4 - Controle InternoCurso de Especializao em Auditoria e Controle Gerencial

Controladoria EmpresarialUniversidade Federal de GoisFaculdade de Administrao, Cincias Contbeis, Cincias Econmicas

Dicionrio Aurlio:

Ato, efeito ou poder de controlar; domnio, governo.

2. Fiscalizao exercida sobre as atividades de pessoas, rgos, departamentos, ou sobre produtos, etc., para que tais atividades, ou produtos, no se desviem das normas preestabelecidas.

3. Restries Fiscalizao financeira.

Controle

Controle InternoPlanejamento organizacional e todos os mtodos, procedimentos e rotinas adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICINCIAS e CRISES nas empresas

So prticas operacionais usadas para ajudar a administrao a garantir o alcance de seus objetivosPermitem que os departamentos de uma organizao operem dentro da lei e de acordo com o planejadoSo ferramentas usadas no dia-a-dia pela gerncia nos seus diversos nveisPode ter como objetivo, por exemplo, diminuir os riscos de que dados incorretos sejam repassados aos escales superiores, ou que bens pertencentes ao patrimnio da organizao sejam perdidos ou furtadosControle Interno

Controle InternoContbilproteo dos ativosproduo de informaes contbeis

Administrativoconduo ordenada dos negciosoramentoscomparaes

Contbeissistemas de conferncia, aprovao e autorizaosegregao de funescontroles fsicos sobre ativosauditoria internaAdministrativosanlises estatsticas de lucratividade por linhacontrole de qualidadetreinamento de pessoalestudo de tempos e movimentosanlise de variaes entre oramento e realizadoControle Interno - Exemplos

Princpios FundamentaisResponsabilidadeRotinas internasAcesso aos ativosSegregao de funesConfronto entre ativos e registrosAmarraes do sistemaAuditoria internaCustos do controle x benefciosLimitaes do controle interno

Desfalquestemporriospermanentes

Fraude

Tipo de Fraude% OcorrnciaApropriao Indbita43,48Corrupo30,43Furto21,74Fonte: Oliveira, Luiz Martins de e Outros

Sistema de Controle InternoManuais internos (de procedimentos)descrever . . .Testes de observnciaassegurar que os controles descritos nos manuais so os que funcionam na organizao

Tcnicas para avaliao:Observao pessoal (direta)EntrevistasQuestionriosFluxogramas ou mapas de processosExame dos trabalhos realizados pela auditoria InternaControle Interno

Avaliao do Controle InternoErros ou irregularidades que poderiam acontecerSistema atual detectariam esses errosFraquezas ou faltas de controle

Controle InternoDevem ser:teis: quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalhamprticos: quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicaoeconmicos: quando o benefcio de mant-lo maior que o seus custo (custo-benefcio)

Ambiente propcioInclui:princpios ticos, retido e integridade dos funcionrios e da empresaestrutura organizacional adequadacomprometimento com a competncia e a eficinciaformao de uma cultura organizacionalestilo e atitude exemplar dos administradorespolticas e prticas adequadas de RHsistemas adequados

Atividades bsicasSegurana e proteo dos ativos e arquivos de informaoDocumentao e registros adequados.Segregao de funesProcedimentos adequados de autorizaes para o processamento das transaesVerificaes independentes

Ciclo PDCAEstabelecer objetivos/metasPlanejarOrganizarComandar/CoordenarControlar

Formas de ControlePrvio controle exercido a partir da projeo dos dados reais e a comparao dos resultados provveis contra aquele que pretendemos atingir;

Simultneo - o controle exercido no momento da ocorrncia de desvios, fraudes ou falhas; e

Subseqente - o mximo que podemos fazer tomar medidas para que o fato semelhante no venha a ocorrer.

