repository.dinamika.ac.idrepository.dinamika.ac.id/1645/5/BAB_III.pdf · 41 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM . Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis

41

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis

permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun

aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL

Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan

observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data

akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan

observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik

temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara

menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada

standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.

Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat

diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke

penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami

kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti

pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan

dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen

(document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani

administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

42

3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk

Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk

Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1,

proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan

urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :

43

a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani

tanda terima surat.

b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum,

sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.

c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat

atau dokumen yang masuk

d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor

e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor

kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat

masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang

tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk

mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor.

Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda

penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala

Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.

44

3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar

Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar

Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses

ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan

kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa

kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor,

jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya

menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor

menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya

pada Pelaksana :

45

a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah

ditandatangani;

b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat

keluar;

c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.

Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan

surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :

a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;

b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;

c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda

tangan penerima;

d. menyimpan arsip surat keluar.

46

3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat

Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat

Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari

proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :

a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;

b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai

dengan permohonan;

c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda.

Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :

a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;

b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;

c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.

Penggandaan Surat dan Dokumen

Kasubbag UmumUnit Kerja Pelaksana

Doc

umen

t Fl

ow

Dia

gram

Mulai

Melakukan permohonan penggandaan

surat / dokumen

Mencatat permohonan penggandaan

Meminta Pelaksana untuk

melakukan penggandaan

Buku AgendaPenggandaan Surat

Melakukan penggandaan

surat

Mencatat hasil penggandaan

Surat hasil penggandaan

Memeriksa surat hasil

penggandaan

Meminta Pelaksana untuk memberikan

kepada Unit Kerja ybs



Selesai

Sesuai?

Ya

Tidak

47

Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang

telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil

penggandaan kepada unit yang bersangkutan.

3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif

Penataan Arsip Inaktif

PelaksanaKasubbag Umum

Doc

umen

t Fl

ow

Dia

gram

Mulai

Menugaskan pelaksanaan urusan arsip

inaktif

Arsip yang dipindahkan

Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya

Daftar Arsip

Membuat Berita Acara Pemindahan

Arsip

Berita Acara Pemindahan Arsip

Menandatangani Berita Acara

Berita Acara ter-ttd

Menugaskan penataan arsip

Mengklasifikasikan, menyusun, dan

menyimpan arsip

Arsip Inaktif

Selesai

Sesuai?

Ya

Tidak

Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif

Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4,

Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan

dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip

48

yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada

Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum

membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian

Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya

menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.

49

3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Gambar 3.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip

50

Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum

menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan

disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana

meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan

pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan

Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan

pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia

Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah

diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan

pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor

Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap

dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta

menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota

tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat

usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk

ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat,

Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk

menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip

untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah

ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan

pemusnahan arsip.

51

3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas)

Kasubbag UmumKepala Kantor Pelaksana Bendahara

Doc

umen

t Fl

ow

Dia

gram

Mulai

Menerima permohonan

penerbitan ST / SPD

Mendisposisikan permohonan

Mendisposisikan permohonan

Nota Permohonan

Nota Permohonan

Membuat konsep ST / SPD

Konsep ST / SPD

Memeriksa dan memaraf konsep

ST / SPD

Konsep ST / SPD

Menandatangani konsep ST / SPD

ST / SPD ter-ttd

Memberi stempel

ST / SPD ter-ttd dan terstempel

Melakukan proses

selanjutnya yg diperlukan

Selesai

Sesuai?

Ya

Tidak

Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala

Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan

tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada

Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan

kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat

konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan

ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum,

selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya

menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah

permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian

52

dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip

menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan

mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk

mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal

Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi

administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat

membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan

arsip pada KPKNL Bandung.

Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan

melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat

mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan

1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan

arsip surat masuk dan

surat keluar menjadi data

digital.

b. Mampu melakukan

pendisposisian secara

terkomputerisasi.

c. Dapat mengetahui

dimana arsip

terdisposisi.

d. Mampu menanggani

peminjaman dan

penggembalian arsip

e. Dapat menentukan

jadwal retensi arsip

f. Mampu merubah status

arsip

a. Data arsip digital

b. History disposisi arsip

c. Data arsip aktif dan inaktif

d. Laporan surat masuk dan

surat keluar

e. Laporan disposisi surat

f. Laporan peminjaman dan

pengembalian arsip

g. Laporan arsip inaktif

h. Laporan retensi arsip

2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses

laporan surat masuk dan

surat keluar perperiodik

b. Dapat mengakses

laporan disposisi surat

a. Laporan surat masuk dan

surat keluar

b. Laporan disposisi surat

c. Laporan peminjaman dan

pengembalian arsip

53

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan

c. Dapat mengakses

laporan retensi arsip

secara periodik

d. Dapat mengakses

laporan peminjaman dan

pengembalian arsip

secara periodik

e. Dapat mengakses

laporan arsip inaktif

f. Dapat mengakses

laporan retensi arsip

d. Laporan arsip inaktif

e. Laporan retensi arsip

3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan

peminjaman dan

pengembalian arsip

secara terkomputerisasi

b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang

pernah dipinjam maupun

yang telah dikempalikan

c. Mampu melakukan

pendisposisian secara

terkomputerisasi

a. History peminjaman dan

penggembalian arsip


4 Pelaksana a. Mampu melakukan

peminjaman dan

pengembalian arsip

b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang

pernah dipinjam maupun

yang telah dikempalikan

c. Mengetahui arsip apa

saja yang pernah

didisposisikan

d. Dapat melakukan

pembuatan draft surat

keluar

a. History peminjaman dan

penggembalian arsip


Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum

bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user

54

pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada

dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.

Server

Cloud

Sub Bagian Umum

Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana

Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem

3.3 Perancangan Sistem

Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang

berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat

masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di

KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub

Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan.

Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus

dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai

dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam

pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan

untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada

beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan

sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD),

enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji

coba.

55

3.3.1 Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok

diagram dan system flow.

A. Blok Diagram

Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang

dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem

administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.

Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat

masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar,

data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.

Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data

yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses

peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok

output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan

penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL

Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut,

antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan

pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.

56

Diagram IPO

ProsesInput OurputD

iagr

am I

PO

Surat Masuk

Pengarsipan

Inaktif

Retensi

Surat KeluarPelaporan

Surat Masuk

Pelaporan Inaktif

Pelaporan Retensi

Jenis Surat

Pegawai

Pengirim Surat(mail sender)

Penerima Surat(mail receiver)

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Disposisi

PelaporanDisposisi

Peminjaman dan Pengembalian

Pelaporan Peminjaman dan

Pengembalian

Pelaporan Surat Keluar

Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar

B. System Flow

Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat

keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan

yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat

untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk

dan surat keluar.

57

B.1 System Flow Master Jabatan

System Flow Master Jabatan

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Jabatan

Proses Pencatatan Data

JabatanJabatan

Proses Menampilkan Data Jabtan

Display Jabatan

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Jabtan

Ubah Data Jabatan

Proses Ubah Jabatan

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Jabatan

Proses Hapus Jabatan

Ya

Display Jabatan

Display Ubah Jabatan

Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan

Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari

memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data,

masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

58

B.2 System Flow Master Unit Kerja

System Flow Master Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data Unit

Kerja


Unit Kerja

Unit

Kerja

Proses Menampilkan

Data Unit Kerja

Display Unit Kerja

Ubah?

Menampilkan Data Ubah Unit

Kerja

Ubah Data Unit

Kerja

Proses Ubah Unit Kerja

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Unit

Kerja

Proses Hapus Unit Kerja

Ya

Display Unit Kerja

Ya

Display Unit Kerja

Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja

Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang

di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai

dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan

menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan

data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil

diperbarui.

59

B.3 System Flow Master Pegawai

System Flow Master Pegawai

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Pegawai


PegawaiPegawai

Proses Menampilkan Data Pegawai

Display Pegawai

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Pegawai

Ubah Data Pegawai

Proses Ubah Pegawai

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data

Pegawai

Proses Hapus Data Pegawai

Ya

Display Pegawai

Display Pegawai

Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai

Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang


dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan

menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan

data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil

diperbarui.

60

B.4 System Flow Master Jenis Surat

System Flow Master Jenis Surat

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Jenis Surat

Proses Pencatatan Jenis

Surat

Jenis

Surat

Proses Menampilkan

Data Jenis Surat

Display Jenis Surat

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Jenis Surat

Ubah Data Jenis

Surat

Proses Ubah Jenis Surat

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Jenis

Surat

Proses Hapus Data Jenis Surat

Ya

Display Jenis Surat

Display Jenis Surat

Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat

Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang


dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan

menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan

data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil

diperbarui.

61

B.5 System Flow Master Lokasi

System Flow Master Lokasi

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Lokasi

Proses Pencatatan Lokasi

Lokasi

Proses Menampilkan

Data Lokasi

Display Lokasi

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Lokasi

Ubah Data Lokasi

Proses Ubah Lokasi

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Lokasi

Proses Hapus Data Lokasi

Ya

Display Lokasi

Display Lokasi

Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di


memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan

data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

62

B.6 System Flow Master Media

System Flow Master Media

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Media

Proses Pencatatan

MediaMedia

Proses Menampilkan Data Media

Display Media

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Media

Ubah Data Media

Proses Ubah Media

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Media

Proses Hapus Data Media

Ya

Display Media

Display Media

Gambar 3.14 System Flow Master Media

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di


memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

63

ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan

data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi

System Flow Master Pengaturan Retensi

Sub Bagian UmumPh

ase

Mulai

Mencatat Data

Retensi

Proses Pencatatan

RetensiRetensi

Proses Menampilkan Data Retensi

Display Retensi

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Retensi

Ubah Data Retensi

Proses Ubah Retensi

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Retensi

Proses Hapus Data Retensi

Ya

Display Retensi

Jenis

Surat

Display Retensi

Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi

Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di


memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan


64

B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif

System Flow Master Pengaturan Inkatif

Sub Bagian Umum

Phas

eMulai

Mencatat Data

Inaktif

Proses Pencatatan

InaktifInaktif

Proses Menampilkan

Data Inaktif

Display Inaktif

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Ubah Inaktif

Ubah Data Inaktif

Proses Ubah Inakatif

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Inaktif

Proses Hapus Data Inaktif

Ya

Display Inaktif

Jenis

Surat

Display Inaktif

Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif

Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di


memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan


65

B.9 System Flow Master Atur Pengguna

System Flow Master Atur Pengguna

Sub Bagian Umum

Phas

e

Mulai

Mencatat Data

Pengguna

Proses Pencatatan Pengguna

Penggun

a

Proses Menampilkan

Data Pengguna

Display Pengguna

Ubah?

