6 claves Nómina y RRHH - masquenomina.es · 5 Quien vive el día a día de un departamento de recursos hu-manos, quien realmente disfruta cada jornada tratando con el personal, alma,

Área de Nómina y RRHH

6 clavespara mejorar la gestiónde NÓMINA y RRHHde tu empresa

2 6 CLAVES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH DE TU EMPRESA

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ContenidoIntroducción 5

CLAVE 1Herramienta de gestión: La experiencia es un grado 6

CLAVE 2Tiempo de pensar. ¿Nómina ‘in’ o nómina ‘out’? 10

CLAVE 3Datos y más datos. Interpreta la información 12

CLAVE 4Delegar: la autogestión por parte de los empleados 14

CLAVE 5Mi empresa está cambiando ¿cambia mi proveedor conmigo? 18

CLAVE 6El soporte técnico: tu gran compañero 20Conclusiones 22


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Quien vive el día a día de un departamento de recursos hu-manos, quien realmente disfruta cada jornada tratando con el personal, alma, corazón y motor verdadero de una empresa, quien ama este mundo, sabe que es un mundo que aporta tanta satisfacción personal y profesional como quebraderos de cabeza.

Hoy por hoy encontramos múltiples opciones que encajan en mayor o menor medida con nuestra organización: podemos elegir si externalizamos el servicio o si lo hacemos en interno; po-demos elegir si contratamos un proveedor ‘X’ o un proveedor ‘Y’; podemos elegir si implantamos todo o parte de cada programa de gestión de nómina y RRHH…

Pero, ¿estás seguro de que la opción que has elegido es la mejor opción para tu empresa? En realidad, ¿conoces qué alternativas existen y cómo se adaptarían a tus necesidades?

En este ebook te damos 6 claves que te ayudarán a reflexionar para saber si vas por el buen camino o qué posibilidades tienes para mejorar tu gestión de nómina y recursos humanos.

INTRODUCCIÓN


La tecnología ha irrumpido con fuerza en los departamentos de RRHH.

Hemos comprobado que muchos de los procesos que consumían la mayor parte de nuestra jornada laboral podían ser auto-matizados: autorizar procesos, distribuir nóminas, archivar documentación…

Y eso ha marcado un antes y un después para muchos responsa-bles de recursos humanos que han podido dedicar su tiempo a tareas realmente importantes para la empresa: la gestión de personas.

Pero como ocurre siempre, no todas las herramientas de gestión de nómina y RRHH son iguales ni ofrecen las mismas

prestaciones. Por eso, lo difícil es encontrar un software que se adecúe a las necesidades de la empresa, que aporte lo que estás buscando y de la forma en la que encaja con la estructura de la organización.

En el mercado existen múltiples posibilidades cada una con sus ventajas y sus inconve-nientes. Nuestra sugerencia es que estudies alternativas y escuches a los que más saben: los clientes.

“Tu software tiene que automatizar aquellas tareas carentes de valor y repetitivas que te impiden hacer lo realmente importante: gestionar el talento.”

CLAVE 1HERRAMIENTA DE GESTIÓN: LA EXPERIENCIA ES UN GRADO

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Las empresas que llevan más tiempo en el mercado están ava-ladas por su propia trayectoria. Si te mantienes 50 años en activo y sigues al pie del cañón es por dos motivos: has sabido adap-tarte exitosamente a los cambios y la continuidad de tus clientes lo demuestra. Vamos, que has sabido mantener tus estándares

de calidad y servicio y, además, tienes todo el knowhow de tu experiencia a la espalda. Por ello tus clientes siguen contigo y, a la vez, continúas captando nuevos clientes.

Esas razones son lo suficientemente fuertes como para determinar si confías en una empresa o no. En caso de duda, no olvides que la experiencia es un grado.

Una forma fácil de decidir si optas por una herramienta de ges-tión de nómina y recursos humanos u otra, en igualdad o casi igualdad de condiciones (características, servicio, soporte…) sería entrar en su página web y analizar sus ‘Casos de éxito’. Si la empresa no tiene ninguno, no puedes tomar referencias, pero si la herramienta cuenta con varios casos de éxito de clientes de diferentes sectores ya puedes hacerte una idea clara y real de lo que te va a ofrecer tu proveedor.


¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE QUE TENER UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH?

