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Datasul Saúde Rua Washington Luis, 820 - 9º andar – Porto Alegre / RS CEP: 90010-460Telefone: 55 51 3025-9000www.datasul.com.brwww.personalmed.com.br
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Processo de Viagem DATASUL GENSManual do Colaborador
Versão 1.4
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SUMÁRIO1. Apresentação - 3 -
1.1 Objetivos - 3 -
1.1.1 Objetivo da definição do Processo de Viagem - 3 -
1.1.2 Objetivo deste Manual - 3 -
2. Regras do Processo de Viagem - 3 -
2.1 Regras Gerais - 3 -
2.2 Regras de Despesas com Refeição - 4 -
2.3 Regras de Despesas com Deslocamento - 4 -
2.4 Regras de Adiantamento de Viagens - 5 -
2.5 Regras de Viagens pagas pelo Cliente - 5 -
3. Processo de Viagem DATASUL GENS - 6 -
3.1 Partes envolvidas no Processo de Viagem DATASUL GENS - 6 -
4. Definição detalhada do Processo de Viagem - 7 -
4.1 Etapa 01 – Solicitação de Viagem - 7 -
4.2 Etapa 02 – Liberação de Viagem - 8 -
4.2.1 Aprovação da Diretoria DATASUL GENS - 9 -
4.2.2 Orçamento Prévio das Despesas de Viagem - 9 -
4.2.3 Aquisição dos Itens da Viagem - 10 -
4.3 Etapa 03 – Prestação de Contas das Despesas de Viagem - 11 -
4.4 Etapa 04 – Reembolso das Despesas de Viagem (Área Corporativa – Viagem) - 12 -
4.5 Etapa 05 – Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem - 13 -
5. Anexos - 14 -
6. Histórico das Revisões - 16 -
7. Conclusão - 16 -
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1. Apresentação
A DATASUL GENS apresenta o Processo de Viagens DATASUL GENS - Manual do Colaborador.
Este Manual é parte integrante do Processo de Viagens DATASUL GENS.
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo da definição do Processo de Viagem
Com o intuito de padronizar as atividades referentes à solicitação e a liberação de uma viagem e a
comprovação e o ressarcimento das despesas de uma viagem, foi definido o Processo de Viagens
DATASUL GENS.
1.1.2. Objetivo deste Manual
Este Manual tem como objetivo orientar todo e qualquer colaborador DATASUL GENS nas viagens de
caráter profissional.
Contém todas as atividades e procedimentos que deverão ser seguidos obrigatoriamente por todos os
envolvidos no Processo.
2. Regras do Processo de Viagem
Abaixo a definição das Regras que deverão ser seguidas em todo o Processo de Viagens DATASUL
GENS.
2.1. Regras Gerais
� As despesas da viagem somente serão aceitas se obedecerem a limites de bom senso.
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� As despesas com bebidas alcoólicas não são reembolsadas e, portanto, não devem constar na
nota fiscal de refeição. Caso tais despesas constem na nota fiscal, estas não serão aceitas, não
sendo reembolsadas.
� As despesas de lavanderia para lavar e/ou passar roupas, somente serão aceitas quando a
viagem for por um período superior a 05 (cinco) dias úteis, devendo ser comprovadas por meio
de nota fiscal.
� A DATASUL GENS NÃO paga qualquer MULTA de TRÂNSITO que o Colaborador venha a receber no exercício de suas atividades estando em seu carro particular ou em carro alugado
pela DATASUL GENS.
A condução do automóvel é de responsabilidade do Colaborador.
2.2. Regras de Despesas com Refeição
� O valor total diário pago com despesas de refeição será de até R$ 30,00.
Do total das despesas de refeição gastas por dia de viagem, será descontado o valor de um
vale refeição - DATASUL GENS por dia de viagem.
Exceção:Nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília, o valor diário pago com despesas de
refeição será de até R$ 50,00, sendo descontado também, do total das despesas de refeição
gastas por dia de viagem o valor de um vale refeição - DATASUL GENS por dia de viagem.
� Serão aceitos até duas despesas de refeição por dia de viagem (um almoço e um jantar), desde
que o tempo da viagem ultrapasse 12h no dia.
� Caso ocorram despesas de refeições em final de semana ou em feriados, o valor de
ressarcimento destas despesas será integral.
