Accueil - D MEG · 2018-10-01 · Les comptes sont codiﬁ és par défaut en « 411000 clients divers » et « 401000 fournisseurs divers ». Pour les modiﬁ er, cliquez sur . Les

GUIDE D’ORGANISATION

MEGACCOMPAGNEMENT

RCA - Immeuble Les Refl ets - 7 rue Jacques Brel - 44800 Saint-Herblain - Tél : 02 40 95 87 30Copyright © RCA - 2017. RCA - Editeur de logiciels pour les Experts-Comptables - www.rca.fr

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Sommaire Les étapes du guide d’organisation

LES ÉTAPES CLÉS

1 > Créati on du dossier2 > Le paramétrage général

P.04

LE MODULE FACTURATION

1 > Qui fait quoi ?2 > Le paramétrage

P.07

LE MODULE CAISSE > Le paramétrage

P.12

LE MODULE ACHATS

1 > Les rôles du cabinet et du client2 > Le paramétrage3 > Mémo

P.16

LE MODULE NOTE DE FRAIS

1 > Le paramétrage2 > Suivi d’un dossier3 > MEG Scan

P.22

LE MODULE BANQUE

1 > Le paramétrage2 > Suivi d’un dossier3 > MEG Scan

P.26

PRÉFACEP.02

CONCLUSIONP.30

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Bienvenue dans votre guide d’organisati on du portail Mon Expert en Gesti on. Ce support a pour objecti f de vous guider dans les principales étapes de mise en œuvre de MEG. Ces étapes vous permett ront de maîtriser l’environnement du portail et de créer le paramétrage nécessaire à la récupérati on des données comptables de vos clients.

Notre engagement à travers ce guide est de vous faire gagner du temps dans la créati on de vos dossiers et la mise en place de MEG chez vos clients.

Nous avons choisi de décomposer ce guide par module et surtout par niveau de paramétrage :

MON EXPERTEN GESTION

Vous êtes prêt ?

Alors, suivez le guide !

PARAMÉTRAGE PAR DÉFAUT

Etape incontournable pour créer un dossier, c’est le B.A.-BA pour démarrer un dossier client sur MEG.

QUI FAIT QUOI ?

Cett e parti e résume la réparti ti on des rôles entre le cabinet et le client. Cett e questi on se pose plus ou moins en foncti on des modules. Par exemple, pour Facturati on, les rôles sont assez clairs et limités : le cabinet paramètre et forme le client, ce dernier l’ uti lise. A l’inverse, pour Achats, les situati ons peuvent varier d’un client à l’autre en foncti on du degré d’autonomie de ce dernier.

BONNES PRATIQUES

Cerise sur le gâteau ! Trouvez dans cett e dernière parti e toutes les bonnes recett es des uti lisateurs les plus averti s sur MEG. Ces cabinets, appelés ambassadeurs MEG chez RCA, ont mis en place des centaines de dossiers depuis plusieurs années. Cett e expérience est donc très riche pour vous et vous permet de ne pas reproduire certaines erreurs qu’ils ont pu faire au démarrage.

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Vous êtes prêt ?

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MON EXPERTEN GESTION

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UNE PLATEFORME POUR L’ORGANISATION DU CABINET

Avec Mon Expert en Gesti on, vous disposez d’une plateforme unique où vous renseignez toutes les informati ons générales de l’entreprise. Celles-ci s’alimentent automati quement dans les applicati ons web acti vées pour votre client : nul besoin de dupliquer plusieurs fois les mêmes informati ons.

MEG vous permet d’att ribuer des droits aux diff érents uti lisateurs du cabinet : • Créati on d’entreprises et d’uti lisateurs, • Modifi cati on des informati ons, • Acti vati on des applicati ons Web.

COMMENT UTILISER EFFICACEMENT MEG ?

Nous vous préconisons en premier lieu de faire appel à notre service Formati on. Nous avons en eff et mis en place un parcours d’accompagnement MEG sur plusieurs étapes vous permett ant d’être pleinement opérati onnel sur MEG. Nos formateurs interviennent en foncti on de votre avancée sur le déploiement de MEG : sensibilisati on des collaborateurs, formati on à distance du référent du cabinet, formati on technique, segmentati on de votre clientèle, formati on com-merciale des collaborateurs, formati on de vos clients, etc.

Pour plus d’informations, contactez-nous au 02 40 95 87 30.

Consultez la fi che pratique sur les profi ls côté cabinet et côté client.

Consultez la fi che pratique « Démarrer et paramétrer MEG ».

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Consultez ci-après les 2 étapes clés de paramétrage avant de débuter chaque module.

1.COLLECTE D’INFORMATIONS AU PRÉALABLE

Avant toute chose, il est primordial de disposer du maximum d’informati ons pour créer le dossier sur MEG. Cela signifi e que, dans l’idéal, vous devez demander ces éléments à votre client avant même de créer le dossier sur la plateforme. C’est pour cela que nous avons créé une check-list de « Créati on de dossier » vous permett ant de répertorier ces éléments en foncti on des modules acti vés. Elle est disponible dans le kit de formati on cabinet.