Aunque nadie mejor que tú para analizar las necesidades de tu departamento de recursos humanos, sí es conveniente que sepas todo lo que una herramienta te puede ofrecer:

NÓMINA RRHH PORTAL CUADRO PRL

Actualización ficha personal

Nóminas mes, atrasos, finiquitos

Bonus/Subro-gaciones

Transferencias

IRPF

Seguros sociales

Anticipos

Préstamos

Ret. judiciales

Delt@, Contrat@, Certificad@2, Simulaciones

Selección

Formación

Evaluación

Puestos de trabjo

Retribución

Salud laboral

Estructuras y Organigramas

Actualización datos personales

Recibos de salarios

Certificados

IRPF

Modelo 145

Solicitud de permisos

Programción de vacaciones

Envío de incidencias a Nómina

Anticipos, gastos de viaje

Catálogo de cursos disponibles

Retribución flexible, EDD, Nota de Gastos

Plantilla

Retribuciones

Accidentes

Retención

Absentismo

Rotación

Gestiones básicas puestos de trabajo, riegos, EPIS EPPS

Evaluaciones de riesgos

Registro de comunicaciones

Investigación de accidentes

Planificación me-didas preventivas

Informes, fichas de los puestos de trabajo, EPI

Acceso en tiempo real

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Tú decides si te hace falta un paquete completo o diversos módulos independientes, pero lo que está claro es que la herramienta tiene que ayudarte a automatizar los procesos de gestión de nómina y rrhh de tu departamento en la forma que tu organización lo necesite, integrándose, además, con las restantes áreas de la empresa.

Tu herramienta de gestión de nómina y recursos humanos tiene que adaptarse a ti, no tú a ella. Ha de acoplarse al engranaje que hace girar el día a día de cada departamento y cada organización y encajar a la perfección con las necesidades para las que fue requerida.

Medita la decisiónExisten múltiples soluciones en el mercado, algunas con una trayectoria muy consolidada y otras recién llegadas a nuestro entorno.Todas las opciones son válidas, sin duda, pero no todas son igual de válidas para todo el mundo.Estudia tu caso, lo que necesitas para tu departamento y elige en función de ello.

Decídete por un programa modular que per-mita un despliegue progresivo en función de las necesidades de tu organización. Seleccio-na una solución fiable en la que la seguridad también sea un aspecto esencial, mejor si el sistema está dotado de diferentes niveles de seguridad para preservar la integridad de los datos (control de accesos, perfiles y grupo de usuarios, acceso a funciones o datos…).


Una decisión complicada… ¿o no? A veces parece obvio desde fuera, pero es compli-cado desde dentro e, incluso, provoca con-flictos entre las diferentes áreas: Dirección Financiera, Gerencia, Recursos Humanos. Seguro que te sientes identificado…

Pero tienes que poner los puntos sobre las íes: ¿realmente necesitas gestionar las nóminas desde dentro de tu departamento de recursos humanos? ¿qué te aporta todo el tiempo que dedicas a elaborar y enviar nóminas? ¿qué otras tareas de valor puedes realizar en esas horas?

CLAVE 2TIEMPO DE PENSAR. ¿NÓMINA ‘IN’ O NÓMINA ‘OUT’?

Llega un punto en el que tienes que plantearte cuánto te cuesta hacer la nómina mes a mes dentro de tu empresa. Existen opciones de externalización que te darán los mismos beneficios de tener la nómina ‘en casa’ pero sin las dificultades que ello implica.

Sigues manteniendo el control sobre los datos y puedes proce-sar la información en múltiples soportes con las herramientas necesarias para extraer los infor-mes que precises.

“Con la cabeza fría, piensa si le estás dando todo el valor a tu tiempo.“

Utiliza tu tiempo para analizar la información. Selecciona las variables, crea tus gráficos y extrae conclusiones. Así es como debería gestionar su trabajo un responsable de recursos humanos.

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BENEFICIOS DEL OUTSOURCING DE NÓMINA PROFESIONAL

Se nos ocurren muchos, pero aquí van tres que te ayudarán a analizar tu caso concreto:

1. Negocio/Core. Toda actividad de empresa debe tener un reflejo positivo en sus resultados. Si mi departamento de RRHH solo hace nóminas no lo necesito. Una buena política de recursos humanos nos rodea de em-pleados felices y satisfechos, estables, productivos y eficientes.Un buen proveedor proporciona conocimiento profundo y actuali-zado, cumplimiento normativo y garantía de servicio.

