ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA CARRERA DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA. CPA.

TESIS DE GRADO Previa a la obtencin del ttulo de:

Ingenieras en Contabilidad y Auditora CPA.

TEMA:

Auditora de Gestin al Talento Humano de las Coordinaciones Administrativa y Financiera del Gobierno Autnomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo para el ejercicio fiscal 2010.

Mara Fernanda Cando Chafla Nelly Fernanda Melndrez Cruz

Riobamba Ecuador

2011

II

CERTIFICACIN

Certifico que la tesis titulada Auditora de Gestin al Talento Humano de las Coordinaciones Administrativa y Financiera del Gobierno Autnomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo para el ejercicio fiscal 2010 ha sido revisada en su totalidad, quedando autoriza su presentacin

Ing. Fernando Veloz Ing. Vctor Albn

DIRECTOR DE TESIS MIEMBRO DE TRIBUNAL

III

AUTORA

Las ideas, opiniones, comentarios y resultados expuestos en el presente trabajo de investigacin y que aparecen como propias son en su totalidad de absoluta

responsabilidad de las autoras.

Mara Fernanda Cando Chafla

Nelly Fernanda Melndrez Cruz

IV

DEDICATORIA

Hay personas maravillosas que en todo momento estn junto a nosotros, es por ello que debo dedicar este logro a quienes en todo momento llenaron de amor, fe, esperanza y apoyo:

A Dios por habernos brindado la oportunidad de vivir y llenar de bendiciones todas las etapas de mi vida.

A mi madre Mariana Chafla por ser el pilar fundamental de mi vida quien con sacrificio, entrega y amor me brind su apoyo incondicional. A mi padre Alfonso Cando por ser mi ejemplo de lucha y perseverancia para alcanzar mis ideales. Gracias por su apoyo y comprensin en estos momentos difciles de mi vida.

A mis hermanos Jessica y Omar por su constante apoyo para concluir este importante anhelo.

A mis amigas, familiares y a todos aquellos que forman parte de mi vida que me impulsaron a culminar este gran sueo.

Les quiero mucho

Mara Fernanda

V

DEDICATORIA

Sera inadmisible olvidar que todo este triunfo lo dedico a aquellos que estuvieron, los que estn y continan a mi lado.

A Dios, por haberme brindado salud para llegar hasta este punto, adems de su infinita proteccin, fuerza, bondady amor.

A mis padres Csar Melndrez y Cecilia Cruz, a quienes les debo todo en la vida, por ese gran apoyo moral y econmico brindado para culminar mi carrera profesional.

A mis hermanos,maestros y amigos gracias;finalmente a todas las personas que son parte importante en mi vida y que me dieron palabras de aliento en todo momento.

Nelly Fernanda

VI

AGRADECIMIENTO

El secreto de avanzar consiste en comenzar

Agradecemos a Dios por habernos protegido, amado y llenado de infinita bondad nuestras vidas permitindonos alcanzar esta meta.

A nuestros padres y familiares por habernos brindado su apoyo incondicional.

A la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, Escuela de Contabilidad y Auditora y a sus docentes por habernos brindado la oportunidad de formar parte de esta gran institucin.

Al Gobierno Autnomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo, en la persona del Abg. Mariano Curicama por permitirnos desarrollar nuestro trabajo de tesis; de manera especial a la Lcda. Trnsito Lluco Coordinadora Administrativa por la apertura brindada y a todos los servidores del Nivel de Apoyo a la Gestin, que con su colaboracin permitieron la realizacin de nuestro trabajo de investigacin.

Al Ing. Fernando Veloz, nuestro tutor, por elasesoramiento brindado en el desarrollo del trabajo de tesis.

Al Ing. Vctor Albn, nuestro maestro y miembro de Tesis, quien a lo largo de la trayectoria estudiantil supo impartir sus conocimientos, brindar su ayuda y asesoramiento para la ejecucin del presente trabajo de investigacin.

Agradecemos a todas las personas que nos brindaron de una u otra forma su apoyo y colaboracin para que este trabajo se culmine con xito.

De corazn gracias

VII

NDICE DE CONTENIDOS

Portada ..................................................................................................................................................... I Certificacin ........................................................................................................................................................ II Autora ............................................................................................................................................................... III Dedicatoria ....................................................................................................................................................... IV Agradecimiento ................................................................................................................................................. VI ndice de Contenidos ....................................................................................................................................... VII ndice de Tablas ................................................................................................................................................ X ndice de Figuras ............................................................................................................................................. XII ndice de Grficos ............................................................................................................................................ XII ndice de Cuadros............................................................................................................................................ XII ndice de Anexos ........................................................................................................................................... XIIII Introduccin ........................................................................................................................................................ 1 Captulo I ........................................................................................................................................................... 2 1.Generalidades del Gobierno Autnomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo 3 1.1Identificacin de la institucin .................................................................................................................. 3

1.2Resea histrica ........................................................................................................................................ 4

1.3Base legal ................................................................................................................................................... 6

1.4Objetivos institucionales ........................................................................................................................... 7 1.5Competencias ............................................................................................................................................. 8

1.6Estructura orgnica .................................................................................................................................... 9

1.7Misin institucional ................................................................................................................................... 11

1.8Visin institucional ................................................................................................................................... 11

1.9Valores institucionales............................................................................................................................. 11

1.10Autoridades institucionales ................................................................................................................... 12 Captulo II ........................................................................................................................................................ 13 2. Marco Terico ........................................................................................................................................ 14 2.1El auditor .................................................................................................................................................. 14

2.1.1Auditora .................................................................................................................................... 15

2.2Auditora de gestin ................................................................................................................................. 20

2.2.1 Fases del proceso de la auditora de gestin .......................................................................... 20

2.2.2 Informe de auditora ................................................................................................................. 25

2.2.3Objetivos de la auditora de gestin .......................................................................................... 27 2.2.4Indicadores de gestin .............................................................................................................. 27

VIII

2.2.5Elementos de gestin................................................................................................................ 28

2.2.6Herramientas de la auditora de gestin ................................................................................... 29

2.2.7Evaluacin del sistema de control interno ................................................................................ 29

2.2.8Control interno ........................................................................................................................... 32

2.2.9Tcnicas de auditora ................................................................................................................ 37

2.2.10Papeles de trabajo .................................................................................................................. 39 2.2.11Hallazgos de auditora ............................................................................................................ 41

2.2.12Marcas, indices y referenciacin de auditora ........................................................................ 42

2.2.13Riesgos de auditora ............................................................................................................... 44 Captulo III ....................................................................................................................................................... 45 3. Diagnstico Situacional del G.A.D.P.CH .............................................................................................. 46 3.1Anlisis FODA .......................................................................................................................................... 46

3.1.1Anlisis interno .......................................................................................................................... 46

3.1.2Anlisis externo ......................................................................................................................... 46

3.1.3Matriz de correlacin fortalezas y oportunidades ..................................................................... 50

