คู่มือ - Thai Red Cross Societyedoc.redcross.or.th/iwebflow/eManual/Manual/Flow/Chrome...2.3 การสร างตารางสำหร บร างหน งส

คมอ

ส ำหรบผรำงหนงสอ

Call Center : 02-256-4015 ตอ 204Email : [email protected]

URL : http://edoc.redcross.or.th/iwebformFace Book : edoc @ The Thai Red Cross Society

ระบบงำนสำรบรรณอเลกทรอนกส (eMemo)

Copyright © 1992-2019 Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved.

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo) ของสภากาชาดไทย สำหรบผรางหนงสอ

สารบญ หนา

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ในระบบงานสารบรรณฯ........................................................ 1

1. การ Login/Logout ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส .............................................................. 2

2. การตรวจสอบ/การแกไขรางหนงสอ (eMemo) ............................................................................ 3

2. การรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ..................................................................... 4

2.1 การใชงานแถบเครองมอสำหรบรางหนงสอ (eMemo) ........................................................... 4

2.2 การนำเขาขอมลหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) จาก Word Processing .......... 5

2.3 การสรางตารางสำหรบรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ................................. 8

2.4 การรางหนงสอหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ................................................. 12

หนงสอภายใน (บนทกขอความ) ........................................................................................ 12

หนงสอภายนอก (จดหมายหวกาชาด) ............................................................................... 17

หนงสอตอบรบ (บนทกตอบรบ) ......................................................................................... 21

หนงสอภายนอก กช. (ทานเลขาธการฯ ลงนาม) ................................................................ 27

หนงสอเวยน (เตม ว.) ........................................................................................................ 30

3. การตรวจสอบ/การแกไขรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ................................... 34

4. การสงหนงสอ แบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ................................................................... 37

สำหรบเจาหนาทงานสารบรรณ ................................................................................................... 39


Copyright © 1992-2019 Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. 1

eMemo หมายถง หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส พฒนาตามรปแบบการใชงานของสภากาชาด

ไทย ประกอบดวย หนงสอภายใน (บนทกภายใน), หนงสอภายนอก (จดหมายหวกาชาด), หนงสอตอบรบ และหนงสอภายนอก (กช.) ลงนามโดยเลขาธการสภากาชาดไทย โดยมการประยกตใชงานกบหนงสอ 4 ประเภท

1) หนงสอเชญประชม 2) หนงสอเชญอบรม 3) หนงสอเชญเปนกรรมการ 4) หนงสอเวยน (เตม ว.) รางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ท ร างจากตะกรางานรางของศนย/สำนก ตองผานการ

พจารณา/ตรวจสอบจากผตรวจราง (เหนชอบราง) หรอกลบไปทำการแกไขราง กอนสงตอไปทตะกราสารบรรณของศนย/สำนก เจาหนาทสารบรรณศนย/สำนก รบรางหนงสอ หวหนาฝายบรหารฯ/เลขาฯ ตรวจสอบความถกตองอกครง นำเสนอผ บรหารรอลงนาม ผ บรหารลงนามรางหนงสอดวยลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) รางหนงสอทผานการลงนามแลว ระบบจะออกเลขทหนงสอใหมของศนย/สำนก

แสดงเปนเอกสารแนบหลก และผกเรองกบรางหนงสอเดม แสดงเปนเอกสารแนบรอง จากนนเจาหนาทสารบรรณของศนย/สำนก ทำการ สงหนงสอทลงนามไปยงหนวยงานทเกยวของ เมอเจาหนาทสารบรรณของหนวยงานทเกยวของรบหนงสอ และนำหนงสอเสนอหวหนาฝายบรหารฯ/เลขาฯ ผบรหารและปดงาน หรอทำการตอบกลบหนงสอ โดยกดปม ตอบรบ ระบบจะตอบกลบหนงสออตโนมตดวยแบบฟอรมหนงสออเลกทรอนกส หนงสอตอบรบ โดยแสดงเปนเอกสารแนบรองของหนงสอทตอบกลบในระบบ

สญลกษณและความหมายของหนงสอบนทกอเลกทรอนกส (eMemo)

สญลกษณ คำอธบาย (e สดำ) หนงสอราง (e สแดง) ใหแกไขราง (e สเขยว) เหนชอบราง (เครองหมายถกสนำเงน) เสนอ ระดบผบรหารตรวจ (ถาม) (เครองหมายถกสดำ) เสนอเพอลงนาม (รปแมกญแจ) หนงสอลงนามแลว (R เขยว) หนงสอตอบรบ (S ดำ) รางทถกใชลงนามจรง , สญลกษณหนงสอบนทกอเลกทรอนกส (eMemo)

ทสงมาใหเจาหนาทสารบรรณฯ ศนยฯ สำนก (ของผรบหนงสอ) ทำการรบเรองและนำเสนอใหหวหนางานรบทราบตามกระบวนการตอไป

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ในระบบงานสารบรรณฯ



การ Login เขาใชงานระบบ การเขาใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo) สำหรบผใชงาน จะเรยกใชงานระบบผานสามารถเรยนใชผาน Browser Google Chrome ทปรากฏเปนรป Icon บนหนาจอเครองคอมพวเตอร

หลงจากเขาโปรแกรม Browser แลว ใหผ ใช งานปอน URL : http://edoc.redcross.or.th/iwebflow จากนนใหเลอกปฐานขอมลระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ทำการปอนชอผใชงานและรหสผานผใชงาน กดปม ตกลง เพอเขาใชงานระบบ

