64525934 Laporan Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PEMBELIAN BAHAN BAKU

PERUSAHAAN BUBUR KERTAS (PULP) DAN KERTAS

PT. XXX

DISUSUN OLEH: PRISMAYANTO (1102059)

CITRA ANNISA (1102069)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INDUSTRI

DEPARTEMEN PERINDUSTRIAN RI

JAKARTA

2005

Sistem Informasi Manajemen

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur hanya pantas di haturkan kehadirat Alloh SWT, karena dengan karunia

dan rahmat-Nya yang tak terhingga penulis mampu menyelesaikan tugas ini menjadi sebuah

laporan. Sholawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada Imam akhir jaman, Nabi besar

Muhammad SAW yang membawa kita semua dari alam jahiliyah kepada alam ilmu yang penuh

dengan cahaya-Nya.

Penulisan laporan ini adalah bertujuan sebagai memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah

Sistem Informasi Manajemen. Pada penulisan laporan ini, penulis menyajikan Sistem Informasi

Manajemen yang menjelaskan aliran arus informasi yang terjadi pada kegiatan pembelian bahan

baku pada perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas. Seperti yang kita ketahui, keputusan dalam

penentuan pembelian bahan baku pada suatu perusahaan sering menjadi tidak tidak efektif dan

efisien karena aliran informasi yang terlalu panjang dan melibatkan beberapa departemen yang

saling terkait. Sehingga kelebihan atau kekurangan bahan baku kerap terjadi dalam keseharian

yang terjadi suatu produksi.

Dengan adanya laporan ini diharapkan dapat tercipta suatu Sistem Informsi Manajemen yang

menjelaskan aliran arus informasi pada kegiatan pembelian bahan baku, sehingga dengan sistem

tersebut keputusan pembelian dalam penyediaan bahan baku dapat efektif dari segi biaya yang

akan dikeluarkan dan efisien terhadap waktu yang diperlukan.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Irma

Agustiningsih I, S.ST, selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, atas kesediaanya

untuk memberikan bimbingan kepada kami sehingga laporan ini dapat dibuat. Penulis pula ingin

mengucapkan terima kasih kepada keluarga yang selalu mendukung baik dengan nasehat maupun

doa dalam setiap gerak dan langkah penulis untuk menjadi orang yang bermanfaat.

Penulis meyadari bahwa tak sesuatu pun yang sempurna yang dibuat oleh manusia termasuk

laporan ini. Penulis meminta maaf jika dalam laporan ini masih banyak terdapat kesalahan dan

kekurangan dari segi ilmu maupun penyampaian. Akhir kata, tak ada yang lebih besar pahalanya

melainkan ilmu yang bermanfaat yang diamalkan dan diajarkan kepada orang lain. Semoga

laporan ini dapat berguna sebagai bahan bacaan dan referensi dalam penyusunan laporan yang

sejenis. Sekian dan terima kasih


BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Pada saat ini masih banyak sektor industri di Indonesia yang masih mempraktekan

sistem manajemen tradisional, dari setiap departemen yang ada di sector industri tersebut

termasuk departemen persediaan bahan baku dan perencanaan produksi. Departemen

persediaan bahan baku yang merupakan sub dari departemen PPIC (production planning

inventory control), sangat memegang peran yang penting dalam berjalan sebuah

kegaiatan produksi pada sebuah perusahaan. Pengadaan bahan baku dalam sebuah

kegaiatan proses produksi harus tepat baik dalam jumlah yang dibutuhkan maupun waktu

pada saat diperlukan.

Berdasarkan kenyataan diatas maka analisis keputusan dalam pembelian bahan

baku harus tepat pada saat diperlukannya bahan baku tersebut untuk proses produksi.

Keputusan pembelian bahan baku pula harus sesuai dalam jumlah yang dibutuhkan,

karena bahan baku yang terlalu banyak akan menumpuk dan akan menimbulkan biaya

tersendiri dan tidak menambah nilai guna dari bahan tersebut.

Selama ini, keputusan pembelian bahan baku hanya berpatok kepada persediaan yang ada

digudang,. Jika persediaan bahan baku habis barulah bagian persediaan memesan bahan

baku tersebut secara banyak atau berlebih tanpa memperhitungkan jumlah bahan baku

yang diperlukan pada proses produksi. Hal ini mungkin terjadi karena alur (prosedur)

dalam pembelian bahan baku tersebut masih terlalu berbelit, jadi akan lebih mudah jika

pembelian dilakukan sekaligus banyak. Hal ini juga dapat terjadi karena aliran informasi

akan kebutuhan permintaan bahan baku dari departemen produksi maupun tingkat

persediaan dari bagian persediaan bahan baku belum maksimal terlakasana.

Dengan adanya suatu acuan dari sistem informasi manajemen pada kegiatan

pembelian, maka arus aliran informasi atas kegiatan tersebut akan sangat mudah

dipahami, dipelajari, dan dilakukan oleh pihak yang berkepentingan atas kegiatan

pembelian tersebut. Dengan pemahaman yang mendalam atas aliran informasi dari

pembelian maka dapat dibuat suatu perbaikan (improvement) dari setiap aspek atau

bagian yang terkait dalam proses pemesanan. Dengan adanya pengembangan tersebut


maka efisisensi dan afiektifitas atas kegiatan pembelian dapat terwujud dan merupakan

keuntungan tersendiri bagi perusahaan terutama dalam mengeleminasi biaya.

I.2 Perumusan Masalah

Selama ini perusahaan PT XXX yang bergerak pada pembuatan atau

memproduksi bubur kertas(plup) dan kertas belum mempunyai suatu sistem informasi

manajemen yang menjelaskan alur tentang pembelian bahan baku. Hal ini dikarenakan

banyaknya pihak atau bagian yang terkait dalam keputusan pembelian bahan baku

tersebut. Dengan banyaknya bagian yang terkait tersebut maka kegiatan pembelian bahan

baku tersebut menjadi rumit dengan aliran informasi yang belum jelas.

Berdasarkan hal diatas, maka perlunya dibuat suatu sistem informasi manajemen

yang menjelaskan aliran-aliran informasi pada bagian yang terkait dengan kegiatan

pembelian bahan baku. Pembuatan atas aliran informasi tersebut dapat berupa kegiatan-

kegiatan yang terjadi dalam sub-sub sistem yang terjadi pada proses kegiatan pembelian.

Selain itu pula Sistem Informasi Manajemen dari pembelian bahan baku, akan dapat

menjelaskan hal-hal yang mendetail dari aliran informasi yang dibutuhkan seperti halnya:

surat-surat yang ada atau keadaan persediaan yang di informasikan.

