Access voor beginners - gtiemens.nl · Web viewKlikt u deze optie aan dan verschijnt het ... op dezelfde manier als u een register in een boek ... veld van het record Tab Volgend

Tips en trucs, zoals o.m.:

Database aanmaken, tabellen, formulieren, rapporten, gegevens importeren.

door Gerrit Tiemens,HCC afdeling Arnhem,Medewerker locatie Arnhemwww.gtiemens.nle-mail: [email protected]

Zevenaar, 23 februari 2005

mailto:[email protected]

Inhoudsopgave

1. Inleiding..........................................................................................................................12. Vooraf: ontwerpen database...........................................................................................13. Access starten................................................................................................................34. Lege Access-database....................................................................................................55. Tabellen..........................................................................................................................7

5.1 Tabel maken..............................................................................................................75.1.1 Tabel maken in ontwerpweergave.....................................................................75.1.2 Tabel maken met wizard....................................................................................95.1.3 Tabel maken door gegevens in te voeren........................................................12

5.2 Kolommen en gegevenstypen.................................................................................125.3 Veldkenmerken.......................................................................................................135.4 Indexen...................................................................................................................145.5 Rijen........................................................................................................................145.6 Sleutels....................................................................................................................145.7 Relaties tussen tabellen..........................................................................................155.8 Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen...........................................................15

5.8.1 Gegevens invoeren..........................................................................................155.8.2 Gegevens wijzigen...........................................................................................175.8.3 Gegevens verwijderen......................................................................................17

6. Queries.........................................................................................................................186.1 Wat is een query.....................................................................................................186.2 Query maken...........................................................................................................19

6.2.1 Query maken in ontwerpweergave..................................................................196.2.2 Query maken met wizard.................................................................................21

6.3 Query starten..........................................................................................................236.4 Query opslaan.........................................................................................................24

7. Formulieren..................................................................................................................247.2 Formulieren maken..................................................................................................24

7.2.1 Formulier maken in ontwerpweergave.............................................................247.2.2 Formulier maken met wizard............................................................................25

7.3 Een formulier aanpassen.........................................................................................287.3.1 Afmetingen van een formulier(sectie) wijzigen................................................317.3.2 Afmetingen van de Formulierweergave wijzigen..............................................317.3.3 Besturingselementen aanpassen.....................................................................31

7.4 Subformulieren........................................................................................................328. Rapporten.....................................................................................................................34

8.2 Raporten maken......................................................................................................348.2.1 Rapport maken in ontwerpweergave................................................................358.2.2 Rapport maken met wizard..............................................................................36

8.3 Een rapport aanpassen............................................................................................409. Gegevens importeren...................................................................................................40

Acces 2000

1. InleidingAccess is een Relationeel Database Management Systeem (RDMS) waarmee u grote hoeveelheden informatie bewerkt en opslaat. Access is geschikt voor beginners en professionele gebruikers omdat het over een gebruikersvriendelijke hulpmiddelen beschikt. Tevens is het een krachtige ontwikkelomgeving.

Access is een objectgeoriënteerd programma, wat inhoudt dat alles binnen Access, ook de toepassing zelf een object is. Elk object heeft kenmerken die definiëren hoe het werkt en wordt weergegeven. Alle objecten van een database in Access worden in een enkel bestand met de extensie .MDB opgeslagen.

In deze cursus/demonstratie komen o.m. de volgende zaken aan de orde: Hoe maak ik tabellen; Wat kan ik in een tabel opslaan; Hoe maak ik queries; Hoe maak ik formulieren; Hoe maak ik rapporten; Hoe importeer ik gegevens bijv. vanuit Excel.

Voor deze cursus wordt gebruik gemaakt van Access versie 2000.

ConventiesIn deze cursus wordt een aantal conventies gebruikt. Wanneer u keuzes in het menu maakt, geeft het symbool aan dat de eerste selectie tot een volgende leidt. De instructie om Bestand Opslaan te kiezen, betekent dat Opslaan alleen verschijnt nadat u Bestand heeft gekozen.Als u een toetsencombinatie tegenkomt. Bijv. Ctrl-S, betekent dit dat u eerst de Ctrl-toets moet indrukken (en deze ingedrukt houden) en daarna de toets die achter het ‘-‘ teken staat.

2. Vooraf: ontwerpen databaseEen belangrijke stap bij het ontwikkelen en bouwen van een database is het ontwerp. Een goed ontworpen database maakt het onderhoud een stuk eenvoudiger.Het is van het grootste belang dat de gegevens op de juiste manier in kolommen worden verdeeld. Zo is het bijvoorbeeld aan te bevelen om de woonplaats en de provincie in aparte kolommen op te nemen. Op die manier is het mogelijk gegevens op grond van een bepaalde kolom te sorteren of te filteren (bijvoorbeeld om alle klanten uit een bepaalde plaats of een bepaalde provincie te kunnen opzoeken). Als de woonplaats en de provincie in één kolom staan, zou het heel moeilijk zijn om de tabel te sorteren of te filteren op provincie.

Bij het ontwerpen van een database moet u eerst bepalen wat het doel ervan is. Welke vragen moet de database kunnen beantwoorden? In welke vorm wordt de informatie momenteel opgeslagen? Wat voor rapporten verwacht u van een database?

Als voorbeeld gaan we een database ontwerpen voor een boekenwinkel.

De database moet informatie bevatten over: alle klanten, alle boeken, alle bestellingen.

We moeten dus drie tabellen aanmaken, een tabel Klant, een tabel Boek en een tabel Bestelling.

De tabel Klant bevat de volgende gegevens per klant: KlantID Naam Adres

/tt/file_convert/5ce593d388c993596d8bb318/document.doc Blz.1

Acces 2000

Postcode Plaats Telefoon E-mail Wijze van betaling Creditcard nummer Loginnaam Wachtwoord

De tabel Boek bevat de volgende gegevens per boek: BoekID Titel Schrijver Prijs ISBN-nummer Uitgavedatum Uitgever Paperback/Hardcover Aantal bladzijden Voorraad

De tabel Bestelling bevat de volgende gegevens per bestelling: BestellingID KlantID BoekID Datum Geleverd Betaald

Een klant kan meerdere bestellingen doen en een boek kan in meerdere bestellingen voorkomen. Dat levert de volgende relaties op:

Kolommen kunnen verschillende gegevenstypen hebben.