2.CRÉATION DU DOSSIER CLIENT SUR MEG

Cliquez sur « Paramètres > Entreprises » puis « Créer une nouvelle entreprise ».

Cliquez sur « Gestion de production » puis « Créer une nouvelle entreprise ». ou

Envoi des identifi antsDans « Opti ons », désacti vez l’envoi des identi -fi ants à votre client. Cett e opti on vous permet de fi naliser le paramétrage de votre dossier sans que votre client ait accès à l’ensemble de la plateforme. Pensez bien à renvoyer le mail de validati on côté cabinet, sur la fiche d’identité de l’utilisateur entreprise.

Création des utilisateursVous pouvez créer d’autres utilisateurs dans l’entreprise (100 accès par dossier) et gérer les droits de chaque uti lisateur, gesti on des accès aux modules, administrateur ou uti lisateur, etc.

Saisie des champsAu-delà des zones obligatoires, nous vous conseillons de renseigner un maximum de champs qui seront récupérable sur les documents de vente de votre client (exemple : N° de Siret, N° de TVA intracommunautaire...)

Gestion des droits d’accèsDésacti vez l’accès pour le client au paramétrage comptable et aux exports comptables.

BONNES PRATIQUESBONNES PRATIQUES

LES ÉTAPES CLÉSLa création du dossier

Gestion des portefeuilles Pensez à att ribuer ou reti rer les droits d’accès ou dossier aux autres uti lisateurs cabinet.

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Après avoir créé votre dossier, vous devez vous connecter à l’entreprise en cliquant sur « Accéder à l’entreprise ». Une fois dans le dossier de l’entreprise, vous devrez ensuite compléter certaines informati ons avec l’icône .

BONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE

Pensez à personnaliser les widgets de la Homepage quand vous accéderez à MEG avec les identi fi ants du client.

- L’adresse du client,- Les établissements bancaires du client qui serviront pour les remises en banque et la générati on des fi chiers de prélèvement,- Capital, numéro RM...

BONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE : Rajoutez « Madame et Monsieur ».

BONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE : Rajoutez-en selon le dossier client. Exemple : « Forfait ».

BONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE : Vérifi ez les modes de règlement, les délais de paiement par mode et le compte de banque si récupérati on du journal de « Règlements » dans le module Facturati on.

Paramétrage : Vérifi ez les comptes et les taux de TVA avant l’import comptable et l’assistant de paramétrage comptable.

BONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE : Supprimez les taux non uti lisés pour le dossier et acti vez : « Venti lati on des comptes comptables ». Cochez cett e opti on, si vous souhaitez une venti lati on de vos comptes de ventes par taux de TVA.

Consultez la FAQ correspondante : « La ventilation des comptes comptables ».

Paramétrage : Vous pouvez personnaliser des familles de contacts.

Paramétrage : A compléter si besoin.

Informations générales

Listes par défaut

Civilités

Unités

Modes de règlement

TVA

Famille de contacts

Formes juridiques

LES ÉTAPES CLÉSLe paramétrage général

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Défi nissez ici le premier numéro des documents.

Créez et/ou modifi ez le profi l des uti lisateurs du dossier entreprise. Votre client peut créer lui-même ses collaborateurs dans son dos-sier s’il est administrateur du portail.

Paramétrage : La première étape du paramétrage comptable consiste à importer

le plan comptable du dossier du client, disponible dans votre logiciel de comptabilité.

L’export doit se faire au format Excel® (une balance peut être suf-fi sante).Il faudra ensuite défi nir : - Les aff ectati ons comptables,- La codifi cati on des comptes auxiliaires.


Les comptes sont codifi és par défaut en « 411000 clients divers » et « 401000 fournisseurs divers ». Pour les modifi er, cliquez sur .Les écritures comptables seront générées en foncti on de ces pa-ramètres.Retrouvez les spécifi cités par module dans la suite du guide.

Paramétrage : C’est ici que vous pouvez récupérer les écritures comptables du dossier, vous pouvez pré-visualiser les écritures avant l’export dans votre logiciel de comptabilité. Il vous suffi t de sélecti onner le for-mat d’export (Quadratus, Sage…).

Gestion de la numérotation

Gestion des utilisateurs

Gestion des comptes comptables

Export des écritures comptables

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Le module FACTURATION

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FACTURATION

UNE SOLUTION WEB POUR RÉALISER TOUS VOS DEVIS, VOS FACTURES ET LE SUIVI DE VOS RÈGLEMENTS

Le module Facturati on, disponible sur le portail Mon Expert en Gesti on, permet à votre client de réaliser devis, factures, bons de commande et bons de livraison.

Le module dispose également d’un suivi des règlements permett ant le suivi des relances clients, des remises de chèques et des fi chiers de prélèvement.

Votre client peut réaliser des documents de vente complètement personnalisés en uti lisant la foncti on « Modèles d’éditi on ». Il peut enfi n suivre les indicateurs de gesti on de son acti vité sur sa page d’accueil.

