ACLA 2009 Annual Report to the  

Allegheny Regional Asset District  

June 1, 2010 

ALLEGHENY COUNTY LIBRARY ASSOCIATION  

2009 BOARD OF DIRECTORS     

Joy Gaetano, President At‐Large Representative 

 Cynthia Richey, Vice President 

Librarians Advisory Council Representative  

J. Terrence Farrell, Treasurer East Representative 

 Shannon Debes, Secretary 

West Representative  

Leslie Britton Dozier At‐Large Representative 

 Brad Fish 

South Representative  

Shawn Flaherty Regional Asset District Appointee 

 B. Lafe Metz 

Central Representative  

Diane Yates North Representative 

      

Marilyn Jenkins, Executive Director Allegheny County Library Association 

 Ronald Stout Legal Counsel

ACLA 2009 Annual Report 1

ALLEGHENY COUNTY LIBRARY ASSOCIATION  

Highlights from 2009   

Library Activity:  Usage 

County libraries (exclusive of CLP) circulated 7.2 million items (4% increase over 2008).  Nonresident use represented 28.5% of total activity.  

There were 332,397 card holders in county libraries.  There were 1,180,473 computer uses.  

 Building Improvements & Construction   Major building improvements &/or renovations: 

• Carnegie Library of McKeesport launched renovations of its children’s department. • Lauri Ann West Memorial Library opened a new location for its Sharpsburg Branch. • Plum Library broke ground on an expansion of its facility. • Sewickley Public Library conducted extensive repairs of its HVAC system. 

 Formula Development The formula development process coordinated by Olszak Management Consulting, Inc. concluded midyear with the approval by the Members of a new formula.  Once submitted to the RAD in July that formula was further adjusted per RAD input and a final submission approved by the Members in October.     System Services:  Continuing Education and Professional Development ACLA sponsored numerous continuing education opportunities for library staff, trustees, and Friends of Libraries including: 

• Library Director Leadership Training retreat (8 CE hours) • Meeting Facilitation Training (6 CE hours) • Connecting the Public with Social Service resources (1 CE hour) • Consumer Health certification for librarians  (24 CE hours) • Understanding Basic Financial Statements / Annual Giving Campaigns (2 CE hours) • Best Practices for Friends of Libraries organizations (1.2 CE hours) • 23 Things technology tools (11 CE hours) • 24th Thing with Helene Blowers (2 CE hours) • Technology Playgrounds (2 CE hours) • Summer Reading Club training (8 CE hours) 

 Grant Activity ACLA received more than $186,000 in outside grants in 2009, including: 

For One Book, One Community   $10,000 from Allegheny County for One Book, One Community 

ACLA 2009 Annual Report 2

$10,000 from Comcast Foundation For system‐wide deployment 

$14,400 from LSTA to install wireless access at 13 libraries  $6,160 from Buncher Family Foundation for training equipment 

For Summer Reading Club  $5,000 from Verizon   $5,000 from Dollar Bank  $500 from Millmont Foundation 

For lifelong learning initiatives   $8,000 from Americans for Libraries Council  $2,000 from Highmark PALS program  $500 from Poets for Humanity  $300 from Jewish Healthcare Foundation  $200 from AARP 

For Mobile Services outreach  $20,000 from Allegheny County  $2,000 from the Pittsburgh Foundation 

For Knowledge Connections   $100,000 from The Grable Foundation  $2,000 from Allegheny County 

 Programming ACLA coordinated nearly 900 programs for adults delivered at local libraries including: 

216 PALS Book Clubs,  460 Wise Walks,  120 Conversation Salons,  24 Intergenerational Art programs,  15 Poetry events,  5 Osher Lifelong Learning Institute programs,  4 LifeLinks programs for caregivers,  8 Unlocking the Classics,  25 Consumer Health workshops,  11 Laughter Yoga workshops,   5 Art Chats, and   10 special events. 

