DISEÑO DE LA METODOLOGIA DE MANEJO DE HISTORIAS LABORALES EN LA DIRECCION MEJORAMIENTO CALIDAD DE VIDA EN EL MARCO DEL

ESQUEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA – ESP

DIEGO LEONARDO SERRANO PABÓN JOHN ALEXANDER SILVA SAAVEDRA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTA D.C.

2008

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DISEÑO DE LA METODOLOGIA DE MANEJO DE HISTORIAS LABORALES EN LA DIRECCION MEJORAMIENTO CALIDAD DE VIDA EN EL MARCO DEL

ESQUEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA – ESP

DIEGO LEONARDO SERRANO PABÓN JOHN ALEXANDER SILVA SAAVEDRA

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ADMINISTRATIVO EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA

DRA. AÍDA PATRICIA NIÑO MORA

ASESOR ACADÉMICO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA – ESAP

DR. LUÍS ARGEMIRO MALAMBO MARTÍNEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTA D.C.

2008

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1 I PARTE: LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 1. IDENTIFICACIÓN 4 2. OBJETIVOS 5

2.1. OBJETIVO GENERAL 5

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 5 2.3. RESULTADOS ESPERADOS 6 3 MARCO DE REFERENCIA 7 3.1. MARCO CONCEPTUAL 8 3.2. MARCO NORMATIVO 14 4. METODOLOGIA 16

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 5. DIAGNOSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y

OPERACIONES 20

6. ESTUDIO Y ANALISIS DE LA APLICACIÓN DEL

MANUAL DE ARCHIVO 59

7. FORMULACION DE MECANISMOS DE CONTROL Y

DISPOSICION DOCUMENTAL 68

8. IMPLEMENTACION DE MECANISMOS DE CONTROL Y

DISPOSICION DOCUMENTAL 72

4

9. ANALISIS REFERENTE A LA CONFIDENCIALIDAD,

RESERVA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION 75

10. FORMULACION DE PROPUESTAS TECNICO -

ADMINISTRATIVAS 78

11. FORMULACION Y DISEÑO DE LA METODOLOGIA 82 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106GLOSARIO 109BIBLIOGRAFIA 111ANEXOS 112

5

LISTA DE CUADROS Cuadro 1. Codificación de los documentos

27

Cuadro 2. Unidades Documentales según Circular No. 004 de 2003

32

Cuadro 3. Condiciones mínimas para el almacenamiento de Documentos

34

Cuadro 4. Procedimiento para la solicitud y préstamo de la Historia Laboral 37

Cuadro 5. Resumen Manual de políticas

39

Cuadro 6. Compilatoria del Personal

41

Cuadro 7. Compilatoria de las Políticas Generales de Archivo

64

Cuadro 8. Nivel Académico de los trabajadores de la oficina de H.V. 66

Cuadro 9. Procedimiento para la solicitud 70

Cuadro 10. Fiabilidad de la Información 85

Cuadro 11. Forma de ingresar Información Académica – Básica y Media 89

Cuadro 12. Forma de ingresar Información Académica – Ed. Superior 92

Cuadro 13. Forma de ingresar Información Académica – Idiomas 95

Cuadro 14. Forma de ingresar Información Laboral 97

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LISTA DE FIGURAS Figura 1. Matriz DOFA

45

Figura 2. Formato de Solicitud de Copia de Documentación

51

Figura 3. Página de Inicio o Panel de Control en Access

52

Figura 4. Pantalla para el préstamo de expedientes (1)

53

Figura 5. Pantalla para el préstamo de expedientes (2)

53

Figura 6. Pantalla para la solicitud de copia de documentos (1)

54

Figura 7. Pantalla para la solicitud de copia de documentos (2)

54

Figura 8. Pantalla para la consulta de la Información almacenada

55

Figura 9. Pantalla para la consulta de los documentos copiados

55

Figura 10. Pantalla de generación de Informes

56

Figura 11. Formato control entrega información de documentos

56

Figura 12. Formato para Actualización de Hoja de Vida

57

Figura 13. Primera pantalla

86

7

Figura 14. Primera pantalla (2 Tipo)

87

Figura 15. Segunda pantalla de Datos Personales del trabajador 88

Figura 16. Tercera pantalla de Datos Formación Académica

90

Figura 17. Tercera pantalla de Datos Formación Académica (2)

91

Figura 18. Tercera pantalla de Datos Formación Académica (3)

93

Figura 19. Tercera pantalla de Datos Formación Académica (4) 94

Figura 20. Tercera pantalla de Datos Formación Académica (5) 95

Figura 21. Cuarta pantalla de Datos Experiencia Laboral (Primera Parte) 98

Figura 22. Cuarta pantalla de Datos Experiencia Laboral (Segunda Parte) 99

Figura 23. Quinta pantalla de Datos Resumen de Experiencia Laboral 100

Figura 24. Sexta pantalla de Resumen FUHV (Primera Parte) 101

Figura 25. Sexta pantalla de Resumen FUHV (Segunda Parte) 102

Figura 26. Sexta pantalla de Resumen FUHV (Tercera Parte) 103

Figura 27. Sexta pantalla de Resumen FUHV (Cuarta Parte) 104

Figura 28. Sexta pantalla de Resumen FUHV (Quinta Parte) 105

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LISTA DE ANEXOS Anexo A. Instructivo de Grupos Documentales Anexo B. Manual de Políticas. Formato 1GD10110-01 Anexo C. Acta de Inicio Toma Física de Inventario Anexo D. Instructivo Aplicativo Access Anexo E. Instructivo Diligenciamiento Formato Hoja de Vida Anexo F. Solicitud Especial de Certificación Anexo G. Formato de Sugerencias

INTRODUCCION

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP (EAAB – ESP), es una Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital por lo cual pertenece al Sector Descentralizado como Empresa Prestadora de Servicios Públicos, basando su misión en ser una Empresa, comprometida con sus usuarios, dedicada a la gestión integral del agua, siendo esta su verdadera razón de ser, ser una empresa pública que reinvierte sus ganancias en mejores condiciones de vida para sus usuarios y que protege el agua y el medio ambiente desde sus fuentes hasta su retorno al río Bogotá.1 Y es desde la misión que la EAAB – ESP busca contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios del país, prestando el servicio de acueducto y alcantarillado en condiciones de eficiencia, calidad y rentabilidad, con un equipo humano competente y comprometido.2 Desde hace 14 años, la Empresa de Acueducto había venido realizando intentos de reestructuración, los cuales habían quedado incompletos. Estos intentos se vieron reflejados en los aproximadamente 30 actos administrativos de modificación de estructura que realizaron las diferentes administraciones desde el año 1994 hasta el año 2002. Sin embargo, en los últimos 5 años la Empresa ha emprendido un plan de ajuste institucional, el cual fue generado por cambios en la tecnología y en las operaciones de sus actividades, lo cual ha redundado en un manejo más eficiente y eficaz del servicio de la Empresa. Es por ello que la Gerencia Corporativa de Gestión Humana y Administrativa, buscando que los procesos en la Empresa sean más efectivos, viene desarrollando una serie de estrategias de manejo y gestión de sus políticas administrativas, entre las que se encuentra la gestión documental y el manejo de archivo. Por ende, y con el propósito de establecer una cultura archivística institucional se han venido diseñando herramientas y mecanismos que faciliten el desarrollo de los procesos archivísticos basados en las prácticas establecidas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.3

1 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP. Plan General Estratégico: Actualización 2006. Bogotá, 2006. p. 7. 2 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. Manual de Archivo. Bogotá, 2006. p. 1. 3 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. Manual Operativo de Organización de Archivo: Gerencia Corporativa de Gestión Humana y Administrativa. Bogotá, 2006. p. 14.

2

Cabe mencionar que la EAAB – ESP esta regida por la Ley General de Archivos 594 de 2000, que tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación y responsabiliza a las entidades a elaborar Programas de Gestión Documental y a implementar procesos archivísticos. En este sentido se establecieron mecanismos que aseguran la conservación de la documentación como parte integral de la memoria institucional y con el fin de cumplir uno de sus principios básicos “información confiable y oportuna”.4 Ahora bien, la administración de las historias laborales de los trabajadores vinculados a la EAAB – ESP es responsabilidad de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, adscrita a la Gerencia Corporativa de Gestión Humana y Administrativa, la cual debe velar por el control y la disposición de la información contenida en estas. El hecho de poder contar con una información veraz y confiable de todas las actividades y tareas realizadas en el Acueducto de Bogotá remite al concepto de los sistemas de información y su aplicación en la gestión de los documentos. Para lograr el mejoramiento continuo de los procesos que están a cargo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, es necesario poder establecer el efectivo cumplimiento de las actividades y tareas conforme a la normatividad existente en temas de Manejo y Gestión Documental, además de procesos administrativos que posibiliten y faciliten la consulta y generación de información para instancias internas como externas.

4 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. OP. Cit., p. 1.

3

I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

4

1. IDENTIFICACION

La presente práctica administrativa tiene por objeto generar en los funcionarios de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP que tienen bajo su custodia el manejo y disposición de las historias laborales de los trabajadores de la Empresa de Acueducto una nueva cultura, referente al mejoramiento de la administración y del control de la información consignada en estos documentos, buscando asegurar al interior de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida mejores prácticas de confidencialidad, seguridad, reserva y de un buen manejo administrativo de la información depositada en las historias laborales de los trabajadores del Acueducto, así como su correspondiente disposición y archivo.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 General

Diseñar una metodología de mejoramiento técnico-administrativo en la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, para optimizar el proceso de archivo, disposición de la información y control de las historias laborales de los trabajadores de acuerdo con las políticas y los manuales establecidos por la Empresa de Acueducto.

2.2 Específicos

Para el desarrollo de los objetivos específicos, el trabajo de práctica se basará en la información concerniente a los servidores públicos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP.

2.2.1 Elaborar el diagnóstico administrativo del proceso de las historias

laborales.

2.2.2 Formular una propuesta metodológica para realizar la actualización y el ingreso de las historias laborales al Sistema Único de Información de Personal – SUIP, referente al módulo de hojas de vida con base en el diagnostico realizado.

2.2.3 Formular propuestas al interior de la Dirección Mejoramiento

Calidad de Vida concernientes a la implementación de mecanismos de reserva, seguridad y confidencialidad de la información consignada en las historias laborales tanto en archivo físico, como en el sistema.

2.2.4 Diseñar e implementar mecanismos de control al interior de la

Dirección Mejoramiento Calidad de Vida referente al archivo y disposición de las historias laborales de los trabajadores de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP.

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2.3 Resultados Esperados

2.3.1 Diagnostico de los procesos, procedimientos y actividades de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida relacionado con la administración de las historias laborales.

2.3.2 Metodología para realizar la actualización y el ingreso de las historias

laborales al Sistema Único de Información de Personal – SUIP, concerniente al módulo de hojas de vida.

2.3.3 Documento compilatorio de las propuestas referentes al manejo de la

confidencialidad, reserva y seguridad de la información de las historias laborales.

2.3.4 Diseñar mecanismos de control al interior de la Dirección Mejoramiento

Calidad de Vida relativo a la administración de las historias laborales.

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3. MARCO DE REFERENCIA

La información del personal de una empresa o entidad se ha convertido en uno de los objetivos de la administración pública del país, buscando que la moralidad y la transparencia en la actuación de los miembros del sector público sea cada vez más relevante. Es por ello que desde tiempo atrás se ha venido trabajando para que los sistemas de información que poseen todas las entidades públicas puedan generar mejoras en el manejo automático de temas como la administración de personal, el reajuste institucional y la carrera administrativa, entre otros. La idea de manejar la información conjuntamente entre las organizaciones nacionales, departamentales, distritales y municipales, conlleva a mejorar los sistemas de archivo y bases de datos que existen en estas, para que así se cumplan los objetivos de una administración pública eficiente y transparente. La legislación nacional le ha entregado al país una gran cantidad de herramientas legales que buscan concebir un sistema de información unificado en el cual, todas las entidades y empresas públicas están obligadas a trabajar para la puesta en marcha de este sistema. En desarrollo del ajuste institucional llevado a cabo por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP, mediante Acuerdo 011 de 2007 del 25 de Junio que modifica la estructura organizacional de la Empresa, señala en su artículo 33: “La Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, tendrá las siguientes funciones: Numeral 9. Implementar las políticas y acciones necesarias para la conservación, organización, inventario y control de la documentación relacionada con el archivo de historias laborales del personal activo o retirado, para garantizar la reserva, confidencialidad y seguridad de la Información.”

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3.1 MARCO CONCEPTUAL En este punto serán estudiados los conceptos relacionados con lo referente a la gestión documental, el sistema de archivo y el sistema de información, que servirá de base para el diseño, elaboración y puesta en marcha del plan de trabajo de la práctica administrativa. Algunas de las definiciones del presente marco conceptual son tomadas del Decreto 1571 de 1998 “Por el cual se reglamenta el Título IX y los numerales 2, 4, 8 y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de 1998”, el Decreto 1145 de 2004. ”Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP”, y del Manual Operativo de Archivo de la Gerencia Corporativa de Gestión Humana y Administrativa de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP.

• ARCHIVO Los archivos contienen testimonios materiales de hechos o actos realizados en el ejercicio de las funciones de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, con fines jurídicos y/o administrativos. En otras palabras los archivos son documentos que en cualquier lenguaje, forma o soporte ya sea oral, escrita, textual, gráfica, manuscrita, impresa, en lenguaje natural, codificado, expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica, se evidencian dentro del marco de la Administración como prueba, información y continuidad de gestión.

• ARCHIVO DE GESTIÓN. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

• ARCHIVO CENTRAL

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

• ARCHIVO HISTÓRICO.

Es aquel al que se transfieren desde el archivo de gestión o central los documentos de archivo de conservación permanente.

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• ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• BASES DE DATOS Una base de datos, es un conjunto organizado de información sobre hechos, cifras, documentos, modelos o sistemas, entre otros, que se ha almacenado de tal manera que su acceso y uso resultan sencillos y eficientes. Las bases de datos están compuestas por hechos y cifras; sin embargo los simples datos no son muy útiles hasta que se procesan; luego de procesar los datos se puede crear información actual, precisa y confiable. En otras palabras el procesamiento de datos, es la transformación de hechos y cifras en información útil y disponible, dando lugar a una secuencia de comparación, clasificación, análisis y resumen de datos, por ello se afirma que el objetivo de las bases de datos, es facilitar y economizar la introducción de datos, ya que dotan a los datos de una estructura lógica, mediante el uso de tablas, que permite el análisis de información ahí contenida.

• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración en un archivo permanente.

• CONFIDENCIALIDAD

Es la propiedad de un documento o mensaje que únicamente esta autorizado para ser leído o entendido por algunas personas o entidades. Se dice que un documento o mensaje es confidencial si este solo esta autorizado a ser leído o entendido por un destinatario designado. Digitalmente, se puede mantener la confidencialidad de un documento con el uso de llaves asimétricas.

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• DOCUMENTO

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

• DOCUMENTO ORIGINAL Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

• ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen un valor histórico o que carece de relevancia para la ciencia y la tecnología.

• FONDOS ACUMULADOS

Archivo inactivo por lo general almacenado en cajas en un área física.

• FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA

El Formato Único de Hoja de Vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del Sector Público, de acuerdo a la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, que trata el artículo 7° del Decreto 1145 de 2004.

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• FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• GESTIÓN DOCUMENTAL.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• HOJA DE VIDA

La hoja de vida es el historial de la vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre este y el empleador. Debe ser redactado pensando en las características exigidas para ocupar el puesto de trabajo al que se concurre, por lo que cada hoja de vida debe ser redactada a la medida, no siendo recomendable el envío de ejemplares confeccionados sin esta perspectiva. Ha de ser redactado en positivo, brevemente y bien estructurado, buscando transmitir la máxima información en un espacio reducido, por lo que habrá que suprimir cualquier frase superficial y cualquier repetición.

• LLAVES ASIMÉTRICAS Se basa en una pareja de claves, una pública y otra privada, de forma que lo que se cifra con la llave privada solo se puede descifrar usando la llave publica asociada. Igualmente todo lo que se cifre con la llave pública solo se puede descifrar con la llave privada. Aquí surge el concepto de comunicación segura, una comunicación que nadie pueda descifrar salvo que disponga de la llave privada. La gran ventaja de las llaves asimétricas es que evitan tener que transmitir contraseñas por canales inseguros. El inconveniente de las llaves asimétricas es que requieren de un alto consumo de recursos para realizar sus operaciones, lo que las podrían hacer inoperativas para grandes volúmenes de información.

• PATRIMONIO DOCUMENTAL Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

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• SISTEMA GENERAL DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Que la finalidad del Sistema General de Información Administrativa es consolidar los datos que soporten el cumplimiento de la misión, los objetivos y las funciones de cada uno de los organismos y de las entidades del Sector Público, así como servir de base para la formulación de políticas en materia de gestión pública.

• SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE PERSONAL

El Sistema Único de Información de Personal es un conjunto de subsistemas estructurados para la administración y el procesamiento de la información (…) de las entidades pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, los organismos de control, la organización electoral, los entes universitarios autónomos y las corporaciones autónomas regionales y de desarrollo sostenible, en los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal.

• SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• TIPOS DOCUMENTALES

Son las expresiones de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte documental (papel, cinta magnética, CD-ROM, archivo electrónico, entre otros) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o a la función productora de los mismos, originan las series documentales.

• UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución.

• UNIDAD ARCHIVÍSTICA.

Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por piezas, unidades o tipos documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, un expediente, una serie o un fondo.

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• UNIDAD DE CONSERVACIÓN.

Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Una caja, un libro o un tomo, un AZ, un disquete.

• UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

• VALOR PRIMARIO

Es el que tiene los documentos, mientras sirven para la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

• VALOR SECUNDARIO

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

• VALORACIÓN DOCUMENTAL

Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

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3.2 MARCO NORMATIVO 3.2.1 A nivel general

Para la consulta del marco normativo del plan de trabajo de la práctica administrativa, será utilizada la página Web de la Secretaría del Senado de la República de Colombia www.secretariasenado.gov.co, así como la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. www.alcaldiaBogotá.gov.co, al ser estas fuentes de información las más actualizadas en lo concerniente a la legislación nacional y distrital.

1. Constitución Política de Colombia Artículo 189 numerales 15 y 16. 2. Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a

preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.”

3. Ley 443 de 1998. “por la cual se expiden normas sobre carrera

administrativa y se dictan otras disposiciones”. 4. Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la

organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

5. Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones”.

6. Ley 909 de 2004. “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

7. Decreto 1571 de 1998. “Por el cual se reglamenta el Título IX y los

numerales 2, 4, 8 y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de 1998.

8. Decreto 1750 de 2002. “Por el cual se modifica el artículo 12 del Decreto 1049 del 29 de mayo de 2001 <por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público>”.

15

9. Decreto 1145 de 2004. ”Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP”

10. Circular No. 004 de 2003. Departamento Administrativo de la

Función Pública – Archivo General de la Nación “Organización de las Historias Laborales”

11. Otras normas y disposiciones a nivel nacional y distrital

concernientes a la administración y control de la información de las historias laborales.

3.2.2 A nivel Interno

12. Acuerdo 011 de 2007 (25 de Junio): “Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP-, y se determinan las funciones de sus dependencias”, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP.

13. Resolución 0528 de 25 de Junio de 2007: “Por medio del cual se

modifican las funciones y requisitos mínimos para los cargos de la planta de personal de trabajadores oficiales de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP”. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP-.

14. Manual de Archivo de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de

Bogotá-ESP-, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP-,Enero de 2006.

15. Manual de Políticas. Gestión Documental Código 1GD10110-01

Fecha de Aprobación: 1 de Junio de 2006. 3.2.3 Otras fuentes de información

1. Libro “Archivo de Historias Laborales”. Archivo General de la Nación.

Bogotá D.C. Noviembre de 2001. 2. Se buscará realizar investigación de campo referente al manejo y

disposición de las historias laborales, así como de la información contenida en ellas, tanto en entidades distritales, como empresas del sector privado.

16

4. METODOLOGÍA

Los objetivos del trabajo de práctica en la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida serán alcanzados mediante las siguientes actividades, que se basaran en la información concerniente a las historias laborales de los servidores públicos: 4.1 FASE UNO: DIAGNÓSTICO 4.1.1 Diagnóstico de los procedimientos que se llevan a cabo en la Dirección

Mejoramiento Calidad de Vida referidos a la administración de las historias laborales.

4.1.2 Estudio y análisis de la aplicación del Manual de Archivo por parte de los

funcionarios que integran la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida que administran las historias laborales.

4.2 FASE DOS: CONTROL Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 4.2.1 Formular mecanismos de control y disposición documental al interior de la

Dirección Mejoramiento Calidad de Vida concerniente a la administración de las historias laborales.

4.2.2 Implementar mecanismos de control y disposición documental al interior de

la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida pertinente a la administración de las historias laborales.

4.3 FASE TRES: CONFIDENCIALIDAD, RESERVA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION DE LAS HISTORIAS LABORALES 4.3.1 Análisis referente a la confidencialidad, reserva y seguridad de la

información de las historias laborales a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

4.3.2 Formulación de propuestas de mejoramiento técnico-administrativas

pertinente a la confidencialidad, reserva y seguridad de la información de las historias laborales a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

4.3.3 Corrección de las propuestas de mejoramiento técnico-administrativas

pertinente a la confidencialidad, reserva y seguridad de la información de las historias laborales solicitada por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida (si es preciso).

17

4.3.4 Reformulación de propuestas de mejoramiento técnico-administrativas

pertinente a la confidencialidad, reserva y seguridad de la información de las historias laborales a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida (si es preciso).

4.3.5 Consolidar en un documento las propuestas de mejoramiento para la

implementación de mecanismos de confidencialidad, reserva y seguridad de la información de las historias laborales.

