รายการรายวัน (Journal Entry · การบันทึกเอกสารรายการรายวัน ด้วยวิธีการ Post GL

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 02-402-6141, 02-402-6143-4 Email : [email protected] Website : www.myaccount-cloud.com

บรษท โปรซอฟท ซอารเอม จ ากด

287 ม. 5 ต.สนทรายนอย อ.สนทราย จ.เชยงใหม 50210 โทรศพท: 02-402-6141, 02-402-6143-4, 02-402-6561 Email: [email protected] Website: www.myaccount-cloud.com

รายการรายวน (Journal Entry) หมายถง การบนทกขอมลบญชทเกดขนในแตละวนของบรษท และแสดงรายการขอมลรายวนท Post เขาบญชแยกประเภทของแตละระบบ ซงรายการท Post GL มาจากระบบอนๆ จะไมสามารถแกไขขอมลทเมนขอมลรายวนได หนาตางการบนทกเอกสารรายการรายวน หนาตางบนทกจะแบงขอมลออกเปน 5 สวน คอ

Tab Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของรายการรายวน ไดแก เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการบญช เปนตน

Tab Cheque คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเชครบ – เชคจาย และบตรเครดต ไดแก รหสลกหน – เจาหน ประเภท ธนาคาร สาขา เลขทเชค/บตรเครดต และจ านวนเงน เปนตน

Tab Transfer คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของการโอนเงนเขา – ออกสมดเงนฝาก ไดแก สมดเงนฝาก ธนาคาร สาขา เลขทสมดเงนฝาก และจ านวนเงน เปนตน

Tab VAT คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม ไดแก เลขทใบก ากบภาษ วนทใบก ากบภาษ ค าอธบาย ฐานภาษ และจ านวนเงนภาษ เปนตน

Tab WHT คอ การบนทกรายการภาษหก ณ ทจาย – ภาษถกหก ณ ทจาย ไดแก เลขทเอกสาร วนทเอกสาร เดอน/ปทจาย ชอลกหน – เจาหน จ านวนเงนทจาย และภาษหก ณ ทจาย เปนตน

Tab Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ และแนบไฟลเอกสารเพมเตม

Tab Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง (Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกขอมลรายการรายวน การบนทกขอมลรายการรายวน ผใชสามารถบนทกได 4 รปแบบ ไดแก

การบนทกเอกสารรายการรายวน ดวยการ Insert ขอมลใหมท งหมด ซงสามารถบนทกทเมนรายการรายวนโดยตรง

การบนทกเอกสารรายการรายวน ดวยวธการอางองจากเมนรายการรายวน (Batch) ซงระบบจะท าการดงขอมลส าคญ ไดแก วนทเอกสาร เลขทเอกสาร ค าอธบาย จ านวนเงนทงสน และประเภทเอกสาร เปนตน มาแสดงในเอกสารรายการรายวนอตโนมต ผใชสามารถแกไขขอมลเอกสารดงกลาวใหสมบรณได

http://www.myaccount-cloud.com/

mailto:[email protected]





การบนทกเอกสารรายการรายวน ดวยวธการ Post GL จากเมน Account Receivable , Account Payable , Sales , Purchase เปนตน ซงระบบจะท าการดงขอมลส าคญ ไดแก วนทเอกสาร เลขทเอกสาร ค าอธบาย จ านวนเงนทงสน และประเภทเอกสาร เปนตน มาแสดงในเอกสารรายการรายวนอตโนมต ผใชสามารถแกไขขอมลเอกสารดงกลาวใหสมบรณได ขนตอนการบนทกเอกสารรายการรายวน

1. ผใชสามารถบนทกเอกสารรายการายวน โดยกดเมน “Accounting” > “General Ledger” > “รายการรายวน” ดงรป

2. จากนนระบบจะแสดงหนาจอรายการรายวน ผใชสามารถสรางเอกสารรายการรายวนใหมได โดยกดปม “New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป







3. ใน Tab “Basic Data” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลรายการรายวนทเกดขนในแตละวน ประกอบดวย เลขทเอกสาร คอ การบนทกเลขทเอกสารรายการรายวน ซงโปรแกรมจะ Running เลขทเอกสาร

ใหอตโนมต ผใชสามารถด าเนนการแกไขรปแบบเลขทเอกสารไดท Setting > GL > เลขทเอกสาร GL วนทเอกสาร คอ การบนทกวนทเอกสารทบนทกรายการรายวน โดยระบบจะแสดงวนทเอกสาร ณ

ปจจบนทมการบนทกขอมลเสมอ ผใชสามารถเลอกรปแบบการแสดงวนทเอกสารไดท Setting > General > General Option

รหสพนกงาน คอ การเลอกพนกงานทบนทกเอกสารรายการรายวน ผใชสามารถเพมหรอแกไขรหสพนกงานไดท Setting > Company > พนกงาน

เลขทอางอง คอ การบนทกเลขทรายการรายวนอางอง ซงผใชสามารถระบหรอไมระบกได วนทอางอง คอ การบนทกวนทรายการรายวนอางอง ซงผใชสามารถระบหรอไมระบกได ค าอธบาย คอ การบนทกค าอธบายรายการรายวน เพอใชแสดงในรายงานขอมลรายวน และบญช

แยกประเภท รายการบญช คอ การบนทกรหสบญชรายการรายวน “เดบต, เครดส” ทตองการลงขอมลโดยการ

กดปม “เลอกบญช” > “ระบรหสบญชทตองการ” ถาตองการแทรกบญชใหกดปม “แทรกบญช” เพอแทรกแถวบญชทตองการบนทก ถาตองการลบบญชทไมตองการใหกดปม “ ”

เดบต – เครดต คอ การบนทกรายการจ านวนเงนตามรายการคา หรอกจกรรมทเกดขน Cost Center คอ การบนทกรายการรายวนแยกตามโครงการ, ประเภทของงาน, หรองานภายนอก

เปนตน เพอผใชสามารถเรยกดรายงานขอมลรายวน และรายงานบญชแยกประเภทตาม Cost Center ผใชสามารถด าเนนการเพมหรอแกไขรหส Cost Center ไดท Setting > GL > โครงสราง Cost Center > Cost Center

Internal Order คอ การบนทกรายการรายวนแยกตามแผนก, ต าแหนงงาน, หรองานภายใน เปนตน เพอผใชสามารถเรยกดรายงานขอมลรายวน และรายงานบญชแยกประเภทตาม Internal Order ผใชสามารถด าเนนการเพมหรอแกไขรหส Internal Order ไดท Setting > GL > โครงสราง Internal Order > Internal Order

หมายเหต คอ การระบรายละเอยดอนๆ ทชวยในการแจงเตอน หรอจ าแหนกแตละรายการบญช







4. ใน Tab “Cheque” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลเชครบ – เชคจาย ประกอบดวย เชครบ คอ การบนทกรายละเอยดการรบช าระเงนในรปแบบเชค จากลกหนการคา เชคจาย คอ การบนทกรายละเอยดการจายช าระเงนในรปแบบเชค ใหกบเจาหนการคา

ซงผใชสามารถบนทกขอมลเชครบ – เชคจายโดยกดปม “+” > “กรอกรายละเอยดรหสลกหน – เจาหน, สมดเงนฝาก, ประเภท, ธนาคาร เลขทเชค, วนทบนเชค และจ านวนเงน” > “ ” ดงรป

* หมายเหต : “เพมเชค” กรณทผใชไดท าการสรางเอกสารเชคจายทเมนเชคจายเรยบรอยแลว สามารถน ามาอางองจายช าระได







5. ใน Tab “Transfer” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลเงนโอนเขา – เงนโอนออก ประกอบดวย เงนโอนเขา คอ การบนทกรายละเอยดการรบช าระเงนในรปแบบเงนโอน จากลกหนการคา เชคจาย คอ การบนทกรายละเอยดการจายช าระเงนในรปแบบเงนโอน ใหกบเจาหนการคา

ซงผใชสามารถบนทกขอมลเงนโอนเขา – เงนโอนออกโดยกดปม “+” > “กรอกรายละเอยดรหสสมดเงนฝาก, ธนาคาร, สาขา, เลขทสมดเงนฝาก และจ านวนเงน” > “ ” ดงรป







6. ใน Tab “VAT” คอ การบนทกขอมลภาษมลคาเพม เพอน าไปใชแสดงรายงานในระบบภาษ (Tax Report) ซงผใชสามารถบนทกขอมลภาษมลคาไดโดยกดปม “ + ” ซงระบบจะแสดง Pop – Up ขนมาโดยมรายละเอยดดงน

เลขทออกใหม คอ การระบเลขทเอกสารภาษมลคาเพม ใชในการเรยกดตามเลขทเอกสาร ในรายงานภาษมลคาเพม

กลมภาษ คอ การเลอกกลมภาษมลคาเพม ซงมทงหมด 2 กลม ไดแก ภาษซอ เลอกในกรณทผใชไดมการซอสนคา หรอบรการกบเจาหนการคา ภาษขาย เลอกในกรณทผใชไดมการขายสนคา หรอบรการกบลกหนการคา

เลขประจ าตวผเสยภาษอากร คอ การระบหมายเลขประจ าตวผเสยภาษอากรของลกหนการคา หรอเจาหนการคา

เลขทใบก ากบภาษ คอ การระบเลขทเอกสารใบก ากบภาษ เพอน าเลขทเอกสารดงกลาวจดสงใหเจาหนาทกรมสรรพากร

วนทใบก ากบ คอ การบนทกวนทใบก ากบภาษ หรอวนทเกดภาษมลคาเพม เพอน าวนทเอกสารดงกลาวจดสงใหเจาหนาทกรมสรรพากร ซงโปรแกรมจะ Default ณ วนทปจจบนเสมอ

ค าอธบาย คอ การบนทกรายละเอยดอธบายเกยวกบภาษมลคาเพมทเกดขน เพอใหผใชไดทราบและแสดงในรายงานภาษมลคาเพม

ฐานภาษ คอ การระบจ านวนเงนทใชค านวณภาษมลคาเพม ภาษ คอ การเลอกรปแบบการค านวณภาษ ซอมทงหมด 3 รปแบบ ไดแก แยกนอก, รวมใน หรอ

ยกเวนภาษมลคาเพม ซงสามารถตงคาภาษไดท Setting > Accounting > ภาษ เงนภาษ คอ การระบตวเลขจ านวนภาษมลคาทเกดขน ซงโปรแกรมจะท าการประมวลผลตามฐาน

ภาษ และภาษทผใชไดมการตงคาไวโดยอตโนมต % Claimed คอ ภาษมลคาเพม ใชกรณการคนภาษมลคาเพมใหกบเจาหนการคา ซงจะแสดงใน

รปแบบเปอรเซนต (%) เทานน ผใชสามารถตงคาไดท Setting > Accounting > Tax Option ใชงานภาษซอเฉลย คอ การยนยนการใชงานภาษซอเฉลย ภาษเฉลย คอ การแสดงยอดภาษซอเฉลยตามทผ ใชไดมการต งคา ซงโปรแกรมจะท าการ

ประมวลผลตาม % Claimed โดยอตโนมต งวดท คอ การเลอกชวงวนททเกด หรอชวงวนททจายช าระคาภาษมลคาเพม โดยผใชจะตองท าการ

ก าหนดงวดทไดท Setting > General > งวดบญช ซงหากผใชไมไดท าการสรางงวดบญช จะท าใหไมสามารถบนทกขอมลในชวงเวลาดงกลาวได

ประเภท คอ การเลอกรปแบบประเภทการยนภาษมลคาเพม ซงมทงหมด 2 ประเภท ไดแก ยนปกต คอ การยนภาษมลคาเพมตามชวงระยะเวลาททางเจาหนาทสรรพากรก าหนด







