9

Mempertingkatkan Gaya Kepimpinan

Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 172 – 175

9.1 Inventori iklim pasukan Team climate inventory

Apakah ia? What is it? Inventori iklim pasukan adalah alat analisis persepsi ringkas yang meneroka prestasi pasukan pada tahap yang berbeza dan menyokong perancangan tindakan. Ia membantu pengurus untuk mengenal pasti bidang mana mereka perlu mempertingkatkan sebagai pemimpin dan pada masa yang sama menyatakan kuantitinya apa yang berfungsi dengan baik dan tidak harus diubah. Ianya juga menarik buat pengurus untuk ambil perhatian dengan perbezaan pendapat yang tidak mungkin telah dinyatakan oleh pasukan sebelum ini dan menjalankan beberapa siasatan terperinci. Selalunya terdapat tingkah laku yang dipanggil 'pematuhan awam dan alasan peribadi' dalam pasukan - semua orang duduk dalam mesyuarat dan menyatakan bahawa mereka berpuas hati dengan perubahan yang dicadangkan atau cara pasukan bekerja, kemudian kembali kepada pengurus tentang bagaimana tidak berpuas hati pasukan itu. Ini boleh jadi kerana beberapa ahli pasukan menjangkakan kesan negatif daripada menjadi jujur dan oleh itu tidak menyatakan pandangan dan pendapat umum. Tanpa menyatakan nama, inventori iklim pasukan membenarkan orang ramai untuk menyatakan pandangan mereka dengan lebih yakin. The team climate inventory is a simple, perceptual analysis tool that explores a team’s performance on different levels and supports action planning. It helps a manager to identify areas where they need to improve as a leader and at the same time quantifies what is working well and should not be changed. It is also interesting for the manager to note differences of opinion that may not have been aired by the team and to undertake some subtle investigations. Often there is a behaviour called ‘public compliance and private defiance’ in teams – everyone sits in a meeting and says they are happy with suggested changes or the way the team is working, then snippets of conversation come back to the manager later about how dissatisfied the team is. This can be because some team members expect negative consequences from being honest and therefore do not state views and opinions publicly. Anonymous forms like the team climate inventory allow people to state their view with more confidence.

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini adalah untuk pengurus yang mahu gambaran yang jelas tentang bagaimana pasukan mereka berfungsi dan ingin melakukan diagnosis yang tepat mengenai keutamaan dalam pasukan yang perlu ditangani. Alat (lihat Jadual 9.1) adalah sesuai untuk pengurus bekerja dengan pasukan yang diperlukan untuk mencapai

tahap prestasi yang lebih tinggi atau untuk pasukan yang baru ditubuhkan. Ia juga berguna untuk pasukan yang tidak berfungsi dengan sempurna. The tool is for a manager who wants a clear picture of how functional the team is and who wishes to do an accurate diagnostic on priorities within the team that need to be addressed. The tool (see Table 9.1) is suitable for managers working with teams that are required to reach higher performance levels or for teams that are newly formed. It is also useful for dysfunctional teams.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Alat ini paling berguna sebelum program membina pasukan supaya pengurus boleh memberikan kepada pasukan beberapa maklum balas hasil keputusan analisis dan boleh bekerja bersama pasukan untuk merancang. Coach harus mengurus untuk mengadakan pertemuan dengan pelanggan apabila keputusan telah dikumpul untuk melaksanan coaching berdasarkan keputusan dan bertanya beberapa soalan yang mendalam untuk mencari punca kepada beberapa isu. This tool is most useful before a team-building event so that the manager can give the team some feedback on the results of the analysis and can work with the team to put together a plan. The coach should arrange to have a meeting with the client once the results have been collated to coach them through the results and ask some insightful questions to discover the root cause of some of the issues.

Apakah proses? What is the process? Minta pelanggan (pengurus) untuk mengedarkan soal selidik kepada semua ahli pasukan dengan arahan untuk melengkapkan dengan jujur bagi mendapatkan gambaran sebenar keadaan. Ask the client (manager) to hand out the questionnaire to all team members with the instruction to complete it honestly in order to obtain a true overview of the situation.

Inventori boleh disiapkan tanpa menyatakan nama melainkan jika responden rasa selesa untuk memperkenalkan diri mereka. Jika mereka lakukan, komen bertulis bertentangan menyokong skor mereka akan menjadi sangat berfaedah.

The inventory can be completed anonymously unless the respondent feels comfortable about identifying themselves. If they do, written comments on the reverse supporting their scores would be very advantageous.

Setiap responden perlu melengkapkan inventori secara individu tanpa berbincang dengan ahli-ahli pasukan.

Each respondent should complete the inventory individually without discussing it with other members of the team.

Setiap inventori yang lengkap diisi hendaklah dikembalikan dalam sampul surat tertutup.

Each completed inventory should be returned in a sealed envelope. Minta pelanggan untuk membawa semua sampul surat yang dimeterai

semasa sesi coaching atau menghantar semuanya kepada anda sebelum sesi. Ask the client to bring all the sealed envelopes to the coaching session or to

send them all to you before the session.

Ringkaskan semua keputusan pada satu soal selidik supaya analisis yang lebih mudah.

Summarize all the results on one questionnaire to make the analysis easier. Kemudian lihat sekali lalu soal selidik bersama pelanggan, galakkan mereka

untuk menjadi berfikiran terbuka dan objektif. Then go through the questionnaires with the client, encouraging them to be

open-minded and objective. Memudahcarakan sesi untuk membantu pelanggan mencari tema, tanpa

terlalu banyak memberi tumpuan kepada pengenalpastian siapa yang melengkapkan setiap borang.

Facilitate the session to help the client find themes, without focusing too much on the identification of who completed each form.

Bekerja dengan pelanggan untuk menentukan keutamaan bidang yang memerlukan perhatian dan untuk membangunkan satu pelan tindakan.

Work with the client to prioritize areas for attention and to develop an action plan.

Setuju dengan mereka bagaimana mereka akan meletakkan keputusan semasa sesi pasukan.

Agree with them how they will position the results at the team session. Mengkaji semula pelan tindakan ini pada sesi coaching yang akan datang. Review this action plan at the next coaching session.

Panduan dan petua Hints and tips Memastikan yang pelanggan tidak memberi tumpuan kepada mengenal pasti siapa yang melengkapkan soal selidik. Ensure that the client does not focus on identifying who completed which questionnaire.

Pastikan perbualan memberi tumpuan kepada masa depan. Keep the conversation future focused.

Soalan berguna untuk bertanya Useful questions to ask

Apa yang anda lihat sebagai keutamaan untuk bekerja di dalam pasukan anda?

Apa yang perlu anda lakukan?

Apa yang anda perlu pasukan anda lakukan?

Jika anda bertambah bain bidang ini, apa perbezaan anda akan lihat?

What do you see as priorities to work on in your team?

What do you need to do?

What do you need your team to do?

If you improved this area, what difference would you see?

Masa Diperlukan Time required

45 minit ditambah beberapa fleksibiliti dalam kes isu-isu utama termasyhur dan keperluan yang akan dibincangkan. 45 minutes plus some flexibility in case major issues transpire and need to be discussed.

