9BAnexo9 manual utilizadorDREPA16.05.08 · 2011. 7. 15. · FICHA TÉCNICA Título Manual do Utilizador SIPOP Versão: 1.0 Data: 08-04-2008 Autor Via Oceânica Edição DREPA - Direcção

REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES

PROCONVERGENCIA PROGRAMA OPERACIONAL DOS AÇORES PARA A CONVERGÊNCIA

MANUAL DO UTILIZADOR

SIPOP

FEDER – Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional

Versão: 1.0

Data: 08-04-2008

FICHA TÉCNICA

Título

Manual do Utilizador SIPOP

Versão: 1.0

Data: 08-04-2008

Autor

Via Oceânica

Edição

DREPA - Direcção Regional de Estudos e Planeamento dos Açores

Caminho do Meio, nº 58 – S. Carlos

9701-853 Angra do Heroísmo

Tel.:(351)295 206 380

Fax: (351)295 206 381

e-mail: [email protected]

[email protected]

www.proconvergencia.azores.gov.pt

Abril 2008

PROCONVERGENCIA_____________________________________________________________ Manual do Utilizador SIPOP

DREPA _________________________________________________________________________________Versão 1.0

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Índice

Introdução ......................................................................................................... 5

A quem se destina?.......................................................................................... 5

Requisitos do Sistema ....................................................................................... 5

Aceder ao Front Office do programa SIPOP ............................................... 7

Inserir Candidatura ........................................................................................... 9

Passo 1.......................................................................................................... 11

Passo 2.......................................................................................................... 14

Passo 3.......................................................................................................... 16

Passo 4.......................................................................................................... 20

Passo 5.......................................................................................................... 22

Passo 6.......................................................................................................... 24

Passo 7.......................................................................................................... 28

Passo 8.......................................................................................................... 29

Passo 9.......................................................................................................... 31

Gravar Candidatura......................................................................................... 33

Submeter Candidatura.................................................................................... 34

Submeter Contratação Pública ..................................................................... 35

Passo 1.......................................................................................................... 37

Passo 2.......................................................................................................... 39

Passo 3.......................................................................................................... 40


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Introdução

O objectivo deste documento é ajudar os utilizadores, a gerir e administrar candidaturas inerentes ao mesmo, sendo assim são detalhados alguns aspectos e procedimentos do sistema desenvolvido, de forma a esclarecer o seu manuseamento.

Este documento no entanto deve ter um carácter dinâmico, tendo como segundo objectivo o acrescento de novas funcionalidades de novas tarefas ou novos problemas/resoluções, para que no futuro, e caso seja necessário, novos utilizadores possam seguir este mesmo manual sem a necessidade de haver uma passagem de conhecimento tão intensa por parte dos utilizadores cessantes.

Neste manual vamos resumir em breves lições o que o leitor poderá fazer utilizando o sistema de informação PROCONVERGENCIA.

A quem se destina?

Este manual destina-se a utilizadores do sistema de informação do PROCONVERGENCIA. Presumindo de ante mão que o utilizador esteja à vontade na utilização de ambientes baseados no sistema operativo Windows e browser Internet Explore 8 ou inferior.

Requisitos do Sistema

O sistema operativo recomendado para correr o Sistema de Informação PROCONVERGENCIA é o Windows XP ou Windows Vista num computador utilizando o processador Intel Pentium 4 com 1024MB de memória RAM. Sendo necessário ligação à internet ADSL e browser Internet Explore 8 ou inferior.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Processador • Pentium 4 ou superior com 512MB de RAM de memória RAM.

Internet • Ligação ADSL de 2MB de download e 128Mbytes de upload.

Software • Adobe Acrobat Reader

• Internet Explore, versão 8 ou inferior


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ACEDER AO FRONT OFFICE DO PROGRAMA SIPOP

1) 2 clics no Internet Explorer

2) No endereço colocar: http://sipop.azores.gov.pt/

Aparece o seguinte écran:

3) Colocar o Utilizador

4) Colocar a Palavra Passe:

5) E clicar em


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6) Aparece o seguinte Écran

Criar Candidatura

Para a introdução de uma nova Candidatura, deverá dirigir-se ao menu principal do site que se encontra listado na horizontal abaixo do logótipo PROCONVERGENCIA e no qual é constituído pelos seguintes ícones:

“Candidatura”,

“Contratação Pública”,

“Pedido de Pagamento”,

“Pedido de Reprogramação”,

“Relatório Final”,

“Listagens”,

“Perfil”,

“Ajuda”.

