Access 2007...Код Район День Сумма Пеня (%) Сумма с учётом пени Услуги 35 Торговый 26.04.2011 17,66 3,00 0,00 свет 36 Торговый

Лабораторная работа №1

Ознакомление с СУБД Access 2007

Цель работы: Знакомство с СУБД Access 2007, создание простейшей базы данных, задание интерфейса таблиц.

1.1. Общие сведения

Microsoft Access - одна из наиболее популярных СУБД для ОС Microsoft

Windows. Также СУБД Access является мощной платформой разработки баз данных с гибкой и функциональной интегрированной средой.

В Access используются следующие основные типы полей: текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел, для которых нет

необходимости выполнения расчетов; числовой: предназначен для чисел при использовании их в математических

расчетах; MEMO: предназначен для хранения произвольного текста или комментариев

(длиной до 64000 символов); денежный: предназначен для хранения чисел, отражающих денежные суммы; дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени; счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автоматического

добавления уникального номера текущей записи в таблице данных. логический: предназначен для хранения всего двух значений “Истина” и

“Ложь”; поле объекта OLE: предназначено для хранения объектов, созданных другими

приложениями (рисунки, графики, диаграммы). В Microsoft Access существует несколько способов отобрать только требуемые

данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.

С помощью диалогового окна “Поиск” легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном “Замена”.

Запросы дают возможность работать с конкретным набором записей, которые

удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц базы данных. При выполнении запроса становится возможной независимая работа с этим набором записей в конкретной форме или в объекте в режиме таблицы.

Сортировка дает возможность упорядочить строки в таблице согласно

содержимому одного или нескольких столбцов. Для сортировки выбирается поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажимается кнопка “Сортировка по возрастанию” или “Сортировка по убыванию” на панели инструментов.

Фильтрация позволяет временно изолировать и просмотреть конкретный

набор записей, отвечающих определенным условиям. Для фильтрации выбираются данные, по которым следует провести отбор, и нажимается кнопка “Фильтр по выделенному” на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр используется кнопка “Изменить фильтр”. Для задания более подробного условия для фильтрации в меню “Запись” используется команда “Фильтр” и подкоманда “Расширенный фильтр”. Для применения обычного или расширенного фильтра, используется кнопка “Применить фильтр” на панели инструментов.

В Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными

базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе».

1.2. Запуск Access 2007. Создание новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. После этого отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access» (рис.1.1). В нем предлагаются готовые шаблоны из Интернета, по которым можно построить БД.

Рассмотрим создание новой базы данных. Допустим, требуется создать БД по коммунальным платежам. Для этого необходимо щелкнуть мышью на иконке «Новая база данных» (рис.1.1).

Рис.1.1. Диалоговое окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access»

При этом в правой части экрана откроется вкладка (рис.1.2) с запросом на имя новой базы данных.

В строке “Имя файла” необходимо ввести название - Коммунальные платежи. После этого наживаем кнопку Создать. При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

1.2. Создание таблиц

После нажатия кнопки Создать, Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы (рис.1.3).

Рис.1.2. Вкладка с запросом на имя новой базы данных

Рис.1.3. Общий вид диалогового окна после первого открытия базы данных

Для выбора действий в версии 2007 используется лента меню. Это область в

верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого

восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком - пиктограммой.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код».

Для задания типов данных и заполнения таблицы используем режим Конструктор. Для перехода к нему нажимаем на ленте пункт меню “Режим таблицы” и в открывшейся ленте на вкладке Режим выбираем Конструктор. В открывшемся окне в первом столбце введем его имя – Район и нажимаем Enter.

Рис.1.4. Вид диалогового окна после перехода в режим Конструктор и задания

названия Район первому столбцу таблицы В полученном окне (рис.1.4) внизу задается таблица Свойства поля. В ней

необходимо задать типы и описания полей в соответствии с таблицей 1.1. Таблица 1.1. Типы и описания полей

Также по табл.1.2 задать свойства полей.

