42968631 viagens-corporativas-muito-alem-do-controle-de-custos

Relatório preparado pela CFO Europa Research Services em colaboração com a Amadeus.

Controles de Custose Muito Mais:Agenda de Viagens Corporativas deDiretores Financeiros (CFOs)

Portuguese.qxd:report 11/17/08 11:11 AM Page 2


Relatório preparado pela CFO Europe Research Services em colaboração com a Amadeus.

Controles de Custose Muito Mais:Agenda de Viagens Corporativas deDiretores Financeiros (CFOs)


SETEMBRO DE 2008 © 2008 CFO PUBLISHING CORP.

Controles de Custos e Muito Mais: Agenda de Viagens Corporativas de Diretores Financeiros (CFOs) é uma publicação daCFO Europe Research Services, 25 St. James’s Street, Londres SW1A 1HG. Envie suas dúvidas para Jason Sumner, pelonúmero 44 (0) 207 576 8000 ou pelo e-mail [email protected].

A CFO Europe Research Services faz parte da CFO Publishing Corporation, que produz a revista CFO Europe e títulospara CFOs nos Estados Unidos, Ásia, China e Índia. A CFO Publishing faz parte do The Economist Group.

Setembro de 2008

Direitos Autorais © 2008 CFO Publishing Corp, a única entidade responsável por seu conteúdo. Todos os direitos reserva-dos. Nenhuma parte deste relatório pode ser reproduzida, armazenada em sistema de recuperação ou transmitida dequalquer forma, por qualquer meio, sem permissão por escrito.


Controle de Custos e Muito Mais:Agenda de Viagens Corporativas de Diretores Financeiros (CFOs). 1

© 2008 CFO PUBLISHING CORP. SETEMBRO DE 2008

Índice

Sobre este relatório 2

Sumário executivo e 2principais conclusões

Seção 1 — Custo versus qualidade - 4Agenda de viagens de CFOs

Visão geral: Justificativa da viagem - 7o orçamento na Sightsavers

Tempo de fornecimento - 8A produtividade é uma prioridade?

O sinal verde - 9Viagens e o meio ambiente

Seção 2 — Mais disciplina e organização 10Uma visão das viagens no negócio

Estudo de caso: A perspectiva única 11da Affinity Insurance

Seção 3 — A combinação correta - 12Como impressionar o CFO

Falando a língua das finanças: 14As melhores dicaspara administradores de viagens

Conclusão 15

Metodologia do estudo 16

Perspectiva do patrocinador 17


2 Controles de Custos e Muito Mais:Agenda de Viagens Corporativas de Diretores Financeiros (CFOs).


Sumário executivoNa última década, o aumento das ferramentas de reser-vas automáticas on-line e os sites de comparação depreços bem como os avanços tecnológicos em relatóriosde despesas e reembolsos constituíram uma revoluçãona gestão de viagens corporativas. Esses avanços têmconduzido à redução de custos, mais opções, maior pro-dutividade e aumentado a ocorrência de viagens pessoaispara os executivos que viajam com freqüência.

Há muito os administradores de viagens estão cientes dasoportunidades, mas o que dizer dos CFOs, que, afinal, sãoos principais tomadores de decisão quando se trata deinvestir em novas tecnologias e maneiras de trabalhar?

Com certeza, este relatório confirma que as finançasvêem a gestão de viagens principalmente através daslentes de controle de custos. A possibilidade de econo-mizar sempre atrairá a atenção dos CFOs, e não hádúvida de que, se por um lado, controlar custos exce-dentes tem sido importante, em certa medida, paramuitas empresas, por outro, isso se tornou primordialpois os custos fixos e a incerteza econômica lançamdúvidas sobre o crescimento das receitas.

A pesquisa mostra exatamente onde os CFOs desejamque os administradores de viagens concentrem suasenergias levando em conta o custo.

Por exemplo, os sistemas de TI que fornecem uma pers-pectiva dos gastos com viagens, que oferecem suporte àalavancagem corporativa com os fornecedores serãofavorecidos pelas finanças. Além disso, acreditamos quealguns CFOs realmente enxergam além dos custos aotomar decisões sobre viagens relacionadas com a adoçãodas mais recentes ferramentas de viagem, produtividadee uma agenda que leve em conta o meio ambiente.Ao longo do relatório, destacamos as diferenças regio-nais entre Europa, Ásia e EUA, se houver.

Aqui estão as principais conclusões do relatório:

>> SSoobbrree eessttee rreellaattóórriioo

Em julho de 2008, a CFO Europe Research Services, uma unida-de da CFO Publishing que faz parte do The Economist Group,iniciou um projeto de pesquisa com a Amadeus, sobre a opiniãodos altos executivos sobre a administração de viagens.

O relatório tem por base os resultados de uma pesquisaon-line com mais de 120 altos executivos de finanças daEuropa, Ásia e EUA, bem como entrevistas detalhadas comexecutivos realizadas nas seguintes empresas:

• Affinity Insurance Services (Aon)• eBuilder• Logica• McCann World Group• Sightsavers International• Swiss Re

A CFO Europe Research Services e a Amadeus desenvolve-ram o âmbito da pesquisa conjunta. A Amadeus financioua pesquisa e a publicação de nossas conclusões, e gostaría-mos de agradecer a essa empresa por sua visão e apoio. NaCFO Europe Research Services, Emily Williamson preparouo relatório e conduziu as entrevistas. Jason Sumner admi-nistrou o projeto e o editou.

Obrigado também aos executivos que investiram seutempo para compartilhar suas opiniões conosco.

A pesquisa mostra exatamente onde osDiretores Financeiros desejam concentrarsuas energias de controle de custos


3


As despesas de viagem podem ter umaadministração melhor

Enquanto 60% dos participantes acreditam que agestão de despesas de viagem é muito importante,menos de metade afirma que suas empresas estão reali-zando essa gestão bem ou muito bem. E, apesar deterem sua importância percebida, os executivos definanças dizem que a gestão de custos de viagem tem,ainda assim, feito uma contribuição mínima para ocusto global da gestão em suas empresas.

Os CFOs dizem que os administradoresde viagens devem priorizar a produtividade

dos funcionários O custo não é a única consideração entre alguns CFOs.Quase dois terços dos participantes afirmaram quegostariam que os administradores de viagens aju-dassem a economizar o tempo dos funcionários emsuas viagens. E 45% disseram que gostariam que osadministradores de viagens se concentrassem na pro-dutividade dos funcionários ao agendar uma viagem.

No total, os CFOs ainda não estãoconvencidos dos benefícios de uma

viagem ecologicamente corretaHá bastante ambivalência sobre as políticas de via-gens que respeitam o meio ambiente - mais da metadedos participantes não vê nenhum benefício comercial.No entanto, algumas empresas, principalmente as quesão fortemente regulamentadas ou que têm uma re-putação ecológica pela qual zelar levam em conta asquestões ambientais. Fornecemos exemplos deempresas que fizeram do ambiente uma das suas prin-cipais preocupações, por ser isso que seus investidorese clientes esperam delas.