Seleccione o botão Candidatura


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Inserir Candidatura

Seguir os seguintes Passos:

A introdução de uma nova Candidatura deverá ser efectuada através do seguinte passo:

Candidatura

Inserir

NOTA:

Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Candidatura deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho.


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Aparece o seguinte écran:


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Passo 1

Designação do Projecto:

Após seleccionar o tipo de projecto, o beneficiário deverá atribuir uma designação ao projecto sucinta e clara, não podendo ser alterada durante a vigência do Programa.

Para empreendimentos faseados, deve a designação indicar a fase a que diz respeito.

CAE do Projecto:

A CAE do projecto poderá ser distinto da CAE da entidade, devendo reflectir o objectivo da candidatura e obedecer à classificação legal em vigor (CAE-Rev.3).

Clicar em e no seguinte quadro


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Clicar na actividade correspondente ao projecto

Ex: 84122 Administração Pública – actividades de educação

E

Prazo de Realização do Projecto:


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O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização física

A execução física do projecto refere-se ao período que medeia entre o início da realização das actividades do projecto (contrato/auto de consignação) e a sua conclusão (auto recepção provisória, auto de aceitação).

O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização financeira:

A execução financeira do projecto corresponde ao período que medeia entre o primeiro e o último pagamento aos adjudicatários e aos fornecedores de bens e serviços ao projecto.

Tipologia do Projecto:

Deverá ser seleccionada a tipologia mais adequada; no caso de uma candidatura incluir mais do que uma tipologia, deve ser unicamente indicada a tipologia mais relevante (por exemplo, a que detém maior peso relativo no investimento elegível). Deve ter correspondência na repartição do plano financeiro desagregado por rubrica de despesa.


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PASSO 2

Localização do Projecto:

A localização do projecto deverá obedecer ao princípio do benefício proporcionado com a sua realização, podendo ser ou não coincidente com a sede do executor.

Desta forma, deverá ser indicada a percentagem de investimento localizada em cada concelho, sempre que possível. Quando a candidatura tiver incidência sobre mais do que um concelho, deve atribuir-se uma % de "importância/benefício".


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Descrição do Projecto:

Descrição sucinta do empreendimento a realizar, indicando as principais componentes do projecto sempre que possível quantificadas e fazendo articulação com o objectivo específico a que se candidata, bem como quais os objectivos/finalidades a atingir.

Em anexo poderá ser feita a descrição de uma forma mais detalhada.

Objectivo/Finalidade/Interesse do Projecto:

Indicar a contribuição previsível da operação em relação aos objectivos estratégicos em que se insere e de que forma esta contribui para o cumprimento das prioridades do programa (sempre que possível a informação deverá ser articulada com os indicadores de realização e de resultado).


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PASSO 3


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Componentes do Projecto:

Destina-se a identificar, tanto quanto possível, as várias componentes físicas do projecto.

Para inserir as componentes do projecto deverá clicar em:

Aparece o seguinte quadro:

Preencher:

e clicar em

Cada componente de investimento deverá ser discriminada, tendo em consideração o plano de classificação de despesas a que o executor esteja sujeito do ponto de vista contabilístico.

Salienta-se a importância de uma correcta identificação das rubricas contabilísticas de classificação de despesas e dos respectivos montantes orçamentados, uma vez que a execução do projecto deverá fazer-se em consonância com a classificação indicada na candidatura, só sendo aceites alterações posteriores desde que devidamente indicadas e justificadas pelo promotor.


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Custo Total, será a soma de todas as despesas necessárias à realização do projecto consideradas elegíveis, de acordo com a tipologia definida para cada Objectivo Específico e em consonância com o Regulamento Comunitário n.º 1083/2006 de 11 de Julho.

É o montante de investimento susceptível de apoio, conforme proposto pelo beneficiário. Em sede de análise de candidatura a Autoridade de Gestão pode proceder ao ajustamento do montante elegível, à luz quer da legislação nacional e comunitária aplicável, quer dos regulamentos específicos e respectivos Avisos para apresentação de candidaturas.

Fontes de Contrapartida Regional:

São as fontes de financiamento a cargo do beneficiário e que podem ser enquadradas nas seguintes tipologias:

• RA - Orçamento da Região (sempre que a contrapartida regional esteja inscrita no ORAA)

• AL - Autarquias Locais

• SPE - Sector público empresarial

• Privado - apenas para sistemas de incentivos

• OU - Outras - neste campo deverá inscrever-se a contrapartida regional, sempre que esta não seja enquadrável nas fontes públicas anteriormente referidas. A título de exemplo as fontes de financiamento da contrapartida regional de outras entidades cujo orçamento não esteja inscrito no Orçamento Regional (ex.: Associações, Fundações, Institutos).


