Topic  7  

Microsoft  Access  -­‐  Lab    

At  the  end  of  the  session,  students  should  be  able  to:  

• Create  tables  using  a  relational  database.  • Enter,  edit  and  delete  data  using  tables  and  forms.  • Define  primary  and  foreign  keys.  • Define  relationships  between  tables.  • Create  Queries.  • Generate  Reports.  

__________________________________________________________________________________  

 

Creating  A  Database  

1.  Create  a  blank  database  by  clicking  on  the  Blank  desktop  database  icon  and  enter  the  file  name  as  Accesslab  as  follows:  

 

2.  Create  a  table  by  clicking  on  the  Create  tab  and  selecting  the  table  option:  

Creating  a  Table  

 

 

3.  Click  on  the  View  icon  and  select  the  Design  View  option  to  create  the  structure  of  the  table:  

 

4.  You  will  need  to  save  the  table  first  by  naming  it  as  “Travel”.  

 

 

5.  In  the  design  view  of  table,  delete  the  default  primary  key  field  by  clicking  on  the  row  and  pressing  the  “Del”  key  on  your  keyboard.  Click  “Yes”  to  confirm.  

 

 

 6.  Define  the  structure  of  the  table  by  entering  the  following  fields  for  the  table:  

 

 

7.  You  can  define  the  Cust  ID  field  as  the  Primary  Key  by  clicking  on  the  Primary  Key  Icon.  After  completing  defining  the  fields,  click  on  the  View  icon:  

 

 

8.  Select  the  Database  View  option  to  enter  the  data:    

 

9.  Enter  the  following  data:  

 

Creating  a  Form    

10.  Creating  a  form  by    clicking  on  the  Create  tab  and  selecting  the  Form  Wizard  option:  

 

 

 

11.  Pick  the  following  fields  and  click  the  right  arrow  button  to  place  them  on  the  right:  

 

12.  Click  the  Finish  button  and  you  will  find  the  following  form  ready  for  you  to  edit  the  data  in  your  table:  

 

 

13.  Select  the  Design  view  under  the  View  icon  to  change  the  heading  of  the  form  to  “Star  Travel  Agency”.  

 

14.  Enter  the  name  “Star  Travel  Agency”  to  the    text  box  on  top.  

 

 

 

15.  Click  on  the  button  icon  to  create  navigation  buttons  by  using  the  Command  Button  Wizard.  

 

 

16.  Create  the  following  navigation  buttons:  

 

 

17.  To  create  the  first  button  select  the  relevant  button  icon  and  select  Go  to  the  First  Record  for  the  first  button.  Click  on  the  Next  button  below  to  continue:  

 

 

 

18.  Select  Picture  option  and  click  on  the  Finish  button.    

 

 

 

 

 

19.  Repeat  the  same  procedure  creating  buttons  for  Go  to  Last  Record,  Go  to  Next  Record  and  Go  To  Previous  Record.  

 

 

 

20.  Click  on  the  View  icon  to  test  out  the  form.  

 

 

Creating  a  Report  

 

21.  Click  on  the  Create  tab  and  select  the  Report  Wizard  option.    

 

 22.  Select  the  following  fields  and  place  it  to  the  right  panel  by  clicking  on  the  right  arrow  button  as  follows:  

 

 

 

23.    Click  on  the  View  icon  and  Form  View  option  to  view  the  form.  

 

 

 

Creating  a  Query  

24.  Clcik  on  the  Creat  tab  and  select  the  Query  Design  option.  

 

 

 

 

 

25.  Select  the  Travel  table  for  your  Query.  

 

 

26.  To  select  the  fields  for  your  Query,  click  on  each  field  on  top  and  place  it  in  the    columns  below.  

 

 

 

27.  Click  on  the  View  icon  and  the  Datasheet  View  to  view  the  query.  

 

 

28.  Create  another  new  query  by  selecting  the  Cust  ID,  Cust  Name,  Destination  and  Price  fields  and    create  a  filter  for  your  query  by  entering  the  word  “Taipei”  as  your  criteria  under  the  Destination  column.  

 

29.    Click  on  the  View  icon  and  the  Datasheet  View  to  view  the  query.  

   

 

30.  Create  a  new  query  to  view  data  records  with  Departure  Date  after  30/12/2014.  Select  all  the  fields  and  enter  “<#30/12/2014#”  for  your  criteria  under  the  Departure  Date  column  as  follows:  

 

 

 

31.  Click  on  the  View  Icon  and  Datasheet  View  to  view  your  result.  

 

 

 

Create  a  Query  linking  multiple  tables  

 

32.  Create  a  new  Hotel  table  with  following  fields  to  capture  the  Hotel  reservation  for  the  customers:  

 

 

33.  Enter  the  following  data:  

 

34.  Create  the  following  a  new  query  and  select  both  tables.  Link  the  Cust  ID  for  both  tables  by  clicking  on  the  Cust  ID  field  on  the  Travel  table  and  drag  it  to  the  Cust  ID  field  on  the  Hotel  table.  Select  the  Cust  ID,  Cust  Name  and  Price  fields  from  the  travel  table  and  City,  Check-­‐in  Date  and  Check-­‐out  Date  from  the  Hotel  table  to  the  columns  below.  

 

 

35.  Click  on  the  View  icon  and  Datasheet  View  option  to  view  your  query  selection.