2. Tiempo. ¿De verdad quieres que tus profesionales de RRHH pierdan su tiempo actualizando sus conocimientos legales en el ámbito de la nómina?, ahorra recursos y tiempo, en definitiva, ahorra dinero.

3.Tecnología y seguridad. Vivimos en la era de la digitalización. Tu proveedor debería ser un tractor tecnológico para tu organización proporcionando plataformas y servicios escalables y adaptados a las necesidades actuales (on-line, cloud, movilidad, inteligen-cia de negocio, etc).

Accede en tiempo real de forma segura con usuario y contraseña, desde donde quieras y cuando quieras. Utiliza cualquier dispositivo, en cual-quier lugar con acceso a internet.


Un departamento de recursos humanos maneja cantidades ‘brutales’ de información, pues lógicamente, el control de todos y cada una de las personas que han trabajado y trabajan en una empresa y la gestión de cada una de sus vidas laborales implica mucho movimiento de datos diariamente. Además de generarse mucha información, podemos hablar de una información pura y dura (nombre, apellidos, datos de contacto, fecha alta … ) y una información mucho más cualitativa (formación, promoción interna, absentismo…). Todo ayuda a crear el esquema general del comportamiento de los empleados, pero, bien gestionada, esa información, es el germen que ayudará a incrementar el beneficio de una empresa, a gestionar adecuadamente el talento y, en definitiva, a contar con empleados más productivos y felices.

Para ello es necesario contar con una herramienta de control que ayude a manejar los datos, a tratarlos correctamente y a ex-traerlos de modo que promueva el análisis.

“Organizar la información y presentarla gráficamente para ser interpretada por los responsables de RRHH es tarea del Cuadro de Mando.”

CLAVE 3DATOS Y MÁS DATOS. INTERPRETA LA INFORMACIÓN

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¿Qué es lo que tiene que ofrecer un cuadro de mando para exprimir al máximo los datos de un departamento de recursos humanos?

• Usabilidad• Flexibilidad• Multidispositivo • Retroalimentación

REFLEXIONA Y ANALIZA

a. ¿Tienes ‘Cuadro de Mando’? ¿Reúne las condiciones completas para sacarle todo el partido a la información que proporciona? ¿Te permite un tratamiento de datos adecua-do para tomar las decisiones que afecten a la productividad de tu empresa?

b. ¿No tienes ‘Cuadro de Man-do’? ¿Sabes que estás perdiendo una magnífica oportunidad para extraer conclusiones de importancia vital para la gestión de personas en tu empresa? ¿Intuyes la de tiempo que podrías invertir en tareas más determinantes para el futuro de tu departamento y que ahora ‘mal gastas’ en la simple gestión de datos?

En la respuesta a estas pregun-tas tienes más de la mitad de la información que necesitas para optimizar tu trabajo…

Las herramientas de Cuadro de Mando organizan la información de forma agregada y la representan gráficamente de manera que los responsables puedan interpretarla adecuadamente para la toma de decisiones en tiempo real.

Estas herramientas de business intelligence BI permiten que la empresa determine los indicadores relevantes para la consecución de sus objetivos, así como los niveles óptimos para cada uno de ellos.


Un día cualquiera, a una hora cualquiera... ¿Cuántas llamadas recibes por parte de tu personal para cuestiones tan básicas como ‘necesito modificar mi número de cuenta’, ‘tengo que actualizar el modelo 145’, ‘deseo cubrir mi solicitud de vacaciones’… Son puros trámites administrativos que no repercu-ten prácticamente en la marcha de la organización, pero que, por supuesto, hay que hacerlos y, no solo eso, hay que llevarlos al día, en tiempo y forma.

CLAVE 4DELEGAR: LA AUTOGESTIÓN POR PARTE DE LOS EMPLEADOS

Este tipo de tareas se come unas horas preciosas a lo largo de una jornada laboral. Pero, ¿y si no tuvieras que hacerlo ni tú ni nadie del departamento de recursos huma-nos? ¿y si pudiese auto gestionarse estos temas cada empleado?

Este tipo de módulo recibe el nombre de ‘Portal del Empleado’.

“¿Y si el tiempo que dedicas a tareas que puede auto gestionarse el empleado lo destinas a la toma de decisiones?“

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INICIO. Es el nuevo Tablón de anuncios con el trabajador. Suele mostrar información corporativa, con novedades internas o noti-cias actualizadas de la empresa.

ORGANIGRAMA. El ‘quién es quién’ de una organización. Especialmente útil en empre-sas con muchos trabajadores y diferentes sedes.