I.3 Pembatasan Masalah

Agar penyajian laporan ini tidak menyimpang dari ruang lingkup yang ditetapkan

dalam perumusan masalah, maka pembatasan masalah adalah sebagai berikut:

1. Laporan ini hanya membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen tentang

Pembelian Bahan Baku pada Perusahaan Bubur Kertas (pulp) dan Kertas yang

berupa kayu dan beberapa bahan kimia.

2. Ruang lingkup aliran informasi dan data hanya dibahas pada lingkup internal

perusahaan.


BAB II

LANDASAN TEORI

II.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses atau kegiatan yang menjelaskan apa

yang dilakukan pada kegiatan yang dilakukan seperti kegiatan; merencanakan,

mengorganisasikan , mengaplikasikan, dan mengendalikan operasi yang telah berjalan.

Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu

prosedur/ bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama

dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk

menghasilkan informasi dan atau aliran barang.

Sedangkan pengertian dari Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam

bentuk agrerasi, untuk menghasilkan kemampuan dan pengetahuan atau data yang teroleh

dan mempunyai arti bagi pemakainya.

Pendekatan sistem pada manajemen dirancang untuk memanfaatkan analisis ilmiah

pada organisasi yang rumit untuk

1. pengembangan dan pengelolahan sistem operasi (misalnya; arus uang,

sistem personalia)

2. perancangan sistem informasi untuk pengambilan keputusan.

Kaitan antara keduanya adalah jelas karena alasan untuk perancangan sistem

informasi sangat membantu pengambilan keputusan mengenai pengelolahan sistem

operasi.

Sistem informasi manajemen , suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan

petunjuk, peralatan dan pengelolahan data (seperangkat elemen), memilih, menyimpan,

mengolah dan mengambil kembali data (mengoperasikan data dan barang) untuk

mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan (mencari tujuan bersama)

dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat

menggunakannya dengan paling efisien ( menghasil informasi dengan tepat waktu).

Dari pengertian tersebut dapat diambil sebuah pengertian bahwa Sistem Informasi

Manajemen adalah:


Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem yang terintegrasi antara

manusia dan mesin.

Sistem Informasi Manajemen berguna sebagai penyedia informasi yang

dibutuhkan.

Sistem Informasi Manajemen berguna sebagai pendukung fungsi-fungsi

operasi, manajemen, dan keputusan.

Ruang lingkup hanya berada dalam organisasi tersebut.

Sedangkan berdasarkan peralatan yang diperlukan Sistem Informsi Manajemen tersebut

menggunakan;

Perangkat keras dan perangkat lunak.

Prosedur-prosedur manual.

Model untuk menganalisa , merencanakan, mengendalikan, dan

mengambil keputusan.

Suatu database

Aliran tugas dalam sebuah perencanaan sebuah Sistem Informasi Manajemen

berawal dari mengambil data (input). Proses selanjutnya adalah mengolah,

mentransformasikan, dan mengkonversikan data menjadi informasi (output). Kemudain

mendistribusikan informasi (output) tersebut kepada fungsi-fungsi dalam organisasi.

II.2 Alat (Tools) Dalam Memodelkan Sistem Informasi Manajemen

Berdasarkan perangkat yang digunakan dalam memodelkan Suatu perencanaan

Sistem Informasi Manajemen daru suatu permasalahan, maka terdapat alat atau tools

yang digunakan antara lain:

1. Diagram Arus Data

a. Pengertian Diagram Arus Data

Pengertian diagram arus data adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang

menggunakan sejumlah bentuk- bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data

mengalir melalui suatu proses yang saling berkaiatan.


Atau pula merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan/

memodelkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar satu sama lain

dengan menunjukan dari mana data mengalir serta penyimpannya.

b. Tujuan dan Fungsi Diagram Arus Data

Tujuan Diagram Arus Data

1. untuk mengindentifikasi dan mencatat bentuk-bentuk proses yang ada dalam

sistem, dengan menyatakannya dalam suatu arus dari data diantara departemen-

departemen , fungsi-fungsi, dan manusia.

2. dapat memperlihatkan pergerakan data dalam suatu organisasi, atau didalam

bagian-bagian tertentu dari suatu organisasi.

Fungsi Diagram Arus Data

menggambarkan / memodelkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara

fungsi satu sama lain dengan menunjukan dari mana data mengalir serta penyimpanannya.

c. Simbol-simbol yang digunakan

✰ elemen-elemen lingkungan (entitas eksternal)

berada diluar batas sistem, yang menyediakan input data dan menerima

output pada sistem

jumlahnya tidak tertentu, mungkin bentuknya dapat berupa:

orang, seperti manajer, yang menerima laporan dari sistem

organisasi, seperti departemen lain dalam perusahaan, atau

perusahaan lain.

Sistem lain yang berhubungan dengan sistem anda

Dinyatakan dengan empat persegi panjang, contohnya:

Source : Entitas Ekternal yang mensuplai data kepada sistem

Sink : Entitas Ekstrenal yang mengambil/ menyerap data dari

sistem


Bagian ProduksiSupplier

✰ Proses

Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output/ apa yang

dikerjakan oleh sistem.

Dinotasikan/ dinyatakan dalam bentuk lingkaran, contohnya;

Setiap proses mempunyai satu atau lebih data input dan

menghasilkan satu atau lebih data output.

Setiap proses mempunyai nomor, nama yang unik (label)

Dan ditulis dalam lingkaran.

Teknik pembuatan label yang umum adalah degnan menggunakan

kata kerja dan objek, tetapi dapat juga menggunakan nama sistem /

program computer.

✰ Penyimpanan data file atau data store

Adalah sebuah penampungan data, apabila data perlu

dipertahankan karena suatu sebab.

Proses dapat masuk ke dalam data store/ file dan mengambil data

dari file.

Dapat digambarkan sebagai satu set garis pararel, segi empat

terbuka atau dalam bentuk elips misalnya;

File / data store harus mempunyai nama yang unik.


Meminta Bahan Baku

Mencatat Pembelian

BUKU BESARFILE MASTER FILE MAHASISWA

✰ Arus data atau data flow

Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang

bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses lainya (perjalan data

dalam sistem).

Aliran data di dalam sistem dapat mengambil bemtuk:

Antara dua proses.

Dari data store ke sebuah data store.

Dari sebuah proses ke sebuah data store.

Dari sebuah source ke sebuah proses.

Gari sebuah proses ke sebuah sink

Tidak ada alat kendali untuk arus data antara dua entities

eksternal, dengan demikian teidak bisa dimodelkan.

Data store bersifat pasif dengan demikina tidak ada data

flow antara dua data store.

d. Medium atau media arus data

Medium atau media yang membawa arus data, dapat dibedakan menjadi dua data flow,

yaitu:

Data flow pisik

Data flow pisik merupakan arus data yang menekan kepada bagaimana

mengerjakannya. Seperti:Laporan, Pembayaran pakai cek, bukti pembayaran, dan

lain-lain.