4.4 FASE CUATRO: FORMULACION Y DISEÑO DE LA METODOLOGIA PARA LAS ACTIVIDADES DE ACTUALIZACION E INGRESO DE LAS HISTORIAS LABORALES AL SUIP REFERENTE AL MODULO DE HOJAS DE VIDA. 4.4.1 Formulación y diseño de la metodología para las actividades de

actualización e ingreso al sistema SAP/R3 de las historias laborales, dirigido principalmente a los funcionarios que administran esta documentación y que pertenecen a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

4.4.2 Formulación y diseño de la metodología para las actividades de

actualización de los datos básicos de los servidores públicos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, al sistema SAP/R3.

4.4.3 Formulación y diseño de la metodología para las actividades de

actualización e ingreso de los certificados de estudio de los servidores públicos al sistema SAP/R3.

4.4.4 Formulación y diseño de la metodología para las actividades de

actualización e ingreso de la información laboral de los servidores públicos al sistema SAP/R3.

18

1° 2° 3° 4° 5° 6° 7° 8° 9° 10° 11° 12° 13° 14° 15° 16°

1 Diagnóstico de los procesos de la Administración de las Hojas de Vida.

2 Estudio y Análisis de la aplicación del Manual de Archivo.

3 Formulación de mecanismos de Control y disposición documental.

4 Implementación de mecanismos de Control y disposición documental.

5 Análisis referente a ,a confidencialidad, reserva y seguridad.

6 Formulación de propuestas de mejoramiento técnico-administrativas.

7 Correción de las propuestas formuladas.

8 Reformulación de propuestas de mejoramiento técnico-administrativas.

9 Consolidación en un documento de las propuestas aprobadas.

10 Formulación Y Diseño de la Metodologia

Investigacion de Campo en el ambito Distrital.

Este Cronograma puede estar sujeto a modificaciones según los requerimientos de la Entidad y/o de la Universidad.

En el Cronograma anterior la actividad de: Investigación de Campo , se considera una actividad transversal la cual se puede desarrollar en el tiempo total de la práctica, permitiendo retroalimentar el proceso en cualquiera de sus etapas.

4.5 CRONOGRAMA DE TRABAJO

SEMANASACTIVIDADES

SEMANAS

SEGU

ND

O A

VAN

CE

SEMANAS

PRIM

ER A

VAN

CE

INFO

RM

E FINA

L

SEMANAS

18

19

II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

20

5. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES

5.1 INTRODUCCION La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, por ser una empresa industrial y comercial del distrito, en materia archivìstica se rige por la Ley 594 de 2000 (General de Archivos), la cual tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación y responsabiliza a las entidades a elaborar Programas de Gestión Documental y a implementar procesos archivísticos5. Por ello la EAAB – ESP aprobó en enero de 2006 el Manual de Archivo para la Empresa, el cual fija las políticas, procedimientos y operaciones técnicas que se aplican en los archivos, con criterios básicos y uniformes, a fin de garantizar que se mantenga la seguridad y confiabilidad de la información mediante el manejo adecuado de la documentación de la Empresa. Con la expedición del Acuerdo 011 de 2007 del 25 de Junio6, se establece un nuevo marco para el desarrollo del proceso de administración de las historias laborales con las actuales funciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, en lo relacionado con la implementación de las políticas y acciones necesarias para la conservación, organización, inventario y control de la documentación relacionada con el archivo de hojas de vida7. Anterior a la expedición del mencionado Acuerdo estas funciones estaban delegadas en la Dirección Gestión de Compensaciones, por cuanto el área de nómina seguía con diferentes actividades propias de la Dirección Mejoramiento Calida de Vida, teniendo en cuenta que legal y estructuralmente la División de Sueldos y Prestaciones dependía de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

5 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. Manual de Archivo. Bogotá, 2006. p. 1. 6 “Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota –ESP-, y se determinan las funciones de sus dependencias”. 7 Para efectos de mantener la terminología utilizada en el Acto Administrativo en mención, utilizaremos específicamente el termino Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida para aquella dependencia que se encarga del proceso de administración de las historias laborales de los trabajadores de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota –ESP.

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Mediante acta del 28 de diciembre de 2007 (Ver Anexo C), la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida asume la administración y manejo de los expedientes de historia laboral iniciando su gestión con el levantamiento del inventario del archivo físico para verificar y dejar constancia del estado en que se recibe dicho proceso. A partir de ese momento y de las observaciones e inquietudes recogidas durante este periodo, se plantean nuevos retos para la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida en torno a la gestión y la prestación de los servicios a cargo de esta área, en la búsqueda constante por la optimización de los recursos, la eficiencia administrativa y la contribución de mejores condiciones para el desarrollo de los procesos de las áreas a las cuales presta sus servicios.

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5.2 ANTECEDENTES Es desde la ley 594 de 2000 (General de Archivos) del 14 de Julio que se establecen las reglas y principios generales de la función archivística del Estado comprendiendo ésta la administración publica en sus diferentes niveles8, y erigiéndose como órgano rector de este proceso el Archivo General de la Nación. Con base en el Titulo V de la Ley General de Archivos y siguientes es que se elaboran los principales programas de Gestión Documental, dando cabida a la elaboración de manuales de archivo y guías metodológicas de manejo documental; bajo este contexto es que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota -ESP- estructuró su proceso de Gestión Documental alcanzado por medio de la expedición del Manual de Archivo, el cual esta dirigido a todos los servidores públicos de la Empresa de Acueducto que están relacionados con la elaboración, recepción, trámite y consulta de documentos, así como al personal encargado de su archivo, conservación y custodia. Es importante resaltar ante todo, que las diversas situaciones en las cuales una persona requiera la consulta de una historia laboral, bien sea la propia o la de otro, involucra la visualización de información de tipo personal y confidencial perteneciente al espacio de la intimidad, como muy bien lo desarrolla y lo pone de manifiesto la Circular No. 033 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogota, “la no divulgación o conocimiento, por parte de terceros, de los hechos, situaciones, comportamientos e informaciones que la persona desea mantener reservadas para sí o para el núcleo familiar.9” Para el caso de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P y para muchas otras entidades del ámbito municipal, distrital, departamental y nacional, el deber de salvaguardar la información contenida en el expediente de la historia laboral es prioritario y vital para el desarrollo de múltiples actividades relacionadas con el desarrollo del talento humano, en primera instancia, y como valor probatorio de actuaciones y hechos, en segunda instancia. Es por ello que la conservación adecuada de las historias laborales, así como el acceso restringido a esta información por parte de terceros, siempre y cuando no se exprese una motivación legal para la consulta, es una tarea vital para la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida. 8 Imprenta Nacional de Colombia. Diario Oficial No. 44084; 44093. Ley 594 de 2000 (14 de julio): “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Bogotá, 2000. p. 1. 9 Secretaria General. Circular No. 033 Asunto: Reserva de Información de las Hojas de Vida. Alcaldía Mayor de Bogota. Bogotá, 2005.

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Y es bajo esta óptica que se desprenden los inconvenientes que posee la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida, respecto a la conservación, organización, inventario y control de la documentación relacionada con las historias laborales de los empleados activos y retirados, ya que las garantías en la reserva, confidencialidad y seguridad de la información que posee la Dirección es carente, no tanto de lo que dicen las políticas del Manual de Archivo de la EAAB – ESP, sino de la implementación de políticas que permitan mantener la confidencialidad, seguridad y reserva de esta información.

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5.3 SITUACION ACTUAL La Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida tiene la función de salvaguardar las historias laborales de los empleados activos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota-ESP, responsabilidad que conlleva un manejo adecuado, reservado y organizado de la documentación y de la información que se consigne en cada una de las historias laborales. Para abordar el proceso de entendimiento del tema de Gestión Documental de las historias laborales dentro de la Empresa de Acueducto, “es necesario el análisis de procedimientos tales como la producción o recepción de cada uno de los tipos documentales que van a conformar el expediente de la Historia Laboral”10. Con las etapas que se van a puntualizar a continuación se detallaran las actividades objeto del diagnóstico, así como del desarrollo sistemático de descripción de las actividades de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida. 5.3.1 LA ORGANIZACIÓN El archivo de historias laborales en la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida esta organizado en tres archivadores móviles, en los cuales se encuentran las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término fijo, los trabajadores vinculados mediante contrato a labor, los aprendices universitarios y los aprendices SENA. La organización del archivador móvil de las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a término fijo y a labor esta organizado en orden alfabético de acuerdo con el primer apellido del trabajador. En los otros dos archivadores móviles se encuentran las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción los aprendices universitarios y los aprendices SENA, el cual esta organizado por el número interno de registro de cada trabajador y/o empleado público. En este mismo archivador móvil se encuentran las historias laborales de los trabajadores oficiales con contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción que se encuentran en proceso de retiro, así como 10 Archivo General de la Nación. Memorias Seminario Sistema Nacional de Archivos. Archivos de Historias Laborales. Bogotá, 2001. p. 140 y sig.

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algunas de las historias laborales de trabajadores y empleados públicos que se encuentran bajo algún proceso de investigación disciplinaria. Esta parte del archivador móvil se conoce con el nombre de “Caja Fuerte” 5.3.1.1 Historias Laborales de Trabajadores Oficiales vinculados mediante Contrato de Trabajo a Término Indefinido y Empleados Públicos de Libre Nombramiento y Remoción “Consiste en la identificación de las series documentales o serie documental, Historia Laboral, si es el caso, y los tipos documentales que las van a conformar y adicionalmente, la elección del método para la ordenación de dichos expedientes”11. La circular No. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, establece según criterios técnicos del Archivo General de la Nación que,”cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad: ♦ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo ♦ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo ♦ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo ♦ Documentos de identificación ♦ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) ♦ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos

del cargo ♦ Acta de posesión ♦ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales ♦ Certificado de Antecedentes Fiscales ♦ Certificado de Antecedentes Disciplinarios ♦ Declaración de Bienes y Rentas

11 Ibíd., p. 140.

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♦ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) ♦ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de

compensación, etc. ♦ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del

funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

♦ Evaluación del Desempeño ♦ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde

consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola”12. Con base en lo anterior, la Empresa de Acueducto en busca de cumplir las directrices de la circular 004 de 2003, desarrollo un instructivo de grupos documentales (ver Anexo A), donde se incluye la codificación de los documentos y la desagregación de acuerdo con la vinculación laboral del personal de la Empresa de Acueducto. El instructivo de grupos documentales contempla la organización de las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, con base en la siguiente codificación, así: La siguiente tabla muestra la codificación que se realiza en los documentos recibidos, la cual se realiza de manera manual en la parte superior izquierda así como el Numero de Registro Interno del trabajador; de igual manera, muestra la carpeta en la que debe archivarse el documento de acuerdo con la codificación dada por el trabajador responsable de este proceso. 12 Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación. Circular No. 004 de 2003. Bogotá, 2003. p. 1.

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Cuadro No. 1. Codificación de los documentos recibidos por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida para su correspondiente

archivo en las carpetas de Historias Laborales

CODIFICACION DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVAR EN LAS CORREPONDIENTES HISTORIAS LABORALES DE LOS

TRABAJADORES OFICIALES CON CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO Y EMPLEADOS PÚBLICOS DE LIBRE

NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

CODIFICACIÓN CARPETA DENTRO DEL MULTIFOLDER

N - 1 = REQUISITOS DE INGRESO / REQUISITOS DE

EGRESO N - 2 = SITUACIONES ADMINISTRATIVAS N - 3 = VACACIONES N - 4 = CESANTIAS

N - 5 = CAPACITACIÓN / EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO N - 6 = PROCESOS DISCIPLINARIOS N - 7 = PRESTACIONES SOCIALES N - 8 = EMBARGOS

Fuente: Instructivo de Grupos Documentales, enero de 2003. Para un mejor entendimiento del proceso de organización de los documentos de las historias laborales, el instructivo de Grupos Documentales emanado de la Dirección de Gestión de Compensaciones de la Gerencia Corporativa de Gestión Humana y Administrativa, contempla la documentación mínima que debe contener cada una de las Ocho (8) carpetas que integran el Multifolder el cual integra la Historia Laboral del trabajador o del empleado público, de la siguiente manera:

Distribución de la documentación según la codificación asignada y su disposición en la respectiva carpeta de la Historia Laboral

N – 1 = Requisitos de Ingreso / Requisitos de Egreso En el siguiente orden:

• Si ha tenido vinculación mediante contrato de aprendizaje SENA, Término Fijo o Contrato a Labor se mantiene el primer legajo sin modificar y luego se anexan los siguientes documentos

• Contrato, Resolución y/o Acta de posesión

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• Solicitud de Ingreso • Comunicación de Ingreso • Certificaciones de Servicio Médico • Certificado de Seguro de Vida • Hoja de Vida

o Formato Único de Hoja de Vida • Registro civil de nacimiento • Registro de matrimonio • Fotocopia documentos personales

o Pasado judicial o Fotocopia cédula de ciudadanía

• Certificado de antecedentes disciplinarios o Personería o Procuraduría

• Declaración juramentada de bienes y rentas • Declaración extrajuicio • Certificaciones laborales • Afiliaciones

o Fondo de cesantías o Fondo de salud o Fondo de pensiones

• Caja de compensación o Registro civil de los hijos o Afiliación a padres, hermanos y cónyuge

• Afiliación a riesgos profesionales N – 2 = Situaciones Administrativas

• Movimientos de personal, con el respectivo paz y salvo de inventarios o constancia de entrega de materiales

• Comunicación de solicitud de movimiento • Lista de elegibles de concurso de ascenso • Ascensos y/o nombramientos • Encargos

o Resolución y/o acta de posesión del encargo o Comunicación del encargo o Comunicación de cumplimiento de encargos o Liquidación del encargo

• Traslados o Comunicación de cumplimiento de traslados

• Comisiones de estudio y/o servicios o Resolución de comisiones de estudio y/o servicios

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o Comunicación de cumplimiento de comisiones de estudio y/o servicios

o Resolución de viáticos o Colillas de pasajes

• Perfiles de cargo • Carta de renuncia a ascensos, traslados, comisiones. • Constancia de prestación de servicio como jurado de votación

y días compensatorios por el servicio prestado • Certificado electoral • Incapacidades • Oficios de licencias • Oficios de permisos por calamidad domestica o permisos

remunerados • Tarjetas de novedades de licencias, faltas y suspensiones, se

registran con los siguientes códigos: o 50 – Licencias o 80 – Suspensión o 90 – Falta

• Oficios de felicitaciones • Certificaciones de la DIAN • Certificaciones internas de trabajo • Certificaciones internas a juzgados • Denuncio por perdida de documentos • Solicitud de estudio de pensión • Cartas de Plan Anticipado de Pensiones • Accidentes de trabajo

N – 3 = Vacaciones

• Oficio de solicitud de liquidación de vacaciones • Oficios de aplazamientos • Solicitud para tomar días pendientes • Resolución autorización liquidación de vacaciones • Resolución de aplazamientos • Resolución disfrute de días pendientes

N – 4 = Cesantías

• Se mantiene toda la documentación requerida según la modalidad para la cual fue solicitada para la cual fue solicitada la liquidación de la cesantía, por cada año solicitado en forma cronológica y la aplicación parcial de cesantía al préstamo de vivienda por legajos.

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o Solicitud de reconocimiento o Liquidación o Resolución de reconocimiento o Promesa de compraventa o Certificado de tradición o Escritura pública de compra o Contrato de obra o Certificado de obligación hipotecaria o Cesantías definitivas

• Expediente de prestamos de vivienda N – 5 = Capacitación

• Oficios de capacitación • Solicitud de becas y auxilios educativos • Tarjetas de control de becas • Constancia de educación de los hijos para la caja de

compensación Compensar • Evaluación del Desempeño

o Evaluación periodo de prueba o Concertación de objetivos o Evaluación semestral o Evaluación anual o Evaluación parcial

N – 6 = Procesos Disciplinarios

• Se conserva el expediente de Comité de Personal, sin modificación.

• Llamados de atención • Actos administrativos de sanciones disciplinarias • Actos administrativos de sanciones en multas de dinero • Requerimientos y citaciones a los entes fiscalizadores • Investigaciones disciplinarias de la Personería, Contraloría y

Fiscalía. • Actos administrativos de suspensión • Suspensiones provisionales de entes fiscalizadores • Actos administrativos de terminación de contrato

N – 7 = Prestaciones Sociales

• Auxilio funerario • Expediente quinquenio o bonificación por servicios • Oficios de pagos de transporte, casinos y horas extra

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• Tarjeta de novedades con pagos de horas extras • Autorización de descuento por perdida de escarapela • Libranzas • Resolución de pago por prima técnica • Reintegros por servicio médico • Recibos de pago por reintegro de prestaciones sociales

N – 8 = Embargos

• Embargos • Desembargos

Esto desarrolla el articulado principal de la circular No.004 de 2003, en donde se exige que la Historia Laboral deba contener unos documentos mínimos requeridos, además de los que la entidad por su naturaleza jurídica requiera; de esta manera se puede observar el nivel de organización de las historias laborales de los trabajadores oficiales y Empleados Públicos. Sin embargo, es de analizar que muchos de los documentos que llegan a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida, no llegan en el momento en que se producen y por ello existe un problema de organización dentro de cada una de las carpetas que hacen parte de los multifolders de las diferentes historias laborales, ya que al interior de dichas carpetas no se maneja la línea cronológica que aplica para la disposición de los documentos. 5.3.1.2 Historias Laborales de Trabajadores vinculados mediante Contrato a Termino Fijo, Obra o Labor Contratada, Contratos de Aprendizaje (SENA y Universitarios) y Docentes (del Colegio Ramón B. Jimeno). El manejo que se da a las historias laborales de estos trabajadores de la Empresa de Acueducto, se basa en el manejo de una única carpeta que alberga la totalidad de la documentación generada a partir de los procesos de vinculación, permanencia y retiro del trabajador, manteniendo los documentos mínimos exigidos en la circular No. 004 de 2003, tal como se evidencia en el siguiente cuadro:

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Cuadro No. 2. Unidades Documentales según Circular No. 004 de 2003 frente

a la documentación minima exigida para esta clase de personal en la Empresa de Acueducto

Término Fijo Obra o Laobr Contratada Contrato de Aprendizaje DocentesSI SI SI SISI SI SI SISI SI SI SISI SI SI SI

NO NO NO NOSI SI SI SI

NO NO NO NOSI SI SI SISI SI SI SISI SI SI SISI SI NO SI

SI SI SI SI

NO NO SI* NO

SI SI SI SIActo administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

TIPO DE VINCULACION CON LA EMPRESA

La evaluación del desempeño, en este caso se asimila a una evaluación de pasantía, que realiza el jefe inmediato del pasante SENA en la entidad y un evaluador por parte del SENA, los cuales profieren visto bueno al trabajo realizado con base en la descripción realizada por el jefe inmediato

DESCRIPCION UNIDAD DOCUMENTAL

Certificado de aptitud laboral (exámen médico de ingreso)Afiliaciones a Régimen de Salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Actos adminsitrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensionesde contrato, pago de prestaciones, entre otrosEvaluacion del Desempeño

Pasado JudicialCertificado de Antecedentes FiscalesCertificado de Antecedentes DisciplinariosDeclaración de Bienes y Rentas

Documentos de IdentificaciónFormato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función PúblicaSoportes documentales de estudio y experiencia que acrediten los requisitos del cargoActa de posesión

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Fuente: Circular No. 004 de 2003 e información confirmada por revisión de las historias laborales de los cuatro tipos de vinculación. Estas historias laborales tiene el mismo inconveniente que las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido y de los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, al ser los documentos archivados en orden de llegada a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida, y no por su orden cronológico. 5.3.1.3 Historias Laborales del personal Retirado de la EAAB – ESP. En el caso del personal retirado de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, sus historias laborales son sometidas a diferentes procedimientos, dependiendo del tipo de vinculación del servidor público. En el caso de las historias laborales de los trabajadores retirados vinculados mediante contratos a término fijo, obra o labor contratada, docentes y contratos de

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aprendizaje, estas son enviadas al Archivo Central de la entidad que se encuentra ubicado en el Colegio Ramón B. Jimeno. Y para el caso de las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a término indefinido y de los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, estas atraviesan por varios procedimientos, entre los que se enumeran los siguientes:

1. Archivo de los documentos que pertenecen a estudio de cesantías que haya tenido el servidor público a lo largo de su vinculación con la EAAB – ESP.

2. Archivo de los documentos que certifican su retiro de la Empresa.

3. “Invertir” los documentos que se encuentran en cada una de las carpetas

del multifolder que hacen parte de la historia laboral del servidor público. Esto quiere decir, que los documentos que se encuentran en cada una de las carpetas son organizadas de manera que el último folio que ha sido ingresado, quede en primer lugar, y así consecutivamente.

4. Envío de las historias laborales al Archivo Central de la Empresa, que se

encuentra ubicado en el Colegio Ramón B. Jimeno. 5.3.2 LA RECUPERACION “Entendida como la implantación o adopción de medios manuales o automatizados que permita la oportuna localización de los expedientes”13, entendidos estos últimos como las Historias Laborales. Sin embargo, “para tener adecuadas condiciones para el almacenamiento de los documentos y facilitar su consulta y recuperación, los sistemas de archivo deben reunir las siguientes condiciones:

Accesibilidad: El acceso a los documentos tiene que ser cómodo y rápido. Muebles archivadores cerca del puesto de trabajo. Cajas y carpetas de apertura fácil y de tamaño adecuado al contenido.

Rápida identificación del contenido: Tanto el mobiliario como las carpetas

deben tener un espacio en donde poder describir los documentos archivados.