การ Logout ออกจากระบบ

หมายเหต: การใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสผาน Tablet หรอ Smart Phone ทใชระบบปฏบตการ IOS, Android และ Windows Phone สามารถใชงานระบบในฟงกชนการทำงาน อาท การตดตามงานเอกสาร, การบนทกการทำงานและการลงนามเอกสารในระบบ

1. การ Login/Logout ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

เลอกฐานขอมล

ปอนชอผใชงาน

ปอนรหสผานผใชงาน กดปม ตกลง

กดปม ออกจากระบบ

http://edoc.redcross.or.th/iwebflow



การตรวจสอบรางหนงสอ (eMemo) ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผ ร างหนงสอสามารถ

ตรวจสอบและแกไขรางหนงสอเดม ไดจากเมน “หนงสอระหวางดำเนนการ” ดงน

หมายเหต: การใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสผาน Tablet หรอ Smart Phone ทใชระบบปฏบตการ IOS, Android และ Windows Phone สามารถใชงานระบบในฟงกชนการทำงาน อาท การตดตามงานเอกสาร, การบนทกการทำงานและการลงนามเอกสารในระบบ

2. การตรวจสอบ/การแกไขรางหนงสอ (eMemo)

กดเมน หนงสอระหวางดำเนนการ



2.1 การใชงานแถบเครองมอสำหรบรางหนงสอ (eMemo) ในระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

แถบเครองมอสำหรบปอนขอความหนงสอ (eMemo)

. ปมตรวจสอบการเขยนแบบ HTML . ปมตดขอความไวในคลปบอรด . ปมคดลอกขอความเกบไวในคลปบอรด . ปมวางขอความทเกบไวในคลปบอรด . ปมวางขอความจาก MS Word/other office

หมายเหต ขอความทสำเนาจาก Microsoft Word หรอโปรแกรม Document อน ๆ เมอนำมาวางใน Text Editor จะไมสามารถนำรปแบบการขอมลหรอนำสญลกษณจาก Microsoft Word หรอโปรแกรม Document อน ๆ มาใสในกลองขอความ Text Editor ได

. ปมยกเลกการกระทำครงสดทาย

. ปมทำซำการกระทำยกเลกครงสดทาย

. ปมเพมสญลกษณพเศษ

. ปมยอหนา ใชปมนเมอตองการเรมเขยนเนอหาบนหนงสอ หรอเขยนยอหนาแรกใน eMemo

.

หมายเหต : สญลกษณ ไมไดใชงานเกยวกบการแทรกสญลกษณหวขอ เหมอนการทำงานใน Microsoft Word แตเปนสญลกษณททำหนาทขนยอหนาใหมเทานน หากตองการสรางหวขอ สามารถใสหมายเลขของหวขอ เชน 1 2 3 เปนตน หรอใชสญลกษณ “–” แทน ยกเวน การคดลอกขอมลจาก Microsoft Word หรอโปรแกรม Document อน

. ปมลดระยะการเยองของขอความไปทางซาย 1 ชน ปมนใชงานเหมอน ปม Tab บนคยบอรด ใชเมอตองการ ยอนกลบไปเรมตนทขอบกระดาษดานซายของแตละบรรทด

. ปมเพมระยะเยองของขอความไปทางขวา 1 ชน ปมนใชงานเหมอน ปม Tab บนคยบอรด

. ปมเครองมอสำหรบหยดการพมพขอความในหนานนๆ แลวขนหนาใหม . ปรบขนาดอกษร มใหเลอกทงหมด 1-7 แบบ

หมายเหต : ปรบขนาดตวอกษร รองรบการใชงานกบ Mode Compatibility View ของ IE เทานน

. ปมปรบตวอกษรเปนตวหนา

2. การรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)



. ปมปรบตวอกษรเปนตวเอยง . ปมขดเสนใตตวอกษร . ปมลากเสนผานทบตรงกลางขอความทเลอก . ปมสรางอกขระตวยก

การใชงานจากคยบอรด สำหรบรางหนงสอ eMemo

เมอกดปม Enter = การขนหวขอใหม เมอกดปม Shift + Enter = การขนบรรทดใหม

2.2 การนำเขาขอมลหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) จาก Word Processing

การรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ในระบบงานสารบรรณฯ ดวยการนำเขาขอมลไฟลจาก Word Processing เพอนำขอมลทคดลอกมาใสในกลองขอความ Text Editor ของหนงสอ (eMemo)

การนำเขาขอมลรายละเอยดในชอง Text Editor ใหปฏบตตามขนตอนการรางหนงสอดงน 2.2.1 เตรยมรปแบบไฟล Word Processing เพอนำเขาใชในการรางหนงสอแบบฟอรอเลกทรอนกสตามรปแบบ (Page Setup) กำหนดขอมลดงน กนหนาของไฟล Word Processing กำหนดขนาด 2.54 เซนตเมตร กนหลงของไฟล Word Processing กำหนดขนาด 2.54 เซนตเมตร กนดานบนของไฟล Word Processing กำหนดขนาด 2.54 เซนตเมตร กนดานลางของไฟล Word Processing กำหนดขนาด 2.54 เซนตเมตร กำหนดขนาดกระดาษ A4 (210 x 297 มม.) แบบแนวตง (Portrait) กำหนดรปแบบขอมล เปนแบบ Justify

