การรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายงบประมาณตามแผนปฏิบัติงาน ผ่านระบบงานบริหารและจัดการโครงการ (e - project)

จากการที่กรมส่งเสริมสหกรณ์ โดยศูนย์สารสนเทศได้พัฒนาระบบการบริหารและจัดการ โครงการ (e - project) เพ่ือรองรับการวางแผนการปฏิบัติงานและงบประมาณรายจ่ายประจ าปี รวมทั้งรายงาน ผลการปฏิบัติงานและผลการใช้จ่ายเงินงบประมาณผ่านระบบอินเตอร์เน็ต เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการประมวลผล รวมทั้งเพ่ือลดภาระของหน่วยงานทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาคในการรายงานผลการปฏิบัติงาน ของงาน/โครงการต่างๆ โดยผ่านช่องทางเดียวกัน โดยระบบดังกล่าวได้เริ่มใช้งานตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2557 เป็นต้นมา ซึ่งหลังจากจากการใช้ระบบบริหารและจัดการโครงการ (e-project) ในการรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายงบประมาณประจ าปีงบประมาณ ของหน่วยงานส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค ในสังกัดกรมส่งเสริมสหกรณ์ พบว่าหลายหน่วยงานในส่วนภูมิภาคประสบปัญหา อุปสรรคในการรายงานแผน/ผล ส่งผลให้การประมวลข้อมูลแผน/ผลการปฏิบัติงานและการเบิกจ่ายงบประมาณในภาพรวม มีความคลาดเคลื่อนและท าให้การรายงานผลการปฏิบัติงานมีความล่าช้า เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับผ่านระบบดังกล่าวขาดการตรวจสอบความถูกต้องจากส านัก/กองผู้รับผิดชอบงาน/โครงการ

เพ่ือให้การรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงานและการเบิกจ่ายงบประมาณมีประสิทธิภาพได้ข้อมูล ที่ถูกต้องและเป็นไปตามก าหนดเวลา กองแผนงาน โดยกลุ่มติดตามและประเมินผล ไดจ้ัดท าผังกระบวนการรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายงบประมาณตามแผนปฏิบัติงาน ผ่านระบบบริหารและจัดการโครงการ (e-project) ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทราบถึงกระบวนการท างานของระบบและกิจกรรมที่หน่วยงานจะต้องปฏิบัติ โดยจะติดตามและประมวลผลข้อมูลที่รายงานผ่านระบบ e-project ทุกสิ้นเดือน และหากพบว่าผลการปฏิบัติงานที่รายงานเข้ามา มีข้อมูลที่ผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนไป จะแจ้งให้หน่วยงานนั้นท าการตรวจสอบ และปรับปรุงแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง

2

กระบวนการรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายงบประมาณตามแผนปฏิบัติงาน ผ่านระบบงานบริหารและจัดการโครงการ (e-project)

กระบวนงาน หน่วยงานรับผิดชอบ

1. ก าหนดแบบรายงาน ตัวชี้วัด กิจกรรม งานที่ด าเนินการ ของงาน/โครงการตามแผนปฏิบัติงานและงบประมาณรายจ่ายประจ าปี

ส านัก/กอง ผู้รับผิดชอบงาน/โครงการ

2. บันทึกข้อมูลตัวชี้วัด กิจกรรม/งานที่ด าเนินการ งบประมาณของงาน/โครงการตามแผนปฏิบัติงานและงบประมาณรายจ่ายประจ าปี ลงในระบบ e - project

กลุ่มติดตามและประเมินผล กองแผนงาน

3. กระจายแผนการปฏิบัติงานและแผนการเบิกจ่ายงบประมาณประจ าปี ของทุกงาน/โครงการ ลงในระบบ e - project

สสจ./สสพ.

4. รายงานผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายงบประมาณประจ าปี ผ่านระบบ e - project เป็นประจ าทุกเดือน (ภายในวันที่ 28 ของทุกเดือน)

สสจ./สสพ.

5. ตรวจสอบข้อมูลรายงานผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายที่ สสจ./สสพ. รายงานผ่านระบบ e - project (ภายในเวลา 3 วันหลังจาก สสจ./สสพ.รายงานผลการปฏิบัติงานวันสุดท้าย) ส านัก/กอง

ผู้รับผิดชอบงาน/โครงการ 6. ยืนยันและรายงานผลการปฏิบัติงานและผลการเบิกจ่ายในภาพรวมของงาน/โครงการให้กองแผนงาน (เป็นข้อมูลทีต่รวจสอบความถูกต้องของผล การปฏิบัติงาน/ผลเบิกจ่ายที่ สสจ./สสพ. รายงานในระบบแล้ว)

7. รวบรวม วิเคราะห์ข้อมูลและประมวลผลการปฏิบัติงาน/ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ รายงานหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้องและน าเสนอผู้บริหารกรม (รายสัปดาห์ / รายเดือน / รายไตรมาส / รายปี )