Os CFOs desejam a integração entre TI eERP, RH e os sistemas de gestão de despesasA integração pode ser a meta, mas as empresas partici-pantes estão longe de alcançá-la. Por exemplo, cerca detrês quartos dos participantes da pesquisa acham que aintegração dos sistemas de gestão de viagens com os sis-temas de gestão de despesas é muito importante, masmenos de 20% declaram que os dois sistemas estejam"altamente integrados".

Os administradores de viagens devemse concentrar na melhoria do

relacionamento com os fornecedoresQuase três dentre cada quatro entrevistados afirmaramque o aumento da alavancagem com os fornecedores deviagens é importante ou muito importante, mas apenas36% disseram que suas empresas estavam fazendo issobem ou muito bem. A pesquisa mostra que os CFOsacreditam em economias de escala. Os sistemas de TIque oferecem uma visão das viagens em toda a empre-sa fornecem uma poderosa alavancagem com osfornecedores.

Por último, analisamos como os administradores de via-gens podem usar a pesquisa deste relatório para realizaro melhor caso comercial para as tecnologias novas eaprimoradas, o que poderia beneficiar tanto o departa-mento de viagens quanto, em última instância, os fun-cionários de toda a empresa. Este relatório incentiva osadministradores de viagens a ter, talvez, uma visão maisampla da que estão acostumados, a se perguntaremcomo os novos sistemas podem cumprir as metas nasquais os CFOs se concentrarão.




Seção 1 — Custo versusqualidade

Agenda de viagens de CFOs

Os executivos de finanças acreditam que podeme devem fazer o melhor na gestão de custosfinanceiros, mas a pesquisa mostra que a econo-mia em viagens não é sua única preocupação.

Os resultados da pesquisa confirmam que o controle decustos nunca está distante da agenda financeira. Quase60% dos participantes da pesquisa consideraram agestão de despesas de viagem como muito importante,e quando lhes perguntaram sobre em que os admi-nistradores de viagens devem se concentrar, quase 80%responderam que seria a economia de custos "imedi-atos". Sessenta e dois por cento também gostariam quehouvesse uma economia de custos no "longo prazo".

Mas até o momento, a economia de custos de viagem nãoteve muito impacto sobre o custo global da gestão. Porexemplo, três quartos das equipes administrativas dapesquisa disseram que investiram mais energia naredução geral de custos nos últimos dois anos. Ao mesmotempo, uma porcentagem semelhante de executivos definanças disse que a economia com viagens havia con-tribuído pouco para os programas de controle de custos.

A pesquisa também indica que há mais espaço para sechegar à economia de custos de viagem desejada pelosCFOs. Menos de 40% afirmam que suas empresas estãoadministrando bem os custos de viagens, e apenas 10%os administram muito bem (Consulte o gráfico 1). Atémesmo entre as empresas em que viajar é um dos trêsmaiores custos, apenas um terço considera estar admi-nistrando bem ou muito bem os custos de viagem.

Esses resultados sugerem que se os executivos definanças pudessem gerenciar melhor os custos deviagem, poderiam assumir uma proporção maior do pro-grama de controle de custos globais. Isso levanta umaquestão - o que os CFOs acham dos programas, sistemasou ferramentas de viagens que poderiam usar para aju-dar a chegar a essa economia?

Ferramentas de viagem: são econômicas ou não?Dentre os vários programas de viagens, sistemas e ferra-mentas de TI que lhes pedimos que classificassem, quasedois terços dos CFOs consideraram que os sistemas derelatórios automáticos de despesas de viagem e uma fer-ramenta corporativa de reservas automáticas on-line têmum potencial de economia de custos de médio a elevado(Consulte o gráfico 2.) Michael Casati, vice-presidente delogística do grupo na empresa Swiss Reinsurance, umaresseguradora mundial, tem uma meta de redução dovolume global de despesas de viagens de cerca de € 10milhões, em 2009, e uma das maneiras pelas quais eleespera conseguir isso é pela implementação de uma fer-ramenta de reservas on-line. “Isso nos ajudará a reduziros custos de taxas de transação em cerca de 80%”, eledisse. O objetivo é atingir uma proporção de aprovaçãoglobal de 98% até o final de 2009.

O novo mundo de reservas diretas on-line mudou aforma como os CFOs vêm o papel das agências deviagem. O gráfico 2 mostra que 59% dos CFOs classi-ficaram as agências de viagens com endereço fixo comotendo um baixo potencial de economia de custos. BengtWallentin, CEO da eBuilder, desenvolvedora sueca deprocessos comerciais automatizados, disse: "Os serviçosque gostaríamos que as agências de viagens prestassemmudaram drasticamente. Precisamos de mais serviçosde valor agregado, por exemplo, saber quais são as vaci-nas que devemos tomar, em vez de apenas reservar pas-sagens, pois isso nós mesmos podemos fazer. "

Quando se trata de outros serviços de viagens, os CFOsclassificam seus benefícios operacionais e de qualidade

> Gráfico 1 – Importância versus eficiência da gestão dedespesas de viagem

Muito boaMuito importante

Gestão dedespesas de

viagem

59%

10%

0 10 20 30 40 50 60


5


do atendimento bem acima de seu potencial de econo-mia de custos (Consulte o gráfico 3). Como pode servisto neste gráfico, os participantes consideraram asferramentas de feedback (de compartilhamento decomentários e recomendações de acomodação, restau-rantes e companhias aéreas etc.) com o mais elevadopotencial de economia de custos dentre todos essesserviços mais recentes de viagens. Essa descobertapoderia surpreender alguns administradores de via-gens, que às vezes se preocupam que as ferramentasde compartilhamento de feedback funcionem contra as

políticas de viagens corporativas, por exemplo, forçan-do volumes para fornecedores não-preferenciais.

A maioria dos participantes americanos - 36% - acha queas ferramentas de feedback têm um potencial de econo-mia de custos, em comparação com 19% dos partici-pantes europeus. No entanto, é preciso que se diga quereunindo todos os participantes, o potencial percebidode redução de custos das ferramentas de feedback aindase encontra bastante superado pelos benefícios consi-derados à qualidade do atendimento, uma escolha feita

> Gráfico 2 - Para cada um dos seguintes programas, sistemas e ferramentas de viagens, classifique o potencialaproximado de economia de custos de sua empresa.

> Gráfico 3 – Em sua opinião, os seguintes serviços de viagens beneficiariam sua empresa de alguma das maneiras listadas?