Data flow logika

Data flow logika merupakan arus data yang tidak mempunyai media pengerjaan. Arus

data ini menekankan terhadap apa yng dikerjakan. Misalnya; pesanan disetujui, kirim

pesanan, dan lain-lain.

2. Entity Relationship Diagram (ER-D)

Diagram Hubungan Entitas atau Entity Relationship Diagram adalah kegiatam

mengdokumentasikan data perusahan dengan mengindentifikasikan jenis entitas dan

hubungannya.


ER-D disiapkan pada suatu titik proses pengembangan sistem saat “Gambaran

Besar” data ditentukan. Titik ini tiba saat:

Eksekutif perusahaan terlibat dalam pembuatan model data untuk

keseluruhan perusahaan (dengan memeperhatikan kebutuhan data untuk seluruh

perusahaan )

Eksekutif terlibat dalam pembuatan model untuk segman operasi

perusahaan yang besar, seperti area bisnis.

Para spesialis informasi dan pemakai terlibat dalam pembuatan model data

untuk area penerapan tertentu.

ER-D juga dapat diartikan sebagai peralatan pembuatan model data yang paling

fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendektan yang mungkin diikuti perusahaan

dalam pengembangan sistem

Dalam pembuatan ER-D jenis-jenis entitas yang digunakan dapat berupa:

Suatu Elemen Lingkungan

Sumber Daya

Transaksi yang ada (hal ini sangat penting bagi perusahaan sehingga

didokumentasikan dengan data. Contoh; pelanggan, pegawai, katu absensi.

Dari entitas entitas yang ada maka dinotasikan dalam bentuk persegi empat. Label

nama adalah kata benda tunggal. Dalam ER-D, entitas-entitas tersebut dihubungkan

menjadi suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Misalnya dicontohkan sebagai

berikut:

Dari keterkaitan tersebut maka terdapat hubungan yang mengatakan unit kwantitas

yang menyatakan hubungan tersebut yaitu;

Satu (1) ke Satu (1)

Satu (1) ke Banyak (M)


Karyawan Buku Absenmengisi

Banyak(M) ke Banyak (M)

Persiapan Analsis ER-Diagram

Membuat analisis data data

Elemen data dipelajari untuk membuat stuktur database menjadi efisien. Proses

analisis dat tersebut disebut normalisasi.

Menyiapkan ER-D yang telah dimodifikasi

Hasil dari analisis data disatukan ke dalam satu ERD baru, dengan cara ini jenis-

jenis entitas dan hubungannya diatur sehingga mereka memberikan dasar yang

paling efisien.

Menelaah ERD bersama pemakaian dan memperbaikinya

Spesialisasi informasi menelaah diagram tersebut bersama eksekutif manajer dan

non manager pada area pemakai dan memperbaikinya jika perlu.

3. Normalisasi

Definisi dari normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi

tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Definisi lain menurut Kronke, bahwa

normalisasi adalah proses mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke

dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut.

Dalam pembuatan normalisasi kita mengenal istilah-istilah yang berhubungan

dalam pengolahan analisis data antara lain;

Anomali

Proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan,

seperti ketidak konsistenan data atau menyebabkan sesuatu data menjadi hilang

ketika data lainnya dihapus.

Dependensi

Hubungan antar atribut dengan mendeteksi adanya ketergantungan antara satu

atribut lainnya. Dependensi terdiri dari:


Karyawan Buku Absenmengisi

M I

Dependensi Fungsional, terjadi jika atribut X secara fungsional menetukan

atribut Y.

Dependensi Transitif, terjadi jika atribut bukan kunci pada satu file

tergantung kepada atribut lainnya yang bukan kunci. Dependensi transitif

mendasari dilakukan normalisasi tahap ketiga.

Dekomposisi

Proses pemecahan suatu relasi (tabel) menjadi dua relasi atau lebih dalam

normalisasi basis data.

Redundansi (Pengulangan)

Bentuk Normal

Suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data yang harus

dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Normalisasi

umumnya digunakan pada normalisasi tahap satu sampai normalisasi tahap tiga,

karena pada bentuk normal ketiga ini persoalan anomali tidak akan muncul lagi.

Bentuk-bentuk normalisasi terbagi atas:

Bentuk Tidak Normal

Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti

format tertentu, dapat tidak lengakap atau terduplikasi.

Bentuk Normal Pertama

Dikenakan pada tabel yang memiliki atribut berulang pada tiap barisnya. Atribut

yang berulang tersebut harus dihilangkan.

Bentuk Normal Kedua

Pada bentuk normal kedau ini setiap atribut bukan kunci memiliki depedensi

sepenuhnya pada atribut yang merupakan kunci primer.

Bentuk Normal Ketiga

Normalisasi pada tahap ini dilakukan jika setiap atribut bukan kunci tidak

memiliki dependensi tidak ttransitif terhadap kunci primer.

Kunci pada basis data berfungsi sebagai pengenal unik terhadap relasi tertentu

juga untuk memudahkan mangakses basis tertentu. Hanya ada satu kunci primer

pada setiap relasi.

4. Kamus Data


Pengertian kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang

berbeda di dalam database. Kamus data pertama berbasis dokumen.

Dalam pembuatan sebuah Sistem Informasi Manajemen , fungsi suatu kamus data

secara umum adalah :

Menjelaskan arti aliran dan penyimpanan dalam penggambaran Diagram Arus

Data (DAD)

Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya;

data alamat dapat diuraikan menjadi: nama jalan, kode pos, nama kota, dan

lainnya. .

Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang

mengalir dalam sistem tersebut.

5. Digram Struktur (Sturuktur Chart)

Digram Struktur (Sturuktur Chart) menjelaskan tentang aliran dari kegiatan baik

itu merupakan arus data maupun arus informasi dalam sebuah proses yang terjadi dalam

pembuatan Sistem Manajemen Informasi.

6. Pohon Keputusan (Decisison Tree) dan Table Keputusan (Decisison Table)

Decision tree atau pohon keputusan adalan sebuah rangkaian seperti ranting pohon

yang menggambarkan mengenai kondisi dalam sebuah pengambilan keputusan. Dalam

sebuah pengambilan keputusan akan banyak hal-hal yang akan menjadi sebuah

pertimbangan dari alternatif yang ada. Dengan adanya model dari decision tree maka kita

akan dapat mudah untuk melihat hasil dari tindakan kita dalam menentukan keputusan

berdasarkan alternative-alternatif yang ada yang sudah digambarkan.

Sedangkan tabel keputusan merupakan bentuk tranformasi dari decision tree yang

digambarkan dalam bentuk tabel. Kondisi dan Tindakan dalam pengambilan sebuah

keputusan digambarkan dalam dalam tabel keputusan ini.