Proses Menampilkan

Data Penggunga

Ubah Data

Pengguna

Proses Ubah Inakatif

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data

Pengguna

Proses Hapus Data Pengguna

Ya

Display Pengguna

Pegawai

Display Pengguna

Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna

Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna

yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama

dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi

akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan

perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan

berhasil diperbarui.

66

B.10 System Flow Surat Masuk

System Flow Surat Masuk

Kepala KantorSub Bagian Umum

Phase

Mulai

Surat Masuk

Memberi ke Kepala

Kantor untuk

Memperoleh Tujuan

Disposisi

Surat Masuk

Memberikan

Tujuan

Disposisi

Proses

Mencetak

Laporan Surat

Masuk

Laporan Surat

Masuk

Selesai

Laporan Surat

Masuk

Surat Masuk

beserta tujuan

disposisiSurat Masuk

beserta tujuan

disposisi

Cetak?

TidakSurat

Masuk

Mencetak

Laporan Surat

Masuk

Ya

Mencatat Surat

Masuk

Proses

Menyimpan

Surat Masuk

Display Surat Masuk

Gambar 3.18 System Flow Surat Masuk

67

Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di

dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat

masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya

kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh

Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang

sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum

untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan

surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat

masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan

kepada Kepala Kantor.

68

B.11 System Flow Disposisi

Gambar 3.19 System Flow Disposisi

69

Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di

dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala

Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum

menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat

masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima

oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi

ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana

menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana

melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat

keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum

menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat

mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.

70

B.12 System Flow Surat Keluar

Gambar 3.20 System Flow Surat Keluar

71

Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di

dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan

Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat

keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada

Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara

otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar

akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak

selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu

dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan

Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi

dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan

surat keluar.

72

B.13 System Flow Arsip Inaktif

System Flow Arsip Inaktif

Kepala KantorSub Bagian UmumP

has

e

Mulai

Aktifkan Arsip?

Proses Mengaktifkan

Arsip Surat

Simpan Arsip yang Diaktifkan

Mencetak Laporan Arsip

Inaktif

Laporan Arsip Inaktif


Selesai

Cetak?Tidak

Tidak

Mencari arsip surat Inaktif

Proses Cari Arip Surat Inaktif

Memilih Arsip Yang Diaktifkan

Inaktif

Ya

Surat

Masuk

Surat

Keluar

Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif

Ya

Inaktif

Display Arsip In Aktif

Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif

Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di

dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses

arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat

inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan

status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip

akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan

73

kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya

diberikan Kepala Kantor.

B.14 System Flow Peminjaman Arsip

System Flow Peminjaman Arsip

Kepala KantorSub Bagian UmumPeminjam

Phas

e

Konfirmasi Peminjaman

Mencetak Laporan

Peminjaman

Laporan Peminjaman

Selesai

Laporan Pemninjaman

Cetak?

Ya

Mulai

Proses Memilih Arsip Surat Yang akan Dipinjam

Proses Menentukan Tanggal Kembali dan

Keterangan Peminjaman

Peminjaman

Pengembalian

Membuat Laporan

Peminjaman

Tidak

Melakukan Peminjaman

Memilih Arsip

Dipinjam

Menentukan

Tanggal dan

keterangan

Surat

Masuk

Surat

Keluar

Peminja

man

PeminjamanKonfirmasi

Peminjaman

Membuat

Laporan

Peminjaman

Peminjaman

Display Peminjaman

Display Konfirmasi

Peminjaman

Gambar 3.22 System Flow Peminjaman

74

Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang

di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala

Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang

akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan

menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum

mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah

pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang

selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.

75

.15 System Flow Pengembalian Arsip

System Flow Pengembalian Arsip


Phas

e

Mencetak Laporan

Pengembalian

Laporan Pengembalian

Selesai

Laporan Pengembalian

Cetak?

Proses Konfirmasi

Pengembalian

Tidak

Melakukan Konfirmasi

Pengembalian

Peminja

man

Mencetak Laporan

Ya

Mulai

Display Pengembalia

n

Gambar 3.23 System Flow Pengembalian

76

Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip

yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala

Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima

pengembalian arsip dari peminjam, kemudian melakukan konfirmasi

pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian

Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala

Kantor.

77

B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip

System Flow Jadwal Retensi Arsip


Phas

e

Mulai

Penghapusan Arsip Kadaluarsa Secara Otomatis

Mencetak Laporan Arsip

Kadaluarsa

Laporan Arsip Kadaluarsa

Laporan Arsip Kadaluarsa

Selesai

Mencari Arsip Surat Inaktif

Melakukan Pengjapusan Arsip

Kadaluarsa

Mencari arsip surat

Inaktif

Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa

Retensi

Display Jadwal

Retensi Arsip

Gambar 3.24 System Flow Jadwal Retensi Arsip

78

Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip

yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor.

Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan

sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan

penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian

Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala

Kantor.

3.3.2 Data Flow Diagram

Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah

selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD)

yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem

secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang

baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk

menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan

DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer

untuk mengerti sistem yang dikembangkan.

a. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD

yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data

secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini

dapat dilihat pada Gambar 3.25

79

Data Jabatan

Data Surat MasukData Jenis Surat

Data Surat AktifData Surat Inaktif

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Laporan Retensi Arsip

Laporan Peminjaman

dan Pengembalian Arsip

Data Pelaksana

Data Disposisi

Data Peminjaman

Data Disposisi

Data Surat Keluar

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Data Disposisi

Data Kepla Seksi

Data Peminjaman

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Laporan DisposisiLaporan Surat Inaktif

Data Retensi

Data Retensi

Peminjaman

Data Inaktif

Data Inaktif

1

Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat

Masuk dan Surat Keluar

Pelaksana

Sub Bagian Umum

Kepala Seksi

Kepala Kantor

Gambar 3.25 Context Diagram

b. Diagram Berjenjang.

Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan

kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang

diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub proses-

sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam

aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram

berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram

berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram

berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini

terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data

80

transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut

dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki

sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja,

mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat,

mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi

surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses

yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola

transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip

surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan

memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar,

mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan

pengembalian arsip, mengelola laporan pengembalian arsip, menegelola

laporan arsip surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip.

Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material

ini dapat dilihat pada Gambar 3.26.

81

0

Aplikasi Administrasi

Pengelolaan Surat

Masuk dan Keluar

1

Mengelola Data

Master

2

Mengelola Data

Transaksi

3

Mengelola Laporan

1.1

Mengelola Data

Jabatan

1.2

Mengelola Data

Unit Kerja

1.3

Mengola Data

Pegawai

1.4

Mengelola Data

Lokasi Surat

1.5

Mengelola Data

Media Surat

1.6

Mengelola Data

Jenis Surat

2.1

Mengelola

Transaksi Surat

Masuk dan

Keluar

2.3

Mengelola

Transaksi

peminjaman

Arsp

2.3.1

Meminjam

Surat

2.3.3

Pengembalian

Surat

2.4

Mengelola

Transaksi Surat

Inaktif

3.1

Mengelola

Laporan Surat

Masuk dan

Keluar

3.2

Mengelola

Laporan

Disposisi Surat

3.3

Mengelola

Laporan

Pengembalian

dan Peminjaman

Arsip

2.2

Mengelola

Transaksi

Disposisi Surat

2.5

Mengelola

Transaksi

Jadwal Retensi

Arsip

3.4

Mengelola

Laporan Surat

Inaktif

3.5

Mengelola

Laporan Jadwal

Retensi Arsip

1.7

Mengelola Data

Inaktif Surat

1.8

Mengelola Data

Retensi Surat

2.3.2

Perpanjangan

Pinjam Surat

1.9

Mengelola Data

Pengguna

Gambar 3.26 Digram Berjenjaang

82

c. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

Berdasarkan context diagram Gambar 3.25 maka dapat dirancang DFD Level 0

Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan keluar dapat dilihat pada

Gambar 3.27.

d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master

Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1

pada Gambar 3.28 terdapat delapan proses yaitu mengelola data jabatan,

mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi,

mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif

surat, dan mengelola data retensi sura.

e. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Transaksi


pada gambar 3.29 terdapat enam proses yaitu mengelola transaksi surat masuk

dan surat keluar, mengelola transaksi disposisi surat, mengelola transaksi

peminjaman arsip, mengelola transaksi surat inaktif, dan mengelola transaksi

jadwal retensi arsip.