6% 22% 59% 13%

23% 40% 27% 10%

10% 27% 51% 12%

23% 33% 32% 12%

18% 31% 40% 10%

17% 32% 44% 8%

31% 35% 26% 8%

Alto Médio Baixo Não sei

0 4020 6010 5030 80 9070

Economia de custos Qualidade do atendimento Eficiência operacional Conformidade normativa Não sei

0 4020 6010 5030 80 9070

Agência de viagens com endereço fixo

Ferramenta de reserva corporativa automática on-line

Call center - agente de viagens ao vivo

Agências de viagens pela Internet (sites ao consumidor)

Sites de companhias aéreas/hotéis

Cartões de crédito de viagens corporativas

Sistemas de relatórios automáticos de despesas de viagem

Cuidados ao passageiro (ou seja, alertas de segurança, alertas de atrasos/incidentes)

Serviços de viagem por meio de dispositivos móveis

Meio ambiente (cálculo das emissões de CO2, proposta de viajar sem prejudicar o ambiente, equilíbrio de CO2)

Ferramentas de compartilhamento de feedback sobre viagens, hotéis, restaurantes etc.

5% 49% 27% 8% 11%

4% 33% 42% 1% 20%

25% 41% 17% 2% 15%

4% 14% 7% 24 51%




por 41% dos participantes. Nossos entrevistados de-monstraram exatamente quando os executivos definanças preferem a qualidade do atendimento:

� George Yeoh, vice-presidente executivo e diretorfinanceiro (CFO) para o Pacífico Asiático da McCannWorldGroup, uma agência de marketing global, disseque a empresa tem uma página de feedback em suaintranet. "Analisamos as recomendações, e se foremrazoáveis, tomamos providências com base nelas",disse ele. "Por exemplo, alguns hotéis indicadospodem ficar distantes dos lugares para os quais ospassageiros precisam ir. As pessoas que se hospedamno hotel sabem mais do que nós e, portanto, aceita-mos suas recomendações e, na próxima rodada denegociações, não os incluiremos em nossa lista dehotéis qualificados. "

� Ernie Caponetti, vice-presidente executivo de opera-ções da Affinity Insurance Services, parte da Aon,também percebe o mérito de haver uma ferramentade feedback. Neste momento, a empresa solicitafeedback de viagens ocasionalmente por meio derelatórios. "Acho que uma ferramenta de feedbackpermitiria responder às questões e resolvê-las deuma maneira um pouco mais pró-ativa", disse ele.

� Bengt Wallentin, da eBuilder, explica porque algunsCFOs poderiam duvidar do potencial de economia decustos das ferramentas de feedback: elas são muitosubjetivas e, em sua opinião, não têm muitaimportância na negociação com os fornecedores."Você pode perguntar a duas pessoas o que elasacham de um hotel, e poderia ser exatamente amesma situação, mas elas terão uma opinião dife-rente", disse ele. "Além disso, precisamos de umarede de avaliação imparcial. O que estamos tentan-do realizar tem mais a ver com uma boa relaçãocusto-benefício e cumprimento de desempenho.Esses são itens inquestionáveis e factuais, e quepodemos utilizar quando negociamos os contratoscom nossos fornecedores".

� James Scott, diretor de finanças de operações de ter-ceirização nacional da Logica, fornecedora de serviçosde TI e de negócios, ele concorda. "O feedback é info-rmal. Se alguém tem uma experiência horrível, infor-mará nossas agências de viagem. Não sei como umaferramenta de feedback seria útil do ponto de vistafinanceiro. Obviamente, poderíamos retirar da listaos hotéis infestados de pulgas, e nos certificarmos deque os clientes não se hospedem lá. Mas se alguémteve um vôo ruim, ou a comida estava péssima, ouviajou em um assento danificado, ou o vôo se atrasoutrês horas, eu, de fato, não estou particularmenteinteressado. Isso é algo que esse indivíduo ou nossaagência de viagem deve tratar com a companhiaaérea", disse ele.

Qualidade: até que ponto se pode compro-meter em nome da redução de custos?

Falando com os CFOs, descobrimos que eles têm procu-rado outras formas de economizar dinheiro em viagens.Uma forma é estabelecer um limite de qualidade paraviagens em dois níveis - um para viagens de funcionáriosou reuniões internas e outro para reuniões com clientese eventos.

Recentemente, o Grupo McCann alterou suas normassobre viagens de avião na classe executiva, em respostaao aumento dos preços da gasolina e da inflação. Yeohdisse: "O costume era viajar na classe executiva quandoo vôo levaria três horas ou mais, mas agora aumenta-mos esse número para cinco horas. Portanto, para paí-ses próximos, vamos de classe econômica. "

Scott afirma que a Logica tem rígidas restrições sobreviagens na classe executiva: "Somos muito rigorosossobre a classe de viagens que as pessoas estão autori-zadas a utilizar. Os funcionários precisam utilizar aclasse econômica, praticamente para todos os lugares,a menos que estejam em um vôo longo para a Índia,por exemplo. Se o vôo durar menos de oito horas, ne-nhum funcionário poderá viajar em outra classe quenão seja a econômica."


7


No entanto, como Ernie Caponetti, da Affinity Insurance,assinala, não existe um nível mínimo de aceitabilidade,quando se trata de, por exemplo, de reservar hotéis paraclientes. "Se estivermos realizando reuniões internas ouse for apenas uma visita ao escritório, tudo o que vocêdeseja é ficar em um lugar que oferece o básico em ter-mos de qualidade. Mas se estiver realizando umareunião com um cliente, a qualidade é essencial. Não sepode sacrificar a qualidade. "

A McCann considera também que a empresa não podecomprometer a qualidade do atendimento. Ele escolheua Cathay Pacific como seu fornecedor preferencial em vezdos concorrentes mais baratos porque: "Eles têm vôosdiretos de Hong Kong para qualquer país da região e domundo... Eles são mais convenientes e mais eficientes",disse Yeoh, da CFO. Evidentemente, a produtividade dosfuncionário é outro custo de viagem, ainda que indireto,conforme veremos posteriormente nesta seção.

Buscando alternativas de viagemÀ parte dos sistemas e ferramentas de TI que reduzemo custo total da viagem, algumas empresas econo-mizam nos custos reduzindo a necessidade de viajar demodo geral. Por exemplo, até ao final do ano passado,a Logica Outsourcing havia reduzido suas despesasmensais de viagens em cerca de 15%, solicitando queseus funcionários reduzissem o tempo das viagens. "Sedeseja fazer algo como mudar os horários e locais deembarque no aeroporto, é provável que você economize5%. Se deseja economizar de 15 a 20%, você precisafazer com que as pessoas não viajem de avião. É precisoque você as faça usar o telefone ou videoconferência ouplanejar viagens trimestrais de equipe em vez de via-gens mensais. A palavra-chave é mentalidade. Você vêque as pessoas começam a perceber que têm a respon-sabilidade de poupar dinheiro, mas que também têm aresponsabilidade de ser sensatas", disse Scott.

A McCann também está pedindo que os indivíduossubstituam algumas viagens por outras formas decomunicação. "Estamos implantando seriamente aconferência pela Internet para que as pessoas pos-sam, de fato, cortar despesas de viagem e passar maistempo na conferência."