Voor de tabel Klant geldt het volgende:

Veldnaam Gegevenstype Sleutel Verplicht- KlantID Numeriek (Integer) pk ja- Naam Text (30) ja- Adres Text (30) ja- Postcode Text (7) ja- Plaats Text (30) ja- Telefoon Text (11)- E-mail Text (30) ja- Betaling Text (‘Visa’,’Rembours’, ‘Acceptgiro’)- Creditcardnr Text (12)- Loginnaam Text (8) ja- Wachtwoord Text (8) ja

Voor de tabel Boek geldt het volgende:

Veldnaam Gegevenstype Sleutel VerplichtBoekID Numeriek (Integer) pk ja


1 N N 1

klantBestelling

Boek

Acces 2000

Titel Text (30) jaSchrijver Text (30) jaPrijs Numeriek (Decimaal) jaISBN-nummer Text (15)Uitgavedatum Datum/TijdUitgever Text (30)Soort_kaft Text (‘hardcover’, paperback’)Aantal_bladzijden Numeriek (Integer)Voorraad Numeriek (Integer)

Voor de tabel Bestelling geldt het volgende:

Veldnaam Gegevenstype Sleutel VerplichtBestellingID Numeriek (Integer) pk jaKlantID Numeriek (Integer) fk jaBoekID Numeriek (Integer) fk jaDatum Datum/Tijd jaGeleverd Datum/TijdBetaald Ja/NeePk = primary key, Fk = foreign key

De getallen tussen () wil zeggen het aantal karakters van het veld (veldlengte).

Zoals we al eerder zagen, zijn er twee relaties bedacht.Er is een één-op-veel relatie tussen de tabellen Boek en Bestelling. De verbinding wordt gevormd door BoekID (primary key) in tabel Boek en BoekID (foreign key) in tabel Bestelling.Er is een één-op-veel relatie tussen de tabellen Klant en Bestelling. De verbinding wordt gevormd door KlantID (primary key) in tabel Klant en KlantID (foreign key) in tabel Bestelling.

3. Access startenU start Access als volgt:

Activeer de Startknop; Selecteer programma’s; Kies voor Microsoft Access.

Als u Access als onderdeel van Microsoft Office heeft geïnstalleerd, kiest u eerst voor Microsoft Office en vervolgens Access. Wanneer het pictogram van Access op het bureaublad staat, dubbelklikt u hierop om Access te starten.

Het eerste venster dat verschijnt na het starten van het programma is het volgende:


Acces 2000

Figuur 1

Lege Access-databaseHiermee maakt u een nieuwe database. Meer hierover in het volgende hoofdstuk.

Access-databasewizards, -pagina’s en -projecten.Dit venster bevat een lijst met wizards. Dit zijn in feite sjablonen waarmee u heel snel een voorgedefinieerde database kunt bouwen. Klikt u deze optie aan dan verschijnt het volgende venster:

Figuur 2

U kunt kiezen uit een van de sjablonen. Heeft u een sjabloon geselecteerd en heeft u daarna op OK geklikt, dan wordt u gevraagd om de database op te slaan.


Acces 2000

Dit onderdeel wordt verder in deze cursus niet behandeld.

Bestaande bestand openenHiermee opent u een eerder gemaakte database.

4. Lege Access-database.Wanneer u zelf een database wilt maken kiest u Lege Access-database maken in het dialoogvenster uit figuur 1 (nadat u Access heeft opgestart) en klikt u op OK. In het dialoogvenster Nieuwe database typt u in het invoervak Bestandsnaam: de naam van de database in en klikt u op Maken.

Figuur 3

Het volgende venster verschijnt, met daarin het databasevenster:


Acces 2000

Figuur 4

Er is nog een andere manier om een nieuwe database aan te maken. U kiest Bestand Nieuw … of u drukt op Ctrl-N. U selecteert Database in het tabblad Algemeen.

Figuur 5


Acces 2000

Vervolgens verschijnt dan weer het dialoogvenster uit figuur 3.

5. TabellenTabellen zijn de elementaire bouwstenen van elke Access-database. Een tabel is een gestructureerde lijst waarin gegevens van een bepaald type kunnen worden opgeslagen. Een tabel bevat, in het geval van een boekenwinkel, bijvoorbeeld een lijst van alle klanten.

Het kernpunt is hier dat de gegevens die in de tabel worden opgeslagen van hetzelfde type zijn of in dezelfde lijst staan. Het is niet verstandig om een lijst met klanten en een lijst met bestelde boeken in dezelfde databasetabel op te slaan. In plaats daarvan maakt u twee tabellen, voor elke lijst één.

Elke tabel in een database heeft een eigen naam waaraan u het kunt herkennen. Dit is een unieke naam. Dit betekent dat geen enkele andere tabel in de database dezelfde naam kan hebben.

5.1 Tabel makenU kunt een tabel op drie manieren aanmaken:

1. Tabel maken in ontwerpweergave;2. Tabel maken met wizard en3. Tabel maken door gegevens in te voeren.

Figuur 6

5.1.1 Tabel maken in ontwerpweergaveKiest u voor Tabel maken in ontwerpweergave dan verschijnt het volgende venster:


Acces 2000

Figuur 7

Het maken van een tabel bestaat voornamelijk uit het definiëren van de velden. Elk veld heeft een naam –de Veldnaam- en een Gegevenstype (zie verder onder 5.2). De veldnaam geeft aan wat voor soort informatie in het veld wordt opgeslagen. Een veldnaam mag maximaal 64 tekens lang zijn inclusief spaties.

Let op:De veldnaam mag niet gelijk zijn aan een andere veldnaam in dezelfde tabel.Gebruik daarnaast geen veldnamen die conflicten kunnen veroorzaken met ingebouwde namen van Access-functies of –eigenschappen, zoals de eigenschap Naam (Name).Tot slot moet u de tabel nog opslaan. Als het ontwerp van de tabel af is klikt u op in de werkbalk Tabelontwerp. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 8

Geef de tabel een passende naam en klik op OK. Wanneer u geen primaire sleutel heeft gedefinieerd verschijnt er een waarschuwing op het scherm.


Acces 2000

Figuur 9

Kiest u voor Ja, dan zal Access een extra veld aanmaken met de naam ID.

Figuur 10

5.1.2 Tabel maken met wizardKiest u voor Tabel maken Tabel maken met wizard dan verschijnt het volgende venster:

Figuur 11

In dit venster ziet u drie lijsten. Er zijn twee soorten voorbeelden beschikbaar: één voor zakelijke activiteiten (Zakelijk) en één voor persoonlijke toepassingen (Privé).

Wanneer u een keuze maakt in de eerste lijst (Voorbeeldtabel), krijgt u in de middelste lijst (Voorbeeldvelden) de daarbij behorende velden te zien. Als u dubbelklikt op een veld in de middelste lijst, dan wordt het veld overgebracht naar de derde lijst. Als u alle velden in één keer wilt overbrengen, klikt u op ».

Als een naam van het veld u niet bevalt, klikt u op Veldnaam wijzigen…. Het volgende venster verschijnt:


Acces 2000

Figuur 12

Wijzig hier de naam en klik daarna op OK.