BAB III

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PEMBELIAN BAHAN BAKU PABRIK KERTAS

(STUDY KASUS)

III.1 Definisi Perancangan Sistem Informasi Manjemen

Analisis dan perencanaan sistem merujuk pada suatu proses dalam mengevaluasi

suatu situasi bisnis –dalam hal ini sebuah sistem pembelian bahan baku pada pabrik kertas

- dengan menekankan pada peningkatan dengan cara membentuk prosedur dan metode

yang lebih baik.

Perancangan sistem adalah suatu proses perencanaan atas suatu sistem bisnis yang

baru atau menggantikan atau melengkapi dari sistem yang telah ada. Dalam merencankan

kita perlu menganalisa suatu kegiatan yang dilakukan dalam kegiatan proses pembelian

bahan baku tersebut dalam rangka mengumpulkan dan menginterpretasikan fakta,

mendiagnosa permasalahan, dan penggunaan informasi yang cukup untuk membuat

sistem yang ideal.

Dalam suatu perancangan Manajemen Information System terhadap permasalah

ini, maka kita memerlukan investigasi awal akan keperluan, kebutuhan, permintaan dan

operasional dari sebuah rangkaian kegiatan pembelian bahan baku.

Management Information System atau MIS menyediakan input untuk digunakan

dalam proses pengambilan keputusan, berhubungan dengan penunjangan situasi

pengambilan keputusan yang terstruktur dari tata laksana atau prosedur manual yang

berhubungan dengan penanganan kegiatan-kegiatan dalam sebuah rutinitas.

III.2 Management Sistem Pembelian

Perusahaan atau pabrik bubur kertas (pulp) dan kertas merupakan suatu perusahan

yang kegiatan utamanya adalah memproduksi kertas dengan menggunakan bahan baku

berupa kayu ,lem dan bahan kimia. Dikarena jumlah pruduksi dari pabrik bubur kertas

(pulp) yang kemudian akan dibuat menjadi kertas dilakukan dalam jumlah besar, maka


pemenuhan dari kebutuhan bahan baku selalu menjadi kegiatan rutinitas yang menetukan

berjalan atau tidaknya produksi dalam kesehariannya.

Dalam kegiatan pemenuhan bahan baku terdapat enam faktor yang menetukan

terhadap keputusan untuk melakukan pembelian bahan baku. Keenam faktor ini adalah

utama, karena saling mempengaruhi yang berarti mempunyai hubungan informasi timbal

balik antaranya. Komponen tersebut adalah:

1. Bagian Produksi (production)

2. Bagian Pembelian (purchasing)

3. Bagian Keuangan

4. Bagian Gudang

5. Bagian Penyedia Bahan Baku (supplier)

Masing-masing factor di atas memiliki hubungan atau korelasi diantaranya, misalkan

pihak atau bagian produksi dapat secara mutlak meminta ketersediaan dalam bahan baku

yang dibutuhkan untuk proses produksi dan bagian gudang yang mastikan bahwa bahan

baku tersebut harus tetap tersedia dan mencukupi

.faktor yang sangat mempengaruhi dalam kegiatan pembelian bahan baku adapt juga

disebut sabagai entitas ekternal. Adapun penjelasan dari tiap-tiap entitas adalah sebagai

berikut:

Bagian Produksi

Bagian atau departemen produksi merupakan bagian yang menjalankan

kegiatan proses produksi dalam menghasilkan produk. Peran departemen

produksi dalam proses pembelian bahan baku adalah departemen inilah yang

menentukan kebutuhan yang diperlukan akan bahan baku tersebut.

Perrmintaan kebutuhan akan bahan baku dari departemen ini mutlak harus

dipenuhi, karena jika terjadi kekurangan bahan baku maka proses produksi

akan berhenti dan akan menjadi kerugian tersendiri bagi perusahaan.

Bagian Gudang

Bagian gudang atau inventory department merupakan bagian yang mengatur

jumlah dari persediaan bahan baku. Bagian gudang sangat berperan terhadap


pemenuhan kebutuhan bahan baku yang akan diminta oleh departemen

produksi.

Informasi mengenai ketersediaan bahan baku harus terus dipantau, mengenai

jumlah dan keadaannya. Dalam sebuah manajemen yang efektif dan efisien,

departemen persediaan (bagian gudang) harus menyeimbangkan antara jumlah

kebutuhan atau permintaan dari departemen produksi dengan persediaan yang

ada digudang. Dengan ini maka tidak akan terjadi kekurangan bahan baku atau

terjadi penumpukan bahan baku. Bagian ini pula yang mempunyai inisiatif

kapan sebuah pemesanan bahan baku diperlukan dalam memenuhi permintaan

dari depertemen produksi.

Bagian Pembelian

Bagian pembelian merupakan bagian yang mengatur mengenai pemesanan dan

pembelian yang berkordinasi dengan departemen persediaan (bagian gudang).

Bagian pembelian berfungsi sebagai pengatur dari ketersediaan bahan baku

yang berasal dari supplier.

Bagian ini mengatur, kemana sebuah pesanan itu harus ditujukan, siapa mitra

penyediaan bahan baku yang mampu untuk memenuhi kebutuhan bahan baku

dari permintaan, atau bagaimana proses dalam sebuaah pemesanan bahan baku

dari tangan supplier sampai ke gudang perusahaan. Hal itu semua yang

menjadi kegiatan rutinitas bagian pembelian.

Bukan hanya sekedar teknis dari pemesanan atau pembelian, bagian ini pula

mengatur surat-surat yang masuk sebagai bukti permintaan dari departemen

persediaan (bagian gudang), dan faktur pembayaran dari supplier.

Suplier

Suplier atau penyalur atau distributor merupakan bagian dari sistem pembelian

bahan baku yang mempengaruhi ketersediaan barang digudang. Oleh karena

itu, supplier harus memberikan informasi berupa jumlah, jenis dan harga

barang yang dipesan, juga kapan pesanan itu tiba di lokasi. Hal ini juga

membutuhkan kepastian informasi tetang ketersediaan barang pada supplier.

Mengenai jumlah barang yang akan dipenuhi, pihak supplier harus dapat

menyediakan sesuai dengan permintaan perusahaan jika sudah terjadi


kesepakatan. Kelancaran dalam produksi sebuah organisasi perusahaan sangat

berpengaruh terhadap mitra eksternal yang mampu memenuhi komitmen dari

suatu kesepakatan yang telah dibuat, salah satunya adalah supplier, dalam hal

pemenuhan kebutuhan bahan baku.

Bagian Keuangan

Bagian keuangan merupakan bagian yang menyelesaikan pelunasan atau

pembayaran dari pemesan atau pembelian bahan baku antara perusahaan dan

supplier.