Da mesma forma, a Swiss Re planeja voar menos em2009 e está incentivando a conferência pela Internet evideoconferência. A empresa administra até 200 salas devideoconferência em todo o mundo, e realizou cerca de24.000 conferências com base na Internet em 2007, umnúmero que, segundo Casati, será maior neste ano e nopróximo.

Estudo de Caso: Justificativa do orça-mento de viagens da SightsaversComo as organizações podem ser maiseficientes quando os custos de viagemjá são mínimos?

A Sightsavers Internacional, uma instituiçãobeneficente que combate a cegueira nos países emdesenvolvimento, já exige que seus funcionáriosvoem na classe econômica e nos vôos maisbaratos; portanto, no final do ano, Petra Ingram,diretor de finanças e serviços de suporte da Sight-savers, planeja uma análise das viagens, a qual seconcentrará em maneiras de aproveitar ao máxi-mo cada viagem.

"Desejamos melhorar ainda mais nossos proces-sos, e provavelmente essas melhorias terão maisrelação com valor do que com custos", disse ela.Isso incluirá considerações sobre como a viagem éreservada, o número de pessoas que estão viajan-do e como elas compartilham os benefícios daviagem com os outros, por exemplo, com "docu-mentação de suporte à viagem, os assuntos aserem tratados nessa viagem, o relatório após aviagem... Assegurar o que aproveitamos de tudoisso justifica o investimento", disse Ingram.

A Ingram também prevê um banco de dados deviagens que tenha relação com o calendário deeventos da Sightsavers. Dessa forma, "sabemosquem vai viajar e, se, por exemplo, eu for paraBangladesh, poderei saber se posso fazer algo paraoutra pessoa enquanto estiver lá. Isso agrega maisvalor à viagem e evita deslocamentosdesnecessários", disse ela.




Tempo de fornecimento: A produtividade é uma prioridade? Os CFOs demonstrar interesse nos ganhos de produtividade, mas não têm necessaria-mente os instrumentos para medi-los.Quase dois terços dos CFOs da pesquisa disseram que osadministradores de viagem poderiam demonstrar queseus programas de viagens programas são mais eficazes,poupando o tempo dos funcionários. E 45% dos partici-pantes afirmaram que nos próximos dois anos, elesgostariam que seus departamentos de serviços de viagensse concentrassem em reservas de viagens. Além disso,para mais de dois terços dos participantes, a produtivi-dade dos funcionários deve ser uma meta intermediáriaou principal ao realizar a viagem. (Consulte o gráfico 4.)

Tempo é dinheiro. Perguntamos aos CFOs se estariamdispostos a investir em novas ferramentas que lhes per-mitissem medir a produtividade dos funcionários.Alguns, como Caponetti, acham que seria difícil prepararum argumento convincente para esse tipo de investi-mento: "Eu teria problemas em compreender como algoassim, em comparação com as outras opções de despe-sas de capital, seria considerado uma prioridade maiordo que algo muito mais diretamente relacionado com aempresa. Acho que é fácil preparar separadamente umargumento sobre como [medir a produtividade durantea viagem] seria mais útil, mas seria difícil avaliar se ela

será o item mais importante em comparação com osoutros usos das despesas de capital", disse ele.

Afinal, continuou ele, "comparado com, digamos, cinco oudez anos atrás, é um pouco mais fácil ser produtivo com oassim chamado tempo ocioso", graças aos Blackberries elaptops. "É provável que haja um pouco mais de tolerân-cia para com o tempo ocioso, pois as ferramentas à sua dis-posição permitem que continuemos a ser produtivos."

O McCann World Group, por outro lado, assume outrapostura quando se trata de medir a produtividade. Emvez de medir isoladamente o tempo que um funcionáriopassa viajando, a empresa mede a eficiência de um pro-jeto como um todo: "Medimos a produtividade apenasde modo indireto, com base no tempo destinado ao tra-balho. Todos os que viajam precisam cobrar esse tempodo cliente. Se alguém ficar sentado em casa, sem fazernada, e não cobrar o tempo eficaz do projeto, que épassível de cobrança, parecerá que não foi produtivonaquele mês”, ele disse.

Yeoh, CFO da McCann.> Gráfico 4 – Indique em que medida as seguintes considerações são levadas em conta nas políticas de agenciamento deviagens de sua empresa.

Consideração secundária Consideração moderada Consideração principal

0 4020 6010 5030 80 9070

27% 46% 27%

38% 41% 21%

36% 48% 15%

33% 46% 22%

Produtividade dos funcionários durante a viagem (ou seja, horas improdutivas em espera nos aeroportos, longas viagens de táxi)

Tempo gasto pelos funcionários no planejamento de viagens

Tempo gasto pelos funcionários no relatório de despesas

Tempo gasto pela gerência para autorizar a viagem


9


O sinal verde – As viagens e o meio ambienteA pesquisa demonstra ambivalência entre os CFOs para com as questões ambientais. Aqui vamosnos concentrar nas viagens ecologicamente corretas e saber por que a questão é mais importantepara algumas empresas do que para outras.Mais da metade dos entrevistados não sabia como viagensmenos prejudiciais ao meio ambiente poderiam beneficiarsuas empresas, e um quarto deles disse que isso melhorariaa conformidade normativa. (Consulte o gráfico 5.)

Para empresas menores, ou seja, as que faturam menos de $ 500milhões, a porcentagem de «não sei» salta para quase 60%, maspara as empresas maiores, que faturam mais de $ 500 milhões,quase 40% dos participantes escolheram «não sei». Com basenisso, aparentemente as grandes empresas têm mais consciên-cia de como uma viagem ecologicamente correta poderia ser umbenefício. No entanto, mais participantes em pequenas (25%) emvez de grandes empresas (11%) disseram que gostariam de terserviços de viagem que implementassem políticas de viagem maisecologicamente corretas nos próximos dois anos (consulte o grá-fico 6), em comparação com 19% de todos os participantes. Os participantes americanos nem mesmo pensam em viagensecologicamente corretas; somente 8% deles gostariam que os

serviços de viagens se concentrassem em políticas de viagemmais ecologicamente corretas, em comparação com um quar-to dos participantes europeus e uma porcentagem semelhantede participantes asiáticos. (Consulte o gráfico 7.) Este resulta-do foi repetido pela empresa americana Affinity Insurance.Caponetti disse que as considerações ambientais jamais havi-am sido mencionadas no que se refere às viagens. Em se

tratando de conformidade normativa, por outro lado, umnúmero semelhante de participantes americanos, europeus edo Pacífico Asiático achava que seria prudente considerar oimpacto ambiental da viagem. (Consulte o gráfico 7.)