กำหนดการรปแบบขอมล เปนแบบ Justify



2.2.2 คดลอกขอมลจากไฟล Word Processing มาใสในชอง โปรแกรม Paste from Word ของโปรแกรม Text Editor และกดปม OK เพอนำเอาขอมลจากไฟล Word Processing มาในชองรายละเอยดของโปรแกรม Text Editor ในการรางหนงสอ eMemo



2.2.3 การจดรปแบบขอมลของขอมล ทคดลอกจากไฟล Word Processing ขอมลทคดลอกมาจาก

ไฟล Word Processing หลงจากนำเขาผานไอคอน Paste from Word แลวนน ใหทำการจดรปแบบขอมลโดยใช Spacebar เลอนตำแหนงขอมลใหตรงกบเสนแบงยอหนา และเสนแบงกงกลางหนาเทานนหากตองการตดคำขนบรรทดใหมใหใช Enter

ตวอยาง การจดขอความทคดลอกมาจาก Word Processing

เสนยอหนา เสนกงกลางหนา

ใช Spacebar /Backspace เลอนตำแหนงขอความใหตรงยอหนา

ใช Shift +Enter ตดคำขนบรรทดใหม



2.2.4 ระหวางปอนขอความในชอง Text Editor สามารถใชตวชวยอน ๆ กบขอความทปอนไดดงน

ปรบขนาดอกษรสามารถใชงานไดใน Mode Compatibility View ของ IE เทานน

ปมปรบตวอกษรเปนตวหนา ปมปรบตวอกษรเปนตวเอยง ปมขดเสนใตตวอกษร ปมลากเสนผานทบตรงกลางขอความทเลอก ปมสรางอกขระตวยก

2.2.5 กรณตองการขนหนาใหม ใหกดปม (Horizontal Rule) โดยกำหนด Cursor ใหอยททายบรรทดทตองการตดคำขนหนาใหม แลวกดปม Shift Enter 1 ครงจากนน กดปม Spacebar เลอนตำแหนงมาทเสนปะ กลางหนา ปอนเลขหนา เชน -2- และกด ปม Shift Enter เพอขนบรรทดใหมและทำ การจดเรยงขอมลจาก ไฟล Word Processing ตอไปหรอปอนขอมลในหนาตอไป

2.3 การสรางตารางสำหรบรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)

หลงจากสรางตารางตามขอกำหนดแลว ใหคดลอกตารางจากโปรแกรม Word Processing หรอ

โปรแกรมอน ๆ ใสในชองรายละเอยดของ Text Editor ของรางหนงสอ (eMemo) ผานไอคอน Paste from Word แลวสามารถจดรปแบบขอมลโดยใช Spacebar เลอนตำแหนงของตารางหรอ กดปม Tab เพอกำหนดขนาดตารางสามารถใชปม Justify ชวยกำหนดตำแหนงของตารางในชองรายละเอยดของText Editor

Left Justify จดชดดานซาย Centre Justify จดกงกลาง Right Justify จดชดขอบดานขวา Justify จดใหเทากน



การนำขอมลตารางจาก Word Processing ใสในชองรายละเอยดของของ Text Editor ของหนงสอ (eMemo)

2.3.1 คดลอกตารางจาก Word Processing

2.3.2 วางขอมลตารางทคดลอกจาก Word Processing ใสในไอคอน Paste from Word ของกลองขอความ Text Editor และกดปม OK เพอนำเขาขอมลตารางใสในหนงสอ (eMemo)



2.3.3 แสดงผลการนำเขาขอมลตาราง ในหนงสอ (eMemo) ผานไอคอน Paste From Word ของ Text Editor



ตวอยาง แสดงผล รางหนงสอ (eMemo) หลงจากนำเขาขอมลตามรางจาก Word Processing

หมายเหต: การนำเขาขอมลตารางในหนงสอ (eMemo) รปแบบของตารางทนำเขามาจะไมสามารถทำการเพมลบ Column ของตารางได ดงนนควรจดรปแบบของตารางใหสวยงามกอนนำเขาในหนงสอ (eMemo)



2.4 การรางหนงสอหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) หนงสอภายใน (บนทกขอความ)

ประยกตใชกบหนงสอ เชญประชม, เชญอบรม/สมมนา, เชญเปนกรรมการ และหนงสอเวยน เรมจากกระบวน ราง, ตรวจสอบ และ การลงนามลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) ระบบจะทำการออกเลขทหนงสอของหนวยงานใหอตโนมต เพอใหหนวยงานตนเรอง ดำเนนการสงเอกสารอเลกทรอนกส ผานระบบไปยงหนวยงานตางๆ ภายในสภากาชาดไทย

ผรางหนงสอ ทำการรางหนงสอ จากตะกรางานรางของศนย/สำนก หลงจาก Login เขาใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสแลว ปฏบตตามขนตอนดงตอไปน

1. เลอกเมน สราง/ทะเบยนหนงสอสงภายใน

2. หนาจอสรางทะเบยนเอกสารสงภายใน คลกเลอก หนงสอภายใน จากหวขอฟอรมอเลกทรอนกส

กดเมน สราง/ทะเบยนหนงสอสงภายใน

แสดงชอ ผใชงานรางหนงสอ / หนวยงาน

กดเลอก หนงสอภายใน



3. กรอกรายละเอยดบนแบบฟอรม ดงน ชนความเรว ชนความเรวของหนงสอทรางสามารถระบคา ปกต, ดวน, ดวนมากและดวน

