5.MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN (1).docx

Manual del Usuario Administración de Almacén

TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN.........................................................................................4OBJETIVOS.................................................................................................41. INGRESO AL SISTEMA............................................................................4

1.1 ACCESO AL SISTEMA........................................................................41.2. SEGURIDAD DEL SISTEMA...............................................................81.3 MENÚ PRINCIPAL..............................................................................8

1.3.1 ADMINISTRADOR DE INVENTARIOS (I1)...................................101.3.2 INVENTARIOS DE ALMACÉN (I2)..............................................111.3.3 PERFIL DE INVENTARIOS........................................................111.3.5 ACTIVOS FIJOS (I3)..................................................................121.3.6 CONSULTA INVENTARIO..........................................................13

2. OPCIONES DEL SISTEMA......................................................................132.1 REFRESCAR MENÚ.........................................................................14 2.2 CAMBIAR CONTRASEÑA................................................................142.3 CAMBIAR MENÚ..............................................................................152.4 PREFERENCIAS...............................................................................222.5 CERRAR SESIÓN.............................................................................232.6 CERRAR EL SISTEMA.....................................................................23

3. UTILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA .............................233.1 USUARIOS DEL SISTEMA ...............................................................243.2 GRUPO DE USUARIOS ...................................................................353.3 GRUPO DE MENÚS.........................................................................363.4 MATRICULAR USUARIOS.................................................................373.5 ASIGNAR USUARIOS A GRUPOS DE USUARIOS..............................42 3.6 MATRIZ DE FUNCIONES.................................................................453.7 DERECHOS DE LA MATRIZ DE FUNCIONES.....................................463.8 PERSONALIZAR MENÚS..................................................................493.9 RUTAS DEL SISTEMA......................................................................503.10 CLASES DE LISTADOS..................................................................513.11 TIPOS DE LISTADOS.....................................................................53

4. CONFIGURACIONES BÁSICAS...............................................................564.1 COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS.............................564.2 CONTROL DE FECHA DE DIGITACIÓN-INV......................................59

5. INVENTARIOS DE ALMACÉN.................................................................615.1 BÁSICOS DE INVENTARIOS.............................................................61

5.1.1 BODEGAS................................................................................615.1.2 CREACIÓN DE PROGRAMAS.....................................................635.1.3 CREACION DE GRUPOS DE USUARIOS.....................................655.1.4 CREACIÓN DE SUBGRUPOS.....................................................665.1.5 CREACIÓN DE PROVEEDORES.................................................685.1.6 TIPOS DE MOVIMIENTOS.........................................................705.1.7 CREACIÓN DE CLASES DE ORDENES DE ALMACÉN................735.1.8 DEPENDENCIAS DE INVENTARIOS...........................................75

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén 5.1.9 PLAN DE CUENTAS DE CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS.....765.1.10 UNIDADES PARA INVENTARIO DE ALMACÉN..........................775.1.11 AGRUPACIONES DE 2DO ORDEN...........................................785.1.12 PERMISO MOVIMIENTOS POR USUARIO................................805.1.13 CONFIGURACIÓN PIDE CUM.................................................825.1.14 CONFIGURAR USUARIO Y CENTRO DE COSTOS.....................835.1.15 CONFIGURAR MOVIMIENTOS CONTABLES-ALMACÉN.............845.1.16 ENTIDAD RESPONSABLE.......................................................86

5.2 MOVIMIENTOS................................................................................875.2.1 ARTÍCULOS..............................................................................875.2.2 BODEGAS VS ARTÍCULOS........................................................915.2.3 ORDENES DE ALMACEN..........................................................935.2.4 MOVIMIENTOS DE ARTICULOS.................................................97

5.2.4.1 INVENTARIO INICIAL.......................................................1035.2.4.2 INGRESO POR TRANSFERENCIA......................................1045.2.4.3 DEV DEL USUARIO/VENTAS............................................1065.2.4.4 ENTRADA DE DONACIONES A LA ENTIDAD.....................1085.2.4.5 AJUSTES CANTIDAD +....................................................110

5.2.5 INCLUIR ARTÍCULOS EN ACTIVOS FIJOS.................................1146. INFORMES DEL SISTEMA ..................................................................116

6.1 TIPOS DE INFORMES....................................................................1186.1.1 CONSOLIDADO POR ARTÍCULOS............................................1186.1.2 CONSOLIDADO POR ARTÍCULO LOTE Y BODEGA...................1226.1.3 DETALLADO POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA.......................................................................................................1256.1.4 INGRESOS DETALLADO ........................................................1296.1.5 RESUMEN POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA AGRUPADO.....................................................................................1336.1.6 INGRESOS RESUMIDO...........................................................1366.1.7 EGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO.................................1396.1.8 INGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO................................1436.1.9 SALDOS DE ARTÍCULOS.........................................................1476.1.10 EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS....................................1506.1.11CREACION DE ARCHIVO PLANO SISMED........................................175

MANUAL PARA EL USUARIOSISTEMA ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

GMA_ECO

Modificado 2014


INTRODUCCIÓN

GUANE es un sistema de información diseñado para el manejo financiero de la Gobernación de Santander cumpliendo con las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Este sistema está en capacidad de crear, validar, procesar y almacenar la información concerniente a los módulos de Propiedad Planta y equipo, Almacén.

OBJETIVOS

➢ Llevar un control histórico de cada Artículo sobre su ubicación, estado, y su clasificación general.

➢ Depreciar un bien utilizando los métodos de Línea Recta, Número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años y saldos decrecientes.

➢ Emisión y registro en Kardex y movimiento contable

➢ Realizar los diferentes procesos para obtener los ajustes por inflación, Depreciación, Amortización y agotamiento del artículo, provisiones y otros.