3.1.4Matriz de correlacin debilidades y amenazas ......................................................................... 52

3.1.5Matriz priorizada ........................................................................................................................ 54

3.1.6Perfil estratgico interno ........................................................................................................... 55

3.1.7Perfil estratgico externo .......................................................................................................... 56

3.1.8Matriz de medios internos ......................................................................................................... 57

3.1.9Matriz de medios externos ........................................................................................................ 59

3.1.10Matriz de problemas medio interno ......................................................................................... 61

3.1.11Matriz de problemas medio externo ........................................................................................ 63 Captulo IV ....................................................................................................................................................... 66 4.Auditora de Gestin al Talento Humano de las Coordinaciones Administrativa y

Financiera del G.A.D.P.CH ................................................................................................... 66 4.1 Archivo Permanente .............................................................................................................................. 67 4.1.1 Indice ....................................................................................................................................................... 68 4.1.2 Informacin general ................................................................................................................................. 69 4.1.3 Hoja de marcas ........................................................................................................................................ 72 4.1.4 Programa de auditora fase I ................................................................................................................... 73 4.1.5 Programa de auditora fase II .................................................................................................................. 75 4.1.6 Programa de auditora fase III ................................................................................................................. 76 4.1.7 Programa de auditora fase IV ................................................................................................................. 79 4.2. Archivo Corriente ................................................................................................................................... 80 4.2.1 Indice .................................................................................................................................................... 81

IX

4.2.2. Fase I: Conocimiento Preliminar ........................................................................................................... 83 4.2.2.1 Programa de auditora .......................................................................................................................... 84 4.2.2.2 Carta a la Coordinadora Administrativa ................................................................................................ 86 4.2.2.3 Planificacin estratgica ....................................................................................................................... 88 4.2.2.4 Evaluacin de la misin y visin de la Coordinacin Administrativa .................................................... 94 4.2.2.5 Evaluacin de la misin y visin de la Coordinacin Financiera .......................................................... 99 4.2.2.6 Informe de conocimiento preliminar .................................................................................................... 104 4.2.3. Fase II: Planificacin de la Auditora .................................................................................................... 116 4.2.3.1 Programa de auditora ........................................................................................................................ 117 4.2.3.2 Cuestionarios de control interno ......................................................................................................... 118 4.2.3.3 Matriz de ponderacin del cuestionario de control interno .................................................................. 152 4.2.3.4 Determinacin del riesgo .................................................................................................................... 158 4.2.3.5 Informe de control interno ................................................................................................................... 159 4.2.3.6 Orden de trabajo ................................................................................................................................. 164 4.2.3.7 Memorando de planificacin ............................................................................................................... 165 4.2.4. Fase III: Ejecucin de la Auditora ....................................................................................................... 168 4.2.4.1 Programa de auditora ...................................................................................................................... 169 4.2.4.2 Evaluacin administrativa de la Coordinacin Administrativa del G.A.D.P.CH. ................................ 173 4.2.4.3 Evaluacin administrativa de la Coordinacin Financiera del G.A.D.P.CH. ........................ 221

4.2.4.4Resumen evaluacin administrativa Coordinacin Administrativa G.A.D.P.CH................. 289 4.2.4.5 Resumen evaluacin administrativa Coordinacin Financiera G.A.D.P.CH .................................... 290 4.2.4.6 Proceso de seleccin del talento humano ...................................................................................... 292 4.2.4.7 Proceso de evaluacin del desempeo ............................................................................................ 293 4.2.4.8 Proceso de ascensos de los servidores pblicos ............................................................................. 295 4.2.4.9 Ascensos servidores pblicos de las Coordinaciones Administrativa y Financiera .......................... 296 4.2.4.10 Proceso de capacitacin de personal ............................................................................................... 300 4.2.4.11 Flujograma de seleccin del personal ............................................................................................. 301 4.2.4.12 Flujograma para evaluacin del desempeo .................................................................................... 305 4.2.4.13 Flujograma para evaluacin de los perodo de prueba contratar personal ................................... 309 4.2.4.14 Flujograma de capacitacin del personal ......................................................................................... 311 4.2.4.15 Indicadores de gestin aplicados al talento humano ....................................................................... 315 4.2.4.16 Anlisis de los roles de pago ............................................................................................................ 321 4.2.4.17 Hoja de hallazgos ............................................................................................................................. 347 4.2.5. Fase IV: Comunicacin de Resultados ................................................................................................. 355 4.2.5.1 Programa de auditora ...................................................................................................................... 356 4.2.5.2 Informe de auditora de gestin al talento humano ........................................................................... 357 Captulo V ...................................................................................................................................................... 372 5. Conclusiones yRecomendaciones ..................................................................................................... 373 5.1Conclusiones .......................................................................................................................................... 373

5.2Recomendaciones ................................................................................................................................. 374 Resumen ....................................................................................................................................................... 375 Abstract ......................................................................................................................................................... 376

X

Bibliografa Lincografa ............................................................................................................................. 377 Anexos ........................................................................................................................................................... 379

NDICE DE TABLAS

No.TTULO PG. 1:Informacin geogrfica ................................................................................................................... 3 2:Autoridades institucionales ........................................................................................................... 12 3:Simbologa de flujogramacin de la auditora de gestin ............................................................. 31 4:Componentes y factores del control interno ................................................................................. 33 5:Tcnicas de auditora .................................................................................................................... 37 6:Matriz FODA ................................................................................................................................. 48 7:Matriz de correlacin fortalezas y oportunidades ......................................................................... 50 8:Matriz de correlacin debilidades y amenazas ............................................................................. 52 9:Matriz de prioridades .................................................................................................................... 54 10: Perfil estratgico interno ............................................................................................................. 55 11:Perfil estratgico externo ............................................................................................................. 56 12:Matriz de medios internos ............................................................................................................ 57 13:Matriz de medios externos ........................................................................................................... 59 14:Anlisis del medio interno identificacin de debilidades .............................................................. 61 15:Anlisis del medio externo identificacin de amenazas .............................................................. 63 16:ndice de archivo permanente ..................................................................................................... 68 17:Hoja de marcas ............................................................................................................................ 72 18:Programa de auditora fase I ....................................................................................................... 73 19:Programa de auditora fase II ...................................................................................................... 75 20:Programa de auditora fase III ..................................................................................................... 76 21:Programa de auditora fase IV ..................................................................................................... 79 22:ndice de archivo corriente ........................................................................................................... 81 23:Programa de auditora fase I ....................................................................................................... 84 24:Servidores Coordinacin Administrativa ...................................................................................... 91 25:Servidores Coordinacin Financiera ............................................................................................ 92 26:Cuestionario anlisis misin ........................................................................................................ 95 27:Cuestionario anlisis visin.......................................................................................................... 97 28:Cuestionario anlisis misin ...................................................................................................... 100 29:Cuestionario anlisis visin........................................................................................................ 102 30:Programa de auditora fase II .................................................................................................... 117 31:Cuestionarios de control interno-Coordinaciones Administrativa y Financiera ......................... 118

