การน าหลกการ PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาใชในการปรบปรงกระบวนการ/ขนตอนปฏบตงาน

และจดท ามาตรฐานการท างาน

พ.ท.หญงดร. มลฤด โภคศร

การฝกอบรมผประสานงานการจดการความรของทบ. (Knowledge Management Facilitator :KM FA )

ประจ าปงาบประมาณ 2561 8-10 พ.ย.60

การจดท าคมอการปฏบตงาน (Work manual, Work Instruction)

ต าแหนงปจจบน เลขานการศนยพฒนาคณภาพ

หนวยงาน รพ.คายสมเดจพระนเรศวรมหาราช ,กองทพภาคท 3 พษณโลก

e-mail moluedee17@hotmail.com ID line Moleudee17 , tel 0819736182

ประวตการศกษา (ปรญญาตร – เอก : สาขา และสถาบน)

2531 พยาบาลศาสตร วทยาลยพยาบาลกองทพบก ( มหาวทยาลยมหดล )

2533 หลกสตรวสญญพยาบาล รพ.พระมงกฎเกลา

2549 การบรหารการพยาบาล พยาบาลศาสตรมหาบณฑต ม.นเรศวร

2556 ปรชญาดษฎบณฑตสาขาการศกษา แขนงพฒนาทรพยากรมนษย

ม.นเรศวร

สาขาวชาทเชยวชาญ

- การพฒนาทรพยากรมนษย (Human Resource Development)

- การบรหารความเสยง ( Risk Management)

- การจดการความร (Knowledge Management)

พ.ท.หญงดร. มลฤด โภคศร

การน าหลกการ PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาใชในการปรบปรงกระบวนการ/ขนตอนปฏบตงาน

และจดท ามาตรฐานการท างาน

วงจรเดมมง ( Deming Circle) หรอ PDCA

TQM

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ กระบวน

การงานหลก Work Process

Sub process

Sub process

Sub process

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ

การวเคราะหกระบวนการงานหลก

กระบวนการบรหารจดการและพฒนาก าลงพลทบ. (RTA HR SIPOC Model)

การพฒนาบคลากร (Human Resource Development)

Knowledge management : KM

Explicit & Tacit Knowledge

องคกรสมรรถนะสง

80% 20%

การจดการความร

ทม

องคกร

K

(High Performance Organization)

คน

PDCA (Plan-Do-Check- Act) , : วงจรเดมมง (Deming Cycle)

หลกการทเปนหวใจของ Q.C. Circle เพอทจะน าไปสการ

ด าเนนการแกปญหา ปรบปรง และพฒนางานใหส าเรจลลวงไปตามเปาหมายทตงไว คอ วงจรเดมมง (Deming Cycle)

P

A C

D

ความส าเรจ (เปาหมาย)

ผลส าเรจ = ตวชวด วางแผนเดนขนเขาภายใน 3 วน

Plan-Do-Check- Act หมายความวา ทกขนตอนการผลตตองมการวางแผนการด าเนนงาน การตรวจสอบ และน าไปสการปรบปรงมาตรฐานใหม ๆ ใหเกดขน และมการปรบปรงอยางตอเนอง ทมา:http://www.opdc.go.th/oldweb/thai/E_Newsletter/January49/toyota_news.htm

ความเสยง Risk management

คมอ /แนวทาง/วธปฏบต

ปองกน แกไขปญหา ปรบปรง

นโยบาย / คมอการปฏบตงาน / แนวทางปฏบต / วธการท างาน

องคความร

การน าความรไปใช เกดการเรยนร และประสบการณใหม

Plan-Do-Check-Act

Knowledge

ขนตอนการท า Cycle

Do - ปฏบต

Check - ตรวจสอบ

Act - มาตรฐาน

6. การตดตามผล

5. การก าหนดมาตรการตอบโตและการปฏบต

1. การก าหนดหวขอปญหา

2. การส ารวจสภาพปจจบนและตงเปาหมาย

3. การวางแผนแกไข

4. การวเคราะหสาเหต

7. การท าใหเปนมาตรฐาน

วงจรบรหาร PDCA เพอการแกปญหาปรบปรง

Plan- คด

1. ตรวจดปญหารอบ ๆ ตว (Plan)

