for
matos
programados
para actualizar
24-abr-17 30-jun-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
20/10/2017.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gestión%
20de%20servicios%20Administrativos/AD-P05.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión de Solicitudes
Administrativas Código: AD-P05; Versión: 4, vigente desde el 20/10/2017
junto con los respectivos formatos.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502003Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 1: No se evidencia la realización Del memorando para la designación, del equipo de
apoyo, no se evidencia el acto administrativo, para su conformación en el año 2016.
Incumpliendo el numeral 7.1. NTCGP 1000:2009NA
El procedimiento esta
desactualizado.
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del
Plan Anual de Adquisiciones
N/A
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del Plan Anual
de AdquisicionesActualización del procedimiento y divulgación del procedimiento
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-P11.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Plan anual de adquisiciones
Código: AD-P11; Versión: 4, vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502004Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Una vez analizado el procedimiento, se evidencia que las actividades no se están aplicando, ya
que se evidencia que son extensas, frente a la esencia del procedimiento.
Incumpliendo el numeral 7.1. NTCGP 1000:2009NA
El procedimiento esta
desactualizado.
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del
Plan Anual de Adquisiciones
N/A
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del Plan Anual
de AdquisicionesActualización del procedimiento y divulgación del procedimiento
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-P11.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Plan anual de adquisiciones
Código: AD-P11; Versión: 4, vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
10-ene-17Solicitar al grupo de gestión documental una socialización de los
lineamientos para el control de registros de Gestión Ambiental
Acción
CorrectivaNardy Torres Humano
Solicitud de
socialización.
Número de
socializaciones
realizadas/Núm
ero de
socializaciones
programadas
17-abr-17 30-may-17
Se realizó capacitación por parte del
Grupo de Gestión Documental al área
de Gestión Ambiental de la
Subdirección Administrativa.
Memoria de Reunión Gestión Ambiental.
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Ordenar la documentación electrónica y en medio físico que soportan el
procedimiento de Gestión Ambiental en el año 2017 de acuerdo a los
lineamientos dados por el grupo de gestión documental.
Corrección Nardy Torres Humano
Documentación de
gestión ambiental
ordenada de acuerdo a
los lineamientos de
gestión documental.
Número de
carpetas
ordenadas
/Número total
de carpetas.
22-feb-17 15-dic-17
Se realizó capacitación por parte del
Grupo de Gestión Documental al área
de Gestión Ambiental de la
Subdirección Administrativa.
Memoria de Reunión Gestión Ambiental - Organización de
archivo.
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502006Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Desde el mes de junio no se diligencia el formato AD-P07-F16 "Registro diario de consumo de
energía"; igualmente, desde el mes de agosto no se diligencia el formato AD- P07- F- 17 "registro
consumo de agua"; así mismo, no se realiza el informe ejecutivo del diagnóstico ambiental
establecido en la actividad 9, ni tampoco se han realizado auditorías ambientales. Estas
situaciones hacen que se presente el incumplimiento del numeral 4.2.1 c y d de la Norma
NTC GP 1000:2009.
NAEl procedimiento AD-P07 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P07 no refleja
las necesidades en gestión
ambiental de la entidad.
N/A
El procedimiento AD-P07 no refleja las
necesidades en gestión ambiental de la
entidad.Actualizar el procedimiento AD-P07 y los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17Procedimiento actualizado y publicado
en el mapa de procesos.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-P07.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión Ambiental Institucional
Código: AD-P07; Versión: 3, vigente desde el 04/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502007Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
El Plan de Acción Ambiental se encuentra diligenciado bajo un formato distinto al vigente; así
mismo el formato de "registro diario consumo de energía se diligenció hasta el mes de junio bajo
una versión obsoleta; de igual forma, el formato AD -P07- F15 "control residuos sólidos" se
modificó sin cumplir con el procedimiento control de documentos. Teniendo en cuenta lo anterior
se configura el incumplimiento del numeral 4.2.3 de la Norma NTC GP 1000:2009.
NAEl procedimiento AD-P07 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P07 no refleja
las necesidades en gestión
ambiental de la entidad.
N/A
El procedimiento AD-P07 no refleja las
necesidades en gestión ambiental de la
entidad.Actualizar el procedimiento AD-P07 y los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/2
24-abr-17 30-jun-17
Procedimiento actualizado y publicado
en el mapa de procesos al igual que
los formularios AD-P07-F16 y AD-P07-
F17.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-P07.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión Ambiental Institucional
Código: AD-P07; Versión: 3, vigente desde el 04/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502008Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Desconocimiento de la política de calidad, objetivos de calidad, manual de calidad y el objetivo
del proceso al que pertenece afectando de esta forma el cumplimiento del numeral 5.3 e y
5.5.3 de la norma NTC GP 1000:2009.
NAFalta de capacitación continua de los
conceptos de calidad de la entidad.N/A
Falta de capacitación continua de los
conceptos de calidad de la entidad.
Programar con la Oficina de Planeación jornadas de capacitación en el
SGC
Acción
CorrectivaLíder del proceso Financiero
Jornada de
capacitación realizada
Jornada de
capacitación
realizada/jorna
das de
capacitación
programadas
24-abr-17 30-may-17
La Oficina de Planeación realizó
socialización de la actualización al
Sistema de Gestión de Calidad en la
Subdirección de Servicios
Administrativos el pasado
27/07/2017.
Se anexan memorias de reunión de calidad 1 Y 2
Se validaron los correspondientes soportes enviados como evidencia de la
acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502009Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron unidades de conservación documental que no cumplen con los lineamientos de
gestión documental establecidos por la entidad, de igual forma no se lleva la trazabilidad de las
solicitudes de comisión en un sistema de información, situación que dificulta el seguimiento y
control. Afectando de esta forma el cumplimiento de los numerales 4.2.4., de la norma NTC
GP 1000:2009.
NA
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de
control para el trámite de solicitudes
de viáticos.
N/A
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de control
para el trámite de solicitudes de viáticos.
Control del estado del trámite de las solicitudes de viáticos a través de
una base de datos en formato Excel.
Acción
Correctiva
Grupo de servicios-
viáticos.Humano
Registro del 100% de
las solicitudes de
viáticos.
Solicitudes
registradas/soli
citudes
realizadas
01-abr-17 31-dic-17
Actualmente se cuenta con una
aplicación en la intranet mediante la
cual se hace control a las solicitudes
de viáticos el cual se puede encontrar
en el siguiente link
http://intranet.defensoria.gov.co/ne
w/?page_id=30892
Enlace:
http://intranet.defensoria.gov.co/new/?page_id=30892
Se validó aplicativo para la solicitud y control de comisiones de servicio y/o
desplazamiento en la página de la Intranet: La Paloma Mensajera.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502010Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se tramitaron las solicitudes de comisión de un grupo de 6 Defensores Públicos de la Regional
Atlántico para asistir a una capacitación en la ciudad de Barranquilla los días 18 al 19 de agosto
de 2016; a pesar que estas solicitudes de comisión fueron entregadas al grupo de viáticos; de
igual forma, se evidenció que el formato AD -P 04 -F05, de la Comisión Bogotá - Tunja, del 04 de
abril de 2016 de Defensoría Pública, fue mal diligenciado y aun así se tramitó. Aspectos que
afectan el cumplimiento del Numeral 7.5.1., de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de
control para el trámite de solicitudes
de viáticos.
N/A
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de control
para el trámite de solicitudes de viáticos.
Control del estado del trámite de las solicitudes de viáticos a través de
una base de datos en formato Excel.
Acción
Correctiva
Grupo de servicios-
viáticos.Humano
Registro del 100% de
las solicitudes de
viáticos.
Solicitudes
registradas/soli
citudes
realizadas
01-abr-17 31-dic-17
Actualmente se cuenta con una
aplicación en la intranet mediante la
cual se hace control a las solicitudes
de viáticos el cual se puede encontrar
en el siguiente link
http://intranet.defensoria.gov.co/ne
w/?page_id=30892
Enlace:
http://intranet.defensoria.gov.co/new/?page_id=30892
Se validó aplicativo para la solicitud y control de comisiones de servicio y/o
desplazamiento en la página de la Intranet: La Paloma Mensajera.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
502011Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que algunas actividades del procedimiento no describen del todo lo que en realidad
se hace, como ocurre en las actividades 2 y 12.
De igual forma, se llevan a cabo otras actividades de mayor importancia que no hacen parte del
procedimiento como lo son el registro presupuestal SIAF - carga masiva. Así mismo, no se
incorporan puntos de control necesarios para el correcto funcionamiento del procedimiento como
la confirmación del recibido del e-ticket y su conformidad por parte de quien solicita la comisión.
Situaciones que afectan el cumplimiento de los numerales 4.2.1 c y d de la norma NTC GP
NAEl procedimiento AD-P04 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P04 no refleja
las actividades necesarias para la
gestión del trámite de viáticos.
N/A
El procedimiento AD-P04 no refleja las
actividades necesarias para la gestión del
trámite de viáticos.Actualizar el procedimiento AD-P04 y los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 01-sep-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-P04.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Viáticos, Código: AD-P04; Versión:
4, vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502012Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se han implementado de manera sistémica el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas, a pesar de que se presentan repetitivamente dificultades que afectan el correcto
desempeño del procedimiento sin que se identifique la causa raíz, lo cual incumple el numeral
8.5 de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
No se ha desarrollado una actividad
de autoevaluación que permita la
aplicación del procedimiento
mencionado en el hallazgo
N/A
No se ha desarrollado una actividad de
autoevaluación que permita la aplicación
del procedimiento mencionado en el
hallazgo
Realizar en el segundo semestre del 2017 una actividad de
autoevaluación al proceso que permita realizar un diagnóstico del
mejoramiento continuo del mismo.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Una actividad de
autoevaluación
actividades
realizadas/activ
idades
programadas
01-jul-17 31-dic-17
Se realizó reunión - Autoevaluación
del proceso de Gestión de servicios
Administrativos, el 17/10/2017.
Se adjunta memoria de reunión de autoevaluación.
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502013Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se diligencian todos los campos del formato de solicitud de servicio AD P05 F 10, tampoco se
diligencian las actas de visitas técnicas de las que habla la actividad 6. De igual forma, no se
lleva la matriz de registro de requerimiento de mantenimiento para el nivel central. Por lo
anterior se afecta el cumplimento del numeral 4.2.1 c y d de la norma NTC GP 1000:2009.
NAEl procedimiento AD-P05 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P05 no refleja
el trámite necesario para la
gestión de las Solicitudes
Administrativas
N/A
El procedimiento AD-P05 no refleja el
trámite necesario para la gestión de las
Solicitudes AdministrativasActualizar el procedimiento AD-P05 y los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 20-jun-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
20/10/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gestión%
20de%20servicios%20Administrativos/AD-P05.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión de Solicitudes
Administrativas Código: AD-P05; Versión: 4, vigente desde el 20/10/2017
junto con los respectivos formatos.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502014Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron solicitudes de servicios diligenciadas en versiones obsoletas (AD- P05- F10),
incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.3 g de la norma NTC GP 1000:2009.NA
Desconocimiento en el manejo del
listado maestro de documentos.
No se socializó de manera reciente
el listado maestro de documento
como actividad de mejora
continua
N/A
No se socializó de manera reciente el
listado maestro de documento como
actividad de mejora continuaSocializar el uso del listado maestro de documentos
Acción
CorrectivaGrupo de servicios. Humano 1 socialización
N
socializaciones
realizadas/N
socializaciones
programadas.
24-abr-17 30-may-17
La Oficina de Planeación realizó
socialización de la actualización al
Sistema de Gestión de Calidad en la
Subdirección de Servicios
Administrativos el pasado
27/07/2017.
Se anexan memorias de reunión de calidad 1 Y 2
Se validaron los correspondientes soportes enviados como evidencia de la
acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502015Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se observa en visita al almacén, que éste presenta incompatibilidad de almacenamiento de
sustancias inflamables, las cuales se encuentran dispuestas junto con material combustible como
cartón, papel, y solventes, adicionalmente no cuenta con: sistema de ventilación adecuado,
sistema de desagües, alimentos junto con solventes, poca iluminación e inadecuadas salidas de
emergencia, (la vigilancia cierra la puerta con llave, impidiendo un acceso rápido del personal en
caso de emergencia). Incumpliendo de esta forma el numeral 6.3 de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
En el momento de la auditoría, el
almacén se encontraba en proceso de
organización y distribución de los
elementos de acuerdo a sus
características.
Se estaba en proceso de recepción
de los últimos insumos adquiridos.N/A
Se estaba en proceso de recepción de los
últimos insumos adquiridos.
Organización y distribución de los elementos del almacén de acuerdo a
sus características.
Acción
Correctiva
Grupo de bienes-
AlmacénHumano Almacén organizado.
Un (1) Almacén
organizado.01-feb-17 30-jun-17 100%
Cerrado
Eficaz30-jun-17
502005
Desconocimiento de los lineamientos
de gestión documental para el control
de registros por parte del contratista
que atendió la auditoría.
Auditoria
Interna de
Calidad
Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron documentos sin archivar y unidades de conservación documental que no cumplen
con los lineamientos de gestión documental establecidos por la entidad, afectando de esta
forma el cumplimiento de los numerales 4.2.4 de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
4012009Auditoria
Interna de
Gestión
27/12/2016Gestión de Servicios
Administrativos
Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de la Nación, Ley 594 de
2000 / Ley General de Archivos y la Resolución 412 de 2015, mediante la cual aprueba la
actualización del manual de archivo versión Nº 2 de la Defensoría del Pueblo
No presenta
N/A
Desconocimiento de los lineamientos de
gestión documental para el control de
registros por parte del contratista que
atendió la auditoría.
Fallas en el archivo de la
documentación del Delegada
Desconocimiento por parte de
los servidores públicos acerca
de las normas archivísticas
No se capacito a la
persona del archivo de
la DIME por parte de la
Defensoría del Pueblo
en las reglas internas y
de nivel nacional en
cuanto al archivo.
N/A
No se capacito a la persona del archivo
de la DIME por parte de la Defensoría
del Pueblo en las reglas internas y de
nivel nacional en cuanto al archivo.
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 9 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502016Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se observa que al solicitar las fichas técnicas de los bienes, para los casos de los vehículos y
equipos de cómputo, los auditados relatan que solo cuentan con las fichas técnicas de los bienes
que ellos compran (papelería, productos de cafetería y aseo), pero para el procedimiento se
entiende que se deben tener las fichas técnicas de todos los bienes; adicionalmente para las
actividades 6 y 7, la parte precontractual solo se hace para los bienes ya descritos (papelería), y
no para todos los bienes. Incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.4, 7.4.1 de la norma NTC
GP 1000:2009
NA
El procedimiento AD-P01 no es claro
en los puntos señalados en el
hallazgo.
El procedimiento esta
desactualizado.N/A Es necesario actualizar el procedimiento. Actualizar el procedimiento AD-P01
Acción
CorrectivaLíder del proceso. Humano
1 procedimiento
actualizado.
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
31/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-
P01%20v4.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión de Bienes, Código: AD-
P01; Versión: 4, vigente desde el 31/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502017Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No es claro el procedimiento frente al mantenimiento que se hace a nivel central y en las
regionales, solo relata lo que se hace a nivel central, desconociendo lo que se realiza en las
regionales, adicionalmente los formatos que se llevan en la actualidad no dan cuenta de la
gestión real que se hace en dicha dependencia.
Incumpliendo de esta forma el numeral 7.4 de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
El procedimiento no refleja las
actividades necesarias para el
mantenimiento del parque automotor
tanto a nivel central como regional
El procedimiento esta
desactualizado.N/A El procedimiento esta desactualizado. Actualizar el procedimiento AD-P01
Acción
CorrectivaLíder del proceso. Humano
1 procedimiento
actualizado.
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 31-jul-17
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el mapa de
procesos con vigencia desde el
31/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Administrativos/AD-
P01%20v4.pdf
Se validó actualización del procedimiento: Gestión de Bienes, Código: AD-
P01; Versión: 4, vigente desde el 31/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
10-ene-17
Revisión diaria del registro de préstamos.
Corrección
Todos los
funcionarios
responsables de
realizar el
préstamos de
expedientes del
Archivo de Gestión
y Central.
HumanoSeguimiento al 100%
de los préstamos
Cantidad de
carpetas
devueltas o con
solicitud de
devolución en
los términos
establecidos /
Cantidad de
17-abr-17 15-dic-17
El seguimiento a la consulta y
préstamos se realiza diariamente,
cuando se evidencia que existen
préstamos que no han sido entregados
en la fecha perentoria de la
devolución, se envía correo
electrónico al funcionario que realizó
la solicitud para que proceda con la
*Memoria de reunión mensual de seguimiento
*Correos electrónicos
*Formulario de Consulta y Préstamo
Se validaron los correspondientes soportes enviados como evidencia de la
acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Dar lineamiento del control diario del préstamo de documentos. CorrecciónGrupo de Gestión
Documental Humano
Comunicación Oficial
Interna
No. de
comunicaciones
realizadas / No.
de
comunicaciones
programadas
17-abr-17 30-may-17El 19 de mayo de 2017 se envió
comunicación a Diana Patricia Gordillo Memorando del 19/05/2017
Se validó memorando del 19/05/2017 con asunto: Lineamientos Consulta y
Préstamo Archivo Central y Gestión, enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
Actualización del Instructivo AD-I02Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental Humano Instructivo actualizado
No. de
documentos
actualizado /
No. de
documentos
programados
para
actualización
17-abr-17 30-may-17
Mediante la Resolución 600 de
17/04/2017, el Grupo de Gestión
Documental ahora pertenece a la
Secretaria General, por lo cual se
realizo la actualización de todos los
documentos del Sistema de Gestión
de Calidad asociados al proceso de
Gestión Documental, total la
actualización fue aprobada el 12 de
junio por la Secretaria General como
*Memoria del 25.04.2017
*Caracterización del Proceso de Gestión Documental
*GD-I01 Instructivo para la gestión de comunicaciones
oficiales y organización de archivos en la Defensoría del
Pueblo 12/06/2017
Se evidenció memoria de reunión de la revisión del proceso y los
procedimientos de Gestión Documental, enviada como evidencia de la acción
de mejora. Asimismo, se validó la creación y publicación en el SGC de la
caracterización del proceso de Gestión Documental, Código: GD-C; Versión:
1, Vigente desde: 12/06/2017, así como del Instructivo para la gestión de
comunicaciones oficiales y organización de archivos en la Defensoría del
Pueblo, Código: GD-I01; Versión: 1, Vigente desde: 12/06/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600501Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Se evidencia en la caracterización del proceso en el “hacer” 1. Ejercer el litigio
defensorial, 2. Tramitar peticiones de insistencias para revisión ante la Corte
Constitucional, no se tiene documentado como realizar estas actividades (procedimiento,
etc.).
Incumpliendo el numeral 4.2.1 literal d
No presenta
Se tenía confusión entre las
actividades del proceso y del sub-
proceso de Atención y Trámite.
Las actividades de Litigio
Defensorial se unificaron en el
de Atención y trámite, y no se
excluyó de la caracterización de
Recursos y Acciones Judiciales.
N/A
Las actividades de Litigio Defensorial
se unificaron en el de Atención y
trámite, y no se excluyó de la
caracterización de Recursos y
Acciones Judiciales.
Modificar la caracterización del sub- proceso de Recursos y Acciones
Judiciales, socializarlo a todas las Defensorías Regionales.
Acción
Correctiva
Dirección Nacional
de Recursos y
Acciones
Judiciales
Humano
Una(1)
caracterización
actualizada
Total
Caracterizació
n es
actualizadas
08-may-17 29-sep-17
Acción correctiva se implementó
por parte del Líder del Subproceso
de Recursos y Acciones Judiciales.
Se eliminó el “hacer” dentro del
proceso.
Caracterización del subproceso de RAJ. Realizado el
23/08/2017.
(Anexo 1)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día 26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600502Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Se evidencia que las políticas de operación del procedimiento no se refieren al que hacer
del procedimiento se recomienda realizar su ajuste.No presenta
Errores en el levantamiento de los
procedimientos del Subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales
N/A
Errores en el levantamiento de los
procedimientos del Subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales
Ajustar las políticas de operación de los procedimientos de Aprobación
y tramite de solicitudes de financiación, Pago de acciones de grupo y
Registro publico acciones populares de grupo y socializarlo a las
Defensorías Regionales
Acción
Correctiva
Dirección Nacional
de Recursos y
Acciones
Judiciales
Humano3 procedimientos
actualizados
Procedimiento
s
actualizados/P
rocedimientos
vigentes del
Subproceso
11-may-17 29-sep-17
Acción correctiva se implementó
por parte del Líder del Subproceso
de Recursos y Acciones Judiciales.
Esta eliminó la política de
operación dentro del
procedimiento.
Caracterización del subproceso de RAJ realizado el
23/08/2017.
(Anexo 1)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día 26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600503Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Prevención y
Protección
Se evidencia No Conformidad mayor en el cumplimiento del proceso Prevención y
Protección en la Regional Bogotá, ya que no hay un servidor público que desarrolle las
actividades del proceso, pese a que el Defensor Regional ha realizado las solicitudes para
la vinculación del servidor público desde hace aproximadamente 6 meses, no se ha tenido
una respuesta favorable.
Incumpliendo en el requisito 6.1. y 6.2. Norma NTC GP 1000: 2009.
No presenta
En el mes de mayo del año 2016 se
desvinculó el analista del SAT de la
Regional Bogotá.
El Defensor Regional Bogotá,
luego de la renuncia del servidor
que ejerció como analista del
SAT, ha solicitado en 5
oportunidades a través de
memorando la provisión del
empleo a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano con
Copia al Líder del Proceso, sin
obtener respuesta.
N/A
La Subdirección de Gestión del Talento
Humano no ha provisto la vacante
definitiva del empleo Profesional
Especializado Grado 17, analista del
SAT adscrito a la Regional Bogotá.
Regional Bogotá (Acción de Trámite): Expedir Memorando con destino
a la Delegada para la Prevención de Riesgos de Violaciones de Derechos
Humanos Y DIH, solicitado la intervención para la designación del
analista SAT en la Regional Bogotá.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) de solicitud la
designación de
Analista del SAT.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Acción correctiva se encuentra
bajo la responsabilidad del Líder del
Proceso de Gestión del Talento
Humano.
Se realizaron las solicitudes
correspondientes a través de
memorandos (anexo 2).
Se realizó la vinculación mediante
contrato de prestación de
servicios, autorizado con
resolución 225 de 2017 del analista
del SAT Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa.
Memorando 10251 de 2017. Vinculación de contratista
Doctor Nelson Mauricio Pinzón Ochoa.
(Anexo 2)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día 26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600504Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Gestión del Talento
Humano
Se evidencia No Conformidad mayor en el cumplimiento del proceso Prevención y
Protección en la Regional Bogotá, ya que no hay un servidor público que desarrolle las
actividades del proceso, pese a que el Defensor Regional ha realizado las solicitudes para
la vinculación del servidor público desde hace aproximadamente 6 meses, no se ha tenido
una respuesta favorable.
Incumpliendo en el requisito 6.1. y 6.2. Norma NTC GP 1000: 2009.
No presenta
En el mes de mayo del año 2016 se
desvinculó el analista del SAT de la
Regional Bogotá.
El Defensor Regional Bogotá,
luego de la renuncia del servidor
que ejerció como analista del
SAT, ha solicitado en 5
oportunidades a través de
memorando la provisión del
empleo a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano con
Copia al Líder del Proceso, sin
obtener respuesta.
N/A
La Subdirección de Gestión del Talento
Humano no ha provisto la vacante
definitiva del empleo Profesional
Especializado Grado 17, analista del
SAT adscrito a la Regional Bogotá.
Regional Bogotá (Acción de Trámite):Expedir Memorando con destino a
la Subdirección de Gestión del Talento Humano, reiterando la solicitud
de provisión de la vacante, con copia al líder del proceso.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de provisión
de empleo (Analista
del SAT).
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Acción correctiva se encuentra
bajo la responsabilidad del Líder del
Proceso de Gestión del Talento
Humano.
Se realizaron las solicitudes
correspondientes a través de
memorandos (anexo 2).
Se realizó la vinculación mediante
contrato de prestación de
servicios, autorizado con
resolución 225 de 2017 del analista
del SAT Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa, desde el 11 de
octubre de 2017.
Memorandos 14979 de 2017. Vinculación de contratista
Doctor Nelson Mauricio Pinzón Ochoa.
(Anexo 2)
Cerrado
Se evidencio en el documento adjunto enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día 26/10/2017, se subsana la NO conformidad
MAYOR dentro del hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Realizar jornadas mensuales de control de Gestión en el Sistema Vision
Web y tomar las correcciones del caso
Acción
Correctiva
Defensor Regional
BogotáHumano
12 jornadas de
control de gestión
con su respectivo
informe
Informes
realizados/
Informes
programados
01-jun-17 30-jun-18
Se Realizaron 4 jornadas mensuales
de control de Gestión en el
Sistema Visión Web y a través de
memorandos se adoptaron planes
de contingencia sobre los hallazgos
reportados.
Se cumple parcialmente la meta en
un 100%, dado que en los cuatro
primeros meses se realizaron las
jornadas de control de gestión.
Debido al cierre de la acciones del
plan se logra un cumplimiento
parcial de 100%.
Acta de memoria de reunión de 15 se septiembre de
2017.
(Anexo 3)
Cerrado
Se evidencio que el Sistema Visión Web cumple con el control de seguimiento
a la Gestión( PUNTO DE CONTROL), pero se presentaban desconocimiento por
parte del funcionario que hacen la supervisión. La Regional adelanto
reuniones para socializar y tomar medidas correctivas sobre la falencia
presentada. Ver ACTA DE MEMORIA DE REUNIÓN del día 15/09/2017.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Reiterar solicitud de intervención dentro de los expediente 2015011634
y 2016091949 a las autoridades inobservantes de la solicitud
defensorial, cerrar expedientes.
CorrecciónIatridis Zarela
Álvarez VergelHumano
2 expedientes
cerrados
N° de exp.
Cerrados /
Total de Exp
proyectados
para cerrar.
15-mar-17 15-ago-17
Se reitera solicitud de intervención
en los expediente 2015011634 y
2016091949 a las autoridades
inobservantes de la solicitud
defensorial, se cierran expedientes
en mención.
Auto de cierre expedientes 2015011634 y 2016091949
con gestiones realizadas.
(Anexo 4 y Anexo 5)
Cerrado
Se evidencia en el Formato de Cierre de Peticiones VISIÓN WEB ATQ en el
campo CONCLUSIÓN/ Descripción del Cierre: GESTIÓN DEFENSORIAL
AGOTADA, sin embargo el Profesional adscrito a la Regional tomo la medidas
pertinentes subsanando la NO conformidad.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Reportar funcionario renuente a la Dirección Nacional de Atención y
Trámite de Quejas, dentro del expediente 2015036454, cerrar gestión
defensorial.
CorrecciónIatridis Zarela
Álvarez VergelHumano
.
Realizar 1 reporte de
funcionario
renuente.
Total reportes
de funcionario
renuente
15-mar-17 15-ago-17
Se realiza el reporte de funcionario
renuente a la Dirección Nacional de
Atención y Trámite de Quejas,
dentro del expediente 2015036454,
se cierra expediente y realiza la
declaración de funcionario
renuente.
Auto de cierre expedientes 2015036454 con gestiones
realizadas y declaración de funcionario renuente.