Таблица 1.2. Свойства полей

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или

комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. При сохранении в поле запроса «Имя таблицы» необходимо указать «Информация по коммунальным платежам». В созданную таблицу необходимо ввести информацию, заданную в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Данные для таблицы «Информация по коммунальным платежам»

Код Район День Сумма Пеня (%) Сумма с учётом пени Услуги

1 Центральный 03.04.2011 1,90 2,00 0,00 газ

2 Центральный 03.04.2011 22,81 3,00 0,00 свет

3 Центральный 03.04.2011 309,42 5,00 0,00 кв. м.

4 Индустриальный 05.04.2011 7,91 2,00 0,00 газ

5 Индустриальный 05.04.2011 11,32 3,00 0,00 свет

6 Индустриальный 05.04.2011 154,28 5,00 0,00 кв. м.

7 Первомайский 02.04.2011 2,47 2,00 0,00 газ

8 Первомайский 02.04.2011 21,93 3,00 0,00 свет

9 Первомайский 02.04.2011 237,44 5,00 0,00 кв. м.

10 Торговый 07.04.2011 9,57 2,00 0,00 газ

11 Торговый 07.04.2011 12,87 3,00 0,00 свет

12 Торговый 07.04.2011 109,46 5,00 0,00 кв. м.

13 Центральный 06.04.2011 8,35 2,00 0,00 газ


15 Центральный 06.04.2011 202,42 5,00 0,00 кв. м.







22 Торговый 14.04.2011 7,07 2,00 0,00 газ

23 Торговый 14.04.2011 20,69 3,00 0,00 свет

24 Торговый 14.04.2011 197,44 5,00 0,00 кв. м.

25 Центральный 15.04.2011 1,48 2,00 0,00 газ


27 Центральный 15.04.2011 404,49 5,00 0,00 кв. м.







34 Торговый 26.04.2011 2,20 2,00 0,00 газ

Код Район День Сумма Пеня (%) Сумма с учётом пени Услуги

35 Торговый 26.04.2011 17,66 3,00 0,00 свет

36 Торговый 26.04.2011 114,88 5,00 0,00 кв. м.

37 Центральный 27.04.2011 2,73 2,00 0,00 газ


39 Центральный 27.04.2011 342,54 5,00 0,00 кв. м.







46 Торговый 30.04.2011 9,70 2,00 0,00 газ

47 Торговый 30.04.2011 12,94 3,00 0,00 свет

48 Торговый 30.04.2011 106,58 5,00 0,00 кв. м.

Для переноса данных из данной таблицы необходимо: 1) выделить всю таблицу без оглавления и скопировать ее в буфер обмена, 2) затем перейти в Access во вкладке Режимы из режима Конструктор в

режим Режим таблицы, 3) выделить все поле таблицы нажатием на клетку ее оглавления левее имени

Код - (рис.1.5), 4) вставить из буфера все данные таблицы.

Рис.1.5. Выделение всех полей таблицы

До сохранения таблицы в ней необходимо определить ключевое поле (первичный ключ). Первичный ключ – это одно или несколько полей, которые однозначно определяют содержимое всех других полей в записях таблицы.

Для задания первичного ключа можно использовать следующие действия:

1) Перейти в режим конструктора, 2) Щелкнуть по кнопке пиктографического меню Ключевое поле панели

инструментов.

В нашем примере в режиме конструктора выделяем поле Кода ( рис. 1.6) и

)нажимаем кнопку Ключевое поле. После этого сохранить таблицу.

Рис. 1.6. Задание ключевого поля таблицы

1.3. Открытие таблицы. Задания ей интерфейса

Открытие и закрытие содержимого таблицы осуществляется переключением режимов Конструктор и Режим таблицы.

Для изменения интерфейса таблицы ( её внешнего вида ) используют переход Режим таблицы. ( рис. 1.6 ).

Рис. 1.6 Содержимое пункта формат

Активизируя пункты вкладки Шрифт, необходимо выполнить в таблице все предлагаемые виды изменения интерфейса.

Работа с начертанием букв, цветом им другими характеристиками текста и поля таблиц, осуществляется также , как и в текстовом редакторе Word.