Facturation est un outil 100 % web .

Devis, factures, bons de livraison, bons de commande et suivi des règlements.

Tableau de bord synthétique pour le suivi de l’activité.

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QUI FAIT QUOI ?

Téléchargez la check-list de « Créati on de dossier » pour vous guider sur les informati ons obligatoires à collecter avant le paramétrage.

RAPPEL

OPÉRATION TÂCHE QUI PÉRIODICITÉ

Devis, Facture, BC/BLSaisie et transmission au

client fi nal. Client A chaque enregistrement.

Remise de chèques, fi chiers de virement

Saisie et transmission à la banque. Client A chaque dépôt en

banque.

Onglet « Règlements »Consultati on et gesti on

des échéances. ClientA chaque consultati on

du module Banque ou du relevé bancaire.

Relance de règlementGesti on des relances,

des niveaux de relance et des relevés de factures.

Client A chaque échéance pour chaque client.

Export comptableExporter les journaux de ventes et de règlements. Cabinet Une fois par semaine ou

par mois.

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Paramétrage > Informations généralesRenseignez les informations générales du client.


Renseignez un maximum d’informati ons, elles sont reprises dans les éléments de facturati on (par exemple : adresse du client, type d’acti vité, TVA, banque du client).

Paramétrage > Listes par défaut > Civilités

Renseignez les civilités.


Saisissez les civilités qui ne sont pas com-plétées par défaut. Par exemple : Monsieur, Madame.

Paramétrage > Listes par défaut > Unités

Renseignez les unités.


Saisissez les unités spécifiques au client, ajoutez éventuellement une unité spécifi que « Forfait ».

Paramétrage > Listes par défaut > Modes de règlement

Définissez et paramétrez les modes de règlement.


1. Paramétrez les comptes après avoir réalisé l’import d’un plan comptable.

2. Soyez att enti f aux diff érents paramètres de délais (fi n de mois, délai et jour).

Paramétrage > Listes par défaut > TVA

Ajustez les modalités de TVA avant import comptable.


1. Supprimez les taux de TVA inuti les pour éviter les erreurs d’aff ectati on.

2. Si le client uti lise plusieurs taux de TVA, cochez la case « Ventilation des comptes comptables arti cles en foncti on de la TVA ». Cochez cett e case, si vous souhaitez venti ler les comptes de produits en foncti on des taux de TVA.

Paramétrage > Listes par défaut >Familles contacts


Créez plusieurs familles de contacts pour anti ciper l’analyse de l’acti vité par famille de contacts.

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Paramétrage > Listes par défaut >

Créez plusieurs familles de contacts pour anti ciper l’analyse de l’acti vité par famille de

LE PARAMÉTRAGE

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Paramétrage > Gestion de la numérotation

Numérotati on (clients, fournisseurs, arti cles, contrats, devis, BC/BL, factures, brouillons, avoirs, journées de caisse, achats).


1. Demandez au client s’il uti lise une numéro-tati on spécifi que et s’il souhaite l’uti liser dans MEG, si le numéro commence par l’année, la numérotati on devra être paramétrée de nou-veau chaque année.

2. Si votre client souhaite conserver sa numé-rotation existante pour la base article et la base client, commencez la numérotati on dans MEG après le dernier enregistrement des bases existantes.

Paramétrage > Gestion des comptes comp-tables

Paramétrez les comptes.


1. Ajoutez les comptes relati fs aux factures de votre client dans l’onglet facturation de ce menu.

2. Si vous avez uti lisé l’assistant de paramé-trage, validez que le paramétrage des autres comptes est conforme à la nomenclature de votre cabinet. Il est aussi possible de recopier le paramétrage comptable d’un autre dossier, dans le cas où ils sont similaires (même type de comptabilité et si le dossier est soumis ou non à la TVA).

Paramétrage > Options Acti vez les BC/BL, gérez la marge dans l’appli-cati on, gérez les devis dans l’applicati on, gesti on des acomptes, gesti on des arti cles.


1. L’ensemble des opti ons ci-dessus se para-mètre dans ce dossier. En foncti on de l’uti lisa-ti on de votre client, adaptez le module.

2. Si vous ne souhaitez pas que votre client ait accès à ces foncti ons, positi onnez-le en uti lisateur lors de la créati on de son dossier et retirez-lui le rôle d’administrateur sur la plateforme.

Paramétrage > Facturation : Modèles d’édition

Créez les modèles de votre client


1. Récupérez au préalable le logo du client et les modèles de factures uti lisés. (Cf. check-list « Création de dossier »). 2. Prévoyez un modèle en couleur et un modèle en noir et blanc pour tous les documents afi n de préserver les cartouches couleurs de l’imprimante.

3. Spécifi ez les menti ons obligatoires des docu-ments et tout autre texte selon les besoins de votre client. Vous pouvez annexer les CGV ou l’att estati on simplifi ée pour la TVA (PDF en annexe dans l’onglet « Mise en page ».)

