Tablas – Diapositiva 1

TablasTablasTablas

� Tablas

� Tipos de datos y Propiedades de Campos

� Mover, insertar y eliminar campos

� Propiedades de los campos

� Claves

� Listas de búsqueda

� Relaciones entre tablas

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TablasTablasTablas

� Una Tabla de una Base de Datos es una colección de datos referentes al mismo tema o asunto. Por ejemplo, los datos de los alumnos, de las materias, etc.

� En una tabla cada campo aparece como una columna y contiene una categoría de información. Por ejemplo, el nombre de un alumno, la descripción de una materia.

� Cada registro de una tabla es una fila y contiene toda la información sobre cada categoría. Por ejemplo, todos los datos de un alumno o de una materia enparticular.

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Creación de TablasCreaciCreacióón de Tablasn de Tablas

� Para crear una nueva tabla, de la cinta de opciones Crear, en el grupo Tablas, elija:• Tabla, para crearla desde la

vista Hoja e datos

• Diseño de tabla, para crearla desde la vista de Diseño.

� Desde la vista de Diseño, además de indicar el nombre ytipo de cada campo, podráestablecer diferentes características o propiedadesde cada uno de ellos.

� También se le presentará una ventana para establecer propiedades de la tabla.

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Tipos de DatosTipos de DatosTipos de Datos• Texto: (predeterminado) texto o combinaciones de texto y números,

así como números que no requieran cálculos

• Memo: texto extenso, o combinación extensa de texto y números

• Número: datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos

• Fecha/Hora: valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999

• Moneda: valores de moneda. Para evitar el redondeo durante los cálculos.

• Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numéricos no se pueden actualizar.

• Sí/No: para datos que pueden ser uno de dos valores posibles (Sí/No, V/F, Activado/Desactivado)

• Objeto OLE: objeto vinculado o incrustado en una tabla que se creóen otros programas mediante el protocolo OLE (como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, imágenes, sonidos, etc.)

• Hipervínculo: texto o combinación de texto y números. Utilizado como hipervínculo.

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Propiedades del CampoPropiedades del CampoPropiedades del Campo

• Formato: el diseño de la presentación para el campo

• Máscara de entrada: modelo para todos los datos introducidos

• Valor predeterminado: valor sugerido cuando se crea el registro

• Regla de validación: expresión que deben cumplir todos los valores

• Texto de validación: mensaje que aparece cuando no se cumple la regla de validación

• Requerido: debe ingresarse algún valor en el campo

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Mover, insertar y eliminar camposMover, insertar y eliminar camposMover, insertar y eliminar campos

� Access permite insertar, eliminar y mover campos en una tabla tanto en la vista Diseño como en la vista Hoja de Datos.

� Para realizar estas operaciones podrá utilizar el menú contextual sobre el campo o bien la barra de Herramientas de Tabla.

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ClavesClavesClaves

� Toda tabla requiere de una clave principal que identifique unívocamente a cada registro.

� La clave principal es un campo o combinación de campos.

• Clave principal simple: Formada por un solo campo

• Clave principal compuesta: Cuando son necesarios dos o más campos

� Para encontrar la clave principal adecuada, se prueban Claves candidatas. Debe analizarse para cada caso si es conveniente el uso de una clave simple o compuesta a partir del uso de los campos existentes. En caso de no poder formarla se utilizar códigos auto numéricos.

� Clave externa: El código de un campo que se utiliza en una tabla al normalizar para relacionarlo con la clave principal de otra tabla. En estos campos se aplicará entonces el Asistente de búsqueda para establecer la relación entre los campos de ambas tablas.

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ClavesClavesClaves� Para especificar cuales campos serán la clave principal de la tabla,

� Seleccione el o los campos que conforman la clave principal y desde el menúcontextual utilice la opción Clave principal, o bien el botón Clave principal de la barra de Herramientas de Tabla.

Tablas – Diapositiva 9

Listas de búsquedaListas de bListas de búúsquedasqueda

� Esta propiedad puede servir para delimitar los valores posibles a ingresar y evitar errores de inconsistencia, además de agilizar la carga de datos.

� También sirve para establecer la relación entre la clave externa de una tabla y la clave principal de la tabla relacionada, evitando de esta manera que el campo tome un valor distinto a los que se correspondan con los registros de la tabla relacionada.

� Puede generar la lista manualmente o bien utilizar al Asistente de búsqueda. Allídetermine si el Origen de la fila es una Tabla o Consulta o una Lista de valores.

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Relaciones entre tablasRelaciones entre tablasRelaciones entre tablas

� Para establecer las relaciones entre las tablas de la BD, de la cinta de opciones Herramientas de base de datos, elija el botón Relaciones.

� Luego, agregue todas las tablas, y para establecer cada relación, arrastre el campo de la tabla A hasta el campo relacionado de la tabla B.

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Exigir Integridad ReferencialExigir Integridad ReferencialExigir Integridad Referencial

� Es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

� Todo registro de la tabla relacionada que no dispone de un registro asociado en la tabla principal se considera un huérfano.

� Tenga en cuenta que después de crear una relación entre dos tablas, no podrámodificarse o eliminarse los campos en los que está basada la relación sin eliminar primero la relación.

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Imprimir diagrama de relacionesImprimir diagrama de relacioneImprimir diagrama de relacioness

� Access permite imprimir el diagrama de relaciones.

� En la barra de Herramientas de relaciones, elija la opción Informe de relaciones.