Jadual 91. Inventori iklim pasukan Table 9.1 Team climate inventory Meletakkan tanda pangkah (X) di dalam kotak yang terdekat takrifannya dengan pandangan semasa anda terhadap pasukan kerja anda. Place a cross in the box nearest the definition that matches your current view.

Komunikasi tidak bebas; orang menyembunyikan maklumat Communication is not free; people hold back information

Komunikasi adalah jujur, jelas dan tepat pada masanya Communication is honest, clear and timely

Tidak pasti tentang visi Uncertain about vision

Visi yang jelas Clarity on vision

Konflik wujud dalam pasukan Conflict exists within the team

Kerjasama: semua ahli pasukan menyokong antara satu sama lain Co-operation: all team members support each other

Kebimbangan Apprehensive

Mempercayai Trusting

Proses pembuatan keputusan tidak jelas; kuasa dan tanggungjawab perlu penjelasan Decision-making process unclear; authority and responsibility need clarification

Prosedur yang jelas untuk pembuatan keputusan Clear procedures for decision making

Mengelak konfrontasi mengenai isu-isu yang memberi kesan kepada pasukan Avoidance on confrontation on issues affecting team

Menghadapi isu-isu yang memberi kesan kepada pasukan Confront issues impacting team

Jarang-jarang sekali kajian semula prestasi atau pelajaran yang dipelajari Infrequent reviews of performance or lessons learnt

Kajian semula berterusan ke atas prestasi dan pelajaran yang dipelajari Regular reviews on performance and lessons learnt

Pembangunan yang tidak konsisten

Komitmen kepada pembangunan di semua

Inconsistent development

peringkat Commitment to development at all levels

Kekeliruan peranan: terdapat silang peranan Role confusion: there is a crossover on roles

Kejelasan peranan Role clarity

Percanggahan atau sikap tidak peduli terhadap pasukan lain Conflict or apathy towards other teams

Hubungan yang kuat dengan pasukan lain Strong relationship with other teams

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 176– 178

9.2 Menambah baik proses delegasi Improving the delegation process

Apakah ia? What is it? Alat ini adalah satu kerangka kerja mudah yang membantu orang ramai menganalisis keraguan mereka dalam mendelegasi (mewakilkan tugas) kepada orang lain dan merancang untuk lebih delegasi lebih kepada pasukan. Orang gagal untuk mendelegasi sebab oleh banyak perkara, tetapi sebahagian besar sebabnya terletak pada pengurus dan persepsi mereka, sebagai contoh:

• 'Tiada siapa yang boleh menyelesaikan tugas ini sebaik saya.' • 'Jika saya mendelegasikannya, maka saya akan kehilangan kawalan.' • 'Kali terakhir saya delegasikannya saya tidak mendapat apa yang saya

mahu dan lebih baik saya melakukannya sendiri.' • 'Ia adalah lebih cepat untuk saya melakukannya sendiri daripada

mengambil masa untuk menjelaskan kepada orang lain.' This tool is a simple framework that helps people analyse their hesitancy in delegating to others and to plan to delegate more tasks to the team. People fail to delegate for many reasons, but for most of the time the reason lies with the manager and their perception, for example:

• ‘No one can complete this task as well as me.’ • ‘If I delegate this, then I will lose control.’ • ‘Last time I delegated I didn’t get what I wanted and so I had better do it

myself.’ • ‘It’s quicker to do it myself than to take the time to explain it to another

person.’

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini (lihat Jadual 9.2) merupakan aplikasi yang praktikal untuk mereka yang perlu mendelegasikan tugas kepada orang lain. Ia menggalakkan pengurus untuk mengatasi kebimbangan mereka dalam delegasi dan mengkaji dengan teliti bagaimana berjaya delegasi itu. Dengan membuat pelan bertulis mereka lebih cenderung untuk mendelegasi kepada orang yang betul pada masa yang tepat. This tool (see Table 9.2) has a very practical application for people who have to delegate to others. It encourages the manager to overcome their fears in delegation and to review carefully how successful the delegation was. By making a written plan they are more likely to delegate to the right people at the right time.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Apabila seorang pelanggan seolah-olah terlebih bebanan atau terlalu banyak urusan, contoh tidak menemui masa untuk menjadi strategik. When a client seems to be overloaded or to be too ‘transactional’, ie not finding time to be strategic.

Apakah proses? What is the process? Minta pelanggan secara umumnya menilai kemahiran delegasi mereka, terutamanya menyatakan sebab-sebab yang mereka tidak mendelegasikan kepada orang lain. Bincangkan sebab-sebab ini secara mendalam – adakah ianya suatu yang betul-betul atau tanggapan sahaja? Bagaimana mereka boleh mengatasi masalah ini? Ask the client to generally assess their delegation skills, particularly noting the reasons they give for not delegating to others. Discuss these reasons in depth – are they real or perceived? How can they overcome these issues?

Bekerja menerusi borang bersama-sama, kenal pasti yang mereka boleh didelegasikan kerja dan kesan ia terhadap beban kerja pengurus jika ia didelegasikan.

Work through the form together, identifying who they could delegate work to and the impact it would have on the manager’s workload if they were to delegate.

Galakkan pelanggan untuk mula memikirkan apa jenis latihan atau coaching orang lain perlu supaya dapat melakukan tugas mengikut standard yang diperlukan.

Encourage the client to start thinking about what sort of training or coaching the person will need in order to do the task to the required standard.

Tanya pelanggan apa perkara yang paling kritikal tentang tugas tersebut – adakah ianya ketepatan atau memastikan ianya mengikut tarikh akhir atau adakah terdapat kandungan yang mencukupi untuknya? Bagaimana pelanggan akan mendapat mesej ini merentasi orang yang mereka delegasi?

Ask the client what the most critical thing about the task is – is it accuracy or ensuring it is in by the deadline or that there is sufficient content to it? How will the client get this message across to the person they are delegating to?

Analisis bersama pelanggan pengalaman mereka berhubung dengan tugas – apa perkara yang paling penting yang telah dipelajari daripada berbuat demikian, contohnya adakah jalan pintas yang mereka ambil, adakah tugas tertentu yang perlu dilakukan terlebih dahulu untuk membuat ia lebih mudah? Memastikan pembelajaran ini akan disampaikan kepada ahli pasukan.

Analyse with the client their experience of the task – what was the most important thing they learnt from doing it, eg was there a short cut that they took, was there a specific task that needed to be done first to make it easier? Ensure that these learnings will be communicated to the team member.

Pastikan anda mengkaji semula pelan tindakan dengan pelanggan pada mesyuarat akan datang untuk memeriksa kemajuan dan mengkaji titik pembelajaran.

Ensure you review the action plan with the client at the next meeting to check on progress and to review learning points.

Panduan dan petua Hints and tips Galakkan pelanggan untuk jujur tentang mengapa mereka tidak delegasikan tugas itu kepada orang yang sebelum ini - ia adalah penting untuk mengetahui sama ada mereka mempunyai bukti orang tersebut yang tidak menyampaikan atau sama ada ini adalah berdasarkan kepada pandangan yang dilihat sahaja. Encourage the client to be very honest about why they have not delegated the task to the person before – it is vital to discover whether they have recent evidence of the person not delivering or whether this is based on a perceived viewpoint only.