(Anexo 6)
Cerrado
Se evidencia en el Formato de Cierre de Peticiones VISIÓN WEB ATQ en el
campo CONCLUSIÓN/ Descripción del Cierre: GESTIÓN DEFENSORIAL
AGOTADA, sin embargo el Profesional adscrito a la Regional tomo la medidas
pertinentes subsanando la NO conformidad.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
El procedimiento "Atención y
Tramite de Peticiones" no es
claro, no refiere a la Circular 002
de 2014 de la Dirección Nacional
de ATQ, señala la existencia de un
instructivo que no se encuentra
publicado o con fácil acceso desde
la web.
N/A
El procedimiento "Atención y Tramite
de Peticiones" no es claro, no refiere a
la Circular 002 de 2014 de la Dirección
Nacional de ATQ, señala la existencia
de un instructivo que no se encuentra
publicado o con fácil acceso desde la
web.
Incorporar en el procedimiento de Atención y Trámite los lineamientos
para reiterar las peticiones a las entidades concernidas y el trámite
para declarar funcionarios renuentes.
Corrección
Líder del proceso
de Atención y
Trámite
Humano
Un (1)
procedimiento
ajustado
Total
procedimiento
s ajustados 08-may-17 15-ago-17
Acción correctiva se encuentra
bajo la responsabilidad del Líder del
Subproceso de Atención y Trámite
de Quejas.
Se realizó mesa de trabajo con
profesionales líderes de
Subproceso de Atención y Trámite
de Quejas para analizar el
procedimiento, se levanta listado
de asistencia.
Formato de listado de asistencia de 4 de mayo de 2017.
(Anexo 7)
Cerrado
Se evidencia dentro de los documentos adjuntos ( ACTA DE REUNIÓN Y
LISTADO DE ASISTENCIA) donde la Regional Bogota convoca a la Dirección
Nacional ATQ y manifiesta la NO conformidad para que reformulen y tomen las
medidas pertinentes. A la fecha NO se ha ACTUALIZADO el PROCEDIMIENTO,
Código AT-P01, Versión: 1, Vigencia desde : 29/02/2016; Descripción -
SEGUIMIENTO ATQ # 13.
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600506Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En el Centro de Atención al Ciudadano se presentan fallas en la infraestructura necesaria
para la prestación del servicio: no se cuenta con rampas, pasamanos, antideslizantes, digi-
turnos, señalización apropiada en todas las áreas, ventanillas adecuadas para la atención
de los usuarios, espacio y elementos para primeros auxilios, incumpliendo de esta forma
los requisitos definidos en el numeral 6.3 de la norma de la Norma NTC GP 1000: 2009.
No presenta
El Defensor Regional Bogotá y la
servidora responsable del Centro
de Atención Ciudadana -CAC- han
requerido en 4 oportunidades, a la
Secretaría General, la adecuación
de la infraestructura del CAC para
el cumplimiento de la norma de
calidad y garantizar una placentera
estadía de los usuarios atendidos
en nuestras instalaciones.
Las instalaciones del CAC no
cumplen con los requisitos de la
norma de calidad para la
atención de usuarios.
Se realizó traslado del
CAC a la sede centro,
sin el cumplimiento de
los requisitos mínimos
de la NTCGP para la
atención de usuarios y
garantía de su estadía
placentera durante la
prestación del
servicio.
N/A N/A
No se realizaron las adecuaciones de
infraestructura necesarias para el
cumplimiento de los requisitos de la
NTCGP y garantizar una estadía
placentera a los usuarios durante la
prestación del servicio defensorial.
Regional Bogotá (Acción de Trámite): Expedir Memorando con destino
a la Secretaría General (con copia a subdirección administrativa), para
solicitar la adecuación urgente de las instalaciones del CAC, de tal
manera que se garantice la prestación del servicio en condiciones
armoniosas y placenteras para los usuarios.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud adecuación
de instalaciones.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 27-abr-17Se realiza solicitud de atención a
las necesidades del CAC.
Memorando 20326 de 2017, mediante el cual se realiza
solicitud a atención de necesidades del CAC, dirigido a
Secretaria General.
(Anexo 8)
Cerrado
Se observa que la Regional Bogota realizo las Gestiones Administrativas
correspondientes ( MEMORANDO 20326 con fecha de 6/10/2017) , sin
embargo, por parte de la Secretaria General, no se han realizado la mejoras
en el Sistema de Sistema de Recaudo PQRSDF y señalización e información. A
la fecha no se tiene respuesta de la solicitud presentada a la Secretaria.
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
60507Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se evidenció que no se está llevando a cabo el registro de las peticiones sobre litigio
defensorial en el Sistema Visión Web RAJ, incumpliendo de esta forma el requisito
establecido en el literal d) del numeral 4.2.1 (Gestión documental – Generalidades) de la
norma NTC GP 1000:2009.
No presenta
No hay claridad en los
profesionales de ATQ sobre los
registros que deben realizarse en
el modulo de RAJ (Litigio)
Aunque se han realizado
capacitaciones sobre el tema,
no se apropian y aplican los
temas abordados.
No todos los
profesionales de ATQ
asisten a las
capacitaciones
programadas.
Aumento de
carga laboral en
los profesionales
de ATQ, que
impide la
asistencia a
capacitaciones y
el registro en el
módulo (Litigio-
N/A
Las capacitaciones realizadas no han
sido suficientes para la apropiación y
aplicación de las tareas del
procedimiento "Atención y trámite de
peticiones" en materia de litigio
defensorial.
Realizar capacitación a los profesionales de ATQ para el adecuado uso
del modulo de litigio (RAJ) en el sistema visión web y registrar
correctamente las gestiones Defensoriales.
Acción
Correctiva
Marínela Parra,
Ingeniera de
Sistemas, Prof.
Univ. 15
Tecnológico
1 capacitación de
visión web en el
modulo de ATQ
(litigio)
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
17-mar-17 29-sep-17
Se realiza verificaciones de
registros en materia de RAJ y se
generan tres (3) capacitaciones en
la ruta de acceso RUP y RAJ.
Listados de asistencia de capacitaciones realizadas por
la Ingeniera Marinela Parra y registros de RAJ.
(Anexo 9)
Cerrado
Se evidencia en los LISTADOS DE ASISTENCIA (CAPACITACIÓN VISIÓN WEB) por
parte de la Ingeniera Marinela Parra, a los funcionarios de la Regional Bogota
los días 19/10/2017- 5/06/2017 - 21/06/2017 - 17/03/2017 donde se otorgaron
los lineamientos y se explico la manera de registrar la información de
peticiones en los módulos RUP - RAJ.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600508Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
No se está desarrollando el procedimiento de mediación código SA – P07, situación que
incumple los literales c) y d) del numeral 4.2.1 de la Norma NTC GP 1000: 2009.No presenta
La gestión realizada por la
Regional no se ve reflejada en el
procedimiento actual de
mediación
La gestión realizada por la Regional no
se ve reflejada en el procedimiento
actual de mediación
Realizar mesa de trabajo para revisar el procedimiento de mediación Acción
Correctiva
Defensor Regional
BogotáHumano 1 mesa de trabajo
mesa de
trabajo
realizada/mesa
de trabajo
programada
26-jun-17 29-sep-17
Se realiza mesa de trabajo con
profesionales adscritas a la
Dirección Nacional de Atención y
Trámite de Quejas, especializados
en el procedimiento de mediación.
Acta de memoria de reunión de 21 de julio 2017.
(Anexo 10)
Cerrado
Se realizo mesa de trabajo con la Dirección Nacional ATQ, la Oficina asesora
de Planeación y los servidores responsables del procedimiento de mediación,
en la cual se socializaron, los formatos, tareas simples y actividades que
deben ejecutarse en el desarrollo de dicho procedimiento.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No presenta
Baja toma de conciencia por parte
de los funcionarios en relación con
la importancia del adecuado
archivo de sus soportes
documentales de gestión.
N/A
Baja conciencia individual por parte de
los Funcionarios respecto de la
importancia de mantener ordenados,
organizados y al día sus respectivos
archivos de gestión.
Programación de capacitaciones a los funcionarios en relación con la
normativa, los procedimientos y la importancia de mantener
ordenados, organizados y al día sus respectivos archivos de gestión. Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano 3 capacitaciones
anuales sobre gestión
de archivos para los
funcionarios
utilizando diversos
medios.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas.
15-may-17 31-dic-17
3 jornadas de Visitas de
capacitación y seguimiento a los
funcionarios de la Regional Bogotá,
en relación con sus archivos de
gestión; esto se realizó con
funcionarios de cada una de las 4
áreas funcionales de la Regional
Listados de asistencia de capaciones y formato de
retroalimentación de conocimientos en las
capacitaciones.
(Anexo 11)
Cerrado
Se evidencia que se ejecutaron las 3 jornadas de capacitación a los
funcionarios de la Regional Bogota por parte del líder de Gestión de Calidad y
Gestión Documental, para corroborar y la aplicación de la normatividad
archivística y orientar aquellos servidores que tenían desconocimiento.
además se aplico cuestionario de autoevaluación para detectar las
oportunidades de mejoramiento.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No presenta
No se han implementado
mecanismos de control sobre la
gestión de los archivos.
N/A
No hay mecanismos de control en
relación con el estado de los
diferentes archivos de gestión.
Realización de dos seguimientos internos en gestión de archivos que
den cuenta del estado de los mismos, permitiendo la mejora y el
control de la gestión archivística
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano 2 seguimientos
internos integrales
dirigidas a los
archivos de gestión
N° de
seguimientos
internos
realizados /
N° de
seguimientos
internos
proyectados
26-jun-17 31-dic-17
Se Coordinó en compañía del Grupo
de Gestión Documental de la
Defensoría del Pueblo la
Realización de visitas de
seguimiento y asesoría al
cumplimiento al proceso de gestión
documental y la normatividad
archivística relacionada; esta
verificación tiene como objetivo
revisar el estado de los archivos de
gestión en todas las áreas
Acta de memoria de reunión de visitas de seguimiento.
(Anexo 12)
Cerrado
Se evidencia desarrollo de la reunión (MEMORIA DE REUNIÓN) donde el
objetivos es realizar seguimiento a la implementación del procedimiento de
organización de archivo y se inicia la revisión de los inventarios documentales
, carpetas y transferencias documentales a los funcionarios de la Regional.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No presenta
Los funcionarios de la Regional no
cuentan ni con los insumos ni con
el mobiliario mínimo para poder
realizar de forma integral sus
labores de archivo.
N/A
La Defensoría del Pueblo Regional
Bogotá y sus diferentes funcionarios
no cuentan con los insumos ni con el
número de archivadores mínimo para
poder realizar adecuadamente el
archivo de sus soportes de gestión.
Elaboración de comunicación firmada por el Defensor Regional
solicitando a la Secretaria General los insumos y la adecuación de
infraestructura mínima que permita realizar de forma adecuada el
archivo y almacenamiento de los soportes documentales que tramitan y
archivan los diferentes archivos de gestión. Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano
1 Comunicación
dirigida a Secretaria
General N° de
comunicaciones
realizadas/ N°
de
comunicaciones
proyectadas.
22-may-17 15-ago-17
Se elevó petición a la Dra. Magda
Carolina Cardozo Cerquera,
Responsable del Grupo de Gestión
Documental de la Defensoría del
Pueblo,( grupo de trabajo
dependiente jerárquicamente del
Señor Secretario General)
realizando la solicitud de insumos y
adecuación de infraestructura para
los archivos de gestión de la
Memorando 111105 de 2017, mediante el cual se realiza
solicitud a atención de necesidades de insumos e
infraestructura de asuntos relacionados con la Gestión
Documental.
(Anexo 13)
Se evidencia oficio de solicitud de insumos y adecuación de infraestructura
para los archivos de gestión para la Regional y el almacenamiento para los
soportes documentales.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
60510Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hay desconocimiento de la política de calidad, objetivos de calidad, manual de calidad y el
objetivo del proceso al que pertenece, afectando de esta forma el cumplimiento del
literal e), numeral 5.3 y 5.5.3 de la norma NTC GP 1000:2009
No presenta
Los servidores del proceso de
mediación desconocen aspectos
básicos del Sistema de Gestión de
Calidad.
Pese a existir instrumentos de
capacitación (volantes,
presentaciones, pagina web,
tips, correos) sobre este tema
no se estudia el tema por parte
de los servidores.
Algunos servidores no
recibieron las
capacitaciones y
sensibilizaciones
realizadas sobre el
tema.
N/A
Algunos servidores no recibieron las
capacitaciones y sensibilizaciones
realizadas sobre el tema.
Realizar capacitaciones a los servidores públicos de la Regional para
fortalecer conocimientos sobre el Sistema de Gestión de Calidad y el
Sistema de Gestión Institucional.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
2 Capacitaciones
dirigidas a los
servidores públicos
sobre el Sistema de
Gestión de la Calidad.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
03-may-17 15-ago-17
2 jornadas de Visitas de
capacitación y seguimiento a los
funcionarios de la Regional Bogotá,
en relación con sus archivos de
gestión y temáticas del Sistema de
Gestión de Calidad; esto se realizó
con funcionarios de cada una de las
4 áreas funcionales de la Regional
Listados de asistencia de capaciones y formato de
retroalimentación de conocimientos en las
capacitaciones.
(Anexo 11)
Cerrado
Se evidencia que se ejecutaron las 2 jornadas de capacitación a los
funcionarios de la Regional Bogota por parte del líder de Gestión de Calidad,
para corroborar el conocimiento de las disposiciones en materia del Sistema
de Gestión de Calidad de la entidad y orientar aquellos servidores que tenían
desconocimiento. además se aplico cuestionario de autoevaluación para
detectar las oportunidades de mejoramiento.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600511Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Promoción y
Divulgación
El Procedimiento “Ejercicio de las funciones de Secretaria Técnica de las mesas departamentales
y nacionales de participación de víctimas”, código PD P08, no contiene las actividades que en la
práctica desarrolla la Defensoría Regional Bogotá en el marco las mesas Distritales de víctimas,
afectando de esta forma el cumplimiento del literal d), numeral 4.2.1 de la Norma NTC GP
1000:2009
No presenta
El procedimiento no describe el
ejercicio de las funciones de
secretaría técnica, sino la
inscripción de las mesas de
participación de víctimas. Por lo
tanto no responde a su nombre.
Faltó participación de quienes
ejecutan el procedimiento en la
Regionales, en el momento en el
que el líder del proceso levantó
y documentó el procedimiento.
El líder de proceso no
convocó una mesa de
trabajo para
conjuntamente
documentar este
procedimiento.
N/A
El procedimiento no describe el
ejercicio de las funciones de
secretaría técnica, sino la inscripción
de las mesas de participación de
víctimas. Por lo tanto no responde a su
nombre.
Expedir Memorando con destino a la Dirección Nal de Promoción y
Divulgación (líder del Proceso Misional), para solicitar se formule una
acción correctiva y se convoque una mesa de trabajo para documentar
el procedimiento correctamente.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción correctiva
presentada a través de la remisión
de Memorando al líder del proceso
de Promoción y Divulgación con
fecha de 24 de octubre de 2017.
Memorando 22076 de 24 de octubre de 2017.
(Anexo 14)
Cerrado
Se evidencia remisión de MEMORANDO 22076 con fecha de 24 de octubre 2017
al Líder del proceso solicitando la ACTUALIZACIÓN del PROCEDIMIENTO PD-08
con el fin de que se ajuste a la practica de la Regional Bogota.
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600512Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Promoción y
Divulgación
No se lleva a cabo la actividad # 1 del procedimiento “Identificar y definir de manera
participativa las áreas de trabajo, atendiendo el enfoque basado en los derechos humanos, a
partir de las solicitudes recibidas y las necesidades detectadas” y su respectivo registro,
incumpliendo de esta forma el literal d), numeral 4.2.1
No presenta
Los servidores enlace del proceso
de promoción y divulgación,
aplican parcialmente la actividad
No 1 del procedimiento PD-P04,
sin embargo, no se encuentra el
registro de la evidencia, a través
del acta de memoria de reunión.
Se desconocía la evidencia que
debía dejarse en dicha
actividad.
No se estudió
completamente en
procedimiento.
N/ASe desconocía la evidencia que debía
dejarse en dicha actividad.
Realizar capacitación a los servidores públicos del proceso de Promoción
y Divulgación, sobre los requisitos y actividades del procedimiento PD-
P04.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 Capacitaciones
dirigidas a los
servidores públicos
sobre el Sistema de
Gestión de la Calidad.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
03-may-17 15-ago-17
Se cumple con la acción correctiva
presentada, se realiza capacitación
y levanta memoria de reunión con
los profesionales que realizan el
procedimiento.
Acta de Memoria de Reunión de fecha 06 de octubre de
2017.
(Anexo 15)
Cerrado
Se evidencio que se cumple con la ACTIVIDAD No 1 del PROCEDIMIENTO PD-
P04 donde se planifican previamente las actividades de promoción y
divulgación de Derechos Humanos.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600513Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Se recomienda evaluar la pertinencia del uso de papel, de acuerdo con la normatividad
interna definida “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel”, en los
diferentes trámites que desarrolla la Regional, dado que se observa que guardan copias de
documentos que los originales reposan en otras dependencias, esto genera reducción de
espacio en el almacenamiento de los archivos que realmente importan, ineficiencia
administrativa y consumo excesivo de papel. <OBSERVACIÓN>
No presenta
No se ha definido por parte del
Grupo de Gestión Documental de
la Entidad unas reglas claras y
concretas respecto al manejo
digital de los documentos de
apoyo; en su lugar y por ejemplo
dentro de la clasificación de las
carpetas de Defensoría Pública se
estipuló que este gran grupo de
unidades lleven una carpeta de
apoyo con información contractual
que reposa en otras dependencia.
Los funcionarios han realizado lo
que se les ha indicado al respecto
del archivo de documentos de
apoyo.
N/A
No se ha estipulado un procedimiento
claro para el manejo digital de
documentos de apoyo en los archivos
de gestión de la Defensoría Regional
Bogotá; no se ha realizado el estudio
en campo previo que permita realizar y
especificar dicho procedimiento o
definir estas actividades y los insumos
e infraestructura que esta requiere.
Concertar una mesa de trabajo con el Grupo de Gestión Documental
para definir las actividades, procedimientos o pasos a seguir para
realizar el manejo electrónico de los documentos de apoyo de los
Archivos de gestión de la Defensoría Regional Bogotá, evaluando a su
vez los insumos e infraestructura necesaria que permita realizar dicho
cambio en la gestión documental de la Regional.
Acción
Correctiva
Líder de Gestión
Documental de la
Regional
Humano
1 (un) memorando a
Gestión Documental
para convocar mesa
de trabajo sobre el
tema.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
A fecha 31 de Octubre de 2017,
mediante oficio firmado por el
Defensor Regional de Bogotá y
dirigido a la Dra. Magda Carolina
Cardozo Cerquera, Responsable del
Grupo de Gestión Documental de la
Defensoría del Pueblo, se solicitará
la realización de la mesa de trabajo
para definir las actividades,
procedimientos o pasos a seguir
para el mejor manejo de los
documentos de apoyo de los
archivos de gestión de la Regional
Bogotá; lo anterior con miras y con
los medios logísticos necesarios
para lograr el manejo electrónico
de los mismos; en esta mesa de
trabajo deben estar
representantes de la Dirección
Nacional de Defensoría Pública y de
Pendiente
abierto
A la fecha se va a realizar oficio solicitando mesa de trabajo con el Líder de
Gestión documental.0%
Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600514Auditoria
Interna de
Gestión
10/01/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Actualizar la actividad N° 32, ya que la expedición de las certificaciones se hace de
manera virtual. <OBSERVACIÓN>No presenta
Con la implementación de la
política de "cero papel" y los
escasos recursos de papelería
asignados, se debió implementar
dicha medida para no imprimir
cada una de las certificaciones.
La actividad no responde a lo
criterios de la política de "cero
papel" y desgasta
innecesariamente recursos de
papelería.
N/A
La actividad no responde a lo criterios
de la política de "cero papel" y
desgasta innecesariamente recursos
de papelería.
Expedir Memorando con destino a la DNDP (líder del Proceso Misional),
para solicitar se formule una corrección sobre la actividad No 32 en el
procedimiento SD-P01.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción correctiva
presentada a través de la remisión
de Memorando al líder del proceso
de Defensoría Pública con fecha de
24 de octubre de 2017.
Memorando 22077 de 24 de octubre de 2017.
(Anexo 16)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO 22077 con fecha de 24/10/2017
dirigido al Director Nacional de Defensoria Pública, requiriendo se ACTUALICE
la ACTIVIDAD No 32 del PROCEDIMIENTO SD P01. Toda vez que la
certificaciones laborales de los defensores públicos actualmente se generan
desde la Intranet y esta es remitida a la cuenta de correo del contratista.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600515Auditoria
Interna de
Gestión
10/01/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Se evidencia que no se llevan registros relacionados con la “Solicitud del Servicio Área
Penal y No Penal formato código SD-P02-F91”, para el proceso con N° de radicado
201600364750 con fecha 22/09/2016.
incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.4
No presenta
Se recibió solicitud con radi.
201600364750, sin embargo no se
levantó formato SD-P02-F91
N/A
Omisión al no realizar levantamiento
de formato de solicitud de defensor
público área penal SD-P02-F91
Se realizará el diligenciamiento del formato SD-P02-F91 para el caso
concreto y se registrará en el sistema de información.Corrección
Unidad SPA
encargada de la
Solicitud
Humano
diligenciar 1 (una)
solicitud servicio de
defensoría pública
formato SD-P02-F91
N° de
solicitudes
diligenciadas /
Total meta de
solicitudes por
diligenciar.
17-abr-17 15-ago-17
Se realizó la acción de corrección
formulada y se observó el
diligenciamiento del formato
código SD-P02-F91.
PDF formato código SD-P02-F91 expedido por Visión
WEB.
(Anexo 17 Y Anexo 18)
Cerrado
Se evidencio que se realizado el REGISTRO de FORMATO SDP02-F91 de
solicitud del servicio. Se anexa reporte del Sistema de Información Visión
Web.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600516Auditoria
Interna de
Gestión
10/01/2017Subproceso de
Defensoría Pública
En la actividad N° 9, “Diseñar la estrategia de defensa jurídica…) el registro de se lleva en
el aplicativo Visión WEB, ya no se usa el formato forma física. Se recomienda actualizar
ésta información en el procedimiento.
No presentaEl líder de proceso no ha
actualizado el procedimiento.N/A
El líder de proceso no ha actualizado el
procedimiento.
Expedir Memorando con destino a la DNDP (líder del Proceso Misional),
para solicitar se formule una actualización en el procedimiento de
prestación de servicio público.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción correctiva
presentada a través de la remisión
de Memorando al líder del proceso
de Defensoría Pública con fecha de
24 de octubre de 2017.
Memorando 22074 de 24 de octubre de 2017.
(Anexo 19)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO 22074 de 24 octubre de 2017 dirigido al
Director Nacional de Defensoria Pública, requiriendo se ACTUALICE la
ACTIVIDAD No 9 del PROCEDIMIENTO SD P02. Toda vez que la estrategia
jurídica presentada por los Defensores Públicos se realiza directamente en el
modulo de Defensoria Pública del Sistema Visión Web.
Cabe resaltar que por parte de la Regional realizaron la debida gestión para el
cumplimiento de este hallazgo.
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600517Auditoria
Interna de
Gestión
10/01/2017Subproceso de
Defensoría Pública
En la regional se hace capacitación de las Barras para los temas jurídicos concernientes,
pero dichas capacitaciones no están relacionadas en el procedimiento de Capacitación a
componentes del Sistema Nacional de Defensoría Pública.
No presenta
No se incluyó por parte del líder
del proceso, el componente
capacitación del Sistema Nacional
de Defensoría Pública a través de
las Barras Académicas.
N/A
No se incluyó en el momento de
documentación del procedimiento por
parte del líder del proceso en el
componente capacitación del Sistema
Nacional de Defensoría Pública las
Barras Académicas.
1 (un) memorando de solicitud de intervención al procedimiento el
componente capacitación del Sistema Nacional de Defensoría Pública a
través de las Barras Académicas.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción correctiva
presentada a través de la remisión
de Memorando al líder del proceso
de Defensoría Pública con fecha de
24 de octubre de 2017.
Memorando 22075 de 24 de octubre de 2017.
(Anexo 20)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO dirigido al Director Nacional de
Defensoria Pública, requiriendo se INCLUYAN la actividad de barras
académicas en el PROCEDIMIENTO SD-P05.
Cabe resaltar que por parte de la Regional realizaron la debida gestión para el
cumplimiento de este hallazgo.
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Fallas en el control de gestión en el
Sistema Vision Web por parte de la
Regional
El tiempo de préstamo es corto
El tiempo establecido no
permite que el usuario
haga la gestión con la
información consultada.
El tiempo establecido no permite que el
usuario haga la gestión con la información
consultada.
600505Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
60509Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se encontraron documentos sin archivar, y unidades de conservación documental que no
cumplen con los lineamientos de gestión documental establecidos por la entidad,
afectando de esta forma el cumplimiento del numeral 4.2.4. de la norma NTC GP
1000:2009.
502018Auditoria
Interna de
Calidad
Gestión de Servicios
Administrativos
No se cumple lo establecido en la actividad N° 16 del procedimiento y el numeral 5.3.2 del
instructivo de correspondencia y archivo AD-I02, de acuerdo a lo observado en la planilla AD-
P08_F14, para los casos de fecha 16/nov/2016 al Sr. José Vuelvas, documento prestado POE, y el
préstamo de fecha 29/09/2016 a la Dra. Medellín. No se evidencia el seguimiento para la
devolución de los documentos prestados con el fin de renovar la solicitud de préstamo.
Incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.4 de la norma NTC GP 1000:2009.
NANo se efectuó el seguimiento
oportuno a la devolución.
En los expedientes 2015011634 y 2016091949, no se reiteró la petición a las entidades
concernidas dentro de los términos establecidos. Así mismo, en el expediente 2015036454
no se reportó el funcionario renuente, de conformidad con lo establecido en la circular
002 de 2014 de la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, incidiendo en el
incumplimiento de los requisitos 7.5.1 de la Norma NTC GP 1000: 2009.
No presenta
Fallas en el control de gestión en
el Sistema Vision Web por parte
de la Regional
N/A
N/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 10 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500201Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Direccionamiento
Estratégico
No hay coherencia entre lo documentado por parte del grupo de sistemas, y la gestión del
mismo. Objetivo del proceso Vs Resultados, no se encontraba publicada en el mapa de
procesos de la Entidad la caracterización actualizada. Incumpliendo de esta forma el
numeral 4.2.3 de la norma NTC GP 1000:2009.
No presenta
El proceso de "Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones", paso del nivel
de Apoyo a los de
Direccionamiento Estratégico y
fue fusionado con los demás
procedimientos de tal proceso,
razón por la cual la
caracterización, los
procedimientos y demás
documentos quedaron
desactualizados.
Posteriormente en el primer
trimestre del año 2017, en reunión
del Comité de Coordinación de
Control Interno, se aprobó la
creación del proceso de Gestión
de Tecnologías de la información y
El proceso de "Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones",
paso del nivel de Apoyo a los de
Direccionamiento Estratégico y fue
fusionado con los demás
procedimientos de tal proceso, razón
por la cual la caracterización, los
procedimientos y demás documentos
quedaron desactualizados.
Posteriormente en el primer trimestre
del año 2017, en reunión del Comité de
Coordinación de Control Interno, se
aprobó la creación del proceso de
Gestión de Tecnologías de la
información y las Comunicaciones,
dentro del nivel Estratégico.