Tugas bagian keuangan adalah membayarkan pelunasan pembelian bahan

baku yang sesuai dengan jumlah yang dipesan. Dalam hal ini, mengenai

jumlah pemesanan dapat diketahui dari bagian pembelian yang melakukan

pemesanan. Selain itu pula bagian keuangan berfungsi sebagai pengatur

keluarnya dana atau modal perusahaan dan membuatkan laporannya.

III.3 Prosedur Pembelian Bahan baku

Perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas PT XXX, mempunyai aliran informasi

dan data dari sistem pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: dimulai pada bagian

produksi yang memerlukan bahan baku dan memintanya pada bagian gudang. Jika bahan

baku tersebut tersedia dan mencukupi, maka bagian gudang akan langsung mengirimkan

bahan baku sesuai permintaan bagian produksi, dan kemudian mengupgrade mengenai

keadaan persediaan bahan baku. Namun jika bahan baku tidak mencukupi terhadap

permintaan bagian produksi, maka bagian gudang akan membuat laporan kekurangan

(ketidaktersediaan) bahan baku dan dikirimkan pada bagian pembelian.

Setelah laporan tersebut dikirimkan, maka bagian pembelian melakukan

pemesanan kepada penyedia (supplier) bahan baku, dan secara langsung suplier tersebut

mengirimkan barang disertai dengan faktur penagihan. Bahan baku yang dipesan

langsung diterima oleh bagian gudang disertai surat jalan, sedangkan faktur penagihan

akan diterima oleh bagian pembelian.

Untuk selanjutnya bagian pembelian membuatkan laporan mengenai pembelian

bahan baku yang dilakukan dan disertai dengan kewajiban pelusanan yang harus

dilakukan perusahaan kepada supplier. Laporan ini diterima oleh bagian keuangan, dan


dijadikan arsip dalam laporan pembelian. Setelah laporan itu diterima, maka pihak

perusahaan melalui bagian keuangan melakukan pembayaran atas pembelian bahan baku

tersebut.


BAB IV

PEMBAHASAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I. Diagram Arus Data (DAD)

I.1 DAD Level Nol

Berdasarkan prosedur pada pembelian bahan baku pada pabrik bubur kertas (pulp)

dan kertas maka dapat dibuat DAD level nol terlihat seperti gambar dibawah ini:

Sistem In form asiPem belianBahan Baku

Gudang

Bag ian Pem belian

Supplier

Produksi

Keuangan

M em inta bahan baku

M enerim a bahan baku

M enerim a perm intaan bahanbaku

M engirim kan bahan baku

Laporan kekurangan bahan baku

M enerim abahan baku

M enerim a laporankekurangan bahan baku

surat pes anan pem belian

M enerim a surat pesanan pem belian bahan baku

M engir im kan bahan baku

M e ng i rim k an fa k tu r pen ag ihan p em b e l ia n

M enerim a faktur

M engirim kanlaporan

pem belian danpenagihan

M enerim a laporan pem belian danpenagihan

M elakukanpem bayaran

M ene rim a p e m bay ara n


I.2 DAD Level Kesatu

B a g i a nP ro d u k s i

1 .m e m i n t a

b a h a n b a k u

B a g i a nG u d a n g

2 .m e n g i r i m k a nb a h a n b a k u

3 .m e n g i r i m k a n

l a pk e k u ra n g a n

B a g i a nS u p l i e r

4 .m e n g i r i m k a n

s u ra t p e s a n a n

B a g i a nP e m b e l i a n

5 .m e m b u a t

f a k t u r & l a pp e m e s a n a n

B a g i a nK e u a n g a n

F i l eP e rs e d i a a n

F i l ep e m e s a n a n

6 .m e l a k u k a n

p e m b a y a ra n

M e m i n t ab a h a n b a k u

M e n e ri m ap e rm i n t a a nb a h a n b a k u

M e n e ri m ab a h a n b a k u

M e n g i r i m k a nB a h a n b a k u

L a p o ra n k e k u ra n g a nb a h a n b a k u

M e n e ri m al a p o ra n k e k u ra n g a n

b a h a n b a k u

S u ra tp e s a n a n

p e m b e l i a n

M e n e r i m as u ra t p e s a n a np e m b e l i a n B B

M e n g i r i m k a n B a h a nB a k u + s u ra t j a l a n

M e n e ri m a b a h a nb a k u + s u ra t j a l a n

M e n g i r i m k a n F a k t u rP e n a g i h a n p e m b e l i a n

M e n e ri m a F a k t u r

M e n g i r i m k a n l a p o ra np e m b e l i a n d a n

p e n a g i h a n

M e n e ri m a l a p o ra np e m b e l i a n d a n

p e n a g i h a n

M e l a k u k a nP e m b a y a ra n

M e n e ri m a P e m b a y a ra n

F i l eP e m b a y a ra n

Berdasarkan penurunan level Diagram Arus Data (DAD) dari level nol ke DAD level

kesatu, maka dari kasus dalam Sistem Informasi Manajemen Pembelian Bahan Baku

pada pabrik kertas terbagi menjadi beberapa proses kegiatan penting yaitu;

1. Proses meminta bahan baku

2. Proses mengirimkan bahan baku

3. Proses mengirimkan laporan kekurangan bahan baku

4. Proses mengirimkan surat pesanan pembelian

5. Proses membuat faktur dan mengirimkan laporan pembelian/ pemesanan

6. Proses melakukan pembayaran


Berdasarkan analisa dari proses-proses yang terjadi, maka kita dapat melihat

terjadinya suatu pencatatan yang menghasilkan file atau catatan yang diperlukan

dalam pembuatan atau perancangan Sistem Informasi Manajemen, file tersebut antara

lain;

File Persediaan

File persediaan merupakan hasil dari up grade mengenai keadaan jumlah

bahan baku yang terdapat di gudang. File memiliki waktu tertentu yang

setiap saat dapat berubah. Selain itu file ini hanya dapat diakses oleh

bagian gudang saja.

File pemesanan

merupakan hasil dari laporan atau catatan yang terjadi atas pemesanan

bahan baku. File ini berisikan spesifikasi data atau bahan baku yang

dipesan , jumlah yang dipesan, tanggal pemesanan, dan lain sebagainya

yang akan dijelaskan pada tools selanjutnya.

File Pembayaran

File Pembayaran merupakan file yang terjadi atas proses atau aktifitas

pembayaran. File ini berisikan catatan mengenai kegiatan pembayaran atau

pelunasan dari bahan baku yang dipesan.


