A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA ESTUDO DE CASO DO …uniesp.edu.br/sites/_biblioteca/revistas/20170705174045.pdf · 2019-10-03 · se adequar através dos critérios adotados

SUZANO ANO 9 Nº 5 JUL. 2017 REVISTA INTERFACES

ISSN: 2176-5227

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A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA: ESTUDO DE CASO DO SUPERMECARDO CIBUS

Alaiza Pereira Mendes ([email protected])

Gustavo Pacheco ([email protected])

Marcos Vinicius Masseran Iansen

Manuel Reinaldo Barbosa Pavan ([email protected])

Profa. Ma. Sílvia Aparecida do Carmo Rangel

Faculdade Unida de Suzano - UNISUZ

RESUMO

Este artigo tem por objetivo evidenciar a importância e eficácia da auditoria interna dentro da organização CIBUS, conforme a necessidade da empresa dentro das possibilidades em se adequar através dos critérios adotados pela auditoria no processo de implantação. A atividade de auditoria interna tem passado por significativa expansão e valorização nos últimos anos, principalmente após algumas derrocadas de empresas expressivas no ramo varejista. A mensuração teórica foi alicerçada em bibliografias, abordando as questões relacionadas com os processos e procedimentos do segmento e o estudo de caso foi realizado através de levantamento de dados utilizando-se como base as informações de caráter quantitativo e qualitativo, implantando na empresa o departamento de auditoria interna que por sua finalidade criou um plano de ação que auxilia a organização a alcançar seus objetivos, com uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processsos de gerenciaento de riscos e após análise concluiu-se que a empresa estudada utiliza-se do processo de auditoria e desta forma obtém um melhor controle dos procedimentos e processos operacionais utilizando-se de uma ferramenta de suma importância para a empresa auxiliando no gerenciamento, na redução de riscos e fraudes garantindo a eficiência e eficácia dos seus resultados. No que tange ao tratamento dos dados que foram apresentados foi adotada uma base para que os procedimentos e processos tivessem um resultado coerente com o que a diretoria espera para que seja expandido para suas filiais. Portanto a acurácia dos resultados através do mapeamento da auditoria obteve êxito na organização.

Palavras-chave : Auditoria no varejo; Importância da Auditoria; Estrutura da Auditoria. ABSTRACT This article aims to highlight the importance and effectiveness of internal audit within the organization CIBUS, as required of the company within the possibilities in suit through the criteria adopted for auditing in the deployment process. The internal audit activity has gone through significant expansion and enhancement in recent years, especially after some


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landslides of expressive companies in the retail business. The theoretical measurement was based on bibliographies, addressing issues related to the processes and procedures and the case study was conducted through survey data using as a basis the quantitative and qualitative information, deploying on the company's internal audit department which purpose created a plan of action that helps the organization achieve your goals , with a systemic and disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of the processes of managing of risks and upon examination it was found that the company studied use of the audit process and thus gets a better control of operational processes and procedures using a tool of utmost importance for the company assisting in managing, reducing risks and fraud while ensuring the efficiency and effectiveness of their results. With regard to the processing of data that were presented was adopted a base so that the procedures and processes had a result consistent with what the Board expected to be expanded to its affiliates. Therefore, the accuracy of the results through the mapping of audit succeeded in organizing. Keywords : Retail audit; Importance of audit; Structure of the audit.

INTRODUÇÃO

A expansão dos mercados e o

surgimento de grandes organizações

geraram a necessidade de estruturas

empresariais internas mais fortes, com

normas e procedimentos para gestão e

operação dos processos corporativos e

mecanismos eficazes de monitoramento,

de modo a reduzir a dependência de

supervisão do administrador. A partir deste

momento histórico, com o surgimento das

grandes organizações em substituição as

empresas familiares, a atividade de

auditoria interna passou a ser mais

disseminada dentro das organizações.