ทสด ชอหนวยงาน แสดงชอหนวยงานของผรางหนงสอใหอตโนมต สามารถแกไขได (ขนาด 100

ตวอกษร) โทร. ปอนขอมลหมายเลขโทรศพทรองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาด 50

ตวอกษร) ท

โดยกำหนดรปแบบ: ท เวนวรรค ราง เวนวรรค เลขทหนงสอ

วนท ระบบจะแสดงวนทปจจบนใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงวนทได โดยกำหนดรปแบบคอ วน 2 หลก เดอน 2 หลก ป 4 หลก ตวอยาง วนท วนท 13 มนาคม 2560 ใหใสขอมลเปน 13/03/2560

เรอง ปอนขอมลชอเรองหนงสอ รองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาดขอมล 255 ตวอกษร)

เรยน ปอนชอ/หนวยงานทสงหนงสอถง รองรบขอมลตวอกษรและตวเลข (ขนาด 500 ตวอกษร)

ชอ ชอผลงนามหนงสอ (ขนาดขอมล 255 ตวอกษร) ตำแหนง ปอนขอมลตำแหนงผลงนามหนงสอ (ขนาดขอมลตวอกษร text) จงเรยนมา ระบคาจาก Drop Down

เลอกคาแสดงผลขอมล เชน เพอทราบ, เพออนมต, เพอทราบและพจารณา เปนตน สามารถปอนขอความเพมเตมได

ชองกรอกรายละเอยดขอมลของหนงสอ



การปอนขอมลในชองตาง ๆ ของหนงสอภายใน ระบบจะบงคบใหปอนขอมล ในชอง วนท และ เรอง

การปอนขอมลตามภาพดานบน ระบบจะบงคบใหปอนขอมล ในชอง วนท และ เรอง

เลอกคา ปกต,ดวน,ดวนมาก,ดวนทสด

แสดงชอ อตโนมต

แสดงชอ หนวยงานอตโนมต (แกไขได)

แสดงเลขทราง อตโนมต

แสดง วนทปจจบน ปอน ชอเรอง

ปอนขอมล เรยน

แสดงชอ อตโนมต

ปอน เบอรโทรศพท



กดปม บนทกขอมล รางหนงสอภายใน (บนทกภายใน)

กดปม เพอแสดงผล รางหนงสอภายใน (บนทกภายใน) กดปม ยกเลก รางหนงสอภายใน (บนทกภายใน)

ปอน ตำแหนงงาน ผลงนามหนงสอ

กดเลอก ชอผลงนาม

ปอนขอมลรายละเอยดหนงสอ

กดเลอก คำลงทาย / ปอนขอความ

เสนกงกลางหนา

เสนยอหนา เสนแบงหนา

ดคำอธบาย การใชงานแถบเครองมอ จากขอ (2.1), (2.2) และ (2.3)



กรณตรวจสอบขอความในรางหนงสอเรยบรอยแลว ใหผใชงานกดปม ตกลง เพอบนทกรางหนงสอระบบจะออกเลขทะเบยนและเลขทหนงสอรางใหโดยอตโนมต พรอมเอกสารแนบ (หนงสอราง) แสดงเปนเอกสารแนบหลก ในระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ผใชงานสามารถ กดไอคอน (หนงสอราง) เพอแสดงผลขอมลรางหนงสอตามภาพดานลาง



หนงสอภายนอก (จดหมายหวกาชาด) ประยกตใชกบหนงสอทตองการสงออกไปยงหนวยงาน หรอ บคคลภายนอก เรมจากกระบวน ราง,

ตรวจสอบ และ การลงนามลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) ระบบจะทำการออกเลขทหนงสอของหนวยงานใหอตโนมต เพอใหหนวยงานตนเรอง ดำเนนการสงเอกสารอเลกทรอนกส ผานทางอเมลของผรบปลายทาง หรอ จดสงทางไปรษณยตอไป



2. กรอกรายละเอยดบนแบบฟอรม ดงน ชนความเรว ชนความเรวของหนงสอทรางสามารถระบคา ปกต, ดวน, ดวนมากและ

ดวนทสด ทอยสภากาชาดไทย ระบบแสดงขอมลใหอตโนมต ท

โดยกำหนดรปแบบ: ท เวนวรรค ราง เวนวรรค เลขทหนงสอ

วนท ระบบจะแสดงวนทปจจบนใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงวนทได โดยกำหนดรปแบบคอ วน 2 หลก เดอน 2 หลก ป 4 หลก ตวอยาง วนท วนท 13 มนาคม 2560 ใหใสขอมลเปน 13/03/2560



ชอ ชอผลงนามหนงสอ (ขนาดขอมล 255 ตวอกษร) ตำแหนง ปอนขอมลตำแหนงผลงนามหนงสอ (ขนาดขอมลตวอกษร text)

จงเรยนมา ระบคาจาก Drop Down

เลอกคาแสดงผลขอมล เชน เพอทราบ, เพออนมต, เพอทราบและพจารณา เปนตน สามารถปอนขอความเพมเตมได

กดเลอก หนงสอภายนอก



ขอสแดงความ นบถอ

เลอกคาแสดงผลขอมล เชน ขอแสดงความนบถอ, ขอแสดงความนบถออยางยง

ชอ ชอผลงนามหนงสอ (ขนาดขอมล 255 ตวอกษร) ตำแหนง ตำแหนงผลงนามหนงสอ (ขนาด 100 ตวอกษร) ชอหนวยงาน แสดงชอหนวยงานของผรางหนงสอใหอตโนมต สามารถแกไขได (ขนาด

