计算机应用能力培训要点

1 文字处理基础2 电子表格基础3 文件的压缩与解压4 邮件发送简介5 实例精讲

一 . 文字处理基础

文档编辑好后，我们可以按要求进行排版，以求得文档的美观易读，丰富多彩。

1. 字符排版

字符格式化 首先要选定文本，然后选择“格式 | 字体”对话框，

其中共有三个选项卡：字体、字符间距和文字效果，如下图所示。

除此之外我们还可以通过“格式”工具栏中“字体”、“字号”列表框及相应按钮对字体、字号及字形等进行快速设置。

文档的排版

“ 字体”选项卡用于设置字体、字号、字符颜色、下划线、着重号和静态效果等。

“ 字符间距”选项卡用于设置字符的横向缩放比例、字符的间距、字符的位置等。

2. 段落排版

段落排版格式主要包括段落对齐方式、段落缩进方式、段前段后距离、段落中的行距、项目符号和编号、边框底纹等内容。

选择“格式 | 段落”命令，在打开的“段落”对话框中进行段落排版。如下图所示：

段落缩进是指段落各行相对于页面边界的距离。“缩进”栏用于设置段落的左、右缩进，并在“度量值”中设置距离。“特殊格式”下拉列表用于设置“行首缩进”。

段落间距指当前段落与相邻两个段落之间的距离，加大段落之间的间距可使文档显示清晰。行距指段落中行与行之间的距离，我们可在“设置值”文本框中选择或输入磅数，固定值行距必须大于 0.7 磅，多倍行距的设置值必须大于 0.06 磅。

对齐方式可以使文本清晰易读，共有五种：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。

用户可以给段落加上边框和底纹起到强调和美观的作用。首先要选定段

落，选择“格式 | 边框和底纹”命令，如右图所示。

“ 边框”选项卡中可以选择线型、颜色和宽度。“页面边框”中可以设置页面边框，但增加了“艺术型”下拉列表框。

“ 底纹”选项卡中可以设置段落和填充色，单击“图案”栏中“式样”下拉列表框中选择底纹图案式样，并设置图案颜色。

3. 页面排版

页面设置包括：设置纸张大小、页边距、页眉和页脚的位置、每页容纳的行数和每行容纳的字数等。

选择“文件 | 页面设置”命令打开“页面设置”对话框，如下图所示。

图形处理

Word 支持图形处理，具有强大的图文混排功能

我们可利用“插入 | 图片”中的各项命令来插入剪贴画、艺术字等。或通过“视图 | 工具栏 | 绘图”来绘制自己的图形。

二 . 电子表格基础

电子表格是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处理的软件，与传统的手工计算相比有很大的优势。

1. 设置单元格格式

通过“格式 | 单元格”命令实现。打开“单元格格式”对话框其中有六个选项卡。数字：根据数据格式的种类分类选择和设置格式；对齐：设置单元格内数据的水平和对齐方式，改变文字方向、旋转角度、设置缩进、自动换行、合并单元格等；字体：进行字符格式化；边框和图案：分别用于设置边框和底纹；保护：用于锁定单元格不允许编辑和隐藏公式。

2. 设置工作表格式

设置列宽和行高。这可以通过“格式 |列”、“格式 | 行”来实现，如右图所示。也可能利用鼠标操作，将鼠标指向要调整的列宽（或行高）的列（或行）号之间的分隔线上，这时鼠标指针变成一个带双向箭头的十字形，拖拽分隔线到需要的位置。

3. 图表制作

可通过“插入 | 图表”命令，利用图表向导来创建图表。

生成图表后，用户可根据需要编辑修改图表。选中图表后，菜单栏的“数据”菜单会变成为“图表”菜单。通过“图表”菜单中的相应命令可以完成图表的编辑工作，如右图所示。

4. 格式化图表

建立图表后，可以对图表中的各个图表项进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格式设置的图表项，在打开的格式对话框中进行设置。不同的图表项有不同的格式设置，常用的格式设置有：边框和图案、字体、数字、对齐、刻度、数据系列格式等。

三 . 文件的压缩与解压

一个较大的文件经压缩后，产生了另一个较小容量的文件。而这个较小容量的文件，我们就叫它是这些较大容量的压缩文件。我们将通过对 WinRAR 的讲解来实现文件的压缩与解压。

1. 压缩软件的安装

WinRAR 的安装十分简单，只需选择好安装路径按照提示，进行即可。如右图所示

2. 文件的压缩

安装好压缩工具之后，当你选中需要压缩的文件，右击，选择“添加到压缩文件”后即可弹出对话框如右，可修改压缩文件的名称选择压缩格式，单击确定即可。

3. 文件的解压

对于一个压缩的文件，我们只需双击，弹出右图所示对话框选择“解压到”，点击确定，即可在压缩文件所在位置生成解压文件。

四 . 邮件的发送

电子邮件简单的说就是通过 Internet 来邮寄的信件。它的成本比邮寄普通信件低得多；而且投递无比快速；另外，它使用起来也很方便，无论何时何地，只要能上网，就可以通过 Internet 发送或接收电子邮件。

1. 申请邮箱

在我们第一次使用电子邮件功能时，需要申请一个自己的邮箱，当今网络资源爆炸的时代，我们可以找到很多申请免费邮箱的网站，此处我们以网易为例。打开网页，在最顶端点击“免费邮”，在弹出的网页中点击“马上注册”弹出如右图所示网页。按照提示输入自己的个人信息。

填写完毕后输入校验码点击“我接受，并注册帐号”，看到注册成功界面。

这就是我们已经申请好的邮箱了！其中有收件箱，用于接收邮件；草稿箱，用于存储编辑好但不想发送的邮件；已发送，用于查看已发送的邮件。

2. 写邮件

现在让我们试着发送一封邮件，首先要写邮件内容，进入邮箱后点击“写信”。在收件人一栏中写入邮件接收人的邮箱地址，主题一栏中可简要写明邮件的大意。编写完成后点击“发送”，看到“邮件发送成功”字样，说明邮件已成功发送。

3. 附件的添加

有时我们需要将一些文件发送给对方，但把这些文件均在写信页面中重新输入一次，是很繁琐的，有时甚至是不可能的，这时我们可能将它们以附件的形式一起发送给对方。方法为点击“主题”下方的“添加附件”，在弹出的对话框中选择要添加的内容。单击“打开”。

此时可看到在“添加附件”下方名为“毕业设计 .rar” 的压缩文件已经添加完成。点击发送，则可同文本内容一起发送到对方。

五 . 实例精讲

1. 作为吉首大学的学生，你是如何知道自己学校校训的？你是如何理解其深刻内涵并贯彻落实在自己学习成长过程中的？自拟题目，用 300 字左右的短文表达上述内容。

解题步骤： (1) 打开 word

(2) 编写题目 例如：校训－－不断前进的动力 将题目居中，字体使用宋体，字号使用小三，加粗。

(3)编写正文字体使用宋体，字号使用五号，特殊格式使用首行缩进，行间距使用 1.5倍行距。

备注： 在文档上要 注明院系， 班级，学号 姓名。

评分标准

2. 请对吉首大学旅游学院、商学院、数学与计算机科学学院、外国语学院、历史与文化学院教师的职称结构、学历结构进行数据统计，并用适当的图表来表示。数据如下：

1 、旅游学院 2006年师资力量：现有教职员工 40人，其中专兼职教师37人，教授 3人（含特聘教授 1人），副教授 10人，讲师 18人；博士 2人，硕士 6人，在读硕士 15人；

2 、商学院：学院有转任教师 51人，其中教授副教授 23人，讲师 17人，博士和在读博士 7人，硕士 21人，学院有省级骨干教师 9人；

3 、数学与计算机科学学院：本学院在籍教师 62名，其中正副教授 20名，讲师 25名，博士 10人，硕士 18人。还聘有客座专家、教授 4名；

4 、外国语学院：学科现有科研人员 25人，其中副高职称 6人，有在读博士 1人，硕士 2人，另有正高职 3人担任学术顾问。本学科的学术队伍的学历和职称、年龄都偏低，这是弱点，也同时是优势，因为这支队伍有较好的发展势头和较大的发展潜力；

5 、历史与文化学院现有专职教师 15人，其中正高职称 5人，副高职称 5人，中职 3人，初职 2人；博士 1人，在读博士生 2人，硕士 5人，在读硕士 1人。

步骤如下：

(1) 打开 EXCEL

(2) 选中七行六列的表格，右击选中设置单元格式。

(3)选择外边框和内部。如下图所示：

(4)点击确定，表格生成。(5) 选中表格第一行，选择工具栏中的格式 -> 单

元格。

(6)选择对齐下的文本控制中，选中合并单元格，点击确定。

(7) 输入数据，如下图：

(8) 选中整个图表，在工具栏中选择插入 -> 图表 ->标准类型 ->柱型图

选中右边子图表类型中的第一个 (簇状柱型图 ) ，点击下一步。

(9) 选择数据区域，点击下一步直到完成。

(10)生成的统计图表如下图所示：

评分标准

文件压缩

(1)新建一个文件夹，输入文件夹名（如计算机应用能力测试），将保存 word 和 excel 两个文档放入该文件夹中。

(2) 右击该文件夹，选择－添加到“计算机应用能力测试 .rar” 。

(3) 压缩成功。发送邮件见前面的讲解。

讲解到此结束！ 谢 谢