Desde então, William Attie, informa

que os conhecimentos técnicos do auditor

são colocados a prova a medida que

desenvolvam os trabalhos e de acordo

com os problemas encontrados, os quais

podem ter diversos aspectos,

relacionamentos e consequências que só

poderão ser detectadas pelos auditores se

dispuserem de uma bagagem de

conhecimento suficiente a boa condução e

resolução desses aspectos.

O autor menciona que não há um

padrão universal de comportamento que

determine a forma do auditor agir para

obter todos os

ingredientes de uma deficiência

constatada. Contudo, a mente aberta e a

visão panorâmica do problema auxiliam

encontrar melhor caminho e as formas de


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se atingir o objetivo. Portanto, do ponto de

vista do auditado, o auditor tem a

obrigação de lhe fornecer informações que

lhe possam ser valiosas e contribuir para a

maior eficiência e controle, não deve

esperar que o auditor lhe apresente

aspectos e coisas impossíveis,

impraticáveis ou que não acrescentem

absolutamente nada em termos globais.

A discussão de um rol de atributos

de qualidade da atividade de auditoria, a

partir da avaliação da presença desses

atributos e das percepções de qualidade

de auditores e auditados, proporciona uma

importante contribuição à literatura. O

problema de pesquisa levantado foi: falta

de procedimentos no que diz respeito aos

recebimentos de embalagens,

conciliações contábeis, consultas

gerencias através de DRE gerencial.

1 DEFINIÇÃO DE AUDITORIA

Auditoria compreende o exame de

documentos e obtenção de informações e

confirmações internas e externas

relacionadas com o controle do patrimônio

na empresa, com objetivo de concreta

exatidão e dos registros contábeis.

Crepaldi (2011) diz que:

A auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre sua adequação, consonante os Princípios Fundamentais de Contabilidade e pertinente a legislação especifica.

A Auditoria consiste em controlar as

áreas-chaves nas empresas a fim de evitar

situações que propiciem fraudes,

desfalques e subornos, através de testes

regulares nos controles internos

específicos de cada organização.

Segundo Waddell (1988):

A auditoria surgiu da necessidade de confirmações dos registros contábeis, devido ao aparecimento das grandes empresas, ocorrendo assim paralelamente ao desenvolvimento econômico, que gerou grandes empresas, formadas por capitais de muitas pessoas, que acreditam na confirmação dos registros contábeis a proteção de seu patrimônio.

O objetivo da auditoria é aumentar

o grau de confiança nas demonstrações

contábeis por parte dos usuários. Tendo

como função de verificar através de

documentos e relatórios se as normas

internas estão sendo seguidas,

observando a necessidade de

melhoramento destas normas e com o

exame das demonstrações econômico-

financeira fornecerem informações

confiáveis aos proprietários e sócios.

Os Autores Franco e Mara (1995)

defendem que a auditoria:


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Consiste no exame de documentos, livros, registros, inspeções, obtenção de informações e confirmações internas e externas, obedecendo as normas apropriadas de procedimentos objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente situações nela demonstradas de acordo com os princípios fundamentais e normas de contabilidade aplicadas de maneira uniforme.

Através desta base a auditoria tem

por excelência o fornecimento de

informações e levantamentos nos mais

diversos quadro de atuação dentro da

organização gerando confiança aos

proprietários e sócios para a tomada de

decisão e traçar novos objetivos para a

entidade, além da eficácia com que os

resultados são apresentados.

2 AUDITORIA INTERNA

Entende-se por auditoria interna a

avaliação dos controles internos dentro de

uma empresa, que tem como finalidade

avaliar a integridade e adequação dos

sistemas e procedimentos das

organizações, visando reduzir fraudes,

erros e práticas ineficazes.

Almeida (2003) diz que:

A administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietário da empresa não poderia

supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa.

Crepaldi (2011) afirma que “Auditoria

Interna é uma atividade de avaliação

independente dentro da empresa, que se

destina a revisar as operações, como um

serviço prestado a administração”.

Constitui um controle gerencial que

funciona por meio da análise e avaliação

da eficiência de outros controles.