These  programs  are made  possible  through  a  variety  of  community  partnerships with  local organizations such as:   

• AARP • Aeolian Winds of Pittsburgh • Americans for Libraries Council, Lifelong Learning Initiative • Barnes & Noble Booksellers • Beginning with Books, READ 365! • Brew House Association • Center for Healthy Aging (University of Pittsburgh) • Eastern Area Adult Services • Generations Together • Homeless Children’s Education Fund • Highmark PALS (People Able to Lend Support) Program • Jewish Healthcare Foundation • LifeSpan • Mystery Lovers Bookshop 

ACLA 2009 Annual Report 3

• OASIS • Penn State Extension • Pittsburgh Opera • Pittsburgh Symphony Orchestra • Retired and Senior Volunteers of Pittsburgh (RSVP) of Allegheny County • University of Pittsburgh’s Institute on Aging • University of Pittsburgh’s Osher Lifelong Learning Institute (OLLI) 

                 “One Book, One Community” was conducted for the seventh year with The Giver by Lois Lowry.  This title was the first young adult selection used for “One Book” and focuses on a future society where everything is not as it seems.  Lowry provided radio interviews to help launch the program.  Students in high school and middle school were asked to compose letters to County Executive Dan Onorato about how they envision the future of Allegheny County in the next 10‐15 years.  114 programs were held in conjunction with this one‐month event.  The web site, www.onebookonecommunity.org, received 6,195 unique visits.  Sponsors and partners included: 

• Allegheny County Chief Executive’s Office • Allegheny County Department of Human Services • Barnes & Noble Bookseller  • Comcast • Dollar Bank • Duquesne University • Greater Pittsburgh Literacy Council • Highmark PALS Program • Homeless Children’s Education Funds • Joseph‐Beth Booksellers • Oasis • University of Pittsburgh 

 Youth Services: 

Summer Reading • 27,559 children (birth‐teen) participated in Summer Reading Club. • Attendance at Summer Reading programs was 98,305. • ACLA sponsored 47 programs in libraries during Summer Reading. • ACLA delivered 2 SRC training workshops for 92 librarians.   • 37 of the 44 libraries in the county use eVanced (on‐line) to register and track participation.  

This is a program first implemented by ACLA and now supported statewide.  Gaming/Chess • 35 Chess Tournaments were held at individual libraries.  ACLA partners with the Pittsburgh 

Chess Association for these events. • ACLA offers 2 wii and Guitar Hero gaming trunks to any library free‐of‐charge.  600+ children 

and teens participated in gaming programs utilizing these resources.  Support • ACLA Youth Services created 167 blog posts about books, program ideas, grants, local 

community organizations, national literacy trends and more. • 170 out of the 210 Youth Services staff in the county subscribe to the blog. • The Youth Services Coordinator visited 32 libraries for consultations and conversations. • ACLA employed 1 University of Pittsburgh MLIS graduate student through the PITT Partners 

program to assist with planning and initiatives.     

ACLA 2009 Annual Report 4

Outreach Services:  Mobile Services Bookmobiles serve three discrete populations: preschools (predominantly Head Start programs), facilities serving seniors, and general communities.  The preschool and senior services are predominantly funded by ARAD.  General service is on a fee basis to local municipalities or libraries. 

Bookmobiles made 1,276 stops in 2009:  • 347 visits to preschool classrooms,  • 510 visits to senior facilities, and  • 419 community visits. 

These stops served 113 locations: • 54 preschool sites, • 48 senior sites, and  • 11 general service sites. 

This represented 1,432 hours of service on site.  Two libraries (Northern Tier and Northland), a school district (South Allegheny) and two homeless shelters (Homeless Children’s Education Fund) purchased bookmobile service. 

Bookmobiles delivered service in 50 separate municipalities.  Mobile service circulation for 2009 was 95,361 items (up from 81,275 in 2008).  10,867 items from the Mobile Services collection were lent to county libraries. 

Bookmobiles traveled a combined 17,623 miles delivering service.  

Robinson Township Library In its first second year of operations, Robinson Township Library: 

Circulated 70,360 items (a 44% increase over 2008).    Hosted 243 programs (of which 174 were children’s events) with total attendance of 2,553 individuals. 