Задание 1 для самостоятельного выполнения

1. Создайте вторую таблицу в режиме Конструктора (Создание -> Конструктор таблиц). Название полей таблицы типы, описания задать по

таблице 1.4. Таблица 1.4. Типы и описания полей

Таблица 1.5. Свойства полей

2. Первичным ключом выбрать поле Организация (нажатием в столбце перед

именем поля, ключевом поле)..Сохраните таблицу с именем Организации ПТО (Ctrl+S, ввод в диалоговом окне).

3. Задать свойства полей. Свойства полей указаны в таблице 1.5. 4. Вставка данных. Перейти в режим Таблицы и внести в нее следующие

данные (табл.1.6). Таблица 1.6. Данные таблицы

1.4. Вставка комментариев

После заполнения текстовых полей ввести значения в поля Комментарий и

Образец. Ниже описана технология ввода значений для этих полей.

Поле Комментарий содержит данные типа Мемо. Этот тип позволяет вводить

до 64000 байт текста для каждой записи.

Действия:

Внесите комментарий по текущим ценам за газ в поле Комментарий.

Установите курсор в клетку поля Комментарий, где значение поля Вид услуг:

газ. Нажмите комбинацию клавиш <Shifl+F2> и введите в открывшееся окно

Область ввода текст комментария (рис. 1.8.):

Плата за газ на 1 человека в месяц составляет 33,91 руб. Постановление

от 30 ноября 2010 г. N 1038-ПП Об утверждении цен, ставок и тарифов на

жилищно-коммунальные услуги для населения на 2011 год.

Рис. 1.8. Область ввода текст комментария

По аналогии ввести комментарии по текущим ценам за свет и кв. м.

Свет:

Цены за электроэнергию составляют 3,80 руб. за 1 Квт.час, льготы – 2,66

руб. за 1 Квт.час. Постановление от 30 ноября 2010 г. N 1038-ПП Об

утверждении цен, ставок и тарифов на жилищно-коммунальные услуги для

населения на 2011 год.

Кв. м.:

Оплата за 1 кв. м. жилья составляет 5,08 руб. в месяц. Постановление

администрации г. NNN от 10.01.11 №403-РГ.

1.5. Вставка OLE-объектов

OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно

было видеть и использовать. При размещении OLE-обьекта в таблице виден текст,

который указывает вид объекта.

Действия:

А) Нарисуйте в редакторе Paint произвольные маленькие рисунки и

сохраните их в созданной личной папке на сети под именами Газ.bmp, Свет.bmp,

Квм.bmp.

Введите OLE-объекты (файлы рисунков Газ.bmp, Свет.bmp, Квм.bmp) в

соответствующие ячейки поля Образец таблицы.

Действия:

Б) Установите курсор в первую ячейку поля Образец.

В) Вызовите диалоговое окно, появляющегося после выполнения команды

ВставкаОбъект. В диалоговом окне Вставка объекта активизируйте Создание

из файла (рис. 1.9). Щелкните по кнопке <Обзор....>. В окне Обзор перейдите в

папку содержащую, нарисованные ранее файлы рисунков. Выделите файл

Газ.bmp и щелкните по кнопке <Открыть>, затем щелкните по кнопке <ОК> (рис.

1.9).

Г) По аналогии вставьте, в следующие ячейки поля Образец файлы

рисунков Свет.bmp и Квм.bmp.

Рис. 1.9. Создание объекта из файла

1.6. Операции с таблицами баз данных

В окне базы данных можно выполнять множество операций с таблицами,

включая следующие:

-переименование таблиц

-удаление таблиц

-копирование таблиц в базе данных

-копирование таблицы из другой базы данных.

Эти задачи можно выполнить непосредственно в окне или с помощью команд

меню. Рассмотрим выполнение данных операций.

Действия:

- Скопировать таблицу Оплата коммунальных услуг в текущей базе данных

-В окне базы данных выделите таблицу Оплата коммунальных услуг.

-Щелкните по кнопке <Копировать> .