Consultez le PDF « Paramétrer MEG »

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Paramétrage > Listes par défaut > Formes juridiques

Créez les formes juridiques dont vous avez besoin. Vous les retrouverez dans la gesti on des contacts.

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des contacts.

Le module CAISSE

CA

ISSE

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CAISSE

UNE SOLUTION WEB POUR LA SAISIE DU TICKET Z ET LE CADRAGE CAISSE

Plus que tout autre module du portail Mon Expert en Gesti on, le module Caisse nécessite une réelle implicati on et rigueur de la part de votre client dans la saisie régulière du ti cket Z de caisse.

Nous vous préconisons de bien sensibiliser votre client aux exigences de la nouvelle régle-mentati on en vigueur au 1er janvier 2018. Vous pouvez consulter notre livre blanc « Comment organiser le cabinet face aux obligati ons légales des caisses du 1er janvier 2018 ? »

Les bonnes prati ques décrites ci-après ne visent qu’à rendre la relati on Cabinet/Client « Ga-gnant/Gagnant »gnant/Gagnant »

Caisse est un outil 100 % web .

Transfert des données journalières de caisse vers votre outil de production comptable.

Suivi des chiffres clés d’activi-té avec un cadrage de caisse sécurisé.

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PréparationBONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE

Pensez à demander une copie du ti cket Z pour le paramétrage du masque de saisie.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Caisse > Classifi cation des ventes

Aff ectez les comptes de ventes + Taux de TVA.


1. Décochez Caisse dans l’assistant de paramé-trage comptable global et importez les comptes de ventes manuellement.

2. Renommez les libellés de façon claire pour le client.

3. Uti lisez de préférence un plan comptable uniforme qui sera dupliqué d’un dossier à l’autre (gain de temps).

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Caisse > Modes de paiement

Adaptez les modes de paiement aux besoins du client.


Pour permett re une bonne gesti on des soldes de caisse, cochez le dépôt automatique des chèques (coche « Report des données » ). Par défaut , celle de la carte bancaire est cochée. Paramètres > Gestion des comptes comp-

tables > Caisse > Charges

Acti vez ou non la possibilité pour votre client de saisir des dépenses en espèces (l’opti on est acti vée par défaut).


1. Vous pouvez paramétrer un masque de saisie des dépenses en choisissant les comptes de charges les plus uti lisés par le client. Pensez à supprimer les taux de TVA inuti les pour le client. (cf : Paramétrage > Listes par défaut > TVA)

2. Privilégiez la saisie des dépenses en optant pour l’imputati on « Compte de charge/TVA/Caisse ».

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Caisse > Caisse

Défi nissez les montants minimum et maximum autorisés dans la caisse (seul le seuil d’écart sur solde est obligatoire).


1. L’acti vati on du solde minimum et maximum permet d’imposer un solde de caisse toujours identi que pour vos clients (exemple 200€ mini-mum et maximum). Cela facilite le contrôle de la caisse et de la banque pour vous et de vérifi er les venti lati ons des modes de paiement pour votre client.

2. Acti vez la centralisati on du compte de caisse dans l’export comptable. La centralisati on en compte de caisse va solder les mouvements de la journée par une seule ligne de caisse.Sans centralisati on en compte de caisse, une ligne de caisse est associée à chaque type d’opérati ons de la journée.

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LE PARAMÉTRAGE

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Utilisation quotidienneBONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE

1. Sensibilisez vos clients à la bonne saisie journalière : gain de temps pour les deux parti es = relati on gagnant/gagnant

2. Pensez à contrôler :- Que le client saisit régulièrement sa caisse,- Que l’état mensuel exportable sous Excel® (cf : Module caisse / états / récapitulati f men-suel) ne comporte pas d’anomalie (comparai-son avec le relevé de banque) : vérifi cati on à faire avant tout import mensuel des écritures pour éviter les écritures de régularisati on et le contrôle fasti dieux de fi n d’exercice.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Caisse > Divers

1. Transfert des modes de paiement


Acti vez cett e opti on par défaut ce qui vous permettra, le cas échéant, de transférer tout ou une parti e d’un montant saisi sur un mode de paiement, sur un mode de paiement diff érent et de générer l’écriture comptable. Cela permet de régulariser les mauvaises imputati ons.

2. Compte trop perçu en caisse.


Acti vez cett e opti on par défaut de façon à ce que votre client puisse saisir les écarts positi fs ou négati fs de rendu (associer les comptes comptables en foncti on du plan comptable du dossier).

3. Gesti on des crédits clients.


Si vous avez besoin du suivi client, prenez l’opti on « Avec détail » permett ant à votre client d’avoir un état du client et un meilleur contrôle comptable.

4. Apport ou sorti e de caisse.


Aff ectez les comptes comptables en référence au plan comptable du dossier.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Ordre de saisie

Défi nissez le modèle de saisie pour votre client en foncti on de son ti cket Z de caisse.


Le modèle pré-sélecti onné est le modèle le plus fréquemment uti lisé.

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Utilisation quotidienne

Sensibilisez vos clients à la bonne saisie

Le modèle pré-sélecti onné est le modèle le

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Le module ACHATS

AC

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ACHATS

UNE SOLUTION WEB POUR LE SUIVI DES FACTURES ET DE LEURS RÈGLEMENTS

Avec le module Achats, vous off rez à vos clients une soluti on 100 % web pour gérer leurs achats, suivre leurs règlements, préparer leurs virements bancaires et exports comptables.

Par saisie intuiti ve ou avec la captati on des factures (via la Démat’Box®, connecteurs mar-chands...), vos clients peuvent suivre leurs dépenses tout en traitant leurs factures au fi l de l’eau.

De votre côté, vous récupérez automati quement les écritures et fi délisez votre clientèle avec un outi l unique.

Pour bien appréhender les diff érents traitements possibles concernant Achats, nous vous invitons à consulter l’arti cle de la CEG inti tulé « La dématérialisation dans MEG ACHATS ».

Achats est un outil 100 % web .

Gestion des achats et suivi des règlements.

Dématérialisation des factures d’achats avec la Démat’Box®, l’OCR, les connecteurs marchands...

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Nous attirons votre attention sur la répartition des rôles entre vous et le client. Comme évoqué en introduction, cette partie est primordiale pour ce module.

LES RÔLES DU CABINET ET DU CLIENT

L’EXPERT-COMPTABLE

Le cabinet traite la pièce.

Le cabinet importe les écritures et les justi fi cati fs.

Le client dispose d’indicateurs et d’un suivi de ses achats et de ses

règlements après traitement.

Le client gère ses règlements fournisseurs.

LE CLIENT

Le client traite la pièce.

Le cabinet profi te des exports comptables et des justi fi cati fs.

Le client dispose d’indicateurs et d’un suivi de ses achats et de ses

règlements en temps réel.

Le client gère ses règlements fournisseurs.

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Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Achats > Comptes de charges

Aff ectez les comptes de charges + taux de TVA déducti ble.


1. Adaptez le libellé des comptes de façon claire pour le client.

2. Uti lisez de préférence un plan comptable uniforme qui sera dupliqué d’un dossier sur l’autre (gain de temps).

3. Att enti on : si c’est un achat intracommu-nautaire, ajoutez la TVA intracommunautaire. (Dans « Paramètres > Gesti on des comptes comptables > Journaux & Divers »). La TVA intracommunautaire est une opti on dans le module Achats.

4. En cas d’acti vati on de la gesti on des achats intracommunautaires, nous vous conseillons d’intégrer l’adresse directement sur la fi che contact du fournisseur.Paramètres > Gestion des comptes comp-

tables > Achats > Comptes des immobili-sations

Adaptez les comptes des immobilisati ons aux besoins du client + Taux de TVA.


Pour permett re une bonne saisie de la part du client, renommez les libellés des immobilisa-ti ons, en ajoutant « Immo » devant le libellé. (Ex : 2182 : « Matériel de transport » devient « IMMO –Véhicule »)

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Achats > Autres Comptes

Possibilité de rajouter des comptes « autres »(Ex : comptes « Gesti on de noti on d’acompte », « Écarts de changes » ou « Gesti on d’embal-lages »).

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Achats > Divers

Vérifi ez les comptes de « Remise, rabais, ris-tournes » et « Frais de port ».

- Validation de la partie paramétrage par le collaborateur .- Le paramétrage comptable est à la charge du collaborateur chargé du dossier.- Le client a accès aux comptes comptables dans le cas où le cabinet lui autorise l’accès.

PréparationBONNE PRATIQUEBONNE PRATIQUE

Répartition des tâches entre le client et le cabinet. La check-list suivante va permett re de savoir qui fait quoi sur le dossier.

Téléchargez la check-list

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Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Achats > Autres Comptes

Possibilité de rajouter des comptes « autres »(Ex : comptes « Gesti on de noti on d’acompte », « Écarts de changes » ou « Gesti on d’embal-

LE PARAMÉTRAGE

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Paramètres > Gestion des modèles de saisie Il apparaît ici les modèles de saisie uti lisés sur le dossier, vous avez la possibilité de les modifi er ou de supprimer un modèle existant.

Comment créer mon modèle de saisie ?Pour créer un modèle de saisie, saisissez votre achat, enregistrez-le et sauvegardez le en tant que modèle de saisie.


1. Créez un modèle par fournisseur, évitez de créer un « Fournisseurs Divers ».

2. Créez des modèles de saisie sans montant ou avec montant.

3. Créez des comptes comptables dans l’ordre des rubriques de la facture (ex : Métro). 4. Si votre client souhaite payer via son compte courant, vous pourrez rajouter ce mode de règlement dans « Paramètres > Listes par défaut > Modes de règlements ». Vous pouvez saisir « Compte courant » ou « Réglé perso ».Cette astuce ne génère pas de journal de règlements pour l’export comptable.

5. Enregistrez comme modèle en cliquant sur

Paramètres > ComparatifPossibilité de saisir N-1 ou le budget.