➢ Obtener los informes requeridos en la Unidad de Almacén: Ajustes por inflación, Depreciación Agotamiento, amortización, provisiones, Listados de artículos, resumen de inventario presupuesto, Listado de Dependencias, Agrupaciones, responsables y otros.

➢ Traslado de artículos entre dependencias con sus datos históricos y actuales.

➢ Plan de cuentas de Artículos.

➢ Plan de Cuentas de Códigos especiales

1. INGRESO AL SISTEMA

1.1 ACCESO AL SISTEMA

Seleccione el Icono de entrada al Sistema, Inmediatamente observará la Pantalla de entrada, el sistema le pregunta nombre de usuario y contraseña, luego clic en aceptar.

Modificado 2014


1.2.SEGURIDAD DEL SISTEMA

GUANE proporciona un manejo especial de los Usuarios, posibilitando ciertas normas de seguridad, para la protección y adecuado uso de la información de la Gobernación de Santander. Para ello cada usuario al cual le este permitido ingresar a este programa se le asignará una palabra o clave secreta de uso exclusivo y personal, para evitar inconvenientes se recomienda cambiarla una vez se ingresa al sistema y no darla a terceros.

1.3 MENÚ PRINCIPAL

El menú principal se denomina la primera pantalla de opciones que el usuario puede observar al entrar al sistema una vez digitada la contraseña contando con cuatro diferentes según los privilegios del usuario.

Modificado 2014


Las acciones permitidas para cada nivel las determina el administrador del sistema de acuerdo a las necesidades y funciones de cada usuario, así a un usuario le puede ser permitido realizar movimientos, modificar, eliminar, imprimir o consultar características que se determinan en la asignación de los diferentes menús.

1 .3.1 ADMINISTRADOR DE INVENTARIOS (I1)

Este menú posee todos los privilegios permitidos tanto en inventarios como en propiedad planta y equipo.

Puede crear usuarios, asignarles

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén roles habilitarlos realizar movimientos, incluir, eliminar, modificar y consultar.

1.3.2 INVENTARIOS DE ALMACÉN (I2)

1.3.3 PERFIL DE INVENTARIOS

Modificado 2014


1.3.5 ACTIVOS FIJOS (I3)

1.3.6 CONSULTA INVENTARIO

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Este menú solo permite al usuario la opción única de consultar los documentos

2. OPCIONES DEL SISTEMA

2.1 REFRESCAR MENÚ

Como una medida especial el sistema necesita para su normal funcionamiento un proceso de reconstrucción de los archivos indexados con los cuales trabaja el sistema y con los cuales puede realizarse más rápido el proceso de consulta de la información.Es recomendable que cada vez que se presenten situaciones inesperadas como un corte de energía, resultados incorrectos por parte del sistema o demora en abrir los formularios, elija la opción REFRESCAR MENÚ

Modificado 2014


A la pregunta desea refrescar el menú inicial picamos en SI

2.2 CAMBIAR CONTRASEÑA

El cambio de contraseña debe hacerse una vez el usuario ingresa por primera vez al sistema recuerde que esta es personal y por razones de seguridad no debe ser suministrada a terceros

Modificado 2014


2.3 CAMBIAR MENÚ

Cuando el usuario tiene permisos para manejar mas de un menú, por este medio y sin salir del sistema puede cambiar su perfil.

2.4 PREFERENCIAS

Imprimir y Exportar: permite configurar la impresión de archivos

Estilos: El sistema cuenta con dos apariencias diferentes para elección de los usuarios

Modificado 2014


Limpiar Temporales: los archivos temporales en ocaciones afectar el desempeño del sistema, si nota que los procesos pierden velocidad o no se desplegan los formularios normalmente es necesario realizar esta limpieza.

2.5 CERRAR SESIÓN

Esta opción nos permite cerrar sesión de usuario, clic en ACEPTAR.

2.6 CERRAR EL SISTEMA

La opción nos permite salir del sistema, clic en ACEPTAR.

3.UTILIDADES DEL ADMINISTRADORDEL SISTEMA

3.1 USUARIOS DEL SISTEMA

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén La ruta es: Utilidades del Sistema - Administrador del Sistema - Usuarios

del Sistema

Esta opción es exclusiva del menú ADMINISRTRADOR DE INVENTARIOS (I1) y nos permite crear lols usuarios del sistema adjuntando datos como cédula nombre del usuario y S si desea habilitarlo o N si no, adicional a esto si se desea deshabilitar o habilitar un usuario ya creado se puede en la opción Hab/Deshabilitar de la barra de tareas.

Modificado 2014


Para incluir un usuario picamos la opción incluir, si no existe el Nit creado para este, aparecerá la siguiente pantalla

Modificado 2014


Aceptamos y creamos el Nit para este usuario

Nits. Utilizado para incluir los datos requeridos por el sistema ya que todo gira sobre un beneficiario o tercero para el pago, ingreso o movimiento de la contabilidad de la empresa.

Modificado 2014


Modificado 2014


Al ingresar encontramos:

Modificado 2014


BOTON Inicial. Encuentra el registro inicial en un solo paso.

BOTON Anterior. Búsqueda descendente de registros.

BOTON Siguiente. Encuentra consecutivamente de menor a mayor los registros.

BOTON Final. Nos lleva al registro final en un solo paso.

BOTÓN Imprimir. Nos permite visualizar el documento con la opción de imprimirlo

BARRA Incluir. Utilizado para incluir los registros, con I del teclado tenemos acceso rápido.

BARRA Consultar. Utilizado para buscar o consultar cualquier beneficiario, con C del teclado tenemos acceso rápido

BARRA Modificar. Utilizado para Modificar los datos que se muestran en la Pantalla, con M del teclado tenemos acceso rápido

BARRA Eliminar. Utilizado para eliminar el documento o solo anularlo, con E del teclado tenemos acceso rápido.