- ดวารอบๆ ตวเรามปญหาอะไรบางทสรางความยากล าบากใหกบการท างาน

- พยายามเกบตวเลขขอมลตางๆเพอสะดวกส าหรบขนตอนตางๆตอไป

2. เลอกหวขอเรอง (Plan)

- ส าหรบกลมทเรมท ากจกรรมใหม ๆ ไมควรเลอกหวขอเรองทยากเกนไป ควรเลอกหวขอเรองทเหมาะสมกบประสบการณและความสามารถของกลม โดยควรท าเรองงายแตใชเวลาสนๆ

- ส าหรบกลมทมความช านาญแลวควรเลอกหวขอเรองจากการวเคราะหตวเลข ขอมลวาปญหาใดมอทธพลมากกวากน

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

3. ส ารวจสภาพปจจบน วามปญหาเกดขนในกระบวนการผลตหรอไมอยางไร

( พยายามส ารวจจากการระดมสมองของสมาชกทกคน และรวมกนเกบตวเลข

ตางๆ เพอเปนขอมลในการวเคราะห )

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ

กระบวน การงานหลก Work Process

Sub process

Sub process

Sub process

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ

รบงาน ท างาน สงงาน/ผลลพธ

หวขอเรองทเลอกท า

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

4. ก าหนดเปาหมาย ใชขอมลทไดจากการส ารวจในการก าหนดเปาหมายการท างานใหเหมาะสมกบความสามารถของกลม เชงปรมาณ เชงคณภาพ

ไดเปาหมายแลว

PARETO

เปาหมายทด ควรยดหลก SMARTER

• S – specific ชดเจน เจาะจง • M- measurable วดได ประเมนผลได • A- acceptable ผปฏบตยอมรบและเตมใจท า • R- realistic อยบนพนฐานความจรง ไมเพอฝน • T- time frame มกรอบระยะเวลา • E – extending เปนเปาหมายททาทายความสามารถ ไมใชวาเคย

ท าได 10 กตงเปาหมาย ไวแค 8 หรอแค 10 แต ควรตงไวอยางนอยทสดกไมควรต ากวา 11

• R – Rewarding คมกบการปฏบต หมายถงเปาหมายทท าไปแลว เกดประโยชน คมคากบการลงแรงลงเวลาและ ทรพยากร

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

5. วเคราะหหาสาเหตและด าเนนการแกไข (PLAN) ตรวจสอบขอมลทกอยางทไดมาและท าการ วเคราะหหาสาเหต ทท าใหเกดปญหาแลวหามาตรการในการแกไข

ผงกางปลา ( fish – bone diagram ) หรอ ผงเหตและผล ( Cause – Effect diagram)

สาเหต

ปญหา

ปจจย

สาเหตหลก

สาเหตรอง

สาเหตยอย

ปจจย

วเคราะห

ผงกางปลา ( fish – bone diagram ) หรอผงเหตและผล

ขอแนะน าในการเขยน แผนภมกางปลา

1. ปญหาหรอผล ( หวปลา ) จะตองเปนปญหาทชดเจนและจ าเพาะเจาะจง

2. สาเหตใหญ ( กางปลา ) แตละสาเหตจะตองไมขนแกกน คอแยกจากกนอยางชดเจน เชน สาเหตมาจากคน อปกรณทใช หรอจากวธการ

3. พยายามหาสาเหตยอย ( กางยอย ) ใหมากๆ เพราะจะท าใหไดสาเหตมากมาย ทงทแกไขไดและแกไขไมได เลอกสาเหตทสมาชก(พวกเรา) สามารถแกไขไดเปนรปธรรมมาปรบปรง สวนทแกไขไมไดน าไปเปนขอเสนอแนะตอผบรหาร