The Library has operated under a management services contract with ACLA, with all funding for operations supplied by Robinson Township tax revenue, Kennedy Township appropriation, and locally generated earned revenue.  The contract ended December 31, 2009, and the Library has initiated independent operations effective January 1, 2010.   Technology Services: 

 In January 2009, the eiNetwork began reshaping governance and operations incorporating the ideas and recommendations that were developed in 2008 with its member organizations, the Allegheny County Library Association and the Carnegie Library of Pittsburgh.     Highlights of 2009 activities include:  

Outsourced Help Desk operations, PC security, and network administration.  Selected vendor for outsourced webhosting services (to be implemented in early 2010).   Formed Technology Council to provide county‐wide input for eiN (includes more than 15 representatives from small, medium, and large libraries throughout Allegheny County as well as technology staff from the eiNetwork and a few larger libraries).  

Restructured the eiNetwork Board to include six individuals with three appointees from ACLA and three from CLP.   Technology expertise is provided by both member organizations.   New 

ACLA 2009 Annual Report 5

officers elected: President – Mary Frances Cooper, Deputy Director, Carnegie Library of Pittsburgh; Treasurer – Marcia Taylor, Assistant Manager of Mt. Lebanon. 

Worked with libraries to develop Technology Plans for each individual library organization.   Analysis of these Plans identified four needs and opportunities: 

• Libraries need more opportunities for technology‐related education and training. • Libraries expressed concern about difficulty in maintaining their local website. • Libraries would like to see Apple Macintosh computers as a supported standard. • Libraries highly ranked an initiative to replace the public PC management system. 

Technology Council developed process for libraries to propose individual technology projects.    Implemented capability for patrons to track their Reading History in the online Catalog and 

Patron PINS to ensure the security of this information.  Developed and released two new versions of the online catalog: GoCat (for patrons to access the 

catalog through PDA’s and cell phones) and Catalog Explorer (improved search cloud features and more visual navigation of the online Catalog).    

Selected new PC management system for public computers in libraries (to be implemented in 2010).    

Implemented the Order Portal (providing purchasing discounts to libraries through a single website) and improved remote access capabilities for library staff.  

  Collaboration with Other Assets:  In support of RADical Days ACLA hosted a county‐wide calendar of library events.   ACLA worked directly with the Carnegie Museum of Art in presenting an outreach program Art Chat: Teenie Harris in five libraries.  Pittsburgh Opera provided nine educational opera trunks and an annual training to new hosting libraries.  Through collaboration with District Shipping the trunks were taken to requesting libraries at no cost throughout the summer for programming.  Pittsburgh Symphony Orchestra presented the outreach program Unlocking the Classics at seven libraries and its Zelkowicz Ensemble performed at a member library.  Venture Outdoors newsletters were distributed to Wise Walk participants at 23 libraries in the spring and 21 in the fall.  All of these programs provide County residents to “sample” the arts in their own home communities.  Training for annual Summer Reading Club was hosted at the Pittsburgh Opera as well.  Participating youth services librarians were given a tour of the facility and a brief performance.   Strategic Plan, Diversity, Fiscal Condition:  The majority of organizational focus in 2009 was devoted to concluding the Formula Development Process and addressing critical issues that were identified in that process.  Outcomes included: 

A comprehensive process for budget review and Member input.  Re‐focusing of the Board on Member Library interests.    Re‐examining direct outreach and Member support services delivered by ACLA headquarters. 

Establishing a Future of Libraries Committee to identify best practice and help libraries vision the future. 

Creating a dashboard for monitoring key measures in ACLA operations. 

ACLA 2009 Annual Report 6

Creating a new model for delivery of library service in distressed communities (FOR Sto‐Rox / Sewickley agreement).  