Definir la caracterización del proceso, los procedimientos y demás
documentos, así como las herramientas de control definidas por el
Sistema de Gestión de la Calidad.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Una Caracterización
del proceso de TIC,
alineado al nuevo
plan estratégico
institucional.
(Caracterizació
n del proceso
de TIC
Actualizado/1)
*100
10/03/2017 31/12/2017
Documento publicado y aprobado
de
Caracterización del proceso de TIC
ajustada al nuevo plan estratégico
institucional.
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SitePages
/GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gest
ion%20de%20TIC/GTI-C.pdf
Se verificaron los link que direcciona al Mapa de Procesos de nuestra Entidad
el día 12/10/2017, encontrándose que la acción de mejoramiento se realizó
de manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500202Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Direccionamiento
Estratégico
No se cuenta con recursos suficiente para el cumplimiento del objetivo del proceso y
necesidades de la entidad. . Incumpliendo de esta forma el numeral 6.3 literal b de la
norma NTC GP 1000:2009.
No presenta
A pesar de haberse formulado un
proyecto de inversión para
desarrollar las TIC's y el PETIC, los
recursos asignados fueron
insuficientes para el año 2016,
mientras que para el 2017 no se
contó con apropiación.
El Gobierno Nacional dispuso
recortes presupuestales para
todas las Entidades públicas.
El Gobierno Nacional dispuso recortes
presupuestales para todas las
Entidades públicas.
Mantener ajustados el proyecto de inversión, priorizando los temas de
mayor relevancia para la Entidad, de acuerdo con el Plan Estratégico y
el PETIC.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Financiero
Un documento de
Portafolio de
Proyectos de TIC
(Documento
de Portafolio
de Proyectos
de TIC
generado/1)*10
0
10/03/2017 31/12/2017
Documento con portafolio de
proyectos
con vigencia actualizada y ajustada
al
nuevo Plan estratégico.
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SitePages
/GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gest
ion%20de%20TIC/PORTAFOLIO%20DE%20PROYECTOS.pdf
Se verificaron los link que direcciona al Mapa de Procesos de nuestra Entidad,
12/10/2017, encontrándose que existe un documento de " Portafolio de
Proyectos de TI - Septiembre 2017" la acción de mejoramiento se realizó de
manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500203Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Direccionamiento
Estratégico
No se cumple lo establecido en los procedimientos TI-P01, TI-P02, TI-P03, TI-P04 y TI-P05 y
los formatos allí señalados. Incumpliendo de esta forma el numeral 4.2.4 de la norma NTC
GP 1000:2009.
No presentaLos procedimientos no estaban
actualizados.
Cambio en el plan estratégico
institucional para el periodo
2017,-2020.
Las actividades y
procedimientos de las
áreas de TI, deben
estar alineadas con los
objetivos estratégicos
institucionales según
las normas y guías de
buenas practicas
internacionalmente
aceptadas que hacen
parte de la gestión y
gobierno de TIC.
(COBIT 5.0)
Desarticulación
del grupo de
sistemas con la
estrategia
institucional.
Los objetivos
del proceso del
área de TI,
deben alinearse
a los objetivos
estratégicos plan
estratégico
Actual.
Desarticulación del grupo de sistemas
con la estrategia institucional.
Los objetivos del proceso del área de
TI, deben alinearse a los objetivos
estratégicos plan estratégico Actual.
Actualizar los procedimientos y la caracterización del proceso alineando
con la nueva estrategia institucional y los objetivos estratégicos para el
periodo 2007-2020 , dando carácter estratégico al grupo de TIC.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Procedimientos de
TIC, creados de
acuerdo a los
lineamientos del
nuevo plan
estratégico
institucional
(Procedimient
os de TIC
creados /
Procedimiento
s de TIC
programados)*1
00
10/03/2017 31/12/2017
Los procedimientos se definieron
y fueron revisados por la oficina de
planeación , se encuentran
pendientes de formalización por la
secretaria general.
Dos de ellos ya fueron publicados
en el link suministrado.
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SitePages/GTI.as
px
Se verificaron los link dentro de la intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad (12/10/017), encontrándose que existe 3
documentos :
- GTI-P01: Elaboración, seguimiento y evaluación Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación., Versión 1 fecha
vigencia:14/09/2017
- GTI -P02 : Gestión de Cambios.,
Versión 1 fecha vigencia:14/09/2017
- GTI-P03 : Gestión de Servicios.
Versión 1 fecha vigencia:15/09/2017
Sin embargo, no se evidencia a la fecha el cumplimiento de la segunda
75%En
Ejecución
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500204Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Direccionamiento
Estratégico
Se requiere articular los documentos con la normatividad que rige a la entidad, al igual
que el alcance de estos ante la norma.No presenta
Los procedimientos no estaban
actualizados.
Cambio en el plan estratégico
institucional para el periodo
2017,-2020.
Las actividades y
procedimientos de las
áreas de TI, deben
estar alineadas con los
objetivos estratégicos
institucionales según
las normas y guías de
buenas practicas
internacionalmente
aceptadas que hacen
parte de la gestión y
gobierno de TIC.
(COBIT 5.0)
Desarticulación
del grupo de
sistemas con la
estrategia
institucional.
Los objetivos
del proceso del
área de TI,
deben alinearse
a los objetivos
estratégicos plan
estratégico
Actual.
Desarticulación del grupo de sistemas
con la estrategia institucional.
Los objetivos del proceso del área de
TI, deben alinearse a los objetivos
estratégicos plan estratégico Actual.
Actualizar los procedimientos del procesos de Gestión de TIC,
articulados con la planeación estratégica institucional en coordinación
con el área de planeación para que sean actualizados dentro del marco
general y alcance de la norma y así mantener un manual de calidad.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS-
PLANEACIÓN
Humano
Procedimientos de
TIC, creados de
acuerdo a los
lineamientos del
nuevo plan
estratégico
institucional
(Procedimientos
de TIC creados
/
Procedimientos
de TIC
programados)*1
00
10/03/2017 31/12/2017
Los procedimientos se definieron
y fueron revisados por la oficina de
planeación , se encuentran
pendientes de formalización por la
secretaria general.
Dos de ellos ya fueron publicados
en el link suministrado.
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SitePages/GTI.as
px
Se verificaron los link que direcciona al Mapa de Procesos de nuestra Entidad
(12/10/017), encontrándose que existe 3 documentos :
- GTI-P01: Elaboración, seguimiento y evaluación Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación., Versión 1 fecha
vigencia:14/09/2017
- GTI -P02 : Gestión de Cambios. Versión 1 fecha vigencia:14/09/2017
- GTI-P03 : Gestión de Servicios. Versión 1 fecha vigencia:15/09/2017
Sin embargo, no se evidencia a la fecha el cumplimiento de la segunda
meta para la acción definida.
75%En
Ejecución
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500205Auditoria
Interna de
Calidad
10/01/2017Direccionamiento
Estratégico
Pese a que existe un acto administrativo mediante el cual se adopta el plan estratégico
de las tecnologías de la información y las comunicaciones, Resolución 1133 del 15 de julio
de 2016 no se evidencia el cumplimiento y ejecución del mismo, no hay soportes de
actividades y un horizonte de tiempo de ejecución. Se reitera la No Conformidad Nº 4 de
la auditoria Interna de calidad año 2015, al observarse un incumplimiento de la meta
establecida en el plan de mejoramiento Nº 2 actividad 4. Incumpliendo de esta forma el
numeral 6.3 y 8.2.3 de la norma NTC GP 1000:2009.
No presenta
El PETIC formulado no estaba
alineado con los recursos
presupuestales dispuestos para la
Entidad, y no se generaron los
ajustes correspondientes al Plan
propuesto.
El PETIC formulado no estaba alineado
con los recursos presupuestales
dispuestos para la Entidad, y no se
generaron los ajustes
correspondientes al Plan propuesto.
Ajustar el PETIC y el portafolio de proyectos TI, con base en la
planeación estratégica institucional 2017-2020Corrección
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Un documento PETIC
con base en la
planeación
estratégica
Institucional
(Documento
PETIC
generado/1)*10
0
10/03/2017 31/12/2017
Documento de PETIC actualizado a
los nuevos lineamientos del plan
estratégico 2017-2020
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SitePages
/GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gest
ion%20de%20TIC/PETIC.pdf
Se verificaron los link que direcciona al Mapa de Procesos de nuestra Entidad
(12/10/017), encontrándose que existe un documento de " Plan Estratégico
de Tecnologías de la Información y las comunicaciones -PETIC" de 54 Pgs. La
acción de mejoramiento se realizó de manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
Desconocimiento del proceso de
la normatividad de archivo y
aplicación de TRD.
Insuficiente planta de personal
de nivel técnico con
conocimientos en Gestión
documental
No contamos con los
insumos necesarios
(Carpetas, cajas, etc.)
que nos permitan
desarrollar el proceso
de archivo
Desconocimiento del proceso de la
normatividad de archivo y aplicación
de TRD.
Insuficiente planta de personal de
nivel técnico con conocimientos en
Gestión documental
No contamos con los insumos
necesarios (Carpetas, cajas, etc.) que
nos permitan desarrollar el proceso de
archivo
GESTIÓN DOCUMENTAL: Solicitar capacitación en Gestión documental a
nivel central. Organización de carpetas faltantes por parte de las
dependencias afectadas.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Solicitar
capacitación,
nombramiento de
servidor. Adelantar
jornadas de
organización de
archivo
Memorando,
constancia de
aplicación de
TRD
05/06/2017 31/12/2017
Se recibió Capacitación del Nivel
Central de manera que cada
dependencia esta realizando el
proceso de Gestión documental.
Se realizó además alistamiento de
archivo del año 2015 hacia atrás
con el fin de ser enviado a la
ciudad de Bogotá para su
depuración
Visita del Capacitador, informes enviados a Gestión
documental
El GGD mediante mensaje electrónico del 07/11/2017 comunicó a la OCI que
un funcionario estuvo realizando capacitación y seguimiento del 23 al 25 de
agosto de 2017, cuyo resultado fue la propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental que se va a a trasladar a Bogotá, no se
ha recibido el informe cuatrimestral del mes de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo de gestión de vigencias 2016-2017 .
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
El indicador establecido en
STRATEGOS es el informe, más no
las actividades relacionadas en el
mismo
No se pueden verificar las
actividades adelantadas y
orientar las mismas a la
prevención de riesgos
Insuficiente información registrada en
STRATEGOS
GESTIÓN AMBIENTAL: Comunicar a planeación, la necesidad de ajustar
las actividades relacionadas en strategos a fin de coadyuvar en la línea
de acción en gestión ambiental
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Presentar informe,
cronograma y PAA
oportunamente
1 Informe y
cronograma03/06/2017 31/12/2017
Se envían informes de manera
periódica así como el PAA para
aprobación del asesor nacional.
No se obtuvo respuesta del nivel
central sobre aprobación del PAA
Memorando, informes y PAA Revisadas las evidencias no se encontró lo mencionado. 0%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
No se envía oportunamente la
información, lo que ocasiona que
no se puedan tomar decisiones
oportunamente
Retardo o inoportunidad en el envío
de la información
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO: Presentar oportunamente los
informes de COPASST, BRIGADAS DE EMERGENCIA, etc.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Presentar informes
oportunamente
Nº de Informes
presentados05/06/2017 31/12/2017
Se enviaron los informes COPASS de
los meses faltantes y
oportunamente de acuerdo al
periodo
Informes, comunicaciones de envíoLa regional envió los mensajes electrónicos del 30/08/2017 y 14/09/2017 en
donde remiten las actas mensuales de Copasst de enero a agosto de 2017.80%
En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601002Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Direccionamiento
Estratégico
Inexistencia de un procedimiento documentado e implementado que aplique a todo el
sistema de gestión del riesgo (identificar entradas y salidas, responsables, puntos de
control, entre otros)
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Imposibilidad de generar
controles
Existen deficiencias en la
identificación del riesgoRevisar y/o Actualizar el mapa de Riesgos de Gestión de la Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24/03/2017 31/12/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos. Si bien se aceptó este
hallazgo consideramos que las
acciones correctivas dependen
unicamente del nivel central y
MemorandoLa regional envió el mensaje electrónico del 12/10/2017 a la Oficina de
Planeación solicitando las acciones de mejora pertinente.0%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601003Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Direccionamiento
Estratégico
En la mayoría de los casos se detecta riesgos identificados que no son coherentes con el
objetivo del proceso; desagregación de funciones; controles inapropiados; las acciones en
su mayoría no son verificables a nivel regional, ni tampoco medibles, ni cumplen con los
criterios: qué, cómo, para qué y cuando)
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Imposibilidad de generar
controles
Existen deficiencias en la
identificación del riesgoRevisar y/o Actualizar el mapa de Riesgos de Gestión de la Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24/03/2017 31/12/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos. Si bien se aceptó este
hallazgo consideramos que las
acciones correctivas dependen
unicamente del nivel central y
hasta ahora no hemos tenido
respuesta alguna a nuestra
comunicación
MemorandoLa regional envió el mensaje electrónico del 12/10/2017 a la Oficina de
Planeación solicitando las acciones de mejora pertinente.0%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
Realizar una jornada de capacitación interna, frente a los lineamientos
para actualización del SIGEP
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
05/06/2017 30/09/2017 No se presenta evidencia No presenta seguimiento a esta acción la unifica con la siguiente. 0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
Desarrollar una jornada de actualización de contenidos de las HV y
Declaración de Bienes y Rentas de los servidores de la Regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
actualizaciones
realizadas / Nº
de servidores
públicos
regional
05/06/2017 30/09/2017
Se envío mmorando a los servidores
de la regional y se verífico por
parte de la Ing de Sistemas de la
entidad el cumplimiento de esta
obligación
Comunicación, fotografia sistema
La OCI realizó una revisión aleatoria al sistema encontrando que los
defensores públicos seleccionados no aparecen en el SIGEP. Asimismo se
solicitó información a la SGTH en donde mediante mensaje electrónico del 9
de septiembre de 2017 se constató que de 17 servidores públicos 14 tienen
incompleta la información reportada.
18%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar una validación del proceso con la Subdirección de Gestión del
Talento humano.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
1 validación de la
Subdirección de
talento Humano
Nº de
validaciones de
registros / Nº
de servidores
05/06/2017 15/10/2017 No se presenta evidencia No presenta seguimiento a esta acción la unifica con la anterior. 0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
Realizar una jornada de capacitación interna, frente a los lineamientos
para actualización del SIGEP
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de
información
tributaria
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
05/06/2017 30/09/2017 No se presenta evidencia No presenta seguimiento a esta acción la unifica con la siguiente. 0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
Desarrollar una jornada de actualización de contenidos de las HV y
Declaración de Bienes y Rentas de los servidores de la Regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
actualizaciones
realizadas / Nº
de servidores
públicos
regional
05/06/2017 30/09/2017
Se envío memorando a los
servidores de la regional y se
verífico por parte de la Ing de
Sistemas de la entidad el
cumplimiento de esta obligación
Memorando, fotografia sistema
La OCI solicitó información a la SGTH en donde mediante mensaje electrónico
del 9 de septiembre de 2017 se constató que de 17 servidores públicos tres (3)
tienen pendiente algún año por reportar.
82%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar una validación del proceso con la Subdirección de Gestión del
Talento humano.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
1 validación de la
Subdirección de
talento Humano
Nº de
validaciones de
registros / Nº
de servidores
públicos
regional
05/06/2017 15/10/2017 No se presenta evidencia No presenta seguimiento a esta acción la unifica con la siguiente. 0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
601006Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión del Talento
Humano
Control de gestión y evaluación del desempeño (Sistema de Control Interno): Los
funcionarios en provisionalidad carecen de acuerdos laborales y por ende falta de
medición en el rendimiento laboral
Desconocimiento del proceso de
evaluación para servidores
nombrados en provisionalidad,
hasta el momento solo se efectúa
esta calificación a los servidores
de carrera administrativa.
No hay un indicador del
desempeño de los servidores,
por inexistencia de evaluación
del desempeño de cada uno
Desconocimiento del proceso de
evaluación para servidores nombrados
en provisionalidad
Enviar comunicación al líder del proceso, solicitando se replantee este
hallazgo en virtud de la resolución proferida en junio del presente año,
por medio de la cual se deroga la resolución 1434, por medio de la
cual se precisa que no se debe realizar evaluación de servicios sino a
los servidores de Carrera Administrativa.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
No se requiere
evaluación de
servidores en
provisionalidad
1 Memorando 05/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos. De acuerdo a las
instruciones del nivel central en
capacitación dictada en el Hotel
Tequendama se hizo precisión
sobre el procedimiento con
servidores en provisionalidad
quienes no deben ser calificados
Memorando
La OCI sugiere que dicho concepto sea remitido por escrito y hace la
recomendación que de conformidad con la Resolución 1434 de 2016 a los
sevidores públicos vinculados con nombramiento provisional y de libre
nombramiento y remoción que no sean directivos, ni asesores se les hará
seguimiento al desempeño Artículo 40.
30%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601007Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de las
Comunicaciones
En la página web se presenta información desactualizada (dirección de la sede regional);
sitios y micrositios Web sin registrar la última fecha de actualización
Información errónea en la
dirección de la sede de la regional
Casanare
Falta de seguimiento periódico en la
información consignada en el sitio web
de la entidad
Realizar corrección de la dirección de la sede de la regional en la
página web de la entidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Actualizar dirección
1 página web
ajustada27/05/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a la oficina
de sistemas para su correciónMemorando, pagina web de la entidad
Revisada el link
http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-
b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes, se continúa evidenciando que al hacer
clic en el mapa la dirección sale de la regional desactualizada, tampoco sale
fecha última actualización. Este hallazgo es para el proceso de Gestión de las
Comunicaciones.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601008Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de las
Comunicaciones
Las Regionales no comunican a los usuarios sobre las actividades propias que desarrollan a
través de los diferentes medios de comunicación (página web, cartelera, entre otros)
Es necesario dar a conocer los
servicios de la entidad, y las
actividades que desarrollamos
haciendo uso de los medios con
los que se cuenta actualmente
Incumplimiento de las labores de P y D
respecto de los servicios prestados y
actividades adelantadas por la regional
Fijar cartelera informativa sobre servicios de la regional, servidores a
cargo, campañas de ahorro de energía, agua, anticorrupción. De igual
manera se están adelantando programas radiales con el fin de dar a
conocer los servicios y las actividades de la Defensoria regional
Casanare
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Adelantar campañas
de divulgación de
actividades
Nº de
campañas
informativas
realizadas/Nº
de campañas
informativas
05/06/2017 30/12/2017
Se fijaron carteles en varios puntos
de la regional informando sobre
campañas respectivas
Fotografías carteles fijados en las instalaciones
La OCI evidenció que en la sede electrónica aún no aparece las funciones de
las regionales. Ver el link
http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-
b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601009Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Direccionamiento
Estratégico
Las entidades públicas están obligadas a invitar a las veedurías ciudadanas a participar en
el proceso de Rendición de Cuentas como mínimo con 15 días de antelación a la Rendición
de Cuentas, la regional elevó invitación el 22 de julio y la Rendición se realizó 3 días
después
Es obligatorio realizar la invitación
de manera extensa y oportuna a
las veedurías existentes en el
municipio y departamento de
Casanare.
Si bien se realizó la invitación,
esta fue hecha sobre el tiempoIncumplimiento de disposición legal
Realizar oportunamente la invitación a las veedurías, instituciones y
público en general para la rendición de cuentas del año 2017
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Realizar invitación
oportuna
Nº Invitaciones
oportunas
realizadas / Nº
de entidades
01/10/2017 31/12/2017Se envío comunicación a veedurías
vigentestarjetas y Listados de invitación
En los listados que la regional envió de entrega de tarjetas de invitación para
la rendición de cuentas a efectuarse el 9 de noviembre de 2017, la OCI
constató que se recibieron entre el 18 y el 27 de octubre de 2017; sin
embargo aparecen ocho filas que estaban en blanco, que de acuerdo con lo
informado a través de mensaje electrónico del 15/11/2017 la regional
manifestó que un funcionario se encargó de la entrega directa de las
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601010Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
La regional no tiene definido el horario de recibido de la correspondencia; recepción de
documentos sin el número consecutivo; comunicaciones expedidas por la regional sin
consecutivo; correspondencia devuelta a la regional sin la firma de recibido a quién se le
direccionó para su gestión
No existe documento informativo
al público sobre horario de
recepción de correspondencia
No existe documento informativo al
público sobre horario de recepción de
correspondencia
Fijar aviso al ingreso de la regional sobre el horario de
correspondencia, que se fijo de 8:00 a 12:00 am y 2:00 a 5:00 pm,
esto con el fin de otorgar al servidor responsable el tiempo suficiente
para organización de la misma al final de la jornada laboral.
Seguimiento requisitos comunicaciones.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Fijar Horario
Nº de avisos
fijados /105/06/2017 31/12/2017
Se fijo cartelera al ingreso de la
Regional informando sobre
horarios, servicios, etc.
Fotografía de cartel fijado al ingreso de la regional
El GGD mediante mensaje electrónico del 07/11/2017 comunicó a la OCI que
un funcionario estuvo realizando capacitación y seguimiento del 23 al 25 de
agosto de 2017, cuyo resultado fue la propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental que se va a a trasladar a Bogotá, no se
ha recibido el informe cuatrimestral del mes de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo de gestión de vigencias 2016-2017 .
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601011Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión documental sin cumplir los requisitos establecidos por el Archivo General de la
Nación (por la falta de organización los documentos no están disponibles para su uso,
donde y cuando se necesite; el archivo central no está protegido contra pérdida de
confidencialidad, así como expuesto a agentes contaminantes por estar ubicados en el
parqueadero de la regional, entre otros). En general las dependencias de la regional no
cumplen con las normas del Archivo General
Desconocimiento del proceso de
la normatividad de archivo y
aplicación de TRD.
Insuficiente planta de personal
de nivel técnico con
conocimientos en Gestión
documental
No contamos con los
insumos necesarios
(Carpetas, ) que nos
permitan desarrollar el
proceso de archivo
Desconocimiento del proceso de la
normatividad de archivo y aplicación
de TRD.
Gestionar con entidades del orden departamental (SENA-
COMFACASANARE) para que se designen practicantes por medio del
programa ESTADO JOVEN para realizar esta labor. Adelantar jornada
de Organización de carpetas por parte de cada una de las dependencias
afectadas.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Organizar archivo
1 constancia
de aplicación
de TRD
05/06/2017 31/12/2017
Se gestionó con la caja de
compensación y el sena la
vimculación de técnico en gestión
documental
comunicaciones
El GGD mediante mensaje electrónico del 07/11/2017 comunicó a la OCI que
un funcionario estuvo realizando capacitación y seguimiento del 23 al 25 de
agosto de 2017, cuyo resultado fue la propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental que se va a a trasladar a Bogotá, no se
ha recibido el informe cuatrimestral del mes de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo de gestión de vigencias 2016-2017 .
Por otro lado la regional realizó la gestión ante el SENA pero fue infructuosa;
no obstante de conformidad con la normatividad, la responsabilidad de los
documentos es de todos los servidores públicos, tal y como lo indica la Ley
594 del 2000 y el Código Disciplinario.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Gestión Ambiental: Para las vigencias 2016 y 2017 el Comité de Gestión Ambiental no se
citó por la Secretaria Técnica ni tampoco se aprobó el Plan de Gestión Ambiental, así
como no se presentó por el Subcomité Regional el cronograma de actividades para las
vigencias en mención en los tiempos establecidos.
Formular el Plan de Gestión Ambiental de acuerdo a la información
suministrada por las sedes y presentarlo ante comité ambiental para su
aprobación.
Acción
Correctiva
Comité de Gestión
Ambiental.Humano
Un (1) Plan de
Gestión Ambiental
Aprobado
(Plan de
Gestión
Ambiental
Aprobado/1)*1
01/06/2017 30/09/2017 No se reporta evidenciasEn el reporte enviado por la regional, se eliminó la acción y se unifica con la
siguiente acción0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar a comunicaciones la publicación del plan de gestión ambiental
en Paloma Mensajera.Corrección
Subdirector
AdministrativoHumano
Una (1) solicitud de
publicación
(N° solicitud
de
publicación/1)*
100
31/07/2017 30/09/2017
Se envían informes de manera
periódica así como el PAA para
aprobación del asesor nacional. No
se obtuvo respuesta del nivel
central sobre aprobación del PAA
Memorando, informes y PAA
La OCI consultó a la contratista encargada del tema, quien manifestó que la
regional solo ha enviado los informes bimestrales de enero-febrero y mayo-
junio. Están realizando el Plan institucional de gestión ambiental que se va a
presentar ante el comité en noviembre, por lo que no se encuentra en la
intranet. Asimismo enviaron el acta de Comité de Gestión Ambiental del 13
de julio de 2017, sin firmas.
70%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
Solicitar al nivel central capacitación sobre aspectos a incluir en el PAA,
presentar el cronograma de actividades. Solicitar al actualización del
PAA de la entidad de los años 2016 y 2017
Corrección Defensor Regional HumanoUna (1) solicitud
enviada
(N° solicitud
/1)*10001/07/2017 31/12/2017 No se reporta evidencias
En el reporte enviado por la regional, se eliminó la acción y se unifica con la
siguiente acciónAbierto
Regiona
l
Casanar
e
601013Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
En la mayoría de los casos no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales
como el correo electrónico, la red interna, los sitios web internos, entre otros que
constituyen alternativas a la utilización del papel.
Desconocimiento de manejo de
instrumentos de comunicación
mediante redes o sistemas de
información
Desaprovechamiento de
herramientas del sistema para
organización de la información
Desconocimiento de manejo de
instrumentos de comunicación
mediante redes o sistemas de
información
Realizar cronograma de actividades de capacitación en organización y
aprovechamiento de archivos digitales o sistematizados por parte de la
Ing. Elizabeth Lamprea.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Hacer uso efectivo
de herramientas del
sistema
Nº de
cronogramas
elaborados
05/06/2017 30/09/2017
Se realizaron capacitaciones
grupales (2) e individuales sobre
organización de archivo
Actas de reunión
La regional envió la memoria de reunión del 18 de agosto y 3 octubre de 2017
sobre capacitación de herramientas informáticas. De conformidad con el
cronograma aprobado faltó la evidencia de reunión de septiembre y de la
primera semana de agosto.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601014Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
El procedimiento Código: AD-P02 –Versión: 03 vigente desde el 10/02/2016 no refleja de
manera clara lo relacionado con el tema de seguros, siniestros y reclamaciones de bienes
de propiedad de la entidad (daño, perdida, hurto; vehículos; incendio; Póliza para el
manejo Global para entidades oficiales; Póliza de Seguridad de Responsabilidad Civil
Extracontractual, Póliza de Responsabilidad Civil para Servidores Públicos, entre otros)
Aunque el procedimiento vigente
desde febrero de 2016 establecía
lo relacionado con el tema de
seguros, siniestros y
reclamaciones de bienes de
propiedad de la entidad se
identificó la necesidad de
actualizarlo.
Es necesario actualizar el
procedimiento y el manual
integrado de bienes.
Es necesario actualizar el
procedimiento y el manual integrado
de bienes.