100 ตวอกษร) โทร. ปอนขอมลหมายเลขโทรศพทรองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาด 50

ตวอกษร) โทรสาร. ปอนขอมลหมายเลขโทรสารรองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาด 50

ตวอกษร) สำเนาสง ปอนขอมล รองรบขอความตวเลขหรอตวอกษร

ขอมลในชองตาง ๆ ของรางหนงสอภายนอก ระบบจะบงคบใหปอนขอมล ในชอง วนท และ เรอง

เลอกคา ปกต, ดวน, ดวนมาก, ดวนทสด


แสดง วนทปจจบน

ปอน ชอเรอง

ปอนขอมล ทอย

ปอนขอมล อางถง

ปอนขอมล สงทสงมาดวย

ระบบแสดง อตโนมต




กดปม บนทกขอมล รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด)

กดปม เพอแสดงผล รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด) กดปม ยกเลก รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด)


เสนกงกลางหนา เสนยอหนา

เสนแบงหนา


เลอกแสดงผล เพอทราบ

เลอกแสดงผล ขอแสดงความนบถอ

ปอนขอมล โทรศพท

ปอนขอมล โทรสาร

ปอน สำเนาสง






(หวจดหมายกาชาด)ในระบบสารบรรณฯ สามารถเลอกแสดงผล/ไมแสดงผล Logo สภากาชาดไทยได จากขอความดานบน

กดปม OK แสดงผล Logo กดปม Cancel ไมแสดงผล Logo



หนงสอตอบรบ (บนทกตอบรบ) ประยกตใชในการตอบกลบผานระบบ ทหนวยงานตนทางไดสง แบบฟอรมหนงสอภายใน (บนทก

ขอความ) สอบถามเกยวกบ เชญประชม, เชญอบรม/สมมนา, เชญเปนกรรมการ และหนงสอเวยน โดยหนวยงานผตอบกลบเรมจากกระบวนการบนทกรายละเอยดของขอมลทตองการตอบกลบ ระบบ

จะทำการออกเลขทหนงสอของหนวยงานใหอตโนมต สามารถตอบรบหนงสอได 2 วธ

กดปม เพอตอบกลบ หนงสอภายใน ทสงมาจากหนวยงานตนทางของระบบ หลงจากผใชงานทไดรบมอบหมายในการตอบรบหนงสอ ทำการ Login เขาใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสแลวใหปฏบตตามขนตอนดงน

1. เลอกเมน หนงสอรอลงทะเบยน

2. ตรวจสอบหนงสอทสงมาจากหนวยงานอน กดสญลกษณ เพอรบเขาหนงสอในหนวยงาน

3. ระบบจะแสดงรายละเอยดของหนงสอ กดปม เพอรบหนงสอเขาในหนวยงาน

กดเมน หนงสอรอลงทะเบยน

กด รบเขาหนงสอ

กดปม รบตนฉบบ



กดปม [ตกลง] ยนยนการบหนงสอในระบบ

หลงจากกดรบหนงสอเรยบรอยแลว ระบบจะแจงเลขทะเบยนรบของหนวยงาน, วนทและเวลารบหนงสอ กดปม เพอดำเนนการหนงสอในขนตอนตอบรบหนงสอในระบบ

กดปม เพอตอบกลบหนงสอ หนวยงานตนทาง

กดปม ตกลง

กดปม ดำเนนการตอ

กดปม ตอบรบ



4. กรอกรายละเอยดบนแบบฟอรม ดงน ประเภทหนงสอ ตอบรบ

ผใชงานสามารถเลอกประเภทของหนงสอตอบรบได 4 รปแบบ ดงน • เชญเปนกรรมการ • เชญประชม • เชญอบรม • หนงสอเวยน (เตม ว.)

เลขทหนงสอ แสดงคำหนาหนงสอของหนวยงานของผรางหนงสอ และระบบจะออกเลขทใหอตโนมต

วนท ระบบจะแสดงวนทปจจบนใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงวนทได โดยกำหนดรปแบบคอ วน 2 หลก เดอน 2 หลก ป 4 หลก ตวอยาง วนท 22 ตลาคม 2559 ใหใสขอมลเปน 22/10/2559

จาก แสดงชอหนวยงานของผรางใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงแกไขได (ขนาด 100 ตวอกษร)



อางถง ระบบจะแสดงเลขทท หนงสอตอบรบอางถงใหอตโนมต กรณตอบกลบหนงสอตอบรบจากหนวยงานอน สามารถปอนเลขทเอกสารทเกยวของไดเองในกรณ ตอบรบเพ อเปนหนงสอของหนวยงานตนเอง (ขนาด 255 ตวอกษร)

รปแบบการตอบรบ ผใชงานสามารถเลอกรปแบบการตอบรบหนงสอได 3 แบบ ดงน • ยนด • ขดของ • อน ๆ

ผประสานงาน ชอบคคลทสามารถตดตอประสานงานหนงสอ (ขนาด 100 ตวอกษร) ฝาย/กลมงาน ช อ/ฝายกล มงาน ท ดำเนนการหนงสอตอบรบหนงสอ (ขนาด 100

ตวอกษร เบอรโทรศพท ปอนขอมลหมายเลขโทรศพทรองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาด 50

ตวอกษร) อเมล ปอนขอมลอเมลรองรบขอมลตวเลขและตวอกษร (ขนาด 100 ตวอกษร)



ขอมลในชองตาง ๆ ของรางหนงสอตอบรบ ระบบจะบงคบใหปอนขอมล ในชอง วนท และเรอง

เลอกประเภท หนงสอ





แสดงเลขทคำนำหนาหนงสอ อตโนมต

เลอกรปแบบตอบรบ หนงสอ

ระบบแสดงหนวยงาน อตโนมต

ปอนชอผตดตอประสานงาน

ปอนชอฝาย/กลมงาน ทดำเนนการหนงสอตอบรบ

ปอน เบอรโทรศพท ทดำเนนการหนงสอตอบรบ

ปอนชอ อเมล




กดปม บนทกรางหนงสอตอบรบ กดปม ยกเลก รางหนงสอตอบรบ

หลงจากกดปม ตกลง เพอบนทกรางหนงสอตอบรบแลว ระบบจะออกเลขทหนงสอของหนวยงานให

อตโนมต พรอมเอกสารแนบ แสดงเปนเอกสารแนบหลกและทำการผกเรองกบเอกสารตนเรองททำการตอบกลบในระบบใหอตโนมต สามารถกดไอคอน เพอแสดงผลขอมลหนงสอตอบรบ หรอ กดทเลขทเอกสารทเกยวของเพอแสดงผลหนงสอ

เลขทเอกสารตนทางทระบบผกเรองใหอตโนมต



เม อหนวยงานปลายทาง ทำการตอบรบหนงสอในระบบเรยบรอยแลว ระบบจะสรางหนงสอ

แบบฟอรมตอบรบโดยออกเปนเลขทของหนวยงาน เชน อส.469/2562 เปนตน และทำการผกเร องกบเอกสารตนทางอตโนมต โดยหนวยงานตนทางสามารถตรวจสอบการตอบรบหนงสอ จากรายการเอกสารแนบของหนวยงานปลายทางไดจากตวอยาง ตามภาพ

กดทเลขทหนงสอ ศท.ว.463/2562

เลขทหนงสอตอบรบจากหนวยงานปลายทาง ระบบทำผกเรองใหอตโนมตหลงจากทำการตอบรบหนงสอจากหนวยงานปลายทาง อส.469/2562



หนงสอภายนอก กช. (ทานเลขาธการฯ ลงนาม) การรางหนงสอภายนอก กช. ประยกตใชกบหนงสอทตองขอเลขท กช.(ลงนามโดยทานเลขาธการฯ)


1. เลอกเมน สราง/ทะเบยนหนงสอสงภายนอก

2. คลกเลอก หนงสอภายนอกสงภายนอก (กช.) จากหวขอฟอรมอเลกทรอนกส

3. กรอกรายละเอยดบนแบบฟอรม ดงน ประเภทหนงสอ ตอบรบ

ผใชงานสามารถเลอกประเภทของหนงสอตอบรบได 4 รปแบบ ดงน • เชญเปนกรรมการ • เชญประชม • เชญอบรม • หนงสอเวยน (เตม ว.)

เลขทหนงสอ แสดงคำหนาหนงสอของหนวยงานของผรางหนงสอ และระบบจะออกเลขทใหอตโนมต

วนท ระบบจะแสดงวนทปจจบนใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงวนทได โดยกำหนดรปแบบคอ วน 2 หลก เดอน 2 หลก ป 4 หลก ตวอยาง วนท 22 ตลาคม 2559 ใหใสขอมลเปน 22/10/2559

จาก แสดงชอหนวยงานของผรางใหอตโนมต สามารถเปลยนแปลงแกไขได (ขนาด 100 ตวอกษร)

กดเมน สราง/ทะเบยนหนงสอสงภายนอก

กดเมน หนงสอภายนอกสงภายนอก (กช.)





อางถง ระบบจะแสดงเลขทท หนงสอตอบรบอางถงใหอตโนมต กรณตอบกลบหนงสอตอบรบจากหนวยงานอน สามารถปอนเลขทเอกสารทเกยวของไดเองในกรณ ตอบรบเพ อเปนหนงสอของหนวยงานตนเอง (ขนาด 255 ตวอกษร)

รปแบบการตอบรบ ผใชงานสามารถเลอกรปแบบการตอบรบหนงสอได 3 แบบ ดงน • ยนด • ขดของ • อน ๆ

ผประสานงาน ชอบคคลทสามารถตดตอประสานงานหนงสอ (ขนาด 100 ตวอกษร) ฝาย/กลมงาน ช อ/ฝายกล มงาน ท ดำเนนการหนงสอตอบรบหนงสอ (ขนาด 100

ตวอกษร เบอรโทรศพท ปอนขอมลหมายเลขโทรศพทรองรบตวเลขและตวอกษร (ขนาด 50

ตวอกษร) อเมล ปอนขอมลอเมลรองรบขอมลตวเลขและตวอกษร (ขนาด 100 ตวอกษร)

ขอมลในชองตาง ๆ ของรางหนงสอภายนอก ระบบจะบงคบใหปอนขอมล ในชอง วนท และ เรอง

เลอกคา ปกต, ดวน, ดวนมาก, ดวนทสด




ปอนขอมล ทอย

ปอนขอมล อางถง

ปอนขอมล สงทสงมาดวย





กดปม บนทกขอมล รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด)

กดปม เพอแสดงผล รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด) กดปม ยกเลก รางหนงสอภายนอก (หวจดหมายกาชาด)