BARRA Financieros. Utilizado para incluir la información de cuentas de ahorro o corriente de los proveedores

BARRA Código Ciiu.Clasificación Industrial Internacional Uniforme.

Al incluir un registro debemos es importante identificar que en los campos Tipo de nit, Tipo de Terceros y Código CIIU con Enter en el campo vacío podemos desplegar las opciones a elegir, estos campos al igual que Nit del Beneficiario son obligatorios. Los demás campos no son obligatorios.

Modificado 2014


Una vez llenas las casillas oprimimos Enter para aceptar el nuevo usuario y si todo está correcto elegimos la opción si.

3.2 GRUPO DE USUARIOS

Esta opción nos permite definir los grupos a los que asignaremos los diferentes tipos de menú y con esto los permisos según la tarea asignada

Modificado 2014


3.3 GRUPO DE MENÚS

Esta opción me permite crear los diferentes grupos deacuerdo a los perfiles de trabajo de los usuarios, seleccionamos la opción Incluir consignamos la sigla para referenciar el grupo y el nómbre de este, al presionar Enter me pregunta si todo está correcto, si para aceptar y no para regresar y corregir.

3.4 MATRICULAR USUARIOS

Modificado 2014


En la casilla Cédula del Usuario escribimos la cédula del usuario previamente incluido el sistema me arroja los datos de este y solicitando llenar la casilla Siglas de usuario.

Presionado Enter me pide verificar si los datos son correctos a continuación me genera la contraseña para este usuario

Modificado 2014


• Modificar: En la opción Modificar puedo llenar los campos para el vencimineto de la clave.

• Eliminar C: Elimina la clave generada y suministra una nueva.

• Hab/Deshabilitar: me permite habilitar o deshabilitar la clave del usuario.

• Terminales: Restringe el acceso del usuario desde ciertas terminales.

Modificado 2014


• Usuarios: En la opción se puede consultar o incluir, habilitar o deshabilitar usuarios como ya lo explicamos anteriormente.

La clave asignada por el sistema debe ser copiada e inmediatamente el usuario entra al sistema con ella debe cambiarla por una de su elección, recuerde que la calve es personal y por seguridad no debe ser enseñada a terceros.

Modificado 2014


El sistema me permite anular la clave generada para crear una nueva y restringir el acceso de ususarios a determinadas terminales.

3.5 ASIGNAR USUARIOS A GRUPOS DE USUARIOS

Modificado 2014


Oprimiendo ENTER en la opción desplegamos el formulario correspondiente.

• Incluir: En esta opción podemos relacionar a los usuarios con los grupos, en caso de ser necesario recordar las siglas del usuario se debe dejar vacía la casilla y presionar Enter para desplegar el listado de usuarios, igualmente para el Código de Grupo y Estilo Gráfico; finalmente Enter para terminar.

• Consultar la opción nos permite visualizar los menús asignados al usuario

Modificado 2014


• Modificar: permite cambiar el estilo gráfico

• Eliminar: Elimina la asignacion.

Modificado 2014


3.6 MATRIZ DE FUNCIONES

Esta opción me permite relacionar las funciones que se encuentran dentro de la carpeta gd en www del sistema con su descripción, ruta,función y tamaño de la ventana.

Modificado 2014


3.7 DERECHOS DE LA MATRIZ DE FUNCIONES

Modificado 2014


Oprimiendo ENTER en el campo Código de la Función desplegamos los códigos existentes en el sistema

En este campo se crean derechos a los grupos de usuarios ya establecidos

Modificado 2014


Incluir:• Código de Función: Con Enter en el campo se desplega el listado

de códigos de las fuciones se elige la requerida y Enter nuevamente.

• Código(Usuarios): se crea igual al Código de Función• Derechos de la Función: Presionando la barra espaciadora

desplegamos la lista de derechos de cada grupo sobre las funciones.

Consultar: con doble click en la opción consultar y Enter se desplega el menú de búsqueda a escoger.

Modificado 2014


Modificar: Me permite modificar los derechos sobre la función

A.Múltiple: en esta opción podemos asignar derechos a un grupo sobre múltiples opciones, picando A.Múltiple y Enter o doble click en la opción,

desplegamos el listado para seleccionar.Con doble click en las casillas podemos activar o desactivar las funciones de Crear, Leer, Imprimir, Modificar, Anular o Eliminar documentos.

3.8 PERSONALIZAR MENÚS

Modificado 2014


En esta opción me permite configurar la base de los menús previamente creados

3.9 RUTAS DEL SISTEMA

Modificado 2014


Código de la Ruta: Nombre dado al formulario.

Descripción: Utilidad del formulario.

Ruta: Camino para ubicar el formulario.

Incluir: Me permite incluire las rutas de cada formulario teniendo en cuenta su ruta de ubicación en el servidor dentro de la carpeta gd.

Consutar: Me permite desplegar el listado de todos los formularios que se encuentran con su respectiva ruta.

Modificar: Con ella podemos modificar la ruta de los formularios.

Eliminar: Elimina totalmente una ruta.

3.10 CLASES DE LISTADOS

Modificado 2014


Incluir: permite crear agrupaciones de listados.

Modificado 2014


Consultar: Me despliega el menú de los listados que han sido ingresados.

También es posible modificar los datos ingresados o eliminarlos.

3.11 TIPOS DE LISTADOS

Modificado 2014


Registrar:• En ella se define la clase de listado a la cual pertenece.• Con barra espaciadora se deplega las Clases de Listado a

escoger.

Modificado 2014


• Ingresar el código de listado, el nómbre.