II. Entity Relationship Diagram

B a g i a nP r o d u k s i

M e m i n t aB a h a n b a k u


M e l a p o r k a nk e k u r a n g a n


D i p e s a nb a h a n b a k u

s u p l i e r m e n e r i m a P e m b a y a r a n

M e n g u p g r a d e

P e r s e d i a a nB a h a n b a k u

M e l a k u k a n

P e m e s a n a nM e n g h a s ilk a n

la p o r a nB a g i a n

K e u a n g a nm e l a k u k a n

1

1

M

1

M

M 1

1


Identifikasi dan Deskripsi Diagram

Tiap-tiap kejadian yang dari entitas yang ada perlu diidentifikasikan dan

dideskripsikan. Hal yang dapat dikerjakan dari hal tersebut adalah dengan membuat

atribut. Hal yang menjadi entitas dalam pembahasan perancangan sistem informasi

manajemen meliputi bagian gudang, bagian pembelian , bagian produksi , bagian

pembelian, dan supplier.

Dalam entitas yang kita bahas, maka akan terdapat suatu atribut yang memiliki ciri

khas dari entitasnya. dalam pembahasan ini maka atribut dari tiap entitas yaitu;

1. Bagian Gudang

Memiliki atribut antara lain; No Item, Jenis Item, Tanggal, Jumlah

tersedia.

2. Bagian Produksi

Memiliki atribut antara lain; No Item, Jenis Item, Tanggal, Volume

Produksi, Volume Bahan Baku.

3. Bagian Pembelian

Memilki atribut antara lain; No. pembelian, Tanggal, Nama Suplier, Jenis

Item, Jumlah atau Volume yang dipesan, Harga.

4. Bagian Keuangan

Memilki atribut antara lain; No Transaksi, Tanggal, No Pembelian,

Tanggal Pembelian, Tanggal Pelunasan, Jumlah Pembayaran.

5. Suplier

Memilki atribut antara lain; No, Nama Suplier, Jenis Item, Alamat, Telp.

Setelah ER-Diagram tersebut kita petakan berdasarkan elemen-elemen data yang

ada pada entitas, maka kita dapat membuat analisis dalam menentukan elemen-elemen

data yang ada pada File Penyimpanan Data. Semua elemen data dipelajari untuk membuat

struktur data base dalam penyimpanan data yang efisien. Dan selanjutnya dapat dibuatkan

tabel normalisasi.


ER-Diagram Yang Telah Dimodifikasi

B a g i a nP ro d u k s i

M e m i n t aB a h a n b a k u


M e l a p o rk a nk e k u ra n g a n


D i p e s a nb a h a n b a k u

s u p l i e r m e n e ri m a P e m b a y a ra n

M e n g u p g r a d e

P e rs e d i a a nB a h a n b a k u

M e l a k u k a n

P e m e s a n a nM e n g h a s ilk a n

la p o r a nB a g i a n

K e u a n g a nm e l a k u k a n

1

1

M

1

M

M 1

1

N o I t e m J e n i s I t e m T a n g g a l J u m l a h V o l u m e T e rs e d i a J u m l a h t e rp a k a i S i s a V o l u m e

N o P e m e s a n a n T a n g g a l N a m a S u p l i e r N o I t e m J e n i s I t e m J u m l a h T o t a l H a rg a T a n g g a l A k a n D i k i r i m

N o T ra n s a k s i T a n g g a l N a m a S u p l i e r N o I t e m J e n i s I t e m H a rg a P e r u n i t T o t a l H a rg a


III. Normalisasi

Dalam pembahasan perancangan Sistem Informasi Manejemen dari Sistem

Pembelian Bahan Baku pada tahap selanjutnya adalah pembuatan Tabel Normalisasi.

Dalam normalisasi data elemen-elemen yang ditujukan pada ER-Diagram di

tranformasikan dalam bentuk tabel. Pembuatan tabel tersebut adalah sebagai berikut;

1. Normalisasi kesatu

File Produksi

No Item Jenis Item Tanggal Vol Produksi Vol Bahan Baku

File Gudang

No Item Jenis Item Tanggal Jumlah Tersedia

File Pembelian

No Pembelian tanggal Nama suplier Jenis Item Jumlah Harga

File Keuangan

No Transaksi Tanggal No pembelian Tanggal Pembelian Tanggal Pelunasan Jumlah Pembayaran

File Suplier

NO Nama Suplier jenis Item Alamat Telp

File Persediaan

NO ITEM JENIS ITEM TANGGAL JUM VOL TERSEDIA JML TERPAKAI SISA VOL


File Pemesanan

NO PEMESANAN TANGGAL NAMA SUPLIER NO ITEM JENIS ITEM JUMLAHTOTAL HARGA

TGL DIKIRIM

File Pembayaran

NO TRANSAKSI TANGGAL NAMA SUPLIER NO ITEM JENIS ITEM HARGA / UNIT TOTAL HARGA

2. Normalisasi kedua

Pada Normalisasi pertama yang merupakan elemen-elemen yang bersasal dari pembuatan

ER-Diagram, masih terdapat pengulangan (redundancy) terhadap elemen entitas yang akan

diisi terutama pada Entitas yang memilki hubungan dengan nama supplier. Dimisalkan

pengisian data adalah sebagai berikut;

File Pemesanan

NO PEMESANAN TANGGAL NAMA SUPLIER NO ITEM JENIS ITEM JUMLAHTOTAL HARGA TGL DIKIRIM

PMS00001 1/1/2005 PT Budi L01 Lem 10 drum 2/1/2005PMS00002 5/1/2005 PT Cahya BB101 Kayu 1.000 m3 8/1/2005PMS00003 8/1/2005 PT Ratu BK101 B. Kimia 50 Kg 9/1/2005PMS00004 10/1/2005 PT Cahya BB101 Kayu 2.000 m3 13/1/2005PMS00005 16/1/2005 PT Cahya BB101 KAyu 500 m3 19//1/2005PMS00006 19/1/2005 PT Budi LO1 Lem 10 drum 20/1/2005PMS00007 22/1/2005 PT Ratu BK101 B. Kimia 150Kg 23/1/2005PMS00008 26/1/2005 PT Cahya BB101 Kayu 3.000 m3 29/1/2005

Dari contoh data diatas maka terdapat pengulangan pada nama supplier dan Nomor Jenis

item. Pengulangan tersebut harus diturunkan menjadi normalisasi level kedua yang dijelaskan

dalam bentuk tabel sebagai berikut.