Adaptabilidad y funcionalidad: El mobiliario tiene que estar pensado para

aceptar un posible crecimiento del archivo. 13 Archivo General de la Nación, Op. Cit., p. 140 y sig.

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Garantizar la conservación del documento: mobiliario y materiales de

conservación resistentes al uso frecuente, condiciones de seguridad y prevención de riesgos.14”

A continuación se muestra una tabla comparativa de las condiciones mínimas requeridas y las condiciones del Archivo de las Historias Laborales de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida: Cuadro No. 3. Condiciones mínimas para el almacenamiento de Documentos frente al Archivo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida

Buena Regular Mala

El espacio del Archivo, aunque se hallen espacios vacios no contempla el ingreso de personal con contrato a término indefinido producto de la normalización de la planta para el 2008, lo que puede aumentar considerablemente las historias laborales y el respectivo volumén de documentos.

Garantizar la conservación del documento X

Las instalaciones del Archivo cuenta con condiciones de seguridad y de acceso a personal no autorizado medianamente adecuadas. Se cuenta con instalaciones con buena iluminación y cero humedad.

Adaptabilidad y Funcionalidad X

El acceso a los archivadores corredizos es rápido, pero la distancia entre los tres archivadores dificulta la consulta de ciertos multifolders y carpetas, en especial las ubicadas cerca del suelo.

Accesibilidad X

La organización del Archivo por el número de registro interno de manera ascendente y por orden alfabético del primera apellido también en orden ascendente*, facilita la ubicación del expediente, además de la división en sub carpetas** que acelera la consulta de cualquier documeto.

Rapida identificación del contenido X

Condiciones mínimas para almacenamiento de documentos

Condiciones del Archivo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida

Observaciones

* El orden de registro de manera ascendente se aplica a las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a término indefinido, empleados públicos de libre nombramiento y remoción, aprendices universitarios y aprendices SENA, mientras que el orden alfabético del primer apellido de forma ascendente se aplica a los trabajadores vinculados mediante contrato a término fijo y trabajadores vinculados mediante contrato de obra o labor. ** La división en sub – carpetas aplica solo a los trabajadores vinculados mediante contrato a término indefinido y a los empleados públicos de libre nombramiento y remoción. Fuente: Manual de Archivo de la Empresa de Acueducto y visita a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Con la nueva estructura organizacional, a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida dentro de sus funciones se le asigno la gestión y administración de las Historias Laborales del personal activo y retirado de la Empresa, haciéndose necesario la movilización de los archivadores corredizos que contienen las Historias Laborales del personal con contrato a termino fijo y obra o labor contratada, disminuyendo así el espacio disponible. 14 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, Op. Cit., p. 60.

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Cabe anotar que, antes del Acuerdo 11 de 2007, la custodia de las historias laborales del personal activo y retirado de la Empresa se encontraba bajo al salvaguarda de la Dirección Gestión de Compensaciones, y se encontraba dividida en tres archivos, los trabajadores vinculados mediante contrato a término indefinido, empleados públicos de libre nombramiento y remoción y contratos de aprendizaje se encontraban donde ahora se encuentra el archivo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida; las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a término fijo y trabajadores vinculados mediante contrato de obra o labor se encontraban en la Dirección Compensaciones – División Sueldos y Prestaciones; y por último, las historias de vida del personal retirado se encontraban en el Archivo Central. 5.3.3 LA CONSULTA “Etapa en que se analiza el nivel de acceso y las personas, funcionarios o entidades, que eventualmente tendrían la probabilidad de acceder a la información contenida en las historias laborales en atención a la normatividad l o leyes vigentes.15” 5.3.3.1 Solicitud y Préstamo de las Historias Laborales Las diversas situaciones en las cuales una persona requiera la consulta de una historia laboral, bien sea la propia o de otra persona, involucra la visualización de información de tipo personal y confidencial perteneciente al espacio de la intimidad de la persona, como muy bien lo desarrolla y lo pone de manifiesto la Circular No. 033 emanada de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogota, “la no divulgación o conocimiento, por parte de terceros, de los hechos, situaciones, comportamientos e informaciones que la persona desea mantener reservadas para sí o para el núcleo familiar.16” Bajo esta perspectiva es necesario definir los tres tipos de usuarios, a los cuales se les permite consultar las historias laborales, del método de consulta de la historia laboral, uno es la persona titular de su historia laboral la cual salvaguarda por la integridad, confiabilidad y reserva de la información por el consignada; otro es la persona o personas pertenecientes a otras dependencias y áreas dentro de la entidad que con el animo de esclarecer ciertos hechos o situaciones referentes al trabajador se remite a la información contenida en la historia laboral (por lo general la consulta de la historia laboral es con fines laborales-administrativos); y por ultimo encontramos el usuario externo o ajeno a la entidad, el cual se remite a estos expedientes con el fin de corroborar información suministrada por el trabajador con fines variados o el de esclarecer actuaciones y establecer

15 Archivo General de la Nación, Op. Cit., p. 140 y sig. 16 Secretaria General. Circular No. 033 Asunto: Reserva de Información de las Hojas de Vida. Alcaldía Mayor de Bogota. Bogotá, 2005.

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antecedentes sobre determinado requerimiento de la entidad o alguna otra entidad o ente de control. Para el caso de la Empresa de Acueducto y para muchas otras entidades del ámbito municipal, distrital, departamental y nacional, el deber de salvaguardar la información contenida en el expediente de la historia laboral es prioritario y vital para el desarrollo de múltiples actividades relacionadas con el desarrollo del talento humano, en primera instancia, y como valor probatorio de actuaciones y hechos, en segunda instancia. Es por ello que la conservación adecuada de las historias laborales, así como el acceso restringido a esta información por parte de terceros, siempre y cuando no se exprese una motivación legal para la consulta, es una tarea vital para la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida. Sin embargo, desarrollar las actividades corcenientes al manejo del talento humano reviste la utilización de este tipo de expedientes con fines tales como:

• Análisis de documentación referente a la formación académica o experiencia laboral y/o profesional, con el fin de conceder un ascenso, un encargo, una comisión, un traslado, etc.

• Validación del perfil con el objeto de verificar el cumplimiento de unos requisitos mínimos para el desarrollo de un proceso de concursos internos de ascenso.

• Verificar la veracidad de determinada documentación aportada por el trabajador para cumplir determinado requisito de ingreso, prestación, beneficio o compensación por parte de la entidad.

• Análisis y estudio de hechos administrativos en donde el trabajador y/o empleado público se encuentra involucrado y sobre el cual se realiza algún tipo de investigación por parte de la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, los entes de control, las fiscalías delegadas, entre otros.

Las anteriores situaciones involucran el proceso de solicitud y préstamo por parte de la dependencia responsable de la custodia de las historias laborales, siendo este una parte delicada debido a que la consulta de la información no se realiza en las instalaciones del archivo, sino que deben ser trasladadas al puesto de trabajo de la persona que la solicita, poniendo así en peligro la custodia de la historia laboral como de la documentación contenida. El procedimiento de préstamo de la historia laboral se detalla a continuación:

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Cuadro No. 4. Procedimiento para la solicitud y préstamo de la Historia Laboral para trabajadores de la Empresa de Acueducto

PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO DE LAS HISTORIAS LABORALESLa persona que realiza la solicitud de be informar al responsable, o este a la persona que autorize, el motivo de la consulta de la historia laboralSi la persona solicitante es la titular de la historia laboral, se le permite consultarla en las instalaciones; si hay necesidad de fotocopiar algún documento, se le informa al encargado el folio a fotocopiar asi como el motivo, de ninguna manera se le permite retirar la historia laboral de las instalaciones Si la persona solicitante es trabajador de la Empresa y pertenece a otra dependencia diferente a la DMCV - HV debe contar con autorización de la misma para realizar la consulta y el respectivo préstamo, esto es cuando la persona solicitante pertenece a al DMCV, DGC o la OID*.

1. Solicitud

Una vez autorizado el prestamo, la persona solicitante indica que tipo de documentos desea consultar con lo cual se le facilita la carpeta que contenga dicha información

2. Préstamo

Se debe realizar la devolución en un término comprendido de cinco (5) a veinte (20) días habiles despues de la fecha de préstamo, dependiendo del tipo de proceso que se adelante con el expediente de la historia laboral y se debe devolver en las mismas condiciones y se realiza el respectivo descargue de la historia laboral al funcionario

4. Devolución

Siendo identificada la carpeta a prestar se procede a realizar el conteo de los folios de dicha carpeta, registrandolo en el libro de prestamos y entregando el expediente al trabajador validado con la firma y fecha del solicitante

3. Registro

* DMCV = Dirección Mejoramiento Calidad de Vida DGC = Dirección Gestión de Compensaciones OID = Oficina de Investigaciones Disciplinarias Fuente: Información de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Como se observa el préstamo de la Historia Laboral, entendido como la movilización fuera de las instalaciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, se restringe a unas determinadas áreas de la empresa que de manera directa o eventual requieren consultar la documentación de determinado trabajador para el desarrollo de sus tareas o actividades. 5.3.4 LA RETENCION Y LA DISPOSICION FINAL “Se relaciona con los procesos de valoración, desde los puntos de vista administrativo, legal, cultural e histórico, que permiten determinar el tiempo de permanencia de las historias laborales en el archivo de gestión y establecer el plazo precaucional o el tiempo que deban conservarse las historias laborales en el archivo central y la definición de la disposición final, que puede ser la microfilmación y eliminación, la selección o la incorporación de las historias laborales a un archivo histórico.17” 17 Archivo General de la Nación, Op. Cit., p. 142 y sig.

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Con base en lo anterior, la determinación de retirar algún expediente de la historia laboral obedece a alguna de las siguientes situaciones administrativas: “Debe existir un acto administrativo de retiro o desvinculación del trabajador de la entidad, donde consten las razones del mismo:

• Supresión del Cargo, • Insubsistencia, • Destitución, • Aceptación de renuncia al cargo, • Liquidación del contrato, • Pensión por Vejez, tiempo de Servicio, Invalidez, etc. • Incorporación a otra entidad.”18

Una vez formalizado el proceso de desvinculación del trabajador, la historia laboral se consolida en una única carpeta que contenga toda la información acumulada durante la permanencia del trabajador en la empresa, la cual permanecerá en las instalaciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida por un tiempo prudencial, para luego ser enviada al Archivo Central que se encuentra en el Colegio Ramón B. Jimeno para su conservación y almacenamiento por el tiempo estipulado en la normatividad de alrededor de 80 a 100 años. 5.3.5 MANUAL DE POLITICAS Al realizar la revisión del Manual de Políticas (ver Cuadro Nº 5) que se encuentra vigente para la Administración del Archivo Central de Gestión Humana, se constata que en este manual el “Dueño del Procedimiento es liderado por la Dirección de Gestión de Compensaciones”,19 lo que actualmente no coincide ya que la Administración del Archivo de Historias Laborales pertenece a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida20. Sin embargo se cuenta con elementos para realizar el análisis de las Políticas Generales y las Políticas Especificas, que coadyuven a entender mejor las actividades a realizar por parte de los funcionarios de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Observando de manera sucinta las políticas especificas definidas en el Manual de políticas, se estructura el procedimiento de la Administración de las Historias Laborales e igualmente se incorporan actividades concatedenadas con manejo del

18 Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación, Op. Cit., p.2. 19 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota –ESP. Manual de Políticas. Gestión Documental Código 1GD10110-01 Fecha de Aprobación: 1 de Junio de 2006. p. 1 y sig. 20 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota –ESP. Acuerdo No. 011 de 2007. Bogotá, 2007.

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archivo.

Cuadro No. 5. Resumen Manual de políticas del procedimiento de Administración del Archivo Central de Gestión Humana

Objetivo del Procedimiento.Asegurar archivo, manejo y custodia de las hojas de vida de losfuncionarios activos de la E.A.A.B.- ESP. Normas que Rigen el Procedimiento. 1. Ley 594 de 2000.Políticas Generales. 1. El dueño del procedimiento “Administración del archivo central degestión Humana” es el rol Líder de Gestión de Compensaciones, quien esel responsable de garantizar el mejoramiento continúo del procedimiento yautorizar cualquier cambio que se realice sobre este.2. En el Archivo Central de Gestión Humana se archivan las hojas devida de los trabajadores activos de la Empresa de Acueducto yAlcantarillado de Bogotá-ESP, de acuerdo a la ley o normas establecidas.

3. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana es elresponsable del archivo y custodia de todas las hojas de vida de losfuncionarios activos de la E.A.A.B-ESP.4. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana es elresponsable de registrar y/o coordinar con el pasante Sena o el Ayudanteel registro de datos en las correspondientes hojas de vida.5. El Archivo Central de Gestión Humana suministra a determinadasáreas, hojas de vida, información y/o documentos requeridos, dejandoconstancia de la salida de los mismos.6. El Archivo Central de Gestión Humana envía hojas de vida a archivoy correspondencia y nóminas de la empresa.7. Los tiempos de ejecución estimados no incluyen tiempos muertos ode espera, ni porcentaje (%) de suplementos. A menos que se indique locontrario, los días mencionados corresponden a días hábiles.8. Los tiempos de ejecución utilizan las siglas del Sistema Internacionalde Unidades.9. El control de los registros generados en este procedimiento se realizade acuerdo a lo especificado en el procedimiento GD1015 Flujo y registrodocumental.Políticas Específicas (Actividad 1): Recibe documentos para archivo Políticas Específicas (Actividad 1): Registra datos y novedades

Políticas Específicas (Actividad 1): Abre y organiza carpetas de funcionarios nuevos y archiva documentosPolíticas Específicas (Actividad 2): Recibe oficios y prepara respuesta

Políticas Específicas (Actividad 3): Recibe oficio, revisa y firmaPolíticas Específicas (Actividad 4): Tramita comunicaciónPolíticas Específicas (Actividad 5): Organiza documentos para envío al colegioPolíticas Específicas (Actividad 6): Prepara oficio para enviar carpetas de documentos Políticas Específicas (Actividad 7): Envío de nóminas

Fuente: Manual de Políticas. Gestión Documental Código 1GD10110-01 Fecha de Aprobación: 1 de Junio de 2006.

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Con base en la información anterior se evidencia lo siguiente:

• El Manual de políticas del procedimiento de Administración del Archivo Central de Gestión Humana se encuentra desactualizado, de acuerdo al ajuste institucional que se ha venido desarrollando en los últimos años.

• El objetivo del procedimiento no contempla la administración de las

Historias Laborales del personal retirado o inactivo de la EAAB-ESP.

• Las normas que rigen el procedimiento se pueden ampliar a las distintas resoluciones y circulares que sobre el particular las entidades competentes han elaborado, verbigracia, Circular No. 004 de 2003 del Archivo General de la Nación y Circular No. 033 de 2005 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogota, etc.

• Referente a las políticas generales, el dueño actualmente del procedimiento

es la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

• El personal activo que se describe en los numerales 2 y 3 de las políticas generales se debe ampliar ahora a los trabajadores con contrato a término fijo y a labor contratada.

• El manejo que se realiza de la nomina mensual y su respectivo envío anual

a Archivo y Correspondencia, puede eliminarse y disminuir el desgaste administrativo que ello implica para la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, asumiendo este papel la Dirección Gestión de Compensaciones.

Es necesario revaluar el Manual de Políticas para así poder estandarizar los procedimientos y las actividades, actualizarla con las nuevas funciones de Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida y preparar y adecuar las instalaciones y los equipos necesarios para el manejo de las Historias Laborales del personal vinculado mediante contrato a termino fijo y a labor contratada. 5.3.5.1 Funciones de los trabajadores de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida Debido a la modificación de la estructura organizacional de la Empresa de Acueducto expresada en el Acuerdo No. 011 del 25 de Junio de 200721, la Resolución No. 0528 del 25 de Junio de 200722 y el Acuerdo No. 012 de 2007 en el cual se aprueba la planta de personal, se genero un reacomodamiento de la

21 Ibíd., p. 78 22 “Por medio del cual se modifican las funciones y requisitos mínimos para los cargos de la planta de personal de trabajadores oficiales de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota-ESP”.

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planta de personal que en su primera fase, determino que el trabajador oficial que desempeñaba las funciones de Coordinador de la Oficina de Hojas de Vida fuera trasladado a la Dirección Administración de Activos Fijos a partir de la fecha de recibido de la comunicación por la cual se le describió su nuevo cargo. Lo anterior obedece a que las funciones del supervisor, que se detallan a continuación, tuvieron vigencia hasta el 31 de diciembre de 2007, no indicando que las funciones no sean asumidas o sean diferentes sino que se ponen a consideración con base en las nuevas funciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida.

Cuadro No. 6. Compilatoria del Personal de la Dirección de Gestión de Compensaciones en la Oficina de Hojas de Vida a diciembre de 2007

Denominacion

del Cargo Gerencia Direccion Jefe Inmediato Propósito Principal o Justificacion del Contrato

Supervisor Corporativa de Gestión Humana

Gestion de Compensaciones

Jefe de División Sueldos y

Prestaciones

Administrar y coordinar las actividades de apertura, registro, movimiento y archivo de toda la informacion, datos y/o documentos relacionados con los

trabajadores, pensionados y esudiantes SENA; ademas de la correcta atencion a funcionarios que soliciten informacion y rendir los informes que le

sean solicitados.

Ayudante de Servicios Generales

Corporativa de Gestión Humana

Gestion de Compensaciones

Jefe de División Sueldos y

Prestaciones

Archivar, recopilar y remitir al archivo general debidamente relacionado y foliados todos los documentos y expedientes del personal retirado y

pensionado, prestamo y archivo de hojas de vida, documentos, tarjetas. Atencion al publico por ventanilla y telefonica. Apoyo a las labores asignadas

por el Supervisor de la Oficina de Hojas de Vida.

Ayudante de Servicios Generales

Corporativa de Gestión Humana

Gestion de Compensaciones

Jefe de División Sueldos y

Prestaciones

El cargo de gestionador documental se creo con el fin inmediato de que se pusiera en marcha el proceso de facilidad de consulta de la informacion

mediantela utilizacion de diferentes softwares complementarios que permiten resguardarla por medio del uso de la tecnologia digital, promoviendo una

cultura del no papel pero cumpliendo con los lineamientos de la legislacion Archivistica y las politicas y directrices impartidas por el Archivo General de

la Nacion.

Pasante Sena Corporativa de Gestión Humana

Gestion de Compensaciones

Jefe de División Sueldos y

Prestaciones

No tiene asignadas funciones, desarrolla actividades de archivo, manejo, registro, prestamo y control, atencion al publico, esto bajo las instrucciones

que le imparta el supervisor. Fuente: Información de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. El personal que aparece relacionado en la tabla anterior, es el que efectivamente se encontraba en el mes de Diciembre de 2007, a excepción del Pasante Sena debido a que ellos permanecen seis (6) meses desarrollando su pasantía, al momento del levantamiento de la información no se encontraba ningún pasante; lo relacionado con el supervisor, como se había mencionado, es el único trabajador con contrato a termino indefinido de la oficina de hojas de vida. Actualmente la labor de supervisor no se encuentra legalizada ni establecida administrativamente por parte de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida. 5.3.6 ACTIVIDADES REALIZADAS En desarrollo del Plan de Mejoramiento propuesto, se inició la entrega que se consignó en el “acta de inicio primera etapa del proceso de levantamiento del inventario del archivo físico en la oficina encargada de la conservación,

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organización, inventario y control de la documentación relacionada con las hojas de vida del personal activo de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida”, (Ver Anexo C) suscrita el 28 de diciembre de 2007, y que tenía como principales objetivos los siguientes:

• Verificar la existencia en el archivo físico de cada una de las ocho (8) carpetas que conforman el expediente de historia laboral por cada uno de los servidores públicos que se encuentran en servicio activo al momento de la toma del inventario, registrando dicha existencia en la lista de chequeo establecida para tal fin.

• Registrar, por cada una de las ocho (8) carpetas que conforman el

expediente de historia laboral, el número de folios que las conforman, tomando como base el último número de folio que se encuentra escrito en la última hoja de la respectiva carpeta y registrándolo en la lista de chequeo establecida para tal fin.

• Identificar las carpetas faltantes en cada uno de los expedientes para iniciar

las acciones de rastreo y recuperación correspondientes. Las actividades preliminares que se desarrollaron fueron:

• Inducción al personal asignado acerca de todas las actividades que se realizan en el proceso de préstamo, descargue y archivo de los expedientes de historias laborales de los servidores públicos.

• Disposición de las carpetas que se encontraban por fuera del archivo en el

expediente respectivo, con su correspondiente proceso de descargue.

• Entrega de la lista de chequeo para la verificación de la existencia en el archivo físico de cada una de las ocho (8) carpetas que conforman el expediente de historia laboral, en orden según registro, de los servidores públicos que se encuentran en servicio activo y para registrar, por cada una de las ocho (8) carpetas que conforman el expediente de historia laboral, el número de folios que las conforman según el último número de folio que se encuentra escrito en la última hoja de la respectiva carpeta.