XI

32:Matriz de ponderacin del cuestionario de control interno ........................................................ 152 33:Riesgo y confianza del cuestionario de control interno ............................................................. 158 34:Resultado de la evaluacin del control interno .......................................................................... 166 35:Programa de auditora fase III ................................................................................................... 169 36:Evaluacin administrativa de la Coordinacin Administrativa del G.A.D.P.CH... ...................... 173 37:Evaluacin administrativa de la Coordinacin Financiera del G.A.D.P.CH... ............................ 221 38:Resumen evaluacin administrativa - Coordinacin Administrativa .......................................... 289 39:Resumen evaluacin administrativa - Coordinacin Administrativa .......................................... 290 40:Puntajes de la evaluacin del desempeo ................................................................................ 294 41:Ascensos de los servidores pblicos de las Coordinaciones Administrativa y Financiera ....... 296 42:Flujograma de seleccin del personal ...................................................................................... 301 43:Flujograma para evaluacin del desempeo ............................................................................. 305 44:Flujograma para evaluacin de los perodo de prueba contratar personal ........................... 309 45:Flujograma de capacitacin del personal .................................................................................. 311 46:Anlisis rol de pago - enero ..................................................................................................... 321 47:Anlisis rol de pago - febrero .................................................................................................... 323 48:Anlisis rol de pago marzo .................................................................................................... 325 49:Anlisis rol de pago - abril......................................................................................................... 327 50:Anlisis rol de pago - mayo....................................................................................................... 329 51:Anlisis rol de pago - junio ........................................................................................................ 331 52:Anlisis rol de pago - julio ......................................................................................................... 333 53:Anlisis rol de pago - agosto .................................................................................................... 335 54:Anlisis rol de pago - septiembre ............................................................................................. 338 55:Anlisis rol de pago - octubre ................................................................................................... 340 56:Anlisis rol de pago - noviembre .............................................................................................. 342 57:Anlisis rol de pago - diciembre ................................................................................................ 344 58:Hoja de hallazgo - rotacin del personal ................................................................................... 348 59:Hoja de hallazgos - plan de talento humano ............................................................................. 349 60:Hoja de hallazgos - manual de clasificacin de puestos ........................................................... 350 61:Hoja de hallazgos - incorporacin de personal ......................................................................... 351 62:Hoja de hallazgos - informacin actualizada del personal ........................................................ 352 63:Hoja de hallazgos - los ascensos .............................................................................................. 353 64:Hoja de hallazgos - inadecuada aplicacin de la tabla salarial 2010 ........................................ 354 65:Programa de auditora fase IV ................................................................................................... 356

XII

NDICE DE FIGURAS

No. TTULO PG.

1:Logotipo institucional ...................................................................................................................... 3 2:Plano de ubicacin .......................................................................................................................... 4 3:Organigrama institucional ............................................................................................................. 10 4:Organigrama de la Coordinacin Administrativa .......................................................................... 88 5:Organigrama de la Coordinacin Financiera ................................................................................ 89 6:Organigrama estructural Coordinacin Administrativa ................................................................ 108 7:Propuesta organigrama estructural Coordinacin Administrativa ............................................... 109 8:Organigrama estructural Coordinacin Financiera ...................................................................... 113 9:Propuesta organigrama estructural Coordinacin Financiera ..................................................... 114

NDICE DE GRFICOS

No. TTULO PG.

1:Resultado anlisis de la misin de la Coordinacin Administrativa ............................................. 96 2:Resultado anlisis de la visin de la Coordinacin Administrativa ............................................... 98 3: Resultado anlisis de la misin de la Coordinacin Financiera ............................................. 101 4:Resultado anlisis de la visin de la Coordinacin Financiera................................................... 103

NDICE DE CUADROS

No. TTULO PG.

1:Misin institucional ......................................................................................................................... 11 2:Visin institucional ......................................................................................................................... 11 3:Confianza ponderada Coordinacin Administrativa .................................................................... 158 4:Confianza ponderada Coordinacin Financiera .......................................................................... 158 5:Proceso de seleccin del talento humano ................................................................................. 292 6:Proceso de evaluacin del desempeo ....................................................................................... 293 7:Proceso de ascenosos de los servidores pblicos ...................................................................... 295 8:Proceso de capacitacin de personal .......................................................................................... 300

XIII

NDICE DE ANEXOS No. TTULO PG.

1:Modelo de cuestionario para el anlisis de la misin de la Coordinacin Administrativa ........... 380 2:Tabulacin de cuestionarios de la misin de la Coordinacin Administrativa ............................ 381 3:Tabulacin de cuestionarios anlisis de la misin de la Coordinacin Administrativa ................ 382 4:Modelo de cuestionario para el anlisis de la visin de la Coordinacin Administrativa ............ 385 5:Tabulacin de cuestionarios para el anlisis de la visin de la Coordinacin Administrativa .... 386 6:Tabulacin de cuestionarios para el anlisis de la visin de la Coordinacin Administrativa .... 387 7:Modelo de cuestionario para el anlisis de la misin de la Coordinacin Financiera ................. 390 8:Tabulacin de los cuestionarios de la misin de la Coordinacin Financiera ............................ 391 9:Tabulacin de cuestionarios para el anlisis de la misin de la Coordinacin Financiera ....... 392 10:Modelo de cuestionario para el anlisis de la visin de la Coordinacin Financiera ................ 395 11:Tabulacin de los cuestionarios de la visin de la Coordinacin Financiera ............................ 396 12:Tabulacin de cuestionarios para el anlisis de la visin de la Coordinacin Financiera ........ 397 13:Plan de capacitacin 2010 ......................................................................................................... 400 14:Formulario senres de evaluacin del desempeo por competencias ...................................... 404 15:Lista de servidores de acuerdo al nivel de profesionalismo ...................................................... 407 16:Nmina de personal con nmero de atrasos en el ao 2010 .................................................... 408 17:Ministerio de relaciones laborales registro oficial N 133 tabla salarial 2010 ......................... 410 18:Ministerio de relaciones laborales registro oficial N 133 tabla salarial 2009 ......................... 411 19:Retroactivo roles de pago primer semestre del 2010 ................................................................ 412

1

INTRODUCCIN

El presente tema de Tesis denominado Auditora de Gestin al Talento Humano de las Coordinaciones Administrativa y Financiera del Gobierno Autnomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo para el ejercicio fiscal 2010; ha sido realizado en base a la necesidad actual de los organismos del sector pblico que buscan un nuevo estilo de gestin; para ello la ejecucin est basada en cinco captulos descritos a continuacin:

El Primer Captulo trata sobre las Generalidades de la Institucin: Identificacin, resea histrica, base legal, objetivos institucionales, competencias, estructura organizacional, misin, visin, y autoridades.

El Segundo Captulo describe el Marco Conceptual que comprende los Fundamentos de Auditora y Auditora de Gestin; siendo una base para la ejecucin del trabajo en estudio.