Actualizar el procedimiento y el manual integrado de bienesAcción
Correctiva
Subdirector
Servicios
Administrativos
Humano2 documentos
actualizados
Número de
documentos
actualizados /2
01/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos. Si bien se aceptó este
hallazgo consideramos que las
acciones correctivas dependen
unicamente del nivel central y
hasta ahora no hemos tenido
respuesta alguna a nuestra
ComunicaciónLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora.50%
En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601015Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
El Subdirector Administrativo no informo oportunamente la novedad de perdida de bienes
al corredor de seguros, así como tampoco informó a la Subdirección Financiera la pérdida
o faltante de los bienes para registrarlos de conformidad con el procedimiento de
reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría
General de la Nación.
No se encontró dentro de la
información de la regional
Casanare el reporte a la
subdirección administrativa el
daño, pérdida o hurto de bienes
en dicha regional.
Inoportunidad en el registro de
novedades por parte de la
regional
Inoportunidad en el registro de
novedades por parte de la regionalComunicar a nivel central sobre este hallazgo
Acción
CorrectivaRegional Casanare Humano
Comunicación
interna informando la
novedad
Número de
comunicacione
s/1
01/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos. Si bien se aceptó este
hallazgo consideramos que las
acciones correctivas dependen
unicamente del nivel central y
hasta ahora no hemos tenido
MemorandoLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora.50%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601016Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
No se proporciona ni se realiza mantenimiento adecuado a los elementos para la
operación adecuada de la regional (hardware, software; tecnologías de la información y la
comunicación, entre otros)
No existe un control efectivo en
mantenimiento de los bienes o
tecnologías para las regionales
No hay cumplimiento por parte del
Grupo de sistemas para el
mantenimiento preventivo de los
equipos.
En coordinación con la Ingeniera de Sistemas de la entidad, elevar
solicitud al departamento de sistemas a efecto de acordar cronograma
de actividades de mantenimiento y actualización de software y
hardware
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
departamento de
Sistemas
1 Memorando 25/07/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para precisar fecha de
mantenimiento de equipos. No
hemos tenido respuesta alguna a
nuestra comunicación
MemorandoLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora.50%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601017Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Deficiencias en la administración de los bienes intangibles (se desconoce las licencias que
se encuentran en uso y cuales no; software a nombre de funcionarios; software
desactualizado).
No se conoce con cuales licencias
vigentes cuenta la entidad
No se han establecido o precisado por
parte del Grupo de sistemas el control
de la caducidad de las licencias
En coordinación con la Ingeniera de Sistemas de la entidad, elevar
solicitud al departamento de sistemas a efecto precisar con cuales
licencias cuenta la Regional Casanare y determinar a nombre de quien
se encuentran las licencias.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
departamento de
Sistemas
1 Memorando 25/07/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para conocer las licencias
con las que cuenta la regional No
hemos tenido respuesta alguna a
nuestra comunicación
MemorandoLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora.50%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601018Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017 Gestión Financiera
La entidad no tiene establecidas políticas contables en donde se defina la clasificación de
los bienes de menor cuantía, que evidencie si su registro se hará como activo o como
gasto
falta de implementación de
políticas que permitan clasificar
de manera correcta los bienes de
la entidad
Establecer políticas contables Solicitar al nivel central para definir clasificación de los bienes y su
registro en el inventario de la entidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
Subdirección
Administrativa
1 Memorando 25/07/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para definir clasificación de
bienes No hemos tenido respuesta
alguna a nuestra comunicación
MemorandoLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora.50%
Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Se tiene publicado en la página Web de la entidad, el Plan de Gestión Ambiental de la
vigencia 2015, sin realizar actualización vigencia 2016 y 2017
Falta de seguimiento a la información
tributaria actualizada de los servidores
en el SIGEP
Incumplimiento de una orden
legal
No se habían recibido la
totalidad de los informes de las
sedes regionales para contar
con un diagnóstico que
permitiera formular el Plan de
Gestión Ambiental 2017
Falta de información actualizada
de los servidores que impiden una
consulta efectiva en base de
datos sobre cada uno de los
aspectos de su trayectoria laboral
Incumplimiento de una orden
legal
601001Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
601004Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Falta de seguimiento periódico de la
información actualizada de los
servidores en el SIGEP
No se habían recibido la totalidad de
los informes de las sedes regionales
para contar con un diagnóstico que
permitiera formular el Plan de Gestión
Ambiental 2017
Gestión del Talento
Humano
Se detectó en todos los casos información desactualizada por parte de los funcionarios de
la regional en el Sistema de Información SIGEP -Hoja de Vida.
Direccionamiento
Estratégico
Se detecta deficiente planeación en la programación d e las metas, faltando definición de
tareas para la consecución de objetivos en el Sistema de Información Strategos (Gestión
Documental, Gestión Ambiental, Gestión de Talento Humano, entre otros)
601005Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión del Talento
HumanoDeclaración de Bienes y Servicios sin diligenciar vigencia 2014 y 2015 de dos funcionarios
Falta de información tributaria
actualizada de los servidores que
impiden una consulta efectiva en
base de datos
601012Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
No se contaba con un diagnóstico
actualizado de las sedes para
formular el Plan de Gestión
Ambiental 2017
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 11 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regiona
l
Casanar
e
Informar sobre la situación de los equipos entregados.Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Definir responsable
de los bienes en la
entidad
1 Memorando 05/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para definir cuales bienes
se encuentran en comodato y
obtener los contratos para que se
puedan dar de baja No hemos
tenido respuesta alguna a nuestra
Memorando
La regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar acciones de mejora y mensaje
electrónico del 16 de marzo de 2016 a IOM en donde solicitan información
sobre el procedimiento para dar de bajas equipos donados.
50%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
Dar respuesta a la regional con relación al tema e indicaciones
respectivas.
Acción
Correctiva
Subdirector
Servicios
Administrativos
HumanoComunicación
interna
Número de
comunicacione
s realizadas/1
05/06/2017 15/10/2017 No se presenta soportesLa regional no presenta seguimiento sobre esta acción, se espera alguna
gestión al respecto0% Abierto
Regiona
l
Casanar
e
601020Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
“Tarjeta de Video PINACCLE 700 con accesorios” con placa externa No. 21862, la cual al
momento de la verificación no fue posible de ubicar
Desconocimiento del equipo
donde pudo ser instalado este
elemento en la regional
Falta de registro de información
en inventarios del equipo donde
pudo ser instalado este
elemento en la regional
Falta de registro de información en
inventarios del equipo donde pudo ser
instalado este elemento en la regional
Ubicar el equipo donde fue instalado este elemento en la regional
Casanare.
Acción
Correctiva
Defensor
Regional/ Servidor
a quien este
asignado el bien.
Humano Elemento ubicado
Número de
elementos
ubicados/1
05/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a nivel
central para definir donde fue
instalado este accesorio No hemos
tenido respuesta alguna a nuestra
comunicación
MemorandoLa regional envió memorando del 10 de octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de generar indicaciones sobre la solcitud.50%
En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601021Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de las
ComunicacionesExistencia de formatos no registrados en el SGC (oficios en lugar de memorandos).
Se evidenció que no se estaba
utilizando el formato correcto en
las comunicaciones internas de la
entidad
Uso incorrecto del formato en las
comunicaciones internas de la entidad
Enviar comunicación (memorando) a todos los servidores dela regional
sobre la obligatoriedad de aplicar este procedimiento
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar
comunicaciones en
formato correcto
1 Memorando 05/06/2017 31/12/2017 Se envío comunicaciónMemorando, listado de recibido, correspondencia
interna y externa enviada
La defensora regional envió a los servidores públicos memorando en donde
solicitó realizar las comunicaciones internas y externas en los formatos
establecidos en el SGC.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601022Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Promoción y
Divulgación
El procedimiento PD-P05 –Versión 04, vigente desde el 02/08/2016 se estableció
únicamente para la Dirección Nacional de Promoción y Divulgación sin integrar a las
Defensorías regionales
Los procedimientos en materia de
implementación y manejo de
bibliotecas debe ser realizado
también a nivel regional
Delegada de P y D no incluye
regionales
Solicitar al nivel central el suministro de estantes para la organización
de libros y como plan alternativo se organizaran en biblioteca artesanal
costeada por los servidores dela regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar memorando a
la Dirección de
promoción y
divulgación
1 Memorando 25/07/2017 31/12/2017Se envió comunicación a la DNPyP
No hemos tenido respuestaMemorando
La regional envió memorando del 12 de octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha área, en donde informó como avance
realizado que se han enviado mensajes electrónicos a la DNPDDDHH y al GGD
poniendo en conocimiento el no funcionamiento del Centro de
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601023Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Promoción y
DivulgaciónDesconocimiento del Modelo Pedagógico Institucional
No existía claridad por parte de los
servidores de la forma como se
debían adelantar las diferentes
capacitaciones, conversatorios,
charlas a la comunidad de acuerdo
con la edad, condición socio
económica, etc.
Falta de capacitación en el modelo
Pedagógico institucional de la entidad
para servidores de planta y
contratistas
Capacitar a los servidores de la regional en el Modelo Pedagógico
Institucional el día 26 de mayo del año en curso y a los Defensores
Públicos el día 24 de abril del año en curso.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Recibir capacitación
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
20/05/2017 30/09/2017
Reunión de capacitación
Defensores Públicos y servidores
de planta
Actas de reunión
La regional envió memorando del 12 de octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha área, en donde informó como avance
realizado que se llevaron a cabo las respectivas socializaciones del modelo
pedagógico para todos los funcionarios de la entidad; enviaron listado de
asistencia sobre la socialización MPI para defensores públicos del 24/04/2017
y memorias de reunión del 26/05/2017 en donde consta que se socializó a los
servidores de la regional.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601024Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Promoción y
Divulgación
La regional no cuenta con un centro de documentación (Biblioteca) organizado (libros
dispersos)
No hay un aprovechamiento de
las publicaciones producidas por la
Defensoría del Pueblo u otras
entidades y que reposan en la
entidad
El público no puede acceder a
consultar la bibliografía con que
cuenta la entidad por falta de
organización de la misma
Indebido manejo o conservación de las
publicaciones producidas por la
Defensoría del Pueblo u otras
entidades y que reposan en la entidad
Solicitar al nivel central el suministro de estantes para la organización
de libros y como plan alternativo se organizaran en biblioteca artesanal
costeada por los servidores dela regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional Logístico
Contar con el centro
de documentación
1 Memorando,
1 campaña de
organización
05/06/2017 30/09/2017
Se envió comunicación a la DNPyP y
a GESTION DOCUMENTAL Se nos
informo que por el momento no se
cuenta con recursos para suplir
esta necesidad
Memorando
La regional envió memorando del 12 de octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha área, en donde informó como avance
realizado que se han enviado mensajes electrónicos a la DNPDDDHH y al GGD
poniendo en conocimiento el no funcionamiento del Centro de
Documentación. También envió dos mensajes electrónicos del 21/10/2016 en
donde un funcionario de la biblioteca comunicó que por recorte
presupuestal, quedó frenado "Proyecto bibliotecas regionales 2016 " y el otro
del 12/10/2017 en donde señaló que todas las comisiones programadas para
2017 fueron suspendidas por falta de recursos.
50%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601025Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Promoción y
Divulgación
De los comités municipales, distritales y departamentales de convivencia escolar, no se
halló trazabilidad del ejercicio
No fue posible demostrar nuestra
participación en estos comités,
ante la inexistencia de las actas o
constancias de asistencia
respectivas
Aunque se ha participado
activamente, liderando este
comité como Presidentes del
comité, no se han dejado las
constancias de esta actividad.
Inexistencia de las actas o constancias
de asistencia respectivas, no hay
evidencia de la participación
Solicitar a la Secretaría de Educación las actas de cada comité de
convivencia escolar del año 2016 teniendo en cuenta que se participa
activamente en todas las cesiones. Para el presente año 2017 se tienen
todas las actas de los comités realizados.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Constancia de
participación
1 Memorando,
actas05/06/2017 31/12/2017
Se participa y deja evidencia de la
participación en el comité de
convivencia escolar
Actas de comité
La regional envió memorando del 12 de octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha área, en donde informó como avance
realizado que en los comités en los cuales la defensoría regional ha
participado se ha efectuado el correspondiente registro; remitieron el acta
001 del Comité Departamental de Convivencia Escolar del 15 de marzo de
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601026Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Promoción y
Divulgación
Se contrastó lo registrado en el Sistema de Información Strategos, hallándose registro en
abril pero sin soporte, así como también registros de asistencias sin estar acompañados
de la agenda de capacitación para cada actividad. (Red Departamental de Apoyo a las
Veedurías Ciudadanas)
A pesar que se realizaron varias
capacitaciones en Veedurías
ciudadanas con su
correspondiente registro de
asistencia, no existió registro de
las actividades o temáticas
tratadas en cada comité.
Inexistencia de registro de actividades
o temáticas tratadas en cada comité.
Se diligencio el formato de Guía didáctica PD-P04-F07 donde se
organiza la temática y contenidos que se van a trabajar de acuerdo a
la temática de capacitación.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Realizar agendas de
capacitación
1 Memorando,
agendas05/06/2017 31/12/2017
Se realiza el formato
correspondiente para precisar
temática de capacitación
Foramto PD-P04-F07
La regional envió memorando del 12 de octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha área, en donde informó como avance
realizado que se ha venido elaborando las diferentes agendas de capacitación
para cada actividad como soporte junto con los listados de asistencias que se
van desarrollando. La regional remitió la Guía didáctica del taller para
capacitar a la comunidad LGTBI en Ley 850 de 2003, junto con el listado de
asistencia del 26 de abril de 2017.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601027Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
La regional no verifica el estado de las declaraciones enviadas a la UARIV (solicitudes no
incluidas)
No se conoce la relación de
personas que se hallan incluidas
en el RUV
Falta de seguimiento a las
declaraciones tomadas por la regional y
su inclusión en el RUV
Se generó el compromiso con el equipo Psico Jurídico de victimas para
realizar verificaciones trimestrales de las declaraciones enviadas a la
UARIV, hasta conocer el estado o solución dada a cada una de ellas
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
verificar estado de
las declaraciones
1 Memorando,
actas de
seguimiento
05/06/2017 31/12/2017
Se realiza verificaión de un
porcentaje de declaraciones de
acuerdo a las actividades dek
equipopsico-jurpidico
Base de datosLa regional envió la base de datos (28 consecutivos) correspondientes a las
víctimas de 201720%
En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601028Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En la verificación no se halló gestión de la regional en el Comité para la Prevención de la
Violencia Sexual
No existe evidencia de la
participación en los Comités de
violencia sexual y
Incumplimiento del registro de
participación en los comités de
violencia sexual
Participar activamente en los Comités de violencia sexual y dejar
constancia de ello mediante las actas respectivas
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Participar y dejar
constancia en este
comité
1 Memorando,
Actas05/06/2017 31/12/2017 Se participa y deja evidencia de la
participación en el comité de
violencia sexual Actas de comité
La regional envió las convocatorias, actas y listados de asistencia del I y II
Comité Interinstitucional consultivo para la Prevención de la Violencia Sexual
y Atención Integral de los Niños, Niñas, Adolescentes y de Género Víctimas de
abuso sexual en el Dpto. de Casanare efectuados el 25 de abril y 8 de agosto
de 2017
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601029Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Sin priorización la atención al usuario, sino relevancia por inclusión de la información en
Visión Web-ATQ conllevando a registro de información que no corresponde en el Sistema
y finalizando la gestión con el direccionamiento del usuario hacia otra dependencia.
No se alimenta el sistema de
manera completa; el resultado de
la atención al usuario se retarda o
interrumpe por direccionamiento
a otra dependencia sin realizarse
el trámite previo oportuno
No se alimenta el sistema de manera
completa; el resultado de la atención
al usuario se retarda o interrumpe por
direccionamiento a otra dependencia
sin realizarse el trámite previo
oportuno
Seguimiento de casos en el sistema VW. Reunión con los servidores de
ATQ y D.P con el fin de precisar criterios de priorización y trámite a
seguir para brindar una gestión oportuna al usuario
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Seguimiento
atención usuario.
Realizar registros
completos y
actualizados
1 Memorando,
actas de
seguimiento
05/06/2017 31/12/2017 Comunicación enviada DATQ Memorando y respuesta ATQ
Mediante memorando 3020-0164 del 6 de junio de 2017 la DNATQ conceptuó
que el registro en el SVWATQ fue oportuno y correcto, el trámite que se
debió adelantar fue la acción de tutela para la queja por vulneración al
derecho a la salud, en consecuencia se debe realizar una capacitación y
reinducción a los serviudores de la regional frente al procedimiento ATP-01.
La OCI recomienda determinar la fecha en la que se hará dicha capacitación.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601030Auditoria
Interna de
Gestión
07-03-207
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Falta de gestión a las actuaciones registradas en el Sistema de Información Visión Web-
ATQ, cuando el contenido de algunas de ellas hace suponer que ya tuvo que haberse
resuelto y actuaciones sin gestión, advirtiéndose que no se tiene conocimiento si la
entidad competente ya dio trámite o no a la queja interpuesta por el usuario, pues no se
ha indagado al respecto
El sistema no se ha alimentado de
manera oportuna o no se ha hecho
el trámite necesario y oportuno
por parte de los servidores
El sistema no se ha alimentado de
manera oportuna o no se ha hecho el
trámite necesario y oportuno por
parte de los servidores
Realizar seguimiento permanente a las actuaciones adelantadas por
cada uno de los servidores de ATQ
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Registro oportuno de
actividades y
seguimiento de
trámite
1 Memorando,
acta de
reunión
05/06/2017 31/12/2017
Reunión de concertación
actividades ATQ Y D.P Memorando y acta de seguimiento
Se anexó mensaje electrónico del 27/10/2017 de la defensoria regional a los
servidores de atención y trámite reiterándoles la solicitud del 13/06/2017 en
lo concerniente a ajustar los sistemas de información realizando el registro
diario de las acciones realizadas y mantenerlo actualizado. La OCI
recomienda se elaboren los planes de mejoramiento a cada uno de los
funcionarios y en la concertación de objetivos se incluya este aspecto, de
conformidad con las funciones establecidas tanto en el manual de funciones
como en la Resolución 554 de 2017 en donde se determina que el profesional
especializado G-17 y profesionales universitarios grados 15 y 14 deben
"Registrar y mantener actualizados los sistemas de información misionales con
el fin de tener una lectura sobre las problemáticas de DDHH"; de igual manera
el PE G-19 direcciones nacionales debe llevar el control sobre los resultados
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601031Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Existencia de factores de riesgos asociados al ingreso de información al Sistema VW-RAJ
(ausencia de un política mediante la cual toda la información registrada en el sistema se le
deba asignar un responsable de su seguimiento y gestión; carencia de políticas para
realizar verificación, cruce de información contra documento físico que garanticen el
registro de la información; falta de definición de políticas claras que orienten el proceso -
Se requiere realizar ajustes a los
sistemas de información que
garantice el registro de la
información y depuración de los
mismos, asignándose un
Ausencia de políticas por parte de la
Dirección de RAJ
Solicitar al nivel central el ajuste de los sistemas de información a
efecto de que se pueda consignar la información necesaria y asignar un
responsable de cada proceso.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25/07/2017 30/12/2017 Solicitud enviado a la DIRECCION
NACIONAL RAJ. No hemos
obtenido respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos de la auditoría, con el fin que se
tomen las acciones de mejora pertinentes.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601032Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
El procedimiento Código: SR – P06, Versión: 03, Vigente desde el 07/03/2016 presenta
deficiencia en las actividades de control y monitoreo
Falta de seguimiento control y
monitoreo
Enviar memorando a la Dirección Nacional de RAJ, con el fin de
informar sobre el hallazgo y proponer o coadyuvar en la construcción o
actualización del procedimiento de acuerdo a las necesidades.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25/07/2017 30/12/2017
Solicitud enviado a la DIRECCION
NACIONAL RAJ No hemos obtenido
respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos de la auditoría, con el fin que se
tomen las acciones de mejora pertinentes.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601033Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
La Resolución 638 del 6 de junio de 2008 no es compatible con el Sistema de Gestión de
Calidad y el Direccionamiento Estratégico de la Entidad. Existiendo desarticulación con la
política y los objetivos de calidad, siendo estos últimos concomitantes con los objetivos
del plan estratégico, los cuales se vienen a materializar con el respectivo plan de acción
de la Dirección Nacional RAJ
Falta de articulación Planeación y
dirección Nacional RAJ
Enviar memorando a la Dirección Nacional de RAJ, con el fin de
informar sobre el hallazgo y proponer nuestra participación en la
construcción del PAA -DNRAJ de acuerdo a los objetivos y políticas de
calidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25/07/2017 30/12/2017 Solicitud enviado a la DIRECCION
NACIONAL RAJ No hemos obtenido
respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos de la auditoría, con el fin que se
tomen las acciones de mejora pertinentes.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601034Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017 Gestión de TICS
Inexistencia de una política de seguridad establecida ni notificada a todos los servidores,
ni con procedimientos formales para las actividades de acceso a los sistemas de
información (autorización, asignación, cambio y retiro de privilegios y cuentas de
usuarios, entre otros). Defensores Públicos sin contratos de prestación de servicios
vigente, aún activos con usuario y clave en el Sistema de Información Visión Web
Inexistencia de procedimientos
específicos para cada evento por inicio
en la implementación del sistema
Oficiar al grupo de sistemas para que se permita la asignación de
claves y privilegios a algunos usuarios del sistema VW que permita la
realización de algunas actividades que faciliten el acceso a los niveles
de información de acuerdo a las necesidades.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando a
Planeación y
Departamento de
Sistemas
1 Memorando 25/07/2017 30/12/2017
Se envió comunicación a nivel
central para que se tomen los
correctivos Si bien se aceptó este
hallazgo consideramos que las
acciones correctivas dependen
unicamente del nivel central y
MemorandoLa regional remitió mensajes electrónicos del 18/02/2016 y del 10/08/2017
solicitando al Grupo de Sistemas la eliminación de cuentas de usuarios.50%
En
Ejecución
La DN-DP ha realizado seguimiento a los informes allegados por la regional, tramitándose
de manera tardía a la regional (seis meses después).
Recibidos los informes por la regional, éstos no se han tenido en cuenta para poner en
marcha acciones de mejora a lo señalado por la DN-DP
Regiona
l
Casanar
e
601036Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Información desactivada de usuarios en el Sistema de Información VW-DP sin surtir el
trámite respectivo por parte del Defensor Público y Profesional Administrativo y de
Gestión.
Existe un gran número de
procesos desactivados en el
sistema VISION WEB DP, a los
cuales debe hacerse seguimiento
para verificar el estado actual y
gestión de los D.P.
Falta de seguimiento a los procesos del
sistema VISION WEB DP
Realizar verificación de cada uno de los procesos relacionados en el
sistema, verificando a que Defensor Público fue asignado y la actuación
adelantada en cada uno de ellos. Una vez identificado el D.P. asignado
solicitar a nivel central la activación y asignación al defensor
respectivo.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualizar sistema
VW
Memorando,
constancias de
seguimiento
02/05/2017 30/09/2017
Se realizó la depuración de más de
80 procesos que correspondían a
ley 600, interrogatorios, programa
penal militar, RPA, que no debían
estar incluidos en VW BASE DE DATOS
Dentro de las evidencias remitidas se observó que se relacionaron 66
procesos. Mediante mensaje electrónico del 15/11/2017 la regional comunicó
que los procesos totales que faltan por depurar son 220, los 66 corresponden
a los terminados por sentencia, reclusión y revocatoria de poder, los demás
se encuentran en proceso de verificación. Las contancias de seguimiento no
se pueden realizar porque esa información no hay gestión en vision web.
30,00%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601037Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Subproceso de
Defensoría Pública
No se realizaron las visitas a los Circuitos Judiciales de la Región. Las visitas judiciales
realizadas por los PAG, no registran el Acta de seguimiento al desempeño de los
Defensores Públicos
Imposibilidad de desplazamiento
de los PAG a otros circuitos
judiciales por falta de apropiación
presupuestal de seguimiento de la
actividad de los Defensores
Públicos
Falta de apropiación presupuestal por
parte del nivel central para
desplazamiento de PAG a otros
municipios
Establecer cronograma de visitas a los municipios, en donde se
registran las respectivas actas y se dejan las constancias o hallazgos.
Los controles se deben realizar a lo largo del año y de manera mensual.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Financiero Designar presupuesto
Cronograma de
visitas con
controles
mensuales
01/08/2017 31/12/2017 Se realizan las visitas periódicas a
los circuitos haciendo seguimiento
a la actividad de defensores
públicos Actas de Seguimiento
La regional envió las certificaciones de visitas a los juzgados de los municipios
de: Orocue, Trinidad y San Luis de Palenque de los profesionales
administrativo y de gestión: Marisela Palomino y Víctor Alarcón, las cuales se
realizaron entre el 24 al 27 de octubre de 2017. Mediante mensaje
electrónico del 15/11/2017 remitió los certificaciones de los municipios
Monterrey (13 y 14 de junio) Sabanalarga (14 de junio), Tauramena y
90,00%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601038Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Subproceso de
Defensoría Pública
La DNDP no ha asegurado la disponibilidad de recursos para atender las solicitudes de
comisión hechas por los PAG.
Imposibilidad de hacer control de
gestión de los defensores públicos
Imposibilidad de hacer control de
gestión de los defensores públicos
Realizar la asignación presupuestal para las salidas de los servidores
PAG a los municipios por parte de la Dirección Nacional de Defensoría
Pública
Acción
CorrectivaDefensor Regional Financiero Designar presupuesto
1 Cronograma
de visitas 06/06/2017 30/09/2017
Se asignaron recursos por parte de
la DNDP
La regional remitió las solicitudes de comisión de servicio a los municipios de:
Paz de Ariporo (abril y agosto). Orocue (julio), Villanueva, Monterrey,
Sabanalarga y Tauramena (septiembre) de los dos (2) profesionales
administrativos y de gestión.
100,00%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601039Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Direccionamiento
EstratégicoLa regional no realiza gestión en la verificación de la Ley de Cuotas
Debemos hacer seguimiento al
cumplimiento de esta disposición
legal
Incumplimiento de esta disposición
legal
Oficiar a los entes territoriales sobre el cumplimiento de la ley 581 de
2000, con el fin de recolectar y consolidar a nivel departamental la
información respectiva.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar
comunicaciones
1
Comunicacione
s
05/06/2017 31/12/2017 Se envió comunicación a todas las
alcaldías y gobernación y demás
entidades para solicitar
cumplimiento de esta ley Comunicaciones
La regional envió mensajes electrónicos del 9 de octubre de 2017 a los
Alcaldes Municipales y el 31 de octubre de 2017 a la personería de
Sabanalarga solicitando certificación en cumplimiento de la Ley 581 de 2000,
remitieron la certificación las Alcaldías y/o Personerías de: Sabanalarga (sin
firma) Hato Corozal, San Luis de Palenque, Támara, Aguazul, Trinidad, Paz de
Ariporo, Tauramena, Orocue y Recetor.
53,00%En
Ejecución31-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601801Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión del Talento
Humano
La oficina de Control Interno evidenció, que las condiciones laborales y de seguridad para
el funcionario Julio Carlos Velásquez Gómez y los usuarios con discapacidad no son las
adecuadas pues no se cuenta con una silla, escritorio, descansa pies, computador y demás
que se relacionan con la ausencia de facilidades y condiciones adecuadas en el entorno
social.
En este sentido, es necesario realizar las adecuaciones necesarias para prevenir riesgos
de accidentalidad.
Además de las adecuaciones físicas de las instalaciones, con respecto a las condiciones
laborales del funcionario mencionado, se recomienda tener en cuenta las consideraciones
médicas como requisito previo al ingreso, lo cual permitirá la participación plena en
N/APorque el funcionario se vinculó
recientemente.