83

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta U

nit

Ke

rja

Da

ta U

nit

Ke

rja

Ka

teg

ori

Su

rat

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta L

oka

si S

ura

t

Da

ta L

oka

si S

ura

tD

ata

Me

dia

Su

rat

Da

ta M

ed

ia S

ura

t

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta U

nit

Ke

rja

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta L

oka

si S

ura

t

Da

ta M

ed

ia S

ura

t

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta D

isp

osi

si S

ura

t

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Pe

min

jam

an

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Pe

min

jam

an

La

po

ran

Su

rat

Ma

suk

La

po

ran

Dis

po

sisi

La

po

ran

Su

rat

Ke

lua

r

La

po

ran

In

akt

if

La

po

ran

Re

ten

si

La

po

ran

Pe

min

jam

an

da

n P

en

ge

mb

ali

an

Da

ta J

en

is S

ura

tD

ata

Je

nis

Su

rat

Da

ta I

na

ktif

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta P

en

gg

un

aD

ata

Pe

ng

gu

na

Riw

aya

t In

akt

if

Riw

aya

t R

ete

nsi

up

loa

d

Da

ta S

ura

tD

ata

Su

rat

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Su

b B

ag

ian

Um

um

Pe

laks

an

a

Ke

pa

la S

eks

i

Ke

pa

la K

an

tor

1.1

Me

ng

elo

la D

ata

Ma

ste

r

1Ja

ba

tan

2U

nit

Ke

rja

3P

eg

aw

ai

4L

oka

si

5M

ed

ia

1.2

Me

ng

elo

la D

ata

Tra

nsa

ksi

8S

ura

t M

asu

k

9S

ura

t K

elu

ar

10

Dis

po

sisi

13

Pe

min

jam

an

1.3

Me

ng

elo

la L

ap

ora

n

6Je

nis

Su

rat

7P

en

ga

tura

n I

na

ktif

14

Pe

ng

atu

ran

Re

ten

si

15

Da

ta P

en

gg

un

a

16

up

loa

d

12

Riw

aya

t In

akt

if

17

Riw

aya

t R

ete

nsi

11

Da

ta S

ura

t

Gambar 3.27 DFD Level 0

84

Data Pegawai

Data Jabatan

Data Jabatan

Data Unit Kerja

Data Unit Kerja

Data Inaktif

Data Lokasi Surat

Data Lokasi Surat

Data Media Surat

Data Media Surat

Data Jenis Surat

Data Jenis Surat

Data Pegawai

Data Inaktif

Data Retensi

Data Retensi

Data PenggunaData Pengguna

Data Surat Data Surat

Sub Bagian Umum

1 Jabatan

2 Unit Kerja

3 Pegawai

4 Lokasi Surat

5 Media Surat

1.1.3

Mengelola Data

Pegawai

1.1.1

Mengelola Data

Jabatan

1.1.2

Mengelola Data Unit

Kerja

1.1.8

Pengaturan Inaktif Arsip

1.1.4

Lokasi Surat

1.1.5

Media Surat

1.1.6

Jenis Surat

6 Jenis Surat

7 Pengaturan Inaktif

14 Pengaturan Retensi1.1.7

Pengaturan Retensi

Arsip

15 Data Pengguna

1.1.9

Pengguna

11 Surat

1.1.10

Data Surat

Gambar 3.28 DFD Level 1 Mengelola Data Master

85

Da

ta J

ab

ata

n

Da

ta U

nit

Ke

rja

Da

ta P

eg

aw

ai

Da

ta L

oka

si S

ura

t

Da

ta M

ed

ia S

ura

t

Da

ta J

en

is S

ura

t

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta D

isp

osi

si

Da

ta D

isp

osi

siD

ata

Pe

min

jam

an

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta P

em

inja

ma

n

Da

ta I

na

ktif

Da

ta J

ad

wa

l R

ete

nsi

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta P

en

gg

un

a

Da

ta U

plo

ad

Da

ta S

ura

t

Da

ta I

na

ktif

Da

ta I

na

ktif

Da

ta R

ete

nsi

Da

ta S

ura

t M

asu

k

Da

ta S

ura

t K

elu

ar

Su

b B

ag

ian

Um

um

Ke

pa

la S

eks

i

Pe

laks

an

a

1Ja

ba

tan

2U

nit

Ke

rja

3P

eg

aw

ai

4L

oka

si S

ura

t

5M

ed

ia S

ura

t8

Su

rat

Ma

suk

10

Dis

po

sisi

9S

ura

t K

elu

ar

13

Pe

min

jam

an

6Je

nis

Su

rat

1.2

.1

Me

ng

elo

la T

ran

saks

i p

en

ga

rsip

an

Su

rat

Ma

suk

da

n S

ura

t K

elu

ar

1.2

.2

Me

ng

elo

la T

ran

saks

i D

isp

osi

si

1.2

.3

Me

ng

elo

la T

ran

saks

i

Pe

min

jam

an

1.2

.4

Pro

ses

Tra

nsa

ksi

Ina

ktif

1.2

.5

Me

ng

elo

la J

ad

wa

l

Re

ten

si A

rsip

7P

en

ga

tura

n I

na

ktif

14

Pe

ng

atu

ran

Re

ten

si

15

Da

ta P

en

gg

un

a

12

Riw

aya

t In

akt

if

17

Riw

aya

t R

ete

nsi

16

up

loa

d

11

Da

ta S

ura

t

Gambar 3.29 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi

86

f. DFD Level 1 Proses Mengelola Laporan


pada gambar 3.30 terdapat enam proses yaitu mengelola laporan surat masuk,

mengelola laporan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola

laporan peminjaman dan pengembalian surat, mengelola laporan penggandaan

surat, mengelola laporan surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi

arsip.

Data Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

Laporan Disposis

Data Disposisi

Data Surat KeluarLaporan Surat Keluar


Laporan Retensi Arsip

Data Peminjaman Arsip

Laporan Peminjaman

dan Pengembalian

Data Inaktif

Data Retensi

Kepala Kantor

8 Surat Masuk

10 Disposisi

9 Surat Keluar

13 Peminjaman

1.3.1

Mengelola Laporan

Surat Masuk

1.3.2

Mengelola Laporan

Disposisi

1.3.3

Mengelola Laporan

Surat Keluar

1.3.4

Mengelola Laporan

Inaktif

1.3.5

Mengelola Laporan

Retensi

1.3.6

Mengelola Laporan

Peminjaman

12 Riwayat Inaktif

17 Riwayat Retensi

Gambar 3.30DFD Level 1 Mengelola Laporan

87

g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip

DFD Level 2 pada gambar 3.31 terdapat tiga proses yaitu peminjaman surat,

konfirmasi peminjaman, dan pengembalian.

Gambar 3.31 DFD Level 2 Peminjaman Arsip

3.3.3 Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk

Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.32 dan Physical Data Model

(PDM) pada Gambar 3.33.

Data Peminjaman

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Data Peminjaman

Data Peminjaman

Data Knfirmasi

Data Peminjaman

Data PeminjamanData Pengembalian

Data Pengembalian

Data Pengembalian

Data Pengembalian Sub Bagian

Umum

Pelaksana

Kepala Seksi

8 Surat Masuk

9 Surat Keluar

14 Peminjaman

1.2.3.1

Proses Meminjam

Surat

1.2.3.2

Proses Konfirmasi

Pinjaman

1.2.3.3

Proses

Pengembalian Surat

88

a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh belas entity, yaitu entity

Jabatan, entity unit kerja, entity pegawai, entity jenis surat, entity lokasi,

entity media, entity jadwal inaktif, entity jadwal retensi, entity pengguna,

entity surat, entity arsip masuk, entity arsip keluar, entity peminjaman, entity

penggandaan, entity disposisi, entity riwayat inaktif, entity riwayat retensi,

dan entity upload. CDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat

masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.32.

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) menghasilkan tujuh belas tabel, yaitu tabel

Jabatan, tabel unit kerja, tabel pegawai, tabel jenis surat, tabel lokasi,

tabel media, tabel jadwal inaktif, tabel jadwal retensi, tabel pengguna, tabel

surat, tabel arsip masuk, tabel arsip keluar, tabel peminjaman, tabel

disposisi, tabel riwayat inaktif, tabel riwayat retensi, dan tabel upload. PDM

untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat

dilihat pada gambar 3.33.

89

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Me

mp

un

yai

Un

it K

erj

a

# o

id_

un

it

na

ma

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Jen

is S

ura

t

# o

id_

jen

is

na

ma

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Pe

ga

wa

i

# o o o

nip

na

ma

tan

gg

al_

lah

ir

ala

ma

t

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Da

te

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Lo

kasi

# o

id_

loka

si

na

ma

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Me

dia

# o

id_

me

dia

na

ma

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Up

loa

d

# o

id_

up

loa

d

pa

th

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Su

rat

# o o o o o o o o

id_

sura

t

jud

ul_

kop

no

mo

r

tan

gg

al

pe

rih

al

da

ri

kep

ad

a

asa

l in

sta

nsi

tan

gg

al_

ma

suk

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

50

)

Da

te

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Da

te

Pe

ng

gu

na

# o o

id_

pe

ng

gu

na

em

ail

pa

ssw

ord

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

50

)

Ina

ktif

# o

id_

ina

ktif

ma

sa_

akt

if

Inte

ge

r

Inte

ge

r

pe

ng

atu

ran

re

ten

si a

rsip

# o

id_

jad

wa

l

ma

sa_

rete

nsi

Inte

ge

r

Inte

ge

r

Jab

ata

n

# o o

id_

jab

ata

n

na

ma

sta

tus_

dis

po

sisi

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

10

0)

Inte

ge

r

Ars

ip M

asu

k

# o o

id tan

gg

al

kete

ran

ga

n

Inte

ge

r

Da

te

Te

xt

Ars

ip K

elu

ar

# o o

id tan

gg

al

kete

ran

ga

n

Inte

ge

r

Da

te

Te

xt

Dis

po

sisi

# o o

id kep

ad

a

tan

gg

al

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Da

te

Pe

min

jam

an

# o o o o o

id kep

erl

ua

n

tan

gg

al_

pin

jam

lam

a_

pin

jam

tan

gg

al_

kem

ba

li

sta

tus_

pin

jam

Inte

ge

r

Va

ria

ble

ch

ara

cte

rs (

25

5)

Da

te

Inte

ge

r

Da

te

Inte

ge

r

Riw

aya

t In

akt

if

# o o o

id tan

gg

al_

ina

ktif

tan

gg

al_

akt

if_

kem

ba

li

sta

tus

Inte

ge

r

Da

te

Da

te

Inte

ge

r

Riw

aya

t R

ete

nsi

# o o

id tan

gg

al_

rete

nsi

sta

tus

Inte

ge

r

Da

te

Inte

ge

r

Gambar 2.32 CDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan

Surat Keluar

90

Gambar 3.33 PDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan

Surat Keluar

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AI

FK

_M

EM

PU

NY

AIU

nit

Ke

rja

id_

un

it

na

ma

int

varc

ha

r(1

00

)



Jen

is S

ura

t

id_

jen

is

na

ma

int

varc

ha

r(1

00

)



Pe

ga

wa

i

nip

id_

un

it

id_

jab

ata

n

na

ma

tan

gg

al_

lah

ir

ala

ma

t

varc

ha

r(1

0)

int

int

varc

ha

r(1

00

)

da

te

varc

ha

r(2

55

)



<fk

1>

<fk

2>

Lo

kasi

id_

loka

si

na

ma

int

varc

ha

r(2

55

)



Me

dia

id_

me

dia

na

ma

int

varc

ha

r(2

55

)



Up

loa

d

id_

up

loa

d

id_

sura

t

pa

th

int

int

varc

ha

r(2

55

)



<fk

>

Su

rat

id_

sura

t

id_

loka

si

id_

jen

is

id_

me

dia

jud

ul_

kop

no

mo

r

tan

gg

al

pe

rih

al

da

ri

kep

ad

a

asa

l in

sta

nsi

tan

gg

al_

ma

suk

int

int

int

int

varc

ha

r(2

55

)

varc

ha

r(5

0)

da

te

varc

ha

r(2

55

)

varc

ha

r(1

00

)

varc

ha

r(1

00

)

varc

ha

r(1

00

)

da

te



<fk

1>

<fk

2>

<fk

3>

Pe

ng

gu

na

id_

pe

ng

gu

na

nik

em

ail

pa

ssw

ord

int

varc

ha

r(1

0)

varc

ha

r(1

00

)

varc

ha

r(5

0)