Conforme vimos no gráfico 5, somente 4% dos participantesacharam que uma viagem ecologicamente correta poderiagerar economia de custos. No entanto, Casati, da Swiss Re,planeja relacionar uma redução nas emissões de CO2 comuma redução no gasto com viagens. "Todas as divisões devemreduzir suas emissões de CO2 em 25% em 2009. Isso estaráregistrado em relatórios anuais e trimestrais. Reduzir as emis-sões de CO2 está diretamente ligado a uma economia de cus-tos no final”, pois isso reduz o volume de tráfego aéreo.

A eBuilder, empresa que desenvolve processos comerciaisautomatizados, também se concentra em viagens ecologi-camente corretas. Por quê? Porque seus clientes e investi-dores esperam isso dela. "Cada vez mais nossos clientes,que estão, em parte, no setor público, precisarão fazernegócios com empresas ecologicamente corretas", disseBengt Wallentin, CEO da empresa.

Com escritórios em todo o mundo, incluindo escritórios de ven-das em Pequim e Sydney, a eBuilder gasta 7% de seu volume denegócios anual em viagens. Wallentin quer reduzir esse númeropara 5%, relativamente falando, nos próximos dois anos e, sepossível, inseri-lo nas metas de emissão de CO2 da empresa.Wallentin desejar reduzir esse número para 5%, relativamentefalando, nos próximos dois anos e, se possível, conectá-la àsmetas de emissão de CO2 da empresa.

Yeoh também compreende a necessidade de demonstraruma consciência ambiental. "Em nosso relatório anual,precisamos destacar o fato de que somos uma empresaecologicamente correta; portanto, acho que isso é algo quevamos ter de levar mais a sério."

Economia de custosQualidade do atendimentoEficiência operacionalConformidade normativaNão sei

> Gráfico 5 – Como uma viagem ecologicamente correta poderia beneficiar sua empresa?

7%

24%

51%

4%

14%

Grandes empresas Pequenas empresas

> Gráfico 6 - Comparação entre as atitudes de grandes e peque-nas empresas em relação a viagens ecologicamente corretas

40%

60%

11%

25%

Não sei como as viagensecologicamente corretas

poderiam beneficiar

Os CFOs desejam que os admi-nistradores de viagem se concen-

trem na implementação depolíticas de viagem maisecologicamente corretas

0 20 40 60

Pacífico Asiático

> Gráfico 7 - Resposta regional a uma viagemecologicamente correta

América do Norte Europa

Os CFOs gostariam que osadministradores de viagem seconcentrassem na implemen-

tação de políticas mais eco-logicamente corretas

Uma viagem ecologicamentecorreta poderia beneficiar a

conformidade normativa

0 10 20 30

8%25%

30%

25%25%

30%




Seção 2 — Mais disciplinae organização

Uma visão dasviagens no negócio

Os departamentos de finanças desejam quehaja uma só visão de viagens na empresa, masa falta de integração com outros sistemas de TIatrapalha.

Pedimos que os CFOs classificassem os três benefíciosmais importantes de se ter uma visão precisa das despe-sas de viagem na organização. Em primeiro lugar, foi acapacidade de assessorar as empresas sobre como me-lhorar a rentabilidade, o que corresponde à principal pri-oridade de gerar uma economia imediata de custos, quevimos na Seção 1. A capacidade de controlar os gastos

por projeto ou funcionário foi o segundo benefício maisimportante, com a capacidade de criar melhores orça-mentos e previsões em terceiro lugar, como o maisimportante benefício. (Consulte o gráfico 8.) Observan-do as respostas das empresas que faturam mais oumenos de $ 500 milhões, elas se destacaram com certoprogresso a partir do resultado geral. Em empresas comreceitas superiores a $ 500 milhões, os participantesderam mais importância a negociar com o fornecedordescontos a partir de uma visão precisa sobre as viagens.

Isso faz sentido: quanto maior o número de passageiros,maiores serão os descontos encontrados.

Ernie Caponetti, da Affinity Insurance, ilustra essa visão."[Uma visão sobre as viagens] permite detalhar mais esaber onde estão os gastos mais elevados e, a partirdisso, utilizar os fornecedores preferenciais. Não há dúvi-da de que isso nos alavanca ao negociar os contratoscom os fornecedores preferenciais, pois agora podemosmedir com confiança o quanto estamos incorrendo emcustos e quantas oportunidades de negócio estamosdando a determinados fornecedores. Em seguida, sercapazes de negociar taxas adequadas pode, por meio daargumentação, reduzir os custos ainda mais", explica ele.(Consulte o estudo de caso na página 11 para obter maisdetalhes.)

A integração é fundamentalEntão, como os CFOs podem ter essa visão singular dasdespesas de viagem? A resposta da pesquisa é que inte-grar as tecnologias de viagem com outros sistemas co-merciais é muito importante. No entanto, os resultadostambém sugerem que essa é uma área onde a maioriadas empresas tem deixado a desejar. Por exemplo, quasetrês quartos dos CFOs reconhecem que integrar os sis-temas de TI de gestão de viagens ao sistema de gestãode despesas é muito importante para a missão geral deadministrar os custos de viagem, mas apenas 18% delesafirmam que se chegou a um nível elevado. (Consulteo gráfico 9.)

O sistema da eBuilder, por exemplo, adapta seuspróprios regulamentos específicos de viagens e compen-sação e "tem uma funcionalidade de integração queaproveita as informações relevantes do sistema de RH edo sistema operacional e automatiza o fluxo de infor-mação entre as diferentes partes do processo. Por exem-plo, se você reservar um hotel, que informações serãoinseridas em seu relatório de viagem e também nas fatu-ras eletrônicas", Wallentin, seu CEO, disse. Essa fun-cionalidade é útil não apenas para controlar os custos,mas também para obter uma imagem clara da própriaviagem. "Não se trata apenas de custos, mas de poderter transparência e controle com seus funcionários bemcomo impor uma política global de viagens”, disse ele.Essa transparência, conforme vimos no gráfico 8, foi con-siderada o segundo benefício mais importante de umavisão única dos custos de viagem.

> Gráfico 8 – Quais são os benefícios mais importantes de se ter uma visão pre-cisa das viagens em toda a empresa?

Criar melhores orçamentos e previsõesMonitorar as despesas por projeto ou funcionário

25%16%

15%23%

12%

19%30%

22%12%

19%19%

13%11%

32%

Classificação (O número 1 indica a posição mais elevada)

1

2

3

Negociar descontos com fornecedores

Ter base para assessorar as empresasmelhorar a rentabilidade

9%

9%

7%

0 10 20 30

Identificar despesas não autorizadasIdentificar/selecionar fornecedores

10%


11


A Swiss Re também está relacionando sua ferramentade reservas on-line com seus sistemas de gestão dedespesas. Isso contribuirá para a maior visibilidade dosdados de despesas, os quais, por sua vez, conduzirão anegociação a melhores taxas com os fornecedores.