Paramètres > Options

J’acti ve les opti ons en foncti on du dossier .


1. Acti vez l’affi chage des quanti tés et PU HT dans le formulaire de saisie.

2. Activez de l’option « Gestion des achats intracommunautaires » si le client en traite.

3. Acti vez la gesti on de l’auto-liquidati on bâti -ment pour l’affi chage lors de la saisie.

4. Activez l’option « Saisie obligatoire du numéro de chèque /virement ».

5. Pièce comptable : affi chage par défaut « dans la saisie d’un achat ».

6. Acti vez l’opti on OCR.


Côté client1. Incitez le client à gérer les règlements four-nisseurs pour la gesti on de ses dépenses.

2. Gérez la numérotati on de la pièce chez le client.Si scan : le client numérote sa pièce avant de scanner.

Vous pouvez aussi fournir un tampon au client pour sa numérotation.

3. Rappelez à votre client de garder les pièces d’origine et les classer par rapport à la numé-rotati on.

Coté cabinet1. Pensez à contrôler que le client saisit régu-lièrement ses achats.

2. Mett ez en place un suivi à + 7 jours et + 15 jours.

3. Avant l’export comptable, prévisualisez les écritures d’achats du mois.

Jour J Jour +7 Jour +15

Formati on sur le module et créati on des modèles de

saisie.

Vérifi cati on des masques.

Vérifi cati on de la saisie et validati on des mo-

dèles, point divers.

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Paramètres > Comparatif

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COMMENT ATTRIBUER UNE LICENCE DÉMAT’ BOX ® ?

La Démat’box® de Sagemcom® est une soluti on innovante pour collecter instantanément les pièces comptables de vos clients. Une fois équipés, ils pourront facilement numériser leurs fac-tures et autres pièces comptables pour les envoyer vers la plateforme Mon Expert en Gesti on.

1. ACCÉDEZ AU PROFIL DE VOTRE CLIENT

Cliquez sur l’onglet « Gesti on de producti on », puis sur le bouton « Editer ».

2. ACTIVEZ L’OPTION DÉMAT’BOX®

Acti vez l’accès de la ligne Démat’box® sur « Oui » pour att ribuer une licence et enregistrez la modifi cati on.

LES ÉTAPES DE JUMELAGE

La Démat’Box® de Sagemcom® a besoin d’être « jumelée » avec le portail Mon Expert en Gesti on pour que votre client puisse envoyer ses documents vers Mon Expert en Gesti on.

1. LANCEZ L’ASSISTANT DE JUMELAGE

Depuis MEG, cliquez sur l’icône , puis « Gesti on des documents ».

2. ACTIVEZ L’OPTION DEMAT’BOX®

Cliquez sur « Jumeler une Démat’box® » pour lancer l’assistant.

3. RELIEZ LA DEMAT’BOX® À VOTRE RÉSEAU

Reliez votre Démat’box® à votre réseau par une prise Ethernet ou en Wifi et appuyez simultanément sur les trois boutons « Retour »,« Home » et « Annuler » jusqu’à l’affi chage du code.

4. SAISISSEZ LE CODE

Renseignez le code affi ché sur la Démat’box® sur Mon Expert en Gestion et validez en cliquant sur .

MÉMO


1. Pensez à réaliser un test au cabinet avant vos RDV,2. Précisez la méthode de scan au client : « Dès récepti on de vos factures, scannez vos factures au fi l de l’eau. Si une facture comporte 3 pages, scannez les 3 pages ensemble. Etc. »3. Mett ez un signe identi fi able sur la facture une fois qu’elle est scannée : cela permet de voir en un coup d’œil si la facture a déjà été traitée.

Le module NOTE DE FRAIS

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NOTE DE FRAIS

UNE SOLUTION WEB POUR LA GESTION DES NOTES DE FRAIS

Le module Note de Frais, bien que simple dans son uti lisati on, nécessite néanmoins une certaine rigueur dans la saisie (ou le scan des pièces) par le(s) uti lisateur(s).

La sensibilisati on à ces bonnes prati ques, tant côté cabinet, qu’uti lisateur « entreprise » vous permett ra :• D’opti miser le contrôle des données,• D’avoir un gain de temps dans la comptabilisati on des frais.

Pour votre client, cela peut lui permett re d’avoir :• Un outi l d’analyse de ses frais professionnels,• Une trace des justi fi cati fs,• Un gain de temps dans le traitement des notes de frais.

Note de Frais est un outil 100 % web .

Outil complet et de simplifi cation de la gestion des frais de déplacement.

Outil sécurisé, paramétrage fourni par le cabinet, gestion automatique de la TVA...

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Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Comptes de charges

Ajoutez les comptes de charges + taux de TVA déducti ble.


1. Vous pouvez soit charger le plan comptable par défaut, soit dupliquer le plan comptable d’un dossier type NDF ou importer votre propre plan comptable. 2. Adaptez le libellé des comptes de façon claire pour le client.