ยนเพมเตม คอ กรณทผใชท าการยนภาษมลคาเพมเรยบรอย แตมเอกสารทยงไมไดยน แลวตองการยนเพมในเดอนถดไป







7. ใน Tab “WHT” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย ประกอบดวย ภาษถกหก ณ ทจาย คอ การบนทกรายละเอยดขอมลภาษถกหก ณ ทจาย จากลกหนการคา ภาษหก ณ ทจาย คอ การบนทกรายละเอยดขอมลภาษหก ณ ทจาย ใหกบเจาหนการคา

ซงผใชสามารถบนทกขอมลภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย ไดโดยกดปม “ + ” ซงระบบจะแสดง Pop – Up ขนมาโดยมรายละเอยดดงน

เลขทเอกสาร คอ การระบเลขทเอกสารภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย เพอน าเลขทเอกสารดงกลาวจดสงใหเจาหนาทกรมสรรพากร

วนทเอกสาร คอ การบนทกวนทเกดภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย เพอน าวนทเอกสารดงกลาวจดสงใหเจาหนาทกรมสรรพากร ซงโปรแกรมจะ Default ณ วนทปจจบนเสมอ

งวดท คอ การเลอกชวงวนททเกด หรอชวงวนททเกดภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย โดยผใชจะตองท าการก าหนดงวดทไดท Setting > General > งวดบญช ซงหากผใชไมไดท าการสรางงวดบญช จะท าใหไมสามารถบนทกขอมลในชวงเวลาดงกลาวได

รหสผจาย คอ การเลอกรายชอลกหนการคา ทหกภาษถกหก ณ ทจาย หรอรายชอเจาหนการคา ทถกหกภาษหก ณ ทจาย เพอน าขอมลดงกลาวมาแสดงผลในเอกสารหนงสอรบรองหก ณ ทจาย, รายงานภาษถกหก ณ ทจาย, รายงานภาษหก ณ ทจาย และรายงานสรปภาษหก ณ ทจาย

ประเภท (การยนเอกสาร) คอ การเลอกรปแบบประเภทการยนภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย ซงมทงหมด 2 ประเภท ไดแก

ยนปกต คอ การยนภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจายตามชวงระยะเวลาททางเจาหนาทสรรพากรก าหนด

ยนเพมเตม คอ กรณทผใชท าการยนภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจายเรยบรอย แตมเอกสารทยงไมไดยน แลวตองการยนเพมในเดอนถดไป

ประเภท (ภ.ง.ด.) คอ การเลอกรปแบบการยนเอกสารรายการภาษเงนไดหก ณ ทจาย ตามมาตรา 3 เตรส และมาตรา 69 ทว ซงมทงหมด 4 ประเภท ไดแก

ภ.ง.ด.1 คอ แบบยนรายการภาษเงนไดหก ณ ทจายตามมาตรา 50 (1) แหงประมวลรษฎากร ส าหรบบคคลธรรมดา หางหนสวน บรษท สมาคมหรอคณะบคคลเปนผจายเงนไดพงประเมนตามมาตรา 40 (1) และ 40 (2) แหงประมวลรษฎากรใหกบผมหนาทเสยภาษเงนไดบคคลธรรมดา

ภ.ง.ด.2 คอ แบบยนรายการภาษเงนไดหก ณ ทจายตามมาตรา 50 (2) แหงประมวลรษฎากร ส าหรบบคคลธรรมดา หางหนสวน บรษท สมาคมหรอคณะบคคลเปนผจายเงนไดพงประเมนตามมาตรา 40 (3) และ 40 (4) แหงประมวลรษฎากรใหกบผมหนาทเสยภาษเงนไดบคคลธรรมดา

ภ.ง.ด.3 คอ เงนไดของกจการทท าธรกจใหบรการกบบรษทลกคา ในฐานะ “ผจายเงน” จะมหนาทหกเงนคาบรการสวนหนงไวเปนคาภาษ ซงการหกภาษเงนไดหก ณ ทจายนนกรมสรรพากรก าหนดให