A integração torna-se ainda mais fundamental após umafusão ou aquisição, o que traz novas e conflitantes tec-nologias. A Affinity Insurance estende sua visão singulardo conceito de viagens também às aquisições. "Quasesem exceção, não permitimos que uma aquisição ocorraisoladamente", disse Caponetti. "Não é preciso muitotempo para que alguma agência se conecte e obtenhauma licença para efetuar login no sistema de relatóriosde despesas. Então, é assim que podemos fornecermuitos dados e relatá-los o mais rápido possível."

Estudo de caso: A visão única da Affinity InsuranceComo uma visão das despesas com viagens ajuda a alavancagem com fornecedoresA Affinity Insurance Services, parte da Aon Corporation,apresenta uma visão dos custos de viagem em toda aempresa. O departamento de viagens é um grupo cen-tralizado que opera em Chicago. "Centralizamos areserva de viagens, um sistema eletrônico de reembol-so de despesas, que todos precisam utilizar para serreembolsados, e um cartão corporativo que permitedeterminados relatórios”, disse Ernie Caponetti, vice-presidente executivo de operações da Affinity.

Coletar os dados dessa forma permite que a empresameça com confiança o quanto está incorrendo em cus-tos e quantas oportunidades de negócio está dando aosfornecedores. Isso ajuda a negociar as taxas.

"Podemos dizer que nos últimos 12 meses, nossos exe-cutivos fizeram ‘x’ viagens e gastaram ‘y ' dólares.Então, podemos alavancar isso perguntando a que tipode desconto por volume temos direito. Portanto, passepelo processo de negociação", disse Caponetti.

É essencial para esse processo a necessidade de quetodos os funcionários utilizem o fornecedor preferen-cial. "Exigimos que quando tivermos algo planejado,todos os passageiros utilizem o fornecedor preferencial.Se não o fizerem, será necessário um ‘relatório deexceção’ quando solicitarem o reembolso da viagem.Por exemplo, se eu optar por recorrer a um fornecedornão-preferencial, isso aparece em meu relatório, e eunão poderia processar meu relatório de despesas semexplicar por que optei por esse provedor. As pessoasnão gostam de serem identificadas ou vistas como aexceção, então isso exige uma razão muito forte. Dessaforma, você força a conformidade."

Por sua vez, isso também demonstra para a compa-nhia aérea que a empresa tem poder de persuasão econvencimento para que seus funcionários em viagemutilizem o fornecedor preferencial e também permitenegociar descontos ainda melhores.

> Gráfico 9 – A importância da integração dos sistemas deviagem versus o nível real de integração

Muito importante Altamente integrado

71%

18%

37%

9%

36%

10%

Sistema degestão dedespesas

Banco dedados de RH

Planejamento derecursos empre-

sariais (ERP)

0 20 40 6010 30 50 70




Seção 3 — A combinação corretaComo impressionar o CFO

Os CFOs buscam melhores relacionamentoscom os departamentos de viagens e de com-pras. Facilitar isso exige que os administradoresde viagens falem a língua das finanças.

Quando perguntamos aos CFOs sobre as relações dodepartamento financeiro com os diversos departamen-tos da empresa, houve uma clara disparidade entre osque consideraram esses relacionamentos como muitoimportantes e os que os consideraram muito eficazes.(Consulte o gráfico 10.) Por exemplo, 51% disseram queo relacionamento do departamento financeiro com ode compras era muito importante, mas somente 33% oconsideraram muito eficaz. E 50% acreditavam que orelacionamento do departamento financeiro com osserviços de viagens era muito importante, massomente 27% o consideraram muito eficaz. Comopreencher essa lacuna?

Como os administradores de viagenspodem preencher essa lacuna?

Conforme ilustra o gráfico, a maior disparidade estáentre o que se considera importante e eficaz no rela-cionamento do departamento financeiro com os serviçosde viagens. Então, em que os CFOs, na qualidade de

administradores de viagens, gostariam de se concentrarnos próximos dois anos? O maior número (58%) disseque gostariam que os administradores de viagens me-lhorassem as despesas e o reembolso do setor de Testese Avaliações. (Consulte o gráfico 11.) Esse desejo foi forteparticularmente entre os participantes americanos, 72%dos quais disseram que gostariam que os serviços deviagem melhorassem os relatórios e reembolso dedespesas com Testes e Avaliações, em comparação com59% dos europeus e metade dos asiáticos. (Consulteo gráfico 12.)

Conforme o gráfico 11 demonstra, 48% dos CFOs dis-seram que gostariam que os serviços de viagens mel-horassem a precisão dos dados de viagem, o que é sur-preendente, dado o que temos visto. Isso ajudará acriar referenciais para a negociação de taxas com osfornecedores, algo solicitado por mais da metade dosCFOs, e uma área onde há espaço para melhorias: 36%dos participantes afirmaram que o aumento da ala-vancagem com os fornecedores de viagens foi muitoimportante, mas apenas 6% disseram que suasempresas estavam realizando isso de maneira muito

58% dos CFOs disseram que gostariamque os administradores de viagens me-lhorassem as despesas e o reembolso dosetor de Testes e Avaliações

> Gráfico 10 – Percepção da importância versus eficiência das relações do departamento financeiro

Muito importante Muito eficaz

35%

17%

51%

33%

50%

27%

34%

18%

18%

11%

IT

Agenciamento

Serviços de viagens

RH

Segurança

0 20 4010 30 50


13


satisfatória. (Consulte o Gráfico 13.) Houve muitomenos preocupação com a implementação de políti-cas de viagem mais ecologicamente corretas e na me-lhoria da segurança dos passageiros. Na verdade,somente 18% dos entrevistados disseram que arelação do departamento financeiros com a segurançaera muito importante, mas que isso não poderia ser

ignorado se os funcionários viajarem para paísesperigosos. Foi por essa razão que, um ano atrás, aMcCann começou a contratar uma empresa de contro-le de riscos que fornece relatórios imediatos sobreeventos perigosos. "Se houver uma explosão noPaquistão, duas horas depois, receberemos umrelatório dizendo: ‘evite viajar para esse país, porqueestá acontecendo isso e isso’. Recebo os relatórios epago por isso; portanto, eu os repasso às pessoas”,disse Yeoh.

> Gráfico 13 – Eficácia versus importância de aumentara alavancagem com fornecedores de viagens

> Gráfico 11 – Em que você gostaria que seu departamento de serviços de viagem se concentrasse nos próximos dois anos?

54%

48%

45%

58%

43%

19%

24%

4%

Criação de referenciais para a negociação de taxas

Melhor precisão dos dados de viagem

Produtividade dos funcionários na reserva de viagens

Melhoria dos relatórios e reembolsode despesas de Testes e Avaliações

Melhor previsão dos custos de viagem

Implementação de políticas de viagemmais ecologicamente corretas

Melhoria da segurança dos passageiros

Outros

0 20 4010 30 50 60

> Gráfico 12 – Os Diretores Financeiros gostariam que osadministradores de viagens se concentrassem na melho-ria das despesas e reembolso de Testes e Avaliações nospróximos dois anos

50%

59%

72%

PacíficoAsiático

Europa

Américado Norte

0 20 4010 30 50 60 70

6%

36%

Muito eficaz

Muito importante

0 10 20 30


14


Controles de Custos e Muito Mais:Agenda de Viagens Corporativas de Diretores Financeiros (CFOs).