3. Ajoutez des catégories pour trier les comptes de charges par type de dépense.

4. Indiquez le pourcentage de récupérati on de la TVA pour chaque catégorie.

5. (Si Premium) Ajoutez les pictogrammes en foncti on des charges uti lisées dans l’applicati on MEG Scan.

Paramètres > Gestion des comptes comptables > Note de Frais > Compte IK > Compte solde salarié > Compte CB Pro

Ajoutez les comptes comptables et sélec-ti onnez l’opti on souhaitée pour le format du compte.


1. Sélecti onnez les opti ons « compte + suivi des initi ales du salarié » ou « compte + suivi du matricule salarié ».

2. Le gérant est considéré comme un salarié sur Note de Frais. Pensez à créer un compte 425 Gérant, puis passer une OD en fi n d’année pour solder le compte.

Paramètres > Options entreprise

Acti vez les opti ons en foncti on de mon dossier


1. ValidateurPrivilégiez l’opti on de « validateur » si saisie des frais par des salariés : cela permet un contrôle de la note de frais par le chef d’entreprise avant l’import comptable. Si les uti lisateurs ont le profi l « Administrateur », il n’y aura pas de noti on de validateur.

2. Options de saisie (à activer si besoin) • Taux d’IK fi xe pour tous les salariés • Gesti on de la numérotati on automati que • Une seule note de frais par mois • Possibilité de renseigner un pourcentage de récupérati on de TVA pour les salariés dans le paramétrage des comptes de charges 3. Ecriture comptable Acti vez « oui » si vous souhaitez centraliser tous les frais à la fi n du mois de la note de frais.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Analytique


Ajouter des codes analyti ques pour pouvoir eff ectuer des analyses par catégories.

Paramètres > Options salarié

Ajoutez le véhicule du salarié s’il y a une gesti on des indemnités kilométriques. Acti vez l’affi chage des colonnes en foncti on du dossier.


Véhicule : • Pensez à demander une copie de la carte grise du véhicule pour s’assurer de l’éligibilité au remboursement d’IK. • Si vous le souhaitez, cochez l’opti on « Der-nière tranche » : Cett e opti on permet au salarié d’être remboursé la même somme toute l’année si celui-ci fait plus de 20 000 km par an. • Pensez à cocher CB pro dans le chapitre « Affi chage des colonnes ».

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Paramètres > Gestion des comptes comptables > Note de Frais > Compte IK >

LE PARAMÉTRAGE

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1. Les justi fi cati fs originaux sont à récupérer trimestriellement ou annuellement, 2. Exportez les écritures comptables mensuellement.

L’applicati on MEG SCAN permet de scanner les justi fi cati fs de note de frais et d’enregistrer vos kilomètres.

Un moteur de reconnaissance remplit automati quement les données de votre frais. La photo du justi fi cati f et les données associées sont ensuite remontées dans l’applicati on Note de Frais sur le portail Mon Expert en Gesti on.


1. Il est recommandé d’imposer un scan systémati que des pièces à chaque ligne de frais (dans la mesure du possible) : cela permet un contrôle plus simple et plus rapide de la note de frais.2. Pour aff ecter le justi fi cati f pris en photo à une note de frais, il est nécessaire de la créer au préalable depuis la plateforme. Nous vous conseillons de défi nir un frais récurrent (par exemple IK pour 1€) que vous supprimez par la suite. Il y aura ainsi moins de manipulati ons pour votre client.

Pensez à poser votre ticket sur une surface sombre et non pas blanche. L’OCR identifi e moins facilement la zone du ticket

qui se « confond » avec la surface sur laquelle il est posé.

Enfi n, gardez toujours à l’esprit une prise de photo à 15-20 cm à 30° du ticket et attention à l’ombre éventuellement portée sur le ticket.

Les zones soulignées en orange indiquent les éléments à compléter pour fi naliser la note de frais.

Un frais ne pourra pas être validé s’il reste une zone soulignée en orange.

SUIVI DU DOSSIER

MEG SCAN

Le module BANQUE

BA

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BANQUE

UNE SOLUTION WEB POUR FACILITER LE SUIVI DE TRÉSORERIE DE VOS CLIENTS

Banque permet de remonter les opérati ons bancaires depuis la banque en ligne de votre client.

Il existe deux versions :• Banque pour vos clients en comptabilité d’engagement MEG Premium (15 €HT/mois/client)• Banque BNC pour vos clients en comptabilité de trésorerie MEG BNC (6 €HT/mois/client). Cett e version est uti lisable également pour les BIC en comptabilité de trésorerie.

Ce document vous indiquera les foncti onnalités communes, ainsi que celles propres à chaque type de comptabilité.

Banque est un outil 100 % web .

Traitement comptable des fl ux bancaires en liaison avec les autres modules MEG.

Optimisation de la trésorerie de son entreprise par un meilleur suivi des recettes et des dépenses.

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Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Plan comptable

Importez le plan comptable du dossier.


N’importez pas de comptes de tiers ou de TVA (doublons), sauf TVA à payer et TVA à décaisser.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables >Journaux et divers

1. Ajoutez les diff érents journaux de banque.2. Comptabilité de trésorerie : choisissez le journal chargé de tenir les opérati ons saisies dans le module « Dépenses pro ».