É executada por um profissional

ligado a empresa, ou por uma seção

própria para tal fim, sempre em linha de

dependência da direção empresarial. O

auditor interno é pessoa de confiança dos

dirigentes; está vinculado à empresa por

contrato trabalhista continuado e sua

intervenção é permanente.

Sua área de atuação envolve todas

as atividades da empresa; predominam a

verificação constante dos controles

internos, a manipulação de valores e a

execução de rotinas administrativas.

O objetivo da auditoria interna é

auxiliar todos os membros da

administração no desempenho efetivo de

suas funções e responsabilidades,

fornecendo-lhes análises, apreciações,


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recomendações e comentários pertinentes

às atividades examinadas.

3 AUDITORIA INTERNA VERSUS

EXTERNA

Embora as técnicas de trabalho

invariavelmente sejam semelhantes,

Auditoria Interna e Auditoria Externa

diferenciam-se, ainda de forma mais

ampla, pelos seguintes aspectos:

3.1 Auditoria externa

• Não existindo vínculo empregatício

com a empresa auditada, e

dependência hierárquica da

administração, suas opiniões

conseguem maior grau de

confiabilidade junto aos acionistas,

financiadores fornecedores e

analistas;

• Os exames das operações são

dirigidos principalmente visando

averiguar os reflexos destas nas

operações contábeis.

3.2 Auditoria interna

• Existindo vínculo empregatício com

a empresa auditada e dependência

hierárquica da administração, suas

opiniões tenderiam a se incluir nos

interesses da própria empresa, e

assim não contribuiriam aos

interesses da própria empresa, nem

suficiente grau de confiabilidade

junto a terceiros;

• Os exames das operações são

dirigidos principalmente visando

aos aspectos de eficiência

operacional/ administrativa.

Os Autores Santos, Schhmidt e Gomes

(2006) concluem:

Que a diferença básica entre auditoria interna e externa se refere ao grau de independência existente, o auditor interno é dependente da empresa em que trabalha e é responsável por seus atos somente perante a empresa em que exerce suas atividades.

O auditor externo, pela relevância

de seu trabalho perante o público dado a

credibilidade que oferece no mercado,

constitui-se numa figura ímpar que presta

inestimáveis serviços aos acionistas, aos

banqueiros, aos órgãos públicos

governamentais e ao público em geral.

O trabalho dos auditores interno e

externo se aproximam em relação as

atividades executadas, mas cabe ilustrar

diferenças importantes em relação a esses

profissionais.

O quadro abaixo permite visualizar

algumas dessas diferenças.


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3.3 Tabela 1 - Diferenças entre Auditoria externa e auditoria interna.

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito Profissional independente Auditor interno (funcionário da

empresa)

Ação e objetivo Exame das demonstrações

financeiras Exame dos controles operacionais

Finalidade Opinar sobre as

demonstrações financeiras

Promover melhorias nos controles

operacionais

Relatório principal Parecer Recomendações de controle interno

e eficiência administrativa

Grau de independência Mais amplo Menos amplo

Interessados no trabalho A empresa e o público em

geral A empresa

Responsabilidade Profissional, civil e criminal. Trabalhista

Numero de áreas cobertas pelo

exame durante um período Maior Menor

Intensidade dos Trabalhos em cada

área Menor Maior

Continuidade do trabalho Periódico Contínuo

Fonte: Crepaldi, Silvio Aparecido (2011).

4. A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA

INTERNA

A auditoria interna tem a

responsabilidade de desenvolver suas

tarefas em todas as empresas ligadas,

controladas, coligadas, subsidiarias, em

caráter permanente, e em todos os locais

aplicáveis, analisando as políticas,

procedimentos uso e costume,

documentação, sistemas e métodos, para

buscar a eficiência, o aprimoramento e a

padronização dos controles aplicáveis as

operações e atividades pertinentes as

empresas.