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Fontes de Financiamento:

São as fontes de financiamento do custo total.

Para além da contribuição comunitária, que por defeito é de 85% (taxa máxima de comparticipação FEDER), com excepção do eixo dos Sobrecustos em que a taxa máxima é de 50%, deverão ser aqui assinaladas as outras origens de financiamento e os respectivos montantes.

Nota: O código e a designação Plano Regional só são aplicáveis nos projectos com contrapartida regional inscrita no capítulo 40 do Orçamento da Região.


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PASSO 4

Este passo destina-se unicamente às candidaturas enquadradas em sistemas de incentivo. O beneficiário, neste caso o organismo responsável pela concessão das ajudas, selecciona o sistema de incentivos e indica a forma que revestiu o financiamento, bem como o respectivo montante do incentivo. O beneficiário deverá anexar o documento comprovativo da ajuda concedida.

Para preencher documentação adicional deverá clicar em documentação adicional:



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Preencher os dados e clicar em:

Depois de clicar em os dados preenchidos ficam registados

Clicar em


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PASSO 5

Plano Anual de Investimentos por Componente:

Repartição do investimento total previsto para a candidatura, por componente e por ano. As componentes que constituem o investimento estão já identificadas no passo 3. Identificação das Componentes. Para cada uma das componentes da operação deve ser preenchido um campo próprio com a informação do investimento por ano.

Clicar em: , aparece o seguinte quadro para preencher:


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Depois de devidamente preenchido clicar em:

Aparece o quadro com os dados preenchidos

Deverá ter-se em atenção na definição da plurianualidade do investimento que, a realização financeira anual do projecto será a equivalente à despesa efectivamente executada e paga até 31 Dezembro de cada ano. Deverá estar de acordo com o calendário de realização indicado, tendo em conta a vertente financeira.

Programação Financeira Anual:

Quadro de preenchimento automático pelo sistema de informação de acordo com a informação inserida nos quadros anteriores. Este quadro permite verificar de que modo é assegurado o financiamento do investimento, em termos de contribuição comunitária, da contrapartida regional e para cada ano de programação.


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PASSO 6


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Indicadores de Realização Física:

Para inserir os indicadores de Realização Física deverá clicar em e preencher o seguinte quadro:

Depois de preenchido clicar em

Devem ser respeitados os indicadores definidos para cada Objectivo Específico (Anexo 2). A cada candidatura deverá estar associado pelo menos um indicador físico e o custo associado a este indicador deverá perfazer o custo total elegível da candidatura.


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Emprego:

Fase de execução: São todos os postos de trabalho criados exclusivamente na fase de execução do projecto e que não perduram após a sua conclusão. Deverão ser considerados todos os postos de trabalho criados, ou seja, os que o são directamente pelo beneficiário, bem como os que integram as estruturas contratadas para a sua concretização. Como exemplo, refira-se o caso das empreitadas, em que todos os postos de trabalho criados pelo empreiteiro e afectos à realização física da obra serão considerados temporários.

Fase de exploração: N.º de postos de trabalho criados pelo executor no âmbito do projecto e que continuarão ocupados após a conclusão do mesmo. Incluem-se todos os trabalhadores a afectar ao quadro ou a recrutar através de contratos e que permaneçam para além da realização do projecto. Para a aferição do número de empregos a criar deverá ter-se em conta a relação homem equivalente/ano.

Neste sentido, as fórmulas de cálculo a aplicar deverão ser as seguintes:

Para projectos com duração superior ao mês:

- Nº de pessoas (média do período) X Nº de Meses trabalhados/12 Meses

Para projectos com duração inferior ao mês:

- Nº de pessoas (média do período) X Nº de Dias trabalhados/365 Dias

Para cada tipologia de emprego deverá ainda ser indicado o número de pessoas do sexo feminino e masculino.

Sustentabilidade do Projecto:

Para inserir os indicadores da Sustentabilidade do Projecto deverá clicar em e preencher o seguinte quadro:


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No caso de intervenções Materiais, os projectos devem demonstrar a sua sustentabilidade para um período de 3 anos após a conclusão das obras. Para o efeito, devem apresentar a viabilidade e sustentabilidade económico financeira do projecto, com base numa previsão fundamentada dos custos e proveitos relativos ao seu funcionamento (conta de exploração). Estes estudos permitirão aquilatar se o projecto em questão é gerador de receitas actualizadas líquidas, as quais deverão ser deduzidas ao investimento elegível para efeitos da comparticipação.