Soalan berguna untuk bertanya Useful questions to ask Apabila anda mendelegasikan tugas, apakah jenis keputusan yang anda dapat kembali?

Bagaimana yakin anda yang ahli pasukan anda akan memberikan kualiti yang betul?

Apabila anda telah mendelegasikan tugas, berapa kerap anda memeriksa bagaimana ahli pasukan anda lakukan?

Apa yang membuat anda fikir bahawa cara anda melakukannya adalah cara yang betul? When you delegate a task, what sort of results do you get back?

How confident are you that your team member will deliver the right quality? When you have delegated a task, how often do you check how your team

member is doing? What makes you think that your way of doing it is the right way?

Masa Diperlukan Time required 30 minit dan lebih 30 minutes-plus.

Jadual 9.2 Menambah baik proses delegasi Table 9.2 Improving the delegation process

Person one Person two Person three

Apa yang saya ingin delegasikan? What do I want to delegate?

Apakah kepada saya jika saya mendelegasikannya? What impact will it have on me if I delegate it?

Apakah yang kritikal tentang tugas ini? What is critical about this task?

Apakah latihan atau coaching mereka perlu supaya dapat melaksanakan tugas tersebut? What training or coaching will they need in order to be able to perform the task?

Apakah perkara yang paling penting saya pelajari sebelum ini dalam melakukan tugas berkenaan? What is the most important thing I have learnt in previously doing this task?

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 179– 184

9.3 Perancangan untuk mendelegasikan Planning to delegate

Apakah ia? What is it? Delegasi berkesan memerlukan perancangan untuk memastikan apa yang perlu dilakukan, bila dan bagaimana, disampaikankan secara berkesan. Delegasi juga merupakan peluang untuk pembangunan orang yang didelegasikan tugas dan untuk orang yang menerima tugas. Merancang bagaimana, apa dan bila anda mendelegasikan sesuatu adalah permulaan delegasi berkesan. Effective delegation requires planning to ensure that what needs to be done, by when and how, is effectively communicated. Delegation is also an opportunity for development both for the person delegating the task and for the person receiving the task. Planning how, what and when you delegate something is the start of effective delegation.

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini adalah hebat untuk membantu pelanggan yang mengurus sumber manusia dan memerlukan satu cara untuk menentukan apa yang perlu didelegasikan dan bagaimana. This tool is great for helping clients who manage people and need a way of deciding what to delegate and how.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Pelanggan yang menguruskan orang lain dan menghabiskan banyak masa dalam aktiviti transaksi hari-ke-hari kerja mereka dan ingin luang masa untuk lebih banyak aktiviti pembangunan atau strategik yang boleh mendapat manfaat daripada delegasi lebih berkesan. Alat ini juga sangat baik untuk digunakan dengan pelanggan bukan pengurusan yang ingin meluangkan masa untuk melakukan perkara-perkara lain. Clients who manage other people and spend a lot of time in the day-to-day transactional activities of their job and want to free up time for more strategic or developmental activities can benefit from more effective delegation. This tool is also great to use with non-managerial clients who want to free up time to do other things.

Apakah proses? What is the process?

Minta pelanggan untuk menjawab soalan-soalan berikut: • Adakah mereka membawa pulang kerja bersama mereka? • Adakah mereka bekerja lebih lama daripada mereka di sekeliling mereka? • Adakah mereka membatalkan kelayakan cuti atau tidak mengambil kuota

penuh cuti tahunan mereka? • Adakah mereka bekerja pada hujung minggu atau hubungi pejabat pada

hujung minggu? • Adakah terkumpul kerja mereka yang belum selesai? • Adakah mereka perlu mencapai lebih banyak dengan kakitangan yang

lebih sedikit atau sumber yang kurang? • Adakah mereka tertanya-tanya di mana hari-hari mereka telah pergi atau

apa yang mereka benar-benar dicapai? Bagaimana banyak jawapan 'Ya' yang pelanggan. Jika lebih daripada empat, maka mereka mungkin mendapat manfaat daripada mendelegasi beberapa tugas mereka kepada orang lain. Ask the client to answer the following questions:

• Do they take work home with them? • Do they work longer hours than those around them? • Do they cancel holiday entitlement or not take their full quota of annual

leave? • Do they work at weekends or call into the office at weekends? • Do they have unfinished jobs accumulating? • Do they have to achieve more with fewer staff or less resource? • Do they wonder where their day has gone or what they actually achieved?

Review how many ‘Yes’ answers the client gave. If more than four, then they will probably benefit from delegating some of their tasks to others.

Beri pelanggan anda beberapa minit masa untuk berfikir, minta mereka untuk

mengenal pasti tugas-tugas utama dan sub-tugas pekerjaan mereka. Jika sub-tugas mereka besar mungkin perlu untuk memecahkan mereka ke bawah lagi. Ideanya adalah untuk mengenal pasti dengan jelas tugas-tugas utama dalam kerja mereka, kerana anda akan menggunakan ini untuk membantu menjelaskan tugas yang boleh didelegasikan kepada orang lain.

Give your client a few minutes thinking time, asking them to identify the main tasks and sub-tasks of their job. If the sub-tasks are large they may need to break them down further. The idea here is to identify clearly the key tasks in their job, as you will be using these to help clarify which could be delegated to others.

Minta mereka untuk menulis semua tugas-tugas pada nota melekit, satu tugas bagi setiap nota.

Ask them to write all the tasks on sticky notes, one task per note. Bahagikan sehelai carta flip ke dalam tiga lajur dan labelkannya seperti

berikut: Lajur 1: orang lain; Lajur 2: orang lain dengan pembangunan; Lajur 3: tidak ada orang lain. Divide a flip chart sheet into three columns and label them as follows: Column 1: others; Column 2: others with development; Column 3: no one else.

Minta pelanggan untuk dengan pantas mengenal pasti sub-tugas yang mereka fikir dan rasa orang lain dalam pasukan mereka dapat melakukan dengan serta-merta. Alihkan nota melekit ke dalam lajur 1. Ask the client to quickly identify those sub-tasks that they think and feel others in their team are able to do immediately. Move these sticky notes into column 1.

Seterusnya meminta mereka untuk mengenal pasti sub-tugas yang orang lain dalam pasukan boleh dilakukan dengan beberapa pembangunan, dan bergerak ini ke dalam ruang 2.

Next ask them to identify the sub-tasks that others in the team could do with some development, and move these into column 2.

Akhir sekali, Semak semula nota yang ditinggalkan. Adakah ianya benar-benar sub-tugas yang tidak ada orang lain boleh buat? Selepas perbincangan, gerak mana-mana nota yang selebihnya ke dalam lajur 1 atau 2. Jika masih terdapat yang tinggal, pindahkannya ke dalam ruangan 3. Ia mungkin mendapati nota dalam ruang 3 akan sangat sedikit.