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5.4 PROBLEMÁTICA Como se ha visto a lo largo del diagnóstico se han evidenciado algunos factores de cumplimiento normativo y metodológico de las actividades y tareas desarrolladas en la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida en cuanto al proceso de administración de las Historias Laborales. A continuación se desagregaran las principales situaciones que son susceptibles de ser reformuladas y enfocadas con base en los requerimientos normativos mas actuales y de carácter metodológico que maneja actualmente la Empresa de Acueducto con la herramienta del Manual de Archivo. 5.4.1 Software y Herramientas Informáticas La falta de actualización tecnológica frente al manejo de herramientas informáticas e informativas, así como de utilización de software adecuado para el manejo documental, se evidencia en los formatos de Hoja de Registro, Tarjeta de Vacaciones y Tarjeta de Cesantías, ya que la información contenida en estas unidades no se encuentra sistematizada y su registro se realiza de manera manual (la Hoja de Registro se diligencia con maquina de escribir), lo que genera inconvenientes al momento de consultar o de llevar un control completo de esta información. 5.4.2 Préstamo de las Historias Laborales El registro del préstamo de las Historias Laborales se realiza en medio físico (carpeta de prestamos) sin generarse ningún registro en medio electrónico el cual permitiría una ubicación mas fácil de la historia laboral al estar prestada; además de no generarse ningún tipo de recibo para el solicitante de las carpetas que retiro del expediente, tiempo máximo del préstamo, condiciones de la documentación que recibe ni saber si dentro de la foliación de la carpeta haga falta algún documento, pudiéndose generar el retiro o inclusión de documentos en los folios que estén ausentes al momento de la entrega. 5.4.3 Situación de la vinculación laboral del personal de la oficina de hojas de vida La falta de personal de planta23 en dicha área, hace que las personas encargadas de la administración de las historias laborales, como lo son los dos (2) Ayudantes de Servicios Generales, tienen vinculación con la Empresa por medio de contratos a labor, lo cual restringe, paraliza y genera traumatismos en el desempeño de las funciones de su labor, debido a los términos de cesión de contrato (alrededor de 10 a 15 días calendario), lo que genera un aumento de la carga laboral entre los 23 Entiéndase, trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a termino indefinido.

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funcionarios que aún se encuentran activos, y quedando pendientes labores que tenía asignada dicha persona. Situación similar que se genera con los Pasantes SENA, los cuales desarrollan la etapa productiva en la Empresa por un término de seis (6) meses, al final de los cuales no pueden realizar proceso de empalme con otro pasante debido a que no hay continuidad de los pasantes de Archivo en esta área de la Empresa. 5.4.4 Sub – Grupos Documentales (Carpetas) La distribución y archivo de los folios que poseen las historias laborales tienen el inconveniente de que la información distribuida entre los sub-grupos documentales se encuentran en una sola carpeta, sin seguir los requerimientos de la Ley 594 de 2000 y de la Circular No. 004 de 2003 que recomienda que por cada carpeta solo deben ser archivados máximo 200 folios, y que en la actualidad por cada sub – grupo se esta manejando cantidades de hasta 800 folios, lo cual recae en problemas para el manejo, la seguridad, integridad del documento y la consulta de dicha información. 5.4.5 Espacio físico del Archivo de Historias Laborales El uso actual del archivo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida, permite la acomodación de aproximadamente 50 a 60 multifolders, que corresponde a la misma cantidad de trabajadores. Con el proceso de concursos cerrados de ingreso, por el cual trabajadores con contrato a término fijo y labor contratada participan para 35 cargos vacantes para acceder a la planta de personal de la Empresa con vinculación contrato a termino indefinido, el ingreso de estos trabajadores generaría algún tipo de traumatismo al momento de que su historia laboral sea trasladada del archivo móvil de los trabajadores vinculados mediante contrato a termino fijo y obra o labor contratada al archivo móvil en donde se resguardan las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a termino indefinido, empleados públicos, contratos de aprendizaje y caja fuerte. Para estos casos, seria mejor preveer para el mediano plazo el crecimiento de los expedientes de historias laborales y adecuar mejor las instalaciones. 5.4.6 Actualización Manual de Políticas Es plausible realizar una actualización normativa y procedimental para normalizar la ejecución de los procedimientos y las actividades, en parte por las funciones que le otorga el Acuerdo 11 de 2007 a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida como nuevo líder del proceso de Administración del Archivo Central de Gestión Humana.

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Generar nuevos procedimientos en cuanto al manejo de la documentación y préstamo de las historias laborales de los trabajadores con contrato a término fijo y labor contratada. 5.4.7 Identificación (DOFA) del proceso de Administración de las Historias

Laborales A continuación se describe con la Figura No. 1, los principales aspectos relevantes al momento de evaluar el ambiente interno y externo en el cual se desenvuelve el proceso de administración de las Historias Laborales, identificando los puntos de éxito y los posibles escenarios de trabas al proceso. Figura No. 1. Matriz DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES

Aprobación reciente del Manual de Archivo de la Empresa, actualizado con la normatividad vigente.

Atraso de las actualizaciones normativas en cuanto a manejo de archivo, lo cual coloca trabas a los nuevos procesos en el corto plazo.

Al entrar un nuevo equipo de trabajo, se oxigenan los procedimientos, actividades y tareas desarrolladas.

La no implementacion y actualizacion de las Tablas de Retencion Documental, no permiten tener claro un horizonte de permanencia y conservacion del Documento

La puesta en marcha de herramientas ofimaticas; verbigracia, Excel y Access, que permiten tener un mayor control y seguimiento a las tareas.

Falta de actualizacion del Manual de Politicas, en lo referente al proceso de administracion de las Historias Laborales, lo que genera falta de claridad en los procedimientos del area.

Manejo seguro y confiable de la informacion y la documentacion contenida en las Historias Laborales.

Aunque se han tenido avances en la seguridad de las instalaciones, es necesario ser mas rigurosos frente a este tema y buscar la instalacion de otros dispositivos de seguridad.

Las tareas de conservacion documental se llevan a cabo por personas capacitadas en el tema, lo que aumenta la durabilidad del documento y del expediente

Ausencia de cierto tipo de documentos (facilitiativos, de apoyo, esencial, etc.) dentro de los expedientes de las Historias Laborales.

Seguimiento y captura de las carpetas de los expedientes laborales que se encontraban en prestamo, para asi consolidar el Archivo de Historias

Ausencia de identificacion de los expedientes que deben ser trasladados al Archivo Historico y el tiempo de permanencia de los mismos en el Achivo

Se adelanto una jornada de archivo de documentos, con lo cual se logro archivar mas de 7000 documentos en menos de dos meses.

Consolidacion de la base de documentos digitalizados y su conservacion en un servidor con restricciones de consulta.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

El soporte normativo (Acuerdo 011 de 2007) de la decision del manejo y administracion de las Historias Laborales le brinda peso al proceso liderado por la Direccion Mejoramiento Calidad de Vida.

La cultura archivistica y de Gestion del Documento es debil, al no comprender la magnitud y la importancia de documentos contenidos en los expedientes laborales.

Traspaso de la oficina Hojas de Vida - Direccion Gestion de Compensaciones a la Direccion Mejoramiento Calidad de Vida.

No existe un control detallado de las actividades de Archivo por parte de las Autoridades Competentes en la materia, restringiendo su observancia al seguimiento de Informes.

Esquema de Gestion Documental periodicamente alimentado, lo que permite mitigar riesgos y tomar medidas correctivas para ciertos procesos archivisticos dentro de la Empresa.

El aumento del mobiliario y la generacion de documentos, tienden a dismiminuir el espacio lo que en terminos de instalaciones pueden generar inconvenientes para la conservacion de los expedientes.

Se mejoro la imagen de la oficina de Hojas de Vida, con la entrada de procesos mas agiles y en la mejor respuesta a las inquietudes de los trabajadores

No contar con la plataforma y soporte digital adecuado de los documentos digitalizados, pueden acarrear problemas de indole legal y administrativo.

Con la actualizacion informatica, se reducen tiempos de respuesta y datos mas confiables para la diversas instancias que requieran informacion, bien sea de indole interno o externo.

De las personas actualmente activas dentro de la Oficina de Hojas de Vida, solo el 10% tiene vinculacion a termino indefinido, volviendo volatil la situacion laboral y el desarrollo de las actividades de esta area.

ANALISIS EXTERNO

ANALISIS INTERNO

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Como resultado del inventario realizado se evidenciaron e identificaron las principales debilidades del proceso, las cuales se constituyen en herramienta para realizar los posibles escenarios para optimizar la administración de las historias laborales, a saber: 5.4.7.1 Aplicación de las normas y procedimientos establecidos por la

Empresa y las normas legales vigentes en materia de archivo y gestión documental.

Una vez verificada la organización y codificación de los documentos encontrados en los expedientes de historia laboral, se identificaron deficiencias en el proceso de archivo como:

• No se encontraban la totalidad de las carpetas que componen el expediente de hoja de vida y tampoco se tenía conocimiento o control de su ubicación.

• Se encontraron carpetas en el expediente equivocado. • La codificación y organización de algunos documentos que se encuentran

archivados no corresponde con la clasificación descrita anteriormente. • Algunos documentos de los expedientes de hoja de vida no se encuentran

organizados en orden cronológico. • En algunas carpetas se identificó la ausencia de documentos. • El proceso de archivo se encontró con un retraso de más de seis meses,

evidenciado en el volumen de documentos encontrados por todo el espacio físico.

• Algunos documentos se encuentran en mal estado (rotos, rayados,

tachados, etc.) • Los documentos de los trabajadores vinculados mediante Contrato a

Termino Fijo, Obra o Labor Contratada, Contratos de Aprendizaje (SENA y Universitarios) y Docentes (del Colegio Ramón B. Jimeno), se archivan en una única carpeta que contiene la totalidad de la documentación generada a partir de los procesos de vinculación, permanencia y retiro del trabajador.

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5.4.7.2 La conservación, organización, inventario y control de la documentación relacionada con el archivo de hojas de vida del personal activo o retirado de la Empresa.

En relación con la conservación de los expedientes se identificó que muchas de las carpetas y documentos se encuentran deteriorados, tachados, con manchas o fuera de su respectivo lugar de archivo. Así mismo no se ha realizado un proceso de selección y depuración de documentos con el fin de evitar la duplicidad de los mismos en los expedientes. En torno a la organización se encontró que el archivo de historias laborales esta distribuido en tres archivadores móviles. Dos de ellos, contienen las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido y los empleados públicos de libre nombramiento y remoción y un tercero contiene las historias laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo a término fijo y a labor, los aprendices universitarios y los aprendices SENA. Como el Acuerdo No. 011 de 2007 ordena la gestión y administración de las historias laborales del personal activo y retirado de la Empresa de manera integrada, se hizo necesaria la movilización de los archivadores que contienen los expedientes de historia laboral de los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo a termino fijo y obra o labor contratada, que se encontraban en el espacio físico de la Dirección Gestión de Compensaciones, hacia el espacio donde se encontraban los demás expedientes para integrar el archivo, disminuyendo así el espacio disponible. Como se describió anteriormente, el orden y la clasificación de algunos documentos y carpetas no corresponde con lo establecido por la normativa. Se encontraron carpetas y expedientes fuera de su lugar de archivo y sin ningún tipo de control acerca de su ubicación. A diciembre de 2007, el personal que trabajaba en el área no contaba con un inventario de los documentos y carpetas que se encontraba bajo su custodia. De la misma manera, no se encontró registro de la documentación recibida de otras áreas y de los mismos trabajadores ni de los documentos entregados en fotocopia. 5.4.7.3 Reserva, confidencialidad y seguridad de la información que se

encuentra en medio físico y magnético. Con relación a la reserva, confidencialidad y seguridad de la información, se evidenció:

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• No existía control sobre el personal autorizado para el ingreso al área. • No existía supervisión sobre el tipo de información suministrada a los usuarios. • No existía control sobre los documentos entregados en fotocopia ni de la

verificación de los requisitos para solicitarlos. • No existía restricciones en el préstamo de los expedientes y carpetas. • Las carpetas y documentos se encontraban dispersos por toda el área física

facilitando su acceso a personal ajeno al área. 5.4.7.4 La recopilación, conservación, actualización y aseguramiento del

ciclo de vida de la información documental. Se encontró que no existe un control frente al proceso de depuración de la información y de los expedientes para su entrega al archivo central (Colegio Ramón B. Jimeno). 5.4.7.5 El préstamo de expedientes, copia de documentos, suministro de

información, recepción de documentos para archivo, consultas y las demás requeridas por las áreas de la Empresa.

Si bien existía un archivo para el registro de préstamos, no existía un control sobre las personas o áreas autorizadas para solicitar los expedientes. Así mismo, no existía un control sobre los tiempos de entrega y devolución. Como se mencionó anteriormente, no existía un control sobre el procedimiento, tipo y personal autorizado para la copia de documentos. Se evidenció también que todo tipo de personas tenían libre acceso al área, a la información y los documentos. No se tenía control sobre los documentos recibidos para archivo. Así mismo, no se superviso el proceso de archivo de tal manera que, a la fecha de recepción del área, se contaba con cerca de 7.000 documentos dispersos por toda el área sin archivar.

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5.4.7.6 Proyección de las certificaciones y constancias requeridas por los funcionarios, ex-funcionarios, Oficina de Investigaciones Disciplinarias, organismos de control, órganos judiciales y las demás requeridas por las diferentes áreas de la Empresa, para su posterior firma.

En virtud de las vacaciones otorgadas a la única persona responsable de esta función se evidenció un retraso en la expedición de los documentos y de respuestas a los organismos de control. Así mismo, se identificaron varios errores (de forma y de fondo) en la información suministrada por medio de estos documentos causados por la ausencia de control y supervisión.

5.4.7.7 La verificación y actualización de la información de hoja de vida de

los trabajadores oficiales y Empleados Públicos en el Sistema de Información Empresarial SAP/R3 de acuerdo con el formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública.

El área correspondiente aún no ha asumido esa función pues siempre ha estado liderada por el Grupo Convocatorias. 5.4.7.8 La validación de los documentos e información suministrados por

los trabajadores con las instituciones correspondientes. El área correspondiente aún no ha asumido esa función pues siempre ha estado liderada por el Grupo Convocatorias y una funcionaria de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida.

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5.5 AVANCES En los dos (2) meses y medio en que la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida ha asumido las funciones del área hojas de vida se han logrado los siguientes avances:

• En torno a la conservación de los documentos y carpetas se han recuperado los expedientes que se ha encontrado deteriorados, se ha cambiado las portadas y se han dividido las carpetas que sobrepasan el límite de número de folios reglamentado.

• A partir de las deficiencia detectadas se han tomado las medidas

correctivas en el momento como son la reorganización de las carpetas, la re-foliación, reorganización y reclasificación de los documentos.

• Una vez terminado el levantamiento del inventario, el grupo de trabajo puso

en marcha de nuevo el proceso de archivo, el cual tenía un retraso de cerca de seis meses. Se han archivado cerca de 7.000 documentos que se encontraban fuera de sus expedientes y, dada la complejidad del proceso, una vez se encuentre al día, deberá empezar a recibir los documentos pendientes por remitir de otras áreas que no habían sido entregados por solicitud expresa a causa de este retraso (Ej.: Grupo Convocatorias).

• A partir del levantamiento del inventario se logró identificar y registrar en

una base de datos el número de carpetas que contiene cada expediente de historia laboral, se identificó y registró en base de datos el número de folios que contiene cada carpeta, se identificaron las carpetas faltantes y se inicio el respectivo rastreo para lograr su ubicación. Se tomaron las medidas de recuperación respectivas con las personas a las cuales se les había entregado los expedientes en préstamo. Hoy día, el área cuenta con una base de datos en Excel que contiene la información de los expedientes de historia laboral de 1428 registros de Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos.

• A partir de la recepción y organización de los expedientes de historia laboral

de los trabajadores vinculados mediante contrato a término fijo y a labor, se debió realizar la foliación de las respectivas carpetas, ya que este trabajo no se había realizado. Hoy en día el área cuenta con una herramienta de control sobre los documentos contenidos en estas carpetas facilitando el vigilancia sobre el proceso de préstamo de expedientes.

• En términos de reserva, confidencialidad y seguridad de la información que

se encuentra en medio físico y magnético, se tomaron medidas como:

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Se cambiaron las guardas de las puertas de acceso al área. Se activo la cerradura eléctrica para controlar el ingreso del personal. Se solicito la instalación de una cámara de seguridad en la entrada al

área. Se reactivo la atención por la ventanilla. Se restringió la entrada del personal ajeno al área.

• En torno a la recopilación, conservación, actualización y aseguramiento del

ciclo de vida de la información documental, se retomo el proceso de depuración de los expedientes a ser enviados al archivo general (Colegio Ramón B. Jimeno). Mediante comunicación No. 14200-2008-533 se informó a la Dirección Servicios Administrativos la disposición de 64 cajas con documentos e información depurada para ser trasladadas al archivo general y dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de archivo.

• Inicialmente para controlar el proceso de copia de documentos se creo un

archivo paralelo al de préstamo de expedientes en el cual se registraba la información importante acerca de este procedimiento (Nombre y registro de quien solicita la copia, carpeta en la que se encuentra el documento, tipo de documento, No. De folios entregados, fecha de entrega, etc.):

Figura No. 2. Formato de Solicitud de Copia de Documentación

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Sin embargo, una vez identificadas las necesidades y fallas de este sistema de registro, se empezó a trabajar en la creación de una herramienta en el Sistema Microsoft Office Access que permite, de manera fácil y ordenada, mantener sistematizada la información de préstamo de expedientes y copia de documentos, facilitando la consulta y ubicación de la información con miras a garantizar la seguridad y control de la misma. Como se muestra a continuación:

Figura No. 3. Página de Inicio o Panel de Control en Access

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Aplicativo para el ingreso de solicitud de préstamo de expedientes de trabajadores vinculados mediante contrato a término indefinido y Empleados Públicos: Figura No. 4. Pantalla para el préstamo de expedientes de Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos

Aplicativo para el ingreso de solicitud de préstamo de expedientes de trabajadores vinculados mediante contrato a términos fijo, labor, contratos de aprendizaje Universitarios y SENA: Figura No. 5. Pantalla para el préstamo de expedientes de Trabajadores vinculados mediante contrato a términos fijo, labor, etc.

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Solicitudes de fotocopiado: Figura No. 6. Pantalla para la solicitud de copia de documentos

Préstamos Masivos. Cuando el número de expedientes de Hojas de Vida solicitadas en préstamo es superior a cinco (5): Figura No. 7. Pantalla para la solicitud de copia de documentos

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Consulta de la Información almacenada. El sistema diseñado permite consultar por número de registro, por responsable, por fecha, etc.: Figura No. 8. Pantalla para la consulta de la Información almacenada

Consulta de documentos fotocopiados. Permite ubicar la fecha, el responsable y la persona a la cual se le entrego copia de un documento: Figura No. 9. Pantalla para la consulta de los documentos copiados

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Informes. El sistema permite obtener informes de los préstamos efectuados de manera ordenada y confiable: Figura No. 10. Pantalla de generación de Informes

• Actualmente la recepción y registro de los documentos remitidos por otras

áreas para su archivo en el respectivo expediente, se realiza mediante un formato diseñado para tal fin:

Figura No. 11. Formato control entrega información de documentos para archivar

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Con este formato, el área correspondiente remite los documentos a archivar y una vez la persona correspondiente realiza la verificación de la información consignada, se entrega copia de este formato con la firma de recibido, archivando el original en el expediente destinado para tal fin.

Por otro lado, la recepción y registro de los documentos remitidos por los trabajadores para su archivo en el respectivo expediente, se realiza mediante un formato diseñado para tal fin: Figura No. 12. Formato para Actualización de Hoja de Vida

De esta manera, se deja constancia de la información entregada por el trabajador, donde también se le entrega una copia del formato con la firma de recibido, archivando el original en el expediente de historia laboral.

• En la proyección de las certificaciones y constancias requeridas por los funcionarios, ex-funcionarios, Oficina de Investigaciones Disciplinarias, organismos de control, órganos judiciales y otros, se han implementado medidas de control de la información suministrada. A cada una de las certificaciones entregadas para firma de la Dirección se hace una verificación frente a la información registrada en el sistema SAP/R3 y en los archivo y documentos que reposan en el expediente respectivo.

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Así mismo, se diseñaron cuatro formatos tipo para la proyección de las certificaciones y constancias de trabajo solicitadas, según los diferentes tipos de contrato que hay en la Empresa actualmente - indefinido, término fijo o labor, aprendizaje -, con el fin de unificar los criterios en cuanto a la forma y el tipo de información que se debe entregar en cada requerimiento. Estos formatos fueron remitidos a la persona responsable de proyectar los oficios. Desde ese momento se ha evidenciado un avance significativo en la manera de expedir estos documentos y en la veracidad de la información suministrada. Por último, el grupo de trabajo ha desarrollado una base de datos en Excel en la cual se esta ingresando la información de los absentismos de los trabajadores de la Empresa para obtener, de manera confiable y precisa, el tiempo total de servicio de cada uno, con el fin de expedir las constancias requeridas por el grupo convocatorias en el análisis de antigüedad de los procesos de concurso interno de ascenso y concurso cerrado de ingreso que se adelantan actualmente en la Empresa. A la fecha se han analizado 266 registros y se han expedido 250 constancias de tiempo de servicio.

• En relación con la verificación y actualización de la información de hoja de vida de los trabajadores oficiales y Empleados Públicos en el Sistema de Información empresarial SAP/R3 de acuerdo con el formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, es preciso aclarar que parte del grupo que actualmente se encuentra en el área de hojas de vida, realizó éste trabajo desde el grupo convocatorias en las jornadas de actualización de hojas de vida, realizadas en septiembre y octubre del año 2007. De esta manera, en el área de hojas de vida se ha logrado retomar esta actividad por cuanto el personal que trabaja actualmente tiene el conocimiento y la experiencia en el manejo del sistema de información. Así, paralelo a las actividades diarias del grupo de trabajo, cada dos semanas se programan jornadas de actualización de la información en el sistema, respecto de los documentos remitidos por las áreas y por los trabajadores.