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PASSO 7

Requisitos do Projecto:

Lista um conjunto de requisitos do projecto, para os quais o beneficiário deve assinalar, sim (possui), não (não possui) ou não aplicável. Sempre que responder afirmativamente deverá anexar a respectiva documentação.


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PASSO 8

Ficheiros Anexos Requisitados:

Neste passo, o beneficiário anexa a documentação que assinalou Sim no âmbito dos requisitos do projecto.

Para inserir os requisitos do Projecto deverá clicar em e preencher o seguinte quadro:


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Clicar em para inserir um ficheiro


Clicar em


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PASSO 9

Compromisso da Entidade Executora:


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Para inserir a Referência documental deverá clicar em e preencher o seguinte quadro:


Clicar em

Declaração de compromisso da entidade executora a responsabilizar-se pela veracidade das informações prestadas e a comprometer-se respeitar os procedimentos e normativos legais aplicáveis em diversas matérias.

NOTA:

Após preenchimento de todos os 9 Passos poderá “Submeter” ou “Gravar Candidatura” e posteriormente submeter a candidatura.


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GRAVAR CANDIDATURA

NOTA:

Após a gravação da Candidatura poderá em qualquer altura apagar, modificar ou submeter a candidatura. Basta para isso dirigir-se ao menu:

Candidatura Gerir


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SUBMETER CANDIDATURA

Para submeter a candidatura, deve carregar no botão, Submeter. A partir desta fase, já não poderá efectuar qualquer alteração à candidatura. A situação da sua candidatura será actualizada de Em introdução no Beneficiário, para Candidato.

Uma candidatura até ser submetida, poderá sempre ser alterada, mas a partir do instante que seja submetida só a poderá consultar ou imprimir.

Importante:

Após todo o processo de submissão electrónica de candidatura, terá de ser remetida à autoridade de Gestão a Declaração de Compromisso em papel, devidamente carimbada e assinada pelo responsável máximo (presidente, director, dirigente) da entidade beneficiária. No caso da operação ser apresentada em parceria, este projecto terá de ser repetido por todos os beneficiários envolvidos.

NOTA:

Após a Submissão é enviado via e-mail um comprovativo de submissão.

É aconselhável que após Submissão de Candidatura faça a impressão do Comprovativo de Submissão para futuras referências.


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Manual de utilizador – ‘Contratação Pública’

Seguir os seguintes Passos:


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A introdução de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo:

Seleccionar o projecto pretendido para introdução da Contratação Pública

Clicar no botão “Seguinte”

Aparece o seguinte ecrã:


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PASSO 1

Anexar Regime de Contratação:

Deverá começar por escolher a componente respeitante à contratação que pretende inserir.

De seguida seleccionar a Legislação aplicável entre as disponíveis.

De seguida e de acordo com a legislação seleccionada no campo acima, deverá seleccionar o regime de execução associado.

O executor deverá indicar a data de adjudicação


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O executor deverá indicar a data de contratação

Introduzir o nome do Adjudicatário

Introduzir o valor de contratado

Introduzir a designação da Contratação

Campo de preenchimento não obrigatório onde poderá introduzir informação adicionar que poderá achar pertinente sobre o adjudicatário, o valor introduzido ou a designação da contratação.

Para anexar um regime de contratação do projecto deverá o executor clicar em:


Nesta opção poderá gerir todos os regimes de contratação pública, inserindo, removendo os procedimentos, ou apenas passar ao passo seguinte.

Para Remover:

Seleccionar o Regime de Contratação que pretende remover com um clique sobre a linha

da tabela onde se encontra o nome do Adjudicatário e clicar no botão:


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Todo o site ficará inactivo e surgirá sobre o site a seguinte janela de confirmação:

Clique em “Sim” para remover.

Para passar para o Passo 2:

Seleccionar o Regime de Contratação que pretende introduzir e clicar no botão “Seguinte”

PASSO 2

Documentos Anexos:


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Destina-se a identificar os eixos e número de documentos existentes em cada eixo.

Neste passo, o beneficiário anexa a documentação, para inserir deverá clicar seleccionar o

Eixo e clicar em: PASSO 3

Data do Documento:

Indicar a data de introdução do documento.

Observações:


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Descrição sucinta do documento, indicando os principais tópicos segundo do campo para introdução do documento.

SUBMETER

A submissão de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo:

Seleccionar o projecto pretendido para submissão da Contratação Pública

Clicar no botão “Submeter”

NOTA:

1. Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Contratação Pública deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho.

2. Para a introdução de nova documentação deverá repetir todos os passos

Documents

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