2.3. Regras de Despesas com Deslocamento
Serão pagas despesas com deslocamento obedecendo aos seguintes trechos:
� Trecho entre Residência e Aeroporto ou Rodoviária e vice-versa no primeiro e último dia de
viagem.
� Trecho entre o Aeroporto ou Rodoviária e o Hotel e vice-versa no primeiro e último dia de
viagem.
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� Trecho entre o Hotel e o Cliente e vice-versa por dia de viagem.
Importante:Quando a viagem for realizada em carro próprio do Colaborador, o valor pago por quilômetro
rodado será de R$ 0,55 incluída a despesa com o combustível.
Quando a viagem for realizada por meio de locação de carro, será reembolsado o valor do
combustível.
Serão reembolsados os valores de pedágios pagos pelo Colaborador, somente mediante a
apresentação dos comprovantes de pagamentos dos pedágios.
A liberação da realização da viagem por meio de locação de carro ou em carro próprio do
Colaborador fica restrita a autorização do Gestor de Área do viajante.
2.4. Regras de Adiantamento de Viagens
O Solicitante pode obter com a Área Corporativa um adiantamento para sua viagem desde que
este seja solicitado com dois dias de antecedência da data da viagem.
Para tanto este deverá, baseado nas regras acima estabelecidas, projetar as despesas da sua
viagem conforme as circunstâncias desta.
A Área Corporativa da DATASUL GENS, ao concordar com a projeção, fará um depósito ou
disponibilizará em espécie o montante projetado para o Solicitante de Viagem.
2.5. Regras de Viagens pagas pelo Cliente
Em viagens cujas despesas serão pagas pelo Cliente, permanecem válidas as regras deste
Manual.
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3. Processo de Viagem DATASUL GENS
O Processo de Viagem DATASUL GENS é dividido em etapas, com atividades e procedimentos pré-
definidos para a execução das tarefas, objetivando assim, a padronização e organização do fluxo do
trabalho.
Abaixo estão descritas as partes envolvidas e as etapas do Processo de Viagem DATASUL GENS.
3.1. Partes envolvidas no Processo de Viagem DATASUL GENS
1. SolicitanteÉ qualquer colaborador DATASUL GENS que preencher o formulário de Solicitação de
Viagem e encaminhar para o Gestor de sua área para aprovação.
2. Gestor É o responsável pela pré-aprovação da viagem antes do encaminhamento do formulário de
Solicitação de Viagens para a Área Corporativa.
3. Área CorporativaE a área responsável pela reserva e confirmação de datas e horários de viagem, escolha e
reserva de hotel, compra de passagem, realização de adiantamento de viagem para o
Colaborador DATASUL GENS, recebimento do Relatório de Despesas e cobrança junto ao
Cliente das despesas de viagens, caso necessário.
4. Diretoria GENSÉ responsável pela aprovação final da Solicitação de Viagem.
5. ClienteÉ responsável pelo pagamento das despesas de viagem como transporte, alimentação,
hospedagem quando assim for definido no Contrato Comercial.
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4. Definição detalhada do Processo de Viagem
O Processo de Viagem DATASUL GENS foi dividido em cinco etapas, abaixo listadas, para melhor
entendimento e execução:
Etapa 01 - Solicitação de Viagem.
Etapa 02 – Liberação de Viagem.
� Autorização da Diretoria DATASUL GENS.
� Orçamento Prévio das Despesas de Viagem.
� Aquisição dos itens de Viagem.
Etapa 03 - Prestação de Contas das Despesas de Viagem.
Etapa 04 – Reembolso de Despesas de Viagem.
Etapa 05 – Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem.
4.1. Etapa 01 – Solicitação de Viagem
A Solicitação de Viagens poderá ser executada por qualquer Colaborador DATASUL GENS
(Solicitante) e deverá seguir o procedimento descrito abaixo:
� O Solicitante deverá preencher o Formulário de Solicitação de Viagem – Ver anexo 001 -
Formulário Solicitação de Viagem.
� O Solicitante deve encaminhar o Formulário de Solicitação de Viagem para aprovação do
Gestor da sua Área (já assinado pelo Gerente de Projeto, caso exista), com a indicação de
quem será o responsável pelo reembolso das despesas de viagem (DATASUL GENS ou
Cliente) e com o preenchimento obrigatório de todo os campos do formulário.
Importante:Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem para
a aprovação do Gestor da Área Administrativa.
� O Gestor da Área avalia a necessidade da realização de viagem:
� Não havendo a necessidade de realização da viagem, o Gestor da Área deve devolver o
formulário para o Solicitante com a justificativa da Não Aprovação.
� Havendo a necessidade da realização da viagem, o Gestor da Área deve aprovar
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previamente a viagem assinando o formulário e devolvendo este para o Solicitante.
� O Solicitante deve encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem, devidamente assinado
pelo Gerente de Projeto (caso exista) e assinado e aprovado pelo Gestor da Área, para
aprovação da Diretoria DATASUL GENS.
Importante:Caso a Diretoria DATASUL GENS esteja ausente, o formulário de Solicitação de Viagem
deverá ser encaminhado para a aprovação do Gestor da Área Administrativa.
Orientações:
� A Solicitação de Viagem deve ser encaminhada à Diretoria DATASUL GENS com, no mínimo, dois
dias úteis de antecedência da data da viagem.
Exceções serão permitidas para viagens de urgência.
� O campo Área/Tipo/Unidade do formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem deverá ser preenchido com a área, tipo e unidade em que será alocada a despesa.
� Caso o reembolso das despesas da viagem seja de responsabilidade do Cliente, o Gerente do
Projeto (caso exista) ou o Gestor da Área deve sempre verificar a possibilidade com o Cliente
de este realizar a compra da passagem aérea e realizar a reserva do hotel.
� Nos casos de Cancelamento de Viagem e Hospedagem, é de responsabilidade do viajante avisar
com antecedência a Área Corporativa - Viagem para que esta providencie os cancelamentos com a
Agência de Viagem.
O Gestor da Área e o Gerente de Projeto (caso exista) deverão também ser avisados
simultaneamente do Cancelamento da Viagem e Hospedagem pelo viajante.
Caso o reembolso da viagem seja de responsabilidade do Cliente e a solicitação de cancelamento
de viagem ocorrer por solicitação deste, é importante salientar com o Cliente que as despesas
decorrentes do cancelamento serão de sua responsabilidade.
4.2. Etapa 02 – Liberação de Viagem
4.2.1. Aprovação da Diretoria DATASUL GENS.
4.2.2. Orçamento Prévio das Despesas de Viagem.
4.2.3. Aquisição dos itens da Viagem.
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A Etapa 02 de Liberação de Viagem é iniciada com a apresentação de uma Solicitação de Viagem
à Diretoria DATASUL GENS, pois toda viagem precisa ser autorizada pela Diretoria DATASUL
GENS independente do seu valor.
4.2.1. Aprovação da Diretoria DATASUL GENS
� O Solicitante deve encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem para aprovação da
Diretoria DATASUL GENS.
� A Diretoria DATASUL GENS deve analisar a solicitação, aprovando ou não a realização da
viagem.
� A viagem não sendo aprovada, a Diretoria DATASUL GENS não deve assinar o
formulário de Solicitação de Viagem, e devolver este para o Solicitante.
O Solicitante deve comunicar ao Gerente de Projeto (caso exista) ou ao Gestor da Área
que a viagem não foi autorizada e que é necessário elaborar outra solução para o
Cliente.
� A viagem sendo aprovada, a Diretoria DATASUL GENS deve assinar o formulário de
Solicitação de Viagem, entregá-lo ao Solicitante e este, deverá encaminhá-lo para a
Área Corporativa - Viagem para realização do Orçamento Prévio das Despesas de
Viagem - Ver item 4.2.2.
4.2.2. Orçamento Prévio das Despesas de Viagem
Importante:Somente será realizado o orçamento prévio de despesas de viagem para o formulário de
Solicitação de Viagem que estiver autorizado e assinado pela Diretora DATASUL GENS ou pelo
Gestor da Área Corporativa.
� A Área Corporativa - Viagem deve orçar previamente as despesas da viagem incluindo todos
os itens necessários para a realização desta, como passagens aéreas e/ou terrestres, traslados
(táxis), despesas de hospedagem e despesas com alimentação.
� A Área Corporativa - Viagem deve realizar a análise orçamentária com base em:
� O total das despesas de viagens liberadas no mês somado as despesas desta viagem NÃO
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deve ultrapassar o valor orçado para o período para aquela rubrica do orçamento.
� Análise orçamentária não ok, a Área Corporativa - Viagem deve marcar no formulário de
Solicitação de Viagem a opção Análise Orçamentária como Indeferido e não deve fazer
nenhuma aquisição de viagem.
A Área Corporativa deve devolver o formulário de Solicitação de Viagens para o
Solicitante e orientar que este solicite ao seu Gestor que autorize com a Diretoria
DATASUL GENS a realização da viagem fora do orçamento.
Caso a Diretoria DATASUL GENS aprove a realização da viagem fora do orçamento, o
Solicitante deverá encaminhar novamente o formulário de Solicitação de Viagem para a
Área Corporativa - Viagem para que esta após, realize as atividades do item 4.2.3.
� Análise Orçamentária ok, a Área Corporativa - Viagem deve marcar no formulário de
Solicitação de Viagem a opção Análise Orçamentária como Deferido e após, realizar as
atividades do item 4.2.3.
4.2.3. Aquisição dos Itens da Viagem
De posse da aprovação da Diretoria e análise orçamentária ok, a Área Corporativa - Viagem deve
cadastrar a viagem na Planilha de Controle de Viagens e realizar as atividades descritas a seguir:
Inicialmente nas atividades de Aquisição dos Itens de Viagem, a Área Corporativa - Viagem deve
analisar se a viagem é aérea ou terrestre.
� Na viagem terrestre, a Área Corporativa - Viagem deve efetuar consulta dos horários de ônibus
e encaminhar os horários para aprovação do Solicitante.
� Após o retorno de aprovação do Solicitante, a Área Corporativa - Viagem pode efetuar a
compra da passagem na rodoviária, por meio da ajuda de um moto-boy.
O Solicitante de posse da autorização da viagem, também pode efetuar a compra da
passagem, desde que combinado previamente com a Área Corporativa que realizará esta
compra.
� Na viagem aérea, a Área Corporativa - Viagem deve consultar na internet sites de companhias
aéreas e verificar as melhores tarifas e horários e deve encaminhar os horários (dentro das
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melhores tarifas) para o Solicitante, que poderá escolher o melhor horário desde que
respeitado os critérios de melhores preços.
� A Área Corporativa - Viagem, após o retorno do Solicitante, deve encaminhar para a Agência
de Turismo um e-mail solicitando a emissão de passagem (com base nos horários escolhidos
pelo Solicitante) e reserva de hotel.
A Agência de Viagem encaminhará via e-mail para a Área Corporativa - Viagem a passagem e
a reserva de hotel.
� A Área Corporativa - Viagem deve encaminhar, para conhecimento do Gestor da Área, Gerente
de Projeto (se existir) e do Solicitante o e-mail recebido da Agência de Viagem.
� A Área Corporativa - Viagem deve arquivar o formulário de Solicitação de Viagens na Pasta
Viagens Prontas.
4.3. Etapa 03 – Prestação de Contas das Despesas de Viagem
� O Solicitante, ao retornar, deve preencher o Formulário Relatório de Despesas de Viagem e
observar o preenchimento de todos os campos obrigatórios – Ver anexo 002 – Formulário
Relatório de Despesas de Viagem.
� O Solicitante deve encaminhar o formulário Relatório de Despesas de Viagem preenchido e
TODOS os Comprovantes de Despesas de Viagem para o Gerente do Projeto se existir, ou
caso contrário para o Gestor da Área.
� O Gerente do Projeto (se existir) ou Gestor da Área deve conferir o formulário Relatório de
Despesas de Viagem com o Solicitante.
� O Gerente do Projeto (se existir) ou Gestor da Área deve conferir a responsabilidade do
pagamento da despesa conforme o contrato comercial firmado entre DATASUL GENS e o
Cliente.
� O Gerente do Projeto (se existir) deve encaminhar o formulário Relatório de Despesas de
Viagem assinado para assinatura e aprovação do Gestor da Área. Caso não exista Gerente de
Projeto, o Solicitante deve realizar este encaminhamento.
Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário Relatório de Despesas de
Viagem para assinatura e aprovação do Gestor da Área Administrativa.
� O Solicitante de Viagem deve encaminhar o formulário Relatório de Despesas de Viagem
devidamente assinado pelo Gestor da Área e Gerente de Projetos (se existir) e TODOS os
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Comprovantes de Despesas de Viagem para a Área Corporativa - Viagem.