กลุ่มติดตามและประเมินผล กองแผนงาน

3

ค าแนะน าข้ันตอนการรายงานผลการปฏิบัติงานและผลเบิกจ่ายผ่านระบบ E-project

1. การวางแผนการปฏิบัติงานและการเบิกจ่าย (ผู้ดูแลระบบย่อยเท่านั้นที่จะสามารถวางแผนได้) - การวางแผนการปฏิบัติงาน จะก าหนดให้วางแผนเฉพาะกิจกรรมที่หน่วยงานได้รับค่าเป้าหมาย

เท่านั้น ส่วนกิจกรรมที่ไม่ได้รับค่าเป้าหมายระบบจะให้รายงานผลการปฏิบัติงานได้เลย (สสจ./สสพ. จะต้องวางแผนการปฏิบัติงานในทุกกิจกรรมที่ได้รับค่าเป้าหมาย)

- การวางแผนการเบิกจ่าย สสจ./สสพ. จะต้องวางแผนการเบิกจ่ายงบประมาณในแต่ละงาน/โครงการก่อน จึงจะสามารถรายงานผลการเบิกจ่ายได้

2. การรายงานผล (ผู้ดูแลระบบย่อยและผู้ใช้งาน สามารถรายงานผลงานได้) - การรายงานผลการปฏิบัติงาน ให้รายงานผลเป็นรายเดือน โดยระบบจะเปิดให้รายงานผลการ

ปฏิบัติงานประจ าเดือน ภายในวันที่ 28 ของทุกเดือน - การรายงานผลเบิกจ่ายงบประมาณ ให้รายงานผลเป็นรายเดือน โดยการรายงานผลเบิกจ่ายแต่ละ

รายการ ให้ใส่รายละเอียดผลการใช้จ่ายงบประมาณ โดยระบุประเภทของงบด้วย เช่น งบด าเนินงาน จะมีประเภทงบคือ ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม ฝึกอบรม และสัมมนา / ค่าเบี้ยเลี้ยง / ค่าเช่าที่พัก / ค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ / ค่าพาหนะ

- ค่าใช้จา่ยในการจดัประชุม ฝึกอบรม และสัมมนา - ค่าเบี้ยเลีย้ง - ค่าเช่าที่พัก - ค่าใช้จา่ยอ่ืน ๆ - ค่าพาหนะ

4

3. แบบรายงานที่ สสจ./สสพ. สามารถเรียกดูแผนงาน/ผลงาน และส่งออกเป็นแบบรายงาน Excel ได้

ตัวอย่างหน้ารายงานแต่ละแบบ

แบบรายงานแผนการปฏบิัติงานตามผลผลิต/โครงการ (Action Plan) แสดงแผนการปฏิบัติในแต่ละงาน/โครงการที่ สสจ./สสพ. ได้วางแผนไว้ตลอดปีงบประมาณ

แบบรายงานแผน/ผลการปฏบิัติงาน ตามผลผลิต/โครงการ แสดงภาพรวมแผนงานและผลงานในแตล่ะเดือนพร้อมแสดงยอดสะสมของแผนงาน/ผลงานที่ สสจ./สสพ. รายงานเข้ามาในระบบ

แบบรายงานแผน/ผลการเบิกจ่าย ตามผลผลิต/โครงการ แสดงแผนและผลการเบิกจา่ยงบประมาณในแต่ละเดือนที่ สสจ./สสพ. รายงานเข้ามาในระบบ

แบบรายงานแผนการปฏิบัติงานตามผลผลิต/โครงการ (Action Plan)

5

แบบรายงานแผน/ผลการเบิกจ่าย ตามผลผลิต/โครงการ

แบบรายงานแผน/ผลการปฏิบัติงาน ตามผลผลิต/โครงการ

6

ปฏิทินการรายงานผลผ่านระบบ E-project ในแต่ละเดือน

ถอดบทเรียนโดย : กลุ่มติดตามและประเมินผล และฝ่ายบริหารทั่วไป กองแผนงาน กรมส่งเสริมสหกรณ์

วันที่

29 30 31

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 31 1 2 3 4

สสจ./สสพ. รวบรวมผลการปฏิบัติงาน/ผลเบิกจ่ายงบประมาณ และระบบ E-project เปิดใหร้ายงานผลประจ าเดือนได้

ระบบปิดรับ รายงาน 24.00 น.

สสจ./สสพ. รวบรวมผลงาน

กผง.ประมวลผลรายงานส่งหน่วยงานภายนอก

ส านัก/กองผู้รับผิดชอบโครงการรวบรวมผลงานภาพรวมโครงการ และตรวจสอบข้อมูล

สสจ./สสพ. รวบรวมผลการปฏิบัติงาน/ผลเบิกจ่ายงบประมาณ และระบบ E-project เปิดให้รายงานผลประจ าเดือนได้

สสจ./สสพ. รวบรวมผลการปฏิบัติงาน/ผลเบิกจ่ายงบประมาณ และระบบ E-project เปิดให้รายงานผลประจ าเดือนได้

สสจ./สสพ. รวบรวมผลการปฏิบตัิงาน/ผลเบิกจ่ายงบประมาณ และระบบ E-project เปดิให้รายงานผลประจ าเดือนได้