<fk

>

Ina

ktif

id_

ina

ktif

id_

jen

is

ma

sa_

akt

if

int

int

int



<fk

>

pe

ng

atu

ran

re

ten

si a

rsip

id_

jad

wa

l

id_

jen

is

ma

sa_

rete

nsi

int

int

int



<fk

>

Jab

ata

n

id_

jab

ata

n

na

ma

id_

kep

ala

sta

tus_

dis

po

sisi

int

varc

ha

r(1

00

)

int

int



<fk

>

Ars

ip M

asu

k

id nik

id_

sura

t

tan

gg

al

kete

ran

ga

n

int

varc

ha

r(1

0)

int

da

te

text



<fk

1>

<fk

2>

Ars

ip K

elu

ar

id nik

id_

sura

t

tan

gg

al

kete

ran

ga

n

int

varc

ha

r(1

0)

int

da

te

text



<fk

1>

<fk

2>

Dis

po

sisi

id nik

id_

sura

t

kep

ad

a

tan

gg

al

int

varc

ha

r(1

0)

int

varc

ha

r(2

55

)

da

te



<fk

1>

<fk

2>

Pe

min

jam

an

id nip

id_

sura

t

kep

erl

ua

n

tan

gg

al_

pin

jam

lam

a_

pin

jam

tan

gg

al_

kem

ba

li

sta

tus_

pin

jam

int

varc

ha

r(1

0)

int

varc

ha

r(2

55

)

da

te

int

da

te

int



<fk

1>

<fk

2>

Riw

aya

t In

akt

if

id id_

sura

t

id_

ina

ktif

tan

gg

al_

ina

ktif

tan

gg

al_

akt

if_

kem

ba

li

sta

tus

int

int

int

da

te

da

te

int



<fk

1>

<fk

2>

Riw

aya

t R

ete

nsi

id id_

sura

t

id_

jad

wa

l

tan

gg

al_

rete

nsi

sta

tus

int

int

int

da

te

int



<fk

1>

<fk

2>

91

3.3.4 Struktur Database

Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi administrasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar, database yang akan dipakai yaitu

database MySQL. Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi

ini sebagai berikut :

1. Tabel Pengguna

Primary Key (PK) : id

Foreign Key (FK) : -

Fungsi : untuk menambahkan data pengguna

Tabel 3.2 Pengguna

No. Name Type Size Keterangan

1. Id Int - Primary Key

2. Username Varchar 255 -

3. Password Varchar 255 -

4 NIP Varchar 10 -

2. Tabel Jabatan



Fungsi : untuk menambahkan data jabatan

Tabel 3.3 Jabatan



2. Nama Varchar 100 -

3 Id Kepala Int - Foreign Key

92


4 Status Disposisi Int -

3. Tabel Uploads


Foreign Key (FK) : Surat

Fungsi : untuk menambahkan data Uploads

Tabel 3.4 Uploads



2. Surat Int - Foreign Key

3. Path Varchar 255 -

4. Tabel Pegawai

Primary Key (PK) : NIP

Foreign Key (FK) : Jabatan, unit kerja

Fungsi : untuk menambahkan data Pegawai

Tabel 3.5 Pegawai


1. NIP Int - Primary Key


3. Unit kerja Int - Foreign Key

4 Jabatan Int - Foreign Key

5 Tanggal lahir Date

6 Jenis kelamin Char 1

7 Alamat Varchar 255

93


8 Tanggal

pengangkatan Date

5. Tabel Arsip Masuk

Primary Key (PK) : Id

Foreign Key (FK) : Surat, Pegawai

Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Masuk

Tabel 3.6 Arsip Masuk




3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key

4 Tanggal Datetime - -

5 Keterangan Text - -

6. Tabel Arsip Keluar



Fungsi : untuk menambahkan data Arsip Keluar

Tabel 3.7 Arsip Keluar






5 Keterangan Text -

94

7. Tabel Disposisi



Fungsi : untuk menyimpan data Disposis

Tabel 3.8 Disposisi





4 Kepada Varchar 255 -


8. Tabel Peminjaman



Fungsi : untuk menyimpan data Peminjaman

Tabel 3.9 Peminjaman





4 Keperluan Varchar 255 -

5 Tanggal pinjam Datetime - -

6 Lama Pinjam Smallint - -

7 Tanggal Kembali Datetime - -

95

9. Tabel Surat


Foreign Key (FK) : Jenis

Fungsi : untuk menambahkan data Surat

Tabel 3.10 Surat



2. Judul Kop Varchar 100 -

3. Nomor Varchar 50 -

4 Tanggal Date - -

5 Perihal Varchar 255 -

6 Dari Varchar 100 -

7 Kepada Varchar 100 -

8 Jenis Int - Foreign Key

9 Tanggal Masuk Date - -

10 Lokasi Int - Foreign Key

11 Asal instansi Varchar 100

10. Tabel Riwayat Retensi


Foreign Key (FK) : Surat, Jadwal Retensi

Fungsi : untuk menyimpan data Riwayat Retensi

Tabel 3.11 Riwayat Retensi




3. Jadwal Retensi Int - Foreign Key

96


4 Tanggal Retensi Date - -

11. Tabel Jenis Surat



Fungsi : untuk menambah data Jenis Surat

Tabel 3.12 Jenis Surat




12. Tabel Jadwal Inaktif Arsip



Fungsi : untuk menambah jadwal inaktif arsip

Tabel 3.13 Jadwal Inaktif Arsip



2. Jenis Surat Int - Foreign Key

3 Masa Inaktif Int - -

13. Tabel Riwayat Inaktif


Foreign Key (FK) : Surat, Aturan Inaktif

Fungsi : untuk menyimpan data Riwayat Inaktif

97

Tabel 3.14 Riwayat Inaktif




3. Aturan Inaktif Int - Foreign Key

4 Tanggal Inaktif Datetime - -

5 Tanggal Aktif

Kembali Datetime - -

14. Tabel Jadwal Retensi Arsip


Foreign Key (FK) : Jenis Surat

Fungsi : untuk menambah data Jadwal Retensi Arsip

Tabel 3.15 Jadwal Retensi Arsip



2. Jenis Surat Int - Foreign Key

3 Lama Retensi Int - -

15. Tabel Unit Kerja


Foreign Key (FK) : Nama

Fungsi : untuk menambah data Unit Kerja

Tabel 3.16 Unit Kerja




98

16. Tabel Lokasi



Fungsi : untuk menambah data Lokasi

Tabel 3.17 Lokasi




17. Tabel Media



Fungsi : untuk menambah data Media

Tabel 3.18 Media



2 Nama Varchar 255 -

3.3.5 Desain Interface

a. Desain Form Login

Desain Form Login digunakan agar pengguna dapat masuk ke form

selanjutnya. Pengguna melakukan login berdasarkan username dan

password yang telah diberikan oleh admin, maka pengguna dapat masuk ke

form selanjutnya. Berikut desain form login dapat dilihat pada gambar 3.34.

99

Gambar 3.34 Desain Form Login

Fungsi-fungsi objek dalam Desain form Login adalah sebagai berikurt :

Tabel 3.19 Fungsi Objek Desain form login

Nama Objek Type Fungsi

Username Textbox Digunakan untuk mengisi username

pengguna.

Password Textbox Digunakan untuk mengisi password

pengguna.

Batal Button Digunakan untuk membersikan

username dan password pada textbox.

Masuk Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk

ke dalam aplikasi.

b. Desain Form Utama (Home)

Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna melakukan

proses login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari aplikasi

ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.35.

100

Aplikasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat

Master

Home

Disposisi Arsip

Jadwal Retensi Arsip

Manage User

Laporan

User

Gambar 3.35 Desain Form Utama

Fungsi-fungsi objek dalam desain form utama sebagai berikut :

Tabel 3.20 Fungsi Objek Desain form menu utama


Home MenuStip Digunakan untuk memanggil form

halaman utama.

Master MenuStip Digunakan untuk memanggil form

halaman master.

Surat MenuStip Digunakan untuk memasukan seluruh

surat ke dalam form surat.

Disposisi Arsip MenuStip

Digunakan untuk mendisposisikan arsip

surat kepada unit kerja dan pegawai

yang bersangkutan.

Jadwal Retensi

Arsip MenuStrip

Digunakan untuk melakukan retensi

arsip.

Manage User MenuStrip

Digunakan untuk menambahkan,

memperbarui, atau menghapus pengguna

pada aplikasi.

Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan.

Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan

kepada pengguna.

101

c. Desain Form Master

Pada aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar

terdapat enam form master. Form master hanya dapat diakeses oleh admin,

form ini digunakan admin untuk melakukan insert, update dan delete data

master yang terdapat dalam database. Berikut desain form master dapat

dilihat pada gambar 3.36.

Gambar 3.36 Desain Form Master

1. Desain Form Master Jabatan

Pada gambar 3.37 merupakan form master jabatan. Form ini berfungsi

untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau menghapus data

jabatan yang terdapat pada database jabatan.


Surat

Master

Home

Disposisi Arsip


Hak Akses Pengguna

Laporan

Master Pegawai

Master Unit Kerja

Master Jabatan

Master Jenis Surat

Master Lokasi

Master Media

Master Jadwal Inaktif

Master Jadwal Retensi

User

102

Form Master Jabatan

JabatanId JabatanNo Kepala Disposisi aksiEnter Text

CariId Jabatan

Jabatan

Simpan

Kepala

Disposisi

Gambar 3.38 Desain Form Master Jabatan

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jabatan sebagai berikut :

Tabel 3.21 Fungsi Objek Desain form master jabatan


Id jabatan Textbox Digunakan untuk menampilkan id

Jabtan.

Jabatan Textbox Digunakan untuk mengisi data jabatan.

Kepala Combobox Digunakan untuk memilih kepala pada

jabatan yang dipilih

Dispoisis Combobox Digunakan untuk memberi akses

disposisi surat

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data

jabatan ke dalam database.

Cari Textbox

Digunakan untuk mencari salah satu data

item jabatan yang terdapat pada

database jabatan.

Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu

data jabatan.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu

data jabatan.

103

2. Desain Form Master Unit Kerja

Pada gambar 3.38 merupakan form master unit kerja. Form ini berfungsi


jabatan yang terdapat pada database unit kerja.

Gambar 3.38 Desain Form Master Unit Kerja

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit kerja sebagai berikut :

Tabel 3.22 Fungsi Objek Desain form master unit kerja


Id unit kerja Textbox Digunakan untuk menampilkan id unit

kerja.

Unit Kerja Textbox Digunakan untuk mengisi data unit

kerja.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data unit

kerja ke dalam database.

Cari Textbox


item unit kerja yang terdapat pada

database unit kerja.

Update Icon Digunkan untuk memperbarui salah satu

data unit kerja.


Form Master Unit Kerja

Unit KejaId JunitKerjaNoEnter Text

CariId unit Kerja

Unit Kerja

Simpan

104


data unit kerja.

3. Desain Form Master Pegawai

Pada gambar 3.39 merupakan form master pegawai. Form ini berfungsi


jabatan yang terdapat pada database pegawai.