Esta regional no cuenta con
presupuesto para relizar las
adecuaciones, además se trata
de un inmueble arrendado lo
que podría dificultar la inversión
en cambios estructurales.
N/A N/A N/A
Esta regional no cuenta con
presupuesto para relizar las
adecuaciones, además se trata de un
inmueble arrendado lo que podría
dificultar la inversión en cambios
estructurales.
Solicitar a la ARL una valoración para conceptuar sobre las
adecuaciones necesarias para el funcionario. Solicitar a la secretaria
general la adquisición de un edificio propio con las adecuaciones
correspondientes para el funcionario.
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Humano
Adecuar el puesto de
trabajo y la sede de
la Defensoría para las
personas con
discapacidad.
1 Oficio a
secretaría
general y acta
de reunión con
ARL
29/05/2017 30/09/2017
Remitieron correo electrónico el 11 de octubre de 2017;
donde anexaron acta de reunión del COPASS, así como
el reporte realizado a la Subdirección de Talento
Humano y Administrativa; para subsanar las condiciones
de la regional
La Regional cumplió con realizar el reporte correspondiente a las áreas
competentes; sin embargo a la fecha no se han mejorado las condiciones de
la regional.
100%Cerrado
Ineficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601802Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de capacitación y reinducción en la vigencia 2016, (Decreto Ley
1567 de 1998 - por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de
Estímulos para los Empleados del Estado).Incumpliendo el Literal b Numeral 6.2.2 NTCGP
1000:2009
N/A
Porque la funcionaria recibió la
capacitación desde el nivel central
por medios virtuales.
N/A N/A N/A N/A
Porque la funcionaria recibió la
capacitación desde el nivel central por
medios virtuales.
Realizar la jornada con los funcionarios nuevosAcción
Correctiva
Dra. Luz Marina
LondoñoHumano
Dar cumplimiento al
Decreto Ley 1567 de
1998
1 Acta de
capacitación01/07/2017 30/09/2017
Se recibió correo electrónico el 12 de octubre;
anexando acta donde dos profesionales de
comprometen a capacitar a los servidores nuevos.
Este hallazgo no aplicaba porque las servidores recibieron la capacitación por
medio virtual, de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Capacitaciones
para el 2016 y 2017.100%
Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601803Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión del Talento
Humano
Fallas en el registro de la información ( TH-P08; Versión 05) que debe registrarse de todos
los servidores públicos que conforman la Defensoría Regional Guaviare en el Sistema de
Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP. A pesar de que la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional obliga a divulgar la información
de las personas que se encuentran vinculadas bien sea por contrato de prestación de
servicios, en carrera o en provisionalidad, esto no se cumple a cabalidad.
N/A
Hay fallas en el SIGEP, pues en el
informe se da cuenta de faltas de
información, pero al revisar el
SIGEP de cada funcionario no
existen tales falencias.
Hay descuido de los
funcionarios al diligenciar el
SIGEP
N/A N/A N/AHay descuido de los funcionarios al
diligenciar el SIGEP
Realizar una jornada de actualización de información de SIGEP,
posteriormente solicitar el reporte de cumplimiento a la SUB Gestión
del Talento Humano
Acción
Correctiva
Trían Zúñiga y
Laura GarridoHumano
Actualización de
hojas de vida en el
Sistema SIGEP
1 Memorandos
enviados a los
funcionarios
05/06/2017 30/09/2017
Remitieron copia de un correo electrónico con el cual
conminan a todos los servidores dela regional a
actualizarse en el SIGEP
Acción registrada en el Plan de Mejoramiento con un avance del 50%; si bien
es cierto se dieron indicaciones a los servidores de actualizar SIGEP; se da por
cumplida cuando Talento Humano (Jose Gerardo Gonzalez -
joseggonzalez@Defensoría.gov.co) les remita una certificación donde todos
los servidores de la regional está día.50%
En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601804Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017 Gestión del Servicio
La Defensoría Regional no está aplicando todos los lineamientos para la atención de sus
Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF) , como lo
son promover y orientar a los usuarios para la correcta utilización del buzón, extraer y
registrar semanalmente las PQRSDF del buzón y realizar el informe estadístico de las
PQRSDF. Criterios que fueron definidos en el procedimiento (EG-P01) Versión 3, vigente
desde el 09 de junio de 2016.
Poner el
buzón de
quejas en un
lugar que
garantice el
anonimato de
Las personas son renuentes al uso
del Buzón porque no saben
escribir o porque no quieren dar
los datos personales que exige el
formato o porque no saben para
qué sirve. No se envía informe
No se hacen campañas
permanentes de fomento del
uso del buzón y no se envía
semanalmente el reporte
estadístico.
N/A N/A N/A
No se hacen campañas permanentes
de fomento del uso del buzón y no se
envía semanalmente el reporte
estadístico.
Jornadas de fomento del uso del buzón de PQRSDF y se enviará
semanalmente el reporte con el informe estadístico.
Acción
CorrectivaTrían Zúñiga Humano
Aplicar todos los
lineamientos para la
atención de sus
Peticiones, Quejas,
Reclamos,
Sugerencias,
videos de
actividades de
fomento del
uso del buzón
(PQRSDF)
01/06/2017 31/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601805Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
la Regional, no cuenta con los mejores espacios físicos para la prestación del servicio
ciudadano, como ejemplo, los baños al interior de la regional son utilizados para guardar
cajas que contienen documentos, computadores y televisores. Incumpliendo el literal a
del numeral 6.3 de NTCGP 1000:2009.
N/A
Los baños a los que hace
referencia el hallazgo
corresponden a los dispuestos
para el servicio de los funcionarios
y no para servicio al público.
Los auditores no revisaron los
baños de uso al público, los
cuales se encuentran
habilitados para el uso de los
usuarios.
N/A N/A N/A
Los auditores no revisaron los baños
de uso al público, los cuales se
encuentran habilitados para el uso de
los usuarios.
Enviar a control interno la evidencia de los baños habilitados para la
prestación del servicio al ciudadano.Corrección
Inge. Carlos
TarazonaHumano
Una comunicación a
control interno con la
evidencia de los
baños habilitados
para la prestación del
servicio al ciudadano.
(Comunicación
enviada/1)*10001/06/2017 30/09/2017
Correo electrónico del 11 de octubre de 2017; con el
registro fotográfico Se evidencia en el registro fotográfico que están habilitados los baños.
100%Cerrado
Eficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601806Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
En el proceso de inspección de las instalaciones se evidenciaron la mala instalación del
cableado eléctrico, canaletas y tejas partidas en algunas oficinas y zonas de atención al
usuario, entre otras. Situación que de no prestársele la atención correspondiente podría
conllevar a mayores daños y más gastos administrativos para la Defensoría del Pueblo.
Incumpliendo el literal a del numeral 6.3 de NTCGP 1000:2009.
N/A
Debido a que la sede esta en
arriendo no le corresponde
directamente a la Defensoría
desarrollar todas las actividades de
mantenimiento preventivo y
correctivo
No se ha comunicado al
propietario de la sede las
necesidades de mantenimiento
preventivo y a la subdirección
administrativa las necesidades
de mantenimiento al cableado
N/A N/A N/A
No se ha comunicado al propietario de
la sede las necesidades de
mantenimiento preventivo y a la
subdirección administrativa las
necesidades de mantenimiento al
cableado
Oficiar al propietario de la Casa para que realice un mantenimiento
preventivo y oficiar a la subdirección administrativa para hacer
mantenimiento al cableado
Acción
Correctiva
Ing. Tarazona
Trían Jesús ZúñigaHumano
Dos (2)
comunicaciones
enviadas
(Número de
comunicacione
s
enviadas/2)*10
0
05/06/2017 30/09/2017
Correo electrónico del 11 de octubre de 2017 si bien le remitieron oficio al arrendador solicitando las mejoras; no
remitieron respuesta de este o reporte que ya se realizaron. En caso de no
haberse realizado oficina por segunda vez, citando el numero del contrato y
la clausula contractual que lo obliga a realizar las respectivas mejoras.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601807Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Para el desarrollo de las actividades propias de la entidad se hace necesario que las
instalaciones físicas sean adecuadas para brindar acceso a los usuarios y brindar
condiciones para el talento humano. Sin embargo, las instalaciones de la Regional
Guaviare no cuentan con rampa y pasamanos para discapacitados lo cual impide la
prestación del servicio a todos los ciudadanos en igualdad de condiciones. Ver Programa
Nacional de Atención al Ciudadano.
N/A
La sede no es propia y la
subdirección administrativa no
invierte recursos en adecuaciones
en casas que no sean de
propiedad de la Defensoría.
N/A N/A N/A N/A
La sede no es propia y la subdirección
administrativa no invierte recursos en
adecuaciones en casas que no sean de
propiedad de la Defensoría.
Oficiar a la secretaría genera una sede propia para poder adecuarla a
las necesidades de ciudadanos en condición de discapacidad.
Acción
CorrectivaTrían Zúñiga Humano
Brindar espacios
físicos adecuados
para la prestación del
servicio ciudadano
en condiciones de
igualdad
1
comunicación
enviada
05/06/2017 30/09/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8.1.Solicitar la asignación de un funcionario para gestión documental Acción
CorrectivaLaura Garrido Humano
Contar con el
funcionario de
gestión documental
para la Regional
1 Funcionario
asignado para
gestión
documental
01/06/2017 31/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8,2, Solicitar capacitación para que los funcionarios de la regional
desarrollen esta actividad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Funcionarios de la
Regional capacitados
1
Comunicación
solicitando la
capacitación
01/08/2017 30/09/2017
Correo electrónico del 11 de octubre de 2017 anexando
comunicación del 16 de marzo que fue remitida al
arrendador.
remiten evidencia del avance en la acción N.2 “ Solicitud Capacitación”;
quedando registrado un avance del 30%, dado que la comunicación es del
primer semestre del año a la subdirección Administrativa y desde hace meses
el grupo de gestión documental depende directamente de la Secretaria
General; de ya haber recibido capacitación deben enviar el registro
fotográfico de la misma y el listado de asistencia y de no haberse realizado
una nueva solicitud al Secretario General.
30%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
8,3, Realizar la revisión en el marco del Subcomité Interno de Archivo
de la Regional, el instrucitvos, los procedimientos y formularios
asociados al proceso de Gestión Documental, con el fin de realizar su
aplicación, verificar su cumplimiento y hacer las correcciones
necesarios.
Acción
Correctiva
Integrantes del
Subcomité Interno
de Archivo
Humano
Amplementación del
Proceso de Gestión
Documental y sus
documentos
asociados
Acta del
Subcomite
Interno de
Archivo
01/08/2017 29/09/2017 Correo del 11 de octubre de 2017
Está compuesto por cuatro (4) acciones y solo remiten evidencia del avance
en la acción N.2 “ Solicitud Capacitación”; quedando registrado un avance del
30%, dado que la comunicación es del primer semestre del año a la
subdirección Administrativa y desde hace meses el grupo de gestión
documental depende directamente de la Secretaria General; de ya haber
recibido capacitación deben enviar el registro fotográfico de la misma y el
listado de asistencia y de no haberse realizado una nueva solicitud al
Secretario General.
30%En
Ejecución
Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017 Gestión Documental
Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de la Nación; Ley 594 de
2000/Ley General de Archivos y la Resolución 412 de 2015, mediante la cual se aprueba la
actualización del manual de archivo versión No. 2 de la Defensoría del Pueblo.
Se solicitó
capacitación
al grupo de
Archivo, pero
hasta la fecha
no se ha
recibido.
No hay funcionario especializado
en gestión documental y se ha
pedido con carácter urgente
capacitación a la oficina de
gestión documental pero no se ha
programado.
Regiona
l
Casanar
e
601808
No hay funcionario especializado en
gestión documental y se ha pedido
capacitación a la oficina de archivo
pero no se ha programado.
N/A
1 Memorando 05/06/2017
N/A
Imposibilidad de designar al
servidor responsable de los
mismos en algún servidor de la
regional o dar de baja por
obsolescencia
No se cuenta con la
documentación en la regional
que permita conocer las
condiciones o modalidad en que
se recibieron los bienes que se
encuentran bajo la custodia de
la entidad
N/A N/A
30/09/2017Inoportunidad en el seguimiento
En viar memorando a la Dirección Nacional de Defensoría Pública a
efecto de coordinar con los PAG y el profesional a nivel central los
tiempos de envío y respuesta a los informes de gestión con el fin de
conocer y poner en marcha las acciones de mejora.
Defensor Regional Humano
Tener en cuenta
observaciones de los
informes
No se cuenta con la documentación en
la regional que permita conocer las
condiciones o modalidad en que se
recibieron los bienes que se
encuentran bajo la custodia de la
entidad
Acción
Correctiva
Se envian informes y respuesta a
los mismos en términos que
corresponde, permitiendo la
verificación de correctivos o
mejora en el servicio de defensoría
pública Consideramos necesario
que se tenga como fecha de
recibido de los informes la del
envío por correo electrónico, pues
se está tomadno la del correo
ordinario que siempre retrasa la
entrega, quedando registrado
como extemporaneo
Informes bimensuales
La regional envió los informes mensuales de supervisión de los defensores
públicos correspondientes a los meses de abril, junio, julio, agosto,
septiembre y octubre a la DNDP, a través de mensajes electónicos del
04/05/2017, 18/07/2017, 10/08/2017, 07/09/2017, 02/10/2017, 07/11/2017 y
el de mayo con memorando del 8 de junio de 2017. A través de mensaje
electrónico del 15/11/2017 remitió la regional los informes bimestrales de
mayo-junio 2017 el 07/09/2017 y el julio-agosto el 15/09/2017
Se unificó en una sola acción dos hallazgos
50%En
Ejecución
601019Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Bienes en comodato en estado inservibles sin gestión (devolución de los bienes o
traspaso) por no contar con los documentos soportes para su seguimiento y custodia de
estos bienes, hasta la finalización del contrato.
601035Auditoria
Interna de
Gestión
07/03/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Falta determinar tiempos de envío
y revisión de informes en la DNDP
que permitan tomar decisiones o
hacer seguimiento al sistema de
DP en la región.
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 12 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Regiona
l
Guaviar
e
8.4.Realizar el levantamiento del inventario documental del archivo
central (desde la creación de regional hasta la vigencia 2015). Para el
traslado al Nivel Central con el fin de liberar espacio para el
almacenamiento de los archivos de gestión.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
y Funcionarios de
la Regional
Humano
Contar con el
invetario documental
del archivo central
para el traslado al
Nivel Central
1 Inventario
documental01/08/2017 31/10/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8.5.Organizar permanentemente los archivos de gestión de la vigencia
2016 y 2017, aplicando las directices establecidas en el Instructivo GD-
01 del Proceso de Gestión Documental - (ver manual de funciones
Resolución 065/2014, Artículo 13: Funciones y criterios de desempeño
general de todos los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo,
numeral 13 - Apoyar la Gestión Documental de su dependencia, de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias)
Acción
Correctiva
Defensor Regional
y Funcionarios de
la Regional
Humano Archivos organizados
Archivos de
2016 y 2017
organizados
01/08/2017 31/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
9.1. A) Se diligenciará el formato que envió la oficina de inventarios y
lo que ya está dado de baja se sacará de la oficina según las
indicaciones que dé el defensor regional. B) Realizar el registro de
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona y
Elizania Navarro y
Humano
Comunicación
interna enviada con
documentación
Comunicación
interna
enviada con
07/06/2017 30/09/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
9.2.Proceder a la entrega de los bienes dados de baja de acuerdo a lo
establecido en la resolución de baja.Corrección
Ing. Carlos
Tarazona y
Elizania Navarro y
Dr. Trían Zúñiga
Humano
Dar cumplimiento a lo
establecido en la
resolución de baja.
Número de
bienes
entregados/Nú
mero de
07/06/2017 30/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601810Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017 Gestión de TICS
Se evidencio que la regional de Guaviare cuenta con un RACK DE COMUNICACIONES y una
UPS los cuales requieren mantenimiento (TI-P04; Versión 2) . Se debe hace una revisión a
los equipos que soportan el equipamiento electrónico, informático y de comunicaciones.
Igualmente se requiere la revisión de las baterías que proporcionan una energía de
respaldo con el fin de mitigar el riesgo de un funcionamiento anormal, pues ello podría
generar un probable daño permanente e interrupciones en la atención de los usuarios, en
conclusión no se evidencia correo electrónico que registre las solicitudes de
Revisión de
las UPS
Porque las UPS y el RACK estaban
sin funcionamiento.
Con respecto a las Ups siguen
sin funcionar porque para que
funcione se requiere una
inversión económica y la
Defensoría Regional Guaviare no
cuenta con dinero de caja
menor. Con respecto al Rack
La Defensoría regional
Guaviare no cuenta
con el recurso
económico para
arreglar las UPS
porque no le han
enviado dinero de la
N/A n/A
Las UPS estaban dañadas desde hace
tres años aproximadamente y no se
han revisado porque no ha habido
respuesta de la subdirección
administrativa frente a la solicitud de
caja menor. El Rack de comunicaciones
no se ha revisado porque el ingeniero
Enviar cotizaciones a la subdirección administrativa de los costos que
tiene realizar mantenimiento del Rack y las UPS y solicitar
mantenimiento a la Subdirección administrativas para el RACK y para
las UPS.
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos de computo,
y con ello mitigar el
riesgo de un probable
daño permanente
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
19/05/2017 31/12/2017Se recibió correo electrónico el 01 de nov con dos
anexos.
La Regional cumplió enviando las comunicaciones a la Subdirección
Administrativa; solicitando dinero por caja menor para arreglar los equipos100%
Cerrado
Ineficaz01-nov-17
Regiona
l
Guaviar
e
601811Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que la red eléctrica no cuenta con la debida instalación de polo a tierra, por
lo que tanto equipos como usuarios no se encuentran protegidos frente al riesgo de
eventuales descargas eléctricas. Afectando lo dispuesto en el literal b del numeral 6.3 de
la norma NTCGP 1000:2009.
N/A
Porque en el momento de la
auditoria no se podía observar a
simple vista la existencia del polo
a tierra
Porque los funcionarios no
sabían cómo estaba diseñada la
parte eléctrica y no se lo
pudieron mostrar al Auditor
N/A N/A N/A
Porque los funcionarios no sabían
cómo estaba diseñada la parte
eléctrica y no se lo pudieron mostrar al
Auditor
Remitir informe acerca de los puntos del polo a tierra y enviar las
evidencias a la Oficina de Control Interno
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Humano
Demostrar que si se
contaba con polo a
tierra en la regional
Guaviare generando
protección a los
equipos y
funcionarios.
Videos que
evidencias la
existencia del
polo a tierra.
Correo
enviados a
auditoria
02/05/2017 30/09/2017
Se recibió correo el 12 de octubre de 2017 con 2 videos. No se registra avance en la acción porque: En los videos remitidos cuando
explican que la casa si cuenta con la instalación de Polo a Tierra no se
identifica quien es el señor que da la explicación, profesión y/o entidad a la
que pertenece. Si el señor es funcionario de la empresa de energía de San
Jose del Guaviare; se requiere que emita una certificación de que la casa si
cuenta con polo a tierra y posteriormente remitirlo al grupo de servicios –
Ing. Juan Camilo para que lo convalide el área competente de la Defensoria.
Surge el interrogante…la Regional Guaviare NO ha sido visitada por la
arquitecta Angela Medellín ( Asesora del Despacho del Defensor Nacional);
para levantar las necesidades de infraestructura??
20%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601812Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció, que los equipos electrónicos y de comunicaciones, se encuentran en la
oficina de investigación defensorial sin ninguna protección lo cual pone en riesgo su
funcionamiento ante la presencia imprudente de personas, tanto internas como externas
(ISO 27002:2005, Seguridad física y Ambiental). Además, las instalaciones no cuentan con
un sistema contra incendios, el cual es necesario, dada la gran cantidad de componentes
electrónicos, fuentes de alimentación, cableado y conexiones. Literal b del numeral 6.3
de la norma NTCGP 1000:2009.
N/A
Porque se deben ubicar en el
centro de la sede para facilitar el
cableado a todos los funcionarios
y se pusieron sobre una mesa
porque en el armario que los
protegía se presentó una gotera.
No se cuenta con sistema contra
incendios porque se tienen
extintores especializados para
equipos electrónicos.
La determinación del sistema
contra incendios depende del
nivel central. Se pusieron los
equipos sobre una mesa porque
el Rack no se encontraba en las
condiciones adecuadas.
El rack no estaba en
condiciones
adecuadas porque no
se le había hecho
mantenimiento
No se le había
hecho
mantenimiento
al rack porque no
se ha solicitado.
El ingeniero no
solicitó el
mantenimiento del
rack porque
consideró que en la
mesa los equipos
estaban seguros
El ingeniero consideró que en la mesa
los equipos estaban seguros.Solicitar a la subdirección administrativa el mantenimiento del Rack
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos de los
dispositivos de red y
con ello mitigar el
riesgo de un probable
daño permanente
que genere
interrupciones en la
atención de los
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
05/06/2017 31/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601813Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que los equipos de comunicaciones e informáticos, operan en condiciones
altas de temperatura ambiente (superiores a 45 °C), debido a la falta de equipos de
enfriamiento y aires acondicionados (AD-P09; Versión 01) y (ISO 27002:2005, Seguridad
física y Ambiental).
N/AAlgunas oficinas no cuentan con
aire acondicionado
La Defensoría Regional Guaviare
no cuenta con recursos
económicos para instalar el
sistema de aire acondicionado
en todas las oficinas
La subdirección
administrativa no han
dado respuesta a las
solicitudes de
recursos para instalar
el aire acondicionado
en todas las oficinas.
N/A N/A
La subdirección administrativa no han
dado respuesta a las solicitudes de
recursos para instalar el aire
acondicionado en todas las oficinas.
Solicitar a la subdirección administrativa la instalación de aires
acondicionados en todas las oficinas de la sede Guaviare
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos
comunicaciones y de
computo y con ello
mitigar el riesgo de
un probable daño
permanente que
genere
interrupciones en la
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
05/06/2017 31/12/2017
Remitieron correo electrónico del 11 de octubre con
dos oficios anexos.Solo han remitido una solicitud a Administrativa y a Talento humano; deben
realizar la solicitud mensualmente al grupo de servicios de la Subdirección
Administrativa co copia al Secretario General; hasta que se cumpla.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601814Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
No se realizan las reuniones bimestrales que se deben efectuar por parte del Subcomité
Regional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Resolución 1270 de 2013,
por la cual se reestructura el Comité de Gestión Ambiental de la Defensoría del Pueblo.
N/A
No se citaron porque no se pudo
concertar la fecha de realización
debido a las ocupaciones
misionales de cada uno de los
funcionarios de la regional
N/A N/A N/A N/A
No se citaron porque no se pudo
concertar la fecha de realización
debido a las ocupaciones misionales de
cada uno de los funcionarios de la
regional
Realizar una reunión bimensual que será citada por el Defensor
Regional por medio de memorando
Acción
CorrectivaRaúl Moreno Humano
Que todos los
funcionarios se
comprometan con el
tema de gestión
ambiental
Numero de
citaciones,
número de
actas, numero
de listados de
asistencia a
reuniones
bimensuales
01/07/2017 31/12/2017
Correo electrónico del 11 de octubre con un anexo. Remiten evidencia de la citación; pero falta el acta de la reunión respectiva
con la firma de todos los servidores dela regional y remitida en su
oportunidad al grupo de servicios de la Subdirección Administrativa.30%
En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601815Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
La Regional no cuenta con un cronograma de actividades de gestión ambiental para la
vigencia 2017. Numeral 2 del Artículo 3 de la Resolución 1270 de 2013.N/A
Porque el subcomité no tenía
claro que debía elaborar ese
cronograma.
Porque se acostumbraba que el
cronograma era enviado desde
la subdirección administrativa
pero para el año 2017 no fue
enviado.
NA N/A N/A
Porque se acostumbraba que el
cronograma era enviado desde la
subdirección administrativa pero para
el año 2017 no fue enviado.
Elaboración del cronograma del subcomité de gestión ambiental Corrección Raúl Moreno HumanoUn cronograma
elaborado
(Cronograma
elaborado/1)*1
00
01/06/2017 30/09/2017
Correo electrónico del 11 de octubre con un anexo. Nardi Torres; aparece en el directorio como contratista; el correo debe ser
remitido al funcionario de planta responsable del tema en la Subdirección
Administrativa y con copia a Felipe Vargas como responsable del grupo de
Servicios ; para que se dé como cumplida deben enviar el cronogramas de
actividades a realizar durante el último trimestre ( oct – nov-dic) del año
2017. Recordar que al iniciar 2018 debe construir el respectivo cronograma
para la siguiente vigencia.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601816Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión del Talento
Humano
No se pudo evidenciar la participación de los contratistas en actividades relacionadas con
temas de Seguridad y Salud en el Trabajo debido a la ausencia de lista de asistencia a
estos eventos lo que representa una inconformidad de carácter legal al no encontrar
evidencia de cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 723 de 2013.
N/A
Porque los contratistas no
participan a pesar de ser
convocados
Porque no tienen contrato
laboral y dicen que no tienen la
obligación de asistir a estas
actividades
N/A N/A N/A
Porque no tienen contrato laboral y
dicen que no tienen la obligación de
asistir a estas actividades
Se citarán a las reuniones por medio de memorando firmado por el
regional indicando la normatividad que obliga a la asistencia a estos
espacios.
Acción
Correctiva
Dra. Patricia
Rodríguez y
Elicenia Navarro,
Adriana Gordillo y
Luz Marina
Londoño
Humano
Encontrar evidencia
de cumplimiento a lo
dispuesto en el
Decreto 723 de 2013.
Memorando
enviados01/06/2017 31/12/2017
Correo electrónico del 11 de octubre y correos citando
a actividades en el mes de junio. Correo electrónico del
23 de octubre, remitiendo copia de correo y tres (3)
listados de asistencia; sin reporte fotográfico
Avance de la acción en un 30%
Las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo se deben realizar de
manera mensual ( solo remitieron actividades del mes de junio),así mismo la
evidencia es:
1. Citación respectiva a todos los servidores
2. Listado de asistencia
3. Registro fotográfico.
Se cierra con un 100% - El 23 de oct remitieron memos y listados de
asistencia; pero solo se identifica la asistencia en promedio de 5 funcionarios;
cuando la regional está compuesta por más de 10 servidores. Se recuerda que
estas actividades son de carácter obligatorio. Se verifico en el PAA y llevan
un cumplimiento en el indicador 5,1 es del 88,89% con corte al 30 de
septiembre de 2017. Se les recomienda dejar registro fotográfico de las
actividades así como la participación de todos los servidores; dejando
100%Cerrado
Eficaz23-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601817Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Se revisó el registro en el RUAF de la Defensora Pública: Paola Andrea Barrera afectando la
verificación al cumplimiento de las obligaciones contractuales (Contrato DP-0217-2016).N/A
Porque la contratista se había
trasladado de una EPS a otra y el
registro en el sistema se
encontraba en trámite
El sistema registra inactivos a
los afiliados mientras realiza
traslados de EPS
N/A N/A N/AEl sistema registra inactivos mientras
se realizaba el traslado de EPSEsperar a que el sistema cargara la novedad de traslado Corrección
Dr. Camilo
MondragónTecnológico
Dar cumplimiento de
las obligaciones
contractuales
(Contrato DP-0217-
2016).
1registro de
RUAF01/05/2015 30/09/2017
Correo electrónico del 11 de octubre; mediante el cual
remiten comunicación del contratista donde explica lo
que ha pasado junto con el soporte de la planilla que
paga seguridad social.