4. สาเหตยอย หาไดโดยใชค าถาม “ท าไม” ๆ ๆ ๆ

5. ตองระวงเรอง “ เหต ” และ “ ผล ” โดยตองพจารณาใหแนวา อะไรเปนเหตอะไรเปนผล เชน ถนนลนเปนสาเหตของอบตเหต ไมใชฝนตก ( เพราะฝนตกถนนอาจไมลนกได )

6. การก าหนดมาตรการ/ คมอ/แนวทาง/วธการ จาก PLAN และน าไปปฏบตทดลองใช (DO)

A P

C D

A P

C D

A P

C D

A P

C D

7. การตดตามประเมนผล ปฏบตทดลองใช มาตรการ/ คมอ/แนวทาง/วธการ วาแกปญหาไดหรอไม (Check) โดยประเมนจากตวชวด

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

23 23

เทคนควธการก าหนดตวชวด

การสอบถามความคาดหวงจากผรบบรการ : ขนตอนด าเนนการ

2. เลอกมตการบรการทจะใชประเมนพรอมตวชวด

3. ตดสนใจในรายละเอยด

เกยวกบการประเมน

เชน ความรวดเรว ความถกตอง ความสภาพในการให บรการ และก าหนดตวชวดทสะทอนมตการใหบรการนน

ชวงเวลาทจะประเมน ก าหนดกลมตวแทนผใหขอมล

ออกแบบวธการและแบบฟอรมส าหรบการประเมน

4. จดเกบขอมล และ

ประมวลผล

5. สรปผลการประเมน

เชน ใหผรบบรการกรอกแบบสอบถาม หรอสมภาษณ

ผรบบรการ และน าขอมลไปประมวลผล

เปรยบเทยบผลการประมวลขอมลทเกบกบระดบคาเปาหมาย ทตงไว แลวสรปเปนคะแนนประเมนผลสมฤทธของงาน

1. เลอกภาระงานบรการ

ของผรบการประเมน

เชน การใหบรการแกลกคาภายนอก และการใหบรการ

แกลกคาภายใน

23

การก าหนด “ตวชวดผลการ

ปฏบตงานหลก”

(Key Performance Indicators

KPIs)”

ตวช วด (KPIs) เปนดชนหรอหนวยวด

ความส าเรจของการปฏบตงานทก าหนดข น โดย

เปนหนวยวดทแสดงผลสมฤทธของงาน และ

สามารถแยกแยะความแตกตางของผลการ

ปฏบตงานได

การก าหนด “คาเปาหมาย”

(Targets)

คาเปาหมาย ในทนหมายถง เปาหมายใน

เชงปรมาณหรอคณภาพ หรอทงสองสวน

ทท าใหแยกแยะไดวา การปฏบตงาน

ประสบความส าเรจตามตวช วด (KPIs) ท

ก าหนดไวหรอไม มากนอยเพยงใด

ภายในระยะเวลาทระบไวอยางชดเจน

ตวชวด และ คาเปาหมาย

KPIs TARGET

25

ประเภทตวชวด และ คาเปาหมาย

ตวชวด และคาเปาหมาย อาจแยกออกไดเปน 3 ประเภท

ตวชวด และคาเปาหมาย

เชงปรมาณ

เชน ระยะเวลาเฉลยของ

การจดท าใบอนญาต

ขบขยานพาหนะ

ตวชวด และคาเปาหมาย

เชงปรมาณทใชวดสงท

เปนนามธรรม

เชน คะแนนความพง

พอใจเฉลยของ

ผรบบรการ

ตวชวด และคาเปาหมาย

เชงคณภาพ

เชน คณภาพรายงานท

น าเสนอ

ลกษณะของมาตรฐานการปฏบตงานทด

1. มาจากวธการแกไขทไดผลแลว

2. มความชดเจน

3. สามารถปฏบตไดอยางตอเนอง

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

8. ก าหนดเปนมาตรฐาน (Act) เมอสามารถแกไขปญหาหรอปรบปรงงานไดแลวท าอยางไรจงจะปองกนไมใหเกดสภาพเชนเดมขนอก การแกปญหานคอ ก าหนดเปนมาตรฐานการท างานไว

9. สรปและคดเลอกกจกรรมครงตอไป CQI ( Continuous Quality Improvement)

สรปกจกรรมทท าส าเรจไปแลวและวางแผนงานส าหรบการท ากจกรรม

ครงตอไปโดยพจารณาจาก

1.ปญหาเรองเดมในประเดนสาเหตอน ทยงไมไดแกไข PDCA

2.ปญหาใหมจากกลมปญหาทไดเคยพจารณา

3.ปญหาใหมๆ

ขนตอนในการท ากจกรรม P-D-C-A

P D C

A

P D C

A

P D C

A

ความเสยง (Risk management)

“PDCA”

The Toyota Way : วถแหงโตโยตา

การบรหารงานงาย ๆ คอ “PDCA” : Plan-Do-Check- Act หมายความวา ทกขนตอนการผลตตองมการวางแผนการด าเนนงาน การตรวจสอบ และน าไปสการปรบปรงมาตรฐานใหม ๆ ใหเกดขน และมการปรบปรงอยางตอเนอง แตจดเดนของการด าเนนงานอยทระบบทถกออกแบบใหทกคนตระหนกถงหลกการบรหารดงกลาว ซงในสายการผลตนน พนกงานจะมแบบฟอรมทใชตรวจสอบคณภาพงานก ากบการท างานทกขนตอน และน า PDCA มาใชอยางจรงจง

ประสทธภาพในการผลตขององคกร บางครงกตดสนไดงายๆจากสภาพโกดง องคกรไหนทมประสทธภาพในการผลตสงจะดแลโกดงไดเปนอยางด แมจะเปนพนกงานใหมกยงรวาวสดอปกรณแตละชนอยทไหนและมจ านวนเทาไหรบาง อกทงไมแบกภาระจากการเกบสนคาส าเรจรปไวในโกดงมากจนเกนไป ตรงกนขามหากเปนองคกรทมประสทธภาพในการผลตต า วสดอปกรณมกจะวางปนกน แมจะมของอยจ านวนมาก แตกไมมของทจ าเปนหรอไมกมแตของทไมตองการเตมไปหมด แถมสนคาส าเรจรปกอาจจะมากองเตมโกดง

“ พฒนา 2 ค ส 3 ค อยางปลอดภยใน OR ”

อปกรณทตองมการเตรยมพเศษมดงตอไปน

ศลยกรรมทวไป เครองมอผาตดนวในถงน าดดวยกลองวดทศน

ศลยกรรมจกษ เครองมอผาตดเปลยนเลนส

ศลยกรรมกระดกและขอ เครองมอผาตดเปลยนเขา เครองมอผาตดเปลยน

เอนไขวหนาขอเขา เครองมอใสเหลกดามกระดก

ศลยกรรมระบบทางเดนปสสาวะ การผาตดตอมลกหมากโต

การสองกระเพาะอาหาร และล าไสใหญ

การใชเครอง C-Arm

ไดน าอบตการณ/ความเสยง/ปญหามาวเคราะหพบวา 1. บคลากรมความรและทกษะในการเตรยมเครองมอ/อปกรณเฉพาะอยางตางกน แตคนทรไมอยหรอ ลา การท างานกจะมปญหา ไมสามารถท างานได หรอเกดการเตรยมไมถกตอง และความลาชาในการเตรยมท าใหผปวยไมไดรบความปลอดภย 2. นโยบาย/วธการปฏบตงานยงไมมชดเจน ใชการบอกกน บอกตอปาก 3. การสอสารในหนวยงานยงไมชดเจน