บคคล หางหนสวนสามญ (ไมจดทะเบยน) สมาคม หรอคณะบคคล ผจายเงนไดพงประเมนตามมาตรา 40 เปนผมหนาทหกเงนไวทกครงทจายเงนไดพงประเมนไวตามเกณฑ เงอนไขตามอตราทกฎหมายก าหนด และจดการน า ภาษหก ณ ทจายทหกไวนนน าสงกรมสรรพากร ภายในวนท 7 ของเดอนถดไปตามปฏทนภาษ

ภ.ง.ด.53 คอ เงนไดของกจการทท าธรกจใหบรการกบบรษทลกคา ในฐานะ “ผจายเงน” จะมหนาทหกเงนคาบรการสวนหนงไวเปนคาภาษ ซงการหกภาษเงนไดหก ณ ทจายนนกรมสรรพากรก าหนดใหบรษทจ ากด หางหนสวนจ ากด หางหนสวนสามญนตบคคล (จดทะเบยน) และบรษท (มหาชน) จ ากด ผจายเงนไดพงประเมนตามมาตรา 40 เปนผมหนาทหกเงนไวทกครงทจายเงนไดพงประเมนไวตามเกณฑ เงอนไขตามอตราทกฎหมายก าหนด และจดการน า ภาษหก ณ ทจายทหกไวนนน าสงกรมสรรพากร ภายในวนท 7 ของเดอนถดไปตามปฏทนภาษ

ครงท คอ การระบครงในการยนภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจายเพมเตม ผจาย คอ การเลอกรปแบบการจายเงน ซงมทงหมด 4 รปแบบ ไดแก

ออกใหครงเดยว คอ การออกเอกสารภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย เพยงหนงครงเทานน

ออกใหตลอดไป คอ การออกเอกสารภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย ทกครงทมการซอสนคา หรอรบบรการ

หกภาษ ณ ทจาย คอ การออกเอกสารภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย ในรปแบบเอกสารหก ณ ทจายเทานน

อนๆ คอ การระบหมายเหตอนๆ ในการออกเอกสารภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย

รายละเอยดการบนทก คอ การระบรายละเอยดของภาษถกหก ณ ทจาย – ภาษหก ณ ทจาย เชน ประเภทภาษหก ณ ทจาย, มาตรา, อตราภาษ (%), จ านวนเงนทจาย และจ านวนเงนหก ณ ทจาย







8. ใน Tab “Note & Attachment” คอ การระบหมายเหตทายบล ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการ

โดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยดทตองการ” > “ ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรม > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในเอกสารรายการรายวน ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได







9. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารรายการรายวน เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป







10. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารรายการรายวน โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอการบนทกเอกสารรายการรายวนปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอการบนทกแบบรางเอกสาร เมอผใชบนทกขอมลรายการายวนเรยบรอยแลว ระบบ

จะแสดงหนาจอการบนทกเอกสารรายการายวนแบบรางทนท Save & New คอการบนทกพรอมเปดหนาบนทกขอมลเอกสารรายการายวนใหม เมอผใชบนทก

ขอมลเอกสารรายการรายวนเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกขอมลเอกสารรายการรายวนใหมทนท Save & Close คอการบนทกพรอมยอนกลบไปหนารายการรายการรายวน เมอผใชบนทกขอมล

เอกสารรายการเรยบรอยแลว ระบบจะยอนกลบแสดงหนาจอรายการรายวนทงหมดทนท







การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารรายการายวน 1. เมอผใชสรางรายการรายวน เสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม “ ”

ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดรายการายวน ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสารรายการรายวน ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารรายการรายวน จะอยในรปแบบนามสกล .pdf




Documents

รายการรายวัน (Journal Entry · การบันทึกเอกสารรายการรายวัน ด้วยวิธีการ Post GL