Finally, review the notes that are left. Are these really sub-tasks that no one else could do? After discussion, move any remaining notes into column 1 or 2. If there are still some left, then move them into column 3. It is likely that the notes in column 3 will be very few.

Sebagai maklumat sampingan, ianyz bernilai mengatakan bahawa jika pelanggan mempunyai lebih banyak nota dalam ruang 3, mungkin bermakna risiko untuk organisasi, kerana ia menunjukkan bahawa pengetahuan yang bergantung semata-mata dengan pelanggan dan terdapat jurang pengetahuan besar dalam pasukan mereka. Ia juga bermakna bahawa pelanggan akan mempunyai kesukaran memindahkan kepada peranan lain dalam organisasi jika ada peluang, kerana tidak akan ada satu yang berpengetahuan yang mencukupi untuk mengambil alih peranan mereka. Ia mungkin bernilai mengadakan perbincangan dengan pelanggan anda tentang pemerhatian ini.

As an aside, it is worth saying that if the client has more notes in column 3 this might mean a risk for the organization, as it suggests that the knowledge rests solely with the client and there is a big knowledge gap in their team. It also means that the client will have difficulty moving to another role in the organization if the opportunity arises, because there will be no one with sufficient knowledge to take over their role. It might be worth having a discussion with your client about this observation.

Setelah semua nota berada pada carta flip, minta pelanggan untuk meletakkan nama-nama di bahagian sub-tugas dan menetapkan tarikh untuk mendelegasikan setiap daripada mereka, termasuk memindahkan apa-apa pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakannya. Bekerja dengan pelanggan anda untuk menghasilkan satu pelan untuk melatih setiap orang untuk membawa mereka kepada standard yang diperlukan. Gunakan lembaran perancangan delegasi untuk ini (Jadual 9.3). Bekerja dengan pelanggan anda untuk menghasilkan satu pelan untuk melatih setiap orang untuk membawa mereka kepada standard yang diperlukan. Gunakan lembaran perancangan delegasi, kerangka kerja delegasi dan senarai semak delegasi yang berkesan (Jadual 9.3, 9.4, 9.5).

Once all the notes are on the flip chart, ask the client to put names against the sub-tasks and assign dates for transferring each of them, including passing on any knowledge necessary to carry it out. Work with your client to produce a plan for coaching each person to bring them up to the required standard. Use the delegation planning sheet for this (Table 9.3). Work with your client to produce a plan for coaching each person to bring them up to the required standard. Use delegation

planning sheet, delegation framework and effective delegation checklist (Tables 9.3, 9.4, 9.5).

Panduan dan petua Hints and tips Untuk menyusun keutamaan tugas, anda boleh menggunakan sama ada grid keutamaan atau grid perbandingan berpasangan. To prioritize tasks, you can use either a priority grid or a paired comparison grid. Hal ini telah digariskan dalam alat-alat dalam Jadual 9.6, 9.7 dan 9.8 (lihat di bawah). These are outlined in the tools in Tables 9.6, 9.7 and 9.8 (see below).

Apabila tugas mencabar, berbuat dengan berhati-hati - terlalu kuat dengan cabaran mungkin membuat pelanggan bersifat mempertahan.

When challenging tasks, do so with care – being too strong with a challenge might make the client defensive.

Soalan berguna untuk bertanya Useful questions to ask

• Adakah kerja ini perlu dilakukan oleh anda? • Apakah kesan daripada orang lain melakukan tugas ini? • Jika anda melakukan kerja-kerja ini, apa yang anda perlu melambatkan

atau meninggalkan? • Apakah yang akan berlaku jika kerja ini tidak dapat dilakukan? • Siapakah lagi yang boleh melakukan kerja ini? • Apakah yang mereka perlukan untuk menjalankan tugas ini? • Bagaimanakah pentingnya kerja ini berhubung dengan peranan anda,

tugas utama, objektif dan pembangunan? • Siapakah lagi yang terlibat atau terjejas oleh kerja-kerja ini, dan

bagaimana pentingnya ia kepada mereka? • Jika anda mendelegasikan tugas ini, apa yang akan anda lakukan dengan

masa yang anda terluang? • Bagaimanakah anda akan menghentikan diri daripada masuk ke dalam

keadaan ini sekali lagi?

• Does this work have to be done by you? • What are the consequences of someone else doing this task? • If you do this work, what would you have to delay or abandon? • What would happen if this work did not get done? • Who else could do this work? • What would they need in order to carry out this task? • How important is this work in relation to your role, key tasks, objectives

and development? • Who else is involved or affected by this work, and how important is it to

them? • If you delegated this task, what would you do with the time you free up? • How will you stop yourself getting into this situation again?

Bidang-bidang lain untuk diteroka Other areas to explore Ingatkan pelanggan prinsip Pareto, iaitu 80 peratus daripada kesan datang dari 20 peratus daripada punca; sebagai contoh, 80 peratus daripada keuntungan datang daripada 20 peratus daripada pelanggan. Oleh itu ia mungkin mengambil 80 peratus daripada masa mereka untuk mencapai 20 peratus daripada hasil, berbanding dengan menyasarkan 20 peratus daripada masa mereka untuk mencapai 80 peratus daripada hasil. Remind the client of the Pareto principle, ie 80 per cent of effect comes from 20 per cent of cause; for example, 80 per cent of profit comes from 20 per cent of clients. Thus it might take 80 per cent of their time to achieve 20 per cent of results, compared with aiming for 20 per cent of their time to achieve 80 per cent of results.

Minta pelanggan untuk fikir tentang 'perompak masa' mereka, iaitu gangguan, kekacauan, pengunjung yang singgah, perjalanan yang tidak perlu, e-mel, kertas kerja, penangguhan, dan meminta mereka untuk menyimpan log masa.

Ask the client to think about their ‘time robbers’, ie interruptions, clutter, drop-in visitors, unnecessary travel, e-mail, paperwork, procrastination, and ask them to keep a time log.

Galakkan pelanggan untuk meminta pasukan mereka untuk berbuat log masa untuk menganalisis masa mereka. Pelanggan kemudian akan perlu data untuk melihat siapa yang mempunyai keupayaan supaya lebih banyak aktiviti boleh diwakilkan. Ini perlu diuruskan dengan baik untuk mengelakkan perasaan pasukan muatan. Merancang dengan teliti, menggunakan lembaran perancangan delegasi (Jadual 9.3), untuk membantu lulus kerja kepada mereka dengan cara yang positif.

Encourage the client to ask their team to do a time log to analyse their time. The client will then have data to see who has capacity so that more tasks can be delegated. This needs to be managed with care to avoid the team feeling overloaded. Plan carefully, using the delegation planning sheet (Table 9.3), to help pass work to them in a way that is positive.

Masa Diperlukan Time required Benarkan 60 minit untuk menjalankan identifikasi tugas dan menjalankan perancangan. Allow 60 minutes to carry out the task identification and the planning exercise.

Jadual 9.3 Perancangan mendelegasi Table 9.3 Delegation planning

Tugasan: terangkan tugasan yang anda ingin delegasikan The assignment: describe the assignment you want to delegate

Senaraikan semua tugas-tugas yang terlibat dalam memenuhi tugasan List all the tasks involved in meeting the assignment

Apakah bentuk hasil akhir? What will the end result look like?

Apakah tarikh siap yang dikehendaki? What is the desired completion date?

Apakah bajet? What is the budget?

Terangkan sebarang kekangan dikenali Describe any known constraints

Apakah kaedah alternatif yang anda ada untuk menyempurnakan tugas-tugas ini? What alternative methods do you have for accomplishing these tasks?

Pekerja: siapa yang anda ingin delegasikan tugasan? The employee: who do you wish to delegate the assignment to?

Pada skala dari 1 (terendah) hingga 5 (tertinggi), tentukan tahap kesediaan pekerja untuk mengambil tugasan On a scale from 1(lowest) to 5 (highest), rate the employee’s readiness to take on the assignment

Terangkan secara terperinci tahap kuasa yang anda cadang untuk berikan kepada pekerja, misalnya kuasa terhad, memerlukan khidmat rundingan mengenai keputusan sebelum tindakan diambil Describe in detail the level of authority that you intend to invest in the employee, eg limited authority, requires consultation on decisions before action is taken

Apakah yang memberitahu anda bahawa pekerja boleh melakukan kerja dengan

standard yang anda jangkakan? What informs you that the employee can perform the job to the standard that you expect?

Bagaimana tugasan ini berkaitan dengan keutamaan lain yang anda perlu diberikan pekerja? How does this assignment relate to the other priorities that you have given the employee?

Jadual 9.4 Kerangkakerja delegasi Table 9.4 Delegation framework

Komen: apakah perbezaan boleh berlaku dengan delegasi saya? Comments: what difference would this make to my delegation?

Terangkan mengapa anda memilih orang berkenaan Explain why you have chosen the person

Semak beban kerja mereka dan jika perlu, bantu mereka untuk menentukan keutamaan semula Check their workload and, if necessary, help them to re-prioritize

Tetapkan objektif dan boleh dicapai Set clear objectives and deliverables

Tunjukkan bagaimana tugas berkenaan sesuai dengan gambaran yang lebih besar Show how the task fits into the bigger picture

Menetapkan sebarang isu atau masalah diusahakan tugas Establish any issues or problems in undertaking the task

Mengenal pasti sebarang kesulitan yang berpotensi Identify any potential pitfalls

Mendapatkan maklum balas - adakah mereka bersedia untuk memikul tanggungjawab? Solicit feedback – are they prepared to take on responsibility?

Memberi peluang untuk bertanya soalan Provide opportunities to ask questions

Benarkan mereka input tentang bagaimana mereka akan menyelesaikan tugas yang Allow them input on how they will accomplish the task

Mengajarkan kepada mereka bagaimana untuk melakukan tugas jika ia benar-benar baru kepada mereka Instruct them on how to do the task if it is totally new to them

Menetapkan kawalan, bajet dan tarikh akhir Establish controls, budgets and deadlines

Setuju bila dan bagaimana ulasan akan berlaku Agree when and how reviews will take place

Pastikan mereka mempunyai kuasa yang cukup - bersetuju tambahan jika perlu Ensure they have enough authority – agree additional if necessary

Jadual 9.5 Senarai semak delegasi yang berkesan Table 9.5 Effective delegation checklist

Adakah anda jelas secara tepat apa yang anda ingin delegasikan? Are you clear exactly what it is you want to delegate?

Adakah orang berkenaan mempunyai latihan dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut? Does the person have the training and experience necessary to do the task?

Adakah orang berkenaan sanggup melakukan tugas tersebut? Is the person willing to do the task?

Adakah orang berkenaan menerangkan objektif kembali kepada anda untuk kepuasan anda? (Adakah anda pasti mereka memahami tindakan, keputusan dan standard anda perlukan?) Has the person described the objective back to you to your satisfaction? (Are you sure they understand the actions, results and standards you require?)

Adakah mereka tahu di mana dan bagaimana untuk mendapatkan mana-mana sumber mereka perlukan? Do they know exactly where and how to get any resources they may need?

Adakah mereka mempunyai kuasa yang diperlukan untuk mendapatkan mana-mana sumber mereka perlukan? Do they have the necessary authority to get any resources they may need?

Adakah mereka tahu bagaimana untuk mendapatkan anda (atau apakah tindakan lain untuk diambil) jika sesuatu yang tidak dijangka berlaku? Do they know how to get hold of you (or what other action to take) if something unforeseen happens?

Adakah anda meninggalkan mereka bersendirian sahaja untuk mendapatkannya? (Adakah anda sibuk melakukan sesuatu yang lain yang membina semasa mereka bekerja?) Are you leaving them alone to get on with it? (Are you busy doing something else constructive while they are working?)

Adakah anda menggunakan bahasa yang jelas untuk menyampaikan dengan jelas latar belakang tugasan dan mengapa pekerja berkenaan telah dipilih untuk kerja tersebut? Are you using clear crisp language to communicate clearly the background of the assignment and why the employee was selected for the job?

Adakah anda mempunyai keupayaan untuk melibatkan diri dengan baik dan untuk mendengar dan membincangkan kelebihan untuk pekerja berkenaan dan mengundang respons pekerja untuk inisiatif? Do you have the ability to engage well and to listen and discuss the advantages for the employee and invite the employee’s response to the

initiative?

Adakah anda mampu untuk menjelaskan hasil yang diingini dan menggalakkan menyoal? Are you able to clarify the desired outcome and encourage questioning?

Adakah anda bekerja dengan kakitangan bersama-sama untuk membincangkan apa yang perlu dilakukan dan bagaimana? Do you work with staff collaboratively to discuss what has to be done and how?

Adakah anda bersetuju skop tugasan, iaitu kaedah kerja, tarikh, tempat, belanjawan, ukuran prestasi? Do you agree the scope of the assignment, ie work methods, dates, place, budgets, performance measures?

Pernahkah anda berbincang dan bersetuju dengan tahap kuasa yang hendak dikaitkan dengan tugasan? Have you discussed and agreed the level of authority to be attributed to the assignment?

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 185– 188

9.4 Menentukan keutamaan: perbandingan berpasangan Prioritizing: paired comparison

Apakah ia? What is it? Mengenal pasti pentingnya daripada apa penting adalah apa yang disebut sebagai keutamaan. Melayan semua tugas-tugas sebagai sesuatu yang penting dan segera akan mewujudkan rasa panik dan cemas, jadi alat menentukan keutamaan ini membantu mengasing padi daripada sekam. Identifying the important from the urgent is what prioritizing is all about. Treating all tasks as both important and urgent creates panic and anxiety, so this first prioritizing tool helps sort the wheat from the chaff.

Untuk apakah ia? What is it for? Cara yang mudah untuk menyusun tugas ke dalam susunan mengikut keutamaan. Lihat Jadual 9.6 dan 9.7. A simple method of sorting tasks into a priority order. See Tables 9.6 and 9.7.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Bila-bila masa pelanggan berasa ditenggelami oleh jumlah tugas mereka untuk dicapai. Alat ini juga membantu pelanggan menggambarkan tugas mereka dan dengan itu memberikan mereka rasa terkawal kembali. Any time a client feels overwhelmed by the volume of tasks they have to achieve. This tool also helps clients visualize their tasks and therefore gives them back a sense of control.

Apakah proses? What is the process? Kaedah ini melibatkan pengisihan tugas ke dalam senarai mengikut keutamaan. Ia menggunakan pendekatan perbandingan berpasangan, sama dengan alat nilai dalam Bab 5. This method involves sorting tasks into a priority list. It uses the paired-comparison approach similar to that in the values tool in Chapter 5.

Minta pelanggan anda untuk mengenal pasti semua tugas-tugas mereka yang ada untuk disempurnakan dan yang memberi mereka perhatian. Taruhlah ke dalam ruang tugas yang di sebelah kiri borang dalam Jadual 9.7.

Ask your client to identify all the tasks they have to complete and that are giving them concern. Put these into the tasks column on the left-hand side of the form in Table 9.7.

Apabila mereka telah selesai menyenaraikannya, minta mereka menulis senarai dalam susunan yang sama di bahagian atas halaman.

When they have completed their list, ask them write to the list in the same order across the top of the page.

Seterusnya minta mereka untuk membandingkan dua senarai. Perbandingan pertama akan membandingkan baris dan lajur, jadi kotak di persimpangan yang perlu dibiarkan kosong. Perbandingan seterusnya akan baris b dengan lajur a. Sebagai contoh, jika tugas ini adalah untuk menelefon pelanggan mereka, ini akan muncul di baris a, lajur a; jika tugas mereka seterusnya ialah membuat persediaan untuk penilaian, ini akan muncul di baris b, lajur b. Apabila membandingkan baris b dengan lajur a mereka perlu memilih mana yang lebih penting: menelefon pelanggan atau persediaan untuk penilaian sesuatu. Jawapan mereka kemudiannya direkodkan di persimpangan antara baris b dan lajur a. Satu contoh bekerja ditunjukkan pada Jadual 9.6 untuk menunjukkan ini.

Next ask them to compare the two lists. The first comparison will compare row a and column a, so the box at that intersection should be left blank. The next comparison will be row b with column a. For example, if the task is to telephone their client, this would appear in row a, column a; if their next task is to prepare for an appraisal, this would appear in row b, column b. When comparing row b with column a they have to choose which is more important: telephoning the client or preparing for an appraisal. Their answer is then recorded at the intersection between row b and column a. A worked example is shown at Table 9.6 to demonstrate this.

Pelanggan melihat setiap tugas seterusnya membandingkan dengan tugas berikutnya setiap lajur sehingga semua kotak mengandungi jawapan. Kekerapan setiap tugas kemudiannya dikira untuk mengenal pasti tugas-tugas yang paling pentingnya.

The client works through each task in turn, comparing with the next task along the columns until all the boxes contain an answer. The frequency of each task is then counted to identify which tasks are the most important.

Panduan dan petua Hints and tips Untuk membantu pelanggan fikir secara bebas, ia mungkin berguna untuk coach mencatat tugas semasa pelanggan meneruskannya. To help the client think freely, it might be helpful for the coach to write down the tasks as the client goes through them.

Alat ini memerlukan sedikit masa berfikir, membuat keputusan mengenai tugas-tugas yang lebih penting daripada yang lain. Kadang-kadang ia mungkin mencabar untuk pelanggan membuat pilihan. Minta mereka 'Tanpa memikirkan tentang hal itu, apakah jawapan segera anda?' Atau 'Apa yang naluri anda memberitahu anda?'

This tool requires some thinking time, as decisions are made regarding which tasks are more important than others. Sometimes it might be challenging for the client to make a choice. Ask them ‘Without thinking about it, what is your immediate answer?’ or ‘What does your instinct tell you?’

Masa Diperlukan Time required Biarkan sekurang-kurangnya 30 minit untuk memberi masa untuk meneruskan proses dan kemudian mengira respons. Anda mungkin mahu menggunakannya pada permulaan sesi bagi dibawa ke dalam perbincangan mengenai perancangan dan delegasi. Allow at least 30 minutes to give time to work through the process and then count up the responses. You might wish to use this at the start of a session to lead into a discussion about planning or delegation.

Jadual 9.6 Contoh grid menentukan keutamaan Table 9.6 Example prioritizing grid

Tugas Tasks

a b c d e f g h i j k l

a Pelanggan telefon / Telephone client b

b Membuat penilaian / Prepare appraisal b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Jadual 9.7 Grid menentukan keutamaan Table 9.7 Prioritizing grid

Tugas Tasks

a b c d e f g h i j k l

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 189– 191

9.5 Menentukan keutamaan: grid penting-segera Prioritizing: importance–urgency grid

Apakah ia? What is it? Ini adalah alat menentukan keutamaan yang kedua dan mengenal pasti tugas-tugas penting berbanding dengan yang segera. This is the second prioritizing tool and identifies important tasks versus urgent ones.

Untuk apakah ia? What is it for? Cara yang mudah untuk menyusun tugas ke dalam yang penting dan segera, dan perkara yang tidak penting juga tidak segera. A simple method of sorting tasks into important and urgent, and those that are neither important nor urgent.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Bila-bila masa pelanggan berasa ditenggelami oleh jumlah tugas mereka yang banyak untuk dicapai. Alat ini adalah lebih visual, kerana ia menggunakan grid untuk membantu pelanggan melihat di mana tugas-tugas mereka. Ia dengan segera jelas, manakah tugas yang tidak diperlukan atau berlebihan dan manakah yang boleh diambil tindakan segera. Lihat Jadual 9.8. Any time a client feels overwhelmed by the volume of tasks they have to achieve. This tool is even more visual, as it uses a grid to help clients see where their tasks are. It is immediately obvious which tasks are redundant and which are immediately actionable. See Table 9.8.

Apakah proses? What is the process? Kaedah ini menggunakan nota melekat. Tanya pelanggan anda untuk fikir tentang semua tugas-tugas mereka yang perlu capai dan tulis satu tugas bagi setiap nota melekat. This method uses sticky notes. Ask your client to think about all the tasks they have to achieve and to write one task per sticky note.

Apabila mereka telah selesai menulis, lukis grid pada carta flip, dengan menggunakan model empat-kotak. Sepanjang paksi bawah tulis 'penting' dan pada paksi menegak menulis 'segera'. Pada paksi bahagian bawah di sudut kanan tulis

'tinggi' dan dalam paksi bahagian bawah sudut kiri tangan tulis 'rendah'. Pada paksi menegak di bahagian atas sudut sebelah kiri tulis 'tinggi' dan di bahagian bawah sudut kiri tulis 'rendah'.

When they have finished writing, draw a grid on a flip chart, using a four-box model. Along the bottom axis write ‘importance’ and on the vertical axis write ‘urgent’. At the bottom axis in the right-hand corner write ‘high’ and in the bottom axis left-hand corner write ‘low’. On the vertical axis at the top left-hand corner write ‘high’ and at the bottom left-hand corner write ‘low’.

Grid itu kini boleh diisi dengan tugas-tugas yang pelanggan telah tulis pada nota melekit. Bagi setiap tugas minta mereka untuk mempertimbangkan bagaimana penting dan segeranya ia. Sebagai contoh, jika tugas itu adalah tidak penting dan tidak segera, nota melekit akan diletakkan di sebelah kiri kotak lebih rendah, iaitu 'rendah / rendah'. Jika tugas berkenaan penting dan segera, ia akan diletakkan di dalam kotak di sebelah kanan atas: 'tinggi / tinggi'.

The grid can now be populated with the tasks that the client has written on the sticky notes. For each task ask them to consider how important and urgent it is. For example, if the task is unimportant and not urgent, the sticky note would be placed on the left-hand lower box, ie ‘low/low’. If the task is important and urgent, it would be placed in the upper right-hand box: ‘high/high’.

Teruskan dengan semua tugas sehingga semua nota melekit telah diletakkan di atas grid. Ia akan segera jelas, tugas yang tidak penting atau segera. Berbincang dengan pelanggan anda sama ada tugas-tugas ini perlu diselesaikan semuanya – bolehkah dibuang? Apakah yang mungkin jadi implikasinya?

Work through the tasks until all the sticky notes have been placed on the grid. It will be immediately obvious which tasks are not important or urgent. Discuss with your client whether these tasks need to be completed at all – could they be discarded? What would be the implications of that?

Untuk tugas-tugas yang penting tetapi tidak segera, meminta pelanggan merancang untuk melakukannya pada masa akan datang.

For the tasks that are important but not urgent, ask the client when they would plan to do these in the future.

Untuk sebarang tugas yang penting dan segera, buat rancangan untuk melakukannya serta-merta - kerja dengan tugas-tugas secara keseluruhan dan mengutamakan perintah di mana mereka perlu dilakukan. Grid dalam Jadual 9.7 akan membantu perkara ini.

For any tasks that are important and urgent, make a plan to do them immediately – work through the tasks as a whole and prioritize the order in which they need to be done. The grid in Table 9.7 will be helpful here.

Untuk tugas-tugas yang tidak penting tetapi segera, rancang dengan pelanggan anda bagaimanakah tindakan yang sewajarnya diambil dan bila.

For the tasks that are not important but urgent, plan with your client how these will be actioned and when.

Panduan dan petua Hints and tips Apabila grid selesai diisi, biasanya mencetuskan kesedaran dalam diri pelanggan bahawa beberapa tugas betul-betul tidak mempunyai nilai tambah dan hanya pengisi masa.

When the grid is complete, it usually sparks a realization in the client that some tasks are completely non-value-adding and are just time fillers.

Anda mungkin dapati bahawa apabila pengisian grid selesai dan pelanggan boleh melihat keseluruhan gambaran, tumpuan mereka secara semula jadi bertukar kepada perancangan dan jangka masa. Dalam membincangkan ini ia mungkin menjadi jelas bahawa beberapa tugas telah diperuntukkan dengan tidak betul.

You may find that once the grid is complete and the client can see the whole picture, their focus naturally turns to planning and time frames. In discussing these it might become apparent that some tasks were incorrectly allocated.

Keindahan alat ini adalah kesederhanaan. Benarkan masa pelanggan untuk menyerap gambaran kerana ia muncul dari grid dan secara semula jadi akan menyedari yang tugas adalah keutamaan.

The beauty of this tool is its simplicity. Allow the client time to absorb the picture as it emerges from the grid and they will naturally realize which tasks are priority.

Masa Diperlukan Time required Benarkan ruang sekurang- kurangnya 30 minit untuk memberi masa untuk bekerja melalui proses dan menyerap gambaran. Ini adalah satu lagi alat yang berguna untuk digunakan pada permulaan sesi untuk membawa ke dalam perbincangan mengenai perancangan dan delegasi. Allow at least 30 minutes to give time to work through the process and absorb the picture. This is another useful tool to use at the start of a session to lead into a discussion about planning or delegation.

Jadul 9.8 Grid penting-segera Table 9.8 Importance-urgency grid

Penting Tinggi Rendah

Rendah

Segera

Tinggi

Mempertingkatkan gaya kepimpinan: Alat untuk membangunkan strategi anda dan meningkatkan prestasi pasukan Enhancing leadership style: Tools for developing your strategy and increasing team performance ms 192– 195

9.6 Pembangunan strategi Strategy development

Apakah ia? What is it? Bagi sesetengah pemimpin, membangunkan strategi boleh menjadi sesuatu yang agak menakutkanPpaling mudah, strategi adalah satu cara untuk membuat keputusan di mana untuk menumpukan sumber-sumber, masa dan wang untuk mencapai hasilnya. Terdapat, sudah tentu, jumlah yang terhad bagi setiap daripadanya. Alat ini bertujuan untuk digunakan ke atas beberapa siri sesi latihan, kerana ia memerlukan pelanggan untuk melakukan pengumpulan data dan analisis antara setiap sesi. Ia perlu difikirkan lebih sebagai kerangka kerja untuk membantu perbincangan mengenai pembangunan strategi. For some leaders, developing strategy can be quite daunting. At its simplest a strategy is a way of deciding where to focus resources, time and money to achieve an outcome. There are, of course, limited amounts of each. This tool is intended to be used over a series of coaching sessions, as it requires the client to do some data gathering and analysis between each session. It should be thought of more as a framework to help discussions on developing strategy.

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini adalah untuk pengurus kanan dan eksekutif sama ada yang baru dilantik memainkan peranan mereka atau yang mahu coaching berhubung dengan kemahiran pemikiran strategik mereka. Tujuan alat ini adalah untuk membantu pembuat keputusan strategik memahami bagaimana untuk mencipta dan menggunakan strategi. This tool is for senior managers and executives either newly appointed to their role or who want coaching around their strategic thinking skills. The aim of this tool is to help strategic decision makers understand how to craft and deploy strategy.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Alat ini direka untuk digunakan dengan pelanggan yang mendapati diri mereka yang dilantik berperanan sebagai seorang yang strategik. Ia juga boleh digunakan dengan pelanggan yang sudah berada di dalam peranan-peranan ini tetapi ingin mengasah kemahiran pemikiran strategik mereka. Lihat Jadual 9.9 dan 9.10.

This tool is designed to be used with clients who find themselves appointed to strategic roles. It can also be used with clients who are already in these roles but want to hone their strategic thinking skills. See Tables 9.9 and 9.10.

Apakah proses? What is the process? Terdapat tiga langkah-langkah untuk membangunkan strategi: menentukan realiti yang diingini, memahami realiti semasa, langkah-langkah yang perlu dicipta untuk mencapai realiti yang dikehendaki. Soalan pertama kepada pelanggan adalah 'Apa yang anda mahu legasi anda jadi?' Bermula dengan ini akan membantu memberi tumpuan kepada perhimpunan data. There are three steps to developing a strategy: understanding the current reality, defining the desired reality, creating steps to achieve the desired reality. The first question to the client is ‘What do you want your legacy to be?’ Starting with this will help focus the data gathering.