เสนกงกลางหนา เสนยอหนา



เลอกแสดงผล เพอทราบ

เลอกแสดงผล ขอแสดงความนบถอ

ปอนขอมล โทรศพท

ปอนขอมล โทรสาร

ปอน สำเนาสง






หนงสอเวยน (เตม ว.) เปนหนงสอภายใน (บนทกภายใน) ทมการเตม “ว.” ทชองเลขทเอกสาร กอนเรมจากกระบวน ราง ,

ตรวจสอบและการลงนามลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) ระบบจะทำการออกเลขทหนงสอของหนวยงานใหอตโนมต เพอใหหนวยงานตนเรองดำเนนการสงเอกสารอเลกทรอนกส ผานระบบไปยงหนวยงานตาง ๆ ภายในสภากาชาดไทย ขนตอนการรางหนงสอเวยน (เตม ว.) ทำการ Login เขาใชงานระบบแลวใหปฏบตตามขนตอนดงตอไปน


(หวจดหมายกาชาด)ในระบบสารบรรณฯ สามารถเลอกแสดงผล/ไมแสดงผล Logo สภากาชาดไทยได จากขอความดานบน

กดปม OK แสดงผล Logo กดปม Cancel ไมแสดงผล Logo

กดเมน สราง/ทะเบยนหนงสอสงภายใน



2. ระบบจะแสดงหนาจอสรางทะเบยนเอกสารสงภายใน ปอนตวอกษร ว. ในชองเลขทเอกสารและ

คลกเลอก หนงสอภายใน จากหวขอฟอรมอเลกทรอนกส

3. ปอนขอมลรายละเอยดของหนงสอเวยน เตม ว. ลงในแบบฟอรมหนงสอภายใน

2. กดเลอก หนงสอภายใน

1. ปอน ว. ในชองท 2 ของ เลขทเอกสาร

ปอนชอเรอง

ปอนเบอร

โทรศพท

วนทเอกสาร

ปอนขอความเรยน

เลอกคา ดวน แสดง อตโนมต

แสดงชอ

หนวยงานอตโนมต

แสดงชอ

หนวยงานอ ตโนม ต (แกไขได)

แสดงเลขทราง ว. อตโนมต



หลงจากปอนขอมลครบถวนแลว กดปม ตกลง เพอบนทกรางหนงสอเวยนในระบบ

กดปม ตองการแสดงผลหนงสอเวยน (เตม ว.) กดปม บนทกรางหนงสอเวยน (เตม ว.) กดปม ยกเลก การรางหนงสอเวยน (เตม ว.)

ปอนขอความรายละเอยดหนงสอเวยน

ระบชอผลงนามหนงสอเวยน

ระบตำแหนงผลงนามหนงสอเวยน

กดเลอก คำลงทาย / ปอนขอความ

เสนกงกลางหนา

เสนยอหนา





หลงจากบนทกรางหนงสอเวยน (เตม ว.) ระบบจะออกเลขรางของหนงสอเวยน พรอมทำการสรางเอกสารแนบ เปนเอกสารแนบหลกในระบบ ผใชงานสามารถ กดไอคอน (หนงสอราง) เพอแสดงผลขอมล รางหนงสอเวยน (เตม ว.) ตามภาพ

เลขทเอกสาร: ราง.ว.73/2562

เอกสารแนบ



การตรวจสอบรางหนงสอ (eMemo) ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผ ร างหนงสอสามารถ

ตรวจสอบและแกไขรางหนงสอเดม ไดจากเมน “หนงสอระหวางดำเนนการ” ดงน

3.1 กดทเมน หนงสอระหวางดำเนนการ ตรวจสอบรางหนงสอ (eMemo) ทตองทำการแกไขขอมล สามารถเลอกแสดงผลเฉพาะหนงสอ (eMemo) โดยกดท Drop Down List ระบคาการแสดงหนงสอจาก ทงหมด เปน eMemo โดยสงเกตทไอคอนรางหนงสอ ทมสญลกษณ (รางหนงสอทมสญลกษณ เปนรางหนงสอทผรางตองทำการตรวจสอบแกไขขอมลอกครง เมอทำการแกไขรางเดมเรยบรอยแลว ใหบนทกงานเปลยนสญลกษณ (แกไขราง) เปนสญลกษณ (รางหนงสอ) เพอสอสารกบผตรวจราง ใหทำการตรวจสอบและแกไขหนงสออกครง

3. การตรวจสอบ/การแกไขรางหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)


เลอกแสดงผล เฉพาะหนงสอ eMemo



3.2 กดท เลขทะเบยน ของรางหนงสอ ทตองการตรวจสอบ/แกไขขอมล โดยผรางหนงสอ

กอนทำการแกไขรางหนงสอ แนะนำใหสำรองขอมลเพอเกบรายละเอยดรางหนงสอเดมกอนทำการ แกไข สามารถทำการสำรองขอมลได โดยกดปม หลงจากทำการสำรองขอมลแลวระบบ จะเกบรางหนงสอไวเปนประวตในการตรวจสอบขอมลยอนหลง 3.3 เมน รายละเอยด กดปม สำรองรองขอมลหนงสอ (eMemo) เพอเกบรางหนงสอเดมกอนแกไข

หลงจากทำการสำรองขอมลแลว ระบบจะสำเนารางเอกสารเดมเกบไว

กดทเลขทะเบยน

รางทสำรองเกบไว

รางทแกไขลาสด

กดปม สำรองขอมล



3.4 กดเลอก ทเมน แกไข เพอทำการแกไขรางหนงสอ (eMemo)