Falando a língua das finanças – As melhores dicas para administradores de viagens

Poupar dinheiro, tanto no curto quanto no longo prazo, é o que predomina na mente dos CFOs,mas a pesquisa mostra que eles também se preocupam com o padrão e o valor da viagem. Umaempresa inteligente utilizará a combinação correta de custo, padrão e valor. Os elementos aserem salientados ao preparar um negócio dependerá da cultura da empresa – se o CFO con-sidera a viagem um componente essencial do negócio ou se como um mal desnecessário.

� Demonstrar economia de custos agora e no longoprazo: 78% dos participantes dizem que gostariamque os administradores de viagens demonstrassemeconomia imediata de custos (ou seja, no ano fiscalatual) e 62% gostariam que eles demonstrassemredução de custos no longo prazo (ou seja, nos anosfiscais posteriores).

� Enfatizar os benefícios da integração de qualquernovo sistema de TI em termos que sejam segundoo departamento financeiro: Integrar as tecnologiasde viagem com o sistema de gestão de despesas,o banco de dados de RH e outros sistemas opera-cionais comerciais ajuda a produzir uma visão daviagem na organização. Como vimos, isso será indis-pensável ao negociar melhores taxas com osfornecedores, algo desejável por metade dos CFOspor parte de seus administradores de viagens.

� Um único conjunto de dados de viagem ajudaa justificar as despesas:Um único conjunto coerentede dados de viagens reforçará a transparência e ocontrole do gasto dos passageiros e, assim, ajudama justificar cada visita ao departamento financeiro.

� Estruturar as propostas de qualidade com osclientes em mente: Os resultados da pesquisarevelam que os CFOs realmente se preocupamcom a qualidade do atendimento e, de fato, é

desnecessário dizer que quando se trata de via-gens para reuniões com os clientes, a qualidade éindispensável. As propostas que melhoram aimagem da empresa diante dos clientes serão elo-giadas pelos CFOs.

� Encontrar uma maneira de medir a produtividade:A pesquisa sugere que os CFOs estão interessadosem como os funcionários podem poupar tempoenquanto viajam. O orçamento de viagem precisaser eficiente, bem como a economia de dinheiro,pois afinal de contas, uma viagem ineficiente é umcusto indireto. Atualmente, os administradores deviagens não têm uma forma de medir a produtivi-dade de forma eficaz. Mas os CFOs ficarão impres-sionados com um retorno sobre investimento quepasse pelo teste da plausibilidade, mesmo combase em evidência apresentada rigorosamente emrelatórios dos altos executivos da empresa.

� Escolher com cuidado os argumentos em prol domeio ambiente: No mercado certo, com a equipeadministrativa certa, incorporar as metas de emis-são de CO2 nas políticas de viagem também influ-encia o CFO, principalmente à medida que a questãoambiental ruma ao topo da agenda global e tantoclientes como investidores esperam por isso.



15

ConclusãoEste relatório analisa as prioridades dos CFOs na gestãode viagens corporativas em um cenário de avanços tec-nológicos em ferramentas de viagem, incertezaeconômica e preocupações ambientais.

De fato, os CFOs consideram a meta de economizar maisnas viagens, mas a pesquisa mostra que as empresasque procuram fazer isso por meio da adoção de ferra-mentas de viagem como os sistemas de relatóriosautomáticos de reservas on-line e de despesas de viagemdevem se concentrar em integrá-los totalmente a ou-tros sistemas de TI a fim de que haja um conjunto coe-rente de dados. Isso ajudará a negociar melhores taxascom os fornecedores e monitorar os gastos por projetoe funcionário para aumentar a transparência e o con-trole. Um sistema mais simples e plenamente integradotambém poupa o tempo dos funcionários ao fazer rese-rvas, autorizar e reembolsar despesas de viagem e ajudá-los a aproveitar cada viagem ao máximo.

À medida que os administradores de viagem são rápi-dos em reduzir os custos, eles sabem que não têmcondições de deixar de exigir determinados padrões,ou seja, quando se trata de cuidar dos clientes, que,como condutores de futuros negócios, sempre foram

e serão uma preocupação fundamental. As empresasdevem considerar se os últimos serviços de viagens,como as ferramentas de feedback, alertas de segu-rança ou incidentes, serviços móveis de viagem,resultarão em retorno sobre seu investimento. Cadaempresa é diferente nesse aspecto, e, certamente,algumas cujo perfil é apresentado neste relatório têmpresenciado melhorias tanto na qualidade do atendi-mento quanto na eficiência operacional, como resul-tado da adoção dessas ferramentas.

As empresas também não podem se dar ao luxo de igno-rar a agenda ambiental, à medida que as preocupaçõescom o meio ambiente se tornam cada vez mais impor-tantes. Parece que, cada vez mais, as empresas preci-sarão prestar contas de suas emissões de CO2, seja porregulamentações governamentais seja por pressão dosclientes, mas elas também podem descobrir queenfrentar essa questão implica a existência de um bônus:economizar dinheiro. Parte dessa resposta tambémpoderia ser substituir algumas viagens por conferênciaspela Internet ou outras formas de comunicação queenvolvam a alta tecnologia, mas novamente, isso nãodeve ser realizado à custa de prejudicar os clientes ouminar a posição comercial da empresa.

A pesquisa mostra que as empresas que procuram introduzir ferramentas de viagemcomo os sistemas de relatórios automáticos de reservas on-line e de despesas deviagem devem se concentrar em integrá-los totalmente a outros sistemas de TI a fim deque haja um conjunto coerente de dados


16


Metodologia do estudoEm julho de 2008, a CFO Europe Research Services rea-lizou uma pesquisa com 127 altos executivos na Europa(50%), EUA (25%) e Ásia (25%). A maior parte dos prin-cipais mercados foi representada. Segue abaixo umasubdivisão demográfica.

> Receitas anuais

Menos de $ 500 milhões$ 500 milhões – 1 bilhão$ 1 bilhão – 5 bilhões$ 5 bilhões – 10 bilhões$ 10 bilhões – 20 bilhõesMais de $ 20 bilhões

62%10%

10%

6%

10%2%

> Cargo

49%10%

19%

1%

6%

2%

13%

CFO ou Diretor FinanceiroDiretor de Compartilhamento de ServiçosControladorVice-Presidente de FinançasTesoureiroContador GeralOutros (especificar)

> Mercado

18%

7%

4%

1%

14%

3%

3%

4%

5%

3%

4%

4%

1%

2%

6%

4%

16%

Automobilístico/Industrial/Manufatura

Serviços Comerciais/Profissionais

Produtos Químicos

Energia/Serviços Públicos

Serviços Financeiros

Governo

Seguros

Alimentos/Bebidas/Produtos ao Consumidor

Hardware/Software/Redes

Saúde

Mídia/Entretenimento/Viagens/Lazer

Produtos Farmacêuticos/Biotecnologia

Varejo

Telecomunicações

Transportes/Armazenagem

Atacado

Outros (especificar)

0 4 82 6 10 12 14 16 18


17Perspectiva doPatrocinador

Custo, Qualidade e ViagensCorporativas

Embora o papel do CFO no processo de viagens corpo-rativas não tenha passado por um exame contínuo ante-riormente, obviamente é uma função essencial e quecontinuará a crescer em importância à medida que asempresas de todos os setores são afetadas pela restriçãode crédito e buscam reduzir os custos de acordo comisso. Os administradores de viagens e equipes de com-pras são constantemente desafiados a demonstrar ovalor dos seus programas de financiamento e, no climada economia de desafios da atualidade, será cada vezmais assim.

Portanto, o objetivo da Amadeus ao solicitar esterelatório é descobrir como exatamente esses grupospodem trabalhar juntos de forma mais eficaz e qual opapel de suporte que a tecnologia pode ter nessaquestão.

Observando as principais conclusões da pesquisa, vemoso papel da TI como facilitadora dos itens abaixo:

Dados quantitativos para defender os argumentosdiante do departamento financeiro e dos fornecedores.É por meio do uso e aplicação dos dados quantitativosque os administradores de viagens podem começar, damelhor forma possível, a falar a língua das finanças. Sejapara facilitar as negociações com os fornecedores, moni-torar e prestar contas das despesas ou criar um padrãode referência de valor e custo dos programas, isso aumen-ta exponencialmente a demanda por uma fonte de infor-mações pronta e transparente que consolide os dados apartir de diversas fontes. Não é suficiente ser capaz dereivindicar benefícios abstratos. O departamento finan-ceiro precisa trabalhar com dados concretos, como ocorrecom as equipes de compras e gestão de clientes.

Economia mínimas e máximas por meio daintegração dos sistemas.Os participantes desta pesquisa são unânimes em reco-nhecer a importância da integração dos sistemas das

diversas unidades - sejam influenciadores ou tomadoresde decisão - envolvidas na realização da viagem. Entre-tanto, também reconhecem de modo generalizado queas empresas têm demorado para implementar essas inte-grações. Especificamente na área financeira, essa inte-gração, incluindo um entrosamento mais profundo com ainfra-estrutura corporativa de TI (ERP, CRM etc.) permi-tiria que o impacto das viagens passasse a ser determi-nado à medida que diga respeito aos principais conceitosfinanceiros, como custo de venda. Facilitaria também oaprimoramento do planejamento orçamentário e moni-torar todas as unidades e projetos comerciais.

Padrão de referência do mercado.Segundo a pesquisa, os CFOs consideram o padrão dereferência do mercado como o foco principal para oavanço dos administradores de viagens/equipes de com-pras. Isso daria às empresas diferentes pontos de vistasobre o que poderia ser considerado um nível adequadode gastos ou economia de custos de viagem em relaçãoa empresas com semelhança de perfil, tamanho, estru-tura organizacional, setor do mercado etc. Esse padrãode referência exige uma resposta conjunta do mercadocomo um todo e talvez possa ser implementado porassociações de mercado. O setor de TI terá um papel-chave na consolidação e análise dos diversos dados efornecimento de padrões de referência adequados paraas equipes de Compras e Finanças.

CCuussttoo vveerrssuuss qquuaalliiddaaddee:: ddeevvee sseerr sseemmpprree uummaa ttrrooccaa??Os CFOs podem seguir em duas direções e reduzir oscustos sem comprometer a qualidade? Os CFOs traba-lham com base no ponto de vista de administrar onegócio e considerar os custos da viagem em compara-ção com a satisfação do cliente. Já não é simplesmenteuma questão de controlar as despesas diretamentereduzindo as despesas gerais desnecessárias. Em vezdisso, questões de produtividade dos funcionárioscomeçam a ser consideradas em todas as etapas doprocesso de viagem. De fato, o aumento das facilidadesde sites de relacionamento como ferramentas de comen-tários on-line e de compartilhamento de opiniões, é umainteressante reflexão disso. O que muitas vezes é visto

© 2008 CFO PUBLISHING CORP. SEPTEMBER 2008



18 Perspectiva doPatrocinador

como algo ‘que é bom ter’ para melhorar o atendimentoao passageiro também pode ser aplicado para ajudar alimitar as despesas, por exemplo, graças à recomen-dação dos funcionários para quem também viajará, ace-rca das melhores opções de viagem pelo melhor preço.Em última instância, isso envolve tanto os objetivos deatendimento quanto de custo.

Os CFOs percebem claramente que economias substan-ciais ainda precisam ser feitas na área das viagens. Nãoestá muito claro a razão de ser dessa forte percepção.Mas para os administradores de viagens e equipes decompras, significa que será necessário que trabalhem

mais – e de maneira mais inteligente. Precisam demons-trar o retorno efetivo de seus esforços para limitar oimpacto negativo no resultado da empresa. Além disso,precisarão demonstrar mais claramente que estãoalcançando o melhor valor em despesas de viagem daempresa.



CFO Europe Research Services:A CFO Europe Research Services é um grupo patrocinado de pesquisas da CFO Publishing Corporation, que pro-duz a revista CFO Europe, e título para CFOs nos Estados Unidos, Ásia, China e Índia. A CFO Publishing faz partedo The Economist Group.

AmadeusA Amadeus oferece soluções de distribuição, TI e no ponto de venda para ajudar seus clientes a se adaptarem,crescerem e serem bem-sucedidos em um mercado de viagens em constante mudança. Os grupos de clientesincluem fornecedores de viagens (companhias aéreas, hotéis, empresas de locação de automóveis, companhiasferroviárias, ferry-boat, empresas de cruzeiros, seguradoras e operadores turísticos), vendedores de viagens(agências de viagens) e compradores de viagens (empresas e passageiros). Com mais de 7800 funcionários emtodo o mundo, a Amadeus opera em 76 países, atendendo clientes em 217 mercados.

Mais de 2500 empresas em todo o mundo utilizam as soluções de viagens corporativas da Amadeus paraadministrar seus programas de viagem globais de forma mais eficaz e com ótima relação custo-benefício,integrando todos os elementos de seus programas em uma solução intuitiva e de fácil administração. Issopermite que os passageiros comerciais planejem, personalizem e adquiram a viagem ao mesmo tempo emque mantêm a conformidade com a política global de viagens. Os clientes incluem Altría, Cemex, Daimler,Ericsson, Huntsman, Nestlé, Total e Thales.


Documents

42968631 viagens-corporativas-muito-alem-do-controle-de-custos