Cabe a auditoria determinar que

todas as organizações, inclusive a das

empresas ligadas, sejam revisadas a

intervalos regulares de tempo,

assegurando-se que estas cumpram suas

funções de planejamento, contabilização,

custodia e controle, conforme instruções

recebidas e segundo as políticas e

procedimentos instituídos, de acordo com

os altos padrões de pratica administrativa.


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Os trabalhos executados pela

auditoria serão relatados formalmente,

comunicando-se o resultado dos exames,

a opinião e as recomendações sugeridos

aos executivos responsáveis para que

sejam tomadas as ações corretivas

apropriadas. Todos os planos ou ações

tomadas para corrigir as condições

apontadas necessitam ser avaliados pela

auditoria quanto a sua efetividade e, se

considerados inadequados, discutidos até

alcançar a disposição satisfatória. Caso a

solução não seja obtida ou demandar

tempo e custo significativo cumprirá ao

diretor-presidente ou ao Conselho de

Administração, dependendo da

intensidade do problema, a definição final

da matéria.

Os trabalhos a serem realizados

pela auditoria serão planejados em bases

anuais e submetidos a apreciação do

Conselho de Administração, o qual

aprovará e realizará modificação de

acordo com suas necessidades. O

andamento dos trabalhos da auditoria será

relatado trimestralmente ao Conselho de

Administração quanto a seu cumprimento

e principais aspectos observados.

4 ESTRUTURA DA AUDITORIA

INTERNA

A estrutura da auditoria interna

pode variar de acordo com as

circunstâncias de cada organização. Em

empresas de pequeno porte pode dispor-

se de uma estrutura de auditoria de

apenas um elemento, exercendo este as

atividades de planejamento e execução.

Em organizações de porte médio, a

auditoria interna pode ser montada

considerando-se um gerente ou

supervisor, que exerça a função de

planejamento e controle dos serviços em

andamento e um corpo de auditores que

executem as tarefas e serviços

planejados.

Nas grandes organizações, como

conglomerados financeiros e complexos

industriais que reúnam diversidade de

atividades auditáveis locais, número

elevado de funcionários, e de empresas

com atividades afins ou complementares,

pode tornar-se comum uma estrutura de

auditoria que engloba níveis variáveis, de

diretor a auxiliares de auditoria.

Dependendo das circunstâncias e

dos fatores pode ser aplicável a divisão da

auditoria considerando-se especializações

contábeis, fiscais, sistemas

computadorizados ou de cumprimento aos

procedimentos instituídos. Cada

organização precisa ser analisada de

acordo com o volume de trabalho que


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tenha a ser realizado e a periodicidade

com a qual tenha de ser concretizada.

5 MATERIAIS E MÉTODOS

Este estudo corresponde um estudo

de caso de caráter qualitativo. O estudo de

caso emprega vários métodos e dentre

eles a: entrevista, observação participante

e estudo de caso.

5.1 Problema

A empresa com uma visão mais

ampla de seus negócios decidiu que era

necessário a introdução do departamento

de auditoria interna na rede de

supermercados, para que os resultados

apresentados através da contabilidade

fossem validados e também que os

processos e procedimentos da empresa

tivessem uma reavaliação e

acompanhamento nas mudanças.

Portanto a falta de alguns controles

e os resultados não satisfatório do

desempenho da organização tinham que

ter um respaldo para melhoria e eficácia

para que a ampliação dos negócios se

tornassem reais ao invés de um

crescimento descontrolado e podendo até

levar a empresa a uma derrocada em

poucos anos.

5.2 Proposta de Solução

O que será proposto para

solucionar o problema descrito no tópico

anterior, dos procedimentos e processos

da rede CIBUS, não irá revolucionar o

método como as empresas tratam seus

meios de controles internos, mas sim

mostrará uma forma de agilizar as

informações e a definir estratégias para

uma gestão mais eficaz por parte dos

líderes de cada departamento e também

na eficácia das apresentação de

resultados para a diretoria para a tomada

de decisão, sendo que a visão da empresa

é o crescimento.