จากน นทำการตรวจสอบ/แกไข รายละเอยดตาง ๆ ของรางหนงสอหลงจากดำเนนการแกไข

รายละเอยดตางๆ ของรางหนงสอ (eMemo) เรยบรอยแลว ใหกดปม ตกลง เพอบนทกรางหนงสอทแกไข และทำการเปลยนสญลกษณของไอคอนหนงสอ จากเมนบนทกงาน ไดดงน

กดปม แกไข

กดทเมน บนทกงาน

ระบคา: หนงสอราง สญลกษณไอคอนแสดงคาเปน ระบคา: แกไขราง สญลกษณไอคอนแสดงคาเปน ระบคา: เหนชอบราง สญลกษณไอคอนแสดงคาเปน ระบคา: เสนอผบรหารตรวจ สญลกษณไอคอนแสดงคาเปน ระบคา: เสนอเพอลงนาม สญลกษณไอคอนแสดงคาเปน



การสงหนงสอ แบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) สำหรบผราง/ผตรวจรางหนงสอ ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหเลอกสงเฉพาะหนงสอทผานการเหนชอบรางแลว โดยสถานะของหนงสอจะเปนรปไอคอน (เหนชอบราง) ในกระบวนการ ราง, ตรวจสอบรางหนงสอ ผรางหนงสอ จากตะกรางานรางของศนย/สำนก ทำการรางหนงสอ จะแสดงไอคอน เมอหนงสอผานการตรวจสอบราง/เหนชอบราง จากผตรวจรางหนงสอแลว จะบนทกงานหนงสอเพอเปลยนสถานะหนงสอ รางหนงสอ เปนเหนชอบราง จากนนผราง/ผตรวจราง จะทำการสงหนงสอ จากตะกรารางของศนย/สำนก ไปยงตะกรางานสารบรรณ ของศนยสำนก โดยมขนตอนการสงหนงสอดงน

4.1 ผราง/ผตรวจรางหนงสอ กดเมน หนงสอระหวางดำเนนการ

4.2 เมน หนงสอระหวางดำเนนการ ใหผราง/ผตรวจราง เลอกแสดงผลหนงสอ eMemo จากเมน Drop Drown List ระบบจะแสดงเฉพาะรางหนงสอ eMemo ใหผราง/ผตรวจรางตรวจสอบเฉพาะหนงสอ ทสถานะหนงสอเปนรป (เหนชอบราง) และมสถานะ (ระหวางดำเนนการ) จากนนกดทเลขทะเบยนหนงสอ

4. การสงหนงสอ แบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)


กดทเลขทะเบยนของหนงสอ eMemo (เหนชอบราง)

(ระหวางดำเนนการ)

เลอกแสดงเฉพาะหนงสอ eMemo



4.3 กดปม สง เลอกชอหนวยงานทตองการสงถงจากเมนดานซาย กดปม ทชองทางดานขวา

เมนสงถง-ไมสงตนฉบบ เพอนำเขาชอหนวยงานจากกงสง กดปม และ เพอทำการสงหนงสอในระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไปยงหนวยงานทเกยวของ

เมอทำการสงเอกสารเรยบรอยแลวระบบ

จะแจงเวลาททำการสงใหทราบ ใหกดปม OK เสรจขนตอนสงเอกสาร

4.4 หลงจากทำการสงหนงสอในระบบเรยบรอยแลว ไอคอนของหนงสอรป (เหนชอบราง) และสถานะหนงสอ (ระหวางดำเนนการ) จะเปลยนเปน (สงเรองตอไปแลว) ผราง/ผตรวจรางหนงสอ (eMemo) สามารถตรวจสอบหนงสอทสงตอไปแลวไดจากเมน หนงสอภายในหนวยงาน

กดปม ตกลง

เลอกชอหนวยงาน

กดเมน สง

กดสง ยายเขา

แสดงชอ หนวยงาน

กดปม ยนยนสง

เมน หนงสอภายในหนวยงาน



แสดงรายการหนงสอทถกสงไปแลว จากเมนหนงสอภายในหนวยงาน สงเกตรายการหนงสอทม ไอคอนของหนงสอรป (เหนชอบราง) และสถานะหนงสอ (สงเรองตอไปแลว)

หลงจากทำการสงรางหนงสอ (eMemo) ไปยงหนวยงานปลายทางเรยบรอยแลว สามารถตรวจสอบประวตการสงหนงสอไปยงหนวยงานปลายทางไดโดยกดท เลขทหนงสอ ราง.62/2560

สำหรบเจาหนาทงานสารบรรณ การสงหนงสอ แบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) สำหรบเจาหนาทงานสารบรรณ ของศนย/สำนก ใหเลอกสงเฉพาะหนงสอทผานการลงนามดวยลายมอชออเลกทรอนกส (e-Signature) แลว โดยสถานะของหนงสอจะเปนรปไอคอน (ลงนามแลว) จากนนเจาหนาทสารบรรณ ของศนย/สำนก จะทำการสงหนงสอ

ไปยงหนวยงานทเกยวของ (ดขนตอนการสงหนงสอไดจาก การสงหนงสอ ขอ 4.1, 4.2, 4.3, และ 4.4 ตามลำดบ)

กด เลขทหนงสอ

หนวยงานผสงรางหนงสอ หนวยงานผรบรางหนงสอ

Documents

คู่มือ - Thai Red Cross Societyedoc.redcross.or.th/iwebflow/eManual/Manual/Flow/Chrome...2.3 การสร างตารางสำหร บร างหน งส