Orientações:
� O formulário Relatório de Despesas de Viagem deve ser criado individualmente por Cliente.
� O formulário Relatório de Despesas de Viagem deve ser entregue à Área Corporativa - Viagem,
no máximo, em até dois dias úteis da data de retorno da viagem.
� O campo Área/Tipo/Unidade do formulário Relatório de Despesas de Viagem deverá ser
preenchido com a área, tipo e unidade em que será alocada a despesa.
� O formulário Relatório de Despesas de Viagem só será aceito ser for relativo a uma viagem que
tenha sido autorizada pela Área Corporativa ou Diretoria.
� Os comprovantes de despesas / cartões de embarque devem ser apresentados juntamente com os
demais documentos de prestação de contas.
� Todas as despesas devem ter comprovação como nota fiscal ou recibo, incluindo despesas de táxi.� O Solicitante deve remeter o formulário Relatório de Despesas de Viagem ao Gestor da Área e
Gerente do Projeto (se existir) e este(s) deve(m) assinar o formulário demonstrando a concordância
com as despesas apresentadas.
Após assinatura do Gestor de Área e do Gerente do Projeto (se existir), o Solicitante deve
encaminhar para a Área Corporativa - Viagem o formulário.
Esta realizará o ressarcimento das despesas em até cinco dias úteis da data da entrega definitiva do
formulário Relatório de Despesas de Viagem.
4.4. Etapa 04 – Reembolso das Despesas de Viagem (Área Corporativa – Viagem)
De posse do formulário Relatório de Despesas de Viagem corretamente preenchido, a Área
Corporativa - Viagem deve:
� Tirar cópia xerox dos comprovantes de despesas e do formulário Relatório de Despesas de
Viagem.
� Conferir o formulário Relatório de Despesas de Viagem com os comprovantes de despesas
apresentadas pelo viajante.
� Verificar se não ocorreu divergência entre Relatório de Despesas de Viagem e comprovantes
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apresentados.
� Ocorrendo divergência, devolver para o viajante solicitando correção.
Aguardar devolução por parte de viajante e realizar nova conferência.
Realizar estas atividades, até que não ocorram mais divergências.
� Não ocorrendo divergências, repassar para a Área Corporativa - Controladoria o formulário
Relatório de Despesas de Viagem e comprovantes de despesas.
� Arquivar cópia xerox do formulário Relatório de Despesas de Viagem e cópia xerox dos
comprovantes de despesas.
4.5. Etapa 05 – Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve receber a cópia xerox da Solicitação de Viagem, da
Área Corporativa - Viagem para realizar o Adiantamento de Viagem.
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve cadastrar o Adiantamento da Viagem na Planilha
Contas a Pagar e deve depositar o Adiantamento de Viagem na conta do Viajante.
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve realizar uma eventual consulta à Planilha
Adiantamento de Viagem para controlar viajantes “devedores”.
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve efetuar os pagamentos nas datas de vencimentos
das faturas e realizar os descontos para os Colaboradores, caso necessário.
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve receber em dinheiro, dos Colaboradores, as
diferenças de Adiantamento de Viagem, caso haja necessidade.
� A Área Corporativa - Contas a Pagar deve realizar a baixa na Planilha Contas a Pagar e deve
encaminhar a documentação para a Empresa de Contabilidade.
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5. Anexos
Anexo 001 – Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem
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Anexo 002 – Formulário Relatório de Despesas de Viagem
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6. Históricos das Revisões
Data Versão Descrição Autor
28/09/2007 1.0 Criação do Documento Simone Brisolara de Freitas
02/04/2008 1.1 Alteração – Processo de
Viagem
Simone Brisolara de Freitas
23/06/2008 1.2 Alteração - Formatação
DATASUL
Simone Brisolara de Freitas
19/09/2008 1.3 Alteração - Processo de Viagem Simone Brisolara de Freitas
06/10/2008 1.4 Alteração - Processo de Viagem Simone Brisolara de Freitas
7. Conclusão
Este manual visa apresentar os procedimentos necessários para o Processo de Viagem DATASUL
GENS.
Os resultados que a utilização deste Manual irá trazer poderão ser percebidos claramente na efetiva
realização, com sucesso, dos Procedimentos por ele propostos.