Wanneer u tevreden bent over het resultaat, klikt u op Volgende > om naar de tweede stap van de wizard te gaan. Het volgende venster verschijnt:

Figuur 13

Hier moet u de tabel een naam geven en aangeven of Access een primaire sleutel (zie verder 5.6) moet instellen. Als u op de eerste optie klikt, wordt de primaire sleutel een aanvullend veld dat wordt toegevoegd en dat elke record een uniek nummer geeft.

Als u zelf een primaire sleutel wilt kiezen, klikt u op de tweede optie en vervolgens op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 14

Kies nu een veld uit de lijst en selecteer een manier waarop u de records wilt nummeren.

In de laatste stap vraagt de wizard wat u wilt doen: direct gegevens invoeren of het tabelontwerp wijzigen.

Figuur 15

Klik tot slot op Voltooien.


Acces 2000

Figuur 16

In de wizard hadden wij aangegeven dat het KlantID aangemerkt moest worden als primaire sleutel (zie figuur 13). Gaat u vervolgens naar het tabelontwerp, dan zult u zien dat vóór de veldnaam een sleutel is afgebeeld (zie verder 5.6). Het gegevenstype is dan Autonummering.

5.1.3 Tabel maken door gegevens in te voerenDe optie wordt niet behandeld in deze cursus.

5.2 Kolommen en gegevenstypenTabellen zijn opgebouwd uit kolommen. Elke kolom bevat een bepaald soort informatie binnen de tabel.

Dit is het beste uit te leggen door een database te zien als een raster, zoals een spreadsheet (Excel). Elke kolom in het raster bevat een bepaald soort informatie. Een tabel met klantgegevens bevat bijvoorbeeld een kolom met het klantnummer, terwijl in een andere kolom de naam van de klant staat. Ook de adresgegevens zijn in verschillende kolommen opgedeeld (zie figuur 17).

Figuur 17

Elke kolom in een database heeft een bijbehorend gegevenstype. Een gegevenstype bepaalt welke soort gegevens in de kolom kan worden opgeslagen. Als in een kolom alleen getallen worden opgeslagen (bijvoorbeeld het aantal artikelen in een bestelling), krijgt die kolom een numeriek gegevenstype.

Access kent de volgende gegevenstypen:

Tekst Tekst of combinaties van tekst en cijfers (maximaal 255 tekens)Memo Tekst (maximaal 65.535 tekens)Numeriek Numeriek (voor berekeningen)Datum/tijd Datum of tijdValuta Geldbedragen (voor financiële berekeningen)AutoNummering Het automatisch invoeren van opeenvolgende unieke nummers (bij

het toevoegen van een nieuw record)Ja/Nee Boolean-waarden (Ja of Nee, Waar of Onwaar)OLE-object Objecten zoals Word-documenten, Excel-werkbladen, geluiden,

afbeeldingen enz. (maximaal 1 Gigabyte)Hyperlink Voor opslag van een hyperlink (een verwijzing naar een bestand op

het World Wide Web; als u op deze verwijzing klikt, wordt het


Acces 2000

betreffende bestand opgehaald)Wizard Opzoeken Dit is geen gegevenstype, maar helpt u bij het definiëren van het

gegevenstype en de kenmerken van een veld.

5.3 VeldkenmerkenElk veld in een tabel heeft een aantal kenmerken, dat u aan uw eigen wensen kunt aanpassen, om te bepalen hoe Access de gegevens in de tabel opslaat, hanteert en weergeeft. Wanneer u formulieren of rapporten op een tabel baseert nemen deze automatisch de veldkenmerken over van de tabel. Het gegevenstype van een veld bepaalt welke veldkenmerken u kunt instellen. Om de kenmerken van een bepaald veld aan te passen, selecteert u in het ontwerpvenster van die tabel het gewenste veld door er in te klikken. Onder in het venster ziet u welke kenmerken het veld heeft. U kunt een van deze kenmerken selecteren en vervolgens aanpassen.

In onderstaande tabel ziet u de beschikbare veldkenmerken:

Veldkenmerk ToelichtingVeldlengte Bepaalt de lengte van een tekstveld of het type getal dat

moet worden opgeslagen.Notatie Bepaalt hoe de inhoud wordt getoond. Access beschikt

over voorgedefinieerde notaties en u kunt uw eigen notaties opstellen, bijv. Euro.

Aantal decimalen Bepaalt in numerieke velden het aantal cijfers rechts van het decimaalteken.

Invoermasker Bepaalt het patroon waaraan de gegevens moeten voldoen wanneer ze in een veld worden ingevoerd of in een formulier of rapport worden weergegeven.Invoermaskers zijn alleen maar voor tekst- en datum-/tijdvelden beschikbaar.

Voorbeeld:U heeft in een tabel het veld Telefoon opgenomen. Als u een invoermasker van het type \000##000000 gebruikt, wordt het eerste cijfer automatisch een 0 en kunt u op de plaats van de hekjes een cijfer of een minteken invoeren, zodat kengetallen van drie en vier cijfers mogelijk zijn.

Bijschift Bepaalt het in formulieren en rapporten gebruikte standaard veldlabel.

Standaardwaarde Bepaalt de waarde die in het veld van een nieuw record moet worden opgeslagen als er niets in dat veld wordt ingevoerd.

Validatieregel Bepaalt de formule of regel waaraan moet worden voldaan voordat de waarde van het veld wordt opgeslagen.

Validatietekst Bepaalt de tekst die wordt getoond als niet aan de Validatieregel wordt voldaan.

N.B. Als u een Validatieregel gebruikt, neem dan ook een Validatietekst omdat anders Access zijn eigen, enigszins cryptisch bericht zal tonen.

Lengte nul toegestaan Bepaalt of tekenreeksen met lengte nul zijn toegestaan.Dit kenmerk geldt alleen maar voor gegevenstypen Tekst, Memo en Hyperlink.

Vereist Specificeert of het veld een waarde vereist.Geïndexeerd Bepaalt of het veld wel of niet als indexveld wordt

gebruikt. Indexeren versnellen het zoeken en sorteren. (zie verder 5.4)


Acces 2000

5.4 IndexenIndexen worden gebruikt om gegevens logisch te sorteren, zodat zoeken sorteeropdrachten sneller kunnen verlopen. U kunt een index het beste vergelijken met een index of trefwoordenlijst in een boek, een alfabetische lijst woorden met referenties naar locaties in het boek.

Een index in een database werkt op bijna dezelfde wijze. De gegevens van de primaire sleutel zijn altijd gesorteerd, dat doet het Access voor u.

U kunt een index definiëren op één of meer kolommen, zodat het DBMS voor zichzelf een gesorteerde lijst bewaart van de inhoud van de tabel. Access gebruikt deze index op dezelfde manier als u een register in een boek gebruikt. Het zoekt in de gesorteerde index naar de locaties van bepaalde woorden en haalt dan de gevraagde rijen op.