Se registra un avance en el 50% porque: Si bien es cierto la contratista tiene
inconvenientes en su afiliación; estos no son del resorte de la Defensoria del
Pueblo y se requiere que la EPS a la cual está afiliado y a quien está
aportando genere certificación de afiliación y que está al día en pagos. El
P.G. 19 supervisor del contrato debe remitirle oficio realizando la
correspondiente solicitud y la contratista debe aportar la correspondiente
certificación cada mes junto con su cuenta de cobro para el pago de
honorarios por servicios profesionales.
Lo importante para la Defensoria es tener la seguridad que la contratista está
cubierta por el sistema de salud en caso de alguna eventualidad y evitar que
por doble afiliación no se le preste el servicio.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601818Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Subproceso de
Defensoría Pública
Se encontraron inconsistencias en la información reportada por el PAG en el formato SD-
P02-F25 respecto del número de casos activos mensuales llevados por los Defensores
Públicos.
N/A
Porque hubo un error de
digitación que no alteró el número
total de proceso
N/A N/A N/A N/A
Porque hubo un error de digitación
que no alteró el número total de
proceso
Diligenciar de manera adecuada el formato SD-P02-F25Acción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónHumano
Subsanar las
inconsistencias en la
información
reportada por el PAG
en el formato SD-P02-
F25 respecto del
número de casos
Informes de
gestión con
cifras
conciliados con
sistemas de
información y
con
15/05/2017 31/12/2017
Correo electrónico de 11 de octubre; anexando
informes del mes de mayo, junio. JulioSi bien remiten copia de los informes; está acción debe ser de control
permanente, verificando sumatorias.
100%Cerrado
Eficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601819Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Subproceso de
Defensoría Pública
No se realizaron las visitas a los Circuitos Judiciales de la Regional. (Miraflores, Calamar,
Retorno y Pto. Concordia.) 2.4.3 SUB - PROCESO DE DEFENSORIA PUBLICA; Prestación del
Servicio de Defensoría Pública. Instructivo Informe Bimestral del Profesional
Administrativo y de Gestión. Formato SD-I02. N/A
No se programaron comisiones
porque no se autorizaban recurso
económicos desde dirección
nacional de Defensoría Pública
La dirección Nacional de
Defensoría Pública informó que
había presupuesto para
comisiones.
N/A N/A N/A
La dirección Nacional de Defensoría
Pública informó que había presupuesto
para comisiones.
Hacer las solicitudes de comisionesAcción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónFinanciero
Realizar una mejor
supervisión de los
procesos adelantados
por los defensores
públicos.
Solicitudes de
comisión
realizadas (una
mensual)
01/07/2017 31/12/2017
Se recibió correo electrónico del 11 octubre anexando
12 solicitudes de comisión por parte del P.G. 19Acción registrada con un avance del 50% porque: Si bien remiten solicitudes
de comisión; no remiten evidencia de que hayan sido autorizadas; por lo cual
favor solicitar a viáticos copia de la comunicación donde les informa que fue
otorgada y el número de comisión. Y de no haber sido aprobadas
comunicación informándolo.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601820Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Subproceso de
Defensoría Pública
La DNDP no ha asegurado la disponibilidad de recursos para atender las solicitudes de
comisión hechas por los PAG. Literal C Numeral 6.3 NTCGP 1000:2009 Servicios de Apoyo.N/A
No se programaron comisiones
porque no se autorizaban recurso
económicos desde dirección
nacional de Defensoría Pública
La dirección Nacional de
Defensoría Pública informó que
había presupuesto para
comisiones.
N/A N/A N/A
La dirección Nacional de Defensoría
Pública informó que había presupuesto
para comisiones.
Solicitudes de comisión realizadas (una mensual)Acción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónFinanciero
Realizar una mejor
supervisión de los
procesos adelantados
por los defensores
públicos.
Solicitudes de
comisión
realizadas (una
mensual)
01/07/2017 31/12/2017
Se recibió correo electrónico del 11 octubre anexando
12 solicitudes de comisión por parte del P.G. 19Acción registrada con un avance del 50% porque: Si bien remiten solicitudes
de comisión; no remiten evidencia de que hayan sido autorizadas; por lo cual
favor solicitar a viáticos copia de la comunicación donde les informa que fue
otorgada y el número de comisión. Y de no haber sido aprobadas
comunicación informándolo.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601821Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Al evaluarse el procedimiento SR-P06 vigente desde el 07/03/2016, se pudo observar la
falta de puntos de control esto, lo cual impide la generación de certeza sobre lo
ejecutado o dicho de otra manera, permite la eventual desviación del proceso.
N/A
Sí existen puntos de control pero
no se han presentado solicitudes
por parte de la comunidad
N/A N/A N/A N/APorque no se han presentado
solicitudes por parte de la comunidad
Seguir aplicando los puntos de control por medio de los informes
mensuales rendidos a Defensoría Pública
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
Mondragón, Dr.
Trían Zúñiga
Humano
Desarrollar los
puntos de control
sobre el
procedimiento SR-
P06 para generar
Informes
mensuales01/06/2017 31/12/2017
Se recibió correo electrónico del 11 octubre anexando
PAA de la regionalSe registra avance de un 50% porque: Si bien remitieron copia del PAA donde
se identifican que NO se programaron Acciones Populares y/o de grupo para
2017. Esta oficina solicito a la Oficina de Sistemas ( Ing. Gustavo Perea)
emitir un informe de visión Web para verificar que la regional no ha recibido
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601822Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Se encontraron registros o directrices impartidas por la Dirección Nacional de Recurso y
Acciones Judiciales que tiendan a verificar el cumplimiento en el registro Visión Web RAJ.
Literal c del numeral 4.1 NTCGP 1000:2009 y MECI: Subsistema Control de gestión,
componente: Actividades de control.
N/A
Sí existen directrices impartidas
pero no existen solicitudes de
este tipo de acciones
Porque la comunidad no las ha
solicitadoN/A N/A N/A
Porque la comunidad no las ha
solicitado
En jornadas de Defensoría al barrio se fomentará la utilización de este
tipo de recursos para la solución de problemas comunitarios
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
Mondragón, Dr.
Trían Zúñiga
Humano
Cumplir con en el
registro Visión Web
RAJ. Literal c del
numeral 4.1 NTCGP
1000:2009 y MECI:
Subsistema Control
Actas de
reuniones con
comunidad
jornadas
defensoria en
tu barrio
01/06/2017 31/12/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601823Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Registros históricos de casos con alarma de atraso en el sistema Visión Web ATQ sin que
hayan podido darse de baja ni cerrarse. Ver resolución 396 VISION WEB ATQ.
N/A Porque son casos de años
anteriores a la implementación del
sistema Visión Web por carecer de
internet en la regional Guaviare
No se contaba con el recurso
tecnológico en la región para
tener acceso a internet.
N/A N/A N/A
No se contaba con el recurso tecnológico en la región
para tener acceso a internet.
Realizar una jornada de actualización de los registros en el sistema VW Corrección Dr. Trían Zúñiga Tecnológico
Consolidar los datos
de atención y
tramite de quejas
1 Acta de
cierre de casos
por
desistimiento
30/05/2017 30/09/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601824Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se encuentran usuarios activos que ya no están vinculados a la entidad como es el caso
del funcionario Héctor Enrique López Puin ver Resolución 396 VISION WEB ATQ
N/A Porque en el año 2015 se había
dado desde la oficina de sistemas
la instrucción de que todos los
funcionarios podían subir sus
asesorías al sistema Visión Web
Porque desde el nivel central
consideraban que todos los
trámites de todos los procesos
debían ser sistematizados en
Visión Web
N/A N/A N/A
Porque desde el nivel central consideraban que todos
los trámites de todos los procesos debían ser
sistematizados en Visión WebOficiar a la oficina de sistemas para que excluyera a los funcionarios de
otras dependencias o a los que ya no estaba vinculados a la regional
Guaviare
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Tecnológico
Consolidar los datos
de atención y
tramite de quejas
1 Oficios de
solicitud24/05/2017 30/09/2017 No presenta seguimiento 0% Abierto
Asuntos
Interna
cionales
101001Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Estructura y comportamiento de los planes. Efectuar mensualmente la revisión al detalle
de cada uno de los énfasis y conceptos del sistema Strategos, y efectuar los respectivos
ajustes por el no cumplimiento antes de las fechas límites de cierre, a fin de evitar
alarmas en rojo por el no cumplimiento de las metas, situación que afecta la planeación de
la Defensoría del Pueblo.
Recomendación No. 1
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al registro en el
Sistema Estrategos
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al registro en el Sistema
Estrategos
Realizar registro en Strategos del cumplimiento mensual del PAA y POE
de acuerdo a Resolución 1692/2013
Acción
Preventiva
Funcionarios
responsable de
reportes PAA y
POE
Tecnológico
Continuar
registrando PAA y
POE
100% de
información
registrada
07/06/2017 31/12/2017
Se continua con el registro mensual del
PAA, Se realizará reunión con el equipo
para realizar los ajustes pertinentes al
POE.
Anexo 1; archivo en PDF con reporte de las metas cargadas en
el sistema de información Strategos del PAA 2017 OAI.
Se evidenció mediante reporte y consulta del sistema Strategos, el cargue de
información en el aplicativo con avance al mes de septiembre 2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101002Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Estructura y comportamiento de los planes. Continuar con el seguimiento y evaluación al
Desempeño de los funcionarios de la Defensoría del Pueblo - Oficina de Asuntos
Internacionales.
Recomendación No. 2
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al seguimiento y
evaluación al Desempeño de los
funcionarios
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al seguimiento y evaluación
al Desempeño de los funcionarios
Realizar evaluación de desempeño a los 2 funcionarios de carrera de la
OAI de acuerdo a el memorando de la Subdirectora de Talento
humano, con fecha 5 de junio de 2017.
Acción
Preventiva
Responsables de
GrupoHumano
100% de funcionarios
de carrera evaluados
y entregadas a
Talento Humano
Nº de
evaluaciones
realizadas / Nº
de
funcionarios
07/06/2017 15/08/2017
Se realizaron las Evaluaciones de
Desempeño correspondientes a las dos
funcionarias de la Oficina de Asuntos
Internacionales.
Anexo 2-3; Archivos en PDF con evaluaciones del desempeño y
concertación de objetivos.
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora:
evaluación del desempeño y concertación de objetivos de los funcionarios:
Lucy Mora Álvarez y María Alejandra Briñez.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101003Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión del Talento
Humano
Gestión del Talento Humano -Capacitación, Inducción y reinducción. Solicitar la
asistencia, capacitación en:
Derechos Humanos y temas del Post-conflicto en Colombia con la participación de todo el
grupo de la Oficina de Asuntos Internacionales.
Actualizar periódicamente a todos los funcionarios de la Oficina de Asuntos
Internacionales en la Promoción y Divulgación de DDHH, y DIH.
Recomendación No.3
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Remitir memorando a la Dirección de Promoción y Divulgación la
capacitación en Derechos Humanos y Post-conflicto en Colombia. Mejora
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano
100% de funcionarios
capacitados
Derechos Humanos y
Post-conflicto en
Colombia
Nº de
funcionarios
capacitados
Derechos
Humanos y
Post-conflicto
en Colombia /
Nº de
funcionarios
07/06/2017 31/12/2017
Se solicitó el día 28 de Junio
capacitación sobre DDHH y temas de
postconflicto en Colombia, la cual fue
realizada por la Oficina de Promoción y
Divulgación el día 25 de agosto.
Se adjunta Listado de Asistencia (archivo PDF) - Anexo 4.
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora:
Memorando de solicitud de capacitación dirigido a la Dirección Nacional de
Promoción y Divulgación el 28/06/2017, y listados de asistencia del
25/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101004Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión del Talento
Humano
Gestión del Talento Humano - Registro y actualización en el SIGEP. Fallas en el registro de
la información21 que debe hacerse por parte de todos los servidores públicos que
conforman la Oficina de Asuntos Internacionales en el Sistema de Información y Gestión
del Empleo Público –SIGEP, a pesar de que la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional22, obliga a divulgar la información de las personas
que se encuentran vinculadas bien sea por contrato de prestación de servicios, en carrera
o en provisionalidad.
Actividad de registro en el SIGEP, que se debe adelantar al momento de la posesión de
cada servidor o al iniciar un contrato
Programar y realizar actividades de revisión de los funcionarios y contratistas registrados
en el SIGEP, para completar los requisitos no incluidos y cumplir con los requerimientos el
artículo 227 Decreto-Ley 019 del 10 de enero de 2012 (Decreto Anti trámites).
N/A
La Oficina de Control Interno
revisó soportes con la
Subdirección de Talento Humano
lo cual se encontró que algunos
funcionarios de la OAI no tenían el
SIGEP actualizado.
Desconocimiento de
actualización de información de
parte de funcionarios
Desconocimiento de actualización de
información de parte de funcionarios
Realizar actualización de SIGEP de los funcionarios de OAI. Igualmente
se solicitará a Talento Humano el registro y actualización de SIGEP de
la OAI.
Acción
Correctiva
Todos los
Funcionarios de la
OAI
Humano
100% de funcionarios
con SIGEP
actualizado
Nº de registros
de
funcionarios
actualizado en
SIGEP / Nº de
funcionarios
de la OAI
07/06/2017 30/08/2017
Se solicitó el día 28 de agosto certificado
a la fecha del SIGEP para dar
cumplimiento al hallazgo encontrado al
Sr. Jose Gonzalez
Se adjunta correo y reporte de verificación de actualización de
hoja de vida correspondiente a la OAI-Anexos: 5y6
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora. De
otra parte, se realizó verificación aleatoria de la información registrada por
algunos funcionarios en el SIGEP, encontrándose que la misma está
actualizada.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101005Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Atención al Usuario e Infraestructura Física - Atención al Usuario. Continuar con el reparto
a nivel de La Oficina de Asuntos Internacionales, teniendo en cuenta su especialización y
consecuentes con las actividades que viene realizando cada uno de los funcionarios.
Recomendación No. 4
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar respetando las actividades que desarrolla cada uno de los
funcionarios de acuerdo a sus funciones. (Decreto 025 de 2014.
Resolución 061 de 2014 y Manual de Funciones).
Acción
Preventiva
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano
Continuar con el
reparto a nivel de la
OAI, teniendo en
cuenta su
especialización y
consecuentes con las
actividades que
viene realizando cada
uno de los
100% de
funcionarios
en desarrollo
de sus
funciones y
actividades
07/06/2017 31/12/2017
Se continua con el reparto a nivel de la
OAI, teniendo en cuenta su
especialización y consecuentes con las
actividades que viene realizando cada
uno de los funcionarios.
Archivos en PDF.
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101006Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017
Evaluación de la
Satisfacción de
Grupos de Interés
Atención al Usuario e Infraestructura Física - Atención al Usuario. Evaluar el servicio
prestado al ciudadano y seguimiento periódico con indicadores u otros instrumentos que
permitan establecer la eficacia, eficiencia y efectividad del servicio recibido, tiempos de
respuesta, satisfacción, impacto, entre otros23.
Recomendación No. 5
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar con el registro de peticiones en VisionWeb, realizando la
correspondiente descripción en el cierre de conclusión de la petición.
Acción
Preventiva
Funcionarios
Grupo de
Colombianos en el
Exterior
Humano
Continuar con
registro de
peticiones en
VisionWeb para tener
elementos de
100% de
peticiones
tramitadas
07/06/2017 31/12/2017Continua el registro y cierre de las
peticiones en el Sistema Vision Web
Registro de Peticiones Reporte Vision Web - Julio y Agosto -
Anexo 7
Se validó el soporte enviado como evidencia de la acción de mejora (Reporte
del 15/09/2017; Sistema de Información Vision WEB-ATQ), encontrándose que
efectivamente se realizó registro en los meses de agosto y septiembre de
2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101007Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Atención al Usuario e Infraestructura Física - Infraestructura Física. Espacio Físico: La
Oficina de Asuntos Internacionales, no cuenta con los mejores espacios físicos para la
salvaguarda y protección de los archivos creando inseguridad y riesgo en la perdida de los
documentos relacionados. Se evidenció exposición de los archivos sin seguridad alguna y
expuestos a posibles riesgos de perdida24.
Reorganizar los puestos de trabajo, cajas, archivos; en sitios adecuados y brindar
seguridad, así como también hacer los espacios más agradables, en armonía en la
convivencia laboral.
No conformidad No. 2
N/A
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en
lugares no adecuados
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en lugares
no adecuados
1 - Realizar jornada de organización de archivo de la OAI, incluyendo
señalización. 2 - Solicitar a Subdirección Administrativa revisión y
mejora de lugares para organización de archivos. 3 - Solicitar
reiteración al grupo de gestión documental para la baja a archivo
general de 7 cajas, así como solicitarles visita de gestión documental
para revisión y ajuste de TRD.
Acción
Correctiva
Responsables de
Grupos y
Funcionarios que
realizan archivo
de documentos
Logístico
Archivo de la OAI con
condiciones idóneas
de salvaguarda y
protección.
1 - jornada de
organización
de archivo. 2 -
1 memorando.
3 - 1
Memorando.
07/06/2017 31/12/2017
1. Se realizo la señalización
correspondiente para el manejo del
archivo de la OAI.
2, Se solicito mediante oficio 1010-20-
2017 visita para revisión de archivos y
puestos de trabajo.
3. El 5 de Julio se realizo la entrega de 7
cajas a la compañía de servicios
administrativos para su correspondiente
custodia.
Se adjuntas copias de correos electrónicos y Acta de entrega de
archivo por CSA. Anexos: 8-9-10-11-12
Se validaron los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora
(Mensaje electrónico con instrucciones para el manejo de archivo de la OAI,
registro fotográfico de la señalización del archivo, memorando 1010-20-17
dirigido a la subdirección administrativa, mensaje electrónico y memorando
1010-21-17 solicitando baja de archivo y acta de entrega de archivo a CSA).
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101008Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Promoción y
Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidenció copia de respaldo de los informes los Proyectos, Convenios, Cartas de
acuerdo con la Cooperación Internacional en la Oficina de Asuntos Internacionales.
(Gestión Documental – Componente de Información)
No conformidad No. 3
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión documental para revisión y ajuste de TRD y
mesa de trabajo con planeación para revisar procedimiento para
implementar la realización de actas o documentos de cierre para los
proyectos de cooperación internacional.
Es importante resaltar que los convenios y cartas de entendimiento ya
tienen una duración establecida por lo tanto no es necesario realizar un
acta de cierre.
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de los
informes los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
Cooperación
Internacional en la
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07/06/2017 31/12/2017
Se realizó reunión el 18 Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD Memoria de Reunión - Archivo en PDF.
Se validó el soporte enviado como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101009Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Promoción y
Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidencio copia de los informes de los responsables de ejecución de los Proyectos,
Convenios, Cartas de acuerdo con la cooperación internacional en la Oficina de Asuntos
Internacionales, creando incertidumbre en la ubicación e inmediatez al momento de
solicitarlos. (Gestión Documental – Componente de Información)
No conformidad No. 4
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión documental para revisión y ajuste de TRD y
mesa de trabajo con planeación para revisar procedimiento para
implementar la realización de actas o documentos de cierre para los
proyectos de cooperación internacional.
Es importante resaltar que los convenios y cartas de entendimiento ya
tienen una duración establecida por lo tanto no es necesario realizar un
acta de cierre.
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de
informes de los
responsables de
ejecución de los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07/06/2017 31/12/2017
Se realizó reunión el 18 Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD Memoria de Reunión - Archivo en PDF.
Se validó el soporte enviado como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101010Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidenciaron las actas o documentos de cierre de los Proyectos, Convenios, Cartas
de acuerdo con la cooperación internacional en la Oficina de Asuntos Internacionales
como se aprecia en la muestra seleccionada. (Gestión Documental – Componente de
Información)
No conformidad No. 5
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión documental para revisión y ajuste de TRD y
mesa de trabajo con planeación para revisar procedimiento para
implementar la realización de actas o documentos de cierre para los
proyectos de cooperación internacional.
Es importante resaltar que los convenios y cartas de entendimiento ya
tienen una duración establecida por lo tanto no es necesario realizar un
acta de cierre.
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de actas
o documentos de
cierre de los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
cooperación
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07/06/2017 31/12/2017
Se realizó reunión el 18 Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD Memoria de Reunión - Archivo en PDF.
Se validó el soporte enviado como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron elementos de oficina inservibles en condiciones para dar de baja .
También hay bienes dados de baja, en diferentes puntos de la Defensoría del Pueblo,
desmejorando la imagen de nuestra entidad.
N/A
Porque la oficina de inventarios
exigió un formato específico con
el número de placa y con foto con
características determinadas y las
personas encargadas no se habían
dado cuenta de esa solicitud
específica.
Auditoria
Interna de
Gestión
02/05/2017 Gestión Documental
Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de la Nación; Ley 594 de
2000/Ley General de Archivos y la Resolución 412 de 2015, mediante la cual se aprueba la
actualización del manual de archivo versión No. 2 de la Defensoría del Pueblo.
Se solicitó
capacitación
al grupo de
Archivo, pero
hasta la fecha
no se ha
recibido.
No hay funcionario especializado
en gestión documental y se ha
pedido con carácter urgente
capacitación a la oficina de
gestión documental pero no se ha
programado.
601808
601809 N/A N/A
No hay funcionario especializado en
gestión documental y se ha pedido
capacitación a la oficina de archivo
pero no se ha programado.
No se revisó el correo de la regional
para enterarse de las nuevas
disposiciones para dar de baja.
N/A N/A
Porque llegó al correo de la
Defensoría y no al de las
personas encargadas.
No se revisó el correo
de la regional para
enterarse de las
nuevas disposiciones
para dar de baja.
N/A N/A
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 13 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Asuntos
Interna
cionales
101011Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Promoción y
Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación. Efectuar el seguimiento correspondiente a los
documentos relacionados con los proyectos, cartas de acuerdo, convenios; en los
resultados esperados; teniendo en cuenta los informes de los responsables de ejecución,
actas de cierre, fecha de finalización, para que al interior de la Oficina de Asuntos
Internacionales existan los documentos relacionados al ser solicitados para consultas
internas y/o externas.
Recomendación No. 6
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar realizando seguimiento a los documentos relacionados con los
proyectos, cartas de acuerdo, convenios; en los resultados esperados;
teniendo en cuenta los informes de los responsables de ejecución,
actas de cierre, fecha de finalización, de acuerdo a competencias de la
OAI
Acción
Preventiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Humano
Seguimiento a los
documentos
relacionados con los
proyectos, cartas de
acuerdo, convenios;
en los resultados
esperados; teniendo
en cuenta los
informes de los
responsables de
ejecución, actas de
cierre, fecha de
finalización, de
acuerdo a
competencias de la
100% de los
proyectos
ejecutados
directamente
por la OAI con
seguimiento
07/06/2017 31/12/2017
Formatos consolidados de actividades
correspondiente a los seguimientos
realizados por el Grupo de Cooperación
Internacional en los meses de Junio a
Octubre.
Archivo en PDF.
Se validan los seguimientos realizados y enviados como evidencia de la acción
de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101012Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Promoción y
Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación. Evidenciar que las actividades y eventos de
promoción y divulgación realizadas obedezcan a los parámetros del “Modelo Pedagógico
Institucional” y la “Ruta pedagógica Institucional”.
Recomendación No. 7
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar evidenciando las actividades y eventos de promoción y
divulgación realizadas obedezcan a los parámetros del “Modelo
Pedagógico Institucional” y la “Ruta pedagógica Institucional”.
Acción
Preventiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Humano
Evidenciar las
actividades y
eventos de
promoción y
divulgación realizadas
obedezcan a los
parámetros del
“Modelo Pedagógico
Institucional” y la
“Ruta pedagógica
100% de
actividades y
eventos de
promoción y
divulgación
evidenciadas
07/06/2017 31/12/2017Se atiende la Recomendación de la
Auditoría.Archivos PDF
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101013Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Proceso Atención y Trámite: Establecer comunicación y acuerdos con los funcionarios
mediante un cronograma de actividades mensual y su respectiva evaluación al mes
siguiente.
Recomendación No. 8
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Realizar reuniones con mayor periodicidad para revisar avances de
actividadesMejora
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano Reuniones periódicas
100% de
realización de
reuniones
programadas
07/06/2017 31/12/2017
Se han realizado las reuniones con el fin
de revisar los avances de todas las
actividades
Se adjuntan actas de reunión Anexo 13.
Registro Fotográfico.
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101014Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental: Debilidades en la aplicación de las directrices del Archivo General de
la Nación – Seguir las instrucciones correspondientes al manejo del archivo, se encuentra
en diferentes lugares de la Oficina de Asuntos Internacionales.
Dejar evidencia o memorias de las actividades relacionadas.
No conformidad No. 6
N/A
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en
lugares no adecuados
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en lugares
no adecuados
1 - Realizar jornada de organización de archivo de la OAI, incluyendo
señalización. 2 - Solicitar a la Subdirección Administrativa revisión y
mejora de lugares para organización de archivos. 3 - Realizar
reiteración al grupo de gestión documental para la baja a archivo
general de 7 cajas, así como solicitarles visita de gestión documental
para revisión y ajuste de TRD.
Acción
Correctiva
Responsables de
grupos y
Funcionarios que
manejan archivo
Logístico
Archivo de la OAI con
condiciones idóneas
de salvaguarda y
protección.
1 - jornada de
organización
de archivo. 2 -
1 memorando.
3 - 1
Memorando.
07/06/2017 31/12/2017
Se Realizo jornada de organización de
archivo de la OAI, incluyendo
señalización. Se solicito al grupo de
gestión documental la baja a archivo
general de 7 cajas.
Se adjuntas copias de correos electrónicos y Acta de entrega de
archivo por CSA. Anexos: 8-9-10-11-12
Se validaron los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora
(Mensaje electrónico con instrucciones para el manejo de archivo de la OAI,
registro fotográfico de la señalización del archivo, memorando 1010-20-17
dirigido a la subdirección administrativa, mensaje electrónico y memorando
1010-21-17 solicitando baja de archivo y acta de entrega de archivo a CSA).
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101015Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Recepción Documental: No se aplica lo definido en el acuerdo 038, artículo primero:
“RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El
servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y
manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”, por
lo anterior se recuerda la importancia y responsabilidad de cada funcionario frente a la
gestión de la documentación que produce y del trabajo en equipo que debe realizar junto
con el responsable de la administración del archivo.
Atender los lineamientos archivísticos, que describen las actividades que sobre la materia
deben realizar las dependencias del nivel central y las regionales, así como también
observar las disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación, ente rector de la
política archivística.
Recomendación No. 9
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
1 - Informar mecanismo de entrada y salida de carpetas en control de
responsable de archivo. 2- Informar líneas para gestión de documentos
en archivo. 3 - Reiterar solicitud de elementos para adecuado archivo.
Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
Responsables de
archivo
Logístico
Adecuada
conservación,
organización, uso y
manejo de los
documentos y
archivos
1 y 2 - 1
Comunicación
al equipo de la
OAI. 3 - 1
memorando
07/06/2017 31/12/2017
Se informaron los mecanismo de
entrada y salida de carpetas en control
de archivo y las líneas para gestión de
documentos en archivo.
Anexo 8
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101016Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental TRD: Se reitera la recomendación realizada a través del informe de
seguimiento al plan de mejoramiento archivístico emitido el 15 de julio de 2015, a través
de Memorando 1030-160, en el cual se resalta la importancia de dar cumplimiento a las
directrices que el AGN ha impartido sobre los temas de Tabla de Retención Documental y
Tabla de Valoración Documental.