 On behalf of its Members ACLA was able to establish healthcare options under an umbrella arrangement, resulting in significant cost savings to ACLA itself and to the participating libraries.  This program is multi‐county and continues to grow.  ACLA also created a database of individuals able to provide substitute staffing services in Member Libraries.  All of these activities reflect the emphasis of the strategic plan in terms of its five principal goals: 

1. Elevate library performance to higher standards.  2. Promote increased collaboration for greater efficiencies and improved service.  3. Pursue increased and diversified sources of funding to benefit the delivery of library 

services.  4. Expand access to quality library service throughout Allegheny County.  5. Increase awareness of the value of library services and the countywide system to all 

stakeholders.   During 2009 ACLA was able to negotiate a lease extension on Headquarters space at no cost increase.  Midyear 2009 the ACLA ceased operations of mobile lab service from Knowledge Connections.  This service, funded principally by The Grable Foundation, had been challenged by connectivity issues, neighborhood renovations and relocations, funding shortages, and changes within the Housing Authority itself.  The ACLA Board determined that obstacles were too many to overcome at this time and the program was discontinued.  Two physical sites continue to be managed by ACLA on a cost‐recovery basis, with host agencies (AHRCO and Moon Township) paying all related costs.  ACLA’s direct public service operations (Mobile Services, Knowledge Connections, and Robinson Township Library) as well as the services of its member libraries are open to the public without discrimination.  As an employer ACLA actively recruits from the communities we serve, including the public housing communities where Knowledge Connection services are offered.  When soliciting services ACLA utilizes distribution lists that include MBE/WBE firms.  ACLA contracted for $161,445 of services in 2009 from 55 companies and/or independent contractors.  Of that amount $57,416 represented services from MBE/WBE firms or independent contractors.  “The ACLA Board proactively recruits membership to represent the diversity of Allegheny County.  Our Board members are recruited to represent the geographic regions as well as the demographics of the County.  To this end we work with Boards‐by‐Design, the Urban League of Pittsburgh, Leadership Pittsburgh, and other agencies to identify both women and minority residents with skills applicable to the needs of the Board.”  In addition to this statement of intent the ACLA Board: 

Advertises vacancies through Boards‐by Design and other matching programs.  Interviews all candidates forwarded through matching programs.  Selects potential candidates and introduces them to Board service either through committee work or as non‐voting members of the Board until openings are available. 

ACLA 2009 Annual Report 7

ACLA 2009 Annual Report 8

The ACLA Board has a standing Governance Committee charged with overseeing recruitment, orientation, and assessment of Board members.  The Governance Committee is finalizing a formal diversity process for the Board’s consideration and submission following the June 2010 Board meeting.  The 2009 Audit from Sisterson & Co LLP carried a clean opinion with no management recommendations.    

p y y , , , ,

Population Service HoursReference Questions

Attendance

Andrew Bayne Memorial Library 8,770 2,892 1,636 49,650Andrew Carnegie Free Library 8,389 2,514 6,200 42,600Avalon Public Library 5,294 2,100 3,022 60,500Baldwin Borough Library 19,999 2,417 6,432 52,067Bethel Park Public Library 33,556 3,376 26,608 222,135Braddock Carnegie Library 18,285 1,669 564 14,476Brentwood Library 10,466 2,692 1,727 137,181Bridgeville Public Library 5,341 2,624 7,067 27,010C.C. Mellor Memorial Library 22,623 3,791Carnegie Free Library of Swissvale 11,968 2,372 65,000Carnegie Library of Homestead 19,368 2,555 211,751Carnegie Library of McKeesport 63,118 6,428 3,927 87,948Clairton Public Library 8,491 2,402 3,941 55,620Community Library of Allegheny Valley 24,622 4,368 6,210 108,341Community Library of Castle Shannon 8,556 2,592 526 77,801Coraopolis Memorial Library 7,363 2,748 4,065 31,347Crafton Public Library 6,706 2,372 18,453 57,857Dormont Public Library 9,305 2,912 38,584 16,107F.O.R. Sto‐Rox Library 13,328 1,573 1,657               31,443Green Tree Public Library 4,719 2,920                   905  114,345Hampton Community Library 17,526 2,243 9,277 48,014Jefferson Hills Public Library 9,666 2,494.5Lauri Ann West Memorial Library 29,205 3,559 10,255 142,384Monroeville Public Library 33,038 3,368 20,460 151,189Moon Township Public Library 22,290 2,890 4,790 120,651Mt.Lebanon Public Library 33,017 3,393 69,822 438,623North Versailles Public Library 11,125 2,492 1,327 22,641Northern Tier Regional Library 16,914 3,230 28,544 156,980Northland Public Library 80,082 3,317 90,368 653,488Oakmont Carnegie Library 6,911 2,753 6,210 134,568Penn Hills Library 46,809 5,025 17,951 319,975Pleasant Hills Public Library 8,397 2,849.5             13,700 Plum Community Library 26,940 2,735 23,961 75,455Robinson Township Library 12,289 2,294.5 2,812 24,284Scott Township Library 17,288 2,553 16,758 63,220Sewickley Public Library 13,366 3,277 9,308 302,170Shaler North Hills Library 29,757 3,335 19,422 230,000South Fayette Township Library 12,271 2,723 6,669 26,539South Park Library 14,340 2,249 3,285 71,610Springdale Free Public Library 10,771 2,262 2,129 19,872Upper Saint Clair Township Library 20,053 3,221 15,478 163,726         Western Allegheny Community Library 18,950 2,667 1,963 31,017Whitehall Public Library 14,444 3,081 3,264 140,732Wilkinsburg Public Library 19,196 4,594 11,650 165,800Grand Totals 834,912 129,923 520,927 4,966,117