Gambar 3.39 Desain Form Master Pegawai

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master unit pegawai sebagai berikut :

Tabel 3.23 Fungsi Objek Desain form master pegawai


NIP Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor

induk pegawai.

Nama Textbox Digunakan untuk mengisi nama

pegawai.

Tanggal lahir Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal

lahir pegawai.

Tgl Textbox Digunakan untuk mengisi data tanggal

Form Master Pegawai

Jns KelNamaNIP Jabatan Unit Kerja AlamatEnter Text

Cari

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

L/P

Enter Text

NIP

Nama

Simpan

Tanggal Lahir

Unit Kerja

Jabatan

Tgl Pengaangkatan

Jenis Kelamin

Alamat

105


Pengangkatan pengangkatan pegawai.

Jenis Kelamin Combobox Digunkan untuk memilih jenis kelamin

pegawai

Unit kerja Combobox Digunakan untuk memilih unit kerja

pegawai.

Jabatan Combobox Digunkan untuk memilih jabatan

pegawai.

Alamat Textarea Digunkan untuk mengisi alamat pegawai


pegawai ke dalam database pegawai.

Cari Textbox


item karywan yang terdapat pada

database pegawai.

update Icon Digunakan untuk memperbarui data

pegawai.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus data

pegawai.

106

4. Desain Form Jenis Surat

Pada gambar 3.40 merupakan form master jenis surat. Form ini berfungsi


jenis surat yang terdapat pada database jenis surat.

Gambar 3.40 Desain Form Master Jenis Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master jenis surat sebagai berikut :

Tabel 3.24 Fungsi Objek Desain form master jenis surat


Id jenis surat Textbox Digunakan menampilkan id jenis surat.

Jenis surat Textbox Digunakan untuk mengisi nama jenis

surat.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jenis

surat ke dalam database jenis surat.

Cari Textbox


item jenis surat yang terdapat pada

database jenis surat.


jenis surat.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus data surat.

Form Master Jenis Surat

Jenis SuratId Jenis SuratNoEnter Text

CariId Jenis Surat

Jenis Surat

Simpan

107

5. Desain Form Lokasi

Pada gambar 3.41 merupakan form master lokasi. Form ini berfungsi


lokasi yang terdapat pada database lokasi.

Gambar 3.41 Desain Form Master Lokasi

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master lokasi sebagai berikut :

Tabel 3.25 Fungsi Objek Desain form master lokasi


Id lokasi Textbox Digunakan menampilkan id lokasi.

Lokasi Textbox Digunakan untuk mengisi nama lokasi.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data lokasi

ke dalam database lokasi.

Cari Textbox


item lokasi yang terdapat pada database

lokasi.


lokasi.


lokasi.

Form Master Lokasi

LokasiId LokasiNoEnter Text

CariId Lokasi

Lokasi

Simpan

108

6. Desain Form Media

Pada gambar 3.42 merupakan form master media. Form ini berfungsi


media yang terdapat pada database media.

Gambar 3.42 Desain Form Master Media

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master media sebagai berikut :

Tabel 3.26 Fungsi Objek Desain form master media


Id media Textbox Digunakan menampilkan id media.

media Textbox Digunakan untuk mengisi nama media.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data media

ke dalam database media.

Cari Textbox


item media yang terdapat pada database

media.


media.


media.

Form Master Media

MediaId MediaNoEnter Text

CariId Media

Media

Simpan

109

7. Desain Form Jadwal Inaktif Arsip

Pada gambar 3.43 merupakan form jadwal inaktif arsip. Form ini berfungsi


jadwal inaktif arsip yang terdapat pada database jadwal inaktif arsip.

Gambar 3.43 Desain Form Jadwal Inaktif Arsip

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip

sebagai berikut :

Tabel 3.27 Fungsi Objek Desain form inaktif arsip


Id Inaktif arsip Textbox Digunakan menampilkan id inaktif arsip.

Jenis surat Combobox Digunakan untuk memilih jenis surat.

Lama inaktif Textbox Digunakan untuk mengisi lama inaktif

arsip (tahun).

Cari Textbox



media.


jadwal inaktif arsip.



Form Master Jadwal Inaktif Arsip

Lama RetensiJenis SuratNoEnter Text

CariId Inaktif Arsip

Jenis Surat

Simpan

Lama Inaktif

110




8. Desain Form Jadwal Retensi Arsip

Pada gambar 3.44 merupakan form jadwal retensi arsip. Form ini berfungsi


jadwal retensi arsip yang terdapat pada database jadwal retensi arsip.

Gambar 3.44 Desain Form Jadwal Retensi Arsip

Fungsi-fungsi objek dalam desain form master pengaturan retensi arsip

sebagai berikut :

Tabel 3.28 Fungsi Objek Desain form retensi arsip


Id retensi arsip Textbox Digunakan menampilkan id retensi arsip.


Lama retensi Textbox Digunakan untuk mengisi lama retensi

arsip (tahun).

Cari Textbox



media.


Form Master Jadwal Retensi Arsip

Lama RetensiJenis SuratNoEnter Text

CariId Retensi Arsip

Jenis Surat

Simpan

Lama Retensi

111


pengaturan retensi arsip.


pengaturan retensi arsip.


pengturan retensi arsip.

d. Desain Form Pengaturan Pengguna

Pada gambar 3.45 merupakan form penggaturan pengguna. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, memperbarui, atau

menghapus data pengguna yang terdapat pada database pengguna.

Gambar 3.45 Desain Form Pengaturan Pengguna

Fungsi-fungsi objek dalam desain form penggaturan pengguna sebagai berikut

:

Tabel 3.29 Fungsi Objek Desain form pengaturan pengguna


Id Textbox Digunakan menampilkan id pengguna.

Email Textbox Digunakan untuk mengisi alamat email

pengguna.

Form Pengaturan Pengguna

EmailIdNo Password NIPEnter Text

Cari

Enter Text

Id

Email

Simpan

Password

NIP

Hak Akses

112


Password Textbox Digunakan untuk mengisi password

pengguna.

Cari Textbox



media.

NIP Combobox Digunakan untuk memilih NIP pegawai

dari tabel pegawai.

Previlage Combobox Digunakan admin untuk memberi hak

akses kepada pengguna.


pengguna ke dalam database pengguna.

Update Icon Digunakan untuk memperbarui data

pengguna.


pengguna.

e. Desain Form Arsip

Pada gambar 3.46 merupakan desain form arsip. Form ini berfungsi untuk

admin apabila ingin menginputkan arsip ke dalam aplikasi dan melakukan

peminjaman serta pengembalian arsip.

Gambar 3.46 Desain Form Arsip


Arsip

Master

Home

Disposisi Arsip


Manage User

Laporan

Peminjaman

Surat Keluar

Surat Masuk

Penggembalian

Lihat Data Surat Masuk

Surat Masuk

Lihat Data Surat Keluar

Surat Keluar

History Peminjaman


Peminjaman Arsip

User

113

1. Desain Form Surat Masuk

Pada gambar 3.47 merupakan desain form surat masuk. Form ini berfungsi

untuk admin apabila ingin menginputkan surat masuk ke dalam aplikasi.

Gambar 3.47 Desain Form Surat Masuk

Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut :

Tabel 3.30 Fungsi Objek Desain form surat masuk


Id surat Textbox Digunakan menampilkan id surat.

Judul kop surat Textbox Digunakan untuk mengisi judul kop

surat masuk.

Nomor surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat.

Tanggal surat Textbox Digunakan untuk mengisi tanggal yang

tertera pada surat.

Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang

tertera pada surat.

Pengirim Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim

surat.

Form Surat Masuk

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter TextId Surat

Judul Kop Surat

Plih File

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Tanggal Masuk Surat

Unggah Surat

Jenis Surat

Masa Retensi

Lokasi Penyimpanan

Keterangan

SimpanLihat Data >>

Tahun

Masa Inaktif

Tahun

114


Asal instansi Textbox Digunakan untuk mengisi asal instansi

surat.

Balasan Textbox Digunakan untuk menampilkan nomor

surat yang akan dibalas.

Tanggal masuk

surat Textbox

Digunakan untuk mengisi tanggal masuk

surat.

Upload Button Digunakan untuk mengunggah file surat

masuk.


Masa inaktif Textbox Menampilkan masa inaktif surat.

Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi arsip.

Lokasi

penyimpanan Combobox

Digunakan untuk memilih loksi

penyimpanan arsip surat masuk.

keterangan Tetxtarea Digunakan untuk mengisi keterangan

surat masuk.

Lihat data Hyperlink

Digunakan untuk menampilkan data

arsip surat masuk yang ada di database

surat masuk.

Simpan Button

Digunakan untuk menyimpan data arsip

surat masuk ke dalam database surat

masuk.

2. Desain Form Lihat Surat Masuk

Pada gambar 3.48 merupakan desain form lihat surat masuk. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin melihat surat masuk di dalam

database surat masuk.

115

Gambar 3.48 Desain Form Lihat Surat Masuk

Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat masuk sebagai berikut :

Tabel 3.31 Fungsi Objek Desain form lihat surat masuk


Kembali ke isi

data Hyperlink

Digunakan kembali ke form surat masuk

untuk mengisi data kembali.

Cari Textbox


item surat masuk yang terdapat pada


View Icon Digunakan untuk melihat detil arsip.

update Icon

Digunakan untuk memperbarui salah

satu data surat masuk akan berpindah ke

form ubah surat masuk.


data surat masuk .

3. Desain Form detil Surat Masuk

Pada gambar 3.49 merupakan desain form detil surat masuk. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin melihat detil surat masuk di dalam


Lihat Arsip Masuk

Tgl Surat MasukId Surat MasukNo Tanggal Surat Perihal Asal Instansi Satus Disposisi Option

Cari

Kembali ke Isi Data >>

ST-1123/KW/15

116

Gambar 3.49 Desain Form Detil Surat Masuk

Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat masuk sebagai berikut :

Tabel 3.32 Fungsi Objek Desain form detil surat masuk


Lihat arsip Button

Digunakan untuk melihat arsip surat

yang telah diunggah berupa file .Pdf,

.Doc, Png, .Jpeg.

4. Desain Form Ubah Surat Masuk

Pada gambar 3.50 merupakan desain form ubah surat masuk. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin merubah surat masuk di dalam


Form Detil Surat Masuk

Id Surat

Judul Kop Surat

Lihat Arsip

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Tanggal Masuk Surat

Jenis Surat

Masa Retensi

Lokasi Penyimpanan

Keterangan

Tahun

Masa Inaktif

Tahun

117

Gambar 3.50 Desain Form Ubah Surat Masuk

Fungsi-fungsi objek dalam desain form ubah surat masuk sebagai berikut :

Tabel 3.33 Fungsi Objek Desain form ubah surat masuk


Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data surat

masuk yang telah diubah.

