7 سردلا - دخول€¦ · Ok طغضو ث بساحمكا ةواخ طْشوت دÃاعو ث (Select All) راْتخا غلو 2 قشكاب امق بساحم ةفْظÃب Áْلماعكا

1

Microsoft Office Excel 2007

قواعد البيانات(Data base) التصفية التمقائية البسيطة(AutoFilter)

التصفية التمقائية المخصصة(Custom)

فرز البيانات(Sort)

قاعدة التحقق من صحة البياناتValidation الصفوف واألعمدة ( تثبيت)تجميد(Freeze Panes)

7الدرس

2


Data Baseقواعد البيانات

، وتعتبرررر قواعرررد Excelالتعامرررل مرررع قواعرررد البيانرررات مرررن الوظرررائف اليامرررة التررر يتميرررز بيرررا برنرررام يعتبررررالبيانات من الوسائل الجيدة لتخزين وتنظيم واسترجاع وتمخيص المعمومات وعرضيا بصورة تسيل اإلسرتفادة

.منيا

ونسررتطيع ان نطمررق عمرر الجرردول الررلى يحترروى عمرر بيانررات المرروظفين او مرتبرراتيم قاعرردة بيانررات ، وسرروف .ىلا الجزء بعض الوظائف الشائعة لمتعامل مع قواعد البيانات نستعرض ف

(filter)تصفية البيانات لمحصرررول عمررر بنررراءا عمررر معيرررار لمبحرررث( صرررفوف)ىررر طريقرررة لمبحرررث عرررن بيانرررات (Filter)التصرررفية

.sheetالسجالت الت ينطبق عمييا معيار البحث وعرضيا مجتمعة داخل الر

ويوجد نوعان من التصفية لتصفية التمقائية اAutofilter التصفية المتقدمةAdvanced Filter

وسوف نكتف بعرض النوع األول فقط ف كتابينا ىلا

التصفية التمقائية(Auto Filter) تعد ىله الطريقة من الطرق المبسطة لمحصول عم سجالت بناءا عم معيار أو معيارين لمحقل الواحد

.أو عدة معايير عم أكثر من حقل بشرط ان يكون كل معيار مترتب عم األخر خطوات عمل التصفية

اى خمية داخل جدول البياناتنحدد .1

3


نضغط االداة &Filter sortومن داخل المجموعة Data التبويبمن .2 عناوين االعمدةفتظير أسيم صغيرة بجوار .3

التصفية التمقائية المباشرة:أوال

"معيار واحد"بناءا عمى تصفية تمقائية مباشرة .اللين يعممون بوظيفة محاسبمثال من خالل قاعدة البيانات السابقة مطموب الحصول عم األفراد

: الحل . العمودلتنسدل قائمة بيا عناصر فريدة لمحتويات ىلا الوظيفةنضغط السيم بجوار -1

4


Okثم نعاود تنشيط خانة المحاسب ثم نضغط (Select All)نمغ اختيار -2

كما بالشكل العاممين بوظيفة محاسبنالحظ تصفية البيانات والحصول عم األفراد -3 :التال

Select)اختيار نعاود تنشيط إظيار كافة السجالت مرة اخرى عند الرغبة ف -1

All) أو نختر االمر أو Sort A to Z يمكن ترتيب السجالت الت يتم تصرفيتيا تصراعديا بتختيرار -2

Sort Z to Aتنازليا بتختيار

.تصفية البيانات عمى أكثر من معيار داخل العمود الواحدالعررراممين بوظيفرررة مرررن خرررالل قاعررردة البيانرررات السرررابقة مطمرروب الحصرررول عمررر األفرررراد مثررال

."ميندس"أو وظيفة " محاسب"

ملحوظة

5


:الحلوأيضررا " محاسررب"الوظيفررة ومررن القائمررة المنسرردلة ننشررط عمررود نضررغط السرريم بجرروار -1

.OKثم نضغط " ميندس"ننشط

:لنحصل عم البيانات كما ى موضحة بالشكل االت -2

أكثففر مففن معيففار نكثففر مففن حقففل بشففرط أن يترتفف كففل "بنففاءا عمففى تصفففية تمقائيففة مباشففرة

.معيارعمى اآلخر

العررراممين بوظيفرررة مرررن خرررالل قاعررردة البيانرررات السرررابقة مطمرروب الحصرررول عمررر األفرررراد مثررال ."شبرا"وعنوانيم " محاسب"

:الحل .OKونضغط فقط" محاسب"ننشط الوظيفة ومن القائمة المنسدلة عمود نضغط السيم بجوار -3

6


.OKونضغط " شبرا"ثم نضغط السير بجوار عمود العنوان ومن القائمة المنسدلة ننشط -4

:لنحصل عم البيانات كما ى موضحة بالشكل االت -5

الا احترروى العمرررود عمررر بعرررض الخاليرررا الفارغرررة فيمكنرررك تصرررفية البيانرررات (Blanks)ىله الخاليا الفارغة وللك بتنشيط االختيار عم اساس

التصفية التمقائية المخصصة : ثانيا(Custom )

"معيار واحد"مخصصة بناءا عمى تمقائية تصفية مثال من خالل قاعدة البيانات نفسيا مطموب

.ج1211راتبيم االساس أعم أو يساوى الحصول عم األفراد اللين

ملحوظة

7


:الحل نضغط عم السيم بجوار عمود الراتب .1 Numner Filtersنشير ال من القائمة المنسدلة .2 …Greater than Or Equal Toتظير قائمة فرعية نختر منيا .3

ويحتروى ىرلا المربررع الحروارى عمرر خانرة إلختيررار Custom AutoFilterيظيرر مربرع حرروارى بعنروان .4

وىر تعنر أكبرر مرن أو يسراوى is greater than or equal toعممية المقارنة المطموبة حيث نخترر 1211، ونكتب بالخانة الت أماميا القيمة الت نريد البحث عنيا وى ف مثالنا ىلا الرقم

:كما بالشكل التال لنحصل عم السجالت الت انطبق عمييا معيار البحث Okنضغط .5

8


شرط المقارنة المعنى equals تساوى

Does not equal ال تساوى

Is greater than أكبر من

Is greater than or equal to أكبر من أو تساوى Is less than أقل من Is less than or equal to أقل من أو تساوى Begins with تبدأ بر Does not Begin with ال تبدأ بر

Ends with تنتي بر

Does not end with برال تنتي

Contains تحتوى عم

Does not Contains ال تحتوى عم

"معيارين لنفس الحقل واحد"مخصصة بناءا عمى تمقائية تصفية

مثال من خالل قاعدة البيانات نفسيا مطموب .ج1211ج واقل او يساوى 1111راتبيم االساس اكبر أو يساوى الحصول عم األفراد اللين

:الحل الراتبنضغط عم السيم بجوار حقل .1

Numner Filtersنشير ال من القائمة المنسدلة .2 Custom Filterتظير قائمة فرعية نختر منيا .3

مالحظات

9


Customمن القائمة المنسدلة نختر .4 Custom AutoFilterليظير مربع حوارى بعنوان .5

2بالخانة رقم 1111ونكتب 1من الخانة رقم is greater than or equal toنختر .6

ننشط اإلختيار .7

4بالخانة رقم 1211ونكتب 3من الخانة رقم is less than or equal toنختر .8

لنحصررل عمرر السررجالت الترر انطبررق عمييررا شرررط البحررث كمررا OKثررم نضررغط .9 :بالشكل التال

الفرق بين خانتى (And وOr )

1

3

2

4

11


- OR : تعنى أن السجالت التى يتم تصفيتها يمكن أن ينطبق عميها الشرط انول فقفط أو الشفرط الثفانى فقفط أو انول والثانى معا

- And :يتم تصفيتها البد أن ينطبق عميها الشرطين معا تعنى أن السجالت التى

تالحرررررظ اختفررررراء األسررررريم بجررررروار أسرررررماء ، نضرغط مررة اخررى االداة Filterلمخروج من أمر الرر .والعودة ال الشكل األصم لمقاعدة االعمدة

فرز البيانات(Sort)

كانت بيانات نصية كأسماء الموظفين مثال ، أو بيانات رقمية المقصود بفرز البيانات ىو إعادة ترتيبيا سواء .كأرقام درجات الطمبة أو أرقام مرتبات الموظفين

:والترتي نوعان تصاعديا(Ascending)

أو مرن ( أ الر ى) ويستخدم عند الرغبة ف ترتيب األرقرام مرن الصرغير إلر الكبيرر أو ترتيرب الحرروف مرن (A الZ)

تنازليا(Descending) ) أو من ( ى ال أ ) ويستخدم عند الرغبة ف ترتيب األرقام من الكبير إل الصغير أو ترتيب الحروف من

Z الA)

مالحظات

الشرط االول

الشرط الثانى

11


الفرز بإستخدام شريط اندواتFormatting

(أ ال ى)أبجديا من الموظفينمثال من خالل قاعدة البيانات الموضحة بالشكل قم بترتيب أسماء

الخطوات نحدد أى خمية بعمود اإلسم -1 اضغط االداة Dataتحت التبويب Sort & Filterمن المجموعة -2

:لنحصل عم قاعدة البيانات مرتبة كالتال -3

أى تنازليا من الكبير ال الصغير (Descending) لمراتبمثال أعد ترتيب قاعدة البيانات السابقة طبقا الخطوات

12


الراتبحدد أى خمية بعمود -1 . اضغط االداة Dataتحت التبويب Sort & Filterمن المجموعة -2

: المبمغ كما بالشكل لعمود الراتبلنحصل عم قاعدة البيانات مرتبة طبقا -3

يراعرررر تحديررررد خميررررة واحرررردة فقررررط االدوات عنررد ترتيررب قاعرردة البيانررات مررن خررالل األدوات -1

يتم الترتيب عم أساسو بالعمود اللى

كما يالحظ أن الترتيب يتم عم أساس حقل واحد فقط -2

أكثر من عمود الفرز بإستخدام .ترتيب البيانات طبقا ألولويات محددة ىله الطريقة نستطيع من خالل مثال

.وظيفةأوال ثم بعد للك ترتيب األسماء أبجديا داخل كل لموظيفةقم بترتيب قاعدة البيانات السابقة طبقا الخطوات قف داخل أى خمية بقاعدة البيانات أو حدد جميع خاليا قاعدة البيانات -1 . اضغط االداة Dataتحت التبويب Sort & Filterمن المجموعة -2

ملحوظة

13


sortليظير المربع الحوارى بعنوان -3

اى " A to Zاختررر Orderومررن Valuesاختررر sort Onومررن الوظيفررةاختررر sort byمررن خانررة -4إلضررافة صررف اخررر لتحديررد ثرران اوليررة لمترتيررب كمررا ثررم اضررغط الررزر " تصرراعدى

بالشكل االت

14


اللى صف الوتعن أن الصف األول بقاعدة البيانات ىو Header rowونراع تنشيط مربع الخيار -5 و مع باق البياناتترتيب واللى اليتم يمثل عناوين الجدول

: لنحصل عم البيانات مرتبة كما بالشكل okثم نضغط زر -6

قاعدة التحقق من صحة البياناتValidation

.ى مجموعة من الضوابط الت تحكم ادخال البيانات وتقمل من أخطاء اإلدخال

مثالج والمطموب 1511ج ال 511حدود الراتب االساس لمموظفين ف حددت الشركات احد أن بفرض

منع او تقميل االخطاء الت قد يقع فييا الموظف اثناء عمل كشف المرتبات، وللك باظيار رسالة تحليرية .عند ادخالو رقم خارج الحدود المسموح بيا

15


:الخطوات نحدد العمود المراد عمل ضوابط لو .1

االداة نختر Dataتحت التبويب Data Toolsمن المجموعة .2

Data validationيظير مربع حوارى بعنوان .3

وى الوضع Any valueويظير بيا اإلختيار Allowتوجد خانة بعنوان Settingsتحت التبويب .4 .جميع أنواع المدخالتبادخال اإلفتراض ويعن السماح

ولتكن أرقام الراتبنوع البيانات المناسبة والمطموب ادخاليا ف عمود Allowنختر من خانة .5 Whole numberصحيحة

16


ياإدخالالبيانات المطموب وى االختيار المناسب لمدى Dataمن خانة betweenثم نختر .6

اكبر قيمة مطموب Maximizeأقل قيمة مطموب إدخاليا وف خانة Minimizeثم نكتب ف خانة .7 .إدخاليا

نكترب رسرالة إرشرادية لتخبرر م ردخل البيانرات أثنراء عمميرة اإلدخرال Input messageوتحت التبويرب .8عمررا يجررب إدخالررو حترر ال يقررع فرر خطررأ اإلدخررال وتظيررر ىررله الرسررالة عنررد تحديررد الخميررة الترر يررتم

.التعامل معيا

17


وتظيرر ،خاطئرةالتر تظيرر عنرد ادخرال بيانرات رسرالة محتوى النكتب Error Alertوتحت التبويب .9 .لة بعد اإلدخالالرساىله

. ويوجد ثالث أنماط لمرسائل داخل ىلا التبويت .11

18


: Stopرسالة

وتعن منع اإلدخال تماما بيلا الخطأ : Warningرسالة

وتعن تحلير بالخطأ مع السماح باإلدخال : Informationرسالة

وتعني إعطاء معمومة بالخطأ مع السماح باإلدخال

ثم ننتقل ال قاعدة البيانات وعند إدخال البيانات ستجد OKبعد اختيار النمط المناسب نضغط .11 :األتي

عند تحديد أى خمية بعمود الراتب تظير الرسالة اإلرشادية بما يجب إدخالو.

بعد إدخال خلية بشكل خاطئ تظهر أحد رسائل الخطأ السابقة بناء على النمط المختار.

19


الصفوف أو انعمدة( تثبيت)تجميد(Freeze Panes) اسرررتخدام اسررريم التمريرررروتسرررتخدم ىرررله الخاصرررية عنررردما تحتررروى قاعررردة البيانرررات عمررر بيانرررات كثيررررة وعنرررد

(scroll bar ) كما يظير بالشكل التال عناوين الجدول قد يؤدى ىلا ال عدم رؤية:

( scroll bar)يستخدم ىلا األمر لتثبيت الصفوف أو األعمدة عند استخدام اسيم التمرير

أوال تثبيت الصفوف(Freeze Panes)

االعمدةمثال من خالل قاعدة البيانات الحالية مطموب تثبيت صف عناوين الخطوات نحدد الصف اللى يقع اسفل الصف المراد تثبيتو -1

freeze Panesنختر منيا Viewتحت التبويب Windowمن المجموعة -2

21


.اسفل الصف اللى تم تثبيتوليظير خط خفيف بعرض الشاشة -3

.حاول التحرك بأسيم التمرير ال أسفل ستجد أن صف العناوين ثابت اليتحرك -4

ثانيا تثبيت العمود

مثال من خالل قاعدة البيانات الحالية مطموب تثبيت عمود اإلسم

الخطوات نحدد العمود اللى يم العمود المراد تثبيتو كما بالشكل -1


حاول التحرك بأسيم التمرير ال ناحية اليمين ستجد أن عمود اإلسم ثابت اليتحرك -3

21


ثالثا تثبيت الصف والعمود معا

عناوين الجدولوصف االسممثال من خالل قاعدة البيانات الحالية مطموب تثبيت عمود

الخطواتنحدد الخميرة التر تقرع اسرفل الصرف المرراد تثبيترو وتقرع برالعمود الرلى يمر العمرود المرراد تثبيترو وىر -1

B2ف مثالنا الخمية


حاول التحرك بتستخدام أسيم التمرير ستجد ثبات العمود عند استخدام اسيم التمريرر األفقر ، وتجرد -3 .ثبات الصف عند استخدام اسيم التمرير الرأس

22


مرررررن المجموعرررررة إللغررررراء تثبيرررررت الصرررررفوف أو اإلعمررررردة -1

Window تحرررت التبويررربView نخترررر منيررراfreeze

Panes

Freeze Top Rowلتثبيت الصف االول فقط اختر -2

Freeze First Columnلتثبيت العمود االول فقط اختر -3

بالضغظ هنا يثبت العمود

بالضغظ هنا يثبت الصف

ملحوظة

Documents

7 سردلا - دخول€¦ · Ok طغضو ث بساحمكا ةواخ طْشوت دÃاعو ث (Select All) راْتخا غلو 2 قشكاب امق بساحم ةفْظÃب Áْلماعكا