A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR

Füzessy Tamásüzletág igazgató

A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR

A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR

KEIR és MoReqKEIR és MoReq

Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése Magyarországon (2003-2005)

Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése az Európai Unióban(1999-2001)


Egységes iratkezelési modell és a szabályozási alapelvek és iratkezelési koncepció Az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó szabályozás A számítógépes és manuális iratkezelés egységes jogszabályi feltételeiSzámítógépes ügyviteli rendszerek platform független műszaki követelményrendszerének koncepciója Az elektronikus iratok kezelésében alkalmazható eszközök műszaki és funkcionális követelményrendszere -> előminősítési eljárások feltételei, szabályai Szabályozási előterjesztés

Egységes elektronikus iratkezelési működési modellElektronikus iratkezelő szoftverek egységes, platform független funkcionális követelményeiMinta szabályozás a nemzeti szabályozásokhoz


Magyar Köztársaság közfeladatokat ellátó szervezetei számára kötelező– Központi államigazgatási szervek– Helyi közigazgatási szervek– Közintézmények (állami egészségügyi, oktatási,

művelődési intézmények, közszolgáltatók)

Európai Unió kormányzati és üzleti szervezetei számára ajánlott– EU központi szervei– EU tagországok központi és helyi kormányzati

szervezetei– EU-ban működő üzleti vállalkozások


KEIR (Közigazgatási szervek Egységes Iratkezelésének Szabályozása)– 1995. évi LXVI. törvény - a köziratokról, a

közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 2005. december 13-án módosítva

– 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

– 24/2006. (IV.29) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

IDABC (Interoperable Delivery of Pan-European eGovernment Services to Public Administrations, Businesses and Citizens)– MoReq Specification 2001 (Model

Requirements for the Management of Electronic Records)


Jogszabályok alkotják és kötelező az alkalmazása, de:– Általánosabb– Enyhébb

Van önálló minősítési rendszereMinden előírás kötelező

Nem jogi szöveg és ezért nem kötelező az alkalmazása, de– Szigorúbb– Részletesebb

Nincs önálló minősítési rendszere (a MoReq2-nek lesz)Vannak „kötelező” és ajánlott követelmények

A szabályozás fő területei

A szabályozás fő területei

FogalmakIratstruktúraAzonosítók kiosztásaOsztályozás, kategorizálásJogosultságokKeresésNaplózás

Kulcsfogalmak a MoReq2-ben

Kulcsfogalmak a MoReq2-ben

CaptureClassClassificationComponentDocumentFile

Electronic recordERMSMetadata RecordSub-fileVolume

Fogalmi különbségekFogalmi különbségek

Osztályozás, besorolás (Classification)Irat (Record)Dokumentum (Document)Irattá nyilvánítás, befogadás, nyilvántartásba vétel (Capture)ÜgyiratdarabAlügyirat

Irat/dokumentum fogalom

Irat/dokumentum fogalom

Dokumentum Irat

MoReq

Recorded information or object which can be treated as a unit. (A document may be on paper, microform, magnetic or any other electronic medium. It may include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures or any other forms of information. A single document may consist of one or several data objects. Documents differ from records in several important respects.)

Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. a record may incorporate one or several documents, and may be on any medium in any format. In addition to the content of the document(s), it should include contextual information and, if applicable, structural information. A key feature of a record is that it cannot be changed.

DOMEA (Német-ország)

Individual file, paper-based or electronically created and managed, fax, e-mail, database and other files. The term “document” does not only relate to former paper documents, but may also include any other digital form of information. A document can consist of one (e.g. an image or data record) or several individual objects.

The term describes the entirety of documents relating to a transaction. Here, the content of the individual measure is part of a delimited topic (the file). Documents are summarised chronologically in a record.

Req2002(Egyesült Királyság)

Recorded information, stored on a physical medium, which can be interpreted in an application context and treated as a unit. A document may be on paper, microform, magnetic or other electronic medium. It may include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures or any other forms of information. A single document may consist of one or several components.

Information created, received and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business’. In these requirements, a record is a document which has been declared as a formal record, constituted of both content and metadata.

Magyar-ország

NINCSValamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja

Irat fogalom Magyarországon

Irat fogalom Magyarországon

Általános, pontatlan definíció, amely összemossa a „document” és „record” fogalmátSzabad teret ad az egyéni értelmezésnek, hogy mit, milyen módon kell kezelniA szervezetek rengeteg „dolgot” tárolnak és tartanak nyilván, nem az iratkezelési szabályoknak megfelelően…… és még több van, amit egyáltalán nem tartanak nyilván pedig kelleneA gyakorlatban Magyarországon sokkal fegyelmezetlenebbül kezelik a dokumentumokat, mint Nyugat-Európában

IratstruktúraIratstruktúra

IktatókönyvekÜgyirat/Ügyiratdarab/Irat

– Iktatókönyv• Ügyirat (főszám)

– ???Ügyiratdarab???» Irat (alszám)

Osztályozás rendszerIratok több ügyiratban is lehetnekFile/Volume/Record– Class (Subclass)

• File– Volume

» Record

Iratstruktúra a MoReq2-ben

Iratstruktúra a MoReq2-ben

Osztály– Ügyirat

• Alügyirat– Ügyiratdarab

» Irat (dokumentumok, komponensek)

Osztályozás, kategorizálásOsztályozás, kategorizálás

Irattári tételszám, (Másodlagos besorolási sémák)Irattár/Levéltár központú megközelítés maradványai

Elsődeleges és másodlagos besorolási séma (Classifications Scheme)Tudásmenedzsment/információszervezési megközelítés

JogosultságJogosultság

Minimális szerepkörökHozzáférési jogok:– Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok

csoportjai, FunkciókÜgyiratok/iratok nem törölhetőek

Szerep alapú jogosultságHozzáférési jogok (Access):– Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok

csoportjaiIdőtartamhoz kötöttFájlok/iratok nem törölhetőek

Újdonság a MoReq2-benÚjdonság a MoReq2-ben

Kiemelt iratok (vital records)Hiteles iratok (authoritative records)

Megőrzés és megsemmisítés


FelülvizsgálatMegőrzési időAz átadás, exportálás és megsemmisítés

Iratmegőrzési ütemtervFelülvizsgálatÁthelyezés, exportálás és megsemmisítés



FelülvizsgálatMegőrzési időAz átadás, exportálás és megsemmisítés

Iratmegőrzési ütemtervFelülvizsgálatÁthelyezés, exportálás és megsemmisítés

Irattá minősítés (nyilvántartásba vétel)

Irattá minősítés (nyilvántartásba vétel)

Export-import

RögzítésNagymennyiségű adat importálásaDokumentum formátumok kezelésE-mail kezelés


Record típusokPapír iratok digitalizálásának integrációja

AzonosítókAzonosítók

Iktatószám és tárgy– Évenként újrakezdődő, struktúrált

Regisztrációs jel és elnevezés– Évtől független, sorfolytonos

Keresés, megjelenítésKeresés, megjelenítés

Összes iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat metaadat kereshetőségeJogosultsági rend betartásaIdő szerinti, fogalmi és közelségi keresésRészletes megjelenítési feltételek

Tallózás funkció besorolási sémák és irathierarchia szerintÖsszes irat, kötet és fájl metaadat kereshetőségeRészletes megjelenítési feltételekNyomtatási lehetőségekMetaadat és tartalom kombinált használtaEgyedi keresési kombinációk összeállítása, elmenthetőségeJogosultsági rend betartásaIdő szerinti, fogalmi és közelségi keresés

NaplózásNaplózás

Automatikus eseménynaplóEsemény, időpont, végrehajtóÜgyirat/irat/metaadatok/lekérdezésekNem specifikált eseményekJelentéskészítési követelmények

Automatikus, megváltoztathatatlan eseménynaplóEsemény, időpont, végrehajtóFile/record/document/metadata/rightsRészletesen felsorolt kötelező és konfigurálható eseményekExport és jelentéskészítési követelmények

Kiegészítő követelményekKiegészítő követelmények

Vegyes iratkezelésElektronikus aláírásIrattári/levéltári átadásra való előkészítésMentés visszaállítás

Vegyes iratkezelésNem funkcionális követelményekDokumentumkezelés és WorkflowMegjelenítés és nyomtatásElektronikus aláírásAdminisztratív funkciók


NONHIERARCHICAL CLASSIFICATION SCHEMESMANAGEMENT OF PHYSICAL RECORDSHYBRID FILE RETENTION AND DISPOSALDOCUMENT MANAGEMENT AND COLLABORATIVE WORKINGINTEGRATION WITH WORKFLOWCASEWORKINTEGRATION WITH WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEMSELECTRONIC SIGNATURESENCRYPTIONELECTRONIC WATERMARKS ETC.INTEROPERABILITY AND OPENNESSDISTRIBUTED SYSTEMSOFFLINE AND REMOTE WORKINGDEFINITION AND DESCRIPTION OF RECORDKEEPING PROCESSESFAX INTEGRATION

ÚjdonságokÚjdonságok

Open XMLMagyar rendeletmódosítás

Kérdések és válaszokKérdések és válaszok

Köszönjük a figyelmet!

Köszönjük a figyelmet!

[email protected]