Pilih file Button Digunakan untuk mengunggah file

dalam bentuk .Pdf.

Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.

Form Surat Masuk

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter TextId Surat

Judul Kop Surat

Plih File

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Tanggal Masuk Surat

Unggah Surat

Jenis Surat

Masa Retensi

Lokasi Penyimpanan

Keterangan

Simpan

Tahun

Masa Inaktif

Tahun

118

5. Desain Form Usulan Surat Keluar

Pada gambar 3.51 merupakan desain form pengajuan surat keluar. Form

ini berfungsi untuk pengguana apabila ingin mengajukan usulan surat

keluar.

Gambar 3.51 Desain Form Usulan Surat Keluar

Fungsi-fungsi objek dalam desain form usulan surat keluar sebagai berikut :

Tabel 3.34 Fungsi Objek Desain form usulan surat keluar




surat masuk.



tertera pada surat.


tertera pada surat.

Kepada Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim

Form Usulan Surat Keluar

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Id Surat

Judul Kop Surat

Plih File

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Unggah Surat

Jenis Surat

Keterangan

Simpan

Status surat

Masa Retensi

Kirim Via

Masa Inaktif

119


surat.


surat.

Status surat Textbox Digunakan untuk mengisi status surat.

Upload Button Digunakan untuk mengunggah file

usulan surat keluar.


Masa inaktif Tetxtbox Menampilkan masa inaktif surat

Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi surat


surat masuk.



arsip surat keluar yang ada di database

surat keluar.

Simpan Button



keluar.

6. Desain Form Approval Surat Keluar

Pada gambar 3.52 merupakan desain form approval surat keluar. Form ini

berfungsi untuk pengguana apabila ingin menyetujui usulan surat keluar.

Gambar 3.52 Desain Form Approval Surat Keluar

Form Approval Ususlan Surat Keluar

KepadaId Surat No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action

Cari

12345

1234567

120

Tabel 3.35 Fungsi Objek Desain form approval surat keluar


No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat

keluar.

Cari Textbox


item usulan surat keluar yang terdapat

pada database surat keluar.

Setuju Icon Digunakan untuk menyetujui usulan

surat keluar.

Tidak setuju Icon Digunakan untuk menolak usulan surat

keluar

7. Desain Form Cetak Surat Keluar

Pada gambar 3.53 merupakan desain form cetak surat keluar. Form ini

berfungsi untuk pengguana apabila ingin mencetak usulan surat keluar

untuk dilegalisasi dengan tanda tanggan dan stamp.

Gambar 3.53 Desain Form Cetak Surat Keluar

Fungsi-fungsi objek dalam desain form cetak surat keluar sebagai berikut :

Form Cetak Ususlan Surat Keluar

KepadaId Surat No Tanggal Perihal Instansi Satus Surat Action

Cari

12345

1234567

121

Tabel 3.36 Fungsi Objek Desain form cetak surat keluar


No arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail surat

keluar.

Cari Textbox


item usulan surat keluar yang terdapat

pada database surat keluar.

Cetak Icon Digunakan untuk mencetak usulan surat

keluar.

8. Desain Form Surat Keluar

Pada gambar 3.54 merupakan desain form surat keluar. Form ini berfungsi

untuk mencatat surat keluar yang telah dilegalisasi dengan tanda tanggan

dan stamp.

Gambar 3.54 Desain Form Surat Keluar

Fungsi-fungsi objek dalam desain form surat keluar sebagai berikut :

Form Surat Keluar

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Id Surat

Judul Kop Surat

Plih File

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Unggah Surat

Jenis Surat

Keterangan

Simpan

Status surat

Masa Retensi

Kirim Via

Masa Inaktif

122

Tabel 3.37 Fungsi Objek Desain form surat keluar




surat masuk.



tertera pada surat.


tertera pada surat.

Kepada Textbox Digunakan untuk mengisi pengirim

surat.


surat.

Status surat Textbox Digunakan untuk mengisi status surat.

Kirim via Textbox Digunakan untuk mengisi kurir surat.

Upload Button Digunakan untuk mengunggah file

usulan surat keluar.


Masa inaktif Textbox Menampilkan masa inaktif arsip.

Masa retensi Textbox Menampilakan masa retensi arsip.


surat masuk.



arsip surat keluar yang ada di database

surat keluar.

Simpan Button



keluar.

123

9. Desain Form Detil Surat Keluar

Pada gambar 3.55 merupakan desain form detil surat keluar. Form ini

berfungsi untuk melihat detil surat keluar yang telah dilegalisasi dengan

tanda tanggan dan stamp.

Gambar 3.55 Desain Form detil Surat Keluar

Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat keluar sebagai berikut :

Tabel 3.38 Fungsi Objek Desain form detil surat keluar


Lihat surat Button Digunakan untuk melihat arsip surat

yang telah diunggah berupa file .Pdf.

Form Detil Surat Keluar

Id Surat

Judul Kop Surat

Lihat Surat

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Asal Instansi

Jenis Surat

Keterangan

Status surat

Masa Inaktif

Kirim Via

Masa Retensi

124

10. Desain Form Ubah Surat Keluar

Pada gambar 3.56 merupakan desain form ubah surat keluar. Form ini

berfungsi untuk melihat merubah data surat keluar yang telah dilegalisasi

dengan tanda tanggan dan stamp.

Gambar 3.56 Desain Form ubah Surat Keluar

Fungsi-fungsi objek dalam desain form detil surat keluar sebagai berikut :

Tabel 3.39 Fungsi Objek Desain form ubah surat keluar


Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data surat

keluar yang telah diubah.

Pilih file Button Digunakan untuk mengunggah file

dalam bentuk .Pdf.

Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.

Form Surat Keluar

Id Surat

Judul Kop Surat

Plih File

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Kepada

Balasan Dari surat

Asal Instansi

Browse

Unggah Surat

Jenis Surat

Keterangan

Simpan

Status surat

Masa Inaktif

Kirim Via

Masa Retensi

125

11. Desain Form Peminjaman Arsip Surat

Pada gambar 3.57 merupakan desain form peminjaman arsip surat. Form

ini digunakan oleh pegawai apabila ingin meminjam arsip surat yang

terdapat di dalam database surat.

Gambar 3.57 Desain Form Peminjaman Arsip Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form peminjaman arsip surat sebagai

berikut :

Tabel 3.40 Fungsi Objek Desain form peminjaman arsip surat


Checkbox Digunakan untuk memberi tanda untuk

memilih arsip surat yang dipinjam.

Tanggal

kembali

Date time

picker

Digunakan untuk mengisi tanggal

kembali arsip surat.

Keterangan Textarea Digunakan untuk mengisi alasan

peminjaman arsip.

Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu data

itep arsip surat yang akan dipinjam.

Peminjaman Arsip Surat

Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Pinjam

Cari

Enter Text

Pinjam

Tanggal Kembali Keterangan

126

12. Desain Form konfirmasi Peminjaman dan Detail Peminjaman

Pada gambar 3.58 merupakan desain form konfirmasi peminjaman arsip surat

dan detil peminjaman. Form ini digunakan oleh admin untuk mengkonfirmasi

peminjaman arsip yang dilakukan oleh pegawai.

Gambar 3.58 Desain Form Konfirmasi Peminjaman Arsip Surat dan Detil

Peminjaman

Fungsi-fungsi objek dalam desain form konfirmasi peminjaman arsip surat

dan detil peminjaman sebagai berikut :


KeteranganNamaNo Jumlah Pinjam Konfirmasi

Detail Peminjaman

Tanggal Kembali Id SuratNo Keteranagan Terima

Nama Peminjam

Jabatan

Unit Kerja

Konfirmasi

127

Tabel 3.41 Fungsi Objek Desain form konfirmasi peminjaman surat dan detil

peminjaman


Nama

Peminjam Textbox Menampilkan nama peminjam.

Jabatan Textbox Menampilkan nama jabatan.

Unit kerja Textbox Menampilkan unit kerja

Konfirmasi Detail Untuk menampilkan detil peminjaman.

Konfirmasi Button Untuk melakukan konfirmasi

peminjaman.

13. Desain Form History Peminjaman

Pada gambar 3.59 merupakan desain form history peminjaman arsip surat.

Form ini digunakan oleh admin untuk melihat history peminjaman arsip

surat.

Gambar 3.59 Desain Form Histroy Peminjaman Arsip Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form histrory peminjaman arsip surat

sebagai berikut:

History Peminjaman

No. SuratNama PegawaiNo Tgl Pinjam Tgl kembali Status

Cari

128

Tabel 3.42 Fungsi Objek Desain form histrory peminjaman surat


Cari Textbox Digunakan untuk mencari salah satu

item arsip surat yang akan dipinjam..

14. Desain Form Pengembalian Arsip Surat

Pada gambar 3.60 merupakan desain form pengembalian arsip surat. Form

ini digunakan oleh pegawai untuk melakukan pengembalian arsip surat.9

Gambar 3.60 Desain Form Pengembalian Arsip Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form pengembalian arsip surat sebagai

berikut:

Tabel 3.43 Fungsi Objek Desain Pengembalian Arsip Surat


Kembali Checkbox Digunkan untuk memberi tanda arsip

surat mana yang akan dikembalikan.


item arsip surat yang akan dipinjam..

Form Pengembalian Arsip

No ArsipNamaNo Tgl Pinjam Tgl Kembali Kembali

Cari

129

15. Desain Form History Pengembalian

Pada gambar 3.61 merupakan desain form history pengembalian arsip

surat. Form ini digunakan oleh admin untuk melihat history pengembalian

arsip surat.

Gambar 3.60 Desain Form Histroy Pengembalian Arsip Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form history pengembalian arsip surat

sebagai berikut:

Tabel 3.44 Fungsi Objek Desain form histrory pengembalian arsip surat



item arsip surat yang telah kembali.

f. Desain Form Disposisi Arsip Surat

Pada gambar 3.62 merupakan desain form disposisi. Form ini digunakan

untuk melakukan disposisi arsip dan melihat history disposisi arsip.

History Peminjaman

No. SuratNama PegawaiNo Tgl Pinjam Tgl kembali Status

Cari

130

Gambar 3.61 Desain Form Disposisi Arsip Surat

1. Desain Form Daftar Disposisi Arsip

Pada gambar 3.63 merupakan desain form daftar disposisi arsip. Form ini

digunakan untuk melihat daftar disposisi arsip.