• En Como se Ejecuta con Enter se desplega el listado de las funciones a escoger con la que se ejecutará el listado

• En Tipo de Reporte se escoge entre reporte 1 interno al cual le podemos modificar los datos de Tamaño de página o 2 En ventana el cual tiene la opción de modificar el alto y ancho.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén • Cuando terminamos y aceptamos un registro, con la letra t y Enter

accedemos a tamaño de página, con Enter en la casilla vacia desplego las opciones de tamaño y además puedo elegir la orientación. Todas las opciones escogidas se aceptan con Enter.

Consultar: Se aplica a la casilla clase de listado con Barra espaciadora, a Código Listado, Como se ejecuta y Ruta presionando Enter en la casilla vacía.

Modificar.

Eliminar.

4. CONFIGURACIONES BÁSICAS

4.1 COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

Modificado 2014


Este proceso debe realizarse frecuentemente para conservar la información en caso de fallas del sistema o justo antes de una actualización.

Al ejecutar esta opción se crea una carpeta con el nombre de la base datos en la capeta “backupseco” ubicada dentro del www. Este proceso debe realizarse frecuentemente para conservar la información en caso de fallas del sistema o justo antes de una actualización.

Modificado 2014


Modificado 2014


La ruta en la que se genera el archivo es D:\ServidorEco\backupseco, en esta ubicación podemos encontrar las copias de la base para cuando se necesite enviar a un supervisor.

4.2 CONTROL DE FECHA DE DIGITACIÓN-INV

Modificado 2014


La opción me permite cambiar la fecha de control lo cual es útil cuando necesitamos relizar cambios o ingresos pendientes esto para usuarios autorizados.

5. INVENTARIOS DE ALMACÉN.

Modificado 2014


5.1 BÁSICOS DE INVENTARIOS

5.1.1 BODEGASEn esta opción se incluyen los datos de la persona encargada del almacén o la bodega.

Al dar clic en INCLUIR colocamos:✔ Código✔ Nombre: (de la bodega)✔ Responsable (de la bodega)✔ Dirección: de la bodega✔ Teléfono: de la bodega✔ Zona: Urbana o Rural

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén ✔ Ciudad: Ubicación de la bodega

También encontramos una serie de botones: Primero: Ir al primer registro Anterior: Ir al registro anterior Siguiente: Ir al siguiente registro Ultimo: Ir al ultimo registro

y una barra de tareas:

Consultar: Al dar clic y con Enter en el campo vacío podemos buscar un registro determinado o revisar el consecutivo para continuar los ingresos, se aplica a la opcion código

Modificar: Modificar datos del registro.

Eliminar: Eliminar un registro completamente.

5.1.2 CREACIÓN DE PROGRAMAS

Modificado 2014


Modificado 2014


Los botones y la barra den tareas funciona de igual forma que en la creación de bodegas.En el momento el sistema cuenta con los programas de Consumo 01, Devolutivo 02, Inmuebles 03, y de Consumo Controlado 04.

5.1.3 CREACION DE GRUPOS DE USUARIOS

Modificado 2014


Los botones y la barra de tareas funcionan de igual forma que en la creación de bodegas.

5.1.4 CREACIÓN DE SUBGRUPOS

Modificado 2014


Los subgrupos son para agrupar un conjunto de elementos.

En esta opción al dar clic en incluir colocamos:

El programa (01) al cual pertenece el subgrupo. El grupo (dependiendo de el grupo al cual corresponde el elemento)

Modificado 2014


Al picar Enter se genera un número consecutivo el cual se deja tal cual se genero, se presiona enter y se escribe el nombre del subgrupo.

Los grupos asignados al 01 de consumo se

pueden visualizar con

Enter en la casilla vacia de

Grupo

5.1.5 CREACIÓN DE PROVEEDORES

Modificado 2014


En esta opcion se crean todos los proveedores.Al dar clic en INCLUIR colocamos:

● Código: En código automáticamente se genera un numero, el consecutivo

● Cédula o Nit: Colocar el Nº de nits o cedula, en caso de no existir en el sistema es necesario crear el Nit.

Modificado 2014


Nombre: de el proveedor

Dirección: de el proveedor

Ciudad: de el proveedor

Teléfono: de el proveedor

Tipo: con barra espaciadora en el campo vacio desplegamos y elegimos el tipo P de proveedor.

5.1.6 TIPOS DE MOVIMIENTOS

Modificado 2014


Está crea los tipos de movimientos que podemos hacer en el almacén.

Los botones funciona igual para todos y en la barra de tareas encontramosdos nuevas barras

● A lertas Inv: Alertas de Inventarios permite activar a voluntad las alertas que me solicite cada uno de los tipos de movimientos.

Modificado 2014


Modificado 2014


Piden Artículos: Permite activar los campos a solicitar para cada artículo.

Seleccionamos la opcion a activar o desactivar y picamos aceptar para guardar los cambios.

5.1.7 CREACIÓN DE CLASES DE ORDENES DE ALMACÉN

Permite crear los tipos de órdenes de compra que podemos hacer en el almacén.

Los botones y la barra de tareas funcionan igual para todos

Modificado 2014


Clase: en este momento el sistema cuenta con tres clases de compra

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Es necesario llenar todos los campos solicitados en el formulario.

5.1.8 DEPENDENCIAS DE INVENTARIOS

En esta opción se crean todas las dependencias de la entidad con su respectivos nombres y responsables.

Al dar clic en INCLUIR colocamos:

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén ● Código: En código automáticamente se genera un número, es el

consecutivo.● Código de la Cuenta:● Nombre: de la dependencia.● Responsable: Nombre del responsable de la dependencia.● Nivel de la cuenta:● Depende de la cuenta:● Es de detalle (S/N): N cuando la dependencia no depende de

otras y s si tiene dependencia de otra.● Activa(S/N): solo para las dependencias de detalles.