U moet bij het aanmaken van indexen het volgende in gedachten houden: Met indexen kunt u weliswaar sneller gegevens opzoeken, maar het invoeren,

veranderen en verwijderen van gegevens wordt langzamer. Bij het uitvoeren van deze operaties moet het DBMS namelijk ook de indexen bijwerken.

Indexen kunnen veel opslagruimte in beslag nemen. Indexen worden gebruikt voor filteren en sorteren van gegevens. Als u gegevens

vaak in een bepaalde volgorde sorteert, kunt u hier beter een index voor definiëren.

5.5 RijenGegevens in een tabel worden bewaard in rijen. Elk opgeslagen record wordt bewaard in zijn eigen rij. Als u een tabel weer vergelijkt met een raster zoals een spreadsheet, zijn de verticale kolommen van het raster de kolommen van de tabel en de horizontale rijen zijn de rijen van de tabel.

In een tabel met klantgegevens worden de gegevens van één klant in een rij geplaatst. Het aantal rijen in de tabel is het aantal records van de tabel. Een rij is dus een record in een tabel. Een onderdeel van zo’n record (bijvoorbeeld klantnummer) wordt ook wel veld genoemd.

5.6 SleutelsElke rij in een tabel moet een kolom (of meerdere kolommen) bevatten die een unieke waarde heeft. Een tabel met klantgegevens bevat bijvoorbeeld een kolom met klantnummers, terwijl in een tabel met bestelgegevens een kolom met bestelnummers voorkomt. In een tabel met de gegevens van alle werknemers kan een kolom met werknemersnummers of Sofi-nummers worden gebruikt.

De kolom (of reeks kolommen) waarmee elke rij in een tabel wordt geïdentificeerd, wordt de primaire sleutel (primary key) genoemd. De primaire sleutel verwijst naar een enkele rij. Het is heel moeilijk specifieke rijen uit een tabel bij te werken of te verwijderen als er geen primaire sleutel gedefinieerd is. Definieer daarom altijd een primaire sleutel.Elke kolom in een tabel kan worden aangewezen als primaire sleutel, zolang het aan de volgende voorwaarden voldoet:

Er mogen geen rijen zijn waarvan de primaire sleutels dezelfde waarden hebben; De primaire sleutel in een rij moet altijd een waarde hebben, m.a.w. de kolom mag

geen NULL-waarde bevatten; De kolom die de waarden van de primaire sleutel bevat, kan niet worden

veranderd of bijgewerkt; De waarden van de primaire sleutel kunnen niet opnieuw worden gebruikt. Als een

rij uit de tabel wordt verwijderd, kan de primaire sleutel niet aan een nieuwe rij worden toegekend.

Primaire sleutels worden meestal gedefinieerd bij een enkele kolom binnen een tabel. Zo ligt het voor de hand dat de kolom klantnummer uit de tabel de primaire sleutel is. Het is echter ook mogelijk een combinatie van meerdere kolommen te gebruiken als primaire sleutel. Als er meerdere kolommen worden gebruikt, gelden de hierboven gegeven regels


Acces 2000

voor alle kolommen. De waarden van alle kolommen moeten samen uniek zijn. De individuele kolommen hoeven dan dus geen unieke waarden te hebben.

Er bestaat nog een heel belangrijk soort sleutel, de refererende of vreemde sleutel (foreign key). Deze sleutel is een kolom in een tabel waarvan de waarden in de primaire sleutel van een andere tabel moeten voorkomen.

5.7 Relaties tussen tabellenEen database bestaat nagenoeg altijd uit meerdere tabellen. Tussen deze tabellen kunnen relaties worden gelegd. Zo’n database heet een relationele database.

VoordelenDe voordelen van relaties blijken uit het volgende voorbeeld. Stel dat een schoolbibliotheek gegevens van boeken en uitgevers wil bijhouden. In een niet relationele database zou u één grote tabel kunnen maken voor alle informatie, maar dan zou u veel gegevens meer malen moeten opslaan. Voor elk boek zou u dan bijvoorbeeld ook het adres van de uitgever willen opnemen. Als een schoolbibliotheek tien boeken van dezelfde uitgever in haar collectie heeft, dan moet dat adres tienmaal opgeslagen worden. Wanneer een uitgever verhuist, moeten er tien adreswijzigingen in de tabel worden aangebracht. In een relationele kunt u twee aparte tabellen maken, één met de boekgegevens en één met de gegevens van de uitgever, en deze tabellen vervolgens koppelen. Daardoor hoeft een adreswijziging maar één keer te worden aangebracht. Dat werkt niet alleen sneller. U voorkomt zo ook invoerfouten.

De volgende relaties bestaan:

Eén-op-veelIn een één-op-veel (1-N) relatie kan de waarde met een primair sleutelveld in de ene tabel meer malen voorkomen in het gekoppelde veld in de andere tabel. Deze relatie komt het meest voor.

Eén-op-éénIn een één-op-één (1-1) relatie heeft de waarde in een primair sleutelveld in de ene tabel nooit meer dan één overeenkomende waarde in het gekoppelde veld in een andere tabel. Deze relatie komt niet zo vaak voor. Meestal kunnen tabellen met een één-op-één relatie namelijk eenvoudig worden gecombineerd tot één tabel.

Veel-op-veelIn veel DBMS’en, waaronder Access kunt u geen veel-op-veel (N-N) relaties definiëren. Het mag dus niet nooit zo zijn dat de waarde in een veld in de ene tabel vaker in dat veld kan voorkomen dan in het gekoppelde veld in een andere tabel. Door altijd uit te gaan van een primair sleutelveld zult u nooit op zo’n veel-op-veel relatie stuiten.

5.8 Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen

5.8.1 Gegevens invoerenU kunt gegevens (records) rechtstreeks invoeren in de tabellen. Wanneer u zich nog in de ontwerpweergave van een tabel bevindt, klikt u op de knop links in de werkbalk of op het pijltje ernaast. Kies de optie Gegevensbladweergave.

Figuur 18

Als u de tabel heeft gesloten, klikt u in het database-venster op de tab Tabellen en dubbelklikt u op te tabel die u wilt gebruiken (of u selecteert de tabel en klikt op Openen).


Acces 2000

Figuur 19

Wanneer u de gegevensbladweergave inschakelt, toont Access een venster zoals hieronder. Het blad bestaat uit vakjes (cellen) waarin u de informatie invoert. De kolomkoppen komen overeen met de velden van de tabel. Elke rij bevat een record.

Figuur 20

Typ in het eerste veld (of in het tweede veld als het eerste veld op autonummering staat!) van de eerste rij tekst of een numerieke waarde, afhankelijk van het gegevenstype van het veld. Als de tekst zo lang wordt dat deze niet meer in de kolom past, dan schuift het automatisch naar links, zodat u gewoon kunt doortypen.

Figuur 21

Druk op de TAB-toets om naar het volgende veld te gaan. Is de tekst in het eerste veld te breed om geheel te kunnen worden getoond, dan ziet u alleen nog het eerste deel van de getypte tekst. Access onthoudt echter de hele tekst.

Ook als u het einde van het record bereikt, drukt u op de TAB-toets. Access slaat dan automatisch de ingevulde gegevens op, zet een nieuwe rij onder de laatste rij en zet de muiswijzer in het eerste veld van het volgende record.

U kunt met sneltoetsen de muiswijzer verplaatsen in het gegevensbladvenster.

Home Eerste veld van het recordEnd Laatste veld van het recordTab Volgend veldShift-Tab Vorig veld Volgend record Vorig recordCtrl-Home Eerste veld van het eerste recordCtrl-End Laatste veld van het laatste record

Onder in het venster kunt u zien in welk record u zich bevindt.


Acces 2000

Figuur 22

In bovenstaand voorbeeld bevindt de muiswijzer zich in record 1. Links en rechts van deze melding ziet u vijf driehoekige symbolen. Dit zijn de zogenaamde navigatieknoppen. Met deze knoppen schakelt u (van links naar rechts gezien) naar het eerste, vorige, volgende, laatste of nieuwe record van de tabel.

5.8.2 Gegevens wijzigenMet uitzondering van autonummering kunt u alle gegevens in een tabel wijzigen. U gaat met de muiswijzer naar het betreffende veld. Plaatse deze op de linkerrand van het veld en klik als de muiswijzer de vorm van een plus heeft. U kunt ook op de F2-toets drukken. Vervolgens voert u de nieuwe gegevens in. Zodra u het veld verlaten heeft worden de gegevens automatisch vastgelegd.

5.8.3 Gegevens verwijderenEen record verwijderen kan op meerdere manieren.U selecteert het betreffende record door te klikken links naar de eerste kolomnaam. Het hele record wordt geselecteerd.

Figuur 23

U druk op de Delete-toets ofU klikt op de rechter muistoets en kiest uit het menu Record verwijderen.

Figuur 24

Access vraagt u de verwijdering te bevestigen.

Als u een kolom wilt verwijderen, klikt u in de kolomkop van de betreffende kolom. Vervolgens klikt u op de rechter muistoets en selecteert u Kolom verwijderen uit het menu.


Acces 2000

Figuur 25

Ook hier vraagt Access om de verwijdering te bevestigen.

6. Queries6.1 Wat is een queryEen query is de benaming voor een vraag die u stelt met betrekking tot de gegevens die zijn opgeslagen in een tabel van een database. U kunt bijvoorbeeld een query maken die alle klanten opzoekt die in een bepaalde plaats wonen. Daarnaast kunt u queries gebruiken om te bepalen welke velden van een tabel in een nieuw gegevensblad moeten worden opgenomen. De meeste Access-databases bevatten meer dan één tabel en u kunt queries gebruiken om bepaalde velden uit meerdere tabellen te halen en samen te voegen in één gegevensblad. Het gegevensblad dat het resultaat is van een query wordt recordset genoemd. Bepaalde queries leiden niet tot een recordset. Deze queries heten actiequeries en worden gebruikt voor het bijwerken van grote hoeveelheden gegevens. Actiequeries kunnen bijvoorbeeld zoeken naar records van klanten die het afgelopen jaar geen bestellingen hebben geplaatst. U kunt zulke queries gebruiken om records in bestaande tabellen bij te werken, toe te voegen of te verwijderen of om nieuwe tabellen te maken.

Bij queries is het belangrijk om te onthouden dat u de vraag opslaat en niet het resulterende gegevensblad. Uw query wordt elke keer dat u hem opent opnieuw uitgevoerd en stelt zijn vraag op basis van actuele gegevens.

In een database-programma zoals Access neemt een query de vorm aan van een instructie in een speciale taal, SQL (Structured Query Language) geheten.

Een voorbeeld:SELECT Bestelling.Datum_bestelling, Bestelling.Datum_geleverd, Bestelling.Betaald, Boek.Titel, Boek.Schrijver, Boek.Prijs, Boek.ISBN_nummer, Boek.Uitgavedatum, Boek.Uitgever, Boek.[Soort Kaft], Boek.Aantal_bladzijden, Boek.Voorraad, Klant.Naam, Klant.Adres, Klant.Postcode, Klant.Plaats, Klant.Telefoon, Klant.[E-mail], Klant.Betaling, Klant.CreditkaartnrFROM Klant INNER JOIN (Boek INNER JOIN Bestelling ON Boek.BoekID = Bestelling.BoekID) ON Klant.KlantID = Bestelling.KlantID;

Wellicht heeft u geen zin een dergelijke taal te leren. Daarom helpt Access u queries op een gemakkelijke en visuele manier samen te stellen.


Acces 2000

6.2 Query makenU kunt een query op twee manieren aanmaken:

1. Query maken in ontwerpweergave;2. Query maken met wizard

Figuur 26

6.2.1 Query maken in ontwerpweergaveKiest u voor Query maken in ontwerpweergave dan verschijnt het volgende venster:


Acces 2000

Figuur 27

U moet eerst aangeven op welke tabel of tabellen u de query wilt toepassen. U selecteert daartoe de tabel of tabellen en u klikt op Toevoegen en vervolgens op Sluiten.

De geselecteerde tabel of tabellen komen in het bovenste vak te staan. Het onderste vak toont het zogenaamde query-ontwerpraster, waarin u die velden van de tabel(len) plaatst, die u wilt opnemen in het resultaat van de query. Het query-ontwerpraster is bovendien de plaats waar u kunt aangeven welke criteria of sorteermethoden op bepaalde velden moeten worden toegepast.

De volgende stap in het maken van een query is het opnemen van de velden in die query. In de eerste kolom van het query-ontwerpraster specificeert u de naam van het eerste veld dat u in het uiteindelijke gegevensblad wilt zien. U kunt dit veld op verschillende manieren selecteren:

Klik in een cel in de rij Veld en vervolgens op de knop met de pijl in de cel. Klik in de geopende lijst op de veldnaam.

Klik in het venster met de veldenlijst van de tabel, boven in het venster. Selecteer de veldnaam en sleep die naar de eerste cel achter Veld in het query-ontwerpraster. Als de muiswijzer de cel Veld aanwijst, verandert deze van vorm in een rechthoekje, wat aangeeft dat Access klaar is om de veldnaam in de cel te plaatsen.

Dubbelklik op het veld in de veldenlijst van de tabel.

Herhaal dit voor elk veld dat u wilt weergeven. Een andere mogelijkheid is dat u alle velden in een tabel wilt tonen. Dat kan op twee manieren:

1. Selecteer het eerste veld in de veldenlijst van de tabel; het veld is gemarkeerd met een sterretje (*). Sleep het sterretje naar het query-ontwerpraster. Het sterretje staat voor het weergeven van alle velden in een gegevensblad. Als u voor een van de velden


Acces 2000

criteria wilt invoeren, moet u een extra kolom gebruiken en het veld opgeven. Om te verhinderen dat het veld een tweede maal wordt getoond (het veld wordt immers al getoond als onderdeel van de *-aanduiding), klikt u in de rij Weergeven, zodat het vinkje verdwijnt.

Figuur 28

2. Dubbelklik op de titelbalk van de veldenlijst en sleep de geselecteerde velden naar de eerste beschikbare rij in het raster.Access vult alle velden in de diverse kolommen van het raster vanuit de tabel. Om criteria in te voeren, selecteert u de kolom van het veld en typt u de criteria in de rij criteria.

Als u een enkel veld in het query-ontwerpraster heeft geplaatst en u wilt een volgend veld opnemen, druk dan op de TAB-toets of klik in de cel Veld van de tweede kolom. Plaats zo alle velden tot alle velden die u wilt tonen, deel uitmaken van het query-ontwerpraster. Als u voor een van de geselecteerde velden criteria wilt invoeren, gebruikt u de cel Criteria van de kolom die met dit veld correspondeert. Typ in de rij Criteria de expressie aan de hand waarvan Access moet beoordelen of het een record moet opnemen of uitsluiten.

Er zijn verschillende typen criteria: De waarde in het veld moet gelijk zijn aan de waarde die u specificeert; De waarde in het veld moet binnen het bereik vallen dat u specificeert; De waarde in het veld moet beginnen met de waarde die u specificeert of De waarde in het veld moet voorkomen in een lijst die u specificeert.

6.2.2 Query maken met wizardKiest u voor Query maken met wizard dan verschijnt het volgende venster:


Acces 2000

Figuur 29

U selecteert de tabel of tabellen (en/of query of queries) die u in de query wilt opnemen. Vervolgens maakt u een selectie uit de beschikbare velden. Als u alle velden in één keer wilt overbrengen, klikt u op ». Daarna klikt u op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 30

Hier kunt u aangeven of u een detailquery of een totalenquery wilt maken. Als u een keuze heeft gemaakt , klikt u op Volgende. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 31

In dit scherm moet u de query een naam geven. U wordt gevraagd of u de query wilt openen of dat u het queryontwerp wilt wijzigen. Als u een keuze heeft gemaakt klikt u op Voltooien.

Indien u had gekozen voor het openen van de query dan wordt de tabel met het resultaat van de query getoond.

Figuur 32

6.3 Query startenHeeft u een query gedefinieerd, dan kunt u die op een van de volgende manieren starten:

Klik in de werkbalk op Uitvoeren ; Klik in de werkbalk op Beeld Gegevensbladweergave; Kies Query Uitvoeren; Kies Beeld Gegegevensbladweergave

Het antwoord van een query bekijkt u in de weergave gegevensblad van de query.


Acces 2000

Access maakt de dynaset en toont de records in een gegevensblad.

Vanuit het databasevenster start u de query als volgt:

Klik op de tab Query’s; Selecteer de query die u wilt starten en Dubbelklik op de naam van de query of klik op Openen.

6.4 Query opslaanAls u een query voor later gebruik wilt opslaan, dan kiest u Bestand Opslaan. Is de query nieuw en nog niet eerder opgeslagen dan vraagt Access u er een naam aan te geven. Voer een passende naam in en druk op OK.

7. FormulierenHet invullen van tabellen zoals beschreven in paragraaf 5.8.1 is eigenlijk niet de manier om zo het systeem te voorzien van de nodige gegevens. De gebruiker moet weten waarvoor het veld bedoeld is en moet de gegevens in een logische volgorde kunnen invullen. Om aan deze eisen te voldoen, zijn er formulieren ontwikkeld. Met behulp van deze weergave kunnen de velden van de database worden voorzien van commentaar om de gebruikers te helpen de tabellen correct in te vullen.

7.2 Formulieren makenU kunt een formulier op twee manieren aanmaken:

1. Formulier maken in ontwerpweergave;2. Formulier maken met wizard

Figuur 33

7.2.1 Formulier maken in ontwerpweergaveKiest u voor Formulier maken in ontwerpweergave dan verschijnt het volgende venster:


Acces 2000

Figuur 34

In dit venster moet u zelf de velden van de gekozen tabel opnemen. Dit is vrij lastig. U kunt beter gebruik maken van de wizard.

7.2.2 Formulier maken met wizardKiest u voor Formulier maken met wizard dan verschijnt het volgende venster:

Figuur 35

U selecteert de tabel of tabellen (en/of query of queries) waarvan u de velden wilt opnemen in het formulier. Vervolgens maakt u een selectie uit de beschikbare velden. Als u alle velden in één keer wilt overbrengen, klikt u op ». Daarna klikt u op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 36

In dit scherm geeft u aan welke opmaak u wilt gebruiken voor het formulier. Als u een keuze gemaakt heeft (een voorbeeld hiervan wordt links in het venster weergegeven) klikt u op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 37

In dit venster bepaalt u het uiterlijk van het formulier. Kies een opmaakprofiel en klik op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 38

In dit scherm moet u het formulier een naam geven. U wordt gevraagd of u het formulier wilt openen (en gegevens bekijken of invoeren) of dat u het ontwerp van het formulier wilt wijzigen. Als u een keuze heeft gemaakt klikt u op Voltooien.

Als u gekozen had voor het openen van het formulier, wordt na enige tijd het formulier geopend en worden de gegevens van het eerste record getoond.

Figuur 39

Het resultaat van een wizard is niet altijd volledig naar wens.


Acces 2000

7.3 Een formulier aanpassenAls u het formulier wilt aanpassen, gaat u naar de ontwerpweergave, bijvoorbeeld via Beeld Ontwerpweergave.

Figuur 40

Vergroot het formuliervenster zodanig dat u prettig kunt werken. Zoals u ziet bestaat het formulier uit drie delen of secties: de formulierkoptekst, de detailsectie en de formuliervoettekst. In de kop- en voettekst plaatst u elementen die boven en onder aan het formulier van alle records moeten worden weergegeven.