Gambar 3.63 Desain Form Daftar Disposisi Arsip Surat

Fungsi-fungsi objek dalam desain form daftar disposisi arsip adalah

sebagai berikut:

Tabel 3.45 Fungsi Objek Desain form daftar disposisi arsip surat


Disposisisi Detail Digunakan untuk menuju ke form


Surat

Master

Home

Disposisi Arsip


Manage User

Laporan

History Disposisi

Disposisi Arsip

User

Daftar Disposisi Arsip

Tanggal SuratJenis SuratId Surat Lihat Arsip Disposisi

Tanggal SuratJenis SuratId Surat Lihat Arsip Disposisi

Cari

Cari

Arsip Surat Terdisposisi

Arsip Surat Belum Terdisposisi

131


disposisi arsip.


arsip yang akan di disposisi.

2. Desain Form Disposisi Arsip Surat Sub Bagian Umum

Pada gambar 3.64 merupakan desain form disposisi arsip surat sub bagian

umum. Form ini digunakan untuk melakukan disposisi arsip.

Gambar 3.64 Desain Form Disposisi Arsip Surat Sub Bagian Umum

Fungsi-fungsi objek dalam desain form disposisi arsip sub bagian umum

adalah sebagai berikut :

Tabel 3.46 Fungsi Objek Desain form disposisi arsip surat sub bagian umum


Nomor surat Textbox Digunakan menampilkan no surat yang

akan didisposisi.

Tanggal masuk

surat Textbox

Digunakan menampilkan tanggal masuk

surat.

Perihal textbox Digunakan menampilkan perihal surat.

Disposisi Surat

Nomor SuratTanggal Masuk Surat

Perihal

Tanggal Surat

Dari

Jenis Surat

Asal Instansi

Unit Kerja

Nota Disposisi

Disposisi

Keterangan

Didisposisi Kepada

132


Tanggal surat Textbox Digunakan menampilakan tanggal surat.

Dari Textbox Digunakan menampilkan pengirim surat.

Jenis surat Textbox Digunakan menampilkan jenis surat.

Asal instansi Textbox Digunakan menampilkan asal instansi.

Keterangan Textarea Digunakan menampilkan keterangan

surat.

Disposisi

kepada Combobox

Digunakan untuk memilih unit kerja

penerima disposisi surat.

Nota disposisi Textarea Digunakan untuk memberi nota

keterangan disposisi.

Disposisi Button Digunakan untuk melakukan disposisi.

3. Desain Form Disposisi Arsip Surat Unit Kerja

Pada gambar 3.65 merupakan desain form disposisi arsip surat unit kerja.

Form ini digunakan untuk melakukan disposisi arsip.

Gambar 3.65 Desain Form Disposisi Arsip Surat Unit Kerja

Fungsi-fungsi objek dalam desain form disposisi arsip unit kerja adalah

sebagai berikut:

Disposisi Surat

Nomor Surat

Tanggal Masuk Surat

Perihal

Tanggal Surat

Perihal

Jenis Surat

Asal Instansi

Pelaksana

Nota Disposisi

Disposisi

Keterangan

Didisposisi Kepada

133

Tabel 3.47 Fungsi Objek Desain form disposisi arsip surat unit kerja


Nomor surat Textbox Digunakan menampilkan no surat yang

akan didisposisi.

Tanggal masuk

surat Textbox

Digunakan menampilkan tanggal masuk

surat.

Perihal textbox Digunakan menampilkan perihal surat.

Tanggal surat Textbox Digunakan menampilakan tanggal surat.

Dari Textbox Digunakan menampilkan pengirim surat.

Jenis surat Textbox Digunakan menampilkan jenis surat.

Asal instansi Textbox Digunakan menampilkan asal instansi.

Keterangan Textarea Digunakan menampilkan keterangan

surat.

Disposisi

kepada

pelaksana

Combobox Digunakan untuk memilih pelaksana

penerima disposisi surat.

Nota disposisi Textarea Digunakan untuk memberi nota

keterangan disposisi.

Disposisi Button Digunakan untuk melakukan disposisi.

g. Desain Form Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pada gambar 3.66 merupakan desain form JRA. Form ini digunakan untuk

melakukan retensi arsip. Terdapat 3 submenu yaitu masa aktif arsip,

retensi arsip, dan penggandaan. Masa aktif arsip dibagi menjadi 2 sub

menu yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.

134

Gambar 3.66 Desain Form Jadwal Retensi Arsip

1. Desain Form Disposisi Arsip Aktif

Pada gambar 3.67 merupakan desain form arsip surat aktif. Form ini

digunakan untuk melihat arsip aktif.

Gambar 3.67 Desain Form Arsip Aktif

Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat aktif adalah sebagai

berikut :

Arsip Aktif

Jns SuratTgl Masuk SuratId Surat Perihal Asal Instansi Lokasi Status Surat

Cari


Arsip aktifRetensi Arsip

Masa Aktif surat

Arsip Inaktif

Surat

Master

Home

Disposisi Arsip


Hak Akses Pengguna

Laporan

User

135

Tabel 3.48 Fungsi Objek Desain form arsip surat aktif


Cari Textbox Digunakan untuk melakukan pencarian

salah satu arsip surat

2. Desain Form Disposisi Arsip Inaktif

Pada gambar 3.68 merupakan desain form arsip surat inaktif. Form ini

digunakan untuk melihat arsip surat inaktif dan merubah arsip surat inaktif

menjadi aktif.

Gambar 3.68 Desain Form Arsip Inaktif

Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat inaktif adalah sebagai

berikut :

Tabel 3.49 Fungsi Objek Desain form arsip surat inaktif


Cari Textbox Digunakan untuk melakukan pencarian

salah satu arsip surat.

Checklist Untuk melilih item arsip surat yang akan

Arsip Inaktif


Cari

Aktifkan

136


diaktifkan.

Aktifkan Button

Digunakan untuk melakuakan perubahan

status arsip surat inaktif menjadi arsip

surat aktif

3. Desain Form Disposisi Retensi Arsip

Pada gambar 3.69 merupakan desain form Retensi Arsip. Form ini

digunakan untuk arsip yang sudah masuk masa kadaluwarsa dan untuk

mengaktifkan arsip kembali atau menghapusnya.

Gambar 3.69 Desain Form Retensi

Fungsi-fungsi objek dalam desain form arsip surat inaktif adalah sebagai

berikut :

Tabel 3.50 Fungsi Objek Desain form retensi arsip


Status arsip Combobox Digunakan untuk memilih status surat

yang akan dicari.

Cari Button Digunakan untuk melakukan pencarian

Retensi Arsip


Cari

Enter Text

Hapus

Status Arsip

Cari

Aktifkan

137


arsip.

Checklist Untuk melilih item arsip surat yang akan

diaktifkan atau diretensi.

Aktifkan Button

Digunakan untuk melakuakan perubahan

status arsip surat kadaluarsa menjadi

arsip surat aktif

Hapus Button

Digunakan untuk melakukan

penghapusan arsip yang telah memasuki

masa kadaluarsa.

h. Desain Form Laporan

1. Laporan Surat Masuk

Gambar 3.70 di bawah ini merupakan desain laporan surat masuk per

periode dilihat berdasarkan data surat masuk yang masuk kedalam

aplikasi.

Gambar 3.70 Desain Form Laporan Surat Masuk

2. Laporan Surat Keluar

Gambar 3.71 di bawah ini merupakan desain laporan surat keluar per

periode dilihat berdasarkan data surat keluar yang masuk kedalam aplikasi.

138

Gambar 3.71 Desain Form Laporan Surat Keluar

3. Laporan Disposisi Arsip Surat

Gambar 3.72 di bawah ini merupakan desain laporan disposisi arsip surat

per periode dilihat berdasarkan data disposisi arsip surat yang masuk

kedalam aplikasi.

Gambar 3.72 Desain Form Laporan Disposisi Arsip Surat

139

4. Laporan Peminjaman Arsip Surat

Gambar 3.73 di bawah ini merupakan desain laporan peminjaman arsip

surat per periode dilihat berdasarkan data peminjaman arsip surat yang

masuk kedalam aplikasi.

Gambar 3.73 Desain Form Laporan Peminjaman Arsip Surat

5. Laporan arsip inaktif

Gambar 3.74 di bawah ini merupakan desain laporan arsip inaktif per

periode dilihat berdasarkan data arsip inaktif yang masuk kedalam

aplikasi.

Gambar 3.74 Desain Form Laporan Arsip Inaktif

140

6. Laporan retensi arsip

Gambar 3.75 di bawah ini merupakan desain laporan rtensi arsip per

periode dilihat berdasarkan data retensi arsip yang masuk kedalam

aplikasi.

Gambar 3.75 Desain Form Laporan Arsip Inaktif

3.3.6 Desain Uji Coba

Tabel 3.51 Desain Uji Coba

No Tujuan Input Output Diharapkan

1. Hanya

menampilkan

menu Surat

Masuk dan Surat

Keluar.

Login sebagai Kepala Kantor,

Login sebagai Subbagian selain

umum.

Tampil menu surat

masuk dan surat

keluar.

2. Menampilkan

menu master.

Login sebagai Aministrator. Tampil menu

master.

3 Tambah data

jabatan

Memasukan data jabatan pada form

master jabatan kemudian menekan

tombol simpan

Muncul daftar

jabatan yang

ditampilkan pada

tabel data jabatan.

4 Ubah data dari

tabel data jabatan

Menekan icon pensil pada tabel

data jabatan kemudian muncul data

pada form edit jabatan yang akan

Data jabatan

berhasil diubah.

141


diubah pada textbox kemudian

menekan tombol simpan setelah

mengganti jabatan.

5 Menghapus data

dari tabel jabatan

Menekan icon sampah pada tabel

data jabatan

Data jabatan

berhasil dihapus.

6 Tambah data unit

kerja

Memasukan data unit kerja pada

form master unit kerja kemudian

menekan tombol simpan

Muncul daftar unit

kerja yang

ditampilkan pada

tabel data jabatan.

7 Ubah data dari

tabel data unit

kerja


data unit kerjakemudian muncul

data pada form edit unit kerja yang

akan diubah pada textbox kemudian


mengganti unit kerja.

Data unit kerja

berhasil diubah.

8 Menghapus data

dari tabel unit

kerja


data unit kerja

Data unit kerja

berhasil dihapus.

9 Tambah data

pegawai

Memasukan data pegawai pada

form master pegawai kemudian


Muncul daftar

pegawai yang

ditampilkan pada

tabel data pegawai.

10 Ubah data dari

tabel data

pegawai


data pegawai kemudian muncul

data pada form edit pegawai yang



mengganti pegawai.

Data pegawai

berhasil diubah.

11 Menghapus data

dari tabel

pegaawai


data pegawai

Data pegawai

berhasil dihapus.

12 Tambah data jenis

surat

Memasukan data jenis surat pada

form master jenis surat kemudian


Muncul daftar jenis

surat yang

ditampilkan pada

tabel data jenis

surat.