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6. ESTUDIO Y ANALISIS DE LA APLICACIÓN DEL MANUAL DE ARCHIVO

El desarrollo del presente estudio se referenció básicamente en identificar el grado de aplicación y entendimiento del Manual de Archivo aprobado para la Empresa de Acueducto, por parte de los trabajadores del área de hojas de vida. Para la comprensión de las diversas actividades que se llevan a cabo dentro de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de vida, relacionadas con la Gestión Documental de las Historias Laborales, se desarrollara de manera secuencial manejando la estructura de presentación del Manual de Archivo, de la siguiente manera: 6.1 TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA La principal terminología utilizada responde en su totalidad al glosario terminológico utilizado en el Manual de Archivo de la Empresa de Acueducto, sin embargo para generar conciencia de la utilidad de los términos y su capacidad de expresar situaciones, hechos o sucesos, nos remitiremos básicamente a los que mas se ajustan al proceso de administración de las historias laborales. Manual de Procedimientos: Documento que define las políticas, normas y procesos archivísticos generales de la Empresa de Acueducto de Bogotá. Procedimiento: Método de ejecutar algunas cosas. Instrucción: Iniciación y curso de un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Identificación: Marca, símbolo, código o método utilizado para diferenciar un documento de otro. Normalización: Acción de ajustar actividades, trámites y procedimientos semejantes a una norma o modelo homogéneo. Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

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Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo de gestión o central los documentos de archivo de conservación permanente. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración en un archivo permanente. Comité de Archivo: Grupo Asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

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Documento: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. Documento de Apoyo: es aquel de carácter general conformado por copias de leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, o copias de expedientes que se encuentran en dependencias diferentes a la que por Tablas de Retención Documental se asignaron las series respectivas y en donde reposa el original. Por la información que contienen los documentos de apoyo, inciden en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; esta información, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Esencial: Documento Vital, es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento facilitativo: Documento de Apoyo. Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen un valor histórico o que carece de relevancia para la ciencia y la tecnología.

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Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Fondos acumulados: Archivo inactivo por lo general almacenado en cajas en un área física. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo a los trámites de cada asunto. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipos documentales: Son las expresiones de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte documental (papel, cinta magnética, CD-ROM, archivo electrónico, entre otros) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o a la función productora de los mismos, originan las series documentales. Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad Archivística: Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por piezas, unidades o tipos documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, un expediente, una serie o un fondo.

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Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Una caja, un libro o un tomo, un AZ, un disquete. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario: Es el que tiene los documentos, mientras sirven para la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Los términos anteriormente mencionados (paginas 7 a 13 del Manual de Archivo) dan soporte al proceso de entendimiento de las actividades y tareas que desarrolla la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, como la conservación, organización, inventario y control de la documentación de las historias laborales. Y aunque se enuncien únicamente en este numeral, su uso se verá reflejado en el desarrollo de la estructura de la administración documental. 6.2 POLITICAS GENERALES DE ARCHIVO Del conocimiento y aplicación de las políticas que rigen el manejo de archivos en cualquier organización y área de la misma, depende el nivel de gestión de los documentos que percibe determinada unidad y el posterior tratamiento de los mismos. Para resaltar alguna de las políticas generales de archivo, se resume en la siguiente tabla los lineamientos esenciales de cada una de ellas:

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Cuadro No. 7. Compilatoria de las Políticas Generales de Archivo

POLITICAS GENERALES DE ARCHIVOa. Los documentos producidos o recibidos son patrimonio de la Empresa de Acueducto.

b. Propugnar una cultura de gestión de documentos.

c. La Ley General de Archivos 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, regula las políticas yprocedimientos de archivo de la Empresa de Acueducto.

d. La Empresa propenderá por el fortalecimiento de la infraestructura de sus archivos y laimplantación y actualización de procedimientos y herramientas tecnológicas eficientes.

e. El Sistema de Archivo define los principios y directrices para el desarrollo e implementación delas Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental.

f. El organismo regulador y emisor de la normatividad propia del Sistema de Archivo es el Comitédel Sistema de Información Documental.

g. La Gerencia de Tecnología con apoyo de la Gerencia Corporativa de Gestión Humana, es laresponsable de elaborar las normas y procedimientos.

h. Todos los servidores públicos de la Empresa de Acueducto deben cumplir con los parámetrosestablecidos en el Manual de Procedimientos de Archivo.

Fuente: Manual de Archivo de la Empresa de Acueducto, enero de 2006. Teniendo en cuenta las políticas detalladas, servirán de base como elemento rector para el proceso de gestión y administración documental en la DMCV – HV. 6.3 SISTEMAS DE ARCHIVO “Tomando como base la definición del Sistema Nacional de Archivos establecida en el Artículo 5 de la Ley 594 de 2000, se puede definir un Sistema de Archivos como: “El conjunto de órganos archivísticos, articulados entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”. La creación de los órganos archivísticos está condicionada por:

El volumen documental El espacio disponible La mayor o menor cercanía entre los sitios de archivo. Los metros lineales de documentación histórica. El valor de los documentos para la gestión administrativa, los ciudadanos y

los investigadores.

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El personal preparado y responsable24”. El área dispuesta para el Archivo de las Historias Laborales es aproximadamente diecisiete metros cuadrados (17 mts2), ocupados en su totalidad por los archivadores corredizos, el área libre o de trabajo es aproximadamente cincuenta y nueve metros cuadrados (59 mts2), generando así un área total de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida de setenta y seis metros cuadrados (76 mts2). En cuanto a la utilización de los archivadores dispuestos para el almacenamiento de las historias laborales de los trabajadores vinculados mediante contrato a termino indefinido, empleados públicos y contratos de aprendizaje, se encuentra en un porcentaje del 83% de espacio utilizado; en lo referente a la utilización del archivador llamado “caja fuerte” se halla en un 82% aproximadamente de espacio utilizado; y en lo referente a la utilización del archivador de los trabajadores vinculados mediante contrato a termino fijo y labor contratada se halla un 79% aproximadamente del espacio destinado para tal fin. Como se observa el margen de ocupabilidad de los archivadores destinados para la disposición de las historias laborales es para analizar, ya que aunque se van generando diversas situaciones administrativas por las cuales puede atravesar la planta de personal de la Empresa (Supresión del Cargo, Insubsistencia, Destitución motivada, Aceptación de renuncia del cargo, liquidación del Contrato, Pensión, etc.), la cual puede originar nuevos espacios donde poder reacomodar los expedientes y aumentar el espacio ocupable por las nuevas historias laborales que se vayan creando, el proceso de concursos internos de ingreso pueden terminar por producir algún tipo de traumatismo en la parte del archivo físico de las historias laborales. Lo referente a la preparación del personal encargado de la administración, organización y archivo de las historias laborales se muestra en el cuadro siguiente:

24 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, Op. Cit., p. 23.

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Cuadro No. 8. Nivel Académico de los trabajadores de la oficina de Hojas de Vida a fecha de noviembre de 2007

Bachillerato Tecnicos y/o Tecnologicos Universitarios

Tres (3) semestres de Economia.

Cinco (5) semestres de Derecho.

Técnico Profesional en Secretariado.Técnico en Sistemas.

Ayudante de Servicios

Generales (2)

Bachiller Tecnológico Modalidad

Comercial Opción Secretariado

NingunoSeis (6) semestres

de Ingenieria Industrial.

El cargo de gestionador documental se creo con el fin inmediato de que se pusiera en marcha el proceso de facilidad de consulta de la informacion

mediantela utilizacion de diferentes softwares complementarios que permiten resguardarla por medio del uso de la tecnologia digital, promoviendo una

cultura del no papel pero cumpliendo con los lineamientos de la legislacion Archivistica y las politicas y directrices impartidas por el Archivo General de

la Nacion.

Pasante Sena

Bachiller Técnico con Enfasis en

Desarrollo Ocupacional

Opta por el Título de Técnico

Profesional en Archivística (Falta

Práctica Administrativa).

NingunoNo tiene asignadas funciones, desarrolla actividades de archivo, manejo,

registro, prestamo y control, atencion al publico, esto bajo las instrucciones que le imparta el supervisor.

Ayudante de Servicios

Generales (1)

Bachiller Académico Ninguno

Archivar, recopilar y remitir al archivo general debidamente relacionado y foliados todos los documentos y expedientes del personal retirado y

pensionado, prestamo y archivo de hojas de vida, documentos, tarjetas. Atencion al publico por ventanilla y telefonica. Apoyo a las labores asignadas

por el Supervisor de la Oficina de Hojas de Vida.

Formacion Academica y/o Estudios SuperioresDenominacion del Cargo Propósito Principal o Justificacion del Contrato

Bachiller AcadémicoSupervisor Ninguno

Administrar y coordinar las actividades de apertura, registro, movimiento y archivo de toda la informacion, datos y/o documentos relacionados con los

trabajadores, pensionados y esudiantes SENA; ademas de la correcta atencion a funcionarios que soliciten informacion y rendir los informes que le

sean solicitados.

Fuente: Información de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Como se muestra en el cuadro anterior, esta información de los trabajadores corresponde al levantamiento realizado en el mes de noviembre de 2007, sin contemplar la modificación de la estructura organizacional de la Empresa, esto con el objetivo de verificar el estado real de la DMCV - HV al momento del levantamiento del presente diagnóstico. 6.4 PROCESOS TECNICOS ARCHIVISTICOS “Los procesos archivísticos comprenden la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP establece a través de procedimientos, las políticas específicas para la organización, retención, disposición final de los documentos así como su recuperación, distribución y consulta.25” Para lograr el proceso de organización documental conforme a los lineamientos normativos, es necesario asegurar que el documento tenga un orden apropiado lo que permita su ubicación organizacional, además de su incorporación a los tipos documentales de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Para esclarecer los principios que rigen la disposición, ubicación y determinación del documento se traen a colación los siguientes párrafos del Manual de Archivo, en la parte de los Procesos Técnicos Archivísticos, pagina 44 que habla sobre los principios de ordenación de documentos:

25 Ibíd., p. 44.

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a. Principio de Procedencia Este es el principio fundamental de la práctica archivística, significa que “los archivos de quien creo los documentos no debe ser mezclados con los creados por otros”. El creador de los documentos es la organización o la persona natural o jurídica que los generó26. Basados en estos enunciados el principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo, y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. b. El Principio de Orden Original El principio del orden original sostiene que los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que las manejó”27 El orden original debe ser retenido si satisface ciertas condiciones:

Preservar la ordenación física de los documentos y las interrelaciones documentales que le son inherentes

Prever información acerca de la creación y uso de los documentos o sobre las actividades que testimonian

Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinada

En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en relación causa-efecto. En desarrollo de la estructura del Manual de Archivo de la Empresa, el capitulo de Procesos Técnicos Archivísticos dota de elementos técnicos y procedimentales de la gestión de la documentación del Archivo de Historias Laborales, el cual permite formular los mecanismos de Control y disposición documental referidos en el siguiente numeral que permitirá elaborar y focalizar los factores de control documental, así como su disposición en el Archivo de Gestión a cargo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida -Hojas.

26 Miller, Federick. Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos. Archivo General de la Nación. Bogotá, 1998. p. 22. 27 Ibíd., p. 24 y sig.

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7. FORMULACION DE MECANISMOS DE CONTROL Y DISPOSICION DOCUMENTAL

En procura de la elaboración de los mecanismos de control es necesario esclarecer el termino mecanismo, el cual se puede definir de manera sucinta como “sistema de desarrollo de determinada función o suceso”, es bajo esta definición que se recurre a determinar las funciones (para el caso particular de la Empresa de Acueducto) del área y es con base en éstas, que brinda el sustento para la determinación del “sistema de desarrollo” que se materializa en la formulación del mecanismo como tal. Como lo establece el Acuerdo No. 011 del 25 de junio de 2007 de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota - ESP, en el articulo 31, numeral 9, las funciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida de “Implementar las políticas y acciones necesarias para la conservación, organización, inventario y control de la documentación relacionada con el archivo de hojas de vida del personal activo o retirado, para garantizar la reserva, confidencialidad y seguridad de la información.”; bajo estas funciones es que se formulan los siguientes mecanismos de control y disposición documental: Mecanismo No. 1 Mejora de la seguridad física de las instalaciones Va encaminado al desarrollo de medidas de seguridad física, entendida esta como la colocación y funcionamiento, de acuerdo con las características de las instalaciones, de:

Barreras de microondas Detectores de infrarrojos Barreras de infrarrojos Audio detectores Barreras luminosas Video detectores Contactos magnéticos Detectores sísmicos Sensores de rotura de vidrio

Además de ir acompañados o en determinado suplidos, por la ubicación de personal de seguridad cerca de las instalaciones de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida o vigilancia permanente por cámaras de video. Reforzando las anteriores medidas restringir (en horas laborales) el ingreso de personal no autorizado a las instalaciones, y por ningún motivo al área de

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archivadores de las historias laborales; y si llegado el caso restringir el ingreso de cualquier persona, aun si son los mismos trabajadores que pertenecen a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida en horarios fuera de los laborales, salvo se cuente con autorización del(a) Director(a) Mejoramiento Calidad de Vida. Dotar a las dos (2) puertas ubicadas en las instalaciones de sistemas de contactos magnéticos, los cuales puedan únicamente ser activados desde el interior de las instalaciones, esta opción funcionaria únicamente en los horarios de trabajo establecidos realizando la atención de trabajadores por la ventanilla prevista para tal fin. Mecanismo No. 2 Manipulación de los documentos de las historias laborales La consulta física de los documentos de la historia laboral se constituye en un factor clave de deterioro del documento, por lo cual se hace necesario, restringir la manipulación de los documentos de personal ajeno al área, si en dado caso no es posible realizar la consulta de la información por otro medio (digitalización de los documentos de determinada historia laboral), sensibilizar a la persona que consulta e igualmente al titular de la historia laboral la importancia del contenido del expediente y de la susceptibilidad de deterioro acelerado por una mala consulta y manipulación. Igualmente capacitar y generar conciencia en los trabajadores de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida, los cuales tienen bajo su custodia las Historias Laborales de la totalidad de trabajadores de planta de la Empresa, desarrollando charlas con personal especializado en manejo y conservación documental, aun para casos de difícil ocurrencia como: Condiciones ambientales cambiantes, Iluminación inadecuada, temperatura excesivamente alta o baja, niveles de Humedad elevados, ataque de organismos biológicos, las edificaciones y las redes que se encuentran en ellas (tuberías de aguas servidas o limpias), etc. Mecanismo No. 3 Control del préstamo de las Historias Laborales El préstamo fuera de las instalaciones del archivo de las historias laborales de la Empresa de Acueducto, se convierte en un factor potencial de deterioro de los documentos contenidos en ella, la manipulación con fines diferentes a los de la consulta, la sustracción o suplantación de los documentos originales en aras de desviar el contenido de la información. Sin embargo, antes que el archivo de Historias Laborales fuera manejado por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, el procedimiento de préstamo de historias laborales se manejaba de la siguiente manera:

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Cuadro No. 9. Procedimiento para la solicitud y préstamo de la Historia Laboral para trabajadores de la Empresa de Acueducto antes del 31 de

Diciembre de 2007

- La persona que realiza solicitud debe informar al responsable, o este a la persona que autorize, el motivo de la consulta de la Historia laboral. - Si la persona solicitante es la titular de la Historia laboral, se le permite consultarla en las instalaciones; si hay necesidad de fotocopiar algun documento, se le informa al encargado el folio a fotocopiar asi como el motivo, de ninguna manera se permite sacar la historia laboral de las instalaciones. - Si la persona solicitante es trabajador de la Empresa debe contar con autorizacion de la Direccion Mejoramiento Calidad de Vida para realizar la consulta y el respectivo prestamo, esto es cuando la persona solicitante pertenece a la Direccion Mejoramiento Calidad de Vida, Dirección de Gestión de Compensaciones o La Oficina de Investigaciones Disciplinarias.

2. Préstamo - Una vez autorizado el prestamo, la persona solicitante indica que tipo de documentos desea consultar con lo cual se le facilita la carpeta que contenga dicha informacion.

3. Registro - Siendo identificada la carpeta a prestar se procede a realizar el conteo con base en el ultimo folio registrado y anotandose en el libro de prestamos.

4. Devolucion - No se cuenta con un termino establecido para la devolucion de la carpeta, pero se puede devolver cuando el area encargada del archivo requiera realizar alguna actividad con la carpeta u otra area requiera consultar la historia laboral o la carpeta.

Procedimiento de préstamo de las Historias Laborales

1. Solicitud

Fuente: Información de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida - Hojas de Vida. Como se observa, el procedimiento de préstamo es muy laxo y poco seguro para con la información contenida en la historia laboral, debido a esta situación se han sucedido eventos de pérdida de documentos personales, diplomas de estudios, documentación soporte de situaciones administrativas, etc. Bajo esta óptica es plausible la implementación del siguiente procedimiento:

En el evento en que se requiera el préstamo de la historia laboral o cualquiera de sus carpetas, se procede por medio de un lector láser de código de barras colocado en el lomo o la parte posterior de la carpeta, para realizar el respectivo cargue o descargue de la carpeta, generando un talón que especifique la carpeta que se esta prestando, el nombre completo del titular de la historia laboral, el numero de folios que contiene esta carpeta, así como las observaciones respecto a la documentación contenida en la misma (características físicas, nivel de deterioro, especial cuidado con determinados folios, etc.).

Como soporte de lo anterior se debe contar con un una base de datos (bien

sea en Excel o Access) el cual contenga toda la información de cada uno de los trabajadores de la Empresa de Acueducto, en cuanto al numero de carpetas que contiene su historia laboral, así como del numero de folios de cada una de ellas. Con el fin de que el trabajador solicitante tenga conocimiento de la totalidad de los folios que se le entregan e igualmente sea responsable en el evento en que algún documento haya sido sustraído

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o suplantado, así mismo del deterioro evidente y malintencionado de los documentos que se encuentran bajo su amparo.

Generar informes mensuales a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida,

sobre el movimiento de préstamo de las historias laborales para así poder llevar un control exhaustivo al interior de la DMCV – HV, utilizando los reportes, tanto de la base de datos que generaría el programa de EXCEL o ACCESS, así como el entregado por el responsable del proceso de la DMCV – HV. Esto con el fin de observar las deficiencias y las suficiencias al momento de prestar las historias laborales, así como observar los tiempos de entrega y devolución de estos documentos.

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8. IMPLEMENTACION DE MECANISMOS DE CONTROL Y DISPOSICION DOCUMENTAL

En desarrollo del seguimiento a la etapa de formulación de los mecanismos de control, sugeridos y aprobados, se establecerá el nivel de avance logrado y las actividades de mejoramiento que propenden por la implantación de dichos mecanismos. Con base en lo anterior, se formularon tres (3) mecanismos de control y disposición documental, a saber: Mecanismo No. 1 Mejora de la seguridad física de las instalaciones Va encaminado al desarrollo de medidas de seguridad física, entendida esta como la colocación y funcionamiento, de sistemas de detección y prevención de cualquier tipo de evento que afecte el desarrollo normal de las actividades de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida.

• Avance en la seguridad de las instalaciones Con el fin de determinar el alcance logrado por el Grupo de Trabajo de la DMCV-HV, en relación con la seguridad de las instalaciones, se tomaron las siguientes medidas:

• Se cambiaron las guardas de las puertas de acceso al área. • Se activo la cerradura eléctrica para controlar el ingreso del personal. • Se solicito la instalación de una cámara de seguridad en la entrada al área. • Se reactivo la atención por la ventanilla. • Se restringió la entrada del personal ajeno al área.

Mecanismo No. 2 Manipulación de los documentos de las historias laborales La consulta física de los documentos de la historia laboral se constituye en un factor clave de deterioro del documento, por lo cual se hace necesario, restringir la manipulación de los documentos de personal ajeno al área, si en dado caso no es posible realizar la consulta de la información por otro medio (digitalización de los documentos de determinada historia laboral), sensibilizar a la persona que consulta e igualmente al titular de la historia laboral la importancia del contenido del expediente y de la susceptibilidad de deterioro acelerado por una mala consulta y manipulación.

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• Avance en el manejo de los documentos de las Historias Laborales En torno a la manipulación y manejo de la documentación que percibe la DMCV-HV, se han elaborado medidas tendientes a la correcta utilización de documentos con la incorporación de trabajadores provenientes de la institución del SENA, los cuales tienen conocimientos específicos en Archivística, por ende en manejo y disposición documental lo que contribuye a la preservación de esa documentación, además de lo anterior se ha implementado lo siguiente:

• En torno a la conservación de los documentos y carpetas se han recuperado los expedientes que se ha encontrado deteriorados, se ha cambiado las portadas y se han dividido las carpetas que sobrepasan el límite de número de folios reglamentado (200 Folios)

• A partir de las deficiencia detectadas se han tomado las medidas

correctivas en el momento como son la reorganización de las carpetas, la re-foliación, reorganización y reclasificación de los documentos.

• Una vez terminado el levantamiento del inventario, el grupo de trabajo puso

en marcha de nuevo el proceso de archivo, el cual tenía un retraso de cerca de seis meses. Se han archivado cerca de 7.000 documentos que se encontraban fuera de sus expedientes y, dada la complejidad del proceso, una vez se encuentre al día, deberá empezar a recibir los documentos pendientes por remitir de otras áreas que no habían sido entregados por solicitud expresa a causa de este retraso (Ej.: Grupo Convocatorias).

Mecanismo No. 3 Control del préstamo de las Historias Laborales El préstamo fuera de las instalaciones del archivo de las historias laborales de la Empresa de Acueducto, se convierte en un factor potencial de deterioro de los documentos contenidos en ella, la manipulación con fines diferentes a los de la consulta, la sustracción o suplantación de los documentos originales en aras de desviar el contenido de la información.

• Avance en el control del préstamo de las Historias Laborales

El avance más significativo lo muestra este mecanismo, lo cual fue implementado por el Grupo de Trabajo de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, los cuales desarrollaron en un primer momento un formato en Microsoft Office Excel, el cual contemplaba la siguiente información:

• NOMBRE • REGISTRO O NUMERO DE IDENTIFICACION INTERNO

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• DOCUMENTO SOLICITADO • No. DE FOLIOS • CARPETA • FECHA • FIRMA RECIBIDO

Por unas fallas detectadas por el Equipo de trabajo relacionado con el manejo del formato elaborado descrito anteriormente, se hizo necesario en una herramienta ofimática más confiable y eficiente. La herramienta utilizada es Microsoft Office Access la cual permitió llevar un registro más completo y detallado de la unidad prestada, el documento solicitado, etc.

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9. ANALISIS REFERENTE A LA CONFIDENCIALIDAD, RESERVA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La información hoy en día, es uno de los más importantes activos no solo para las empresas y las organizaciones, sino para cada individuo. Por este motivo la misma requiere ser asegurada y protegida en forma apropiada. Para la correcta administración de la seguridad de la información, se deben establecer y mantener programas que busquen cumplir con los tres requerimientos de mayor importancia: La confidencialidad, integridad y la disponibilidad de los recursos de las organizaciones, siendo los tres requerimientos básicos definidos como:

• Confidencialidad: Para la seguridad de la información, la confidencialidad busca prevenir el acceso no autorizado ya sea en forma intencional o no intencional de la información.

• Integridad: Para la seguridad de la información, el concepto de integridad

busca asegurar que no se realicen modificaciones por personas no autorizadas a los datos, información o procesos, que no se realicen modificaciones no autorizadas por personal autorizado a los datos, información o procesos y que los datos o información sea consistente tanto interna como externamente.

• Disponibilidad: Para la seguridad de la información, la disponibilidad busca

el acceso confiable y oportuno a los datos, información o recursos para el personal apropiado.

La Constitución Nacional de Colombia establece en su artículo 15 el derecho fundamental la intimidad personal. Para la Corte Constitucional, de acuerdo con la sentencia T – 220/04, “el derecho fundamental a la intimidad está determinado en su dinámica funcional por tres ámbitos de protección, según ciertas coordenadas o circunstancias sociales normativas:

1. La no divulgación o conocimiento, por parte de terceros, de los hechos, situaciones, comportamientos e informaciones que la persona desea mantener reservadas para sí o para el núcleo familiar.

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2. La no intromisión en los ámbitos físicos o espaciales donde la persona desenvuelve su existencia (residencia, lugar de trabajo, cuartos de hotel, etc.), y

3. La no intromisión en el cuerpo físico como ámbito propio y exclusivo de su

existencia” Por otro lado, pese a que está consagrado constitucionalmente el derecho de información y que de acuerdo a lo estipulado por la Corte Constitucional mediante sentencia SU – 1723/00, éste se debe entender en doble vía: en relación con el derecho de la persona para difundir una información y el derecho del receptor para recibirla de manera veraz y oportuna; tal información no puede sobrepasar el derecho a la intimidad personal tanto de la persona individual como de su familia. Es por esto que la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Secretaría General, expidió el 11 de Mayo de 2005 la Circular N° 033, en donde se dictan las pautas para el manejo de la reserva de de información de las hojas de vida que custodian los diferentes departamentos administrativos, unidades administrativas, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, empresas oficiales y mixtas de servicios públicos domiciliarios y las alcaldías locales. De dicha circular se desprende el conocimiento sobre la información pública en la EAAB – ESP, la cual es información que ha sido declarada de conocimiento público por esta y otras normas jurídicas o por la persona o grupos de personas (comités, juntas) con la autoridad para hacerlo y puede ser entregada o publicada sin restricciones a cualquier persona sin que implique daños a terceros ni a los sistemas y procesos administrativos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. La información confidencial de la EAAB – ESP es toda aquella información que no es pública. Desafortunadamente, no existe un límite preciso que colinde el grado de confidencialidad de la información. Para la información que maneja la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida esta clasificación debe ser entendida como la existencia de información tanto pública como reservada al interior de las historias laborales que obliga a que la información reservada debe tener una mayor seguridad que la información pública. La información confidencial debe ser vigilada y protegida muy de cerca. Por ejemplo para la DMCV - HV, las historias laborales del personal activo o retirado de la Empresa que se encuentra bajo investigación disciplinaria, las historias laborales que se encuentran en estudio de perfiles en los procesos de ascenso o

77

ingreso, las historias laborales de los funcionarios que han sido retirados y se encuentran en proceso de envío al archivo central de la EAAB – ESP. La información confidencial para la Empresa también puede incluir datos que son considerados menos críticos y que no requieren un grado de seguridad tan alto, como el número de teléfono, o los datos personales de los trabajadores, tanto activos como retirados, y familiares. Además, la información que es considerada confidencial hoy puede pasar a ser pública en un momento posterior, como el caso de algunas situaciones administrativas o de algunas investigaciones disciplinarías. Aunque la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP es una entidad pública de carácter distrital, no toda la información que esta posee es pública en todo momento. De acuerdo con esto, y con el criterio de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, la información que se encuentra en las historias laborales resguardadas por la DMCV – Hojas de Vida debe clasificarse para saber cuándo puede permitirse su acceso y uso a personas distintas a las responsables del manejo de las historias laborales y para poder establecer el grado de reserva que debe dársele.

78

10. FORMULACION DE PROPUESTAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVAS REFERENTES A LA CONFIDENCIALIDAD, RESERVA Y SEGURIDAD DE LA

INFORMACION A partir de este momento se buscará proporcionar los detalles sobre cómo mantener la seguridad de la información con diferentes niveles de confidencialidad que se encuentra consignada en las historias laborales. En adelante se usaran tres niveles de información confidencial, cada uno de estos niveles tiene por característica la seguridad que requiere, entre los niveles estarán: Confidencial Mínima, Confidencial Media y Confidencial Máxima. 10.1 CONFIDENCIAL MINIMA Esta es la información general que se encuentra consignada al interior de las historias laborales que son resguardadas en la DMCV - HV28, como ciertos datos básicos personales que puede ser conocida por los empleados administrativos, por los trabajadores activos o retirados a quienes les pertenecen las historias laborales y por los entes de control. En caso de ser conocida, utilizada o modificada por personas sin la debida autorización, impactaría de forma leve a quienes pertenece la historia laboral o a los procesos internos o externos de la Empresa. En la información de este tipo, el responsable de esta tendrá la prioridad de determinar cual pertenece a esta categoría y la obligación de esta persona o su delegado sería el de registrarla en papel o en medio electrónico, siendo este último como el método más seguro a seguir. Entre las características registradas puede ser incluida la anotación “Confidencial de terceros” cuando sea necesario. La información confidencial mínima tiene las siguientes características y recomendaciones de manejo:

• Acceso permitido a: Empleados administrativos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, los trabajadores activos o retirados a quienes pertenece dicha información y a los entes de control que requieran de dicha información.

• Consulta: Siguiendo lo expresado en el Acuerdo N° 042 de Octubre 31 de

2002 expedido por el Archivo General de la Nación en su articulo quinto “consulta de documentos” el personal responsable de la custodia de las historias laborales entregara directamente a la persona solicitante la(s)

28 Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida.

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carpeta(s) que contiene dicha información, permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el personal responsable de la custodia de las historias laborales en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución, las leyes o las normas internas de la EAAB – ESP. Se deberá llevar el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta de la carpeta o carpetas de las historias laborales.

• Método de distribución: Siguiendo lo expresado en el Acuerdo N° 042 de

Octubre 31 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación en su articulo sexto “préstamo de documentos para trámites internos”, si la persona solicitante de información que se encuentra registrada en la historia laboral solicitada requiere retirar dicha historia laboral o alguna de sus subcarpetas, el personal responsable de la custodia de las historias laborales entregara directamente a la persona solicitante la(s) carpeta(s) que contiene dicha información, llevando una bitácora tanto en medio físico como electrónico donde se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable del préstamo deberá hacer exigible su devolución inmediata.

• Penalización por revelación o alteración deliberada o inadvertida de este

tipo de información: Este tipo de situaciones deberá ser concertada entre la DMCV- HV y la Oficina de Investigaciones Disciplinarias.

10.2 CONFIDENCIAL MEDIA Es la información de las historias laborales utilizada por algunos empleados administrativos y personal activo o retirado de la EAAB - ESP que no puede ser conocida por terceros sin autorización del Director de Mejoramiento de Calidad de Vida. En caso de ser conocida, utilizada o modificada por personas sin la debida autorización, impactaría de forma importante a quienes pertenece la historia laboral o a los procesos internos o externos de la Empresa. En la información de este tipo, el responsable de esta tendrá la prioridad de determinar cual pertenece a esta categoría y la obligación de esta persona o su delegado sería el de registrarla en papel o en medio electrónico, siendo este último como el método más seguro a seguir. La información confidencial media tiene las siguientes características y recomendaciones de manejo:

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• Acceso permitido a: Empleados administrativos, dependencias que

manejen situaciones disciplinarias de alta importancia y complejidad y entes de control que requieran este tipo de información para sus respectivas investigaciones.

• Consulta: Se llevara el mismo procedimiento que para la información

confidencial mínima.

• Método de distribución: Se llevara el mismo procedimiento que para la información confidencial mínima.

• Penalización por revelación o alteración deliberada o inadvertida de este

tipo de información: Este tipo de situaciones deberá ser concertada entre la DMCV- HV y la Oficina de Investigaciones Disciplinarias.

10.3 CONFIDENCIAL MAXIMA Información que se encuentra en las subcarpetas de investigaciones disciplinarias, o las historias laborales que se encuentran en la caja fuerte por algún tipo de investigación disciplinaria. La información consignada tanto en la subcarpeta de Investigaciones Disciplinarias o en la Caja Fuerte de la DMCV – HV, no puede ser conocida por ningún trabajador activo o retirado, salvo los autorizados por el Director Mejoramiento Calidad de Vida, o por el Jefe de la Oficina de Investigaciones Disciplinarias o quienes hagan sus veces. La información confidencial máxima tiene las siguientes características y recomendaciones de manejo:

• Acceso permitido a: exclusivamente aquellas personas con autorización para ver la información.

• Consulta: El personal responsable de la custodia de las historias laborales

entregara la historia laboral al trabajador autorizado, para que este consulte dentro de las instalaciones de la DMCV – HV dicho documento. Se llevara el mismo procedimiento que para la información confidencial mínima.

• Método de distribución: El personal responsable de la custodia de las

historias laborales entregara la historia laboral al trabajador autorizado, para que este consulte dentro de las instalaciones de la DMCV – HV dicho documento. Si es necesario retirar la historia laboral, se deberá solicitar un permiso especial al Director Mejoramiento Calidad de Vida, o quien haga sus veces. Si el permiso es aceptado, el personal responsable de la custodia de las historias laborales entregara directamente a la persona

81

solicitante la(s) carpeta(s) que contiene dicha información, llevando una bitácora tanto en medio físico como electrónico donde se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable del préstamo deberá hacer exigible su devolución inmediata.

• Penalización por revelación o alteración deliberada o inadvertida de este

tipo de información: Este tipo de situaciones deberá ser concertada entre la DMCV- HV y la Oficina de Investigaciones Disciplinarias.

Es necesario que la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida – Hojas de Vida analice la posibilidad de habilitar un espacio definido para que los empleados activos o retirados que requieren de la consulta de información concerniente a las historias laborales puedan realizarla, manteniendo la seguridad y la integridad de la información contenida en dicho documento.

82

11. FORMULACION Y DISEÑO DE LA METODOLOGIA PARA LAS ACTIVIDADES DE ACTUALIZACION E INGRESO DE LAS HISTORIAS

LABORALES AL SUIP REFERENTE AL MODULO DE HOJAS DE VIDA. 11.1 ANTECEDENTES DEL SISTEMA UNICO DE INFORMACION DE PERSONAL (SUIP) El Sistema Único de Información de Personal (SUIP), fue concebido desde la Ley 190 de 1995, ha tenido en cantidad de variaciones y cambios y que actualmente se encuentra en funcionamiento. Este sistema, fue concebido como una herramienta ágil y moderna para almacenar información que tiene que ver con la Carrera Administrativa, la reforma a las instituciones y el traslado de políticas en materia de talento humano29. Su marco legal esta establecido en varias normas. Primero en la Ley 190 de junio 6 de 1995, que en el articulo 2 creaba el SUIP, el Departamento Administrativo de la Función Publica encargado de concebir ese sistema e implementarlo. Lo hizo de la siguiente manera: inicialmente debía recibir y procesar toda la información que tenia que ver únicamente con las hojas de vida de aquellos servidores que estuvieran vinculados con cualquier entidad del Estado, pero también aquellos que habían participado en un proceso de selección y no habían sido admitidos, o sea que eran todas las hojas de vida. Este sistema comienza a funcionar en enero de 1996 y es cuando a cada una de las entidades se les envió un formato para que incluyeran y registraran sus datos personales, su formación académica y su experiencia laboral, un formato de obligatorio cumplimiento y que cada jefe de personal tenia que entregarlo inmediatamente y el servidor publico tenía que diligenciarlo. Cada una de las entidades cuando iba a vincular a algún empleado, tenia que pedirle al sistema que certificara si ese empleado se encontraba o como contratista de prestación de servicios o vinculado a otra entidad del Estado. En los articulo 1, 2 y 3 de la Ley 190 de 1995, establecía el sistema y decía que todo empleado publico debería presentar este formato en el momento de su vinculación, que todas las Historias laborales deberían ir al Departamento

29 Es preciso mencionar que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota – ESP, es una Empresa Industrial Comercial de Distrito Capital, por lo tanto el régimen laboral de sus trabajadores no es el de Carrera Administrativa sino el de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido y los empleados públicos de libre nombramiento y remoción.

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Administrativo de la Función Publica y que este debería certificar cuando otra persona se iba a vincular a una entidad del Estado30. En desarrollo de este sistema se socializó un aplicativo de captura de información de los trabajadores del Distrito Capital, el cual se hallaba cargado en Microsoft Office Access y del cual se constituía como una herramienta sencilla de manejo y practica a la hora de consultar o descargar cualquier tipo de información; en cabeza de este proceso se encontraba el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, el cual diseñó un instructivo de cómo usar esta aplicación en Access (Ver Anexo D). Con base en lo anterior, y teniendo en cuenta que la Empresa de Acueducto tiene una plataforma tecnológica soportada por el sistema SAP del modulo R/3, el cual en la actualidad maneja el 80% de las operaciones de la Empresa31, y el cual no es ajeno al manejo en el aplicativo de Hojas de Vida para el manejo de la Información de las Historias Laborales, se navegará por esta herramienta diseñada para el caso especifico de la Empresa de Acueducto. 11.2 DISEÑO DE LA METODOLOGÍA PARA LAS ACTIVIDADES DE ACTUALIZACIÓN E INGRESO AL SISTEMA SAP/R3 DE LAS HISTORIAS LABORALES 11.2.1 Aspectos Generales Actualmente en la Empresa se pueden identificar dos formas de realizar el cargue de información, bien sea de índole persona, académica, laboral o de situaciones administrativas, relativa a las Historias Laborales de los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, Labor Contratada, Termino Fijo y Pensionados. Una de estas formas es realizar el cargue directamente al sistema SAP/R3 accediendo por medio de una clave habilitada para tal fin e ingresando por la transacción respectiva la cual permita ingresar, modificar, actualizar y eliminar cualquier tipo de información de la hoja de vida del trabajador. La otra forma de ingresar información al sistema es por medio de una interfaz cargada en una pagina Web habilitada por una clave, sin embargo esta forma de cargue es restringido debido al fácil acceso de cualquier persona que tenga conexión a la red y que además posea la clave para visualizar la información de la hoja de vida. Para registrar cualquier información el sistema permite únicamente

30 Archivos de Historias Laborales; Memorias: Seminario Sistema Nacional de Archivos, Archivo General de la Nación, Noviembre de 2001. Paginas 109 y siguientes. 31 Según Boletín Fuente de Información, del 7 de Abril de 2008.

84

ingresar, actualizar o modificar los registros existentes, en ningún caso se permite eliminar información contenida por medio de esta visualización por acceso Web. Para el ingreso y registro de la información la Dirección Sistema de Información Empresarial elaboró un Instructivo (Ver Anexo E) el mes de febrero de 2006, en el cual se encuentra detallado los campos a diligenciar, precisiones en cuanto al registro de la información y forma de diligenciarlo, este documento va dirigido principalmente al grupo de trabajo encargado de adelantar el proceso de concursos internos de ascenso y de ingreso, ya que una información actualizada y corroborable era fundamental para un actividad de análisis de perfil. Es de anotar que el trabajador esta en su derecho de anexar en cualquier momento documentación que complemente y actualice su hoja de vida, y es deber de la administración realizar el respectivo archivo de estos documentos aportados y de su ingreso o actualización en el SUIP referente al modulo de hojas de vida. Del anterior proceso se han realizado cinco (5) jornadas de actualización de documentación académica, personal o de datos básicos y de experiencia laboral para los trabajadores oficiales con contrato a termino indefinido que tuvieran aspiraciones de participar en los concursos de ascenso 2006 y 2007; igualmente para los trabajadores con contrato a labor y termino fijo se han desarrollado tres (3) jornadas de actualización con el objeto de participar en los concursos de ingreso 2006 y 2007, lo anterior no exime de que el trabajador pueda anexar documentos que complementen, actualicen o modifiquen su hoja de vida. Es plausible desarrollar jornadas de actualización de hojas de vida con el objeto de consolidar la información contenida en los expedientes de Historias Laborales y no necesariamente sujetarse a un proceso de concursos para realizar esta actualización. De la información en el sistema que se encuentra actualmente cargada en el Formato Único de Hoja de Vida de cada uno de los trabajadores de la Empresa de Acueducto, se puede establecer un nivel de fiabilidad de la información contenida así:

85

Cuadro No. 10. Fiabilidad de la Información correspondiente al Formato Único de Hoja de Vida cargada en el sistema SAP/R3 y sus correspondientes

observaciones

Categoria Nivel Observaciones

Datos Personales 8 Datos tales como Direccion, Telefono de residencia, Licencia de Conduccion son suceptibles de ser modificados y actualizados.

Informacion Academica 7

Informacion correspondiente a semestres cursados, fechas de iniciacion o terminacion, etc. Son suceptibles de ser corroborados

frente a la institucion respectiva.

Informacion Laboral 4

Esta informacion es la que presenta mayor numero de inconvenientes al momento de corroborarla frente a la entidad

que la expide (muchas veces no existen, liquidadas o cambiaron su razon social).

El nivel expresa la fiabilidad de la informacion contenida durante determinado lapso de tiempo (se maneja un lapso de un (1) año aprox.), en una escala de 1 a 10, siendo 1 muy poco fiable y 10

totalmente fiable.

NIVEL DE FIABILIDAD DE LA INFORMACION CONTENIDA EN EL FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA CARGADO EN EL SISTEMA SAP/R3

Fuente: Dato generado a partir de la compulsación de la herramienta frente a los expedientes de Historias Laborales. Sin embargo dentro de las categorías definidas en el cuadro anterior no se incorporó la información correspondiente a Historia Salarial y de Cargos ni Historia Salarial y de Encargos, las cuales muestran el registro de los cargos en propiedad del trabajador y los encargos y comisiones reportadas durante su tiempo de servicio, respectivamente. Lo anterior será objeto de análisis posteriormente, debido a que esta información el Formato Único de Hoja de Vida no lo contempla ni se visualiza, por lo cual es una información que se genera con propósitos de manejo administrativo interno. 11.2.2 Actividades de actualización de los datos básicos de los servidores públicos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, al sistema SAP/R3 Para llevar a cabo las actividades de actualización de datos personales en el Formato Único de Hoja de Vida cargado en el sistema SAP/R3, se accede por el siguiente Link: http://web.acueducto.com.co/hojadevida Este link permite visualizar la siguiente pantalla:

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Figura No. 13. Primera pantalla al ingresar por la dirección http://web.acueducto.com.co/hojadevida

Nota: Este aplicativo se encuentra habilitado únicamente para los trabajadores oficiales vinculados mediante contrato a término indefinido, los empleados públicos de libre nombramiento y remoción, las personas vinculadas con contrato a labor determinada y a termino fijo; se excluyen de la consulta de este aplicativo a los contratistas y los estudiantes de contrato de aprendizaje, no queriendo decir que no deban diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) en físico. Una vez registrados los datos de Número de registro y el número de cedula del trabajador, el sistema da la opción de seleccionar dos categorías en las cuales se encuentre el trabajador objeto de la consulta, las cuales pueden ser, Trabajador Oficial y Empleado Publico, así:

En este espacio se ingresa el Número

de Registro del trabajador

Se ingresa el Número de Cedula

del trabajador

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Figura No. 14. Primera pantalla al ingresar por la dirección http://web.acueducto.com.co/hojadevida, selección del tipo

La selección del Tipo obedece a que en el momento de visualizar la pantalla final (pantalla final antes de realizar la impresión) del aplicativo aparecerá, Firma del Trabajador Oficial o Firma del Empleado Publico, por lo cual se debe seleccionar la categoría exacta en esta parte del aplicativo. Nota: El aplicativo no tiene la opción de discriminar a partir del numero de registro o del numero de cedula, si el servidor publico es trabajador oficial o empleado publico, debe corroborarse con la persona misma para seleccionar esta categoría. Una vez seleccionado el tipo de servidor público (para este caso se selecciono la categoría de Trabajador Oficial), el sistema remite a la segunda pantalla donde se encuentran los datos básicos del trabajador como Apellidos, Nombres, Número de Cedula, etc., así:

Se despliegan dos (2) opciones de

selección, para este caso: Trabajador

Oficial

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Figura No. 15. Segunda pantalla de Datos Personales del trabajador

Los espacios de PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, NOMBRES, DOCUMENTO DE IDENTIFICACION, SEXO, NACIONALIDAD y FECHA DE NACIMIENTO, no se pueden modificar ni alterar por medio de esta pantalla ya que es un contenido precargado con la información aportada por el trabajador al momento de su vinculación y que se encuentra debidamente soportada con documentos oficiales. En caso de que exista alguna inconsistencia en los campos anteriormente mencionados se debe modificar únicamente por el acceso directo al modulo R/3 de SAP, que como se menciono el ingreso con un usuario, clave y perfil especifico con derecho a la transacción adecuada, para modificar este contenido el cual debe estar soportado con los documentos necesarios, verbigracia fotocopia de la cedula u original o copia del Acta de nacimiento. Para los demás campos: LIBRETA MILITAR, LICENCIA DE CONDUCCION, LUGAR DE NACIMIENTO Y DIRECCION DE CORRESPONDENCIA, es necesario un soporte documental para el ingreso, actualización y/o modificación,

Estos espacios no pueden ser modificados por medio de esta pantalla

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esta acción se puede realizar por el aplicativo seleccionando o ingresando los datos que acredite efectivamente el trabajador con sus documentos. Una vez diligenciados los campos que el trabajador acredite con los respectivos soportes aportados, se procede a validar la información contenida en esta pantalla, si no hay ninguna observación al respecto se da “click” en Continuar, con lo cual quedan registrados los datos anteriormente validados. Nota: Todos los campos se deben diligenciar en MAYUSCULA SOSTENIDA, a excepción de los campos de selección. 11.2.3 Actividades de actualización e ingreso de los certificados de estudio de los servidores públicos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, al sistema SAP/R3 A continuación, el sistema remite al componente de Información académica, el cual se debe diligenciar teniendo los siguientes parámetros y recomendaciones al momento de actualizar, ingresar o modificar cualquier campo en esta pantalla: Cuadro No. 11. Forma de ingresar Información Académica – Básica y Media

Campo Modo de Ingreso Informacion a Ingresar, Actualizar o Modificar

Institución Digitación Se debe ingresar el nombre o razon social de la Institucion EducativaGrado

Aprobado Selección Se debe seleccionar el último grado aprobado en esa Institución

Titulo Obtenido SelecciónSe debe seleccionar el Título Obtenido, con base en la información del

Diploma o certificacion de estudios de la respectiva institucion. Ej. Bachiller Academico, Bachiller Tecnico, Bachiller Comercial, etc.