Figuur 41

De informatie die in een formulier wordt weergegeven, bevindt zich in zogenaamde besturingselemementen. Dit zijn elementen in een formulier (of rapport) waarmee gegevens worden weergegeven of acties kunnen worden weergegeven. Zo kunt u bijvoorbeeld via een opdrachtknop in een formulier een ander formulier openen. U kunt de volgende besturingselementen in een formulier opnemen:

Tekstvak Label


Acces 2000

Groepsvak Keuzerondje Selectievakje Wisselknop Keuzelijst met invoervak Keuzelijst Opdrachtknop Besturingselement voor een figuur Kader voor een afhankelijk object Kader voor een niet-afhankelijk object Subformulier/subobject Pagina-einde Lijn Rechthoek Aangepaste ActiveX-besturingselementen

U kunt alle besturingselementen met de werkset in een formulier plaatsen. Deze kunt u met Beeld Werkset weergeven.

Figuur 42

De werkset ziet er zo uit:

Figuur 43

Om een besturingselement te selecteren (bijvoorbeeld een tekstvak), klikt u op het besturingselement. Langs de omtrek van het geselecteerde besturingselement ziet u nu zwarte (of grijze) blokjes, de formaatgrepen. Hiermee kunt u besturingselementen:

Vergroten Verkleinen Verplaatsen

Besturingselementen, het formulier zelf en de secties in een formulier hebben hun eigen kenmerken. Zo kunt u het lettertype van de elementen aanpassen, de achtergrondkleuren, de patronen enzovoort. Ook kunt u nog acties op het betreffende element bepalen.


Acces 2000

Om deze kenmerken in te stellen of toe te voegen, gaat u als volgt te werk: Open het formulier in de ontwerpweergave. Afhankelijk van het object of de objecten die u wilt bewerken –formulier, sectie of

besturingselementen- gaat u als volgt te werk:o Wilt u de kenmerken van het formulier instellen, klik dan op de

formulierkiezer (het kleine vierkantje links boven in het ontwerpvenster ).o Wilt u de kenmerken van een sectie instellen, klik dan op de sectiekiezer

van de sectie (de horizontale balk met de naam van de sectie).o Wilt u de kenmerken van een besturingselement instellen, selecteer dan

het besturingselementen (of de besturingselementen als u de kenmerken voor een groep wilt instellen).

Kies Beeld Eigenschappen of rechtsklik en kies Eigenschappen uit het menu. Er opent een venster waarin u kenmerken kunt instellen. Dit venster wordt het eigenschappenvenster genoemd.

U kunt het eigenschappenvenster ook openen door te dubbelklikken in het object. Kenmerken van het object zijn in dit venster gegroepeerd op overeenkomsten. Zo kunt u in het tabblad Gegevens de recordbron van het object instellen en aangeven welk filter hierop moet worden toegepast. In het tabblad Gebeurtenis stelt u de acties in die moeten worden uitgevoerd als het object wordt gebruikt.

Figuur 44

Bewerk de kenmerken van het element. Hierbij kunt u een instelling of expressie direct in het vak van het kenmerk typen. Als een knop met een pijl rechts in het vak wordt weergegeven, kunt een waarde selecteren uit een lijst. Wordt de knop Opbouwen (een knop met drie puntjes) rechts naast het vak weergegeven dan kunt u een functie opbouwen die wordt uitgevoerd als het object wordt geselecteerd.

7.3.1 Afmetingen van een formulier(sectie) wijzigenDe standaard afmetingen van een formulier of van een formuliersectie is voor het beoogde doel misschien niet geschikt. Van een formulier of van een sectie ervan kunt u de afmetingen wijzigen.De hoogte van een sectie van een formulier vergroot of verkleint u als volgt:

Open het formulier in Ontwerpweergave (als dit nog niet het geval is).


Acces 2000

Om de hoogte van een sectie te wijzigen, zet u de muiswijzer op de bovenrand of op de onderrand van de sectie. De wijzer verandert in een gesloten dubbele pijl met een lijn er door.

Klik en sleep de rand omhoog of omlaag tot de sectie de gewenste afmetingen heeft.

Zo kunt u ook de breedte van het formulier wijzigen door de muis op de recht rand te zetten en de tweepuntige pijl te slepen tot het formulier de gewenste afmetingen heeft.

7.3.2 Afmetingen van de Formulierweergave wijzigenU kunt de afmetingen van het formulier ook automatisch laten aanpassen en wel zo dat Access alleen complete records toont (of zo veel als van een enkel record mogelijk is).Met het formulier in Formulierweergave kiest u Venster Grootte aanpassen aan formulier. Het gedrag van de optie Grootte aanpassen aan formulier is afhankelijk van het kenmerk Standaardweergave van het formulier. Als deze op Doorlopend formulier is ingesteld, verschijnt als het venster meer dan een record tegelijk laat zien, het laatste record in zijn geheel of helemaal niet. Als het formulier maar een record laat zien, breidt het venster zich zo uit dat het zoveel mogelijk van dat record laat zien.Is Standaardweergave ingesteld op Enkelvoudig formulier, dan verkleint Access het venster wanneer een record niet het hele scherm beslaat. Access vergroot het venster om zo veel mogelijk van een record te laten zien, wanneer het record niet in zijn geheel kan worden getoond.

7.3.3 Besturingselementen aanpassenZoals al eerder is opgemerkt, kunt u besturingselementen verplaatsen, verkleinen en vergroten in de ontwerpweergave. Zo kunnen elementen worden gegroepeerd zodat het formulier duidelijk en overzichtelijk is ingedeeld.

Met de muis kunt u de positie en het formaat van de besturingselementen direct in het formulier instellen. Wilt u andere kenmerken instellen of de positie en het formaat nauwkeuriger instellen, dan kunt u beter gebruik maken van het eigenschappenvenster.

Om besturingselementen te verplaatsen, gaat u als volgt te werk: Selecteer het element dat verplaatst moet worden. Zet de muiswijzer ergens op de omtrek van het element maar niet op één van de

verschenen formaatgrepen. De wijzer verandert nu in een handje. Druk de muisknop in, sleep het element met het label naar de gewenste positie en

laat de muisknop los.

Met de linialen boven en naast het formulier kunt u de plaats van vakken en labels exact bepalen. Tijdens het verplaatsen, geven zwarte banden in de linialen de grenzen van de geselecteerde vakken en labels aan.Zo kunt u elk element verplaatsen. U kunt ook meerdere vakken tegelijk verplaatsen.

Zet de muiswijzer ergens buiten de elementen die u wilt selecteren. Houd de muisknop ingedrukt en verplaats de wijzer naar links/rechts en omlaag/omhoog.

Trek zo een kader om de verschillende elementen met de daarbij behorende labels en laat de muisknop los. Alle elementen binnen het selectiekader zijn nu geselecteerd.

Zet de muiswijzer ergens op de omtrek van een van de elementen zodat hij verandert in een handje.

Druk op de muisknop en sleep het handje naar boven.Als u de muisknop los laat, ziet u dat alle elementen, met labels, zijn verplaatst.U kunt de elementen en hun labels ook afzonderlijk verplaatsen.

7.4 SubformulierenIn een formulier kunt u gegevens uit meer dan één tabel weergeven. Dat kan onder andere met een subformulier.