Estrutura OrganizacionalA empresa deve definir sua estrutura de:poder e responsabilidade (organograma e descrio de funes)pessoal e de proviso de recursos necessrios ao desempenho das responsabilidades atribudasautoridade (metas, objetivos, funes operacionais, forma de organizao, estilo administrativo, exigncias legais e fiscais)controle, oramentos e de emisso de relatrios financeiros, ou no, para mensurar o desempenho

Desenvolvimento de PessoalA integridade e a competncia do pessoal so fundamentais para atividade de controle exercida pela administrao:contrataoavaliaoremuneraotreinamentomotivaocooperao

OramentosAvaliao de desempenhos:comparao do desempenho real com os objetivos e padres (orados)anlise dos desvios dos objetivos padres.ao corretiva provocada pelas anlises efetuadasacompanhamento para avaliar a eficincia da ao corretivainformaes ao processo de planejamento

SegregaoOs seguintes departamentos devem ser independentes um do outro:CaixaComprasContabilidadeContas a PagarCrdito e CobranaExpedioFaturamentoPlanejamento de ProduoRecebimentosVendas

AlmoxarifadoO almoxarifado constitudo pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, leo, material de limpeza, material de escritrio, etc.O responsvel pelo estoque emite diariamente um relatrio dos produtos que atingiram a quantidade mnimaResponsveis de cada setor emitem requisio para compra dos materiais necessrios:materiais que no sero mais utilizadossubstitudo por outra marca Bloqueio de materiais no mais utilizados para que no estejam constantemente na lista dos estoques mnimos

Estoque de Matrias-PrimasEstoque de matrias-primas, normalmente, prximo da produo e separado do estoque do almoxarifado?Deve manter estoque mnimo, mdio e mximoEstoque mnimo gera a emisso de relatrio com a necessidade da compraO setor de produo (programao de produo) emite requisio para compra de matrias-primas

Requisies de Compradeve conter os seguintes dados:controle numricodataquantidade e especificaes detalhadas de cada produtoidentificao do setorassinatura do requisitante e do responsvel pelo setor (almoxarifado)o comprador da empresa, mediante a requisio, abre a Ordem de Compra

Ordem de CompraDeve conter:controle numrico e dataquantidade e especificaes dos produtosidentificao do Setorcotao de Preos, condies de pagamento etc.telefoneempresas contatadaso valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidadeassinatura do Engenheiro de produo ou responsvel e do Diretor de Produo (poltica de limites de compra)assinatura do responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa da empresaassinatura do Comprador

Recepo de MateriaisAntes da recepo, obviamente, a mercadoria passa pela portaria da empresa, a qual anota os dados:datahoramodelo do veculo, placa do veculo, motorista, nome da transportadorainspeo do contedo das embalagens/mercadoriasO setor de recepo confere as mercadorias e as encaminha para o almoxarifado ou para o estoque de matrias-primasOs funcionrios da recepo conferem:quantidadeespecificaes acondicionamento e qualidade dos produtoscarimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidncia que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida

Almoxarifado e Estoque de MPOs produtos so levados at o responsvel pelo controle de estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matrias-primas)Os responsveis conferem novamente as quantidades e a qualidade dos produtos e os dispem no estoqueAs entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as sadas atravs das requisies devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independente da que controla o estoque, para evitar manipulaes das quantidades

Almoxarifado e Estoque de MPO responsvel ter acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relao de estoque, no podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocadosAo imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, at que o processo seja analisado

Contas a PagarA nota fiscal encaminhada ao Contas a Pagar que:confere o preo unitrio, o preo total, os descontos, os prazos de pagamentos etc. a nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvelaps a verificao de que todo o procedimento foi efetuado e est em conformidade, libera no Sistema de Contas a Pagar

Contas a PagarO setor de contas a pagar no pode efetuar lanamentos no sistema, somente pode liberar lanamentos efetuados por outros setoresAs baixas tambm, devem ser feitas por pessoal alheio ao contas a pagar, cabendo a este setor somente a conferncia e autorizao para o pagamentoA nota fiscal e a ordem de compra seguem para assinatura do responsvel pelo pagamento

Tesouraria - Pagamentoo Contas a pagar emite relatrio de pagamentos autorizados, o qual segue para a tesourariaA tesouraria no implanta dados no sistema de contas a pagarA tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor, diretores e procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas de no envolvidos em processo anterior de autorizao)Para a assinatura dos cheques, os diretores e procuradores devem visualizar e vistar a nota fiscal (acompanhada da Ordem de Compra) e/ou duplicata, at mesmo para evitar a reapresentao

ContabilidadeConfere se ativos, passivos, despesas e custos e receitas foram apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada)Concilia as diferenas existentes entre o relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis

Inventrio - ContagensA empresa utiliza o processo de inventrios permanentes rotativos, visando diminuir custos e paralisao das atividades durante o balano geral:so efetuadas contagens pelo menos uma vez ao anoso emitidas instrues por escrito para a realizao dos inventriosso entregues com antecipao, para apreciao e discusso, cpias das referidas instrues:ao pessoal que participa dos inventrios contabilidade auditoria internaSo designados como responsveis pela superviso, controle e execuo dos inventrios, pessoas que sejam:Alheias custdia e registro dos estoquescompetentes para identificar os produtos, mercadorias, matrias-primas, etc.

Inventrio - ContagensO planejamento dos inventrios prev, entre outros procedimentos:a utilizao de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de sua seqncia numricaa extenso das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc. medidas para evitar duplicidade ou omisso na contagemassinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando aprovao para alteraesacompanhamento da auditoria internaque as etiquetas somente sejam recolhidas aps a evidncia de visto de pessoal habilitadoque antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as etiquetas da contagem anteriorque sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram inventariados

InvestimentoOs ttulos em carteira, representativos dos investimentos, so custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles em local seguro e inacessvel a terceirosOs registros subsidirios sobre os investimentos so mantidos por pessoal alheio ao da custdia, sendo conciliados mensalmente com os saldos do razo, por funcionrio da contabilidade, de forma evidenciadaAs contagens peridicas dos ttulos em carteira so efetuadas por pessoal independente do que lida com os registros e custdiaAs circularizaes peridicas so efetuadas sobre as posies dos ttulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros e custdiaOs investimentos e baixas so autorizados pela direo

ImobilizadoA empresa deve ter um sistema de controle e registro individual dos bens do imobilizadoO sistema de controle deve prever:o estabelecimento de responsabilidade sobre os bens locados s vrias reas da empresa e assinatura de termos de responsabilidadeautorizao prvia para a movimentao dos bensidentificao dos bens mediante sistema de numerao ou codificao (chapas metlicas, impresso, etc.) O sistema de registro deve:identificar e individualizar as caractersticas dos bens indicar a localizao e a movimentao dos bensindicar os valores de custo ou de aquisio, de depreciao e de amortizao, residuais e de alienaes e baixas evidenciar os dados identificativos da documentao suporte

Contas a PagarFornecedoresa contabilidade e o setor de contas a pagar esto organizados no sentido de manter as obrigaes sob permanente controle e vigilncia quanto a (controles, formulrios em uso, n. de vias e destinao):posies e vencimentos dos ttulosregistros adequados, suficientes e em tempo hbilque evitem pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidadeexiste um sistema adequado para registro e controle das contas a pagar em geral, especialmente quanto a (descrever como se processa):compras e despesas de menor valor, efetuados fora do alcance dos controles estabelecidos para as principais ou de maior vulto;conferncias de preos, quantidades, entradas e consumo, autorizaes, etc. os registros e controles da contas a pagar so mantidos de forma inacessvel ao pessoal ligado a:preparao e emisso de ordens de compra recepo, controle e registro de estoques pagamentos (caixa)

Contas a PagarO setor de contas a pagar efetua anlises e resumos mensais adequados, indicando:composio dos saldos por ttulos em aberto nmeros dos ttulos, valores e vencimentos faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) portadores dos ttulos (em carteira, em cobrana, caucionados, descontados, etc.)estas anlises e resumos so enviados contabilidade, para conciliao mensal, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenas existentes, de forma evidenciada.A documentao da compra conferida e aprovada para pagamento, quanto s (existem evidncias e quem confere e aprova):quantidades, preos, prazos de entrega e de vencimento, descontos, bonificaes ou outras condies, contra a ordem de comprasomas e clculos, inclusive de impostos e despesas acessriasrelaes ou boletins de recepo e destes com as relaes da portaria

Contas a PagarQuem efetua a referida conferncia independente:da preparao e emisso de ordens de compra da recepo, controle e registro de estoques dos pagamentos (caixa) Quanto aos adiantamentos a fornecedores:a documentao conferida e aprovada para pagamento (existem evidncias de quem confere e aprova)so controlados quanto a prazos de liquidao, mesmo que previstos so solicitadas confirmaes peridicas direta de saldos por funcionrio no responsvel pelos controles das contas a pagar e pelos pagamentos (circularizao)

Contas a PagarQuanto aos pedidos de confirmao mencionados :so efetuados de maneira satisfatria a garantir um bom ndice de respostas so controlados no sentido de garantir a efetiva expedio as divergncias ou discordncias manifestadas nas respostas so investigadas no sentido de conciliao com as posies da contabilidade e de contas a pagarso solicitados aos fornecedores exclusivos ou especiais, e s pessoas ligadas, extratos mensais de contas, para fins de conciliao, investigao e regularizao de pendncias, de forma evidenciada

TesourariaCaixamanter Boletim ou outros livros de caixa para suportar o registro das operaes do caixatais boletins ou outros livros de caixa devem conter:vistos do caixa responsvel vistos de aprovao superior evidncias de conferncias de somas e apurao dos saldoscomposio dos valores constantes no caixa: vales, cheques, dinheiro ,etc.os pagamentos efetuados pelo caixa devem estar suportados por documentos hbeis

TesourariaOs documentos devem conter:visto do responsvel que autorizou a realizao do gastovisto do responsvel que autorizou o pagamentocarimbo de PAGO, com o objetivo de evitar futuras reapresentaes do mesmo documentoEfetuar revises internas das operaes de caixaEfetuar contagem diria dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas, tais como termo de conferncia de caixa, devendo ser assinados pelos funcionrios que participaram da contagemEfetuar contagem de surpresa dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas

TesourariaAs funes do caixa devem ser limitadas s especficas de caixa. O funcionrio no pode ter outra atividade na empresaO acesso do caixa deve ser vedado aos registros contbeis e das contas de clientesO caixa deve tirar frias regularmente, assim sendo outra pessoa o substitui. um forte indcio de fraude quando o caixa no substitudo por outra pessoaA custdia de cheques pr-datados e outros ttulos a receber de valor devem ser de responsabilidade de funcionrio alheio ao caixa

TesourariaCaso a empresa possua mquinas autenticadoras, estas devem ser controladas por pessoal alheio rea de caixa, quanto a:custdia das chaves de acionamentoautorizao para abertura e fechamento autorizao para estornos, ajustes, etc.utilizao de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc.Formular normas por escrito quanto ao funcionamento do caixaLocal adequado de instalao do caixa, quanto a:funcionabilidade proteo (guarda, trnsito de numerrio interna e externamente e inacessibilidade de terceiros)Medidas de segurana quanto a roubo e fogoElaborar regulamento para os pagamentos efetuados por caixa

TesourariaBancos:os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferncia e aprovaes prvias e obedecidos os esquemas de autorizaes e assinaturas de cheques. jamais o responsvel pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorizao do pagamento deve ser feita por pessoa independente da tesouraria)o estoque de tales de cheques e os tales em uso devem ser controlados e inspecionados, de maneira a evitar sua utilizao indevida. Os tales devem ser mantidos em cofre, com acesso restrito

Tesouraria proibida a assinatura de cheques em branco proibida a assinatura de cheques ao portadorOs cheques para reembolso ou suprimento so emitidos sob a forma nominal ao caixaOs cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinaturaOs cheques so emitidos com cpias e estas devero conter:rubricas dos assinantes dos cheques destinaes adequadas da finalidade da emisso dos cheques.Os cheques sero emitidos em seqncia numrica Rasgados nos espaos das assinaturas quando cancelados

TesourariaA documentao suporte de pagamento deve ser controlada e:apresentada junto aos cheques encaminhados para assinaturarevisada pelos assinantes dos chequescancelada adequadamente para evitar reapresentao (apor carimbo ou inscrio que o documento j foi pago)O cancelamento da documentao deve ser efetuado pelos prprios assinantes dos cheques ou na sua presena.Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depsitos e suprimentos de caixa devero ser:assinados por duas pessoasentregues diretamente ao recebedor, sem intermediaes de outras pessoas.

TesourariaQuando os cheques forem emitidos para o pagamento de vrias contas, deve constar no seu verso e na cpia de cheque a especificao das mesmasQuando a assinatura dos cheques feita mecanicamente verificar se: recomendvel empresa tal processoexistem controles satisfatrios sobre as matrizes das assinaturasUtilizar o fundo fixo na empresa, observando o seguinte:os fundos devem ser mantidos em nveis aceitveis ou razoveis s necessidadesfixar limite para pagamentos em dinheiroos adiantamentos, inclusive para despesas, sero previamente autorizadosemitir e assinar adequadamente os recibos para posterior apresentao dos documentos de despesaDefinir de prazos para liquidao ou prestao de contas vedado ao caixa descontar cheques de funcionrios ou terceiros a no ser mediante autorizao prvia de responsvel

TesourariaSegregao de funes:preparao de cheques ( Tesouraria)aprovao de despesas ( Diretor Operacional ou Responsvel)assinatura de cheques ( Diretor Financeiro + Procurador).Todo pagamento deve ser precedido de anlise adequada:certificar-se de que a documentao suporte seja adequada e legal.Confirmar o recebimento efetivo das mercadorias e serviosVerificar se os preos e valores pagos esto corretosAtentar para as vantagens ou no de aproveitar descontos oferecidosO nmero de assinaturas e as pessoas autorizadas a assinar documentos devem constar em documentos legais (procuraes, alteraes contratuais)

TesourariaDepois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua reapresentaoOs cheques, depois de assinados, no devem retornar s pessoas que os prepararamAdequados controles devem existir sobre a cobrana e deduo referentes devoluo de mercadorias aos fornecedoresProcedimentos de checagem das pendncias devem ser adotados

TesourariaAprovao para pagamentos de despesas deve obedecer aos limites estabelecidos conforme nveis hierrquicosO processo de assinatura de borders de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a assinatura de cheques. No deve haver espaos em branco nos borders preenchidos

TesourariaOutras consideraes sobre Bancos:todas as contas bancrias ou procuradores esto devidamente:autorizados pela direoregistradas no razo geral ou em razes auxiliaresabertas em nome da empresaos bancos so oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a empresaos extratos bancrios recebidos so entregues diretamente ao responsvel pelas conciliaes bancriasos servios de conciliaes bancrias so:efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizadaelaborados por funcionrio que no intervm na preparao, aprovao ou assinatura de cheques nem no manuseio do numerrio preparados em formulrios adequados, indicando natureza, idade e datas de regularizao das pendncias

TesourariaEvidncias de que foram seguidos os procedimentos quanto mecnica no preparo e acompanhamento das conciliaes:conferncia dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais?somas dos extratos bancrios e apurao de saldos, mesmo que numa base de testes somas das conciliaes bancrias providncias no sentido de eliminar as pendncias o mais prontamente possvelcomparao de datas dos registros nos extratos e na contabilidade exame dos extratos quanto possibilidade de eventuais rasuras ou emendas

TesourariaToda conta bancria deve ser previamente autorizada pela diretoria, e todas as contas devem ter sua finalidade justificadaNo devero ser mantidas contas bancrias inativasOs funcionrios com alta responsabilidade sobre numerrios devem estar afianados e cobertos por seguro e tambm devem gozar suas frias anualmente, sendo suas funes exercidas por pessoal substituto

TesourariaA responsabilidade de recebimento de depsitos de valores deve estar centralizada no menor nmero possvel de pessoas, e as funes devem estar segregadasDeve haver registros independentes da contabilidade na tesouraria, sobre ttulos e valores mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de contagem e conciliao com a contabilidadeTodo e qualquer emprstimo bancrio deve ser aprovado pela Diretoria

TesourariaDeve ser elaborada procurao que especifique detalhadamente quem so as pessoas com poderes de assinatura em nome da empresa, e quais seus limites somente assinaturas em conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois nveis hierrquicos mais altos disponveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma cpia desta procuraoAdiantamentos a funcionrios ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulrio apropriado em que as aprovaes dos nveis gerenciais adequados fiquem evidenciadas