Fecha de Ingreso Selección

Se debe seleccionar la fecha de ingreso que registre el certificado de estudios (si existe), en caso de contar unicamente con el Diploma o Acta de

Grado se contabiliza seis (6) años atrás, y se ingresa con fecha del primer dia y mes habil del calendario academico. Ej. Diploma de Bachiller del año 2000,

fecha de ingreso: 01 de Febrero de 1995.

Fecha de Grado SelecciónSe debe seleccionar la fecha de grado que aparezca registrado en el diploma de bachiller, Acta de Grado o certificacion de años cursados (en caso de no

tener titulo)

Información Académica - Educación Básica y Media

Para ingresar, actualizar y/o modificar es necesario contar con copia del Diploma de Bachiller, Copia del Acta de Grado o certificacion expedida por la respectiva institucion educativa donde se haya cursado el ultimo año.

Fuente: Dato generado a partir de los Instructivos de diligenciamiento de Hoja de Vida (Anexo E) y por uso de la herramienta. La pantalla del Formato Único de Hoja de Vida cargado en el sistema SAP/R3, muestra el componente de Formación Académica así:

90

Figura No. 16. Tercera pantalla de Datos Formación Académica del trabajador – Educación Básica y Media (Primera parte)

Nota: Todos los campos se deben diligenciar en MAYUSCULA SOSTENIDA, a excepción de los campos de selección.

Campo para ser digitado con el nombre de la

Institución

Campo para ser seleccionado con el último

grado aprobado

Campo para ser seleccionado con el titulo

obtenido

91

Figura No. 17. Tercera pantalla de Datos Formación Académica del trabajador – Educación Básica y Media (Segunda parte)

Una vez registrado la información de Educación Básica y Media, se procede a verificar con el trabajador los campos diligenciados y se da “click” en Guardar Cambios, con lo cual las modificaciones, actualizaciones e ingresos quedan grabadas en el sistema. Nota: El campo de Educación Básica y Media es modificable aun después de haber dado Guardar Cambios, siempre y cuando se soporte la nueva modificación, actualización o ingreso con un documento valido oficialmente. La siguiente parte de la pantalla de Formación Académica hace referencia al campo de Educación Superior (Pregrado o Postgrado), donde se debe diligenciar esta información con base en los siguientes parámetros y recomendaciones al momento de actualizar, ingresar o modificar cualquier campo en esta parte de la pantalla:

Campo para ser seleccionado

con la fecha de ingreso

Campo para ser seleccionado con la fecha de Grado o

ultimo año aprobado

Se da “click” para guardar los

cambios realizados

92

Cuadro No. 12. Forma de ingresar Información Académica – Educación Superior (Pregrado y Postgrado)

Campo Modo de Ingreso

Modalidad Academica Selección

SemestresTecnica, Tecnico CAP,

Tecnologica, Universitaria, Especialización, Magister

Horas Curso Seminario Interno o Curso Seminario Externo

Unidad de Medida Selección

Graduado Selección

Selección de una lista desplegable

Digitacion del titulo o nombre del curso o seminario

Institución Digitación

Iniciación Selección

Terminación Selección

No. de Tarjeta Profesional Digitación

Se dede ingresar el numero de la tarjeta profesional de los estudios realizados si estos estan previstos en una Ley.

En caso de registrar mas de un (1) estudio en cualquier modalidad académica, se da "Click" en Agregar y se procede a realizar todos los pasos nuevamente para el lleno de los campos anteriores

Se debe seleccionar con base en los criterios anteriormente mencionados (Semestres u Horas), existe la opcion de seleccionar dias y años, en lo posible

no utilizar esta unidad de medida para efectos de adoptar las unidades de medida mas utilizadas para esta informacion (Semestres u Horas).

Se debe seleccionar SI o NO, en caso de contar con el titulo o de estar cursando los estudios, respectivamente.

Se debe seleccionar en el caso de que sea haya escogido en el campo de Cantidad de

Unidades Aprobadas la opcion de SemestresSe debe digitar el nombre o titulo obtenido en el caso de que haya seleccionado en el campo de Cantidad de Unidades Aprobadas la opcion

de Horas

Información Académica - Educación Superior (Pregrado o Postgrado)

Informacion a Ingresar, Actualizar o Modificar

Se debe seleccionar la modalidad academica del estudio realizado. Ej. Universitaria, Especializacion, Magister, Tecnico, Tecnico CAP, etc.

Se debe ingresar el nombre de la institucion o entidad donde se realizó los estudios

Se debe ingresar el numero de unidades aprobadas de acuerdo

con la Modalidad Académica seleccionada asi:

Cantidad Unidades

AprobadasDigitación

Nombre de los Estudios o

Titulo Obtenido

Selección y Digitacion

Se debe seleccionar la fecha de iniciación que registre el certificado de estudios (si existe), el Diploma o Acta de Grado.

Se debe seleccionar la fecha de terminación que registre el certificado de estudios (si existe), el Diploma o Acta de Grado.

Fuente: Dato generado a partir de los Instructivos de diligenciamiento de Hoja de Vida (Anexo E) y por uso de la herramienta. A continuación se muestra la pantalla en lo referente a la Formación Académica campo de Educación Superior (Pregrado o Postgrado), debido a su extensión Horizontal se dividió en dos partes (Figura 7 y 8) para una mejor visualización de los campos a diligenciar, así:

93

Figura No. 18. Tercera pantalla de Datos Formación Académica del trabajador – Educación Superior Pregrado y Postgrado (Primera parte)

Nota: Todos los campos se deben diligenciar en MAYUSCULA SOSTENIDA en el caso exclusivo de que en el campo de MODALIDAD ACADEMICA se seleccione Curso Seminario Interno o Curso Seminario Externo el sistema exige que se ingrese el nombre de los estudios o el titulo obtenido; los campos de selección no requieren esta precisión.

Campo para ser seleccionado de acuerdo con la

modalidad Académica

Campo para ser digitado con la

cantidad de unidades

aprobadas

Campo para ser seleccionado de acuerdo con la

unidad de Medida

Campo para ser seleccionado

con “SI” o “NO”

Campo para ser seleccionado o ingresado

de acuerdo con la modalidad Académica

seleccionada

94

Figura No. 19. Tercera pantalla de Datos Formación Académica del trabajador – Educación Superior Pregrado y Postgrado (Segunda parte)

Nota: El campo de Educación Superior (Pregrado y Postgrado) es modificable aun después de haber dado Guardar Cambios, siempre y cuando se soporte la nueva modificación, actualización o ingreso con un documento valido oficialmente. Además, todos los campos se deben diligenciar en MAYUSCULA SOSTENIDA a excepción de los campos de selección. Una vez registrados los datos de Educación Superior (Pregrado y Postgrado), no olvidar que por medio de este campo se puede registrar igualmente la Información de Carreras Técnicas, Tecnológicas, Técnicas del Sena (modalidad CAP32), Seminarios o Cursos realizados dentro de la Empresa de Acueducto y Seminarios o Cursos realizados fuera de la Empresa; el sistema remite al campo de idiomas el cual puede ser diligenciado de manera opcional.

32 CAP: Certificado de Aptitud Profesional expedido por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

Campo para ser digitado con el nombre de la

Institución que expide el titulo

Campo para ser seleccionado

con la fecha de iniciación

Campo para ser seleccionado con la fecha de Grado o de

terminación

Campo para ser digitado con el número de la

tarjeta profesional

En caso de modificar o actualizar un registro

existente se da “click” en Guardar Cambios

En caso de ingresar un registro se da “click” en

Agregar

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Si se realiza el diligenciamiento del campo de Idiomas, se ingresara con base en los siguientes parámetros y recomendaciones al momento de actualizar, ingresar o modificar cualquier campo en esta parte de la pantalla:

Cuadro No. 13. Forma de ingresar Información Académica – Idiomas

Campo Modo de ingreso Información a Ingresar, Actualizar o Modificar

Idioma Selección Se debe seleccionar el Idioma al igual que la categoria que domina. Ej. Ingles lo habla, Frances lo escribe, Aleman lo lee, etc.

Nivel Selección Se debe seleccionar el nivel del idioma que se tiene, se puede escoger entre: Regular, Bien o muy Bien.

Información Académica - Idioma

Fuente: Dato generado a partir de los Instructivos de diligenciamiento de Hoja de Vida (Anexo E) y por uso de la herramienta. Figura No. 20. Tercera pantalla de Datos Formación Académica del trabajador – Idiomas

Nota: El campo de Idiomas es modificable aun después de haber dado Guardar Cambios o Agregar, siempre y cuando se soporte la nueva modificación, actualización o ingreso con un documento válido oficialmente.

Campo para ser seleccionado con el Idioma que domina

Campo para ser seleccionado con el nivel Regular, Bueno

y Muy Bueno

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11.2.4 Actividades de actualización e ingreso de la información laboral de los servidores públicos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, al sistema SAP/R3 Una vez finalizado la validación y cargue de la Información Académica, el sistema remite a la pantalla de Experiencia Laboral, donde se debe relacionar la experiencia laboral o de prestación de servicios en orden cronológico, sin embargo el sistema lo ordena con base en la fecha de ingreso que se diligencie. Esta información se debe ingresar con base en las certificaciones de las entidades o copia de los contratos desarrollados, y que especifiquen como mínimo lo siguiente:

• Nombre o Razón Social de la Entidad o Empresa. • Tipo de Empresa (Pública o Privada). • Lugar y ubicación de la Entidad o Empresa (Nacional o Extranjera). • Teléfonos de contacto de la Entidad o Empresa. • Fechas de Ingreso y de Terminación de la vinculación laboral. • Cargo o tipo de Contrato. • Dependencia al cual esta adscrito el cargo. • Dirección de la Entidad o Empresa.

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Cuadro No. 14. Forma de ingresar Información Laboral

Campo Modo de ingreso Información a Ingresar, Actualizar o Modificar

Empresa o Entidad Digitación Se debe ingresar el nombre o razon social de la Empresa o Entidad donde se

desarrollo la experiencia laboral o la prestacion de servicios.

Tipo Selección Se debe seleccionar entre publica o privada , para efectos de contabilizar el tiempo de servicio en el sector privado o publico.

Pais Selección Se debe seleccionar el pais donde se desarrollo la experiencia laboral o la prestacion de servicios, según ubicación de la Empresa o Entidad.

Departamento Selección Se debe seleccionar el Departamento, en el caso que se seleccione en el campo de pais a Colombia.

Municipio Selección Se debe seleccionar el Municipio, en el caso que se seleccione en el campo de pais a Colombia.

Telefonos Digitación Se debe ingresar el numero telefonico de la Empresa o Entidad.Fecha de Ingreso Selección Se debe seleccionar la fecha de ingreso a la Empresa o Entidad indicando

Dia, Mes y Año.

Fecha de Retiro Selección Se debe seleccionar la fecha de retiro a la Empresa o Entidad indicando Dia, Mes y Año.

Cargo o Contrato Digitación Se debe ingresar la denominacion del cargo o el contrato de prestacion de

servicios, en dado caso.

Dependencia Digitación Se debe ingresar la dependencia a la cual pertenecia el cargo o el jefe inmediato en el caso de prestacion de servicios.

Direccion Digitación Se debe ingresar la Direccion de Correspondencia o de la sucursal donde trabajaba.

Información Laboral

Fuente: Dato generado a partir de los Instructivos de diligenciamiento de Hoja de Vida (Anexo E) y por uso de la herramienta. El anterior cuadro muestra la forma de ingresar la Información Laboral con base en los parámetros y recomendaciones al momento de actualizar, ingresar o modificar cualquier campo en esta parte de la pantalla; así mismo se muestra la cuarta pantalla del aplicativo, así:

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Figura No. 21. Cuarta pantalla de Datos Experiencia Laboral (Primera Parte)

Nota: La pantalla de Experiencia Laboral es modificable en cualquiera de sus campos, a excepción de la información del Contrato Actual o Contrato Vigente, aun después de haber dado Guardar Cambios, siempre y cuando se soporte la nueva modificación, actualización o ingreso con un documento valido oficialmente. Además, todos los campos se deben diligenciar en MAYUSCULA SOSTENIDA a excepción de los campos de selección. Una vez diligenciados todos los campos de Experiencia laboral, se da “click” en Guardar Cambios en el caso de que se modifique o actualice esta información; o en Agregar si es que se ingresa un nuevo contrato o certificación laboral. Terminada esta tarea se da “click” en Continuar.

Información del Contrato Actual con la empresa de Acueducto, viene precargada, no se puede modificar

Campos para ingresar la información de los empleos anteriores

99

Figura No. 22. Cuarta pantalla de Datos Experiencia Laboral (Segunda Parte)

Después de haber dado “click” en Continuar, el sistema nos remite a la quinta pantalla la cual contiene una ficha resumen del tiempo total de experiencia, el cual desagrega el tiempo de servicio en tiempo como Servidor Publico, Empleado del Sector Privado y Trabajador Independiente para contabilizar el Tiempo Total de Experiencia. Contempla esta pantalla igualmente la salvedad de “SI o NO, me encuentro dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad del Orden Constitucional o Legal, para ejercer cargos empleos públicos o para celebrar contratos de prestación de servicios con la Administración Publica”. Como también que “para todos los efectos legales certifico que los datos que por mi anotados en el presente Formato Único de Hoja de Vida, son veraces (Articulo 5° de la Ley 190 de 1995).” Es necesario que se seleccione si el trabajador se encuentra o no dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ubicando el cursor en la casilla respectiva y dando “click” en Grabar.

Si no se va a ingresar algún contrato o empleo adicional, se da “click”

en Continuar.

100

Figura No. 23. Quinta pantalla de Datos Resumen de Experiencia Laboral

Al haber dado “click” en Grabar, el sistema guarda toda la información anteriormente consignada y se da por sentado que la información es la que efectivamente aportó el trabajador y soportó con los documentos necesarios. El sistema remite a una sexta y última pantalla donde se encuentra todo el Formato Único de Hoja de Vida con la información cargada de Datos Personales, Información Académica e Información Laboral, debido a la extensión de dicho Formato se presenta divido en cinco (5) partes, las cuales en su totalidad conforman el Formato Único de Hoja de Vida (FUHV), así:

Seleccionar la opción “SI” o “NO”.

Una vez revisada la información de esta

pantalla, dar “click” en Grabar.

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Figura No. 24. Sexta pantalla de Resumen Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) (Primera Parte)

Una vez revisada toda la información de esta pantalla, dar “click” en Imprimir, para

su posterior firma.

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Figura No. 25. Sexta pantalla de Resumen Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) (Segunda Parte)

Nota: La información correspondiente a Cursos Seminarios Internos o Cursos Seminarios Externos no se visualiza en esta pantalla, no significando que no estén registrados en el sistema.

El sistema permite visualizar en esta pantalla únicamente

la Educación Formal registrada.

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Figura No. 26. Sexta pantalla de Resumen Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) (Tercera Parte)

El sistema permite visualizar en orden cronológico los

empleos o contratos anteriores, comenzando por

el actual.

104

Figura No. 27. Sexta pantalla de Resumen Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) (Cuarta Parte)

El sistema nos muestra nuevamente el cuadro

resumen del tiempo total de experiencia.

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Figura No. 28. Sexta pantalla de Resumen Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) (Quinta Parte)

Una vez revisada la información contenida en el Formato Único de Hoja de Vida por parte del trabajador, se procede a realizar la impresión de dicho Formato, validado con la firma del trabajador quien acepta que esta información es veraz y confiable y que puede ser compulsada en cualquier momento frentes a las Instituciones, Entidades o Empresas que expidieron dicho documento soporte. Firmada la hoja de vida por el trabajador, la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida corroborará la información contenida para la respectiva firma de(l) (la) Director(a) Mejoramiento Calidad de Vida; firmada el Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) se enviara a la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida para su respectivo archivo en el expediente del trabajador.

Una vez verificada toda la información del FUHV, se

procede a Imprimir el formato y realizar la firma del

trabajador en este espacio.

Una vez revisada la información

aportada por el trabajador, se

procede a firmar por parte del

Director Mejoramiento

Calidad de Vida en este espacio.

106

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La toma del proceso de Administración de las Historias Laborales por parte de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, permitió evidenciar falencias en los procesos y actividades, las cuales se están afrontando con la conformación de un Equipo de Trabajo multidisciplinario el cual tiene dentro de sus objetivos implementar un Plan de Mejoramiento Técnico-administrativo de las actividades que se desarrollan al interior de esta área. Esta sinergia de esfuerzos, del Equipo de Trabajo y los estudiantes de Practica Administrativa, ha redundado en la identificación ágil y detallada de los puntos neurálgicos del proceso reduciendo tiempos de identificación de problemas y de adecuación al entorno del mismo, lo cual permite emprender y desarrollar medidas de orden técnico, tecnológico, descriptivo y metodológico de las tareas ha desarrollar mucho mas eficientes. Con el fin de mejorar el proceso de Administración de las historias laborales, es necesario llevar a cabo dos actividades de modernización, paralelas pero complementarias: Una encaminada a la depuración, modernización y organización del archivo físico de los expedientes de las historias laborales, que al mismo tiempo permita la organización de la información para desarrollar la sistematización de la misma, acompañado de la estandarización de los procedimientos que se llevan a cabo tales como préstamo de expedientes, copia de documentos, suministro de información, recepción de documentos para archivo, consultas y las demás que se requieran de acuerdo con las normas y procedimientos que se establezcan para tales fines. Otro, encaminado a identificar los principales requerimientos de los usuarios del área e implementar las metodologías que permitan optimizar los servicios que se prestan básicamente con la sistematización de la información de las historias laborales de los trabajadores que se requiera, de manera confiable y segura. Es con fundamento en lo anterior que la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida soportada en la conformación del Equipo de Trabajo, logró adelantar en el proceso de archivo la incorporación de cerca de 7.000 documentos pendientes para su ingreso a los respectivos expedientes, se generó una base de datos la cual contiene el numero de carpetas por expediente laboral, así como de los folios que contiene cada carpeta, estas actividades contribuyeron a la identificación de 1.428 registros de Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos que se encuentran bajo la custodia de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida.

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Las actividades de archivo se ampliaron a los Trabajadores vinculados con contrato a termino fijo y a labor población que oscila entre los 428 trabajadores, expedientes a los que se les esta aplicando las mismas actividades de identificación, organización y archivo llevadas a cabo con los Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos, para una mas fácil incorporación a la base de datos y control del préstamo de los expedientes. Habiendo desarrollado estas tareas de identificación, organización y archivo de los documentos de las historias laborales, es necesario salvaguardar este trabajo por medio de la implementación de un sistema de control que redunde en términos de reserva, confidencialidad y seguridad de la información, dicha herramienta se soporto en el Sistema Microsoft Office Access, el cual permite mantener sistematizada la información de préstamo de expedientes y copia de documentos facilitando la consulta y ubicación de la información con miras a garantizar la seguridad y control de la misma. Dentro de las actividades que se encuentran en la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida está la digitalización o “escaneo” de los documentos físicos en imagen electrónica y la correspondiente descripción documental en el aplicativo archivo físico (mediante las herramientas dispuestas por el sistema Lotus Notes), sin embargo dentro de la funcionalidad dispuesta para esta herramienta no se ha logrado una amplia utilización de la misma, bien sea por falta de conocimiento del Aplicativo y en el desconocimiento en la facilidad de la consulta. Atendiendo a la necesidad de disminuir y preservar las condiciones de los documentos contenidos en cada uno de los expedientes laborales de los trabajadores, es plausible ubicar un equipo de computo el cual este bajo la responsabilidad de un trabajador de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, el cual realice atención al publico para permitirle visualizar, copiar e imprimir documentos digitalizados a cualquier trabajador o persona que cuente con el permiso para visualizar dicho documento, disminuyendo de esta manera la consulta, préstamo, manipulación y deterioro de los documentos en físico de los expedientes. En desarrollo de lo anterior se formularon propuestas técnico-administrativas en relación con la confidencialidad, reserva y seguridad de la información, donde se establecen tres niveles de confidencialidad (mínima, media y máxima), los cuales permiten clasificar los diversos documentos contenidos en un expediente laboral teniendo en cuenta criterios como datos básicos personales, laborales, académicos, situaciones administrativas, información de créditos activos o inactivos, etc.; esto con el fin de ubicar cada uno de los documentos contenidos en un expediente y clasificarlos de acuerdo con los tres niveles de confidencialidad.

