5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos. José Onofre Montesa Andrés DyO, Dirección y Organización de Proyectos Informáticos ETSI Informática Universidad

5. Planificación de esfuerzos, costes y

recursos.José Onofre Montesa Andrés

DyO, Dirección y Organización de Proyectos Informáticos

ETSI InformáticaUniversidad Politécnica de Valencia

Marzo 2009

DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos. 2

Programa: Índice

1. Profesión: el Director de proyectos. Tipos de proyectos: modelos, normas

2. Proceso pre-contractual del proyecto y contrato 3. Procesos iniciales del proyecto: alcance y enfoque 4. Procesos de Planificación relativos al desglose y el

tiempo5. Procesos de Planificación relativos al coste y recursos6. Procesos de Planificación relativos a los recursos 7. Procesos relacionados con los riesgos del proyecto 8. Procesos de Seguimiento y Control 9. Procesos de Desarrollo y Ejecución: métodos y técnicas.10.Procesos de Cierre del proyectoAnexosA. Documentación, comunicación y trabajo en equipoB. Contexto estratégico: Sistemas organizativos e

informacionalesC. Generación, desglose, integración, cartera, programa,

oficina de proyectos

2


Índice general

1. Bloque de Planificación de Esfuerzos, Costes y Recursos

2. Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones3. Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos4. Proceso K1 para Estimar Costes5. Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes6. Proceso C1 para Planificar las Comunicaciones7. Proceso Q1 para Planificar la Calidad8. Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios9. Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del

Proyecto10.Técnicas de H1: Planificar recursos humanos


Fases de Seguimiento y Ejecución

Planificar Comu-nicaciones C1

Planificar Adquisiciones S1

Plan. RecursosHumanos H1

Planificar Calidad Q1

Prever Gestión de Cambios I1

Desarrollar Plan de Dirección I2

Desarrollar el Cronograma T5

Definir actividades T1

Estimar los Costos K1

Preparar pre-supuesto K2

Obtener reque-rimientos A2

Planificar Gestión de Riesgos R1

Planear respuesta a los Riesgos R4

Identificar los Riesgos R2

Analizar los Riesgos R3

Fase de Inicio

Estimar recursos de actividades T2

Estimar duración de actividades T3

Secuenciar las actividades T4

Definir el Alcance A3

Crear Estructura EDT de Desglose de Tareas A4

1.

Blo

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Cost

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y

Recu

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Área de Conocimiento sobre el Alcance

• Proceso A1 para Desarrollar el Acta constituyente del Proyecto

• Proceso A2 para Obtener los Requerimientos

• Proceso A3 para Definir el Alcance • Proceso A4 para Crear EDT • Proceso A5 para Controlar el Alcance


Área de Conocimiento de Comunicaciones

• Proceso C1 para Identificar a los Interesados en el Proyecto

• Proceso C2 para Planificar las Comunicaciones

• Proceso C3 para Informar el Rendimiento• Proceso C4 para Gestionar las expectativas

de los interesados• Proceso C5 para Distribuir la Información• Proceso C6 para Desarrollar la experiencia


Área de Conocimiento de Tiempos

• Proceso T1 para Definir las Actividades• Proceso T2 para Estimar los Recursos de

las Actividades • Proceso T3 para Estimar la Duración de las

Actividades • Proceso T4 para Establecer la Secuencia de

las Actividades • Proceso T5 para Desarrollar el Cronograma • Proceso T6 para Controlar el Cronograma


Área de Conocimiento de Costes

• Proceso K1 para Estimar Costes • Proceso K2 para Preparar el

Presupuesto de Costes • Proceso K3 para Controlar los Costes


Área de Conocimiento de Recursos Humanos

• Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos

• Proceso H2 para Asignar el Equipo del Proyecto

• Proceso H3 para Desarrollar el Equipo del Proyecto

• Proceso H4 para Gestionar el Equipo del Proyecto


Área de Conocimiento de Integración

• Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios

• Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto

• Proceso I3 para Controlar el Avance del Proyecto

• Proceso I4 para Integrar los Cambios • Proceso I5 para Dirigir la Ejecución del

Proyecto• Proceso I6 para Cerrar el Proyecto


Área de Conocimiento de Calidad

• Proceso Q1 para Planificar la Calidad • Proceso Q2 para Controlar la Calidad • Proceso Q3 para Asegurar la Calidad


Área de Conocimiento de Riesgos

• Proceso R1 para Planificar la Gestión de Riesgos del Proyecto

• Proceso R2 para Identificar los riesgos

• Proceso R3 para Analizar los Riesgos • Proceso R4 para Planificar

Respuestas a los Riesgos • Proceso R5 para Controlar los Riesgos

del Proyecto


Área de Conocimiento de Suministros y Adquisiciones

• Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones

• Proceso S2 para Conducir adquisiciones

• Proceso S3 para Administrar adquisiciones

• Proceso S4 para Cerrar las Adquisiciones


2. Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones

• Determina si conviene adquirir – qué, cuánto, cómo y cuándo.

• Identifica, para cada caso, si las necesidades se satisfacen mejor si se adquieren los productos, servicios o resultados fuera del equipo del proyecto.

• Considera los posibles suministradores.


• Responsable de obtener los permisos y licencias que la legislación o la política puedan requerir al ejecutar el proyecto.

• Se encarga de cada decisión de fabricación propia o compra.

• Influye en– el cronograma del proyecto y – la revisión de los riesgos involucrados;

• Selecciona el tipo de contrato a usar para mitigar riesgos o transferirlos al suministrador


Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones

• 2.1. Entradas para Planificar Adquisiciones• 2.2. Salidas tras Planificar las Adquisiciones• 2.3. Herramientas y Técnicas para Planificar Adquisiciones

Entradas Técnicas y Herramientas Salidas

A3d. Cambios solicitados S1a. Decisiones de Fabricación Propia o CompraS1b. Enunciado Contractual de los Trabajos S1c. Plan de Gestión de Adquisiciones

SA. Opinión de ExpertosSB. Análisis de Fabricación Propia o Compra SC. Análisis de respuetasSD. Gestión del ValorSE. Tipos de Contratos

A0c. Factores del Cliente A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutanteA2a. Requerimientos de los InteresadosA4a. EDTA4c. Linea Base del Alcance T2a. Requerimientos de Re-cursos de las ActividadesT5a. Cronograma del proyecto


Decisiones sobre

• Comprar o producir – Que es más rentable– Bienes, servicios

• Si se decide comprar– Cuanto hay que comprar

• unidades, horas

– Cuando hace falta (Cronograma)– Como lo vamos a comprar (tipo de

contrato)


Tipos de contrato (Control-Riesgo)

Reembolso del costeLo que te cueste, no te preocupes, te lo pago

Control Riesgo

Tiempo y MaterialesPrecio por unidad y se paga multiplicando

Precio FijoAcuerdo sobre el producto final

Acuerdos de compraTenemos acuerdos entre cliente y suministrador que van más allá del proyecto (precios, especificaciones,… acordados)

Control Riesgo


Contratación

• Petición de Propuestas• Petición de Información• Petición de Ofertas• Definición del ámbito para las

compras– Eliminar posibles interpretaciones en las

compras.

• Criterios para evaluar las compras


Hoja de Evaluación

Peso

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Proximidad

1 (1..5)

Experiencia (lenguaje)

3 (1..5)

Buenas relaciones

2 (1..5)

Total Σpsi*valori

1

Σpsi*valori2 Σpsi*valori3


Petición de Ofertas

• Solicitar ofertas– En periódicos o revistas (Anuncios)– Contactar directamente con los

proveedores

• Clarificación de las propuestas– No negociamos, aclaramos la oferta– Normalmente se pide a todos las mismas

• Reunión de ofertas


Seleccionar al comprador

• Evaluar las Ofertas– Es mejor utilizar varios evaluadores

• Evaluadores Técnicos• Evaluadores Financieros

– Es posible que tengamos varias hojas de evaluación

• Calculamos medias• Imponemos criterios de corte

• Ahora negociamos y cerramos el contrato– Aspectos legales, Aspectos técnicos,…– Es lo que necesitas para el proyecto


3. Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos PGRH

• Crea el Plan de Gestión de Recursos Humanos.

• Identifica y documenta los roles, responsabilidades y relaciones de comunicación en el proyecto.

• Decide que rol realizara cada persona y si el rol pertenece al equipo del proyecto o se subcontrata.

• Analiza el impacto sobre la organización


• Propone criterios para incorporar los miembros al equipo del proyecto (incluido cómo y cuándo);– Identifica necesidades de formación;– Incluye consideraciones sobre

cumplimiento, seguridad, recompensas y reconocimiento.


3. Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos

• 3.1. Entradas para Planificar los Recursos Humanos• 3.2. Salidas tras Planificar los Recursos Humanos• 3.3. Herramientas y Técnicas para Planificar Recursos Humanos


A0c. Factores del entorno cliente A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutanteT2a. Requerimientos de Recursos de las ActividadesS1a. Decisiones de Fabricación Propia o Compra

H1a. Roles y responsabilidades

H1b. Organigramas del proyecto

H1c. Plan de Gestión de Recursos Humanos PGRH

HA. Organigramas y descripciones de cargos

HB. Teoría de la Organización


• Personas Selección y Formación• Equipo Dinámicas, Formación,

Ajuste,…• Organización Cultura, procesos, …


4. Proceso K1 para Estimar Costes

• Prevé los costes – directos de los recursos que se cargarán

en cada actividad del cronograma del proyecto (mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones);

– indirectos (inflación, intereses bancarios, seguro de cambio de moneda, medidas para reducir riesgos y contra contingencias) y otras causas de variación de esas previsiones.



• Considera alternativas posibles de costes, decidiendo entre ellas o dejándolas pendientes hasta obtener más información.– P. Ej.: un coste adicional en la etapa de

desarrollo del diseño del producto permite reducir – compensando o no- el coste de las etapas de su ejecución y operaciones.

• Las estimaciones de costes se obtienen de las salidas de muchos procesos, – Esfuerzo (horas-persona, puntos de función)– Monetarias (€).



• Facilita el control de gestión, así como las comparaciones intra y entre proyectos.

• El aumento de información en el transcurso del proyecto permite refinar el orden de magnitud (ROM, Rough Order of Magnitude) de la estimación ‘temprana’ de las Fases precontractual o de Inicio del proyecto: – su rango de -50 a +100% puede reducirse p.ej.

a un rango de -10 a +15% en la Fase de Producción, tras el Análisis.



• 4.1. Entradas para Estimar Costes• 4.2. Salidas tras Estimar Costes• 4.3. Técnicas y Herramientas para Estimar Costes


KA. Opinión de ExpertosKB. Estimación por analogía KC. Estimación paramétrica KD. Estimación ascendenteKE. Análisis de pro-puestas en licitaciones KF. Determinación de índices de costes de recursos

A0c. Factores del Entorno Cliente A0d. Activos de los Procesos de la Organización ejecutante A4c. Línea base del Alcance T5a. Cronograma del proyecto H1b. Plan de Gestión de RRHHS1c. Plan de Gestión de Adquisiciones

A3d. Cambios solicitadosK1a. Estimación de costes de las ActividadesK1b. Bases de estimación de costeK1c. Plan de Gestión de costes T5a.Cronograma del proyecto actualizadoH1b. Plan de Gestión de RRHH actualizado


La estimación Bottom-Upde costes supone:

• Determinar el coste de cada actividad en el desglose del trabajo:– Trabajo (horas de miembros del equipo)– Materiales (CD, Fotocopias, Carpetas,…)– Suministros.


Costes Fijos y Variables en un proyecto

• Costes Fijos, – aquellos en los que incurrimos de forma fija,

es decir que da igual la cantidad de uso que hagamos. Ej.: Un servidor para el proyecto.

• Costes Variables, – son costes asociados a las unidades

utilizadas. Ej.: las horas de trabajo utilizadas en el proyecto, horas de consultor.


Costes directos e indirectos

• Costes directos, – aquellos en los que incurrimos como

consecuencia del proyecto y son fáciles de asignar.

• Costes indirectos, – son costes de la empresa, pero que es

difícil cuantificar la cantidad a asignar a cada proyecto.


Costes de un proyecto informático

• Costes directos:– Mano de obra– Viajes– consumibles

• Cotes indirectos– Luz, agua, teléfono,

Amortización de la mesa, del ordenador,…


Ejemplos de costes del proyecto

Coste Fijo Variable

Directo Servidor para el proyecto.

Horas de trabajo

Indirecto Mesas de los miembros del equipo

Luz consumida por el servidor


Ejercicio

• Valora el coste de un proyecto en que participases.


• Supongamos que la empresa valora estos costes indirectos en 300.000 €

• Los empleados– facturan 9.000 horas de trabajo – cuestan 270.000 €– Es decir un coste por hora de cada trabajador de 30 €

• Los otros costes directos suponen 60.000 €. • De modo que los costes de la empresa en este

periodo han sido de 630.000 €.• Tememos en cuenta tres variables a la hora de

imputar los costes indirectos: – Duración del proyecto, – esfuerzo aplicado al proyecto y – otros costes directos (licencias para el cliente, hardware,

…).


Como distribuimos los costes indirectos

Duración Esfuerzo Esfuerzo en € Otos costes directos

Proyecto 1 7 meses 2.000 horas 60.000 € 30.000 €



Total 20 meses 9.000 horas 270.000 € 60.000 €


Duración Coste indirecto en €

Esfuerzo en €

Otos costes directos en €

Coste total con indirecto por duración en €

Proyecto 1 7 meses 105.000 60.000 30.000 195.000

Proyecto 2 5 meses 75.000 90.000 20.000 185.000

Proyecto 3 8 meses 120.000 120.000 10.000 250.000

Total 20 meses 300.000 270.000 60.000 630.000


Control sobre la variación de costes

• Cambio a lo largo del tiempo– Inflación / Deflación– Dinámica de productos tecnológicos

• Los PC bajan de precio…

• Cambio dependiente del volumen de compra– Rápeles de compra– Contrato por volumen (1..5->1€; 6 o +->

0.8€)


Se usan todas dependiendo del ítem del EDT

• Analogía (lo mismo que …)• Coste basado en el esfuerzo

– El único coste directo es el esfuerzo– El resto se aplican de acuerdo a este.

• Paramétrico– Coste por línea de código, punto de función

• Precio Ofertado (precio fijo)– Esta unidad del Desglose tiene este coste.


5. Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes

• Consiste en sumar los costes estimados de las actividades del cronograma y/o paquetes de trabajo– preparados antes de que se solicite el presupuesto

detallado y la autorización de trabajo

• Establece una línea base de coste total, que permita medir el rendimiento del proyecto.

• El enunciado del alcance del proyecto ofrece un presupuesto resumen.


5. Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes

5.1. Entradas para Preparar el Presupuesto de Costes5.2. Salidas tras Preparar el Presupuesto de Costes5.3. Técnicas y Herramientas para Preparar el

Presupuesto de Costes

Entradas Técnicas y Herramientas

Salidas

KG. Análisis de reservas KH. Agregación de costes KI. Conciliación del límite de financiación

A0d. Activos de los Procesos de la Organización proveedoraA0e. Calendario de RecursosA4c. Línea base del Alcance T5a. Cronograma del proyecto S1b. Enunciado Contractual de los Trabajos K1a. Estimación de costes de las ActividadesK1b.Bases de estimación de costes K1c. Plan de Gestión de Costes

A3d. Cambios solicitadosK1c. Plan de Gestión de Costes actualizadoK2a.Línea Base de Coste-RendimientoK2b. Requisitos para Financiación


Calculo del presupuesto

• Agregación de costes– Todos los costes, directos e indirectos,

Fijos y variables

• Flujo de caja– Cuanto dinero se mueve de mes en mes

• Presupuesto base solo varia si se aprueban cambios.

• Tener en cuenta las contingencias


Recursos\ Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Analista

Diseñador

Programador

Consultor

Instalador

Calculo del flujo de caja en un proyecto.

• Empezamos por fijar la periodicidad de los pagos:– Días, – Semanas o Meses.

• Agrupamos el uso de recursos por periodos,– recurso,– periodos.


Definición del flujo de pagos.

• Secuencia de pagos que se realizan en el proyecto:– Por el consumo de recursos.– En cada periodo.

Proyecto


Obtención del flujo de pagos:

• En cada periodo se acumula el total de recursos multiplicado por su coste.

Recursos\ Mes Costeindivi.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Analista C1 R11 R12 R13 R14 R15 R16 R17 R18 …

Diseñador C2 R21 R22 R23 R24 R25 R26 R27 R28 …

Programador C3 R31 R32 R33 R34 R35 R36 R37 R38 …

Consultor C4 R41 R42 R43 R44 R45 R46 R47 R48 …

I nstalador C5 R51 R52 R53 R54 R55 R56 R57 R58 …

Flujo de Pagos

R

i1*C

i

Ri2*C

i

Ri3*C

i

Ri4*C

i

Ri5*C

i

Ri6*C

i

Ri7*C

i

Ri8*C

i

…


8. Evaluación Económica de Proyectos

Representación de los pagos acumulados (S).

Gasto acumulado

0

5

10

15

20

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Planificado


Calculo del flujo de ingresos.

• Conjunto de ingresos percibidos por la empresa que desarrolla el proyecto, como consecuencia de éste.









































































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