13 Ubah data dari

tabel data jenis

surat


data jenis surat kemudian muncul

data pada form edit jenis surat yang


Data jenis surat

berhasil diubah.

142



mengganti jenis surat.

14 Menghapus data

dari tabel jenis

surat


data jenis surat.

Data jenis surat

berhasil dihapus.

15 Tambah data

lokasi

Memasukan data lokasi pada form

master lokasi kemudian menekan

tombol simpan

Muncul daftar lokasi

yang ditampilkan

pada tabel data

lokasi.

16 Ubah data dari

tabel data lokasi


data lokasi kemudian muncul data

pada form edit lokasi yang akan



mengganti lokasi.

Data lokasi berhasil

diubah.

17 Menghapus data

dari tabel lokasi


data lokasi.

Data lokasi berhasil

dihapus.

18 Tambah data

media

Memasukan data media pada form

master media kemudian menekan

tombol simpan

Muncul daftar media

yang ditampilkan

pada tabel data

media.

19 Ubah data dari

tabel data media


data media kemudian muncul data

pada form edit media yang akan



mengganti media.

Data media berhasil

diubah.

20 Menghapus data

dari tabel media


data media.

Data media berhasil

dihapus.

21 Tambah data

jadwal inkatif

Memasukan data jadwal inaktif

pada form master jadwal inkatif

kemudian menekan tombol simpan

Muncul daftar

jadwal inaktif yang

ditampilkan pada

tabel data jadwal

inaktif.

22 Ubah data dari

tabel data jadwal

inaktif


data jadwal inaktif kemudian

muncul data pada form edit jadwal

Data jadwal inaktif

berhasil diubah.

143


inaktif yang akan diubah pada

textbox kemudian menekan tombol

simpan setelah mengganti jadwal

inaktif.

23 Menghapus data

dari tabel jadwal

inaktif


data jadwal inkatif.

Data jadwal inaktif

berhasil dihapus.

24 Tambah data

jadwal retensi

Memasukan data jadwal inaktif

pada form master jadwal retensi

kemudian menekan tombol simpan

Muncul daftar

jadwal retensiyang

ditampilkan pada

tabel data jadwal

retensi.

25 Ubah data dari

tabel data jadwal

retnsi


data jadwal retensi kemudian

muncul data pada form edit jadwal

retensi yang akan diubah pada

textbox kemudian menekan tombol

simpan setelah mengganti jadwal

retensi.

Data jadwal retensi

berhasil diubah.

26 Menghapus data

dari tabel jadwal

retensi


data jadwal retensi.

Data jadwal retensi

berhasil dihapus.

27 Tambah data

pengguna

Memasukan data pengguna pada

form master pengguna kemudian


Muncul daftar

pengguna yang

ditampilkan pada

tabel data pengguna.

28 Ubah data dari

tabel data

pengguna


data surat masuk kemudian muncul

data pada form edit pengguna yang



mengganti data pengguna.

Data pengguna

berhasil diubah.

29 Menghapus data

dari tabel

pengguna


data pengguna.

Data pengguna

berhasil dihapus.

30 Melihat detil

pengguna.

Menekan icon lup pada tabel data

pengguna

Data detil pengguna

berhasil muncul.

144


31 Tambah data

Surat Masuk

Memasukan data surat masuk pada

form surat masuk kemudian


Muncul daftar surat

masuk yang

ditampilkan pada

tabel data surat

masuk.

32 Ubah data dari

tabel data surat

masuk


data surat masuk kemudian muncul

data pada form arsip masuk yang



mengganti data surat masuk.

Data arsip masuk

berhasil diubah.

33 Melihat arsip

masuk

Memilih menu lihat arsip masuk

pada sidebar surat masuk.

Menampilkan daftar

surat masuk.

34 Melihat detil arsip

masuk.

Menekan icon mata pada tabel data

surat masuk.

Menampilkan detil

arsip masuk.

35 Melihat daftar

arsip.

Menekan hyperlink “lihat” pada

daftar arsip

Menampilkan daftar

arsip masuk berupa

file .pdf, .doc, .png,

.jpeg.

36 Menghapus data

arsip surat masuk.


surat masuk.

Data arsip surat

masuk berhasil

dihapus.

37 Tambah data

surat keluar

Memasukan data surat keluar pada

form surat keluar kemudian


Muncul daftar surat

keluar yang

ditampilkan pada

tabel data surat

keluar.

38 Ubah data dari

tabel data surat

keluar


data surat keluar kemudian muncul

data pada form arsip keluar yang



mengganti data surat keluar.

Data surat keluar

berhasil diubah.

39 Melihat arsip

keluar

Memilih menu lihat arsip keluar

pada sidebar surat masuk.

Menampilkan daftar

surat keluar.

40 Melihat detil arsip

keluar.

Menekan icon mata pada tabel data

surat keluar.

Menampilkan detil

arsip keluar.

145


41 Melihat daftar

arsip .

Menekan hyperlink “lihat” pada

daftar arsip.

Menampilkan daftar

arsip berupa file

.pdf, .doc, .png,

.jpeg.

42 Menghapus data

arsip surat keluar.


surat keluar.

Data arsip keluar

berhasil dihapus.

43 Melakukan

Peminjaman

Arsip

Memilih arsip pada form

peminjaman arsip dan mengisi

keterangan pinjam kemudian

menekan tombol simpan.

Proses peminjaman

berhasil disimpan

dalam tabel

peminjaman dan

menunggu

konfirmasi.

44 Konfirmasi

peminjaman

arsip.

Melakukan konfirmasi peminjaman

dengan menekan tombol

konfirmasi.

Peminjaman arsip

berhasil

dikonfirmasi.

45 Melihat riwayat

peminjaman

Memilih menu riwayat peminjaman

pada sidebar peminjaman.

Menampilkan daftar

riwyat peminjaman

arsip.

46 Pengembailan

arsip

Memilih opsi “kembali” pada form

konfirmasi peminjaman

Status peminjaman

surat menjadi

“kembali”

47 Notifikasi

keterlambatan

pengembalian

Memilih opsi “notifikasi” pada

surat yang statusnya “telat”

Notifikasi

keterlambatan

terkirim ke e-mail

peminjam arsip

48 Melakukan

disposisi dari sub

bagian umum ke

kepala unit

memilih arsip surat dengan status

“belum” dengan menekan proses .

Selanjutnya muncul form disposisi

kemudian memilih unit kerja dan

mengisi keterangan lalu simpan .

Notifikasi disposisi

surat dapat

tersampaikan kepada

unit kerja yang

ditujuh

49 Melakukan

disposisi dari sub

bagian umum ke

pelaksana

memilih arsip surat dengan status

“belum” dengan menekan proses .

Selanjutnya muncul form disposisi

kemudian memilih pelaksana dan

mengisi keterangan lalu simpan .

Notifikasi disposisi

surat dapat

tersampaikan kepada

pelaksana yang

ditujuh

50 Melihat riwayat

disposisi

Memilih menu riwayat disposisi

pada sidebar disposisi.

Menampilkan daftar

riwayat disposisi .

146


51 Notifiksi

Disposisi

Menerima disposisi Muncul notifikasi

52 Notifikasi

disposisi e-mail

Menerima disposisi Menerima e-mail

pemberitahuan

53 Melihat Arsip

Aktif

Memilih menu “arsip aktif” pada

side bar

Tampil arsip aktif

54 Melihat Arsip

Inaktif

Memilih menu “arsip inaktif” pada

side bar

Tampil arsip inaktif

55 Mengubah Arsip

Inaktif menjadi

aktif

Memilih opsi “aktifkan” pada

daftar arsip inaktif

Arsip inaktif

berubah menjadi

aktif

56 Melihat retensi

arsip

Memilih menu “retensi” pada side

bar

Tampil retensi arsip

57 Mengirim surat

keluar ke sub

bagian umum

Menekan tombol “proses” pada

daftar arsip keluar yang belum

terproses

Muncul pop-up

untuk mengirim

kesub bagian umum

dengan mengisi nota

58 Melihat surat

keluar yang sudah

sampai di sub

bagian umum

Menekan notifikasi yang muncul Muncul daftar surat

keluar yang belum

terproses

59 Upload kembali

surat keluar

Menekan tombol “proses” pada

daftar surat yang berstatus “belum”

dan menunggah surat keluar yang

sudah dilegalisasi

Surat keluar yang

terlegalisasi berhasil

diunggah

60 Notifikasi proses

alur surat keluar

melalui e-mail

Menerima alur surat keluar Menerima notifikasi

melalui e-mail

61 Tambah Agenda Memasukan data agenda pada form

agenda

Muncul agenda yang

ditampilkan pada

daftar agenda

62 Ubah agenda Menekan icon ubah pada daftar

agenda

Data agenda berhasil

diubah

63 Hapus Agenda Menekan icon hapus pada daftar

agenda

Data agenda berhasil

dihapus

147


64 Mencetak laporan

surat masuk

Memilih jenis laporan surat masuk

pada combo box dan mengisi

periode laporan.

Cetak laporan surat

masuk

65 Mencetak laporan

surat masuk

Memilih jenis laporan surat keluar


periode laporan.

Cetak laporan surat

keluar

66 Mencetak laporan

disposisi arsip

Memilih jenis laporan disposisi

arsip pada combo box dan mengisi

periode laporan.

Cetak laporan

disposisi arsip

67 Mencetak laporan

peminjaman arsip

Memilih jenis laporan peminjaman

arsip pada combo box dan mengisi

periode laporan.

Cetak laporan

peminjaman arsip

68 Mencetak laporan

arsip inaktif

Memilih jenis laporan arsip inaktif


periode laporan.

Cetak laporan arsip

inaktif

69 Mencetak laporan

retensi arsip

Memilih jenis laporan retensi arsip


periode laporan.

Cetak laporan

retensi arsip

148

3.3.7 Desain Kuesioner

Tabel dibawah ini merupakan tabel kuesioner yang digunakan untuk

melakukan uji coba pengguna. Dalam tabel kuesioner ini terdiri dari nomor,

pertanyaan, bobot penilaian serta terdapat keterangan tentang bobot penilaian

tersebut.

Tabel 3.52 Desain Kuesioner

No. Pertanyaan

Penilaian

1 2 3 4

1 Pertanyaan ke 1

2 Pertanyaan ke 2

3 Pertanyaan ke 3

4 Pertanyaan ke n

Keterangan :

1. Sangat Puas

2. Cukup puas

3. Kurang puas

4. Sangat tidak puas

Documents

repository.dinamika.ac.idrepository.dinamika.ac.id/1645/5/BAB_III.pdf · 41 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM . Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis