KONTROLPAKKEN

En guide til virksomheder

BLIV KLAR TIL

Solusi | 2020

Hvad er Kontrolpakken?

Hvilke selskabsdokumenter skal vi opbevare?

Hvordan skal vi opbevare vores

selskabsdokumenter?

Hvor længe skal vi opbevare dem?

Hvem er ansvarlig for dokumenterne?

Hvilke virksomheder er omfattet af reglerne?

Hvornår træder reglerne i kraft?

Hvad sker der, hvis vi ikke overholder reglerne?

Hvad er formålet med de nye regler?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

DET FÅR DU SVARPÅ I GUIDEN

I guiden her får du svar på de vigtigste spørgsmål omkontrolpakken, så din virksomhed kan blive klar til de nyeregler om opbevaring og fremvisning af selskabsdokumenter.

Guiden er tænkt som en hjælp til at skabe overblik.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din virksomhed lever op tilreglerne, anbefaler vi, at du kontakter virksomhedensadvokat.

Solusi | 2020

Kontrolpakken, "LOV nr. 642 af 19/05/2020", blev vedtaget 19. maj 2020med virkning fra 1. januar 2021.

Kontrolpakken er en samlet betegnelse for en række ændringer iÅrsregnskabsloven, Selskabsloven m.fl. Find hele lovpakken påretsinformation.dk.

En af de væsentligste ændringer er, at virksomheder nu er forpligtet tilat opbevare selskabsdokumenter i fem år. Ellers risikerervirksomheden at blive tvangsopløst.

SPØRGSMÅL 1HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVAD ER KONTROL-

PAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Den juridiske definition på selskabsdokumenter iSelskabsloven er: De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at ladeudarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf. I skal altså opbevare alle de dokumenter, som virksomhedenskal udarbejde ifølge Selskabsloven, herunder de dokumenter,der indsendes til Erhvervsstyrelsen ved anmeldelse.

SPØRGSMÅL 2HVILKE SELSKABSDOKUMENTERSKAL VI OPBEVARE?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABS-

DOKUMENTER SKAL VI

OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

SELSKABS-

DOKUMENTERKAN VÆRE:

STIFTELSESDOKUMENT

VEDTÆGTER

DOKUMENTATION FOR INDBETALING AF

SELSKABSKAPITAL

FORRETNINGSORDEN

GENERALFORSAMLINGSREFERATER

EJERBOGEN

VURDERINGSBERETNINGER

FRIVILLIGT UDARBEJDEDE DOKUMENTER I TILKNYTNING

TIL EN SELSKABSRETLIG BESLUTNING

ANMELDTE KRAV FRA KREDITORER VED BESLUTNING OM

KAPITALNEDSÆTTELSE

(listen er ikke udtømmende)

Solusi | 2020

Selskabsdokumenterne kan opbevares i papirform eller ielektronisk form. De skal til enhver tid kunne findesfrem og gøres tilgængelige for danske myndigheder. Selskabsdokumenterne skal opbevares "på betryggendevis" ifølge bemærkningerne til lovforslaget. Det vil sige,at de i rimeligt omfang er beskyttet mod tyveri, brand oglignende utilsigtet skade.

SPØRGSMÅL 3HVORDAN SKAL VI OPBEVAREVORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI

OPBEVARE VORES

SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Solusi | 2020

Hvis dokumenterne opbevares i papirform, skalde befinde sig i Danmark.

Du må gerne opbevare dem hos f.eks.selskabets advokat, men det er altid

direktionens ansvar at kunne fremvisedokumenterne til hver en tid.

OPBEVARING I PAPIRFORM

Hvis dokumenterne opbevares elektronisk, skaldu løbende tage backup af dem, og direktionen

skal tjekke, at disse backups er læsbare.

Serveren, de opbevares på, behøver ikkebefinde sig i Danmark.

ELEKTRONISK OPBEVARING

Selskabsdokumenterne skal opbevares i fem år fra udgangenaf det regnskabsår, som dokumenterne vedrører – ligesom dukender det fra regnskabsdokumenter.

SPØRGSMÅL 4HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVAREDOKUMENTERNE?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI

OPBEVARE DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Virksomhedens direktion er ansvarlig for at opbevare ogkunne fremvise selskabsdokumenterne korrekt.

SPØRGSMÅL 5HVEM ER ANSVARLIG FORDOKUMENTERNE?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Hvis der sker ændringer i direktionen, er det den afgående direktions ansvar atvideregive informationer om selskabsdokumenternes opbevaring til den nyedirektion.

NY DIREKTION

Hvis selskabet ophører, er det den senest registrerede direktions ansvar, atselskabsdokumenterne opbevares korrekt i hele femårsperioden.

SELSKABET OPHØRER

Bestyrelsen skal kontrollere, at direktionen håndterer dokumenterne korrekt.

BESTYRELSENS ANSVAR

ANSVARSFORDELING

Solusi | 2020

Kontrolpakkens regler om opbevaring af selskabsdokumentergælder for kapitalselskaber under Selskabsloven. Tilsvarende regler gælder for virksomheder underErhvervsvirksomhedsloven (både andelsselskaber og andrevirksomheder med begrænset ansvar, der ikke er omfattet afSelskabsloven eller lov om erhvervsdrivende fonde) samtinteressentskaber og kommanditselskaber.

SPØRGSMÅL 6HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER

ER OMFATTET AF

REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Kontrolpakken træder i kraft 1. januar 2021.

Reglerne om opbevaring af selskabsdokumenter gælderfor dokumenter, som er tegnet i regnskabsår, derbegynder fra og med denne dato eller senere.

SPØRGSMÅL 7

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER

REGLERNE I KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Hvis virksomheden ikke opbevarer dokumenterne korrekt ihele femårsperioden og kan fremvise dem på forlangende,eller hvis dokumenterne er mangelfulde, vil virksomhedensom regel få et påbud om at bringe forholdene i orden.

Hvis virksomheden ikke gør dette, kan Erhvervsstyrelsen isidste ende tvangsopløse virksomheden.

SPØRGSMÅL 8HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI

IKKE OVERHOLDER

REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

Lovændringerne skal gøre det nemmere for danske myndigheder atbekæmpe økonomisk svindel og skatteunddragelse. Lovforslaget skal give Erhvervsstyrelsen bedre kontrolmuligheder ogøge muligheden for tvangsopløsning af virksomheder, som ikke følgerErhvervsstyrelsens påbud om at berigtige ulovlige forhold ellerundlader at give de oplysninger, der kræves.

SPØRGSMÅL 9

HVAD ER FORMÅLET MED DE NYE

REGLER?

HVAD ER KONTROLPAKKEN?

HVILKE SELSKABSDOKUMENTER

SKAL VI OPBEVARE?

HVORDAN SKAL VI OPBEVARE

VORES SELSKABSDOKUMENTER?

HVOR LÆNGE SKAL VI OPBEVARE

DEM?

HVEM ER ANSVARLIG FOR

DOKUMENTERNE?

HVILKE VIRKSOMHEDER ER

OMFATTET AF REGLERNE?

HVORNÅR TRÆDER REGLERNE I

KRAFT?

HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE

OVERHOLDER REGLERNE?

HVAD ER FORMÅLET MED

DE NYE REGLER?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solusi | 2020

LAD OS HJÆLPE DIG MED ATBLIVE KLAR TIL KONTROLPAKKEN:

Partnervs@solusi.dk

Mobil 22632560

VIGGO SPENNER

Partnerkbr@solusi.dkMobil 22116600

KIM BRUHN-RASMUSSEN

Solusi | 2020

Tlf. 70 22 66 44

SOLUSI