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Para lograr la aplicabilidad de estas propuestas al interior de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, es necesario realizar la clasificación de cada una de las historias laborales por niveles de confidencialidad con ayuda de personal especializado en el tema o realizando una capacitación para tal fin, además de generar un registro por expediente que detalle que documentos se encuentran en los tres niveles de confidencialidad descritos para así en un futura consulta de un trabajador o un tercero determinar las acciones para la visualización, préstamo o copia del documento. Como complemento de lo anterior, la seguridad de las instalaciones ha sido reforzada con mecanismos como lo son: cambio de las guardas de las puertas de acceso al área, se activo la cerradura eléctrica para controlar el ingreso del personal, se solicito la instalación de una cámara de seguridad en la entrada al área, se reactivó la atención por la ventanilla y se restringió la entrada del personal ajeno al área; sin embargo el solo hecho de restringir la entrada a personal ajeno, pero que desarrolla sus actividades con los outputs de esta área remite al hecho de revaluar los canales de comunicación con estas personas. Una de las actividades de la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida esta relacionada con la ingreso, actualización y validación de la información contenida en el Formato Único de Hoja de Vida (FUHV) cargado en el sistema SAP/R3, en la etapa de validación es necesario llevar a cabo un proceso de compulsación con los documentos de los expedientes laborales y verificar la veracidad, precisión y utilidad de los datos consignados en el sistema, esto con el fin de disminuir la consulta de documentos relacionados con datos personales, académicos, laborales y de situaciones administrativas, los cuales por su alto nivel de manipulación sufren desgaste y perdiendo validez como documento. Dentro del Plan de Mejoramiento implementado por el Equipo de Trabajo, se deberá desarrollar una estrategia de Mediano y Largo Plazo tendiente a la adecuación a las actualizaciones técnicas y normativas que sobre la materia se generen, y de manera muy importante visualizar un proyecto de ampliación o traslado de las instalaciones que contemplen el incremento de la producción, archivo y manejo de documentos, expedientes y componente tecnológico que se incorpore como medida ingente al proceso de administración de las Historias Laborales. Para el correcto funcionamiento y sustentabilidad del proceso de administración de las Historias Laborales, es necesario el de contar con un equipo de trabajo base el cual sustente el proyecto de Plan de Mejoramiento para la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida-Hojas de Vida, ya que como se evidencia el Equipo de Trabajo actual (cinco (5) personas vinculadas con contrato a labor determinada) se contrató por un periodo de tres (3) meses, el cual a su termino no se vislumbra un panorama de continuidad de este equipo lo cual potencia el retroceso, dilación y demora de las actividades realizadas y las tareas por realizar.

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GLOSARIO

Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo de gestión o central los documentos de archivo de conservación permanente. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración en un archivo permanente. Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general conformado por copias de leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, o copias de expedientes que se encuentran en dependencias diferentes a la que por Tablas de Retención Documental se asignaron las series respectivas y en donde reposa el original. Por la información que contienen los documentos de apoyo, inciden en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra. Documento Esencial: Documento Vital, es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

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Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Formato Único de Hoja de Vida: El Formato Único de Hoja de Vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del Sector Público, de acuerdo a la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, que trata el artículo 7° del Decreto 1145 de 2004. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Hoja de Vida: La hoja de vida es el historial de la vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre este y el empleador. Debe ser redactado pensando en las características exigidas para ocupar el puesto de trabajo al que se concurre, por lo que cada hoja de vida debe ser redactada a la medida, no siendo recomendable el envío de ejemplares confeccionados sin esta perspectiva. Ha de ser redactado en positivo, brevemente y bien estructurado, buscando transmitir la máxima información en un espacio reducido, por lo que habrá que suprimir cualquier frase superficial y cualquier repetición. Manual de Procedimientos: Documento que define las políticas, normas y procesos archivísticos generales de la Empresa de Acueducto de Bogotá. Procedimiento: Método de ejecutar algunas cosas. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Sistema Nacional de Archivos. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá, 2005. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Memorias Seminario Sistema Nacional de Archivos. Archivos de Historias Laborales. Bogotá, Noviembre de 2001. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA – ESP. Manual de Archivo. Bogotá, Enero de 2006. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA – ESP. Plan General Estratégico: Actualización 2006. Bogotá, Febrero de 2006. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA – ESP. Acuerdo 011 de 2007 (25 de Junio): “Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP-, y se determinan las funciones de sus dependencias”. Bogotá, 2007. GODOY DE LOZANO, Julia, HERNÁNDEZ MORALES, Guillermo y LÓPEZ ÁVILA, María Imelda. Organización de Documentos de Archivo, Mini Manual No. 1. Archivo General de la Nación, División de Clasificación y Descripción. Bogotá, 1995. IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA. Diario Oficial No. 44084; 44093. Ley 594 de 2000 (14 de julio): “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Bogotá, 2000. IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA. Diario Oficial No. 45520. Decreto 1145 de 2004 (14 de Abril): “por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP”. Bogotá, 2004. PAÉZ FABIO, Enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá, 1997.

ANEXOS

Anexo A. Instructivo de Grupos Documentales

ANEXO B. MANUAL DE POLITICAS. FORMATO 1GD10110-01

Objetivo del Procedimiento.

Asegurar archivo, manejo y custodia de las hojas de vida de los funcionarios activos de la E.A.A.B.- ESP. Normas que Rigen el Procedimiento.

1. Ley 594 de 2000.

Políticas Generales.

1. El dueño del procedimiento “Administración del archivo central de gestión Humana” es el rol Líder de Gestión de Compensaciones, quien es el responsable de garantizar el mejoramiento continúo del procedimiento y autorizar cualquier cambio que se realice sobre este.

2. En el Archivo Central de Gestión Humana se archivan las hojas de vida de los trabajadores activos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP, de acuerdo a la ley o normas establecidas.

3. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana es el responsable del archivo y custodia de todas las hojas de vida de los funcionarios activos de la E.A.A.B-ESP.

4. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana es el responsable de registrar y/o coordinar con el pasante Sena o el Ayudante el registro de datos en las correspondientes hojas de vida.

5. El Archivo Central de Gestión Humana suministra a determinadas áreas, hojas de vida, información y/o documentos requeridos, dejando constancia de la salida de los mismos.

6. El Archivo Central de Gestión Humana envía hojas de vida a archivo y correspondencia y nóminas de la empresa.

7. Los tiempos de ejecución estimados no incluyen tiempos muertos o de espera, ni porcentaje (%) de suplementos. A menos que se indique lo contrario, los días mencionados corresponden a días hábiles.

8. Los tiempos de ejecución utilizan las siglas del Sistema Internacional de Unidades. 9. El control de los registros generados en este procedimiento se realiza de acuerdo a

lo especificado en el procedimiento GD1015 Flujo y registro documental. Frecuencia: Diario

Políticas Específicas (Actividad 1): Recibe documentos para archivo

1. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana recibe los documentos remitidos por el Líder de Sueldos y Prestaciones, de funcionarios y demás áreas de la Empresa, para su archivo. Si los documentos corresponden a un funcionario nuevo

pasa a la actividad 3. Si los documentos recibidos son peticiones de funcionarios, pensionados o exfuncionarios de la empresa, pasa a la actividad 4. Si se trata del envío de carpetas al archivo central pasa a la actividad 7. Si se trata de envío de nóminas de la empresa continúa en la actividad 9.

2. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana clasifica y distribuye los documentos para archivo, entre el pasante Sena o el Ayudante de Archivo, con el objeto de que sean archivados en los correspondientes módulos de la carpeta, previo registro de datos en la tarjeta de prestaciones o en la hoja de registro.

Tiempo mínimo de ejecución: 15 días Tiempo máximo de ejecución: 20 días Volumen: Grupo de documentos

Políticas Específicas (Actividad 2): Registra datos y novedades

1. Cuando se requiera efectuar registros en la tarjeta de prestaciones, el Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana registra el valor del quinquenio y el de las cesantías parciales anotando su respectivo destino (Fondo de vivienda, Adquisición, Construcción, Mejoras o liberación de gravamen y las Aplicaciones mensuales del fondo Nacional del Ahorro y anualmente de los diferentes fondos incluyendo los ajustes)

2. Si se trata de traslados, asensos, comisiones, incapacidades, licencias remuneradas y no remuneradas, faltas al trabajo, vacaciones, sanciones disciplinarias, cambios de dirección y teléfono, cambio de estado civil, nacimiento de hijos y estado civil, el Coordinador o el Ayudante del archivo central de gestión humana, registra las novedades en la hoja de registro.

Tiempo mínimo de ejecución: 5 días Tiempo máximo de ejecución: 8 días Volumen: Grupo de documentos

Políticas Específicas (Actividad 3): Abre y organiza carpetas de funcionarios nuevos y archiva documentos

1. Cuando los documentos corresponden a un funcionario nuevo, el Ayudante de Archivo abre y organiza la carpeta y archiva los documentos de acuerdo al modelo establecido para tal fin, procediendo a conformar la hoja de vida del funcionario.

Tiempo mínimo de ejecución: 1 hora Tiempo máximo de ejecución: 2 horas Volumen: Una hoja de vida

Políticas Específicas (Actividad 4): Recibe oficios y prepara respuesta

1. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana distribuye los oficios remitidos por el Líder de Sueldos y Prestaciones, (Oficios de entes de control, funcionarios a término indefinido, fijo, labor, retirados y pensionados de la Empresa) entre los Auxiliares de Archivo.

2. El Auxiliar de Archivo proyecta la respuesta de la comunicación para la firma del Analista de Pensiones, Líder de Sueldos y Prestaciones o del Líder de Gestión de

Compensaciones, dependiendo a quien se le haya solicitado el requerimiento. 3. El Auxiliar de Archivo imprime y coloca pie de firma a la comunicación proyectada, y

la pasa para la revisión y firma del Analista de Pensiones, Líder de Sueldos y Prestaciones o del Líder de Gestión de Compensaciones, según el caso.

Tiempo mínimo de ejecución: 1 hora Tiempo máximo de ejecución: 15 días Volumen: De acuerdo a los requerimientos

Políticas Específicas (Actividad 5): Recibe oficio, revisa y firma

1. El Analista de Pensiones, Líder de Sueldos y Prestaciones o el Líder de Gestión de Compensaciones reciben y revisan la comunicación. Si requiere de ajustes, devuelve el oficio al Auxiliar de Archivo para corrección. Si no se requieren correcciones el responsable firma la comunicación y la devuelve al Auxiliar de Archivo para trámite.

Tiempo mínimo de ejecución: 1 hora Tiempo máximo de ejecución: 2 días Volumen: Según información solicitada

Políticas Específicas (Actividad 6): Tramita comunicación

1. El Auxiliar de Archivo recibe la comunicación, anexa soportes y la tramita en Archivo y correspondencia o ingresa al sistema Cori, pega la firma que corresponda y envía la comunicación por Cori a archivo y correspondencia. Si el oficio contiene anexos, el Auxiliar de Archivo los relaciona en el formato establecido para tal fin y lo tramita en archivo y correspondencia. Final del procedimiento

Tiempo mínimo de ejecución: ½ hora Tiempo máximo de ejecución: 1 hora Volumen: Un oficio

Políticas Específicas (Actividad 7): Organiza documentos para envío al colegio

1. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana solicita al Ayudante de Archivo organizar por módulos y foliar las hojas de vida de los funcionarios retirados, pensionados, pasantes Sena y universitarios de acuerdo a normas establecidas y empacar las carpetas en cajas de cartón con el objeto de remitirlas al área de Archivo y Correspondencia para que sean enviadas al archivo central de la Empresa.

2. El Ayudante de Archivo organiza los documentos de acuerdo a instrucciones impartidas.

Tiempo mínimo de ejecución: 1 hora Tiempo máximo de ejecución: 3 horas Volumen: Un multifolder

Políticas Específicas (Actividad 8): Prepara oficio para enviar carpetas de documentos

1. El Ayudante del Archivo prepara el oficio para remitir las carpetas de los funcionarios retirados, pensionados, pasantes Sena y universitarios al área de Archivo y Correspondencia, relacionando nombre, cédula de ciudadanía, registro, sexo, fecha de ingreso y de retiro, fecha de nacimiento y número de folios por cada uno de los módulos de la carpeta y pasa al Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana.

2. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana recibe oficio con la carpeta de documentos revisa, firma y envía documentos con el Ayudante de Archivo al área de Archivo y Correspondencia.

Tiempo mínimo de ejecución: ½ hora Tiempo máximo de ejecución: 1 día Volumen: Número de cajas

Políticas Específicas (Actividad 9): Envío de nóminas

1. El Coordinador del archivo central de gestión humana solicita anualmente al Ayudante de Archivo organizar y clasificar las nóminas del personal activo y pensionado de la Empresa por quincenas y meses, respectivamente y empacarlas en las cajas con el objeto de enviarlas al área de Archivo y Correspondencia.

2. El Ayudante de Archivo organiza los documentos de acuerdo a instrucciones impartidas.

3. El Ayudante de Archivo prepara el oficio para remitir las nóminas al área de Archivo y Correspondencia, relacionando número de quincenas para el personal activo y el número de meses para el personal pensionado, identificando el número de folios para cada una de las nóminas y pasa el oficio al Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana para firma

4. El Coordinador del Archivo Central de Gestión Humana recibe, revisa y firma el oficio y envía documentos con el Ayudante de Archivo al área de Archivo y Correspondencia.

Tiempo mínimo de ejecución: 4 horas Tiempo máximo de ejecución: 1 día Volumen: Numero de cajas

ANEXO C. ACTA DE INICIO TOMA FISICA DE INVENTARIO

ANEXO D. INSTRUCTIVO APLICATIVO ACCESS

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL PROGRAMA SUIP / ACCESS PARA CAPTURA DE DATOS DEL FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA

1. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS PARA LA INSTALACIÓN DEL PROGRAMA Microcomputador con procesador pentium o superior 3 MB de espacio en Disco Duro Sistema operativo: Windows 95 / 98 o superior Access 97 o superior Winzip o Power Archiver

2. PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN Copie el archivo comprimido que descargó de la página WEB en el directorio raíz del disco duro (C:\) y proceda a descomprimirlo. Se creará automáticamente una carpeta denominada “BASEACCESSFUHV” que contiene un archivo en Access 97 con el aplicativo para captura de datos del Formato Único de Hoja de Vida y un archivo en Word que es el instructivo para manejar el mencionado aplicativo.

3. EJECUCIÓN DEL SOFTWARE

Para la ejecución del aplicativo de captura de datos proceda así:

• Estando ubicado en el Explorador de Windows se localiza la carpeta que se creó en el procedimiento de instalación “BASEACCESSFUHV” y se hace doble clic en el archivo de base de datos Access que se encuentra en dicha carpeta.

• aparecerá una ventana de solicitud de contraseña para la ejecución del

programa, la cual es DASCD. Tecleada la contraseña y dando Enter se ejecuta el programa y aparece en forma gráfica el Formato Único de Hoja de Vida, disponible para proceder a realizar la captura, consulta o modificación de los datos.

4. RECOMENDACIONES PARA LA CAPTURA DE DATOS

Es importante que se tengan en cuenta las siguientes recomendaciones de tipo general para realizar la captura de datos:

Deben capturarse los datos del Formato Único de Hoja de Vida de los servidores públicos, trabajadores oficiales, contratistas de prestación de servicios administrativos y supernumerarios que se hayan anotado como novedad de “vinculación” en el formato de novedades que se envía al Departamento durante los primeros cinco días de cada mes, es decir, los Formatos Únicos de Hoja de Vida de los nuevos servidores que se vinculen a la entidad.

Los datos deben digitarse en letras mayúsculas.

En el campo CLA_LIBR, para los hombres, debe digitarse 1 o 2, dependiendo de si la libreta militar es de 1ª. o de 2ª clase respectivamente. Para los registros correspondientes a mujeres se debe digitar una X.

El programa permite capturar toda la información que el funcionario haya diligenciado en el Formato Único de Hoja de Vida.

Los campos código de la entidad y número del documento de identificación son los campos llave que relacionan las diferentes tablas de la base de datos. La captura de estos dos campos es obligatoria.

Los campos referentes a “Departamento”, “Municipio” y “País” son códigos que se asignan de acuerdo con la División Político Administrativa del País DIVIPOLA, que está disponible en el programa para la consulta correspondiente.

Cuando el municipio, para cualquiera de los campos en que se esté solicitando, sea Bogotá, se debe incluir como código del departamento el correspondiente a Bogotá D. C., por cuanto para efecto de la División política (DIVIPOLA) que se maneja en el programa no figura Bogotá como municipio de Cundinamarca sino de Bogotá Distrito Capital, es decir que Bogotá D. C. se está asimilando a un departamento con un único municipio que es Bogotá.

En los campos del Formato que se esté solicitando número de años, el dato se debe introducir como un número entero.

En los campos del Formato que se esté solicitando número de meses, el número máximo que debe introducirse es 11.

En los campos del Formato que se esté solicitando número de días, el número máximo que debe introducirse es 29.

Teniendo en cuenta la importancia del proceso de captura de datos del Formato Único de Hoja de Vida, así como el tiempo y demás recursos que demanda el mismo, es indispensable que a lo largo de dicho proceso se tomen las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar la información, es decir que deben tomarse copias de seguridad frecuentemente.

Durante la captura de datos existen teclas para saltar de un subformulario a otro

así:

Presionando simultáneamente las teclas “Control + 1” se avanza al siguiente subformulario del Formato Único de Hoja de Vida.

Presionando simultáneamente las teclas “Control + 2” se retrocede al anterior subformulario del Formato Único de Hoja de Vida.

Presionando simultáneamente las teclas “Control + Av Pág” se ubica en el final del subformulario en que se esté trabajando en un momento dado.

Presionando simultáneamente las teclas “Control + Re Pág” se ubica en el comienzo del subformulario en que se esté trabajando en un momento dado.

Es conveniente aclarar que el formato que debe utilizarse para alimentar el sistema es el adoptado por la resolución 580 de agosto de 1999, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

En el evento de presentarse algún inconveniente con el manejo del programa, por favor informar de la situación a los funcionarios de sistemas llamando al teléfono 269 59 15.

5. PROCEDIMIENTO QUE DEBE REALIZARSE UNA VEZ TERMINADA LA

CAPTURA DE DATOS

Terminada la captura de datos del Formato Único de Hoja de Vida, con los datos de los nuevos servidores que se vincularon durante el mes a la entidad, se debe

proceder así:

Comprimir el archivo correspondiente utilizando el utilitario Winzip o el Power Archiver, generando un archivo xxxxx.zip, (donde “xxxxx” es el nombre de la

entidad que envía los datos), el cual debe ser enviado al Departamento administrativo del Servicio Civil, bien sea en disquete o al correo electrónico contacto@serviciocivil.gov.co, para ser cargado en las bases de datos del

Sistema Único de Información de Personal.

ANEXO E. INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATO HOJA DE VIDA

ANEXO F. SOLICITUD ESPECIAL DE CERTIFICACION

OTROS:

CON DESTINO A:

FECHA:NOMBRES Y APELLIDOS:DOCUMENTO DE IDENTIDAD: REGISTRO: ACTIVO: RETIRADO:SI UD. NO SE ENCUENTRA ACTIVO, INDIQUE FECHA DE RETIRO:DIRECCIÓN RESIDENCIA:TELÉFONO RESIDENCIA:

NOMBRES Y APELLIDOS:DOCUMENTO DE IDENTIDAD: REGISTRO:

CONTRATO SENAPASANTIA UNIVERSITARIATERMINO FIJOOBRA O LABOR DETERMINADAPENSIONADO CON CARGOSPLAN DE RETIRO VOLUNTARIOTERMINO INDEFINIDO

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁDIRECCIÓN MEJORAMIENTO CALIDAD DE VIDA

HOJAS DE VIDA

SOLICITUD ESPECIAL DE CERTIFICACIÓN

SUELDO BÁSICO

CARGO DESEMPEÑADO

CESANTIAS

EMBARGOS

BONO PENSIONAL

FIRMA DEL SOLICITANTE-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DE:________________________

____________________________________________

DILIGENCIAR LOS SIGUIENTES DATOS COMPLETOS Y CLAROS

CONSECUTIVO

Marque con una X lo que desea certificarTIEMPO DE SERVICIO

DESPRENDIBLE PARA RECLAMAR CERTIFICACIÓN

FECHA SOLICITUD:

RECUERDE RECLAMAR LA CERTIFICACIÓN DESPUÉS DE 8 DÍAS HÁBILES A LA FECHA DE SOLICITUD

CONSECUTIVO

ANEXO G. FORMATO DE SUGERENCIAS

DIRECCIÓN MEJORAMIENTO CALIDAD DE VIDAHOJAS DE VIDASUGERENCIAS

Estimado funcionario de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, si usted considera que algunos aspectos relacionados con esta dependencia deben mejorar, por favor indiquelos a continuación:

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ - ESP