DATOS PERSONALES. Datos básicos. Modificables por el propio trabajador.

NÓMINA Y PAGAS EXTRAS. Permite su revisión, descarga, e impresión. El empleado accede cuando quiere y puede ver su históri-co de documentación desde la fecha de alta en la compañía.

SOLICITUD DE VACACIONES Y PER-MISOS. El trabajador pide a través de un calendario los días y el motivo de solicitud.

Esta le llega a su supervisor que la aprobará o no. Un contador reflejará días disfrutados y pen-dientes.

NOTIFICACIONES. Todas las interacciones con supervisores quedan recogidas en esta pestaña.

RETRIBUCIÓN FLEXIBLE, posibilidad de elección de los productos disponibles, gestión de la EVALUACIÓN DEL DESEM-PEÑO, gestión de las NOTAS DE GASTOS, etc.…

A su vez, el Portal del Empleado muestra todavía más información a un supervisor o directivo a través de un ‘Panel de Control’ personalizado.

QUÉ FUNCIONALIDAD DEBE OFRECER UN PORTAL DEL EMPLEADO


LOS BENEFICIOS DE TENER PORTAL DEL EMPLEADO

1º EL EMPLEADO SE AUTOGESTIONAAccede a toda su información… y lo hace cuando quiere y donde quiere, sin dar explicaciones, sin necesidad de esperar a terceros que gestionen. Se le da mayor ‘poder’ al empleado, que ganará en autoestima.

Deja de gestionar tareas adminis-trativas que pueden realizar tus empleados.

Elimina trabajo a ti y a las personas de tu departamento de RRHH.

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Entra de lleno en el mundo 4.0. Adiós al soporte papel: elimina tiempo y dinero que gastas en imprimir:

• Nóminas• Pagas extras• Vacaciones• Anticipos...

2º LA INFORMACIÓN SE AUTOMATIZAToda la información que genera un trabajador a lo largo de su paso por una empresa queda recopilada en un único punto al que acudir cuando se desee y los procesos de gestión siguen siempre pautas automatizadas.

Gestiona tus Recursos Humanos:

• Evaluación del desempeño.• Busca el beneficio trabajador/ empresa: retribución flexible.

3º SE AHORRA MUCHÍSIMO TIEMPOTiempo que se puede/debe inver-tir en cuestiones que realmente deberían ser el epicentro de un departamento de recursos huma-nos: políticas de responsabilidad social corporativa, búsqueda y retención del talento, planes de formación…


Cuando uno contrata o cambia de proveedor de un servicio de gestión de nómina y RRHH, se hace múltiples preguntas sobre qué le va a ofrecer o cuánto va a costar tal o cual módulo o si lo podrá ver desde un smartphone y una tablet . Pero muy pocas veces nos cuestionamos si esa herramienta será lo suficientemente flexible como para ir evolucionando de la mano de la propia empresa o si se quedará atrás en el camino.

Los tiempos cambian y ¡a qué velocidad! Tú como responsable del departamento de recursos humanos tienes que actualizarte en la misma medida que tu empresa evolu-ciona, por eso debes exigir un software que pueda actualizarse según las necesidades de la organización.

Aunque parece obvio, muchos programas o servicios de gestión de nómina y RRHH impiden una actualización que vaya más allá de las ‘cuatro cosas básicas’, y llega un día (seguro que el que más lo necesitas) en que te deja ‘colgado’.

“Tu programa o servicio de gestión de nómina y RRHH debe poder avanzar de la mano de las actualizaciones de la propia empresa.“

CLAVE 5MI EMPRESA ESTÁ CAMBIANDO ¿CAMBIA MI PROVEEDOR CONMIGO?

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Planificar la formación, gestionar la estructura de la organización y una completa información sobre las personas, realizar evaluacio-nes de desempeño, análisis de puestos, desarrollar el sistema

de prevención de riesgos y salud laboral o gestionar los procesos de selección son tareas cotidianas que deberán efectuarse de la manera más sencilla siempre y en todo momento.

El programa debe permitir el desarrollo del departamento de recursos humanos mediante un sistema modular, ágil y flexible, con capacidad para estar en constante evolución según las necesidades de la empresa.


No hay mayor seguridad que la que te proporciona el saber que no estás solo, que siempre hay alguien ahí para ayudarte… ¿verdad?