Para tanto serão apresentados o

estudo e a modelagem de procedimentos

para cada esfera da empresa no que diz

respeito sua relevância para mudanças e

apresentações de sugestões de controles

que não existam. Estando a diretoria de

acordo com as propostas que forem

levantadas será implantado os

procedimentos com prazo de início dos

pilotos sempre com a supervisão da

auditoria nos processos.

6 ESTRUTURA DE ATUAÇÃO DA

AUDITORIA INTERNA

A atuação da auditoria interna terá

seu inicio nos requisitos abaixo onde será


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analisado as informações e as mudanças

que julgam necessarias para otimização

dos resultados, dando sequencia em uma

nova area ou procedimento até que se

tenha enfase em toda a rede.

6.1 Esfera de atuação

• Despesas • Caixas e Bancos • Contas a Receber • Contas a Pagar • Folha Pagamento • Imobilizado • Conciliação Contábeis

• Projetos • Processos Internos • Estoques

6.2 Despesas

Secador de Mãos teve uma

economia de papel Inter folha de R$

10.900 pela melhoria de eficiência

(anterior: Papel, Atual: Secador), onde 92

máquinas custaramR$102.378, o retorno

do investimento se dá em 10 meses, após

esse período a economia é direta no

resultado. (Figura 1)

Algumas embalagens como

bandejas podem gerar crédito de tributos

na entrada de mercadorias, anteriormente

essa bandeja entrava como despesa, fato

que não gera direito a crédito. Com o novo

processo, este item entra como custo,

gerando direito a crédito. A empresa não

abatia as perdas como custo e

consequentemente não deduzia no

imposto, gerando um gap em torno de 230

Mil. (Figuras 2 e 3)


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Nas embalagens não havia controle

dessa despesa, foi centralizado no centro

de distribuição e realizado maior controle

de conferência e consumo, acarretando

em uma economia média de R$ 200 Mil.

(Figura 4 a seguir)


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Com a aquisição de uma máquina

de STRECH teve uma Economia R$ 7.800

pela melhoria de eficiência (anterior:

Manual, Atual: máquina automática), onde

a máquina custa 32.700, o retorno do

investimento se dá em 4 meses, após esse

período a economia é no resultado. (Figura

5)

6.3 Contas a Receber

Dentre os processos auditados

tivemos enfase no que diz respeita a

conciliação de informações do contas a

receber, onde o volume de notas emitidas

e

que foram geradas cobranças estavam

dentro da conformidade. (Figuras 6 e 7)


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6.4 Projetos

Implantação do cofre inteligente na

unidade de menor espaço em termos de

área de venda, tendo um remanejamento

de mão de obra para outros setores, e uma

economia em prol do resultado da

empresa entre outras ações que foram

implementadas. (Figura 8 a seguir)


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6.5 Processos internos

Implantação de processos internos

que antes não eram atendidos pela

empresa e que não faz parte do

procedimento de alguns departamentos,

dessa forma foi feito uma adequação dos

controles e uma obtenção de resultado

gerando uma confiabilidade nas

informações. (Figuras 9 a 13)


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6.6 Conciliação Contábil

Nas análises entre as contas a

pagar e a geração dos tributos a serem

pagos houve uma divergência nos valores

que foram pagos e também dos valores

que não foram pagos em conformidades

gerando nos campos em vermelho um

valor pago maior ao fisco e os campos em

azul um valor em prol da empresa que não

foi recolhido. (Figura 14 a seguir)

Já nas conciliações do balanço

patrimonial as contas de ativo e passivo

estavam fora da conformidade nos termos

de conciliações, onde foi demostrado

através da auditoria o que deve ser feito

para regularizar. (Figura 15)


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6.7 Contas a Pagar

Dentre os processos auditados

tivemos enfase no que diz respeita a

conciliação de informações do contas a

pagar, onde o volume de circularização de

titulos estão em conformidade. (Figura 16

a seguir)

6.8 Imobilizado

Procedimento que antes não era

feito e passou a ter uma rotina para

identificar os imobilizados atraves do

chapeamento e numero de patrimonio.