ACLA Mobile Library Services n/a 1,432              416 22,690           

ACLA Annual Report 2009page 9

Ann West 237 177 12%

Total Circulation

Non‐Resident Use

Andrew Bayne Memorial Library 80,152 36%Andrew Carnegie Free Library 60,544 38%Avalon Public Library 65,545 45%Baldwin Borough Library 48,820 30%Bethel Park Public Library 368,080 18%Braddock Carnegie Library 11,308 26%Brentwood Library 133,788 44%Bridgeville Public Library 68,765 44%C.C. Mellor Memorial Library 119,670 33%Carnegie Free Library of Swissvale 60,410 30%Carnegie Library of Homestead 76,011 38%Carnegie Library of McKeesport 170,609 18%Clairton Public Library 25,343 12%Community Library of Allegheny Valley 148,902 52%Community Library of Castle Shannon 76,227 32%Coraopolis Memorial Library 34,897 19%Crafton Public Library 75,535 43%Dormont Public Library 57,207 31%F.O.R. Sto‐Rox Library 20,064 24%Green Tree Public Library 93,350 58%Hampton Community Library 93,220 15%Jefferson Hills Public Library 58,199 23%Lauri Ann West Memorial LibraryLauri     Memorial Library 237 177, 12%Monroeville Public Library 229,606 31%Moon Township Public Library 228,809 27%Mt.Lebanon Public Library 590,882 19%North Versailles Public Library 53,936 37%Northern Tier Regional Library 273,904 36%Northland Public Library 1,045,470 20%Oakmont Carnegie Library 102,646 41%Penn Hills Library 343,212 23%Pleasant Hills Public Library 123,046 42%Plum Community Library 137,709 12%Robinson Township Library 70,360 19%Scott Township Library 106,013 24%Sewickley Public Library 374,711 39%Shaler North Hills Library 452,100 36%South Fayette Township Library 66,733 22%South Park Library 123,686 22%Springdale Free Public Library 52,216 17%Upper Saint Clair Township Library 363,924 25%Western Allegheny Community Library 110,795 20%Whitehall Public Library 177,899 38%Wilkinsburg Public Library 135,057 41%Grand Totals 7,346,537 28%