-Щелкните по кнопке <Вставить> .

-Введите новое имя таблицы.

1.7. Операции с элементами таблиц баз данных

С отдельными элементами таблиц базы данных в режиме таблицы можно работать,

используя манипулятор мышь. Для этого используют следующие возможности.

1. Выделение и работа с записью. Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи).

Щелчок по этому маркеру выделяет всю запись. Щелчок правой кнопкой на выделенной

записи открывает контекстное меню (рис. 1.10), которое позволяет удалять, копировать и

перемещать записи и управлять высотой строки.

2. Выделение и работа со столбцом. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь

столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню

(рис. 1.11), которое позволяет отсортировать записи по данному полю, вставить новый

столбец и прочее.

Рис. 1.10. Выделение записи. Контекстное меню

Рис. 1.11. Выделение столбца. Контекстное меню

3. Фильтрация по выделенному — это используемый Microsoft Access 2007 способ

быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, поместите

курсор в столбец Услуги в записи, в которой значение поля равно Газ и нажмите

кнопку <Фильтр по выделенному>. На экране отобразятся только записи об оплате за

газ.

Для задания выбора и просмотра значений, которые не удовлетворяют предыдущему

выбору, следует щелкнуть правой кнопкой на строках и столбцах и

выбрать команду Исключить выделенное. На экране отобразятся все записи, исключая

записи оплаты за газ (инверсный выбор). Фильтр по выделенному

можно использовать к результирующему набору записей (набор записей, полученный в

результате фильтра по выделению), но выделяя второй (третий) раз значения полей для

других условий отбора. Таким образом можно выбрать записи удовлетворяющие

нескольким условиям.

5. Фильтрация по условиям. Можно ввести сколько угодно условий выбора записей.

Для управления выбором следует воспользоваться командой

ЗаписиФильтрРасширенный фильтр. В бланке окна Фильтр в строке Поле

вводятся (выбираются) имена полей для условий фильтра. В строке бланка Условие

отбора вводятся условия фильтра. После заполнения бланка условиями отбора

следует выполнить фильтр по команде ФильтрПрименить фильтр. На экране

будут отображены записи, удовлетворяющие условию отбора.

Задание 2 для самостоятельного выполнения

Открыть таблицу Оплата коммунальных услуг и для своего номера варианта

выполнить следующие действия:

1) Переименовать таблицу именем ВарN, где N -номер варианта в соответствии

с заданием,

2) произвести выбор данных в соответствии с условиями отбора по варианту

(Приложение 1), для выбора используйте Расширенный фильтр,

3) дополнить таблицу столбцом Пояснение типа МЕМО и вставить в него в

запись с номером N по варианту текст комментария вида “Вариант № N”,

4) дополнить таблицу столбцом Схема типа ОLE и вставить в него в запись с

номером N по варианту свой собственный рисунок, выполненный в редакторе

Paint, 5) сохраните результирующую таблицу.

именем.

Приложение 1. Варианты условий выбора платежей: 1. за газ по Центральному району

2. за свет по Центральному району

3. за кв. м по Центральному району

4. за газ по Индустриальному району

5. за свет по Индустриальному району

6. за кв. м по Индустриальному району

7. за газ по Первомайскому району

8. за свет по Первомайскому району

9. за кв. м по Первомайскому району

10. за газ по Торговому району

11. за свет по Торговому району

12. за кв. м по Торговому району

13. за 13 апреля 2011

14. за 17 апреля 2011

15. за 19 апреля 2011

16. за 26 апреля 2011

17. пеня составляет 2 %

18. пеня составляет 3%

19. пеня составляет 5%

20. пеня составляет 2% и 3%

21.по сумме – значение, большее 150

22. по сумме – значение, меньшее 30

23.по сумме – значение, большее 200

24. по величине пени-2% и 5%

25. по величине пени-3% и 5%

Documents

Access 2007...Код Район День Сумма Пеня (%) Сумма с учётом пени Услуги 35 Торговый 26.04.2011 17,66 3,00 0,00 свет 36 Торговый