5.1.9 PLAN DE CUENTAS DE CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS

Código de Control:

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén equivale al número de la cuenta tomado del plan de cuentas. Presionado enter en el se desplega la ventana de consulta.

Nombre de la Cuenta: según plan de cuentas.

Imputación Contable: código de la cuenta en el plan de cuentas.

Las unicas opciones en el formulario son Incluir, Consultar o Eliminar.

5.1.10 UNIDADES PARA INVENTARIO DE ALMACÉN

En la opción incluir se crean los códigos para las diferentes medida de

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén los artículos y su nombre además se puede consultar el listado,modificar o eliminar los registros.

5.1.11 AGRUPACIONES DE 2DO ORDEN

En la barra de tareas encontramos la opción agrup. 1er orden permite crear agrupaciones de 1er orden pero no tiene relación con la opción agrupaciones explicada anteriormente.

Modificado 2014


5.1.12 PERMISO MOVIMIENTOS POR USUARIO

En esta opción asignamos derechos al usuario sobre Bodegas, Tipos de Movimientos y Dependencias todos los datos son caracteres numéricos que equivalen a los códigos asignados para cada campo. Solo se tiene la opción de consultar las siglas de usuario con Enter y los Derechos del Usuario con Barra espaciadora en el campo puedo desplegar el listado de permisos que puedo activar o desactivar al usuario.

Modificado 2014


Modificado 2014


5.1.13 CONFIGURACIÓN PIDE CUM

Modificado 2014


En la opción podemos definir que campos me permita o no llenar en la creación de articulos, en caso de que el software se destine a Farmacia es necesario activarlos para cumplir con los datos CUM (Código Único de Medicamentos) de lo contrario deshabilitamos los campos.

5.1.14 CONFIGURAR USUARIO Y CENTRO DE COSTOS

Modificado 2014


En esta opción tengo la posibilidad de otorgar derechos a los usuarios sobre los centros de costos de Contabilidad asociando el usuario al centro que me indique el área de contabilidad, además de modificar o eliminar los derechos del usuario.

Con Enter en el campo siglas de usuario desplego el listado de usuarios y con barra espaciadora el menú de derechos de Usuario.

5.1.15 CONFIGURAR MOVIMIENTOS CONTABLES-ALMACÉN

Modificado 2014


Me permite configurar el comprobante contable para los tipos de movimientos de almacén deacuerdo al área contable.

Los campos resaltados en el recuadro tienen la opción de consulta a

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén medida que se van llenando si pulsamos Enter en la casilla vacía desplegamos los diferentes menús de opciones a elegir. En el campo Condición: debe consignar para todos la opción .T. y para finalizar habilitamos el registro.

5.1.16 ENTIDAD RESPONSABLE

En este momento la entidad cuenta con 3 Entidades responsables que son

01 ADMINISTRACIÓN CENTRAL02 SALUD03 EDUCACIÓN.

Modificado 2014


En caso de ser necesario hacer cambios o incluir una nueva entidad picando en Incluir y llenado todos lis campos solicitados el sistema preguntará si todo está correcto, aceptamos.

5.2 MOVIMIENTOS

5.2.1 ARTÍCULOS

Modificado 2014


En la barra de tareas:

Incluir: En esta opción realizamos el ingreso de los artículos ubicándolos deacuerdo a la clasificación establecida.

En las casillas Programa, Grupo y Subgrupo podemos desplegar los menú de opciones para elegir con Enter en la casilla vacía, completamos los demás campos y finalmente aceptamos.

Unidad: en ella puedo visualizar todas las unidades de medida que tengo registradas y en caso de ser necesario incluir, modificar o eliminarlas.

Modificado 2014


Subgrupo: tiene las opciones de icluir, mostrar, modificar y eliminar.

Agrupaciones: despliega la ventana de creación de grupos, tiene las opciones de incluir, mostrar, modificar eliminar.

Cuentas: me permite incluir una cuenta contable asociada para el artículo.

Modificado 2014


NOTA: siempre que se vaya a incluir un articulo primero debemos buscarlo para verificar que realmente no esta. No deben existir artículos repetidos.

● Dar clic en INCLUIR● Escogemos el programa (01) (02) enter para desplegar● Escogemos el grupo.● Escogemos el subgrupo.● En artículo se deja el consecutivo tal como lo genere el sistema.● en referencia 1 lo dejamos vacio.● En referencia dejamos el numero que genere el sistema este es el

código de el articulo, es la suma de programa, grupo, subgrupo y articulo.

● En nombre de artículo colocamos el nombre del medicamento con su respectivo laboratorio.

● En fecha de apertura, fecha de creación de este articulo.● Activo, señalamos SI.● Unidades, es la unidad de medida de el articulo.● Agrupación 1, 01consumo.● Agrupación 2, el programa + el grupo ejemplo 110● Requiere lote, señalamos SI en caso de manejar lote y NO en caso

contrario (Solo es necesario para medicamentos).● Grabar.

Nota: para ver las ayudas siempre presionamos enter.

Modificado 2014


En la parte inferior encontramos una serie de botones:Primero: ir al primer registro.Anterior: ir al registro anterior.Siguiente: ir al registro siguiente.Ultimo: ir al último registro.Incluir: incluir un artículo.Modificar: modificar un artículo.Eliminar: eliminar un artículo.Buscar: buscar un articulo, se colocara en azul la referencia, suprimir esta referencia dar enter y buscar por la descripción de el articulo.Listar: listar todos artículos creados.Cerrar: salir de esta ventana.Unidad: ir a la ventana de unidades de medida, donde podemos elegir deacuerdo a la presentación del artículo.Subgrupo: ir a la ventana de creación d e subgrupos.Agrupa: ir ala ventana de creación de grupos.

5.2.2 BODEGAS VS ARTÍCULOS

Modificado 2014


En la parte inferior encontramos tres opciones :

ARTÍCULOS:En la parte inferior encontramos una serie de botones:

✔ Incluir: incluir un registro.

Modificado 2014


✔ Consultar:✔ Modificar: modificar un registro.

✔ Eliminar: eliminar un artículo.

✔ Detalle: ✔ Unidad:✔ Subgrupo:✔ Agrupaciones: En ella podemos consultar, incluir, modificar

o eliminar.

✔ Cuentas: me permite incluir una cuenta contable asociada al artículo.

Nota: En esta ventana podemos ver las cantidades existentes en cada una de las bodegas.

BODEGAS: consultar.LISTAR: visualizar e imprimir.

5.2.3 ORDENES DE ALMACEN

Damos clic en ingresar y llenamos los siguientes campos:

Modificado 2014


● Clase: con enter en la casilla vacia desplegamos el listado a seleccionar y picamos el tipo de documento a realizar.

● Fecha: digitamos la fecha de elaboración del documento la cual es igual a la fecha de la factura o la orden.

● Proveedor: dejando el espacio en blanco y al dar enter

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén vemos la ventana de los proveedores, escogemos el proveedor y de nuevo enter.

● Orden Nº: el sistema genera automaticamente un consecutivo por cada clase de documento.

● Bodega recibe: dejando el espacio en blanco y al dar Enter desplegamos la ventana de las bodegas, seleccionamos la bodega que recibe los artículos.

● Quien recibe: este nombre es el de la persona encargada de recibir los elementos, esto ya esta predeterminado desde la ventana de tipos de ordenes.

● Fecha a entregar: es la fecha hasta cuando el proveedor tiene plazo para entregar los artículos.

En los campos ordenó, elaboró, autorizó y revisó aparecerán los nombres de las personar encargadas de cada tarea, estos nombres están predeterminados en la ventana de tipos de ordenes.

Observaciones: en este campo podemos escribir la observación que deseemos relacionada con la orden y picando enter me pregunta:

● Orden es Correcta: si. Enter

● Desea crear Artículos: si. Seguido aparece la siguiente pantalla y con doble enter desplegamos el listado de artículos a elegir y el sistema llena los campos de unidad y referencia.

En caso de ser un artículo Devolutivo debemos marcar el cuadro para interface de elementos de propiedad planta y equipos de lo contrario saltamos a Unidad de pedidos para referenciar los descuentos, iva cantidades y valor unitario. Cada ingreso debe ir seguido de Enter.Este proceso se repita para todos los artículos de la orden y finalmente a la pregunta Desea crear Artículos respondemos No y terminamos la orden. En caso hacer falta incluir un artículo a esta orden ya cerrada en la opción:

Artículo de la barra inferior podemos ingresarlo.Al terminar se debe picar en el icono imprimir y me aparece la siguiente pantalla:Vista Previa: En la opción visualizamos el documento para impresión y podemos imprimirlo o guardarlo.

Modificado 2014


Preferencias: En la opción configuramos el formato y tamaño de la impresión.

5.2.4 MOVIMIENTOS DE ARTICULOS

Modificado 2014


La opción nos permite realizar la entrada física una vez recibidos los artículos por parte de los proveedores, registrando unicamente las cantidades suministradas por el proveedor.

Picamos la opción Incluir y con enter en tipos de movimientos desplegamos el menú de opciones a elegir seguido de Enter.

Modificado 2014


A la pregunta Desea Digitar el Número de Documento oprimimos Si y digitamos la orden de compra hecha previamente con lo cual traemos a revisión los artículos de los cuales solo me es posible cambiar las cantidades tomando en cuenta el producto recibido (esto en caso de que el proveedor no entregue en el momento la cantidad pactada den la orden). Esto me da la opción de hacer el ingreso de los faltantes en otra fecha.

Si no es necesaria la elaboración de la orden de compra, directamente en el formulario podemos realizar la entrada o salida de artículos si elegimos la opción de no digitar el número del documento y continuando con el llenado del formulario en las casillas contrato N° y la fecha. Los campos Proveedor, secretaría, Dependencia, Bodega de origen, Código del Artículo, Número de Lote: con Enter desplegan los respectivos listados para elegir.

Solo Numero de Lote se debe crear si el artículo no lo tiene:

Modificado 2014


A continuación digito la cantidad recibida del artículo y finalmente a la opció Grabar el documento, todo está correcto respondemos sí, el sistema me envía nuevamente a la opción Código del artículo y así realizamos todos los ingresos para terminar con la tecla Esc cerramos la operación y podemos listarla e imprimir en el ícono de la impresora como se explicó anteriormente.

Modificado 2014


En esta ventana tambien podemos hacer los siguientes tipos de movimientos:

Modificado 2014


Modificado 2014


5.2.4.1 INVENTARIO INICIAL

Clic en incluir

Escogemos en Tipo Movimiento INVENTARIO INICIAL.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Colocamos la fecha a la cual generamos los saldos iníciales.

Comprobante: se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema.

En detalle podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Bo. Origen: escogemos la bodega ala cual cargaremos los saldos iniciales

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si.

Código del artículo suprimimos el código.

Descripción del artículo colocamos las primeras letras del medicamento.

Lote numero introducimos el numero d elote de el medicamento.

Ala pregunta lote no existe desea crearlo, respondemos si.

En estas casillas colocamos los datos del lote.

Ala pregunta datos correctos para este lote, respondemos si.

Introducimos la cantidad.

Introducimos el valor.

A la pregunta todo esta correcto, respondemos si.

Queda señalada en azul la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir medicamentos.

Al terminar el proceso dar escape (Esc)

5.2.4.2 INGRESO POR TRANSFERENCIA

Modificado 2014


Clic en incluir.

Escogemos el tipo Ingreso por Transferencia Colocamos la fecha del ingreso de los elementos a la bodega.

Comprobante: se genera un número que es consecutivo,

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén se deja tal como lo genere el sistema.

Al dar enter nos muestra una ventana en ella llenamos los campos.

Clase: selecciono la clase de documento (orden) al cual de voy a dar ingreso.

Contrato No: escogemos el número del documento (Contrato) al cual le vamos a dar ingreso.

Al dar el número de la orden automáticamente se llenan los demás campos de esta ventana, regresamos al documento de ingreso.

Detalle podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Proveedor: aparece en proveedor de los artículos de esta orden.

Bodega Origen escogemos la bodega ala cual cargaremos este ingreso.

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si

Código del articulo suprimimos el código Damos enter y veremos todos los artículos pedidos en la orden Seleccionamos cada uno de los elementos. Introducimos la cantidad.

Costo unitario: el sistema nos muestra el valor de este artículo.


Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir artículos.

Al terminar el proceso con escape (Esc).

5.2.4.3 DEV DEL USUARIO/VENTAS

Modificado 2014


Clic en incluir

Escogemos el tipo Dev del Usuario/ventas Colocamos la fecha a la cual generamos el egreso.

Modificado 2014


Detalle del Comprobante: podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Proveedor Contrato N°: se genera un número que es consecutivo, se

deja tal como lo genere el sistema

Dependencia: escogemos la dependencia.

Tipo de Documento Fuente

Bodega origen: seleccionamos la bodega de la cual descargaremos estos artículos.


Código del artículo suprimimos el código.

Descripción del artículo colocamos las primeras letras del medicamento.

Lote N°: seleccionamos el lote a descargar.

Cantidad actual: digitamos la cantidad a descargar.

Costo unitario: el sistema le coloca el costo del artículo.


Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de descargar los demás artículos.


5.2.4.4 ENTRADA DE DONACIONES A LA ENTIDAD

Modificado 2014


Clic en incluir

Escogemos el tipo Entrada de Donaciones a la entidad

Modificado 2014


Colocamos la fecha de el ingreso de los elementos a la bodega

Contrato N°: se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema.


Proveedor: enter y seleccionamos el proveedor.

Bodega origen: escogemos la bodega ala cual cargaremos este ingreso.

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si

Código del artículo: suprimimos el código

Descripción del artículo: colocar las primeras letras del elemento a ingresar

Seleccionamos cada uno de los elementos.

Introducimos la cantidad.

Costo unitario: digitar el valor de este articulo.


Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir artículos.

Al terminar el proceso dar escape (Esc).

5.2.4.5 AJUSTES CANTIDAD +

Modificado 2014


Clic en incluir

Escogemos el tipo Ajustes Cantidad +

Colocamos la fecha a la cual hacemos el ajuste.

Modificado 2014


Contrato N°:: se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema.


Bodega origen: seleccionamos la bodega emisora.


Código del artículo: suprimimos el código.

Descripción del artículo: colocamos las primeras letras del artículo.

Lote numero: seleccionamos el lote a ajustar

Cantidad actual: digitamos la cantidad a ajustar


Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de ajustar los demás artículos.


Además en la parte inferior encontramos otras utilidades:

Modificado 2014


Artículo: situa el cursor en el campo Artículo para incluir el item que se requiera en el movimiento.

Contabilizar: permite llevar el movimiento a contabilidad

lPicamos Por Rangos de, los campos Tipo de movimiento y Número de Documento son los mismos del documento que estamos trabajando, simplemente los digitamos. En caso de corrección picamos Cancelar, de lo contrario Procesar, en Listar podemos revisar el documento y si todo está correcto finalmente picamos Contabilizar par llevarlo a Contabilidad.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Después de llevar el documento a contabilidad

en Gene.Doc dsplegamos el formulario de Contabilidad, en este mediante el botón de

consultar revizamos que el documento realizado se encuentre registrado digitando el tipo y número de coprobante.

Modificado 2014


5.2.5 INCLUIR ARTÍCULOS EN ACTIVOS FIJOS

Todos los artículos no importa de que tipo son, de consumo o devolutivo deben ser ingresados mediante el sistema de Almacén, una vez en dentro los que deben clasificarse como activos fijos mediante esta opción son exporados.

Picando en la opción desplegamos el siguiente formulario:

En Rangos de Fechas determinamos el periodo, si no se define el sistema por defecto sugiere el día en que se esté realizando el proceso

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén como la fecha final

Los campos de Número de documento son opcionales

En caso de tener unicamente el código del artículo podemos elegir un solo artículo o un rango de artículos ingresados colocando el inicial y el final

En caso de tener que corregir oprimimos Cancelar

Si todo está correcto Procesar

Modificado 2014


6. INFORMES DEL SISTEMA

RUTA PARA GENERAR INFORMES

Inventarios de almacén - Informes de Inventarios - Informes Varios

ListadosPara avanzar oprima y se despliega una ventana con los diferentes tipos de listados que se pueden generar.

Modificado 2014


SELECCIONE EL TIPO DE LISTADO

6.1 TIPOS DE INFORMES

6.1.1 CONSOLIDADO POR ARTÍCULOS

Permite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


Seleccione consolidado por artículos y oprima enter.RangosRegistre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del período solicitado.

Modificado 2014


Para filtrar por los diferentes grupos (papelería, material de aseo, Insumos, Medicamentos, Etc.) se deben diligenciar los campos (programa y grupo).

1. Programa: 01 - consumo2. Grupo: seleccione el código del grupo que necesita.

Grupo:1- Papelería2- Material de aseo3- Insumos

Modificado 2014


Oprima hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el consolidado

Informe Consolidación de artículospermite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


6.1.2 CONSOLIDADO POR ARTÍCULO LOTE Y BODEGA

Permite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


Seleccione consolidado por artículo y bodega y oprima .

RangosRegistre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado.BodegaPara filtrar por las diferentes bodegas, diligenciar el campo bodega con el número que pertenece.Ejemplo01 – almacén02 – farmacia

Modificado 2014


oprima hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el consolidado.

Informe Consolidación de artículo y bodega.

Permite los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores,

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén entradas,

salidas y saldos siguientes.

Finalmente visualizamos el informe el cual podemos guardar o imprimir

6.1.3 DETALLADO POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA

Listado detallado por tipo de movimiento y por dependencia.

Este informe permite generar los egresos detallado por tipo de movimiento y dependencia.

Modificado 2014


RangosRegistre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado.

BodegaPara filtrar por las diferentes bodegas, diligenciar el campo bodega con el número que pertenece. Ejemplo (01-almacen, 02-farmacia, 03-bodega)

Modificado 2014


El informe se puede generar por una dependencia especifica o por todas.

Para seleccionar una sola dependencia se coloca en los dos campos la misma.

pero si se desea sacar un informe de todas las dependencias en el primer campo colocamos la primera y en el segundo la última dependencia.

En Dependencia se visualiza este listado

Modificado 2014


Para seleccionar alguna de las dependencias se puede mover con las flechas y oprimir .

Cuando ya se hayan seleccionado los dos campos se oprime hasta PROCESAR

Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


Informe de salidas por dependencias detallado.

Este informe permite generar los egresos detallado por tipo de movimiento y dependencia.

6.1.4 INGRESOS DETALLADO

Listado Ingreso Detallado.

Este informe permite generar los ingresos detallado.

Modificado 2014



Modificado 2014


oprima hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe ingreso detallado de elementos

Modificado 2014


6.1.5 RESUMEN POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA AGRUPADO Listado Resumen por tipo de movimiento y por dependencia Agrupado.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Este informe permite generar los egresos resumidos por dependencia.

RangosDiligencie los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del período solicitado.

El informe se puede generar filtrando por bodega y por una dependencia especifica o por todas.

Para seleccionar una sola dependencia se coloca en los dos campos la misma.

pero si se desea sacar un informe de todas las dependencias en el primer campo colocamos la primera y en el segundo la última dependencia.

Modificado 2014


Cuando ya se haya seleccionado los dos campos se oprime hasta PROCESAR


Informe salidas resumidas por dependencia y grupo

Modificado 2014


6.1.6 INGRESOS RESUMIDO

Ingresos Resumido

Este informe PERMITE generar los ingresos (compras) resumidos.

Modificado 2014


RangosREGISTRE los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado.

Modificado 2014


OPRIMA hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe de ingresos resumidos

Modificado 2014


6.1.7 EGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO

Egresos Totalizado por ArticuloEste informe genera los egresos (salidas) por cada artículo.

Modificado 2014



Modificado 2014


Para desplegar la ventana de artículos se ubica en articulo_nom y con barra espaciadora se visualiza todos los artículos, escogiendo el necesario dejando vacio para que nos muestre todos los artículos que tuvieron salidas en ese rango solicitado.

Listado de artículos

Modificado 2014


Luego de escoger los artículos, oprima hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


6.1.8 INGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO

Ingresos Totalizado por Articulo

Modificado 2014



Modificado 2014


Para desplegar la ventana de artículos se ubica en articulo_nom y con barra espaciadora se visualiza todos los artículos, escogiendo el necesario o dejando vacio para que nos muestre todos los artículos que tuvieron salidas en ese rango solicitado.

Listado de artículos

Modificado 2014


Luego de escoger los artículos, oprimir hasta PROCESARSeleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Ingresos Totalizadas por Articulo.

Modificado 2014


6.1.9 SALDOS DE ARTÍCULOS Saldos de ArtículosEste informe genera las cantidades existenciales de los artículos

Modificado 2014


Se puede saber la cantidad y valor unitario de los artículos que tienen existencias a la fecha.

RangosRegistre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado, si se requiere las cantidades reales a la fecha se registra tanto en la fecha inicial como final la misma.

BodegaPara filtrar por las diferentes bodegas, llenar el campo bodega con el número que pertenece. Ejemplo (01-almacen, 02-farmacia, 03-bodega)

Modificado 2014



Informe de saldos de artículos

Modificado 2014


6.1.10 EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

Modificado 2014


En este informe se mostrara todas las órdenes de compra hechas en el rango de fecha dado y lo que se pidió en cada una de ellas.

Llenar los campos de acuerdo a la información que necesitemos.

Una vez terminado el sistema despliega la ventana Imprimir/Exportar, seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


Los demás informes se desarrollan, visualizan e imprimen de igual forma.

Modificado 2014


6.1.11 CREACION DE ARCHIVO PLANO SISMEDCREACION DE ARCHIVO PLANO SISMED

RUTA

Dar enter y configurar dependiendo el periodo que necesite reportar.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Al generar el archivo se crea una carpeta que se llama archivos planos, en : \ServidorEco\www o Servidor\www (en el servidor donde esta instalado el sistema)

Dentro de la carpeta archivos planos se encuentra el archivo generado por el sistema.

NOTA: siempre para avanzar de un campo a otro dar enter

Modificado 2014

Documents

5.MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN (1).docx