5 cara untuk menjaga karyawan tetap terlibat dan produktif Bagaimana cara menyediakan teknologi yang tepat agar karyawan dapat bekerja di mana saja, kapan saja, dan dengan cara apa saja mereka dapat membantu mengembangkan bisnis Anda

Pendahuluan Karyawan Anda merupakan hal pendukung yang memberikan keunggulan kompetitif pada bisnis Anda. Apakah Anda membuat keputusan yang benar dalam memanfaatkan sepenuhnya nilai tersebut — atau bahkan mempertahankannya?

Hanya 33% karyawan di AS dewasa ini menganggap bahwa mereka memiliki peranan aktif: Kelompok kecil ini merasa tertantang dan puas di tempat kerja, dan sering kali bekerja melebihi apa yang diharapkan untuk rekan kerja dan atasan mereka. Namun itu artinya 70% karyawan di AS, setidaknya, hanya hadir dan melakukan pekerjaan secukupnya dalam melewati hari-hari di kantor. Hal terburuknya, karyawan yang tidak dilibatkan secara aktif bisa menimbulkan kerugian yang lebih besar dibanding kontribusi mereka bagi bisnis.1

Satu cara yang penting untuk menjaga karyawan tetap berperan aktif dan produktif, berkarya sebaik mungkin di tempat kerja, adalah melalui teknologi yang tepat. Karyawan Anda sudah terbiasa dengan teknologi siap pakai yang bisa langsung digunakan tanpa repot. Jika mereka memiliki

masalah, mereka tinggal mengunduh aplikasi lainnya. Namun di tempat kerja, karyawan harus berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mudah dan tanpa hambatan, dan semuanya bekerja dengan peralatan yang sama, baik itu karyawan yang bekerja di kantor atau dari jarak jauh — dan mereka memerlukan perangkat yang didesain untuk memaksimalkan manfaat dari peralatan teknologi mereka. Jika tidak, mereka dapat menghadapi file yang tidak sinkron atau tidak dapat diakses, data yang terisolir, atau aplikasi yang performanya tidak sebaik saat digunakan di perangkat seluler. Hambatan teknologi seperti ini tidak hanya akan membuat karyawan frustrasi; masalah-masalah ini dapat menghalangi mereka dalam berkolaborasi, berbagi pendapat dan ide, dan melakukan pekerjaan berkualitas tinggi.

Menurut riset terbaru, saat ditanya secara spesifik mengenai dampak dari 16 peralatan kolaborasi umum, sebagian besar karyawan yang mengikuti survei hanya menuliskan dua saja — email dan pesan instan — yang membantu mereka menjadi lebih efektif di tempat kerja.2

Ini mungkin alasan sebagian besar karyawan menangani sendiri persoalan teknologi mereka: Setidaknya, 1 dari 4 karyawan mencari aplikasi seluler dan aplikasi berbasis cloud sendiri. Namun ketika karyawan Anda menggunakan alat yang tidak terjamin, hampir mustahil rasanya Anda bisa menjaga keamanan data bisnis Anda.

Dalam e-book ini, kita akan membahas lebih dalam tentang bagaimana Anda bisa mengatasi masalah yang mungkin dihadapi karyawan dalam teknologi sehari-hari, dan bagaimana Anda bisa membantu mereka untuk melakukan pekerjaan sebaik mungkin dan tetap membuat data serta informasi Anda tetap aman.

1. Gallup, State of the American Workplace, 2017. 2. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, Januari 2017.

2

1

Pilih alat yang bisa mempersatukan karyawan — dari mana pun mereka bekerja.

Sebagian besar karyawan memahami pentingnya bekerja bersama: Menurut Forrester Research, 56% karyawan percaya bahwa kolaborasi akan menguntungkan bagi pelanggan. Karyawan juga sebenarnya sangat menyadari alat yang mereka gunakan untuk berkolaborasi: 85% pekerja berkata bahwa memiliki teknologi yang tepat dapat menentukan berhasil atau tidaknya mereka dalam berkolaborasi secara efektif.3

3. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, Januari 2017.

3

Rencana Tindakan

Evaluasi teknologi yang saat ini Anda miliki. Seberapa baik alat dan perangkat teknologi di bisnis Anda dalam membantu karyawan berkarya, terhubung, dan berkolaborasi dengan berbagai pihak di dalam maupun di luar perusahaan Anda? Apakah mereka dapat berbagi dan berkolaborasi pada dokumen di perangkat apa pun, tanpa mengalami masalah versi? Apakah rapat online bisa disiapkan dan dijalankan dengan mudah?

Pelajari apa saja yang Anda butuhkan dalam kolaborasi. Ajak karyawan Anda mendiskusikan bagaimana mereka bekerja sama dan alat apa — baik itu Anda sediakan atau tidak — yang ingin mereka gunakan. Sasaran Anda adalah untuk mengetahui fitur apa saja yang penting bagi mereka, yang tidak disediakan dalam bisnis Anda.

4

5

2

Pandang keseimbangan antara kehidupan dan pekerjaan dengan serius — dan ambil langkah-langkah untuk mendukung komitmen Anda.

Hidup seimbang adalah hal yang sangat penting bagi karyawan dewasa ini — keseimbangan hidup/kerja ada di urutan kedua setelah kompensasi ketika seseorang memutuskan untuk mencari pekerjaan baru.4 Satu kunci untuk mengatasi masalah keseimbangan pekerjaan/kehidupan adalah dengan memberikan keleluasaan kepada karyawan dalam mengelola jadwal dan tugas mereka, mengizinkan mereka bekerja di mana saja dari jarak jauh, menggunakan perangkat yang mereka sukai.

4. Society for Human Resource Management, Employee Job Satisfaction and Engagement: The Doors of Opportunity Are Open, 2017.

5

Rencana Tindakan

Tetapkan kebijakan yang jelas, konsisten, dan diterapkan dengan adil. Keputusan untuk menentukan kebijakan tentang waktu fleksibel, kerja jarak jauh, dan pilihan penjadwalan ada di tangan Anda. Bagi karyawan, yang paling penting adalah mereka mengetahui peraturannya dan melihat peraturan tersebut diterapkan dengan adil.

Sediakan peralatan kerja jarak jauh. Tentukan jenis teknologi yang Anda butuhkan agar kerja jarak jauh bisa sama efektifnya dengan bekerja di kantor. Hal ini bisa meliputi penyimpanan data dan dokumen yang mudah diakses; alat kolaborasi, seperti kalender bersama dan situs tim; serta berbagai alat komunikasi, termasuk email, intranet, konferensi video, dan olahpesan instan. Pertimbangkan juga untuk menyediakan perangkat yang memudahkan mobilitas tanpa mengorbankan keamanan sekaligus mampu bekerja dengan lancar dengan aplikasi dan alat lain terkait pekerjaan pilihan Anda.

6

3

Pilih solusi yang mengedepankan kesederhanaan dan kegunaan.

Saat memilih alat kolaborasi dan kerja jarak jauh untuk karyawan, Anda memiliki pilihan: Apakah sebaiknya Anda mengandalkan aplikasi dengan satu tujuan, atau mencari sebuah rangkaian solusi yang terpadu dari satu vendor? Di sebagian besar kasus, jawabannya mengerucut pada satu poin utama: Memilih beberapa aplikasi dari vendor yang berbeda hanya memberikan sedikit sumbangsih dalam mengatasi keluhan umum karyawan tentang koordinasi jadwal, menemukan orang yang tepat atau sumber daya untuk sebuah pekerjaan, mengerjakan sebuah dokumen dalam versi yang sama, atau sekadar menikmati pengalaman yang lancar di berbagai perangkat. Pada tingkat dasar ini — memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan sebaik mungkin — solusi yang terpadu sering kali menawarkan nilai jangka panjang yang lebih baik.

7

Rencana Tindakan

Ambil pendekatan yang metodis dalam memilih alat. Setelah Anda menerima umpan balik dari karyawan tentang teknologi saat ini yang digunakan bisnis Anda, buat daftar kapabilitas — bukan aplikasi spesifik — yang Anda perlukan.

Cari solusi berbasis cloud yang terpadu, dan pertimbangkan manfaatnya. Cari tahu solusi yang menyediakan kapabilitas ini, serta data dan sumber daya bersama, jadi karyawan bisa menikmati pengalaman yang lancar tanpa harus keluar masuk di beberapa aplikasi atau pusing mencari-cari informasi dalam sistem yang tidak terkoneksi.

8

9

4

Berfokus pada kualitas pekerjaan — dari mana pun karyawan Anda bekerja.

Alat produktivitas berbasis cloud yang modern telah membuat perubahan besar tentang tempat dan waktu orang bekerja. Ini tidak mengejutkan, mengingat 88% karyawan bekerja dari dua lokasi atau lebih selama satu minggu kerja — dan 21% bekerja dari tiga lokasi atau lebih.5

Penting untuk menilai bagaimana performa teknologi bisnis Anda saat digunakan dalam mobilitas tinggi. Apakah karyawan Anda bisa beralih dari laptop ke tablet, lalu ke ponsel cerdas saat mengerjakan dokumen yang sama, dan percaya bahwa mereka mengerjakan versi terbaru dari pekerjaan mereka? Apakah mereka bisa memastikan bahwa semua orang di dalam tim bisa menerima dokumen penting sebelum tenggat waktunya? Bisakah mereka bekerja tanpa koneksi internet dan tahu bahwa email, kalender, dan dokumen mereka akan disinkronkan dengan baik saat sudah tersambung kembali? Apakah mereka memiliki akses ke perangkat yang didesain dengan baik untuk alat-alat produktivitas dalam daftar prioritas Anda?

5. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible

9

Toolkit, Januari 2017.

Rencana Tindakan

Prioritaskan mobilitas. Evaluasi setiap aplikasi bisnis lewat pertanyaan sederhana: Apakah pengalaman selulernya sama dengan kapabilitas desktop-nya? Apakah pengalaman tersebut merata di semua perangkat seluler yang penting bagi Anda dan karyawan Anda? Lalu, cari perangkat seluler yang memaksimalkan kapabilitas dari semua aplikasi bisnis tersebut.

Offline sama pentingnya dengan online. Sebuah aplikasi harus menghadirkan fungsionalitas yang sama saat offline maupun online: Bisakah karyawan tetap melihat email, kontak, dan kalender? Bisakah mereka mengakses dan mengedit dokumen? Saat perangkat kembali online, apakah semuanya disinkronkan dan diperbarui dengan lancar?

10

1

5

Bangun kepercayaan dengan keamanan yang selalu aktif.

Penyusupan pada data dan insiden keamanan lainnya dapat mempengaruhi keterlibatan dan performa karyawan, menyita waktu dari tugas produktif, dan mengurangi kepercayaan karyawan terhadap bisnis Anda jika ada data atau file penting yang hilang. ini terutama berlaku saat mengalami perangkat seluler yang hilang atau dicuri — masalah umum yang bisa memunculkan suasana tidak nyaman dalam beberapa waktu, hingga kemunduran yang signifikan, tergantung pada lokasi perangkat seluler serta opsi penghapusan jarak jauhnya.

11

Rencana Tindakan

Lakukan pengauditan keamanan data bisnis. Hal ini dapat diselesaikan dengan beberapa pertanyaan yang logis: Di mana data bisnis Anda disimpan, dan bagaimana data tersebut dicadangkan? Saat ini, bagaimana karyawan membagikan akses ke file dan data? Bagaimana bisnis Anda bisa mengontrol akses ke data yang sensitif? Dan bagaimana bisnis Anda mencadangkan dan mengamankan data di perangkat seluler karyawan?

Lihat manajemen perangkat secara terpisah. Pikirkan berapa banyak karyawan yang memegang perangkat yang memiliki data bisnis; bagaimana perangkat tersebut diperbarui untuk menangani ancaman keamanan baru; dan apakah ada pertimbangan khusus (misalnya masalah kepatuhan perundang-undangan) yang berlaku pada bisnis Anda. Saat Anda membeli perangkat baru untuk karyawan, cari perangkat yang dirancang dengan keamanan terbaik di kelasnya, dan bahwa perangkat tersebut akan bekerja dengan baik dengan alat produktivitas yang Anda pilih.

12

Mengapa integrasi itu penting?

Pengelolaan yang lebih mudah. Apabila bisnis Anda berkembang dan menambahkan aplikasi lainnya, hal ini bisa berujung pada potensi masalah yang lebih besar. Tugas manajemen rutin, seperti patch keamanan, pembaruan, pengikatan pada sumber data, dan menjawab pertanyaan pengguna bisa menghabiskan waktu dan sumber daya.

Harga yang fleksibel dan bisa disesuaikan skalanya. Dengan solusi cloud yang terpadu, Anda memiliki biaya tunggal per pengguna tiap bulannya — dan biaya tersebut bisa dengan mudah dinaikkan atau diturunkan, tergantung kebutuhan staf Anda. Tidak perlu khawatir tentang investasi berlebih pada teknologi di kantor yang perlu pemeliharaan, atau menangani beberapa tagihan bulanan untuk beberapa alat yang berbeda.

Keamanan yang komprehensif. Dengan hanya satu perusahaan yang menyediakan aplikasi produktivitas, Anda hanya memerlukan satu panel admin untuk mengelola keamanan. Dengan satu solusi berbasis cloud, pembaruan keamanan bisa diterapkan langsung tanpa mengkhawatirkan patch pengujian dan versi perangkat lunak baru.

13

14

Kesimpulan: Apakah Anda menyiapkan bisnis dan karyawan Anda untuk meraih kesuksesan?

Menjalankan bisnis kecil atau menengah yang sukses adalah pekerjaan yang berat. Itulah mengapa penting untuk menyederhanakan bisnis Anda dan mendukung karyawan melalui teknologi, menghemat waktu dan anggaran untuk mendukung perkembangan dan peluang.

Membuat keputusan teknologi yang tepat tidak hanya memecahkan satu masalah: Ini memecahkan berbagai tantangan terkait dengan kolaborasi yang efektif, mendukung penuntasan pekerjaan melalui seluler, dan melindungi data bisnis Anda. Selain itu, memecahkan masalah ini bisa memiliki dampak langsung pada apakah karyawan Anda merasa diberdayakan dan didorong untuk melakukan yang terbaik di tempat kerja.

Pertimbangkan Microsoft 365 Business untuk menyiapkan bisnis Anda menuju kesuksesan. Microsoft 365 Business menyatukan produktivitas, manajemen, dan kapabilitas keamanan dalam satu solusi terpadu yang hemat biaya, mudah dikelola, dan dikembangkan secara khusus untuk bisnis yang berkembang seperti bisnis Anda.

Lihat Paket dan Harga.

© 2017 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini disediakan “sebagaimana adanya.” Informasi dan pandangan yang diekspresikan dalam dokumen ini, termasuk URL dan referensi Situs web Internet lainnya, dapat berubah tanpa pemberitahuan. Risiko penggunaan ada di tangan Anda.