Vaak kan het handig zijn om in het scherm records in groepen te combineren. Hiervoor gebruikt u een formulier dat een subformulier bevat. Het subformulier geeft een verzameling records weer die behoren bij het record in het hoofdformulier.


Acces 2000

Subformulieren zijn formulieren die deel uitmaken van andere formulieren. Ze worden doorgaans gebuikt om de veel-kant van een één-uit-veel relatie weer te geven. Een subformulier is niet helemaal schermvullend. Net als elk andere formulier, wordt een subformulier toegevoegd aan een tabel of een groep van tabellen.Een subformulier dat in een ander formulier wordt ingevoegd, heer een subformulier, maar blijft technisch gezien een afzonderlijke entiteit die u kunt bewerken.

Een subformulier neemt u als volgt op in een formulier:Open het formulier waar aan u een subformulier wilt toevoegen in de Ontwerpweergave.Klik op Subformulier/subrapport in de werkset.Klik in het formulier. De Wizard Subformulier/subrapport start.

Figuur 45U geeft aan of u bestaande tabellen of queries wilt gebruiken dan wel een bestaand formulier. Klik op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 46

U selecteert de tabel of tabellen (en/of query of queries) waarvan u de velden wilt opnemen in het subformulier. Vervolgens maakt u een selectie uit de beschikbare velden. Als u alle velden in één keer wilt overbrengen, klikt u op ». Daarna klikt u op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 47

Klik op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 48

Geef een passende naam aan het subformulier en klik op Voltooien. Access plaatst het subformulier in het hoofdformulier. Desgewenst kunt u het subformulier naar de gewenste positie slepen.

Als een subformulier deel uitmaakt van een formulier, dan kunt u dat rechtstreeks bewerken. Met het hoofdformulier in Ontwerpweergave dubbelklikt u op het subformulier, waarna Access een eigen ontwerpvenster voor het formulier opent. Sla de wijzigingen op (met Bestand Opslaan) en sluit het subformulier. De wijzigingen in het subformulier worden nu doorgevoerd in het hoofdformulier.

8. RapportenEen rapport lijkt in veel opzichten op een formulier. In een rapport heeft u echter meer mogelijkheden om van grote aantallen records samenvattende informatie weer te geven, zoals berekende subtotalen en totalen. Daarnaast heeft u met een rapport een betere controle over de manier waarop de gegevens worden afgedrukt. U kunt een rapport echter niet zoals een formulier gebruiken om gegevens in te voeren of te veranderen.

8.2 Raporten makenU kunt een formulier op twee manieren aanmaken:

3. Rapport maken in ontwerpweergave;4. Rapport maken met wizard


Acces 2000

Figuur 49

8.2.1 Rapport maken in ontwerpweergaveKiest u voor Rapport maken in ontwerpweergave dan verschijnt het volgende venster:

Figuur 50

In dit venster moet u zelf de velden van de gekozen tabel opnemen. Dit is vrij lastig. U kunt beter gebruik maken van de wizard.


Acces 2000

8.2.2 Rapport maken met wizardKiest u voor Rapport maken in ontwerpweergave dan verschijnt het volgende venster:

Figuur 51

U selecteert de tabel of tabellen (en/of query of queries) waarvan u de velden wilt opnemen in het rapport. Vervolgens maakt u een selectie uit de beschikbare velden. Als u alle velden in één keer wilt overbrengen, klikt u op ». Daarna klikt u op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 52Groepeer de records per onderwerp. Klik eventueel op Opties voor groeperen….


Acces 2000

Figuur 53

Klik op OK en vervolgens op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 54

Hiermee kunt u de sorteervolgorde bepalen. U kunt records op maximaal vier velden sorteren. Klik op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 55

U kunt aangeven hoe u het rapport wilt opmaken. Maak een keuze en klik op Volgende >.

Figuur 56

Selecteer een opmaakprofiel en klik op Volgende >. Het volgende scherm verschijnt:


Acces 2000

Figuur 57

In dit scherm moet u het rapport een naam geven. U wordt gevraagd of u een afdrukvoorbeeld van het rapport wilt weergeven of dat u het ontwerp van het rapport wilt wijzigen. Als u een keuze heeft gemaakt klikt u op Voltooien.

Indien u had gekozen voor het afdrukvoorbeeld dan maakt Access het rapport en opent het afdrukvoorbeeld van het rapport.


Acces 2000

Figuur 58

Met de schuifbalken naast en onder het rapport kunt u andere delen van de pagina in het venster zichtbaar maken. Met de navigatieknoppen links onder in het afdrukvoorbeeld gaat u naar een andere pagina. Om een hele pagina in het scherm te krijgen, zet u de muiswijzer ergens in het rapport zodat het pijtje veranderd in een vergrootglas. Als u nu klikt, toont Access de pagina in zijn geheel. Door nog een keer te klikken, krijgt u weer de close-up in het venster.

8.3 Een rapport aanpassenNet als bij een formulier kunt u de opmaak van het rapport aanpassen aan uw wensen. Zo kunt u labels en tekstvakken verplaatsen, vergroten, verkleinen, toevoegen, verwijderen of bijvoorbeeld vet maken.

9. Gegevens importerenU kunt in Access gegevens importeren vanuit een andere database die gemaakt is in:

Access Paradox FoxPro dBase III of dBase IV Microsoft SQL Server Btrieve

en/of een spreadsheet die gemaakt is in: Excel Lotus 1-2-3

Daarnaast kunt u tekstbestanden importeren (met de gegevens gescheiden door komma’s, tabs, andere tekens of met velden met een vaste breedte) en HTML-lijsten en tabellen.

U kunt als volgt gegevens importeren:


Acces 2000

Kies (met een geopend databasevenster) Bestand Externe gegevens ophalen Importeren…. Access opent daarop het dialoogvenster Importeren:

Figuur 59

Selecteer het bestandstype dat u wilt gebruiken in het vak Bestandstype:. Selecteer via het vak Zoeken in: het station, de map en het bestand. Klik vervolgens op Importeren.

De acties die Access verder onderneemt hangen af van het geselecteerde bestandstype. Heeft u een ander Access-bestand (.mdb) geselecteerd, dan opent het dialoogvenster Objecten importeren waarin u tabellen, formulieren en andere objecten selecteert en importeert. Als u een werkmap van Excel (.xls) heeft geselecteerd, dan opent de Wizard Werkblad importeren. Heeft u een tekstbestand (.txt) geselecteerd, dan opent de Wizard Tekst importeren. Doorloop de Wizards om de gegevens in uw database te importeren.


Documents

Access voor beginners - gtiemens.nl · Web viewKlikt u deze optie aan dan verschijnt het ... op dezelfde manier als u een register in een boek ... veld van het record Tab Volgend