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5 x In-CompanySupport par Acerta
Table de matières
Avant propos par Carine De Bruyn et Astrid Vercruyssen ........................................................................................................................ 3
« Une collaboration solide entre partenaires » - ABB ....................................................................................................................................... 5
« Un appel le jeudi, au travail le lundi » - Capgemini ...................................................................................................................................... 7
« Une grande indépendance, mais aussi une lourde responsabilité » - Coca-Cola ............................................ 9
« 15 minutes et Pieter est de nouveau opérationnel ! » - Siemens .......................................................................................... 11
« Une transition faite pour durer » - Volkswagen ............................................................................................................................................... 13
Business Process Outsourcing .......................................................................................................................................................................................................... 14
Recruitment Process Outsourcing .............................................................................................................................................................................................. 15
Cette brochure est une réalisation de Acerta.
Coordination : Griet MertensTexte : Trix SlockMise en page : In CasuEditeur responsable : Acerta, Buro & Design Center, Esplanade du Heysel BP 65, 1020 Bruxelles.
Colophon
Comment du personnel externe peut faire la différence en interne
Dans cette brochure, vous lirez des témoignages d’entreprises et d’associations qui, à un
certain moment, ont eu besoin, sans délai, de professionnalisme dans la gestion et l’admi-
nistration de leur personnel ou leur payroll. D’autres expliquent les raisons de leur choix
stratégique de faire appel à une expertise en continu. Toutes ont trouvé une solution chez
Acerta In-Company Support et l’attribuent à un facteur décisif unique : le facteur humain.
Elles ont trouvé chez Acerta In-Company Support des personnes qui, par leur professionna-
lisme, leur flexibilité et l’ampleur de leur perspective, ont eu un impact significatif sur le
niveau d’expertise disponible. À leurs yeux, ce point constitue une plus-value déterminante
par rapport aux propositions concurrentes, même lorsque celles-ci semblent plus avanta-
geuses. Tous les collaborateurs d’Acerta In-Company Support s’appuient sur une expérience
d’au moins 10 ans dans la gestion du personnel. Pour pouvoir proposer des solutions
flexibles rapidement réalisables, l’équipe de base peut faire appel à un réseau de profession-
nels en RH indépendants possédant différents niveaux de connaissance et d’expérience. Ils
sont tous supervisés personnellement. Le meilleur professionnel, celui qui vous convient le
mieux compte tenu de vos systèmes, processus et culture d’entreprise, peut vous être ainsi
attribué. Acerta In-Company Support est à même de garantir sécurité et continuité à votre
entreprise ou association : un professionnel ne vous fera jamais défaut. C’est vous qui déci-
dez de la durée de notre mission car la flexibilité fait partie de nos atouts. Tous nos profes-
sionnels sont d’ailleurs habitués à passer en souplesse d’un projet à l’autre. Leurs vastes
connaissances et expériences leur permettent d’être directement à pied d’œuvre. Ils partici-
pent à vos processus de réflexion, davantage peut-être que ce que vous espériez.
Business Process Outsourcing peut se charger entièrement de certains de vos processus et
vous accompagner dans vos projets RH stratégiques, le recrutement, la planification du
personnel ou le Performance Management. Vous nous confiez les tâches qui vous
conviennent et nous les assurons à tous les niveaux grâce à un large éventail de services
RH : communication, administration, management et stratégie. Les témoignages de cette
brochure sont encourageants, tant pour nous, en notre qualité de managers d’In-Company
Support, que pour nos collaborateurs et nos clients. Nous espérons que cette brochure vous
inspirera également et que vous penserez à nous au moment voulu. Car chaque jour, nous
pouvons faire la démonstration d’une collaboration agréable et fructueuse qui se développe
au départ d’une situation d’urgence.
AvAnT-propos
3
Carine De Bruyn et Astrid VercruyssenManagers Acerta In-Company Support
Nous pouvons compter sur l’expertise des autres collabora-teurs d’Acerta Legal Consult. À travers une seule personne, nous avons en fait toute une équipe à notre disposition. »
Sonja Goormans, ABB
« ABB est une entreprise de premier
plan dans les technologies de l’énergie
et de l’automatisation. ABB aide les
entreprises des services publics, les
clients industriels et les utilisateurs
finaux à améliorer leur rendement tout
en réduisant leur impact environne-
mental.
Sur la photo de g. à dr. :Katia Deknop, managing consultant AcertaSonja Goormans, HR Center Manager ABB4
Pour ABB, la coopération avec Acerta Legal Consult « on site » dure depuis un
certain temps déjà. Sonja Goormans, HR Center Manager d’ABB, et Katia Deknop,
Managing Consultant d’Acerta, considèrent leur collaboration comme un partena-
riat solide dans une atmosphère ouverte et naturelle.
« Legal on site » est le terme qu’utilise Katia Deknop pour décrire son travail chez ABB.
Depuis 2003, elle passe un jour par semaine chez ce client, même si elle n’aime pas
le mot « client ». « Nous sommes des partenaires. Au fil des ans, ABB et Acerta Legal
Consult se sont petit à petit rapprochées, si bien qu’il est impossible de parler unique-
ment d’une relation client. » « Après le départ de notre
« conseiller juridique », nous avons tourné un petit temps sans
Legal Department, mais nous avions besoin d’aide », explique
Sonja Goormans. Nous avons donc contacté Acerta Legal
Consult. Au départ, nous étions persuadés d’avoir essentielle-
ment besoin d’une personne qui vérifie le règlement du tra-
vail. Mais par la suite, il s’est avéré que cette personne signifiait
davantage pour notre entreprise. C’est ainsi qu’est née l’idée
de faire appel à un conseiller juridique «on site» permanent. »
Conseils spécifiques
Katia Deknop travaille un jour par semaine chez ABB. « À
moins qu’un accompagnement supplémentaire soit néces-
saire. Dans ce cas, j’adapte mes horaires. » « Un jour par semaine, en fait, cela ne
correspond pas tout à fait à la réalité », ajoute Sonja Goormans. « Notre contrat dure
depuis si longtemps, qu’il a acquis une autre dimension qu’un jour de présence par
semaine. Katia connaît nos directives de «compliancy» aussi bien que nous. Elle
connaît le «code of conduct» et les valeurs ABB sur le bout des doigts. Mais il y a
longtemps que ses attributions dépassent les simples aspects légaux. Je reçois
naturellement des conseils juridiques, mais ceux-ci concernent spécifiquement notre
entreprise et tiennent compte de nos directives. Quel confort ! Le problème avec les
juristes, c’est qu’ils se limitent souvent au cadre juridique. Katia contrôle bien sûr la
conformité de nos demandes et besoins par rapport à la loi, mais cette loi est sujette
à interprétations. Elle saisit parfaitement quelle direction ABB doit suivre. Et surtout,
Katia n’est pas seule quand elle vient chez nous. Elle peut s’appuyer sur l’expertise de
ses collègues. À travers elle, nous avons en fait toute une équipe à notre disposition.
Les nouveaux venus ne suivent plus de formation sur la législation sociale : Katia les
forme. Ils ne suivent plus un cours général, mais reçoivent des informations spéci-
fiques à ABB. Par ailleurs, Katia assiste régulièrement aux négociations avec la déléga-
tion syndicale. Elle connaît bien les représentants, ce qui constitue un point positif. Ils
sont des acteurs tout aussi importants de notre histoire. Enfin,
je peux appeler Katia en permanence et en cas d’urgence, elle
parvient toujours à se libérer. »
Double rôle
« C’est effectivement un grand avantage de bien connaître
l’entreprise », avoue Katia Deknop. « Par exemple, je peux
adapter mes conseils à mon interlocuteur. Je connais person-
nellement les managers d’ABB. Pour certains, ce sont surtout
les chiffres qui importent, pour d’autres, l’accent doit porter sur
d’autres aspects. Finalement, tout est une question de person-
nalité et il paraît naturel que le courant passe entre nous. »
Cette étroite collaboration offre d’autres avantages à ABB.
Sonja Goormans : « En la personne de Katia, nous disposons d’un contact direct et
personnel avec Acerta. Elle transmet directement nos questions et réflexions aux ser-
vices internes d’Acerta. » Katia Deknop : « Il va de soi que l’on représente le client
également au sein de notre entreprise. Je travaille pour Acerta Legal Consult mais
aussi pour ABB. Les deux parties doivent être satisfaites et pouvoir fonctionner de
manière optimale. En tant que consultante, j’ai deux rôles à jouer. Il faut en perma-
nence veiller à ne pas dépasser cette limite, ni d’un côté ni de l’autre. Mais mon cœur
est partagé entre les deux. »
Elle saisit parfaitement quelle direction ABB doit suivre. »
«
5
« Une collaboration solide entre partenaires »
Sonja Goormans, ABB
On ne peut pas demander à une personne inexpérimentée d’engager des «big boys».»
Paul Verbruggen, Capgemini
«
Capgemini est l’un des principaux
fournisseurs mondiaux de services
de consulting, de technology et
d’outsourcing. Capgemini s’appuie sur
une méthode de travail unique pour
aider ses clients : la « Collaborative
Business Experience ».
Capgemini a réalisé en 2009 un chiffre
d’affaires de 8371 millions d’euros et
emploie plus de 90 500 personnes
dans le monde. Frank Apers n’en fait
pas partie, mais il s’implique chaque
jour en vue de participer au succès
de Capgemini et à la réussite de nom-
breuses carrières.
Sur la photo de g. à dr. :Paul Verbruggen, Vice President HR CapgeminiFrank Apers, Acertafied HR professional
6
Frank Apers travaille chez Capgemini Belgium depuis la mi-mai de l’année der-
nière. Il glisse une carte de visite de Capgemini sur la table, pourtant son nom
n’apparaît pas sur le payroll de la société. Le vice-président HR Paul Verbruggen
hoche la tête avec satisfaction et dit : « Frank est l’un des nôtres. »
Dans le département ICT, les besoins en recrutement varient en fonction de la
conjoncture. Paul Verbruggen : « En 2009, l’année de la crise, nous avons embauché
25 personnes et en 2010, près de 10 fois plus. Le recrutement de 170 personnes
est un processus de travail intensif. Au final, l’entreprise compte 170 collaborateurs
de plus, mais elle a interviewé davantage de candidats. Ce
processus doit être pris en charge même si nous ne savons pas
de quoi l’avenir sera fait. Outre notre recruitment manager,
nous avons donc également besoin d’une capacité de recru-
tement flexible. » Capgemini recherche des profils expérimen-
tés pour son département Technology Services. « On ne peut
pas demander à une personne inexpérimentée d’engager des
«big boys» », explique Paul Verbruggen. « Nous souhaitions un
recruteur chevronné. »
Rapidement opérationnel
Cet expert, Capgemini l’a déniché chez Acerta. « Le jeudi, j’ai
contacté Acerta, le vendredi, nous nous sommes rencontrés et
le lundi, Frank se mettait au travail », ajoute Paul Verbruggen. « Nous avions vraiment
besoin qu’une personne correspondant parfaitement au profil voulu nous rejoigne
rapidement. Nous venions de perdre un mois et demi en raison d’un candidat poten-
tiel qui nous avait lâchés en dernière minute et nous souhaitions enchaîner rapide-
ment. Les 23 années d’expérience de Frank et sa connaissance des technologies ICT
ont emporté notre décision. » Dans le département RH, Frank se consacre au
recrutement de spécialistes Java, d’architectes, d’experts SAP, de Software Engineers
et de Project Managers. Son expérience des TIC lui vient à point, mais la décision
finale n’est positive que si son avis rejoint celui des intervieweurs techniques.
Paul Verbruggen : « Les compétences techniques de chaque candidat sont sondées
par des collaborateurs de la ligne. Ils sont les mieux placés pour déterminer si un
candidat présente tous les atouts pour devenir leur collègue. Viennent ensuite l’inter-
view de personnalité et la procédure destinée à vérifier si le candidat a des atomes
crochus avec notre culture d’entreprise. Une collaboration implique deux parties.
Nous voulons savoir si le candidat nous convient, mais il importe tout autant de véri-
fier si nous sommes l’employeur idéal pour ce candidat. »
Connaissance du métier
Frank Apers a développé un outil permettant aux inter-
vieweurs techniques de brosser un tableau univoque de l’en-
treprise. « Nous pouvons maintenant harmoniser le discours
des différents intervieweurs grâce à une présentation
PowerPoint. Ces dias constituent un bon point de départ pour
leur briefing, indépendamment de l’équipe dans laquelle ils
travaillent. C’est réjouissant de savoir qu’on aide réellement un
client. Dans notre situation, la satisfaction de notre employeur
se remarque immédiatement. La prolongation du contrat en
est la preuve. Je la considère un peu comme mon évaluation
personnelle. » « Outre le fait qu’une personne puisse parfaite-
ment s’intégrer dans l’entreprise, il faut qu’elle fournisse des
résultats », précise Paul Verbruggen. « La première semaine où
Frank a travaillé chez nous, il s’est mis sans délai au travail de manière autonome. Ce
qui constitue un grand avantage. Un collaborateur doit apprendre à connaître l’en-
vironnement et les systèmes, mais aussi être rapidement opérationnel ; grâce à ses
nombreuses années d’expérience, Frank connaît son métier sur le bout des doigts. »
Paul Verbruggen ne conseillerait certainement pas à un concurrent direct de collabo-
rer avec Acerta. « Je le conseillerais bien sûr à quelqu’un qui n’empiète pas sur mes
plates-bandes mais pas à la concurrence ; je ne veux surtout pas la renforcer », pré-
cise-t-il en souriant.
Les nouveaux outils nous ont permis d’harmoniser le discours des diffé-rents intervieweurs. »
«
7
« Un appel le jeudi, au travail le lundi »
Frank Apers, Acerta
Faire appel à une aide externe nous a permis de trouver une personne qui combine des caractéristiques et une expertise bien spécifiques. »
Roel Lambrichts, Coca-Cola Entreprises
«
Coca-Cola se compose de diver-ses entreprises en Belgique et au Luxembourg : Coca-Cola Services, une filiale de The Coca-Cola Company, est propriétaire des marques, s’occupe du marketing consommateurs et vend le con-centré de base à Coca-Cola Enterprises Belgium et à Coca-Cola Enterprises Luxembourg. Coca-Cola intègre la durabilité dans ses activités entrepreneuria-les et se centre sur trois domaines où les interfaces entre ses activités et le monde environnant sont les plus marquantes.
Sur la photo de g. à dr. :Roel Lambrichts, Head of Talent AcquisitionEurope Coca-Cola EnterprisesRose Famaey, Acertafied HR professional
8
Chez Coca-Cola Enterprises Belgium (CCEB), la Talent Acquisition Team possède un
effectif suffisant pour répondre aux besoins de recrutement habituels. Mais pour lan-
cer le « Plant Performance Project », l’entreprise a eu besoin de l’aide d’un spécialiste
RH externe expérimenté pour assurer la charge de travail supplémentaire. Rose
Famaey a débuté comme HR Project Manager dans le cadre d’une mission d’Acerta
en vue d’appuyer l’Acquisition Team interne dans l’accompagnement d’environ 150
salariés qui ont changé de fonction au sein de Coca-Cola Enterprises Belgium.
« Jusqu’alors, chaque site avait sa propre méthode de travail », explique Roel Lambrichts,
Head of Talent Acquisition Europe chez Coca-Cola Enterprises.
« Dans notre nouvelle structure, nous voulons que l’organisation
soit interprétée de manière identique sur chaque site de pro-
duction. Notre objectif est de concentrer toutes les expériences
positives des différents sites pour créer une grande usine à idées
et d’appliquer ces idées partout de manière normalisée. Tous les
sites pourront ainsi tirer parti de leurs expériences mutuelles et
travailler plus efficacement. » Dans un projet de ce type, il
importe bien sûr que les collaborateurs – les forces vives de
l’entreprise – soient accompagnés dans leur changement de
fonction en interne. Par le truchement d’Acerta, Rose Famaey a
été invitée à appuyer le processus de recrutement interne du
projet. Roel Lambrichts : « Notre département Talent Acquisition
est tout à fait capable d’assurer la sélection et le recrutement dans le cadre d’une charge
de travail habituelle. Mais ce défi requiert d’énormes efforts supplémentaires. » « La
nouvelle organisation mise en place sur les sites offre également des opportunités »,
affirme Rose Famaey. « Dans le même temps, les collaborateurs auront davantage
d’occasions de partager leurs expériences ; de plus, les parcours de carrière ne se limi-
teront plus à un site mais les couvriront tous. Ce projet entraîne des conséquences pour
de nombreuses personnes. Le nombre de postes disponibles s’est modifié et l’objectif
consiste à maintenir le plus possible de collaborateurs au travail. Nous ciblons un re-
deployment maximal. Un autre volet de ce projet s’incarne dans le besoin de former un
certain nombre de personnes. »
Travailler partout et à l’international
Le projet concerne le Benelux, la France et le Royaume-Uni. Rose Famaey a donc un
collègue français et un collègue britannique. « L’objectif est d’accompagner tant les
collaborateurs que les managers », précise-t-elle. « Nous accordons une grande impor-
tance à une communication claire et correcte sur les postes. Préserver la transparence
des parcours de sollicitation et accompagner la candidature des travailleurs fait égale-
ment partie de nos prérogatives. Tout aussi important, nous proposons notre aide aux
managers de ligne pour les interviews. Par conséquent, je travaille un petit peu partout.
Je me rends sur les sites de Gand, d’Anvers, de Chaudfontaine, d’Anderlecht et de
Dongen aux Pays-Bas si nécessaire. Je dois également veiller à
être parfaitement en phase avec le Training Manager et le
Project Manager. Enfin, je suis régulièrement en contact avec
nos sites au Royaume-Uni et en France, qui suivent actuelle-
ment le même mouvement.
Grande responsabilité
Voilà une mission difficile pour un consultant externe, mais Rose
Famaey voit surtout les aspects positifs. « Dans le cadre de cette
mission, je rencontre différentes parties prenantes qui ont toutes
des souhaits et des intérêts particuliers. Consultante externe, j’ai
une grande indépendance, mais aussi une grande responsabi-
lité dans la bonne fin du processus. Au final, environ 150
emplois sont en jeu. » Mais est-il réellement utile de déléguer l’accompagnement d’un
projet d’une telle envergure et d’un impact aussi important à un consultant externe ?
Roel Lambrichts : « Justement, il vaut mieux que des projets de ce type soient suivis par
une personne extérieure. Il est impossible de simplement planifier un projet de cette
ampleur dans l’organisation existante. Il requiert en effet énormément d’efforts ainsi
qu’un single point of contact pour les collaborateurs. En outre, faire appel à une aide
externe nous a permis de trouver une personne qui combine des caractéristiques et
une expertise bien spécifiques. Rose avait de l’expérience dans le change management
et dans le stakeholder management, elle a rapidement trouvé sa vitesse de croisière et
bien qu’elle travaille de manière très autonome, elle fait partie de notre entreprise. »
Il est impossible de simplement planifier un projet de cette ampleur dans l’organisation existante. »
«
9
« Une grande indépendance, mais aussi une lourde responsabilité »
Roel Lambrichts, Coca-Cola Entreprises
Nous parlons continuellement le même langage. »
Serge Le Noir, Siemens
«
En 2007, siemens clôturait une
période de changement en transfé-
rant les activités de télécommunication
vers les réseaux Nokia Siemens
Networks et Siemens Enterprise
Communications. L’organisation
Siemens a donc été revue intégrale-
ment et différents services ont été
regroupés. Aujourd’hui, plusieurs acti-
vités de payroll sont reprises dans des
clusters régionaux et sont, pour une
dizaine de pays, réalisées au Portugal.
Sur la photo de g. à dr. :Serge Le Noir, Head of Business Administration at Siemens Global Shared ServicesPieter Devisch, HR Officer Acerta In-House
10
En 2007, Siemens clôturait une période de changement en transférant les activités de
télécommunication vers les réseaux Nokia Siemens Networks et Siemens Enterprise
Communications. L’organisation Siemens a donc été revue intégralement et différents
services ont été regroupés. Aujourd’hui, plusieurs activités de payroll sont reprises
dans des clusters régionaux et sont, pour une dizaine de pays, réalisées au Portugal.
Serge Le Noir, à l’époque Controller pour le département telecom, relève le défi de
mener cette opération depuis la Belgique : « La délocalisation des activités de transac-
tion au Portugal s’est effectuée par phases. Actuellement, nous achevons la dernière
étape, mais ce qui devait rester au niveau local l’est resté. Pour nous, travailler avec
des intervenants externes afin de faire face aux pics tempo-
raires, au cours de cette phase de transition, constituait la
meilleure solution. Quelqu’un comme Pieter peut partir
quelque temps, mais il est de nouveau opérationnel au bout
de 15 minutes. »
« Nous sommes ravis que des entreprises disposant d’un secré-
tariat social proposent également ce type de services »,
explique Serge Le Noir. « Les experts en Payroll sont très
demandés et, même si plusieurs de nos services sont déjà
centralisés, il existe toujours des besoins nécessitant une aide
temporaire. Par ailleurs, nous mettons tout en œuvre pour
intégrer totalement dans l’organisation des experts intervenant
à titre provisoire. » Pieter Devisch, HR Officer chez Acerta In-House confirme :
« Personne ici ne sait que je suis un membre du personnel externe. »
De vrais partenaires
Pieter Devisch s’est visiblement bien acclimaté au groupe Siemens. Pour preuve,
lorsque nous signalons à la réceptionniste que deux collaborateurs d’Acerta ont un
rendez-vous avec Serge Le Noir, elle est convaincue qu’une autre personne d’Acerta
doit encore arriver alors que Pieter et son collègue sont déjà présents. Pieter Devisch
: « Ici, les collaborateurs externes font partie de l’équipe. Cela se remarque au fait que
j’ai accès à tout ce dont j’ai besoin et qu’on recense en permanence mes points
d’intérêt. » Et Serge Le Noir d’ajouter : « C’est une question de donnant-donnant et
à ce niveau-là, Acerta se positionne comme un vrai partenaire. Nous parlons conti-
nuellement le même langage et je ne dois vraiment pas chercher longtemps pour
obtenir une offre concrète. De plus, je constate également le professionnalisme
d’une personne comme Pieter. Un bon professionnel du payroll sait très rapidement
trouver sa place dans une équipe. C’est ce qu’il faut car il doit justement intervenir
pendant des périodes de pic. De ce fait, on peut toujours disposer de main d’œuvre
supplémentaire pendant les vacances ou en cas d’absences dues à des maladies.
Dans cet environnement en mutation permanente, j’exige que nous maintenions
une ouverture et une convivialité certaines au sein de notre
équipe. »
Une situation win-win
Aux yeux de Serge Le Noir, le fait que Siemens travaille égale-
ment avec le secrétariat social Acerta constitue une situation
win-win : « Cette situation comporte en effet son lot d’avan-
tages. Pieter est un client mais aussi un collègue des employés
du secrétariat social. De cette manière, on peut travailler sou-
vent très rapidement. » Pieter Devisch : « Ce n’est pas un must.
Nous pouvons également nous adapter à d’autres fournis-
seurs, mais c’est précisément parce qu’on travaille avec des
collègues que l’on retire des avantages d’une telle situation. » Serge Le Noir a
conscience que des personnes comme Pieter ne peuvent pas promettre une fidélité
éternelle à son entreprise. Mais il sait également apprécier le professionnalisme et le
partenariat d’Acerta In-House : « Il s’agit d’une transmission réciproque de connais-
sances, et je constate qu’Acerta In-House fait de son mieux pour nous garantir le
concours des mêmes personnes. Ce qui importe, c’est que nous puissions toujours
compter sur la connaissance de la législation nationale et les connaissances informa-
tiques, ce que maîtrise justement un HR-Officer d’Acerta In-House. Vous devez avoir
un contact agréable et efficace car il existe toujours des besoins qui doivent être
satisfaits. »
Personne ici ne sait que je suis un membre du personnel externe. »
«
11
«15 minutes et Pieter est de nouveau opérationnel ! »
Pieter Devisch, Acerta
La consultante d’Acerta s’implique vraiment, alors nous avons envie de lui demander son avis. »
Olivier Brissaud, Volkswagen
«
Le groupe volkswagen recouvre une
dizaine de marques de véhicules et
emploie pas moins de 380 000 per-
sonnes dans le monde. En Belgique,
VGS occupe une cinquantaine de col-
laborateurs, essentiellement des profils
financiers au sens large, des juristes,
des administratifs ... VGS est en effet
un des maillons importants de la
trésorerie centrale de VW. Son core
business consiste notamment au
financement des exportations du
groupe pour l’ensemble du monde.
VGS fait également office de banque
interne pour les sociétés européennes
du Groupe hors Allemagne.
Sur la photo de g. à dr. :Christel Heyvaert, HR Officer Acerta ConsultOlivier Brissaud, Managing Director Volkswagen
12
La société Volkswagen Group Services SA/NV (VGS) a la
taille et le fonctionnement d’une PME, tout en ayant la une
mentalité et les contraintes d’un grand groupe. En
l’occurrence celui de VW, qui ambitionne de devenir le
fabricant automobile numéro un en 2018. VGS a été créée il
y a une vingtaine d’années. Elle a sa propre personnalité
juridique et est autonome pour un grand nombre d’aspects
de sa gestion. « Mais nous devons veiller à préserver la
réputation de VW, notamment dans la manière dont nous
recrutons ou licencions du personnel », souligne Olivier
Brissaud, Managing Director, pour qui l’excellence n’est
visiblement pas un vain mot.
Il s’agit donc aussi, pour cette société qui constitue un
maillon important de la trésorerie du groupe mondial, de
bien choisir ses partenaires. « En fait, nous travaillons avec
Acerta depuis le départ. Au début, Acerta s’est uniquement
occupé de notre payroll. Mais en février 2010, notre respon-
sable des ressources humaines nous a quittés. Nous avons
alors directement demandé à Acerta de mettre quelqu’un
à notre disposition pour assurer la transition, le temps
d’engager un nouveau DRH. »
Une conception large de la notion de service
C’est Christel Heyvaert, HR Officer chez Acerta Consult, qui a
mis tout de suite la main à la pâte pour sortir la société de la
situation un peu délicate dans laquelle elle se trouvait. « Il a
fallu un peu chercher pour retrouver tous les fichiers et me
mettre au courant des procédures, habitudes et conven-
tions, car tout cela n’est en général pas écrit sur papier. Mais
comme j’ai déjà une expérience de plus de vingt ans dans
tous les aspects des ressources humaines, j’ai pu très rapide-
ment reprendre les dossiers en mains. »
La transition s’est tellement bien déroulée que Christel
Heyvaert a poursuivi et élargi, à la demande de VGS, son
champ d’action. « Christel a une conception large de la
notion de service, poursuit Olivier Brissaud. Nous appré-
cions sa flexibilité. C’est pourquoi, après l’engagement
de notre nouvelle DRH, nous lui avons demandé de
continuer à nous assister afin, notamment, d’optimaliser les
systèmes. » L’objectif, aujourd’hui, de la faire venir un jour
par semaine dans la société.
Stratégie RH
Le rôle de la consultante Acerta ne se limite cependant pas
à de l’opérationnel. Bien que n’étant pas membre du per-
sonnel de VGS, celle-ci a été invitée à réfléchir, avec la DRH
et le management, sur la stratégie RH de la société. « Nous
lui avons demandé de nous apporter un éclairage suite aux
conclusions d’une enquête de satisfaction menée auprès de
notre personnel, explique Olivier Brissaud. Je pense que
votre interlocuteur a une influence sur le niveau de
confiance que vous accordez à un partenaire. Christel, on
sent qu’elle aime travailler avec nous. Elle s’implique beau-
coup. Nous avons donc envie de lui demander son avis. »
La confiance est visiblement réciproque. « Nous avons en
effet tout de suite travaillé dans la confiance, confie Christel
Heyvaert. C’est très agréable d’évoluer dans cet environne-
ment. Je me sens bien intégrée dans la société. Dès le
moment où j’entre dans le garage, je me sens « VW » … A
part peut-être ma voiture, qui est la seule à ne pas être une
VW (rires) ! »
Beaucoup de choses étaient faites jusqu’à présent manuellement. Aussi, Christel Heyvaert d’Acerta est aujourd’hui occupée à automatiser un certain nombre de procédures afin de nous permettre d’utiliser nos collaborateurs RH dans des tâches plus valorisantes et intelligen-tes. Nous préférons en effet voir les compéten-ces utilisées dans la recherche de solutions à une série de problé-matiques, plutôt qu’à faire des colonnes d’additions … »
«
13
« Une transition faite pour durer »
Olivier Brissaud, Volkswagen
BusinEss proCEss ouTsourCing
Pour faire face à la tendance de plus en plus marquée qu’ont les entreprises d’exter-
naliser tout ce qui ne concerne pas leur activité de base, Acerta In-Company Support
propose également le Business Process Outsourcing (BPO).
Il s’agit de contrats de plus longue durée dans le cadre desquels Acerta In-Company
Support assure certains processus RH End-To-End conformément aux exigences et
aux besoins spécifiques du client.