Bekerja bersama pelanggan anda, membincangkan realiti semasa. Apa yang diketahui? Apa yang tidak diketahui? Gunakan bentuk realiti semasa dalam Jadual 9.9 untuk membantu mengenal pasti bidang-bidang yang berkaitan. Beberapa maklumat itu tidak akan segera dapat disedia dan anda boleh tugaskan pelanggan anda dengan mencari jawapan sebelum sesi yang akan datang. Pada tahap dalam organisasi mereka mungkin ada seseorang yang boleh membantu dengan pengumpulan data ini. Tanya mereka siapakah mereka.

Working with your client, discuss the current reality. What is known? What is unknown? Use the current reality form in Table 9.9 to help identify the relevant areas. Some of the information will not be immediately available and you may task your client with finding out the answers before the next session. At their level in the organization they are likely to have someone who can help with this data gathering. Ask them who this would be.

Pada sesi atau sesi seterusnya mengkaji maklumat yang telah dikumpulkan. Tanya pelanggan anda, apakah perkara ini boleh memberitahu mereka mengenai hala tuju yang mereka mahu pergi? Adakah boleh dilaksana? Adakah ia jelas? Perbincangan ini adalah sangat banyak tentang meneroka apa yang penting kepada pelanggan itu dalam konteks organisasi mereka dan di mana mereka ingin mengambilnya. Gunakan format pembangunan strategi dalam Jadual 9.10 untuk membantu menjelaskan ini. Seperti namanya, ini adalah alat pembangunan, jadi ia mungkin memerlukan beberapa sesi untuk meleraikan dan mendapatkan kejelasan maklumat ini.

At the next session or sessions review the information gathered. Ask your client what this tells them about the direction they want to go in. Is it feaible? Is it clear? This discussion is very much about exploring what’s important to the client in the context of their organization and where they want to take it. Use the strategy development format in Table 9.10 to help clarify this. As the name suggests, this is a developmental tool, so it may well require several sessions to tease out this information and gain clarity.

Sebaik sahaja hasil yang diingini adalah jelas, langkah seterusnya adalah untuk pelanggan membuat keputusan bagaimana untuk mencapai strategi. Pendekatan ini melibatkan perbincang berkaitan pilihan sekitar sumber, masa dan wang. Ini adalah sama dengan merancang untuk mendelegasi, di atas. Anda tidak hanya akan membincangkan pasukan yang akan membantu mencapai strategi,

tetapi juga manakah aktiviti yang akan dihenti, yang mana akan dimulakan, skala masa mereka, bagaimana pelanggan akan mengukur kejayaan sepanjang jalan, iaitu peristiwa penting, dan, akhirnya, bagaimana mereka akan mengkaji semula sama ada strategi itu masih sesuai.

Once the desired outcome is clear, the next step is for the client to decide how to achieve the strategy. This will entail discussing the options around resources, time and money. This is similar to planning to delegate, above. You will not only be discussing the teams who will help achieve the strategy, but also which activities will stop, which will start, their timescales, how the client will measure success along the way, ie the milestones, and, finally, how they will review whether the strategy is still appropriate.

Panduan dan petua Hints and tips Membangunkan strategi mengambil masa dan anda perlu sekurang-kurangnya enam sesi untuk benar-benar capai ke peringkat perancangan dan lebih jika perlu untuk membolehkan penyelidikan dan masa untuk berfikir. Developing strategy takes time and you should allow at least six sessions to really get to the planning stage and more if necessary to allow for research and thinking time.

Alat ini bukan untuk mereka yang lemah semangat. Kadang-kadang pelanggan ingin melangkau ke hadapan kepada perancangan tanpa melakukan semua pemikiran strategik yang diperlukan - peranan anda sebagai coach adalah untuk menggalakkan reflektif serta pembelajaran aktif, untuk memastikan bahawa strategi yang difikirkan lengkap, merancang dan cukup bersedia untuk berubah jika bukti menunjuk kepada ini.

This tool is not for the faint-hearted. Sometimes clients will want to skip ahead to planning without having done all the necessary thinking – your role as coach is to encourage reflective as well as active learning, to ensure that the completed strategy is thought through, planned and sufficiently open to change if the evidence points to this.

Masa Diperlukan Time required Alat ini akan memerlukan sekurang-kurangnya enam sesi untuk membantu pelanggan membangunkan strategi bermakna. Setiap sesi akan berlangsung antara 45 dan 60 minit. This tool will require at least six sessions to help the client develop a meaningful strategy. Each session will last between 45 and 60 minutes.

Jadual 9.9 Strategi: realiti semasa Table 9.9 Strategy: current reality Organisasi Organization

Budaya Culture

Proses Processes

Sumber manusia People

Teknologi / infrastruktur Technology / infrastructure

Persaingan Competition

Pelanggan Clients Portfolio (bidang tugas dan tanggungjawab) perkhidmatan / produk Portfolio of services/products Cadangan jualan utama berbanding kita Key unique selling propositions versus ours

Persekitaran ekonomi / sosial Economic / social environment

Apakah keadaan kewangan semasa bagi perniagaan kita? What is the current financial situation of our business?

Apa yang kita cemerlang dari segi kewangan? What do we excel at in financial terms?

Di mana kita paling lemah dari segi kewangan? Where are we weakest in financial terms?

Apakah lima faktor ekonomi dan sosial yang memberi kesan kepada perniagaan kami? What are the top five economic and social factors affecting our business?

Perubahan yang mungkin berlaku dalam tempoh: Changes likely to occur in the next:

12 bulan? 12 months?

18 bulan? 18 months?

Jangkamasa panjang, cth lebih daripada tiga tahun Longer term, ie greater than three years?

Apakah yang memberitahu berhubung perkara ini? What tells you this?

Inovasi Innovation

Apa teknologi baru yang dibangunkan boleh memberi kesan cara di mana kita menjalankan perniagaan kita? What new technologies are developing that could impact the way in which we do our business? Bagaimanakah kita membuat inovasi? How do we make innovations? Apakah yang pelanggan kita memberitahu kita yang kita baik baik di mana? What do our clients tell us we are good at? Apa yang pelanggan kita memberitahu kita kita tidak begitu baik di mana? What do our clients tell us we are not so good at? Apakah peluang yang hadir? What opportunity does this present?

Jadual 9.10 Pembangunan strategi Table 9.10 Strategy development

Apakah legasi yang saya terjadi? What do I want my legacy to be?

Bagaimana saya merancang untuk mencapai matlamat ini? ● Apakah sumber yang saya tujukan untuk mencapai legasi ini? ● Apa yang akan organisasi / jabatan henti melakukannya? ● Apa yang akan organisasi / jabatan mula melakukannya? ● Apa yang akan menjadi ciri utama organisasi? How do I plan to achieve this? ● What resources will I dedicate to achieve this legacy? ● What will the organization/department stop doing? ● What will the organization/department start doing? ● What will be the hallmark of the organization?

Apakah sebab utama alasan perniagaan kita wujud? What is the key defining reason our business exists?

Apakah strategi yang saya akan gunakan untuk mencapai matlamat ini? What are the strategies that I will use to achieve this?