A. File Pemesanan

NO PEMESANAN TANGGAL NAMA SUPLIER NO ITEM JENIS ITEM JUMLAHTOTAL HARGA

TGL DIKIRIM


File Pemesanan

NO PEMESANAN TANGGAL NO ITEM JENIS ITEM JUMLAHTOTAL HARGA

TGL DIKIRIM

File Nama Suplier

NAMA SUPLIER NO ITEM

B. File Pembayaran

NO TRANSAKSI TANGGAL NO ITEM JENIS ITEM HARGA / UNIT TOTAL HARGA

File Nama Suplier

NAMA SUPLIER NO ITEM

IV. Kamus Data

Seperti yang telah dijelaskan pada landasan teori, bahwa kamus data merupakan

suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database. Dalam kamus data

terdapat formulir-formulir data yang akan dijelaskan berdasarkan perancangan sistem

informasi manajemen dari pembelian bahan baku, adalah sebagai berikut;

1. Entry Kamus Arus Data (Data Flow Dictionary entry)


turun menjadi tngkt

2


Kamus arus data

Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data: Meminta bahan baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang jumlah permintaan bahan baku

Dari : Bagian Produksi

Ke: Meminta Bahan Baku

Struktur data: Catatan

Catatan: -

Kamus arus data


Nama arus data: Menerima permintaan bahan baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang jumlah permintaan b. baku

Dari : Meminta bahan baku

Ke: Bagian Gudang


Catatan: -

Kamus arus data


Nama arus data: Mengirimkan bahan baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang pengiriman barang

Dari : Bagian Gudang

Ke: Mengirim bahan baku


Catatan: -

2. Entry Kamus Penyimpanan Data


Kamus arus data


Nama arus data: Mengirimkan laporan kekurangan bahan baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang kekurangan bahan baku

Dari : Bagian Gudang

Ke: Membuat laporan kekurangan bahan baku


Catatan:

Kamus arus data


Nama arus data: mengirimkan pemesanan bahan baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang pemesanan bahan baku

Dari : Bagian pembelian

Ke: mengirmkan pesanan bahan baku

Struktur data: catatan

Catatan: -

Kamus arus data


Nama arus data: Melakukan pembayaran

Penjelasan: Dokumen yang menjelaskan ttg pembayaran atas pembelian

Dari : Bagian Keuangan

Ke: Melakukan pembayaran


Catatan: -

Entry kamus penyimpanan data

Kegunaan: Untuk menjelaskan penyimpanan data dalam arus data

Nama arus: File pemesanan

Penjelasan: Dokumen yang menjelaskan tentang pemesanan yang dilakukan

Struktur data: Catatan atau laporan

Volume: 2 Lembar / hari

Keaktifan: 10 satuan / hari

Akses Bagian Pembelian

Catatan: -

3. Entry Struktur Kamus Data




Nama arus: File Pembayaran

Penjelasan: Dokumen Yang berisikan tentang transaksi atas pembelian barang

Struktur data: catatan atau laporan


Keaktifan: 30 Lembar / hari

Akses Bagian Keuangan

Catatan: -



Nama arus: File persediaan

Penjelasan: Dokumen yang berisikan mengenai keadaan persediaan bahan baku

Struktur data: Catatan atau laporan


Keaktifan: 30 Lembar / hari

Akses Bagian Gudang

Catatan:

4. Entry Kamus Elemen Data


Entry Struktur Kamus Data

Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap-tiap struktur data unik dalam (1) arus data dan (2)

penyimpanan data

Nama struktur: Catatan permintaan bahan baku

Penjelasan: Catatan yang berisikan tentang permintaan bahan baku produksi

Elemen: No. Item Tanggal

Jenis Item

Jumlah Volume

Catatan:



penyimpanan data

Nama struktur: Catatan laporan kekurangan bahan baku

Penjelasan: Catatan yang berisikan tentang kekurangan bahan baku produksi

Elemen: No. Item Tanggal

Jenis Item

Jumlah Volume

Catatan:



penyimpanan data

Nama struktur: Catatan pemesanan bahan baku

Penjelasan: Catatan yang berisikan tentang pemesanan baku baku kepada supplier

Elemen: No. Item Nama Supplier

Tanggal Jumlah

Jenis Item Total harga

Catatan:

Entry kamus elemen data

Kegunaan: untuk menjelaskan tiap elemen data unik yang terdapat dalam struktur data

Nama elemen data: Jenis Item

Penjelasan: nama yang mengidentifikasikan jenis bahan baku

Jenis: Alphabeth

Panjang: 20 karakter

Jum posisi desimal: -

Alias: -

Cakupan nilai: A-Z

Nilai umum: -

Nilai spesifik: -

Rincian penyuntingan; -

Lain: -

V. Diagram Sruktur (Sructure Chart)

Pada Diagram Arus Data Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku, jumlah proses

atau kegiatan terdiri atas enam kegiatan, kegiatan tersebut adalah:


Entry kamus elemen data

Kegunaan: untuk menjelaskan tiap elemen data unik yang terdapat dalam struktur data

Nama elemen data: Nomor Item

Penjelasan: Nomor yang mengidentifikasikan item bahan baku

Jenis: Alphanumeric

Panjang: 5 karakter

Jum posisi desimal: -

Alias: -

Cakupan nilai: A-Z, 001-999

Nilai umum: -

Nilai spesifik: -

Rincian penyuntingan; -

Lain: -

1. Proses meminta bahan baku

2. Proses mengirimkan bahan baku

3. Proses mengirimkan laporan kekurangan bahan baku

4. Proses mengirimkan surat pesanan pembelian

5. Proses membuat faktur dan mengirimkan laporan pembelian/ pemesanan

6. Proses melakukan pembayaran

Diagram struktur akan menjelaskan aliran informasi dan data yang terjadi dari enam

kegiatan proses tersebut. Berbeda dengan Diagram Arus Data yang memperlihatkan atau

menjelaskan mengenai aliran informasi dalam perancangan sistem informasi, pada

diagram struktur akan sangat mudah untuk dibaca kegiatan atau aliran informasi yang

terjadi pada masing-masing operasi yang terjadi dalam perancangan sistem informasi ini.

Diagram struktur adalah sebagai berikut:


Struktur Chart

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

MEMINTA BAHAN BAKUMENGIRIMKANBAHAN BAKU

MEMBUAT DANMENGIRIMKAN LAPKEKURANGAN BB

MENGIRIMKANPESANAN BAHAN BAKU

MEMBUAT FAKTURDAN LAPORAN

PEMBELIAN

MELAKUKANPEMBAYARAN

ME

MI N

TA

BA

HA

N B

AK

U

ME

NE

RIM

A P

ER

MIN

TA

AN

BA

HA

N B

AK

U

ME

NG

I RIM

KA

N B

AH

AN

BA

KU

+

SU

RA

T J

AL

AN

(P

EM

ES

AN

AN

)

ME

NG

IRIM

KA

N B

AH

AN

BA

KU

+S

UR

AT

JAL

AN

(PE

ME

SA

NA

N)

LA

PO

RA

N K

EK

UR

AN

GA

N B

AH

AN

BA

KU

ME

NE

RIM

A L

AP

OR

AN

KE

KU

RA

NG

AN

BA

HA

N B

AK

U SU

RA

T P

ES

AN

AN

PE

MB

ELI

AN

ME

NE

RIM

A S

UR

AT

PE

SA

NA

PE

MB

EL

IAN

BA

HA

N B

AK

U

ME

NG

IRM

KA

N L

AP

OR

AN

PE

MB

EL

IAN

DA

N P

EN

AG

IHA

N

ME

NG

IRIM

KA

N F

AK

TU

R P

EN

AG

IHA

N P

EM

BE

LIA

N

ME

NE

RIM

A L

AP

OR

AN

PE

MB

ELIA

N D

AN

PE

NA

GI H

AN

ME

NE

RIM

A F

AK

TU

R

ME

LA

KU

KA

N P

EM

BA

YA

RA

N

ME

NE

RIM

A P

EM

BA

YA

RA

N


VI. Decision Tree

Prosedur dari perancangan sistem informasi pembelian bahan baku atas keputusan

pembelian adalah pada saat bagian produksi meminta bahan baku yang diperlukan untuk

proses produksi k bagian gudang, maka bagian gudang akan mengecek mengenai keadaan

persediaan. Pada saat keadaan persediaan bahan baku tidak tersedia maka, bagian gudang

harus segera memesan bahan baku yang diperlukan dengan mengirimkan laporan

pemesanan ke bagian pembelian yang selanjutnya dipesan ke supplier.

Jika kondisi bahan baku tersedia maka bagian gudang akan mengecek apakah

bahan baku tersebut cukup untuk memenuhi permintaan bagian produksi. Jika tidak

mencukupi maka bagian gudang akan memgirimkan laporan kekurangan bahan baku

(memesan) ke bagian pembelian selanjutnya dipesan ke supplier. Namun jika ternyata

bahan baku tersedia mencukupi atas permintaan bagian produksi, maka bagian gudang

tidak perlu memesan bahan baku pada saat ini.

I

I

BA

HA

N B

AK

U T

ER

SE

DIA

BA

HA

N B

AK

U T

IDA

K TE

RS

EDIA

PEMERIKSAAN DI GUDANG

BAHAN BAKUMENCUKUPI

BAHAN BAKUTIDAK MENCUKUPI

TIDAK PESAN

PESAN

PESAN


BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

I. Kesimpulan

Berdasarkan perancangan sistem informasi manaemen dari sistem pembelian bahan baku

pada perusahaan kertas PT XXX yang telah kami bahas, maka kami dapat menarik

kesimpulan yaitu;

1. PT XXX merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi

bubur kertas (pulp) dan kertas yang bahan bakunya berupa kayu, lem dan bahan kimia

2. Pada Sistem pembelian bahan baku PT XXX terdapat lima

entitas yang berhubungan dalam kegiatan proses pembelian yaitu; bagian produksi ,

bagian pembelian, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian penyediaa bahan baku

(supplier).

3. Kegiatan atau proses dari Sistem Informasi Manajemen

pembelian bahan baku pada PT XXX , terbagi menjadi enam kegiatan yaitu; proses

meminta bahan baku, mengirimkan bahan baku, mengirimkan laporan kekurangan

bahan baku, mengirmkan surat pesanan pembelian, membuat faktur dan mengirimkan

laporan pembelian atau pemesanan, dan melakukan pembayaran.

4. Dari enam proses yang terjadi pada perancangan sistem,

maka menghasilkan file dalam pencatatan aktifitas yang terjadi pada proses pembelian.

File tersebut adalah; File Persediaan, File Pemesanan, File Pembayaran.

5. Identifikasi dan Deskripsi elemen-elemen dari file yang

dihasilkan dalam perancangan sistem informasi pembelian bahan baku, dapat

memberikan karakteristik khusus terhadap file yang dibutuhkan pada pencacatan

aktifitas kegiatan proses pembelian bahan baku.

6. Aliran informasi dan data dari perancangan sistem telah

tergambarkan dengan jelas pada strukutr diagram.

7. Proses pengambilan keputusan atas pembelian bahan baku

berdasarkan keputusan bagian gudang yang selanjutnya diteruskan kepada bagian

pembelian.


8. Keputusan pembelian yang diambil oleh bagian gudang

berdasarkan ketersediaan bahan baku yang ada pada persediaan yang mencukupi atas

permintaan bagian produksi.

II. SARAN

Saran penulis dalam perancangan sitem informasi pembelian bahan baku yang kami

laporkan yaitu:

1. Perancangan sistem informasi yang telah dibuat akan berjalan efektif jika tiap

entitas yang terkait dapat saling bekerja sama dan berkoordinasi dalam melakukan

pekerjaannya.

2. Perancangan sistem informasi yang telah dibuat memerlukan sumber daya manusia

yang handal untuk mengoperasikan atau melaksanakannya. Tanpa sumber daya

manusia yang handal maka secanggih apapun dari sistem dan teknologi yang telah

dibuat maka tidak akan dapat berjalan dari tujuan yang diharapkan.


Daftar Pustaka

Bahan-bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen Sekolah Tinggi Manajemen Industri,

Jakarta 2005

Pohan, Husni Iskandar dan Bahri, Kusnassriyanto Saiful, Pengantar Perancangan Sistem,

Penerbit Erlangga, Jakarta 1997


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI 1

BAB I PENDAHULUAN 3

I.1 Latar Belakang 3

I.2 Perumusan Masalah 4

I.3 Pembatasan Masalah 4

BAB IILANDASAN TEORI 5

II.1Pengertian Sistem Informasi Manajemen 5

II.2Alat (tools) Dalam Memodelkan SIM 6

1. Diagram Arus Data 6

2. Entity Relationship Diagram 9

3. Normalisasi 11

4. Kamus Data 12

5. Diagram Struktur 13

6. Pohon Keputusan ( Decision Tree) 13

BAB III STUDY KASUS 14

III.1 Definisi Perancangan Sistem Informasi 14

III.2 Manajemen Sistem Pembelian 14

III.3 Prosedur Pembelian Bahan Baku 17

BAB. IV PERANCANGAN PERANCANGAN SIM 19

IV.1 Diagram Arus Data 19

IV.2 Entity Relationship Diagram 22

IV.3 Normalisasi 25


IV.4 Kamus Data 28

IV.5 Diagam Struktur 33

IV.6 Decision Tree 35

BAB.V KESIMPULAN DAN SARAN 37

V.1Kesimpulan 37

V.2Saran 38

DAFTAR PUSTAKA


Berdasarkan diagram pohon keputusan yang telah dibuat maka dapat ditranformasikan

menjadi sebuah tabel keputusan yaitu;

Kondisi dan Tindakan AlternatifA. Kondisi 1 2 3 Bahan baku tersedia Y Y T Bahan baku mencukupi Y T TB, Tindakan Pesan Bahan Baku V V Tidak Pesan V


Documents

64525934 Laporan Sistem Informasi Manajemen