(Figuras 17 e 18)


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6.9 Folha de Pagamento

Analise nos requisitos da lei para

adequação de cotas e também na

padronização dos prontuários

centralizando todos os documentos em um

único departamento. Controle de ponto

para análise de falta de batidas, excesso

de horas extras permitidas por lei. (Figuras

19, 20 e 21)


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6.10 Estoques

Analise do estoque em relação a

area de venda, para efeitos de produtos

que não tem giro e produtos que ficam

parados sem estar na area de venda,

gerando um deficit na venda, o que

ocassiona perta no resultado e dinheiro

parado e até mesmo perda por prazo de

validade. (Figuras 21 e 22)

6.11 Caixas e Bancos

Implantação do controle de quebra

de caixas que antes não era feito controle

e após o piloto foi repassado para toda a

rede onde tivemos exito nos resultados e a

diminuição dos quebras em r$ 12.590.

(Figura 23 e 24)


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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Através das análises demonstradas

nos gráficos anteriores e a proposta da

diretoria em termos de visão de negócio,

foi implantado na empresa o departamento

de auditoria interna que por sua finalidade

criou um plano de ação para auxiliar a

organização a alcançar seus objetivos,

com uma abordagem sistêmica e

disciplinada para a avaliação e melhoria da

eficácia dos processsos de gerenciaento

de riscos.

Podemos declarar com absoluta

segurança que a atuação da auditoria

interna é irrestrita e pode estender-se a

totalidade da empresa, conforme pode-se

observar nos resultados apresentados.

Desta forma concluimos a

importancia do presente estudo para o


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desenvolvimento organizacional através

do monitoramento realizado pela auditoria

e finalizamos este artigo com base nas

informações cedidas pela empresa

expondo as ferramentas que foram

utilizadas para que o projeto tivesse exito.

Referências

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo . São Paulo: Atlas, 2003. ATTIE, Willian. Auditoria Interna . São Paulo: Atlas, 2007. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e pratica . 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2011. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil . 2 ed. São Paulo: Atlas, 1995. 504p. Portal Cielo. Artigo: Percepção de Auditores e Auditados sobre as Práticas de Auditoria Interna em uma Empresa do Setor Energético . Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1519-70772012000300006&lang=pt. Acesso em: 09 out 2015. Portal Cielo. Artigo: O que significa um parecer de Auditoria . Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901976000100005&lang=pt Acesso em: 13 out 2015.

SANTOS, J. L dos; SCHMIDT, P; GOMES J. M.M. Fundamentos de auditoria. São Paulo: Atlas, 2006. p.22. WADDELL HR. Manual de auditoria . São Paulo: Atlas, 1988. Informações sobre os autores:

Alaiza Pereira Mendes – Ciências

Contábeis ( [email protected])

Gustavo Pacheco - Ciências Contábeis

([email protected])

Marcos Vinicius Masseran Iansen -

Ciências Contábeis

Manuel Reinaldo Barbosa Pavan -

Ciências Contábeis - administrativo –

([email protected])

Profa. Ma. Sílvia Aparecida do Carmo Rangel - Gestora Social com 20 anos de experiência em projetos e programas de desenvolvimento sócio comunitários, transformação e responsabilidade social. Coordenadora de projetos e ações sócio educacionais, graduada em Direito pela Universidade Braz Cubas, pós-graduada em Desenvolvimento Social (OIT) e Mestre em Políticas Públicas pela Universidade de Mogi das Cruzes. Docente Universitária nos cursos de Administração, Ciências Contábeis, Direito e Gestão. Profissionalmente com vasto conhecimento em Legislação e Administração do Terceiro Setor, Criança e Adolescente, SUAS e Políticas Sociais. Pesquisa cientifica na área de Empreendedorismo Comunitário, Redes Sociais, Administração, Implantação, Monitoramento e Avaliação de Projetos e Programas Sociais.

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