El Tercer Captulo puntualiza un Diagnstico FODA, mediante un Anlisis Interno y Externo con el fin de determinar sus fortalezas y debilidades en factores relacionados con lo administrativo y financiero, y al mismo tiempo identificar las oportunidades y amenazas que se presenten en el entorno de la institucin.

El Cuarto Captulo, trata el desarrollo de la Auditora de Gestin en base a las Fases como son: Conocimiento Preliminar, Planificacin, Ejecucin, Comunicacin de Resultados.

El Quinto Captulo, el ltimo, del desarrollo del Informe seala las Conclusiones y Recomendaciones respectivas.

Lo que usted en realidad gestiona son datos, documentos y el trabajo de las personas. La finalidad debe ser la de mejorar la manera en que las personas

colaboran

2

CAPTULO I

3

1. GENERALIDADES DEL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

1.1 IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN

NOMBRE DE LA INSTITUCIN: GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

Fgura1:LOGOTIPO INSTITUCIONAL

TIPO DE INSTITUCIN: SERVICIOS PAS: ECUADOR PROVINCIA: CHIMBORAZO CIUDAD: RIOBAMBA PARROQUIA: VELOZ DIRECCIN: Calles Carabobo y Primera Constituyente esq. TELFONO: Tel. 2969887 Fax 2947397 EMAIL: http://www.chimborazo.gov.ec

Tabla 1: INFORMACIN GEOGRFICA

Ubicacin

Parte central de callejn interandino del Ecuador.

Temperatura

Mnima 10 C Mxima 18 C

Uso Horario

-5:00 GMT.

Lmites

Norte con la provincia de Tungurahua Sur con las provincias de Caar y Guayas Este con la provincia de Morona Santiago Y al Oeste con la provincia de Bolvar

Extensin

6.600 kilmetros cuadrados

Capital

Riobamba conocida como "Sultana de Los Andes"

4

Superficie

Desde los 320 m.s.n.m., en el subtrpico de Cumand, hasta los 6310 m.s.n.m.

Cantones

Penipe, Guano, Riobamba, Chambo, Colta, Guamote, Pallatanga, Alaus, Chunchi, Cumand

FUENTE: G.A.D.P.CH. PAGINA WEB ELABORADO POR: LAS AUTORAS DE LA TESIS

PLANO DE UBICACIN

GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

Fgura2: PLANO DE UBICACIN

FUENTE: OBSERVACIN G.A.D.P.CH. ELABORADO POR: LAS AUTORAS DE LATESIS

1.2 RESEA HISTRICA1

El Honorable Consejo Provincial de Chimborazo es una entidad que pertenece al sector pblico, cuenta con autonoma, y la Ley de Rgimen Provincial le designa como representante de la provincia.

1GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO. LaInstitucin.Antecedentes

Histricos.26/04/2011. (www.chimborazo.gob.ec).

5

El Honorable Consejo Provincial de Chimborazo para concretar sus fines, tiene que ejecutar sus actividades y funciones sobre la base de la Constitucin de la Repblica, leyes, estatutos y reglamentos.

Es una institucin de derecho pblico, goza de autonoma y representa a la provincia. Tiene personera jurdica, con capacidad para realizar los actos que fueren necesarios para el cumplimiento de sus fines, en la forma y condiciones que determinan la constitucin y las leyes de la repblica.

El Honorable Consejo Provincial de Chimborazo, se crea el primero de enero de 1946, actualmente se divide en 10 cantones y 45 parroquias, bajo un anlisis somero y efectivo de los gobernantes de aquella poca, como medio de solucin a las necesidades y requerimientos de los pueblos ms alejados del Poder Central. Su historia ha sido dilatada desde el inicio de su gestin, por carencia de un cuerpo legal que norme sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

El 24 de Enero de 1969, la Comisin Legislativa Permanente del H. Congreso Nacional deroga el Ttulo VI de la Ley de Rgimen Administrativo y todas las leyes y decretos que se opongan a la Ley de Rgimen Provincial, recibiendo el Ejectese del Seor Presidente de la Repblica del Ecuador, Dr. Jos Mara Velasco Ibarra, en el Palacio de Gobierno, en Quito al 4 de Febrero de 1969.

El 20 de enero del 2011 se aprob la resolucin administrativa N008-2011-CPCH, que expide recoger la denominacin establecida en la Constitucin de la Repblica del Ecuador como GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO.

Conforme al inciso del Art. 238de la constitucin de la Repblica del Ecuador indica que constituyen gobiernos autnomos descentralizados las juntas parroquialesrurales, los concejos municipales, los concejos metropolitanos, losconsejos provinciales y los consejos regionales.2

Los gobiernosautnomos descentralizados provinciales son personasjurdicas de derecho pblico, con autonoma poltica,administrativa y financiera. Estarn integrados por lasfunciones de participacin ciudadana; legislacin yfiscalizacin; y,

2CONSTITUCIN DE LA REPBLICA DEL ECUADOR. Organizacin Territorial del Estado. 26/04/2011.

(www.google.com.ec).

6

ejecutiva, previstas en este Cdigo, para elejercicio de las funciones y competencias que lecorresponden.3

1.3 BASE LEGAL

El Consejo Provincial de Chimborazo, tiene como responsabilidad, la Coordinacin de Obras Pblicas, Soberana Alimentaria y Desarrollo Econmico Territorial, Gestin Social, Administrativa y Financiera, contando con las asignaciones provenientes del Gobierno Nacional.

El H. Consejo Provincial de Chimborazo para el desarrollo de sus actividades cuenta con las siguientes disposiciones legales, reglamentarias y dems disposiciones internas:

Constitucin Poltica del Estado. Ley Orgnica de Rgimen Provincial. Ley Especial de descentralizacin del Estado y Participacin Social

Registro Oficial Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. Ley de Contratacin Pblica. Ley de Regulacin Econmica y Control del Gasto Pblico. Ley Orgnica de Servicio Pblico y su Reglamento Cdigo de Trabajo. Ley de Control Tributario y su Reglamento. Ley 115 Asignacin de Fondos para Obras en el Sector Agropecuario de la

Provincia de Chimborazo. Ley Especial de Distribucin del 15% del Presupuesto del Gobierno Central

para los Gobiernos Seccionales Registro Oficial del 27 de marzo de 1997 y su Reglamento Registro Oficial. 183 del 29 de octubre de 1997, Normas de Restriccin y Austeridad del Gasto Pblico Registro Oficial. 265 del 13 de febrero del 2001.

Reglamento para la Contratacin y funcionamiento del Comit de Contratacin.

Reglamento para el manejo de Caja Chica.

3CDIGO ORGNICO DE ORGANIZACIN TERRITORIAL, AUTONOMA Y DESCENTRALIZACIN. (2010). Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial.26/04/2011. (www.google.com.ec).

7

Reglamento para normar el uso de Herramientas, Equipo y Maquinaria de Construccin Vial.

Reglamento Orgnico Estructural y Orgnico Funcional.4

1.4 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

1. Implementar procesos participativos que, en funcin de la planificacin y ordenamiento territorial, favorezcan la elaboracin de polticas, planes, programas y proyectos orientados a la conservacin y manejo sustentable de los recursos naturales.

2. Favorecer la consolidacin sostenible y sustentable de las economas campesinas de la provincia, tornndolas menos dependientes y susceptibles a los cambios del mercado, como aplicacin efectiva de derechos y como medio para la diversificacin productiva, mejoramiento de la productividad y mecanismos de comercializacin justa que permita su capitalizacin.

3. Impulsar la aplicacin del sistema ancestral de produccin, la construccin de infraestructura productiva y mecanismos asociativos de comercializacin, que aseguren la provisin autosuficiente, soberana alimentaria, de los productos locales para consumo interno de la poblacin.

4. Priorizar la ejecucin de la obra pblica, especialmente de vialidad e infraestructura productiva, as como la gestin comunitaria para la operacin y mantenimiento de estas obras y para la generacin de empresas intracomunitarias de beneficio agroindustrial y de aplicacin del plan provincial de turismo, como alternativas generadoras de empleo digno y permanente en la provincia.

5. Impulsar el desarrollo integral y social de la poblacin, con especial nfasis en los grupos de atencin prioritaria, atendiendo las competencias concurrentes de salud y educacin.

4 IBIDEM 1

8

6. Fortalecer y mejorar los procesos administrativos con la finalidad de integrar eficientemente los niveles organizacionales para el cumplimiento de las competencias exclusivas y concurrentes, aprovechando y desarrollando las potencialidades del talento humano.

7. Favorecer la implementacin del sistema nacional de planificacin estratgica, articulando los resultados del ordenamiento territorial a las inversiones de desarrollo del gobierno provincial y a los objetivos del plan nacional de desarrollo.

8. Establecer modelos de participacin ciudadana que permitan la construccin de espacios efectivos de interculturalidad como enfoque central de desarrollo estratgico de Chimborazo.

9. Auspiciar la consolidacin de los procesos de descentralizacin y desconcentracin del Estado que, aseguren la inversin pblica eficiente y oportuna y la aplicacin de espacios de veedura y control social de carcter permanente.5

1.5 COMPETENCIAS

Los gobiernos provinciales tendrn las siguientes competencias exclusivas, sin perjuicio de las obras que determinen la ley.

Planificar el desarrollo provincial y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificacin nacional, regional, cantonal y parroquial.

Planificar, construir y mantener el sistema vial de mbito provincial, que no incluya las zonas urbanas.

Ejecutar, en coordinacin con el gobierno regional, obras en cuencas y micro cuencas.

La gestin ambiental de la provincia. Planificar, construir, operar y mantener sistema de riego. Fomentar la actividad agropecuaria. Fomentar las actividades productivas principales.

5

GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO.27/04/2011. Coordinacin Administrativa. Jefe de

Talento Humano y Fortalecimiento Institucional.

9

Gestionar la cooperacin internacional para el cumplimiento de las competencias.

1.6 ESTRUCTURA ORGNICA

Para el cumplimiento de los fines institucionales, se debe contar con niveles de gobierno, coordinaciones, unidades, secciones y ms instancias administrativas, cuya organizacin y funcionamiento se debe normar mediante la implementacin del reglamento de la estructura funcional del Gobierno de Chimborazo.

La estructura Orgnica del Gobierno Provincial de Chimborazo se compone de los siguientes niveles:

a. Nivel de Participacin Ciudadana b. Nivel Poltico c. Nivel Ejecutivo Gerencial d. Nivel Asesor e. Nivel Operativo f. Nivel de Apoyo g. Nivel de Unidades Desconcentradas

10

Fgura3: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

FUENTE: G.A.D.P.CH. PAGINA WEB ELABORADO POR: UNIDAD DE TALENTO HUMANO

11

1.7 MISIN INSTITUCIONAL6 Cuadro 1: MISIN INSITUCIONAL

1.8 VISIN INSTITUCIONAL Cuadro 2:VISIN INSTITUCIONAL

1.9 VALORES INSTITUCIONALES

1. Responsabilidad 2. Espritu de Colaboracin 3. Trabajo en equipo 4. Iniciativa 5. Profesionalismo 6. Honradez 7. Eficiencia, eficacia y efectividad en el trabajo 8. Diligencia 9. Criterio 10. Comunicacin 11. Lealtad 12. Transparencia 13. Honestidad

6 IBIDEM 1

Liderar la minga para el desarrollo provincial de acuerdo a su mbito de accin con capacidad institucional, planificacin participativa, mediante actividades productivas competitivas con enfoque intercultural, solidario, promoviendo el manejo y conservacin de los recursos naturales de manera equitativa, justa y sustentable para elevar la calidad de vida de la poblacin a fin de lograr el Sumak kawsay (Buen Vivir).

En el 2018, la institucin consolida un modelo de gestin alternativo de desarrollo provincial, que articula los niveles de gobierno de manera participativa, social y eficiente, con talento humano competente y empoderado trabajando por el bienestar de la poblacin, aplicando la complementariedad, equidad, descentralizacin y transparencia.

12

1.10 AUTORIDADES INSTITUCIONALES

Tabla 2: AUTORIDADES INSTITUCIONALES

NOMBRE DIGNIDAD

Abg. Mariano Curicama PREFECTO PROVINCIAL Dra. Patricia Herrera VICEPREFECTA PROVINCIAL Ing. Mara Eugenia Paredes COORDINADORA FINANCIERA Lic. Trnsito Lluco COORDINADORA ADMINISTRATIVA Lic. Narcisa Curicama COORDINADORA PATRONATO Ing. Oswaldo Armijos COORDINADOR OBRAS PBLICAS Ing. Guillermo Tern COORDINADOR DE PLANIFICACIN Dr. Newton Mestanza COORDINADOR JURDICO Lcdo. Marco Martnez COORDINADOR DE GESTIN SOCIAL Ing. Octavio Guadalupe COORDINADOR DE SOBERANA

ALIMENTARIA Ing. Carlos Bonilla COORDINADOR DE AMBIENTE Lcda. Patricia Pez SECRETARIA GENERAL Lcdo. Arturo Lara COMUNICACIN SOCIAL

FUENTE: G.A.D.P.CH. PAGINA WEB ELABORADO POR: LASAUTORAS DE LA TESIS

13

CAPTULO II

14

2. MARCO TERICO

2.1 EL AUDITOR

Se llama auditor a la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestin administrativa y financiera de una dependencia o entidad (dependencia= institucin de gobierno, entidad= empresas particulares o sociedades) con el propsito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeo.7

Tambin se requiere que los auditores tengan conocimientos en diferentes campos, especialmente sobre los principios y prcticas de economa, contabilidad, banca, mercados financieros, y anlisis y reportes de informacin financiera. El auditor tiene que saber aritmtica, lgebra, clculo, estadstica, geometra, y sus aplicaciones respectivas, as como tambin de los principios de administracin y negocios relacionados a planeamientos estratgicos, recursos humanos, asignacin de recursos, coordinacin de recursos y personal, tcnicas de liderazgo, y mtodos de produccin.

El auditor debe reunir, para el buen desempeo de su profesin, caractersticascomo: slida cultura general, conocimiento tcnico, actualizacin permanente, capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario, creatividad, independencia, mentalidad y visin integradora, objetividad, responsabilidad, entre otras.

Sobre la base de lo antes expuesto cabe determinar el perfil del auditor:8

a) Poseer una slida formacin tcnica en materia contable. b) Tener conocimientos de disciplinas del rea administrativa, finanzas,

administracin de personal, sistemas administrativos, etc. Ello es necesario para poder afrontar con xito, el desarrollo de la auditora.

7MANTILLA B, Samuel Alberto. Control Interno de los Nuevos Instrumentos Financieros. ECOE Ediciones.

Colombia, 2004. Pg. 44. 8LOERO ARISMENDI, Rodolfo. ELAUDITOR.Perfil del Auditor. (www.monografias.com).

15

c) Encontrarse informado sobre la marcha de la economa mundial, nacional y sectorial, para poder estimar el influjo del medio sobre la empresa y sobre sus estados contables.

d) Ser independiente, objetivo, imparcial, desapasionado e impersonal en sus apreciaciones.

e) Poseer condiciones personales que le permitan encarar exitosamente su tarea, tales como receptividad mental, capacidad de anlisis lgico, creatividad, espritu de observacin y sensatez de juicio.

f) Demostrar, capacidad para desarrollar adecuadamente su trabajo como para llevarlo a cabo y para preparar su informe.

g) Poseer el ttulo acadmico habilitante para el caso de auditora a estados contables.

h) Astuto a fin de no ser engaado.

2.1.1 AUDITORA

2.1.1.1 GENERALIDADES DE AUDITORA9

La prctica de la auditora naci en Gran Bretaa durante la segunda mitad del siglo XIX y se extendi a otros pases de cultura empresarial anglosajona, sobre todo en EEUU de Amrica, consolidndose en las tres ltimas dcadas finales del pasado siglo, como una forma de proporcionar informacin contable con fiabilidad que hiciera ms transparente al inversor el mercado de valores, sobre todo despus del precedente que supuso en denominado Crack de 1.929. Poco a poco se fue introduciendo en pases de Europa continental, en particular se desarrolla notablemente con la creacin de la Comunidad Econmica Europea(C.E.E.), que impuls la armonizacin de las condiciones desarrolladas en

9GMEZ LPEZ, Roberto.GENERALIDADES EN LA AUDITORA. Resea Histrica. (www.eumed.net).

16

los diferentes pases pertenecientes, lo cual impulso a la auditora como prctica habitual en las organizaciones econmicas.

Por todo lo indicado, y con la pretensin de que la informacin cumpla la exigencia de transparencia y fiabilidad, se desarrolla la Auditora de cuentas, la cual se define como la actividad que tiene por objeto la emisin de un informe sobre la fiabilidad de los documentos contables sometidos al profesional que la realiza.

En los aos 70 y 80, la auditora en Espaa se hallaba todava olvidada, tanto por las autoridades como por nuestro mundo econmico-empresarial. Esta situacin ha experimentado un cambio sustancial en los ltimos 20 aos, donde todo un conjunto de factores han propiciado una exigencia de modernizacin y puesta al da a todos los niveles.

Bajo estas circunstancias, la auditora se configura como el instrumento fundamental en el proceso de control de la imagen fiel, proporcionando la confianza necesaria en la citada informacin e imponindose como exigencia social hasta el punto que los poderes pblicos, antes desconocedores del tema, asumen su establecimiento obligatorio como mecanismo necesario para la proteccin de los intereses de terceros y en beneficio tambin de la economa nacional.

Al comienzo del siglo XX la auditora estaba concebida principalmente como una actividad protectora, siendo su fin primordial descubrir y evitar fraudes.

En el contexto, aparece en Espaa, en el ao 1988, la Ley de Auditora de Cuentas, la cual se enmarca dentro de la reforma de la legislacin mercantil en materia desociedad. En aquel momento fue importante y necesario el aplicar tal normativa, pues nuestra incorporacin a la CEE supuso adoptar numeras disposiciones que regulaban la vida de las empresas y entre ellos la obligacin de verificacin de las cuentas, imprescindible para determinadas empresas y fundamental para el conocimiento y la publicidad de la situacin econmica de las mismas.

Una vez que han transcurrido ms de una dcada desde su entrada en vigor, y comprobadas sus indudables cualidades y algunos de sus inconvenientes, tanto en su contenido como en su aplicacin, as como teniendo en cuenta la situacin del derecho comparado en esta materia, se hace necesario proceder a determinadas

17

modificaciones de la citada Ley de Auditora de Cuentas, con el fin de adecuar su contenido a la actual realidad social y profesional de esta actividad, ya que se hace necesario adoptar ciertas medidas que configuren la actividad y la profesin dentro de un entorno similar al existente en la Unin Europea.

En los ltimos decenios, la auditora ha evolucionado hacia un asesoramiento dela direccin general de las empresas, prestando servicios fiscales, asesora en sistemas de contabilidad, estudios de investigacin administrativos e industriales y organizacin de sociedades.

Consiguientemente, y atendiendo a la actualidad presente, la auditora debe determinar y valorar cmo se aplican las polticas y los programas de la empresa y si existen controles seguros y ajustados a las necesidades de la misma. Sin embargo, el concepto de hoy no elimina el servicio de gran valor que presida las actividades de la auditora en sus comienzos, como era la proteccin del activo y la exactitud de los asientos contables.

La diferencia entre la auditora en su comienzo y la auditora hoy, reside en la mente del auditor. Antes, el auditor concentraba sus esfuerzos en la verificacin y proteccin; y ahora, su examen est enfocado de modo que tenga en cuenta todas las actividades del negocio. Sus recomendaciones estn orientadas a que las operaciones dela empresa sean ms beneficiosas.

2.1.1.2 DEFINICIONES DE LA AUDITORA

El vocablo auditora es sinnimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, etc. Hoy en da, la palabra auditora se encuentra relacionada con diversos procesos de revisin o verificacin que, aunque todos ellos tienen en comn el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en funcin de su finalidad econmica inmediata10.

Se la puede definir como Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el

10

DE LA PEA G., Alberto. Auditora Un enfoque prctico. PARANINFO. Espaa, 2009. Pg. 5.

18

grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen11

2.1.1.3. CLASIFICACIN DE LA AUDITORA

2.1.1.3.1 POR LA PROCEDENCIA DEL AUDITOR

AUDITORA INTERNA: Es aquella actividad que llevan a cabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de su empresa, normalmente en un departamento, bajo la dependencia de la mxima autoridad de la misma, pudindose definir sta como una funcin de valoracin independiente establecida en el seno de una organizacin dirigida a examinar y evaluar sus actividades, as como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de la informacin suministrada por los distintos sistemas existentes en la misma y la eficacia de sus sistemas de gestin.12

AUDITORA EXTERNA:Es el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un periodo, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan. Adems, examina y evala la planificacin, organizacin, direccin y control interno administrativo, la economa y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, as como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.13

2.1.1.3.2 POR SU REA DE APLICACIN

AUDITORA FINANCIERA:El objetivo de una auditora a los estados financieros es permitir al auditor expresar una opinin si los estados financieros estn preparados, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados por la profesin contable o por una autoridad competente.

11

COOK, John. y WINKLE, Gary. Auditora, Editorial McGRAW-HILL. tercera edicin. Mxico, 2000. Pg. 5. 12

IBID 11: Pg. 6 13

MADARIAGA GOROCICA, Juan.Manual Prctico de Auditora. Ediciones Deusto. Espaa, 2004.Pg. 18.

19

La frase usada para expresar la opinin de auditor es presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales.14

AUDITORA ADMINISTRATIVA:Evala el adecuado cumplimiento de las funciones, operaciones y actividades de la empresa principalmente en el aspecto administrativo. Es la revisin sistemtica y exhaustiva que se realiza en la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su organizacin, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones.

AUDITORA DE GESTIN:Es el examen sistemtico y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de una entidad, programa, proyecto u operacin, en relacin a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economa y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconmico derivado de sus actividades.15

AUDITORA OPERACIONAL: Tiene como objeto de estudio el proceso administrativo y las operaciones de las organizaciones, con miras a emitir opinin sobre la habilidad de la gerencia para manejar el proceso administrativo y el grado de economicidad, eficiencia y efectividad de las operaciones del ente auditado.

EXMENES ESPECIALES:Comprende la revisin y anlisis de una parte de las operaciones o transacciones efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de verificar aspectos presupuestales o de gestin, el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya observaciones, conclusiones y recomendaciones. El Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos financieros y operativos, o restringirse a slo uno de ellos, dentro de un rea limitada o asunto especfico de las operaciones.16

14

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. (2001). Manual de Auditora Financiera. Pg. 337. (www.contraloria. gob.ec). 15

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. (2001). Manual de Auditora de Gestin. Pg. 36. (www. contralora. gob.ec). 16

BUENAS TAREAS. Examen Especial de Auditora. (www.buenastareas.com).

20

2.2 AUDITORA DE GESTIN

La auditora de gestin es el examen que se efecta a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin en relacin con los objetivos generales; su eficiencia como organizacin y su actuacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propsito de emitir un informe sobre la situacin global de la misma y la actuacin de la direccin. 17

Es el examen sistemtico y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de una entidad, programa, proyecto u operacin; en relacin a sus objetivos y metas, determinar el grado de economa y eficiencia en el uso de los recursos disponibles, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos y el impacto socioeconmico derivado de sus actividades.18

2.2.1 FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR O DIAGNSTICO

Objetivo

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a su actividad principal, esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de resultados de auditora a un costo y tiempo razonable.

Actividades

Las tareas tpicas son:

1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditoras anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la entidad sobre:

17

BLANCO LUNA, Yanel. Normas y Procedimientos de la Auditora Integral. ECOE Ediciones Ltda. Primera edicin. Bogot, 2003. Pg. 233. 18

IBIDEM 15

21

a) La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos. b) La actividad principal. c) La situacin financiera, la estructura organizativa y funciones, los

recursos humanos, la clientela, etc. d) De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo, el

ambiente organizacional, la visin.

3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas.

4. Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organizacin, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

Productos

- Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo - Documentacin e informacin til para la planificacin - Objetivos y estrategia general de la auditora

FASE II: PLANIFICACIN

Objetivo

Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para lo cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y las siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsables y las fechas de ejecucin del examen, tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en

22

nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora de la entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.

Actividades

Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes:

1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin.

2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe.

Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin; b) Preparar un informe sobre el control interno.

3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor ms experimentado del equipo o grupo de trabajo preparar un Memorando de Planificacin.

Productos

- Memorando de Planificacin - Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o

actividad)

23

FASE III: EJECUCIN

Objetivo

En esta etapa es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante) basada en los criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.

Actividades

Las tareas tpicas de esta fase son:

1. Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las tcnicas de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, etc.

2. Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

3. Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios.

4. Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms experimentado.

24

Productos

- Papeles de trabajo - Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS

Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se prepara un informe final, el mismo que en la Auditora de Gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como selo haca las otras auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos, pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones de expondr en forma resumida las causas y condiciones para el cumplimento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de los recursos de la entidad auditada.

Actividades

En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:

1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario.

2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.

Productos

- Informe de Auditora.

25

FASE V: SEGUIMIENTO

Objetivo

Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditora, debern realizar el seguimiento correspondiente.

Productos

- Documentacin que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas.

- Comunicacin de la determinacin de responsabilidades. - Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento.

2.2.2 INFORME DE AUDITORA

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor en el cual l presenta sus comentarios sobre los hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones y en el caso del examen a los estados financieros el correspondiente dictamen. Mediante el informe de auditora, el auditor pone en conocimiento de la entidad examinada, otros organismos nacionales e internacionales, instituciones financieras, instituciones gubernamentales que tengan relacin con la entidad y los funcionarios de la empresa y funcionarios pblicos apropiados de los niveles ms altos del gobierno que merezcan conocer los resultados de su trabajo. El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas sin ocultar o desvirtuar los hechos que puedan inducir a error.

Fundamentalmente este documento permite tomar las acciones correctivas necesarias por los funcionarios apropiados y en forma oportuna en la gestin de la entidad auditada.

26

2.2.2.1 CARACTERSTICAS DEL INFORME

El informe de auditora debe ser elaborado con un alto grado de profesionalismo para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicacin de los resultados de la auditora. Es importante que cada informe en lo posible sea un trabajo preciso y perfecto que merezca la lectura y accin por los altos funcionarios de la entidad, as como de los organismos e instituciones internacionales y del gobierno.

2.2.2.2 REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DEL INFORME

Debido a la importancia que tienen los informes de auditora es indispensable que sean bien redactados, completos, claros, y fciles de entender.

Para lograrlo es necesario que los informes se elaboren empleando algunas reglas generales tales como:

Redacte en lenguaje corriente y evitando el uso de terminologa muy

especializada Evite los prrafos largos y complicados Incluya la informacin suficiente Revise su contenido detenidamente antes de que se emita Conserve la estructura preestablecida Concluya su redaccin durante el trabajo de campo Redacte en forma sencilla, concisa y clara Incluya solo aspectos significativos Asegure una fcil comprensin al lector Mantenga un tono constructivo Asegure una emisin y entrega oportuna Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles

de trabajo Identifique asuntos que requieran accin correctiva y presente las

recomendaciones correspondientes Incluya la mencin de logros sobresalientes Considere en el contenido los atributos del hallazgo

27

2.2.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN19

Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin pblica.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos. Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta

administracin del patrimonio pblico. Satisfacer las necesidades de la poblacin.

2.2.4 INDICADORES DE GESTIN

2.2.4.1 DEFINICIN DE INDICADORES DE GESTIN

Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificacin de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones) de las caractersticas de la unidad y anlisis establecido, es decir, de los objetivos institucionales y programticos.

Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser necesario desarrollar sus propios indicadores aportando a la conformacin de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin y evaluacin de planes, programas y proyectos sociales.20

2.2.4.2 TIPOS DE INDICADORES21

INDICADORES DE GESTIN O EFICIENCIA

Tambin se les denomina como: de seguimiento, de control, de actividades, de tarea, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub-sistema de

19

IBID 15: Pgs. 233-234. 20

MALDONADO, Milton K. Auditora de Gestin, Economa, Ecologa, Eficacia, Eficiencia, tica. Editorial Luz de Amrica. segunda edicin. Quito-Ecuador, 2001. Pg. 248. 21

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Normas Tcnicas de Control Interno. Normas Generales de Control Interno. Indicadores de Gestin. Pgs. 3-6.

28

seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluacin, los indicadores de gestin permiten la valoracin de al menos los siguientes elementos:

1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros y de tiempo. 2. El cumplimiento de actividades tareas o metas.

INDICADORES DE LOGRO O EFICACIA

Son conocidos tambin como indicadores de xito, externos, de impacto o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los cambios en las variables socioeconmicas propiciadas por la accin institucional. Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo pertenecen al sub-sistema de evaluacin permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institucin para resolver los problemas y necesidades del grupo.

2.2.5 ELEMENTOS DE GESTIN22

El Estado requiere de planificacin estratgica y de parmetros e indicadores de gestin cuyo diseo e implantacin es de responsabilidad de los administradores de las instituciones pblicas en razn de su responsabilidad social de rendicin de cuentas y de demostrar su gestin y sus resultados.

ECONOMA.- Uso oportuno de los recursos idneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisicin o produccin al menor costo posible, con relacin a los programas de la organizacin y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad.

EFICIENCIA.-Consiste en lograr la utilizacin ms productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros. Su grado viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin; incluye la relacin de los

22

IBID 15: Pg. 16

29

recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.

EFICACIA.- Es la relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otro efectos que se haba propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad.

TICA.- Es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.

ECOLOGA.-Podr definirse como el examen y evaluacin al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

2.2.6 HERRAMIENTAS DE LA AUDITORA DE GESTIN

Para la ejecucin de Auditoras de Gestin es necesario la conformacin de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por especialistas en otras disciplinas.

2.2.7 EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Existen tres mtodos de evaluacin del sistema de control interno por medio de:

Cuestionario Narrativo o Descriptivo Grfico o Diagrama de Flujo

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MTODO DE CUESTIONARIOS23

Este mtodo consiste en disear cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas reas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa ndice un punto ptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable. Algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza la letra NA- no aplicable. La aplicacin del cuestionario permite servir de gua para el relevamiento y la determinacin de las reas crticas de una manera uniforme facilitando la preparacin de las cartas de control interno. No obstante, existen algunas limitaciones que el encargado de la auditora debe subsanar, tales como:

Adaptacin a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la institucin, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estndar.

Limitacin para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que est efectuando el relevamiento por este mtodo.

Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control interno que se requieren para la auditora.

MTODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO24

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas clasificadas por actividad, departamentos, funcionarios y servidores.

Este mtodo requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la informacin que es la necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.

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ESTUPIAN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes en los ciclos transaccionales. Anlisis del Informe COSO I y II.ECOE Ediciones. segunda edicin. Colombia, 2006. Pgs. 160-161. 24

BOLETIN JURIDICO N6 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Ecuador.2002 Pgs. 26-27

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MTODO GRFICO O DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo o flujogramas son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esta secuencia se grfica en el orden cronolgico que se produce en cada operacin.

Este mtodo es ms tcnico y remediable para la evaluacin, tiene ventaja frente a otros mtodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lgica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificacin o ausencia de controles.

Para elaborar y actualizar los flujogramas, se obtendr la informacin basndose en entrevistas con los servidores de la institucin o reas, sobre los procedimientos seguidos y revisando los manuales de procedimientos en caso de existir.

Tabla 3: SIMBOLOGA DE FLUJOGRAMACINDE LA AUDITORA DE GESTIN

SIMBOLOGA DENOMINACIN

INICIO O FIN

PROCESO U OPERACIN

DOCUMENTO

DECISIN

CONECTOR FUERA DE PGINA

CONECTOR

DIRECCIN DE FLUJO O LNEA DE UNIN

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2.2.8 CONTROL INTERNO25

EL informe COSO, emitido por el Committee of SponsoringOrganization of TreadwayCommission (Comit de la Organizacin de Patrocinio de la Comisin de Marcas)sobre Control Interno, presenta la siguiente definicin:

El control interno es un proceso, efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

2.2.8.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Los componentes del sistema de Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizados para evaluar el control interno y determinar su efectividad;la estructura de control interno en el sector gubernamental tiene los siguientes componentes:

a) Ambiente de control b) Evaluacin de riesgos c) Actividades de control d) Informacin y comunicacin e) Supervisin y seguimiento

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IBID 15: Pg. 45

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Tabla 4: COMPONENTES Y FACTORES DEL CONTROL INTERNO

COMPONENTES FACTORES

1. Ambiente de Control El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de la entidad desde la perspectiva del control interno. Es el fundamento de los dems componentes.

1.1 Integridad y valores ticos La mxima autoridad y los directivos establecern como parte de la cultura organizacional para que estos valores rijan la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin.

1.2 Administracin Estratgica Pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.

1.3 Polticas y prcticas de talento humano El talento humano es lo ms valioso que posee la institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento.

1.4 Estructura organizativa La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.

1.5 Delegacin de autoridad La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.

1.6 Competencia Profesional La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar

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una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

1.7 Adhesin a las polticas institucionales Los servidores observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas.

2. Evaluacin del Riesgo

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra afectar la ejecucin de los procesos y el logro de los objetivos de la institucin. De modo que la mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, que permitir identificar, analizar y tratar los potenciales riesgos.

2.1 Identificacin de Riesgos Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar y mitigar tales riesgos.

2.2 Plan de Mitigacin de Riesgos Los directivos de las entidades del sector pblico realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.

3. Actividades de Control

Son las polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, tales actividades se dan en toda la organizacin, todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen acciones de control de deteccin y prevencin, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

3.1. Administracin del Talento Humano La administracin del talento humano constituye el diseo e implementacin de:

3.1.1 Plan de talento humano Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de operacin institucionales.

3.1.2 Manual de clasificacin de puestos

La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos

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de su estructura y organizativa. Mismo que ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicac