Upload
phamthuy
View
283
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 1
PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEKA. PROSES CETAK SEMULA CEK
Tujuan1. Mencetak semula cek sekiranya nombor cek telah dijana oleh sistem, tetapi
cek fizikal masih belum dicetak disebabkan ralat pencetak atau ‘spool’
dihapuskan.
2. Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat dan nombor cek yangsama dengan cek asal yang dijana.
3. Berlaku masalah lot cek telah habis digunakan, tetapi cek tidak dapat dicetak
secara lengkap di payment run.
CARA 1: CETAK SEMULA LEBIH DARIPADA SEKEPING CEKKOD TRANSAKSI: F110
Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.
Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan
cek saraan.
1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak dicetak semula.
2. Pada tab pilih variant CHQRESTART untuk program
ZRFFOUS_C.
3. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 2
4. Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CHQRESTART
akan dipaparkan. Masukkan ‘Program Run Date’ dan ‘Identification
Feature’ yang dipilih.
5. Masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula di ruangan ‘Restart
from Check Number’.
NOTA:Bagi kes no spool/ no cek tiada masukkan No KZ pada Payment Document No.
(Semak clearing no di FBL1N)
6. Semak pilihan Print Control dan pastikan tanda pada Print Checks dan
pilihan pencetak pada Printer adalah betul. Print Immediately tidak perlu
ditanda. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 3
7. Skrin Information: Values of variant CHQRESTART saved for specified
screens only akan dipaparkan. Klik .
8. Mesej Values of variant CHQRESTART saved akan dipaparkan. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 4
9. Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan
dipaparkan.Klik pada tab .
10. Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 5
11. Mesej Details have been saved for the run on 24.03.07 MM001akan
dipaparkan.Lakukan proses cetakan semula dengan klik pada ikon
.
12. Skrin Schedule Print akan dipaparkan. Klik
13. Masukkan Job Name.
14. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 6
15. Mesej Print job F110-YYYYMMDD-Identification – RESTART has been
scheduled akan dipaparkan.Klik untuk memaparkan senarai
‘payment run log’
16. Skrin Select Log akan dipaparkan.Klik dua kali pada log yang dikehendaki
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 7
17. Skrin Job Log Entries for job F110-20070324-MM001 – RESTART /
12341901 akan dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan
proses cetakan cek.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 8
CARA 2: CETAK SEMULA SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: FBZ5 Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula sekeping cek sahaja.
Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan cek
saraan.
Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ
(dapatkan daripada FCHN)
1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.
2. Klik .
3. Skrin Check Register akan dipaparkan. Dapatkan nombor dokumen
pembayaran (KZ)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 9
4. Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :
Document Number : Payment Document Number (KZ)
Company Code : FGOM
Fiscal Year :
5. Payment Method : C
6. Masukkan nama pencetak untuk mencetak cek di medan Printer for Form.
Pastikan ’untick’ pada Print immediately.
7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dicetak semula.
8. Skrin Display Check Information akan dipaparkan.Klik untuk kembali
kepada skrin Print Form for Payment Document.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 10
9. Di pilihan menu, pilih Check > Print.
10. Skrin Print Check akan dipaparkan. Pilih .
11. Skrin International Payment Medium – Check (with check management) akan
dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan
cek
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 11
CARA 3: CETAK SEMULA CEK SARAAN KOD TRANSAKSI: ZRPY059 Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.
Digunakan untuk mencetak semula cek saraan.
1. Di skrin HR Check Printing, Pilih ‘Program Run Date’ dan ‘Identification
feature ’ bagi cek yang hendak dicetak semula. Seterusnya masukkan
maklumat berikut:
Paying Company code : FGOM
Payment Method : C/P/S
House bank :
Account ID :
Business Area :
Check lot number :
HR Doc No. :
2. Printer Name : Printer untuk mencetak cek
3. Tandakan kotak dan masukkan no cek yang hendak dicetak
semula.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 12
4. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak
semula adalah betul.
5. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .
6. Skrin Information: Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan. Klik
pada .
7. Skrin HR Check Printing akan dipaparkan. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own
Spool Request untuk mendapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan
proses cetakan cek saraan.
7
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 13
B. PROSES PEMBATALAN & GANTIAN CEKTujuan1. Mencetak semula cek dengan cara membatalkan cek lama dan
menggantikannya dengan cek baru.
2. Cek lama perlu diserahkan kepada JANM/JMS sebelum proses gantian cek baru
dibuat untuk mengelakkan pembayaran dibuat dua kali.
3. Cek yang dicetak semula menggunakan nombor cek yang baru.
4. Proses ini digunakan bagi cek-cek yang < 90 hari.
CARA 1: GANTIAN LEBIH DARIPADA SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: F110 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan samada >
sekeping cek.
Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan cek asalkecuali nombor cek.
Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual
(M) dan cek saraan.
Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari
yang sama dengan hari cek asal dijana.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 14
1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.
2. Pada tab : Pilih variant CEK_RPRNT untuk program
ZRFFOUS_C.
3. Klik pada .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 15
4. Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CEK_RPRNT akan
dipaparkan. Masukkan ‘Program Run Date’ dan Identification Feature’ yang
dipilih.
5. Tandakan kotak . Masukkan
no cek yang hendak dibatalkan di ruangan ’Check Number’ dan juga
maklumat pembatalan di ruangan ’Void reason code’.
6. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 16
7. Skrin Information : Values of variant CEK_RPRNT saved for specified screens
only akan dipaparkan. Klik .
8. Mesej Values of variant CEK_RPRNT saved akan dipaparkan. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 17
9. Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.
Klik pada tab .
10. Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 18
11. Mesej Details have been saved for the run on DD.MM.YYYY Identification
akan dipaparkan. Lakukan proses cetakan dengan klik pada .
12. Skrin Schedule Print akan dipaparkan. Klik
13. Masukkan Job Name.
14. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 19
15. Mesej Print job F110-YYYYMMDD-ID has been scheduled akan dipaparkan.
Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’.
16. Skrin Select Log akan dipaparkan.Klik dua kali pada log yang dikehendaki.
17. Skrin Job Log Entries for job F110-YYYYMMDD-ID / Spool No akan
dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan
cek.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 20
CARA 2: GANTIAN SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: FBZ5 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek
sahaja.
Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat yang sama dengan cekasal kecuali nombor cek.
Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek
manual (M) dan cek saraan.
Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari
yang sama dengan hari cek asal dijana.
Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ
(dapatkan daripada FCHN)
1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.
2. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 21
3. Skrin Check Register akan dipaparkan. Dapatkan nombor dokumen
pembayaran (KZ).
4. Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :
Document Number : Payment Document Number (KZ)
Company Code : FGOM
Fiscal Year :
Payment Method : C
Check lot number : No lot cek gantian
5. Masukkan pencetak untuk mencetak cek di medan Printer for Forms.
Pastikan ’untick’ pada kotak Print immediately.
6. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dibatalkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 22
7. Skrin Display Check Information akan dipaparkan. Klik pada ikon untuk
kembali kepada skrin Print Form for Payment Document.
8. Di pilihan menu, pilih Check > Print.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 23
9. Skrin Print Check akan dipaparkan. Pilih butang .
10. Skrin ‘Reprint Check’ akan dipaparkan dan mesej ‘Check data and specify
void reason code’ akan dipaparkan pada penunjuk status di bawah skrin.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 24
11. Di skrin Reprint Check, masukkan maklumat berikut :
Paying company code : FGOM
House bank :
Account ID :
Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan
Void reason code :
Check lot number : Nombor lot cek gantian
Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek
12. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.
13. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Reprint Check’.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 25
14. Pada pilihan menu, pilih Check > Reprint.
15. Mesej Check <number> voided, reprinted on check <new number> akan
dipaparkan.
16. Pada pilihan menu, pilih System > Own Spool Requests untuk mendapatkan
‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 26
CARA 3: PEMBATALAN CEK TANPA MELIBATKAN REVERSAL DOKUMENBAUCAR BAYARAN KOD TRANSAKSI: FCH9 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek
sahaja.
Proses ini digunakan samada cek telah/belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan semua jenis cek termasuk
cek saraan.
Digunakan sekiranya pembatalan dibuat dalam bulan yang sama/berbeza
dan pembayaran semula dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan
Baucar Bayaran baru.
Proses ini TIDAK melibatkan pembatalan pembayaran (KZ).
1. Pada skrin FCH9 Void Issued Check, masukkan maklumat berikut :
Paying company code : FGOM
House bank :
Account ID :
Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan
Void reason code :
2. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 27
3. Skrin Display Check Information akan dipaparkan. Klik untuk kembali
kepada skrin ‘Void Issued Checks’.
4. Klik ikon untuk membatalkan cek tersebut.
5. Mesej Check <number> voided, payment document not reversed dipaparkan.
6. Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit: ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01
7. Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses pembayaran:ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S SP01.
NOTA:Sekiranya cek baru (gantian) disediakan secara manual, kemaskini nombor cek
tersebut di FCH5
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 28
CARA 4: GANTIAN CEK SARAAN KOD TRANSAKSI: ZRPY059 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan > sekeping
cek.
Digunakan untuk menggantikan cek saraan sahaja.
Sistem akan membatalkan nombor cek lama dan menggantikan dengan
nombor cek yang baru.
1. Di skrin HR Check Printing, pilih ‘Program Run Date’ & ‘Identification feature’
bagi cek yang hendak dibatalkan.
2. Seterusnya masukkan maklumat berikut:
Paying Company code : FGOMPayment Method : C/P/SHouse bank :Account ID :Business Area :Check lot number :HR Doc No. :Printer Name : Printer untuk mencetak cek
3. Tandakan kotak masukkan no cek yanghendak dibatalkan serta Void reason code.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 29
4. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semulaadalah betul.
5. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .
6. Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan. Klik
pada butang .
7. Skrin HR Check Printing akan dipaparkan. Pada pilihan menu, pilih System >
Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool number’ dan teruskan
dengan proses cetakan cek saraan dan ZRPY062 (Pengwujudan Dokumen
dan Nombor Cek bagi pembayaran melalui HR).
NOTA: Pengguna perlu melarikan ZRPY062 setiap kali selepas melarikan ZRPY059
samada semasa menjana cek asal atau gantian.
Sekiranya cek asal dibatalkan sebelum proses ZRPY062 dibuat, maka cek
tersebut tidak akan dipaparkan di dalam laporan ZRAP002 dan ZRAP031. Begitu
juga dengan cek gantian, perlu melarikan ZRPY062.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 30
LATIHAN 7: PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEKTerdapat cek yang telah dicetak terkoyak. Cek tersebut belum diserahkan kepada
penerima bayaran. Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan
cek asal tetapi perlu menggunakan nombor cek berbeza. Pilih kaedah yang
dirasakan sesuai untuk mengatasi masalah ini.
Bagi menggantikan cek yang telah rosak, kaedah CEK_REPRINT boleh
digunakan melalui F110.
1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.
2. Pada tab : Maintain variant CEK_RPRNT untuk program
ZRFFOUS_C.
3. Klik .
4. Lakukan proses seterusnya untuk mendapatkan‘spool number’ dan teruskan
dengan proses cetakan cek.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 31
PROSES PEMBATALAN & GANTIAN EFT
Tujuan1. Proses pembatalan EFT ini perlu dibuat sekiranya Baucar Bayaran telah
dipost dan menjadi open items di FBL1N.
2. Nombor EFT yang telah dijana tetapi belum dibuat proses Kelulusan EFT
(ZRAP011) disebabkan terdapat kesalahan pada maklumat EFT berkenaan.
3. Pembatalan juga disebabkan kesilapan semasa proses kunci masuk baucar
bayaran samada oleh PTJ bagi Baucar Bayaran eSPKB atau oleh Pejabat
Perakaunan bagi Baucar Bayaran manual.
4. Baucar Bayaran asal tidak dibatalkan dan akan berstatus 8. Sebarang
penggantian akan dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar
Bayaran baru.
5. Senarai EFT yang dibatalkan boleh disemak di Laporan Penolakan
Pembayaran Secara EFT di ZRAP030.
PEMBATALAN EFT KOD TRANSAKSI: ZRAP011
1. Di skrin Kelulusan Pembayaran EFT, masukkkan maklumat berikut:
Tarikh Larian Pembayaran :
ID Pembayaran :
Tarikh Pembayaran :
Pejabat Perakaunan :
2. Klik .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 32
3. Pastikan proses pembatalan EFT dibuat sebelum proses Kelulusan 1
dilakukan (Status 0, Keterangan TERIMA).
4. Klik pada kotak bagi EFT yang hendak dibatalkan, dan teruskan
dengan proses Kelulusan 1.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 33
5. Cetak Laporan Penolakan Pembayaran EFT melalui kod transaksi ZRAP030
untuk rujukan atau sebagai dokumen sokongan semasa proses penggantian
EFT.
6. Untuk membolehkan penggantian baucar bayaran dibuat, adalah penting
untuk menyediakan penyata pemungut untuk menggantikan tunai keluar di
caj semula ke dalam buku tunai pejabat perakaunan.
DT Bank Bayaran Incoming
KT Vot/Amanah asal
NOTA:Sekiranya penolakan pembayaran EFT adalah bagi agensi pukal, Sediakan
penyata pemungut manual dengan pilihan maklumat cek/ eft batal sebagai ‘Tidak
berkaitan’ dan caj kepada amanah EFT batal.
7. Lakukan proses Penyata Pemungut seperti biasa sehingga proses cetak
resit: ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 34
8. Sediakan baucar bayaran gantian seperti berikut:
DT Vot/Amanah asal
KT Bank Bayaran Outgoing
NOTA:Setelah penyata pemungut disediakan bagi penolakan pembayaran EFT agensi
pukal, sediakan baucar bayaran manual untuk bayaran gantian dan caj ke
amanah EFT batal.
9. Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses Muat Turun
EFT: ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S
ZRAP011 ZRAP012.