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Salou, 15 de Marzo de 2003

Novedades de La versión 3.7.04:

• Ficha del Proveedor.Se han implementado tres nuevos campos en la ficha del proveedor. Código SINLI : (Número de buzón de la fande, eje. LIB000034).Buzón SINLI : (Dirección de correo electrónico para el SINLI).Enviar Pedidos : (Escoger la forma de enviar los Pedidos, Fax, SINLI, E-mail).

• PedidosLa pantalla F9 hasta ahora el fichero de pedidos, se ha desdoblado en dos mantenimientos:M+F12 a partir de ahora será el fichero de Pedidos generados (Relación de Pedidos).

F9 seguirá funcionando como hasta ahora, pero al generar pedidos para los proveedores se crearáuna cabecera de pedido en M+F12 y los movimientos de F9 se asociarán a esta. Con lo que estemantenimiento pasará a llamarse Detalle de Pedidos.

Se ha implementado un nuevo campo en la ficha de los pedidos, tanto en las cabeceras como en elDetalle de Pedidos, para determinar la forma de enviar el pedido (Escoger la forma de enviar losPedidos, Fax, SINLI, E-mail).

No podremos borrar una línea de pedido en F9 si ya está asociada a un pedido generado.

Se ha modificado la opción de Reclamar un pedido, a partir de ahora esta opción va a marcar lalínea a reclamar como si se hubiera recibido, pero va a incluir en las observaciones que se hareclamado y además va a crear un nuevo apunte de pedido que quedará pendiente de enviar, así podremos llevar un control de lo que se ha reclamado.

La opción desmarcar pedidos y Borrar pedidos por fecha desparecen del detalle de Pedidos F9,para desmarcar pedidos deberemos ir a la opción de Relación de Pedidos M+F12 y pulsar suprimirencima del pedido a anular y liberar sus movimientos para poder generarlo de nuevo, para borrarun pedido completamente, cabecera y sus movimientos, deberemos usar el menú de contexto delas cabeceras de pedidos M+F12.

• Relación de PedidosEste es el nuevo mantenimiento que encontraremos pulsando M+F12, aquí veremos la relación dePedidos generados y la forma en que se han enviado, en el menú del mantenimiento

encontraremos algunas opciones interesantes.La tecla / modifica la forma de envío del pedido, además de mostrar el detalle.

• Gestión de envío de Fax.Esta opción cambia de Nombre y pasa a llamarse, Gestión de Envíos ya que ahora las posibilidadesde envío de un pedido son varias.

Defonsoft Informática – Cambrils, 11 Bajos – 43840 Salou (Tarragona)Tel. 977 35 19 64 – Fax. 977 35 30 14 – M. 670 85 48 03.

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Defonsoft InformáticaDavid Fontanet Soft S.LC/ Cambrils 11, Bajos43840 Salou - Tarragonahttp://www.fonta.net Email: [email protected]. – 977 35 19 64 Fax – 977 35 30 14

http://www.fonta.net/

mailto:[email protected]




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La pantalla se divide ahora en dos solapas, una para controlar el envío de faxes como hasta ahoray otra para controlar en envío por e-mail, el control de envíos vía SINLI se gestionará con el visor

de documentos SINLI.

• Configuraciones de la aplicación.En el botón Parámetros SINLI se han añadido 3 campos nuevos para poder usar el SINLI en elprimero especificaremos el Buzón que nos ha dado la FANDE -> “LIB00001” y en segundo ladirección de correo electrónico que usamos para en SINLI, el campo carpeta para exportar contienela carpeta donde se guardan los ficheros generados en formato SINLI.

• Encargos de Clientes.Se ha añadido una opción nueva en los encargos que definen tipos de encargos.

Hay tres opciones1. Normal: Este tipo de encargos normal és el encargo que queda pendiente de recibir y de pedir

a los proveedores.2. Reserva: Este tipo de encargo no queda pendiente de recibir ni se pide a los proveedores ya

que los artículos los tenemos.3. No pedir: Este tipo de encargo queda pendiente de recibir pero no se pide a los proveedores

ya que los artículos los tenemos o ya los hemos pedido por otro conducto.

Al cambiar esta opción en un encargo en curso el sistema nos preguntará si deseamos aplicar elcambio en los artículos ya introducidos.

En un encargo normal seguimos teniendo la posibilidad de marcar si queremos hacer un pedido o siya esta recibido, de forma individual e independientemente de la opción de tipo de encargoescogida.

• Fichero de CajaSe ha cambiado el formato del fichero de caja a formato paradox para mayor seguridad eintegridad, y así evitar problemas con el mismo.

• Devoluciones proveedores.Se han añadido dos nuevos campos en las devoluciones, para especificar tipos de devolución, elprimero se refiere a sí es una devolución de Firme o Depósito y el segundo a sí es una devolución

de artículos de la feria del libro o no.Con la nueva normalización del sector, no se deben mezclar artículos en Firme y depósito en unamisma devolución.

• Ficha de temas.Se ha añadido un nuevo campo en la ficha de los temas que se usará para relacionar nuestrostemas con la codificación CDU, es un campo de relleno opcional.


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También se ha creado un nuevo fichero llamado cdu para crear los temas CDU que nos pudierainteresar para crear este enlace entre los dos ficheros.

(Las librerías afiliadas a totselsllibres.com deben cumplimentar en este campo el código TLC pararelacionar las materias).

• Scanpal2.Se ha revisado y activado la función de recoger datos de inventario del dispositivo scanpal2, alpulsar D mostrará el detalle de los artículos que no se hayan podido inventariar, el botón mcunos mostrará que artículo és, buscando el mismo en la página web del Ministerio de Cultura.(Requiere Scanpal2).

Corrección de Errores:

• Encargos de clientes.Se ha solucionado el problema de visión de las últimas líneas de los encargos con una cantidad deartículos grande.

• Albaranes de Papelería.Se ha solucionado el problema que producía en algunos casos, un error al grabar el precio de costeen las fichas de los artículos.

Módulos no incluidos en Mantenimiento:

• Modulo de importación / exportación SINLI.Ya está disponible el Módulo para el traspaso de documentos SINLI desde el visor al programaGalatea y viceversa.(Requiere la instalación del visor de ficheros SINLI gratuito)

Precio para clientes con mantenimiento en vigor. 50€Precio para clientes sin mantenimiento en vigor. 300€

Documentos de Salida:1. Pedidos a proveedores.2. Devoluciones a proveedores.3. Ficha del Libro.

Documentos de Entrada:1. Ficha del Libro.2. Albarán de Entrega o Factura.3. Cambios de precios4. Cambios de estado

NOTA: La entrada de documentos está incluida en este modulo, pero se distribuirá próximamente.

• Modulo de importación / exportación totselsllibres.com.Ya está disponible el Módulo de conexión con la central de totselsllibres.com incluye también elnuevo fichero CDU con los temas TLC.

La opción del fichero nuevo de materias y la exportación de datos a totselsllibres.com laencontraremos en procesos especiales -> importación / exportación de datos -> exportación


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totselsllibres.com. Aquí podremos dar de alta las materias TLC y en el menú contextual, laexportación.

Documentos de Salida:1. Movimientos (Compras, ventas, devoluciones, etc..).2. Regularizaciones de Stock

Precio de módulo. 60€

Instrucciones de uso del SINLI.

Pasos a seguir:1. Instalar el visor de ficheros SINLI en un terminal y haber solicitado el número de buzón a la Fande.2. Tener instalada la actualización 3.7.04 del programa Galatea.3. Solicitar la activación del módulo a Defontsoft informática que le facilitará el código de activación,

la opción de activarlo en el programa está en Configuraciones de la aplicación, botón ParámetrosSINLI.

4. Rellenar en esta opción cual es nuestro número de buzón y la dirección de correo electrónico quevamos a usar para el SINLI.

5. Cumplimentar los nuevos campos referentes al SINLI, en las fichas de los proveedores quevayamos a trabajar con este sistema.

Para enviar un pedido por SINLI, hay que seleccionar que se envía por SINLI en la ficha del proveedor, enla propia línea de pedido o una vez generados, se puede cambiar la forma de Envío en la nueva pantallade Relación de Pedidos M+F12. En el menú contextual (tecla menos) de este mantenimientoencontraremos la opción de enviar los pedidos, donde, los que se envíen por fax y vía e-mail normalquedarán a punto de ser enviados en la opción de Gestión de Envíos, y los del tipo SINLI aparecerán en la

bandeja de salida del Visor de ficheros SINLI cuando lo arranquemos.

Para enviar una devolución en el mantenimiento de devoluciones M+F3 dentro del menú contextualencontraremos la opción, también quedará en la bandeja de salida del Visor una vez lo arranquemos.

Para exportar el fichero de Libros, encontraremos la opción Exportación de Artículos en F3.

Trabajos en curso:

-Reprogramación del Formato de Cierre de caja.-Versión 4 del software Cliente-Servidor.-Actualización del fichero de ISBN hasta hoy y función para importar fichas directamente desde

la página de Internet del Ministerio de cultura.

NOTA: En algunos casos la comprobación de estructuras de esta actualización, puede ser larga, NODETENGAN EL PROCESO de comprobación bajo ningún concepto.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN - 240956 (240956) > MATERIALES DEL CURSO > TERCERA SEMANA LA INTERNET Y LOS CENTROS DEDISTRIBUCIÓN

Te r c e r a S e m a n a L A I N T E R N E T Y L O S C E N T R O S D E D I S T R I B U C I Ó N

LA INTERNET Y LOS CENTROS - EDI - INTRANET- EXTRANET- FIRMA DIGITAL

LA INTERNET Y LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN


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INTRODUCCIÓNA continuación veremos el influjo que ha supuesto para las empresas la entrada del comercio electrónico en el área de la

logística del Almacenaje y la Distribución.En primer lugar se describen las principales funciones que se realizan a través de la logística tradicional, para posteriormentever los cambios y reestructuraciones que surgen gracias a la introducción del comercio electrónico.En la actualidad, la mayoría de empresas utilizan Internet como un mero escaparate para ofrecer servicios y para hacersepublicidad, en cambio, existen otras empresas logísticas que usan Internet no sólo como un escaparate y medio de publicidad,sino como un modo de contactar con sus clientes, a ofrecer sus servicios, facilitarles la contratación de servicios inclusollegando ofrecer gratuitamente diversos paquetes de software para facilitar dichas tareas que pueden ser adquiridos en la sedede la empresa, o pueden ser adquiridos directamente desde la red.Internet facilita el logro del principal objetivo de la función logística que es el de satisfacer la demanda al menor coste, ya que,por una lado, permite personalizar el servicio al cliente, tanto antes de la venta como después de la misma, y, por otro, permiteun ahorro de costes en la cadena logística al eliminar intermediarios (el cliente se puede poner en contacto directo con elfabricante) y al optimizar el flujo de información.La información puede fluir de una manera mucho más rápida que a través de canales tradicionales. Se puede averiguar qué eslo que está pasando a lo largo de dicha cadena en tiempo real. Con la llegada de Internet y de las nuevas tecnologías las

empresas de logística ha tenido que adaptar sus estructuras más básicas para conseguir sobrevivir ante la aparición de estenuevo mercado.

Arriba EL ALMACENAJE Y LA DISTRIBUCIÓN TRADICIONAL

El abastecimiento o aprovisionamiento, es la función mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, detodo el material necesario para su funcionamiento. Incluye las actividades siguientes:

Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todoaquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período detiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa conlos pedidos. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser debidas al consumo, reemplazo deseguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en lacalidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales

objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.• Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios... buscando calidad adecuada.• Buscar fuentes de suministro alternativas y localizar nuevos productos o materiales.• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.• Estudiar e investigar nuevos procedimientos.• Preocuparse por la permanente capacitación del personal.• Mantener informado al gerente de logística o gerente general sobre la marcha del departamento.

Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitandodemoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad deguardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos deesta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias.• Mantenimiento de la seguridad.• Conservación de los materiales.• Reposición oportuna.

Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la

mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con elembalaje para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos sean correctas.


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Control de Stocks, para asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar lacapacidad de la instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos losartículos de abastecimiento.

Arriba Función del Almacenaje y la DistribuciónCualquier organización depende en mayor o menor medida de los materiales y de los servicios suministrados por otrasorganizaciones. Ninguna organización es autosuficiente, por tanto los aprovisionamientos constituyen una de las funcionesbásicas de cualquier organización.La relación entre compras y abastecimiento es íntima, razón por la cual se considera a las compras como una de lasactividades propias en la función abastecimiento. Cada elemento que se compra ha de y servir para la realización de unastareas determinadas, conocer la función que desempeña el artículo es indispensable para una compra adecuada.La dirección eficaz del aprovisionamiento contribuye de forma significativa al éxito de la gestión empresarial. La adquisición demateriales, servicios y equipos centra la atención de muchos directivos de todos los sectores. Los rápidos cambios en losaprovisionamientos con ciclos de abundancia y escasez, variabilidad de precios y disponibilidades, proporcionan un retopermanente a las organizaciones que desean conseguir la máxima contribución mediante una gestión racional de compras.Como el proceso de abastecimiento está internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la organización,requiere la puesta a punto de sistemas de información completos. Por ésta razón, la informatización de los procesos ha tenidoun impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la dirección del mismo, puesto que facilita el análisis de lasalternativas, la realización, el seguimiento y la activación de los pedidos, así como la recepción, la inspección y elmantenimiento al día de los registros correspondientes al área de abastecimiento.

OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO UTILIZANDOTÉCNICAS E-BUSINNES

La logística es uno de los aspectos sobre los que más debe de trabajar una empresa para afrontar el desafío del comercioelectrónico. La distribución debe ser capaz de responder en tiempos mucho menores a los acostumbrados y adecuarse anuevos horarios y condiciones. Y además hacerlo barato. En el mundo Internet, en el que la información de los precios deproductos es una realidad, los márgenes se estrechan y tener la mejor de las estructuras logísticas, que ahorre costes, esfundamental.El comercio electrónico es comercio a distancia. De ahí la importancia de la logística. Muchas empresas no están preparadaspara la venta a distancia o por teléfono ni tienen experiencia en ello por lo que fracasan al abordar un proyecto de comercioelectrónico.En la actualidad, la logística puede considerarse como el cuello de botella del desarrollo del comercio electrónico ya que nopuede reducirse simplemente a:

• Un almacén central• Una entrega garantizada en 72 horas• Un precio único• Un sólo operador logístico

Las principales funciones que debe desarrollar la logística dentro del comercio electrónico son:

• El coste del servicio• El alcance de la red de distribución• Los costes adicionales de embalaje y seguro• Los tiempos de entrega prometidos• La política de la empresa ante los posibles problemas de entrega• Más servicio: que el cliente pueda elegir el plazo y forma de entrega• Información sobre el seguimiento del pedido

De esta forma, los cambios más importantes que han tenido que realizar las empresas logísticas en su estructura paraadaptarse al comercio electrónico han sido:

• Cambios en la estructura informática • Internacionalización del servicio de transportes• Inversión para el aumento de almacenes.

Arriba


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ESTRUCTURA INFORMÁTICALas empresas han tenido que realizar una gran inversión para adaptar las antiguas estructuras informáticas a Internet. Antes de

la llegada de Internet a la economía las empresas contaban con un PC386 con un sencillo software de entradas y salidas demercancías, que eran introducidas por una persona.Internet ha supuesto un gran problema en este sentido ya que se necesitan potentes equipos informáticos que conceda unaimportante velocidad a la hora de trabajar, realizar transacciones y otro tipo de operaciones para ello se ha de contar con unservidor con tecnología Cliente-Servidor (software especialmente dirigido a los clientes que realizan los pedidos desde Internet)lo que permite tener reportes de Control de inventarios, movimientos internos y externos en tiempo real.Por ejemplo, en las empresas logísticas el ordenador se ha convertido en una pieza fundamental, básica e imprescindible yaque el 85% de los pedidos que llegan a estas empresas se hacen a través de Internet.Dentro de este apartado cabe destacar el software de gestión - Sistema EDI: Electronic Data Intercharge que se encarga de lainterconexión de los sistemas informáticos entre proveedores y clientes- entre los se puede destacar, el programa K2 o elsistema Activanet, programas dirigidos especialmente al cliente que le facilita a éste la tarea de contratar a la empresa logística.Presenta servicios como una hoja de pedidos, en la que se puede escribir el tipo de servicio requerido, el coste del envío, saber cuánto va a tardar en llegar, seguimiento del pedido.

BASE DE DATOS EANSe trata de en vez de tener una página web con el catálogo o enviar a todos los clientes mensajes PRICAT (ficha del producto)con los catálogos cada vez que cambien, otra posibilidad es la de crear una única base de datos en la que los fabricantesdepositen el fichero maestro de artículos con sus referencias, que es el catálogo de la empresa.Para dar de alta el código EAN, que identifica la unidad de consumo, de los productos todavía muchas empresas lo realizanmediante procedimientos manuales o con lectura del escáner. Esta operación, costosa y poco productiva, puede eliminarse por completo a través de la Base de Datos EAN de productos centralizada.Consiste en dotar de una única y gigantesca base de datos en la que todos los fabricantes de productos depositan susmaestros (portafolio con toda la información de los productos). De este modo, la eficiencia de este concepto es evidente: losfabricantes de productos informan una sola vez a la base de datos; el resto de operadores de la cadena accede sólo a aquellainformación que le interesa y, además, se asegura que lo que unos y otros conocen respecto a los productos es exactamente lomismo.Tanto el proveedor como el cliente pueden realizar desarrollos informáticos para que cualquier modificación en el ficheromaestro de artículos del proveedor sea utilizable inmediatamente en aquellas aplicaciones del cliente donde aparezca dicha

información.Así, la información fluye y se integra en la gestión cotidiana. Por eso se puede eliminar para siempre le tratamiento manual einseguro, a través del cual se intenta hacer coincidir la información que ambos manejan. Gracias al uso del EDI en el catálogocentralizado, la información se envía y recibe entre publicadores y suscriptores en formatos estándares.Dado que el sistema permite enviar información privada de forma confidencial, es fácil pensar que a continuación vendrá elintercambio de la información logística decidida entre dos empresas, las condiciones individuales de precios e inclusoinformación exclusiva sobre productos con anterioridad a su lanzamiento.

Arriba SERVICIO DE TRANSPORTESInternet es un escaparate para millones de compradores y para otros tantos de vendedores, esto hace que las empresaspuedan llegar a tener un mercado de cientos de millones de potenciales clientes, y no poder satisfacer la entrega de un pedidoa un rincón del mundo, lo que puede suponer la pérdida de miles de millones de ingresos anuales. Para ello, estas empresasdeben de intentar llegar a cualquier parte del mundo, haciendo esto por medio del crecimiento interno de la empresa, además

de suponer un elevado coste, un problema de control, se produce un crecimiento muy lento y esto supone un problema,problema que se soluciona con la franquicia, o mediante acuerdos entre empresas que llegan a distintas partes del mundo, lascuales se compromete a entregar el bien y/o servicio en el lugar del mundo en que la otra pueda llegar. Ambos tipos deacuerdos están muy extendidos hoy en día entre las empresas de logística, ya que supone un coste mínimo para la empresacontratante y redunda en beneficio tanto a extensión geográfica de la capacidad de entrega, como a ingresos por ventas.

Sistemas GPS Cada vez más son los clientes que quieren realizar un seguimiento de su pedido. Para satisfacer estos deseos las empresashan tenido que disponer sobre sus vehículos de transporte este sistema electrónico que permite saber en todo momento dóndese encuentra el medio de transportes que lo haya incorporado, a través de un seguimiento vía satélite. Esto ha aumentadoconsiderablemente el coste de transporte aunque este sistema permite hacer una planificación del transporte mucho más real,fiable y objetiva, dirigida sobre todo a incrementar la competitividad de la empresa.

Sistema de Logística y Seguimiento Satelitalde Vehículos y Cargas MOVSATMovSat es un sistema de seguimiento por vía satélite de última tecnología, un sistema mucho más desarrollado y rápido que elGPS, Movsat acelera el seguimiento un 65% más rápido que el GPS.


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MovSat registra todo el tráfico de información en fecha y hora, así como también las trayectorias desarrolladas por losvehículos, para un análisis y/o evaluación posterior. Permite conocer de esta forma, los tiempos utilizados por los móviles, lostiempos de carga y de entrega de mercancía, las velocidades de los móviles, las trayectorias seguidas en casos de fuerza

mayor o por imprevistos que obliguen a salirse de los recorridos establecidos, los tiempos de detención y los motivos que ledieron origen, evaluando por consiguiente de manera concreta a los conductores de la flota. MovSat es un sistema de sencillainstalación que ocupa un muy reducido espacio, diseñado especialmente para soportar el maltrato, minimizando de esta formatodo costo de mantenimiento

Inversión para el Aumento de los AlmacenesInternet a disparado el número de pedidos, aunque las empresas de logística han intentado por todos los medios aplicar loscriterios y principios del método JUST IN TIME -Justo A Tiempo-, esto a veces se antoja imposible, por eso las empresaslogísticas han tenido que incrementar el número de m2 destinados al almacenaje, lo que ha supuesto una considerableinversión.Las empresas desde el punto de vista de adaptación a la actividad logística siguen normalmente un proceso de evolución y noun proceso de reestructuración total es decir la integración efectiva entre el flujo de mercancías y el flujo de información que lagenera.

EL COMERCIO ELECTRÓNICO ENTRE EMPRESASLos tipos de acuerdos más comunes que las empresas logísticas realizan con otras entidades pueden resumirse en dosprincipalmente: el Outsourting Logístico y el ECR (Efficient Consumer Response)

Outsoursing LogísticoSe trata de la subcontratación por parte de una empresa del servicio, total o parcialmente (operadores logísticos), paraahorrarse las inversiones necesarias en técnicas logística y aprovecharse de la organización, infraestructura, economía deescala y el potencial nivel de introducción del operador logístico consiguiendo mejores prestaciones de servicio a un precioaceptable.Así, se pueden distinguir los siguientes tipos de operadores:

• Operadores de transporte por carretera: Responsables de la ejecución física de transporte de mercancías por carretera y por cuenta ajena, para lo que cuenta con una flota propia o subcontrata en muchos casos, de vehículos decarretera, respondiendo de la carga ante el cargador.

•

Courier: Transporte urgente para "puerta a puerta" de paquetes y documentos, nacional e internacional. Engloba larecogida en el domicilio del expedidor y la entrega en el domicilio del destinatario, además de los diferentes tramos detransporte, en los que puede utilizarse más de un modo, con la finalidad de minimizar el plazo de tiempo de todo elproceso. Suelen ser muy competitivos a nivel nacional.

• Operadores de transporte intermodal: Operador de transporte que ofrece un servicio de puerta a puerta y emite undocumento de transporte único, respondiendo ante el cargados tanto de las mercancías como de la correcta ejecucióndel transporte con una obligación "de resultado"

• Operadores de logística integral: Operador que abarca el transporte, tracción, almacenamiento, servicios auxiliaresdel transporte, tránsito, aduana, funciones de distribución física, la manutención, fraccionamiento, etiquetaje, embalajey preparación de cargas, organización de los sistemas de información y la gestión de los flujos, llegando a operacionesde carácter comercial como la facturación , el fletamiento y otros servicios de ingeniería logística.

Arriba

FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICOAlmacenaje:Técnica de almacenamiento: La técnica de almacenamiento es la operación de base del servicio de almacenaje. La eficaciaen este tipo de procesos depende de la ubicación del almacén y de las herramientas de mantenimiento necesarias.Preparación del pedido: La operación de picking se basa en escoger la cantidad necesaria de cada referencia para preparar un pedido en concreto.Gestión de stocks: Conocer periódicamente la evolución de los pedidos por medio de un historial. Permite gestionar con lamáxima eficacia la operación de abastecimiento.Cross-docking: El cross-docking suele asociarse a la operación de recoger al proveedor las mercancías para una entregadirecta.

Transporte:Recoger al proveedor la mercancía para entregarla directamente: El vendedor compra al proveedor un stock de productos,que permanece en el almacén del proveedor e irá disminuyendo con las ventas que se lleven a cabo en el sitio web del

vendedor.Entrega a domicilio: En el caso de clientes particulares, la entrega a domicilio sin cita previa da como resultado que en la


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mayor parte de las veces el particular está ausente. Contar con una amplia red de agencias para los paquetes pequeñospermite al destinatario recoger el paquete directamente en la agencia.Entrega en un punto de encuentro: La entrega de la mercancía en un punto de encuentro es una forma de reducir el coste de

la entrega.Transporte nacional, europeo o internacional: En esencia, Internet tiene carácter internacional. Sin embargo, también puedeser nacional, regional o local. Un vendedor con vocación local necesitará un operador logístico especializado en transportenacional y si el principal mercado de un vendedor es el extranjero, deberá confiar su organización logística a un operador que legarantice, por sí mismo o por medio de acuerdos con terceros, cobertura mundial.Transporte en 24 h, 48 h ó 72 h: Algunos piensan que el tipo de transporte relacionado con las ventas por Internet conllevauna entrega en 24 horas para los paquetes pequeños. Esto no tiene ningún sentido porque depende del tipo de producto deque se trate y del precio que el comprador online esté dispuesto a pagar.

Sistemas de Información: Sistemas de seguimiento del almacén: La trazabilidad por Internet de los productos almacenados ofrece al vendedor laposibilidad de consultar el stock, las entradas y las salidas en cualquier momento.Puesta al día de las existencias por Internet: El sistema informático del almacén ofrece una visión de las existencias alresponsable del almacén.

Seguimiento de la entrega: El seguimiento de la entrega ofrece la oportunidad al vendedor de saber lo que ocurre con eltransporte desde que el pedido sale del almacén o al recoger en el almacén del proveedor hasta que se entrega al destinatario.Así, los principales operadores logísticos que han preparado su Intranet para comportarse como una Extranet, permiten alcliente conocer un seguimiento online del envío (Correos, DHL).Prueba de entrega: La prueba de entrega permite al vendedor visualizar, una vez la entrega se ha llevado a cabo, la orden deexpedición o el resguardo de transporte.Emisión de la orden de expedición: Si el operador logístico es el encargado de la organización logística, el vendedor puedepedirle que emita una orden de expedición con su logotipo para que pase a ser, en lugar de un simple documento detransporte, un documento comercial.Facturación al internauta: Al igual que sucede con la orden de expedición, el vendedor también puede solicitar al operador logístico que emita en su lugar las facturas con su logotipo.

Servicios complementarios:Embalaje: Con la finalidad de que todos los artículos del paquete están debidamente protegidos para su transporte... y

persuadir al Internauta por el paquete antes que por el producto que ha comprado.Devoluciones: El operador logístico de comercio electrónico debe ofrecer un servicio de devolución de calidad que sea capazde recuperar los paquetes que ya se han entregado y asociarlos al pedido correcto.Control cualitativo de los productos: Para un operador logístico el control cualitativo consiste en comprobar que los paquetesque llegan al almacén; procedentes del proveedor, están en buen estado.

Arriba

ECR Efficient Consumer ResponseEl ECR o respuesta eficiente al consumidor consiste en el acuerdo entre fabricantes y canales de distribución, eliminando lasbarreras entre los componentes de la cadena logística, con las mejoras de eliminación de operaciones que no generen valor añadido al producto para el cliente; conseguir una gestión integral de la cadena optimizando los rendimientos en donde calidady productividad se han acordado de antemano con los proveedores, aprovisionamiento continuo y automatización de pedidosintegración de proveedores y clientes, fiabilidad, producción sincronizada, aprovisionamiento continuo y automatización depedidos.El sistema E.D.I. (Electronic Data Interchange) transfiere la información comercial y de negocios en general, entre empresaspor medios electrónicos, eliminando la necesidad de pedidos, etc. Los principales beneficios de ese sistema son reducción decostes burocráticos, ni alimentario y de fletes urgentes, aumento de la productividad y de ventas, estrechar la relación entreproveedores y compradores y mejorar el servicio general.En el ECR hay varias estrategias y todas buscan una mayor eficiencia, bien del reaprovisionamiento, del surtido de productos,de las promociones o en el lanzamiento de nuevos productos. El compartir información entre las empresas, y por ello el EDI,desempeña un papel clave.

Reaprovisionamiento Continuo o CRPEl reaprovisionamiento continuo (CRP o Continuous Replenishment) es una de las técnicas de reaprovisionamiento eficienteque se aplica fundamentalmente en el ámbito de la distribución comercial.Es decir, que el proveedor y el cliente pueden satisfacer la demanda real de los productos y planificar conjuntamente lasacciones comerciales futuras, como pueden ser promociones planificadas, que suponen mayores ventas, menores márgenes,más producción y stocks mayores.La pieza clave es el intercambio de información del punto de venta entre cliente y proveedor ("dime cuanto has vendido y así

puedo planificar mejor"). A partir de ahí, se pueden generar previsiones de demanda consensuadas y compartir la gestión delos stocks.


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Con ello se logra fundamentalmente:Reducir los niveles de inventario, con un importante ahorro de costes de almacenaje e inventario,Minimizar las roturas de stock , se da mejor servicio a los clientes.

Racionalizar la gestión de los recursos de transporte, almacenaje y producción, y así conseguir que los camiones viajen biencargados.De esta manera se produce un efecto directo en el ámbito contable: disminuyen las incidencias en los pedidos y las facturas por diferencias en cantidades, precios, referencias, y condiciones comerciales mal aplicadas.Para implantar el CRP es necesario que el cliente y el proveedor dispongan de un sistema de información interempresas yapliquen tecnologías de la comunicación que les permita compartir datos de forma constante. Las tecnologías de lacomunicación que sustentan el CRP son los sistemas de datos en el punto de venta (EPOS o Electronic Point of Sale Data) y elEDI (Intercambio Electrónico de Datos).

ArribaMensajes EDI que intervienen en el CRP:Los mensajes fundamentales de EDI que intervienen son dos: el INVRPT (Inventory Report) y el ORDERS (Purchase Order Message).Mediante el INVRPT, el cliente transmite información diaria sobre el nivel de stock, salidas del almacén, pedidos en curso yroturas del stock. El mensaje ORDERS es el pedido, pero en este caso es un mensaje bastante especial, porque en el CRP lonormal es que los pedidos los haga el proveedor y no el cliente. Así se consigue que sea el proveedor quien gestione elinventario, y por lo tanto procese el pedido a partir de la información que ha recibido de INVRPT.Por ejemplo, si se tuviera un hipermercado (cliente) y un fabricante (proveedor) que se ocuparía del inventario, el hipermercadoenviaría el mensaje INVRPT, con el estado de las existencias de los productos del fabricante, y el proveedor, estudiaría esosdatos y haría una propuesta de pedido, enviando el mensaje ORDERS. En otras ocasiones es el cliente quien gestiona suinventario, y envía el mensaje ORDERS al proveedor y también el DELFOR (Delivery Schedule Message), que contiene laprogramación de las entregas.Otro mensaje que suele intervenir en el entorno CRP es el SLSFCT, (Sales Forecast Message) de predicción de ventas. Comoejemplo, un hipermercado podría enviar este mensaje a un fabricante informándole de la previsión de las ventas para unproducto y periodo de tiempo concreto. El SLSRPT (Sales Data Report Message) es un informe sobre las ventas, que envía elcliente al proveedor.

Reingeniería de la Cadena de SuministrosOtra técnica de reaprovisionamiento eficiente es la reingeniería de la cadena de suministros, que trata de mejorar la expedicióny recepción de mercancías.El proveedor envía al cliente el mensaje DESADV (Despatch Advice Message), de aviso de expedición cuando salen lasmercancías. Así, el cliente puede tenerlo todo preparado. Una vez recibida la mercancía, el cliente envía el mensaje RECADV(Receiving Advice Messag) para confirmar que se ha recibido la mercancía.Puede intervenir un intermediario entre el cliente y el proveedor, que es el operador logístico. En este caso es él quien envía alcliente el mensaje DESADV y recibe el RECADV. Recibe del proveedor el mensaje INSDES de instrucción de despacho y leenvía el mensaje DESSTA de situación de despacho.

Alineamiento de Ficheros MaestrosEn muchas ocasiones puede suceder que se realiza un pedido y resulta que el producto ya no se fabrica o se ha cambiado lareferencia, precio, especificaciones. Otra técnica de reaprovisionamiento eficiente es el alineamiento de ficheros maestros(AFM), que trata de evitar lo anterior. Para ello cliente, proveedor y en general los agentes de la cadena de suministromantienen actualizadas las bases de datos de forma que se disponga de la misma información en todas las partes que

intervienen en la cadena.De este modo, los emisores y receptores de ambos lados tienen la seguridad de que la información recibida es fiable y puedeser utilizada optimizando todos los procesos internos, como los administrativos y los logísticos (generación de pedidos,facturación, reaprovisionamiento continuo, gestión de inventarios, actualización de la base de productos).

Mensajes EDI que intervienen:Fundamentalmente interviene el PRICAT (Ficha de Producto). Pero en dos modalidadesdistintas:Uno a uno. En el que el mensaje PRICAT es enviado por cada proveedor a su cliente.Servidor centralizado. Utilizando una única y gigantesca Base de Datos Centralizada en la que todos los fabricantes deproductos depositen sus maestros (portafolio con toda la información de los productos). La eficiencia de este concepto esevidente: los fabricantes de productos informan una sola vez a la base de datos enviando el mensaje PRICAT. El resto deoperadores de la cadena accede sólo a aquella información que le interesa y, además, se asegura que lo que unos y otrosconocen respecto a los productos es exactamente lo mismo.

Luego queda demostrado que las estrategias ECR basadas en el intercambio de información entre las empresas, buscan unamayor eficiencia, reducir costes y dar servicio a los consumidores.


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Se han expuesto varias estrategias de ECR: reaprovisionamiento eficiente CRP, reingeniería de la cadena de suministros,alineamiento de ficheros maestros... pero no son las únicas.

OTROS SERVICIOSLa utilización de Internet en la gestión logística de la empresa permite una mayor personalización de los productos y serviciosque se comercializan, una reducción de costes de distribución (infraestructuras, intermediarios) y la aparición de nuevasoportunidades de negocio y actividad.A continuación se van a nombrar una serie de servicios que han surgido en las empresas y los cambios que han tenido querealizar para adaptarse a este nuevo cambio.

Entrega de SoftwarePermite un contacto mucho más rápido entre los clientes y la empresa logística. Esto se consigue principalmente por dosmedios:La entrega en mano del paquete de software.La posibilidad de adquirir el software descargándolo al ordenador desde Internet

Personalización de los Productos y ServiciosInternet permite estar en contacto con los clientes, esto permite no solo la fidelización de los mismos, sino saber cuales son los

servicios que más necesitan en función de su actividad industrial o comercial, con el fin de satisfacer las necesidades de losclientes y a la vez, aumentar la velocidad del servicio.

Seguimiento de las Ordenes de CompraSe puede saber dónde está exactamente un pedido en un momento determinado de tiempo. El seguimiento de las órdenes decompra se realiza a través de un número de seguimiento, de un número de referencia, de un correo electrónico o de la telefoníamóvil, como es el caso del SMS Tracking.

Números de SeguimientoLos números de seguimiento se utilizan para la identificación y seguimiento de cualquier paquete en el recorrido hasta sudestino a través del sistema de seguimiento. Un número de seguimiento se asigna automáticamente a un paqueteindependientemente de que se emplee un sistema de envío OnLine o un método basado en papel. El cliente puede emplear este número para el seguimiento, localización y verificación de la llegada de su paquete, así como para la obtención de otrosdetalles.

Números de ReferenciaLa posibilidad de efectuar el seguimiento de cualquier paquete por número de referencia, en lugar de por número deseguimiento, da más flexibilidad y comodidad. Al enviar un paquete, el cliente puede asignar un "número de referencia" quefacilita la coordinación con su sistema de facturación o registro o con el sistema del cliente contratante del envío. Este númerode referencia puede ser un número de pedido, un número de trabajo de un cliente o un grupo de palabras que identifique elenvío.Dicho número puede contener cualquier combinación de letras y números de hasta un máximo de 35 caracteres. El clienteasigna este "número" específico cada vez que envía un paquete, ya sea empleando un sistema de envío OnLine o un métodobasado en papel.Al enviar un paquete utilizando cualquier sistema OnLine o sistema de envío compatible, este número de referencia quedaregistrado junto con otros datos esenciales, de modo que el cliente puede utilizarlo en lugar del número de seguimiento que laempresa le asigne para el seguimiento del paquete, la verificación de la situación de entrega o la consulta de detalles del envío.

Arriba

Seguimiento Por Correo Electrónico

Enviando un mensaje de correo electrónico en el que figuren los números de seguimiento a una dirección de correo electrónico,se envía un mensaje de respuesta con un resumen del resultado del seguimiento.

Telefonía Móvil GSMSe utiliza para el acuse de recibo con números premarcados. Se prefijan una serie de llamadas en un teléfono WAP y así, eltransportista puede ir informando a la central con máximo detalle. Lo que se hace es memorizar bajo las teclas del móvil unosnúmeros de teléfonos concretos, de tal modo que, si marca 1 ó 2 ó 3 el transportista indica que se ha producido una incidencia,una entrega correcta. El móvil sirve, además, para marcar la trazabilidad y la posición exacta de un camión a lo largo de suruta.Así, para realizar el seguimiento del pedido a través del teléfono móvil GSM, se utiliza el SMS Tracking a través del envió de unmensaje de texto desde el teléfono móvil. Se manda el número de seguimiento a través de un mensaje de texto yposteriormente se devuelve otro en el que se informa de la notificación de la entrega, de la situación más reciente del envío.La información y los tiempos de respuesta pueden variar dependiendo del lugar donde se realice la entrega. La disponibilidadde este servicio depende de la red de la compañía de telefonía móvil.

Tiempos de TransitoLas empresas ponen en Internet una pagina en la que pone el lugar de envío y el lugar de recogida y poniendo esos datos te


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calcula el tiempo de entrega comprometiéndose la empresa a cumplirlos salvo error de calculo de la propia página.

Manejo de Bodegas

En el Manejo de Bodegas ayuda a clasificar los productos de acuerdo con el número de transacciones. Los productos de mayor movimiento se asignarán a las localizaciones más accesibles mientras que los de menor movimiento se asignarán alocalizaciones menos convenientes. Combina mejor servicio a clientes con control logístico económicamente eficiente.El Manejo de Bodegas define por Usted si un producto debe mezclarse o ir a un lugar definido, optimiza el manejo del espacioal sugerir localizaciones, reduce los movimientos internos, identifica preferencias (refrigerado, inflamable etc.), define en dondedebe recibirse (gráneles), maneja lotes y seriales, reserva localizaciones, almacena en lugares aleatorios o definidos, reconocealto, largo, ancho, peso, orientación y calcula espacios.Genera sugerencias de reorden, conduce aprovisionamiento de las áreas primarias de recogido para toda la bodega o a partir de niveles críticos. El manejo de estibas tanto en la recepción como en el despacho de mercancías permite la organizaciónóptima de su bodega.Totalmente conectado con las rutinas de Radio Frecuencia y Código d Barras de para completo control de las operaciones derecibo y entrega. Con facilidades impresionantes para el manejo de despacho, organización de rutas por horas de salida,definición de métodos de transporte, marcación de unidades, manejo de contenedores e incluso mezcla de una sola orden endiferentes despachos. Sugiere la mejor localización, y puede manejar múltiples unidades de recolección.

Sistema de Gestión de Despacho de PedidosAgiliza el proceso de despacho de los pedidos aprobados abarcando:La gestión de empaque lectura de embalajes de contenido estándar Generación de códigos seriales de contenedor de producto para los embalajes mixtos con su respectiva etiqueta de despachoSelección del transportador y generación de aviso de despacho.Propende a la certificación de proveedores para ingresar sus pedidos sin demoras.Evita inconsistencias en el inventario y los despachos.Ahorra en tiempo, evita reprocesos y perdida de producto.

Arriba

LOGISTICA DEL APROVISIONAMIENTO: TECNICAS CUANTITATIVAS PARA SU GESTION

AUTORAS: DRA. PILAR FELIPE VALDESDRA. BLANCA RODRIGUEZ AYNAT

INTRODUCCION

Lograr eficiencia y competitividad se ha convertido en los últimos años en una necesidad imperiosa

de las empresas que se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante que indudablementecondiciona considerablemente su funcionamiento. El mayor o menor éxito que logren las empresas

depende en gran medida de la forma adecuada o no en que se relacionan con el conjunto de

elementos externos a la organización que se caracterizan por ser variables altamente dinámicas

como: El comportamiento de los mercados, los costos, las innovaciones tecnológicas y aquellos

aspectos sociales, culturales, políticos y legales. Se requiere por tanto aprender a interpretar las

señales del entorno para poder establecer las estrategias mas adecuadas para adaptarse al mismo.


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El entorno actual se caracteriza por la competencia, lo que contribuye a que las empresas que

quieran mantenerse en el mercado desarrollen capacidades que le permitan introducirse,mantenerse y ampliarse en el mercado. Todas las empresas tanto productivas como de servicios

desarrollan su actividad en un ambiente altamente competitivo.

¿Por qué unas empresas son más competitivas que otras? Mucho se ha escrito sobre este tema y no

es nuestro objetivo abordar todo lo que autores reconocidos plantean sobre el mismo ¿Que puede

destacarse al respecto? Que existe coincidencia por parte de los autores que han estudiado a las

empresas de éxito en los factores que inciden en esos resultados. De ahí que éstos se hanconvertido en pautas a seguir por aquellas empresas que tengan como meta convertirse en

empresas de éxito. ¿Qué se ha derivado además de todos estos estudios realizados? Que las

formas clásicas de dirigir las empresas basadas en el análisis y optimización de cada una de las

áreas funcionales van perdiendo vigencia a favor de enfoques de dirección sistémicos que tienden al

logro de un funcionamiento satisfactorio del sistema a partir de un funcionamiento satisfactorio de

todas sus partes en conjunto. Esto ha implicado que en los últimos años han ido surgiendo nuevos

enfoques, con sus procedimientos y técnicas que constituyen nuevas formas de gestionar las

empresas desde una perspectiva diferente a la tradicional. Es en este marco en el que cada vez con

mas frecuencia se habla de la Logística.

El término logística es una palabra que proviene del griego. Ya en el año 480 ane se les llamaba

logísticos a los funcionarios atenienses encargados del almacenamiento y traslado de cargas entre

Atenas y las islas de la Liga de Delos. Sin embargo, las actividades que hoy se reconocen como

actividades logísticas surgen ya en la prehistoria de la humanidad, en el periodo neolítico en Egipto

hace unos 7000 años, asociada al inicio de las actividades agrícolas. (1)

Puede plantearse que la Logística se relaciona de una manera directa con todas las actividades

inherentes a los procesos de aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y distribución de los

productos, esto es, la Logística está asociada al ciclo Abastecimiento-Producción-Distribución.

Desde el punto de vista de este ciclo la Logística como tal no aparece en la literatura económica de

los primeros siglos y surge en la historia asociada a las actividades militares.


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La Logística asociada a la actividad empresarial comienza a reconocerse en la década de los 60

asociada a la distribución física, esto es, enfocada al conjunto de actividades relacionadas con elmovimiento de los productos terminados desde al final de su fabricación hasta el consumidor. La

necesidad de las empresas de ser cada vez más competitivas y llevar un control cada vez mayor de

sus costos ha impulsado grandemente el desarrollo de la Logística, que empieza a tener una mayor

significación a finales de la década de los 70 y que ha ido creciendo en los últimos 20 años.

El problema surge cuando la empresa se da cuenta de que además de unos costos directos muy

controlados y provenientes del proceso productivo existen otros costos como el de adquisición de

materias primas, materiales, partes, piezas, etc, el de conservación de los productos en inventarios,el de almacenamiento, transporte y distribución que cada vez van teniendo un mayor peso y que de

no controlarse pueden llevar a la empresa a no obtener los resultados esperados, sobre todo en

estos tiempos en el que, mantener el servicio al cliente, con un precio correcto, con la calidad

requerida, asegurando los plazos de entrega convenidos, son factores importantes para el

mantenimiento de la competitividad empresarial

Definiciones de Logística existen muchas, incluso puede plantearse los autores han ido ajustando las

mismas al propio desarrollo que ha tenido la logística en los últimos 40 años. Hemos seleccionado

de éstas dos que nos parecen adecuadas a nuestros fines:

La Logística es el “Proceso de planificar, implantar y controlar eficaz y eficientemente el flujo y

almacenamiento de bienes, servicios y la información relacionada, desde el punto de origen al punto

de consumo con el propósito de alcanzar los requerimientos de los clientes”. Council of Logistics

Management, 1992.

Las 7 Rs definen a la logística y abarcan:

El aseguramiento de la disponibilidad del producto, en la cantidad y calidad

deseada, en el lugar correcto, en el tiempo preciso, para el cliente correcto,

a un costo adecuado. Coyle, Bardi, Langley, 1992

El desarrollo de la Logística ha pasado por distintas etapas que los autores clasifican en

tres (2 ) ( 3 ):


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1950 – 1964 (Etapa de crecimiento), la cual marca el desarrollo de la teoría y practica

de la Logística y que se caracteriza entre otros factores por el surgimiento de la

distribución física como vía para desarrollar una lógica que permitiera controlar y

contener los costos asociados a las nuevas políticas de marketing., y la comprensión y

utilización del concepto de costo total, el cual se convierte en un elemento fundamental

para el desarrollo de la logística.

1965 – 1979 (Etapa de madurez), en la cual como rasgo característico se desarrolla y

consolida el papel de la distribución física, surge la Gestión de Materiales, abarcando las

actividades vinculadas al movimiento y almacenamiento hasta y durante el proceso de

producción y comienza a producirse una integración de las actividades comprendidas en

la gestión de materiales y de la distribución física, ya que ambos se ocupan de

proporcionar un determinado nivel de servicio al cliente con el menor costo y utilizan el

enfoque de sistema como base de su principio de integración.

De los años 80 hasta el presente. Esta etapa se caracterizada por crisis económica e

Incertidumbre en la economía, las que se reflejan en las actividades logísticas;

creciente importancia de las operaciones a nivel multinacional, lo que influye en la forma

de distribución de los productos y reconocimiento de la necesidad de gestionar la

totalidad del proceso logístico.

Es a finales de los 90 que surge la era de la Logística integral, la cual puede interpretarse “como una

forma de gestionar la empresa en un entorno altamente competitivo en la que los conceptos de

oportunidad y rapidez en el suministro de los productos y el servicio y la calidad total constituyen un

complemento imprescindible a las clásicas variables de calidad del producto y precio competitivo que

el mercado exige. La Logística Integral es, a largo plazo, el único camino para asegurar y mantener

una competitividad continuada en el mercado”. (4 )


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Tal como se desprende de las definiciones dadas anteriormente en Logística es fundamental el

control del flujo considerando tanto el de mercancías y el de la información que lo genera a lo largode la denominada cadena logística, lo cual se podría representar de la forma siguiente.

Figura 1 Cadena Logística

Como se puede apreciar, el flujo de productos va desde la fuente de aprovisionamiento

(Proveedores), hasta los clientes, mientras que la información que genera el referido flujo material va

en sentido contrario, o sea desde los clientes hasta la fuente de suministro.

De todo lo anterior puede derivarse que, la Logística es un enfoque que permite gestionar la

empresa a partir de los flujos, material e informativo asociado, que va desde los proveedores hasta

los clientes, y donde el flujo material se desarrolla, tal como se puede apreciar de la cadena

logística, a partir de la gestión de los aprovisionamientos, la gestión de los procesos de

transformación y la gestión de la distribución. A partir de estas consideraciones puede plantarse que

determinados autores al considerar el conjunto de actividades de que se ocupa la Logística como

sistema considera que las mismas se agrupan en tres subsistemas que denominan Logística delAprovisionamiento, Logística de la Producción y Logística de la Distribución.


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FLUJO DEINFORMACION

COMPRAS PRODUCCION DISTRIBUCION STOCKS

FLUJO DE

PRODUCTOS

VENTAS


CL

IENTES

PR

OVEDORES






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La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento deproductos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores

hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. Debe observarse que en

empresas puramente comerciales también se presenta y con gran fuerza el aprovisionamiento, lo

que en estos casos generalmente se trata de la adquisición de productos terminados que se utilizan

para satisfacer las necesidades del cliente final.

La gestión del aprovisionamiento lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que debencontribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. Es precisamente el

objetivo del presente trabajo presentar técnicas cuantitativas que permiten apoyar la toma de

decisiones en algunas áreas de la gestión del aprovisionamiento, en particular en el área de

compras, así como expresar lo que consideramos principales dificultades que en nuestra opinión

impiden una mayor utilización de las mismas.

APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

Los términos aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para describir funciones

empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de aprovisionamiento tiene un

carácter más amplio que la de compras.

Puede decirse que APROVISIONAR es una función destinada a poner a disposición de la empresa

todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento. ( 5)

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

a) Prever las necesidades de la empresa

b) Planificarlas en el tiempo

c) Expresarlas en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo en forma cuantitativa y

cualitativa

d) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen

e) Adquirir los productos

f) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas


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g) Pagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, las que

aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en

su conjunto. En ese sentido, (6) plantea que “El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones

que realiza una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artículos idóneos en la

cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible”

Por otra parte las COMPRAS como función empresarial presenta un carácter más restringido y tienepor objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de

las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. Se identifica con los puntos d),e),

f) y g) de la anterior definición. Aunque esta función constituye una de vital importancia para la

empresa, como puede verse solo es una parte de todas las operaciones que esta debe realizar para

aprovisionarse.

La función de compras tiene amplia implicación sobre la estructura financiera de la empresa ya que a

ésta le interesa mantener la mejor relación posible entre los recursos monetarios invertidos en activo

fijo y circulante, procurando que este se mantenga en un nivel que permita una gestión eficiente.

Actualmente la gestión de aprovisionamiento tiene una importancia estratégica que difícilmente se

percibía en tiempos pasados, cuando se le confundía solo con las labores administrativas que

realizaba el Departamento o Área de compras. Aun hoy en muchas empresas se perciben elementos

de esta situación pasada, cuando en la realización de esta actividad el tiempo se emplea

principalmente en actividades administrativas rutinarias, los resultados se miden solo en términos de

la bueno reacción o no a las solicitudes de las otras áreas a la que compra le presta servicio que

habitualmente son de urgencia.

Sin embargo, en la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace necesario un nuevo

enfoque orientado hacia una perspectiva logística que integre la función de aprovisionamientos en la

formulación y puesta en práctica de la estrategia global de la empresa.


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Una contribución sustancial del aprovisionamiento a la mejora competitiva de la empresa solo es

posible si la responsabilidad de gestión comienza con la participación de esta función en la definiciónde la estrategia de la empresa y termina cuando el producto o servicio es empleado adecuadamente

en el propio proceso de transformación o satisface las necesidades del cliente final. Es decir, cuando

se contempla la actividad de aprovisionamiento como parte integrante del sistema logístico de la

empresa.

La función de aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además

una función compleja. Esta complejidad se deriva lógicamente de la naturaleza y diversidad de losproductos o servicios objeto de adquisición, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la

necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización

de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos, la

escasez de capitales y el crecimiento de los costos financieros, así como los cambios tecnológicos y

el constante incremento de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la función de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricación o

de compras

• Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de

calidad requeridas

• Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de las necesidades de

calidad y plazos de entrega requeridos

• Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas,

tendencias, etc.

Todo esto implica una COORDINACION permanente entre las áreas de Producción, Comercial,

Finanzas y Compras. Sin embargo, la función de compras tiene por naturaleza unas actividades

claramente diferentes de las otras funciones y que pueden resumir de la siguiente manera:

• Estudio de las fuentes de suministro


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• Selección de proveedores

• Control de las especificaciones de calidad requeridas

• Gestión de precios

• Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas

con el proveedor

• Venta de sobrantes y productos obsoletos

Por otra parte compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan básicas y que

abarcan las siguientes:

• Búsqueda y evaluación de proveedores

• Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a:

Características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de

entrega y pago

• Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega

• Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros

• Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y

fechas de lanzamiento previstos

• Preparación de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos

hasta su recepción y control de calidad

• Solventar discrepancias en la recepción del producto

• Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad

Como se planteó anteriormente, la función de compras se inicia cuando un bien o un servicio debe

ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar todos los derechos y obligaciones


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mutuamente establecidos con el proveedor. Esto puede definirse como un Proceso en el que se

distinguen diferentes fases, tal como se muestra a continuación:

FASES DEL PROCESO DE COMPRAS


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OPERACIONES

PREVIAS

• Conocimiento detallado de lasnecesidades

• Determinación de las condiciones

en que estas deben ser satisfechas






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En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras se ponen de manifiesto

responsabilidades diferentes, como son: Responsabilidades administrativas, técnica, comercial,

financiera y económica, las que se pasan a comentar.

Administrativa: La compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la

salida del correspondiente valor en dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el


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PREPARACION

REALIZACION

SEGUIMIENTO


• Investigación de Mercado

• Preselección de proveedores

• Análisis y comparación de ofertas

• Negociación con los ofertantes

• Elección de proveedores

• Confección de pedidos

• Vigilancia y Reclamación de las

entregas

• Control cualitativo y cuantitativode los productos recibidos

• Eventual devolución de losproductos no conformes

OPERACIONESDERIVADAS

• Recuperación de envases,

embalajes, desperdicios,sobrantes, etc.

• Gestión de los inventarios de losmateriales y productos adquiridos






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conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de

compra y gestionar con eficacia este servicio.

Técnica: La compra debe realizarse a aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades

de la empresa. Esto obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las

mercancías a comprar y las alternativas validas que puedan existir.

Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales

como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como

una fuente generadora de beneficios para la empresa.

Financiera: La compra inmoviliza capital, su escasez obliga a limitar el volumen de este inmovilizado

a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente

a capitales externos.

Económica: Las operaciones de compra generan unos costos que incidirán directamente en los

precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es

reducir al mínimo los costos derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignados.

Independientemente de cual sea la estructura organizativa funcional de la empresa siempre existirá

un área, departamento, subdirección, etc, que desempeñe la función de compra, encargada de la

toma de decisiones.

DECISIONES DE COMPRA

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras están dirigidas a dar respuesta

a los siguientes interrogantes:

Donde comprar

Como comprar A quien comprar


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En que condiciones comprar

Y aunque sea competencia de otras áreas, en dependencia de la estructura organizativa de la

empresa, el Departamento de Compras puede colaborar con otras áreas funcionales, por ejemplo:

Con el departamento o área técnica en la decisión de “Que comprar” y con el Departamento de

producción y la gestión de inventario en lo referido a: “Cuanto y cuando comprar”.

A menudo surgen conflictos entre los distintos departamentos. Quizás el departamento de compras

de importancia al precio y piense que las especificaciones técnicas de un cierto producto son

excesivas en función de su uso, pero quizás producción piense que compras le da demasiada

importancia al precio y desconoce aspectos técnicos que justifican la petición de dicho material. Solo

la necesaria colaboración interdepartamental en la empresa, a veces basada en el simple dialogo y

exposición de argumentos, pueda poner de acuerdo a todos, para obtener el máximo rendimiento de

todas las funciones.

En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos, estos son:

• Precio

• Calidad

• Condiciones de pago

• Plazos de entrega

Con respecto al precio cabe decir que éste debe estar claramente definido, ser unitario e incluya toda

clase de conceptos como transporte, manipulación, etc. Existen productos que por su especial

naturaleza o destino no los consideran, sobre todo aquellos que son de importación, debiendo

detallarse entonces conceptos tales como seguros, impuestos, recepción, etc.

Desde luego el objetivo no es comprar lo más barato posible, sino optimizar en su conjunto los

indicadores de precio, calidad y servicio (que abarca condiciones de pago y plazo de entregas). En

función de la posición de la empresa en el mercado la negociación será de una u otra forma. Se

pueden lograr descuentos por cantidad y otras formas de revisión dependiendo de los tipos de


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contratos establecidos. La forma de pago puede afectar seriamente el precio, ya que un pago

aplazado es como si el proveedor estuviese financiando al comprador.

El plazo de entrega es otro factor importante a considerar para no entrar en ruptura del inventario, o

lo que es peor, paralización del proceso productivo o se servicios. Resulta de interés que el plazo de

entrega sea lo mas pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una

menor financiación comprometida.. Se requiere también que el plazo sea fiable. Si no lo fuera pues

nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se traduce en

mayores costos de conservación y mayor capacidad para el almacén. Para lograr plazos adecuadosserá conveniente conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo del periodo de planificación

y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de los pedidos, facilitando de

esta forma la planificación del mismo.

Por otra parte, siempre que sea posible, es conveniente contar con varios proveedores, lo que

fomenta entre ellos competitividad en cuanto a precio, calidad y servicio, lo que proporciona además

flexibilidad a la hora de repartir pedidos.

Finalmente, es preciso tener cuidado con las promociones a bajo precio. Serán fiables si un nuevo

proveedor desea ganarse nuestra confianza dándonos a conocer su producto, pero en otras

ocasiones los productos pueden provenir de inventarios almacenados durante mucho tiempo o

pueden ser de baja calidad. Por el contrario, una calidad excesiva de los productos puede ser

innecesaria y hace incrementar los precios sin aportar valor añadido al consumidor.

PREVISION DE LAS NECESIDADES

En la previsión de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen

gran incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la

otra a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los

requerimientos de los mismos sean correctas.


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Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta

determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando undeterminado criterio.

Una técnica cuantitativa bastante sencilla y ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el

conocido método ABC, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. .El mismo

se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897 tras

realizar un estudio de la distribución de los ingresos. El mismo arrojo como resultado que un gran

porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de lapoblación. Este principio se conoció como la ley de Pareto.

El principio de Pareto establece que: “Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los recursos deben

de concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes”.

En 1951 el norteamericano H. F. Dickie, basándose en el principio de Pareto y en sus propias

experiencias prácticas al estudiar los inventarios presentó un método de clasificación que respondíaal siguiente planteamiento general: “En cualquier clasificación de los inventarios una pequeña

fracción expresada en términos de elementos representa una fracción mayoritaria en términos de

efecto “.

Ell método ABC es un procedimiento que permite establecer una clasificación a partir de un

determinado criterio, y como su nombre lo indica, clasifica en base a 3 grupos, A-B-C. Este

agrupamiento es convencional ya que pueden crearse más grupos aunque en la prácticaempresarial se prefieran éstos.

El método ABC es uno de los más conocidos métodos de clasificación y mediante el mismo se

pueden establecer clasificaciones de múltiples cosas para su posterior evaluación, como por

ejemplo:


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CLASIFICACION DE CRITERIOS PARA CLASIFICAR:Productos Costo, beneficio, volumen de ventas, de

compras, etc

Proveedores Volumen de compras, calidad, condiciones depago, retrasos en los plazos de entrega, etc

Inventarios Demanda, Costo, Volumen de ventas, tipo demateriales, movimiento de los productos,características físicas, etc.

Clientes Volumen de compras, forma y ciclo de pago

Al aplicarse el Método ABC se obtiene una curva de distribución logarítmica normal que representa

la distribución estadística del efecto de los artículos, considerados a partir del criterio seleccionado

con tres zonas bien diferenciadas.

A continuación se presenta una representación gráfica del resultado de la aplicación del método

ABC para clasificar los productos en función del valor monetario de las compras que de los mismos

se realizan,


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Como puede observarse están claramente delimitadas las 3 zonas:Zona A: Los productos de este grupo representan el 20% del total y en ellos se concentra el 75%

del valor de las compras

Zona B: Los productos de este grupo representan el 30% del total y en ellos se concentra el 20%


Zona C: Los productos de este grupo representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5%



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Productos ( % )

% del valor total en $

Figura 2 Clasificación ABC






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Los rangos en que se mueven las zonas no son rígidos. No en todas las organizaciones se cumple

exactamente la relación 20-80 aunque en general se aceptan como valores para la zona A: 20/80,para la zona B: 30/15 y para la zona C: 50/5.

El principio básico implícito en este procedimiento consiste en focalizar la atención sobre los

elementos más importantes con vistas a su gestión. Evidentemente los productos que pertenecen a

la zona A, por su especial relevancia, requieren un tratamiento más riguroso, que los que

corresponden a la zona C. Los de la zona A serian los mas importantes, los de la zona B, serian

medianamente importantes y los de la zona C serian poco importantes, por tanto, desde el punto devista del análisis y control de los productos, sobre los de la zona A se ejercería un control máximo,

sobre los de la B un control intermedio y sobre los de la C un control mínimo.

En el marco de la actividad de compras resulta importante el uso de esta técnica no solo para

clasificar productos sino también a los proveedores. En el marco de la actividad de

aprovisionamiento en general, que abarca también la actividad de la gestión de los inventarios, el

uso de esta técnica ha tenido amplia aplicación a la hora de tomar decisiones en relación con las

políticas de inventario a establecer

Ahora bien, el método ABC fue desarrollado sobre la base utilizar un solo criterio para clasificar los

productos, clientes, proveedores, etc. Sin embargo se ha desarrollado un procedimiento para

considerar el uso de más de un criterio al aplicar el método ABC, el cual pasamos a presentar

El procedimiento parte primeramente de definir los criterios a utilizar para clasificar los productos. En

este caso se utilizarán como criterios, el volumen en unidades físicas de cada producto y el valor

en términos monetarios.

Para la clasificación de los productos en los grupos A, B y C, teniendo en cuenta los dos criterios se

procede a calcular un indicador denotado V, el cual en la literatura consultada ( 7 ) se conforma a

partir del % acumulado tanto del valor como del volumen físico, de la forma siguiente:

Para el grupo A


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% acumulado del valor (Limite superior del grupo en %)V(A) = ----------------------------------------------------------------------------------------

% acumulado del volumen físico (Limite superior del grupo en %)

Para el grupo B

% acumulado del valor - % acumulado del valor (Limite superior del grupo B en %) (Limite superior del grupo A en %)

V(B) = -------------------------------------------------------------------------------------------- % acumulado del volumen físico - % acumulado del volumen físico

(Limite superior del grupo B en %) (Limite superior del grupo A en %)

Para el grupo C

% acumulado del valor - % acumulado del valor (Limite superior del grupo C en %) (Limite superior del grupo B en %)

V(C) = -------------------------------------------------------------------------------------------- % acumulado del volumen físico - % acumulado del volumen físico

(Limite superior del grupo C en %) (Limite superior del grupo B en %)

Para la determinación de los grupos se recomiendan los siguientes valores para los indicadores

V(A), V(B), Y V(C): ( 7 )

Para el grupo A: V(A) > 3.0

Para el grupo B: 0.7 V(B)=<= 3.0

Para el grupo C: V)C) < 0.7

A los efectos de ilustrar la aplicación del procedimiento utilizaremos el siguiente ejemplo en el cual,

para la clasificación de los productos utilizando el método ABC, se utilizarán como criterios los

señalados anteriormente.

El tratamiento de la información en este caso es el mismo que cuando se va a aplicar el método

ABC, esto es, a partir de la información original se procede a calcular el % del total en valor ($) y

volumen físico que representa cada producto y a partir de ordenar en forma descendente los

productos utilizando el criterio del valor se van calculando los indicadores de agrupación en función

de los rangos establecidos. Todo lo anterior se resume en las siguientes tablas.

Tabla Nro. 1

Productos Proporción en % Proporción en %


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de cadaproducto en el

valor total ($)

de cada productoen el volumen

total (Físico)1 6.3 15.7

2 9.1 7.5

3 10.8 5.4

4 6.9 10.8

5 5.0 18.0

6 4.0 10.5

7 20.5 6.2

8 27.1 7.0

9 3.2 6.6

10 7.0 12.3

100 100

Tabla Nro. 2

Proporción en Valor ($)

Proporción envolumen físico

Productos

% %Acumulado

% %Acumulado

Clasificación

8 27.1 27.1 7.0 7.0 A7 20.5 47.6 6.2 13.2 A

3 10.9 58.5 5.4 18.6 A2 9.1 67.6 7.5 26.1 B


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10 7.0 74.6 12.3 38.4 B4 6.9 81.5 10.8 49.2 B

1 6.3 87.8 15.7 64.9 C

5 5.0 92.8 18.0 82.9 C

6 4.0 96.8 10.5 93.4 C

9 3.2 100.0 6.6 100.0 C

El cálculo de los indicadores que permiten establecer la clasificación es como sigue:

58.5V(A)= --------- = 3.145 > 3.0 18.6

81.5 – 58.5V(B) = ---------------------- = 0.752 > 0.7 49.2 - 18.6

100 - 81.5V(C) = ---------------------- = 0.364 < 0.7 100 - 49.2


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A partir de estos resultados pueden realizarse los análisis correspondientes sirviendo de punto de

partida para trazar políticas de proyección y control correspondientes

Otra técnica que puede ser utilizada para la clasificación de los productos es la llamada matriz de

Impacto en el Beneficio-Riesgo en el suministro (IB/RS). La misma sido aplicada con frecuencia para

la toma de decisiones en relación con la política de inventarios a seguir, pero también puede ser

utilizada para la configuración de una estrategia de Compras. En este caso la clasificación de los

productos, materiales, partes, piezas, etc., que son adquiridos estará en función de la incidencia en

los beneficios y del riesgo de su aprovisionamiento. Esto permite analizar el mercado de suministrosde los productos, materiales, etc., determinar cual es su posición estratégica en cuanto a las

compras y elaborar las consecuentes estrategias y planes de acción

La incidencia de un determinado producto, material o componente sobre los beneficios se puede

definir en función de la cantidad comprada, del porcentaje que supone sobre el costo total de

compras o en el incremento del volumen de negocios. El riesgo en el reaprovisionamiento se mide

con arreglo a la disponibilidad del producto o material, el numero existente de proveedores, a la

demanda de la competencia, al as oportunidades de fabricarlos o comprarlos, a los riesgos del

almacenamiento y a las posibilidades de la sustitución.

Utilizando estos criterios, la empresa puede clasificar los productos que compra en las siguientes

categorías:

• Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo

• Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo

• Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo

• Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Conformando la siguiente Matriz:

I. B.


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PRODUCTOSBASICOS

PRODUCTOSESTRATEGICOS

PRODUCTOS NOCRITICOS

PRODUCTOS CUELLO DEBOTELLA

R.S.

Figura 3 Matriz Impacto/Riesgo

Cada una de estas cuatro categorías requiere de un enfoque de compra diferente, cuya complejidad

esta en función de las consecuencias estratégicas que acarrean.

Para las decisiones sobe el aprovisionamiento de los productos estratégicos, la empresa necesitará

apoyarse en técnicas analíticas como: análisis de mercado, análisis de riesgo, modelos de

simulación, previsión de precios e incluso de alguna clase de análisis macroeconómico.

Las decisiones sobre los productos cuello de botella, menos críticos en el posicionamiento,

necesitaran del empleo de modelos específicos de análisis de mercado y de análisis de decisiones.

En el caso de los productos básicos se pueden emplear técnicas de análisis de proveedores,

modelos de previsión de precios y modelos de toma de decisiones. Para los productos no críticos

bastará, en condiciones normales, con sencillos análisis de mercados y el establecimiento de

políticas para la toma de decisiones.

Resulta evidente que los cambios en las tendencias de la oferta y la demanda del mercado puede

alterar la categoría en que esta clasificado un producto.


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Tal como planteamos al inicio, el segundo problema a resolver relativo a la previsión de las

necesidades de aprovisionamiento está relacionado con la elección de la técnica de previsión masadecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

En este sentido , la proyección de las necesidades de compras (Demandas) se caracteriza por la

necesidad de elaborar una gran cantidad de pronósticos, de gran cantidad de productos,

generalmente para periodos cortos de tiempo..

Dichas demandas pueden ser clasificadas como dependientes o independientes y elcomportamiento de las mismas es predecible en términos determinísticos o en términos

probabilísticas, y en dependencia de la frecuencia con que se producen pueden ser regulares o

irregulares. El objetivo del proceso de proyección consiste en determinar para cada artículo, cuyos

requerimientos cualitativos están identificados, las cantidades requeridas por la empresa para lograr

los objetivos de la misma.

Para realizar esta proyección es recomendable la integración de diferentes métodos de pronóstico

así como las recomendaciones del empleo de los mismos en dependencia de las características de

la variable que se pronostique. Es muy importante la integración de métodos cuantitativos y métodos

cualitativos ya que de esta forma quedan integras la información que aportan los registros históricos

con los que cuente la organización y la experiencia y criterios del personal involucrado con la

proyección.

Los métodos que con mayor frecuencia se emplean en la proyección son métodos estadísticos, entre

ellos, se destacan los que se corresponden en mayor medida a pronósticos de plazos cortos y de

gran cantidad de variables como ocurre generalmente en la elaboración de pronósticos asociada a

la actividad de compras.

Los métodos estadísticos se pueden agrupar en: Métodos de series de tiempo, métodos causales y

métodos cualitativos. Entre los métodos de series de tiempo se encuentran los promedios móviles,

los promedios móviles exponenciales, el método de descomposición y el de Box-Jenkins. Entre los

modelos causales están el análisis de regresión y los modelos econométricos y entre los cualitativos


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están el método Delfhi, investigaciones de mercado, pronósticos basados en escenarios, encuestas,

entrevistas, tormenta de ideas, etc.

BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Tal como fue señalado anteriormente, una actividad básica de la función de compras es la búsqueda

y selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más importantes dentro de la

función de compras, tendiente a lograr una calificación de los proveedores en función de su

capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para lasfuturas relaciones comerciales con ellos.

El primer paso para la búsqueda y selección de proveedores es el estudio del mercado de productos.

Este análisis consiste en reunir y analizar las informaciones relativas a la producción, distribución y

venta de un determinado articulo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la política de

compras a seguir por la empresa.

Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artículos o materiales que se requieren

se agrupan en familias de productos y se traza un plan de estudio empezando por las más

importantes. A veces este trabajo excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser

recomendable su realización por especialistas en investigación de mercados.

El estudio debe abarcar las siguientes fases:

1) Definición de las necesidades en términos cualitativos y cuantitativos

2) Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la investigación sobre la

fabricación del producto en cuestión, haciendo énfasis en los siguientes aspectos: materias primas

que componen el producto, métodos de producción existentes para entender las diversas calidades y

precios que hay en el mercado, y análisis a medio y largo plazo de la evolución del articulo

3) Consumo y distribución del producto

4) Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia, fluctuaciones y causas

que lo generan

5) Presentaciones, costos de transporte y embalajes


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6) Aspectos legales

Estudio del mercado de proveedores

Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que reúnan

mejores condiciones para la empresa, basándose, en principio, en criterios de política de compras,

tales como la distancia, canal de distribución, etc.

La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de modo que

en cada paso se profundice cada vez mas, pero con menos proveedores, utilizando criterios deconveniencia comercial y política de empresa, de tal forma que al final se tenga una selección

reducida de posibles proveedores, sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación

para establecer la selección definitiva.

Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

Calidad del producto Fiabilidad de las entregas

Plazos de entrega

Continuidad

Flexibilidad

Nivel tecnológico

Capacidad de reacción

Precios

Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad tecnológica, económica y

comercial de los proveedores.

EVALUACION DE PROVEEDORES


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Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de los mismos. Esta tarea,

que supone una comparación entre proveedores, suele resultar difícil y delicada, máxime si se tieneen cuenta qué se trata de cotejar variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.

La técnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio

ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés

para el decisor. El procedimiento a emplear consta de tres pasos:

1- Elección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los proveedores2- Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el decisor

3- Calculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos permite obtener una

valoración de cada uno de los proveedores. Lógicamente el o los proveedores seleccionados

serán los que obtengan la más alta puntuación.

En términos generales, los sistemas de evaluación mas comúnmente empleados, en particular en

aquellas empresas dedicadas a la distribución comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios

tres indicadores que son:

Calidad

Servicio

Precio

A los efectos de realizar la evaluación debe definirse la forma en que se debe medir cada uno deestos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente forma:

Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir calidad de los productos de un determinado

proveedor es mediante el número de productos defectuosos del total enviado o mediante el número

de productos aceptados del total enviado


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Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido midiéndolo mediante el

número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión o el número de pedidosentregados en tiempo en dicho periodo.

Precio: Indudablemente, el mejor proveedor atendiendo solo al precio es aquel que proporcione el

mas bajo, pero una forma de comparar es calcular para cada proveedor un indicador resultante de

dividir el precio mas bajo ofertado y el que concretamente plantea el proveedor.

Es habitual que cada uno de estos indicadores, que se pueden calcular para cada uno de losfactores a tener en cuenta se expresen en por ciento.

Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite evaluar los proveedores adopta

la siguiente expresión:

Pc C + Ps S + Pp PEr = ----------------------------------

Pc + Ps + Pp

Donde:

Er: Evaluación para cada proveedor r C: Indicador de calidadS: Indicador del servicioP: Indicador del PrecioPc: Ponderación para la calidadPs: Ponderación para el servicio

Pp: Ponderación para el precio.

Además de éstos pueden ser considerados otros factores que pueden servir para evaluar los

proveedores y que pueden se considerados para tomar decisiones respecto a los mismos. Entre

ellos podemos considerar:

♦ Descuentos

♦ Embalajes

♦ Flexibilidad


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♦ Faltantes en la entrega

♦ Transporte

♦ Experiencia anterior

♦ Capacidad de supervisión

♦ Validez de la oferta

♦ Localización♦ Calidad de la gestión

.Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado otro tipo de procedimiento

multicriterio, basado en un procedimiento matricial que permite determinar por otra vía un

ordenamiento de los criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para el

decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluación de los proveedores. De

este modo, en lugar de asignar directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente

lleva implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de

realizar una consideración general y de conjunto, se aplica otro procedimiento en el que se toma en

cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.

Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un procedimiento mediante el cual

se compara cada criterio individualmente con cada uno de los criterios considerados, a partir de su

significado e importancia, escribiendo en el escaque correspondiente de la matriz el que se

considere más importante como resultado de la comparación. A partir de ahí se determina para cada

criterio la frecuencia, la cual sirve de base para determinar el ordenamiento de los criterios en

función de la importancia que le concede el decisor.

A los efectos de ilustrar la aplicación del procedimiento utilizaremos el siguiente ejemplo en el cual,

para la evaluación de los proveedores, consideramos que van a ser significativos los siguientes

criterios:

K1- Precio del producto

K2- Distancia del lugar donde se obtiene el producto

K3- Flexibilidad de tráfico en el abastecimientoK4- Calidad del producto


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K5- Posibilidades del uso del justo a tiempo

K6- Flexibilidad dentro de otros requerimientos al proveedor K7- Posibilidades de reciclaje de los envases, embalajes, etc

K8- Posibilidades de acople de ambas partes al sistema computarizado de información

Tomando en cuenta estos criterios se procede a plantear la matriz de Comparación de Criterios, la

cual, a partir de comparar los criterios por parejas sobre la base de definir cual de los dos tiene

mayor significado e importancia para el decisor, adopta la siguiente expresión:

Tabla Nro. 3 Matriz de Comparación de Criterios

K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8K1 - K1 K1 K4 K1 K6 K1 K1K2 - K2 K4 K5 K2 K2 K2K3 - K4 K5 K6 K3 K8K4 - K4 K4 K4 K4K5 - K6 K5 K8K6 - K6 K6K7 - K7

K8 -

Este tipo de matriz es siempre simétrica, por lo que usualmente solo se presentan los valores

correspondientes a los elementos que están encima de la diagonal principal.

A partir de estos resultados se está en condiciones de determinar para cada criterio la frecuencia y

sobre esta base determinar el orden de importancia de los criterios, lo cual se refleja en la siguiente

tabla:

Tabla Nro. 4

Criterios Frecuencia % OrdenK1 5 17.85 2

K2 4 14.29 3K3 1 3.57 6


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K4 7 25.0 1K5 3 10.71 4

K6 5 17.85 2

K7 1 3.57 6

K8 2 7.14 5

Total 28 100.00

De acuerdo con esta valoración los criterios quedan ordenados como sigue:

Tabla Nro. 5

Orden Criterios1 K42 K1

K63 K24 K55 K86 K3

K7

Nótese que en este caso se tiene más de un criterio con el mismo nivel de importancia.


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A partir de tener este ordenamiento de los criterios a emplear se puede realizar propiamente la

evaluación de los proveedores. Para ello se utiliza una escala de 0-10 puntos para evaluar a cadaproveedor en cada uno de los criterios seleccionados. Se utiliza además una ponderación para

diferenciar los criterios en orden de importancia de acuerdo con el resultado obtenido con el

procedimiento utilizado. Se utiliza para ello una escala 10-0.

A los efectos de ilustrar el procedimiento pasamos a realizar una evaluación de 4 proveedores que

identificaremos por A, B, C y D teniendo en cuenta estos criterios y su ordenamiento. Los resultados

se presentan en las siguientes tablas:

Tabla Nro. 6 Evaluación de cada proveedor según los criteriosSeleccionados

PROVEEDORESCriterios A B C D

K4 8 10 7 6K1 10 3 5 10K6 5 8 10 6

K2 10 5 1 10K5 8 8 6 3K8 3 7 2 1K3 1 8 9 2K7 5 3 7 0

Tabla Nro. 7 Evaluación de cada proveedor tomando en cuenta laEvaluación realizada en a tabla Nro. 6 y las ponderacionesde cada criterio

Ponderación PROVEEDORESCriterios del criterio A B C D

K4 10 80 100 70 60K1 9 90 27 45 90K6 9 45 72 90 54K2 8 80 40 8 80K5 7 56 56 42 21K8 6 18 42 12 6K3 5 5 40 45 10K7 5 25 15 35 0

TOTAL 399 392 347 321


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De acuerdo con los resultados obtenidos el mejor proveedor teniendo en cuenta estos criterios y elprocedimiento utilizado es el proveedor A. Si queremos realizar un ordenamiento de proveedores, el

orden, de acuerdo a los resultados, es: A, B, C, y D.

En este procedimiento, al igual que el anterior resulta importante la clara definición de los aspectos a

tener en cuenta para medir la forma en que se va a evaluar cada proveedor de acuerdo con la escala

que se utiliza (0-10). Además cuando se definen varios criterios se debe verificar que dos criterios no

pueden tener puntos en común ya que uno de ellos resultaría redundante.

Hasta aquí hemos presentado un conjunto de técnicas cuantitativas que permiten apoyar

cuantitativamente la toma de decisiones en el área de aprovisionamientos, en particular en lo relativo

a compras.

Sin embargo, es necesario destacar que aun cuando en términos generales se reconoce las ventajas

que proporciona el uso de las técnicas cuantitativos para la toma de decisiones, en nuestra opinión,

la aplicación de estas técnicas aun no constituye una practica común en la gestión de nuestras

empresas. Las causas pueden ser diversas entre las cuales se pueden mencionar:

El desconocimiento que en ocasiones se tiene de los tipos de problemas que se pueden resolver

con estos métodos

El criterio de que los métodos y modelos cuantitativos son muy “complicados” de entender y que

se pueden buscar otros procedimientos “mas sencillos” para la solución de los problemas

La dinámica de la toma de decisiones en la gestión de las empresas y el “retardo” relativo de la

solución de los modelos

Realmente lograr una aplicación sistemática de los métodos cuantitativos enfrenta una serie de

dificultades, puesto que implica en primer lugar un cambio en la mentalidad y forma de enfocar la

toma de decisiones en la gestión de las empresas, además de los problemas relacionados con la


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captación y adecuación de la información para conformar los datos de partida que alimentan a los

modelos y la necesidad de contar con un personal capacitado para ejecutar de una manerasistemática estas tareas. En los últimos años la creación de los llamados sistemas de apoyo a la

decisión que se vienen desarrollando en algunas empresas, donde pueden integrarse, junto a otro

tipo de información relevante para la toma de decisiones, modelos cuantitativos, contribuirán sin

dudas a lograr un uso sistemático de estas técnicas en la toma de decisiones en particular en esa

área tan importante para la empresa como es la de aprovisionamientos.

CONCLUSIONESLa búsqueda de eficiencia y competitividad se ha convertido en los últimos años en una necesidad

imperiosa de las empresas que se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante que

indudablemente condiciona considerablemente su funcionamiento. Todas las empresas tanto

productivas como de servicios desarrollan actualmente su actividad en un ambiente altamente

competitivo.

La experiencia alcanzada por las empresas de excelencia muestra que las formas clásicas de dirigir las empresas basadas en el análisis y optimización de cada una de las áreas funcionales van

perdiendo vigencia a favor de enfoques de dirección sistémicos que tienden al logro de un

funcionamiento satisfactorio del sistema a partir de un funcionamiento satisfactorio de todas sus

partes en conjunto. Esto ha implicado que en los últimos años han ido surgiendo nuevos enfoques,

con sus procedimientos y técnicas que constituyen nuevas formas de gestionar las empresas desde

una perspectiva diferente a la tradicional. Es en este marco en el que cada vez con mas frecuencia

se habla de la Logística.

La Logística se relaciona de una manera directa con todas las actividades inherentes a los procesos

de aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y distribución de los productos, esto es, la Logística

está asociada al ciclo Abastecimiento-Producción-Distribución, constituyendo actualmente un

enfoque que permite gestionar la empresa a partir de los flujos, material e informativo asociado, que

va desde los proveedores hasta los clientes, y donde el flujo material se desarrolla a partir de la

gestión de los aprovisionamientos, la gestión de los procesos de transformación y la gestión de la

distribución. Al considerar el conjunto de actividades de que se ocupa la Logística como sistema se


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considera que las mismas se agrupan en tres subsistemas que denominan Logística del

Aprovisionamiento, Logística de la Producción y Logística de la Distribución.

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de

productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores

hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. Debe observarse que en

empresas puramente comerciales también se presenta y con gran fuerza el aprovisionamiento, lo

que en estos casos generalmente se trata de la adquisición de productos terminados que se utilizan

para satisfacer las necesidades del cliente final.

La gestión del aprovisionamiento lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben

contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. El aprovisionamiento,

abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, La función de

aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además una función

compleja. En la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace necesario un nuevo

enfoque orientado hacia una perspectiva logística que integre la función de aprovisionamientos en la

formulación y puesta en práctica de la estrategia global de la empresa.

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras están dirigidas a dar respuesta

a los siguientes interrogantes: Donde comprar, como comprar, a quien comprar y en que condiciones

comprar, tomando en cuenta 4 indicadores básicos que son: Precio, calidad, condiciones de pago y

plazos de entrega.

En la previsión de las necesidades de compras surgen dos tipos de situaciones que tienen gran

incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la otra

a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los

requerimientos de los mismos sean correctas.

Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta

determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un

determinado criterio. La técnica cuantitativa mas utilizada ha sido el método ABC, sin embargo


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consideramos que este método esta limitado por el hecho de que se clasifica utilizando un solo

criterio. El desarrollo de las técnicas multicriterio ha hecho posible la aplicación del método ABCutilizando más de un criterio, lo que consideramos muy positivo y que se ajusta mas a la actividad

real de toma de decisiones en la que de una forma u otra están presentes criterios múltiples. Otra

técnica a utilizar para clasificar productos es la matriz de Impacto/Riesgo, la cual puede ser utilizada

para la configuración de una estrategia de compras.

El segundo problema a resolver relativo a la previsión de las necesidades está relacionado con la

elección de la técnica de previsión mas adecuada para que las estimaciones sobre los

requerimientos de los mismos sean correctas. En este sentido, la proyección de las necesidades de

compras se caracteriza por la necesidad de elaborar una gran cantidad de pronósticos, de gran

cantidad de productos, generalmente para periodos cortos de tiempo.

Los métodos que con mayor frecuencia se emplean en la proyección son métodos estadísticos, entre

ellos, se destacan los que se corresponden en mayor medida a pronósticos de plazos cortos y de

gran cantidad de variables como ocurre generalmente en la elaboración de pronósticos asociada a

la actividad de compras.

Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Una vez

seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de los mismos. La técnica

cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio ponderado que

tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el decisor.

.Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado otro tipo de procedimiento

multicriterio, basado en un procedimiento matricial que permite determinar por otra vía un

ordenamiento de los criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para el

decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluación de los proveedores. De

este modo, en lugar de asignar directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente

lleva implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de

realizar una consideración general y de conjunto, se puede emplear este procedimiento en el que

se toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.


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Finalmente es necesario destacar que aun cuando en términos generales se reconoce las ventajas

que proporciona el uso de las técnicas cuantitativos para la toma de decisiones, la aplicación deestas técnicas aun no constituye una practica común en la gestión de nuestras empresas. Aun

cuando en nuestras condiciones existen un conjunto de factores que no han propiciado una

aplicación sistemática del uso de técnicas cuantitativos para la toma de decisiones en el área de

compras consideramos que ya comienzan a existir condiciones para lograr un uso sistemático de

estas técnicas debiendo entre otras aspectos lograrse una mayor difusión de las mismas.

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