Par exemple, Acerta In-Company Support peut se charger de l’administration des
données des salariés et de la gestion du parc automobile, de l’enregistrement des
absences et des présences, ou affecter du personnel à un HR Service Desk auquel
peuvent s’adresser les salariés pour toutes leurs questions sur leur fiche de paie ou
leur contrat. Le client peut également recevoir un accompagnement Hands-On pour
ses projets RH stratégiques, le recrutement, la planification du personnel ou le
Performance Management. BPO propose un éventail particulièrement large de
services RH à tous les niveaux : communication, administration, management et
stratégie.
Efficience des coûts
Nokia Siemens Networks, la branche belge de l’un des plus importants producteurs
d’appareils de télécommunication au monde, fait entièrement confiance à Acerta
In-Company Support pour ses activités de payroll. Jan Stynen, chef du département
Human Resources pour l’Europe de l’Ouest : « La transition s’est effectuée sans heurt,
nos collaborateurs n’ont rien remarqué. Cette continuité dans le payroll est le point
le plus important pour un directeur du personnel. De plus, grâce à son expertise,
Acerta apporte des améliorations à nos processus. C’est là sa spécialité et elle y
excelle. Bien que notre but principal ait été autre, nous notons une plus grande effi-
cience des coûts. »
Pour les mandats plus importants, le client se voit attribuer un Business Partner qui
traduit et surveille la stratégie et la vision du client. Ce Business Partner possède au
sein du groupe de services RH Acerta les contacts nécessaires pour faire intervenir
l’expertise lorsqu’elle est nécessaire, par exemple sur le terrain de la législation, du
recrutement, de la rémunération, de l’outplacement, de la formation … En principe,
toutes les démarches s’effectuent de manière centralisée depuis Louvain, mais des
concertations se tiennent régulièrement dans les domaines opérationnels, tactiques
(processus), stratégiques … En cas de besoin, un professionnel In-House peut égale-
ment apporter son aide.
Le cas échéant, le client a ainsi la possibilité de faire appel de manière très flexible à
des connaissances et compétences spécifiques nécessaires à un moment précis, si
bien qu’il peut sensiblement comprimer ses frais à long terme. Pour l’administration
du personnel, Acerta In-Company Support facture un prix all-inclusive par salarié. Il
s’agit pour l’employeur d’un coût variable qui peut dans certains cas lui revenir deux
fois moins cher.
Plus important encore est la qualité des services fournis. Grâce à cette qualité, les
employeurs peuvent se concentrer sur ce qui fait véritablement la différence : leurs
collaborateurs.
Business Process Outsourcing : pour qui souhaite se concentrer sur l’essentiel
14
rECruiTMEnT proCEss ouTsourCing
15
Acerta In-Company Support gère parfois le processus de recrutement du client, en
tout ou en partie: il s’agit du Recruitment Process Outsourcing (RPO). La demande de
solutions RPO émane souvent d’entreprises qui sont en pleine croissance ou qui sou-
haitent recruter de manière ciblée pour un domaine de croissance stratégique ; elles
constatent à cette occasion que leur département RH ne dispose pas des moyens
suffisants pour répondre à cette demande interne.
Acerta In-Company Support leur propose alors des solutions intégrales ou modulaires
qui leur permettent de choisir avec beaucoup de flexibilité les éléments dont elles ont
un besoin crucial. La solution RPO choisie est ensuite intégrée en toute fluidité à leur
organisation RH et entièrement adaptée à leurs besoins spécifiques.
Professionnel, transparent et avantageux
Au terme d’une analyse détaillée de la stratégie ainsi que des processus et besoins de
recrutement du client, un plan d’action intégral est mis sur pied en vue de réaliser les
objectifs fixés. À chaque étape du cycle, le client est accompagné par des consultants
qualifiés qui mettent à sa disposition leur expertise et leur professionnalisme. Les
Service Level Agreements (SLA’S) et les Key Performance Indicators (KPI’S) garantissent
une transparence totale et des résultats quantifiables. Les moyens et services étant mis
en œuvre avec flexibilité en fonction des besoins en évolution constante, une solution
RPO est particulièrement efficace pour réduire les coûts.
Recruitment Process Outsourcing optimise le cycle de recrutement
Acerta in-Company support
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