A MAG ZRT ÁLTAL VÉGZETT

HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS,

SZABÁLYTALANSÁGI ELJÁRÁS

2010. szeptember 29. Nagy Krisztina helyszíni főellenőr

Jogszabályi háttér

A helyszíni ellenőrzés és a szabálytalanságok kezelésével összefüggő hazai jogszabályok

281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról (GOP, KMOP)

360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról (GVOP)

Helyszíni ellenőrzés elrendelése

Helyszíni ellenőrzésre a projekt futamideje alatt bármikor sor kerülhet, a pályázat beadásától/befogadásától a fenntartási időszak végéig, a Pályázati Felhívás és Útmutatóban, valamint a Támogatási Szerződésben foglaltak szerint

jogszabályi előírások alapján Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel kötött megállapodások alapján mintavételes ellenőrzés kockázatelemzés alapján (éves ellenőrzési

terv szerint), rendkívüli ellenőrzés: a szakmai területek, a Bíráló Bizottság, vagy az

Irányító Hatóság felkérésére, amennyiben a felmerülő problémák indokolják a pályázat elbírálása, pénzügyi kifizetés során, vagy akár a projekt fenntartási időszakában.

Ellenőrző hatóságok

Jelenleg a támogatásból megvalósuló projekteket az alábbi szervezetek ellenőrizhetik helyszínen:

• MAG Zrt, mint Közreműködő Szervezet;• Nemzeti Fejlesztési Ügynökség – rendszerellenőrzés keretében, jellemzően

külső kapacitás bevonásával;• Kormányzati Ellenőrzési Hivatal – „ellenőrző hatóság” funkcióban;• mintavétellel a forrás kb 5%-ának megfelelő projektet helyszínen ellenőriz

minden évben;• Pénzügyminisztérium – „igazoló hatóság” funkcióban rendszerellenőrzési

tevékenységén keresztül;• Állami Számvevőszék - az intézményrendszer, forrásfelhasználás általános

szabályossági, hatékonysági ellenőrzése során;• EU részéről, pl:

Európai Bizottság felelős főigazgatóságának (DG) auditorai; Európai Számvevőszék auditorai.

Egy projekt az életciklusa alatt akár több szervezet által is ellenőrzésre Egy projekt az életciklusa alatt akár több szervezet által is ellenőrzésre kerülhet!kerülhet!

281/2006. (XII.23.) Korm. Rendelet alapján a megvalósítási időszakban előírt ellenőrzési kötelezettség

Projektméret

(T: támogatás összege)

Mikor kell ellenőrizni?

10 M Ft < T < 25 M Ft 10 M Ft < T < 25 M Ft A projektek kockázatelemzés által kiválasztott legalább 25%-

át a projekt befejezését megelőzően kell ellenőrizni

25 M Ft < T < 250 M Ft 25 M Ft < T < 250 M Ft

• A projektet legalább egyszer, legkésőbb a projekt befejezését megelőzően

• amennyiben a kockázatelemzés korábban nem tette indokolttá

250 M Ft < T250 M Ft < T

• Valamennyit évente legalább egyszer

+• a projekt befejezését megelőzően

10 M Ft alatti pályázatoknál megvalósítási időszakban, illetve az összes pályázatnál a pályázati életút többi szakaszában az Irányító Hatóság által meghatározott arányok az

irányadók

A helyszíni ellenőrzések típusai az egyes pályázati életút szakaszok szerint

• Támogatási döntést megelőző Támogatási döntést megelőző

előzetes helyszíni szemleelőzetes helyszíni szemle

• Támogatási szerződéskötést Támogatási szerződéskötést

megelőző előzetes helyszíni szemlemegelőző előzetes helyszíni szemle

• Helyszíni ellenőrzés Helyszíni ellenőrzés

a projekt megvalósításának és a projekt megvalósításának és

fenntartásának időszakábanfenntartásának időszakában• Projekt-lezáró helyszíni Projekt-lezáró helyszíni

ellenőrzés ellenőrzés

• Rendkívüli ellenőrzésRendkívüli ellenőrzés

Fontosabb tudnivalók: a helyszíni ellenőrzés szervezése

• Időpont egyeztetés: a Helyszíni Ellenőrzési Osztály telefonon egyeztet időpontot a pályázatban megjelölt kapcsolattartó személlyel, majd e-mailben hivatalos értesítést küld, amely tartalmazza az ellenőrzés megbeszélt időpontját, helyszínét ill. az előkészítendő dokumentumokat

• Az ellenőrzés helyszíne(i): valamennyi megvalósítási helyszín (székhely/ telephely), ahol projekttel kapcsolatos eszközök, dokumentumok találhatóak

• Az ellenőrzés időtartama a projekt méretétől ill. az ellenőrzött cég felkészültségétől függően ált. 1 nap

Résztvevők az ellenőrzésen

Résztvevők a MAG Zrt részéről: • min. 2 fő, akik alapesetben helyszíni ellenőrök, • de esetenként külső szakértő, projekt menedzser, vagy

megfigyelő részvételével (pl. IH, MEH)

Résztvevők a Pályázó/Kedvezményezett részéről: • cégképviseletre jogosult vagy meghatalmazott• gazdasági vezető, műszaki vezető• projekt vezető/projekt menedzser• esetleg pályázatíró

Előkészítendő dokumentumok I.

Előzetes helyszíni szemle esetén: cégadatok változása esetén: cégkivonat v. cégbírósági

bejelentő, aláírási címpéldány, (meghatalmazás); a pályázat beadása óta keletkezett új dokumentumok

(pl. jogerős építési engedély, telepengedély, gépelhelyezési rajz, bérleti szerződés);

kezdési időpontot alátámasztó dokumentum (pl. megrendelés, építési napló);

Értesítő levél tartalmazza, azonban projektenként eltérő lehet, ezért a Értesítő levél tartalmazza, azonban projektenként eltérő lehet, ezért a helyszíni ellenőrrel való egyeztetés szükséges!helyszíni ellenőrrel való egyeztetés szükséges!

Előkészítendő dokumentumok II./1.

Megvalósítási időszakban:

A műszaki, gazdasági és pénzügyi előrehaladás dokumentumai:

• megrendelések, vállalkozói szerződések, szállítói és üzembehelyezési okmányok

• eredeti számlák, bankszámla kivonatok• elkülönített számviteli nyilvántartás (főkönyvi kivonatok, kartonok,

egyedi eszköz nyilvántartó lapok)• pénzügyi teljesítés igazolások, nyilatkozatok• a jóváírt támogatás bankszámlakivonata, elkülönített könyvelése,

főkönyvi kartonja• munkaszerződések, jelenléti ívek, bérkifizetést alátámasztó

dokumentumok (amennyiben bérköltség elszámolható)• lízingszerződés, fizetési ütemezés, teljesítésigazolás, a lízingcég

igazolása a tulajdonjog átruházásáról

Előkészítendő dokumentumok II./2.

• a támogatás biztosítéka- amennyiben szükséges (bankgarancia, jelzálogszerződés, közjegyzői okirat)

• vagyonbiztosítási dokumentumok (amennyiben a biztosíték tárgya a támogatott beruházás)

• közbeszerzési dokumentumok• szakhatósági engedélyek (pl. telepengedély, működési engedély)• a projekt kezdését, befejezését alátámasztó dokumentum• tulajdoni lap, bérleti szerződés, tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozat• PEJ, ZPEJ• Projektet, céget érintő változások esetén: bejelentési kötelezettség

teljesítését alátámasztó dokumentum • a nyilvánosság és a tájékoztatás teljesítésének dokumentumai

Előkészítendő dokumentumok III.

Fenntartási időszakban

A projekt fenntartását, vállalások teljesítését alátámasztó dokumentumok:

• indikátorok teljesülésének igazolására vonatkozó dokumentumok (pl létszám, árbevétel..)• tájékoztatás és kommunikációs kötelezettség teljesítésének dokumentumai• esélyegyenlőség és fenntarthatósági vállalások alátámasztó dokumentumai

1. Megbízólevelek átadása, aláírásra jogosultak tisztázása (aláírási címpéldány, meghatalmazás)

2. Projekthez kapcsolódó dokumentáció ellenőrzése

3. Megvalósítási helyszín ill. a projekt keretében megvalósuló beruházás megtekintése, eszközök beazonosítása

4. Fényképek

készítése

5. Jegyzőkönyv írás –

mellékletek

készítése

6. Pályázó/Kedvezményezett észrevételezési lehetősége a jegyzőkönyvben

Az ellenőrzés menete

Helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv

A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv rögzíti az ellenőrök tényszerű megállapításait.

3 példányban készül a mellékletekkel (pl. Létesítmény és gépjegyzék) együtt a helyszínen, amelyből egy a Pályázó/Kedvezményezett példánya.

Jegyzőkönyv aláírására a hivatalos cégképviselő vagy általa meghatalmazott személy jogosult.

A jegyzőkönyv minden oldalát az aláírók kézjegyükkel ellátják és az utolsó oldalát a Pályázó/Kedvezményezett cégszerűen kettő helyen aláírja.

Esetleges hiánypótlásra való felszólítás rögzítése, a dokumentumok felsorolásával, határidő megjelölésével történik. A projekt csak a megfelelő és teljeskörű hiánypótlás megküldését követően minősíthető rendben lévőnek!

Általános hibák, ellenőrzés elhúzódásának okai

• Kiértesítő levélben leírt, illetve ellenőrrel megbeszélt dokumentumok hiányos előkészítése

• Beszerzett eszközök nem a megvalósítás helyszínén találhatók és előre nem jelezték

• Elkülönített számviteli nyilvántartás hiánya• Projekt szakmai tartalmát ismerő szakember hiánya (különösen IT és

K+F+I projektek esetében)• Cégjegyzésre jogosult személy, illetve meghatalmazás hiánya

Szabálytalanságok kezelése

Szabálytalanság fogalma

A 281/2006 (XII.23.) Kormányrendelet szerint:

Az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 1083/2006/EK rendelet 2. cikk 7. pontjában foglaltak, továbbá a nemzeti jogszabályok előírásainak, illetve a támogatási szerződésben a felek által vállalt kötelezettségeknek a megsértése, amelyek eredményeképpen a Magyar Köztársaság pénzügyi érdekei sérülnek, illetve sérülhetnek.

Szabálytalanság gyanúja: bármilyen adat vagy információ, amely szabálytalanság elkövetésére utal.

Szabálytalansági eljárás

A támogatási folyamat (döntéstől) bármely szakaszában indulhat szabálytalansági eljárás, mely indulhat• az Európai Bizottság,• az Ellenőrző hatóságok,• a Belső ellenőrzési részleg,• bármely ellenőrzést végző szervezet (pl.: BRFK, VPOP),• KSZ szervezeti egység,• Magánszemély bejelentése alapján.

Szabálytalansági eljárás lefolytatására sor kerülhet a Közreműködő Szervezetnél, illetve az Irányító Hatóságnál.

Szabálytalansági eljárás lefolytatása KSZ hatáskörben

• Szabálytalansági gyanú bejelentés érkezése a Szabálytalanság-felelőshöz

• Szabálytalanság-felelős értékeli a szabálytalansági gyanút, előterjesztést ír a KSZ vezetőjének

• KSZ vezető dönt a szabálytalansági eljárás lefolytatásáról vagy lezárásáról

• Kedvezményezett értesítése az eljárás megindításáról, aki észrevételt tehet

• Szabálytalansági Bizottság a rendelkezésre álló dokumentumok alapján értékeli a szabálytalansági gyanút, intézkedési javaslatot tesz

• KSZ vezetője a bizottság javaslata alapján dönt a szabálytalansági eljárás eredményéről

Szabálytalansági eljárás eredménye

Szabálytalanság megállapítása

• KSZ, illetve IH vezető által jóvá-hagyott intézkedések végrehajtásának kezdeményezése (pl.: elállás, kifizetés-igénylés elutasítása, a kifizetés csök-kentése, előleg, támogatás vissza-fizetése, szerződésmódosítás, PEJ/ ZPEJ elutasítása, csalás gyanúja esetén büntetőeljárás kezdeménye-zése, Kedvezményezett kizárása a pályáztatási rendszerből max 5 évre)

• A Kedvezményezett korrekciós intézkedésekre történő felszólítása

Nem történt szabálytalanság

• Szabálytalansági eljárás lezárása• Kedvezményezett értesítése az eljárás megszűntetéséről

Tipikus szabálytalansági gyanúk

• a projekt a pályázat benyújtása (korábban befogadása) előtt megkezdődött

• a projekt csak részben, vagy nem a pályázatban rögzített feltételek szerint valósult meg

• a Kedvezményezett a támogatási szerződésben rögzített jelentés- és bejelentés-tételi kötelezettségét - felszólítás ellenére sem - teljesíti

• a projekt megvalósítása az előzőekben nem említett egyéb pályázati feltételbe vagy támogatási szerződési kikötésbe ütközik

• Kedvezményezett nem tesz eleget az előleg folyósítását követően 8 hónapon belül az elszámolás benyújtási kötelezettségének, és a kifizetett előleg visszafizetésére nem került sor

• a Kedvezményezett ellen a Cégközlönyben közzétett módon csőd-, felszámolási vagy végelszámolási eljárás indul (egyszerűsített eljárás)

Köszönöm a figyelmet!