วตถประสงค 1. เพอใหบคลากรมความรและทกษะเตรยมเครองมอ/อปกรณ 2. เพอใหบคลากรเตรยมเครองมอ/อปกรณใหพรอมใช 3. เพอใหแพทยมความพงพอใจตอการบรการงานผาตด(ดานความพรอม

ของอปกรณ) 4. เพอเกดนวตกรรมแฟมความรทไดจากTacit knowledge เตรยมเครองมอ/

อปกรณ

GROW Model Goal: เปาหมาย

Reality: ขอเทจจรง Option: ทางเลอก

Way forward: รายละเอยดการกระท า

การด าเนนการ ม.ย.52.-ธ.ค.53 1. ประชม พดคยกน แลกเปลยนความร กนวาใครมความเชยวชาญการใชเครองมอ

อะไร ใหแตละคนเลาขนตอนการปฏบตโดยใชเครองมอสนทรยสนทนา (Dialogue)

2. จดหาทมเกบความรทผปฏบตทมความเชยวชาญนนๆจดพมพเปนแฟมงาน และจดท าเปนขนตอนการปฏบตใชจรงพรอมภาพเสมอนทปฏบตจรงสการปฏบต

3. น ามาใหความรแกบคลากรโดยผทมความเชยวชาญในเรองนน พรอมกบคมอทจดท าเพอเปนมตของกลมงานวาสามารถปฏบตได และใหแพทยทเกยวของในเรองนนเปนยนยนในการน าไปใชกบผปวยได

4. ประเมนผลความรและทกษะ(เทยม =Knowledge) และ (แท = Practice) บคลากรทกคน

5. ป 54 จดท าแผนทความรในหนวยงานวาใครเชยวชาญอะไรสามารถเปน ครสอนได

หวขอการประเมน

(ตวชวด)

เปาหม

าย

2551 2552 2553 2554

1. ผลการประเมนความรและทกษะ

บคลากรในการเตรยมเครองมอตาม

หวขอทก าหนดเบองตน

100% NA 50% 85.81% 97.87%

2. จ านวนการเตรยมเครองมอ/

อปกรณไมพรอมใช

0% 4 14 7 0

3. รอยละความพงพอใจของแพทยตอ

การบรการงานผาตดดานความพรอม

ของอปกรณ

95% NA NA 90% 93.5%

4. จ านวนนวตกรรมแฟมความรทได

จากTacit knowledge

7แฟม NA NA 1แฟม 4 แฟม

ผลลพธ/ตวชวด/เปาหมาย

แผนการด าเนนการตอไป : Knowledge Mapping

ผาเขา TUR-P

ACL

PHACO

ตา นว

โครงการ “เชคสกนด.......พชตผาตดอยางปลอดภย”

Check list by Picture for Surgery Safety in OR ป56-58

CQI : PDCA ครงท 2

CQI : PDCA ครงท 3 ป59-60

การแลกเปลยนเรยนร (Share & Learn)

ถายทอดและแลกเปลยนความรเพอสกดความรออกมา

ถายทอดและแลกเปลยนความรเพอสอน/พฒนาคนอน Share &Learn

ดงความรทมอยเดมออกมา

น าความรเดมไปใชเพอสรางความรใหเพมขน

โครงการ/กจกรรมการพฒนาคณภาพ ชอ...............................................| ต าแหนง............................................... ชอเรอง............................................... 1. ทมา/ความเปนมา/ความส าคญของปญหา 2. วตถประสงค 3. เปาหมาย 4. ตวชวด (ขอขอมลดบดวย) 5. การคนหาสาเหต/ปญหา /ขอมลกอนการแกปญหา 6. แนวทางการแกปญหา 7. ผลการด าเนนงาน /ผลเปรยบเทยบขอมลกอนและหลง (สรปบรรลเปาหมายหรอไม) 8. สรปผลการด าเนนการ 9. โอกาสพฒนา / แผนการพฒนาตอไป

แผนงาน Workshop การพฒนากระบวนงานดวย PDCA