1

Formalizacija i organizacija procesa nabavki

2

Zašto formalizacija i organizacija nabavke ?

• Smanjenje napora i troškova vezanih za proces nabavke

• Bolja saradnja sa dobavljačima

• Bolja saradnja sa korisnicima usluga procesa nabavke Pojednostavljenje obuke

• Pojednostavljenje kontrole

• Smanjenje lične odgovornosti

• Mogućnost poređenja i unapređenja

• Kad nema šta da se radi vreme je za organizaciju

3

Determinante nabavke

1. Efikasnost nabavke

2. Predmet nabavke

3. Svrha nabavke

4. Naručilac

5. Postupak nabavke

6. Procedura nabavke

4

1. Efikasnost nabavke

• Troškovi- naručivanja, pribavljanja, manipulacije,

držanja

• Konkurentnost – troškovi materijala, posebno robe za

dalju prodaju, predstavljaju često najveći trošak

poslovanja

• Kontinuitet obavljanja delatnosti-repromaterijal, roba

za dalju prodaju, potrošni materijal, oprema,...

• Unapređenje efikasnosti unutrašnjih procesa-transakcioni troškovi

5

2. Predmet nabavke može biti:

• Nabavka dobara-proizvodi, oprema, roba...

• Nabavka radova-građevinskih,..

• Nabavka usluga – intelektualnih, turističkih,

transportnih, projektantskih,advokatskih,..

6

3. Svrha nabavke

• Prodaja

• Korišćenje - potrošnja

• Reproduktivna potrošnja

7

4. Naručilac

• Privredno društvo

• Državni organ, javna ustanova

• Javno preduzeće

8

5. Vrste postupaka nabavki

• Nabavke privrednih društava

• Javne nabavke

– Otvoreni postupak

– Restriktivni postupak

– Pregovarački postupak sa objavljivanjem

– Pregovarački postupak bez objavljivanja

– Konkurs za nacrte

– Postupak javnih nabavki male vrednosti

9

5.1 Javne nabavke

• Zakon o javnim nabavkama i podzakonska akta (Decembar 2008. godine)

– Vrste postupaka

– Procedura nabavke

– Zaštita prava naručioca i ponuđača

– Dokumentacija

– Učesnici i njihove uloge

10

6. Procedure nabavki

• Standardizovani postupci u skladu sa zahtevima

ISO 9000:2001 Sistem menadžmenta kvalitetom – Zahtevi

• At hoc procedure

11

Formalizacija procesa nabavki

1. Katalog usluga procesa nabavke

2. Aktivnosti nabavke

3. Katalog procesa nabavke

4. Organizaciona struktura nabavne službe

5. Procedura nabavke

12

Katalog usluga procesa nabavke

Administrativne usluge nabavke

Usluge vođenja dokumentacije vezane za nabavku i skladištenje

Usluga ugovaranja i zaključivanja ugovora o nabavci

Usluge popisa osnovnih sredstava i zaliha

Usluge sastavljanja internih i eksternih izveštaja o javnim nabavkama

Usluge skladištenja

Usluge skladištenja i manipulacije

Usluge prijema, izdavanja i evidencije materijala i sredstava

Usluge kontrole nabavke

Usluge kontrole količine i kvaliteta nabavljenih dobara i usluga

Usluge kontrole sprovođenja ugovora o nabavci

Usluge rešavanja reklamacija za nabavljena dobara i usluga

Usluge nabavljanja

Usluge sprovođenja postupaka javnih nabavki velike vrednosti

Usluge sprovođenja postupaka javnih nabavki male vrednosti

Usluge sprovođenja hitnih nabavki

Usluge izbora najpovoljnijeg ponuđača

Usluge planiranja nabavke

Usluge izrade planova javnih nabavki male vrednosti

Usluge izrade planova javnih nabavki velike vrednosti

Usluge izrade tenderske dokumentacije

Usluge planiranja nabavke osnovnih sredstava

Usluge planiranja nabavke potrošnog materijala i sitnog alata

Usluge planiranja nabavke investicionih radova

Usluge planiranja nabavke autorskih i drugih srodnih prava

Usluge planiranja nabavke usluga

03

Naziv usluge

13

Aktivnosti procesa nabavke• Planiranje nabavke : Odnosi se na planiranje nabavke materijala, roba i usluga. Planiranje

nabavke može se vršiti na osnovu očekivanog obima proizvodnje ili na osnovu informacija kojedobijamo iz podsistema “Prodaja”,”Upravljanje Zalihama”.Do promene očekivane nabavke možedoći na osnovu već postojećih zaliha robe ili materijala na skladištu. Takođe, do promene nabavkemože doći i zbog trenutnog, uglavnom povećanog obima proizvodnje.Na osnovu prethodnog vidise da je proces planiranja nabavke u tesnoj vezi sa ostalim podsistemima.

• Realizacija: nakon izvršenog planiranja nabavke vrši se formiranje odgovarajućih porudžbenicadobavljačima za nabavku materijala, robe ili usluga.Porudžbenice se šalju dobavljačima. Jednafirma može da prosledi veliki broj porudžbenica različitim dobavljačima.Na osnovu kvaliteta usluga, cene materijala ili roba firma odlučuje kojeg dobavljača će odabrati.

• Prijem : Nakon izabranog dobavljača firma vrši prijem materijala, roba ili usluga. Prijem počinjeevidencijom dostavnice dobavljača za robu ili usluge, po porudžbenici ili bez nje.Na osnovudostavnice formiraju se nalozi za prijem u skladište, povratnice robe dobavljaču, reklamacije ilizahtev za kontrolu kvaliteta. Posebno se obraduje zapisnik o prijemu izvršene usluge. Dostavnicomse mogu zatvarati i pojedinač ni zahtevi za nabavkom kao i poručene isporuke za organizacionejedinice.

• Evidencija faktura – Nakon izvršenog prijema vrši se unos i sređivanje celokupne dokumentacijekoja je bila potrebna da se izvrši proces nabavke.

Dokumentacija može biti u običnoj formi (papiri) ili u elektronskoj formi.U poslednje vreme gotovosva dokumenta su u elektronskoj formi.Evidencija faktura obezbeduje unos i evidenciju prispelihfaktura , računa, knjižnih pisama od dobavljača ili kooperanta. Zatvaranjem sa fakturamaobezbeduje se formiranje kolekcije dokumenata za obracun nabavke kao i kalkulaciju jediničnecene nabavke.

• Reklamacije –Nakon prijema materijala, roba ili usluga često dolazi do intervencije firme u oblikureklamacije. Uzrok može biti različit. Najčešće je ne blagovremena isporuka robe ili ne odgovarajući kvalitet. Ovaj modul je veoma važan jer omogućuje povrat i reklamaciju prispele robe dobavljaču ili kooperantu, reklamaciju izvršenih usluga kao i formiranje knjižnog pisma po prispelojfakturi.

14

Katalog procesa nabavke

Припрема јавног позива за достављање понуде

Припрема правно-економских услова за набавку

Припрема техничких услова за набавку

Припрема документације за набавку

Израда предлога одлуке о формирању комисија за набавке

Израда предлога плана хитних набавки

Израда предлога плана набавке велике вредности

Израда предлога плана набавке мале вредности

Израда предлога плана набавке (менаџмент усваја план)

Евидентирање потреба за набавком (које имају корисници услуга)

1. Планирање набавке

15

Вођење докуменатације и извештавање о извршеној контроли

Контрола спровођења уговора

Контрола количине и квалитета набављених добара и услуга

Контрола набавке

Вођење документације и извештавање о извршеној набавци

Решавање рекламација за набављена добра и услуге

Координација са добављачем

Уговарање и припрема уговора о набавци (менаџмент закључује

уговор)

Избор најповољнијег понуђача за хитне набавке

Избор најповољнијег понуђача за набавке велике вредности

Избор најповољнијег понуђача за набавке мале вредности

Рангирање и избор најповољнијег добављача (менаџмент усваја)

Пријем понуда за хитне набавке

Пријем понуда за набавке велике вредности

Пријем понуда за набавке мале вредности

Пријем понуда

Упућивање захтева за достављање понуде

Ажурирање листе потенцијалних добављача

Реализација набавке

16

Вођење документације и извештавање о магацинском

пословању

Издавање материјала и средстава из складишта

Периодична провера средстава и пописивање стања на

складишту

Чување и манипулација материјалом и средствима у складишту

Пријем материјала и средстава за складиштење

Складиштење

17

Organizaciona struktura nabavne službe

Služba administrativnih poslova

Služba higijene

Služba odbrane i bezbednosti

Sektor eksploatacije i održavanja vozila

DIREKCIJA LOGISTIKE

Sektor opštih poslova

Služba za održavanje poslovnih objekata

Služba nabavke opreme i elektro-tehničkog materijala

Služba nabavke ostalih sredstava i materijala

Služba magacinskog poslovanja

Sektor nabavke dobara i usluga

Služba eksploatacije vozila

Služba održavanja vozila

Odeljenje društvenog standarda

Odeljenje parnica i ugovora

Odeljenje pravnih odnosa sa potrošačima

Samostalni pravnici po referatima

Sektor pravno-normativnih

poslova

18

Organizaciona struktura nabavne službe

19

Organizaciona struktura nabavne službe

Nabavka

Šef odeljenja

Odeljenje

VI 1

Proizvodnja

Direktor sektora

Sektor

VII 203

Proizvodnja

Šef odeljenja

Odeljenje

VII 170

Logistika

Šef odeljenja

Odeljenje

VII 31

Teh. pripremaNE

Odeljenje

11

TransportPoslovođa

Ivanović Dragan

Odeljenje

IV 14

MagaciniNE

Odeljenje

5

Evidentičar proizvodnje

V 1

Poenter

IV 1

Planer proizvodnje

IV 2

Lanser proizvodnje

IV 2

Planer materijala

IV 2

Dispečer materijala

IV 3

Vozač

III 4

Vozač karete

I-II-III 7

Fizički radnik

I-II 2

Glavni magacioner

III 1

Magacioner

III-IV 2

Fizički radnik

I 1

Završni montažer

IV 1

20

Agencija za javne nabavke - Beograda

- sprovodi javne nabavke za potrebe Gradske uprave, javnihpreduzeća i ustanova čiji je osnivač Grad, kao i za potrebe gradskihopština

- daje mišljenja na elemente odluke o pokretanju postupka, konkursnu dokumentaciju, odluku o odbijanju ponuda, odluku o dodeli ugovora o javnoj nabavci, kao i na ostale odluke koje se donose u postupku javne nabavke, kada postupke javnih nabavkisprovode organizacione jedinice Gradske uprave;

- vrši stručne poslove u oblasti javnih nabavki koji se odnose na: pripremu internih normativnih akata iz oblasti javnih nabavki, praćenje postupaka javnih nabavki za potrebe Gradske uprave i vršipojedine poslove u vezi sa praćenjem postupaka javnih nabavki kojesprovode javna preduzeća, ustanove i druge organizacije čiji je osnivač Grad, kao i gradske opštine, u skladu sa odlukamaSkupštine grada ili gradonačelnika;

- ostvaruje saradnju sa organima i organizacijama koji u okviru svojenadležnosti primenjuju propise iz oblasti javnih nabavki.

21

Analiza i unapređenje procesa nabavke

22

Faze procesa nabavke

23

Planiranje nabavke

24

Realizacija nabavki

25

Kontrola procesa nabavke

26

Skladištenje i manipulacija

27

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke019Praćenje realizacije nabavke strateških

materijala19.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke018Odluka o odbijanju svih ponuda18.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke017Odluka o dodeli ugovora za nabavku

strateških materijala17.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke016Zapisnik sa ocene ponuda16.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke015Zapisnik sa otvaranja ponuda15.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke014Zapisnik o naknadno prihvaćenim ponudama14.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke013Potvrda o prijemu ponude13.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke012Obaveštenje o izmenama konkursne

dokumentacije12.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke011Odluka o izmeni konkursne dokumentacije11.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke010Preliminarni spisak ponuđača10.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke009Izmena, dopuna ili poništenje javnog poziva9.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke008Javni poziv8.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke007Lista kriterijuma za ocenu ponuda7.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke006Konkursna dokumentacija6.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke005Rešenje o obrazovanju komisije za nabavku

strateških materijala5.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke004Lista odobrenih dobavljača4.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke003Odluka o pokretanju postupka za nabavku

strateških materijala3.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke002Plan nabavke2.

3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke001Lista strateških materijala1.

(6)(5)(4)(3)(2)(1)

Rok

čuva

nja

Odlaganje na papirnom

mediju

Odlaganje na e-medijuOznakaNazivR.b.

28

Konkursna dokumentacija

• Poziv za podnošenje ponude

• Uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu

• Obrazac ponude

• Obrazac za ocenu ispunjenosti uslova iz člana 44. i uputvo o dokazima

• Model ugovora, osim kod pregovaračkog postupka

• Vrstu, tehničke karakteristike, kvalitet, količinu, i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđenja garancije kvaliteta, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge

• Tehnički dokumentaciju i planove

• Obrazac strukture cene sa uputstvom da se dopuni

29

Matrica odgovornosti u procesu nabavke

RUKOVODILAC NABAVE

REFERENT PLANIRANJA

REFERENT KONTROLE KVALITETA

ŠEF TRANSPORTA

REFERENT STATISTIKE

POMO]NI NABAVLJA^

ŠEF SKLADI[TA

REFERENT MARKETINGA

SKLADI[TAR

NABAVLJAČ

30

Analiza organizacije procesa nabavki

• Ako nešto vredi raditi, onda

vredi raditi dobro

Stvari koje radimo, a koje umanjuju performanse

Stvari koje radimo, a koje treba da poboljšamo

Stvari koje ne radimo, a treba da počnemo da radimo

Stvari koje radimo dobro i koje treba da nastavimo da radimo