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Banque > Liste des comptes

Indiquez les diff érents comptes comptables que l’uti lisateur pourra employer pour l’aff ectati on des opérati ons bancaires. En comptabilité d’en-gagement, les contacts sont automati quement ajoutés aux comptes uti lisables.


Pensez à « nett oyer » les libellés pour les rendre compréhensibles pour votre client. Exemple : Aff ranchissement à remplacer par frais postaux.

Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Banque > Dépenses pro / perso

Comptabilité de trésorerie uniquement : Indi-quez ici le compte comptable de contreparti e pour les opérati ons saisies dans le module « Dépenses pro ».Paramètres > Gestion des comptes comp-

tables > Banque > Assistant commissions bancaires

Lorsque votre client perçoit des règlements par carte bancaire, indiquez les comptes comp-tables à mouvementer pour les commissions versées et pour la remise brute.

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Paramètres > Gestion des comptes comp-tables > Banque > Divers

Choisissez si l’uti lisateur peut voir les numéros de comptes lors de l’aff ectati on d’opérati ons bancaires. Si le mode « Libellé seul » est choisi, seul le libellé sera affi ché lors des recherches de compte pour réaliser des aff ectati ons. Il est à noter que dans les deux cas, la recherche par numéro de compte foncti onne.

LE PARAMÉTRAGE

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Paramètres > Comparatif solde de trésorerie

Fixez si vous le souhaitez un comparati f du solde de trésorerie avec l’exercice N-1 ou avec un budget, puis indiquez les valeurs mensuelles de celui-ci.Paramètres > Gestion des affectations auto-

matiques

Vous pourrez ici ajouter, modifi er ou supprimer les aff ectati ons automati ques en foncti on des mots-clés trouvés dans les libellés des opéra-ti ons bancaires.


Pour ajouter des aff ectati ons automati ques, il suffi t de cliquer sur le libellé d’une opérati on bancaire. Créez-en le plus possible.

Paramètres > Gestion du budget

Comptabilité de trésorerie uniquement : indi-quez les données N-1 et/ou celles du budget à uti liser pour les onglets « Analyse de trésorerie » et « Projecti on ».

Paramètres > Gestion des catégories

Comptabilité de trésorerie uniquement : Défi -nissez les regroupements de comptes comp-tables à eff ectuer pour l’affi chage des onglets « Analyse de trésorerie » et « Projecti on ».


1. Pour que votre client uti lise au maximum l’applicati on, invitez-le à favoriser celle-ci plutôt que le site de sa banque, pour consulter son solde et son historique.

2. Assurez-vous de l’accentuati on correcte dans les libellés.

3. Pour certains clients, adaptez la mission de validati on et transférez-la à un collaborateur jusqu’à la formati on du client. Faites régulièrement le point avec le client sur sa saisie.

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Paramètres > Gestion des comptes bancaires

1. Ajoutez les diff érents comptes bancaires à remonter. Les identi fi ants nécessaires pour se connecter à la banque vous seront demandés.

2. Paramétrez les codes journaux, comptes comptables des diff érents comptes bancaires. Vous pouvez également modifi er leurs noms. La date de récupérati on est la date de l’opé-rati on la plus ancienne trouvée sur ce compte bancaire. La date d’exploitati on est la date à parti r de laquelle vous souhaitez faire remonter les opérati ons.


1. Demandez à l’uti lisateur un compte de consul-tati on uniquement pour obtenir un identi fi ant et un mot de passe ti ers, sinon laissez-lui réaliser la saisie des identi fi ants.

2. Ne sélectionnez que les comptes profes-sionnels dans la synchronisati on des comptes bancaires. 8

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CONCLUSION

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1 Rendez-vous de pré-sentation par votre cabinet.

Créati on de votreespace client par votre cabinet.

Définition de votre mot de passe après récepti on d’un mail pour acti ver votre espace client.

Formati on par le cabinet et prise en main de la plateforme.

Nous arrivons à la fi n de ce guide. Nous espérons qu’il vous a plu, qu’il vous a servi à para-métrer effi cacement les dossiers de vos clients, et surtout que les bonnes prati ques vous ont fait gagner du temps.

Ce guide a été conçu dans le cadre de notre parcours d’accompagnement MEG. N’hésitez pas à faire appel à notre service formati on afi n d’en savoir plus sur nos soluti ons au 02 40 95 87 30. Vous êtes maintenant prêt à former vos clients effi cacement et à parfaire vos connaissances sur le terrain.

Nous vous proposons à ce ti tre, un dernier schéma expliquant à votre client la procédure de mise en place de MEG.

N’hésitez pas à l’utiliser, et bon déploiement de MEG !

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Documents

Accueil - D MEG · 2018-10-01 · Les comptes sont codiﬁ és par défaut en « 411000 clients divers » et « 401000 fournisseurs divers ». Pour les modiﬁ er, cliquez sur . Les