ACLA Mobile Library Services 95,361 n/a

ACLA Annual Report 2009page 10

p y y

ACLA Annual Report 2009page 11

Operating Expenditure

Andrew Bayne Memorial Library $208,483Andrew Carnegie Free Library $275,262Avalon Public Library $144,650Baldwin Borough Library $326,610Bethel Park Public Library $935,694Braddock Carnegie Library $237,352Brentwood Library $328,686Bridgeville Public Library $235,567C.C. Mellor Memorial Library $377,325Carnegie Free Library of Swissvale $160,075Carnegie Library of Homestead $364,334Carnegie Library of McKeesport $855,727Clairton Public Library $143,490Community Library of Allegheny Valley $409,461Community Library of Castle Shannon $250,128Coraopolis Memorial Library $160,364Crafton Public Library $162,991Dormont Public Library $220,890F.O.R. Sto‐Rox Library $112,723Green Tree Public Library $296,328Hampton Community Library $240,597$ ,Jefferson Hills Public Library $196,274Lauri Ann West Memorial Library $661,724Monroeville Public Library $1,439,136Moon Township Public Library $403,782Mt.Lebanon Public Library $2,250,904North Versailles Public Library $112,283Northern Tier Regional Library $677,168Northland Public Library $2,684,538Oakmont Carnegie Library $402,938Penn Hills Library $1,023,016Pleasant Hills Public Library $311,781Plum Community Library $258,597Robinson Township Library $196,673Scott Township Library $219,163Sewickley Public Library $973,939Shaler North Hills Library $1,168,543South Fayette Township Library $143,111South Park Library $499,069Springdale Free Public Library $137,492Upper Saint Clair Township Library $983,484Western Allegheny Community Library $272,590Whitehall Public Library $527,157Wilkinsburg Public Library $664,726Grand Total $22,654,825

$50 237 $8 685 $58 922

2009 Basic Funds         

2009 RUR Funds

Total 2009 RAD Funds

Andrew Bayne Memorial Library      $59,528 $13,742 $73,270Andrew Carnegie Free Library  $49,410 $10,323 $59,733Avalon Public Library         $43,070 $13,684 $56,754Baldwin Borough Public Library $77,205 $11,991 $89,196Bethel Park Public Library    $202,688 $29,196 $231,884Braddock Carnegie Library     $40,053 $3,396 $43,449Brentwood Library             $79,977 $26,107 $106,084Bridgeville Public Library    $34,556 $11,192 $45,748C C Mellor Memorial Library   $56,690 $15,573 $72,263Carnegie Free Library of Swissvale  $63,916 $8,114 $72,030Carnegie Library of Homestead $51,923 $12,517 $64,440Carnegie Library of Mckeesport    $140,354 $24,891 $165,245Clairton Public Library       $43,904 $3,169 $47,073Comm Library of Allegheny Valley  $62,878 $21,399 $84,277Comm Library of Castle Shannon $64,912 $19,619 $84,531Coraopolis Memorial Library   $44,965 $4,886 $49,851Crafton Public Library        $42,964 $13,455 $56,419Dormont Public Library        $53,469 $9,999 $63,468F.O.R. Sto‐Rox Library        $28,040 $2,816 $30,856Green Tree Public Library     $62,659 $22,703 $85,362Hampton Community LibraryHampton Community Library     $50 237, $8 685, $58 922,Jefferson Hills Public Library $61,522 $7,890 $69,412Lauri Ann West Mem Library    $114,064 $15,038 $129,102Monroeville Public Library    $256,226 $13,828 $270,054Moon Township Public Library  $73,646 $21,457 $95,103Mount Lebanon Public Library  $387,980 $57,198 $445,178N Versailles Public Library   $32,001 $8,983 $40,984Northern Tier Regional Library $132,188 $29,609 $161,797Northland Public Library      $362,031 $87,834 $449,865Oakmont Carnegie Library      $86,458 $15,418 $101,876Penn Hills Library            $196,016 $46,264 $242,280Pleasant Hills Public Library $59,793 $20,021 $79,814Plum Borough Library          $59,977 $7,733 $67,710Robinson Township Library $0 $0 $0Scott Township Public Library $50,418 $13,491 $63,909Sewickley Public Library      $166,120 $46,403 $212,523Shaler North Hills Library    $188,536 $61,676 $250,212South Fayette Twp Library     $40,563 $7,116 $47,679South Park Township Library   $98,113 $22,907 $121,020Springdale Free Public Library $29,742 $5,452 $35,194Upper St Clair Twnshp Library $207,298 $35,812 $243,110Western Allegheny Comm Library $57,331 $6,780 $64,111Whitehall Public Library      $116,684 $33,762 $150,446Wilkinsburg Public Library    $169,895 $22,871 $192,766Grand Totals $4,300,000 $875,000 $5,175,000

ACLA Annual Report 2009page 12