Lo mismo ocurre cuando contratas los servi-cios de un proveedor de soluciones TIC. Que el programa funcione correctamente, que satisfaga las necesidades para las que lo has contratado, que se actualice en tiempo y forma… son características que das por hecho, aunque a veces te lleves algún dis-gusto con proveedores ‘humo’ sin peso en el mercado.... Pero si además del otro lado del teléfono, del email o en tu puerta tienes a un miembro del equipo de soporte que te diga ‘Aquí estoy. ¿En qué puedo ayudarte?’, eso te dará la tranquilidad que requiere el día a día de un departamento de recursos humanos.

Es un área en la que se trabajan temas complicados, como el cobro de la nómina en plazo, altas y bajas de los trabajadores, vacaciones... Son aspectos vitales para el ‘buen hacer’ de una compañía, su imagen de solidez como empresa y, sobre todo, para una buena política de RRHH.

“No hay mayor seguridad que la que te proporciona el saber que no estás solo.”

CLAVE 6EL SOPORTE TÉCNICO: TU GRAN COMPAÑERO

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PERSONAS REALES PARA PROBLEMAS REALES

Al final, se reduce a eso. Tú trabajas cada día y necesitas dar soluciones a tus problemas habituales. Necesitas un res-paldo real para ayudarte. Nada de máquinas, nada de largos procesos de espera… tú hablas y tu equipo de soporte escucha. Así de simple y de complejo. Sin más. Búscate un proveedor de servicios de nómina y recursos humanos con un buen respaldo detrás. Pregunta, indaga, averi-gua cómo funciona su soporte y asegúrate de que estás en bue-nas manos y siempre dispuestos cuando más lo necesites.

SIENTE QUE TÚ ERES LO MÁS IMPORTANTE

Sabes que no eres el único clien-te de tu proveedor, y sabes que es probable que al día existan más incidencias que han de ser solucionadas junto a las tuyas. Pero, ¿realmente es necesario que esto ‘se note’? Es decir, ¿tu equipo de soporte no te puede/ debe atender como si tú fueras la prioridad más importante? ¡Por supuesto! Así es como debe ser y así es como te debes sentir cada vez que contactes con tu equipo de soporte. Si no, analiza si es el proveedor que te mereces.

Saber que siempre hay un equipo detrás del software es vital para el desarrollo de la gestión de nómina y RRHH.


CONCLUSIONES

Estas ‘6 claves para mejorar la gestión de nómina y RRHH de tu empresa’ son la punta de un iceberg inmenso que solo puede llegar a entender verdaderamente alguien que se dedique a trabajar o dirigir un departamento de recursos huma-nos.

Seguro que añadirías muchos más apuntes a este ebook, pues el día a día nos genera tantas situaciones diferentes que las reglas muchas veces se convierten en las excepciones. Nosotros queríamos poner sobre la mesa alguna que otra pauta para hacerte pensar unos minutos, porque a veces damos por hecho cosas que nos parecen obvias y que no lo son tanto…

Esperamos que la lectura de ‘6 CLAVES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH DE TU EMPRESA’ haya sido de tu agrado y, por supuesto, aquí nos tienes al Área de Nómina y RRHH para que nos traslades cualquier duda, consulta o sugerencia que desees.

No dejes de disfrutar de un mundo tan apasionante y gratificante como el de la gestión de personas dentro de una empresa. Nosotros seguimos tan apasiona-dos como el primer día y así queremos trasladároslo.

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www.seresco.es | www.masquenomina.es | [email protected] | 902 013 464

Somos Seresco, www.seresco.es, una empresa dedicada al sector TIC desde hace medio siglo. Tenemos la expe-riencia que nos ha dado el paso del tiempo y el esfuerzo por mantenernos siempre a niveles excepcionales para que nuestros clientes tengan los mejores servicios.

Este manual ‘6 claves para mejorar la gestión de Nómina y RRHH de tu empresa’, está elaborado desde nuestro corazón y nuestro conocimiento pues llevamos trabajando en el mundo de la nómina y los recursos humanos durante los últimos 50 años.

Esperamos que te resulte útil para tomar decisiones en un futuro y poder seguir al pie del cañón en este apasio-nante mundo. Nosotros llevamos mucho tiempo hacien-do nóminas para terceros y sabemos lo complicado que puede llegar a resultar y la infinidad de casuísticas que se dan en empresas de todos los sectores.

No dudes en trasladarnos tus impresiones y comenta-rios. ¡Somos todo oídos!

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