Recomendación No. 10
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar visita de gestión documental para revisión y ajuste de TRD.Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
Responsables de
archivo
LogísticoCumplimiento a
directrices de TRD
100% de
Funcionarios
de OAI con
conocimientos
en TRD
07/06/2017 31/12/2017
Correo Electrónico Gestión Documental
28/09/2017.
Se realizó reunión el 18 Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD
Archivos en PDF.
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%. 100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101017Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental.
Llevar a cabo una jornada de contingencia de archivo en la Oficina de Asuntos
Internacionales, con el fin de organizar la documentación en su archivo central.
Recomendación No. 11
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Realizar jornada de organización de archivoAcción
PreventivaFuncionarios OAI Humano
Mantener archivo de
la OAI organizado de
acuerdo a los
elementos
disponibles en la
1 Archivo
organizado07/06/2017 31/12/2017
Se realiza jornada de organización de
archivo
Se adjuntas copias de correos electrónicos y Acta de entrega de
archivo por CSA. Anexos: 8-9-10-11-12
Se verifican evidencias que soportan la jornada de organización de archivo.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101018Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Inventarios.
Solicitar a la Subdirección de Talento Humano, Subdirección Administrativa: Relación de
Funcionarios con sus Inventarios, y efectuar la respectiva conciliación de
funcionarios/inventarios de la Oficina de Asuntos Internacionales.
Recomendación No. 12
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Realizar revisión de funcionarios/inventariosAcción
PreventivaFuncionarios OAI Humano
Verificación de
inventarios
100%
Inventarios
verificados
07/06/2017 30/08/2017
Se actualizo el cuadro de registro toma
física de inventarios por parte de todos
los funcionarios de la OAI, sin incluir las
personas que se encuentran en comisión
y vacaciones.
Anexo. Excel Toma FísicaSe validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101019Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC´s
Solicitar a la Subdirección Administrativa el mantenimiento de los equipos e impresoras y
mantener actualizados el software necesario para el mejor desarrollo de las actividades
propias de los funcionarios de la Oficina de Asuntos Internacionales.
Recomendación No. 13
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar a la Subdirección Administrativa y al Grupo de sistemas
mantenimiento de equipos e impresoras, así como actualización de
software.
Acción
Preventiva
Jefe de OAI y
responsables de
grupos
Logístico
Equipos en
adecuadas
condiciones
100% de
equipos en
adecuadas
condiciones
07/06/2017 31/12/2017
Se realizo solicitud a la oficina de
sistemas el día 28 de junio para el
mantenimiento de equipos e impresoras
y la actualización del software de los
computadores de la Oficina.
Sin respuesta por parte de la Oficina de
Sistemas
Anexo 13 - Archivo en PDF.Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101020Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC´s
Definir los protocolos y políticas necesarias para garantizar la integridad, seguridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información de los usuarios de la Oficina de
Asuntos Internacionales.
Y asegurar las medidas de protección que deben estar orientadas a reforzar la imagen
institucional y servir de elemento altamente persuasivo en relación con los riesgos y
amenazas existentes.
Recomendación No. 14
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar aplicando los protocolos y políticas de integridad, seguridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información de los usuarios de la
Oficina de Asuntos Internacionales
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
protocolos y políticas
de integridad,
seguridad,
confidencialidad y
disponibilidad de la
información de los
usuarios de la Oficina
de Asuntos
Internacionales
aplicadas
correctamente
100% de
protocolos y
políticas de
integridad,
seguridad,
confidencialida
d y
disponibilidad
de la
información
aplicados
07/06/2017 31/12/2017
Se aplican los protocolos y políticas de
seguridad de la información de acuerdo
a los comunicados, campañas e
instrucciones dadas por el Grupo de
Sistemas mediante memorandos,
correos electrónicos y fondos de
pantalla. Adicionalmente, se han
realizado solicitudes al Grupo de
Sistemas al respecto.
Memorando 201700162535 remitido a la Oficina de Sistemas -
Archivo en PDF.
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101021Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC´s
El administrador de TIC´s de la Defensoría del Pueblo, debe realizar un seguimiento y
validación de la base de datos de la Oficina de Asuntos Internacionales, ya que es
información muy valiosa y confidencial, debe asegurarse de que haya suficiente espacio y
que se use prudentemente.
las necesidades actuales y futuras.
genérico, un recurso muy fiable y flexible que se puede adaptar con facilidad a cualquier
aplicación nueva.
redundancia necesario para satisfacer las necesidades de acceso de su centro de datos
Recomendación No. 15
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
1 - Solicitar al Grupo de sistemas mantenimiento de equipos. 2 -
Solicitar a la Subdirección Administrativa la revisión de cableado y
puntos de red.
Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
responsables de
grupos
Logístico
Equipos de computo
adecuados y puntos
de red y cableado en
correcto estado.
1 y 2 - 1
memorando
.
07/06/2017 31/12/2017
Se radico formato "Solicitud de Servicio"
el día 29 de junio de 2017 para
mantenimiento de sistema electrónico
(Administración de cableado y puntos de
red)
Anexo 14Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101022Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC´s
Revisar al interior de la Oficina de Asuntos Internacionales las novedades de personal,
como ingresos, retiros, cambio de responsabilidad se apliquen de igual manera a los
servicios de tecnología en el control de acceso a la información y procesos del sistema
(correo electrónico, paloma mensajera, Visión Web, entre otros).
Recomendación No. 16
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Ejecutar las líneas frente a novedades de personal, como ingresos,
retiros, cambio de responsabilidad se apliquen de igual manera a los
servicios de tecnología en el control de acceso a la información y
procesos del sistema
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
Correctas practicas
de las líneas frente a
acceso a información
y procesos de
sistemas
100% de
Correctas
practicas de las
líneas frente a
acceso a
información y
procesos de
sistemas
efectuadas
07/06/2017 31/12/2017
Correctas practicas de las líneas frente a
acceso a información y procesos de
sistemas
Archivos PDFSe validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101023Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC´s
Se debe tener en cuenta los lineamientos y los procedimientos descritos por el grupo de
sistemas desde Backup25 y solo software legal26.
Recomendación No. 17
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar al Grupo de sistemas procedimiento y capacitación de backup
de información de equipos de funcionarios de OAI
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
Equipos de
funcionarios de la
OAI con backup de
soporte
100% de
Equipos de los
funcionarios
de la OAI con
backup de
soporte
adecuado
07/06/2017 31/12/2017
Se realizo solicitud a la oficina de
sistemas el día 28 de junio para
actualización de equipos y backup de los
computadores de la Oficina.
Sin respuesta por parte de la Oficina de
Sistemas
Anexo 13
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Es importante que en todo momento se garantice el backup de los
computadores de la OAI.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101024Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión del Talento
Humano
Mecanismos de control interno.
Continuidad al compromiso institucional adquirido respecto del Código de Ética como
objetivo de los comités y reuniones que se viene realizando exponer la importancia de
seguir con la socialización de acuerdo a la Resolución 931 del 2002 “Código de Ética de la
Defensoría del Pueblo”.27
Recomendación No. 18
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Informar a los funcionarios de la OAI la socialización del Código de
Ética.Mejora
Funcionarios de la
OAIHumano
Funcionarios de la
OAI con
conocimientos en el
Código de Ética
institucional
100% de
Funcionarios
de la OAI con
conocimientos
en el Código
de Ética
institucional
07/06/2017 30/07/2017
Se envió correo electrónico a todos los
funcionarios el día 21/07/2017,
adjuntando link en el cual se encuentra
la Resolución 914 de 2017 "Código de
Ética"
Anexo 15
Se validó el correspondiente soporte enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101025Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Mecanismos de control interno.
Socializar con todos los funcionarios de la Oficina de Asuntos Internacionales el mapa de
riesgos en los diferentes comités y/o en forma impresa, o vía correo electrónico;
evidenciando el recibido y conocimiento del documento en mención y validar su
aplicación.
Recomendación No. 20
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Solicitar a la Oficina de Planeación capacitación a los funcionarios de la
OAI respecto al mapa de riesgos.Mejora
Funcionarios de la
OAIHumano
Funcionarios de la
OAI con
conocimientos del
mapa de riesgos
100% de
Funcionarios
de la OAI con
conocimientos
del mapa de
riesgos
07/06/2017 31/12/2017
Se envió correo electrónico a todos los
funcionarios el día 18/07/2017,
solicitando capacitación con el fin de
conocer acerca del Mapa de Riesgos de
la Entidad.
Anexo 16
Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Es importante que en todo momento se garantice el backup de los
computadores de la OAI.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101026Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Gestión del Talento
Humano
Mecanismos de control interno.
Establecer la obligatoriedad del cumplimiento de las metas propuestas, evidenciar los
controles impartidos a cada uno de los funcionarios de la Oficina de Asuntos
Internacionales.
Recomendación No. 21
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar con el cumplimiento de las metas y evidencia de controlesAcción
Preventiva
Funcionarios de la
OAIHumano
Cumplimiento de las
metas y evidencia de
controles
100% de
Cumplimiento
de las metas y
evidencia de
controles
07/06/2017 31/12/2017Cumplimiento de las metas y
evidencia de controles
Anexo 1; archivo en PDF con reporte de las metas cargadas en
el sistema de información Strategos del PAA 2017 OAI.
Memorias de reunión.
Se evidenció mediante reporte y consulta del sistema Strategos, así como
mediante memorias de reunión de seguimiento, el cumplimiento de las
metas, relacionada con el avance del PAA - septiembre de la vigencia 2017.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101027Auditoria
Interna de
Gestión
05/05/2017Direccionamiento
Estratégico
Mecanismos de control interno.
Establecer listados de asistencia en las reuniones de seguimiento y Registros Memorias de
reunión
Recomendación No. 22
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar realizando el listado de asistencia en reuniones y registro de
memorias
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAIHumano
Continuar
diligenciando listado
de asistencia y
memoria de
reuniones
100% de
Listados de
asistencia y
memoria de
reuniones
evidenciadas
07/06/2017 31/12/2017
Se continua diligenciando listado
de asistencia y memoria de
reuniones
Imágenes de los documentos.Se validan los soportes enviados como evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con cumplimiento del 100%.100%
Cerrado
Eficaz31-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Realizar acompañamiento a las diferentes áreas en la formulación del
POE
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Acompañar a todas
las Dependencias en
la formulación del
POE
Nº de
Acompañamien
tos / Nº de
dependencias
24/03/2017 30/08/2017 Cumplida
Carpetas y sus respectivas memorias de reunión Se adelantaron varios acompañamientos durante el mes de febrero y marzo
del 2017, se verifica soporte de 18 dependencias, sin embargo para asegurar
su cumplimiento se debe fijar la meta en la cantidad total de dependencias
que formulan POE.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Diseñar e implementar una estrategia metodológica, que permita la
articulación de la Delegadas y Direcciones Nacionales en la formulación
del Plan Operativo Estratégico - POE
Acción
Preventiva
Vicedefensoría,
Oficina de
Planeación
Humano
Articulación de la s
Dependencias
misionales en la
formulación del POE
Nº de
estrategias
implementadas
/Nº de
estrategias
establecidas
24/03/2017 31/12/2017 Cumplida
Carpetas y sus respectivas memorias de reunión
Se presenta la formulación del POE, se puede evidenciar al finalizar el
periodo de la vigencia el cumplimiento o avance de las estrategias
implementadas
50%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Consolidar y parametrizar el Plan Operativo Estratégico ajustado.Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación
Humano,
Tecnológico
Plan Operativo
Estratégico
parametrizado en el
sistema.
Nº de
actividades
establecidas /
Nº de
actividades
parametrizadas
24/03/2017 30/08/2017 Cumplida Sistema Strategos Se parametrizó el POE y se encuentra en funcionamiento 100%Cerrado
Eficaz
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar el manual de calidad de acuerdo a la nueva
plataforma estratégica de la Defensoría del Pueblo
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Un manual de calidad
actualizado de
acuerdo a la nueva
plataforma
estratégica de la
Manual de
calidad
actualizado/1
*100
24/03/2017 30/08/2017 Cumplida Listado maestro de documentos
Se actualizó el Manual de calidad V4, con fecha 20 de junio del 2017, sin
embargo no se visualiza en esta versión la alineación o presentación de la
plataforma estratégica 2017-2020
100%Cerrado
Ineficaz31-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Consolidar la estructura de los procesos de la Entidad y promover la
cultura de calidad en los Servidores Públicos.
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Adopción de la
Estructura por
procesos
1 acto
administrativo24/03/2017 30/08/2017 Cumplida Resolución 916 de 2017
Se formalizó la resolución 916 el pasado 4 de julio del 2017 y deroga la
resolución 1491 del 2015.
Que asegura la estructura de operación por procesos
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar la caracterización de los 14 procesos y 3
subprocesos de la Defensoría del Pueblo.
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación,
Lideres de los
procesos
Humano,
Tecnológico
14 Caracterizaciones
de proceso y 3
caracterizaciones de
subprocesos revisado
y/o actualizados
Nº de
caracterizacion
es revisadas
y/o
actualizadas /
24/03/2017 31/12/2017 Cumplida Listado maestro de documentos
A la fecha de corte del 31 de octubre, el mapa de procesos contiene
diecisiete (17) procesos y tres (3) subprocesos, se deben ajustar veinte (20)
caracterizaciones y se han actualizado doce (12)
60%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar la documentación obligatoria del Sistema de
Gestión de Calidad de la Defensoría del Pueblo.
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación
Humano,
Tecnológico
Documentación del
proceso
Direccionamiento
Estratégico revisad
y/o actualizada
Nº de
documentos
actualizados /
Nº de
documentos a
actualizar * 100
24/03/2017 31/12/2017 Cumplida Listado maestro de documentos
Se tiene presentados tres (3) procedimientos, dentro del proceso de
Direccionamiento estratégico y se ha actualizado uno (1), sin contar con los
obligatorios de la norma NTCGP1000:2009 que tiene presentados tres (3):
SQ-P01 Control de Documentos y Registros, Código: SQ-P01- Versión 7.
Vigente desde: 23/05/2017. actualizado
SQ-P03 Control del Producto y/o Servicio No Conforme, Código: SQ-P03 -
Versión: 3
Vigente desde: 13/07/2016, sin actualizar.
SQ-P04 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Código: SQ-P04 -
Versión:5 Vigente desde: 29/08/2016. Sin Actualizar
33%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Definir un manual de Riesgos de la EntidadAcción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
1 manual de Calidad
actualizado
Nº de manuales
actualizados/1
*100
24/03/2017 31/12/2017 Reprogramada en el Plan de Mejoramiento de revisión por la dirección
Se Diseño un Manual de Riesgos el cual se encuentra en
revisión
Se recibe la matriz como evidencia, sin embargo la que esta publicada no se
ha ajustado al nuevo plan estratégico 2017 - 20100%
En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o Actualizar el mapa de Riesgos de Gestión de la EntidadAcción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano,
Tecnológico
100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24/03/2017 31/12/2017
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión por la
dirección
No se ha adelantado este ajuste de la matriz de riesgos no de gestión ni de
riesgos de corrupción0%
En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Alineación de los indicadores de los procesos con objetivos de calidad
y el direccionamiento estratégico
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Logístico
Actualizar la batería
de indicadores de
Gestión teniendo en
cuenta el Plan
Estratégico 2017-2020
Nº de procesos
con
indicadores/Nº
total de
procesos
24/03/2017 31/12/2017 Reprogramada en el Plan de Mejoramiento de revisión por la dirección
Se realizó un análisis de los indicadores de la entidad y
se propuso una alineación de los mismos No s e han adelantado las mesas de trabajo luego del ajuste d e las
caracterizaciones y la formalización del tablero de indicadores propuesto al
nuevo plan estratégico 2017-2020
0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Socialización , capacitación de los cambios del sistema de gestión de la
calidad y la nueva plataforma estratégica
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación,
Lideres de los
procesos
Humano
Dependencias y
Regionales de la
Defensoria del
Pueblo capacitadas
Nº de
dependencias
y regionales
de la
Defensoría del
Pueblo
capacitadas /
Nº total de
dependencias
24/03/2017 30/08/2017 Cumplida Memorando Defensor del Pueblo
Memorias de Reunión
Videoconferencias
Se realizó la capacitación a todas las dependencias de la entidad en la nueva
plataforma de procesos y los cambios hasta la fecha ajustados. Se comunico
desde el despacho del Defensor con comunicado 0721. , esta actividad se
realizó durante el mes de junio y julio del 2017.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
106002Resultados de
autoevaluació
n
24/03/2017Direccionamiento
Estratégico
Se evidencia debilidades en los tiempos de reporte de formulación de planes de
mejoramiento por parte de las Regionales y Dependencias objetos de auditorias internasNo presenta
No hay oportunidad en la
formulación de acciones que
presentan corresponsabilidad en
los hallazgos de los líderes de los
procesos y las regionales
Se presenta dificultades de
comunicación del nivel central y
las regionales a la hora de
formular las acciones lo que
hace que se presente demoras
en el reporte de las acciones
N/A N/A N/A
Se presenta dificultades de
comunicación del nivel central y las
regionales a la hora de formular las
acciones lo que hace que se presente
demoras en el reporte de las acciones
Adquirir plataformas tecnológicas que permitan la administración
eficiente del Sistema de Gestión de Calidad
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
1 aplicativo del SGC
implementado
Nº de
aplicativos
implementado/
Nº de
aplicativo
contratado
24/03/2017 31/12/2017 Seguimiento
Se están realizando los respectivos trámites
contractuales para la adquisición de la respectiva
plataforma tecnológica.
Se puede verificar la asignación del presupuesto, para la adquisición de esta
plataforma.
En el Plan Anual de Adquisiciones ajustado del mes de octubre se indica:
Códigos UNSPSC: "43232403 - 43232402 -43232408"
Descripción: "DESARROLLO A LA MEDIDA DE HERRAMIENTA SOFTWARE PARA
FLUJOS DE TRABAJO QUE SOPORTEN LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN (PLANES
DE MEJORAMIENTO, RIESGOS DE GESTIÓN CON IMPACTO PARA LAS VÍCTIMAS
DEL CONFLICTO ARMADO) EN LA PLATAFORMA OFFICE 365- SHARE POINT."
Valor total estimado: $ 180.000.000.
0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Ajustar el procedimiento y caracterizaciones del Control del Producto
No Conforme
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Un (1)
Procedimiento
Ajustado
Total
Procedimiento
s ajustados
24/03/2017 31/12/2017
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión por la
dirección
No se ha adelantado la gestión para identificar productos no conformes y la
forma de manejarlo0%
En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Adquirir plataformas tecnológicas que permitan la administración
eficiente del Sistema de Gestión de Calidad
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónLogístico
Una plataforma
tecnológica adquirida
Nº de
aplicativos
implementado/
Nº de
aplicativo
24/03/2017 31/12/2017 SeguimientoSe están realizando los respectivos trámites
contractuales para la adquisición de la respectiva
plataforma tecnológica.
Aplica el mismo seguimiento que el descrito en la acción 106002 0%En
Ejecución
Vicedefen
soria
Autoevalu
ación
2001Resultados de
autoevaluació
n
28/06/2017Gestión para la
Magistratura Moral
Incumplimiento del proceso de gestión para la Magistratura MoralN/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas en el proceso de
Gestión para la Magistratura Moral
Cambios que se han dado desde
la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales
no se ven reflejados en el
NA
Cambios reiterativos que se han dado
desde la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales no se
ven reflejados en el proceso de
Ajustar el proceso de Gestión para la Magistratura Moral y sus
respectivos documentos conforme a la realidad institucional
Acción
CorrectivaVicedefensoría Humano
Un (1) proceso
ajustado con sus
respectivos
documentos
Total Procesos
ajustados
04 de julio de
2017
31 de agosto
de 2017
Se hizo la revisión y validación de
los procesos teniendo en cuenta la
participación del Grupo de la
Vicedefensoría, su experiencia y
Acta de 7 de Julio de 2017
Documentos Ajustados y de implementación vigente.
Se verificaron los link dentro de la intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad, encontrándose que en la CARACTERIZACIÓN el
proceso de Gestión para la Magistratura Moral Código: MM -C, Versión 03,
Vigencia desde 31/07/2017:Se adelantaron reuniones que contaron con la
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
Vicedefen
soria
Autoevalu
ación
2002Resultados de
autoevaluació
n
28/06/2017Investigación y
Análisis
Incumplimiento del proceso de Investigación y Análisis N/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas en el proceso de
Investigación y Análisis y sus
respectivos documentos.
Cambios reiterativos que se han
dado desde la alta dirección con
incidencia en las dependencias,
los cuales no se ven reflejados
en el proceso de Investigación y
Análisis y sus respectivos
documentos.
NA
Cambios reiterativos que se han dado
desde la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales no se
ven reflejados en el proceso de
Investigación y Análisis y sus
respectivos documentos
Ajustar el proceso de Investigación y Análisis y sus respectivos
documentos conforme a la realidad institucional
Acción
CorrectivaVicedefensoría Humano
Un (1) proceso
ajustado con sus
respectivos
documentos
Total Procesos
ajustados
04 de julio de
2017
31 de agosto
de 2017
Se hizo la revisión y validación de
los procesos teniendo en cuenta la
participación del Grupo de la
Vicedefensoría, su experiencia y
proposiciones.
Acta de 7 de Julio de 2017
Acta de 28 de Junio de 2017
Documentos Ajustados y de implementación vigente.
Se verificaron los link dentro de la intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad, encontrándose que en la CARACTERIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTO de Investigación y Análisis Código: MM -C, Versión 03,
Vigencia desde 31/07/2017:Se adelantaron reuniones que contaron con la
participación de los servidores que conforman la Vicedefensoría en compañía
con la Oficina de Planeación el día 28 de junio y 7 de julio.
En el acta de la reunión el equipo se comprometieron a realizar los ajustes a
la documentación de los procesos de Investigación y Análisis.
100%Cerrado
Eficaz31-oct-17
106001Resultados de
autoevaluació
n
24/03/2017Direccionamiento
Estratégico
Ante la adopción del Plan Estratégico 2017-2020 de la Defensoria del
Pueblo se hace necesario articular el Sistema de gestión de Calidad
con la Plataforma estratégica.
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas procedimiento del
control del producto/servicio no
conforme tanto a nivel regional
como central.
N/A N/A N/A N/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades contenidas
procedimiento del control del
producto/servicio no conforme tanto a
nivel regional como central.106003
Resultados de
autoevaluació
n
24/03/2017Direccionamiento
EstratégicoIncumplimiento del procedimiento SQ P03- Control del Producto/Servicio No Conforme- No presenta
No presentaCambio de administración de la
Defensoria del pueblo
Se estableció nuevo
Direccionamiento Estratégico
(plataforma estratégica)
Adopción del nuevo
plan estratégico
Institucional 2017-
2020.
Se evidenció que
de acuerdo al
cambio de la
plataforma
estratégica de la
Defensoría del
Pueblo, es
necesario
realizar la
articulación,
alineación y
coherencia
Institucional del
Plan Estratégico
Institucional
2017-2020 con el
Sistema de
Gestión de
calidad.
N/A
Se evidenció que de acuerdo al cambio
de la plataforma estratégica de la
Defensoría del Pueblo, es necesario
realizar la articulación, alineación y
coherencia Institucional del Plan
Estratégico Institucional 2017-2020 con
el Sistema de Gestión de calidad.
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 14 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
404001Resultados de
autoevaluació
n
25/08/2017Prevención y
Protección
No se cuenta con Analistas de la Delegada en algunas Defensorías Regionales, a saber:
Guajira, Magdalena, Bolívar, Santander, Nariño, Vichada, Guainía, Vaupes, Meta y Bogotá.No Presenta
Los profesionales que cubrían
estas regionales se desvincularon
de la entidad y ha sido necesario
realizar ajustes financieros y
administrativos para el
cumplimiento del procedimiento.
Los profesionales que cubrían estas
regionales se desvincularon de la
entidad y se ha sido necesario realizar
ajustes financieros y administrativos
para el cumplimiento del
procedimiento.
Realizar los trámites precontractuales y contractuales a través de los
recursos del proyecto de inversión del Sistema de Alertas Tempranas
para cubrir las plazas en estas Regionales
Acción
PreventivaLíder de proceso
Financiero
Humano
Contratar Analistas
Regionales en las
zonas faltantes
10 contratos 25-ago-17 30-dic-17
Avance en la vinculación de 5
profesionales, y en proceso de
vinculación 5 profesionales
adicionales, para 7 regionales de la
Defensoría del Pueblo: En la
modalidad de contrato de
prestación de servicios: regional
Bogotá, regional Bolívar, regional
Guajira, regional Arauca, regional
Magdalena, Subregiones en Meta
(2), Subregión Montes de María. En
modalidad de provisionalidad:
Regional Bolívar.
Actas de Inicio de contratos No. 225-17,223-17,227-17 y
Código SIIF No. 35817 .
Se remite en físico informe de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con consecutivo: 404001-0228-17
Hemos registrado un avance del 30% en dicha acción; debido que remitieron 3
actas de inicio de las 10. Se requiere que ya esté finalizado el proceso
contractual ( acta de inicio contrato) y posesionado el servidor de planta;
por otro lado están pendientes por contratar ( planta y/o contrato)
Santander, Vichada, Guainia y Vaupes.
Analizando la causa raíz de este hallazgo: “Los profesionales que cubrían
estas regionales ( Guajira, Magdalena, Bolivar, Santander, Nariño, Vichada,
Guainia, Vaupes, Meta y Bogotá) se desvincularon de la entidad y se ha sido
necesario realizar ajustes financieros y administrativos para el cumplimiento
del procedimiento”.
Para que esta oficina tenga claridad de la causa- raíz solicitamos nos aclaren:
1. En que regionales existían asesores SAT de planta
60%En
Ejecución
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
404002Resultados de
autoevaluació
n
25/08/2017Prevención y
Protección
Se observa que la actividad # 2 del procedimiento P-P01 del proceso de prevención y
protección, solo se ejecuta en los casos que se valora pertinente, situación que no es
explicita en dicho procedimiento.
No Presenta
No se clara la redacción de la
actividad # 2 del procedimiento P-
P01 del proceso de prevención y
protección, lo cual hace pensar
que en todos los registros de
información que se recepcionan
se debe hacer visita.
No se clara la redacción de la actividad
# 2 del procedimiento P-P01 del
proceso de prevención y protección,
lo cual hace pensar que en todos los
registros de información que se
recepcionan se debe hacer visita.
Ajustar la redacción de la actividad 2 del procedimiento P-P01 del
proceso de prevención y protecciónCorrección Líder de proceso Humano
Procedimiento
actualizado
1
procedimiento
actualizado
25-ago-17 25-dic-17
El ajuste referido se diligencia
formato SQ-F08, se firma por los
intervinientes y se remite a la
oficina de Planeación, para su
revisión y protocolizar los cambios
propuestos
Correo de remisión a la oficina de Planeación con el
formato adjunto
Se remite en físico informe de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con consecutivo: 404001-0228-17
El procedimiento se asegura en aplicación, cuando dicho procedimiento este
actualizado y publicado en el mapa de procesos actual. Así mismo se requiere
revisar el informe de auditoria de calidad y el de Bureau Veritas para
verificar que observaciones se dieron al respecto. Una vez sean analizados
por la OCI se informará si la acción realizada se ajusta a lo recomendado en
las auditorias. Finalmente la OCI solicitará a RRHH que informe cuantos cargos
estás autorizados para analistas SAT regional y a que regionales están
asignados para verificar que no sean contratados por prestación de servicios
cargos que existen por nomina.
0%En
Ejecución
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
Llevar a cabo actividades de seguimiento a la aplicación de la
herramienta SISATCorrección Líder del proceso Humano
Actividades de
seguimiento
realizadas
4 seguimientos 25-ago-17 31-dic-17
Emisión del Memorando 404001-
0175-17, a través del cual se dieron
lineamientos específicos para el
equipo nacional y regional,
consistentes en la definición de las
acciones precisas para superar el
rezago en el cargue de información
que se destaca en el hallazgo de la
auditoría interna.
Memorandos 0175-17.
Se remite en físico informe de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con consecutivo: 404001-0228-17
Este hallazgo posee dos (2) acciones, no se registró ningún avance debido a:
1. Que no se remite evidencia de haber realizado la capacitación; se
programa inicalmente del 14 al 17 de nov y se ejecutará del 4 al 07 de dic,
fecha en la cual se realizará el encuentro de analistas del SAT (evidencias son
listado especifico de asistencia a la capacitación, registro fotográfico y
presentación utilizada)
2. No remiten evidencia de realizar seguimiento ( tienen registrados 4
seguimientos) a la alimentación del aplicativo SISAT; se requiere remisión de
informes ( corte 30 de sep y 30 de octubre) de gestión generados desde el
aplicativo para verificar que todos los usuarios han ingresado información
3. Aparece con responsable de realizar los seguimientos el líder del proceso
(Delegado de Prevención) lo cual no es correcto; ya que existen niveles de
responsabilidad en la delegada así:
Los Asesores Nacionales le realizan seguimiento a la información que debe
ingresar los analistas regionales
El P.G. 20 realiza seguimiento a la información que debe ingresar los Asesores
Nacionales ( P.G. 19)
El Delegado realiza seguimiento a la información que debe ingresar el P.G. 20
0%En
Ejecución
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
Realizar capacitaciones sobre la herramienta SISAT Corrección Líder del proceso HumanoCapacitaciones
realizadas
10
capacitaciones25-ago-17 30-jun-18
Llevar a cabo capacitaciones al
equipo nacional y regional en el uso
del aplicativo SISAT
Se remite en físico informe de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con consecutivo: 404001-0228-17
Aplica la misma observación del seguimiento de la acción anterior. 0%En
Ejecución
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
600901Auditoria
Interna de
Gestión
15/06/2017Subproceso de
Defensoría Pública
(NC) No se da cumplimento a lo dispuesto para la atención de las solicitudes del servicio
en el Sub proceso de Defensoria Publica. Procedimiento Prestación del servicio de
Defensoría Pública Código SD-P02 Versión 04
No Aplica
El PAG no realiza sus funciones en
un tiempo oportuno generando
retrasos y acumulación de trabajo
para si mismo y para la auxiliar
administrativa.
Falta de compromiso y de asumir
sus funciones con
responsabilidad Falta de compromiso y de asumir sus
funciones con responsabilidad
Reiterar a la subdirección del talento humano mediante memorando el
incumplimiento de las funciones por parte del PAG, para que se tomen
las acciones pertinentes.
Acción
Correctiva
El defensor
RegionalHumano
1 Memorando dirigido
a la subdirección de
talento humano
Nº de
comunicacione
s realizadas/Nº
comunicacione
s a realizar
11-sep-17 30-oct-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017 Abierto
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
600902Auditoria
Interna de
Gestión
15/06/2017Subproceso de
Defensoría Pública
(NC)No se conoce el mapa de riesgos del Sub Proceso de Defensoria Publica y en
consecuencia, no se aplican acciones que mitiguen o disminuyan los riesgos.No Aplica
Por desconocimiento y/o falta de
capacitación
Desconocimiento de la
ubicación del mapa de riesgos
en la pagina por falta de
capacitación en la ubicación del
mismo en el SGC
Desconocimiento de la ubicación del
mapa de riesgos en la pagina por falta
de capacitación en la ubicación del
mismo en el SGC
Capacitar a los servidores públicos de la Regional acerca del Sistema de
Gestión de calidad de la Entidad.
Acción
Correctiva
ingeniero de
sistemas Defensor
Regional
Humano
1 acta evidenciando
la capacitación del
mapa de riesgos del
sub proceso de
defensoría pública
Nº de
capacitaciones
realizadas/Nº
capacitaciones
programadas
01-oct-17 15-nov-17 Se formuló el 30 de octubre del 2018 Abierto
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
Especial
600903Auditoria
Interna de
Gestión
15/06/2017
Subproceso de
Atención y Trámite
de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
(OM)El sistema vision web ATQ, muestra un numero importante de alarmas las cuales
requieren de atención inmediata, ya que la mayoría se deben a la falta de seguimiento al
caso, lo cual impacta directamente en la prestación del servicio
No Aplica
Falta de seguimiento a las
peticiones que se registran en el
RUP por parte de los funcionarios
de ATQ,
Falta de organización para el
seguimiento de las peticiones
que se registran el RUP por
parte de los funcionarios de
ATQ
Falta de compromiso
en realizar el
seguimiento a las
peticiones que se
registran en el RUP y
que son competencia
de los profesionales
de ATQ
Falta de
compromiso en
realizar el
seguimiento a las
peticiones que
se registran en el
RUP y que son
competencia de
los profesionales
de ATQ
Falta de compromiso en realizar el
seguimiento a las peticiones que se
registran en el RUP y que son
competencia de los profesionales de
ATQ
Mensualmente reportar mediante correo electrónico institucional al
defensor regional el registro, gestión, seguimiento y cierres las
peticiones que ingresan a la Regional Caqueta.
MejoraFuncionarios de
ATQHumano
Reporte mensual al
defensor regional
mediante correo
electrónico el
registro, gestión,
seguimiento y cierre
las peticiones que
ingresan a la Regional
Caqueta
correos
electrónicos01-oct-17 31-dic-17 Se formuló el 30 de octubre del 2019 Abierto
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
Especial
600904Auditoria
Interna de
Gestión
15/06/2017Subproceso de
Defensoría Pública
(NC)El sistema Vision Web Def. Pub, muestra alarmas las cuales han sido objeto de
observación por parte de la DNDP y que al momento de la auditoria aun no habían sido
superadas
No Aplica
Falta de monitoreo del PAG del
sistema de información vision web
para el conocimiento de las
alarmas.
No se realiza el monitoreo y
seguimiento al sistema de
información Vision Web para el
área de defensoría pública
No se realiza el monitoreo y
seguimiento al sistema de información
Vision Web para el área de defensoría
publica
Solicitar al nivel central se tomen las medidas necesarias para que el
PAG realice el monitoreo y gestión de los sistemas y información en los
tiempos establecidos para este fin.
Corrección
Defensor Regional -
Funcionarios
Comité
Convivencia
Laboral
Humano
1 memorando
solicitando el nivel
central que PAG
monitoreo el sistema
de información visión
web dp en los
términos
establecidos
1 memorando 06-oct-17 30-oct-17 Se formuló el 30 de octubre del 2020 Abierto
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
Especial
600905Auditoria
Interna de
Gestión
15/06/2017Subproceso de
Defensoría Pública
(OM)Afectación del clima laboral acorde con las evidencias recolectadas durante el
ejercicio de la auditoria.No Aplica
El PAG no permanece en su lugar
lo que fomenta el inconformismo
entre los usuarios y estrés en los
funcionarios por no estar en el
momento en que se requiere para
sus servicios y debido al maltrato
por parte del funcionario
El trato Verbal hacia los
compañeros y hacia los usuarios
no es el adecuado ofendiendo a
quienes requieren de sus
servicios profesionales
El PAG agrede
constantemente con
acciones
desobligantes y
ofensivas al personal
que considera que
esta por debajo de su
grado 19
El PAG irrespeta
a los compañeros
y a los usuarios
en el desarrollo
de sus funciones
Trato ofensivo, des
obligante y agresivo
hacia los usuarios y
compañeros del
servicio de
defensoría publica.
Música a alto volumen
que supera los niveles
de ruido y perturba la
tranquilidad de los
demás, abandono del
puesto de trabajo
crea demoras (cuellos
de botella) en la
atención a los
usuarios. sentimiento
de frustración en los
compañeros del
trabajo al ver que el
PAG no realiza sus
labores pero sigue
recibiendo
remuneración salarial.
Trato ofensivo, des obligante y
agresivo hacia los usuarios y
compañeros del servicio de defensoría
publica. Música a alto volumen que
supera los niveles de ruido y perturba
la tranquilidad de los demás, abandono
del puesto de trabajo crea demoras
(cuellos de botella) en la atención a los
usuarios. sentimiento de frustración
en los compañeros del trabajo al ver
que el PAG no realiza sus labores pero
sigue recibiendo remuneración salarial.
Solicitar intervención del comité de convivencia laboral teniente a
reestablecer y mejorar el clima laboral en la regionalMejora
Defensor Regional -
Funcionarios
Comité
Convivencia
Laboral
Humano
1 intervención del
comité de
convivencia laboral
1 Acta de
Reunión del
comité de
convivencia
laboral con
compromisos
eficaces
06-oct-17 08-nov-17 Se formuló el 30 de octubre del 2021 Abierto
404003
Resultados
de
autoevaluaci
ón
25/08/2017 Prevención y
Protección
Se evidencian que algunos formularios del procedimiento P-P01 del proceso de prevención
y protección se han tramitado pero aún no han sido incorporados en el Sisterma SISAT.No
No se ha apropiado el uso de la
herramienta SISAT por parte de
algunos de los profesionales
responsables del proceso de
prevención y protección.
N/A N/A N/A N/A
No se ha apropiado el uso de la
herramienta SISAT por parte de
algunos de los profesionales
responsables del proceso de
prevención y protección en la
regionales.
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 15 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
Anexo No. 3- Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 de octubre 2017
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-oct-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO Acción
Registrada en
Plan de
mejoramiento
Fecha de
reporte o
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
CUARTO BIMESTRE
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
LASERFI
CHE y
POST@L
1
Auditoria
Interna de
Gestión
05/09/2017 Gestión Documental
Cto 420 de 2013 $1.303.000.000
Se puedo establecer que se han impartido instrucciones para el manejo de los formatos que permiten el registro de
la información, bajando los mismos desde el Mapa de Procesos sin embargo, Se evidenció que en las Actas de
reunión del citado contrato (01,02, 214-0001) NO están firmadas por ninguno de los asistentes, incumpliendo los
principios y objetivos del MANUAL DE CALIDAD correctamente, además de impedir la MEJORA CONTINUA, sobre
los proyectos y servicios adicionalmente se puedo comprobar que entre los años 2013 y 2016 se ha gastado en
papelería un valor de $2.614.976.711.,15 cifra que equivale al 149% de lo invertido en el Sistema de Gestión
Documental, demostrando, que este último no ha ayudado a la disminución de los gastos y por otra parte se pudo
establecer que el sistema no opera al 100% en la entidad como se había planeado en las diferentes fases de la
implementación, por lo que se debe considerar la posibilidad de un detrimento patrimonial, al haberse invertido una
suma importante de recursos de la nación en un sistema que finalmente no será operable ya que se implementará
uno diferente.
Hubo omisión en el diligenciamiento de las
actas de reunión.
No hay una relación directa en la
implementación del SGD y el consumo del
papel, dado que todo el papel que se
consume es para generar
comunicaciones.
El presupuesto asignado al
proyecto de inversión no
correspondió con lo
solicitado en la proyección
inicial.
El presupuesto asignado al proyecto de inversión
no correspondió con lo solicitado en la
proyección inicial.
Realizar un análisis (requerimientos, definición cobertura y desarrollo)
de otros sistemas de información a nivel central y regional cuyo costo
de implementación esta acorde con el presupuesto asignado por
ministerio de hacienda al proyecto.
Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental con el
apoyo técnico del
Grupo de Sistemas.
Financiero
Implementación del Sistema
de Gestión Documental en
el nivel central y regional.
% unidades
organizacionales
con el sistema de
gestión documental
implementado.
01/10/2017 11/12/2017
Contratación de los ingenieros el
19/09/2017, configuración infraestructura
tecnológica, configuración y virtualización
del servidor, aplicativo instalada en
ambientes de prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se ha
implementado en ninguna dependencia.
Actas de inicio de los contratistas, memorias de reunión
1. MEMORIA DE REUNIÓN 04.10.2017 SEGUIMIENTO PARAMETRIZACIÓN
ORFEO.PDF
2. MEMORIA DE REUNIÓN 10.10.2017 REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
3. MEMORIA DE REUNIÓN 20.09.2017 REVISIÓN DE TEMAS
IMPLEMENTACIÓN ORFEO.PDF
4. MEMORIA DE REUNIÓN 25.09.2017 REVISIÓN VERSIÓN ORFEO VS
FUNCIONALIDADES.PDF
5. MEMORIA DE REUNIÓN 29.09.2017 REVISIÓN IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
6. ACTAS DE CONTRATOS INGENIEROS ORFEO 2017.PDF
Se verificaron en los documentos soportes ( 5 MEMORIAS DE REUNIÓN)
enviados a la cuenta de correo [email protected] miércoles 25 de
octubre de 2017, referentes al hallazgo, en contrandose que vienen
realizando reuniones con Responsables del Grupo de Gestión Documental,
Sistemas y contratistas.
20%En
Ejecución
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
POST@L
2
Auditoria
Interna de
Gestión
05/09/2017 Gestión Documental
El nombramiento de una persona con el perfil profesional adecuado para atender las diferentes actividades y
situaciones en la implementación del sistema (SGD) fue tardío. Demostrando falta de planeación en la puesta en
marcha de la implementación del mismo.
El proyecto fue formulado por la Secretaria
General 2012-2013 y cuando fue aprobado
se entrego a la Subdirección Administrativa
para su ejecución.
En la Subdirección Administrativa no se
contaba con el funcionario responsable
del Grupo de Gestión Documental.
En la información
suministrada por la
Subdirección Administrativa
no se encontró información
preliminar del inicio del
proyecto de inversión sobre
la Implementación del
Sistema de Gestión
Documental en la Entidad.
Antes de la
restructuración la
entidad no contaba
cargo de Responsable
de Gestión
Documental.
Antes de la restructuración la entidad no
contaba cargo de Responsable de Gestión
Documental.
Creación del Grupo de Gestión Documental y nombramiento del
Profesional Especializado Grado 20 responsable del Grupo de Gestión
Documental.
Acción
CorrectivaSecretario General. Financiero
Un profesional responsable
del grupo de gestión
documental.
(Número de
profesionales
nombrados/1)*100.
01-jul-15 31-dic-15 N/A
1. Acta de Posesión 098 del 06/07/2015
2. Se evidencia en la página del Sigep que es funcionaria de nuestra
entidad
En cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" dentro de la estructura de
las entidades deben existir una Coordinación encargada de la Gestión
Documental, figura que existe en la Defensoría del Pueblo desde el año 2015
a cargo de MAGDA CAROLINA CARDOZO CERQUERA , Profesional
Especializada Grado 20, quien es la encargada de dar cumplimiento a las
exigencias normativas.
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Sistema
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Informa
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Gestión
Docume
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Auditoria
Interna de
Gestión
05/09/2017 Gestión Documental
Para la implementación adecuada del Sistema de Gestión Documental la entidad debería realizar un estudio de
necesidades tecnológicas que vayan encaminadas a soluciones actuales y futuras en cual debe integrar la
totalidad de los sistemas de información que actualmente cumplen funciones independientes tales como: VisionWeb
(RUP, ATQ, RAJ, SPOA-DPU, NO PENAL, RAP, RAG, SISAT) SIAF, LASER FICHE. POST@L, SIID , SIJT, FUD y que busca
una serie de sinergias, con el propósito de facilitar la implementación del sistema de GD con en modelo estándar de
Control Interno - MECI (Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Planeación, Política
Institucional y Gestión Integral).
Existe sistemas de información de diferente
naturaleza.
Los sistemas no necesariamente deben
estar integrados.
La evolución tecnológica de
la entidad no obedeció a
una planeación estratégica,
sino que se atendían
necesidades puntuales de
acuerdo a la presupuesto
asignado.
La evolución tecnológica de la entidad no
obedeció a una planeación estratégica, sino que
se atendían necesidades puntuales de acuerdo a
la presupuesto asignado.
Realizar un estudio de arquitectura empresarial para determinar las
necesidades de integración de sistemas de información de la entidad.
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Humano
Estudio de Arquitectura
Empresarial
(Estudio
elaborado/estudio
proyectado)*100.
01/10/2017 30/10/2017
Elaboración de documentos Arquitectura
Empresarial para la Gestión de TIC en la
Defensoría del Pueblo.
Arquitectura Empresarial para la Gestión de TIC en la Defensoría del
Pueblo.
1. Documento en el siguiente link
https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/Gestion%20de%20TI
C/Arquitectura%20TIC-Defensoria.pdf
2.Acta 001 del 30/06/2017
Se evidencia que existe un documento llamado Arquitectura Empresarial
(AE), este cuenta con un diagnostico del entorno a nivel nacional, que
incluya el entendimiento de la (AE), basada en una metodología integral que
permita alinear procesos, aplicaciones, e infraestructura tecnológicas
alineados con los objetivos estratégicos de la entidad, que produzcan
maximizar el valor de negocio, apalancando en la tecnología. Falta la
aprobación del Secretario General, además de su publicación y divulgación en
los diferentes acanales de comunicación ( intranet, correo electrónico).
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Sistema
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Informa
ción
Gestión
Docume
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POST@L
Auditoria
Interna de
Gestión
Adquisición hardware (servidor, unidad de almacenamiento SAN) para
reforzar la infraestructura tecnológica del Sistema de Gestión
Documental
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Tecnológico Equipos adquiridos
(Equipos
adquiridos/Equipos
proyectados)*100 01/10/2017 11/12/2017
Se elaboraron y se entregaron al Grupo de
Contratación los estudios previos para la
adquisición hardware (servidor, unidad de
almacenamiento SAN, periféricos) para
reforzar la infraestructura tecnológica del
Sistema de Gestión Documental y
actualización del procedimiento de backup
de la entidad.
Estudios previos
1. Memorando 5002/17/161 del 09/10/2017, Adquisición Periféricos
$500.000.000
OBJETO A CONTRATAR:
Adquisición de hardware y software para la implementación del sistema
de gestión documental Orfeo. $ 500.000.000.
Se verificaron en los documentos ( ESTUDIOS PREVIOS - SELECCIÓN
ABREVIADA MENOR CUANTÍA) enviados a la cuenta de correo
[email protected] miércoles 25 de octubre de 201730%
En
Ejecución
Sistema
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Gestión
Docume
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POST@L
Auditoria
Interna de
Gestión
Actualización del procedimiento de backup de la entidad Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Humano Procedimiento actualizado
(Procedimiento
actualizado/Proce
dimiento definido a
actualizar)*100
01/10/2017 11/12/2017
Se encuentra de proceso de actualización y
adquisición de los recursos tecnológicos para
su implementación (proceso de contratación
entregados al Grupo de Contratación).
Estudios Previos Adquisición servidor, unidad de almacenamiento SAN
1. Memorando 5002/2017/143 del 25/09/2017, Adquisición Servidor
$130.000.000
OBJETO A CONTRATAR:
Adquisición de un (1) Servidor de Tecnología Intel, se incluye sistema
operativo y Motor de base de datos Microsoft SQLSERVER. $
130.000.000
Se verificaron en los documentos ( ESTUDIOS PREVIOS - SELECCIÓN
ABREVIADA MENOR CUANTÍA) enviados a la cuenta de correo
[email protected] miércoles 25 de octubre de 201730%
En
Ejecución
Sistema
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ción
Gestión
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Auditoria
Interna de
Gestión
05/09/2017 Gestión Documental
CONTRATO DE SOPORTE DE LA SOLUCIÓN
Meses antes de que se generara la falla en el servidor del sistema, el contrato de soporte de la solución había
vencido (año 2015); la entidad durante dicho año y hasta mediados del 2016 no realizó la nueva contratación del
servicio de soporte y mantenimiento de la solución (hardware y software). Por políticas propias de la solución,
cuando se vence un contrato de soporte y no se da continuidad al mismo, el tiempo durante el cual la solución se
encuentre fuera de soporte, será cobrada une vez se reactive el contrato. En este punto es importante
mencionar que el valor del contrato de soporte (anual) para el producto Laserfiche corresponde a un porcentaje
calculado de acuerdo al número de licencias nombradas que el cliente haya adquirido.
No había contrato de soporte Los recursos asignados llegaron con
posterioridad a perdida de las imágenes
Falta de oportunidad en la
asignación de recursos para
suscribir el contrato de
mantenimiento
Falta de oportunidad en la asignación de recursos
para suscribir el contrato de mantenimiento
Cambiar el Sistema Postal y Laserfiche por el un sistema de gestión
documental que no genere costos anuales fijos de mantenimiento
Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental con el
apoyo técnico del
Grupo de Sistemas
TecnológicoImplementación del Sistema
de Gestión Documental
número de
sistemas de
información para
gestión documental
implementados/nú
mero de sistemas
de información
para gestión
documental
proyectados
01/10/2017 11/12/2017
Contratación de los ingenieros el
19/09/2017, configuración infraestructura
tecnológica, configuración y virtualización
del servidor, aplicativo instalada en
ambientes de prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se ha
implementado en ninguna dependencia.
Actas de inicio de los contratistas, memorias de reunión
1. MEMORIA DE REUNIÓN 04.10.2017 SEGUIMIENTO PARAMETRIZACIÓN
ORFEO.PDF
2. MEMORIA DE REUNIÓN 10.10.2017 REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
3. MEMORIA DE REUNIÓN 20.09.2017 REVISIÓN DE TEMAS
IMPLEMENTACIÓN ORFEO.PDF
4. MEMORIA DE REUNIÓN 25.09.2017 REVISIÓN VERSIÓN ORFEO VS
FUNCIONALIDADES.PDF
5. MEMORIA DE REUNIÓN 29.09.2017 REVISIÓN IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
6. ACTAS DE CONTRATOS INGENIEROS ORFEO 2017.PDF
Se verificaron en los documentos soportes ( 5 MEMORIAS DE REUNIÓN)
enviados a la cuenta de correo [email protected] miércoles 25 de
octubre de 2017, referentes al hallazgo, en contrandose que vienen
realizando reuniones con Responsables del Grupo de Gestión Documental,
Sistemas y contratistas.
20%En
Ejecución
323 325 385
N°: Número consecutivo acumulado de hallazgos, asignado por la Oficina de Control Interno
Fuente del hallazgo: Seleccionar de la lista desplegable Notas Control Interno : (Ver nota 6)
Detalle de la fuente: Nombre del informe o documento dado por quien detecto el hallazgo (Revisión por la Dirección, PQRDSDF etc..) 1- Nov 2016. Herramienta consolidada de los planes de mejoramiento formulados y publicados en la Web a 12 de octubre del 2016.
Fecha hallazgo: Día, mes, año del informe o documento de quien detecto el hallazgo 2- Nov 2016. Se realiza seguimiento a estos planes de mejoramiento sobre la versión 3 y se consolidan unos seguimiento adelantados previamente por la Oficina de Control Interno
Proceso afectado: Tomado de la lista desplegable 3- Mar 2017. Se retiran los planes de Mejora "cerrados" en el seguimiento con fecha de corte 31 diciembre 2016, correspondientes a seis (6) planes de mejora.
Hallazgo y/o Situación: Transcripción del hallazgo presentado en el informe o documento 4- Mar 2017 Se incluye una nueva acción al hallazgo 602508, que se había cerrado de manera ineficaz en el corte de 31 dic 2016 y con esta nueva acción queda en estado abierto..
Causas: Escribir los motivos que originan al interior de la Defensoría dicho hallazgo 5- May 2017: Se ingresan las acciones reformuladas por los responsables de cada Plan de Mejora tanto de 1- Ocaña como 13 - Delegada de salud, que plantean nuevas acciones para los hallazgos que en seguimientos anteriores se cerraron de manera Ineficaz.
Acción: Actividades que se realizarán para mitigar el hallazgo con el fin de corregir la situación detectada 6- Junio 2017. Se ingresan los planes de Mejora de: 16- Cordoba; Auditorias del SIGI, 22 -Subdirección Servicios Administrativos; 23- Regional Bogotá. Se retiran por cierre: 1- R. Ocaña, 13- DD salud y Seguridad Social, 19 Contratación vigencia 2015; y se retira el R. Choco por eliminarse su seguimiento dado la nueva auditoria realizada en Julio de 2017.
Tipo de acción: Correctiva, preventiva, mejora 7- Oct 2017. Se ingresaron los planes de mejora: 24- "Auditoria SGC Grupo Sistemas OP"; 25- Regional Casanare; 26- Regional Guaviare; 28-Asuntos Internacionales; 29- "Of Planeación -Autoevaluación"; 30- "Vicedefensoria - Autoevaluación"; 31- "Delegada Prevención de Riesgos y sistemas de Alertas -Autoevaluación"; 32- Regional Caqueta - Auditoria Especial; 34-"Sistemas de InformaciónGestión Documental - LASERFICHE y POST@L".
Meta de la acción: Resultado que se espera obtener al terminar las acciones
Indicador: Relación de variables con el fin medir el estado de avance de las acciones para subsanar la situación encontrada
Fecha inicio: Día, mes año en el cual se inicia la acción
Fecha de terminación: Día, mes año en el cual se termina la acción teniendo en cuenta el plazo considerado para realizar las acciones pertinentes
N/A
PERDIDA DE DATOS DEL SISTEMA
A mediados de abril de 2015, el servidor virtual que contenía toda la información documental procesada por el
sistema a la fecha, sufrió un daño irreparable. Fue necesaria la intervención de expertos de Microsoft y de los
ingenieros de Tandem para diagnosticar y tratar de recuperar el estado del sistema; sin embargo, solo se logró
restaurar una versión anterior de la máquina virtual lo que causó la pérdida total de todos los documentos
indexados por la solución hasta la fecha. Para fortuna de la entidad, la Base de Datos principal que soporta la
solución se encontraba en otro servidor, lo que permitió conservar por lo menos los datos asociados a los
registros.
Este evento encendió las alarmas (por lo menos para el Grupo de Sistemas) sobre la importancia de tener
procedimientos definidos, de copia de seguridad, respaldo, alta disponibilidad, etc., que garanticen, la
conservación de la información.
Sin duda alguna, este evento fomentó el crecimiento de una mala imagen sobre el sistema; esto sumado a la
resistencia al cambio (pasar de lo manual a lo digital) hizo que se creara una imagen negativa sobre la solución.
Frases como: "el sistema no sirve", "tanta plata para eso", "el sistema esta muy lento", entre otras, eran y son
comunes entre los usuarios.
Debido a fallas en el suministro de energía y
sus unidades de respaldo de energía se
presentó inconsistencia en los datos, que
ocasiono la perdida de las imágenes.
Fallas de hardware y no había plan de
contingencia.
No se asignaron recursos
suficientes para realizar el
respaldo de las imágenes con
la frecuencia adecuada.
Recursos de hardware
insuficientes para la
implementación del plan de
continuidad del negocio.
Recursos de hardware insuficientes para la
implementación del plan de continuidad del
negocio.
4 05/09/2017No había contrato de
soporte.Gestión Documental
Anexo 2 y 3 ACPM2017HerramientaConsolidado31Oct2017 Hoja 16 de 16 4-OCI_Cons 31Oct2017
